时间：2022-05-02 10:15:43
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一、大数据对建立管理会计信息系统的作用
管理会计信息系统与会计核算系统有着很大不同。会计核算系统按照实际操作中对企业会计核算流程的要求安排设计，操作固定、内容全面。只需要按照经济业务内容和会计相关法律要求操作即可。而管理会计信息系统更为复杂。他没有一成不变的决策处理程序，相反在决策过程中需要运用大量的技术分析方法，对比多项数据信息才能得到所需的结果。系统庞大、操作复杂，一但结果失误有可能对企业的发展带来毁灭性打击。因而该系统的建立对数据处理能力有着极高的要求。大数据时代的到来，它所提供的数据量、数据结构和数据处理方式正好贴合了管理会计信息系统的需要。它将企业决策中需要的财务因素与非财务因素结合起来，为企业管理提供可靠的数据支撑。
二、管理会计信息系统在企业中的作用
管理会计信息系统是会计信息系统的一个组成部分。长久以来企业在会计信息化的道路上一味的重视会计核算的信息化，忽视了管理会计的信息化，使得管理会计的各项职能没有在企业发挥出来。随着企业规模发展壮大，经济环境纷繁复杂，管理会计越来越受到高层管理人员的重视。在企业中使用管理会计相关分析方法，建立管理会计的信息化系统可以为企业价值提升起到事半功倍的效果。1.为企业发展提供全面数据信息当前经济形势风云变幻，纷繁复杂，稍有不慎就可能对企业发展带来巨大打击。及时、准确的信息对企业决策至关重要，而建立管理会计信息系统可以对企业提供有效帮助。管理会计信息系统是以海量数据为基础，运用分析技术优势，结合管理需要，经营业务和会计要求，灵活运用管理会计的工具方法，为企业经营的各个方面提供服务。通过该系统的建立，搜集经营过程中的结构性数据和非结构性数据，利用专业分析技术，深度挖掘数据内含的信息，向决策者提供使用。2.对生产各环节进行精细化管理该系统的建立，可以通过存货系统、成本计算系统、质量管理系统、价值链分析系统连接企业供应、生产、销售的各环节。其核心流程涉及成本收入要素处理、成本中心分析与处理、作业类型计划与处理、内部订单处理、销售与利润计划、成本核算与结算、成本与作业分配、一般管理费用核算、获利性分析、全面预算与绩效考核等方面。主要的业务对象包括成本要素、作业类型、收入要素、内部定单、控制文档、成本对象、成本核算估计、获利性分析维度、业务计划与预算表以及绩效考核等。通过对各环节的严格把控，降低库存、减少成本，提高利润。3.促进企业完成战略实施目标管理会计信息系统中绩效评价的部分针对企业员工的完成水平进行评价，是该系统的重要组成部分。平衡积分卡绩效评价体系是最近几年流行在国内外的企业绩效评价体系。它分四个方面进行：企业财务业绩、客户关系、内部业务流程以及学习和成长，对企业进行评价。在系统中将企业的战略实施目标按照这四个部分细化成不同的财务或者非财务指标，对照不同的部门逐级细化，进行考核。该绩效评价系统将企业战略与员工考核挂钩，既可以推动战略目标的完成又可以激励员工成长。
三、在企业中建立管理信息系统的途径
1.管理会计人员素质有待提高、职责亟需转变我国管理会计在企业中的推行已经很长一段时间了。从实际情况分析，企业运用的情况仍处在较低水平，这很难适应未来经济发展。在岗人员素质较低，职责不清，不能发挥应有的作用是常见的问题。系统建设过程中，首先要提高管理会计人员的素质，使他们胜任越来越复杂的预测分析工作。而且职责也不再是只负责预算编制等基础性操作任务的完成，要树立管理意识。运用信息化手段，提供高层次数据信息，将管理会计的真正作用发挥出来。2.培养同时具备大数据处理和管理会计分析的综合人才大数据时代会有海量的数据充斥企业，要在其中及时寻找和挖掘到有用的信息，才会对管理层决策有帮助。这就要求数据处理人员既要懂得大数据处理方法和数据挖掘技术，能够将有用信息及时处理，深度挖掘，也要求该人员具有一定的管理会计分析能力，能够在海量数据中敏锐的发现需要的相关数据。因而培养同时具备大数据处理能力和管理会计分析能力的人才是管理会计信息系统发挥应有作用的基础。3.企业硬件支持大数据海量的数据处理要求有庞大的数据保存空间，数据分析运算处理程序，数据安全防护等方面的硬件支持。这需要企业升级现有的硬件设备。同时确保将管理会计信息系统自上而下的贯穿使用，使得管理会计人员、财务人员以及相关联的企业其他员工都加入进信息系统，使它真正利用起来，真正对企业信息化发展，企业竞争力提升起到实际的推动作用。管理会计信息系统的建立是企业迈向现代化的重要一步。企业在实施过程中必然会遇到各种问题，但是信息化建设对企业的作用深远、意义重大。
作者：崔慧敏 单位：山西大学商务学院
【摘要】本文在公司治理和公司管理整合的框架中，全面论述了会计的地位和作用：会计信息系统一方面是联系公司治理系统和公司管理系统的纽带，是治理系统和管理系统得以正常运转的基础；另一方面，会计信息系统的完善及其作用的发挥亦离不开企业内部科学、严密的组织管理和公司治理结构对其的引导和控制。三者之间形戚一互相影响，互相制约的关系。因此，会计改革不能局限于就会讨论会计，而是应站在管理的高度，通过健全公司治理结构和加强企业内部管理来使会计改革取得事半功倍的效果，以最终形成公司治理系统、公司管理系统和会计信息系统良性循环的局面。
【关键词】公司治理系统公司管理系统会计信息系统
一、引言：
纵观会计发展历史，会计已经从简单地记录事项并向所有者报告管理者经营业绩的阶段演变到向组织内部和外部的利益相关者提供决策有用信息。会计的目标相应地也从报告解除受托责任拓展到优化配置资源。但是，从我国会计信息质量现状来看，会计在很大程度上不仅没有起到优化资源配置的作用，甚至有时还误导了资源的流向，使投资者的利益受到了损害。会计信息质量不高，与会计人员素质。会计法规和准则等方面均有关系，这方面的研究已有诸多成果。本文试图另辟蹊径，立足公司治理、企业管理、会计信息系统的共生关系，从理论层面揭示会计信息质量是怎样受制于环境并积极地影响这些环境。作者的观点是，会计作为企业管理系统的一部分，它同公司的管理结构和治理结构是密不可分的。在一个管理有序、治理完善的企业中，会计必然运作良好，它为企业内部、外部决策者提供可靠、相关的会计信息。从经验来看，那些提供虚假会计信息的企业一般都在企业管理上比较薄弱，缺乏有效的公司治理结构。笔者进而认为会计信息失真的深层次原因是在于我国许多企业缺乏完善、健全的公司管理系统和有效的公司治理系统。会计职责的履行和作用的发挥离不开企业管理和治理结构，只有将会计置于公司管理和治理系统中加以考虑，才能理解会计在经济生活中的角色和地位，才能找出现实中所存在问题的症结，寻求对症之药。
二、公司治理和公司管理的整合分析摸型
目前，有关公司治理和公司管理的研究存在着两种倾向，即公司治理研究只考虑狭义的公司治理范围，其中主要研究内部监控机制和激励约束机制，而公司管理研究中，又只注意企业外部环境、公司文化、管理风格的影响，而很少把公司管理系统与公司治理系统结合起来综合研究。
其实，公司治理与管理是存在紧密关系的两个方面，按柯克兰和瓦提克（CochranandWartick）的研究结论：公司治理与公司管理之间潜在冲突是构成公司治理问题的内容之一，因此公司治理的目标就包括协调公司的治理和公司的管理。[1]治理与管理的区别依赖于经济学上定义股东与管理者关系的企业理论模型：股东拥有企业仅不参与经营管理，股东通过选举董事会作为他们在公司决策中的人来监督经营者的行为。据此，公司治理被看成与公司的内在性质、目的和整体形象有关，与该实体的重要性、持久性和诚信责任等内容有关，而公司管理则更多地与具体经营活动有关。可以认为，治理与管理的差别在于：（1）治理的中心是外部的，而管理的中心是内部的;（2）治理是一个计放系统；管理是一个封闭系统；（3）治理是战略导向的，管理是任务导向的。简言之，公司治理关心的是“公司向何处去”的问题，而公司管理关心的是“怎样使公司达到上述目标”的问题。同时，企业治理和管理又是密不可分的。公司治理和管理都可能直接对公司管理运作过程产生影响，但在通常情况下，公司治理系统主要是通过影响公司管理系统来达到间接影响公司管理运作的目的和提高公司的管理效率与管理效益的。在实践中，通常认为专司公司治理的董事会在很大程度上参与了企业管理。特别是在英美等国家的治理结构中，董事长往往又是公司的首席执行官（CEO），许多高层经理又是董事会成员。鉴于公司治理与公司管理这种交叉关系，国外有学者指出应该将公司治理与公司管理综合起来加以研究，并提出了一个描述性模型。我国有学者借鉴其思路，构造了一个公司治理与公司管理的整合分析模型[2]。
公司治理系统由内部监控机制和外部监控机制组成。我国公司法确定阶“三会四权”制衡机制就是典型的内部监督机制。外部监控机制是指一股股东、资本市场、经理市场、产品市场、社会舆论和国家法律法规等外部力量对企业管理行为的监督。
公司管理系统在这里被描述成由三个部分组成：一是企业战略目标与决策系统；二是企业组织结构与组织管理系统；三是企业文化与价值系统。按照著名的麦肯齐企业管理系统的7—S框架（因素包括结构、战略、体制与程序、人员与班子、技能、作风。共同价值）来分析，上述第一和第二部分主要是硬件要素，第三部分主要是软件要素。从控制角度看，在公司管理系统中，决策体制、管理组织体制、管理规程与制度以及会计、审计系统等构成了公司管理的自我调控机制，对企业管理行为形成了内在的和制度化的约束。
模型中还有两个相关的系统。一是企业外部环境系统，这包括政治、经济、社会文化、顾客、供应商。竞争对手、资本市场等因素，它们既影响公司治理系统，又影响公司管理系统，还构成公司治理系统的一部分。二是公司信息网络。它应是公司治理系统和管理系统的共同组成部分和赖以有效运作的基础。强调这一点，对于我国企业现阶段在企业建立有效的治理机制是至关重要的，因为我国很多股份企业治理结构发挥不了作用，除了制度上的缺陷，本身能力差之外，再就是缺少支持有效决策和有效行动的信息。而这些信息常常是企业管理的自我调控系统，特别是会计和审计系统提供的。
三．会计信息系统与公司治理和管理系统
当现代经济已客观地表现为实体经济、货币经济和数字经济的三重世界时，现代企业中的管理信息网络很大程度上就是以数字形式表现出来的会计信息系统[3]。会计是企业管理活动的一部分，它产生于企业管理系统中，以管理当局的名义向外披露会计信息，并对其可靠性、真实性负责。会计亦是公司治理结构中不可或缺的组成部分，公司内、外部利益相关者只有根据会计信息了解并监督企业管理活动，进而作出相关决策。会计信息系统和公司治理和管理系统的关系具体分析如下：
（一）会计信息系统与公司治理系统
公司治理系统由内部监控机制和外部监控机制组成。内部监控机制是主要股东①、董事会、监事会对企业经营者进行监控的机制。在一定情况下内部监控机制是公司治理的主体。它一方面利用企业管理当局披露的会计信息对企业管理者进行约束和激励。另一方面因为内部监控机制的特殊地位，它有义务保证企业的会计系统和审计系统向股东会、董事会、监事会及外界披露提供系统、及时、准确的会计信息。美国公司董事协会在描述董事会职责范围时就认为董事会在检查和监督企业内部管理控制工作方面的作用包括：“辨别董事会对信息的需求，并安排这些信息的及时提供；每年对流向董事的信息进行评价，以确保这些信息的准确性。完整性和合理性。”[4]
外部
监控机制包括资本市场、产品市场和经理市场等外部力量对企业管理行为的监督。资本市场起着为通资金提供者和企业间的信息，在企业间配置资源的作用。资本市场上的决策者主要是中小股东和债权人，由于他们不直接监督经营者，因此要求公司向他们提供详细、可靠的财务数据，要求证券市场管理者制定公平交易规则，来规范会计信息的供给。而资本市场发挥作用的前提是企业积极地披露保留的信息，市场又能将企业披露的信息及时地反映出来实现对企业的正确评价。产品市场对企业的监控是通过企业与供应商和顾客之间的“纵向竞争”来实现的。现代企业间既存在竞争又有相互协调。竞争性是产品市场发挥作用的前提。而社会化大生产又要求企业间相互协调合作，保持一种长期稳定的交易关系。在交易过程中，合作双方提出的条件常常会直接影响另一方企业的经营方针和管理方式的具体内容，因此双方都需要全面收集对方的经营状况信息，以决定合作的内容和方式。而这种所需要的经营状况信息很大一部分是来自于企业向外披露的会计信息。在有效的经理市场上，企业经理是一种特殊的人力资本，其价值取决于市场评价，市场评价的标准除了知识、经验以及城信度之外，还有一个关键因素就是经理任期内的经营绩效。经营绩效又主要是通过企业反映财务状况、经营成果、现金流动状况的财务会计信息表现出来的。如果经营绩效良好，经理人员不仅可以获得优厚的回报，其在经理市场的价值也会大大上升，如果经理出现经营劣迹，其价值会一落千丈，最终会影响其职业生涯。综上所述，现代财务会计制度的建立与完善，完全可以看作是会计对现代企业冶钢结构的逐步健全完善而作出的一种积极响应。而有效的审计监督制度，又确保了这种相辅相成关系的正常秩序并发挥积极作用。
（二）会计信息系统与公司管理系统
从以上分析中可以看出，公司治理系统中内外监控机制的有效运作和作用发挥，主要取决于公司的会计信息系统。如果没有可靠、相关的会计信息支撑，董事会、监事会及外部监控机制的任何决策都可能盲目无效。为此，有必要在企业管理层面上，将产生并保证真实可靠的会计信息的系统称之为公司管理系统的自我调控机制。它从企业有效管理的角度在财务上对内部管理进行控制，主要强调管理行为与法规制度的一致性以及可靠财务信息的畅通。公司治理系统的重要功能之一就是确保公司内部存在一个有效运作的自我调控机制，这是达到公司目标的必要保障。
什么是公司管理的自我调控机制呢？美国管理会计协会（CIMA）的定义是：它是这样一个整体系统，由管理者建立的，旨在以一种有序的和有效的方式进行公司的业务，确保其与管理政策和规章的一致，保护资产、尽量确保记录的完整性和正确性[5]。因此公司管理的自我调控机制主要是指企业的会计系统和内部审计系统。完全可以认为，现代管理会计内部审计制度的确立并发挥日益显著的作用，是现代会计适应现代企业管理发展而作出的应对措施。实际上，公司管理系统中的一些硬件要素也构成了一定的约束控制作用。这些硬件包括（1）决策控制机制；（2）管理组织体制；（3）管理制度。它们与内部会计、审计系统一起构成了公司管理的自我调控机制。
由上可见，以会计、审计系统为核心的公司管理系统的自我调控机制主要服务于企业进行有效管理，但它也是公司治理的内部监督机制和外部监控机制运作的信息基础。三者处于一种互动的状态。会计信息系统的作用就在于协调各方的利益，尤其是股东、债权人等组织外部相关者同组织内部管理者之间的利益冲突，使得在追求企业价值最大化时，也实现了个人利益最大化。因此会计信息系统内最终是服务于两个目标：一是为企业内部管理者提供管理决策信息；二是帮助企业内外监控者对企业管理者进行的监督激励和评价[6]。
同时会计审计系统的有效运作亦离不开公司内部科学合理的决策体制和管理组织体制以及完善的规章制度的有力支持。公司治理的内部外部监控机制与公司管理系统的自我调控机制也处于相互作用的状态。董事、监事和社会公众要从企业管理系统中获得会计信息，而企业的会计、审计系统又直接或间接地接受董事会或监事会的领导。为此，我们可以构建一个以会计、审计系统为核心的管理系统的自我调控机制及其与公司治理系统整合的模型。
四、公司治理、公司管理与会计治理三者互动关系的历史考察
在工业革命以前的漫长年代里，尽管出现了复式簿记这样具有历史性意义的巨大突破，但会计的发展始终是缓慢的，仅停留在简单的记录阶段。工业革命到来之后，科技的飞速发展引起了组织上的变革和创新。以所有权与经营权的分属为特征的股份公司的产生就是这一时期最重要的组织上的创新。现代流行的大部分经典性会计思想的产生都源于股份公司的实践（尤以美国为甚）。今天的绝大部分管理会计的方法都产生于1825－1925年，而这一恰恰是公司制逐步完善的时期。作为现代生产技术的先驱者的纺织工业，首先将制造一件产品的所有生产过程内部化并一体化于一家工厂。这些纵向联合企业中的经理们要求会计系统提供每一道工序上半成品的单位成本数据，以便于将自制半成品成本与外购价格作比较。然而，真正引发会计大发展的是美国历史上第一个现代工商企业——铁路公司的出现。它们首先雇佣大批支薪经理，建立起大规模内部组织机构，严格划分各部门，并明确了各部门的责任和权力。当时铁路公司的高层经理都深深懂得，内部信息的不断流通对于新兴大企业的有效经营是至关重要的，他们首创了会计和统计报表制度用以监督、评估经理们的工作。由于对精确信息的需要日益迫切，因而收集、整理和分析企业日常经营中所产生的大量各种各样的数据的方法也大有改进，更重要的是它导致了会计制度的改革，促成了会计脱离管理的领域而自成一门学科。新的会计制度分为三大类：财务会计、固定资本核算和成本会计。当时还就新的会计在有关铁路的杂志和许多新出版的金融杂志上展开了广泛热烈的争论，从而形成美国历史上第一次会计大讨论。这些在十九世纪五十年代构想出并于以后几年逐渐完善的会计方法，很快便为十九世纪八十年代兴起的首批大工商企业所采用，直到进入二十世纪相当一段时期，它们一直是美国工商企业的基本会计方法和基本控制手段。[7]
到了19世纪后期，许多大型的工商企业纷纷学习引入铁路公司的管理和监督方法，其中最为突出的是安德鲁·卡内基的美国钢铁公司。正如霍利所指出的，工厂生产速度的大增，使其对经理的要求也大为提高。由于金属生产的每一个生产过程都牵涉到不同的活动，因此全面的协调和监督是困难的。为了对分管各个冶炼阶段的工头们进行有力的管理监督，他们发展了一套实行协调和监督所不可缺少的统计数据。特别是引进了“会计凭征制度”，每个车间在完成每一订单后，都要填列所消耗的材料和人工的费用。记载着生产每吨钢轨所耗费的各项原材料成本的日报和月报及时地送到卡内基手中，成为卡内基最主要的监督工具。
其后在二十世纪初，对公司制的演进和会计发展做出巨大贡献的是杜邦炸药公司，它是历史上最早的权力集中的、按职能划分部门的联合企业。与其它的联合企业一样，公司由董事会的执委会领导。除董事长之外，执委会的成员们都负有双重责任，既要对分管的职能部门的业绩负责，又要对公司作全盘性
的管理，而第二项责任居于优先地位。执委会在执行工作时的主要依据之一就是由财务部门所算出的日益复杂的、关于成本会计和固定资本核算的资料。杜邦公司分管财务的副董事长皮埃尔·杜邦在公司合并完成后的第一项工作就是统一所有参加合并公司的会计制度，为公司的所有工厂和办事处制定出一套相同的会计程序，并牢固地控制流动资本的稳定供应。他们在完成这些工作时，在现代工业会计方面进行了开拓性的工作，表现在以下二个方面：一是首次将会计上的三个基本类型—财务会计、固定资本核算和成本会计——有效地结合成一体，从而有助于为现代的资产会计奠定基础，到1910年，他们已发展出一套后来成为二十世纪工业企业标准会计程序的会计方法和会计监督。二是设计出投资回报率（ROI）这一指标（即后来被广泛运用的杜邦财务指标分析体系）。利用这一指标，杜邦公司的经理们得以明确地说明，现代管理对利润率和生?仕鞒龅哪遣糠只竟毕住ü跃缮头峙涔痰牟牧狭鞒探泄芾硇鞫玫降慕谠肌U庑峒粕系拇葱鲁晒晌似笠稻肀夭豢缮俚墓芾矸椒āMü庑椒ǎ攀构芾砩系挠行蔚氖衷谛骱图喽骄没疃矫娴靡匀〈谐×α康奈扌蔚氖帧8]
在1925－1975年这段时间里，美国企业的会计系统则受到了税法和会计准则这些外部因素的极大影响。在20世纪最初的二、三十年中，由于工业革命的影响，会计领域变得相当复杂，早期单一的会计方法不再存在，有效的会计方法尚未建立起来。在会计艺术观的指导下，美国会计界呈现一片混乱景象。当时，对资产计价，流行多种方法，包括原始成本、重置成本、现行市价等，对收益的性质来源，都存在不同的理解，，由于19世纪后半期至大萧条时期，美国社会缺乏完整、严格的法律等外部约束公司的治理行为。这时会计便真正成为企业家们粉饰公司业绩，欺骗股东，追求个人利益的“艺术”了。由于当时会计实务如此混乱，1929－1937年的经济危机一开始，就有人猛烈批评会计界，甚至有人认为，松散的会计实务是导致美国资本市场崩溃的原因之一。在这一情形下如何从外部强化对企业的监督和治理日益受到重视。美国国会相继于1933年和1934年分别通过了《证券法》和《证券交易法》，规定所有证券上市公司都必须提供统一的会计信息，并于1934年成立了《证券交易委员会》（SEC），并要求该组织负责制定上市公司所必须遵守的统一会计规则，从而使财务会计进入了接受准则规范的时代。经过SEC、APB、FASB等准则制定机构及其相?乩嫱盘宓牟恍概Γ?0年代中期，美国已形成了较为规范的会计准则体系。而会计准则制定过程是一个各利益相关者相互博奕的过程，希图通过制定具有强制性的“公认会计准则”来贯彻自己对企业进行治理和管理的思想，以最大程度实现自我利益。因此从这个意义上讲，会计准则就是现代企业强化公司治理与管理的产物。
1975年以后，现代工商企业所受到的最大冲击莫过于信息技术革命。技术创新必然导致组织创新，此时日本走在了企业革命的前列，创新一系列诸如适时制造系统（Just一in－time）、灵活生产体系（contingencyproductions
system）等新的生产管理制度。从80年代中期开始，美国工商业者开始产生危机感，并对传统的生产管理制度进行了认真检查和深刻反思，许多公司决定学习日本企业的全面质量管理并推行新的“适时适量生产和存货控制制度”，全面改革了生产管理方式。但同时，现代管理会计的观念仍是老一套，没能与这些新的生产管理制度同步发展。因而本世纪八十年代以后，美国会计界指出了管理会计已出现严重危机，1987年约翰逊和卡普兰两位教授出版了轰动西方会计界的专著“相关性消失了——管理会计的兴衰”，认为现行的管理会计体系应该有一个根本性的变革，才能符合当今科学技术和管理科学发展的现实情况。在其后十余年中西方会计界在对管理会计反思的同时亦进行了创新和变革。大力吸取企业理论、信息经济学、组织行为学等现代管理科学，不仅对原有的知识体系进行了改造，还产生了适应现代生产管理制度的新分支，如全面质量管理会计、适时制度系统会计、人力资源管理会计等。
通过以上历史考察可见，会计系统作为企业管理系统的一部分，它扮演着双刃剑的角色：一方面技术革命引起了企业组织的变革，管理的需要呼唤着会计的发展，创新的会计系统又成为了企业管理顺畅进行的重要保障；而另一方面，当企业组织还不够完善，企业缺乏外部约束时，会计系统又可能成为内部人所控制的，用来欺骗股东等外部利益相关者的工具，而要纠正这一切，又必须依赖于企业内外部法律、规章制度，组织结构即治理和管理系统的健全和完善。
五、启示
当将会计信息系统置于公司治理系统和公司管理系统相整合的框架中加以研究时，可以发现：会计信息系统一方面是联系治理系统与管理系统的纽带，是治理系统和管理系统共同组成部分和得以正常运转的基础；另一方面会计信息系统作用的发挥亦离不开企业内部科学、严密的组织管理和公司治理结构对其的引导和控制。三者之间是一种互相影响、互相制约的关系。
联系我国现实，在会计信息失真时，人们往往对会计本身横加指责，认为缺乏真实、相关的决策信息是会计本身的失职。显然这种就会计论会计的观点是有失偏颇的。当企业内部监控机制中的董事会、监事会只是一种形式而产生不了对会计信息的需求及监控动机时；当企业外部资本市场成为众多对企业经营状况并不关心的中小股东进行投机炒作的场所时；当企业管理者更多地是以行政方式委派到伦业而不是从经理市场中竞争产生，甚至还无所谓经理市场时；当企业还沿着计划经济体制下的制度惯性进行管理时；会计信息是否还能发挥其作用？答案当然是否定的。甚至可以说，没有健全规范的公司管理和治理系统就不会有对决策相关的会计信息的需求。
因此要解决我国会计信息失真问题，提高会计信息质量，关键是要完善我国公司治理结构和加强企业内部管理。可喜的是，党的十五届四中全会“关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定”明确提出“公司法人治理结构是公司制的核心”，就如何形成合理的；规范的公司法人治理结构作了详细的说明。同时，“决定”也特别强调改革企业管理，“要加强企业发展战略研究，健全和完善各项规章制度，狠抓管理薄弱环节，广泛采用现代管理技术方法和手段”。这表明，完善公司治理结构和加强企业内部管理已得到高度的重视。
实践中，随着人们对会计信息失真这一现象认识的日益深化，亦开始从公司治理结构和企业管理的角度来解决这一问题。1993年国有企业外派监事会，1998年的大型国有企业的稽察特派员制度以及近几年以来因成效卓著而日渐推广的财务总监制度和会计人员委派制度都是立足于公司治理结构的内部外部监控机制对会计工作进行引导和管理。新近修订颁布的《会计法》也着重强调企业内部控制制度在保证会计工作顺利进行，维护会计信息真实完整上的重要性。因此我们有理由相信，随着我国经济体制改革的深化和现代企业制度的建立，会计信息质量必将得到改善和提高，会计系统必将在我国经济发展中发挥出其应有的作用，最终形成会计信息系统和公司治理系统、公司管理系统良性循环的局面。
摘要：随着计算机在会计领域的应用与普及，会计信息系统由传统手工会计信息系统发展到电算化会计信息系统。由此，加强会计信息系统的内部控制，不断探索适合电算化环境的内部控制措施与方法成了当前企业要解决的首要问题。
关键词：会计信息系统；控制措施；方法
随着计算机在会计领域的应用与普及，会计信息系统由传统手工会计信息系统发展到电算化会计信息系统，传统的会计核算手段、操作技能、信息传输及应用环境、内部会计监督对象等都发生重大变化，这使在与之相应的会计理论基础上形成的会计核算的内容、方法、程序和对象发生了重大变化，电算化会计信息系统的迅速发展给会计工作带来了全新的变革。因此，加强会计信息系统的内部控制，不断探索适合电算化环境的内部控制措施与方法成了当前企业要解决的首要问题。
一、电算化环境下内部控制系统风险分析
（一）软件开发和设计中存在的风险
现有的通用财务软件中，由于财务信息软件开发人员考虑问题不够全面，在财务软件开发过程中，难以与实际工作中的一些情况相吻合，开发的软件存在微小漏洞，给犯罪分子以可乘之机，正是这一空隙，犯罪分子运用技术化、智能化等高科技手段进行犯罪活动。
（二）人为风险
虽然企业应用现代化管理工具替代了陈旧落后、繁琐的手工核算，减轻了会计人员的重复劳动，但企业管理者在思想观念上没能及时转变，严格而科学管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用内部防范制度的薄弱环节，不惜以身试法，利用合法身份，滥用或盗用操作密码进行越权操作，从而达到侵吞企业财产的目的。例如密码过于简单、电算主管授权没有严格按照要求办理、财务系统中的初始数据和记账凭证的修改没能按规定进行等。
（三）计算机安全风险
在财务信息化高速发展的时代，会计核算，货币资金，信息存储与传递等都采用电子文件形式存于计算机内，通过网络进行传输。由于在电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹，往往使应用人员和维护人员疏忽潜在危险的存在。另外，不正常的程序结束操作也会造成存储数据的辅助介质（如硬盘）部分或全部遭到破坏。蓄意的计算机病毒侵入并恶意攻击，也会干扰和破坏系统的设置，破坏程度正常执行及数据的完整。
二、电算化会计信息系统的内部控制措施与方法
（一）从控制的形式上看
1制度控制，即完备有效的内部控制制度是电算化内部控制的基本保证。俗话说：“没有规矩，不成方圆”。每一事物的产生，都有其内在的运行规则，会计电算化代替手工也同样有自己独特运行规则，需要一套完备的制度来约束。
2组织机构控制。随着会计电算化的快速发展，会计机构也应作相应的调整，如人员岗位责任制：人员岗位包括基本会计岗位和电算化岗位，其中基本会计岗位分为会计主管、出纳、核算、稽核和档案人员等。而电算化会计岗位则是操作员、电算维护员、电算主管。以上两种工作岗位不得兼任，还要明确软件开发人员、维护人员不能兼任操作员。建立各岗位人员的岗位责任制度，分工合理，责任明确。各岗位都得到一定的授权，并用密码控制，防止非法操作，越权操作。这样各岗位人员互相制约和互相牵制，从而防止违法行为的发生和及时发现错误。
3程序的设计和操作控制。软件的研制、开发一定要规范，开发、研制的软件必须进行全面、深入的调查，科学系统地分析和设计，必须符合财政部的《会计核算软件基本功能规范》的要求。开发、研制出的软件在投入运行前必须经上级有关部门的评审、鉴定，软件的有关文档资料必须齐全。会计电算化操作应严格遵循会计业务和处理流程进行，在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序。
4数据的输入、输出和安全控制。会计电算化系统主要是由数据整理、数据输入、数据处理、数据通讯、数据保存，数据输出几个部分构成。在这些环节中分析出现风险的可能性，分析系统设计过程中是否在实现各个功能时嵌入相应的内部控制措施，嵌入的内部控制措施是否发挥作用，对于一些潜在的可预见风险是否在系统中采取预防措施，是否对不可预见风险的处理留有系统空间等等。由此保证各个环节的数据准确、有效和全过程会计电算化的安全完整。在会计电算化工作中，电脑原始数据是由人工事先进行审核和确认后输入计算机内的，因而自动处理数据的准确性完全依赖原始数据输入时的准确性。会计资料是单位的绝对机密，一旦泄露将给单位带来不应有的损失，而磁性介质的可复制性又使会计资料极易泄露而不易发现。故会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印资料，输出后均应立即受到严格管理，以防被人窃取和篡改。存载数据介质本身可能存在安全性能以及蓄意的计算机病毒的侵害是危害数据安全的两大重要隐患。
5会计处理控制。要健全企业内部定期检查制度，对会计资料定期检查，主要检查全计电算化账务处理正确与否，看是否遵照会计法规行事，审核费用签字是不是符合本单位的内控制度要求，凭证附件是否完整等。审核计算机内部数据与书面资料的一致性，如输出的工资单与职工花名册进行对照检查，防止错发工资等。
（二）从电算化系统的内部控制内容来看
1加强制度建设，增强制度意识。纯粹的制度建设，如果没有有效的执行，也就等于没有了制度。我们一方面在加强制度建设的同时，应该进一步增强财务人员的制度意识，保证执行力。当然，建立健全的会计电算化制度，是电算化正常运行的首要任务，包括建立会计电算化操作基本要求、会计电算化数据备份及软盘管理制度、网络维护和计算机病毒防治制度、电算化微机档案管理制度等。加强领导、组织和规划，加强财务人员有关制度意识的教育，不仅仅是企业会计信息化发展的要求，更是企业会计电算化安全、有效运行的保证。
2加强程序操作记录。单位应建立日常操作记录制度，记录操作时间，操作人员姓名，操作内容等。另外，软件的修改是难以避免的，对会计软件进行修改应经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
3加强会计人员职能控制。由于会计电算化功能的相对集中，我们必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强组织控制，将系统中不相容的职责进行分离，以相应的管理规章对系统中的各类人员进行严密分工。通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实和可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是会计电算化使用部门与业务部门的职责相分离（业务部门指产生原始数据的部门或人员），尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，其次是财务部门电算化岗位内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。例如在手工会计信息系统中其岗位设置一般为会计主管、出纳、稽核、会计核算各岗等基本会计工作岗位。以电力系统会计电算化内部控制管理为例，在实行电算前，会计部门的职能分工为会计主管、会计信息管理、资产管理、资金管理、预算管理、出纳等。会计信息管理人员负责日常成本核算工作，资产管理人员负责工程及固定资产管理，资金管理人员负责资金的筹集，预算管理人员负责各项资金预算、成本预算以及工程预决算等，会计主管人员负责各项经济业务的合规、合法性审核，出纳人员负责资金的结算，以上各岗位按照会计制度规定实行不相容岗位分离。在实行电算化后，各项职能分工均按照会计制度相关规定进行，有电算主管或系统管理员按照不相容岗位分离的原则对上述电算岗位设置相应的功能权限、账套权限、操作时间权限等。在功能权限设置上负责审核人员，不赋予制证权限，不兼任出纳工作，对业务的真实性、合法性以及完整性负责。制证人员赋予审核权限，出纳人员不赋予除固定资产管理之外的其他工作，电算主管和系统管理员负责日常监督、系统安全运行、数据安全以及协调各工作人员关系等。会计档案人员负责数据光盘、系统光盘及各类纸制资料的保管工作，但系统光盘和数据光盘应分开保管。
4加强会计人员的电算化培训工作。会计电算化信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高其对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件开发公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、会计信息系统运行后的新的凭证流转程序、会计信息的进一步利用和分析的前景等。
5加强程序操作流程控制。为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定相应的上机守则与操作规程，规范程序操作。上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定。操作规程则是提出了会计业务计算机处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。对日记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序，要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正，以保证会计数据的完整性、真实性。
6加强安全管理和控制。电算化会计信息系统的安全控制是指如何采取有效的内部控制方法和措施来保证系统和数据的安全，保证系统可靠地运行。系统的安全控制包括系统的接触控制、后备控制和环境安全控制等内容。具体包括：
（1）严格按照会计人员岗位设置相应的操作权限，对不相容岗位进行严格分离。
（2）对电算主管、各操作人员、系统维护人员、程序开发人员等的密码设置做严密规定，禁止设置简易的密码，防止不相关人员盗用。
（3）建立日常数据备份制度，采用两种以上方式定期对数据进行备份，备份方式包括：服务器和工作站双重备份、数据整体备份和分模块备份。
（4）定期对财务信息系统进行维护，采取应有的“病毒”防御措施，定期进行杀“毒”，防止“病毒”入侵。
（5）禁止财务工作站与互联网相连，切断“病毒”入侵系统可能途径，对数据的输入进行严格管理，输入数据时，应经过相关人员的检查无“病毒”后方可输入。
（6）各级操作人员发生变动时，除了按照规定做好会计人员交接工作外，还应对用户登录名称和密码数据文件进行备份，并防止用户名和密码被盗用。
7档案管理控制。进行微机档案管理控制可以有效保证数据的可恢复性，在计算机系统受到损坏情况下，可以及时恢复财务数据，保证会计资料不会丢失，同时也保证了会计工作的正常运转。具体控制措施有：
（1）建立计算机档案管理制度，注册名、科目体系、报表数据来源、运算关系、勾稽关系等各种初始化资料应作为档案保存。
（2）每月所有的账簿、科目汇总表、清理账户清单、辅助账页应及时分类归档保存。
（3）所有光盘、软盘备份应贴好明细标签归档，妥善保管，作为档案资料保存。
（4）做好对会计电算化档案的防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放于两个不同的地点。同时，定期对磁性介质保存的会计档案进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
8加强内部审计。内部审计是内部控制系统的重要组成部分，也是电算化会计下实施内部会计监督的一种手段。在会计电算化环境下，由于审计对象的表现形式发生了改变，对内部审计提出了更高、更严格的要求。
首先应加大对审计人员的高层次培训，如网络系统、电算化信息系统等方面培训，使审计人员能适应会计信息化审计需要。其次，由于审计人员的能力有限，不可能对诸多领域全方位了解，故应在外聘请专家协助审计。比如参与软件的开发阶段的可能性分析，软件运行环节升级可靠性审计、日常处理是否符合内部控制要求等。最后，我们在制定完备的控制制度的同时，如果没有有限的执行，也是徒劳。从目前的国内形式来看，由于执行力不够，导致内部控制制度失效时有发生，所以在制定制度的同时，应加强执行力建设。
随着电子技术和网络技术的飞速发展，会计电算化的普及程度也越来越高，内部会计控制中的新问题和新课题将不断出现。对会计风险的深入研究，必将使在会计电算化下形成新的会计理论和方法得到进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善，真正做到保证会计信息的真实性、完整性和可靠性，为企业做出正确的决策提供有效的信息，给企业创造良好的会计效益。
摘要：近几年来,某些上市公司利用现有会计准则的漏洞,大玩“减值冲回”游戏,利用减值准备调节利润。而新会计准则规定:资产减值损失一经确认,在以后会计期间不得转回。新准则的实施,将结束这一游戏,也会对上市公司的短期利润产生很大影响。
关键词：资产减值准则会计信息系统资产减值会计
2006年2月15日,我国正式公布了新会计准则,并已于2007年1月1日起在上市公司正式实施。在这场会计准则的历史性变革中,资产减值准备变革成为了理论界备受关注的焦点。资产减值准则明确了所有资产减值处理的一般适用原则,并对其具体规范的范围作了进一步界定。
一、新资产减值会计准则对企业会计信息系统的影响
1.对会计信息质量的影响。我国当前的情况是，资产减值早已成为一些企业操纵损益的主要手段，严重损害了企业的会计信息质量。新资产减值会计准则实施以后，将会使企业丧失通过减值准备的转回而立即改善财务状况的机会，使得企业在对外报告会计信息时采用更加谨慎的态度。新准则规定除特殊规定以外的资产减值不得在以后的会计期间转回，虽然有助于阻止企业利用资产减值操纵利润的行为，但也有可能会损害会计信息的有效性。
2.对企业当期利润的影响。新准则规定：“资产减值损失一经确认，在以后会计期间不得转回”，这对上市公司经营业绩有重大影响。随着2007年新准则将首先开始在上市公司中推行，那些已经利用大幅减值准备“隐藏利润”的公司，特别是一些已经被特殊处理的企业，钢铁、房地产和煤炭等行业的上市公司，2006年是它们利用“秘密储备”争取扭亏为盈的最后机会。因此，新准则将使企业有强烈的动机赶在2007年1月1日之前将减值准备冲回，从而对于2006年的净利润会产生很大的影响。而且事实也证明在2006年12月31日，很多上市公司都采取了资产减值准备的冲回手段。
3.对首次执行期的利润的影响。这主要是由于对合并形成的商誉减值处理造成的，新会计准则规定对商誉每年至少减值测试一次。因此对那些因企业重组而有大量企业合并所形成的商誉的企业，首次实行新准则时将对损益造成一定的影响，但今后继续使用中产生的影响会比较少。如果企业资产优良，商誉的减值损失小于以前按直线法摊销的金额，当期的利润将增加；对于企业存在不良资产的，商誉的减值损失大于以前按直线法摊销的金额，将会减少当期的利润。
二、完善资产减值会计的建议
1.提高资产减值信息披露的透明度。尽管有关法规中已明确要求，上市公司变更会计政策对本年度财务状况及经营成果有重要影响的应予说明，但几乎所有上市公司对大额计提或大额转回资产减值准备的原因均未作详细披露。因此笔者建议监管部门对于信息披露不足的公司，责令其在年报中详细披露计提各项资产减值准备对利润所造成的影响，包括当年计提或冲回减值准备之前的利润数，及计提或冲回减值准备之后的利润数。同时应要求企业结合自身情况详细披露计提资产减值准备的依据、方法和程序，增强会计政策选择正确与否的可验证性。此外，还应要求企业披露近几个年度计提或冲回资产减值准备的比较资料，使投资者能够更加清晰地分析出资产减值对企业利润的影响及作用。从而判断该企业是否有在各年度之间调控业绩之嫌。对于违规的企业，应加大处罚力度，并应尽快与国际惯例接轨，引入民事赔偿机制和相应的民事诉讼机制。这样，既可以使蒙受损失的投资者得到补偿，又能让造假者承担实在的经济压力，从而抑制造假行为。
2.建立健全信息市场与价格市场。由于计提各项资产减值准备均以公允价值为基础，所以进一步完善资产信息和价格体系十分必要。国家应逐步建立各行业市场价格信息系统，建立有实际指导意义的市场报价系统，通过互联网定期公布有关资产的信息资料，真正使评估值接近公允价值，以减少资产减值会计中的主观因素，缩小上市公司利润操纵的空间。同时应出台相应的指导性法规，使信息市场规范化，使企业的资产减值准备的计提有章可循，提高资产减值会计的可操作性，增强资产减值信息的公允性和客观性，从而提高上市公司会计信息的质量。
3.完善相关的政策法规，设置合理的考核评价指标。我国《公司法》规定，企业“连续两年亏损将ST处理，三年连续亏损将暂停上市及退市”。一些亏损公司便充分甚至过度利用这一政策，在亏损一年后的第二年，往往会不提或少提资产减值准备，以争取盈利避免ST处理；另一些三年连续亏损的公司则在最后一年大幅度计提资产减值准备，希望借助这种做法，博取公司最终盈利的可能和恢复上市的机会。这一政策的最大缺陷在于“连续”二字，因此有必要对此类条款加以修改完善。此外，应设置合理的考核评价指标，以营业利润作为考核公司盈利能力和经营成果的主要指标，切断资产减值准备与公司考核评价指标之间的联系，这样不仅可以防止上市公司利用计提资产减值准备调控利润，还可以防止上市公司利用资产重组等方式操纵盈余。
4.提高会计人员的综合素质。资产减值准则不仅包含的内容较多，而且比较抽象。无论是现金流量的预算，还是资产组的划分和商誉的减值测试，都需要会计人员有丰富的专业知识和较强的职业判断能力。只有具备了一定的职业判断能力，才能充分认识和估计经济环境的不确定性，为正确计提资产减值准备打下良好的基础。
新资产减值会计准则的变化充分体现了我国会计准则与国际趋同的特点。它在保留原有核算方法的基础上，根据我国现阶段的国情，改变和规范了某些具体的会计实务操作。这些变革有利于进一步夯实企业资产质量，充分揭示财务风险，正确衡量经营业绩，为实现向投资者、债权人和社会公众提供决策有用的会计信息奠定了基础，在关键环节实现了与国际准则接轨。
摘要：会计电算化的应用，对内部控制产生了深远的影响，对内部控制制度提出了新的要求，手工会计下所采用的内部控制制度已不适应电算化会计的需要。会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史无前例的飞跃。但这个飞跃也给审计工作带来很大的影响。
关键词：电算化；会计信息系统；内部控制；控制活动
一、会计电算化环境下对控制活动的影响
1、内部控制的定义及要素
所谓的内部控制，是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法，完整而制定和实施的政策与程序。它包含控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通和监督五个要素。
2、电算化环境对控制活动的影响
实现会计电算化后，许多传统的管理控制方式消失了，而代之以新的方式，给企业内部控制的控制活动带来了许多前所未有的新问题，造成了极大的冲击，电算化环境对控制活动的影响有：
(1)控制范围扩大。在传统的手工会计工作环境下，内部控制的原则是：职务相分离，职权不相容，不同的工作人员在各自确定的工作领域内工作，各司其职，各级主管依照相应的制度进行严格的监督。在电算化会计环境下，授权控制是最主要的组织原则。内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件控制。
(2)处理方式发生了变化。在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入记账凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表。大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。
(3)记录方式和保存介质的变化带动控制活动的变化。在电算化会计工作环境下，数据保存介质是磁盘，磁性介质。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。
二、当前电算化环境下控制活动存在的问题
会计电算化系统取代传统的手工会计系统将是一种趋势。但与传统的手工会计系统相比还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面：
1、职务相分离，职权不相容原则的重要性下降
电算化后，职务相分离，职权不相容这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，降低了工作人员相互牵制的效力。
2、会计电算化系统授权存在安全隐患
会计电算化系统授权方式是口令授权，口令授权存在于计算机系统内部。口令对于稍懂计算机操作知识的人来说根本算不上什么秘密，因为可以绕过财务软件的相关控制措施，通过打开计算机财务数据库进入财务报表等系统，则所有的财务秘密均可见。同时，业务人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，从而给企业造成经济损失。
3、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据执行主体是计算机。一旦硬件系统出现故障或因停电等其它非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重的影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人为恶意修改不会留下任何痕迹。
4、网络环境带来的新问题
网络环境是一个开放的环境，在这个环境下，任何信息在理论上都有可能被访问到。会计电算化系统下，会计信息通过物理通信线路传输存在着很大的安全隐患。网络信息很有可能在传输过程中被非法拦截或者被人为篡改；网络中存在的病毒和网络“黑客”的侵袭都可能给网络环境下的会计电算化系统带来危害。
电子商务给内部控制出难题。随着电子商务的迅猛发展，网上交易愈加普遍，可以想象在不久后企业的全部原始凭证都将成为数字格式，这加强了企业对网上公证机构的依赖。
内部稽核难度加大。若要信息系统进行审核，则必须克服下列几项问题：企业可能会担心相关内部资料暴露于外，影响其竞争能力；稽核必须运用更复杂的查核技术，会计师必须培训具备复杂电脑资料处理能力，定能胜任此项工作；稽核将大幅增加查核所需的时间与成本。
网络环境下无形资产转移难以控制。知识经济形成后：会计控制的客体发生了变化，由部分有形资产转移到了无形资产。实务经济形态中的各种有形资产是一种静态资产，只有借助外界的力量才能转移。但无形资产是一种动态资产，如人力资产的转移无须借助外界的力量即可发生，在利益机制的驱使下在网上很容易转移。
5、会计电算化系统下差错的重复性和蔓延性
传统手工会计系统下，由于数据处理环节相对分散，一个环节数据出现错误，下一个环节还可以发现并更正。但是，会计电算化系统数据处理集中化、自动化，数据可以转入、拷贝，因此一个业务的数据错误往往会重复出现几次，从一个环节蔓延至其它环节，导致整个系统数据失真，使得错误的严重性加大。
三、加强和完善会计电算化系统内部控制的若干对策
会计电算化系统的内部控制是内部审计工作的一部分，也是企业经营管理的重要环节，内部控制的好坏成败将决定着企业经营管理的得失成败。
1、加强和完善会计电算化系统的内部控制制度
(1)加强会计电算化系统业务人员组织控制。在会计电算化系统环境下，对各类会计岗位进行重新的划分，在授权过程中运用内部审计，按照责、权、利相结合原则明确系统内各类人员的职责、权限，建立健全岗位责任制。(2)加强会计电算化系统操作和维护控制。会计电算化系统操作和维护控制主要是通过制定一套完整而严格的操作和维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程，各环节的主要分工和职责，注意事项，维护的时间和方面，维护的程序等内容。
(3)加强会计电算化系统档案管理。会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份，并做好防止计算机病毒侵袭的工作。所有财务档案均应做好放火、防潮、防尘、防盗等工作，并定期盘点整理。磁性介质还要进行防磁工作。
2、加强会计电算化系统业务操作的控制
会计电算化系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。只有经过核准的会计业务经过正确的输入，进恰当的处理和运行，并及时的输出，会计核算系统才能实现自身的目标。
此外，凭证格式标准化控制、凭证顺序号控制、凭证审核控制、重复输入控制、对应科目合法性控制、保留审计线索控制，修改痕迹控制、数据备份控制等都是会计电算化系统的输入控制、处理控制、输出控制的有效方法。
四、电算化环境下内部控制的变化对审计的影响
会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史无前例的飞跃。但在这个飞跃也给审计工作带来很大的影响。
1、审计线索的变化
在电算化会计系统中，传统的账簿没有了，绝大部分的文字记录消失了，代之的是存有会计资料的磁盘等，这些磁性介质上的信息是以机器可读的形式存在的，肉眼不能识别。此外，从原始数据进入计算机，到财务报表的输出，这中间的全部会计处理集中由计算机按程序指令自动生成，传统的审计线索在这里中断了、消失了。
2、审计内容的变化
在会计电算化条件下，审让的监督职能虽然没有改变，但审计内容却发生了变化。在电算化会计信息系统中，会计事项由计算机按程序自动进行处理，如果系统的应用程序出错或被非法篡改，则计算机只会按给定的程序以同样错误的方法处理所有的有关会计事项，系统就可能被地嵌入非法的舞弊程序，不法分子可以利用这些舞弊程序大量侵吞企业的财物。在会计电算化条件下，审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能，以证实其处理的合法性、正确性和完整性，保证系统的安全可靠。
3、审计技术的变化
在手工会计处理的条件上审计可根据具体情况进行顺查、逆查或抽查。审查一般采用审阅、核对、分析、比较、调查和证实等方法。所有审查工作都是由人工完成的。在会计电算化条，件下，会计的特点决定了审计的内容和技术的改变。虽然人工的各种审查技术仍是很重要的，但计算机辅助审计是必不可少的审计技术。
信息处理的电算化和信息存贮的电磁化，如果没有全部打印输出纸质的账表文件，磁性介质上的会计资料是肉眼所不能识别的，审计人员只能利用计算机对它进行审查。即使系统的全部账表都要硬拷贝，利用计算机比手工可以更迅速、更有效地完成审阅、核对、分析、比较等各项审查工作。例如，计算机可以帮助审计人员审查账务文件，找出满足指定条件的会计记录；可以对众多的会计事项进行统计抽样，以便审计员对缺抽出样本进一步审查；还可以根据系统所记录的会计资料计算出各种财务比率、变化率和进行各种分析比较等等。
在会计电算化条件下，既要对计算机系统的处理和控制功能进行审查，又要采用计算机辅助审计技术。对计算机系统功能的审查，必须运行计算机，让计算机执行各种操作和处理，也就是利用计算机开展审计。此项审查是不能离开计算机仅由人工来完成的。
4、对审计人员的要求更高
在会计电算化条件下，由于审计线索内容控制、内容和审计技术的改变，决对审计人员的要求高了。不懂得计算机的审计人员，因审计线索的改变而无法踊跃审计；不懂得电算化会计系统的特点和风险而不能识别和审其内部控制；不懂得使有计算机而无法对计算机进行审查或利用计算机进行审计。因此，要求审计人员不仅要有会计、审计理论和实务知识，而且要掌握计算机和电算化会计方面的知识和技能。
五、小结
电子计算机技术、网络技术的不断发展，将使会计电算化系统不断更新和完善。加强和完善会计电算化系统的内部控制，将成为各个企业在财务工作中以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的一个问题，内部控制中控制活动的好坏将直接影响到企业的管理和效益。而会计电算化给审计提出了许多新问题、新要求。传统的手工审已不能适应电算化的要求。学习，研究和开展计算机审计是审计部门和审计人的新课题和新任务。
进入二十世纪后期，信息技术的日新月异和管理思想、管理方式的巨大变化推动着管理信息系统（MIS）和会计信息系统（AIS）不断更新。本文拟就运用企业流程再造管理思想构建管理信息系统和会计信息系统，以及IT给管理信息系统和会计信息系统构建带来的新发展，谈一些粗浅的看法。
一、善于企业流程再造（BusinessProcessReengineering，BPR）管理思想进行管理信息系统和会计信息系统的构建
企业流程再造（BPR）的核心思想是：在新的企业运营条件下，若企业原来的流程已不再适应新的环境，则需要改造原来的工作流程、管理流程，以提高工作效率、提高顾客满意度，进而提高企业的竞争力和经济效益，使企业能更适应未来的生存发展空间。
基于BPR思想的管理信息系统构建方法为：从市场竞争全局出发，通过对产业价值链和企业内部价值链的分析，以提高竞争优势、满足顾客需要、实现工作流程的快速响应和敏捷通畅为目的，重构企业的流程运营模式和组织结构，在此基础上再分析流程运营中的信息需求及信息流动，构建支持流程运营的管理信息系统。
基于BPR思想进行管理信息系统构建的首要步骤是进行价值链的分析。价值链的分析分两步：
1、外部价值链（即产业价值链）的分析。站在整个产业角度来分析产业价值链，以实现产业工作流程敏捷通畅、企业间默契合作和产业利润最大化为目的，寻找自己的理想合作伙伴。构建管理信息系统时，要和自己相对稳定的合作伙伴充分合作，考虑提高整个价值链的优化程度。整个产业链优化了、利润增加了，则产业链中每个企业分得的市场利润也随之增加。企业在构建信息系统对外信息交流界面时，要考虑合作伙伴企业的对外数据交换结构，以便达成一致，利于信息交流。通过分析产业价值链，还可明确企业在产业链中的功能和位置以及企业是如何实现价值增值的，明确企业的发展战略，给管理信息系统一个总的定位：为企业的发展战略服务。
2、内部价值链的分析。分析企业各种业务活动的流程，确定能直接为企业产生价值或能为其提供必要支持的核心流程，如接受订单、开发产品、生产产品、销售等。分析流程现状的成本、费用和收益的发生，找出流程中的不合理之处，运用企业流程再造理论中的流程优化原则，重构敏捷有效的业务流程。分析重构后核心流程中各个环节的信息需求和信息流动，选用合适的信息技术合理划分各个分信息系统，如研究开发系统、生产计划系统、生产过程管理系统、采购系统、成品库存系统、人力资源系统、销售管理系统、售后服务系统、质量管理系统、设备管理系统。
在构建好各个分系统的基础上，再构建会计信息系统。因为会计信息系统中计划、预测、分析、评价、决策子系统中有许多信息直接从其他各分系统取得；而且会计信息系统生成的会计信息也要反馈给各分系统，为各分系统所用。会计信息系统与各个分系统间的联系如下：
所以会计信息系统应在其他系统均已构建好的基础上再构建，最后进行系统整合，完成整个管理信息系统。在管理信息系统的构建中，会计信息系统是非常主要的，因为会计信息系统是管理信息系统的核心分系统。会计信息系统与其他系统间实现数据兼容和信息共享。管理信息系统中其他各分系统的运作进展情况基本上以数字形式反映至会计信息系统，由会计信息系统对这些数据进行处理。然后一方面向企业内各部门提供评价其业务过程及相关活动的会计信息，帮助这些部门更好地管理；另一方面向投资者、债权人、内部管理者提供有用的决策信息。会计信息系统好比整个企业的“中枢神经”系统，不断从外界接受新信息进行处理，再输出各类相关、有用的信息，反映企业的经营状况。
以制造企业为例，在构建企业管理信息系统时，首先分析产业价值链：原材料供应商产品制造商销售商，选择自己认为最好的合作伙伴，分析自己的信息需求，如原材料供应商的产品种类、质量、价格、生产能力以及销售商的市场销售情况、顾客反映等，结合考虑合作伙伴管理信息系统的外部数据交换结构，规划自己管理信息系统的对外信息交换界面。接着分析企业内部价值链，确定核心流程，优化核心流程的主要环节：接受定单产品研究、设计生产制造营销分销售后服务。分析每一环节所需信息及环节间的相互信息传递，建立信息分系统模型。然后分析会计信息系统所需信息及它与其他分系统之间的信息交流，选择合适的信息技术实现信息模型，最后进行整合，完成信息系统的构建。由此可见：管理信息系统的建立是融合现代管理思想、信息技术的一项工程。
基于企业流程再造思想的管理信息系统，较之以前的管理信息系统有极大的优越之处。以前构建管理信息系统都是基于旧的运营模式，从职能部门角度提出信息需求；而运用企业流程再造思想建立管理信息系统则打破职能部门的界限，有利于优化运营过程，极大地提高了工作效率，改善了经营管理。
二、IT给管理信息系统和会计信息系统的构建带来新的发展
在当今网络技术、信息处理技术、系统集成技术、多媒体技术飞速发展的情况下，管理信息系统和会计信息系统又有了新的发展契机。随着信息技术的发展，管理信息系统和会计信息系统经历了PC单机PC局域网Windows平台的阶段，现在正迈向互联网阶段。
在网络环境下，企业构建管理信息系统时要考虑信息取得的授权问题和安全问题。由于有些信息资料属于企业的商业秘密，所以企业必须对信息使用者进行信息获得的授权。信息使用者只能在授权范围内，查阅信息。企业内部网（Intranet）可连接到外部国际网（Internet）成为其一部分，当有安全需要时，可采用“防火墙”技术与国际网隔离。
在构建会计信息系统时，使用“超文本”和“信息链接”等技术可使使用者在阅读财务报告时更加方便。由于信息链接技术指向的对象可以是不同类型。不同年度的报表数据，也可以是其他信息，并不局限于会计信息本身，可包括所有与企业有关的信息，从而使使用者能够掌握更准确、全面的信息，有利于他们作出正确的决策。
在构建会计信息系统时，还可利用计算机技术和网络技术对现有的会计模型进行改造，用事件驱动模式代替顺序化处理模式。以前，企业每一项经济业务都是按照“凭证帐簿报表”这种顺序进行会计处理的，由于采用单一的信息报告模式，因而提供给使用者的是共同需要的信息。而现今在人们要求会计对决策有用的情况下，专用信息可能要比通用信息更重要。因而会计信息处理方式应采用事件驱动方式，即平时不进行顺序性信息处理，存储在计算机中的是一些原始性信息，把信息使用者所需要的信息按使用动机不同划分为若干事件，为每一种事件设计一个“过程程序”模型，当决策者需要某种信息时，只需根据不同事悠扬，驱动相应的“过程”处理程序，就能为其提供相应的信息。这种新型会计信息处理方式提供了良好的人机交互性，计算机可根据使用者发出的需求指令对会计信息进行进一步的加工，为使用者提供满足其特定需求的专用报告，改变了以往使用者被动接受统一格式报告的局面。
随着计算机的发展，计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。会计全面实现电算化成为必然趋势，国家财政部根据经济发展和信息化进程的需求提出。
到2010年要使我国80%的基层单位实现电算化会计。但随着电算化工作的普及和深入，有关电脑系统的舞弊案件时有发生，这主要是电算化对传统手工会计信息系统的内部控制带来了一系列影响。这就要求我们必须适应电算化的特点，在电算化的环境下，建立强有力的内部控制，以保证系统的安全可靠。本文主要对电算化会计信息系统内部控制存在的问题和策略进行研究。
内部控制包括内部管理控制和内部会计控制。电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。计算机技术在会计领域的应用，一方面带来了巨大的效益，同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。由于信息处理工具、操作程序等方面的差异，电算化给会计信息系统内部控制主要带来如下几点影响：内部控制的重点由原来的单纯对人的控制转变为对人、机的共同控制；内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件共同控制，部分交易几乎没有“痕迹”，数据保存介质是磁性介质等等。由此引起失控而造成损失的案例增加，给内部控制带来一定的难度。
内部控制是单位为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误和舞弊，保证会计资料真实、合法和完整而制定和实施的政策与程序。电算化会计信息系统内部控制的目的包括以下几个方面：
⒈维护企业资产安全和完整。任何一个企业都有自己的资产，如果没有一定的措施加以保护，则会由于浪费、贪污盗窃等行为，而使资产蒙受损失。建立一定的内部控制制度，采取必要的措施就是要防止企业资产流失。
⒉保证会计信息的准确、完整和可靠。会计信息是反应企业经济活动状况的数据资料，它包括各种会计记录、账册、会计报表等。会计信息必须准确可靠，这不仅为企业外部的有关部门所需要，而且也是企业内部改善经营管理的需要。建立适当的内部控制制度，可以保证会计信息的准确可靠，进而提高管理决策的正确性。
企业 会计是企业管理信息系统的一个主要子系统,会计本质上就是一个经济信息系统,为企业提供会计信息,但会计信息的有效性取决于会计信息系统的信息源和信息处理器。会计信息系统经历了从传统的手工方式到电算化的转变,在了解传统会计信息系统的缺陷的基础上,构建符合现行会计准则和信息技术的现代会计信息系统,并实现有效维护,是会计信息系统的必然趋势。
1 会计信息系统的发展
会计信息系统(Accounting Information System,AIS)是基于计算机的、将会计数据转换为信息的系统,利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并能为进行会计管理、分析、决策提供辅助信息。
会计信息系统在我国的运用始于20世纪80年代初。会计信息系统软件最初是由企业自制,后来出现了用友、金碟等财务软件公司,使得财务软件逐渐走向规范与成熟。根据功能和管理层次的高低,会计信息系统包括会计事务处理系统,会计管理信息系统和会计决策支持系统,管理级别依次提高。由于技术的限制,现在会计信息系统大都属于会计EDP(电子数据处理)和MIS(管理信息系统)一类,会计DSS(决策支持系统)尚处于探索阶段。
根据信息技术对会计信息系统的影响程度、以及系统本身是否克服了传统复式簿记的弊端,会计信息系统又可划分为四种模式:手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统和现代会计信息系统。
(1)手工会计信息系统。
产生于15世纪,可追溯到13、14世纪威尼斯商人的借贷记账法,其核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿,一直延续至今。
(2)电算化会计信息系统。
1954年美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资,从而引起了会计处理的变革,电子计算机应用于手工会计信息系统中,就标志着电算化会计信息系统模式的开始。
(3)准现代会计信息系统。
从20世纪60年代末发展至今,采用事项会计的思想,从理论上克服了电算化会计的弊端,但仍然围绕会计科目表、分录等核心,应用数据库会计的理论模型,利用数据库技术建立储存强大的、分解的、多计量属性数据的会计信息系统,以便数据可以按照最切合每一个用户需求的形式进行组织。
(4)现代会计信息系统。
1982年7月,美国密歇根州立大学会计系教授麦卡锡(Me.Carthy)在《会计评论》上发表了题为《REA会计模型:共享数据环境中的会计系统的一般框架》的论文,提出了REAL模型,标志着现代会计信息系统模式的开始。
随着数据库、网络技术的发展,REAL模式已成为理论最完善、研究最系统、变革力度最大、成果最多的一种创新模式,极有可能成为未来会计信息系统的主流模式。
2 传统会计信息系统的缺陷
传统会计信息系统是相对于现代会计信息系统而言的,包括手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统,作为目前广泛使用的信息系统,它们主要具有以下缺陷:
(1)以部门为立足点,没有扩展到企业。
传统会计信息系统在设计时,是从会计部门的角度来考虑问题,而不是站在企业的角度,因此,信息流只能在会计部门内部流动,形成了“信息孤岛”,由于信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动,因此难以保证数据交换的真实性。
(2)模仿手工处理方式,自动化程度低。
传统会计信息系统基本上都是在模仿手工处理,少有创新之处,只是迎合会计人员手工处理的习惯而已。传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的,会计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证,然后才是自动记账、自动生成报表,自动化程度低。
(3)应用新会计理论和方法受制约。
会计理论和方法始终在随着会计实务的发展而更新,但由于传统会计信息系统只在会计部门实施,对会计新理论的接受速度慢,也制约了新会计理论和方法的传播和应用。
(4)事后会计,功能发挥受限。
一般而言,传统会计信息系统仅仅是事后会计,在业务发生后对之进行记录,很难再发挥更大的功能。传统会计信息系统只能简单地运用财务会计等业务处理层的理论,而无法深入运用财务会计之外的分析决策层的理论。
(5)提供信息不全面。
信息使用者需要且企业能够提供的信息主要包括五类:①财务和非财务数据;②企业管理人员对财务和非财务数据的分析;③前瞻性信息;④关于管理人员和股东的信息;⑤企业的背景信息。传统的会计信息系统不能及时而全面地提供这些信息,不能满足会计信息使用者的需要。
会计信息系统具有采集、存贮、加工、传输和传出会计数据的基本功能,但传统的会计信息系统一直作为一个独立的系统在发展,除总账和财务报表子系统外,其他业务核算模块都是从企业信息系统的各子系统中独立出来的,并且数据流存在一定的重复性。
3 现代会计信息系统的构建
按照生命周期法,信息系统的开发过程包括系统
规划、系统分析、系统设计和系统运行和维护四个阶段,对于会计信息系统,系统规划就是要使会计信息通过系统的处理能满足内外部信息使用者的决策需要,尤其是企业管理层的决策需要。系统分析就是要在对现行会计信息系统的调查基础上,确定新的系统基本目标和逻辑功能要求,并进行可行性分析。系统设计就是根据逻辑模型建立物理模型,计算机化会计信息系统应用软件的总体结构和数据库设计。系统运行和维护就是在新的信息系统投入使用后,测试和评价运行效果,并进行实时维护,保证系统的有效运行。 从系统分析和设计的角度,针对传统会计信息系统的缺陷,根据全面性、系统性、及时性和发展性的系统构建目标和原则,现代企业会计信息系统的基本框架可以大致包括以下几个部分: (1)企业会计事项数据库。
以事项会计理论为基础建立,企业日常经济活动中所有的财务和非财务信息都以原始数据的形式存储在该数据库中,以便根据不同决策的需要生成不同的信息。企业会计事项数据库是建立多维数据仓库的基础,为会计信息的多维计量提供了依据。
(2)元数据库。
元数据是关于数据的数据,是描述数据的结构、内容和索引,元数据库就是元数据的集合,用于管理所有与数据仓库相关的模型、视图和操作策略,是有效管理数据仓库的首要前提。
(3)数据仓库和数据挖掘。
该库是集成的、面向主题的、稳定的数据库集合,具有决策支持功能,存储了经形式化后的传统会计方法和规则,应用数据挖掘与OLAP联机分析技术可从中挖掘新信息,进行多维分析,不同信息使用者根据决策需要,通过面向用户的前端分析工具,如报表查询工具、趋势预测、统计分析工具,与数据仓库系统进行交互,完成决策分析。
(4)数据处理系统。
传统会计信息系统的最大缺陷就是复制手工会计过程,不能提供决策信息,而现代会计信息系统的数据处理系统能够对会计事项数据库和数据仓库中的原始数据以及外部数据信息加以整理、过滤,并根据不同的决策需要进行数据的分类处理。
(5)防火墙。
防火墙是计算机硬件和软件的组合,通过防火墙这一网络防护系统,隔绝企业内部网与外部网,阻止非法用户的侵入,因而能够保证会计信息的安全性,这也是维护会计信息系统的必然要求。
上述的构建模块通过可行性分析后就可在系统运行阶段接受检验,现代会计信息系统已不单纯依赖计算机硬件和软件系统,而是更多地依赖计算机网络,这种基于网络的现代会计信息系统更有利于企业将会计信息和业务信息有效地结合起来,从而可以对报表、审计等进行远程、在线操作。
4 现代会计信息系统的风险和维护
现代会计信息系统基于互联网,使原来封闭的局域网会计信息系统被推向开放的互联网,在为企业带来会计业务一体化处理的便利的同时,也使会计信息系统的风险暴露无疑。
(1)现代会计信息系统的风险。
会计信息系统风险包括系统故障风险、内部人员的道德风险、非法侵扰风险、系统关联方道德风险和电子商务内部控制等五大风险。
系统故障风险就是硬件或软件故障所导致的风险,直接影响系统的正常运行;内部人员的道德风险是会计信息泄露的主要来源之一,因此必须加强内部人员的职业素质培训和权限控制;非法侵扰风险是有目的性的窃取或修改信息,也需要引起系统维护者的重视;系统关联方道德风险存在于复杂的关联方关系中,已不仅仅是员工培训所能解决的了,依赖的是关联方的道德素质和利益驱动;电子商务内部控制是在网上交易过程中安全控制手段和技术上的潜在风险。
现代会计信息系统由于实现了信息化,全面运用现代信息技术,并通过网络系统使会计业务处理过程高度自动化,信息高度共享,因而产生了新的风险,主要包括黑客攻击和数据库系统漏洞。①黑客是计算机安全的主要威胁之一,而它对会计系统主要采取窃听、重发攻击、迂回攻击、假冒攻击和越权攻击等方式,主要是为了达到窃取重要机密数据的目的,会计信息的泄露和篡改对于决策者的正确判断具有致命性的影响,也给竞争者和窃取方带来了竞争便利。②数据库系统漏洞是会计信息系统自身所存在的风险,虽然系统拥有许多安全设置选项,但在实际运行过程中,漏洞会不断产生,如果不及时打上补丁,就给了破坏者以可乘之机,如若入侵者通过执行系统的相关指令而得到了系统的控制权限,这将对系统内的数据安全造成极大的威胁。
(2)现代会计信息系统的维护。
系统维护的目的是为了保证系统的正常运行,使系统始终处于最佳的运行状态,它贯穿于系统的整个生命周期,不断重复出现,直至系统过时和报废为止,在软件系统生命周期各部分工作量中,软件维护甚至占到了50%以上,由此可见系统维护的重要性。
按系统维护的性质,对系统软件的维护可分为正确性维护、适应性维护和完善性维护。对现代化会计信息系统的维护主要体现在规避潜在风险,控制现存风险,主要的方法有坚持系统开发的控制,建立网上公证三方牵制,实行监控与操作分离、增强内部牵制,健全漏洞监测系统等。
建立网上公证三方牵制就是根据网络安全协议,采用第三方认证的方式保证信息发送和接收方能够使用安全和可靠的会计信息,而且发送方和接收方的身份都通过认证;实行监控和操作分离,双重保障,多方备份,防止出现数据不一致,岗位的明确划分也就实现了内部牵制;健全漏洞监测系统,要求在实时监控的同时,发现漏洞就及时修补,避免造成更严重的后果。
摘要:本文探讨了电子商务环境下企业会计信息系统的发展趋势,对其财务与业务发展、远程处理、集成化管理及动态核算等发展策略进行了研究,以期为电子商务环境下企业会计信息系统构建与发展提供参考。 关键词:电子商务 企业会计信息 会计信息系统 电子商务的快速发展使会计工作主体不能再以传统方式进行人为假定,其
企业主体界定越来越困难,概念也越来越淡化,同时在人力资源及社会绩效方面,很难使用传统的会计主体进行界定,因此针对会计主体假定的理论受到电子商务的冲击产生了假设必要性的质疑。传统的会计环境中,会计分期被认为是可以定期针对会计信息进行信息获取,而在电子商务环境中,企业会计信息可以通过互联网进行公布、更新和编辑,信息需求者可以实时通过网络获取企业会计信息,会计分期的意义被淡化了。这些促使了企业会计信息系统的面对对象及操作模式发生了较大的改革,并且随着电子商务规模的不断扩大,对企业会计信息系统的功能提出了更高的要求。
一、电子商务环境的企业会计信息系统相关概述
( 一 )电子商务含义 电子商务目前没有标准的答案。最早于1997年被MBA提出来,指借助互联网为载体,实现买卖、服务和合作伙伴形成的商务活动。准确地说是对整个贸易活动的开展完全电子化,交易双方的商务活动不是面对面进行的,而是通过电子交易的模式实现的,实现电子商务需要多种技术的集合,发出数据信息 和接受数据信息,电子邮件,数据共享,数据库,电子公告,条形码等技术整合后,才能完全实现电子商务的全过程。各参与方之间,通过文本、声音和图像的在线传递,资金、电子证券、单据、票证、计划等等数字信息的在线传递来完成整个商务活动。电子商务的基本技术特征是利用互联网进行数据信息的传输,不是依靠物理交换的面对面的形式,商务特征是所有的交易内容完全在网络上实现。
( 二 )电子商务环境下会计主体假设 所谓会计主体就是会计实体,是会计信息生产的组织机构,会计实体划定了财务活动空间,确定了财务活动范围,限制和明确了财务活动的内容。体现在报告谁的财务活动情况,向谁报告财务情况的大问题。较之传统的财务主体,电子商务时代的财务主体发生了很大的变化。通常把电子商务模式称为虚拟模式,进而由虚拟企业形成电子交易的主体,或者把众多的企业称为主体串,把世界范围内的生产者、经销商等通过网络连接起来形成一个体系,分享利润,分担风险。这些虚拟企业的产生就带来了虚拟的会计主体,电子商务可以把全球范围内的商业资源进行整合和优化。在这种虚拟企业中,财务工作较之传统企业有很大的差别,在以往的传统企业中,财会是层层命令式的控制模式,但是在电子商务环境下的财务则是建立在计算机及网络技术基础上的网状管理结构,传统的实体财务管理机构形式上也将发生变化,主要是适应网络经济社会的现实需求。
( 三 )电子商务环境下会计持续经营 会计持续经营是会计不设置限期。会计持续经营规定正常的管理范围,合理划分企业的分类、计价和费用摊布等活动做基础准备。在虚拟企业中,财务会计已非实体会计的主体地位,虚拟企业内部成员之间的经营活动不是由虚拟企业内部来确认和报告的,而是由虚拟企业各实体企业进行的,财务管理是按照持续经营的假设进行跨及处理的。虚拟企业对经营活动进行科学有效的管理和控制就是管理会计的会计主体,其持续管理时间可以定位在合同作期限内。
( 四 )电子商务与会计信息系统关系 当今时代是信息化的时代,在各国的经济构成中,第三产业的比重持续增加,特别是服务业的发展,尤以信息服务业更为明显,成为本世纪的主导产业。电子商务的发展正是基于这样的基础,促使了电子商务的产生和发展,电子信息技术的飞速发展,使得全球经济一体化的大势势如破竹,世界各国间的电子商务活动日益频繁,其经营模式不断的改进和完善,这种商务模式成为各个国家和各大公司关注的重点,并成为信息时代商务活动的焦点。我国目前正是计算机与网络技术的普及与快速发展时期,也是电子商务迅速崛起的大好时机,在我国已经有众多的信息技术企业、风险投资公司、生产流通企业都涉足了电子商务这条河,纷纷开展了电子商务活动,并且都取得了可喜的成就。世界范围内的电子商务,正呈现不断发展的态势,进行电子商务的企业和人数大大增加,而且趋势非常明朗。电子商务的主要营销目标就是消费者的增加,人员的增加和企业的增加才是电子商务发展的基础和前提。电子商务的进一步发展会对电子商务的硬件以及网络条件等都提出更高的要求,这也是互联网技术发展的推动力,从而促 进我国信息化建设的发展和提高。反过来,电子商务带来的消费者人数增长的本身,也是计算机网络技术发展的极大推力。 同时,在这个全球经济一体化的时代,电子商务将是企业会计信息系统的完善的加速器,电子商务模式可以促进大中小企业内联网、外联网的进一步强化,进一步优化和整合企业资源,电子商务的财务管理可以辅助决策支持,提高
企业在电子商务市场上的竞争力,从而增加企业的经济效益,进一步推动产业信息化发展。在电子商务的引领下,发展电子商务的企业对互联网的依赖不仅是作为买卖的通讯工具,而且更是作为发展生意的基础环境,电子商务模式是把企业的客户、企业供应商、企业内部处理三大板块集结在一起。网络的空间和是无限的,其容量和扩充性都非常好,所有这些都为企业的成长的提供了充分的便利和发展的空间,能够形成一个比较好的基础平台支撑电子商务的成长。企业建设的实践往往走在会计信息系统建设的前列,而这种实践充分说明在电子商务企业内,建 立和完善会计信息系统是增强市场竞争力的关键一环,是企业增强竞争能力,实现管理创新的重要途径,同时,会计信息系统的建立也是解决当前企业管理中存在的突出问题的有效措施。对于一些企业的发展实际,完全可以利用电子商务的途径和模式,基于互联网的载体实现企业的转型,从而实现会计信息系统全面化。会计信息系统和电子商务是一种互为依存的关系,电子商务有助于企业尽快提高会计系统信息化,进而实现企业提高核心竞争力的目标。 电子商务活动能带动信息化技术的发展和环境的保障。电子商务的发展也是促进会计信息化系统建设的主体。电子商务发展的步伐是带动信息产业全面振兴与发展的助力器。使电子商务企业成为国民经济发展的支柱产业结构。 二、电子商务对企业会计信息系统的影响
( 一 )电子商务对会计理论的影响 电子商务的发展使传统会计中的持续经营假设受到了制约,在电子商务环境中,商品的交易存在短暂性和即时性,企业之间竞争日益剧烈,企业之间的兼并或破产清算机制使得持续经营假设适用范围受限。在货币计量方面,由于电子商务的特征使其表现为一定意义上的局限性和单一性,电子商务使得全球商品网络形成一个可以交互流通的巨大网络体系,这突破了传统意义上对于经营范围的国家限制,使资本流通极为便利,同时影响了会计主体所需要承受的风险与币值的稳定。在这种形势下决策者不仅仅单纯关注货币计量指标,而重要的是关注某些可以反映企业国际竞争力的非会计信息指标。
( 二 )电子商务对企业会计信息系统原则的影响 (1)对企业会计权责发生制的影响。传统会计模式下,企业发生费用及收入一般采取的是权责发生制,而在电子商务环境中,一些企业存续期间较短暂,该类企业并不存在由于跨期引起的费用摊配,也不需要对支出进行细化分类,因此较易实现收付实现制。(2)对企业历史成本计价方法的影响。在电子商务环境中,企业所交易的商品价格具有波动效应,这些商品的价值不能完全体现出企业的经常状况及财务状况。较多企业持续经营时间较为短暂,企业历史成本进行清算时对现金流信息量不能进行较好反映。企业历史成本计价是静态的计量方法,而企业在电子商务中经营具有一定的不确定性,财务机制无法发挥决策支持的作用。(3)会计清算即时性的影响。会计信息系统通过计算机技术,使得会计核算由事务结束后转变为事务进行中,成为动态的核算方法,可以通过联网进行实时查询预处理。
( 三 )电子商务对会计信息系统发展的影响 电子商务的最大革命是为会计信息系统提供了无纸化输入方式。在企业内联网、外联网、互联网三网之间,企业会计和业务系统实现了有机融合,为企业的发展和财务的管理提供了极大的方便。会计信息系统在传统会计模式下,工作内容和方式是以把自动采集的电子数据作为信息系统的输入端点,然后进行核算型信息系统扩展到以实时电子数据自动采集为端点的会计与业务一体化的信息系统管理模式,这种模式主要由外部环境决定。电子商务环境下,会计账务报表系统依然保持了以往的方式,其他财会工作内容都将要进行点在模式的改进,都将被完全融入企业内联网系统中,并且能够把会计账务报表系统建立电子业务数据,以这种方式为会计系统提供原始凭证。电子商务的即时性使电子联机报告实时输出。首先企业的生产、销售、财务、人事等业务部门都将通过网络这个载体协同工作,在商务活动中所产生的各类信息都将被存储于集成的数据库中,管理者和工作人员通过对数据库的实时访问来获得企业的财务信息;其次会计信息系统还能够呈现在企业网站上,实现对外的财务信息公布,比 如信息提供给税务部门,替代纸面或软盘报送的方式,更加便捷和准确。 网络系统下的会计信息面临着安全性威胁。我们知道电子商务的工作界面是开放的互联网,依靠网络财务来支持电子商务活动的开展,电子商务一定要涉及到电子单据、电子货币等内容,这些敏感内容往往使被攻击的对象,而且对于内部的不同权限人来说也存在一个保密的问题。
同时计算机对数据信息的处理也存在一定的风险,比如电子数据容易被丢失、窃听和截取,从而影响企业的经营和商业机密。网络故障、软硬件故障都有可能影响到企业财务信息和财务管理,影响此案无数据的可靠性和完整性。所有这些主管和客观因素都会加大企业内部会计控制的难度。 无纸化交易与会计无纸化无疑是在一种风险环境中进行的,这样的结果是使财务档案的保管和原始数据的辨认难度增大。电子数据的作者存在是磁介质形式。电子数据及载体有可能受到自然的不可抗力损毁,同时也面临着着计算机软硬件升级带来的障碍。同时来自网络的商业机密窃取,来自黑客的攻击,这些因素都会增加会计信息的不稳定性。如数据的修改,不比纸质文件安全,即便有修改也有痕迹,而电子介质中的数据,修改后是不留痕迹的,使财务数据的安全可靠性受到威胁,增加财务档案保管的难度。电子商务活动对会计实务的影响表现在:(1)对企业内部信息的控制。会计信息控制是指通过对企业业务流等进行核算从而更好的规范和控制会计客体进行正常经营的一种控制手段。而在电子商务环境中,由于企业使用的支付货币属于虚拟货币,其存在是一种数字信息形式,再加上目前电子商务中数字签名及密码管理技术中仍然存在一定的风险,因此,虚拟货币的仿造仍存在一定的风险。因此需要加强电子商务网络安全技术,同时对交易平台进行严格控制,使企业会计内部控制作用能够落实。(2)对企业会计分配原则及成本分类方法的影响。在电子商务环境中,由于全球物流中心的建立,使商品流通速度和模式发生了变化,客户在选择商品时可以通过电子商务网络进行实时的选择,随后该需求被快速传递到物流仓储中心,进而实施统一的货运安排。该模式对传统会计的分配原则及成本分类都产生了一定的影响,加快了企业会计制度的改革。(3)对企业会计财务报表的影响。电子商务使得企业的财务报表能够及时快捷的以网络报表的形式及时反映给决策者,为企业提供着更加丰富详实的数据信息,使企业决策更加精确。
三、电子商务环境下企业会计信息系统的构建
( 一 )电子商务环境下企业会计信息系统的发展趋势 (1)电子商务环境下企业会计信息系统促进企业会计工作的现代化发展。现代化的企业会计工作最重要的特征就是能够集核算、控制、预测、决策、监督、分析等各种功能为一体,把企业会计事务统筹安排,科学管理,使企业会计工作不仅能够为企业各项收支控制提供监督,并且能够提供实时的便捷的信息。电子商务环境有助于企业对计算机科学技术在会计事务中的 综合运用,使整个会计流程能够实现无纸化办公,并且能够及时的对各项工作进行数据统计,并且提供各种预测方法的分析,实现计算机科学化信息管理。电子商务环境有利于企业各部门会计分配的核算与统计,方便对各部门工作进度进行监督与控制。(2)电子商务环境下企业会计信息系统帮助企业降低财务成本、提高会计工作效率。电子商务环境下是企业各项工作实施无纸化办公的基础,是企业节约成本的有力措施之一。在电子商务环境中,企业通过电子订单、电子账单及电子打票等电子信息获取企业经营的各项数据,节约了纸质账本及相关统计分析人员人力成本,另外面向电子商务环境的企业会计信息系统使现金流结算方式实现电子化,现金、汇票、支票等支付手段逐渐减少,企业间的现金结算速度加快,成本降低,为企业实施低成本高收益的发展模式转变提供了便利。企业进行税务申报时逐渐倾向使用互联网直接进行税额申报,企业的会计报表也可以直接通过互联网直接向税务机关和银行进行传输,提高了企业的经济运作效率,降低了人力资源成本。 ( 二 )电子商务环境下企业会计信息系统发展策略 (1)企业财务与业务的协同发展。企业财务软件作为企业统筹管理企业各产品经营性营收数据及产品分配的工具,具有一定的局限性,表现为每个企业都建立了属于其企业和部门的财务管理机制,使企业各个部门的信息流通能够在企业内部进行交流。但是这种企业财务机制并没有和企业的业务机制很好的结合起来,企业会计信息系统统计的数据仅限于企业内部已经明确统计过的数据,针对正在发生的业务数据或生产链中其他企业的产品数量信息及整个市场的数据信息无法获得实时更新,这在某种 程度上是企业财务相对于业务发展有所滞后。电子商务环境下的企业会计信息系统就是要使企业财务开元化,进行可能多的获取动态的数据信息,使会计统计数据全面、详实、实时。(2)企业会计信息系统的远程处理。在电子商务环境下,企业经营模式会随着产品的销售范围的不断扩大而改变,甚至当产品成为一个流通性很广的环境时,企业的会计信
息系统要求能够全方位的覆盖产品销售区域,这就要求企业会计信息系统能够使用远程处理业务报表,查询产品数据,远程报账、审计,并且能够实时的对整个企业网络不同区域的数据信息进行全面统计汇总,能够随时审计某一区域的产品库存、销售等业绩情况。企业的经营者和决策者更能方便实时的掌握企业整体经营情况,根据目前销售业绩结合会计审计信息做出合理适时的决策。(3)企业会计信息系统的集成化管理。电子商务环境下,企业的会计信息系统不仅仅要能实现对原产品的出入库审计,商品的销售业绩审计等,而且要能够对整个企业的经营成本和人事管理等集成为一体,形成一个企业综合管理的平台,以各项管理子系统的详实数据作为指标形成一个综合效益分析的决策支持,并且使各部门工作实施网络化办公,进一步实时控制各部门预算的合理性及生产进度的适时性,使各部门的工作不局限办公地点,可以方便快捷的对所需信息进行查询处理,使整个企业成为一个高效协作的有机体。(4)企业会计信息的动态核算。电子商务环境中,企业会计信息的核算要求能够根据所需进行实时动态核算。这既包括各项数据的获取要能够随时随地,并且全面公正的反映各部门绩效,又包括了会计信息的核算要能够动态化管理,要能够根据当前业务的变动实时的更新统计数据,使企业的会计信息的核算达到尽可能的真实有效。从而为企业决策者提供最为客观的判断依据。(5)企业会计信息系统的网络化财务管理方式。企业会计信息系统的网络化财务管理方式使企业资金结算以电子票据的方式出现,并且可以实现实时的网上支付、结算,可以提高资金的结算速率,加快资金的周转,并且可以突破时间和地域的限制,实施移动办公,不仅可以降低企业的经营成本,而且提高了企业利益收益的效率。基于网络化的财务管理模式具备了开放、共享、动态、智能及实时的特征,因此企业会计信息系统具备了更多的企业财务管理功能,能够更好的为财务管理人员提供快捷高效的财务管理方式。并且基于网络化的财务管理方式能够根据需求实时生成各种报表,并进行投递,可以使决策者随时随地获取到相应的资金利用报表及人员配置等各种关乎企业发展的决策或状况数据,并且可以为审计人员提供更加详实的数据,提高了审计工作的实效性。(6)加快企业会计信息人才队伍建设。随着经济发展模式和业务协作模式的改革,企业会计信息系统的应用领域和方式不断得到革新,企业如何在经济发展的同时能够利用先进的科学技术开展企业会计信息的统计与审计工作,是决定企业在大发展的洪流中是否能够取得显着业绩的关键。而目前我国针对会计信息人才的培养体系和模式还存在一定的问题,学生所学的理论都是较为经典的会计管理理论,而对于高新技术产业类企业而言,企业会计信息系统又不愿意承担风险而让在校学生进行体验学习,大部分学生在进行企业会计信息技能实践中所接触的真正关联于企业正常发展的会计信息系统及其功能、操作流程甚少,这就造成了在一定程度上的理论与实践相脱节,为企业会计信息人才的适应性发展与实用技能培养造成了困难,因此有必要加强加快企业会计信息人才队伍建设,以适应企业会计信息工作在新形势下的需求。
企业 会计是企业管理信息系统的一个主要子系统,会计本质上就是一个经济信息系统,为企业提供会计信息,但会计信息的有效性取决于会计信息系统的信息源和信息处理器。会计信息系统经历了从传统的手工方式到电算化的转变,在了解传统会计信息系统的缺陷的基础上,构建符合现行会计准则和信息技术的现代会计信息系统,并实现有效维护,是会计信息系统的必然趋势。
1 会计信息系统的发展
会计信息系统(Accounting Information System,AIS)是基于计算机的、将会计数据转换为信息的系统,利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并能为进行会计管理、分析、决策提供辅助信息。
会计信息系统在我国的运用始于20世纪80年代初。会计信息系统软件最初是由企业自制,后来出现了用友、金碟等财务软件公司,使得财务软件逐渐走向规范与成熟。根据功能和管理层次的高低,会计信息系统包括会计事务处理系统,会计管理信息系统和会计决策支持系统,管理级别依次提高。由于技术的限制,现在会计信息系统大都属于会计EDP(电子数据处理)和MIS(管理信息系统)一类,会计DSS(决策支持系统)尚处于探索阶段。
根据信息技术对会计信息系统的影响程度、以及系统本身是否克服了传统复式簿记的弊端,会计信息系统又可划分为四种模式:手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统和现代会计信息系统。
(1)手工会计信息系统。
产生于15世纪,可追溯到13、14世纪威尼斯商人的借贷记账法,其核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿,一直延续至今。
(2)电算化会计信息系统。
1954年美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资,从而引起了会计处理的变革,电子计算机应用于手工会计信息系统中,就标志着电算化会计信息系统模式的开始。
(3)准现代会计信息系统。
从20世纪60年代末发展至今,采用事项会计的思想,从理论上克服了电算化会计的弊端,但仍然围绕会计科目表、分录等核心,应用数据库会计的理论模型,利用数据库技术建立储存强大的、分解的、多计量属性数据的会计信息系统,以便数据可以按照最切合每一个用户需求的形式进行组织。
(4)现代会计信息系统。
1982年7月,美国密歇根州立大学会计系教授麦卡锡(Me.Carthy)在《会计评论》上发表了题为《REA会计模型:共享数据环境中的会计系统的一般框架》的论文,提出了REAL模型,标志着现代会计信息系统模式的开始。
随着数据库、网络技术的发展,REAL模式已成为理论最完善、研究最系统、变革力度最大、成果最多的一种创新模式,极有可能成为未来会计信息系统的主流模式。
2 传统会计信息系统的缺陷
传统会计信息系统是相对于现代会计信息系统而言的,包括手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统,作为目前广泛使用的信息系统,它们主要具有以下缺陷:
(1)以部门为立足点,没有扩展到企业。
传统会计信息系统在设计时,是从会计部门的角度来考虑问题,而不是站在企业的角度,因此,信息流只能在会计部门内部流动,形成了“信息孤岛”,由于信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动,因此难以保证数据交换的真实性。
(2)模仿手工处理方式,自动化程度低。
传统会计信息系统基本上都是在模仿手工处理,少有创新之处,只是迎合会计人员手工处理的习惯而已。传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的,会计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证,然后才是自动记账、自动生成报表,自动化程度低。
(3)应用新会计理论和方法受制约。
会计理论和方法始终在随着会计实务的发展而更新,但由于传统会计信息系统只在会计部门实施,对会计新理论的接受速度慢,也制约了新会计理论和方法的传播和应用。
(4)事后会计,功能发挥受限。
一般而言,传统会计信息系统仅仅是事后会计,在业务发生后对之进行记录,很难再发挥更大的功能。传统会计信息系统只能简单地运用财务会计等业务处理层的理论,而无法深入运用财务会计之外的分析决策层的理论。
(5)提供信息不全面。
信息使用者需要且企业能够提供的信息主要包括五类:①财务和非财务数据;②企业管理人员对财务和非财务数据的分析;③前瞻性信息;④关于管理人员和股东的信息;⑤企业的背景信息。传统的会计信息系统不能及时而全面地提供这些信息,不能满足会计信息使用者的需要。
会计信息系统具有采集、存贮、加工、传输和传出会计数据的基本功能,但传统的会计信息系统一直作为一个独立的系统在发展,除总账和财务报表子系统外,其他业务核算模块都是从企业信息系统的各子系统中独立出来的,并且数据流存在一定的重复性。
3 现代会计信息系统的构建
按照生命周期法,信息系统的开发过程包括系统
规划、系统分析、系统设计和系统运行和维护四个阶段,对于会计信息系统,系统规划就是要使会计信息通过系统的处理能满足内外部信息使用者的决策需要,尤其是企业管理层的决策需要。系统分析就是要在对现行会计信息系统的调查基础上,确定新的系统基本目标和逻辑功能要求,并进行可行性分析。系统设计就是根据逻辑模型建立物理模型,计算机化会计信息系统应用软件的总体结构和数据库设计。系统运行和维护就是在新的信息系统投入使用后,测试和评价运行效果,并进行实时维护,保证系统的有效运行。 从系统分析和设计的角度,针对传统会计信息系统的缺陷,根据全面性、系统性、及时性和发展性的系统构建目标和原则,现代企业会计信息系统的基本框架可以大致包括以下几个部分: (1)企业会计事项数据库。
以事项会计理论为基础建立,企业日常经济活动中所有的财务和非财务信息都以原始数据的形式存储在该数据库中,以便根据不同决策的需要生成不同的信息。企业会计事项数据库是建立多维数据仓库的基础,为会计信息的多维计量提供了依据。
(2)元数据库。
元数据是关于数据的数据,是描述数据的结构、内容和索引,元数据库就是元数据的集合,用于管理所有与数据仓库相关的模型、视图和操作策略,是有效管理数据仓库的首要前提。
(3)数据仓库和数据挖掘。
该库是集成的、面向主题的、稳定的数据库集合,具有决策支持功能,存储了经形式化后的传统会计方法和规则,应用数据挖掘与OLAP联机分析技术可从中挖掘新信息,进行多维分析,不同信息使用者根据决策需要,通过面向用户的前端分析工具,如报表查询工具、趋势预测、统计分析工具,与数据仓库系统进行交互,完成决策分析。
(4)数据处理系统。
传统会计信息系统的最大缺陷就是复制手工会计过程,不能提供决策信息,而现代会计信息系统的数据处理系统能够对会计事项数据库和数据仓库中的原始数据以及外部数据信息加以整理、过滤,并根据不同的决策需要进行数据的分类处理。
(5)防火墙。
防火墙是计算机硬件和软件的组合,通过防火墙这一网络防护系统,隔绝企业内部网与外部网,阻止非法用户的侵入,因而能够保证会计信息的安全性,这也是维护会计信息系统的必然要求。
上述的构建模块通过可行性分析后就可在系统运行阶段接受检验,现代会计信息系统已不单纯依赖计算机硬件和软件系统,而是更多地依赖计算机网络,这种基于网络的现代会计信息系统更有利于企业将会计信息和业务信息有效地结合起来,从而可以对报表、审计等进行远程、在线操作。
4 现代会计信息系统的风险和维护
现代会计信息系统基于互联网,使原来封闭的局域网会计信息系统被推向开放的互联网,在为企业带来会计业务一体化处理的便利的同时,也使会计信息系统的风险暴露无疑。
(1)现代会计信息系统的风险。
会计信息系统风险包括系统故障风险、内部人员的道德风险、非法侵扰风险、系统关联方道德风险和电子商务内部控制等五大风险。
系统故障风险就是硬件或软件故障所导致的风险,直接影响系统的正常运行;内部人员的道德风险是会计信息泄露的主要来源之一,因此必须加强内部人员的职业素质培训和权限控制;非法侵扰风险是有目的性的窃取或修改信息,也需要引起系统维护者的重视;系统关联方道德风险存在于复杂的关联方关系中,已不仅仅是员工培训所能解决的了,依赖的是关联方的道德素质和利益驱动;电子商务内部控制是在网上交易过程中安全控制手段和技术上的潜在风险。
现代会计信息系统由于实现了信息化,全面运用现代信息技术,并通过网络系统使会计业务处理过程高度自动化,信息高度共享,因而产生了新的风险,主要包括黑客攻击和数据库系统漏洞。①黑客是计算机安全的主要威胁之一,而它对会计系统主要采取窃听、重发攻击、迂回攻击、假冒攻击和越权攻击等方式,主要是为了达到窃取重要机密数据的目的,会计信息的泄露和篡改对于决策者的正确判断具有致命性的影响,也给竞争者和窃取方带来了竞争便利。②数据库系统漏洞是会计信息系统自身所存在的风险,虽然系统拥有许多安全设置选项,但在实际运行过程中,漏洞会不断产生,如果不及时打上补丁,就给了破坏者以可乘之机,如若入侵者通过执行系统的相关指令而得到了系统的控制权限,这将对系统内的数据安全造成极大的威胁。
(2)现代会计信息系统的维护。
系统维护的目的是为了保证系统的正常运行,使系统始终处于最佳的运行状态,它贯穿于系统的整个生命周期,不断重复出现,直至系统过时和报废为止,在软件系统生命周期各部分工作量中,软件维护甚至占到了50%以上,由此可见系统维护的重要性。
按系统维护的性质,对系统软件的维护可分为正确性维护、适应性维护和完善性维护。对现代化会计信息系统的维护主要体现在规避潜在风险,控制现存风险,主要的方法有坚持系统开发的控制,建立网上公证三方牵制,实行监控与操作分离、增强内部牵制,健全漏洞监测系统等。
建立网上公证三方牵制就是根据网络安全协议,采用第三方认证的方式保证信息发送和接收方能够使用安全和可靠的会计信息,而且发送方和接收方的身份都通过认证;实行监控和操作分离,双重保障,多方备份,防止出现数据不一致,岗位的明确划分也就实现了内部牵制;健全漏洞监测系统,要求在实时监控的同时,发现漏洞就及时修补,避免造成更严重的后果。
论文关键词：会计信息系统 系统维护 网络技术
论文摘要：企业会计是企业管理信息系统的一个主要子系统，会计本质上就是一个经济信息系统，为企业提供会计信息，但会计信息的有效性取决于会计信息系统的信息源和信息处理器。会计信息系统经历了从传统的手工方式到电算化的转变，在了解传统会计信息系统的缺陷的基础上，构建符合现行会计准则和信息技术的现代会计信息系统，并实现有效维护，是会计信息系统的必然趋势。
1 会计信息系统的发展
会计信息系统（Accounting Information System,AIS）是基于计算机的、将会计数据转换为信息的系统，利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并能为进行会计管理、分析、决策提供辅助信息。
会计信息系统在我国的运用始于20世纪80年代初。会计信息系统软件最初是由企业自制，后来出现了用友、金碟等财务软件公司，使得财务软件逐渐走向规范与成熟。根据功能和管理层次的高低，会计信息系统包括会计事务处理系统，会计管理信息系统和会计决策支持系统，管理级别依次提高。由于技术的限制，现在会计信息系统大都属于会计EDP（电子数据处理）和MIS（管理信息系统）一类，会计DSS（决策支持系统）尚处于探索阶段。
根据信息技术对会计信息系统的影响程度、以及系统本身是否克服了传统复式簿记的弊端，会计信息系统又可划分为四种模式：手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统和现代会计信息系统。
（1）手工会计信息系统。
产生于15世纪，可追溯到13、14世纪威尼斯商人的借贷记账法，其核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿，一直延续至今。
（2）电算化会计信息系统。
1954年美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资，从而引起了会计处理的变革，电子计算机应用于手工会计信息系统中，就标志着电算化会计信息系统模式的开始。
（3）准现代会计信息系统。
从20世纪60年代末发展至今，采用事项会计的思想，从理论上克服了电算化会计的弊端，但仍然围绕会计科目表、分录等核心，应用数据库会计的理论模型，利用数据库技术建立储存强大的、分解的、多计量属性数据的会计信息系统，以便数据可以按照最切合每一个用户需求的形式进行组织。
（4）现代会计信息系统。
1982年7月，美国密歇根州立大学会计系教授麦卡锡（Me.Carthy）在《会计评论》上发表了题为《REA会计模型：共享数据环境中的会计系统的一般框架》的论文，提出了REAL模型，标志着现代会计信息系统模式的开始。
随着数据库、网络技术的发展，REAL模式已成为理论最完善、研究最系统、变革力度最大、成果最多的一种创新模式，极有可能成为未来会计信息系统的主流模式。
2 传统会计信息系统的缺陷
传统会计信息系统是相对于现代会计信息系统而言的，包括手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统，作为目前广泛使用的信息系统，它们主要具有以下缺陷：
（1）以部门为立足点，没有扩展到企业。
传统会计信息系统在设计时，是从会计部门的角度来考虑问题，而不是站在企业的角度，因此，信息流只能在会计部门内部流动，形成了“信息孤岛”，由于信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动，因此难以保证数据交换的真实性。
（2）模仿手工处理方式，自动化程度低。
传统会计信息系统基本上都是在模仿手工处理，少有创新之处，只是迎合会计人员手工处理的习惯而已。传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的，会计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证，然后才是自动记账、自动生成报表，自动化程度低。
（3）应用新会计理论和方法受制约。
会计理论和方法始终在随着会计实务的发展而更新，但由于传统会计信息系统只在会计部门实施，对会计新理论的接受速度慢，也制约了新会计理论和方法的传播和应用。
（4）事后会计，功能发挥受限。
一般而言，传统会计信息系统仅仅是事后会计，在业务发生后对之进行记录，很难再发挥更大的功能。传统会计信息系统只能简单地运用财务会计等业务处理层的理论，而无法深入运用财务会计之外的分析决策层的理论。
（5）提供信息不全面。
信息使用者需要且企业能够提供的信息主要包括五类：①财务和非财务数据；②企业管理人员对财务和非财务数据的分析；③前瞻性信息；④关于管理人员和股东的信息；⑤企业的背景信息。传统的会计信息系统不能及时而全面地提供这些信息，不能满足会计信息使用者的需要。
会计信息系统具有采集、存贮、加工、传输和传出会计数据的基本功能，但传统的会计信息系统一直作为一个独立的系统在发展，除总账和财务报表子系统外，其他业务核算模块都是从企业信息系统的各子系统中独立出来的，并且数据流存在一定的重复性。
3 现代会计信息系统的构建
按照生命周期法，信息系统的开发过程包括系统规划、系统分析、系统设计和系
统运行和维护四个阶段，对于会计信息系统，系统规划就是要使会计信息通过系统的处理能满足内外部信息使用者的决策需要，尤其是企业管理层的决策需要。系统分析就是要在对现行会计信息系统的调查基础上，确定新的系统基本目标和逻辑功能要求，并进行可行性分析。系统设计就是根据逻辑模型建立物理模型，计算机化会计信息系统应用软件的总体结构和数据库设计。系统运行和维护就是在新的信息系统投入使用后，测试和评价运行效果，并进行实时维护，保证系统的有效运行。
从系统分析和设计的角度，针对传统会计信息系统的缺陷，根据全面性、系统性、及时性和发展性的系统构建目标和原则，现代企业会计信息系统的基本框架可以大致包括以下几个部分：
（1）企业会计事项数据库。
以事项会计理论为基础建立，企业日常经济活动中所有的财务和非财务信息都以原始数据的形式存储在该数据库中，以便根据不同决策的需要生成不同的信息。企业会计事项数据库是建立多维数据仓库的基础，为会计信息的多维计量提供了依据。
（2）元数据库。
元数据是关于数据的数据，是描述数据的结构、内容和索引，元数据库就是元数据的集合，用于管理所有与数据仓库相关的模型、视图和操作策略，是有效管理数据仓库的首要前提。
（3）数据仓库和数据挖掘。
该库是集成的、面向主题的、稳定的数据库集合，具有决策支持功能，存储了经形式化后的传统会计方法和规则，应用数据挖掘与OLAP联机分析技术可从中挖掘新信息，进行多维分析，不同信息使用者根据决策需要，通过面向用户的前端分析工具，如报表查询工具、趋势预测、统计分析工具，与数据仓库系统进行交互，完成决策分析。
（4）数据处理系统。
传统会计信息系统的最大缺陷就是复制手工会计过程，不能提供决策信息，而现代会计信息系统的数据处理系统能够对会计事项数据库和数据仓库中的原始数据以及外部数据信息加以整理、过滤，并根据不同的决策需要进行数据的分类处理。
（5）防火墙。
防火墙是计算机硬件和软件的组合，通过防火墙这一网络防护系统，隔绝企业内部网与外部网，阻止非法用户的侵入，因而能够保证会计信息的安全性，这也是维护会计信息系统的必然要求。
上述的构建模块通过可行性分析后就可在系统运行阶段接受检验，现代会计信息系统已不单纯依赖计算机硬件和软件系统，而是更多地依赖计算机网络，这种基于网络的现代会计信息系统更有利于企业将会计信息和业务信息有效地结合起来，从而可以对报表、审计等进行远程、在线操作。
4 现代会计信息系统的风险和维护
现代会计信息系统基于互联网，使原来封闭的局域网会计信息系统被推向开放的互联网，在为企业带来会计业务一体化处理的便利的同时，也使会计信息系统的风险暴露无疑。
（1）现代会计信息系统的风险。
会计信息系统风险包括系统故障风险、内部人员的道德风险、非法侵扰风险、系统关联方道德风险和电子商务内部控制等五大风险。
系统故障风险就是硬件或软件故障所导致的风险，直接影响系统的正常运行；内部人员的道德风险是会计信息泄露的主要来源之一，因此必须加强内部人员的职业素质培训和权限控制；非法侵扰风险是有目的性的窃取或修改信息，也需要引起系统维护者的重视；系统关联方道德风险存在于复杂的关联方关系中，已不仅仅是员工培训所能解决的了，依赖的是关联方的道德素质和利益驱动；电子商务内部控制是在网上交易过程中安全控制手段和技术上的潜在风险。
现代会计信息系统由于实现了信息化，全面运用现代信息技术，并通过网络系统使会计业务处理过程高度自动化，信息高度共享，因而产生了新的风险，主要包括黑客攻击和数据库系统漏洞。①黑客是计算机安全的主要威胁之一，而它对会计系统主要采取窃听、重发攻击、迂回攻击、假冒攻击和越权攻击等方式，主要是为了达到窃取重要机密数据的目的，会计信息的泄露和篡改对于决策者的正确判断具有致命性的影响，也给竞争者和窃取方带来了竞争便利。②数据库系统漏洞是会计信息系统自身所存在的风险，虽然系统拥有许多安全设置选项，但在实际运行过程中，漏洞会不断产生，如果不及时打上补丁，就给了破坏者以可乘之机，如若入侵者通过执行系统的相关指令而得到了系统的控制权限，这将对系统内的数据安全造成极大的威胁。
（2）现代会计信息系统的维护。
系统维护的目的是为了保证系统的正常运行，使系统始终处于最佳的运行状态，它贯穿于系统的整个生命周期，不断重复出现，直至系统过时和报废为止，在软件系统生命周期各部分工作量中，软件维护甚至占到了50%以上，由此可见系统维护的重要性。
按系统维护的性质，对系统软件的维护可分为正确性维护、适应性维护和完善性维护。对现代化会计信息系统的维护主要体现在规避潜在风险，控制现存风险，主要的方法有坚持系统开发的控制，建立网上公证三方牵制，实行监控与操作分离、增强内部牵制，健全漏洞监测系统等。
建立网上公证三方牵制就是根据网络安全协议，采用第三方认证的方式保证信息发送和接收方能够使用安全和可靠的会计信息，而且发送方和接收方的身份都通过认证；实行监控和操作分离，双重保障，多方备份，防止出现数据不一致，岗位的明确划分也就实现了内部牵制；健全漏洞监测系统，要求在实时监控的同时，发现漏洞就及时修补，避免造成更严重的后果。
现阶段,铁路财会工作将推进财会信息化建设做为工作重点,以此达到规范财会工作、全面推行预算管理、实现对国有资产有效监督的目的。随着我国经济和信息技术的快速发展,网络会计信息系统应运而生,成为了企业会计发展的必然趋势。将会计信息系统应用于铁路财会工作中,对于提高财会工作效率具有重要作用。但是,与此同时
,我国铁路会计信息系统发展仍存在诸多不容忽视的问题,只有认清这些问题并加以切实解决,才能推动我国铁路会计工作的健康持续发展。
一、铁路会计信息系统的重要性
会计信息系统是指运用信息网络技术实现会计信息的采集、归纳、整理、存储和处理,进行会计核算,并可以为会计管理、分析、决策提供可靠辅助信息的综合性系统。该系统是在网络经济背景下发展起来的,是在网络环境下对各项经济事项或经济交易进行确认、计量和披露的会计活动。相比较传统会计而言,铁路财会工作运用会计信息系统体现出以下优势:其一,加快了铁路企业信息化建设进程,以会计信息化的完善带动其他部门实现信息化,从而实现铁路的跨越式发展;其二,提高铁路财务管理水平,将财务管理由静态管理转化为动态管理,提高了会计工作效率,使会计信息的核心效用得以充分发挥;其三,铁路当局利用会计信息系统控制成本,实现了定额和计划控制的自动化,使铁路的生产效率、经营效率均可以按照既定目标运行,有助于全面预算管理的切实执行。
二、我国铁路会计信息系统发展存在的问题
(一)网络安全问题亟待解决
就会计信息系统的运行而言,其主要是以网络环境为依托。然而,由于我国当前对于网络犯罪的相关法律不够完善,致使黑客通过木马程序盗取个人账号或信息的情况屡有发生,并且对于这类涉及虚拟财产或债务的犯罪案件也比较难于查处。此外,网络上大量的病毒攻击也是困扰会计信息系统安全有效运行的一大难题。
(二)会计信息系统软件稳定性差
会计信息系统的工作情况,主要取决于其相应软件的质量和稳定性。然而,我国目前研发的大多数会计核算软件均存在不稳定的情况,从而严重影响了会计信息系统的整体运行效率,由于软件问题导致工作人员不能正常工作的情况也时有发生,致使大幅度增加了办公成本。
(三)会计内部控制体系尚未完善
在铁路会计信息系统发展的过程中,存在着财会人员职责分离不明确、会计岗位责任制缺失、授权混乱等问题,这主要源于铁路尚未建立起与会计信息系统运行相适应的内部控制体系。在这种状况之下,会直接导致铁路会计信息失真、权限失控,进而对铁路企业造成巨大损失。
(四)会计人员的综合素质有待于进一步提高
会计信息系需要高素质、专业的人员进行操作,但是,就当前情况来看,铁路会计信息系统操作人员的综合素质尚不能满足会计信息系统的发展需求。就会计人员而言,一些铁路会计人员固步自封,对会计信息化建设没有引起足够的重视,导致其自身知识结构无法得到完善,业务能力无法提高;就铁路当局而言,虽然每次都会进行新系统的推广与培训,但是培训时间过短,不能让会计人员全面掌握会计系统的操作要领和相关知识。
三、解决我国铁路会计信息系统发展问题的对策
(一)加强网络安全监督管理
首先,对于日益增多的网络犯罪问题,国家应制定相关的法律法规对其进行规范和监管。目前,我国虽然也设立了网络警察,但由于制止网络犯罪的成本相对较高,从而不符合成本效益的原则;其次,铁路部门应对存在于会计系统的各种安全问题向上级有关部门汇报,并及时更新杀毒软件查杀电脑中可能存在的病毒或木马程序;再次,必须有效地控制系统软件的安装和修改,并对重要文件采取加密等措施或是利用网络软件对读取权限进行必要的限制,以此来避免会计数据信息被删除或破坏;最后,需对系统软件进行定期检查。一旦系统被破坏,系统软件应具备强制备份、紧急响应、快速重建及恢复等功能。
(二)改善系统软件的稳定性
改善系统软件的稳定性必须从根源上入手。在设计时应尽量避免软件存在bug等漏洞,使软件能够安全稳定地运行,同时软件的运行环境也应尽可能与操作系统相吻合,防止不兼容的情况发生。为了使系统软件具有更高的稳定性,软件开发商应在系统运行之初做好大量的模拟试验,使会计系统软件更符合铁路部门的客观实际情况。此外,在软件研发后,应先找一些试点单位进行试运行,并结合具体运行情况对软件中存在不足之处加以解决和修改。
(三)完善会计内部控制体系
会计信息系统环境下,铁路当局需要建立与之相适应的会计内部控制体系,以确保会计信息系统的有效运行。首先,明确会计岗位设置,落实不相容岗位相分离制度,形成相互牵制、相互制约的工作机制;其次,严格控制网络使用授权,确保已生成会计信息或文件资料的安全性;再次,建立并实施会计信息系统管理制度,做好系统的维护管理、程序和数据的网络安全管理等工作。
(四)提高铁路会计综合素质
由于铁路会计信息系统的建设赋予了会计工作新的职能,为会计工作人员的业务知识和能力提出了更高的要求,所以,铁路必须加强会计人员的业务和能力培训,使会计人员在扎实掌握会计专业知识的基础上,提高会计信息保密技能、会计管理职业技能、网络操作技能等。这样才能确保会计人员在铁路会计信息化建设的过程中发挥良好的助推作用,提高会计信息系统运行的效率,提升会计管理工作水平。此外,铁路部门还应重视对会计信息系统操作人员的职业道德教育 ,使其严格遵守系统操作管理制度,确保会计信息的安全性和保密性。
【摘要】随着电子商务与信息技术的发展,传统会计信息系统(AIS)控制的局限性日益凸显。事件驱动型会计信息系统(EDAIS)控制由于考虑到各种事件中可能包含的风险,而成为会计信息系统控制的发展方向。
随着电子商务和信息网络技术的迅速发展,AIS与企业的其他业务信息系统的融合越来越紧密。AIS的控制问题不再是一个局限于会计部门的孤立的问题,而成为一个涉及到企业各项活动的系统性问题。AIS控制问题也不再是信息系统自身的问题,而应该从AIS体系结构出发,从根本上改变AIS控制的方法与范围。AIS体系结构是指采集、存储、处理、传输数据的步骤、方法或数据处理程序的结构。现有学术研究成果大多是在坚持传统AIS体系结构及其内部控制制度与控制观点的基础上,从信息技术的角度探讨如何加强AIS的控制。这种控制与电子商务、企业信息化的发展极不相适应,并且大大限制了企业/:请记住我站域名/的运行效率。笔者从事件驱动体系结构的角度,分析AIS控制。
一、传统会计信息系统控制的局限性
(一)传统会计信息系统数据处理流程
传统AIS是建立在传统会计体系结构基础之上的。传统会计体系结构是指现代信息技术出现之前,会计人员在处理会计数据时所采用的一系列步骤和方法,即会计循环和会计恒等式。基于这种体系结构的AIS采集和存储的数据是有关业务事件数据的一个子集,即只采集和存储那些改变企业资产、负债或所有者权益构成的会计数据。图1反映了基于传统体系结构的AIS采集、存储和处理业务数据的流程。
(二)传统会计信息系统控制的局限性
如图1所示,传统AIS处理流程原封不动地保存了原始的会计循环,只是使用信息技术去自动化老式的会计工作流程。传统AIS控制也正是基于图1所表示的传统体系结构而形成的。
1.从原始数据录入到财务报表输出,整个过程频繁使用了大量的事务文件和工作文件对会计信息进行加工处理,最终财务报表的可依赖性取决于原始数据的可靠性。虽然使用了大量的中间文件,但这些文件内容大多来自于同一数据源。例如,应收账款总账及其所属明细账数据都来自同一销售发票。由于存在“垃圾进,垃圾出”现象,当业务过程发生了错误时,不管记录、维护及报告过程使用的技术如何,都将造成报告错误。
2.分离职责和责任局限于使一个人的工作核查另外一个人的工作,着重于事后监督,而忽视了事前预防。
3.没有考虑到信息技术能够减少业务活动中的人为错误,能够对业务与控制规则的符合程度进行监控,而对会计数据进行重复记录,对重复数据做大量调整、核对。这样,既和现代企业对AIS的要求不相适应,又影响系统的运行效率。
4.AIS专门从事收集和处理其他部门所创造的数据信息的工作,独立于业务活动,是反映性的和纠正性的,无法检查、控制、杜绝业务活动过程中发生的错误。
5.会计人员和审计人员在指导内部控制制度的设计、实现、维护和评估时,根据会计管理工作的需要而设定,局限于会计工作的范围。控制程序是局部性的、阶段性的,没有考虑与可能跨越几个职能部门的业务过程有关的种种风险,无法对财务活动以外的其它活动的风险进行控制,而其他活动的风险往往间接或直接地导致了财务风险的产生。
二、事件驱动型会计信息系统数据处理流程
(一)业务过程与事件
业务过程是完成企业战略目标的一系列活动。事件是表示业务过程中的单一活动。一个企业的业务活动可分为业务事件、信息事件、决策与管理事件。业务事件是在业务过程中执行的与向顾客提供商品和服务有关的业务活动;信息事件是指对信息进行收集、加工、存储、维护、传输、报告等的处理活动;决策与管理事件是管理者或其他人在计划、控制和评价业务过程时的决策活动,包括管理资源(人力、物力及资金)和制定战略规划等。二)事件驱动型会计信息系统数据处理流程
事件驱动体系结构以业务过程和事件来构造系统,它以各类经济活动事项为中心组织数据,并独立于应用程序之外,业务数据输入一次,便可用于生成各种视图驱动应用所能提供的全部视图。EDAIS是建立在事件驱动体系结构的基础上,在业务发生时收集业务事件的所有数据(如时间、地点、责任人和参与者、涉及到的资源与风险等),把业务事件数据集成在数据仓库里,同时利用信息生成工具对事件数据仓库中的数据进行会计处理的。即按用户需要产生各种报告视图,如明细账、分类账和财务报表等,实现业务与会计的协同化处理。三、事件驱动型会计信息系统的风险
EDAIS的风险除了财务风险外,还有常常直接或间接地给企业带来财务损失的其他业务的风险,这些风险可概括为:业务事件风险、信息事件风险及决策与管理事件风险。每一个风险都会波及到财务部门,带来财务风险。风险的控制必须贯穿于各种事件之中,而传统体系结构忽视了许多与财务资源有关的非财务风险。
(一)业务事件风险
业务事件风险包括:业务事件发生在错误时间和地点;业务事件没有适当的授权、操作顺序错误、涉及错误的人员;业务事件涉及错误的资源类型与数量等。这些业务操作风险用传统体系结构AIS是很难检测出来的。
(二)信息事件风险
信息事件中蕴涵着信息收集、加工、存储、维护、传输、报告等风险。信息收集风险是指对业务事件不能做出正确的判断,对数据采用了不适当的表达形式,从而导致事件数据记录不完整、不准确或无效;信息加工风险是指不能对数据做出正确的选择、排序、合并、更新、计算等;信息存储风险是指存储哪些数据、存储多长时间、采用什么样的存储方式等发生错误;维护风险是指未察觉或未记录组织的资源、 参与者、时间、地点的变化;信息传输风险是指信息在AIS内部子系统间或AIS与其他系统间传输时,发生误传、盗窃、删除、被非法篡改等;信息报告风险是指报告输出数据形式不当、或汇总错误,或数据提供给未经授权的单位或个人,或未及时提供数据。
(三)决策与管理事件风险
决策与管理事件风险包括:未能对未来事件做出正确的预测,致使计划制定错误或不完善;由于规章制度不完善,指挥、协调、控制失效,计划或决策方案没有得到有效的执行;由于对管理对象的状态信息及管理决策目标信息掌握不全,未能对经营成果做出正确的评价。
四、事件驱动型会计信息系统控制
EDAIS控制是根据事件驱动体系结构的特点而提出的,它把风险的控制贯穿于企业业务过程的各个事件中,实现了业务活动、信息处理、IT与风险控制的集成。
(一)控制业务活动
1.控制交易风险。建立在传统体系结构上的AIS只能被动地接收各业务部门产生的数据,是反映性的。一旦业务部门的业务操作出现问题而没有被发现,必然要把错误的数据带入AIS,而传统AIS却无法发现这些错误;EDAIS基于业务活动构建系统,针对业务事件的各种可能风险,设计交易授权、操作规程和业务执行过程的控制规则。明确规定哪些人允许执行哪些活动,接触哪些资源,哪些事件应在什么时间发生在何处。这样,在业务发生之前便评估其风险,从会计信息的源头上控制风险,防止业务事件、信息事件和决策与管理事件的错误和舞弊。
2.职责分离。EDAIS职责分离除了维持传统的监督与检查功能外,更注重提高效率与预防错误的发生。它能够通过共同数据仓库整合、连接与协调各类平衡的活动,实现相关业务事件的相互牵制与自动核对。例如,当销售业务发生时,可以把其数据直接输入到数据仓库,并直接与收款业务数据进行自动核对,确保无误后,再进行会计处理,而不必像传统AIS那样,由会计部门分别接收各业务活动数据,并进行核对与处理,这样,既提高了组织运行的效率和有效性,又提高了系统控制的质量。
(二)把控制嵌入事件中,实现实时控制
传统AIS作为收集与处理其他业务部门业务数据的一个独立系统而存在,控制范围局限于会计部门,控制时间滞后于业务事件;EDAIS将业务事件与信息事件进行整合,能把控制规则嵌入到系统的记录过程、维护过程和报告过程中,使控制程序和规则成为业务过程及信息过程中不可分割的职能,防止发生错误或舞弊。在信息处理时,检查和管理与事件相关的处理规则、控制程序和政策,实现对业务与信息处理的实时控制。但是,为了实现系统控制的适应性,控制程序和规则要随企业战略、组织结构、业务过程和使用的信息技术的变化而改变。
(三)审计监督
传统AIS是从手工AIS中发展而来的,仅仅收集业务事件的财务数据,还有一些重要的非财务数据被分割后,保存在各业务部门的子系统中。这样,作为审计线索的业务事件数据通常被分割存放在组织的各个不同的职能领域。审计与会计人员进行审计监督时,要到各业务子系统查找信息,然后在数量巨大的电子凭证和电子文件之间进行拼凑。这种事后的审计与监督工作,难度大,可信度低;在EDAIS中,每一个业务事件的有关资源、事件、参与者和地点的数据元素都通过记录过程收集在数据仓库里。采用并行审计技术在AIS中嵌入审计模块,从数据仓库中获取业务事件的全息数据,既可测试系统数据和业务规则的符合性,又可为审计与会计人员提供追踪与监督业务过程的全面、详细的电子审计线索,而且,还可允许使用各种详细的联机数据来进行审计分析和评估。
(四)简化中间处理步骤,降低控制难度
由图1可知,传统AIS中间处理步骤和物理文件多,而且与企业其他系统间的耦合度低,系统间协调性差,数据传输难度大;EDAIS收集描述业务活动的各种多维数据并存储在数据仓库中,按照信息需求,建立信息报告工具,直接输出各种信息报表,大大减少了中间的处理步骤和物理文件数量。既减少了物理文件被非法篡改、盗用、攻击、删除的机会,又降低了AIS与其它信息系统间数据的传递频率,从而降低了控制难度。
【摘要】本文在公司治理和公司管理整合的框架中，全面论述了会计的地位和作用：会计信息系统一方面是联系公司治理系统和公司管理系统的纽带，是治理系统和管理系统得以正常运转的基础；另一方面，会计信息系统的完善及其作用的发挥亦离不开企业内部科学、严密的组织管理和公司治理结构对其的引导和控制。三者之间形戚一互相影响，互相制约的关系。因此，会计改革不能局限于就会讨论会计，而是应站在管理的高度，通过健全公司治理结构和加强企业内部管理来使会计改革取得事半功倍的效果，以最终形成公司治理系统、公司管理系统和会计信息系统良性循环的局面。
【关键词】公司治理系统公司管理系统会计信息系统
一、引言：
纵观会计发展历史，会计已经从简单地记录事项并向所有者报告管理者经营业绩的阶段演变到向组织内部和外部的利益相关者提供决策有用信息。会计的目标相应地也从报告解除受托责任拓展到优化配置资源。但是，从我国会计信息质量现状来看，会计在很大程度上不仅没有起到优化资源配置的作用，甚至有时还误导了资源的流向，使投资者的利益受到了损害。会计信息质量不高，与会计人员素质。会计法规和准则等方面均有关系，这方面的研究已有诸多成果。本文试图另辟蹊径，立足公司治理、企业管理、会计信息系统的共生关系，从理论层面揭示会计信息质量是怎样受制于环境并积极地影响这些环境。作者的观点是，会计作为企业管理系统的一部分，它同公司的管理结构和治理结构是密不可分的。在一个管理有序、治理完善的企业中，会计必然运作良好，它为企业内部、外部决策者提供可靠、相关的会计信息。从经验来看，那些提供虚假会计信息的企业一般都在企业管理上比较薄弱，缺乏有效的公司治理结构。笔者进而认为会计信息失真的深层次原因是在于我国许多企业缺乏完善、健全的公司管理系统和有效的公司治理系统。会计职责的履行和作用的发挥离不开企业管理和治理结构，只有将会计置于公司管理和治理系统中加以考虑，才能理解会计在经济生活中的角色和地位，才能找出现实中所存在问题的症结，寻求对症之药。
二、公司治理和公司管理的整合分析摸型
目前，有关公司治理和公司管理的研究存在着两种倾向，即公司治理研究只考虑狭义的公司治理范围，其中主要研究内部监控机制和激励约束机制，而公司管理研究中，又只注意企业外部环境、公司文化、管理风格的影响，而很少把公司管理系统与公司治理系统结合起来综合研究。
其实，公司治理与管理是存在紧密关系的两个方面，按柯克兰和瓦提克（Cochran andWartick）的研究结论：公司治理与公司管理之间潜在冲突是构成公司治理问题的内容之一，因此公司治理的目标就包括协调公司的治理和公司的管理。[1]治理与管理的区别依赖于经济学上定义股东与管理者关系的企业理论模型：股东拥有企业仅不参与经营管理，股东通过选举董事会作为他们在公司决策中的人来监督经营者的行为。据此，公司治理被看成与公司的内在性质、目的和整体形象有关，与该实体的重要性、持久性和诚信责任等内容有关，而公司管理则更多地与具体经营活动有关。可以认为，治理与管理的差别在于：（1）治理的中心是外部的，而管理的中心是内部的;（2）治理是一个计放系统；管理是一个封闭系统；（3）治理是战略导向的，管理是任务导向的。简言之，公司治理关心的是“公司向何处去”的问题，而公司管理关心的是“怎样使公司达到上述目标”的问题。同时，企业治理和管理又是密不可分的。公司治理和管理都可能直接对公司管理运作过程产生影响，但在通常情况下，公司治理系统主要是通过影响公司管理系统来达到间接影响公司管理运作的目的和提高公司的管理效率与管理效益的。在实践中，通常认为专司公司治理的董事会在很大程度上参与了企业管理。特别是在英美等国家的治理结构中，董事长往往又是公司的首席执行官（CEO），许多高层经理又是董事会成员。鉴于公司治理与公司管理这种交叉关系，国外有学者指出应该将公司治理与公司管理综合起来加以研究，并提出了一个描述性模型。我国有学者借鉴其思路，构造了一个公司治理与公司管理的整合分析模型[2]。
公司治理系统由内部监控机制和外部监控机制组成。我国公司法确定阶“三会四权”制衡机制就是典型的内部监督机制。外部监控机制是指一股股东、资本市场、经理市场、产品市场、社会舆论和国家法律法规等外部力量对企业管理行为的监督。
公司管理系统在这里被描述成由三个部分组成：一是企业战略目标与决策系统；二是企业组织结构与组织管理系统；三是企业文化与价值系统。按照著名的麦肯齐企业管理系统的7—S框架（因素包括结构、战略、体制与程序、人员与班子、技能、作风。共同价值）来分析，上述第一和第二部分主要是硬件要素，第三部分主要是软件要素。从控制角度看，在公司管理系统中，决策体制、管理组织体制、管理规程与制度以及会计、审计系统等构成了公司管理的自我调控机制，对企业管理行为形成了内在的和制度化的约束。
模型中还有两个相关的系统。一是企业外部环境系统，这包括政治、经济、社会文化、顾客、供应商。竞争对手、资本市场等因素，它们既影响公司治理系统，又影响公司管理系统，还构成公司治理系统的一部分。二是公司信息网络。它应是公司治理系统和管理系统的共同组成部分和赖以有效运作的基础。强调这一点，对于我国企业现阶段在企业建立有效的治理机制是至关重要的，因为我国很多股份企业治理结构发挥不了作用，除了制度上的缺陷，本身能力差之外，再就是缺少支持有效决策和有效行动的信息。而这些信息常常是企业管理的自我调控系统，特别是会计和审计系统提供的。
三．会
计信息系统与公司治理和管理系统当现代经济已客观地表现为实体经济、货币经济和数字经济的三重世界时，现代企业中的管理信息网络很大程度上就是以数字形式表现出来的会计信息系统[3]。会计是企业管理活动的一部分，它产生于企业管理系统中，以管理当局的名义向外披露会计信息，并对其可靠性、真实性负责。会计亦是公司治理结构中不可或缺的组成部分，公司内、外部利益相关者只有根据会计信息了解并监督企业管理活动，进而作出相关决策。会计信息系统和公司治理和管理系统的关系具体分析如下：
（一） 会计信息系统与公司治理系统
公司治理系统由内部监控机制和外部监控机制组成。内部监控机制是主要股东①、董事会、监事会对企业经营者进行监控的机制。在一定情况下内部监控机制是公司治理的主体。它一方面利用企业管理当局披露的会计信息对企业管理者进行约束和激励。另一方面因为内部监控机制的特殊地位，它有义务保证企业的会计系统和审计系统向股东会、董事会、监事会及外界披露提供系统、及时、准确的会计信息。美国公司董事协会在描述董事会职责范围时就认为董事会在检查和监督企业内部管理控制工作方面的作用包括：“辨别董事会对信息的需求，并安排这些信息的及时提供；每年对流向董事的信息进行评价，以确保这些信息的准确性。完整性和合理性。”[4]
外部监控机制包括资本市场、产品市场和经理市场等外部力量对企业管理行为的监督。资本市场起着为通资金提供者和企业间的信息，在企业间配置资源的作用。资本市场上的决策者主要是中小股东和债权人，由于他们不直接监督经营者，因此要求公司向他们提供详细、可靠的财务数据，要求证券市场管理者制定公平交易规则，来规范会计信息的供给。而资本市场发挥作用的前提是企业积极地披露保留的信息，市场又能将企业披露的信息及时地反映出来实现对企业的正确评价。产品市场对企业的监控是通过企业与供应商和顾客之间的“纵向竞争”来实现的。现代企业间既存在竞争又有相互协调。竞争性是产品市场发挥作用的前提。而社会化大生产又要求企业间相互协调合作，保持一种长期稳定的交易关系。在交易过程中，合作双方提出的条件常常会直接影响另一方企业的经营方针和管理方式的具体内容，因此双方都需要全面收集对方的经营状况信息，以决定合作的内容和方式。而这种所需要的经营状况信息很大一部分是来自于企业向外披露的会计信息。在有效的经理市场上，企业经理是一种特殊的人力资本，其价值取决于市场评价，市场评价的标准除了知识、经验以及城信度之外，还有一个关键因素就是经理任期内的经营绩效。经营绩效又主要是通过企业反映财务状况、经营成果、现金流动状况的财务会计信息表现出来的。如果经营绩效良好，经理人员不仅可以获得优厚的回报，其在经理市场的价值也会大大上升，如果经理出现经营劣迹，其价值会一落千丈，最终会影响其职业生涯。综上所述，现代财务会计制度的建立与完善，完全可以看作是会计对现代企业冶钢结构的逐步健全完善而作出的一种积极响应。而有效的审计监督制度，又确保了这种相辅相成关系的正常秩序并发挥积极作用。
（二）会计信息系统与公司管理系统
从以上分析中可以看出，公司治理系统中内外监控机制的有效运作和作用发挥，主要取决于公司的会计信息系统。如果没有可靠、相关的会计信息支撑，董事会、监事会及外部监控机制的任何决策都可能盲目无效。为此，有必要在企业管理层面上，将产生并保证真实可靠的会计信息的系统称之为公司管理系统的自我调控机制。它从企业有效管理的角度在财务上对内部管理进行控制，主要强调管理行为与法规制度的一致性以及可靠财务信息的畅通。公司治理系统的重要功能之一就是确保公司内部存在一个有效运作的自我调控机制，这是达到公司目标的必要保障。
什么是公司管理的自我调控机制呢？美国管理会计协会（CIMA）的定义是：它是这样一个整体系统，由管理者建立的，旨在以一种有序的和有效的方式进行公司的业务，确保其与管理政策和规章的一致，保护资产、尽量确保记录的完整性和正确性[5]。因此公司管理的自我调控机制主要是指企业的会计系统和内部审计系统。完全可以认为，现代管理会计内部审计制度的确立并发挥日益显著的作用，是现代会计适应现代企业管理发展而作出的应对措施。实际上，公司管理系统中的一些硬件要素也构成了一定的约束控制作用。这些硬件包括（1）决策控制机制；（2）管理组织体制；（3）管理制度。它们与内部会计、审计系统一起构成了公司管理的自我调控机制。
由上可见，以会计、审计系统为核心的公司管理系统的自我调控机制主要服务于企业进行有效管理，但它也是公司治理的内部监督机制和外部监控机制运作的信息基础。三者处于一种互动的状态。会计信息系统的作用就在于协调各方的利益，尤其是股东、债权人等组织外部相关者同组织内部管理者之间的利益冲突，使得在追求企业价值最大化时，也实现了个人利益最大化。因此会计信息系统内最终是服务于两个目标：一是为企业内部管理者提供管理决策信息；二是帮助企业内外监控者对企业管理者进行的监督激励和评价[6]。
同时会计审计系统的有效运作亦离不开公司内部科学合理的决策体制和管理组织体制以及完善的规章制度的有力支持。公司治理的内部外部监控机制与公司管理系统的自我调控机制也处于相互作用的状态。董事、监事和社会公众要从企业管理系统中获得会计信息，而企业的会计、审计系统又直接或间接地接受董事会或监事会的领导。为此，我们可以构建一个以会计、审计系统为核心的管理系统的自我调控机制及其与公司治理系统整合的模型。
四、公司治理、公司管理与会计治理三者互动关系的历史考察
在工业革命以前的漫长年代里，尽管出现了复式簿记这样具有历史性意义的巨大突破，但会计的发展始终是缓慢的，仅停留在简单的记录阶段。工业革命到来之后，科技的飞速发展引起了组织上的变革和创新。以所有权与经营权的分属为特征的股份公司的产生就是这一时期最重要的组织上的创新。现代流行的大部分经典性会计思想的产生都源于股份公司的实践（尤以美国为甚）。今天的绝大部分管理会计的方法都产生于1825－1925年，而这一恰恰是公司制逐步完善的时期。作为现代生产技术的先驱者的纺织工业，首先将制造一件产品的所有生产过程内部化并一体化于一家工厂。这些纵向联合企业中的经理们要求会计系统提供每一道工序上半成品的单位成本数据，以便于将自制半成品成本与外购价格作比较。然而，真正引发会计大发展的是美国历史上第一个现代工商企业——铁路公司的出现。它们首先雇佣大批支薪经理，建立起大规模内部组织机构，严格划分各部门，并明确了各部门的责任和权力。当时铁路公司的高层经理都深深懂得，内部信息的不断流通对于新兴大企业的有效经营是至关重要的，他们首创了会计和统计报表制度用以监督、评估经理们的工作。由于对精确信息的需要日益迫切，因而收集、整理和分析企业日常经营中所产生的大量各种各样的数据的方法也大有改进，更重要的是它导致了会计制度的改革，促成了会计脱离管理的领域而自成一门学科。
新的会计制度分为三大类：财务会计、固定资本核算和成本会计。当时还就新的会计在有关铁路的杂志和许多新出版的金融杂志上展开了广泛热烈的争论，从而形成美国历史上第一次会计大讨论。这些在十九世纪五十年代构想出并于以后几年逐渐完善的会计方法，很快便为十九世纪八十年代兴起的首批大工商企业所采用，直到进入二十世纪相当一段时期，它们一直是美国工商企业的基本会计方法和基本控制手段。[7]
到了19世纪后期，许多大型的工商企业纷纷学习引入铁路公司的管理和监督方法，其中最为突出的是安德鲁·卡内基的美国钢铁公司。正如霍利所指出的，工厂生产速度的大增，使其对经理的要求也大为提高。由于金属生产的每一个生产过程都牵涉到不同的活动，因此全面的协调和监督是困难的。为了对分管各个冶炼阶段的工头们进行有力的管理监督，他们发展了一套实行协调和监督所不可缺少的统计数据。特别是引进了“会计凭征制度”，每个车间在完成每一订单后，都要填列所消耗的材料和人工的费用。记载着生产每吨钢轨所耗费的各项原材料成本的日报和月报及时地送到卡内基手中，成为卡内基最主要的监督工具。
其后在二十世纪初，对公司制的演进和会计发展做出巨大贡献的是杜邦炸药公司，它是历史上最早的权力集中的、按职能划分部门的联合企业。与其它的联合企业一样，公司由董事会的执委会领导。除董事长之外，执委会的成员们都负有双重责任，既要对分管的职能部门的业绩负责，又要对公司作全盘性的管理，而第二项责任居于优先地位。执委会在执行工作时的主要依据之一就是由财务部门所算出的日益复杂的、关于成本会计和固定资本核算的资料。杜邦公司分管财务的副董事长皮埃尔·杜邦在公司合并完成后的第一项工作就是统一所有参加合并公司的会计制度，为公司的所有工厂和办事处制定出一套相同的会计程序，并牢固地控制流动资本的稳定供应。他们在完成这些工作时，在现代工业会计方面进行了开拓性的工作，表现在以下二个方面：一是首次将会计上的三个基本类型—财务会计、固定资本核算和成本会计——有效地结合成一体，从而有助于为现代的资产会计奠定基础，到1910年，他们已发展出一套后来成为二十世纪工业企业标准会计程序的会计方法和会计监督。二是设计出投资回报率（ROI）这一指标（即后来被广泛运用的杜邦财务指标分析体系）。利用这一指标，杜邦公司的经理们得以明确地说明，现代管理对利润率和生产率所作出的那部分基本贡献——通过对经由生产和分配过程的材料流程进行管理协调而得到的节约。这些会计上的创新成果成为了企业经理必不可少的管理方法。通过这些方法，才使管理上的有形的手在协调和监督经济活动方面得以取代市场力量的无形的手。[8]
在1925－1975年这段时间里，美国企业的会计系统则受到了税法和会计准则这些外部因素的极大影响。在20世纪最初的二、三十年中，由于工业革命的影响，会计领域变得相当复杂，早期单一的会计方法不再存在，有效的会计方法尚未建立起来。在会计艺术观的指导下，美国会计界呈现一片混乱景象。当时，对资产计价，流行多种方法，包括原始成本、重置成本、现行市价等，对收益的性质来源，都存在不同的理解，，由于19世纪后半期至大萧条时期，美国社会缺乏完整、严格的法律等外部约束公司的治理行为。这时会计便真正成为企业家们粉饰公司业绩，欺骗股东，追求个人利益的“艺术”了。由于当时会计实务如此混乱，1929－1937年的经济危机一开始，就有人猛烈批评会计界，甚至有人认为，松散的会计实务是导致美国资本市场崩溃的原因之一。在这一情形下如何从外部强化对企业的监督和治理日益受到重视。美国国会相继于1933年和1934年分别通过了《证券法》和《证券交易法》，规定所有证券上市公司都必须提供统一的会计信息，并于1934年成立了《证券交易委员会》（SEC），并要求该组织负责制定上市公司所必须遵守的统一会计规则，从而使财务会计进入了接受准则规范的时代。经过SEC、APB、FASB等准则制定机构及其相关利益团体的不懈努力，到50年代中期，美国已形成了较为规范的会计准则体系。而会计准则制定过程是一个各利益相关者相互博奕的过程，希图通过制定具有强制性的“公认会计准则”来贯彻自己对企业进行治理和管理的思想，以最大程度实现自我利益。因此从这个意义上讲，会计准则就是现代企业强化公司治理与管理的产物。
1975年以后，现代工商企业所受到的最大冲击莫过于信息技术革命。技术创新必然导致组织创新，此时日本走在了企业革命的前列，创新一系列诸如适时制造系统（Just一in－time）、灵活生产体系（contingency productions
system）等新的生产管理制度。从80年代中期开始，美国工商业者开始产生危机感，并对传统的生产管理制度进行了认真检查和深刻反思，许多公司决定学习日本企业的全面质量管理并推行新的“适时适量生产和存货控制制度”，全面改革了生产管理方式。但同时，现代管理会计的观念仍是老一套，没能与这些新的生产管理制度同步发展。因而本世纪八十年代以后，美国会计界指出了管理会计已出现严重危机，1987年约翰逊和卡普兰两位教授出版了轰动西方会计界的专著“相关性消失了——管理会计的兴衰”，认为现行的管理会计体系应该有一个根本性的变革，才能符合当今科学技术和管理科学发展的现实情况。在其后十余年中西方会计界在对管理会计反思的同时亦进行了创新和变革。大力吸取企业理论、信息经济学、组织行为学等现代管理科学，不仅对原有的知识体系进行了改造，还产生了适应现代生产管理制度的新分支，如全面质量管理会计、适时制度系统会计、人力资源管理会计等。
通过以上历史考察可见，会计系统作为企业管理系统的一部分，它扮演着双刃剑的角色：一方面技术革命引起了企业组织的变革，管理的需要呼唤着会计的发展，创新的会计系统又成为了企业管理顺畅进行的重要保障；而另一方面，当企业组织还不够完善，企业缺乏外部约束时，会计系统又可能成为内部人所控制的，用来欺骗股东等外部利益相关者的工具，而要纠正这一切，又必须依赖于企业内外部法律、规章制度，组织结构即治理和管理系统的健全和完善。五、启示
当将会计信息系统置于公司治理系统和公司管理系统相整合的框架中加以研究时，可以发现：会计信息系统一方面是联系治理系统与管理系统的纽带，是治理系统和管理系统共同组成部分和得以正常运转的基础；另一方面会计信息系统作用的发挥亦离不开企业内部科学、严密的组织管理和公司治理结构对其的引导和控制。三者之间是一种互相影响、互相制约的关系。
联系我国现实，在会计信息失真时，人们往往对会计本身横加指责，认为缺乏真实、相关的决策信息是会计本身的失职。显然这种就会计论会计的观点是有失偏颇的。当企业内部监控机制中的董事会、监事会只是一种形式而产生不了对会计信息的需求及监控动机时；当企业外部资本市场成为众多对企业经营状况并不关心的中小股东进行投机炒作的场所时；当企业管理者更多地是以行政方式委派到伦业而不是从经理市场中竞争产生，甚至还无所谓经理市场时；当企业还沿着计划经济体制下的制度惯性进行管理时；会计信息是否还能发挥其作用？答案当然是否定的。甚至可以说，没有健全规范的公司管理和治理系统就不会有对决策相关的会计信息的需求。
因此要解决我国会计信息失真问题，提高会计信息质量，关键是要
完善我国公司治理结构和加强企业内部管理。可喜的是，党的十五届四中全会“关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定”明确提出“公司法人治理结构是公司制的核心”，就如何形成合理的；规范的公司法人治理结构作了详细的说明。同时，“决定”也特别强调改革企业管理，“要加强企业发展战略研究，健全和完善各项规章制度，狠抓管理薄弱环节，广泛采用现代管理技术方法和手段”。这表明，完善公司治理结构和加强企业内部管理已得到高度的重视。
实践中，随着人们对会计信息失真这一现象认识的日益深化，亦开始从公司治理结构和企业管理的角度来解决这一问题。1993年国有企业外派监事会，1998年的大型国有企业的稽察特派员制度以及近几年以来因成效卓著而日渐推广的财务总监制度和会计人员委派制度都是立足于公司治理结构的内部外部监控机制对会计工作进行引导和管理。新近修订颁布的《会计法》也着重强调企业内部控制制度在保证会计工作顺利进行，维护会计信息真实完整上的重要性。因此我们有理由相信，随着我国经济体制改革的深化和现代企业制度的建立，会计信息质量必将得到改善和提高，会计系统必将在我国经济发展中发挥出其应有的作用，最终形成会计信息系统和公司治理系统、公司管理系统良性循环的局面。
一、 信息系统开发方法
二、 系统分析
(一)系统初步调查与可行性分析
(二)系统分析任务
三、 系统设计
(一)系统配置设计
(二)模块结构设计
(三)代码设计
(四)数据文件设计
(五)输入输出设计
(六)处理流程设计
四、系统实现
五、试运行
六、软件评审
浅谈电算化会计信息系统的开发
一、信息系统开发方法
信息系统开发的目标是以较少的投资在较短时向内获得一个适用、高效、可靠、易维护的系统。软件工程就是研究如何运用科学的方法和手段去达到这个目标。七十年代提出了“生命周期法”,将系统开发全过程严洛划分为几个阶段,开发工作分阶段分步骤进行,并在每一阶段使用规定的方法、技术和工具。编写规定的文档资料。这一方法要求开发者一开始就对系统目标和功能有全面了解,但是用户开始时往往不能确切地提出需要,并且开发过程中系统环境与目标往往发生变化,“生命周期法”适应不了这种变化的需要。因此,人们提出了“原型法”,即开发人员根据用户基本需求构造一个系统初步模型交用户使用,并根据用户需求不断修改、补充、完善,最后实现系统。这种方法适用于需求难以确定的开发工作。
目前使用最广泛的方法仍是“生命周期法”,并且会计信息系统的使用环境相对稳定,也适于用“生命周期法”开发。因此,本讲将讲述如何用“生命周期法”开发电算化会计信息系统。通常说的开发过程是指系统分析、系统设计、系统实现,而系统使用与维护可以看成是开发的延伸阶段。
二、 系统分析
(一)系统初步调查与可行性分析
系统开发人员在接到用户开发任务和明确用户要求以后,就要对系统开发的内外部〔企业的规模、组织机构、管理体制等)、企业的现有资源(经营状况、经济实力等)以及技术情况进行调查。
在初步调查基础上,根据本期开发的目标、任务及硬件配置计划等,分析系统开发的必要性及在经济上、技术、操作上的可行性,写出可行性分析报告,给出结论和建议。
〔二)系统详细调查
一旦确定建立电算化会计信息、系统可行,就要对现行会计系统进行详细调查,了解企业各机构与会计机构信息联系状况和会计内部分工与业务联系状况,明确现行簿记及现行编码的要求与方法,弄清数据流向及信,息量。
(三)系统分析任务
系统分析的任务是明确新系统要“做什么”,即基于对现行系统的详细调查,运用一定的技术和方法,用图表、文字等综合反映现行系统的业务内容、范围、处理过程和方法,并收进现行系统的不合理部分,提出电算化会计信息系统的逻辑模型。
数据流程图是从数据的角度描述原始数据输入系统,经过一系列加工,或分解或合并或存储,最后成为输出离开系统的整个过程。它由数据流、加工、数据文件、数据的源点或终点四种基本成分构成。绘制数据流程图一般采用结构化分析方法,即“自顶向下、逐步分解”的方法,先把整个系统当作一个处理功能来看,然后逐步往下分解,加入各种详细处理功能,最后得到一套分层的数据流程图。
数据字典是对数据流程图中各种元素进行详细描述。由数据流条目、文件条目、加工条目组成。数据流条目说明每个数据流的定义、来源、去向及其数据流量;文件条目说明每个文件的数据项组成及其类型、长度等;加_L条目i兑明每一个加工的具体输入、输出的数据及处理方法。
通过分析得到现行系统的逻辑模型(数据流程图+数据字典等)后,还需要根据用户要求及计算机数据处理特点,全面分析该模型在数据流向、帐表设置、处理过程和方法等方面的不合理之处,进行改进与调整,得到电算化会计信息系统的逻辑模型(包括系统总体结构及划分,系统界而及内部接口、功能、数据流程图、数据字典、输人输出要求等)。
系统分析阶段的最终成果是系统分析说明书,是系统开发人员与使用者共同确认的反映系统目标、功能的书面文件,是系统设计工作的依据。应由双方讨论评审,一旦确认,就作为重要文档保存,不得随便修改。其主要内容有“现行系统描述,新系统描述(目标及规模数据流程图、数据字典、性能要求及运行环境),可行性分析报告,系统设计实施等工作计划。
三、 系统设计
系统设计是解决“怎么做”的问题,即根据系统的逻辑模型进行物理设计,包括系统配置设计、模块结构设计、数据文件设计、代码设计、输入输出设计。
(一) 系统配置设计
根据系统对性能及环境的要求,考虑开发费用及设备的市场情况,全面考虑各种因素,尤其是性能价格化,确定系缈设备的配置方案。
(二)模块结构设计
确定整个系统应由哪些模块组成以及模块之间的联系。常用结构化设计方法,该方法是把系统逻辑模型转换成模块结构lYI的垂要工”,一方面自顶向下设计出模块的层次结构图,另一方而设计各校块的输入、加工、输出。必要时还要进行详细设计,定义每一模块的功能、输入数据、所用文件及使用方式、输出内容及格式,确定模块实现的详细算法,每一模块的程序构成等。
(三)代码设计
为便于处理和记录,要对某些处理对象进行编码,如对会计科目、原材料、固定资产、产品、部门、职工、客户等编码公会计信息系统的代码,设计要遵循唯一性、统一侄、规范性等原则。为保证代码输入传递的正确性,代码中可设置校验位,用于自动检查代码的正确性。
(四)数据文件设计
数据文件设计是系统设计的一个重要环节。首先要根据数据流程图、数据字典的有关说明以及业务处理的要求和特点,建立有关数据库文件,如凭证库、帐簿库、报表库等,设计时要采用数据库理论尽量减少数据冗余。其次确定数据文件的逻辑关系和存取方式(Jl匝序义件、随机文件、索引文件等)。最后设计各数据文件的结构,包括字段名、类型、长度、存取权限等。在数据文件设计时,应在软件中采取一些控制技术,如设置数
据文件的存取权限、重要文件复制备份存储等,以增强系统的安全性。 〔五)输入输出设计
数据的采集与录入是电算化会计信息系统运行过程中工作量最大的一部分,并且易出错,因此必须重视输入设计,输入设计要荃于方便用户的原则。数据输入方式有键盘输入、磁盘输入、联机输入等方式,要根据实际情况确定。设计输入格式时要基于直观、准确、全屏操作的原则。由于输入数据的正确性是保证整个系统正确的关键,必须加强数据输入的检验,因此,除了在数据输入前应对原始凭证进行人工审核,输入过程中进行二次输入、再显示等方法进行核对外,在设计中应安排一定的程序化步骤,对输入的内存的数进行多层检验,方法有:逻辑校验、范围校验、平衡校验。输入的会计凭证,必须由程序 自动进行上述检验,无误方能登记到机内帐、进入下一步处理过程。
加工后的数据只有通过输出才能为用户所用.因此输出设计也是很重要的一环。输出的数据主要有日记帐及有关汇总表、总帐、明细帐、会计报表、凭证、会计数据文件及各种查询信息。输出方式有屏幕显示、软盘输出、打印输出,要根据输出内容与要求来确定采用哪种方式。口记帐、总帐、会计报表以及机制凭证必须打印输出,作为管理、分析、审计的依据和线索口输出设计要注意格式尽量规范化、标准化,符合有关财会制度的习惯作法,要加强安全保密性控制,防止舞弊现象发生。
(六)处理流程设计
参考原来的业务流程,分别按各模块的梅项数据进行具体的处理流程设计,不仅包括数据的输入、输出、存储、传输、分类、合片、数值}1抓十算、逻辑运算等内容,而且还包括内部控制、查询等功能。会计信息系统具有一套严密的内部控制制度,电算化会计信息系统应在适当环节,通过程序化步骤来实现。一方而是对数据的可靠性进行控制.如控制数据输入和运算的真实性、准确性。另1方而是业务管理控制,如处理期问不能人工十预。完成上述设计后,就应编写系统设计说明书,作为系统阶段的最终成果,以及系统实现阶段的依据。
四、系统实现
系统实现阶段要进行程序的设计与调试,交付
试运行。程序设计主要是在了解所用计算机系统的性能与环境、并充分理解系统设计说明书的基础匕,编写源程序。要基于用户界面友好、数据处理效率高的原则,并使程序易读、易维护。程序调试包括分调和联调,即是先对模块逐个进行调试,再将相关模块连接起来进行接日调试,调试的关键在于如何设计成功的调试用例。最后编写系统使用说明书,包括系统功能介绍,软硬件组成安装,输入方法和特性,操作方法和查询、输出功能的使用方法.系统出错处理和异常情况处理。
五、试运行
电算化会计信息系统正式使用前,必须与手毛系统并行运行一段时问,以检验其否达到r预定指标。首先根据确定的核算方案和软件提供的功能,进行系统初始化的工作,即定义有关帐表结构、内容和处理方法,输入有关系统内相对固定的数据,输人总帐,明细帐上期余额。再将当期发生的有关业务凭证输入计算机后,就可以试运行了。通过计算机输出结果与手工帐表数据的对比分析,检查科目体系、核算方法、工作程序的合法性、准确性、可靠性,以及软件的完善程度。
六、软件评审
电算化会计信息系统经过一段时间试运行后、若要替代手工系统,尚需经财政部门详审,检查其是否达到了财政部的《会计核算软件基本功能规范》的要求。若是商品化会计核算软件,其评市工作须由省、自治区、直辖市财政厅(局)或者财政部组织进行,核发财政部统一印制的《商品:化会计核算软件评审合格证》。
目前会计电算化系统一般建立在手工会计处理模式的基础上,两者的目的和原理基本是一致的。例如,都要遵守国家会计制度,从技术和制度上堵塞各种可能伪漏洞以防止作弊,都要保存会计档案,都要编制会计报表,等等。但由于处理工具、存储介质等等不同,两者的核算方法和处理程序必然不尽相同。
一、会计信息系统同传统手工会计的联系
(1)系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益。
(2)采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理。
(3)都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。
(4)系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。
(5)都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询。
(6)编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。
二、会计信息系统同传统手工会计的区别
(1)系统初始化设置工作有差异。手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度,其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
(2)科目的设置和使用上存在差异。在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代崐码同时显示。
(3)账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的！设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。
(4)账簿格式存在差异。在手工会计中,账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种,并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中,由于受到打印机的条件限制,不太可能打印出订本式账簿,因此根据《会计电算化工作规范》规定,所有的账页均可按活页式打印后装订成册;总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账,后者可代替前者;明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。
(5)平行登账上存在差异。在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证,或科目汇总表,或汇总记账凭证进行登录,明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录,月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误,因此平行登账可以检查错误。但是在会计电算化中,总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证,计算机按照登录总账和明细账的程序命令,将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库,而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的,所以在会计电算化中总账金额恒等于明细账金额。因此,平行登账的校验功能在会计电算化中已失去了其原先的作用。
(6)日记账和明细账作用有所差异。在手工会计中通常仅对现金和银行存款设置日记账,目的是为了序时记录货币资金的发生情况,做到与货币资金日清月结、钱账两清。凭证信息是分散的,不便于查询,明细账仅是为了方便查询凭证而设置的,虽然任何科目按科目重新登录在明细账上,耗时且易错。而在会计电算化中,虽然任何科目都可有日记账和明细账,但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证,由于采用了计算机这一高效能的工具,在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件,如日期、凭证号、科目代码、搞要、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等等,查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种,可查询到企业的所有业务信息,由此看来,明细账在CAIS中意义已不再重要,可以取消,根据财政部文件规定,明细账可以一年输出一次,仅是为了存档的需要。
摘 要:文章结合浙江省温州地区中小企业开发会计信息管理系统的实际情况,详细阐述了会计信息管理系统开发过程三个阶段(系统分析、系统设计、系统实施)的审计内容和方法。
关键词:会计信息管理系统 审计 系统分析 系统设计 系统实施
近年来,会计电算化迅速发展。会计信息系统的开发已由单项处理向较完整的会计信息管理系统发展,由单机应用向计算机网络的应用发展,由单纯的会计核算向管理会计应用方向发展。不少地区和行业,已把会计电算化定为会计工作升级的条件之一。此外,会计软件市场的出现,促进了会计核算软件的商品化、通用化,有效地推动了我国会计电算化的进程。总体上,会计商品化软件在企业中得到了广泛的应用,并已取得了较好的效果和经济效率。而众多的中小企业,如浙江省温州地区中小企业达到16.7万家,占全部企业总数的90%以上,占整个GDP的83%.但在使用商品化会计软件上却不如人意(除了财政部门规定的发票管理系统以外),发展速度远远低于全国的水平。其原因除了人为的主观因素外,最主要的是商品软件虽然功能较多,但不能适应企业的具体环境(如企业的管理思想、管理方法、经营的外部环境、企业生产规模、产品类型等因素),整体应用效果不很理想。笔者认为,中小企业根据自身特点,从企业的实际出发,自我开发或委托有实力的专业软件公司开发自己的会计信息管理系统软件也是有效途径之一。
本文结合笔者在温州地区开发几个会计信息管理系统过程中的情况,仅就系统开发过程中的审计内容和方法作一介绍。
会计信息管理系统开发周期长、技术复杂、投资较大,如果开发的系统在技术、经济和管理上不可行,或新系统不符合系统目标,或在系统开发阶段没有建立必要的内部控制,待系统运行后再进行修改,这不仅增加成本,而且影响系统的正常运行,有时甚至无法实现。因此在系统开发前和在开发过程中,都必须严格遵循一定的阶段和步骤,且每一阶段和步骤均有明确的成果,这些成果作为下一步工作的依据,使整个开发工作有规律、有步骤的完成。系统开发审计就是对会计信息管理系统开发的整个过程进行的审计。按照系统开发的周期,系统开发分为系统分析、系统设计和系统实施三个阶段,因此需分别对每一阶段进行审计。
一、系统分析阶段的审计
系统分析阶段包括提出新系统目标、成立开发小组、可行性分析、现状调查、需求分析和逻辑模型建立。其审计内容和方法如下:
1.与系统分析人员一起确定系统的长期目标(2~4年)和近期目标(1~2年),以确保系统目标满足单位内外的管理对会计信息的需求,能完成所要承担的会计工作,要符合单位财会人员的习惯,同时必须保证数据信息的可靠性并具有一定的效率;确定系统与外部环境的信息联系和接口;确定系统的主要功能和结构;确定系统与企业其他系统(如CAD、CAM)的界面和信息联系。
2.确保各有关部门派代表参加开发小组并确定其熟悉所属部门的岗位责任和工作范围;检查项目负责人召开的重要会议,看是否均有各部门人员参加。
3.审核企业可以投入的资金、物力、人力及其来源。
4.与系统分析人员共同研究新系统在技术、经济、管理等方面的可行性。
5.复核系统分析人员取得的现系统的信息关联状况、会计工作流程和会计业务流程、信息载体和信息量等全部详细资料;审核所建立的新系统的目标能否满足其处理和控制上的要求。
6.向会计部门查询,确定该部门就会计处理的立场,审核有关的成本与效益的计算。
7.与系统分析人员一起分析新系统的逻辑模型(重点是数据流程图)是否满足会计和财务制度流程的要求,是否充分体现了用户的需求。
8.全面检查系统分析阶段的现状分析报告、可行性报告、会计业务作业流程图、输入输出和代码调查表、系统分析说明书等文档是否完整、正确。
二、系统设计阶段的审计
系统设计是根据系统分析中提出的逻辑模型,考虑实际的设备、技术条件、经济条件及社会条件,确定新系统的实施方案即系统的物理模型。系统设计阶段的主要活动有系统总体设计和系统详细设计。系统总体设计包括功能模块设计、文件与数据库设计、计算机及网络系统配置方案设计。系统详细设计包括代码设计、输入和输出设计、用户界面设计和处理过程设计。其审计内容和方法如下:
1.查阅系统设计是否采用了模块化、自顶向下逐步求精、各模块之间联系最少的结构化设计方法,以确保系统“波动效应”尽量小,可修改性和扩展性尽量好;以确保模块的划分满足会计核算和内部管理的需要,符合会计人员的习惯;以确保系统结构控制图符合系统的处理要求。
2.审核数据库文件是否符合控制要求、用户输入数据和输出信息要求。特别要注意文件和数据的安全保密控制和权限控制,以保证未授权人员不准接触文件和数据。审核字段和记录的设计,并进行一致性、准确性、合理性的综合分析,尽量消除冗余和节约存贮空间。
3.审核计算机和网络系统配置方案。以确保系统环境的合理配置,以较小的投资获得较好的系统性能;硬件的配置要符合目的性、先进性、配套性、经济性;软件配置要选择合理的
操作系统、语言编译系统、数据库管理系统;网络系统的配置要符合标准化、主流化、实用性和技术性能指标好的原则,实现数据、程序与硬件等资源的共享。
4.抽查部分代码,看其是否符合国际、国家、行业颁发的标准代码设计。检查代码在逻辑上能否满足用户的需要,在结构上能否与处理的方法相一致。检查代码是否符合惟一性、直观性、可扩展性和合法性。确保一级会计科目的代码应符合财政部颁发的会计制度规定的科目编码。
5.审核系统的输入输出设计是否符合《会计核算软件基本功能规范》的要求,以保证输入和输出数据的合法性和正确性。特别要保证输入数据的质量和纠错能力,竭力避免“垃圾进,垃圾出”的情况;并采取一定的控制措施,确保“正确的输入,正确的操作,正确的输出”的原则。检查输出报表的设计是否满足对外报送和对内管理的要求。复核系统的输入输出设计是否包含一定的审计线索,以便能由系统的输入顺查到输出,或者由输出逆查到输入。
6.审阅处理过程设计是否符合《会计核算软件基本功能规范》的要求。以确保具有符合国家统一会计制度的规定的自动编制会计报表的功能和允许使用的多种核算方法;以确保有适当的控制措施,使所有经过审核的业务,均能完整的被处理;确保结账功能的设计能自动检查本期输入的会计凭证是否全部入账,并保证账证、账账相符;以确保机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助自动进行银行对账,自动生成银行存款余额调节表。
7.审核新系统的实施方案,以确定整个系统设计的文档(系统总体设计书、详细设计报告、系统设计报告)是否齐全、正确。
三、系统实施阶段的审计
系统实施阶段是将新系统付诸实施的过程。它的主要活动是根据系统设计所提供的控制结构图、文件与数据库设计、系统配置方案及详细设计资料,编制和调试程序,进行系统试运行、系统转换等工作,将技术设计转化为物理实际系统。其审计内容和方法如下:
1.与程序设计人员一起选择合适的程序开发工具、合适的数据结构和合理的算法;检查是否采用了结构化程序设计方法;查阅程序中采用何种控制措施,确定各种必须的内部控制是否都以纳入所设计的程序中;检查程序流程图是否正确,检查源程序的正确性、可读性、可测试性和可维护性是否达到要求;检查程序文档是否完整和规范。
2.参与和监督程序的分调试和总调试。调试时需精心组织测试数据模型,即有正常的、有效的各类业务数据,又有不完整的、无效的、不合理的、不合逻辑的数据。分调试时以查明该模块是否按预定的要求接收并处理正常的业务,并发现是否拒绝不正常的业务且按预定的要求给出错误的信息并给予记录,以确保每一模块内部控制关系的正确和数据处理内容正确;总调试时要测试各模块接口之间的各种可能的使用形态及其组合情况,查出系统中属于相互关系方面的错误和缺陷,以保证各控制信息关系的正确。
3.与有关人员一起参加系统的试运行,试运行应采用并行运行方式,试运行的期限不低于三个月。检查试运行记录和试运行报告,核对新旧系统处理结果,看其是否达到预定的目标,有无发现系统存在的问题;查明实际的电算化会计信息管理系统与原来设计考虑的差异是否合理,系统能否正式投入运行;审核所选的系统转换方式是否合理。
4.审核被审单位电算化会计信息管理系统的操作管理制度,查明系统的操作员、管理员、程序员的工作职责是否明确,有无相互兼任的情况。查明未经授权批准、不掌握密码的人能否接触程序和数据并对其修改;实地观察系统操作人员的操作情况,查明输入数据是否经审批,正确的数据能否被完整准确地输入系统,错误的数据能否被发现并经过适当的程序更正后重新向系统提交;查明是否制定了严格的硬件、软件管理制度,制定的制度是否符合内部控制的原则并有效执行;检查系统修改的文档资料,查明每次修改是否按规定的程序进行,已修改过的程序是否妥善保管;实地观察系统的运行状态,检查系统的运行是否正常;参与系统运行后的审核和评价。
5.详细检查系统实施阶段的程序设计规格书、源程序清单、程序测试报告、系统测试报告、操作手册等文档是否完整准确。
四、结束语
会计信息管理系统开发的审计,是一种事前审计,它具有积极的意义。因此,审计人员、特别是单位内部审计人员对会计信息管理系统的开发进行审计,这对于开发活动的恰当控制,系统开发方法的科学性、先进性和合理性,系统开发过程中产生的系统资料和凭证的规范性,系统运行以后数据处理的合法性、正确性、完整性和效率性,以及事后审计的可审性,都具有很大的作用。
存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产,通常分为自制和外购两部分。在异地采购情况下,由于结算凭证的传递速度与货物的运输速度不一致,企业外购存货常会出现货物已经到达,结算凭证尚未到达的情况,即通常所说的货到票未到现象。货物虽已到达,但由于结算凭证尚未到达,无法确定其实际采购成本。在结算凭证到达以前若要将该批存货进行入库处理,则只能对其采购成本进行暂时估价,因而这类存货也称为暂估存货。目前很多企业实现了电算化,但存货核算,特别是暂估存货仍然采用模拟传统手工处理方法。即月末,结算凭证者仍未到达,则按存货的暂估价(一般为采购合同价格)进行暂估人账,次月初,财会人员通过屏幕挑出大量暂估入库的凭单,然后再根据此单据手工编制一张同样的红字记账凭证,输入计算机进行记账处理。这种所谓的会计电算化仅仅是用键盘取代了算盘,会计形式上的现代化掩盖的是实质的一成不变,会计技术环境的进步没有起到推动会计发展的功效。
因而,对于暂估存货的核算和管理,也应将计算机技术与管理需要、管理思想相结合,探寻新的解决方法。本文从加强对存货核算和管理的目的出发,对暂估存货在计算机条件下的处理方法进行探讨,以供会计软件的开发者和ERP系统的实施者借鉴。
一、计算机会计信息系统中暂估入库成本确定方法比较分析
为了反映真实库存,保证物流、资金流与信息流的一致性,计算机条件下暂估存货的核算处理应在存货入库的当时进行,即在暂估存货入库时,用数据库“账簿”中结存单价作为暂估入库单价,当根据入库单文件记账时自动更新存货结存文件生成存货明细账,同时自动生成转账凭证,传入账务系统更新计算机中相应的总账。因此,采用何种存货计价方法对确定暂信存货的入库管估价有利且合理是需要解决的首要问题。常用的存货计价方法有月末加权平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法及移动加权平均法等几种方法。这几种方法都有其优点,同时也存在一些缺陷。
1、月末加权平均法在计算机会计信息系统中不具适用性。加权平均法指在月末进行一次加权平均单价计算,平时无法从数据库“账簿”中得到结存存货的单价,在计算机条件下当暂估入库进行时无法进行存货的核算。所以月末加权平均法在计算机会计信息系统中不具有可操作性。
2、采用FIFO和LIFO方法的利与弊。采用先进先出法(FIFO)和后进先出法(LIFO)这两种方法,平时数据库“账簿”中有结存单价。因此当暂估存货入库时可以实时得到相应的入库价格。但是,在物价变动时期对财务的影响比较显着。采用先进先出法,当物价上涨时,会高估企业当期利润和存货的库存价值;物价下跌时会低估收益和资产。采用后进先出法,结果正好相反。在物价变动的一定时期,采用某一方法对企业可能有利,但当形势逆转时,则会对企业有不良影响。
3、个别计价法的局限性。采用个别计价法平时账簿中也可能随时得到暂估存货的入库成本,可以掌握发出存货成本和实际库存情况。但这种方法要求根据采购批别,挂上标签,分别存放,分别保管,以便发出时识别是哪批购进的。对于普通存货,若采用这种方法,会计核算不成问题,但仓库部门工作量太大,仓储、保管费用太高。个另计价法只适合于量少、价高的贵重物品。
4、移动加权平均法是计算机会计信息系统可采用的最优方法。采用移动加权平均法,每次收入存货后,立即根据现有存货的总价值和总数量计算出新的单位成本。每发出一批存货都要根据发出存货的数量和前一次进货时计算的平均单位成本确定发出存货成本和结存存货的价值,这种方法能及时提供存货的成本资料。在手工条件下移动加权平均成本法因计算工作相当繁琐、计算量太大而很少采用,但在计算机条件下,计算机高速计算的优势正好弥补了这一缺陷,使移动加权平均法在实际工作中具有可操作性,并且对暂估入库存货的成本的确定非常有利。
通过分析可知:移动加权平均法所确定的存货单价在一定程度上应该说是最接近暂估存货实际单价的,而且这一方法在计算机条件下可以充分发挥其长处,克服其弱势,移动加权平均法是计算机会计信息系统中确定暂估存货入账价值的最佳选择。
二、计算机会计信息系统中暂估存货的处理方法
确定了暂估入库成本方法后,需要考虑的另一问题就是暂估存货核算处理问题,即:在结算凭证尚未到达时,如何在处理暂估入库业务的同时进行账务处理;在结算凭证到达时又怎样进行发票处理;最后怎样进行采购结算以确定其真实采购成本。
我们认为设计计算机会计信息系统中暂估存货的处理方法应遵循以下两条原则:1、确保存货信息的真实、及时与完整;2、确保用户操作简便。笔者从这两个原则出发,给出暂估存货处理的三种方法并进行分析。
方法一:全额对冲法
全额对冲法是指暂估入库时视同货到票到情况处理,票到时自动进行全额对冲的处理方法。具体讲,填制入库单时计算机自动取该存货结存单价作为暂估入库单价,生成入库单记账,并自动生成记账凭证:
借:原材料(暂估单价×数量)
贷:材料采购(暂估单价×数量)
当录入发票时,系统自动根据采购订单号从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选出与发票相关的数据进行核对,并将入库单、采购发票及采购订单数据显示在屏幕上。
如果认为差异在许可的范围内,确认审核通过并进行采购结算。系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单,并根据采购发票结算出采购成本,生成一张蓝字入库单,自动传入存货子系统,通过记账更新存货明细账,并生成采购结算表。同时系统自动生成分录传入账务系统:
借:材料采购
原材料
应交税金一应交增值税(进项税额)
贷:应付账款
其中,“材料采购”科目对应金额为暂估入库金额;“原材料”科目对应金额为采购发票金额与暂估金额的差额,如果差额为负数,则应贷记“原材料”科目;应交税金为根据发票实际应抵扣的进项税。
这种方法在存货入库及录入发票时都非常简单、方便,只要发票录入准确,就能保证该批暂估存货的处理准确无误,而且在查询存货明细表时,因为暂估存货都对应两条蓝色记录和一条红色记录,暂估情况一目了然,便于对暂估存货的管理。
方法二:金额补足法
金额补足法是指暂估人库时视同货到票到情况处理,票到时自动计算出发票金额与暂估入库金额的差额作为暂估入库金额的补充值进行处理的方法。具体讲,填制入
库单时计算机自动取该存货结存单价作为暂估入库单价,生成入库单记账,并自动生成记账凭证:
借:原材料(暂估单价×数量)
贷:材料采购(暂估单价×数量)
发票到达,逐项填制发票内容。发票录入完毕,系统根据采购订单号从入库单文件中挑选出入库单,若其入库类别为“暂估入库”(在数据库设计时增加一个字段表示暂估入库),则系统提示该批存货为暂估入库存货,并生成一张调整入库单。调整单数量为零,单价为发票单价与暂估单价的差额,金额为发票金额与暂估金额的差额。
经确认并进行结算后,系统自动生成调整入库单更新存货明细账。与此同时自动生成两张转账凭证:
转账凭证1为调整凭证:
借:原材料(金额为:暂估入库调整表所列金额)
贷:材料采购(金额为:暂估人库调整表所列金额)
如果该金额为负数,则应做相反方向分录。
转账凭证2为结算凭证:
借:材料采购
应交税金一应交增值税(进项税额)
贷:应付账款
其中,“材料采购”科目对应金额为发票所列金额;应交税金为根据发票实际抵扣的进项税。
金额补足法的优点是在进行发票处理时,易于知道哪些存货属于暂估入库存货,并对暂估成本进行调整;而且可以对实际成本与暂估成本之间的差异进行分析,找出差异存在的原因,如果责任在于供货方,可以及时与供货方进行交涉,以减少损失。进行采购结算时,不用对暂估入库存货另行对待,可以视同货到票到情况进行处理。
方法三:特制入库单法
特制入库单法是指设计一种暂估入库单,它不同于货到票到情况的普通人库单,而是在普通入库单的基础上增设了单价及金额调整栏目,在录人发票时填完订单号后,暂估人库单会自动弹出,录入人员可根据发票金额续填暂估入库单。最后,采购结算视同货到票到情况进行处理。
在设计入库单时,针对暂估存货设计暂估入库单,专门用于暂估入库处理。这种特制入库单与普通入库单不同之处在于:特制入库单在普通入库单的右侧增加了四个栏目:“调整单价”栏、“单价合计”栏、“调整金额”栏及“金额合计”栏。
发票到达,填制发票时,先填入订单号。系统根据订单号,筛选出暂估入库单,并使暂估入库单成为当前活动窗口。根据发票所示数据填列入库单最右侧“调整后合计”栏,系统自动计算出调整单价和调整金额。经确认并进行结算后,自行关闭入库单,发票窗口称为当前活动窗口,并且发票数据已根据修正后的入库单自动生成。其它处理与方法2相同。
特制入库单法具有金额补足法的优点,而且在进行入库单查询时,暂估入库存货的暂估成本、实际成本及成本差异都—一显示于入库单上,便于了解暂估存货的整个操作过程,易于发现暂估存货处理中的异常现象。
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