时间：2022-05-04 09:53:38
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一、办公室接待工作中所存在的问题
就目前而言，办公室接待工作中主要存在三个问题，即办公室接待人员的办公效率比较低和管理制度不够完善，工作流程不精细以及办公室工作人员的服务意识淡化，工作主动性比较低，下面就这三个问题进行阐述。
1、办公室接待人员的办公效率比较低
对于办公室接待工作，经常会出现突发性的、紧急性的事件，对于他们的工作时间也没有确定性，这样以来，就会造成办公室接待人员的心情比较的烦躁，这样以来，就会使他们在进行接待工作的时候，处于一种忙乱和无序的状态，从而导致他们进行接待工作的时候，服务态度不好，配合的不够协调。就目前而言，许多的企业的接待工作是由工作人员之间相互的协调和每个人各管一部分，把这些相互串联起来以及在工作中只有少部分的制度管理而进行的。所以，办公室接待工作的工作人员必须要具备很好地专业素质以及丰富的经验和高度的责任感，他们在接待的过程中，不能够粗心大意以及懒散，如果他们不具备这样的工作态度的话，那么办公室接待工作的效率就会大大的降低。
2、管理制度不够完善，工作流程不精细
对于这一问题，主要是办公室里岗位职责不够明确，有的岗位工作内容比较繁多，有的岗位却没有工作内容，这样以来就容易造成工作不明确，工作效率也就比较低。如果工作分工明确，这样不但能够避免有的接待工作不会出现重复与空白，做好相应的工作，还能在繁忙的时候，保证工作的效率和质量。在接待的过程中，如果工作责任不能够落实，不精细或者是粗制滥造，那么就会增加办公室接待工作的难度。
3、办公室工作人员的服务意识淡化，工作主动性比较低
这种情况主要是表现在企业的工作人员在进行接待工作的时候，主动性和创造性比较的低，接待工作做的粗心大意，尤其是在接待工作繁忙的时候，他们只是应付了事，积极性也不高。不管是哪个行业，他们的服务态度的优劣，决定着工作效率的高低，也是接待工作的关键。在招聘接待工作人员的时候，要考察应聘者的服务意识的强弱，但是，就目前而言，许多的工作人员对于接待工作的热情比较的低，服务意识也比较的差，他们只是处理工作中的突发事件。
二、精细化管理的概述及应用
1、精细化管理的内涵
所谓的精细化管理，其实就是一种企业的管理理念，是一种管理方式，把社会分工做到精细化，要以服务的精细化为基础，在常规的管理上进行深入，这样以来就降低了管理中所需要的成本。精细化管理就是把管理的责任要能够落实，并且要将其进行具体化和明确化，能够一次性就将工作做到位，发现问题要及时的处理。
2、精细化管理的原则精细化管理的原则主要有四种，下面就这几种进行阐述。
2.1宏观管理和微观管理相统一的原则
精细化管理是属于微观管理的，是和宏观管理辩证统一的，在企业中，这种管理是为了提高企业的管理目标以及经济效益的。细节是成功地关键，对于企业也是一样的，很多的企业正是遵循了宏观管理和微观管理相统一的原则，精细化管理创造了无数的奇迹，比如：迪尼斯乐园、肯德基。
2.2理论学习和实践相统一的原则
对于这一原则，只有二者相互统一，相辅相成，才能取得好的效果。首先，理论学习是精细化管理的基础，也是十分重要的，如果没有理论化的学习，就没有了解，操作起来就会很盲目，这样以来就很容易走弯路或者是进入误区；其次，在实践的时候，学习理论的目的就是为了更好地时间，如果没有实践，理论就不会成立，也是空谈。
2.3主导性与主体性统一的原则
管理人员是精细化管理的主导，是由管理人员进行操作的。可是，主导性不等于主体性，企业的员工是精细化管理的主体。因此，管理层人员在对自身进行精细化管理的时候，培养自己的积极性和主动性以及创造性的同时，还要培养全体员工对于精细化管理的创造性的能力和积极主动的能力。
2.4共性与个性统一的原则
精细化管理有很多的特点，但是它的个性特点尤为的突出。在进行管理的时候，要把个性与共性相互统一，这样以来，精细化管理工作才能更好地开展。
3、精细化管理的实施要点
对于精细化管理的实施要点来说，主要表现在八个方面，第一，要是服务为生命，就是要注重服务的质量；第二，以市场为主导，要根据市场的变化而变化；第三，以创新为灵魂，就是要注重创新；第四，以实践为目的，就是要注重实践；第五，以系统为保证，它是精细化管理的重要保证；第六，以标准达细化，就是要对管理实施细化的标准；第七，以数字达精准；第八，以制度做依托。
4、精细化管理在沈阳经纬客运公司的运用
沈阳经纬客运站对于员工进行了多次的培训工作，虽然说取得了一定的效果，但是从总体上看，没有多大的效果。这一问题的出现主要是沈阳经纬客运站培训管理本身就没有达到精细化的要求，培训人员不是专业性的人才，培训的各项工作没有一个好的规划，为了改进这一问题，培训管理人员就要加强精细化管理，确定目标点。
三、如何做好办公室接待工作中的精细化管理
1、工作人员的精细化理念
对于这一点，首先要强化工作人员的责任意识，不管是哪个企业，它的办公室接待工作都比较的繁杂，因此，不管是哪个员工，都要有责任意识，把每项工作都要能够落实，积极地主动工作，并且确保工作的质量，完美的完成工作，如果出现问题，要主动承认，并且及时的解决；次，办公室接待工作人员要具有强烈的服务意识，这是它的关键所在。对于企业的办公室接待工作，工作人员的礼仪是其的一个重要部分，如果接待人员的礼仪做得很到位，那么这个企业的形象就得到了很大的提高。对于接待的工作人员来说，他们不仅要有专业的知识素质，还要能够具备良好的组织能力和协调能力，良好的心理素质也是必不可少的。接待人员在工作任务繁杂的时候，要能冷静的处理，认真的对待；最后就是要培养他们的创新意识，对于接待的对象，要要运用合适的接待方式，要能够灵活，而不是一直处于一个工作模式。
2、将接待工作中的精细化管理转变为一种管理制度
如果想要更好地精细化管理，就要进行管理化建设。对于接待工作的工作内容和工作范围以及协作的关系，要进行具体化和清晰化以及明确化的分工，建立相关的规章制度，把每一个接待的流程要实施落实，让其能够有序的进行，从而提高办公室接待工作的效率。此外，为了不必要的差错和失误出现，就要提高接待人员的协作能力。其次，还要建立相关的惩罚制度，出现错误要有明确的惩罚措施，做得好的地方，要及时的进行奖励，这样以来，就容易营造一个良好的竞争环境，同时还可以提高员工的积极性。总之，将接待工作中的精细化管理转变为一种管理制度，有利于提高办公室接待的工作水平。
3、明确岗位职责，加强沟通
任何一个企业，如果没有明确的岗位职责，那么，办公室接待工作就容易出现混乱的局面。办公室接待工作本来就是一个事务性的工作，不能出现混乱。如果出现混乱，工作人员就会相互抱怨，有的还会推卸责任，这样以来，办公室接待工作的工作效率就会明显的降低，从而影响企业的发展，在这种情况下，就应该每个工作人员的岗位职责，才会使接待工作能够有秩序的进行。此外，办公室工作人员之间还要相互的沟通，下级要能够很好地理解上级的意思，把握住方向，上级要把做出的决定和收集的信息很好的传达给下级，员工之间也要很好地沟通，相互监督，出现问题，及时的进行沟通，同时要及时的改正。本文主要对办公室接待工作中存在的相关问题进行了简单分析，并提出了相应的提升办公室精细化水平的相关措施，由此可见，如果要提高办公室接待能力，精细化管理十分的重要。
作者:周灿 单位:国网四川省电力公司管理培训中心
一、办公室档案规范化管理的现状
（一）对档案工作重视程度偏低。一般来说，企业只注重经营这一个“一线”业务，却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务，档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职，而档案设施与库房等准备也不够齐全。
（二）管理水平无法跟上发展要求。由于企业档案制度健全度偏低，缺少档案管理方面的有效措施，使得档案人员无法及时掌握法规规范；甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理，也就无法涉及档案的规范整理与利用。
（三）繁多的档案门类，制约管理效率。在《工业企业档案分类试行规则》中，企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面，又设置有一级类目十个，二级类目若干个，但是各种档案立卷归档的方式有所差异，因此，很难掌握新门类档案的归档问题。
（四）档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。总体来说，大部分档案管理人员都属于“半路出家”，绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求，更谈不上高水平管理。
二、办公室档案管理规范化的有效途径
面对企业档案管理工作规范化现状时，提出以下几点措施，能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性，提升办公室档案管理效率。
（一）规范档案管理程序。管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时，需要制定相匹配的工作流程，并且在实际环节严格地遵守程序要求，确保每一道工序都能做到真实、准确，并且还有专门的负责人监督。另外，尽可能简化档案管理程度，在满足管理效率与管理质量的前提下，简化工作程序，避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。
（二）紧跟时代步伐，完善档案管理设施。档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业，都应该认识到只有投资才能有所回报。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，在培养人员实际操作能力的同时，提升档案管理系统的应用能力，确保工作人员将理论与实际相互联系，提升档案管理工作效率。对于企业而言，只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性，能够及时地更新工作设备，才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息，最大化信息作用。当今社会强调智能化管理，这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下，审时度势、深入调查，确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转，确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合，如此才能迎合可持续发展的要求，为企业发展奠定物质方面的基础。
（三）注意档案信息开发利用，做好信息的反馈与收集。开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时，档案管理人员还应调整原本被动的服务方式，转变成主动出击，完善档案的开发与利用，可以编写《机构沿革》《大事记》等档案，利用定期的分析、汇集相关的参考材料，以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外，重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中，档案人员从事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸，也能够成为最佳的工作成效证明，因此，注重信息开发利用，就成为档案管理的核心。
（四）提高档案管理人员的素质。档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质，就能规范化档案管理工作，同样，在档案管理工作规范化开展的进程中，也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质，不仅仅是专业素质与技术能力水平，同时，档案工作责任重大，涉及到企业的机密，思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分，保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。
三、结语
在国内企业的档案管理中，办公室档案管理规范化是核心任务，而规范化管理又具备积极作用。当然，档案管理并非是档案部门人员努力就能提升效率的，档案管理需要企业各个部门人员的共同努力，才能提高档案管理工作效率，确保企业档案可以更好的为企业服务。
作者:闫思明单位:甘肃省兰州市大唐八O三发电厂
一、实现办公室行政精细化管理的必要性
办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。
二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题
1.管理制度问题
制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。
2.管理项目问题
一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。
三、如何实现精细化管理
1.重视意识的养成与运用
领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。
2.重视制度精细化的构建
易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
3.重视管理项目的综合性
①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。
四、总结
正所谓“天下大事，必作于细”，缺少了细节上的把握，极有可能导致团队整体工作效能不足。在网公司不断深化创先的背景下，办公室作为单位工作的主要协调部门，集中了部门人员以最小化的组成形成一个工作团队，作为一个团队相应的纪律和规定必不可少，因此必须思考如何将一些管理细节找出，实现与之对应专门化、科学化、精细化的管理，做到面面俱到。走精细化管理之路是办公室创先工作的必由之路。
作者：杜建书刘树生赵巨尧单位：石家庄职业技术学院组织部物业综合处
1行政管理人员的基本要求
很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。
2行政管理人员的现状
近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。2.1“边缘化”高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。2.2压力、职业地位行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。2.3管理队伍青黄不接高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。
3如何实现学院办公室行政管理队伍建设
3.1按需设岗，按岗择人
高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。
3.2树立“以人为本”的观念
树立“以人为本”的观念，重要是从思想上重视管理工作，要把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓，贯彻“人本管理”的思想，引导行政管理人员调整心态，明确工作目标，认识管理的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是“超前服务”的观念[4]，只有这样的管理队伍才能充分发挥主动性和创造性。
3.3提高自身素质
行政管理人员的能力直接影响行政管理的效果，因此应该鼓励管理人员参加多种形式的培训，改善知识结构，全面提高自身的素质[5]。此外，管理人员必须具备较强的政治素质和专业素质，在实际工作中，锻炼工作协调能力、沟通能力、应变能力和创新能力，提高管理工作的实效。一所好的大学，离不开教学、科研工作的支撑，一流的师资队伍，也离不开一支好的行政管理队伍，因此，我们一定要转变观念，重视行政管理队伍的建设，尤其是二级学院管理队伍的建设，只有基层的队伍建设好，才能建设一支专业程度高，服务理念强的高水平高校行政管理队伍。
作者：孙薇单位：塔里木大学机械电气化工程学院
一、研究办公室信息管理工作的意义
在企业竞争日趋激烈的同时，企业内的事务也不断增多，方方面面的事务都需要办公室来进行枢纽，信息的数量不断增加，而各种信息都要在办公室进行中转，对信息的收集、加工处理等已经占据了办工作工作的重要部分，办公室的信息管理工作也要有所调整和改进。信息管理工作作为企业办公室工作中的一项，在办公室工作中发挥着重要的作用。企业在贯彻落实上级相关政策过程中，对于实现企业的决策民主化、科学化等方方面面都需要信息管理工作来进行。此外，办公室工作改革的新思路、方法、举措等也都需要信息管理工作来进行。信息管理工作不仅协调了企业内的各项工作，同时对于发挥办公室工作职能、各项工作的综合处理等都有着重要的作用，因此，加强办公室信息管理工作有着重要的实际意义。
二、办公室信息管理工作的特点
企业的发展为我国社会主义建设提供了不可缺少的人才基础。随着社会的不断发展进步，企业在人才培养地有着很多自身的特点，如智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进等，而办公室信息工作也是一样，有着独特的工作特色，主要表现在以计算机为中心，使用现代化的设备和工具来实现全面、广泛、迅速收集、整理、加工信息的目的，从而更好的帮助企业管理开展各习工作的进行，有效的提高了工作效率。其主要特点体现在信息来源广、数量多、传播快、各领域前沿信息丰富，信息的知识型特点明显和信息反馈快，消化能力强，信息需求量大等几方面，下面主要从这两点内容人手来进行详细说明。(1)信息来源广、数量多、传播快。企业办公室信息管理工作的特点是在对信息的来源与传播中体现的，而由于企业自身的特点，工作中信息量的需求相对较高。所以对于信息的采集与传播都有着非常自觉的行为。而企业的工作人员除了工作职责外，同时也要进行一些相关信息的采集工作，因此，对于信息的采集加工也是必不可少的一部分，只有掌握好信息，才能提高整体水平，从而在企业中发挥重要的作用。(2)信息反馈快，消化能力强，信息需求量大。企业办公室智力资源丰富，技术手段先进，具有信息反馈快和消化能力强的特点，企业工作者在接受新信息后，能迅速加以思考，并适时运用到解决实际问题中去。企业员工无论出于对自己工作的考虑，还是企业对于发展的要求，其结果都是信息需求量增大，并得到及时反馈和消化利用。
三、如何加强办公室信息管理工作
(1)更新观念，加强企业办公室行政管理人员对信息工作管理的再认识。
在新时期，随着计算机、网络、通信等信息技术的飞速发展，社会信息化已是大势所趋。传统的信息传递的内容、数量、方式(来源)都发生了根本改变。过去的信息内容陈旧，数量稀少，传播方式(来源)单一;而新时期的信息内容更新快、数量多、来源广、方式新，已极大地冲击着人们传统的工作习惯和思维定势，渗透到学校管理领域的方方面面，产生难以预计的深刻影响。因此，企业办公室的管理工作者必须认清信息工作飞速发展的客观现实，采取科学的应对措施，才能实现对信息工作的有效管理，达到企业办公室新时期信息管理工作的目标，成为一名称职的企业办公室行政管理人员。
(2)认真学习，努力培养企业办公室行政管理人员信息管理工作的基本素质。
一是信息工作的管理要在相关政策的指导下，紧紧围绕企业的中心工作，着重反映企业内部的建设和发展中的重点、难点、热点问题，反映在改革和发展进程中出现的新情况和新问题;二是信息管理人员需要熟悉企业工作，具有较强事业心和责任感，要有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等，能细致地做好信息的采集、筛选、加工、传送、反馈和存储等日常工作;三是要组织现有企业信息管理工作者进行信息管理工作的系统培训和学习，掌握现代化信息管理工作方法和技术，不断提升企业办公室信息管理人员的工作水平。
(3)改进方法，建立信息反馈机制，提高信息管理工作效率。
新时期企业办公室既是企业的行政管理部门，也是一个信息工作管理系统，要充分发挥这一系统的功能，应建立信息反馈机制。一方面，信息后，反响如何，执行情况如何，要有跟踪有反馈，要有专门的信息联络点并由专门的信息联络员限期报送，配合专门的快速报送信息传送系统(电话、网络等)来完成。凡在信息工作执行过程中产生的新情况、新问题均属信息联络员、信息联络点必报的信息内容。另一方面，实行双向信息沟通，动态信息交互应成为新时期信息反馈的主流。利用网络技术，通过网上信息的交流和共享，在直接实现工作目标和完成工作任务的同时也使对方获得全部的信息资料，使信息管理工作由管理型向服务管理型转变。加强办公室信息管理工作，是做好其他工作的前提，是企业领导科学决策的基础。因此，我们必须更新观念，建立先进的办公室信息管理机制，只有这样，办公室信息管理工作才能迈上新的台阶，企业工作才能走在全国的前列。
作者：王世春单位：甘肃送变电工程公司
一、柔性管理的内涵
管理中的柔性管理的提出和应用是相对于刚性管理而产生的。刚性管理是沿用的泰勒管理模式，柔性管理和刚性管理两者代表两种不同的管理模式，刚性管理模式主要是以规章制度为依据来对人们的行为进行约束和规范。刚性管理模式在很大程度上比较冰冷，已经不适应现代化管理需要，因此，一种柔性管理模式在刚性管理模式极度不适应的情况下营运而生。柔性管理和刚性管理相比，主要是以人为本，从人心理和行为表现，采用非强制性的管理方法，这种管理模式在人们思想中具有一种说服力量，能够很大程度上把整个团队的意识变为人们的行为方式。由此可见，这种方式充分体现出了在管理中的一种理性化和人性化。柔性管理模式在注重以人为本的基础上，对人产生的价值更加重视，能够根据人们的心理活动制定出对企业较快发展的管理模式。
二、办公室行政管理中柔性管理职能
（一）教育职能
柔性管理中教育职能是根据人的行为所决定的，它是柔性管理中的终极目标，也就是把整个团队的意识变为人们的行为方式。对于团队中的奋斗目标和所规定的规章制度是用一种强制性的手段还是用一种自动执行和维护的方式来进行，其中的效果是大不相同的。如果想让人的行为由被动变为主动，一个有效的措施就是，对管理对象进行必要有关教育，使之从思想上深刻的理解问题的所在。
（二）协调职能
柔性管理中有协调职能，柔性管理中的协调和普通管理中的协调在很大程度上有所不同。普通管理中的协调职能是对人一致性的强调，但是具体协调的手段主要是对人的控制和约束，对思想和道德的协调如果只靠命令是不行的。柔性管理中的协调职能主要是对人思想和道德的协调，柔性管理在这方面管理中发挥了非常大的作用。
（三）激励职能
柔性管理利用激励职能表现出了它的主动性。在现代的行政管理中，柔性管理无处不在，它能在人们生活的各个方面和工作中各个环节中增加一种积极的力量，比如，如表扬、奖励、升职等，从各方面能感染人的思想，牵动着人的思绪，然后对这种思绪进行控制，激励人们对目标前进。
三、办公室行政管理工作中柔性管理
（一）加强服务意识
在行政管理中运用柔性管理对工作中的一些问题有解决的头脑，认真对待手中的工作，乐于吃苦，严格要求规范自己的行为，在自己工作的基础上要具有服务意识，尽自己最大的努力助人为乐。
（二）提高能力
在日常工作通过各种学习来提高自身的工作能力，不但要适应办公室行政管理工作，而且还要对管理工作中新的要求进行突破。由于办公室行政管理工作具有工作面广和综合性强的特点，在工作中要认真处理好日常事物，对事物中新的工作要求进行学习，提高能力。在工作中要保持一个良好的心态，以被动为主动，积极探索行政事物中新的方法，对出现的新问题进行研究学习，让一些变为主动。
（三）团队观念
在行政管理工作中还要处理好和同事之间的关系，虽然，办公室行政管理工作中有非常明确的分工，但是有很多时候靠自己的力量是不能完成的，需要和同事有好的合作，所以，内心必须要有一个好的团队观念，保证管理中的整体力量，发挥办公室行政管理工作智能。
四、结束语
从上文能够看出，行政管理中的柔性管理实施是非常重要的。各个企业由于各部门的智能不同，设立有不同的办公室，这些不同属性的办公室是企业正常运行很重要的组成部分。行政管理和其他智能工作一定要进行明确的划分，形成一种良好的管理体系。行政管理中的柔性管理对人本身非常重视。不管是西方的哲学流派，还是中国儒家思想，都体现出了柔性管理当中的积极作用。新时代企业行政管理应当把柔性管理理论放入到企业中去。柔性管理由于是刚性管理发展而来，从实质来看，柔性管理是刚性管理问题的补充和完善，使管理工作更加完善，也是在刚性管理基础上，思想的提升和行政管理方法的提升，很大程度上是适应时代最好的演变，两者在管理中都不可或缺，相辅相成，所以，在进行办公室行政管理时，两者应当，刚柔并济。
作者：陈琳 单位：西南交通大学生命科学与工程学院
一、办公室行政管理工作的重要性
办公室是一个综合性的部门，在单位的正常运转当中，它是一个重要的联系纽带，需要进行大量的联通单位上下级方面的工作。而行政管理工作有相当于办公室的窗口，需要对办公室的日常工作进行负责。虽然大多数的工作较为重复和琐碎，但其重要性却不可忽视。例如办公室最常见的电话转接，虽然工作内容十分简单，但其意义却非同小可。它代表了单位联系内外关系的重要形象，它需要对上级指示、情况反映、各种问询等进行负责。因此，办公室行政管理工作人员应当充分了解单位的整体情况，同时也要注意语言艺术和与其态度，这样才能提升单位的良好形象。另外，在单位当中，各个业务部门所负责的都是本部门之内的工作。然而，每一项工作的不同环节之间，都要及时的及时、准确、合理的进行衔接，这就需要靠办公室来进行管理和协调。因此，只有充分认识到办公室行政管理工作的位置和任务，才能够建立全面服务的观念，提升工作效率和工作形象，更好的为单位其它各项工作提供服务。
二、办公室行政管理工作中存在的问题
（一）整体和局部不协调
在单位当中，办公室的职能和作用是综合性的，它与其它各个部门之间最大的区别就是其服务性。因此办公室应当遵循一切服从整体和服务整体的工作原则。但是，在实际的工作中，当有些部门的局部工作与单位的整体工作产生冲突时，办公室没有很好的协调和安排二者之间的关系，没有做到局部服从整体的工作原则。
（二）工作性质被动
由于办公室是服务性的部门，因此其行政管理工作具有一定的被动性质。久而久之，办公室的工作人员就会产生被动的情绪和习惯，在工作中不能很好的发挥主动性，不善于在被动工作中寻求主动解决。对于一些常规性、规律性、阶段性的工作，有时会消极怠工。而对于领导临时安排的工作和布置的任务、突发事件的应对等方面，缺乏灵活的应变能力，使得办公室行政管理工作的效果难以得到充分的发挥。
（三）工作分寸掌握不准确
办公室的另一方面作用就是为领导出谋划策。在这个过程中，办公室应当掌握好一个度，控制好工作的分寸。在领导的决策过程中，办公室是处在辅助和从事的地位至上，因此，既不能缺位，也不能越位。在具体工作中，一些办公室无法充分领会领导的想法和意图，因此不能为领导的决策提供有利的参考意见和背景资料。同时，在这一过程中，有些办公室往往没有掌握好这个度，甚至越俎代庖。
三、办公室行政管理工作的创新
（一）增强服务意识
办公室应当充分明确自身的服务性质，用于面对工作中的问题和矛盾。在琐碎的工作当中，应当时刻保持清醒的意识。对于工作要做到认真负责，严格遵循工作原则和工作规范，充分发挥吃苦奉献的精神。同时，对待自身也应当严格要求，遵守各项规章制度和纪律要求。在工作中要保持仔细研究、一丝不苟，无论是大事还是小情，都应当充分的重视起来，以提高工作质量和工作效率，更好的发挥出办公室行政管理工作的作用。
（二）提高工作能力
在新时期，单位对于办公室行政管理工作的要求也有所提升。这就需要办公室拥有更加宽广的工作面和更加强大综合性。在实际工作当中，行政管理人员不但要更加高效的完成日常工作，还要为更好的为领导决策提供参考意见。对待工作应当保持良好的心态，对于日常的工作任务要充分发挥主动性，积极探索更加完善的行政管理工作模式，加强对新知识、新问题的学习和研讨，为办公室行政管理工作模式的创新奠定基础。
（三）强化团队意识
新时期的办公室应当注重团队的配合，与各个部门的同事建立良好的合作关系。办公室的工作虽然职责和分工不同，但大多数工作都是要依靠集体的力量合作，才能够更好的完成任务。因此，要想进行办公室行政管理工作的创新，就应当更加注重团队意识，加强与同事之间的配合默契，以便最大限度的发挥潜力。结论办公室行政管理工作是一个单位当中最为重要的基础性工作之一，为办公室其他工作的顺利开展提供了充分的帮助。而在新时期的发展当中，对于行政管理工作有了更高的要求。因此，应当充分重视办公室行政管理工作的重要性，采取积极的措施对其工作模式进行创新，使其能够更好的为单位服务。
作者：王琪单位：长沙航空职业技术学院
一人力资源和社会保障档案管理的方法
1加强档案管理人员的专业素质
由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
二结束语
人事档案管理在市场经济中的至关重要作用，影响着人才的吸纳、流动，市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，自从人事局和劳动局合并以后，档案的管理的任务更加重大，旧的档案管理方式仍需继承，在旧中求创新。因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质，档案管理要适应社会发展，在社会高速发展的情况下，各种人才大批量涌入，做好档案的管理，对人员分类、社会保障问题提供了方便，人力资源和社会保障局档案管理传统模式与新模式的综合运用是做好档案管理的必要方法。
作者：栗超单位：林州市人力资源和社会保障局
一、新形势下做高校好办公室行政管理工作的建议
（一）加强高校办公室自身建设，合理配置办公室内部机构高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成，这就需要保证办公室的整体合力；而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此，新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设，合力配置办公室内部结构，做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一，不仅具备服务、咨询功能，还具备办事、管理功能，其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解，在此基础上合理分配人员，使每个人都能够各司其职。同时，高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系，每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接，提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外，高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度，对各项工作的运转程序进行规范，使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循，而且有据可依。
（二）提高高校办公室行政管理人员素质，精益求精办公室是高校行政工作的“门面”，其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介，工作涉及的范围广，综合性强，因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪，始终保持良好的工作心态，主动寻找工作中的各项服务，对高校行政事务工作的新路子积极探索，对新知识、新问题的学习研究积极参与，主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立，为领导、高校各部门提供耐心细致地服务，才能树立办公室行政管理的良好形象。其次，办公室行政管理工作人员具备奉献精神，对工作认真负责，甘于吃苦，事无巨细都应一丝不苟，在不怠慢的同时做到毫无半点差错，乐于奉献，在工作中坚持原则性、规范性。此外，高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念，面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。
（三）对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理高校办公室行政管理工作千头万绪，关系复杂，要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一，高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理，中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必须围绕中心工作进行，增强高校办公室工作的预见性。第二，高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理，对管理中的各项新情况及时分析，在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。第三，高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理，在行政管理工作中政务是核心，事务是保证，高校办公室工作必须更加侧重政务，促进工作质量的不断提高。最后，高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理，在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护，同时对高校各级组织的作用充分发挥。
二、总结
新时期办公新形势向高校办公室行政管理工作提出了新的课题和挑战，高校办公室行政管理工作应立足其基本特性，加强办公室自身建设，提高办公室行政管理人员素质，对办公室行政管理工作中的四个关系正确处理，更好地推动高校办公室行政管理工作的顺利开展。
作者：陈琳单位：西南交通大学生命科学与工程学院
一、当前应急信息管理工作现状
从实际工作中看，笔者认为：一是对应急信息管理的重要性认识还要进一步提高。虽然有效应对突发事件已成为各单位日常工作中的重要组成部分，并有了一定的基础，但对其中的信息应用还存在着不到位、不具体的现象，特别是在信息研判和总结整理方面还有提升空间。二是完善应急信息上报工作机制还要进一步摸索。主要表现在，办公室系统与生产经营系统之间的信息沟通渠道还不够畅通，导致迟报、漏报、信息相互矛盾的现象时有出现，反映出信息报送工作在机制上还有一定漏洞，还需要探索更为合理、更为高效的快速反应机制。
二、做好应急信息管理工作的有效途径
应急信息管理是指在突发事件应急管理的过程中，对事件中的各类信息进行收集、整理、上报和应用，从而为指挥决策和员工群众提供足够、高质量的信息服务，以便有效地突处置突发事件。因此，及时、准确地了解并向上级组织报送重要信息，就成为检验办公室系统执行力的重要手段。
(一)突发事件前的信息管理
主要是，事前的信息储备和预警工作。汇总整理以往发生的各类突发事件的处理方法及取得的效果，以随时进行相关查阅；对各种隐患风险做好跟踪、检测和评估，发挥预警的作用；对应急预案不断完善演练，发挥应有的作用；做好应急情况下的宣传准备工作，避免信息披露缺失和滞后，导致员工群众获取信息不及时、甚至恶意炒染和以讹传讹，增加处置突发事件的难度。
(二)突发事件发生中的信息管理
主要是，信息接收和处理能力，包括各种资源的调度、人员物资的调派、现场指挥情况等等，及时将各类信息传达给相关的职能部门；借助于电视台、互联网等对突发事件做好面向公众宣传报道，树立有利于企业的良好形象。
1.突发事件中信息报送管理要求信息报送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下环节：一是信息初报，做到快速反应，准确及时。在规定的时间内及时将有关信息报送至主要领导、相关部门，做到随时发生随时报送，不能迟报、漏报和瞒报。方式上，如有紧急情况可先打电话，再报文字材料。二是信息续报，做到力求详实，时效性强。及时了解掌握并报送相关信息的进展、处置和调查情况，可一日数报，也可多日多报，既不能延误时间，又要有合适的层次和范围，避免给领导决策提供错误的信息，干扰领导的判断。三是跟踪汇报，做到全面细致，善始善终。应急信息处理过程中，信息会随时变化，要做好突发事件中各种信息的跟踪调查，不能一报了之，要及时上报善后工作的处理和各方面的反映。尤其是加强对影响事态的控制和处置的信息的保密工作，注重控制传播范围，慎重处理。
2.突发事件中应急信息报送的渠道要求应急信息的及时报送不仅有助于各级领导、相关单位了解突发事件的发生原因和处置状态，同时也有助于减轻或消除人们心理上的压力，避免谣言和恐慌的发生。多年的工作实践中，笔者认为应做到以下几点：一是对于不涉密的应急信息，主要通过网络、传真、电话等形式上报；对于涉密的应急信息，则必须由企业保密办公室派出专人向有关部门和领导进行当面报告。二是对需要向上级详细报告的应急信息，经同级党政领导负责人审阅后，在规定时限内以报告文本的形式进行上报。三是建立员工群众获取最权威信息的平台，既方便了解必要的信息，又消除误解，实现双向良性的互动。四是在报送应急信息时，本层级的各单位和部门之间应做到信息共享、口径一致，防止出现信息混乱。
3.突发事件中应急信息报告的要求要加强对各类应急信息的分析。信息的准确性和真实性直接关系到应急处置工作的顺利进行，因此必须要对收集回来的大量原始信息进行筛选处理，从中提取有价值的信息进行全面、准确的总结，供领导层作决策参考。要加强报告的编写。在强调准确性、时效性的基础上，力求要素齐全(时间、地点、起因和性质、过程、影响及处置情况、各方面反映、下步建议等)、事实准确、表述清楚，做到不回避问题、不抹煞工作和成效。
(三)突发事件发生后的信息管理
主要是对事件的前因后果进行总结，对造成的危害情况进行评估，总结经验教训，对处置人员、处置措施、应急预案进行调整、充实和完善等。
三、结论
总之，应急信息管理工作不仅是强化责任意识、提高工作执行力的重要体现，更是平息事态、减少损失、控制负面影响、维护稳定的重要保证，只有健全完善统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地为主的应急信息管理体制，才能牢牢把握工作主动权，有效提升各类突发事件的应对能力，为企业长远发展提供有力的保障。
作者：周翔宇 单位：大庆油田有限责任公司第九采油厂综合办公室
一、办公室行政管理概述
伴随着我国行政体制改革和社会观念的革新，办公室行政管理工作在调控范围、深入程度等方面都取得了长足的发展，然而，运用马克思一分为二的观点看待问题时，我们既要看到取得的成就又要发现现阶段行政管理所存在的问题与弊端。首先，在当今行政管理工作日趋复杂的前提下，众多组织的办公室承担越来越大的责任，在上传下达的过程中，人员重叠、职责不清、效率低下的现象时有发生，随着工作复杂程度提升、传递流程更加复杂，许多办公室行政管理工作效率低下。其次，办公室行政管理人员的素质仍有待提高。办公室行政管理工作既繁琐又众多，这就需要工作人员秉持求真务实的工作态度，运用科学的工作方法，完成份内的工作。然而，在现实的工作之中，许多工作人员在主观上产生敷衍情绪，马虎粗心的开展工作的情况时有发生，同时，从客观角度来说，许多工作人员的工作技能距离标准要求还有很大的差距，不能掌握科学开展行政管理工作的技能。再次，办公室行政人员服务群众的意识不足，面对繁琐的行政工作时常“摆架子”、“端姿态”，未能深刻领会到自身的职责所在。最后，社会各界对办公室行政工作的认识仍然存在较大的偏见。许多人认为办公室工作可有可无，对组织的运行所起的作用是完全可以被替代的。人们也普遍认为办公室行政管理工作的工作岗位是“闲职”，工作人员的工作内容非常简单，无非就是“接接电话喊喊人，传传口信看看门”一类的琐事，没有什么技术含量，任何人都可以在较短时间内掌握行政管理的技能。
二、行政管理科学化的具体措施
1、整合部门，提高工作效率
办公室工作起到中介的作用，所以，组织内部机构的设置必须要科学合理以提高办公室行政工作的效率。因此，组织首先要做的是重新精简、配置办公机构和部门，在保障组织能够高效运转的前提下最大限度的减少中间部门的设置，这样才能使上级的任务与安排在较短的时间内得到落实与执行。这里对组织部门的整合必须建立在整体的宏观角度科学搭配，不仅仅是针对办公室行政管理部门。另外，为了确保行政管理工作的有效性、科学性，建立适当的奖惩机制也是必不可少的。在奖惩机制的作用下，各机构各部门能够清楚认识到办公室行政管理工作的特定内容和职能，每个岗位、每个环节的工作被按照清晰的岗位职责认真执行，这样，作为整体的组织在办公室行政管理工作的润滑下才能够提高效率，完成自身的经营目标。
2、培训员工，提升人员素质
任何工作都需要具有自主创造性的人来完成，因此，类似每个螺丝钉的人是组织内最具有活力的成分。开展高效的办公室行政管理工作也必须提高工作人员的自身素质。这里的职业素质主要从硬性的方面来要求，随着社会的进步，办公室工作的工作内容、工作流程、办公用品都处在不断的变化之中，因此，工作人员的学习过程也是没有止境的，必须不断学习、不断创新、不断提升自身职业素养才能紧跟时代步伐。办公室行政管理工作的科学性较强，看似简单的日常工作往往蕴含着较高的技能。以日常的转接电话为例，它可能包括了上级指示、内外情况反馈、业务往来等重大事宜，体现出了办公室行政管理工作的科学性对于组织的重要意义。
3、明确定位，增强服务意识
面对许多工作人员服务意识不强的现状，增强服务意识也有利于增强办公室行政管理的科学化。办公室本身作为服务性的部门其出发点与落脚点都应该放在服务上。办公室行政人员的服务可以分为不同的对象。首先，对领导的服务，也就是要求办公室在行政管理工作中要做好领导的左膀右臂，深刻领会领导、上级的精神，从全局出发。其次，办公室还需要为各个部门服务，办公室的行政管理工作要协调各个部门、各个方面的冲突与矛盾，为企业或单位的发展提供有力的后勤保障。最后，办公室的服务还要落实到员工、群众，调动所有人的积极性，营造公平、公正的良好发展环境。
4、制度约束，力求工作精细
制度是确保权力与义务相互协调的保障，将办公室行政管理工作制度化、规范化、系统化、整体化，形成有效的约束机制。相关配套制度的建立可以明确规定各个岗位的职责，全责明确可以有效提高工作的效率。另外，规章制度的制定也有利于工作人员开展工作，为工作的开展提供了明确的政策支持。“无规矩，不成方圆”的古训在办公室行政管理的工作实践中任然是适用的。规章制度的确定应该以企业、组织整体的目标、计划为制定的依据，形成科学统一的日常工作约束、应急工作约束，确保每一项工作的开展都有所依据。在我国推进依法治国的伟大进程中，各个单位组织根据自身条件，具体问题具体分析，制定出合理的规章制度，将各项工作的开展放入到制度化的笼子里无疑是各个单位应该为之奋斗的目标。
三、结语
办公室行政管理工作内容繁多且担负着重要的责任，如果办公室行政管理工作不能够科学运行，则对企业或单位的正常运行起到消极的负面作用。因此，必须完善办公室的行政管理工作，采取科学化的措施促使办公室工作的精细化、科学化。这就需要在科学分析目前行政管理工作存在的问题，对症下药，采取行之有效的措施提高办公室工作的科学化水平，让办公室润滑剂的作用更有效的发挥
作者：王晶 董杰 单位：中钢石家庄工程设计研究院有限公司
一、办公室文秘应具备的素质
（一）较强的大局意识
不管是给领导拟写各类发言稿还是为单位写各类综合性材料，办公室秘书都要站在领导的高度上去审时度势。亦或是组织本单位开展活动，代表本单位对外联络，都要时刻树立大局意识，时时刻刻在大局中定位，在大局下行动。吃透上级精神，维护集体利益，为领导当好参谋，为集体保驾护航。
（二）坚决的服从意识
人们都说军人以服从命令为天职，其实办公室秘书在工作中也应该有强烈的服从意识。无论在工作安排上还是在任务分配上，尊重领导的决定。只要不是特别离谱的决定，只要符合大政方针，符合发展要求，要坚决服从领导决定。努力建立良好的上下级关系，促进集体的和谐发展。
（三）较强的学习意识
身处知识经济时代，知识、理念不断更新。办公室秘书只有不断学习，更新观念，树立自觉学习，不断学习的理念，把学习当成一种责任，做到“在工作中学习，在学习中工作”，敢于突破老观念，老方法，创新工作方式，才能提升自身的素质，从容面对各种新的要求，新的挑战。
二、办公室秘书应具备的基本技能
办公室秘书作为办公室工作的重要人员，其能力的高低，一定程度上决定着办公室工作是否能顺利开展。有人说“能说会写，能吃会喝，能吹会侃”是办公室秘书必备的技能。虽然有戏说成分，但是，一定程度上注重培养办公室秘书基本技能，是办公室工作顺利开展的基础。办公室秘书应注重以下几种能力培养：
（一）扎实的文字写作功底
文字写作工作是办公室秘书综合能力的主要方面。无论是起草文书，修改文稿还是撰写各种综合性材料，都需要良好的驾驭文字能力，这就需要办公室秘书具有扎实的文字功底，只有功底扎实，才能适应各种各样的文字材料，从而使办公室工作更加自然顺畅。
（二）良好的口头表达能力
口头表达能力是办公室秘书同单位内部、个单位间日常交际的基本能力。优秀的秘书要有好的口才，要能说会道，善于表达自己的观点，可以用最简洁的语言表达最丰富的内容，还要富有幽默感，善于与人沟通交往。只有做到三言两语把复杂的问题讲透彻，才能激发调动单位成员情绪，使单位成员和谐相处。
（三）较强的协调组织能力
办公室是组织协调本单位工作的枢纽，所以协调组织能力是办公室秘书必备基本功。办公室秘书工作大部分是安排领导活动，组织召开会议，办理接待来信来访，对外联系以及购置、保管本单位日常办公用品等。这都要求办公室秘书具有较强的协调组织能力和干事办事能力。只有具备这种能力，才能把办公室琐碎工作系统化，复杂问题简单化。
三、办公室秘书应具备的专业知识
办公室秘书这一岗位尤其专门的职业要求和条件，在不同时代背景下，虽然要求各不相同，但是对于专业知识的这一要求从未改变。新时期对办公室秘书的专业知识要求更高，不仅要有深度还应该有广度。在办公室专业知识的要求上，应注意以下方面：
（一）岗位业务专业知识
办公室作为一个单位的综合办公部门，职能几乎涉及了各个领域，其职能的特殊性决定了办公室秘书应具备其扎实的专业知识，不仅熟识理论知识，还应在工作中完备自身的专业实践知识，了解办公室秘书的一系列性质和职责等熟悉其常规做法和应急措施，做用理论武装头脑的专业办公室秘书。
（二）相关学科专业知识
办公室工作面临情况错综复杂，千变万化，这就使得办公室秘书要不断拓宽知识面，开阔视野，更新知识结构。通过学习相关学科专业知识，尤其是管理学、经济学、法律等专业知识，增强决绝问题的能力，从而适应办公室瞬息万变的工作要求，做优秀的办公室工作者。结语办公室秘书工作性质重要，内容琐碎。只有具备过硬的素质、良好的基本技能和扎实的专业知识才能有条不紊的推进办公室工作，切实将办公室打造成真正的“员工之家”
作者：牛伟伟 刘璐璐
一、人力资源管理理论要把以人为本的管理理念放在第一位
由于办公室工作管理有其特殊的性质，是单位中的刮泥枢纽，起到中心地位的作用，对单位上下，起到上令下达作用和下情上报的作用。因此，其工作的效率和质量的好坏，直接对企业和单位影响至为深远。人力资源管理中主要对人的主观能动性进行积极发挥和研究，使企业和单位上下，都能充分发挥人员的主观能动性，使各个成员之间工作达到协调和互助，是工作完成得更加完美，以科学的管理模式对办公室管理人力资源，保证人才的长盛不衰，对沟通和协调能力进行充分把握和运用，才能使人力资源管理发挥到最大作用。
二、人力资源管理理论对薪酬激励机制和优化绩效管理机制的应用
对于办公室管理吸收人才、管理人才和留下人才等工作，最主要、有效和直接的办法就是建立健全薪酬激励机制，要对薪酬进行改革管理，发挥人力资源的最大潜能和优势。办公室人力资源管理的主要激励包括薪酬激励和精神激励，要把这两种激励方式有效地结合起来，以人为中心，转变分配制度，对绩效和岗位进行统筹兼顾，才能对薪酬激励产生较好效果。薪酬在与物质奖励的挂钩主要是根据岗位定薪。要根据个人工作量和工作时间、工作性质按劳分配、科学、合理定薪，要注重对办公室人员的团队精神的培养，对合作意识的培养以及对创新能力的培养等工作。通过对人员能力达到一定工作效果和要求，并出色完成工作任务，给予相应的物质奖励，使之感受和得到物质鼓励，提升了办公室较好的激励机制效果。对于绩效管理中的组织结构不尽合理之处，以及组织内部存在管理机制的不完善的情况，要对这种管理能力低下、工作效率不高、工作质量偏差的现状予以坚决改掉。要对办公室组织机构进行优化，对办公室绩效管理进行完善，使人员的薪酬和绩效挂钩，在绩效考评汇总，对考评的指标进行量化管理。主要从两点做起：首先，要对资源进行整合，对办公室组织和人力资源进行调整和优化，对整体的工作效率进行提高，优化组织结构，进行组织内部的精简，避免人员臃肿造成尸位素餐的普遍现象。其次，从绩效考核的层面上进行多元化考核和评价，多方位、多角度地进行绩效考核，使企业和单位的工作成效不断前进。
三、结语
在经济化和社会化的大发展中，办公室工作的人力资源管理是一个企业和单位的生存和发展的必经之地，同时也是提升现代化办公室管理水平、工作效率和工作质量的途径。因此，不仅要充分到以人为本的人力资源管理理念，采取薪酬激励管理和优化绩效考核管理，使办公室人力资源管理的理论水平不断得到提升和改进。
作者：范婧雅 单位：松原市人才交流服务中心
一、管理要敢于承担责任
办公室工作牵涉到管人、管事、管物，非常繁琐。很多从事办公室管理工作的人都感到，推着走可以，干好、干出成绩很难。我认为，这难的症结就在于“不敢”。对于工作有的人不是管而是推。什么事情都是尽可能往别人身上推，表现在对工作的畏难情绪，怕承担责任，大大小小的事情都去找领导请示。还有的人在工作上墨守成规，毫无创新意识。如此这般，在工作上是不会有什么建树的。既然是管理工作，手头就负责了一项具体工作，那么就要“敢”字当头。首先要做到敢抓敢管，思路清晰，要敢于打破旧的机制，形成一套新的工作办法，走出经验管理的老套路，大胆创新，提高工作效率；其次要做到迎难而上，敢于承担责任，大胆处理事务，为领导分忧，帮群众解难；第三，对工作要有积极的态度，要主动找事干，不要怕多事，也不要怕别人说你“多事”，对自己分内的工作要抓好管好，对别人的工作也要积极配合、协助、支持，形成“人人有事干，事事有人管”的良好局面。只要我们本着从工作出发的原则，大胆管理，敢于否定，敢于创新，那么我们的工作就一定能取得事半功倍的效果。
二、管理要强化道德和作风建设
随着市场经济的建立和发展，人们的物质生活条件富裕了，人际交往复杂化，手段现代化，人们的道德观念产生了潜移默化的变化，出现了一些无法用以往道德规范约束的行为。市场经济不言道德的错误观点，侵蚀到人们的精神领域，引发见利忘义、权钱交易，导致集体意识、互助精神、敬业精神、服务意识的削弱。凡在法律管不到的地方，一些人就会钻法律的空子，打法律的“擦边球”，投机取巧之心不断滋长。一些人、包括个别领导干部的形式主义、官僚主义、享乐主义和奢靡之风的“四风”现象得以滋生和膨胀，庸、懒、散等“为官不为”现象严重地影响到办公室甚至整个企业的整体形象。因此，必须下决心进行整治。市场经济的竞争蕴含着道德的竞争，如今，许多单位已经认识到了形象的重要性。我们只有不断为群众提供优质的服务，才能树立起良好的形象，这就要求我们必须拥有一支高素质的工作人员队伍，因为，一个素质低下的单位，也必然是一个形象极差的单位。要提高全体工作人员的素质，道德建设就是重要措施之一。当前，个别单位普遍存在着一些不容忽视的问题，诸如会议多、文件多等等。之所以存在这些问题，最根本的原因还是作风不够硬，形式主义严重，没有抓落实。有些人习惯于“上面开个会，下面开个会；上面发个文，下面发个文；上面制定个管理规定，下面起草个考核办法。”以会议落实会议，以文件贯彻文件，其结果往往是在一片落实声中落空了。有的干部仍不愿在具体和深入上动脑筋、下功夫、负责任。有的抓工作不从本单位实际出发，满足于当“传声筒”“收发员”，照搬上级的决定、精神和要求；有的习惯于一般的号召，浮在上面多，深入基层少；有的停留于会议开了、文件发了、要求提了，至于解决了多少问题，落实了多少措施，就不再过问。“大会中会小会，会会有我；你说我说他说，说了白说。”表面热热闹闹，实则该管的事没管，该干的事没干，最终导致工作的不落实。转变作风抓落实，关键在于领导干部带头。多次强调：“党的作风就是党的形象，关系人心向背，关系党的生死存亡。”抓作风建设，尤其有个上行下效的问题。要求我们的干部要深入群众、深入基层、深入实际，走出去，沉下去，做到身入、心入、情入。改变那种“隔着玻璃看，雾里看花，水中望月”的虚浮作风，站在反“四风”的高度，本着负责任的精神抓好落实。
三、管理要大力提倡讲规矩
“没有规矩不成方圆。”社会因法制完善、秉公执法而稳定；个人因遵守规矩、遵章守纪而安宁；企业因健全制度、按章办事而兴旺。管理是一项牵一发而动全身的工作。时下，有的单位在制度执行过程中，往往有章不循，致使执行部门苦不堪言，群众也意见颇多。造成这种局面原因有二：一是制度本身不健全、不完善，让人有可乘之机，二是决策者没有以身作则，是制度的破坏者。要改变这种状况首先应从领导做起。因为领导是决策的制定者，掌握着单位的命脉，他们就应该给单位一个准确的定位，制定切实可行、行之有效的规程，并且置身于管理之中，身体力行，将不合理的章程从管理环节中删除。其次，放下架子虚心听取下属的意见。因为下属是具体操作者，对制度的执行情况可能更为了解。领导要改变那种一意孤行我说了算的想法，才能政令畅通，把制度落到实处。反之，如果在管理中形成了特权，久而久之，人人都有特殊情况，事事都要求特殊处理，制度就成了纸上谈兵，就会丧失领导在群众中的威信，也会使群众对单位失去信心。讲规矩就是按制度办事。讲规矩应成为每个人的自觉行为。诸葛亮挥泪斩马谡，就充分说明了只有秉公办事，才能深得人心。我们要认真执行“分层管理，个人负责”的管理制度。规定单位各级干部“向上可以越级汇报，但不得越级请示；向下可以越级检查，但不得越级指挥”，并切实付诸实施。由于各层干各层的事，各人负个人的责，从而减少了内耗，提高了办事效率。建立岗位责任制，实行分层管理，个人负责，从一把手到一般干部人人各司其职，各负其责，这才能充分发挥每个层次、每个干部的主动性、积极性和创造性，把主要领导从事物圈子里解脱出来，以便有更多的精力去抓事关全局的大事。
四、管理要迈向精细化
随着企业管理的不断进步，粗放管理的诸多弊端日渐显示出来，办公室管理的精细化管理是大势所趋。1.管理职责的精细化。企业的办公室处在枢纽地位，各种矛盾可能比较集中。办公室的职责设计要足够精确，办公室人员要精确地理解、把握、执行这些职责，做到不越位、不缺位。办公室的职责履行的好坏，不仅与办公室人员的性格、能力、素质有关，也与服务对象和所处的环境有关，在日常工作中，必须要业务上“精”，考核上“细”，起到率先垂范的作用。2.管理数据的精细化。办公室的工作很多地方是可以用数据来说明问题的。科学管理就是要用数据说话，而这些数据必须是正确和精确的，数据精确化的资料是管理者进行科学决策的重要依据，这就对办公室业务提出了一个管理环节数据的精细化概念。数据的精细化管理不能再像粗放型管理模式那样“大概齐”“差不多”，更多的是要依靠科学严谨的数据来说话。要使工作态度的严谨成为一种习惯性的行为，用精细化的数据来提高决策的科学性和可操作性。3.完善管理流程的精细化。要使企业在市场经济发展中从机会型增长转变为战略型增长，进而实现内涵式的增长，必须要对组织流程进行精细化改造，使精细化管理体现在对每一个环节改进和优化上。从精细化的管理中创造效益，提高效能。办公室管理流程的精细化就是要有规矩、有套路。办公室业务事无巨细，繁杂纷乱，办公室工作流程有固定和非固定流转模式之分，必须理清流程方可有条不紊。比如：办文办会、上传下达就有固定的程序，而协调督办、紧急事情处理就属于非固定模式，但是都有一定的规范，不能凭自己的爱好或者感情办事。4.精细化管理的持续改进。办公室业务和精细化管理是一个不断完善、不断提高的过程。没有固定的模式可循，只能从管理的实践经验中不断探索、不断试验、不断提升、不断总结，持续地改进完善。要克服“不求有功，但求无过”的消极思想，实事求是地对待自己的工作，在办公室内部形成一种竞争、向上的氛围，在其他部门和领导面前展示自己的成绩，从而树立应有的地位。首先是要得到领导的重视和支持，提供精细化管理需要的资源。其次是创造出具体的操作步骤和方法，形成具有独立特色的经验，即使现在的人员离开了岗位，精细化管理的模式还在持续地改进和进行着。
五、结语
管理于企业，就如同筋骨之于人。人无骨而不立，企业无管理则不生。办公室工作事无巨细，不仅要管事，更要管人，因为事是人干的，管不好人，就办不好事。所以我们要强化规范化管理、推行精细化管理，面临新的形势和挑战，形成自己独有的管理模式，做出新的成绩。
作者：王香云
一、企业办公室行政管理的责任体系不够健全
企业办公室行政管理责任体系不健全是影响企业办公室行政管理工作质量的重要原因，责任体系的建立，是保证企业办公室行政管理工作能顺利推进的关键举措，由于责任体系不健全，一旦出现问题不能及时找到相应责任人，最终导致企业办公室行政管理过程中出现的问题无法解决，严重时还会导致企业的综合管理系统和办公室行政管理系统出现瘫痪，最终导致企业的办公室行政管理工作出现严重滞后现象，对企业的发展带来影响。
二、办公室行政管理的策略探讨
（一）重组业务流程。为了实现对办公室行政业务的科学管理，在日常管理过程中应该要对传统的业务流程进行重组，在企业的管理中可以借鉴国外一些企业的优秀管理经验，对办公室的员工进行明确的岗位分工，保证企业的日常工作中可以实现科学的办公室业务管理。
（二）加强办公室行政管理的信息化水平的提升。首先，应该要对企业的办公室行政管理信息系统进行完善，确保办公室行政业务全程管理都能使用自动化办公，促进各种信息技术的应用。需要注意的是，办公室行政管理的信息化是贯穿于办公室行政业务全过程的，在办公室行政管理过程中的任意一个环节都应该要加强信息技术的应用。
（三）完善企业办公室行政管理体系。在加强企业的办公室行政管理体系建设过程中，要对企业进行全面的了解，保证企业的整体管理机制和办公室行政管理过程中的各种管理机制是一致的。办公室行政管理应该与企业的经营管理活动是紧密联系的，应该要和企业的各项业务进行有机结合。在具体的实施过程中，企业要将办公室行政管理的责任落实，强化具体的执行力。为了促进这一举措的有效实施，在企业的人力资源部门管理中，可以将办公室行政管理责任落实情况与具体的岗位职责的考核、人员的职位晋升等联系起来，强化企业办公室员工在行政管理过程中的执行力。
（四）加强办公室行政管理人员的综合能力水平的提升。在办公室行政管理过程中，管理人员的综合能力水平的高低是影响办公室行政管理水平的重要因素，当前很多企业的办公室行政管理人员的综合能力水平都不高，导致办公室行政管理存在严重的问题。对此要加强高素质的办公室行政管理队伍的建设，一方面，加强办公室行政管理队伍的业务能力的提升，加强他们对各种计算机技术、信息技术的掌握能力，使其能够积极应对各种实际问题。另外还要加强他们的职业道德素养的提升，使得办公室行政管理工作更加规范化，具体的工作人员可以避免各种慵懒懈怠现象的出现，以此提高办公室行政管理人员的综合能力水平。
三、结语
在现代化背景下企业的办公室行政管理工作面临的挑战越来越大，企业的办公室行政管理对于企业发展有十分重要的意义，在当前企业办公室行政业务管理过程中还需要加强内部控制，加强办公室行政管理过程中的各种问题的解决，促进企业的可持续发展。
作者：吴金儒 单位：四川巴河水电开发有限公司
作为高职院校协调办事与管理综合性机构，办公室的行政管理工作不仅是保证学校各项工作正常运转的核心，更是起到承上启下重要作用的关键。办公室的职能既涉及到学校的管理系统决策、执行与监督、反馈，更要负责服务与信息的传递，是高职院校中综合性较强的组成部分。作为高职院校的核心管理部门，其行政管理水平则直接关系着整个校园各项工作的高效运转。而随着国家对于高职院校的改革不断深入，办公室行政管理工作也逐渐显露出一些不足与弊端，表现出过分依赖经验式管理，缺乏传递信息、协调左右的功能发挥，缺失一系列相应的规章制度，因此造成办公室行政管理混乱，人员工作不积极，大大降低了办事效率。伴随着计算机的兴起与教育的改革深入，高职院校的办公室行政管理工作也必须紧跟潮流，在全新的信息化环境中从自身存在的缺陷出发，以提高办公室行政管理水平为目标，不断进行改进与创新。这不仅是推动办公室行政管理工作去适应新环境的重要途径，更是促进高职院校事业发展的重要措施。本文就当前阶段我国高职院校的办公室行政管理工作中存在的一些问题进行探讨，结合我国高职院校的实际情况，提出一些可行性较高的管理策略，以提高高职院校办公室管理的效率。
1转变管理方式，提高服务意识
随着高职院校对自身管理体制的改革不断深入，改革的目的就是不断加强对教师与学生的服务，这种转变充分体现在服务对象、服务内容以及要求上。这种转变也使得高职院校管理与教学逐渐走上专家治校、双师型教师等发展方向，而因学者、教授等人员成为了办公室的领导岗位，这也充分体现了办公室要为学校党政领导提供服务的功能。除此之外，办公室行政管理工作还必须全面考虑到教师与学生的要求，以满足教师和学生的需求为原则，才能更高效地完成管理工作。办公室行政管理工作本身就是一个涉及面多、长期、繁琐的工作，要做好高职院校的办公室行政管理工作，就必须有明确的工作思路，明确轻重缓急，合理地规划与安排，做到紧张但有序。在实际工作中，要求要积极思考，要求工作人员必须有强烈的责任心与意识，以此来提高办公室行政工作效率。
2提高管理者的自我修养
高职院校办公室行政管理工作效率的提高，要求管理人员必须拥有精湛的业务能力与实际管理经验。但就当前的形势来看，我国各高职院校从事办公室行政管理工作的人员情况大多都是来自机关干部、辅导员兼任或者教师兼任等，这些人员虽然拥有管理学生的经验，但缺乏专业训练与服务意识。因此，想要提高办公室行政管理水平，就必须要求从事办公室行政管理人员提高自身的修养。提高自我修养的方式有很多，通过加强理论学习，提高自身素质是最直接，也是最简单的方法。一方面，加强管理人员对办公室政策性文件内容的学习，熟悉办公室上传与下达文件、内外事务的处理以及各关系方面的细条等等工作内容，根据国家以及学校的相关方针与规定，把握精神实质，进一步提高自身的决策能力。另一方面，加强与教学相关的理论知识学习，系统地掌握管理知识。明确高职院校办公室行政管理工作是为教师与学生服务的目标，不断提高自我修养，以提高行政管理水平。
3进一步创新管理理念
所谓创新管理理念，不仅是要创新管理方式，更要针对管理理念与过程进行创新。创新管理理念就是将传统的经验式管理转变为现代化科学管理，运用理论知识与宽阔的事业，以运营的方式来进行办公室管理工作。知识管理其实就是说通过对新知识与新经验的学习，并通过合理的手段表现出来，在实际管理工作中反映出来，培养和加强个人的知识与及办公室行政管理工作的价值。还可以通过对知识的共享，运用智慧进一步提高组织管理的应变与创新能力。
4注重团队合作观念
办公室行政管理不止需要管理人员高水平的管理技能与服务意识，更需要团队的合作与配合才能更好地提高管理效率。办公室人员分工明确，但许多工作都要与其他人员协调合作完成，因此，想要提高办公室的办事效率与服务，就必须整体合力，建立良好的岗位沟通，发挥出团队合作的精神，不断提升办公室的凝聚力，促进提高办公室办事效率。管理者在实际的工作中，要注意取长补短，多与其他岗位的人员沟通交流，做好各方面关系的协调与衔接，集思公益，打造共同进步的环境氛围。可以通过自发组织集体活动，增进工作与情感交流，不仅利于舒缓压力，更为顺利进行办公室行政管理工作打下了良好的基础。
作者:黄文婧 单位: 广西经贸职业技术学院
（一）加强高校办公室自身建设，合理配置办公室内部机构
高校办公室行政管理很多工作需要依靠大家的共同力量来完成，这就需要保证办公室的整体合力；而办公室行政管理工作的繁杂性和细节性又要求每项工作必须细致地完成。因此，新形势下的高校办公室行政管理应首先加强办公室建设，合力配置办公室内部结构，做好科学管理。办公室行政管理是高校管理关键环节之一，不仅具备服务、咨询功能，还具备办事、管理功能，其配置的合理性对高校行政管理工作的有效发挥有直接影响。[3]高校办公室行政管理可以对彼此工作职责有明确了解，在此基础上合理分配人员，使每个人都能够各司其职。同时，高校办公室行政管理还应建立起同事间良好的合作关系，每个人在完成各自职责的过程中能够根据需要随时做好与其他同事的协调衔接，提高高校办公室行政管理工作质量和效率。另外，高校办公室还应建立一套行之有效的管理制度，对各项工作的运转程序进行规范，使行政管理工作在办文、办会、办事不仅有章可循，而且有据可依。
（二）提高高校办公室行政管理人员素质，精益求精
办公室是高校行政工作的“门面”，其行政管理工作的好坏与办公室行政管理人员息息相关。高校办公室人员是领导与基层员工的中介，工作涉及的范围广，综合性强，因此对行政管理人员的综合素质要求较高。高校办公室行政管理人员应善于调节个人情绪，始终保持良好的工作心态，主动寻找工作中的各项服务，对高校行政事务工作的新路子积极探索，对新知识、新问题的学习研究积极参与，主动去想如何更好地规范服务、搞好事务。只有对全方位服务观念牢固树立，为领导、高校各部门提供耐心细致地服务，才能树立办公室行政管理的良好形象。其次，办公室行政管理工作人员具备奉献精神，对工作认真负责，甘于吃苦，事无巨细都应一丝不苟，在不怠慢的同时做到毫无半点差错，乐于奉献，在工作中坚持原则性、规范性。[4]此外，高校办公室行政管理人员在工作中应树立精益求精的理念，面对日常工作的各种琐碎工作都应优质、高效、有序地完成。
（三）对高校办公室行政管理工作中的四个关系正确处理
高校办公室行政管理工作千头万绪，关系复杂，要有效完成行政管理工作必须处理好四个基本关系。第一，高校办公室行政管理应对服务中心与日常事物的关系正确处理，中心工作是高校办公室工作的首要和中心工作，日常事物的安排必须围绕中心工作进行，增强高校办公室工作的预见性。第二，高校办公室行政管理应对参与决策和抓好落实的关系正确处理，对管理中的各项新情况及时分析，在抓住主要矛盾的同时做好贯彻落实工作。[5]第三，高校办公室行政管理应对政务服务与事务服务的关系正确处理，在行政管理工作中政务是核心，事务是保证，高校办公室工作必须更加侧重政务，促进工作质量的不断提高。最后，高校办公室行政管理还应对行政工作与单位各级组织的关系进行正确处理，在高校管理工作中对行政领导的核心地位加以维护，同时对高校各级组织的作用充分发挥。
新时期办公新形势向高校办公室行政管理工作提出了新的课题和挑战，高校办公室行政管理工作应立足其基本特性，加强办公室自身建设，提高办公室行政管理人员素质，对办公室行政管理工作中的四个关系正确处理，更好地推动高校办公室行政管理工作的顺利开展。
作者：陈琳单位：西南交通大学生命科学与工程学院
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