时间：2022-05-21 05:18:43
导语：在档案管理系统论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了一篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1.用户研究
将用户、终端、网络、模态联系在一起，需要贴近复杂的环境，贴近异构终端、异构网络环境，尤其是能够符合三网融合环境的需要，而在这种环境下，用户首先通过终端，经过各种异构网络接入三网，再统一链接到图书档案管理系统，用户才能使用系统所提供的服务、海量的信息资源[9]；学术界一直研发新一代信息网络，国外的参考文献主要包括文献[10][10]、文献[11][11]、文献[12][12]、文献[13][13]；同时现有技术中能够链接终端、三网和系统的主要是张宏科教授及其团队的一体化标识网,该技术通过接入标识代表终端的身份，通过交换路由标识表示终端的位置信息，通过连接标识作为服务连接和用户身份的标识，服务标识表示业务的各种服务，该技术对流媒体、话音、数据等给予支持，该技术相关的参考文献主要包括文献[14][14]、文献[15][15]、文献[16][16]、文献[17][17]；基于此进行研究。
1.1用户、终端、网络的研究
为了研究用户模型，首先研究用户如何使用云平台下的图书档案管理系统，用户接入到图书档案管理系统，必须使用终端，通过网络接入。在这个过程中，终端呈现异构化、复杂化、多样化的特征，①终端目前可能使用电视网、电信网和计算机网中的任何一网，可以通过WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、传统CATV、Ethernet和OAN中任何一网，随着时代和科技的发展也可能使用其他网络，其网络方面的特征呈现异构化、多样化；②终端类型和型号都很多，其功能、用途等明显不同，造成构造的不同和复杂化；终端和网络的异构化、复杂化、多样化，造成了其效果差异化很大，主要体现在：①显示效果方面；②音效效果方面；③网络方面；④计算复杂度方面；⑤可用空间方面。从显示效果的角度来看，需要注意以下几点：①终端不同，其显示屏幕的大小不同，从这个角度来说，手机和电视的差距是最为显著的之一，笔记本、PC等终端设备屏幕往往适中，显示屏幕大小的不同一方面和用户持有终端是否便利有关，另一方面关系着用户浏览信息资源时屏幕的尺寸和效果。②终端不同，其显示所使用的分辨率不同，体现为显示时的效果明显不同，如显示时的清晰细腻程度、拍照取景和视频播放的效果等等，而且部分终端的分辨率是固定不变的，无法进行调节。③文件的格式不同，其显示效果可能不同，例如常见的视频格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式记录相同的视频信息，其显示效果也可能完全不同。④显示效果的程度决定了用户视觉角度质量的高低，其对于文本、图片、图像、单一的视频是有决定性作用的，同时对多媒体信息资源的效果也是有一定影响的。⑤显示效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖视觉的用户，但当用户不依赖于视觉的时候影响则不大。从音效效果方面来看，需要注意以下几点：①终端硬件不同，其发声所用的效果不同，即使终端硬件相同其发声的效果也可能不同，例如一台笔记本电脑，如果其声卡是集成的则往往没有独立的声卡效果好，同样不同厂商所生产的声卡效果往往也有一定的差别，不同时间、不同技术所生产的声卡效果也往往不同，但音效效果在设备、设置、播放内容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音频文件，其效果可能不同，首先数字音频技术指标采样率、压缩率、比特率、量化级，分别控制单位时间内波形采样的数据数量、音乐文件压缩前后大小的比值、记录每记录音频数据一秒钟所消耗的比特值的平均值、用多少位二进制的数据描述的声音波形；其次，不同的音频文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常见的音频文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③对于部分终端来说，音效效果是可以调节的，但依然存在音效无法调节的终端。④音频效果的程度所带来的影响，对于不同的用户是不同的，其高度影响高度依赖听觉的用户，但当用户不依赖于听觉的时候影响则不大。从网络的角度来看，①目前大部分的电视网依然是单向的，也就是说存在单向和双向的问题，虽然随着时代的发展和技术的进步，单向和双向的问题最终会被解决，但是目前一段来说其依然是问题的一部分。②网络不同登陆方式可能不同，例如如果用户借助电信网登陆和使用服务有两种模式，其一是通过以点播为基础的短信息服务，需要利用短信服务的平台来传输信息，由于其平台经常是第三方提供的，因而实时性往往较差；第二种方式则是通过GPRS网络，这种方案的缺点是覆盖率较差、传输速度低、费用高，但可以实现实时。从计算复杂度方面来看，终端之间的差异很大，以电视网的机顶盒和电视机来说，即使运行一个非常简单的动画也会非常困难，而相同的困扰在计算机上往往不存在，换句话说计算复杂度高的资源无法在部分终端上运行，但同时部分终端上如果使用计算复杂度低的文件则也会浪费资源。从某种程度上来说，不同的终端适合使用的信息资源在内容、格式等方面是完全不同的。从可用空间的角度看，如果可用空间的大小无法支持对应的操作，则后续的操作无法进行，同时可用空间较小也会在一定程度上降低运算速度。对于可用空间的大小，不同的用户可能会有不同的定义，部分用户可能对终端的最小可用空间有自己的要求；还有一部分人对最小可用空间没有要求，但是最小可用空间不够用的时候会有自己期望的行为和操作。
1.2用户行为研究
用户的行为，①指用户使用云平台下图书档案管理系统的行为，其根据用户的身份、目的、习惯、兴趣等不同而不同，用户可能是进行检索、获得、修改、保存信息资源，也可能是对图书档案管理系统的管理，如计费等；既包括其行为的种类、参数，同时还应该包括其行为所导致的结果。②用户的行为受到其本身的制约，既要受到其身份影响，又受到其兴趣和目的影响，但最终通过行为表现出来，可以通过用户的行为获得用户的信息，并做出调整，以便更精确地认识和了解用户。
1.3用户偏好研究
用户偏好，指用户在考虑服务或者商品的时候按照其自身意愿所做出的带有倾向性的符合理性的选择，是用户理性、认知和心理感受权衡后的综合结论，是用户个性化的体现。在云计算平台下的图书档案管理系统中，其可以作为个性化服务推荐的基础，主要包括以下几个方面的内容，①由终端、网络等带来的与视频、音频、可用空间等有关的偏好信息，此偏好信息用于确认用户偏好的信息资源的模态类信息，在此类偏好中用户往往偏爱一种或者几种终端，同时对于不同终端参数设置有不同的偏好；②用户偏好的信息资源内容方面的信息，包括学科、方向、难度等，这种偏好主要来源于用户原有的背景如职业、专业、知识层次等，并随着用户的发展而改变；③其他偏好，主要包括终端、所途经的网络、所在的位置等；④用户ID,用以唯一地标识和区别用户。
2用户模型研究
2.1用户基本信息模型
根据对用户、终端、网络的研究，建立用户基本信息模型，包括三类信息，分别是用户信息、终端信息和网络信息（详见图1）。其一是用户信息如用户ID、姓名、身份、年龄、知识层次、密码、密码提示问题、组别，其中①用户ID、密码是不可以省略的，其需要在用户登陆的时候确定用户的基础信息，同时用户ID对于整个系统来说是唯一的，也就是说所有用户的ID是没有重复的，是“独一无二”的；②身份、年龄、知识层次三项可以用于辅助确定用户的身份，以便在后续用户偏好模型未获得具体信息之前初步判断和获得用户的偏好信息，但鉴于部分用户的特殊性某些情况下是允许被省略的；③用户信息可以通过组别确定用户的权限的确认。其二是终端信息包括终端ID、终端参数等，其中①终端ID用于确定接入和登陆到图书档案系统的终端的身份，通过检索对应于终端的数据表可以获得包括其使用者、终端的类型、终端的基本参数及范围、终端的可能配置等的信息，可以初步确定终端的信息；②终端参数包括的是显示参数、音效参数、计算复杂度参数、可用空间参数，显示参数和音效参数分别是用户提供的其习惯使用的显示、音效参数的设置，而计算复杂度参数需要通过终端ID判断用户终端的具体计算复杂度获得，可用空间则需要在图书档案系统运行的时候通过其与终端之间的通讯获得；③终端信息中终端ID是不可以缺省的，但终端参数是可以缺省的，在缺省的状态下，系统依然可以通过终端ID获得终端的类型及基础的参数范围，再根据参数范围进行其他的判断，同时由于计算复杂度参数和可用空间参数不需要用户提供，因而也可以在缺省的情况下获得。其三则是网络信息如网络类型、常见位置等，其中①电视网的单双向问题可能会带来新的问题需要给予重点关注；②常见位置，是用户通常使用终端接入和使用图书档案管理系统服务的位置；③网络ID，用以唯一地标识和区别网络。关于用户基本信息模型，需要注意的有：①用户基本信息模型虽然是由三个部分组成的，但是其是一个整体，可以通过数据库表示出来，其中的每一条记录都只说明的是在某一种情况下用户使用某种终端通过某种网络接入和使用图书档案管理系统的具体设置以及由此而来的各种参数，每个用户的具体信息可以不只一条而是若干条记录的组合。②用户基本信息模型的三个子模型，可以通过一个数据表体现，也可以分成用户信息表、终端信息表、网络信息表三个数据表的组合来实现。
2.2用户行为模型
用户行为模型，主要用于记录用户的行为、状态等信息，其由用户ID、用户行为、行为参数、状态参数三个部分组成，其中①用户的行为用于记录用户状态变化的原因，同时可以从中获得用户基本信息模型的部分信息，同时也可以完善用户偏好模型；②用户行为参数用于说明用户行为的细节，是用户行为有机的补充；③状态参数，用于表明经过用户的行为之后用户的变化。
2.3用户偏好模型
用户偏好模型是用户服务推荐的基础，其主要包括3个方向，其一是对所获取资源的模态倾向性，是与终端相关的，其中包括格式、显示性能、音效性能等,其大多数属性是范围；其二则是对信息资源内容的倾向性，主要包括用户的身份、年龄、知识层次、专业等；其三则是用户通常所在的位置区域，可以用于以就近原则对其提供服务。
3关键技术分析
3.1用户模型应用研究
从用户登陆并使用系统服务的角度看用户模型，用户通过终端接入计算机网、电信网和电视网三网中的一网，可以利用一体化标识网络技术连接到系统，通过终端ID确定终端的身份（终端信息模型），通过终端所在的位置、IP等可以获得对应的网络信息（网络信息模型），通过用户ID和密码登陆系统进而系统可以确定登陆的用户（用户信息模型），如果需要调用用户偏好模型可以根据用户ID在用户偏好模型中检索相应的记录则找到对应用户偏好的信息（用户偏好模型），用户使用过程中会有所操作记录下用户ID、相关操作及对应参数则可以将信息添加到用户行为模型，根据用户ID可以从用户行为模型获取相关的参数则可以获得对应信息据此可以修改和完善其他模型。对于用户模型的应用，本文认为：①对于信息资源的检索和使用，既涉及到用户对信息资源模态的偏好，又要涉及到用户对信息资源内容的偏好，同时还涉及到用户所使用的终端；在检索的时候首先要根据终端信息模型和网络信息模型判断终端和网络的特性，获得支持的模态的信息，获得显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等信息，再根据这些信息和模态结合结合用户的偏好以集合的形式进行交的运算进而缩小可以接受的信息资源的模态范围并将其作为用户即时信息资源模态的偏好，再通过用户偏好模型内容倾向类偏好可以获得用户对信息资源内容的偏好。②显示、音效、网络、计算复杂度、可用空间等的变化会带来很多不同的情况，需要形成对应的策略，该策略既要符合用户的意愿，又要符合运营商等商家的利益，同时必须符合法律法规并受到相关部门的监管。在实践的过程中，可以设置相应的阈值来划分对应的范围，根据阈值与当前值差别的组合来判断当前所处的情况，当差距过大或者达到阈值的时候可以按照对应的既定策略采取行动，如在许可的情况下重新生成对应的信息资源、只发送部分信息资源、压缩等。③用户基本信息模型中用户信息模型、终端信息模型和网络信息模型需要相互结合，是一个有机的整体，在使用的时候相互辅助；同时用户基本信息模型、用户行为模型和用户偏好模型也是一个有机整体，其通过用户ID彼此关联。用户ID在整个模型中是唯一的，其作用是唯一地标识一个用户，以便与其他用户区别。
3.2用户模型的初始化与完善
本文认为用户模型的初始化信息可以从以下几个方面获得：①用户注册的信息②利用调查研究等方式从侧面获得的用户信息；③利用公众的大众化特征获得，其实质是首先获得用户基础信息模型，然后再从用户基础信息模型获取数据，以基础信息模型数据为基础结合概率归类和整理，去生成用户偏好模型和用户行为模型的初始数据。本文认为用户模型的信息完善与补充，是一个不断学习和修正的动态反馈过程，通过机器学习对参数的重新估计和修正提高了预测的精度，进而提高服务的质量，可以为个性化服务推荐打下基础。其实质是通过训练来逐渐完善用户行为模型，再根据用户行为模型逐步完善用户基础信息模型和用户偏好模型。具体的实现上，本文认为①用户行为模型可以作为执行单元，学习单元通过用户行为模型提供的信息根据用户基本信息模型和用户偏好模型建立并改进知识库，执行单元格局知识库中的知识执行任务，再将执行后的信息反馈到用户行为模型作为下一步学习的资源。②可以用命令序列作为最小单元描述用户行为，通过定义两个序列、两个状态之间的相似度来代表和判断行为模式之间、状态之间的相似程度；模型工作的时候，计算序列相似度来判断行为和状态的变化。
4结束语
本文首先从目前国内对用户的研究出发，分析用户，然后研究用户模型，既包括用户基本信息模型，又包括用户行为模型和用户偏好模型，最后对一些关键问题进行了分析，但本文没有研究海量数据量环境下信息资源的检索方法，在以后的研究中将逐步完善。
作者：李春杰 王晓明 张龙昌 单位：渤海大学信息科学与技术学院
摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。
关键词：建设单位档案管理网络化
前言：
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
[内容摘要]
21世纪最激烈的竞争当属人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才或许是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理。
对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。譬如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。
随着社会的发展，科技的进步，计算机的应用在社会各领域中都得到了普及，越来越多的人都感受到利用计算机进行各类管理的科学和便捷；认识到管理信息系统对于管理工作的重要性。
管理信息系统，MIS（ManagementInformationSystem），是一个将企业生产和经营中的各种内、外部信息进行收集、加工、整理、传递，并有序地存储，以用于管理和决策，是企业增效的信息系统。它能够使企业更加及时、准确、全面、详实的了解所需的信息数据。同时管理信息系统对各种信息数据的进一步加工，能使企业领导层的生产、经营、管理决策依据更加充分，更具有合理性、科学性；从而为社会创造出更多的价值，为企业的发展创造出更多的机会。另外，管理信息系统可以使企业的管理更加科学化、合理化、制度化、规范化；为企业的管理水平跨上新台阶；为企业持续、健康、稳定的发展奠定坚实基础。
人事档案管理系统就是典型管理信息系统，通过人事档案管理系统对人事档案进行管理具有人工管理所无法比拟的优点——例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。一个设计完善，运行稳定的人事档案管理系统可以使人们从繁重的传统手工管理中解脱出来，从而提高企业人事档案管理的工作效率，协助企业更好的完成人事档案管理工作；而且，企业整体管理的信息化建设是企业的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，企业人事档案管理的信息化又是企业整体管理信息化建设的重要组成部分。因此，利用计算机对企业人事档案进行管理是必然趋势，人事档案管理系统是企业管理工作中不可缺少的。所以在毕业设计中，我选择开发人事档案管理系统。
在前面曾提到人事档案管理系统是典型的管理信息系统。这就要求它应该能够为用户提供有好美观的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式以及快捷而准确的查询结果。所以，对于人事档案管理系统的设计主要包括后台数据库的建立、维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者而言要求建立起数据一致性及完整性强、数据安全性好的数据库。对于后者而言则要求具备应用程序功能全,易使用等，运行稳定等特点。因此，我选用的开发软件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。
四、本人开发人事档案管理系统的详细说明。
我所设计开发的这款人事档案管理系统，它的开发平台是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0软件，是典型的管理信息系统软件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系统管理、档案管理、档案查询、档案统计、档案输出、花名册；为了使程序显得更具有专业风格，我还在其中加入了一个关于系统的功能表单，以介绍此系统的相关信息，如系统版本、开发日期等。
我在撰写本片论文和开发这款人事档案管理软件的过程中，为了使所写的论文更具有说服力；所开发软件的功能尽可能完善且更加接近于一个真正的人事档案管理系统，使其可以充分体现出人事档案管理工作的各个方面。我参考了1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过的《中华人民共和国档案法》修正案、劳动部和国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》、《干部档案管理工作制度》、《人事档案管理工作制度》、《某国有大中型企业人事档案借阅查询的规定》、《数据库技术及开发教程（修订版）》、《管理信息系统概论》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版数据库编程实战训练》、《计算机软件技术基础》、《电脑报2003年合订本》、《电脑报2004年合订本》、《电脑报2004年合订本》等一系列相关的书籍和文献资料。
摘 要 随着信息社会的到来和电子政务在我国的普及，传统的学生档案管理模式既不能满足档案管理人员的管理需求，也不能满足学生查阅自己档案信息的要求。为了解决这些问题，开发了学生档案信息管理系统，该系统在西建大得到了良好的应用，减少了档案人员的工作量，提高了档案部门的工作效率，对学校的发展起到了很大的促进作用。
关键词 学生档案 管理系统 信息化
高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是学生在校期间学习、生活及参加各种社会活动的原始记录，是学生就业、升学、出国进修、职位晋升的重要依据。目前，大多高校的学生档案管理仍局限于手工管理，随着高校的不断扩招，学生档案呈现出数量大、种类多、质量要求高、流动速度快、存放时间短、就业方式多样化、投寄单位多等新特点，迫使我们必须加快学生档案信息化建设的步伐。“学生档案管理系统（2009k01-49）”这一研究项目是经陕西省科技厅立项，由西安建筑科技大学学生处和综合档案室共同承担的一个纵向基金项目，该项目研究的主要目的是适应信息时代要求，设计并开发出一套适合于网络环境下的高校学生档案信息管理系统，从根本上改变学生档案的传统管理模式，实现档案资源数字化，做到方便管理、服务学生、以人为本 。
一、学生档案管理系统功能需求
根据高校学生档案管理特点和实际工作需要，在充分调研和分析用户需求的基础上，按照结构化设计思想，该学生档案信息管理系统的功能主要有以下几点：
（一）学生档案信息录入功能。
学生档案信息除了学生的基本信息（姓名、学号、性别、出生日期、身份证号、政治面貌等）之外，还包括学生在校期间的入学、学籍变动、鉴定、实习、毕业、学位、奖励、处分、体检、出国、工作等其他信息。学生的基本信息在学生刚入校时由学生填写，并上报给院系一级的老师（如年级辅导员、班级班主任等）进行审核，审核通过后上报给档案部门，由档案管理人员进行建档管理。对于学生在校期间的其他纸质档案，比如学生的高考录取通知书、获奖证书、毕业证、学位证等，利用扫描仪进行电子化处理后再上传到系统中。
（二）学生档案信息查询功能。
借助于校园网，一方面，实现高校学生处、档案室、各院系的管理系统的接口衔接，全面掌握学生重要信息的产生、变动、审核及更新，以保证学生档案材料的准确无误，另一方面，实现学生突破地域时间限制，通过多种方式（学期，年级，班级，学号，姓名等）查询自己需要的学生档案。
（三）学生档案信息修改功能。
档案管理人员可以随时随地对学生档案材料进行修改、删除操作，实现了学生档案信息的动态管理。通过对用户权限的设置，学生等使用者只能查看自己的档案材料，无权修改和删除相关材料及文件。
（四）学生档案辅助功能。
添加学生账户时，提供批量处理功能，进一步减轻管理人员工作量，提高工作效率；凡涉及到学生档案信息的增加、删除、修改等敏感操作的，系统都自动进行日志记录，从档案信息的真实性、安全性方面提供保障；系统为档案管理人员提供信息公告编写与的功能，档案管理人员可以借此宣传学生类档案成果、相关的活动、讲座信息，进一步推动学生档案建设的法制化和规范化。
二、学生档案管理系统的实现
该学生档案信息管理系统以西安建筑科技大学现有的校园网为基础，采用与操作系统无关的java语言和成熟的面向对象技术，基于主流的关系型数据库mysql和高效的web开发框架struts，按照mvc模式进行系统开发。系统主要包括档案信息管理、用户管理、日志管理、基础数据管理、角色管理、安全管理等模块，各功能模块之间的关系如图1所示。其中，档案信息管理模块主要实现学生档案信息的录入、修改及查询等功能。用户管理模块主要是对使用本系统的学生、学院秘书和档案管理人员等用户信息的注册及用户权限的设置，比如，学生用户只能上传自己的基本信息到所在院系，只能查看自己的档案信息，不能随意修改删除，而档案管理人员拥有院系、专业、班级的维护权利；添加、编辑和删除学生与院系审核人员的权利；查看学生档案信息材料、操作日志以及学生转专业、休学、退学等学籍信息的权限。日志管理主要针对有该权
的用户查阅系统运行日志，保证档案数据的准确性。基础数据管理是对学校院系、专业、班级等信息的维护，具体操作上是先批量复制上一年学校的院系、专业等基础数据，再根据本年学校的招生计划进行微调整。安全管理主要是为了防止档案材料被恶意修改，对扫描后的档案材料进行加水印处理，确保安全。本系统具有界面友好、简单实用、功能独特、支持灵活的excel导入、导出、pdf下载、打印等特点，系统自投入使用后，减轻了学生档案管理人员的重复性劳动，使学生档案管理工作更加科学、精确和便捷，从而大大提高了工作效率。
三、学生档案管理系统的意义
1、提高了高校学生档案的管理效率。档案管理人员从具体的收集、整理、装订、保存等工作中解脱出来，既减轻了工作量，又提高了工作效率。
2、实现了学生档案信息资源共享并减轻其管理成本。一方面，学校各职能部门、学生本人、用人单位等使用者可以突破时间、地域限制，查询浏览学生信息，实现学生档案信息资源共享。另一方面，学生档案信息管理系统将学生在校期间的各项资料电子化，从档案库房、档案用具方面大大降低了学生档案的管理成本 。
3、有利于开发知名校友档案资源，加强学子和母校的联络。学生档案信息管理系统涵盖了学生在校期间学习、参加的活动等各方面记录，将知名校友的学生电子档案制作成影集，在学校校庆等重大活动中进行陈列展览，将会促使这些知名校友对母校产生更深厚感情，进而投资学校的建设，对学校的发展起到巨大的促进作用 。
四、总结
学生是一所大学的主体，应用现代化管理技术来科学、规范地管理学生档案，是高校档案管理的必然趋势和有效手段。本文分析了学生档案信息管理系统的功能需求，并利用计算机技术、网络技术实现了该系统，经过一年多的试运行，目前运行稳定，使用效果良好，深得档案管理人员好评。西安建筑科技大学档案管理人员应站在新的更高的平台上，提出更好更人性化更适合于我校学生档案管理的科学管理方案，使我校学生档案管理水平在陕西省高校名列前茅，并将学生档案信息管理系统推广到全国高校中，以期获得更好的经济效益。
（作者单位：吴晓茹，张新宏，西安建筑科技大学档案室；文小琼，西安建筑科技大学学生处）
我台图书档案管理系统的设计和编程
一、前言
几十年来我台技术部门积累大量的专业书籍、技术资料和图纸档案、标准规范和各种专业中外文期刊等。为了使图书档案更好地服务于技术论文联盟//部门，逐步对图书档案工作实施计算机管理，编制了符合实际的图书档案管理软件。该图书管理系统，是利用visual basic作为前端的应用开发工具，access作为后台的数据库，系统界面简洁美观，实用维护简单、权限管理完善、安全性高等特点。实现了图书的采购、借阅信息管理，图书库存信息的查询、各种书籍借阅信息浏览等功能。
二、系统分析和设计
系统总体设计主要包括应用背景、项目目标、解决方案设计、模块功能分析四个方面。
1.应用背景
此管理系统使得管理人员可以及时了解和控制库存图书档案的准确情况和数据。包括了对图书、档案入库信息的登记和图书出借信息的登记，并可查询。
2.项目目标
建立这个系统的目标就是实现对新书的入库、借阅以及还书信息等的计算机化管理，使得繁杂的库存信息能够被完整、高效的存取和查询。
3.解决方案设计
根据前面分析的应用背景和项目目标进行设计，其系统总体方案设计流程如图一所示。
4.系统模块功能分析
该系统根据图书入库、借阅、查询、管理的需要，依据系统总体方案设计流程图所示，本系统所要设计的主要窗体模块有五大功能模块，分别是：
4.1图书入库信息管理模块，用于管理图书相关信息；包括新到图书的登记入库。
4.2图书借还管理模块，用于管理读者借书和还书的操作；
4.3环境设置模块，用于设置用户的操作界面；
4.4数据管理模块，用于处理数据库的备份和恢复。
4.5图书查询模块，用于图书的库存、借阅等信息的查询。
在本系统中由于没有打印机设备供试验，所以预先把报表打印改成报表预览。
在系统主界面的设计中，包括在mdi窗体中允许显示多个窗体，主窗体为这些子窗体提供工作空间，并设置下拉菜单可以对各功能模块进行调用，实现对图书档案管理的各种操作，如包括图书信息管理、添加图书信息、借阅、归还的登记和查询等信息管理的功能。主窗体界面样式如图二所示。
三、数据库设计
根据系统的工作原理与工作流程，数据库设计主要有以下几个步骤：
1.选择数据库
根据系统的分析和设计需求，我选用access2000数据库来进行数据库的逻辑设计。
2.创建数据库
首先，启动数据库管理器，建立一个新的数据库，在该数据库下建立数据表，输入记录。并建立各个表之间的联系，其5个数据表分别是：图书信息记录表( books) 、本台部门和员工基本信息记录表(user) 、图书类别信息记录表（class）、图书借阅信息记录表(jy) 、 借阅历史信息记录表 (jyls) 。5个数据表的逻辑结构分别根据系统的需要而设计。如图书信息记录表的结构如表 1 如示。以图书信息记录表(books)为例，可以看出这张表有8个字段，每个字段的名称分别是：图书编号（数值型），图书名称，图书类别，作者，出版社，是否出借（均为字符型），出版日期，登记日期（日期型），价格等相关信息。
四、程序设计和调试
在上面的各项工作完成之后，依次逐步实现各个功能模块的界面，对其主窗体和各个子窗体进行属性的修改，接着添加菜单项，然后编写所有代码。在编写代码过程中，单独调试每个窗体，最后将主控制调度程序和功能模块程序联结起来调试，完成整个系统。 以下简单例举主窗体的设计过程：
1.主界面设计
主界面即登录成功后所显示的界面，主程序的设计步骤如下：
步骤一、新建工程文件，将工程文件保存为book.dpq，源程序存盘为main.pas，修改其caption属性为“图书档案管理系统1.0”，name属性值该为mainform。
步骤二、添加菜单项，实现启动画面， 向mainform中加入下拉菜单tmainmenu控件对象，双击该控件对象，在“操作”菜单项下，分别设置菜单条“新书入库”、 “读者信息管理”、“借书”、“还书”、“信息查询”、“系统登录”、“退出”。在“管理”菜单项下，分别设置菜单条“读者类型管理”。双击菜单项“操作”中的菜单条“退出”，创建onclick事件，是系统具备退出功能。
主窗体界面的设置如上图二所示。图书入库信息模块包括3个子菜单、图书入库登记、入库明细管理、图书入库查询功能。图书借阅信息模块也包括3个子菜单、图书借阅登记、出库明细管理、图书借阅查询功能。部分子菜单窗体如下所示：添加图书信息窗体，如图四所示；借书信息窗体，如图五所示；添加还书信息窗体 如图七所示；查询借书信息窗体，如图八所示。
1.1步骤三设置属性
1.1.1主窗体的属性如表一所示
1.1.2主窗体的菜单项如表二所示。
1.2步骤四编写代码
五、系统安全性问题
为了防止非法用户对本系统的操作，本系统设计了一个登录界面， 用来让合法用户的进入。在数据库方面设计了一个表，用来实现用户和密码的数据源，来实现多用户的进入和操作。考虑到本系统的规模和其它方面的因素， 在数据库方面本系统设置有相应的权限。
六、结束语
本系统包括了基本的图书档案信息管理，在实际使用中，满足图书档案信息的日常管理的需要，提高了工作效率。不过还有待于扩充和提高，建立网络平台，开发更多的功能。使之更科学更合理。
【摘要】
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析，查出现有系统存在的不足，提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统；其次是网络环境下高校档案管理系统的设计，功能设计和模块设计；最后通过测试，检验系统设计的合理性和实际运行的效果。
【关键词】
网络环境；高校档案管理系统；网络管理
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。
一、当前我国高校档案管理系统的现状
我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化，在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步，但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的，并没有与现有档案管理系统相结合，这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来，很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统，相比网络环境下其他信息系统建设，档案管理系统还存在很大不足，其主要表现在以下几个方面：1.管理范围窄：多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别，对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理，归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高：高校档案管理系统大多使用C／S模式应用系统，需要安装专用客户端应用软件，对于软件硬件环境要求比较多，在很大程度上依赖操作系统版本，一旦用户计算机出现软件硬件故障，就极有可能需要重新安装操作系统，这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外，有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题，这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。
二、网络环境下高校档案管理系统的设计
在具体设计中，主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先，将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次，对每一个功能模块采用面向对象设计的方法，以数据为中心进行程序设计。
（一）功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中，一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立，应用软件与计算机硬件相对独立，以便于系统扩充和档案信息资源共享，也便于系统移植。通过分析，我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。
（二）数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后，需要将各种存放数据类型进行分析分类，各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构，这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中，既要遵循数据库设计原则，又要考虑数据库需要的数据处理平台，还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据，在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源，所以安全性问题尤为重要。
三、网络环境下高校档案管理系统的实现
在系统进入实践测试阶段，高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构，这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统，其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储，例如图像数据的压缩处理与存储，各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说，特点：第一，要符合高校档案管理的流程，信息输入输出要求的多样性，用户界面清晰。第二，用户要采用分级管理的模式，设置访问权限，来保证数据库的安全。第三，档案信息数据查询要有多样性，因为数据分类的多样性，要求系统的输入输出具有灵活性，这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。
四、结语
在当前网络形势下，采用高效档案管理系统对档案信息进行管理，一方面可以进一步提高工作效率，另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现档案信息中有价值的信息，有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。
作者：姚树静 单位：山东广播电视大学
摘要:
目前各高校学生各类数据存放较为分散，数据共享不充足，使用起来不方便，利用率也不不高，所以采用一套系统采集学生信息、提供查询、统计、修改等功能很重要。结合高校学生档案管理工作的实际，在现代信息化的大环境基础上，对学生档案管理系统进行分析，阐述学生管理系统学高校大学生档案管理工作的促进作用。
关键词:
现代化；学生；档案管理系统；现状；高校；档案管理
在高等教育不断发展中，学生档案作为高校日常管理中的一部分。也是人事档案对高校提出的新要求，学生档案是学生在学校期间的一个重要资料之一。它完全能反应学生在校期间各方面情况，同时也是大学生今后就业的关键材料。高校档案管理工作是日常管理工作的核心部分也是关系到学校声誉和学生前途的大事。作为本科院校，我校领导高度重视，要求要认真贯彻《档案法》，落实各项规章制度，保证每一份学生档案都能真实反映学生在校期间的情况，为社会及用人单位提供一份可靠的保障。目前高等学校的学生管理工作的情况不乐观，存在很多需要解决的问题，我们还在采用人工统计和管理档案。在当前信息时代的环境下，用计算机学生档案管理系统对学生档案信息进行管理，比手工管理档案具有不可取代的优势。例如：查询检索、信息录入、信息可靠性高、能存储的信息量大、保密性好、保存时间长、需要成本低、节省空间等。这些优点对高校管理学生档案工作都非常重要。
一、当前高校档案管理工作情况
1、有完善的法律制度
关于档案管理虽然有很多法律制度和法规，但是对于高校学生档案管理工作没有比较针对的法律法规。因此在高校学生档案管理工作中没有统一标准，各个学校的管理体制又不一样。目前管理形式多种多样，有些学校为了方便使用分别把档案存放在学生所在的各个学院；有的为了集中统一管理把档案集中放到学校档案室进行保存管理；有些把档案放到招生就业处进行进行管理；有的把档案放到学工处管理；还有部分学校将学生档案与干部的人事档案放在一起归人事处管理等。这些都能看出来学生档案管理没有一个专门独立的机构进行管理都是归属在某个部门中，这样的管理不规范导致学生档案错乱。
2、档案内容不完整，缺乏严谨性
高校学生档案记录了学生在学校期间的各种情况，是学生在校表现的有力依据。但是对于学生档案中的相关表格的填写不严谨，例如学生成绩表格填写存在学生成绩丢失被修改等问题，在填表时重要的日期及格式不能严格按照填写，漏填以及填写错误。在归档时没有及时发现错误，导致错误信息存入档案，造成档案权威性降低，这个也是人工制作管理档案的弊端。
3、工作人员档案管理意识浅薄
因为长期高校档案管理工作不受重视，管理档案方面工作人员没有地位。档案管理工作没有一个健全的队伍，没有配备专职学生档案管理工作人员，都是兼职管理学生档案。没有统一培训和学习，提高档案管理工作人员的专业素质，也缺乏采用现代信息化管理档案的知识，导致很多人凭着自己的想法在整理档案，使得档案的归档十分不明确。还有部分工作人员对档案工作的认识不够，缺乏责任心，。这些种种问题导致档案管理工作不能健康发展。
4、档案管理方法方式跟不上现代技术
这些年随着教育事业的不断发展，高校也不断扩招，导致学生档案管理工作的难度大大增加了。目前高校的档案管理工作还是采用传统人工手工操作，没有一套规范完整的管理软件，这样很难应对目前学生档案的管理工作。在一定程度上影响了学生档案管理工作的规范化和现代化。
二、加强高校学生档案现代化管理工作
1、学生档案管理系统功能主要有学生档案管理系统的主要用处是对学校学生信息进行管理。该系统的设计要考虑到合理性、可实用性、规范性、方便性等功能，该系统对学生的日常信息有录入、修改、查询、添加、删除等功能。学生管理系统可以对学生在校期间发成的所有情况进行登记管理更新，能保证每个学生在校期间档案的完整性和一致性。学生管理系统主要包括了学生各类信息查询、教务信息查询维护等其主要功能包括1、有关在校学生学籍异动信息输入，包括学生基本信息、异动情况等；2、学生信息的查询和修改，包括姓名、专业、家庭联系方式等；3、学院管理信息的输入、查询、修改等；4、学生课程设置和修改；5、学生获奖和违纪情况的输入、查询及修改等。
2、加快建设档案管理人员的队伍，强化档案管理人员意识配齐专职档案管理人员，要求具备一定的计算机知识，并加强对他们的培训指导工作，让他们指导档案管理的重要性，创造条件给他们去学习，以提高业务水平。这样能更加好的运用学生管理系统对高校学生档案进行管理，有了这支队伍以后面临更加多的学生也能把档案管理的井然有序，是学生在校期间档案信息完整统一严谨。
总而言之，随着高科技信息发展，高校不断扩招，学生人数增加。对高校学生档案管理工作要求更加高，那么学生档案管理系统对高校学生档案管理是起到促进作用的，档案存档电子化对于学生档案管理工作来说是必然的发展趋势。用学生管理系统管理档案不但能都很大程度上节约人力资源也能提高学生档案资源的利用率，方便了各单位查询存取阅览。通过互联网还能破除档案的区域化限制，方便社会各个部门和用人单位提取和查看档案，也为学生就业提供快捷方便的依据材料。所以加快用现代化高科技方式管理高校学生档案工作，这对于学校学生档案管理工作有着重要的推动作用。
作者：秦方凌 单位：广西科技师范学院
【摘要】
本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述，详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点，通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处，使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统，充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。
【关键词】
档案管理系统；BS系统；CS系统；现代化管理
目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础，BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本，即浏览器版本，提供给项目部的档案人员，进行录入档案数据、上传电子原文，系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员，进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。
一、BS系统体系
（一）BS系统简介。
当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上，BS系统采用三层分布式，它是以BS应用系统结构为基础，缩小了整个系统的维护量，为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程，客户机可以直接调用服务器的应用逻辑，然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数，提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中，整个系统由三部分组成：应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑，接收客户机方应用程序的请求，然后通过转化为数据再与数据库服务器交互，将结果传达到客户机方的应用程序中。
（二）BS系统在企业档案管理中的重要作用。
项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据，项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏，对比其他项目档案著录项，规范录入本项目档案。同时，相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言，效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点，它最多可执行20条目录同时批量编辑，对于录入相同著录项或改写相同著录项，这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提，通过查询界面，利用录入框中的相应条件，即可查询到相应文件，如果不知道文件字号，可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果，方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录，需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能，简化了档案管理工作流程。
二、CS系统体系
（一）CS系统简介。
CS模式体系的结构分为两层：一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端，大大降低了系统的通信开销，充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中，客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力，大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器，从而使客户端的响应速度快，便于操作。
（二）CS系统在企业档案管理中的重要作用。
CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后，在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报，实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能，免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限，从而通过网络检查档案数据录入是否规范，指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间，从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面，在系统中填写年报数据后，利用数据上传功能，即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收，无需报送纸质报表，极大地提高了工作效率、简化的工作流程。
三、BS系统与CS系统的比较
企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统，他们各有优点和缺点，同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上，BS系统由于只有一次投入成本，之后的投入只在服务器端的特点，它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上，BS系统相比于CS系统略显不足，因为BS系统的前台效率不高，表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说，CS系统适用于业务量较大且复杂的企业，因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业，因为BS系统能简化网络模式，减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS，BS主要用于录入，CS用于管理管理。
四、结束语
综上所述，档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率，促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑，是档案现代化管理模式的必然发展趋势。
作者：金鑫 单位：中铁大桥工程局集团第二工程有限公司
【摘要】
本文就本公司现使用的档案管理系统展开论述，详细介绍了BS系统及CS系统各自的优点和缺点，通过对比BS系统与CS系统之间的不同之处，使我公司能更好地选择合理适宜的档案管理系统，充分体现了档案管理系统在档案现代化管理中的重要作用。
【关键词】
档案管理系统；BS系统；CS系统；现代化管理
目前我公司使用的档案管理系统V5.0版分为BS版本及CS版本。档案管理系统以CS版本为基础，BS版本主要提供与之配套的WEB部分功能。BS版本，即浏览器版本，提供给项目部的档案人员，进行录入档案数据、上传电子原文，系统V5.0版BS版本不提供打印输出功能。CS系统提供给专职档案人员，进行录入、打印卷内目录等报表、移交清册的统计等移交统计收进统计、设置项目的录入界面与授权。
一、BS系统体系
（一）BS系统简介。
当前BS结构作为企业信息系统体系结构已基本成熟。在结构上，BS系统采用三层分布式，它是以BS应用系统结构为基础，缩小了整个系统的维护量，为客户机提供便利。该结构省去客户机与数据库互动的过程，客户机可以直接调用服务器的应用逻辑，然后由逻辑替代客户机对数据库进行存取。从而减少向服务器发SQL请求的次数，提高了服务器性能。在BS系统的三层分布式中，整个系统由三部分组成：应用服务器、数据库服务器及客户机。客户机主要负责处理与用户之间的交互和应用服务器的交互。而应用服务器的职责则是处理应用逻辑，接收客户机方应用程序的请求，然后通过转化为数据再与数据库服务器交互，将结果传达到客户机方的应用程序中。
（二）BS系统在企业档案管理中的重要作用。
项目应用档案BS系统大大提高了工作规范性及工作效率。通过给项目开放档案室数据，项目档案人员可浏览到全公司相应类别档案馆藏，对比其他项目档案著录项，规范录入本项目档案。同时，相对项目传统的利用Excel录入档案数据而言，效率明显提高了很多。BS的批量编辑功能是一个亮点，它最多可执行20条目录同时批量编辑，对于录入相同著录项或改写相同著录项，这一功能非常实用。BS的检索功能也值得一提，通过查询界面，利用录入框中的相应条件，即可查询到相应文件，如果不知道文件字号，可在题名框中输入最有可能在题名中出现的文字即可显示查询结果，方便快捷。在BS系统中还可进行库房日常温湿度记录，需要的时候打印输出记录即可。此外BS系统还可实现档案预约借阅功能，简化了档案管理工作流程。
二、CS系统体系
（一）CS系统简介。
CS模式体系的结构分为两层：一是在客户机系统的基础上添加了用户界面与业务逻辑的客户端程序。二是利用网络结合了数据库的服务器端。CS结构能够合理地将任务分配到服务器端及客户端，大大降低了系统的通信开销，充分发挥了服务器端与客户端硬件环境的优势。在早期软件系统中，客户端需要安装专用的软件。CS结构的优点在于其能够充分发挥客户端的处理能力，大部分工作可以先经客户端处理然后提交给服务器，从而使客户端的响应速度快，便于操作。
（二）CS系统在企业档案管理中的重要作用。
CS系统较BS系统具有更强大的功能。在BS系统录入档案数据后，在CS系统可打印卷内目录、案卷目录等各类表报，实现移交清册、保管清册、销毁清册等统计功能，免去了制作大量表格的麻烦。机关档案管理人员可给项目设置用户并授予相应权限，从而通过网络检查档案数据录入是否规范，指导项目完成档案数据录入及更改。较传统的指导、答疑方式节省了专职档案人员的时间，从而使专职档案人员有更多的时间从事档案开发利用工作。在档案年报管理方面，在系统中填写年报数据后，利用数据上传功能，即可将数据上传至上级档案管理部门进行数据接收，无需报送纸质报表，极大地提高了工作效率、简化的工作流程。
三、BS系统与CS系统的比较
企业管理档案信息的两种常见模式是CS系统与BS系统，他们各有优点和缺点，同时适用的业务范围也不相同。在系统的投入成本上，BS系统由于只有一次投入成本，之后的投入只在服务器端的特点，它的投入成本比CS系统少很多。在系统的安全维护上，BS系统相比于CS系统略显不足，因为BS系统的前台效率不高，表现力低下所以安全系数并不高。企业应当根据自身发展状况及业务需求来选择适合的档案管理模式。通常来说，CS系统适用于业务量较大且复杂的企业，因为CS系统能使企业在档案管理上更快捷更有效。而BS系统则适用于有众多异地分支机构的集团及企业或者业务量小且逻辑简单的企业，因为BS系统能简化网络模式，减少投资成本开支。笔者公司档案部门用的是CS及BS，BS主要用于录入，CS用于管理管理。
四、结束语
综上所述，档案综合管理系统的使用能够提高档案管理的效率，促进档案管理的标准化、规范化。它是档案现代化管理进程中的里程碑，是档案现代化管理模式的必然发展趋势。
作者：金鑫 单位：中铁大桥工程局集团第二工程有限公司
1高校试卷档案管理现状
1．1试卷数量大，重视程度不够
随着我国高等教育的普及，办学规模逐步扩大，试卷档案与日俱增，高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题，并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时，临时抱佛脚，组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视，造成很多教学档案缺失。
1．2管理流程复杂，归档整理不及时
试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体，各实体之间关系复杂，试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程，出现试卷管理过程混乱，试卷出题、批阅不规范，试卷附件资料回收不全，回收的试卷不能及时归档等问题。
1．3档案存放混乱，后期管理困难
试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室，但没有规范的分类和存放规则，试卷档案存放混乱，查询、复核比较困难。
2试卷档案管理工作分析
试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板，任课教师组织出题，审核人员对试题进行审核，审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时，监考教师填写考场记录并提交试卷，由教务人员负责回收，并组织任课教师批阅试卷，回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。
3试卷档案管理系统需求分析
3．1系统性能分析
（1）实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据，利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。（2）可靠性。系统以php＋mysql作为开发环境，运行在Linux服务器环境下，因Linux开源免费及其与Php＋Mysql良好兼容性特点，系统开发投入少，安全稳定。（3）准确性和及时性。试卷档案数量巨大，使用计算机进行系统化存储、处理，保证了数据的准确性、及时性。
3．2系统任务分析
试卷档案管理系统需完成以下任务：①试题的在线提交、在线审核；②对教师提交的试卷进行管理；③考试安排；④试卷批阅通知；⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核；⑥试卷编号入档；⑦对试卷的统计、查询等操作；⑧数据的导入导出及报表打印；⑨数据库设计。
3．3系统用户分析
系统用户分权限管理，不同的用户分配不同的权限，相同权限的用户定义成同一角色，系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录，具有相应的系统操作权限。
4系统设计
4．1总体设计
系统总体设计包含系统的硬件和软件设计，硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上，使用的服务器是IBM，操作系统使用Linux系统，开发环境使用Php＋Mysql环境，系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。
4．2系统功能设计
系统功能模块有：任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。
5系统实现
5．1总体实现思路
系统开发使用php语言与mysql数据库，网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上，对数据表进行优化，保证数据完整性，操作更加方便，查询的执行效率更高。
5．2实现流程
5．3系统相关模块设计与实现
5．3．1权限管理模块设计
试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面：一方面是用户组成员，同一用户可以分配到不同的用户组；另一方面是功能列表，可以设置用户组的访问权限，不同的用户组，所看到的功能列表也不同，这样可以使用户的权限更加细化，提高系统的安全性。
5．3．2系统功能菜单设计
系统的功能菜单根据当前登录的用户信息（通过SESSION），在数据库中查找对应的权限。
5．3．3试卷档案入库管理
教师批改完试卷，网上填报成绩并递交纸质版成绩单后，由教务管理人员（档案入库员）审核试卷和教学文档是否齐全，在系统中做出标志。确认无误后，点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。
6结语
基于B／S模式的高校试卷档案管理系统，经过严格测试，在试卷档案管理工作中应用效果良好，基本解决了学校试卷档案管理规范化、系统化、网络化等问题，节省了大量的人力物力。
作者：樊伟宏 刘文 孙士鹤 李亚琼 单位：新疆农业大学科学技术学院 新疆工程学院电气工程系
一、人事档案管理概述
人事档案管理指的是在企事业单位中，建立的以职工姓名、年龄、学历、工作年限等基本信息为主的文件材料为主的管理工作。由于人事档案具有真实性、动态性、全面反映人事属性等特点，使得人事档案管理工作成为企事业单位管理体系的一个重要组成。因此，人事档案管理工作作为一项复杂性、系统性工作，为保障企事业单位人力资源建设与发展，应建立和完善人事档案管理体系。面对，当前人事档案管理工作中工作质量与效率低下，保密性差等问题，人事档案管理体系的建立可有效的方便人事档案信息查找，促进了档案管理成本的降低、有效的提升了人事档案管理工作质量和效率。
二、人事档案管理系统分析
人事档案管理系统主要从系统可行性分析、系统需求分析和系统结构分析三方面分析，具体为：
1.在系统可行性分析方面
主要从经济可行性和技术可行性两方面进行分析。其中，系统经济可行性分析主要考虑系统在编程过程中开发队伍经费、软件的后期维护费用等；系统技术可行性分析主要针对人事档案基本信息管理中，对数据添加、删除、修改、统计、查询等基本操作，以及利用对象的连接于嵌入（OLE）技术等。
2.在系统需求分析方面
人事档案管理系统需求分析主要针对人与人之间的通信，对专业业务的理解、环境的不断变化三个问题。解决这三个问题，一方面需要加强需求系统分析员与用户间的合作，另一方面则需要一定的专业工具和技术支持。专业工具通常指的是具有直观、合理的图表，其不但可以方便系统与用户间的交流，而且有助于为系统分析理清思路。系统需求主要从系统性能需求、系统主要功能需求和运行需求三方面进行分析。其中系统性能需求主要指的是系统的实用性、安全可靠性、易维护性、可扩充性和标准化、良好容错性以及易操作性；系统主要功能需求指的是系统对档案信息资料的添加、删除、修改、备份功能，系统的设置功能，系统的帮助功能，系统对档案接收、借阅和变动内容功能等；运行需求指的是软硬件接口运行需求。
3.在系统结构分析方面
主要包括系统用例图描述和用户操作流程分析两方面。其中，系统用例图描述中规定“管理员”可以对任何模块进行操作，而“用户”仅能够对与自己信息相关的数据资料进行查询；用户操作流程分为“管理员”用户操作流程和“客户”用户操作流程，“管理员”用户可对信息查询、档案操作、数据处理、系统设置等模块进行打印、查询、修改操作，“客户”用户仅可以对与自己单位相关的人事档案信息模块进行操作。
三、人事档案管理系统的设计
1.设计原则。
为提高人事档案管理系统的易操作、易维护和易扩展性，其设计过程中应坚持以下几方面原则，主要有：（1）在人事档案管理系统中，子系统在划分过程中应相对独立，促进系统操作简便性和可维护性；（2）尽量降低体系中各子系统间相互依赖关系，实现子系统间接口的简便化，进而提升子系统的功能性；（3）为提高子系统的工作效率，在子系统结果划分过程中，应尽量使结果对数据冗余影响小。此外，在人事档案管理系统设计中，还应坚持系统的扩展性原则、系统的高性能价格比以及系统的先进性原则。
2.设计策略。
为保证在系统规模日趋增大情况下，人事档案管理系统能够有效的满足客户需求，其设计过程中可通过以下几点策略实现，具体有：（1）分层设计法，将系统按照一定层次分解后，对每个层次各自职责及各层次间相互关系进行定义和明确，这样就将复杂系统简单化和层次化处理；（2）应用框架法，为提高人事档案管理系统结构的一致性和可靠性，通过选用应用框架，使得系统的扩展性和维护性更加清晰；（3）业务层技术模型法，针对人事档案管理系统可靠性、对事务处理的保障能力以及可伸缩性等需求，通常选用业务层技术模型法；（4）分布式架构法，针对部系统需要使用到集群结构，在系统每个处理节点上部署所有对象，并通过本地调用方式，促进系统运行速度的提高。
3.系统总体设计与特点。
结合人事档案管理系统实际特点，设计分为登陆部分设计和后台管理部分设计两方面。其中，登陆部分设计主要为了对用户身份进行验证，当用户身份验证模式登入后，若用户输入信息与数据库信息不相符，则人事档案管理系统就会自动提示信息，从而确保系统的安全性、保密性和可靠性；而后台管理部分主要是对企事业单位相关工作人员的个人信息进行管理。
四、展望
当前，科学技术水平日趋提高，计算机网络信息化技术应用于各行业领域之中，并且发挥着愈来愈重要的作用。通过利用计算机技术，实现对人事档案管理系统的设计，不但有利于企事业单位正规化、科学化管理体系的建立，而且对于人事档案管理工作的保密性、可靠性、简便性等方面具有积极作用。相信在不久的未来，随着计算机网络信息技术的更加完善，人事档案管理系统设计将不断优化，并且完全取代传统的手工式人事档案管理。人事档案管理系统建立和完善，将有效的提升企事业单位管理体系水平，同时为其他相关管理系统的建立提供宝贵的技术支持和实践经验。
作者：李爱爱 单位：文水县人事局
1测绘成果资料管理信息系统的目标
1.1提高数据分析整理的速度
结合贵州省的实际测绘成果资料管理体系的情况，采用地理信息信息系统技术，将测绘资料及产品目录与测绘综合信息采编、网站维护管理、测绘信息管理、资料档案管理、成果分析结合为一体。针对“贵州省测绘档案管理信息系统”，将基础测绘成果及产品的信息在网上，专门建立贵州省测绘网站，尽力自己的信息窗口，结合全省的基础类测绘项目的信息，加强贵州测绘队伍建设，在今后发展过程中逐渐形成专业的信息管理空间，将测绘队伍、政策法规、科技活动等有效的结合起来，同时结合网络的强大功能，宣传测绘工作，宣传相关法律。
1.2建立数据采编与管理体系
针对各类数据的特点，建立数据组织存储方案。针对贵州省的测绘资料档案管理部门的具体业务，实现对各种测绘资料的科学性管理，资料数据从查询、登记、到最后的提交。整个过程要求自动化。利用空间可视化的形式信息，要求互联网能够通过空间查询手段实现对资料的查询、统计、整理。在统一的，集成的构架下进行采编管理操作，各类数据的不同特点技术支持下，通过对功能框架的不同具体实现来表现，提供多种来源，多种形式的各类数据的输入功能，同时在管理过程中要变换数据的导入，兼顾其他系统与本系统的交换，提供自主导入功能。在数据录入、图形录入、资料录入过程中完善管理体系，及时更新操作，每个数据并不是在每个环节都直接与目录数据进行交互，而是作为工作数据单独保存在档案管理数据库中。
2如何加强测绘成果档案管理信息系统管理
2.1加强档案管理系统的操作功能
按照管理的档案类型进行纵向划分，对地图档案管理，成果管理，航测档案管理等进行系统化操作管理。其次可以按照档案管理工作流程进行横向划分，包括对档案资料的接受、档案归档管理，对分发、借用、检查、查询的过程要进行系统化分析，有针对性的加强管理力度。
2.2建立测绘成果资料档案数据库
测绘成果资料对你感数据库是一个包括空间数据和属性数据的大型关系型数据库，空间数据库和属性数据库在一定意义上隶属于不同的数据体系，以逻辑思维的角度是统一的，数据库是用来存放各种测绘成果资料的档案信息，是整个系统高效运转的核心，也是各个部门系统的出发点和目标。要积极建成局域网环境信息管理平台，实现测绘安全，进行高效管理和系统化分析，为成果档案的信息化工作打下坚实的基础。
编辑系统是整个数据库建立过程中的重要工作，在系统建立完成后，要及时采用自身维护手段和更新方式，建立一套功能灵活，体系完善，方法多样的录入编辑系统，对档案的录入、编辑、删除等功能进行统一化管理。除了编辑系统，同时更重要的是浏览系统，在网络的影响下，C/S结构是当前测绘资料查询和统计的重要工具，包括对图表进行查询，统计，两大方法。编辑系统和浏览系统在整个数据库建立过程中有着至关重要的作用。
2.4建立分发管理子系统
为了满足当前档案有效管理，对档案的外接、阅读体系要有严格的规范，制定一套严格地管理体系，将信息查询、外接情况、统计分析、图单打印等工作有合理的规划，保证每个子系统的协调高效运转。同时建立管理子系统也势在必行。为了保证整个管理系统运行，必须保障对每个管理子系统的正常运行，建立相关安全保护措施，维护系统用户的升级，对角色创建，信息管理等方面进行有效管理。
2.5完善现有馆藏测绘档案管理体系
在进行测绘档案管理进程中要注意对档案进行系统化分类，注意完善编码体系，从技术上和流程上加强对档案管理的力度。同时在管理过程中要注意为管理人员提供管理平台，提高档案管理的安全性的同时提高工作效率。相关技术人员要努力掌握嵌入式微操作系统的能力，针对测绘档案管理的特殊性和复杂性，对光盘库进行深层次的制定和封装，整理形成读取、刻录、归档等一系列操作规范和流程。使用户通过最简便的操作实现对后台大量光盘的精确控制。
3如何维护系统安全
要想对测绘成果档案管理信息进行有效的管理，必须保护系统的安全性，档案信息的完整性是系统保护问题之一，要保证数据信息之间的结构不受破坏，争取保证整个不同副本的同一个数据基本一致。
3.1规范操作程序
信息系统在运行过程中难免会出现各种故障。操作程序存在问题，对信息系统的并发控制不当，系统硬件出错等，信息系统在在工作过程中会约到很多突发性事件，所以在操作过程中要注意维护系统安全，如果不慎出现错误，要及时采取措施尽快恢复原样。登录档案信息系统要对子系统进行规范性操作，首先检查用户收入的用户名及密码是否正确，如果输入过程中出现错误，则不能正常进入系统，页面会显示登陆人员的身份已受到限制。在进入系统之前要检查登陆者的身份是否合理，保证身份合理的情况下，要进行审核，保证资料的保密性，同时要规范操作者的操作能力，不同的人员只有对自己相应的项目进行修改或录入，对其他人的栏目无权修改，在登录过程重要保证职责分明，各司其职。
3.2及时对信息进行备份
数据库备份是日常维护工作的重要组成部分，要求在工作过程中对备份机制进行定期备份，利用数据采编管理系统进行备份，充分利用Or－acle本身完整的机制。由于内网的数据不能直接更新，所以在系统设计中要采用数据过度的方式，将内外数据库架构导出成XML文件，在将XML文件通过数据采编导入外网数据库，该功能设计实际上也是一种备份和恢复功能，可以将XML文件存放于其他机器中，在出现故障时要利用XML文件数据及时恢复。
4结束语
地理信息系统在实际运用过程中有着重要的作用，具有信息采集、管理、分析和输出等多种地理信息能力，具有空间性和动态性。可以快速、准确、综合的对复杂的地理环境进行分析和探究，具有重要的实际意义。测绘资料档案积累了大量珍贵的测绘成果资料和档案资料，测绘成果资料档案信息是一个可以被多个用户同步访问大型数据库系统，不仅可以像传统的数据管理系统那样管理数据和文字信息，同时可以管理空间信息，为空间处理体系提供各种分析方法，对不同的空间信息进行综合性分析，提供有助于地理信息的查询、管理、统计分析等功能，适应测绘成果资料档案信息化的需要。
作者：吴霞 单位：贵州测绘资料档案馆
1业务分析
业务管理层内容包括两个模块，其一是服务过程管理模块，其二是档案信息管理模块。前者的功能是档案馆的管理人员的流程管理，内容有用户审核、用户缴费、用户调档、信息录入/修改、信息校对、打印信息、通知用户取件、用户取件登记等流程。后者的功能是管理高校学生的所有档案信息，它组成了档案馆永久档案的一部分。档案信息系统的数据主要源于纸质的学生档案以及从教务处获取的数据库文件，的得到这些数据之后，管理人员导入这些数据、数字化处理和加工学生档案，如此来满足用户不同情况的信息检索、信息查询或者是信息打印等需要。
应用基础层次的内容包括三个方面，其一是权限管理模块，其二是日志服务模块，其三是信息统计模块。权限管理的功能是保证不同级别的用户拥有不同程度的操作权限。日志服务模块的功能是追踪用户在系统内的所有操作行为与记录。信息统计模块的功能是对客户需求、档案馆管理人员工作量、服务质量与数量以及费用收取等信息进行统计，作为档案馆其他工作的参考内容。
2系统的总体设计
本章首先针对特定的设计目标和需求目标，总体设计了档案信息管理系统，同时分为功能相异的字模块，具体描述了其中关键模块的功能，剖析了系统中的关键业务流程，最终得出档案信息管理系统的总体框架，同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面，使用的架构是MVC，在实现业务管理层方面，利用的模式是传统的C/S，有效达到学生档案信息管理系统的功能。
以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同，服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块，用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。
3系统详细设计
学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系，以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分，分别是最底层的windows操作系统，中间层的服务器和数据库，业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM，BEAWebLogic，数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员，包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理，包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。
4系统总结
通过系统的基本功能的设计，可以完成系统的主要需求。满足高校学生档案管理的基本功能，极大的减少了学生档案管理的工作强度，并且在系统的设计中加入了权限的管理可以对学生档案的管理起到了保密的作用。
作者：池磊 姚军 崔成 单位：石家庄职业技术学院
一、系统剖析在高校资产档案管理实践中的重要意义
一方面，资产档案管理作为资产管理活动的映像反映，要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面，我们可以从系统性的档案管理活动出发，反溯资产管理实践中的不足，寻找解决问题的方法，提高资产管理活动的水平。此外，系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系，分析出影响档案管理的关键因素，反溯出资产管理中的关键环节，从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。
二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素
从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动，可以将其整体分为主客体二大因素系统，每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”，即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。
(一)高校资产档案管理的主体系统
主体既指事物的主要部分，也指具有认识和实践能力的人。一般而言，事物的主体似乎是明确的，而就高校资产档案管理来说并非如此，其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面，笔者通过中国知网检索发现，截止2013年底，仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇，未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中，很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作，造成大量的资产档案，特别是资产使用档案无序保管，开发利用率低下，需要我们以系统性的方法加以剖析，明确责任主体。
1．组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分，按照档案法规的要求，学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析，资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映，那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说，资产档案管理应当是二元主体，关系到资产和档案管理两个组织系统，两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂，量大而人员不足，而资产管理专业性十分强，资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成，应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责，而资产管理部门则在档案管理部门的指导下，主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作，从而形成二元主体的组织系统。
2．人员系统。明确了高校资产档案管理的组织系统，那么相关部门的工作人员自然应当承担所在单位的资产档案管理职责。学校档案馆(室)应明确专人负责资产档案的组织、协调、指导工作;资产管理部门应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与管理工作。
(二)高校资产档案管理的客体系统
客体是主体认识和实践的对象。高校资产档案管理的客体系统指该档案管理实践中除主体系统外的客观事物。按性质可分为三大体系。
1．内容体系。即高校资产档案的全部内容范畴。包括三个方面:一是资产形成档案，指在资产产生过程中产生的档案资料，如各种论证报告、批文、合同书、安装调试记录等。二是资产使用档案，指在资产使用、运行过程中产生的档案资料，如各种操作规范(标准)、使用记录、保管记录、维修记录等。三是开发利用档案，指对资产档案中的相关信息进行挖掘、加工，为教学、科研和管理服务过程中产生的档案资料。资产档案的内容体系实际上是资产从形成、使用、运行、灭失到信息利用的全部过程在档案管理中的映射，是高校资产档案管理的核心部分。
2．运行体系。指对高校资产档案管理活动进行干预和调节过程中形成的档案资料。包括资产档案管理部门、岗位的工作职责，资产档案管理制度、运行机制、监测考评体系等。也包括档案管理过程中形成的各种工作计划、总结、会议记录等。3．保障体系。指高校各部门为资产档案管理提供支持、帮助过程中形成的资料。如学校支持档案管理的政策、经费、人力和技术保障等等。
三、高校资产档案管理子系统在实践中的相互关系
尽管我们用系统论的方法将高校资产档案管理体系分成主客体二大系统，其下又分为若干个子系统，每个子系统间有其内在的边界，但它们之间并不是割裂的，而是相互关联、相互支持、相互影响的，共同构成完整的管理体系。
(一)主客体的关联性
对一件事物而言，主客体之间总是相互伴生、相互关联的，高校资产档案管理亦是如此。高校资产档案管理部门、岗位和人员的存在或变化是为完成资产档案管理工作这个客体实践服务的;主体在认知和行为能力方面的变化会直接影响客体质量。反之，客体的变化，会对主体的素质和能力提出新的要求。只有主客体协调一致，才能促进事物和谐，可持续发展。
(二)主体要素间的依存性
如果我们将高校资产档案管理主体的组织系统和人员系统视为二个要素的话，它们之间应是一种依存关系。从要素产生的角度看，设置一定的资产档案管理组织或岗位，是因为有一定的档案管理工作任务，需要有相应的人员去完成;人员职责也要根据组织或岗位目标与工作任务来安排，二者相互依存。从事物发展的角度看，资产档案管理组织、岗位和工作任务发生变化，人员也应随之调整，否则会出现有岗无人或有人无岗的情况，影响工作的开展。
(三)客体系统中的整体性
客体系统中的几个部分是根据高校资产管理实践工作性质的不同所作的人为划分，实际上它们是相互支持、相互影响、密不可分的。一方面，这几个部分缺一不可。内容体系不明，我们会迷失工作目标;运行体系不畅会导致工作程序混乱;保障体系不力，工作就会失去支持。另一方面，整体水平的高低，不是取决于水平最高的那部分，而是决定于水平最低的那部分，“短板”决定整体水平。
四、高校资产档案管理系统中存在的问题及优化建议
(一)主客体边界不清
由于大多数高校对资产档案管理工作重视程度不高，对其主客体的作用认识不够，建设投入不力，造成主客体边界不清。主要表现为三种现象:一是部分高校至今没有设立专门的资产档案管理部门或岗位，造成主体缺失，客体质量十分低下;二是虽有具体的责任部门或岗位，但客体建设不力，作用不明显;三是系统性不强，用政策代替制度，用人员代替岗位，用运行中的做法代替岗位职责，用部分成果代替整体水平，造成整体水平低下。要改变这一现状，需要各高校的档案管理工作者加大宣传，游说力度，让学校领导充分认识到资产档案的巨大作用，支持相关部门进一步明晰责任主体，完善客体体系建设，促进水平的整体提高。
(二)主客体不协调
这种不协调主要体现在主体建设不适应客体要求上。从近年监测的数据来看，各高校的资产动辄数以亿计，这些资产在形成、使用、运行过程中会产生海量的档案信息，需要有专门的部门组织人手去管理。但从各高校的管理来看，很少有学校设置专门的资产档案管理部门或岗位，专职人员职数几乎为零，从而造成大量的资产档案信息缺失、变形或掩藏。建议各高校应以年度为时间单位，对学校的资产档案管理工作进行评估，根据评估结果及时设置、调整岗位和人员职数。
(三)子体系水平参差
部分学校为了人才培养工作评估或特定的目标，比较重视内容体系建设，而忽视了运行体系或保障体系的建设，造成“短板”现象时有出现，整体水平下降或后续发展无力。建议各高校根据学校的实际情况，建立系统的资产档案管理绩效考评体系，全面考核资产档案建设水平，发现“短板”，立即整改，促进资产档案管理水平的整体提高。
作者：刘春霞 周晓兰 单位：黄冈职业技术学院国有资产管理处 黄冈林业学校
摘要：
随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。
关键词：
档案管理系统；需求分析；功能模块
档案管理在企业占有重要的地位，随着信息量的增多，任务繁重，管理不便。目前我国正处于电子档案的研究。为了推动档案管理的效率、建设信息化的资源发展方向。结合实际需要的档案管理系统的特点进行开发档案管理系统，以提高档案信息管理的质量。
1研究背景
随着计算机的不断改革创新与换代，人类的生活逐渐趋于科技化、信息化。如今，计算机已成为大众日常生活不可缺少的一部分，不仅能逐渐丰富我们的视野，也可以加深人类对世界的认知，带领大众走向新的天地。随着计算机的进步，信息在人们生活中不断地更换角色。信息化时代给人们带来更多的发展空间。当今，无论是在企业单位还是政府部门工作都需要大量信息的筛选与收集。信息的完整性与规范性决定了企业的发展，甚至相关企业专门成立了信息整合小组，用来负责各种各样的信息进行整合、归纳等。计算机的便捷就成了必不可少的工作项目，有利于提高企业的核心效率。面对大量的信息资料，传统手工记录信息的方式已经远远不能满足人们的需要，而且信息容易丢失，这样给企业利益造成极大的损失。为了降低和减少人工带来的失误，现在企业政府的相关文件都是通过档案的形式记录的，有助于方便查找与调动，工作效率更高。采用计算机进行管理档案具有它独特的优势，但是我国关于电子档案的发展目前还在进一步完善。在管理制度和管理规范中存在一定的局限性，在档案管理方面，积极探索新的管理方法，适应新时代的发展需求。基于此，创新现代档案信息管理系统，提高系统操作效率及安全性，使其满足现代化业务及借阅者的需求，具有重要的现实意义。
2开发系统技术支持
2.1相关理论及技术
2.1.1J2EE多层应用模型
J2EE多层应用模型包含很多组件，不同于传统的技术开发架构，J2EE多层应用模型的本质是为了方便应用程序和系统之间的交互。在实际运用过程中，J2EE依托多层分布式应用模型，依据逻辑功能划分，依据不同应用组件所处层分布在不同机器上[1]。使用J2EE多层模型的优点在于它能实现各层的独立工作，同时还能提供系统的可扩展性。
2.1.2MVC设计模式
MVC设计模式是一种典型的软件设计典范，是模型视图控制器的简称，目的是将业务模型和用户界面的实现代码分离，从而达到同一个程序有不同的表现形式。MVC设计模式有很多的框架和控件组成。这种设计模式的优点在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可维护性高，有利于软件工程化管理。对于系统而言选择一个好的框架应用在项目中，将会对项目的效率和可重用是至关重要的。
2.1.3Servlet
Servlet是用Java编写的服务器端程序，服务器上需要一些程序，通常是根据用户输入访问数据库的程序，工作流程是借助客户端发送到服务器上，服务器开基于实际需求的档案管理系统功能开发范桂泉（潍坊护理职业学院，山东青州262500）摘要：随着网络技术、信息技术的发展，计算机技术也逐步向着数字化和智能化的方向发展，随即产生大量的电子文件，传统手工记录信息的方式已经不能满足人们的需求。企业或政府部门为提高信息质量的正确性，开始大力开发各种档案管理系统，做好档案管理工作尤为重要。以档案管理需求为研究视角，提出了开发档案管理系统所需的理论知识及技术支持，详细介绍了档案管理系统主要功能模块，以期为类似研究提供一定指导。关键词：档案管理系统；需求分析；功能模块启并调Servlet，它依据客户端请求直接生产响应内容并将其上传给服务器，由服务器把响应信息返回至客户端，Servlet根据客户端请求生成相应内容[2]。Servlet具有运用方便、功能强大等优势，成为开发相关系统传统的技术之一。
2.1.4SQLServlet数据库
数据库最早由美国推出的关系型数据库，在实际的操作过程中，使用SQL语句进行数据的添加、修改、删除等功能。具有方便快捷高效率的发展优势。同样可以实现数据加密及数据备份的功能。SQL语句可以嵌套在宿主语言的程序中使用，可以进行视图和基本表的查询等操作。因此SQL语句可以是应用程序，也可以是终端用户。
2.2系统应具备的特性
根据实际需求的档案管理，在系统规划中，档案管理系统需遵守严谨、规范准确和高效的管理模式。达到统一的要求，实现自动化管理的思维模式。因此基于实际需求的档案管理有以下特性：安全性：凡是牵涉到信息资源的相关操作都要保证系统的安全性能，加强防范意识。高效性：本系统使用J2EE架构，其被广泛应用到大型分布式企业应用软件平台中，能够为开发人员提供良好的工作平台。数据库技术中的模式能够将系统的需求充分地展现出来，客户端使用B/S开发模式，其是Web开发的主要趋势，具有良好的操作性、灵活性及集成性。在计算机的发展速度上提高信息资源的方便快捷性。统一性：根据各个部分统一的规范标准，确保每个部门档案信息的具有良好的交互性。开发成本少：本系统在研发过程中使用的成本较少，开发周期较短，因为使用的软件都是开源软件，系统能够提高档案信息管理的简便性，从而提高工作效率。
3系统整体架构及各功能模块
3.1系统功能需求
在软件需求规格说明书中，功能需求充分说明系统展现给用户的行为和执行的操作等。案管理系统的主要功能模块功能如下：数据录入部分是指根据界面要求录入修改的各类档案数据，并完成档案文本与电子档案的挂接，还可开展档案案卷、文件等录入操作。（2）所设计的档案管理系统中的文件管理分为基本信息及类别信息的管理。前者主要包括档案新的编辑、添加等；后者主要包括档案的编号、类别、入库时间、借阅情况等管理。（3）用户管理主要包括借阅人员基本信息和种类信息的管理，主要包括借阅人员姓名、编号、工作部门、联系方式及状态等管理。（4）借阅管理查询就是查询借阅人员之前在所借阅档案的情况，能够得到借阅档案的信息，比如：名称、借阅时间、条形码等[3]。借阅档案历史查询便于了解借阅者之前的信息，例如：档案归还时间等。借阅档案流程为：提出申请—判断身份是否合法—录入信息并且保存———提供所借阅的档案。
3.2系统整体架构
根据实际需求的档案管理功能需求；关于档案管理设计的业务整合范围有收集、档案整理和档案著录整理等。档案收集是通过各部门的归档人员将有价值的信息进行存档。档案整理是由归档人员将整理好的信息提交上来并进行审核，审核通过则进入移交操作。在按照电子档案的相应规则进行模拟上架操作。著录整理根据归档人员提交的材料信息进行著录，附上相关著录信息说明。上交的相关部门给予审批处理后，移交给档案部门进行管理。系统开发利用的目的主要是是将大量的信息进行分类，便于相关部门管理查找。依据功能需求，构建系统的总体框架。
3.3系统各功能模块
设计的模块功能严格按照完整性和一致性的原则，开发拥有规模强大、操作简便的档案管理系统。在实现自动化管理的过程中，通常采用模块化的分析方法，将系统划分为以下几个模块进行设计：
3.3.1用户管理
用户登录系统之前，需要输入相应的账号及密码，要求用户先实施身份验证，如果使用者输入的用户名称和密码正确，会自动进入档案管理系统[4]。如果输入的信息中有一项错误，系统会给出相应的提示。用户权限分为普通用户、系统管理员和档案室人员管理。普通用户权限可以进入系统查阅相关的资料；系统管理员权限的范围比较广。可以设置用户的权限及日常信息的维护，档案室管理员可以对文件进行查询修改的设置。用户登录后需要记入到日志库中，登录界面如图1所示。
3.3.2数据管理
本模块具有数据维护和数据备份功能，其中，数据备份就是对用户输入的档案或档案卷信息给予备份管理。输入数据过程中，必须考虑使用者连续输入的情况，可由这些记录中复制到新纪录内。依据不同档案输入不同的数据，这个模块还配备数据维护权限。数据维护主要对删除的档案进行处理判断该问卷是否进行恢复或彻底删除。
3.3.3文件管理
该模块主要实现收文、文件分类、修改、打印等操作，设计这项功能方便技术对办公自动化系统转来的文件实施归档处理，实现文档一体化管理的目的。档案室人员可以根据用户的要求进行文件的查询、添加、修改和删除等操作，并对经过修改的信息实施保存处理。
3.3.4借阅管理
该模块主要对借阅人员的借阅、归还等管理，具备借阅管理权限的使用者可以操作这个模块，其中，外借模块旨在对档案文件进行借出及归还登记[5]。电子借阅申请由具备借阅管理权限的用户展开相关操作。一般使用者提出阅读电子文档的请求后，被同意方会将问卷发送给借阅人。
3.3.5数据备份及恢复
该模块主要完成数据的备份及恢复操作，数据备份可依据档案保存年度、档案种类等条件进行部分或完全备份。数据恢复能够将通过备份出来的数据恢复至数据内。此外，备份操作中会生成一个XML文件，恢复时也由此完成。
4结语
在我国计算机技术不断发展的过程中，部分档案信息可以实现共享，电子管理模式也可应用至档案管理系统中，以此创建一体化的管理平台。通过设计一些基于实际需求的档案管理功能，初步对档案管理有更深刻的认识。利用J2EE平台、数据库数据库等对系统进行模块化设计，并详细介绍系统中档案借阅、文件管理等模块情况，以期为档案管理技术达到先进水平提供一定指导。
作者:范桂泉 单位:潍坊护理职业学院
摘要：随着计算机技术及其互联网的普及，档案管理出现了新的发展机遇，电子档案管理系统也成为了公共部门电子政务的一个重要组成部分。本文就电子档案管理系统的基本操作进行分析。
关键词：电子档案；管理系统；基本操作
1档案查阅者的实践操作
1.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
1.2档案申请归档。
点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。
1.2.1归档申请。
点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。
1.2.2查看申请记录。
点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。
1.3档案申请查询
1.3.1申请查询。
点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。
1.3.2申请记
录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。
2档案管理员和领导者(主管)的实践操作
2.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
2.2档案申请归档。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。
2.2.1审核归档。
点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。
2.2.2申请记录查看。
点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。
2.3档案申请查询。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。
2.3.1审核查询。
点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。
2.3.2申请记录查看。
具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。
2.4档案申请销毁。
该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。
2.4.1销毁申请。
选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。
2.4.2申请记录查看。
点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。
3系统管理员的实践操作
首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。
3.1档案信息管理。
此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。
3.1.1查看。
点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。
3.1.2查询。
点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。
3.1.3删除：
管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。
3.2档案申请归档记录管理。
此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。
3.2.1查看档案申请归档记录。
点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。
3.2.2删除档案申请归档记录。
选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。
3.3基础信息维护。
此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。
3.3.1文件类型管理。
点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。
3.3.2档案文件等级管理。
点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。
作者：韩黎明 单位：杜尔伯特蒙古族自治县文广体局文化市场
摘要：笔者首先分析了农机安全监理工作中宣传教育不到位、档案管理形式过于落后以及电子档案系统有待完善等问题，其次探讨电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义，提出了在加强农机安全监理电子档案管理的具体措施。以期为农机安全监理部门及从业人员提供参考。
关键词：电子档案；管理系统；农机安全监理
1当前农机安全监理中存在的问题
1.1没有及时开展宣传教育工作
农机安全监理工作的落实，能够促进农机设备使用的安全性得到提升，但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响，工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标，大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义，因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识，受自身文化水平限制，很难理解农机安全宣传知识，仍然按照自身理解对设备进行操作使用，留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作，存在（三差一低）现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患，农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动，因此风险问题迟迟得不到解决。
1.2没有严格规范档案管理制度
农机监理工作开展期间，会产生大量的档案信息，如果不对这部分信息进行保存管理，丢失后很难再次补充，增大了日后管理工作开展的难度；工作任务落实期间，基层工作人员对岗位责任认识不够，存在基础工作不规范的现象；在工作期间，农机监理不能起到监管作用，不明确农机使用阶段的详细安全准则，对不规范的操作更正，农机设备发生故障的几率也增大。
1.3没有意识到档案管理工作的重要性
档案是后续农机安全监理工作开展的依据，意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出，但并没有落实。目前，档案管理工作并没有得到重视，甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作，但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务，造成档案不能在农机监理中发挥作用。
1.4没有完善的电子档案管理系统
电子档案的制作需要专业设备，通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备，计算机办公系统得不到更新，很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用，减少信息传递所用时间，但在网络环境中也存在一些病毒风险，一旦入侵到计算机系统中，必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准，因此电子档案制作计划仍不能快速开展。
2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义
1）全面落实电子档案管理工作，加强基础设施建设，可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的，安全监理应当做出调整，随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整，符合农机监理工作需求。
2）加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监理的效率和质量，促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。
3）加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化，有利于农机安全监理信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业快速发展。
3加强农机安全监理电子档案管理的措施
1）完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进，提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行，针对常见的损坏丢失问题，可以作为管理任务开展的重要内容，做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验，避免出现内容的遗漏。
2）应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作，很难在信息化模式下工作。所以，必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力，更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较，更安全便于使用，可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份，即使办公计算机系统受到病毒的攻击，通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用，这一特征是传统管理模式不具备的。
3）农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存，并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系，培养高素质人才关键，档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视，培养档案管理人员的计算机操作能力，解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升，可以定期开展交流会议，员工之间交换提升工作质量的有效建议。
4结束语
我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。
作者：张伟欣 单位：黑龙江省嫩江县农机安全监理站
购物车(0)