房地产档案管理现存问题与措施

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房地产业属于我国国民经济发展的基础性产业，整个活动里所生成的反映产权人、房屋自然状态与土地使用情况的所有资料则形成了房地产档案。做好房地产档案管理工作利于房地产业的健康、良性发展，可促社会稳定和谐。而以下则通过对房地产档案管理现存问题进行总结，结合工作实际，又给出了几点可行的解决措施，为档案管理工作的高效开展提供更多理论参考。

一、房地产档案管理现存问题

（一）产权档案收集范围较窄

因房地产业务面的扩大，市场的持续发展，房屋拆迁、旧城改造、房产买卖、企业改制、交换、资产重组、抵押等业务慢慢增加，所有和房地产产权相关的活动，必然会形成与其相对应的产权文件资料[1]。此类档案因业务程序的开展而生成，具体工作里档案管理人员较少参与到这项业务工作里，以致于产权档案收集仅限于登记部分，产权档案内容欠缺完整性，形式不丰富，出现产权档案和房地产发展现状不一致的情况。

（二）档案管理体制不完善

为推动房地产业的快速发展，我国出台了专门针对房地产档案管理工作的相关法律法规制度，如《城市房地产权属管理办法》《城市房屋所有权登记拆行办法》《城市商品房预售管理办法》等，这为房地产档案管理工作的高效开展提供了法律依据，不过在具体执行过程中，却因管理人员缺乏归档意识、法治观念淡薄等原因，出现了归档信息不全、归档不到位等问题，降低了档案管理质量。

（三）房地产档案信息化建设不成熟

技术化、信息化属于房地产管理的可行举措，这些先进技术方法的应用，逐渐取代了传统手工档案管理的落后方式。依靠信息技术制定完善的房地产数字化信息管理系统，可实现房地产档案信息化建设。但现今，我国房地产档案电子信息化建设仍处在初级阶段，实践操作中还存在诸多不完善之处，如部分行政主管部门对电子信息化建设资金投入力度不足，档案信息化建设缺乏硬件设备的支持等，管理人员信息化管理水平低等均不利于档案信息化管理水平的提高[2]。另外，病毒、黑客与信息窃取等增加了房产档案信息化管理风险，这些均为档案信息建设工作的开展增加了困难。

（四）档案管理人员综合素质有待提升

档案管理信息化的建设与发展，为档案管理人员工作能力与道德素质均提出了更高要求。当前，部分房地产企业档案管理人员专业水平低下，对国家相关法律法规不够了解，未掌握前沿的档案管理相关知识，档案管理收集整理中不能及时发现存在的问题，管理工作得不到有效落实。

（五）档案利用率较低。房地产企业成立专门的档案管理部门，目的即是为房地产业发展提供对应的档案服务，使相关工作能高效进行。不过在具体工作中，所收集到的档案资源并没有得到最大化利用，仅少部分资源被应用到具体工作中，使得档案资源无法发挥自身价值与作用。

二、应对策略

（一）加强业务升级，保证产权档案收集完整性

产权档案资料的收集整理，牵涉面广，政策性严，专业性强，包括产权档案分类、组卷，卷内文件编号排列，卷内文件目录与备考表编制；案卷排列、案卷封面编目、库房排架、案卷装订等，因而在档案的收集整理中各部门应相互协作，积极和拆迁、测绘、司法等相关文件形成部门取得经常性联系，掌握了解档案资料产生程序与时间，确保归档材料无遗漏与错误，才能使回档的产权档案资料收集更完整。

（二）进一步完善房地产档案管理制度

为了使房地产档案管理工作水平进一步提高，保障房地产档案资源的完整性与全面性，应有完善的房地产档案管理制度作引导（包括归档制度、销毁制度、查阅制度、保密制度与管理保护制度等），达到对房地产档案管理资料的有效管理[3]。同时，房地产档案管理制度的完善应满足以下三点要求：①相关法规制度应科学合理。规章制度的建构需和单位具体状况以及房地产档案管理工作性质、房地产档案管理客观情况相符合，满足国家档案管理相关要求；②制度约束机制双向性，换句话说即房地产档案管理人员与领导均受约束，管理人员属于约束机制的实施者，但也受到机制的约束，相互制衡，相互影响才能使管理工作高效进行；③制度执行应有严肃性。规章制度的执行过程，不可徇私舞弊，一定要奖惩分明，发挥法规制度的权威性，使相关人员都能在法规制度要求的范围内办事，做到个体行为的自我约束。

（三）加强房地产档案管理信息化建设

房地产档案信息化管理的核心即是建构关于房地产档案信息的数据库系统，但数据库系统的建设与运行，需注意如下几点内容：

①加大资金投入，为房地产档案信息管理数据库的建设与发展提供资金上的与软硬件设备上的支持。
②科学合理规划。房地产档案管理工作是一项繁杂枯燥的工作，因为房地产企业每年累积的档案资料非常多，且在时间推移中，又会形成新的档案资料，那么在数据库的设计建设中，务必要根据房地产档案管理实际作出科学合理的规划。如制定合理的工作计划与流程，使用内部专用网络，且对新形成的房地产档案，同样需做好数字化归档工作。此外，房地产企业可将档案电子文件的收集整理和各部门员工的绩效挂钩，增强员工工作积极性。对不同部门和相关人员电子档案管理目标进展与优劣情况作出考核与奖惩，如若存在文件资料不齐、文件资料未和施工进程同步形成，或企业内各部门没有依照规定定期进行电子文件资料移交的，则对相关负责人给予通报批评与惩处，达到监督职能的作用，想方设法克服管理工作中存在的“短板”，促房地产档案管理与施工文件产生、收集、整理同步，实现管理有制度、开展有人员，执行有举措，真正将房地产档案信息化管理工作落到实处。

（四）提升房地产档案工作人员综合索质

在房地产业快速发展的今天，档案管理工作的特征有了新变化，为档案管理人员的专业水平与综合素质也提出了高要求。档案管理人员不仅需有较高的专业素质，扎实的技能，有服务意识，还应具备新观念，在工作中转被动为主动，认真领悟学习国家相关法律法规，以及房地产企业内部制定的规章制度，促其在工作中得到灵活应用，并在法规制度的引导下办事，使档案管理质量与水平得到提高。同时，定期对房地产档案管理人员与相关技术人员展开培训，保证其能掌握基本的网络知识，计算机、通讯技术、软件设备维护等多项技能，才能使房地产档案信息资料的收集、整理、保存等工作高效开展，使档案管理在促房地产业发展中发挥更大作用。

（五）加强档案资源的开发与利用

房地产档案管理工作中，应注重档案资源的开发利用，充分利用信息技术与网络技术，实现档案信息共享，使档案资源发挥价值与作用。不过这一环节应注重设置档案文献资源的利用权限，相关人员虽可利用档案资源，不过却无法更改或替换档案内容数据等，只有规定的人员才能对数据资料作出更改。另外，对一些有高度保密性的文档，应增设密码，供指定人员参考利用，提高档案管理工作效率与质量。

总之，房地产档案管理工作是推动房地产企业发展的基础性工作，也是为群众服务的民生工作。作为档案管理人员，在具体工作中，应做到理论与实践相结合，注重管理手段的优化，经验的总结，探究更多可行管理策略，增强档案管理水平，促房地产业持续发展。

参考文献

[1]王赞.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].城建档案，2016（12）：17-18.

[2]蒋瑛.房地产档案管理工作的现实价值[J].城建档案，2014（02）：50-52.

[3]杨清平.论如何提升房地产档案管理水平[J].改革与开放，2010（08）：59.