档案资料整理归档方法探讨

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一、目前档案资料整理归档的现状及存在的问题

1.对档案重视程度不足

按照性质来划分，档案的管理属于服务性工种，也就是说其工作无法创造物质财富，也不会有显著的成绩。这也就使得工作人员在日常的工作中对档案管理归档不够重视的现象出现，甚至有些人认为档案管理工作只是简单的记录。从事档案管理的一些人员也不具备相关的专业技能，甚至没有专门的人员负责档案的管理，只是其他职位上的工作人员兼职档案资料的整理归档，关于档案资料整理归档的人员经常的调换，致使相关的工作不能顺畅的进行，严重影响了档案资料整理归档的质量。在日常的档案资料整理过程中，一些工作人员根本不能按照档案归档资料的相关细则和规定来进行相关的工作。

2.档案资料管理制度有待健全

在日常的档案资料归档管理中，相关的制度还有待健全，主要表现是档案资料管理混乱，归档不科学现象的出现。档案资料管理不能创造直接的经济效益就使得该项工作不被重视，相关的制度也就不能及时的更新，久而久之便与社会的发展需要相脱节，即使有管理制度也得不到彻底的落实和贯彻。另外，一些对档案管理工作进行监管的部门或人员监管力度不够，监管甚至沦为了形式。档案资料归档整理相关制度的不完善，再加上监管力度不足等因素就使得档案资料归档整理质量下降，不能有效的发挥其应有的作用。

二、档案资料整理归档的方法和技巧

1.档案资料采集

档案资料的采集进行档案资料整理归档的基础，在日常的工作中不能完整的采集到相关的信息，那么资料归档整理也就无法真实完整的反映出档案资料所记录的信息，不能为其他的管理工作提供有效的参考。所以，对于档案资料的采集必须保证其完整。完善资料的记录制度，尤其是档案资料的收发文登记制度。

2.档案资料整理归档判断

在对档案进行整理归档的过程中必须严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的相关规定细则，删除不符合条件的文档资料，其余的资料必须进行详细的归档整理。不符合整理归档的资料主要有：第一，重复资料。重复存在的发文及一些收文资料。第二，权责之外的资料。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。第三，未生效资料。未生效的资料便不需要进行整理归档。

3.档案资料的装订

第一，整理单位：“件”档案资料装订的常用单位，一般是关联较紧密的资料可装订为独立的一件。第二，文件的装订：在资料装订时必须遵循以下规律：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后等。第三，装订注意：装订要使资料整体对齐，方便装订和利用；装订所用的钢钉最好用不锈钢钉；页数较多的资料可用“三孔一线”的线装方法装订。

4.档案归档分类

以时间为标准：①以时间分类的资料必须以落款时间为准；②跨年或时间较长的资料以完结时间为准；③每一“件”的分类要以第一份资料的时间为准；④会议资料以会议时间为准；⑤没有明确时间的资料经分析后可按年来分类

5.档案资料的归档排列

第一，把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。第二，在一个保管期限内，把关联紧密的档案资料文件排列在一起，并且排列顺序应保持相对固定。第三，排在一起的文件资料应该按照时间等其他标准进行顺序排列。

6.档案资料编号

对档案资料编号是档案管理的起点和基础，其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号，便可以很轻松的知道档案资料所处的位置，为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序，通常情况下要在资料首页上加上相应的编码。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

7.档案资料编目

第一，件号：档案资料在编写室的件号。第二，责任者：主要是指资料的编写者或单位。第三，文号：简单来说说就是档案资料的发文顺序号，主要是资料的年度、顺序号等。第四，题名：也就是文件名，最好是与资料名称一致。如果资料本来没有标题，那么档案管理工作人员可根据资料内容或单位等补充拟题。第五，日期：档案资料的日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708等方式进行填写。第六，页数：档案资料的整理归档必须有该文件的总体页数、资料中有插图的必须单独作为一页。第七，备注：备注是档案资料整理归档不可缺少的部分，对于档案资料的一些说明或注意事项都需要填写在备注里。

8.文书档案管理装盒

裝盒。顾名思义也就是将整理好的档案资料按照一定的顺序装到档案盒中，并且将档案盒封面以及盒脊上的资料填写完整。时间不同、分类不同的档案资料不可放在同一档案盒中储存。第一，装盒原则。对档案资料的裝盒应严格依据文件资料的编码顺序装入档案盒，并且要和档案资料归档文件目录所标注的排列顺序一致，从而确保按照目录中的文件条目能够准确无误的找到档案资料实体。档案资料用完要及时的放回，并且还应按照资料的号码顺序，因为资料回放不按顺序来，会给下次寻找带来不便，甚至从此再也找不到。第二，档案盒最好使用无酸纸制作，或者向我国档案管理部门直接订购，从而保证所保存档案资料的安全存档。第三，档案盒标注。通常情况下，在档案盒脊或底部填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、档案盒号等必备项。尤其是首份和最后一份号码要用“/”隔开。第四，备考表。该表格必须等所有档案资料归档之后的档案盒中，从而对档案资料归档文件进行简单的注释或说明。说明的内容有：情况说明、整理人、检查人和日期。

9.档案资料检索

第一，归档说明的主要内容应该包括档案所述单位的性质、单位概况、以及一定时间内该单位档案资料的归档情况等。第二，档案资料归档目录的制作。目录的打印要严格按照我国档案资料整理归档的标准进行，尤其是纸张的统一。档案资料封面的编写，依据档案资料的管理期限以及归档注释装订成册。档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

三、结语

档案资料整理归档是档案管理工作的前提和基础，科学、合理的整理归档是提高档案管理质量和效率的有利保障。在日常的档案资料整理归档过程中要从主观上重视起来，并且采用先进的管理方法和技巧，从而保证档案资料整理归档作用的充分发挥。

参考文献：

[1]徐颖玮.以件为单位归档整理在学校档案管理中的适用性[J].上海档案，2011（12）.

[2]郭安定.对工程档案资料归档整理的管理浅析[J].科学与财富，2011（10）.

[3]金晶，严峻.浅谈档案管理归档整理分类技巧[J].湖北农机化，2011（03）.

作者:姚思猛 单位:桐城师范高等专科学校