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档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[1]。档案工作的好坏关系着一个单位的长远发展和广大职工的切身利益。伴随着科学技术的发展,农业科研单位每年产生大量档案,将这些档案收集、分类、整理,使它们能更好地服务于农业科学发展、乡村振兴及农民增产增收,是每个农业科研单位的责任和义务。如何利用科研单位的自身优势,通过现代化的手段,保存并发扬优秀的科研成果和生产技术,是农业科研单位面临的迫切问题。
1农业档案的重要意义
1.1国家新修订档案法
我国历来重视档案的管理工作,1987年9月5日第六界全国人大常务会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》,2020年6月20日,第十三届全国人大常务会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》。
1.2农业科研工作离不开档案
农业科研院所是农业科学研究的主要部门,在农业生产的整个过程中产生了很多有价值的档案,将这些档案收集、整理、保存,可以作为指导农业生产的依据。农业科研生产的特点,决定了农业档案管理必须及时、规范,才能最大限度发挥农业档案在农业发展上的重要作用。如果档案收集不及时不完成,会使很多重要的实验设计方案、原始记录等遗失,从而造成课题验收、成果鉴定困难,进而影响科研团队的科研能力的传承、后续项目争取,减弱科研单位的科研实力。
2农业档案管理存在的问题
2.1领导对档案管理工作重视不够
档案工作是农业科研单位工作的一个重要组成部分,是推动农业科研单位科研水平发展、提高管理水平的必要条件[2],应该受到重视。但在现实生活中,农业科研单位的工作重心是科学研究,对于不太紧迫的档案工作,常常会排在日程的后面。有的单位只有专门的档案室,没有相应的专职档案管理人员,只是档案交上来了,按照上级的要求派几个人整理一下,不专业,归档工作不及时不完整。从事档案工作的人员在职称聘任、升职加薪上困难,影响工作积极性。
2.2档案管理人员自身素质有待加强
农业科研工作是一项长期的复杂的技术性工作,产生的各类型档案也繁杂且数量众多,主要有文书档案、科技档案、财务档案、实物档案、声像档案等。各单位从事档案工作的技术人员,很少是档案相关专业毕业的,大多数是农业类专业毕业生,专业知识相对缺乏。很多人是兼职从事档案工作,平时有繁重的科研任务或行政事务,只有抽出时间从事档案工作,很难有时间系统地学习有关的知识,业务能力欠缺。
2.3事业单位改革后,合并的农业科研单位档案工作需要整合
从2018年开始,我国机关事业单位开始改革,很多机关事业单位被撤销合并。以辽宁省农业科学院为例,辽宁省政府将原来隶属于辽宁省林业厅、辽宁省农委、辽宁省科技厅、辽宁省海洋渔业厅的十余家农业类科研单位划归到辽宁省农业科学院。合并之后,辽宁省农业科学院不仅编制、人员、科研基地和固定资产、科研实力等增加,档案的数量也大幅增长。如何将原先隶属于不同管理单位的档案整合到一起,使档案不至于遗失,是一项非常重要的工作。
2.4档案管理水平比较落后,数字化程度低
进入21世纪以来,消息技术迅速发展,为了进一步促进纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展,国家档案局发布中华人民共和国档案行业标准DA/T31—2017纸质档案数字化规范[3],并且要求广大档案管理单位大规模地开展档案数字化工作。但由于档案数字化工作需要大量的人力物力财力,目前很多单位都进展缓慢,数字化程度低。2.5档案的利用率偏低档案收集整理的最终目的是利用,是为了更好地立足于农业科研的未来发展,服务于社会。以前的农业科研单位的档案管理人员工作思路就是单纯地收集档案以及对档案的管理,对档案利用的实际效用却非常地轻视。很多单位长期以来的档案管理工作方式就是先收集档案,然后在档案室中对档案进行整理、分类、编写目录、组卷以及装盒等。本单位人员只是简单的查阅或借阅自己需要的档案,没能和所在市的档案局合作,没开展对外开放业务。
3农业科研单位档案管理工作建议
3.1农业科研单位要加强对档案工作的指导
科研创新的前提是借鉴和汲取前人或他人的发展成果,而查看档案是最直接最便利的途径。
3.2加强档案从业人员政治修养和业务能力提升
当前,很多农业科研单位存在着科研任务繁重、人手缺乏、办公经费不足的问题,档案工作面临着不少的考验。档案人员只有不断端正思想、努力学习进取、开拓创新,才能推动档案事业有更好的发展。为了能够更好地管理利用农业档案,对农业科研发展进行有效的服务,档案管理人员应该具备比较高的思想政治素质和业务能力。一是档案工作人员要有事业心和责任感,对档案管理工作高度热爱,有全心全意为人民服务的思想。坚持按照国家档案局和上级主管单位的要求,遵守农业档案管理的各种规章制度,做好档案室的日常管理工作。二是从业人员除了要具有一定的档案专业知识和管理工作经验,还应该掌握一定的农业技术知识和电脑操作技术。所以档案管理人员平时要下功夫多学习,拓宽自己的知识领域,积累档案管理工作经验。始终保持着满腔的工作热情,有爱心有耐心地为广大科技人员服务[4]。
3.3科学规划,保证合并后的农业科研单位档案不遗失
根据辽宁省事业单位机构改革的要求,辽宁省农业科学院认真执行辽宁省委、省政府的工作部署,科学规划包括档案工作在内的各项工作。以我在的辽宁省沙地治理与利用研究所为例,我们单位是由原来隶属于辽宁省农业科学院的辽宁省风沙地改良利用研究所和隶属于辽宁省林业厅的辽宁省固沙造林研究所合并而成。尽管在阜新市区有两座办公楼,但单位领导还是决定将所有档案统一存放、统一管理。我们首先将两个单位的原有的档案管理人员合署办公,成立一个新档案室,挂靠科技管理科,由主管科研的副所长管理。然后将位于中华路办公楼的档案室面积扩大,在里面加装了密集架;将存放在八一路的所有档案柜和档案全部搬到新档案室。在搬运过程中做好登记,防止档案遗失。
3.4加强档案数字化建设
随着时间的流逝,档案数量越来越多,一些年代久远的档案面临损坏的危险,一方面要对损坏档案进行修复工作,另一方面要对重要的档案进行数字化工作。农业科研单位应该投入专项资金,为档案室配备电脑、扫描仪等专业工具,购买专门的档案管理软件,组织档案管理人员进行操作培训,使他们能够身心愉快地投入到工作中去。档案管理人员要有时间紧迫感,努力学习基础知识和操作技术,按照上级主管部门要求,把重要的文书档案、基建档案、科研成果、项目合同等进行数字化工作,既有利于档案的保存,也方便科技工作者查找利用。
3.5实现综合档案室建设
农业科研单位要想真正发挥农业科研档案在促进农业科学技术研究、服务乡村振兴中的作用,档案管理部门就必须建立一个高标准的综合档案室,运用高科技手段,以信息技术为载体,向广大基层科研工作者传播农业科技成果、生产技术以及市场供求信息,促进农业经济增长、农民增收[5]。建立综合档案室,需要具备以下几个条件:1)要有固定的办公场所,使档案能集中存放;配备硬件设施,如档案密集架、空调、电脑、扫描仪、防磁柜、遮光窗帘、灭火器、监控系统等。2)要有组织机构和管理制度,有专门的管理机构和管理人员,建立档案管理制度。3)要进行档案数字化工作,有电子目录和档案扫描件。有条件的单位,还可以开设网站,将一些无需保密的档案放到网上,供大家无偿浏览。4)有条件的单位,可以设立展览馆,将一些有价值的实物档案放到展室,作为对外宣传的窗口,扩大影响力和知名度。
作者:石峰 单位:辽宁省沙地治理与利用研究所
科研档案管理篇2
科研档案是科研活动的真实记录,是一种重要的信息资源,是一座知识宝库,是国家的宝贵财富。党和政府历来重视科研档案管理工作。1980年国务院批准发布了《科学技术档案工作条例》,1987年3月国家科委联合国家档案局印发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,同年6月国家科委联合国家档案局等四家单位印发了《关于加强科学技术档案工作的意见》。时隔33年,2020年9月国家档案局、中华人民共和国科学技术部对《科学技术研究档案管理规定》进行了修订,颁布了《科学技术研究档案管理规定》对科研档案管理提出了新要求。
一、高校科研档案的重要性
科学研究作为高校的基本职能之一,在全国科学研究活动中占有很大的比重。根据2019年科技部下发的《我国高等学校R&D活动统计分析》结果,高等学校科学研究人员占全国科研人员的11.8%;高等学校发表SCI论文,占全国SCI论文的85.9%;高等学校签订技术合同10.2万项,占全国技术合同的21.1%。要科技强国,高校的科学研究工作不容忽视。高校科研档案作为高校科学研究的伴生物,对其加强管理,挖掘其价值,使其更好地服务于高校自身和社会发展,越来越具有重大的意义。
(一)高校科研档案是提高高校科研水平的基础
高校是高科技人才的汇集地,随着国家对科技研究投入的加大,高校每年科研项目,如校级项目、省教育厅项目、国家自然(社会)科学基金以及各类横向科研项目等都在不断增加,教师的科研成果如论文、专利、著作以及各种政府奖等也在逐年增多。科学研究具有继承性和连续性,完整系统的科研档案能为研究人员提供有效的信息参考,避免重复劳动,即使是负向结果以及中断的研究项目也具有借鉴意义。丰富的科研记录和信息储备能够使当前的科研人员更多更好地掌握自身研究领域的前沿动态,极大地激励和促进新灵感、新技术、新概念和新规律的萌发,为高校科研工作持续创新带来不竭的动力和源泉![1]
(二)高校科研档案是加强学校学科建设的依据
学科发展在高校发展中占有重要的地位,它从根本上反映了高校的办学水平、办学特色、学术地位和核心竞争力。[2]在学科评估中科学研究是重要的一级指标。高校科研档案全面反映了科研项目立项论证、研究实施、结题验收、成果奖励、科研推广等各阶段科学研究的真实情况,能够为学科评估提供系统、完整、详实的支撑材料和真实的统计数据,一定程度上影响着学科评估的结果。而学科评估的结果直接决定该学科人财物的后续投入,影响学科未来的发展。可以说,科研档案是学科建设的历史见证者,服务并推动高校的科学研究和科研队伍建设。
(三)高校科研档案是高校融入地方经济文化发展的桥梁和纽带
高校的科研项目、获奖成果、学术论文是评价高校科技实力的重要依据,也是高校服务社会能力的体现。地方高校往往会把当地的经济文化、民生需求等作为自己的研究和服务对象,形成具有特定价值和地方鲜明特色的科技信息资源。[3]以淮南师范学院为例,其设立的淮南子研究院主要挖掘研究淮南的历史文化;生命工程学院为淮南地区的水稻种植提供技术支持;少儿艺术中心为淮南少儿艺术发展提供智力支持等,这都是高校服务于地方的具体体现。我们要把这些科研档案资源收集好、利用好,使高校更好地服务于地方经济文化的发展,同时也提升高校自身的知名度和影响力。
二、目前高校科研档案管理存在的问题
(一)科研档案归档意识不强
一是高校科研部门不同程度地存在“重立项,轻归档,重形式,轻内容”的现象,将大量的精力投在科研项目的申报、科研资金的争取、科研奖项的审批上,而对科研档案的关注和要求比较少。二是科研项目课题组在科研过程中不注重原始文件材料的积累,对科研档案的归档范围把握不准确,特别是周期长的科研项目,导致部分科研原始文件材料遗失。三是档案管理部门平时和科研部门交流较少,也没有时间和精力参与到各科研项目的研究过程中,很难对科研项目进行全过程管理。
(二)科研档案管理与科研发展不同步
科技档案管理的“三纳入”“四同步”制度在科研管理活动中很难执行到位,缺乏约束力。大多数科研档案处于分散的状态,有些课题是科研人员直接自行经网络申报的,没有留下纸质申报材料;有些科研项目是合作项目,科研档案归属不明确,使得部分科研项目文件材料游离于高校档案收集范围之外。高校档案管理部门信息管理手段落后,没有建立档案信息管理系统平台,无法与科研系统对接,也造成了电子科研档案原始材料的缺失。
(三)高校科研档案利用率低,科研成果转化率低
高校科研档案管理目前相对保守,普遍存在重藏轻用的思想。一些科研档案文件材料收集归档后,其价值仅仅体现在科研成果统计和科研人员评职称、评奖方面。这主要由于一方面科研档案涉及的知识比较广泛,档案人员很难对科研档案进行深入的挖掘;另一方面科研档案涉及知识产权范畴,一旦开发利用,极易造成侵权,而且由于各种原因一些核心的原始数据没有移交归档,直接影响了科研档案的整体价值。这些都在一定程度上造成科研成果和社会需求脱节、高校科研档案利用率低、科研成果转化率低。
三、智慧校园建设下加强高校科研档案管理的主要措施
随着智慧校园建设的深入推进,高校科研档案管理要充分利用智慧校园资源整合的优势,在新理念的指导下,运用新技术,从多角度加强高校科研档案的规范化、信息化管理,挖掘科研档案价值,使更多的科研成果转化为现实生产力。
(一)建立高校科研档案工作体系
高校应建立以档案工作委员会为领导机构,档案管理部门为指导,科研管理部门为主导,各二级学院科研项目负责人为具体责任人的科研档案工作体系,明确体系各部门职责,优化科研档案工作流程。高校档案工作委员会负责全校科研档案工作的组织、协调工作,对科研档案管理实施顶层设计。高校档案管理部门根据档案管理的要求,提出全校科研档案归档的统一标准。高校科研管理部门把科研档案管理标准和要求融入科研管理工作的各个环节中,做好科研档案形成前端控制和全过程精细化管理,建立科研档案归档评价机制。通过建立责任分明的科研档案工作体系,把科研档案管理贯穿到科学研究的每一个环节,确保科研档案的齐全完整、真实可靠。
(二)建立高校科研档案管理制度体系
高校科研工作,要在认真调研的基础上建立相应的科研档案管理制度体系,推动高校科研档案管理工作的有序开展。要明确科研档案归档职责,确立合理的科研档案分类标准;建立科研档案管理总则,明确科研档案管理目标,实行全校统一的管理模式。建立科研档案归档奖惩制度,对科研档案归档情况进行定期检查考核;建立科研项目档案验收制度,实行责任制,真正做到“三纳入”“四同步”。制定业务规范,从科研档案收集、分类、整理、编号、移交等各方面提出统一的标准和要求,使科研档案收集归档工作具有可操作性,使科研档案归档工作的每个环节都有规可依,从整体上提高科研档案的归档质量。
(三)加强高校科研档案人才队伍建设
首先,高校档案管理人员要增强专业素养,不断学习、借鉴先进的科研档案管理经验,同时还要具有创新思维和高度的历史责任感。其次,加强科研人员档案知识培训,提升科研人员的档案意识。高校档案管理部门会同科研管理部门,利用每年的科研工作会议、科研立项会议等把科研档案管理作为会议的一项重要议程,对科研人员进行档案理论知识和专业技能的培训,提升科研人员的档案素养。通过科研档案利用的典型案例,如职称评定、科研成果转让、科研奖励以及科研档案安全管理等,使科研人员认识到科研人员自身才是加强科研档案管理的最直接的受益者,从而提高科研档案归档的自觉性。同时,抓好二级学院兼职档案员的队伍建设,兼职档案管理人员作为学校专职档案员的重要补充,通过对兼职档案人员进行定期的指导,协助做好档案归档工作,夯实二级学院科研档案收集归档工作的基础。
(四)提高高校科研档案管理的信息化水平
档案的价值在于利用,没有利用档案也就失去存在的意义。在推进智慧校园建设的进程中,做好科研档案管理工作,实现科研档案信息资源共享,就必须实现高校科研档案管理信息化。运用先进的信息技术,建立由档案管理人员、科研人员、科研工作管理人员、二级学院兼职档案员共同参与的,具有信息输入、信息存储、信息加工、信息输出等功能的高校科研档案管理信息系统平台。通过建立科研档案管理信息系统平台,对科研档案资源实行存量档案数字化、增量档案电子化,有效集成科研人员、项目、专利、论文、成果等信息,把科研档案管理信息系统建成类似“中央智慧厨房”,使科研档案资源数据化以满足用户的综合性和个性化需求,促进科研档案的智慧利用。科研工作已成为每个高校发展的生命线,科研档案管理工作也成为高校科研活动的基础和真实记载,体现了一所高校的科研实力。[4]为更好地发挥科研档案服务地方、服务社会的价值,加强高校科研档案的管理刻不容缓。我们要在智慧校园建设的机遇期内,实现科研档案的规范化和信息化管理,为实现更大范围内的科研档案资源共享和科研档案智慧利用奠定坚实的基础。
作者:李淑华
科研档案管理篇3
随着我国科学技术创新体系的持续完善,科研管理体制的深化变革,以及档案数字化转型进程的逐步加快,1987年发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(简称《暂行规定》)中的部分内容已经无法与新时代科研档案管理要求充分融合,科研档案管理工作中的若干问题亟待解决。因此,2020年国家档案局公布了新修订的《科学技术研究档案管理规定》(简称《规定》)。相比《暂行规定》,《规定》赋予了档案工作地与时俱进、开放创新等时代特征。如何有效做好新时代科研档案管理工作,如何深入贯彻落实《规定》,就成为科研档案工作者的工作重心所在。
一、《规定》的新增亮点解读
从字数上看,新修订的《规定》较《暂行规定》增加了400余字;从内容条目上看,删除了《暂行规定》中关于科研档案定期检查、加强横向联系、加强档案信息加工、人员保持相对稳定、档案人员基本任务和职责、人员培训等内容,增加了科研档案管理职责、制度体系建设、电子档案管理等内容。《规定》涵盖了科研档案从产生直至销毁的全生命周期,内容更为丰富细致,具有较强的时代性、指导性与可操作性。《规定》修订的主要内容包括以下几个方面。
(一)丰富了科研档案的归档范围对科研档案的准确定义是科学有效开展科研档案管理工作的基础,《规定》中第2条增加了“图像、音频、视频以及标本、样本等实物”的归档范围,拓展完善了科研档案的外延,使其涵盖的收集范围更加广泛全面,在科研档案的立项论证、研究实施及过程管理、结题验收和绩效评价以及成果管理的全过程中,每个阶段均增加了数项应归档的内容。
(二)完善了科研档案的制度体系建设制度体系建设是科学有效开展科研档案管理工作的重要支撑。《规定》建立健全了科研档案的审查验收机制、经费保障制度、鉴定销毁制度、统计工作制度、奖惩制度等,对制度体系建设提出了具体的要求,强调了分类分级管理原则,明确了科研档案工作经费的来源问题,厘清了科研档案的保管期限,明晰了档案管理工作的主体责任,有助于有效管控档案质量和数量,并激发档案人员的工作活力。
(三)将电子科研档案纳入管理范畴档案信息数字化、电子化是新时代档案工作的大势所趋和必然要求,《规定》首次正式提出了科研档案电子单套制归档的相关规定,专门新增了有关电子档案规范管理的多项条款,这是本次《规定》修订的最大亮点之一。(四)推进了科研档案信息的开放共享科研档案信息的开发利用是科学有效开展科研档案管理工作的落脚点,因此《规定》通过多项条款对档案信息的开放共享进行了明确规定,有利于科研档案高效发挥其应有的历史见证和参考利用价值。
二、贯彻落实《规定》的工作要点
(一)提升科研档案管理工作的战略站位科研院所应当将科研档案管理规划纳入到单位的总体发展规划中,将科研档案管理纳入到单位的质量管理体系中,使所有科研人员高度重视科研档案管理工作,将其作为重点工作来抓;同时,需要投入大量的资金,选配高素质的档案管理人员,定期开展档案质量评审与自查整改,积极促进科研档案管理水平的全面提升。
(二)细化并注重科研过程性材料的收集与归档按照《规定》中有关收集范围的要求,进一步丰富科研档案资源,将产生的所有载体的文件材料及实物全部归档,确保科研过程材料的完整、准确、系统、有效,做到应收尽收、应归尽归。
(三)健全科研档案管理机制按照集中统一管理与分级管理的原则,建立健全科研档案管理工作制度,推动档案“三同时”管理机制,切实保证管理制度完善可靠并落地实施,做到依法治档。
(四)推动科研档案数字化建设按照数字档案馆建设的具体要求,积极推进科研档案数字化建设,积极争取资金保障,配备数字科研档案馆建设所需的软、硬件基础设备与设施,全力保障科研档案全文数据库、多媒体数据库和专题数据库的建设,不断丰富充实科研档案的数字资源。
(五)积极开展科研档案开发利用工作紧紧围绕中心工作任务,不断拓展科研档案开发思路,创新工作模式,丰富科研档案利用方式,编制档案研究成果,提升科研档案服务水平。
(六)加强科研档案人才队伍建设提高档案管理人员的综合能力,确保其掌握先进的科研档案管理思维、操作流程和管理手段,培养业务素质、管理技能高的复合型档案管理人才,保证科研档案管理的标准化和专业化,为科研档案管理工作的顺利实施提供可靠的支撑。
三、改进科研院所科研档案管理工作的举措
(一)强化档案管理意识首先,单位领导应加强对科研档案管理工作的重视程度,需实时掌握科研档案管理工作现状,定期听取科研档案管理工作汇报,积极解决科研档案管理工作中存在的问题,加强与档案管理部门的沟通交流。其次,加大科研档案管理规定的宣贯力度,通过签订档案工作责任书、张贴档案工作宣传标语、召开培训会、档案知识竞赛答题活动、对各档案收集责任部门定期进行检查指导、下达归档说明和归档计划、档案工作评奖评优等多种形式,提升所有员工的档案规范管理意识,从而将档案文件材料的收集和整理工作主动融入日常工作中,提升参与科研档案管理工作的主观能动性,促进科研院所科研档案管理水平实现进一步提升。
(二)完善档案资源体系建设围绕单位重点工作任务和经营发展战略,及时做好各载体形式有保存价值的科研文件材料的归档工作,做到“应归尽归、应收尽收”。落实“四参加”“四同步”控制要求,建立完善的专题科研档案目录,逐步形成内容丰富、结构合理、载体多样、特色鲜明的档案资源体系。
(三)建立健全科研档案管理机制健全的科研档案管理机制应当充分体现管理工作的制度化与管理手段信息化的状态。这就要求档案管理制度不能仅局限于建立科研档案归档制度、工作经费保障制度、鉴定销毁制度、档案统计制度、工作奖惩制度等一系列传统管理办法,还要实现科研档案管理工作的创新,建立有关科研档案电子化、数字化的多项管理办法。另外,还要依据科研档案的内容及其价值,准确划分各类科研档案文件材料的保管期限,从而构建完善的信息化平台下的科研档案管理机制。
(四)持续加强科研项目档案的检查审核力度档案管理部门应根据科研生产计划及时制订项目档案的归档说明和归档计划,并会同科研项目管理部门定期或不定期对项目档案的收集整理情况开展检查指导,加强科研项目档案从立项、研制到鉴定全流程的跟踪、指导。强化落实档案形成者的归档责任,加强档案管理人员的监督指导责任,确保档案完整系统、准确安全,为科技创新提供关键支撑。
(五)积极推动数字化科研档案馆建设认真研学、掌握关于数字科研档案馆建设的要求,积极争取资金保障,配备数字档案馆(室)建设所需的软、硬件基础设备与设施。着力推进科研档案“纸质文件、电子文件双归档”工作,积极推进全文数据库、多媒体数据库和专题数据库的建设,努力推动增量档案电子化和存量档案数字化,不断丰富充实数字档案资源。
(六)积极开展档案开发利用与编研工作编制单位年度科研档案信息开发利用计划,加强对档案信息的分析研究和综合加工,加大力度开展编制专题文件汇编等一次文献编研成果、专题介绍等二次文献编研成果以及科研档案利用典型案例的编研工作,发挥好科研档案的引领、支撑作用。总而言之,在信息化加速发展和科研档案管理制度改革的新时代背景下,档案工作者应深入学习领会《规定》的具体要求,并将科学技术研究档案管理工作落到实处。要不断丰富科研过程中的档案资源,完善科研档案管理机制,积极推动科研档案数字化进程,切实做好科研档案开发利用和服务保障,提高档案管理人员的业务能力,持续提升科研档案工作的科学化、规范化、高效化管理水平,为科研单位的长远稳定发展奠定良好基础。
参考文献:
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作者:杨天骄 王海迅 钱冬梅