高校档案管理研究3篇

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高校档案管理研究篇1

一、高校学生档案管理现状

（一）涉及主体多元，管理权责不清。根据《高等学校档案管理办法》规定，高校学生档案主要包括：学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，可见高校学生档案涉及主体之广泛，包括各学院、研究生院、学生处、招生就业处、校办等众多部门。目前，我国高校学生档案管理主要有三种模式：一是档案馆集中管理型，这一类高校往往有独立的档案馆机构。新生入学后，学院统一将学生档案以个人为单位，密封装袋后移交档案馆保存，直至新生毕业后，由档案馆专人移交邮局寄送给各派遣单位。这种模式保管安全性高、不易遗失且便于派遣，但管理流程繁琐，管理周期较长。二是学院管理型，即学生档案由各学院收集保管，直至学生毕业时由学院辅导员移交邮局邮寄。这种模式能够及时对学生档案进行查缺补漏，但往往因为缺乏专业的保管人员及专门的保管场地，学生档案的完整性、保密性得不到保障。三是职能部门管理型，即学生档案由研究生院、招生就业处等职能部门保管，直至学生毕业时，再移交给各学院或档案馆邮寄。但对于职能部门而言，档案工作只是辅助性、边缘性工作，并无专人负责，基本是产生一些，存放一些，因而存在学生档案材料不齐、同一学生或同一事由的档案存放混乱等问题。以X高校为例，该校学生档案采用档案馆集中管理模式，新生入学后集中放置档案馆专人保管，毕业季档案馆派遣之前，各学院再将学生变动档案重新放入，学院辅导员签字确认无误后再派遣，即便有这样严格的流程，档案馆依然会发现学生档案种类不一、重要档案缺公章、部分档案漏交或重复等问题。一旦出现问题，由于各职能部门、学院、档案馆之间权责划分不清晰，容易出现三方互相推诿、互不作为等现象，给学生带来困惑，影响学生档案的保管及派遣，甚至给学生就业及学校评价带来负面影响。

（二）缺乏顶层标准，资源建设同质化。目前，我国已有的《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及《高等学校档案实体分类法》均未对高校学生档案的概念及其归档范围加以界定，因而大多数高校只能根据经验或者相互效仿来制订归档范围和归档标准。但在实践中存在两个问题：一是将学籍档案、学生档案、教学档案混淆使用，导致学生档案的具体内容因校而异，缺乏统一格式。而以标准中对三者内涵的表述（如图1所示）来看，三者内涵虽有部分相同之处，但教学档案的内涵与外延更加宽泛，学籍档案只是学生档案的内涵之一，如何能混用？二是高校学生档案资源内容与应用存在脱节。目前来看，高中档案、入学登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、组织档案作为学生档案的基本内容已经得到高校档案界的普遍认可，但高考报名登记表、高考录取材料、授予学位决定、奖惩等重要材料却因校而异。以X高校为例，该校将授予学位决定也纳入学生档案，同时档案工作者了解到入学登记表、毕业生登记表等利用率高、失误率高且仅有一份装入个人档案，一旦出现掉档等问题则无法弥补，本着以人为本、与时俱进的理念，该校档案馆与研究生院、学生处等职能部门合作，实行入学登记表、毕业生登记表等档案“双套制”，一份存入学生档案，一份留存于教学档案，永久保存于学校档案馆。

（三）服务方式单一，智慧化程度不高。在大数据、云技术等新技术支持下，电子文件单套制得以兴起并在法律证据、政务服务等领域得到广泛应用。但在高校，学生档案仍以纸质档案为主，各高校之间由于信息化的差异，缺乏全国统一的有效接口，导致学生高中档案无法实现在线对接。此外，高校内部学生处、招就处等各职能部门的办公系统也尚未与档案系统形成有效连接，使得学生电子档案在线归档、单套制归档成为空中楼阁。在实际工作中，学生档案信息服务仍不够智慧化。以X高校为例，电话、邮箱、委托等传统媒介仍是提供学生档案信息服务的主要方式，信息传递呈现单向性，用户与用户间相对独立，档案馆与用户缺乏交互性，以解决实际问题为主，较少考虑用户的个性化和多样化需求。 

二、新时代高校学生档案管理策略

（一）划定权属，明确职责。无论采用哪一种管理模式，高校学生档案所涉及的各个主体应形成多元合力，而不是互相掣肘或推诿，为此，有必要厘清各主体部门上下游关系，划定各部门权属范围，建立学生档案工作考核机制。同时，为保证学生档案的完整性、连续性，还应建立学生档案补充机制，确保各部门各司其职。例如集中统一管理模式下，高校档案馆作为学生档案的下游部门和责任主体，对学生档案的收集、保管、派遣负主要责任，但产生学生档案的其他上游职能部门也有责任及时将学生学籍异动、奖惩等材料定期补充提交给档案馆，档案馆负责对各部门学生档案工作进行考评，考评结果纳入绩效，使各部门归档质量在绩效考核中得到体现。

（二）制订统一标准，加强资源建设。随着时代的发展，学生档案的内容发生了变化，且《中华人民共和国档案法》修订及颁布以来，现行的《高等学校档案管理办法》（2008年）部分内容已不适应新时代档案工作的要求。鉴于此，应做好如下工作：一是应结合新要求修订完善《高等学校档案管理办法》；二是有必要专门制定全国统一的《高等学校学生档案管理办法》，应结合《高等学校学生管理办法》《干部人事档案工作条例》等规范及实际工作中的问题，对学生档案的内涵加以明确界定。在此基础上，各高校可结合实际情况适当扩展收集范围，增加社交媒体、重大活动、突发事件、学校特色活动等既能够反映学生个体特色又能够体现学生综合素质的档案材料，如诚信档案、心理健康档案等，与时代接轨，也为用人单位选拔人才提供有效的支撑。

（三）利用数字技术，提升服务效能。新时代数字人文、人工智能等技术给高校学生档案管理带来的影响是深刻的、颠覆性的。高校学生档案管理将不再是简单的实体管理，而更多的演变为知识管理，通过利用大数据、人工智能等新技术，深层次挖掘高校学生档案资源内容，将更好地理解用户需求。高校档案信息服务方式与利用方式，从以解决实际问题为主的单向线性传播转变为更加注重服务与利用的智能化、知识化与参与性。将社交媒体等数字技术融入高校学生档案管理，将打破单一线性传播模式，提高用户的参与度，实现共享式服务。未来，高校学生档案信息服务平台可结合生物识别、数字签章等技术，实现学生档案信息自助查询、电子档案一键生成、派遣信息实时通知等，推动高校档案信息服务更加智慧化。

三、结语

档案管理是大学治理至关重要的组成部分，在高校管理工作中发挥着基础性、支撑性作用，高校学生档案作为高校档案的重要内容，在新时代、新技术、新发展理念下有了新的生命力。为此，有必要制订统一标准，使其管理更加规范化、法治化、智慧化，更好地发挥高校学生档案存史育人、高校档案存史资校的作用。

作者:何怡慧 单位:西南大学

高校档案管理研究篇2

智慧校园通过信息化建设提升校园综合管理水平，而智慧校园背景下高校办公室档案管理工作的优化应当充分运用信息技术构筑完善的线上档案管理体系，然后与线下的使用场景深度融合，满足不同人群的档案使用需求，实现对于高校办公室档案管理的改进优化。

一、优化高校办公室档案管理工作的意义

（一）智慧校园概述。智慧校园是指通过将物联网的概念融入校园管理体系建设的过程中，以信息技术为基础,打造校园管理、生活、学习的一体化环境。从实际角度来看，智慧校园主要是高效地融合信息技术及教育教学，进而将提高教学效果作为主要目标，提供网络、数据、智慧一体的管理教学体系，同时对教学过程及管理过程进行预先测定或推测的一种学习环境。

（二）智慧校园背景下高校办公室档案管理工作优化的意义。1.提升高校办公室档案管理水平。基于智慧校园视域下对于高校办公室档案馆管理工作进行评价，会发现高校办公室档案管理存在诸多不足：首先，是人力因素对于管理效果有着严重负面影响，部分工作者思想认知不足，在实际工作中欠缺责任感，不能较好地适应档案工作在实施过程中的各样需求。其次，是管理体系落后于高校档案管理需要，档案管理机制不健全以及档案管理数据构建层面存在较为滞后等状况，致使综合管理效果不佳，这些因素均会影响高校档案管理工作效果。在智慧校园背景下对于高校档案管理进行优化，能够通过信息系统建设降低人力因素对于管理工作的影响，同时起到完善高校档案管理体系的效果，使得档案管理工作更加适应档案管理工作发展需求，从而进一步提升高校办公室档案管理水平。2.转变高校办公室档案管理的理念。传统档案管理过程中普遍存在工作理念失衡的现象，即过度重视对于档案的整理保存，忽视了对于档案的高效利用，这种现象一定程度上制约了高校档案管理工作的开展。智慧校园背景下对于高校办公室档案管理工作进行优化，能够通过完善的信息化管理平台降低办公室档案使用的难度，突出高校办公室档案管理工作的服务性质，满足高校不同群体的多样性档案使用需求，充分挖掘高校办公室档案管理工作的应用价值。我国教育改革的逐步深化使得智慧校园建设的普及程度不断提升，给教师和学生带来了多方面的便利。针对高校办公室档案管理的改进优化工作，应当融入智慧校园建设背景和具体要求，提升高校办公室档案管理工作水平。智慧校园建设能够对于办公室档案管理工作产生积极指导作用，同时，可以运用物联网对现有档案进行电子化升级，有效提升档案保存时间和安全性。除此以外，将档案管理融入智慧校园的建设体系中，能够使得档案信息和校园信息体系更好连通，高校的教师和学生通过运用物联网或者互联网等查看有关的档案信息，避免传统档案借阅过程复杂的弊端，实现对于档案信息的高效管理和使用。

二、高校办公室档案管理工作存在的问题

档案管理是高校管理服务中一项重要的工作。在长期的运行实践过程中，高校办公室已形成了比较完善的档案规范管理制度及管理模式。但是面对智慧校园建设的具体要求，档案管理工作仍旧存在一些欠缺之处。

（一）对于档案管理工作重视程度不够。高校办公室档案管理内容包含高校重要的发展历史、学生数据等多样化信息。目前，管理人员对于档案管理的重视程度明显不足，管理人员大多将工作重心集中于行政工作当中，忽视对于档案管理方法技术的研究。档案管理人员无法清晰认识到档案管理工作的重要性，在具体的工作中运用的管理方式比较陈旧，长此以往，会出现两方面问题：一方面，会导致档案管理工作效率更低；另一方面，因为档案数据的不断增加导致管理内容工作量递增，员工的工作积极性受到影响。与此同时，档案管理工作涉及多个不同的部门，因此需要部门间协同管理。但是在实际管理过程中，有非常多的部门不重视该项工作，对于提高档案管理的效果非常不利。

（二）档案管理机制不完善。建立良好的管理机制对于档案管理工作具有重要的意义，完善的档案管理机制能够对档案管理的流程进行规范，进而使档案管理的工作取得更为理想的效果。目前我国很多高校缺乏完善的档案管理机制，档案管理机制体系缺少及时更新，对档案管理效果造成一定程度的影响。比如：档案管理工作缺乏明确的制度规范，个别高校的档案管理混乱，一方面是没有建立明确的索引，另一方面基础条件完备，但是缺乏及时管理，导致纸质档案杂乱堆放，影响档案管理效果。

（三）高校档案管理设备有待换新。高校办公室档案管理以往主要以纸质文件作为载体，实际管理中把档案存储在一些档案柜中便可。智慧校园背景下，高校办公室档案内容以及形式得到扩展，面对档案形式的不断演变，高校办公室必须扩展自身的档案管理技术以及设备，应用现代化的软件系统与硬件设备对办公室档案实施有效管理，其中包含硬件设备，例如计算机、移动智能终端设备等，以及相应的软件系统，例如针对办公室档案建立的在线管理平台等，并且将这类信息化设备应用于高校办公室档案管理机构日常工作中。当前阶段，高校办公室日常档案管理中应用到的硬件设备较为陈旧，同时缺乏相应的软件平台，严重制约高校档案管理工作效率的提升以及流程改进。

（四）档案管理人员技能有待提升。管理人员的技术能力直接影响高校办公室档案管理水平。目前，我国高校办公室普遍存在档案管理人员专业技能不足的问题，在管理工作中，档案管理人员主要应用纸质档案的管理技术以及理念，导致针对电子档案的管理效果不佳。同时，档案管理人员缺乏专业的计算机操作能力，无法通过计算机提升档案管理水平以及效率，导致高校档案管理的信息化水平受到严重影响。同时，很多高校办公室档案管理工作缺乏专业的管理人员，管理工作由其他人员兼职完成，管理队伍不稳定，相应的档案管理技能缺乏，在管理工作中不能准确按照档案内容进行分类，影响档案总体管理效果。

三、高校办公室档案管理工作优化对策

（一）增强档案人才队伍建设。档案管理人员技能水平严重影响档案管理效果，因此高校办公室档案管理应该强化管理队伍建设，重视对工作人员的业务培训，使得工作人员专业技能满足智慧校园背景下高校办公室档案信息化管理需求。首先，需要强化智慧校园背景下高校办公室档案管理人员的专业技能。档案管理包含对于档案的存档管理以及借阅利用这两个方面。档案管理人员要按照档案类型科学制订索引。档案索引的建立能够帮助管理人员提升管理水平以及管理效率，管理过程中，人员可以在电脑系统中按照索引对于档案内容进行快速精确的检索。此外，可以按照建立多样性的检索目录，在以日期为单位的档案索引目录下，扩展以部门、会议、人员为标准的检索信息目录形式，通过多样性的检索目录设定，进一步提升档案管理效率。高校办公室档案包含多样性的信息，因此需要建立相应的保密级别，保障档案信息的安全性。保密级别可以同档案借阅系统协同建设，档案管理人员按照人员的不同级别为其赋予不同的权限，有效提升高校办公室档案管理的安全性。其次，通过强化人才队伍建设提升档案管理人员的服务意识，进一步提升档案管理服务使用体验。档案管理人员要为高校师生提供更加便利的档案使用方式。例如通过校园网、图书馆信息发布平台等多样性的方式宣传档案使用规范，确保能够满足高校师生的档案使用需求。除此以外，还可以广泛征集使用者的需求，扩大档案收集管理的范围，满足师生多样性的档案借阅需求，提升高校办公室档案利用水平。

（二）加大档案管理信息化建设。智慧校园背景下，对于高校办公室档案管理工作进行优化需要加大对于档案管理工作的投入，通过软硬协同建设的方式提升高校办公室档案管理的信息化水平，进而实现对于高校档案管理工作的优化。对于档案管理的信息化建设，有两方面需要注意：一方面，是提升高校办公室档案管理的硬件水平。首先，要在档案管理工作中搭建由计算机终端构成的一体式硬件系统。硬件系统可以通过手持终端实现档案信息录入等功能，然后通过计算机设备对于整理的档案文件分区信息、内容信息等进行管理。同时，应当顺应档案形式的变化，扩展多样性的档案管理技术，例如针对音视频档案文件、电子文档档案文件等要建立完善的数据库，通过数据库实现对于电子档案的科学管理。针对电子数据库服务器运行安全进行针对性考量，例如建立备份服务器等，避免突发事故影响电子档案数据的安全。其次，要重视对于档案保存库房的硬件建设。纸质档案文件对于保存环境有着较高的要求，因此对于库房内部温度进行把控，确保档案室内部温度能够保持在14～24摄氏度的合理区间内，湿度条件不超过60%，通过智能温控系统为档案设置合理的保存条件。除此以外，针对档案柜智能化改造也十分重要，要通过自动化系统实现档案柜的移动控制，在电脑系统中输入档案要求，然后终端会显示出档案位置信息，档案柜则自动开启。最后，要通过物联网技术实现对于档案的电子管控，通过对于档案标签、索引信息的科学记录，然后运用物联网技术对于标签的查找实现档案入库、出库的详细记录。另一方面，要构建完善的软件管理体系。针对高校办公室档案管理进行的管理平台建设，需要从档案管理平台、档案使用平台这两方面进行。针对档案管理平台的建设，主要为了实现三方面的作用：一是通过物联网技术实现对于档案信息的高效录入分类以及使用者权限的管理；二是管理人员可以借助平台对于档案的分类类目等信息进行调整；三是要通过大数据技术对于档案信息进行高效整合，然后不断提升档案管理水平，满足人们多样性的使用需求。档案使用平台则需要重视信息发布、档案使用、意见收集这三方面内容。可以在档案使用平台中明确信息发布栏目，针对当期可以借阅的档案信息进行公示。信息发布栏目应当同校园信息发布平台进行合作，例如校园公众号、官网等渠道，提升档案信息发布的覆盖范围。档案使用功能可以满足具体的借阅需求，使用者可以通过学生学号、教师工号等信息登录平台，然后直接查看电子档案，或者预约纸质档案的使用，从而进一步提升档案利用水平。如果使用者没有明确的档案信息，可以输入关联词，通过大数据技术进行模糊数据挖掘，不断缩小档案范围，直至查找到自己想要的档案文件。意见收集栏目可以针对使用者的使用体验进行收集，帮助档案管理平台进行不断优化，提升使用者的借阅体验。

（三）完善高校办公室档案体制建设。智慧校园背景之下，高校必须优化并完善对自身的档案管理机制，保证其与目前高校的发展趋势相互吻合，促进办公室档案管理工作水平的提升。要对高校办公室档案管理体系进行完善：首先，要重视对于自身平台的智慧化建设。通过软件平台实现信息化档案管理，通过硬件建设实现自动化档案管理，综合提升办公室档案管理的智慧化程度。依靠对于材料最初的整理、搜集、归纳类型以及后续的信息整理、深度挖掘等，提高档案管理的标准化及专业化程度。通过创新档案管理机制，真正将高校办公室档案管理工作落到实处，进而使该项工作更加专业和科学。其次，完善高校办公室档案管理体系。需要将档案管理系统融入校园综合信息系统之中，进一步优化档案管理流程体系。智慧校园建设过程中，高校一般会按照行政业务、科研业务、教学业务等建立多样性的电子信息化平台，不同平台涉及多样性的档案文件。传统过程中，针对这些档案文件的归档处理需要进行专门的操作，极大损害档案管理的效率以及质量。通过将档案管理系统接入不同业务平台，实现对于不同信息平台生成档案数据的自动分类、收集管理。通过区块链技术，确保档案管理系统在不同信息平台中进行数据收集、归类的过程中，对于电子档案的类目、真实性等进行准确记录，免去人工进行档案信息上传的操作。同时，档案管理系统与校园综合信息系统的连通还可以进一步提升档案文件的利用水平，使用者可以在不同的业务平台中通过单独接口直接访问档案管理系统，避免在多个平台中进行重复登录认证的步骤，进而实现档案文件信息的高效共享。

四、结语

总而言之，智慧校园背景对于高校办公室的档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理工作作为高校日常运行管理的重要内容，能够直接影响高校整体管理水平。可以通过强化队伍建设、加强信息化建设以及体制机制建设这三方面入手，提升高校办公室档案管理的信息化水平，为高校整体管理水平的提升贡献力量。

作者:吴政 单位:建东职业技术学院

高校档案管理研究篇3

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]。高校档案管理工作是高校重要的基础性工作，是衡量高校教育质量和管理水平、服务社会能力的重要标志。随着信息化的发展，高校可以通过互联网和多媒体技术等手段，对学校党群工作、行政管理、教育教学活动、科研工作等活动中形成的具有重大意义和利用价值的各类载体历史记录进行保存、处理、开发，从而实现档案信息资源的充分利用和共享。

1信息化在高校档案管理中的应用

信息化是当今时代发展的大趋势，传统载体档案数字化和电子档案迅速发展，档案工作从传统实体管理转向数字管理。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》专门增设“档案信息化建设”章节，以立法形式保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用[2]。因此，高校档案信息化建设符合档案工作现代化管理的发展趋势，是适应社会发展的必然选择。

1.1信息化建设是高校档案工作现代化管理的必然趋势

2021年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出：“档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。”[3]信息化时代互联网和多媒体技术被广泛应用，高校智慧校园、数字化校园建设的进程正深入推进，各职能部门的信息化管理系统也在逐步开发和完善。高校进一步深化档案信息化战略转型，通过配备现代化多媒体硬件设备、协同各类管理软件的开发与融合，可以更好地实现档案资源的共享、开发和利用，有效促进档案信息化建设再上新台阶。

1.2信息化建设利于提高档案管理工作效率

[4]高校档案记录了学校发展的历史变迁，客观再现学校教学和管理的面貌，是学校事业发展和决策的重要见证和参考。随着经济社会快速发展，高校教育体制改革的持续推进，高校档案内容日趋丰富，载体形式更加多元，服务范围逐步扩大，对档案管理工作提出了更高的标准和要求。通过对档案的数字化、信息化加工实现资源共享和开发，利用计算机系统进行检索，能有效缩短档案检索的时间，提高档案工作的高效性和精准性，有效提升用户满意度。

1.3信息化建设利于有效整合档案信息资源

档案信息资源建设是衡量档案管理信息化的重要标志，也是档案信息化建设的基础和核心。档案信息资源建设的主要内容包括电子文件的采集、接收和利用，传统载体档案的数字化，档案目录数据库建设等。档案信息化通过互联网和多媒体技术，将数字档案和电子文件等档案信息资源转换为电子档案，推进档案工作实现数字化转型，从而充分发挥档案信息资源的优势，实现档案信息资源的融合、共享、开发和利用。因此，运用现代技术手段融合档案信息资源，实现档案信息的网络化和数字化，既是档案信息化建设的客观要求，也是档案工作改革创新的发展趋势。

2制约高校档案管理信息化建设的因素

在信息化初期阶段，高校档案管理工作积极探索运用现代信息技术手段进行科学化管理，主要以传统载体档案的数字化、电子化和电子档案管理初级网络模式为主要特征，但在信息化建设过程中仍然存在一些制约发展的因素。

2.1档案管理信息化建设意识不强

由于对档案管理工作的重视度不够，档案管理有时成为高校安置和分流人员的岗位和场所，造成档案人才队伍老龄化、人员年龄结构不合理、专业知识和技能缺乏等现状。比如，有些高校将档案管理作为引进人才配偶安置的岗位，并不考虑他们是否具备相应的知识背景和操作技能，能否胜任档案管理工作。部分档案管理人员习惯于传统的档案管理模式，存在安于现状、墨守成规的心理，不愿接受新生事物，对信息化应用、计算机技术和网络知识不甚了解，成为影响档案管理信息化建设的内在因素。

2.2档案管理资源配置不充足

人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新是我国新时期高等教育的四大功能。因此，高校重视教学、科研工作，加大对科研和教学设施经费的投入力度，促进科学研究和学科建设。而对于档案管理的经费投入相对不足，影响了档案管理信息化过程中设施设备、应用软件的购置和更新，档案管理人员专业知识、操作技能和信息化能力培训相对滞后，阻碍了档案信息化的进程。

2.3档案管理方式不科学

由于档案管理职责不够明晰、档案管理操作不够规范，工作人员对相关流程不够熟悉，且由于高校职能部门逐渐增多且分工不尽合理，导致部分资料形成周期长、涉及部门多，造成相关资料的丢失或损坏，校内信息资源未能有效共享，档案管理中还存在诸多安全问题，包括电脑病毒和网络黑客攻击等，这些问题都制约了档案管理的信息化发展。

2.4档案管理队伍专业化程度不高

高校普遍存在档案管理队伍信息化能力一般的问题，在一定程度上影响了高校档案信息化建设进程。从部分高校档案管理队伍组成结构看，档案管理工作人员多是兼任状态，缺乏专业的档案知识及相关技能，不适应新时期开展档案信息化工作的需要。尤其专业的信息化人才缺乏，导致信息化技术水平整体较低，无法熟练使用档案管理的软件及系统，在一定程度上阻碍了高校档案的信息化发展。

3信息化视域下高校档案管理工作的提升策略

信息化建设是高校档案工作现代化建设的核心。高校应紧紧抓住信息化发展契机，顺势而为，主动作为，采取合理有效策略，推进档案信息化基础设施的建设与人才队伍和信息资源建设，有力推动信息化时代档案工作高质量发展。

3.1强化档案管理信息化建设意识

意识决定行为，行为决定结果。强化高校管理者和档案管理人员信息化建设意识是加强档案管理信息化建设的根本保证。高校档案管理是高校管理的一项基础性工作，能有效促进学校管理、推动学校建设。高校应充分认识档案信息化建设的重要性，积极支持档案事业的发展，强化档案管理水平提升，不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，促进档案工作健康、和谐的发展。有的高校能充分认识到教学档案电子化是促进教师专业发展的有效方式，与每一位教师的教学工作密切相关。学校通过组织教师全员培训，帮助教师突破固化思维模式，接受全新管理理念，学习现代信息技术，从源头解决教学档案信息化问题，从而进入一种全新的档案管理方式。

3.2合理配置档案管理资源

3.2.1硬件设施建设是确保档案管理信息化建设高效顺利推进的物质基础档案信息化建设是一项周期长、投入大、见效慢的工程，高校要加强对信息化建设的认识，加大对档案管理经费投入力度，努力改善档案信息化建设资金不足的现状，提升信息化基础上档案管理的现代化建设水平。在硬件设备配置方面，将档案信息化管理纳入学校智慧校园和数字化校园建设中，配备和改善相应的硬件设备设施，满足档案事业长期发展的需求。

3.2.2加强档案管理人才的储备高校应坚持“硬件要硬，软件不软”的原则，加强档案管理人才队伍的标准化、规范化建设。通过制订学校档案事业发展规划，规划专业化人才的需求规模和结构，制订合理的人才招聘计划，夯实档案事业发展的人才基础。同时定期开展档案专业知识和信息化能力的培训，进一步提升管理人员的专业水平和服务能力。

3.3建立科学合理的档案管理体制

3.3.1科学的管理体制能保障高校档案管理工作有序推进和实施在信息化背景下，高校档案管理当顺应信息化时代发展趋势，增强创新意识、合作意识，变被动管理为主动管理，建立科学的管理体系和制度。通过依法健全档案管理制度，建立科学的档案工作责任制，制定规范的信息化管理标准，整合档案信息资源，实现电子文件“收”“管”“用”等各个环节标准化、规范化和制度化。比如，在高校建立档案工作领导责任制，所属各单位明确领导分管档案工作，确定若干名兼职档案员，负责督促各单位从源头管理好各类档案，注重档案形成的质量，把档案管理渗透在日常各项具体工作中，实现学校综合档案馆（室）—所属单位—兼职档案管理员三级管理模式，确保高校档案的齐全、完整。

3.3.2优化档案管理与运行模式建立健全档案信息管理网络，成立专门的机构，配备具有信息技术能力的专兼职档案管理员，积极改变档案管理与运行模式。强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，实现档案管理模式从双套制、双轨制到单套制、单轨制的转变，顺利过渡到新的无纸化模式，保证收集档案信息真实性、完整性、有效性和安全性，做到档案信息化的科学管理。在高校教师业务档案的信息化管理中，可以充分运用计算机和网络构建信息数据系统，对教师业务档案进行全方位、多角度的综合管理，有效提升教师业务档案管理效率。

3.3.3重视档案信息化安全建设信息化安全建设是保障高效发展和资源价值最大化的基础。随着档案管理信息化建设中互联网和多媒体技术的普遍应用，计算机网络的安全隐患日益凸显。因此，高校要提高档案管理人员的法律意识和安全防范意识，重视基础网络和应用系统的安全建设，保护计算机环境的安全，定期对档案设备进行维护，通过安装杀毒软件，定期对计算机查毒、杀毒、拦截恶意代码等，尽量避免病毒攻击。另外，合理利用移动硬盘、光盘等工具对档案进行存储备份，避免信息丢失，确保档案信息的安全。

3.4建设高素质专业化档案人才队伍

3.4.1注重档案管理人才队伍政治素养提升人才是高校档案信息化建设的关键因素。档案管理信息化对人才队伍建设提出了更高标准的要求，高校要牢固树立人才建设理念，着力打造一支政治站位高、业务水平精、工作作风正、组织纪律严的高素质人才队伍，确保档案管理工作的平稳推进和有序发展。由于档案管理工作具有政治性、保密性、业务性和服务性的特点，所以档案管理工作者需要具有较高的政治素养和业务素质方能胜任。高校应注重提升档案管理人员的政治素养，牢记“档案工作姓党”的政治属性，衷心拥护“两个确立”，忠诚践行“两个维护”，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，真正成为政治上的明白人、档案工作的内行人。

3.4.2加强档案管理复合型人才培养信息化背景下，档案工作由传统装订立卷的手工操作向信息化、智能化操作转变，由过去以纸质档案为主要载体的单一模式转向纸质、电子数据双轨模式再到无纸化模式，从档案资源分散利用转向网络档案资源共享。因此，要适应新时代档案管理工作的变化，必须培养具备档案管理知识与计算机操作技能的创新型、复合型的高素质人才。通过实施档案专业化能力提升计划，加强档案部门的人才储备。定期开展档案管理信息化知识和管理知识的培训，如学术研讨、在职培训、脱产培训、跟岗学习、实地观察等，不断提升档案管理人员的业务水平和操作技能，培养更多创新型管理型人才，擅长运用信息化技术和数据技术做到信息管理与挖掘价值并存，整体提升档案管理信息化水平。

4结语

综上所述，高校加快档案管理数字化、信息化和网络化建设是适应现代社会发展的必然趋势。通过运用现代技术手段改变传统载体档案管理模式，切实将档案工作与信息化深度融合。通过强化档案管理信息化建设意识、合理配置档案管理资源、建立科学合理的档案管理体制、建设高素质专业化档案人才队伍等途径，使档案工作在管理方式、服务手段、开发利用方面有质的变化，实现档案信息资源的有效整合，达成档案信息资源的深度共享，促进档案管理流程优化，切实提高档案工作效率与服务水平，实现高校档案工作现代化管理。

作者:郭兰芳 单位:合肥幼儿师范高等专科学校