档案管理现代化探究3篇

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档案管理现代化探究篇1

1档案管理现代化建设的现状

从传统意义上来看档案管理工作，属于效劳性工作性质，在开展具体工作期间，并没有直接的经济效益，导致一直没有充分重视档案管理工作，档案管理理念之后，管理方法也较传统，从某种程度上讲，对档案管理工作的现代化开展带来了极大不变的我。并且在现代化建设档案管理期间，因为投入精力、财力较少，无法及时有效的更新根本设备，并且档案管理的相关制度也并未完善、优化，无法及时更新档案管理系统，从而延缓现代化档案管理的进程，和“互联网+”技术的发展速度并不匹配；另外，档案管理人员受传统档案管理经验的影响，缺少现代化档案管理办法，从整体上看档案的分类，相对混乱，甚至还会出现档案缺失情况，严重影响档案的利用效果。尤其是某些档案管理人员始终无法学会现代化操作，只会应用一些浅显的功能，对复杂的功能抱着能学就学，学不会就不学的态度，从而无法有效发挥现代化档案管理的优势，并且档案管理人员的主动工作意识不强，这也影响档案的开发及其利用。

2档案信息资源开发利用的意义

在“互联网+”时代下，有效实现档案现代化管理，有利于充分发挥档案信息资源的作用。通过借助互联网等技术，将档案资源信息化，可进一步加强对相关资源的共享与利用，进一步提高档案的管理效率。针对当前日趋激烈的市场竞争环境，通过信息化、现代化等档案管理方式，可对档案进行深入利用，并进一步扩大档案的使用范围。应在档案信息整理存档、保管妥善的基础上，充分利用档案资源，发挥资源的真正价值，借助信息技术使之促进更多行业的发展。因此，需要结合互联网时代下，档案资源的特性，做好管理及资源的开发、利用，借助现代化手段，提高档案管理效率、发挥档案资源价值。

3影响档案信息资源管理的主要因素

3.1国家政策对档案信息资源管理的影响1988年元月1日开始实施《中华人民共和国档案法》以法律的形式，[1]对档案信息资源的利用进行明确的规定，从此，档案信息资源的管理与利用在党和国家有关方针政策的指导下飞速发展。它规定档案机构的职责，规定档案的基本管理方法，规定档案的公开期限以及利用权利，它让档案信息资源开发利用工作真正的得到开展，让档案信息资源开发利用工作有规可循、得以发展。1992年7月1日，《各级国家档案馆开放档案办法》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》开始实施；[2]2000年5月10日，《档案行政处罚程序暂行规定》开始实施；2008年9月1日，《高等学校档案管理办法》开始实施；2019年1月1日，《机关档案管理规定》开始实施。越来越多关于档案管理等相关规定出现在人们的眼前。这些法律、法规，就像港口指引船只方向的“灯塔”、河边摆渡他人过河的船家，指引着档案信息资源开发利用这个领域发展、前进的方向，同时也是档案资源管理的制度保障；

3.2思想观念对档案信息资源管理和利用的影响无论是档案管理员，还是普罗大众，对档案资源的态度会影响档案资源的管理与利用率。有的单位认为档案资料就只是存放资料的一种手段，在实际开展档案管理以及相关资源的利用时，缺乏一定的积极性，因此也使得实际的工作效率受到影响，没有充分发挥信息资源的价值以及互联网技术的优势。[3]在互联网时代，要具备互联网思维，这种思维并非简单的将互联网技术与档案管理相结合，而是要实现档案资源管理方式与内容方面的转型与升级。理念是行动的先导，只有树立良好的理念，这样才能对档案管理予以更多的重视，并结合互联网时代的基本特征，为档案资源的管理提供支持。

4档案信息资源开发利用现存的主要问题

4.1档案信息资源开发利用意识不强虽然当前更加提倡信息化、现代化管理模式，但在开展实际工作时仍受到一些老旧思想的禁锢。当前对于档案管理现代化模式，更多的还需先进技术提供支持，有些工作人员因为守旧思想，或对新的理念接受较慢，因此对现代化的管理方式不很积极，在实际工作的开展中，仅只接受，没有任何的创新，没有深入地去了解档案信息资源到底是什么，更不用说主动参与管理和开发。归根到底，对开发、利用档案信息资源的意识不强。其实这是一种社会的常态。人们的思想观念影响着人们的行为处事，在一个单位里，如仅把重要的事务记录成档案，档案密封起来置之高阁，这种管理方式无法真正在信息时代下发挥档案资源的价值；

4.2档案信息资源管理难度大档案有各种各样的形式，很多行业都需档案资源的支持。由此观之，档案的信息量非常庞大，而这就成为档案信息资源管理的一个难题。在信息时代下，档案信息量大、涉及的样式多，越来越多、出现复杂的内容，为档案管理工作带来更大的难度，需要针对互联网时代所产生的巨量资源进行充分整理、管理和利用，是个比较现实的难题。比如在高校图书馆里，档案信息资源的管理难度就非常大；比如在一所高校中，学生往往达数万人，因此对于高校的档案管理等工作的开展也带来了较大的挑战。在整理这些档案时，需付出更多的时间。但可能由于其中缺乏专业人员参与，因此在档案管理等相关工作中，无法真正提高工作效率，也无法将档案中有价值的内容充分发挥作用。[4]这又引申出另外的管理难题。图书馆内管理档案的人员不可能每个人都最专业，世界上高校那么多，专业的人员却实实在在有限。档案信息量大，整理、分类的工作困难，图书馆内档案数量不断地增加，档案信息的价值不能得到正确的评估；

4.3档案管理人员素质不高一般来说，对档案的管理，最终本质还是对人员的管理。在高速公路有限公司中就暴露出一些人员素质不高的问题。管理人员的素质在很大程度上影响相关工作的质量。比如管理人员的年龄结构上存在问题，大多数都是年龄较大的管理员，他们接受新理念的能力偏弱，虽然经验丰富，但在信息化技术被普遍应用的今天，对新技术的使用能力不强，更多地存在求稳的心态，在遇到一些问题时无法及时、准确地解决。从某种程度来说，档案管理人员素养是制约档案管理质量的重要因素，因此需从相关人员的素养上着手，提升现代化管理方式的转型效率；

4.4档案信息存在安全问题在“互联网+”时代下，档案信息的安全性受到一定的挑战。由于网络信息的共享性，导致一些信息资源在被分享、利用的过程中，可能被恶意篡改。一些对公司或单位至关重要的信息，在信息化的过程中，可能由于系统安全性问题导致资源泄密。近些年，在机关单位以及公司内部，重要的信息资源泄露的问题数不胜数。出现这些问题的原因，和相关管理人员的安全意识淡薄有一定的关系、和系统的安全性也有很大关联。如果缺乏对档案资源安全性的重视、缺乏相关制度等方面的保障，会使和公司生存安全相关的档案资源被泄露，在很大程度上影响单位的竞争力与正常发展。

5“互联网+”的现代化档案管理策略

5.1革新档案管理理念革新相关从业人员的观念，需让其在新时代环境下，充分认识如何在相关制度下开展资源的有效利用，做好相关资源的利用，同时减少资源泄密等问题。对公司而言，应尽可能保证档案的安全性，建好一些涉密内容的公开性。对行政单位来说，很多内容都是涉密的，因此必须安排专业的人员管理科室的档案，防止一些纸质资源通过互联网传播，减少由于资源泄密为国家带来的损失。实现档案管理信息化建设应进一步规范相关工作的标准，使档案管理工作更具规范性和高效性。借助现代化手段，让档案资源的管理、利用界面更加整洁，也可实现相关资源的使用与共享，确保档案的实时性，进一步提升档案的规范化管理水平。[5]通过在行业内形成较为完善的档案管理标准，确保档案资源文件可以通用，尤其是对一些具备宣传价值、有教育意义的资源来说，可更好地发挥其作用，对全社会的进步都有积极的促进意义；

5.2引入现代化技术手段在信息时代，要进一步提升对信息资源的分析能力，能对海量的数据、资源进行挖掘，发现其中所蕴含的价值，同时可为自身提供更多资源支持。在单位或档案馆等建立云存储平台，借助云计算技术等有效地对庞杂的信息内容进行挖掘，保证相关资源可被充分利用。需进一步推进档案管理数字化进程，发挥科学技术，尤其信息技术的优势。[6]档案信息化建设要完善管理的流程，需按国家技术标准规范操作。信息化的建设需借助硬件以及软件支持，因此在操作过程中需按标准规范进行细化各个细节。如扫描纸质文档时，需做好保密工作，将传统的纸质档案转化为图像和文本时，需严格按规范构建目录，在扫描过程中需做好细化、安全管理等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备安全性、也保持完整性和准确性，使电子档案与纸质档案完全一致、高效可用。在新时期下，借助计算机、网络等多种手段，让档案资源不再限于本地存储，而是实现资源信息的有效共享，这样除操作者外，也能让其他需要的人获取档案资源，更好地发挥其内在价值，通过在网站或平台设置权限，可为访问者提供更加便捷的操作体验，提高工作效率，并在使用的过程中增强档案资源的利用率；

5.3提高管理人员的专业素质、提高信息化水平档案信息资源越多，在使用和管理中的难度就越大，需相关人员有更高素养，一望而知，最简单、最有效的措施就是提高管理人员的专业素质、提高信息化水平。档案信息的内容庞杂，不仅对其进行管理，在对资源的维护以及资源的深入开发时，也需参与的工作人员具备更强的专业性。因此，针对这些工作，首要的就是提升工作人员的专业素养，能使其在参与各种工作时，都能游刃有余。[7]对一个平台或系统的研发过程，就要具备更强的专业性和可拓展性，这样可方便后期对功能进行拓展，以及对相关档案信息进行维护。在实际管理的过程中，可定期对管理人员开展培训工作，开设讲座、网上专题班等方式提升管理人员的专业素养，为提升资源信息管理工作质量与效率赋能；

5.4维护电子档案信息的真实性“互联网+”时代下，既要做好档案资源的有效利用，也应维护电子档案的真实性。电子档案在利用的过程中也会产生一些对档案真实性的威胁，因此，可从以下两点做出相应的措施。

5.4.1对访问电子档案的人员进行人员追踪技术这是电子档案的真实性在利用阶段的最后一道优化措施。在电子档案的管理系统中，应将档案管理人员对电子档案的任何操作都记录下来，形成操作日志。只有电子档案管理人员和被授权的访问者有权查看操作日志的信息，但任何人都不能对操作日志进行更改，直到电子档案不再具有任何的保存的价值时，才可对操作日志进行销毁处理。[8]电子档案追踪的对象主要是查看电子档案的人员。可通过计算机系统对访问者的IP地址进行追踪定位，这样能在电子档案利用的过程中，准确地知道每位访问者的具体信息；

5.4.2及时复制备份在电子档案的利用阶段，为避免突发事件，例如：系统故障导致档案的丢失，计算机死机等。档案管理人员需定期对电子档案进行备份处理，这样才能有效地预防因软件、硬件的故障所造成的档案信息丢失。动态备份技术就是现今档案馆（室）需掌握的一项重要技术，它既能对电子档案进行本地备份处理，还可对电子档案进行异地备份。无论使用哪一种备份形式，都能有效地维护电子档案信息的真实性，可以说维护电子档案的真实性就是我们最终要达成的目标。[9]为这一目标的达成，档案馆（室）需选择合适的、使用价值高的存储媒介，选择好的存储载体是做电子档案备份工作的关键因素。当前利用率较高的电子档案备份载体主要有光盘、磁盘和云备份三种，其中云备份最受档案馆（室）的青睐。云备份可实现把本地数据备份到异地的数据中心，这样做不仅帮助档案馆（室）节约、保存数据的成本，也能通过这种方式，尽量减少档案馆等地对海量资源存储的压力。我们生活中常用到的百度网盘、微盘、360安全云盘等，这一类的软件都属云备份；[10]另外，备份技术也需迎合时代发展的趋势不断地创新，这样才能从根本上做好电子档案的备份工作。

6结语

在“互联网+”时代下，档案信息资源管理以及开发利用是个值得研究的领域，档案信息资源开发、利用最主要的意义其实就是为实现档案信息资源的价值，让它能对社会有所用，社会能因此得到更好的发展。需充分认识互联网时代对档案管理所带来的机遇与挑战，实现传统档案服务模式与现代化的档案管理模式相辅相成，为档案管理工作有条不紊、高效率的开展提供基本保障。

作者:刘文琴 单位:江苏宁杭高速公路有限公司

档案管理现代化探究篇2

学校档案管理工作的现代化程度，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是学校各种评估工作的重要内容。随着我国教育事业的改革和发展，学校档案工作也呈现出内容庞大、收集困难、形式多样等时代特点[1]。在新形势下，学校档案管理工作的现代化建设至关重要，只有实现现代化的管理，才能保证学校档案管理工作的有效性。本文以现阶段学校档案管理工作现状为切入点，对学校档案管理现代化建设的措施进行简单的探讨和阐述。

一、现阶段学校档案管理工作现状

1.缺乏专业档案管理人才。现阶段学校档案管理工作已经普遍实行了专人专岗，但是大多数是由“二线”的教师，或者因各种原因已经不适应教学工作的教师担任。简而言之，就是在表面上看做到了政教分家，实则是档案管理工作的从业人员没有经过专业的培训和学习处于“保管员”的工作状态。

2.并未开发档案的教学价值。学校的档案中，不仅有人事档案、党政类资料，在上级管理部门对学校的检查工作中，此类档案的管理工作时常被列为重点检查内容，因此是档案管理人员的工作重点。而笔者认为，在学校的档案管理中，大量的教案及其他教学资料，能够有效科学地管理，能够在教学质量和教学资源优化上起到更加关键的作用。

3.管理模式老化严重制约工作效率。由于学校档案管理人员、管理设备以及管理理念的滞后，直接导致学校档案管理整体模式的老化状态。所谓的老化体现在纸质档案管理、手工查找、分类不详等方面。这样的状态下，会导致学校的管理工作处于缓慢状态，与现今社会高效率的节奏不符。同时，陈旧的管理办法也会导致大量的教学资源无法得到利用，而产生教学资源的严重浪费，导致学校教育的优化过程受到制约。

二、学校档案管理现代化建设的有效措施

１.开展学校档案管理人员的专业技能培训如今社会和经济生活快速发展，新的行业和领域不断发展形成，学校教育和管理也在不断地进行全面改革，对学校档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战[2]。针对现在学校档案管理工作人员素质参差不齐的问题，笔者认为是有必要开展专业技能培训的。通过专业的培训，能够让档案管理人员意识到管理工作的重要性，在思想意识上产生足够的重视，从而提高档案管理的专业素养。所谓的档案管理技能，不能局限于档案的管理认识和分类逻辑，还需要熟练掌握计算机网络技术，才能运用信息技术灵活地开展档案管理工作。

2.加强学校档案管理分类细化工作学校档案基本可以分为九大类，分别是：文书档案、教学档案、教师教学业务档案、声像档案、电子档案、基建档案、设备仪器档案以及会计档案。在现阶段的学校档案管理中心，笔者认为一些基础档案管理工作已经能够做到及时归档、分类管理。但是在教学档案和教师教学业务档案的建立上，还需要学校和相关人员引起足够的重视。追本溯源，学校的本职工作应该以教学工作为重点，在档案管理工作中的加强，才能为教学任务的顺利开展提供有力的保障。学校档案基础的九种类别基础上，每一项是需要细分的，以教学档案为例，可以细化为教学业务管理档案、考试核查档案、学习管理档案、学生活动档案、教学计划、教科研究计划，以及教学总结档案等。档案管理的细化，是现代化管理的基础保障和必要前提。

3.加速学校档案管理信息化进程前文在学校档案管理人员的要求中，笔者曾提到要熟练掌握电脑网络技术，这项技能是为了能够实现利用计算机、信息技术等先进的科学手段进行学校档案管理。信息化处理档案管理工作，能够避免人为操作中个体意识不同而导致分类不同的问题，同时也能大大提高档案查找的效率，缩短档案转化为实际工作效能的时长。计算机管理的优势，主要集中在便捷性、高效性和安全性三个方面，能够最大限度地减少人为因素给档案管理工作带来的干扰和制约，实现学校档案工作的信息化、数字化，是加快学校档案管理现代化进程的重要依托。毋庸置疑，学校档案管理工作随着社会的发展面临着新的发展契机和挑战，学校作为我国教育事业的主要载体，要首先具备科学的思想意识接受和认可新的事物和发展规律，在思想意识上提高对档案管理的重视程度。发现并及时处理档案管理中客观存在的问题，并主动进行分析，寻求解决办法，将学校档案管理工作向现代化管理推进。在加强学校档案管理的现代化建设的过程中，应该从提高档案管理科学意识、提高档案管理人员专业素质、细分学校档案类别，并运用科学的信息技术和数字化管理模式，进行细化，提高学校档案管理效能，方能使档案更好地服务于学校的建设与发展。

作者:费丹

档案管理现代化探究篇3

在基层事业单位的日常档案管理工作中，档案管理人员需要对有效数据进行收集整理，并把整理好的大数据进行分类汇总，再及时录入相关信息系统，以便在今后的数据调用工作中，高效快捷地找到相关数据，提高整体工作的效率和质量。在档案管理工作中充分应用现代科学技术，不但可以提高相关数据的处理效率，减轻档案管理工作人员的工作压力，还能有效降低数据处理错误率，提高档案管理工作的整体质量，充分发挥出档案管理工作的积极作用。

一、基层事业单位档案管理现代化的必要性

（一）改善管理观念在基层事业单位管理中，虽然已经建立了基本的档案提交、归纳以及收集的现代化信息系统，但仍旧存在现代化程度较低的问题。主要表现在事业单位内部档案仍以传统的纸质材料为主，加上档案管理人员的思想仍比较保守，没有将智能化、现代化的先进技术引入到管理中，导致管理水平和管理效率均比较低。基层事业单位档案管理现代化意味着应在管理思维、管理方式等方面都实现现代化，这对档案管理人员提出了更高的要求。首先，档案管理人员必须正视自己的工作职责，端正自身的工作态度，注重增强自己的档案工作能力，提高自身应用现代化技术的意识和能力。另外，基层事业单位要在现代化管理理念的基础上制定契合的管理制度，将档案程序化繁为简，进一步压缩档案收集的时间，改善档案管理流程，增加档案管理的有效性和科学性。

（二）强化档案预测和前瞻性作用在基层事业单位传统档案管理中，档案管理呈现边缘化趋势。具体表现为，相较于财务部门和项目部门，档案管理部门的地位处于弱势，其话语权较弱，这使得其与每个部门之间在沟通和协调方面都很难，档案管理工作逐渐成为其他部门的附属品。对档案管理边缘化的原因进行分析，可以发现大多数档案管理人员的档案预测能力比较差。由于档案是为基层事业单位内部和外部服务的，其服务的主体很多，对档案的需求种类也十分繁杂。在当前的基层事业单位，其使用的主要的档案模式是“供给导向”服务，简单点来说就是“档案部门所提供的档案，就是其内部现有的档案”。在基层事业单位档案管理的现代化建设过程中，档案作为一种有着重要的指导和借鉴意义的“数据资源”，档案管理人员应用“需求导向”服务模式来代替“供给导向”服务模式，对服务主体的需求进行准确的预测，提高档案预测和前瞻性作用。

（三）提高档案信息可靠性基层事业单位必须保护好公职人员的档案信息，并做好档案管理工作，对公职人员取得的工作成绩以及事业单位的实际发展情况进行如实记录。要做好档案管理，就需加快对档案管理现代化的转型，加快其进程，减轻基层事业单位人力资源档案管理方面的压力。档案管理人员在开展档案管理工作时应充分利用数据库，这个数据库中所储存的档案信息一般不会有过高的冗余度，且具备有效的可共享功能，这将大幅提高档案信息的可靠性。相反，如果档案信息的可靠性无论如何都无法有效提高，事业单位的积极作用也就无法发挥出来，这就定会阻碍事业单位的发展。

（四）保证档案信息的全面性现阶段的基层事业单位档案管理要保证有关信息的全面性，就必须采用一系列现代化的手段。档案管理工作中最难也最具有挑战性的环节就是要清楚记录下所有的信息。为了使档案管理当中的信息更具可信性，就需全面管理档案信息。要进行全面档案管理就需要在同一个平台对所有人的档案信息进行管理，通过对档案管理中发生变化的信息进行更新，来确保将档案信息及时、准确地记录到数据库中，这样无论何时调取档案信息，档案管理人员所看到的的信息都是最近更新的，其信息的可信性和全面性都能得到有效的保障。

二、基层事业单位档案管理现代化的要求

（一）档案管理无纸化传统档案管理工作中已经滞后于现代社会的发展。在计算机、互联网发展速度不断加快的环境下，信息产品包括各种先进信息技术呈现出快速发展态势，提供给基层事业单位档案管理工作更丰富的存储模式，促使将档案管理的质量、效率双重提升。在进行档案管理工作中，各类型的存储介质使得这项内容更加便利，按照相应的管理工作标准，能够进行选取针对性的存储、管理方案，在计算机、网络平台上面进行管理档案、操作档案内容，促使档案管理无纸化发展。采取先进的信息化平台，促使将管理档案的水平明显提升，节约大量的时间和精力。

（二）档案管理数字化档案管理的数字化能够凸显出档案管理的现代化的重要特征。数字压缩、打包技术等，使得纸质档案中数据资料，比如图像以及文字等，转换为数字存储的电子文档，同时采取相应的信息压缩技术手段，有效转化为仅使用很小的存储空间就能涵盖大量内容的数字化电子文件。档案管理的数字化发展，能够有效减少档案管理的成本，明显减少差错问题，防止由于纸质档案破损、遗失或不及时更新修补等，导致管理档案困难的情况出现。另外，管理人员可以随时查阅档案资料，尽快进行录入，及时补充信息，进行灵活修改等操作，保障档案准确、完善，将档案的存储期限明显增加，提高档案管理的质量。

三、基层事业单位档案管理工作的现状

（一）纸质化档案管理较为普遍目前，基层事业单位档案管理工作主要是以纸张为载体，对档案进行准确记录、合理保存、有效提取和及时调用。这种纸质化档案管理模式，给档案管理工作人员带来较大工作量，也难以将档案数据处理的正确率稳定在较高水平，增加了档案管理工作的难度。同时纸质档案文件还占用了基层事业单位大量空间，还需要做好相应的纸质文件维护工作。

（二）档案资料没有得到有效利用大部分基层事业单位的档案资料的利用率较低。档案管理人员在耗费大量时间、精力对档案进行整理保存后，在后期工作中，并没有对这些档案资料进行合理有效的利用，没有充分发挥档案资料的作用与价值，造成了社会资源的极大浪费。产生这种现象的主要原因是档案管理人员普遍对档案价值的认识不足，同时基层事业单位的纸质化档案管理模式，使文件资料检索工作进行的极为缓慢，档案管理人员无法快速在大量纸质文件中找到需要的文件，难以及时解决实际工作问题，不利于基层事业单位总体工作的进行。

四、基层事业单位档案管理现代化的有效措施

（一）提高档案工作人员档案管理工作能力档案是历史记录，是重要原始凭证，具有重要的参考价值。要充分认识到档案管理工作的重要性，认真对待档案管理工作，确保按期完成工作任务。同时基层事业单位要提升档案管理人员业务能力，相关科室人员要认真学习档案管理办法，全面掌握档案管理工作各个流程、规范要求及操作步骤，提升业务水平，从而确保档案收集、整理、归档工作的有序开展。通过正确划分职责，有序推进基层事业单位档案管理工作进行。在档案的收集过程中，需要对各类资料进行全面梳理和整合，在整理资料工作完成后，把所有应归档文件科学合理地分类、排列、编号，保证基层事业单位档案的齐全、完整、准确。特别要重视重大决策的相关档案的建立，有效维护基层事业单位和个人合法权益，通过把具有法律效力的工程建设、物资采购等重点档案进行归档，保证基层事业单位的合法权益。与此同时，逐件仔细核对需要移交的档案资料，查漏补缺，完善档案资料。做到该收的档案尽收，该归的档案尽归，确保归档资料的完整性。

（二）树立新型理念为了达到档案管理信息化的目标，需要基层事业单位将传统滞后的管理档案理念进行转变。基于高速发展信息技术、互联网技术等环境下，基层事业单位档案管理工作人员应该将大数据优势切实发挥出来，明确发展目标就是服务群众，兼顾统筹规划、资源共享，使得准确、实时地记录好档案资料，对外档案公开透明，让现代化信息技术与档案管理工作实现融合发展。

（三）引进先进设备基层机关事业单位档案管理服务现代化发展中，需要依赖于先进的、新型的信息化档案管理服务系统技术，以此作为工作的支撑，进行相应的管理任务，同时应该运用新型的软件以及硬件管理设备。事业单位档案管理工作人员，要重视配备齐全的先进硬件技术设备，包括计算机、打印机、扫描仪等等，确保基础工作做好。同时采取先进的企业电子档案办公管理软件、手机智能办公软件App等，使得事业单位工作人员可以对管理档案随时进行查询以及移交操作，将单位档案管理系统现代化优势充分发挥出来。

（四）完善管理制度在具备基础的计算硬件、应用软件这些支撑条件以后，需要运用科学的档案管理工作模式，重新提出标准的档案管理制度以及管理标准。在档案信息收集管理机制中，基层事业单位需要构建起高标准的档案收集信息库，实现数字化存储档案。构建科学合理的档案管理工作责任制度。此项制度之中，需要对档案管理人员应该承担的工作职责进行明确，防止产生责任推卸等问题，确保所有的员工都可以明晰岗位职责，明确自身的责任，在平时的工作中对行为进行规范。另外，制定档案管理绩效考核制度，有效监督工作人员的工作状态、工作效果，奖励档案管理中工作能力突出的人员，惩罚绩效考核中效果较差的工作人员，增强工作人员的工作积极性。另外，还需要构建起完善的档案分类管理制度、培训制度等。

（五）建立现代化档案管理系统建立一个功能齐全的档案管理系统，是实现基层事业单位档案管理现代化的基础。拥有这样一个完备的系统，档案管理工作就会变得轻松很多。以信息化方式来处理各种数据，是实现现代化的一个重要标志。因此，要建立一个档案信息管理系统，档案管理人员需要加强对当前阶段中每一个小型档案管理系统的研究，充分发挥其中的优势所在，规避其劣势和不足。如此才能建立起一个效用最佳的档案管理系统，为实现基层事业单位档案管理现代化提供保障。

作者:张丹 单位:鞍山市退役军人服务中心