时间：2022-06-04 04:44:18
导语：在档案管理实践的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、音序数字编号法的探索与实践
音序数字编号法是音序编号法的拓展与延伸，它克服了传统编号法的不足。是在音序编号的基础上将不同音序赋予相对应的2位数字，再按数字大小排序，这样音序编号就转换成了数字编号，一般情况下人们对数字比较敏感，直观就能比较大小，音序数字编号正是利用这一特点完成编号的。使用音序数字编号法排列人事档案一般按以下四步进行。1.编号。对照下表将全员档案按姓名进行编号，姓名为2个字的中间用00补号。李杰的拼音首字母为LJ，对照下表转换成数字编号为1210，姓名为2个字的中间用00补号，最后李杰档案编号是120010；陈志峰的拼音首字母CHZHF，对照图表其档案数字编号210906；欧阳光东的拼音首字母OYGD，对照图表其档案数字编号为15250704等。对于同姓名的档案，它的数字编号是完全一样的，可以加标识码如01、02、03等加以区分或以部门来区分（音序数字编码表见右上表）。2.贴标签。档案编号完毕，按档案编号填写标签。标签一般由三部分组成：档案号、姓名、部门。将书写好的标签对应粘到档案外壳上，完成标签粘贴工作。这个过程要做到标签姓名与档案姓名一致，避免张冠李戴。3.排序。档案用数字编号后，排序变得非常简单，就是比较大小的过程。将档案姓的编号是01的所有档案集中在一起，再集中姓的编号是02的档案，依此类推，这样将全部档案按姓分类共分成26份，完成排序第一步。第二步在每个姓下排名，比较大小，小号在前，大号在后，先比较名的第一个字大小，再比较名的第二个字大小。例如：李洁、刘龙飞、李健、刘杨、刘晓莉五人的档案号排序为：12001001（李洁），12001002（李健），120025（刘杨）121206（刘龙飞）122412（刘晓莉），这样五卷档案的排序完成，五卷档案的架位也就固定下来了。其中李洁和李健的档案编号完全相同，我们采用了标识码01、02进行区分，或采用所在部门来区分，方便快捷。4.做标注。档案排序上架后，每卷档案在档案柜中的位置就固定了。为了方便查找，我们需在每个档案柜外的标签上记下档案柜中首卷档案和末卷档案编号，做上标注，这样每个档案柜中档案起止编号就一目了然了。在档案上架时需注意每节档案柜要留有余地，方便新调入人员档案随时入库[1]20。
二、音序数字编号的优势
干部人事档案编号方法有多种，但均以干部的姓名为单位进行编号存放的。随着干部人事档案归档材料的不断增多，人事档案利用的频繁，采用科学合理的档案编号方法会起到事半功倍的效果。通过几年的工作实践，我校采用的音序数字编号法在工作中发挥了积极的作用，极能适应档案数量的任意增减，发挥了它应有的优势：1.简单易学、不易错号。音序数字编号法只要熟悉汉语拼音就可以自如编号了，简单易学，比其他编号法容易操作。笔形编号法和姓氏编号法中有些字有几种编法，容易给档案材料编号、查找档案带来不便。而音序数字编号方法唯一，它只用音序的首字母来排序，对照图表做个数字转换即可，不易错号，熟练之后可直接按音序给出数字编号，方便易学[2]41。2.位置固定、不用倒架。采用音序数字编号的档案不随人员职务、职称变动而改变位置，只要不调出或退休，每一卷档案位置固定，不用倒架，避免部门编号法因部门改变而经常倒架的弊端，减轻工作量，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，有精力做好档案其他方面工作[1]19。3.简化手续、提高效率。使用音序数字编号最明显的优势就是查阅档案、对新接收的材料编号不用再翻名册，不用查库存号，根据图表就可以直接给出档案数字编号，省去了查档案名册的环节，简化查档、编号手续，大大提高工作效率[2]41。总之，音序数字编号在我校人事档案管理中发挥了它应有的优势，改变我校过去以部门编号经常倒架的弊端；同时在档案利用、档案材料编号中不用费时费力去翻名册查号，节省大量时间，提高了服务质量和服务效率，在我校干部人事工作中发挥更大作用，为组织人事部门提供方便、快捷的信息服务。
作者：范烨 单位：哈尔滨商业大学人事处
档案工作人员的高素质是做好企业档案工作的前提和保障。档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案人员的素质直接影响着档案业务的工作效率、水平和质量，对提高档案管理工作有着举足轻重的作用。档案管理人员必须具备基础知识、基本技能、职业素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。要有国家档案管理岗位资格证书，对于电力企业而言，特别是要有电力行业档案管理工作经验；档案学、图书馆学、文秘、信息资源管理学、电气类等相关专业；有全面的统筹规划能力，较强的沟通协调能力，有良好的综合分析能力、高效的执行能力；熟练掌握1～2种通用的档案管理软件，有一定的公文写作能力；熟练运用办公软件、计算机网络等；有较好的职业素质、团队合作意识，严谨细致，认真负责。档案业务培训是人才成长的重要途径。要加强对档案人员业务培训和现代化管理知识的培训。企业必须将档案人员综合素质培养纳入人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式提高档案管理人员水平。岗位培训是提高档案管理人员素质的最主要途径。企业档案人员应适时参加一些系统的、专业性较强的专题培训和研讨，或者采取网络学习的方式，通过定期的教育培训不断激发和调动档案工作人员的积极性、自觉性，提高其工作能力。还可以引进和培养现代管理人才，通过招聘懂档案管理、法律、会外语、精计算机的复合型人才改变目前档案管理部门知识结构不合理、年龄结构老化的状况，提高人员整体素质和档案管理水平。目前，电力企业档案信息化建设缺乏统一规划、规章制度不健全、基础设施落后、信息化程度低、档案人员素质不能满足信息化建设需要。电力企业在档案信息化建设过程中缺乏完善的体系，标准化建设滞后问题仍然比较突出，对企业档案信息化建设的投入依旧相对于企业发展严重不足。档案的信息化建设需要科学的思想和组织管理方法，通过信息技术、网络技术等手段对文件、档案等信息进行逐步发掘、整合，实现资源共享，使信息的获取、处理、传输和应用的数字化、网络化，提高利用效率。这是提高档案的信息价值和促进电力企业档案管理现代化的本质要求。档案管理要适应企业的发展，这是现代化企业发展的需要。要在企业内部充分实现资源共享，为企业的生产经营活动提供快速、便捷、高效的服务。为达到这一目标，必须充分利用好信息化技术，加强档案管理工作，实现信息资源共享，充分发挥信息资源价值，为企业服务。
电力企业要在现代化网络平台上实现信息化，发挥档案的信息作用，这是新形势下电力企业档案管理面临的新课题。新形势下，网络技术和多媒体技术等飞速发展，企业在面对庞大繁杂的企业档案信息时要想提高档案管理水平和质量必须要加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，提供优质的档案利用服务。要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念改革档案管理中不合适的方法和手段。经济效益好、现代化管理水平高的电力企业要鼓励其全面开展档案信息化建设。要按照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规，结合电力企业档案工作特点，制订并完善档案工作的各项规章制度。建立并贯彻落实责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工，规范过程管控，形成闭环管理。只有纲领性文件是不行的，必须对相关文件编制办法进行细化，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料管理工作带来巨大的工作量。要将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细化，使工程技术和档案管理人员有明确的收集方向和标准，有助于提高档案管理质量。需要建立一整套科学、适用和操作性强的档案管理制度，通过对文件材料的归档范围、收集、整理、立卷归档、形成以及文件编制、交接验收等提出具体要求，促进档案工作的有序进行，并依据相关规定从组织领导、管理体系、职责分工等方面进行明确规定。要建立和落实各级档案管理工作责任制，明确各人职责，才能使档案收集、归档、保管等工作得到落实。领导重视是做好档案管理工作的重要前提和关键。企业员工在工作过程中形成档案，有义务将其在本职工作岗位上形成的有保存价值的文件材料归档保存，并逐步提高档案意识。规范的档案管理制度能够使员工意识到档案的形成至保存、利用不仅是档案人员的职责，也是全体企业员工的责任。要确保档案管理的完整、准确、系统，将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，用规范的档案管理行为推动档案规范化管理。
本文作者：陶琨工作单位：国家电网公司直流建设分公司
关键词： 城建档案 ， 新模式 ， 管理探索
Abstract: with the city information construction and e-government promotion, the traditional mode of the municipal files management brings great impact. Based on practice, members of the file management in the practical work in how widely application and development, puts forward new ideas.
Keywords: members of the file, the new model, management exploration
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化，城市信息化建设和电子政务的不断推进，逐步改变着我们的工作方式，深刻影响着人们的生产和生活，为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。
一、城建档案馆管理的现状及原因
城建档案馆管理，早期只能对馆藏档案进行目录管理并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后层面上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：
1、城建档案馆管理受到的冲击。
20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”、“数字城市”在城市规划管理建设过程中广泛应用，随着新型载体文件-电子文件的出现，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，将直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。
2、城建档案馆管理面临着的挑战
随着政府管理机构信息化建设的发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，成为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。
也就是说档案理论也冲破传统的档案学的束缚，从传统档案管理的“一元理论”，转变为档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，到将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些新生档案学理论，为城建档案馆管理提出的新的要求。
3、城建档案管理急需观念更新
电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。因为城建档案涉及行业众多，信息技术手段应用水平参差不齐，而纸质已经作为一种传统载体，深深扎根与人类社会，同时具有稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。而电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性，面对实体档案、电子档案并存，社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要新的管理模式。
二、 城建档案馆管理的新模式
新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。
城建档案馆新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。
三、 城建档案馆管理探索与实践
1、以法规、标准为依据，针对不同类别的城建档案实体、信息的接收，实行多种方法的前端控制。新管理模式的实施也必须从源头作起，确立实体与信息共同接收进馆原则。 以标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中。
实行电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统，一是城市规划、建设等管理部门形成的管理类档案，二是新建工程档案。我馆根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用两种不同的前端控制手段。利用城建档案馆行政隶属的优势，对城建管理类档案采用提前介入，参与开发的手段，进行文件、信息前端控制。同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现了电子文件从登记、立卷到归档、著录的一体化管理，实现了档案的自动生成。加强了对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。保证了档案从源头的规范，节余约了人力物力，提高了管理水平。为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。
实现信息管理的提前介入，这既促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案。
2、城市档案管理信息处理的多元化采用提取原始信息，加工特色信息、编研专题信息的多元化处理方式，打破了传统的分离式三级著录方式，以建筑工程项目为主线，采用层次著录法，保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级，并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。
再可根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工，对档案信息的深度开发利用，多项专题编研成果，为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。
3、城建档案开放服务方式的多元化
城建档案开放力度的加大，到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。一是要优化传统的服务方式，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者；二是要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。三是要延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，馆藏信息资源的广泛共享，更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，不断提高服务质量。
四、城建档案馆管理模式观念更新
“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。
【关键词】 计算机 网络系统 档案管理
我校档案室全面实现了计算机网络系统的管理。电子化，自动化是现代档案管理的发展趋势。其目的是利用现代化技术与设备提高档案管理的工作效率，改善服务手段，更好的为领导决策服务，为职工服务。通过几年的实践证明，计算机网络系统管理的效果是显著的，计算机网络系统的优势是手工无法比拟的，它彻底改变了传统工作模式，使档案管理工作进入了自动化的新阶段。下面我从以下几方面进行论述：
1 计算机网络系统提高了档案工作效率，减轻工作人员的劳动强度
我们学校从事档案工作的有4人，大专部、中专部、教学、学生档案的管理、学校人事、文件史料、信息等档案的管理。这些档案都要人手工登录编目、装订成册。用时先查目录，逐项查找，然后到档案库找原件，特别是涉及人事哪怕一条信息，那也要把一个人的档案找出来看一遍，方能找到所需的信息，费时、费工、费力。
实现计算机网络系统管理后，极大提高了工作速度和质量，好处是检索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、促进了管理水平和服务水平的提高，有利于掌握各种数据、信息等，也是档案部门走向科学化、正规化管理的一个必然趋势。
2 利用计算机检索目录，全面揭示档案信息
档案列入计算机管理还是近几年的事。档案管理除保管档案实体，延长档案保存寿命，维护历史真实性外，其重要任务就是管理、开发档案信息，提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面具有一定的优势。
引入计算机网络管理后，我们原有档案目录以及档案的部分信息输入了计算机，再检索起来就方便快捷多了，与过去手工检索比，有许多优点：（1）提供了多途径检索，起到了揭示档案的作用。一是分类检索、二是序号检索、三是主题检索、四是题目检索。（2）检索速度快、省时、省力。（3）档案去向查询，改变了以往档案传借手工记录的方式。
3 计算机网络系统的建立还有待于进一步的完善
目前我们运用的计算机网络系统对档案的管理，还只是粗浅的简单的管理。从档案管理的角度看，无论是档案目录计算机管理还是文书管理都是计算机在档案中最基本的运用。从长远看档案管理还应是多方面的，运用计算机的目的就是要对各类档案进行综合开发和利用，充分利用网络优势建立起横向互联、纵向贯通、全方位、多层次的档案信息管理系统，只有这样才能真正发挥档案在教学、科研、管理方面的作用。
4 必须普及计算机网络技术在档案管理中的应用
计算机现在已进入生活的各个领域，计算机网络技术的应用为档案信息开发注入了新的活力，为档案信息建设开辟了广阔的前景。普及计算机技术、实现档案管理自动化是未来的趋势。计算机技术是信息化先进技术手段的核心，它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断。它在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案检索、编目、编辑等，几乎无所不能，从而能大大提高了档案资源管理的效率，也能够大大提高信息开发利用的效率。
5 计算机网络系统的应用，提高档案工作人员的素质
档案工作人员是实现档案工作现代化的主要因素，充分发挥主要因素的作用，是提高工作效率的有力保证。现代化管理需要复合型人才，在传统档案管理与现代档案管理转轨时期，提高档案工作人员的业务水平，强化档案工作人员的素质教育，是实现档案现代化的首要任务。
5.1 创造条件，培养学科带头人
学校档案也肩负着教育，情报职能，文献档案与各专业建设，专业发展联系也越来越密，档案管理也越来越需要更专业的人来承担，这样才能发挥档案馆的作用。要达到这一目的，应必须有在专业知识，外语水平，文书文献知识，自动化技术于一身的“复合型”人才，来带动整体档案馆人员规范业务工作内容程序，积极进行科学探讨和研究，达到利用档案学知识和现代化技术促进专业的发展，利用专业知识不断完善和充实档案管理工作，进一步促进计算机技术应用的深度。目前档案专业带头人尚未纳入发展目标之内，应积极创造条件，培养德才兼备的学科带头人，使学校档案管理工作与学校专业发展同步进行，更好地为学校的发展做贡献。
5.2 注重工作人员素质教育
档案工作人员在提高职业道德的同时，首先要精通计算机网络系统技术知识。应该结合其工作实际学习计算机技术，拓宽知识领域。我们采用的方法是：（1）进行计算机技术教育，对50岁以下的档案工作人员要求必须听课或自学，并且要拿到计算机操作等级证书。对档案管理软件的使用、对工作中经常用到的内容要求必须掌握。（2）派出到外地院校对部门组织的学习班学习、专门就软件使用进行培训。除此之外，还要求档案人员养成良好的学习习惯，倡导经常学习、终生学习、时刻学习，以提高自身素质。
当然这些还远远不够。还应该完善继续教育制度，避免以拿文凭为目的的所谓学习，认真规划专业课程体系，完善管理制度，应以掌握档案学科，计算机学科为主，兼修中文，英语等知识。积极鼓励自学，加强传、帮、带，在工作中由高级职称人员带动和辅导中、初级人员，边工作、边学习、边提高。
关键词：住院医师;规范化培训;档案管理;现状;实践
2011年10月14日，浙江省卫生厅网上了关于浙江省住院医师规范化临床培训基地（第一批）名单，确定全省116家住院医师规范化临床培训基地，我院名列其中。我院是浙江省首批住院医师规范化培训基地，同时也是首批国家全科医生规范化培训示范基地，浙江省中医住院医师规范化培训基地后备基地。这三年多来，我们经过积极探索，形成较为完善并具有我院特色的培训档案，对促进培训工作有一定的帮助，但同时也存在一些问题。现总结培训档案管理现状及介绍我院培训档案管理实践工作。
一、培训档案管理的现状
（一）培训档案管理制度尚不明确
目前住院医师规范化培训没有一个明确的培训档案管理制度，各培训单位主要根据省厅基地评审和年度考核指标为参考，自定义归档范围和归档内容，致使一些很有价值的资料未能及时整理归档，档案的完整性和规范性有待商榷。
（二）档案管理的方式和手段相对落后
管理培训档案普遍固守旧模式，未能走出惯性思维和传统理念。管理硬件各单位参差不齐，以传统纸质档案收集为主，各类数据库录入为辅。档案管理的数据库结构不合理、种类不齐全，因输入工作量大、预处理工作繁杂等原因未能及时进行电脑输入，使大量信息资源闲置并浪费，约束了住院医师培训档案管理工作的开展。
（三）培训档案管理队伍力量相对薄弱
培训单位对培训档案管理缺乏内需动力，思想上不重视。一般没有设专门的培训档案管理人员，而是由培训管理人员、教学秘书或医教干事监管。监管人员不但档案意识不足，而且缺乏档案管理专业基础知识，在日常归档工作中存在缺项漏项、重点不突出、文字资料和图表资料不符等现象。
（四）档案经费投入和工具配备不足
由于新模式住院医师规范化培训处于摸索阶段，各培训单位的工作重心主要在培训管理和质量改进上，未能充分认识到培训档案管理的重要性，对档案管理工作的经费投入不足，缺乏专门的工具配备和专业的管理人员，导致培训档案归档不全。
（五）培训档案利用率较低
培训单位的大部分档案管理仅仅是把住院医师的档案加以保存，并未进一步进行开发和利用，造成档案资源的浪费。
二、我院培训档案管理实践
（一）专款专用，加强硬软件设施建设
住院医师规范化培训基地建成以来，我院设立专门账户，培训经费的使用按专款专用方式进行专项管理，主要用于基地建设、培训费用、培训对象的工资福利待遇或生活补贴等。医院领导重视培训档案管理工作，推进培训过程中计算机的应用，建立考试专用电教室，引进了医学学习与考试系统、学习签到与学分管理系统、带教老师与学生匿名互评系统等，减轻了档案管理人员的工作量，提高培训档案管理效率。
（二）定期培训，加强档案管理队伍建设
为了规范我院住院医师规范化培训基地建设，加强培训档案管理，提高培训质量和实效，我院特设住院医师规范化培训办公室，由两名专职人员负责住院医师规范化培训的管理和考核工作，其中一名工作人员为助理档案馆员。13个培训学科的学科秘书及各科室的科主任秘书负责培训原始资料的收集和整理工作，定期交住院医师规范化培训办公室审核与归档。定期召开科主任秘书会议，对科主任秘书进行档案相关知识培训，建立秘书QQ群、微信群等网上交流平台，让科主任秘书分享档案收集和归档的方法，以便取长补短，提高档案管理水平。
（三）合理分类，加强培训档案完整性
主要可概括为住院医师规范化培训基地档案、住院医师规范化培训基地师资培养档案、住院医师培训对象档案。基地档案包括：基地简介、培训学科、制度建设、设备情况、经费管理等。师资培养档案包括：师资队伍花名册、进修计划、关于规培带教和管理的师资培训、学术活动记录、学员对带教老师的评价等。培训对象档案包括：学员个人基本信息资料、轮转计划、考勤、出科考试理论和技能成绩、参加学术活动情况、带教老师对学员的评价、奖惩等。
（四）深入研究，加强培训档案的利用
我院通过对培训档案的研究与对比，如对带教老师评估表、培训对象出科成绩等的研究和对比，分析带教老师教学水平和培训对象对培训内容的接受能力等，从而采取措施改进培训方法，提高教学质量和教学水平。培训对象档案翔实、客观地体现了培训对象在培训中培训效果的动态变化，有利于对其开展针对性、个性化的培训，提高培训质量。同时，培训对象档案记录了培训对象的平时表现、培训效果，为选送单位提供客观数据，让选送单位了解培训对象取得的培训成绩、培训接受能力和获奖情况等，便于共同加强对培训对象的管理，促进规范化培训管理工作的顺利开展。
嘉兴市第二医院推行的新模式住院医师规范化培训档案管理实践时间不长，还需要不断探索。本着在“实践中优化，在优化中提升”的理念，不断加强住院医师规范化培训档案管理工作，从而促进住院医师规范化培训质量的持续改进。
参考文献：
[1] 涂师平.住院医师规范化培训档案管理与利用[J].继续医学教育，2013，27（3）：4-6.
基层机关档案管理工作探析
“五水共治”水利档案管理
乡镇档案工作的现状及建议
依法做好企业档案管理工作略谈
集团企业档案管理工作方式探索
维护档案的真实性是档案工作者的职责
高速公路档案管理人力资源建设的思考
档案信息化管理中档案人员应具备的素养
应正视档案管理工作中存在的问题
关于档案开放与保密若干问题的思考
基层档案人员素质提升对策探析
高校档案外包的风险与应对策略
民生档案管理工作现状与对策
我国档案中介服务的现状及其发展思考
论民生档案工作如何向广度和深度拓展
试析民生档案管理中的隐私权保护
国有企业重组中加强档案管理的思考
高校非常规工作档案项目化管理实践
高校机要工作为决策服务的三要素
新形势下城建档案监督指导工作探讨
法院诉讼档案业务外包的实践与探析
疾控档案星级创建与医院档案规范管理
环境保护综合档案服务能力建设思考
企业文件材料归档范围及保管期限表编制探析
企业信息载体销毁方法及应注意问题
档案室环境空气质量监控实践
沿海地区加强档案保护工作之思考
推动高校档案事业可持续发展的法治思考
新《环境保护法》下如何做好环保档案工作
构建JCI论证标准下的医院文件架构体系
信息时代档案管理队伍存在的问题及对策
摭谈档案登记备份与档案部门的职能拓展
电力工程档案质量控制的难点和解决办法
加强医院档案管理服务医院持续发展
医院图书、档案实行一体化管理初探
基于PDCA和JCA循环法则的医院档案管理
电力企业档案管理中存在的问题及应对措施
加快体制内档案中介机构改革之我见
论以“五档共建”理念推进“五水共治”档案工作
改善县级档案馆档案征集工作现状的对策分析
新常态下提高市政设施工程档案管理水平之策略
开发区档案管理优化研究——以宁波国家高新区为例
创新档案宣传工作的实践与思考——以海盐县为例
略论大数据时代下医院档案管理模式创新
完善村级档案管理的思考——以德清县武康镇为例
新形势下企业复合型档案工作者建设的实践与探索
档案信息化背景下高校兼职档案员业务技能提升途径
【关键词】火电工程；竣工档案；过程控制；科学分类；创优达标
1.前言
随着火电工程机组达标工作的开展，火电工程竣工档案被推至基建达标投产考核工作的前列，故愈来愈受到工程管理相关方的重视。竣工档案主要由施工管理资料、施工质量保证资料、施工技术记录、施工质量验收评定资料等文件、图表组成，并与工程建设过程同步进行。《火电工程达标投产考核标准》对大中型火电机组竣工档案提出了严格的要求，如何贯彻这一标准以使竣工档案达到标准的要求是工程档案管理的难题。本人经过嘉兴电厂二期、镇海燃机工程、上海漕泾电厂等几个项目的竣工档案管理实践，总结了以下一些经验。
2.事前正确定位，力求达成共识
火电机组的竣工档案是随着建设项目的开始而产生，又随着建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设进程同步。它既是电力工程建设全过程的综合反映，也是对后续工程宝贵的工程建设资源。因此，无论是建设单位、还是监理、施工单位，其宗旨是一致的，即希望工程竣工档案不仅能够顺利通过机组达标投产的考核，而且还希望竣工档案能在全国同类机组中达标考核质量取得高分。这就需要在工程建设初期通过建设单位、监理、施工单位相互沟通，理解标准的要求，并逐条加以细化，并根据工程的特点，找出最佳的档案编制方案，并形成具体的实施细则。将需实施的细则及时发放到相关参建单位，使各项施工记录在工程一开始就有一个统一的标准，使最后移交的竣工档案符合达标投产的要求，避免日后不必要的返工。
3.加强过程控制、进行及时整改
工程档案的形成是贯穿在整个工程建设过程中。因此，加强过程控制是提高工程档案内在质量的重要途径。档案资料编制人员应及时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项验收、评审活动。按档案工作要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，有计划、有步骤地开展工程档案收集的工作。在火电机组的竣工档案管理中推行文件包管理制度，收到了显著的成效。
工程开始必须先确定单位工程的划分，根据单位工程划分一览表，明确落实文件包的名称。制定文件管理制度，对文件包的具体内容进行规范化、格式化，确定各个文件包相对应的责任人名单（技术人员）。一个文件包总目录也是此单位工程竣工档案的案卷目录，文件包的卷内目录是每个文件的题名，文件包内文件的排放顺序按四大类进行排放，即工程概况、综合管理文件（包括开工、停工、复工、竣工报告，图纸会审记录，施工方案、作业指导书、技术安全交底记录，单位工程施工管理检查记录，单位工程质量控制文件核查表，单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明材料登记表，单位工程设计更改登记表，单位工程所用计量器具登记表，中间交付验收交接表，单位工程竣工验收报告，工程总结）、施工记录、验评记录（四大类前后顺序可按建设单位具体要求编排）。制定完文件包的框架，还需进行过程跟踪监督检查。跟踪监督检查由项目总工牵头，组织技术、质量、档案等相关专业人员，进行定期或不定期地检查，每次检查结束写出书面整改的问题报告，要求在规定时间内相关人员整改毕完，并再次进行复查关闭，奖优罚劣。促使各专业施工单位之间取长补短，将不良弊端消除在萌芽状态。
4.进行科学分类、合理组卷
DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》，有效解决了施工单位资料按单位工程形成、管理、编制与建设单位分类表的矛盾，有利于施工单位利用文件包的形式进行管理，便于过程控制、跟踪管理、责任到人，又保证了案卷内容的有机联系，有利于提高案卷质量。
在执行过程中组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。在贯穿“按单位工程组卷”这条主线的同时对以下几种资料根据其形成特征及日后的提供利用的特点，进行了比较合理的分类并单独组卷：
4.1 金属检验报告按专业及检验项目单独编制目录装订成册；
4.2 焊接、热处理按锅炉、汽机、电控三大项，并按单位工程竣工资料的模式进行组卷；
4.3 原材料出厂证件按原材料种类及出厂证件的编号顺序单独编制目录装订成册。在单位工程资料中增加“原材料使用跟踪台帐”，使原材料使用情况跟踪到部位；
4.4 土建材料试验报告按专业及检验项目单独编制目录装订成册；
4.5 沉降观测记录按一个工程建设周期组成一卷；
4.6 设计变更按专业单独组卷，在单位工程资料中增加“单位工程设计更改登记表”，以便于检索；
4.7 设备缺陷按专业单独组卷。
5.合理安排时间，按时移交
《电力工程达标投产管理办法》中规定：技术资料移交工作“在机组投产后45天内将整理完毕的全部档案（含竣工图）移交建设单位”。技术资料移交工作量相对较大，如何合理安排好这45天的时间，是保证竣工资料按期移交的关键。因此，在几个工程的实践中，把各项与档案资料相关之事策划在前，工程开始之初，就对相关责任人进行交底，要求文件包各责任人按文件包组卷顺序对工程施工中产生的技术资料及时放进相对应的文件包中，在过程中进行检查、整改。在单位工程施工结束的前几周发竣工资料系统检查通知，内部由施工技术、质量控制部与档案管理人员集中进行检查3-5天，检查完成后发整改通知单对有问题的文件包由责任人负责整改，整改时间为5天。监理、建设单位的专业人员审查时间为7-10天，对审查出的问题整改时间为5天；整改完成后再次由监理、业主单位的专业人员进行复查，时间为2天。档案室最终整理、装订、扫描到正式移交为20天左右。这样可以避免因某个环节的迟缓影响整体移交工作，同时使参与工作的各相关人员都有紧迫感。
6.抓住工作重点，避免重复劳动
《电力工程竣工图文件编制规定》：竣工图的编制单位由项目建设单位委托，宜由原施工图设计单位负责编制本单位设计范围内的竣工图。为了能使竣工图做得更加完善，更加符合档案信息数字化的需求，要达到这一目的，必须加强施工过程中设计修改、变更的管理工作。无论是设计单位、监理单位还是施工单位，都必须规范设计修改单或设计变更单的过程控制。施工过程中应及时处理产生的联系单，凡涉及图纸修改、材料及设备变更的，最终均应转化为设计修改通知单。施工单位在施工过程中应严格杜绝“无单自行修改”的现象。目前许多工程在竣工图编制工作中采取折中的办法，即由施工单位编制竣工草图，再由设计单位根据竣工草图编制最终的竣工图。这种做法，其实弊多利少，首先，这是重复劳动，尽管这种重复劳动不是在同一个单位产生，但就这项工作来说，增加了双倍的工作量及工作时间；其次，对竣工图的责任单位应按标准准确定位，从一而终，不宜人为分散，否则在竣工图修改定稿过程中一旦出现问题，会互相扯皮推诿，影响办事效率；再次，无论从机组达标考核对竣工图移交进度的要求，还是机组投运后业主方对竣工图的迫切需求来说，如果设计院等待施工单位把竣工草图绘制出来后，再整理编成正式的竣工图，在时间进度上无论如何都无法满足在机组投产后45天内移交竣工资料的要求。
7.结论
工程档案管理工作是一个系统工程，随着现代化办公程度的提高，工程管理软件的应用，档案资料的编制已从过去繁重的手工编制劳动中解脱出来。现代化设备的利用已能编制出一卷卷标准、规范的竣工档案，已能做到电子档案与纸质档案的同时移交。在案卷外观美观整齐的同时必须注重内在质量，对各章节内容还需严格审核，“完整、准确、系统”乃是工程档案的“精髓”。在工作中，应当抓住重点，尽量减少重复劳动，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。
近几年，在机组达标与创优活动的推动下，火电工程档案工作取得了一定的成绩，如何能达到更高境界，这需要工程建设中各级技术人员及档案管理工作人员精诚合作及共同努力。
1 信息时代档案管理工作的内容
1.1 何为信息时代档案管理工作
信息时代档案管理工作的工作原理同传统的管理工作不同，其管理工作建立在现代化信息技术基础之上开展的，并利用计算机和互联网系统实现档案的管理整合。档案管理工作涵盖了录入电子档案、收集信息资料、档案检索、档案共享等。信息化管理方式用电子档案取代以往的实体档案，并借助信息化的管理软件管理档案信息，并对不同的档案进行细致、明确的分类。不仅如此，信息化档案管理下高效的档案检索大大提升了档案信息的价值，杜绝了由于检索复杂而导致档案信息使用效率低的现象。
1.2 信息时代档案管理工作的优势
信息化是档案管理工作的必然发展趋势，信息化档案管理可以充分满足工作需求。信息化档案管理较以往的档案管理有几个突出的优势：第一，信息化档案管理具有统一的法律法规；第二，信息化档案管理用电子档案取代了实体档案，可以借助互联网实现档案的信息共享；第三，信息化档案管理有着巨大的现代化科技做支撑，可以实现档案管理的自动化。
2 信息时代档案管理工作的现存不足
2.1 实体档案较多、分类检索复杂
尽管我国的信息化档案管理工作已经在各行各业中国被广泛的采用，但在实际工作中还尚存很多不足。在目前的档案管理中，还有很多的单位使用的是实体档案，档案管理的困难程度因此大大增加，档案管理人员需要付出大量的精力对档案进行整理，实体档案的存储量越大，档案的分类检索也越困难。不仅如此，由于实体档案的检索十分复杂，导致大量的档案资源遭到浪费，档案的真正价值没有得到很好的体现。
2.2 管理意识落后、服务理念不足
我国目前的档案管理工作管理意识落后，导致现代化档案管理工作难以取得很好的进展，并且档案管理的服务理念不足，档案管理服务存在很多的弊端，导致档案管理工作很难取得进一步的发展。
2.3 管理不够规范、管理效率低下
目前的档案管理工作在国有企业中较为完善，而不同企业之间由于企业资金、工作领域上的不同，档案管理工作也存在一定的差异，这就导致档案管理工作的规范性差。并且由于我国目前的信息化档案管理技术还不够深入，档案管理的信息化程度不够高，档案管理的工作效率低下，导致档案的资源共享受到很大的阻碍。
2.4 缺乏对档案管理的重视
档案属于事业单位的重要组成部分，对于单位的健康发展有着重要作用。近些年，我国社会经济快速发展，面临着愈加严峻的市场竞争，事业单位在此背景下以追求经济利润为目标，忽视开展档案管理工作，不重视对档案管理的资金投入，导致档案管理依旧处于信息整理的初级阶段，依旧采取人工手写方式，且多用档案袋存储档案，而这极容易造成丢失档案的问题，对于事业单位的长远发展极为不利。
3 信息时代档案管理工作的创新和实践策略
3.1 借助网络技术、提升管理效率
信息化档案管理工作是基于计算机和互联网系统开展的，因此在实际的信息化档案管理工作当中，档案管理人员要充分借助互联网技术对电子档案进行管理。同时，还要革新以往的档案编辑模式，利用计算机将相关信息编辑为电子档案，从而使档案的编辑工作高效化。除此之外，档案管理人员还可以借助互联网，在网络上通过身份认证之后对电子档案内容进行检索和查看，实现档案资源的共享，大大提升档案的使用效率和价值。不仅如此，在科学技术水平不断提升的背景下，智能档案管理和自动化档案管理是档案管理的必然发展趋势，对档案的自动化编辑和分类，可以大大提升档案管理工作的成效。
3.2 转变管理观念、提升服务质量
信息化档案管理工作的开展，首先要转变管理观念，摒弃传统的档案管理方式，针对档案管理的现存不足做出档案管理模式上的革新，要将提升档案资源的价值作为工作重心，实现档案资源共享、提升档案的利用效率。不仅如此，档案管理人员还要提升服务质量，进而提高档案管理质量。
3.3 做好档案录入、强化数据管理
信息数据库的建立很大程度上依赖于档案的录入和数据的管理，因此要充分做好档案录入工作、强化数据管理，档案管理人员要建立完善、细致的信息数据库建立方案，并严格按照方案对信息数据库进行加强。同时，管理人员还要充分将现代化技术引入到信息数据库当中，从而提升档案管理的质量。
关键词 跨流域调水；档案管理；实践分析
跨流域调水工程量大、涉及单位多、时间跨度长，在工程衔接、项目决策、审计稽查、竣工验收、运行维护等方面的工作中，工程档案具有非常重要的作用。水利工程档案管理内容划分非常的复杂，尤其是跨流域水利工程，划分出多个标段的档案，同时由于工作地点的不集中，在档案管理上还需要采用分级化的管理方式，才能保证档案管理的完整性、可用性和规范性。水利工程档案管理首先要建立科学化的档案管理体系，包括档案人员体系、档案收发体系、档案归类体系和分级化的监理体系，各个环节都要通过流程衔接，制度约束，才能够保证档案管理工作的有效性。
1.跨流域调水工程档案管理概念与特点
跨流域调水是对水资源合理应用的重要手段之一，其空间尺度较大、调水距离远、工期长、涉及单位多，所以建立跨流域调水工程档案对于保证工程规范化实施，提高工程项目质量，加强监理水平和后期的使用与维护工作具有非常重要的作用。跨流域调水工程的档案管理与一般的水利工程档案管理不同，其更加复杂、多变，牵涉企业众多，涉及环节繁杂，档案的利用率也非常的频繁。跨流域调水工程档案管理的特点主要包括以下几个方面。
第一，跨流域调水工程量巨大，单凭国家或者地方独立投资建设难以保证资金上的充足，所以往往都是由国家、地方、银行、投融资渠道等多方联合筹款兴建项目。而作为投资人对项目的效益尤为关注，这就要保证档案管理中τ诙嘣化的投资方式和比例档案管理到位，避免出现法律上的纠纷。
第二，在管理模式上采用项目负责制、招投标制、工程监理制和合同制的管理方式，这就需要有制度、规范协调各参与方的利益，并且通过工程档案的管理能够为后进入的施工方找到工作的参考依据和建设规范及标准，协调工作内容，保证工程项目的有序进行。
第三，跨流域调水工程的档案主要涉及到合同、设计文件、施工文件、监理文件、指示文件和其他类文件，各部分文件类型又划分出多种类型的子文件类型，如：设计文件包括设计图纸、设计变更、设计答疑等文件；合同文件包括采购合同、施工合同、监理合同等，要做到文件的统一和有序管理必须根据工程整体项目的实施过程有序的划分，才能做到档案的科学利用。
第四，跨流域调水工程工期长，施工企业参与和准入的时间不同，这就会导致工程项目的整体质量难以保证，所以工程档案管理中的施工建设参数、材料参数等重要信息可以作为施工过程的重要参考。档案管理人员不仅要熟悉水利工程建设各个环节的施工过程，而且要清楚的知道不同档案资料对不同企业的用途，做到档案的合理利用。
2.跨流域调水工程档案管理实践流程
跨流域调水工程档案管理能够为项目决策、项目建设、项目监理、审计稽查、竣工验收、投产运营、扩建改造、维修维护等提供全面可靠的资料支撑。档案管理工作流程包括前期信息的收集、立项资料的管理、设计资料的管理、招投标资料的管理、施工资料的管理、监理资料的管理和建设资料的管理等。根据跨流域调水工程的生命周期逐一的建立档案，形成有序的档案管理体制，在不同阶段都应制定及时有效的管理办法和档案管理细则，根据具体项目的建设内容进行档案的有序划分，始终保证档案的连续性和档案管理的可控性。
跨流域调水工程的过程管理非常重要，而档案管理内容则涉及到每个环节衔接的重要参考和质量控制标准。在档案管理中，要强化关键环节的档案管理，对每个子项目的建设过程细节进行控制和管理，保证工程质量和工程进度的顺利实施。首先在对招投标文件进行管理时要明确提出应归档材料的具体内容、数量与规范，便于对项目的参与单位进行统一协调管理；其次要在工程建设过程中，对工程建设数据和工程验收数据进行整体把控，保证档案信息与工程项目建设信息准确无误。最后将档案管理工作与工程建设的总目标联系起来，建立规范的档案使用制度，明确档案使用章程，使档案的使用更加规范化、科学化。
3.跨流域调水工程档案管理实践遇到的问题与解决方法
3.1档案管理与工程建设进度不同步问题
跨流域调水工程工期长，一些档案管理人员认为工作可以慢慢来，等一个子项目完成后再进行档案的整理。这种想法是错误的，档案管理工作是各工程有机的载体，只有保证档案资料的采集、分类与工程建设同步才能够做到准确无误。所以，档案的建设与管理必须要形成即时完成制度，各项目主管保证与档案管理人员的实时沟通，实施施工前的介入、施工中的控制和施工后的验收档案管理模式，杜绝事后突击整理档案的工作做法，保证档案信息的准确性。
3.2档案管理人员被动接收各种资料的问题
在跨流域调水工程中，档案管理人员被动接收各种资料的问题非常普遍，这导致档案的利用效率低，档案存在滞后性的问题。所以要打破档案管理的被动局面就必须要明确好档案管理的工作方向，处理好档案管理与工程建设之间的关系，使档案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分体现档案资料的价值和档案管理工作的重要性。
3.3档案管理与使用不规范问题
一些工程的档案管理完全是将所有资料交由档案管理员进行整理、分类和归档，这导致对跨流域调水工程档案管理不熟悉的档案管理员，将档案分类和归档错误，导致使用起来很难快速找到，并且容易出现数据错误的问题。此外，对于档案的使用也是随意调用，没有严格的审核手续，导致重要信息被窃取，档案的遗失等问题存在。所以在档案管理和使用过程中，要建立档案资料部门审核制度和档案移交管理制度，一方面由各主管部门进行审核，确定档案的分属类别，便于档案管理员进行分类管理，另一方面通过严格的档案移交手续，保证档案的使用途径准确，有利于档案管理员及时收回档案，杜绝档案的遗失问题。
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