时间：2022-02-01 22:33:39
导语：在档案信息论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1.人才紧缺
由于企业档案信息安全保障技术是近年来才被广泛应用的，对于企业档案馆来说，档案人员的信息安全意识和技术水平有限，加之各个档案分室的人员年纪偏大，接受能力和操作水平有限，这也是企业目前亟需解决的问题。人才是档案信息安全保障建设的重要因素，档案管理人员信息安全意识的强弱，现代化设备操作水平的高低，责任感的强弱等都会对档案信息安全产生影响。可以想象，一个专业技能匮乏、责任感缺失、安全意识淡薄的档案管理人员，无疑会使档案信息安全如同置于一个无人防守的阵地，而被“敌人”不攻自破。
2.法制不健全
对于本企业来说，档案信息安全建设刚刚起步，企业档案信息安全方面的管理制度相对比较少，还需要在工作中不断加强管理，制定各种管理制度，这样才有利于实施档案信息安全管理。
二、企业档案信息安全保障体系建设的措施
档案信息安全简单地说就是档案信息内容完整、可控，未被破坏和未被非法使用者知晓使用。档案信息安全包括档案实物信息安全和档案信息管理系统安全两个方面。
1.保证档案信息的物理安全
物理安全策略的目的是保护电子档案存放介质、计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击。首先，通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑性。采用最新技术与方法，保证电子档案内容、格式、编排上的一致，并采用先进技术加以转换，保证电子档案的原始性。再次，要保证保存电子档案的计算机系统有一个良好的电磁兼容环境，建立完备的安全管理制度防止非法进入计算机控制室和各种偷窃、破坏活动的发生。物理安全策略是电子档案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整个档案信息安全也就无法实现。
2.密切关注计算机技术的发展方向，确保档案信息管理系统安全
(1)档案信息管理系统软件要安全可靠系统软件必须要通过测评与审批方可投入使用。要学会运用多种先进的信息安全技术，档案信息安全技术不仅涉及到传统的“防”和“治”的技术，而且已经扩展到网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。要学会运用网络安全技术，如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术等。一是在防控技术方面可以设置入网访问控制和网络的权限控制，使内部网与互联网之间物理隔网，可以对访问者进行身份鉴别，主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查，同时也可以很好地控制网络非法操作。二是运用防治病毒技术，及时在电脑上安装杀毒软件，定期升级杀毒软件，定期查杀病毒，不使用来历不明的U盘、光盘，不安装不明软件，以控制病毒的入侵。三是运用安全检测技术，对计算机网络所接入的服务器进行监视，同时在计算机中安装入侵检测系统，对电子档案信息进行监控和保护。
(2)运用数据安全技术档案信息安全最重要的是数据安全，这样才能保证档案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企业应建立数据信息网络存储中心，采取数据集中或双机备份等方式规避风险，提高数据存储安全度。一是采用数据备份管理制度，确保数据的安全。可通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储相结合的方式进行数据备份。为计算机系统配置多个磁盘、硬盘、硬盘阵列等，组成海量存储器，用以解决容量不足的问题。服务器端应及时安装操作系统及数据库系统补丁程序，修补系统安全漏洞，提高系统安全性。二是采用密码技术，对所有电子文件进行归档管理时应设置相应的密码。对于有密级限制的电子档案，为防止泄密，应该使用加密技术，防止被他人截获或篡改。
(3)保证网络安全网络安全保护主要是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性而采取的防护措施。网络安全保护是档案信息安全保护的重要内容。电子档案信息的优越性之一表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用。因此，网络安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在。确保网络安全的主要方法是采取物理隔离、防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现同外网隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济也是最行之有效的措施之一。
(4)对档案信息载体实行异地备份制度对重要的档案信息载体实施档案备份制度，是提高抵御各种突发事件影响能力的一项重要举措。俗话说，“鸡蛋不能只放在一个篮子里”。我国较早就有对重要档案实行多套异地备份的制度，在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天，我们必须进一步强化风险防范意识，更加重视实施重要档案异地备份制度，提高灾害应对能力。
随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈谈这种模式的含义、特点及建立这种模式的意义。
一、档案管理改革新模式含义
这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。
1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。
1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。
1.3利用者对人事档案需求的多样性
市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。
1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性
市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
二、档案管理改革新模式特点
2.1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式
市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。
这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。
2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理
由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。
流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。
2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势
即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。
今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。
企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。
三、档案管理改革新模式意义
导致各部门间管理水平存在不同程度的差异，造成不少管理效率较低的档案资源需要重新进行录入，严重降低了档案管理工作的质量与效率。此外，企事业单位内部在运用档案管理软时，还存在某些质量方面的问题，严重阻碍了档案管理信息平台的有效应用。当前，不少企事业单位内部的档案管理制度存在不合时宜的情况，主要体现在档案管理方式不灵活，管理效率较企事业单位档案机构的调整稍有滞后，导致档案管理无法很好地满足新时期对档案管理工作提出的新要求。
2）档案管理软件及设备难以满足现代化需求
而且软件管理系统智能化、数字化水平较低，此外，由于缺乏足够的灵活性，难以很好地适应机构调整对于档案管理工作提出的要求，用户查询档案信息的效率较低企业配置的软件应用水平较差，实际管理过程中极易导致重要的档案信息数据丢失。
3）管理软件现代化程度不高
导致档案查询及使用软件过程中出现难以查询，或查询信息错误等状况。由此可见，亟需进一步深化档案管理信息平台的应用，加快构建统一、标准的档案管理信息平台，以解决这些问题。
4）进一步明确应用需求及目标
档案管理的根本目的在于档案利用要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。档案的利用的高效准确的基础一定需要做好档案的基础管理。因此，档案人员要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫，同时，做好档案的编目、检索、编研工作，健全档案文件的资料，为检索工具提供完整的信息。此外，在做好信息完善的基础上，强化档案保管工作，随时为需要者及时提供需要的信息。对于一些重要的档案，要要备有微缩或复制件。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。档案管理工作是在做好基础工作的基础上适应社会发展变化进行新途径的改革，改革意在提高档案管理的水平，将传统的方式方法不能适应社会的部分摒弃，充分发挥档案管理的作用。全面做好档案管理工作，不仅提高单位的管理水平，还能为社会的进步和经济的发展做些贡献。
2.档案管理档案信息管理
2.1管理对象不是所有的文件都要进行档案管理，下面几个情况就不能成为档案管理资源：第一，一些不值得保存的档案，统一起来没有形成资源；第二，一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源；第三，对于一些没有组织、没有顺序的档案；档案信息包括内延和外延信息内容，以及和其相关的设备、人员、资金等，由此可以看出，档案信息资源的概念要更加综合化，比起档案的概念来说。因此，档案资源管理要从长远的眼光和角度去看，重视所包含信息的揭示与开发，并且要打破传统的管理模式，走出单一档案管理部门各自为政的局面。
2.2管理手段档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点，管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理，并且取得很好的效果，主要由于：
首先，由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域，是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源，人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息，并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术，又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手，再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分，因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。
其次，由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的，这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的，人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来，科学技术在日新月异的发展，各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新，档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用，才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用，丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享，对所有的资源信息进行整体、统一、管理，最大程度的提高信息的利用管理，因此，档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术，新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径，能使信息检索更加的高效，而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术，再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变，越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。
3.结语
关键词：档案信息化；理论体系建设；时机；措施
档案事业的发展，为了能够科学管理，则信息化建设作为其重要的前提条件，同时也是档案功能进一步拓展的重要路径。特别是在当前践行科学发展观的新形势下，通过加快推动档案管理信息化，有利于促进社会主义和谐社会的建设进程，为档案事业的快速发展奠定良好的基础。目前我国档案信息化建设还处于较低的水平，这就需要我们在档案工作中要不断的强化理论和实践研究，以科学性作为重要依据，从而确立档案信息化建设的目标、任务和方法，确保更好的推动我国档案信息化建设的健康、有序发展。
1档案信息化理论体系建设的时机
当前档案信息化建设过程中会受到较多因素的影响，从而导致档案信息化建设过程中存在着各种各样的问题及矛盾，这就需要不断的积累经验，以科学性作为重要依据，进一步对档案建设工作进行完善。特别是当前档案信息化建设的时机和条件越来越成熟，构建档案信息化理论体系具备了多种发展机遇，因此需要抓住这一有利时机，更好的推动我国档案信息化建设的进程。
1.1需要具备条丰富的经验，同时还要明确档案建设的目标、任务及标准
在构建档案信息化理论体系过程中，各级档案管理部门需要加强工作经验的积累，制定完善的档案信息建设的目标、任务和标准，进一步明确档案信息系统的内容。在国家信息建设工程中，需要相关建设部门能够给予更明确的引导，确定档案信息化建设的主要方向和基本目的，只有这样才能确保档案信息建设理论系统的科学性和合理性。
1.2各级档案管理部门具备技术推广与人才技术优势
各级档案管理部门在不断发展过程中，充分的与自身的实际情况进行结合，在档案信息技术及人才培养方面积累了丰富的经验，档案管理人员队伍整体素质有了较大程度的提升，这为档案信息化理论体系建设提供了重要的人才保障，档案信息化理论体系建设有了人才和技术上的优势，有利于建设工作的顺利推进。
1.3档案信息资源的综合利用
随着社会的快速发展，在当前档案信息化体系构建过程中，不仅具备了宽松的环境空间，而且信息技术十分成熟，发展速度较快，这在一定程度上促进了电子政务的发展，档案信息资源综合利用的能力不断增强，这对档案信息化理论体系的建设的未来的发展起到了非常好的促进作用。
1.4档案信息化体系建设模式创新与发展
在当前社会和经济快速发展的新形势下，传统的档案信息建设模式越来越无法跟上我国信息化建设的步伐，不利于当前各级档案馆业务能力的巩固，因此需要进一步加强档案信息化理论体系建设，加快开发与档案信息资源有效的能力，对信息建设过程中的服务渠道建设内容进行拓宽，努力提升档案信息服务水平，确保档案信息化体系建设模式的创新，使其保持良好的灵活性，为其长远发展注入新的活力。
2档案信息化理论体系建设的措施
2.1将档案信息化实证研究与档案信息化理论研究有效的结合
目前,学术界对建立档案信息化理论体系的总体阐述过于单薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,显得零散杂乱、单薄乏力、歧义频出、难以把握。事实上,建立与完善档案信息化理论体系,必将受到我国现阶段的基本国情与档案信息化实践发展两方面因素的制约影响,也决定了建立档案信息化理论体系将面临着两条不同的研究途径:一是侧重于我国档案信息化实践过程中存在问题的实证研究;二是侧重于我国档案信息化发展前景的理论研究。对此,在档案信息化理论体系建设过程中,应当有明晰认识与基本抉择:必须从档案信息化理论体系与档案信息化作用实效相结合的思维角度出发,兼顾二者的有机结合,以我国基本国情实际为主。
2.2需要档案理论和业务方面的工作人员和信息技术专家的共同努力
在档案信息化理论体系建设过程中，由于对技术具有较高的要求，因此需要档案理论工作者要在工作中与档案业务工作者及信息技术专家有效的进行合作，充分的体现出档案信息技术专家的主导地位，特别果对信息技术专家的聪明才智及主动精神进行突出，并将其作为档案信息化理论体系建设的重要内容之一，因此需要加大力度培养档案复合型人才，使其能够更好的胜任档案信息化理论体系建设工作，更好的促进档案事业的健康有序发展。
2.3需要各级政府部门的大力支持
国家需要在制定信息化政策时给予档案信息化理论体系建设给予必要的倾斜，同时还要加大人力、物力及财力上的投入力度，各级政府需要为档案理论和业务工作者及档案信息技术专家提供良好的工作环境，为档案信息化理论研究提供经受实践检验的机会。建立健全信息化建设的基本方针，使其不仅能够与当前我国的国情相符合，而且能够与发达国家档案信息化理论成果具有良好的衔接，确保档案信息化理论体系具备良好的导向性、综合性和可操作性，在各级政府部门的大力支持下更好的推动档案信息理论体系的建设和发展。
2.4进一步完善组织体制和决策机制
在建立档案信息化理论体系的实践过程中,各级政府业务主管部门,要注意逐步培育在档案信息化理论指导下进行档案信息化实践的组织体制和决策环境:一方面,在建立档案信息化理论体系过程中力求做到档案信息化建设要有新认识、档案信息化规划要有新思路。结合档案信息化管理、业务、技术等规范的制定与实施,坚持用档案信息化理论指导档案信息化实践。另一方面,在建立档案信息化理论体系过程中力求做到档案信息化推进要有新体制、档案信息化执行要有新举措。
在当前新形势下，建立健全档案信息化理论体系建设，这不仅是档案事业建设过程中的一项重要内容，而且是促进我国科学发展的重要保障，因此各级政府及相关主管部门需要在档案信息化理论体系建设上要具有全局性观念，从战略角度出发，充分的调动各方面的资源和有利条件，进一步提高档案工作者的综合素质，为我国档案信息化建设水平的提升起到积极的推动作用，确保我国档案事业的健康、有序发展。
作者:李丹 单位:齐齐哈尔市公共资源交易中心
参考文献
[1]王波.浅议影响档案信息化理论体系建设的几个问题[J].黑龙江科技信息,2011，9，15.
［关键词］数字化；档案管理；信息安全
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站
如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，这是我们当前亟待解决的问题。
一、医院档案的范畴和规范化管理的必要性
医院档案是医院在各项职能活动中形成，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由于这些记录，是伴随着工作活动的客观需要而形成的，因此，无论在形式上还是内容特征上，都表现这些资料的原始性和事实的确凿性。此外，由于它们真实地反映着医院工作的历史和现状，成为记载医院发展的宝贵历史资料，故有着无可替代的历史和法律凭证作用。医院档案的保存价值、法律凭证作用、借鉴利用决定了医院档案实现规范化管理的必要性。
二、现阶段医院档案信息化的现状
（一）对医院档案信息化建设重视不够
目前在国内的医院中，计算机应用已经成为不可缺少的一部分，从最简单的管理信息系统(MIS)和财务系统到完善的医院信息系统(HIS)、影像存档和通讯系统(PACS)、放射科信息系统(RIS)、实验室信息系统(LIS)以及局域网管理、办公自动化等，都已开始在医院实施和运行。但一些领导还是不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性，致使在医院的信息化建设中未将档案信息化建设纳入同步考虑和同步实施。
（二）档案管理软件系统开发相对落后
目前，档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加，单版机计算机档案管理，已不适应形势的发展，与医院的信息系统无法连接，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级更新。
（三）档案管理标准化程度低
关键词：档案信息；电子化；信息加工。
所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。
在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。
2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条"慢工出细活"的工作方式，即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。
4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。
鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：
1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
在档案信息自动化系统运行的过程中，没有一个统一的操作标准，同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异，管理的结果也产生了一些误差，在这样的情况下，就会影响到整个系统的管理质量，在系统使用的过程中，硬件本身的质量是没有问题的，但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求，使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥，所以在进行档案管理的过程中，要不断加大自动化技术的推广，有效的对管理工作进行规范，这要求管理人员要提高自身的业务水平，尤其是计算机应用技术，同时也要建立健全管理的机制。
2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。
3有重点的抓好数据库的建设
在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。
4慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。对我国档案信息自动化影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。
5实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。档案信息自动化系统实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
6充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。
7重视人才管理
档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧。
8结语
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