时间：2022-08-09 08:16:10
导语：在档案工作意见的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
为认真贯彻落实市委、市政府两办《关于进一步加强档案工作的若干意见》文件精神，促进档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，根据国家和省档案局关于做好社会主义新农村建设档案工作的要求，结合我市实际，现就加强社会主义新农村建设档案工作提出如下意见。
一、充分认识社会主义新农村建设档案工作的重要意义
档案是各项社会活动的真实记录，以“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”为主要内容的社会主义新农村建设的伟大实践将源源不断地产生各种档案。这些档案是广大农民建设中国特色社会主义实践活动的真实写照和原始记录。做好社会主义新农村建设档案工作，对于加强基层政权建设，深化农村各项改革，维护农民合法权益都具有十分重要的意义。各级档案部门、有关涉农部门及乡（镇）、行政村要进一步提高思想认识，牢固树立为社会主义新农村建设服务的思想，以科学发展观统领农村档案工作，紧紧围绕发展农村经济、增加农民收入、深化农村改革、加强基层民主政权建设以及农民群众最关心的直接利益问题，认真抓实抓好社会主义新农村建设中的档案工作，为繁荣农村经济、维护农民合法权益,构建和谐社会主义新农村提供服务。
二、加强社会主义新农村建设档案工作组织管理
各级档案部门要与涉农部门通力协作，密切配合，建立分工协作的联系制度，创建合力推动机制，齐抓共管，合力推进新农村建设档案工作稳步发展。注重加强业务培训，采取定期上站、定期培训等形式，培养一批涉农单位、乡镇、村档案工作业务骨干，提高档案人员业务水平。要进一步加大对涉农单位、乡镇、村档案工作的业务指导和监督检查力度。将涉农单位、乡镇档案工作纳入档案部门年度检查，以多种形式开展村级建档年度检查，以确保社会主义新农村建设档案管理服务水平不断得到提高。
各级涉农主管部门，要充分发挥主管部门职能作用，在推进农村各项改革和业务工作中，切实加强对本系统和职能业务范围内涉农档案工作的监督指导，在安排部署业务工作的同时，要对档案工作提出明确要求，特别是对村委会换届选举，农村政务公开，土地(荒山)承（延）包、流转、租赁、出售，林权改革，农村合作医疗，农村低保，各类涉农保险，计划生育等与农民群众切身利益密切相关的档案资料，要及时收集、立卷、归档，做到齐全完整、安全保管。
各乡镇要认真履行档案管理工作职能，健全农业综合信息服务体系，为农民提供多种形式的文件、档案、信息服务。要加强对村级档案工作的指导、培训和帮扶，使村级档案工作逐步走上规范化轨道。
三、科学规范社会主义新农村建设档案的收集与管理
（一）乡镇档案的收集与管理。各乡镇政府要建立健全档案管理制度；对本级各部门形成的档案资料实行集中统一管理，按有关规定及时立卷归档；配备符合“七防”要求的专用库房，配备专（兼）职档案人员。乡镇档案室除做好保管党政综合办公室的档案外，要把乡镇所属的站、所、办的档案管理纳入收集归档范围，建立健全统一的档案保管制度。同时，做好本地名人、名产和有代表性的民俗文化档案资料的收集工作。
（二）行政村档案的收集与管理。各行政村要建立村级档案的收集和管理制度，指定专人负责村级档案的收集、管理和利用工作，并按照简化适用的原则，规范村级档案的分类、整理。农村党支部、共青团、妇联、民兵等基层组织产生的档案，列入村级文件材料的归档范围，实行集中统一管理。村委会换届时应进行档案交接，并按要求履行移交手续，防止档案散失。村委会应当为村级档案的科学管理和安全保管提供必要的设施和设备，具备条件的行政村要配备符合“七防”要求的专用库房，逐步实现档案管理规范化。不具备安全保管条件的行政村，可以委托乡镇代为保管档案。
（三）农户档案收集与管理。要大力推进农村家庭建档工作，农村科技示范户、种植、养殖专业户、文化中心户等要把家庭成员基本情况，宅基地审批手续，耕地、山林、草场、池塘水面承包，种植、养殖生产技术，生产经营协议契约、劳动力技能培训，婚姻生育，奖励与优抚，健康体检、医疗保险、养老保障等资料收集齐全完整。在当地档案部门的指导下，规范整理。存放在防水、防火、防尘、防霉、防虫、防鼠、防晒等符合安全保管的位置。
四、提高社会主义新农村建设档案工作服务水平。
各级档案管理、涉农部门要积极主动收集涉农信息，整合涉农档案信息资源，深化开发利用，加强编研工作，对那些与农民有关的科技信息、市场信息、致富信息、政策信息、历史文化信息进行归纳、整理、汇编，提供利用，进一步拓宽农民全面了解信息的渠道，为加快社会主义新农村建设提供档案信息服务。
根据文明单位创建的有关规定，为了进一步加强我局文明单位创建工作的日常管理，规范创建工作的文书档案，促进文明单位创建资料归档工作的标准化、规范化、制度化，不断提高文明单位的创建水平，特提出如下意见，请贯彻执行。
一、加强领导，切实提高认识
创建文明单位档案资料，是我局在创建文明单位工作过程中直接形成的对本单位和社会具有保存价值的各种文字资料、图表、声像等不同形式的历史记录，是综合、全面地反映我局创建文明单位过程中的主要成绩、经验等情况的重要文献资料。加强文明单位创建资料的规范化管理，是精神文明创建的一项基础性工作，不仅有利于反映创建工作取得的成果，更有利于经验总结、进一步提升促进创建工作。
为加强对创建文明单位档案资料工作的领导，区局创建文明单位领导小组办公室下专门成立档案资料管理工作小组，由分管文明单位创建工作的局领导任组长，办公室、人教科、监察室以及机关党委、工会、团委、妇委会负责人任组员，具体负责创建文明单位档案资料管理规范的制订、资料鉴定等工作。
二、文明单位创建档案资料的种类
根据我局文明单位建设的实际要求，创建档案分为三大类：
（一）文字资料。文字资料可分:思想建设类；工作成绩类；环境卫生类；道德风尚类;文化教育类;荣誉类；创建活动类等。
（二）图片资料。主要包括我局获得的荣誉标志、组织开展的各类具有余杭国税特色的重大活动照片，用影集或专门图片栏、档案册分类存贮，并配备必要的文字说明。
（三）音像资料。是指文明单位创建活动过程中形成的具有保存价值的信息资料，通过录音、摄像的形式记录下来的载体，这类资料较文字、图片更为直观、生动形象、感染力强，更能准确地反映文明单位创建活动的原貌。
三、文明单位创建档案资料内容收集及具体归档范围
（一）思想建设类。
1.省、市、区（含上级主管部门）关于精神文明建设文件（通知、信息、简报），文明单位管理办法、文明单位评比通知，申报文明单位事迹材料，上级审批表、表彰决定。
2.本单位两个文明建设长期规范(目标)、年度三个文明建设计划（要点），创建文明单位规划（目标）、相应考核办法（措施）和文明创建方案，实施过程中检查考核记录资料，半年和全年三个文明建设工作总结，单位在三个文明建设中获得上级奖励的证件、证书资料。
3.组织机构建设：精神文明建设领导机构和办事机构文件，责任分工及工作人员名单。
4.班子建设：理论学习、政治教育、党建工作计划、学习教育内容资料、党委中心组学习记录、民主生活会记录、党支部“”资料、学习党的方针政策论文、学习心得体会等。
5.党风廉政建设：中央、省、市、区关于党风廉政建设条规、工作计划（措施）、责任制度、检查情况通报，有关事迹材料、经验交流、表彰决定等材料。（责任单位：监察室）
6.思想政治工作：思想政治工作教育计划、工作责任制度（网络表图）、开展思想政治工作情况反映、经验材料、论文汇编、学习英模活动资料、申报先进（个人）表格，表彰决定等。
（二）工作成绩类。
1.工作目标：年度队伍建设和业务工作计划(目标)文件。
2.制度建设：各项工作管理制度、各类岗位（人员）工作责任制度、安全管理制度等。
3.完成工作目标情况分析通报、工作报表等。
4.行政工作管理：局务会议记录、工作总结、工作质量检验记录、行政效能检查记录等。（责任单位：办公室、监察室）
5.职工福利事业、后勤保障工作资料、办实事情况反馈等。（责任单位：办公室）
（三）环境卫生类。
1.环境建设:创“三优”（优美环境、优良秩序、优质服务）工作计划，绿化、美化、亮化情况，“门前三包”制度，卫生责任区制度，卫生工作制度。
2.创建卫生先进（单位）活动:省、市、区创建卫生先进单位文件、单位创建卫生先进单位各项指标达标情况、除害灭病工作达标情况、检查评比记录和工作总结等。
3.环境保护：市、区和上级有关环境保护工作文件、单位环境保护（节能减排）情况、环境保护工作资料、获得上级表彰证件和证书、工作总结等。（责任单位：办公室）
（四）道德风尚类。
1.社会公德建设：市民守则、“六不”行为规范文件、单位开展教育和实践活动工作计划、开展活动情况反映、培训人员情况、教育材料、考试成绩表、表彰决定和工作总结等。（责任单位：人教科）
2.职业道德建设:职业道德教育规划、干部职工岗位培训情况、规范服务内容、服务承诺制度、岗位规范、教育成绩表、社会监督情况反映材料和工作总结。（责任单位：人教科）
3.主旋律(三爱、社会主义荣辱观)教育:教育计划、开展教育活动情况反映、(三爱、社会主义荣辱观)教育先进事迹材料和工作总结。（责任单位：人教科）
4.干群关系：干部职工队伍管理规定、民调工作情况反映材料。（责任单位：人教科、办公室、监察室）
5.社会治安综合治理：普法教育规划、考核考试成绩表、工作总结；社会治安综合治理工作计划（要点）、责任书、规章制度（措施）、工作网络图表、检查考核记录资料、工作总结；禁“黄、赌、毒”工作情况、目标管理措施、情况反映和工作总结材料。（责任单位：办公室、人教科）
6.计划生育工作：计划生育工作情况反映材料。（责任单位：妇委会）
（五）教育培训类。
1.人力资源管理目标与规范：工作规划、人员结构统计表、有关情况反映材料。（责任单位：人教科）
2.教育培训实施：教育培训规划；学历教育、职称（技术资格）教育、专门业务培训情况；学习成果反映、奖励规定、活动记录和工作总结材料。（责任单位：人教科）
3.文体活动：文体活动组织机构、工作安排、投资计划、文体器材统计表、国税文化活动资料，体育（竞技）比赛活动资料、文体活动总结。（责任单位：工会、团委、妇委会）
（六）其它创建类。
1.齐抓共管：工会、共青团、妇委会工作情况反映。（责任单位：工会、团委、妇委会）
2.参与共建工作:文明单位结对共建、文明社区共建、军民共建等活动情况反映材料。（责任单位：人教科、办公室）
（七）荣誉类。
反映三个文明建设的各种图片汇编、新闻报道资料汇编、录像资料等。（责任单位：办公室、人教科、监察室及相关活动的组织科室）
1.原始记录性价值。古建筑档案是还历史面貌之依据。古建筑如同其他历史文物一样，一旦毁去，将无法挽回，因此，建立一个统一的既能反映中华民族建筑风格又能反映出自身建筑特点的分门别类的古建筑档案体系，有利于对古建筑的维修、保养与利用。
2.依据凭证价值。古建筑的构造复杂，由于构件本身材质性能所限，再加以人为的破坏和自然营力的侵蚀等多方面的原因，古建筑必须经常保养维修，才能保护其年代久远[3]。为了对其进行科学的保护，需要在研究古建筑遗物的同时，配合相应档案资料的研究，两者互相作证、互相结合可以使研究成果更为可靠，更具有说服力。因此必须重视档案资料，发挥其依据凭证作用，应当要求达到万一这一建筑物全部毁掉时，能根据档案资料加以复原的程度。
3.参考决策价值。古建筑档案在古建筑保护中除了具有依据凭证价值，还具有参考决策价值。如文化部门在研究古建筑的历史、文化和艺术时，借助档案，便于了解古建筑的全貌与细节，或者对古建筑进行综合比较与分析；规划建设部门在研究古建筑价值，衡量哪些古建筑在城市发展中是否应该保留修复、拆除或者改造时，借助档案，便于进行反复研究并作出科学决策；设计施工单位在修复或改造古建筑时，借助档案，参照古建筑过去原貌细节，便于制定科学的设计与施工方案[4]。
4.科学技术价值。中国古代有着领先世界的建筑技术，而作为这些技术载体的古建筑档案也是浩如烟海、富有特色。研究古建筑档案的科技价值，不仅对档案管理工作具有借鉴意义，在一定程度上，为我国建筑技术研究提供了重要的科技资料。比如通过现存的样式雷图档，就可以看出清代皇室建筑完整的设计程序，无论是宫殿、陵寝还是园囿，都是先由算房丈量地面，再由样房里以掌案为首的“样式雷”进行设计，然后是设计绘制地盘尺寸样，即立样图并估算工料，呈奏钦准，而后实施[5]。
5.文化艺术价值。建筑不仅仅是技术科学，而且是一种文化艺术。中国古代建筑经过历史积淀，同时还吸收了中国其他传统文化艺术，特别是绘画、雕刻、工艺美术等，创造了丰富多彩的文化艺术体系，是人类文明共同的财富。当前各地对文化遗产保护的意识已日渐增强，在古建筑等物质文化遗产的修缮维护中，古建筑档案在体现其文化艺术价值等方面起着重要作用。如对木（石）构件的更换，对碑文的复原，对建筑雕饰的修补不仅仅靠工匠的技艺和经验，将档案的原始记录利用于此，无疑能更真实体现该物质的历史、文化、艺术、科学价值。
二、古建筑档案工作
1.科学鉴定是确保古建筑档案真实性和准确性的首要环节。古建筑档案鉴定是指运用古建筑和档案学的理论和技术，科学地判定古建筑档案的真伪、是否准确、价值大小等。由于古建筑形成时间长，设计、施工、实测、历史考证和现状调查各步骤间隔时间久，经手人员多等因素影响，档案中记载的信息，特别是古建筑实测、历史考证和现状调查部分档案的内容只有经过后人的鉴定方能确定其真实性。根据《科学技术档案工作条例》规定，古建筑档案鉴定工作要在总建筑师或工程师的领导下，由相关专业的科技人员和档案人员共同组成。上述“三结合”的组织形式，适应了鉴定工作的实际需要，是古建筑档案鉴定工作经验的总结。
2.全面收集是保证古建筑档案齐全完整的有效手段。首先，改变古建筑档案不齐全的被动局面，从古建筑测绘入手，积极主动立项开展专题研究，保证古建筑档案的齐全完整。古建筑测绘的基本原则是：弄清历史沿革，保持建筑风貌，据实测绘。具体要求是：据实精确测绘，做到图物一致，测绘语言统一，凡是原古建筑物已无遗迹或遗址，而由测绘者根据各类材料绘制的建筑图，应注明原由；测绘图中反映不清楚的，应以文字、图表作补充说明。实测内容包括：总平面图；单体平面、立面、剖面图；单体台基、结构图；节点大样详图；屋盖结构图；特殊结构用料情况、截面尺寸、图例等。测绘所附说明包括：古建筑物的历史沿革；所处地理平面分布位置；各个立面照片及局部照片；现使用单位及使用情况；文物保护等级及保护方法，维护管理等有关规则；名人参观记录及名人题词；事故报告及处理情况记录；今后规划设想。对于图纸、文字说明难以反映的应采用录像、照片等方式予以补充[6]。其次，除了实测和现场拍照外，多渠道地对相关历史文字和图片信息进行收集，如档案部门保存的档案、考古出土和文博部门保存的档案、地面遗存的石刻档案、古人今人的科技建筑汇编、以相关著作等保存的史志著述等，有利于全面收集到珍贵的档案资料。
3.现代化管理手段是保护古建筑档案安全的重要途径。古建筑档案的寿命主要受两方面因素的影响，一是内因即档案制成材料的耐久性，如发黄、变脆、褪色等现象，尤其是经过复印的图纸和文字更难保存，二是外因即档案保存环境与条件，如温度、湿度、光线、有害生物等都是影响古建筑档案寿命的因素。因此需要及时补救受损的古建筑档案，可采用防治结合的保护措施，一方面改善档案保管条件，防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏；另一方面，运用档案保护技术对受损的古建筑档案进行修复、补救；此外，在生成古建筑档案时要注意对档案生成材料的规范要求，从源头上保护档案的安全，延长档案的寿命。另外要逐步实现双轨制管理，运用高科技手段，将纸质档案数字化，既有效保护古建筑档案的实体，也提高了档案利用效率[7]。
2007年建立检察干警执法档案工作实施以来，xx县人民检察院高度重视，成立执法档案领导小组，制定了详细的实施方案，明确了实施细则，经过我们的努力2007年的执法档案工作顺利完成，受到了良好的成效。2008年按照执法档案的工作要求，xx县人民检察院进一步加大了对执法档案工作的重视程度，院党组书记、检察长xx同志亲自召集业务部门的建档干警和执法档案的具体负责部门开会研究，着重说明了执法档案工作重要性、必要性，研究室根据市院的要求对如何规范填写及案件质量评价标准等向建档干警作了详细的说明。在今年的工作中坚决实行“谁主办，谁负责；谁审核，谁负责；谁审批，谁负责”的问责制，确保执法档案工作的顺利进行。
一、建档人员情况
根据我院业务科室干警人数和办案情况，今年共为17人建立执法档案17本，其中，公诉科2人2本、民行科2人2本、控申科2人2本、侦查监督科2人2本、反渎职侵权局2人2本、监所科1人1本、反贪局4人4本、院领导2人2本。
二、建档案件及评价情况
从年初建档至今，反渎职侵权局建档案件1件，评价1件，质量为良好；公诉科建档案件17件，评价6件（其余暂时没判决），质量均为良好；侦查监督科建档案件9件，都没有下判决，暂时没有评价；民行、监所暂时没有案件；控申科暂时没有案件；反贪局暂时没有案件；院领导建档案件2件，暂时没下判决。
三、下步工作打算
对于今后的工作，我们将从以下几个方面入手，进一步将执法档案工作抓好、抓出成效：
一是进一步加强领导，高度重视执法档案工作，定期为业务科室和建档人员召开会议，使干警对执法档案都有足够的认识，确保执法档案的有序进行。
人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。
二、人事档案管理面临的状况
1.对人事档案的认识问题
人事档案与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧，服务意识差，管理水平相对落后，造成档案管理混乱，严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。
2.档案工作人员的问题
第一，用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化，不可能把优秀人才放在档案管理岗位，也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员，导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质，也要有计算机操作及网络技术能力。第二，缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋，负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏。第三，人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。
三、加强人事档案管理的措施
1.转变思想观念
首先要强化档案意识，从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的基础作用，清楚人事档案的社会价值。本着对组织和个人负责的态度，重视和加强人事档案工作。其次要找准工作的重心，从约束管理型向服务管理型转变。人事档案管理是基础，服务是宗旨。把人事档案的工作重点转移到服务上来是形势的需要，要服务人力资源开发的大局，做好档案管理工作。
2.提高档案员素质
要以发展的目光，根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。同时，人事档案工作是一项保密性很强的工作，工作人员必须坚持原则，树立牢固的保密观念。档案员要通过学习、业务培训，不断丰富专业知识，提高业务技能，优化知识结构，以满足新时期档案工作的需要。
3.健全工作制度
人事档案管理是一个动态过程，在人事档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事工作的政策性、纪律性，人事档案内容的连续性、完整性，归档材料的真实和精炼。避免有人无档，有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标，处理好保密与公共服务的关系，尽量减少因管理不善造成的漏洞。
4.优化管理
北京大学视觉与图像研究中心有很多的档案结构，分为几个部分，包括古代部分、世界部分、近现代部分还有当代部分，它的实际核心都是在做档案的工作。档案在今天看来是一个信息点整体的存储与调用，我想这才是当代档案主要的实质问题，那在今天我们当代的档案上，很久以来已经意识到知识对人的束缚与解构，那在我们现在所用的当代的档案方法里，恰恰是对于现有知识结构的一种打扫，一种将原有的结构进行重新的解构与区分，并且重建一个开放性的可变动的弹性系统。这样的概念会让我们不断的警惕。第一，对于所有的档案材料保持一种高度的警惕性，同时对它将来的使用可以有更为开放性并且创意性的使用。另外，档案在信息里很重要的一点是它的位置，位置在我们传统的档案理解中会觉得它是一个以物理位置为主，一个东西存在哪里和从哪里可以查询是关键，但是在今天，无论是网络技术还有现在的3D扫描、打印技术等等，一个介质的物理存储会越来越不重要，而它的虚拟存储空间位置反而成为他定位的一个方式。在这种要素的方式之下，现代档案会有一个载体，主要是通过数据库的完成，数据库既要通过严谨的学术分类，同时借助科技手段来实现所有信息的整合并且形成一个新的网路结构，而这样的结构是可以变动、调整的。
我们发现有一些基础性的问题值得注意，第一是分类的问题，正如主持这个项目的一名计算机博士的陈述：我们现在的工作就是在往抽屉里放卡片，首先我们要确定抽屉有哪些，然后每一个“分类的标准”每一个“特殊术语”都要变成卡片不断的放在抽屉里，也许这个抽屉有整合性，也许是交互性，这个工作就是我们现在不断要深入研究的结构。
另一个很重要的概念就是“术语”，术语本身也是一个信息点，拆分到最小单位的元素，在这样的结构之下我们如何对于问题进行统计和名称的界定，并让这些名称形成“点到点”的相互关联是我们目前主要在攻克的问题。
我简要的介绍了对档案实质的界定和当代意义的一种解释，我们对于档案的态度对信息的态度，其本身已经成了一种思想的方法，我们会通过档案的方法，打破原有的知识结构、知识体系和固定的认识从而获得更多、有弹性化的可能。 （陈瑞整理）
1.1人事档案的内容
人事档案中所记载的信息资料，正是我们平常的生活中重要的阅历，就是我们生活中所发生的一些大事件。这些都是我们能力的见证。同时，在记载我们荣耀的同时，人事档案中也会大公无私地记载着我们生活中所犯的错误，以及我们平常所出现的一些重要违纪情况。如同美国的信用体系一样。在美国，他们国家的公民能够从银行手里拿到钱，靠的就是信用体系所提供给银行的自己信用级别证明。人事档案也和这些信用体系一样，具有法律效益。受到国家的机密文件保护，以免出现外泄导致居民日常生活活动受到干扰。
1.2人事档案管理的特点
从中国交通每年、每月的承载量来看，我国目前的人口流动量还是处于一个高峰时段。如此大的人口流动量势必也就造成我国人事档案管理的流动性特点。人事档案一旦离开了具体的人，那么它的存在意义也毫无价值。另外，如前所述，人事档案的作用是为了能够让对面可以在短时间内掌握住自己的基本信息以及自己的才华，那么人事档案的另一个重要特点就是真实有效性。同时，在人事档案的信息记录中，还有一个重要的特点就是其的信息记录应该是具有全面性的。现在的市场竞争压力直接导致了我们的就业人员要了解十八般武艺，门门精通倒也处于其次，只需精通其一即可。片面的人事档案记载很难满足对方了解你过去的需求，也很难在短时间内判断出你的能力。人事档案的记载中，需要记录好员工的成长感悟心得，政治面貌，个人履历等。
1.3人事档案的管理制度
为了能够更好的发挥出人事档案中所记录的信息的作用，不让有真正有才华之人冤枉地被埋没，国家设立了相关的人事档案保管制度以及使用制度。之所以要设立这两个制度，是因为人事档案的基本特点所导致的。人事档案的机密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的档案要更仔细。今天的我们之所以能够再现过去伟人的辉煌历史，正是在于对于他们的人事档案我们一直都是小心翼翼地保管着。同时，现在的人事档案还是采用最为古老的方式，即纸质的人工手誊的方式。这样的人事档案性质要格外注意其的发潮、损坏等。正是由于人事档案的脆弱性，使得人事档案的管理需要一定制度来进行约束。保证人事档案的完整性以及有用性。
2.加强人事档案管理的方案
2.1机密性导致的工作谨慎必要性
人事档案的机密性特点使得管理人事档案工作的员工需要一定的工作心细度。人事档案的机密性特点，是因为它的唯一性。也就是说，一个人的人事档案一般情况下不会有备份。所以说，一旦遗失了某位工作人员的人事档案，我们要再对其进行还原，后续的工作量会很大，需要经过层层的证明等。为了保证人事档案的完好性，对从事于人事档案管理的人员就需要进行严格地筛选。保证从事于这项工作的员工其的工作素质能力合格。同时，高素质的管理人员，在保证人事档案质量的同时，还能够将人事档案进行有效地归类、分档。中国每年都有好几百万的学生毕业，有好几百万的学生考研、出国。他们的档案记录要怎么去分派，以及怎么存储，都是影响我们后面对其的人事档案查询的一个重要影响因素。人事档案的管理需要谨慎，其中所涉及的人事信息也绝对不能够随便外泄。
2.2真实性导致的信息更新及时性
由于人事档案中所记录的信息是要全面、真实地反映这个人的工作学习情况的，所以说，我们需要及时地对该本人生活中所发生的一些事件进行及时更新。保证人事档案中的信息是可靠地、有效地。如果人事档案中所记载的信息是些陈年往事，很难就针对现在的这个人的基本情况进行介绍的话，那么人事档案也就失去了它本来的意义所在。例如，一个曾经蹲过大牢，进行过改造的劳改人员，曾经的他的确是罪孽深重，但是经过改造之后的他，却也慢慢地变得想要为这个社会奉献出自己的一份绵力。但是一旦他拿着自己改造之前的人事档案走入社会，人家看见档案中的内容，对于该人的认识了解也就只能怪停留在他改造之前，其结果是可想而知的，必然地会四处碰壁。人事档案中的信息要及时地进行更新处理，保证人事档案中所体现的信息是近现段时间内，该人的基本情况信息以及个性特征。这样的人事档案才能够发挥了我们最初赋予它的权能。另外，流动性导致的档案管理动态性。人事档案就像是他主人的影子。现在的人事档案数量繁多，光光地靠着我们平常的手记，就想着能够管理这些流动文档，实在是力不从心。为了更好地管理好流动的人事档案，我们完全可以利用起现在强大的互联网通讯管理手段。
一 院系教务档案管理的现状及存在的问题
1 档案管理人员对档案工作的重视不足，缺乏归档意识
目前，大多数高校院系档案员均为兼职档案员，从事的主要工作并不是档案管理工作，在档案管理方面投入的精力较少，而且较多档案员是为了应付上级指派的任务临时担任兼职档案员，并未接受过系统的档案专业知识和技能培训，仅能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行管理，对档案管理工作缺乏一个基本的系统认识。此外，由于档案的使用频率不高，存放的空间有限，多数档案因短时间内不被用到而被随意存放，档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档，管理意识较为淡薄，很大程度上限制了档案管理的发展。
2 院系教务档案标准化、规范化工作有待提高
调查中发现，约 40%的院系教务档案管理不规范，教务文档资料收集不齐全，材料缺失情况严重[2]，特别是遇到部门人员调动或办公室搬迁等，往往造成有些重要资料或者有保存查考价值的资料散落丢失，导致有些该用的资料无从查证，影响了日常工作的连接性。纸质存档材料格式不规范，缺乏分类与编目，没有及时做好材料的销毁工作，而电子文档缺乏必要的鉴定与整理，无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能。纸质档案材料的存放较为凌乱，如个别院系将学生考卷按课程分类捆扎后存放，极易出现遗失遗漏的现象，保存档案的光盘、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易丧失作为存档价值的意义。
3 尚未充分利用电子档案管理软件资源
随着社会的进步和科技的发展，档案管理也逐渐智能化，较为先进的电子档案管理软件也相继开发出来，具有公文管理，档案的立卷、编目、检索、查询以及统计等功能[3]，不仅可以使档案管理人员摆脱部分繁重的手工操作，而且还能使档案查询更为简便，用途更为广泛。装备电子档案管理软件后管理员只需要根据软件提示要求将材料录入或扫描进数据库即可，日后查阅起来省时又省力，可以大大提高工作效率，节省了人力物力。但现阶段较多高校档案管理人员并未接受过专业培训，对软件使用并不熟悉，没有认识到软件带来的优越性，加之部分管理员怕麻烦，缺乏耐心，认为档案管理并不重要，而且使用频率也不高，导致档案管理软件的作用的发挥在很大程度上被限制。
二 对优化档案管理的建议
1 增强档案管理人员的管理意识，提高档案管理人员的综合素质
高校应重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感，自觉意识到所从事工作的重要性，将做好档案工作看成自己应尽的义务，还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神[4]，必须树立一种良好的职业道德。此外，档案管理人员还要有扎实的档案管理的理论知识和实践技能，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，加强对外交流，及时获取国内外先进档案管理动态，优化知识结构，提高综合素质，才能做好教务档案管理工作，真正提高自身的素质和管理水平。在档案管理人员加强自我能力提高的同时，高校应多渠道多方位地为管理人员提供各种学习和交流机会，如开展座谈交流会、邀请专家开设讲座、参观并学习其他优秀院校的教务档案管理工作，真正做到“走出去，引进来”，提高档案管理人员的综合素质。
有效的档案管理工作，能够为高校的教学创造良好的外部环境。首先，档案管理有利于整个学校管理工作的规范，这就包括对学生学籍档案的管理，对教师个人履历的管理，使学生在高校学习的过程中的成长有一个明确的记录，同时也能够确保师资力量的优秀。学生和老师是高校教学工作中的主要参与者，通过档案管理使得二者在高校这个环境中有归属感和责任感，有利于教学水准和学习兴趣的提高。其次，档案管理能够保留大量的科研学术资料，这种专业资料的保留和归档，无论是对于学生还是对于教师都是一种知识的财富。通过档案管理保留下来的这些资料，对于后来的教学工作有着重要的意义，它是一个学校构建可见科研学术氛围的一个重要历程。高校教学不仅仅是一般知识的传授，它有一个更重要的职责就是引导学生勇于创新，高校教学的目的是为社会培养和输送更多的具有创造性的人才，这就需要高校重视自身科研活动的建设，只有在浓郁的学术科研氛围中培养出来的学生，才可能掌握更加专业和全面的学科知识。这是档案管理服务于教学工作的另一个直接体现。
2 进一步完善档案管理制度，切实加强档案管理
为使高校档案管理工作有章可循，档案管理工作必须以档案学理论为指导，严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规，并结合《普通高等学校档案管理办法》等规定，进一步完善档案管理制度，确立院、系两级档案管理体制，明确院、系两级管理权限与责任。
另外，根据学校相关教学档案管理规定，务必做好教务档案的收集、整理、分类、归档、编研和管理工作，将教务档案管理工作纳入常规工作的范畴，保证院系教务文件资料及时、完整地归档，定时做好材料的鉴定、销毁工作，严格执行档案归档、借阅等管理制度，确保院系教务档案材料的完整性，保证教务档案的开发利用价值，进一步明确院系在教务档案管理的职责，使院系教务档案管理真正走上制度化、规范化的道路。
3 掌握现代化管理技能，运用现代化技术，充分利用高校档案管理软件资源
教学档案的管理应与时俱进，重要的是将“死档案”变成“活档案”，将“文字档案”变成“电子档案”。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，能将文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来[5]，而充分运用此现代化科技手段和先进操作管理技术，有效发挥其效能，都迫切需要档案管理工作者去了解并掌握这些技能。档案管理数字化及信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作的必然方向。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段，则可以收到事半功倍的效果。档案管理人员应该克服怕麻烦的心理因素，耐心学习如何使用档案管理软件，这样既丰富了档案管理知识，又加强了现代化管理技能，更为以后更加方便快捷地服务于教学工作打下了良好的基础。
高校档案的现代化管理，有一个重要的内容就是高校档案的信息化建设。信息化建设是信息科学技术革命给档案管理工作带来的冲击和挑战，传统的档案管理工作必须在时代的潮流下重视自身信息化的建设，高科技元素的加入是信息化建设的显著特征。高校档案管理工作的信息化建设，要从以下几个方面来着手：第一，在档案管理工作中推行计算机的使用。无论是日常的教学工作还是学校的其他管理工作，计算机已经成为使用的常见设备，档案管理工作要做到为教学服务，在硬件设施和使用工具上首先应该与其他的教学工作和管理工作相配套。第二，自动识别技术的使用。计算机设备只是一种硬件设施的需求，信息化建设除了要对硬件设备进行完善以外，还需要技术的提升，自动识别技术是档案管理工作今后会大范围使用的一种技术，这种技术能够有效地提升档案管理的工作效率，并且使整个管理工作更加规范，查找起来更加精准，能够更好地为广大的学生和老师服务。现代化的档案管理工作能够有利于高校教学水平的进步，在新形势下，高校教学水平的进步也必须重视对各种新技术、多媒体的教学应用，档案管理工作的现代化，能够提供给教学工作内容更为丰富的资料，特别是大量数字资料的提供，能够使教学工作的开展更具有时代性。高校教学水平的提高需要多方面的共同努力，现代化的档案管理工作能够有效地促进这一目的的达成。
关键词:石油 档案管理 工作建议
中图分类号:G275 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)08(a)-0153-01
随着我国计算机与互联网的快速发展,越来越多的企业管理档案的手段也从传统的手绘手制向新兴的电子档案管理模式转变,并广泛应用于各行各业当中,这是档案管理的必然趋势。在我国的石油企业当中,已全部都使用电子档案的管理模式对档案进行管理,新兴的电子档案管理模式基本弥补了石油企业过去手绘手制的所有不足之处,方便了企业内部各部门间的信息与资料的共享,在互联网的帮助下,加快了石油企业处理业务速度,从而提高企业的办公效率。但是,电子档案管理模式除了具有较多的优点之外,还存在着一些不足之处,使石油企业在对档案进行管理的过程中不时会遇到一些困难,导致信息和资料不能有效及时传播,延长了管理档案的时间,从而减慢处理业务的速度,增加了企业的管理成本,甚至会造成企业一定的经济损失。因此,石油企业的档案管理是工作的重中之重,企业人员必须要分析其问题所在,并针对这些问题进行一系列的改善工作。
1 石油档案管理工作的问题所在
石油企业在分析档案管理的问题时,应确保电子档案的优势极其安全性,然而针对电子档案所具有的特点以及企业对档案管理的要求进行深入分析和研究。对此,笔者将针对电子档案所具有的特点而引发的一些问题进行以下几方面的深入分析。
第一,电子档案具有不确定性。电子档案的不确定性会给企业造成很大的困扰,因为电子档案的更改以及删除十分容易,无法保障电子档案的合法性、原始性以及凭证性,对此,企业需要制定更为有效的管理措施。
第二,电子档案具有依赖性。电子档案必须要在计算机内对其进行管理,脱离了计算机,电子档案则无法查阅与传播。当计算机发生故障或损坏时,无法保证电子文档的安全性与完整性。另外,电子文档不能像纸质文档那样长期保存,有一定的时间限制,对于极其重要的必须要进行永久保存的档案将是一个挑战。
第三,电子档案具有安全性。电子档案在企业内部具有共享性、机密性,需要对其进行严密的安全管理,但黑客们往往会想方设法地对企业的数据库以及电脑设备进行违法攻击、窃取或破坏档案的完整性和准确性。
第四,管理电子档案的软件具有较低的通用性。由于企业内部会使用新旧不一,型号和规格不统一的计算机,从而无法使用统一的电子档案管理软件,并且绝大多数的软件缺乏足够的安全性,导致企业不敢把重要的档案在计算机上进行处理和存储,从而不能完全对档案进行无纸化管理。
第五,电子档案无法确保其标准化、规范化。石油企业要加快办公效率和快速发展,最基本的条件就是要对电子档案进行标准化、规范化管理,但由于各方面的原因,导致档案的业务基础较差,档案质量低,不能有效地对系统软件进行移植等等。
第六,档案管理人员的专业素质。档案的管理归根到底还是人对其的管理,管理人员必须要有专业的知识技术水平以及较高职业道德水平。但是,石油企业在管理档案方面的专业人才极其缺乏,现有人员的专业水平低下,不会使用先进的管理设备,无法更好地对档案进行电子化管理。
2 石油档案的管理建议
2.1 明确档案归档的流程和职责
石油企业电子档案的建立和归档需要经过多个部门,容易导致工作内容不明确、重复,职责难以区分等等,必须要对其加强管理,明确电子档案的归档流程以及部门的职责;必须由熟悉电子档案内容和相互关系的人员进行收集和整理,并移交给档案部门;档案部门应对档案管理人员进行归档指导和管理,协调建立电子档案的各部门的关系,使档案管理形成一个有机整体;企业高层应明确相关部门的归档工作及职责,并对其进行定期的检查与考核。
2.2 确保电子档案的原始性与准确性
为了保证电子档案在建立和使用过程中的原始性和准确性,必须要建立一个有效、科学并严谨的管理制度,严格要求电子档案安全方面的管理:要明确规定电子档案制作人员以及非制作人员的职责,在使用过程中只能在“只读”的形式下使用;及时整理相关的电子档案,防止档案变更和损坏,一旦档案形成后不得修改或只有审批后才能修改,做好档案的备份工作;建立档案的归档和保管制度,对归档后的电子档案全面检查,如是否完整、真实、与纸质档案是否一致、是否具有病毒、阅读时信息是否准确等等。
2.3 加强电子档案的各项管理工作
企业应采用多种方法对电子档案进行收集和积累,重点标记电子原稿,考虑是否对其进行收集和修改;电子档案与纸质档案间应做好标记;对电子档案应做好备份工作,可制作成光盘保存;根据企业的具体需要选择性能稳定、价格合理、方便检测和还原、保存时间长的存储载体,在硬件上保证存储载体安全,加强对相关技术、参数以及数据结构的管理和保存,定期对存储载体进行检测和维护;明确规定电子档案的使用方法。
2.4 培养一支专业的档案管理团队
企业高层应重视档案管理人员的管理和发展,定期对其进行相关的专业培训,如数字化管理技术、相关的计算机专业知识、英语知识;鼓励员工提高自身的专业素质,从而提升对电子档案的管理能力,企业可与高校建立合作关系,定向培养关于档案管理方向的专业人才;提高档案管理职位的入职门槛,挖掘专业人才以及有潜质的人员;建立有效管理档案人员的机制,明确每个人的分工与职责,以及奖惩制度。
3 结语
石油企业的档案形式绝大部分都是电子档案的形式,对其进行管理,必须要了解电子档案所具有的特点、局限性以及可能出现的问题,并制定一系列的有效应对措施。只有这样,才能加强部门间资料的共享,提高业务速度和工作效率,企业才能有条不紊地运作和发展。
参考文献
[1]哈真.石油企业电子档案管理的问题及对策[J].天然气经济,2006.
[2]杜新瑞.石油企业电子文件管理存在的问题及对策[J].工作原地专业,2008.
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