时间：2022-08-02 02:15:39
导语：在档案馆工作计划的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
XX分公司档案管理工作在2021年将以“夯实基础工作，规范档案管理、提高服务水平”为主导思想，全面强化档案管理各项工作，使档案管理进一步科学化、规范化、标准化。为进一步提升档案管理水平，有效使档案管理工作顺应公司内外形势要求，特制订2021年XX公司档案管理工作计划。
一、年度目标：
增强档案管理工作相关人员的责任感，有序推动档案管理人员素质和业务水平的提升，规范流程，重视保密，不出遗漏，加快编制分类大纲工作和相关配套设施的补充完善工作，要超前主动工作，将创建省档案室AA级标准工作提上日程，坚持相关标准化工作的开展，全面适应公司在新形势下的各项工作需要。
二、工作计划：
（一）细化领导分公司，健全规章制度
调整档案管理工作领导小组，负责解决档案工作的人员配备、档案室等基础设施建设和经费保障等问题，特别是明确基层一名科级以上领导对口负责档案工作，进一步明确基层档案责任人，切实将建设省级档案室AA级标准相关档案工作提上日程。
（二）对标省级档案室AA级管理要求查漏补缺
1、切实将建设省级AA级档案室标准列入年度主要工作计划。切实做到“三专”“八防”“十不准”。“三专”：专柜和专室；“八防”指防盗、防火、防潮、防虫、防暑、防尘、防高温、防光；“十不准”即不准档案手续不全者查档，不准借阅手续不全者借阅，不准翻看与查阅范围无关的内容，不准私自抄写档案内容，不准在明码电话上传递档案内容，不准与无关人员谈论档案内容，不准公开邮寄档案或档案材料，不准涂改档案材料，不准携带档案进入公共场所，不准把档案柜钥匙交给非管档案人员。
2、对照省AA级档案室管理标准，进一步完善档案工作的基础设施，在上半年努力完成各级短板查找整改工作，要在落实组织领导、人员设置“八防”设施各项配套设备是否符合省级档案室AA级标准上一一查看，进行整改完善、档案密集架、除湿机、扫描仪、打印机、复印机、移动硬盘、烟雾报警器等设施要提前申请配备，密集架不能使用的要及时更换。
（三）继续加强档案信息化、标准化建设
1、发挥公司内网的作用，以发供电分公司一站式办公系统为依托，加强公司档案专栏网页的建设，丰富网页内容，逐步实现内部目录信息档案资源共享、方便各单位无纸化检索作用。
2、做好档案信息系统及档案数据库保密、安全、备份工作，确保档案信息安全、可靠。
3、按照集团公司档案工作要求，利用好现有档案软件，做好电子文件收集、归档和管理工作，建立和完善电子公文归档工作办法，探索电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，逐步实现电子公实时归档，科学保管和有效利用。
（四）做好年度综合开发利用提升工作
一、总体目标
全面完善规范脱贫攻坚以来产生的所有档案资料，做到以事实为根据，以精准识别、精准帮扶、精准退出和巩固脱贫成果为主线，以原始资料为基础，以印证性资料为要件，确保各项资料齐全真实，实现贫困户进出轨迹随时可查、随时追踪，档案管理达到规范化、标准化。村户档案资料要能充分印证录入全国扶贫开发信息系统中的村户数据信息的真实性、准确性和完整性，实现内容真实、过程真实、数据真实，防止弄虚作假、编造资料等行为，确保档案资料齐全完整、真实可信、经得起检验。
二、主要内容
（一）贫困户家庭档案资料。以户为单位建立贫困户档案资料，存放于贫困户内。档案封皮要写清楚户主姓名、联系电话、家庭住址、脱贫状态，并根据户内实际情况对清单目录进行如实勾选，贫困户家庭档案资料主要包含4类18项。
1.基础工作方面：包括贫困户帮扶连心卡，《扶贫手册》、分年度家庭收入测算表。
2.精准帮扶方面：包括“一户一策”精准脱贫计划（需上墙），义务教育阶段适龄人口接受义务教育情况证明，居民养老保险缴费（代缴）凭证，基本医疗保险缴费票据，住房安全等级认（鉴）定表（或竣工验收表），住房安全达标认定书。
3.精准退出方面：包括贫困户退出验收达标证明。
4.其他方面：包括建档立卡贫困人口患者住院报销凭证（或医疗费用报销明白卡），精准扶贫专项贷款合同和还款凭证，公益性岗位聘用合同（协议），合作社带动协议，入股配股带贫协议（或入股分红凭证），入股协议书、股权证及分红记录表，农业实用技术或就业技能培训证书，扶贫政策到户到人明白册。
（二）村级档案资料。村级档案资料要体现精准识别、精准帮扶、精准退出全过程，按照要求分类装档，档案盒标签要醒目清楚，便于查阅；村级档案资料重点包含4类9项内容。
1.基础工作资料：贫困村2018-2020年脱贫攻坚规划。村级常住人口花名册、驻村帮扶和结队帮扶花名册。
2.贫困人口动态管理资料（按年度规范）：贫困人口识别、退出程序性资料。
3.精准帮扶资料：农村饮水安全花名册，义务教育阶段适龄人口接受教育情况花名册，基本医疗保险和享受参保资助花名册，住房安全、危房改造、易地扶贫搬迁、不需改造的危房等台帐，产业和就业扶贫台帐。
4.贫困识别退出资料：贫困村退出程序性资料。
（三）驻村帮扶工作队资料。工作队要在积极配合村“两委”做好村户脱贫攻坚档案资料的基础上，及时规范运转驻村帮扶工作队各项台账资料；驻村帮扶工作队资料主要包括8项内容。
1.文件类档案资料：省、市、县印发的脱贫攻坚文件资料。
2.出勤请休假资料：考勤签到簿、请销假记录、工作队职责分工、轮流值班计划表。
3.学习会议类资料：学习计划、会议记录、党小组会议记录、工作日志。
4.工作台账、花名册：驻村工作队工作台账、帮办实事好事台帐、帮扶干部进村入户台帐、群众来电来访记录、帮扶责任人与帮扶户结对帮扶花名册。
5.公示公开台帐资料：督促村“两委”扶贫资金项目公示公开台账、工作交接清单、工作队经费使用报销台账。
6.总结整改类台帐资料：工作队工作总结、季报表、帮扶单位台账、问题整改台帐。
7.上墙张贴资料：驻村工作队员信息公示牌，驻村工作公示栏，驻村工作队工作职责、队内分工，扶贫政策宣传材料等。
8.其他资料：“一户一策”精准脱贫计划村内留存备份，工作亮点，其他阶段性工作台帐资料等。
（四）乡镇档案资料。按照《省<精准扶贫档案管理办法>实施细则》文件和村级脱贫攻坚档案资料管理要求，分类梳理归档，严格规范管理。
三、工作要求
脱贫攻坚档案资料规范整理工作采取全面核查的方式开展。以村为单位，对全镇范围内所有贫困人口的村实行村村过、户户清、项项核。由镇扶贫站进行业务指导，严格对照规范标准进行脱贫攻坚档案规范整理，实现档案资料分类清晰、信息真实准确、填写规范详细。
（一）提高思想认识。档案资料是精准扶贫工作的重要组成部分，是“踏石有印，抓铁留痕”的体现，更是开展精准帮扶的基础；各村要充分认识脱贫攻坚档案管理工作的重要性，加强组织领导，强化目标责任，采取有力措施，进一步增强档案管理责任意识、精准意识，要深入村户，与群众“面对面、心贴心”算细账、核准账，确保脱贫攻坚档案资料收集齐全、信息准确、利用高效。
这不仅是客观要求，更能有效保护原始档案，优化档案查阅利用的信息服务功能，提高机关档案工作管理科学化水平。
抓紧做好的几项工作
机关档案信息化建设应抓紧做好如下几项工作：
一是做好基础网络和设备配套工作。在机关办公内网基础上搭建档案专用服务器和存储阵列设备，配套图形工作站、高速扫描仪、声像采集转换工具等设备，按照安全保密的要求进行设备软硬件装配、网络及安防布线施工。
二是做好档案数字化工作。按照国家标准和技术规范做好纸质档案的整理、扫描、OCR文字识别、图像处理、图像存储、建立条目，将历年领导讲话录音、会议活动录像采集并转换格式，做好档案数字化过程中的原始档案保护、档案数据挂接、验收和备份，以及档案数字化成果管理等工作。
三是做好档案管理和查阅利用系统的网络化应用开发。做好档案管理系统应用开发，与机关办公业务系统实现应用整合，通过接口程序实现电子公文及处理笺等文件的办结归档，实现档案的接收、保管、查询利用和审批等工作流程网络化管理，采用全文检索技术和数据挖掘技术提高档案数字化信息资源的查阅利用效率。
需处理好的几个问题
一是档案信息化与机关电子政务同步建设问题。将档案信息化作为机关电子政务建设的重要内容，实行统一规划、同步发展，是贯彻落实党和政府加强和改进新形势下档案工作意见精神的重要举措；机关电子政务各个应用系统应建立办结归档接口，与档案管理系统实现网络化对接，提高归档工作效率，形成机关档案知识库系统，实现机关办公业务信息资源的高效利用，提高政府决策支持服务能力。
二是档案信息化与现有档案工作制度相适应的问题。档案信息化必然要改变旧的档案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善适应档案信息化发展要求的机关档案工作规章制度，建立单位电子文件归档与管理制度、档案数字化工作流程及规范、数字化档案查询利用管理制度，以及与档案信息化相适应的保密管理制度等，明确档案信息化与机关档案工作的职责，优化档案管理工作流程，彻底改变过去机关档案工作的老观念和老思想。
关键词：档案征集；规范化；管理
作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理
随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。
一、档案征集工作的涵义
要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。
二、档案征集工作的流程
在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。
三、档案征集工作流程规范化管理探讨
档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。
1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。
2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。
3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。
四、规范档案征集人员行为
1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。
3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。
五、结语
综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。
参考文献：
[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)
[2]菅春梅.档案征集工作的探讨[J].职大学报.2007(03)
【关键词】信息化；问题；意义
1档案信息化的原因
随着科技进步，计算机和网络已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段，网上办公也走进了人们的视野。《全国档案信息化建设实施纲要》公布之后，各级档案管理部门开始着手进行信息化建设。高等学校档案管理工作也要顺应时展要求，与时俱进，把工作重心转向信息化，加快档案信息化的发展步伐。
2档案信息化的主要内容
（1）档案信息的数字化，是指在档案管理过程中全面应用数据库、数据压缩、高速扫描、多媒体技术和数字图像技术等现代信息技术手段，把纸质和声像等传统介质文件演化成档案信息库。也就是以数据库和网络为主体，把档案信息存储在计算机里，通过计算机网络终端实现档案信息资源的充分利用和共享，从而提供更加便捷、丰富、详实、有效的信息服务。档案信息数字化是档案信息化建设的最基础也是最重要的工作。（2）档案信息管理标准化，它是指借助于开发的专业档案软件管理系统对存储的的数字信息进行有效管理。由传统档案管理方式向现代档案管理方式转变过程中，必须要有相应的技术规范和管理标准，也就是常说的实现档案管理标准化。国家已经制定公布了《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，这是制定相应标准的法律依据。档案管理部门应遵循上述法律法规的规定精神和有关档案著录技术标准，制定出符合实际的具体办法和措施，使档案信息化建设有章可循，朝着标准化、规范化和制度化方向发展。（3）档案信息利用网络化，它是指利用电子信息网络远程获取档案文件信息的一种方式，具体讲就是通过互联网、局域网、校园网等技术手段，实现档案信息可以随时随地的检索查阅功能。信息网络化是档案信息化建设的的最终目的，也是检验是否实现档案管理信息化的主要标志。信息网络化可以充分实现信息资源的的有效利用和资源共享，从而实现为社会的发展进步提供现代化的优质服务的目标。（4）管理观念现代化。管理观念现代化是档案管理信息化的核心。档案管理信息化最重要的就是管理思想的现代化。如果没有现代化管理意识，必然会影响档案管理信息化的进程。没有档案管理现代化，即使有再先进的的档案保护和管理设备设施，根本无法实现档案管理的信息化。知识密集的信息需要信息化的管理观念，信息时代要求将档案信息资源快速转化为社会效益，为社会发展需提供更好的优质服务。档案的价值在于用好用活，要改变过去那种“重藏轻用”的管理理念，充分发挥档案管理部门作为重要的信息源应有的价值。现代化的档案管理需要既具备档案管理方面的知识，也能熟练掌握计算机、信息管理、网络技术的复合型人才。管理的现代化首先要实现人的现代化。所以要坚持以人为本，培养与时俱进的档案管理人才是当务之急。要加强对业务人员的学习培训，不断补充、提高计算机、网络、信息等方面的知识，同时要引进档案方面的专业人才，提高档案工作者的专业化、信息化水平。
3学校档案信息化建设存在的主要问题
3.1观念落后，有待更新
主要是有的对档案信息化的重要性和必要性认识不足，认为档案管理无非是能够满足基本日常保存查阅功能就足够了。甚至有的把档案室当成安排分流人员的地方，同时有的档案工作人员也安于现状，不思进取，墨守成规缺乏创新思维，保持固有观念。有的对档案管理的重要性缺乏认识，做好做坏无关紧要，不会影响学校的发展建设。没有认识到档案信息化现代化管理是衡量一所学校发展水平
3.2资金不足，基础设施落后
无论是软硬件设备购置还是档案信息数字化，都需要大量资金。为档案信息化建设设立独立专项经费的高校很少，大多数高校还没有把档案信息化建设纳入到学校建设的整体规划与预算。由于资金投入不足，档案管理信息化进程严重滞后，很多高校的档案管理任然延续传统的手工模式，缺乏必要的现代化硬件管理设备，严重制约了档案信息化进程。虽然有的高校配备了相应的设备，但由于人员素质较低，不具备信息化所需的专业知识背景，仍然用人工模式进行档案管理，基本没发挥那些设备应有的作用，成了无用的摆设。
3.3缺乏信息化建设的安全保障体系
信息化的高速发展为电子文档和信息化管理提供了方便，同时也带来了失密、窃密、病毒感染，保密手段苦难，失窃密危害程度加大等网络安全问题，保密安全隐患也随之增强。
4高校信息化建设应采取的必要措施
4.1加强宣传，改变对档案信息化建设的认识
在档案信息化建设中的各个具体环节和发展阶段，有的放矢地对档案信息化过程中所遇到的一系列具体问题展开具体分析和研究，遵循认识规律，加大宣传力度，更新宣传手段和方式，使上至领导下至普通员工明确档案管理信息化的重要性。具体可以通过档案法规宣传，开展档案信息化管理知识竞赛，举办各类展览等活动，提高教职员工的观念认识，使其以积极主动投入到档案信息化建设中去。
4.2加大资金投入，加强信息化设施建设
首要的是，愿意投资于金融资源，配置和管理的档案的现代软件和硬件的适应。有条件的高校通过设立专项资金进行信息化建设来强化提高信息化所需的软硬件设施。目前，高校的财政资源主要来自各级政府，这需要做大量的工作，引进资金，加快转型的步伐。同时，高校应积极主动与上级主管部门沟通，进行沟通和协商，共同提出解决问题的办法，，使档案信息化建设加快发展。
4.3加强安全保障体系建设
安全保障主要涉及两个方面：一是对计算机档案管理系统的管理，确保信息数据库的安全；而是对电子文档归档的监督和指导，保证电子文档真实有效。这就需要安装必要的杀毒软件，同时安装必要的网络防火墙，把存储的数据库信息和电子文档的局域网实行物理隔离，对必要的数据进行加密，设置必要的访问权限，进行身份认证和密钥管理，确保档案信息的安全。总之，高校档案信息化建设是一个长期的、系统的工程，需要大量的细致工作，要在实践中不断发展和完善，在这一过程中要坚持能力、循序渐进、档案管理实现跨越式发展，为推动国民经济和社会发展提供高效的快捷的档案信息服务。
参考文献：
[1]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报,2006(02).
[2]金光华.在企业信息化环境中的档案信息化定位研究[J].中国管理信息化,2005(02).
[3]黄培.档案信息化有多远[J].中国管理信息化(会计版),2007(03).
关键词 计生 档案管理 细化 研究
中图分类号：G270 文献标识码：A
人口计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强人口计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。
人口计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于《中外教研期刊》上以《加强人口和计划生育档案管理工作面临的问题与对策研究》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十多个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了人口计生档案工作在人口和计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了人口计生档案工作管理系统网络化，有效地促进了人口计生工作的正常运转。
然而，我们也不难看到，目前的人口计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。比如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在从事档案管理工作近几年来的所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。
一、明确人口计生档案管理工作的目的与任务
确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他科室，联络其他部门，联络上级指导机关和管理部门办公室，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范人口计生网络的基本体系；“一保证”即保证人口计生档案准确无误、万无一失。
二、完善工作制度，加强规范约束
档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。多年来的实践告诉我们，要保证人口计生档案的准确无误，就要首先抓好各级、各部门人口计生统计专干和档案管理人员等业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，各级的人口计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，人口计生档案才能完整安全。
三、树立法制意识，强化档案管理
档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持人口计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。要重视高素质复合型人才的培养和档案人员的在职培训，积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累。
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
总而言之，人口计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点、每一步才会达到理想的效果。
（作者单位：湖南省永州市计划生育干部培训中心）
参考文献:
关键词：高校；基建档案；管理
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。
一、我国高校基建档案管理现状
1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
2、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
二、加强高校基建档案科学化管理的对策
1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。
2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。
5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前，高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，更好地适应现代化管理需要。
主要参考文献：
[1]陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济，2005.10.
关键词：档案管理 现代化 基础 做起
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01
随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。
一、高校档案管理基础工作情况现状
从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。
二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。
四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。
五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。
一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。
三要分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“人员编制档案”可用计算机程序将人名、地址、时间、用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。
一、什么是家庭档案？
家庭档案，就是一个家庭的各个成员，在从事家庭事务和某些社会活动的过程中，记录并保存起来以备日后查找使用的各种资料。如日记、书信、手稿、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、证件、发票、凭据、各种文件等等。
二、建立家庭档案的作用和意义
在社会生活中，把在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的档案材料，分类妥善整理保存，对增加家庭经济收入、提高家庭生活质量有着十分重要的作用：一、家庭档案是社会档案财富的组成部份二、家庭档案是落实政策、处理纠纷的重要依据三、家庭档案是家庭日常生活的得力助手四、家庭档案是休闲文化的一个重要组成部份五、家庭档案能够反映时代背景，社会变迁的真实情况…
三、我是怎样建立家庭档案的？
每个人每时每刻都与档案联系在一起，家庭虽小，但家庭是社会的细胞，建立家庭档案，让档案贴近生活，会给我们带来诸多方便和快乐。那么，家庭究竟建立哪些档案呢，根据我家实际情况我分为了以下几种：
（一）我的荣誉档案。自从我从事社区工作以来，经历了第五次全国人口普查,获得了秦皇岛市优秀普查员、秦皇岛市xx区优秀普查员荣誉证书；全国第一次经济普查,获得了国务院颁发的国家级先进个人荣誉证书；河北省第一次经济普查先进个人荣誉称号；连续四年优秀人大代表荣誉称号以及各种荣誉证书、获奖证书、各种聘书。我的各种获奖证书以及有纪念意义的奖品有几十本、几十样，有时翻阅这些荣誉证书重温获奖经历时的场面，不但能够回味那光彩的时刻，又能激励自己以后的人生。
（二）我家的理财档案。我的家庭人口多，孩子们都很成才，我的家庭收入很高，每月的收入、支出、存款单、债券、发票、借条、合同、协议、保险单、工资卡、收据、各种交费的凭证、家庭各种家用电器的发票、合格证、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。有时家电坏了，却因找不到购物发票而无法享受保修待遇;买的东西不好用，却因没有发票而无法退换，因此，建立家庭档案方便了我的生活。
（三）健康档案。家庭成员的病历、诊断书、化验单、心电图、b超、血型报告、住院记录以及医院处方、体检表等，还有我孙女的出生证实和预防接种卡。
（四）照片、底片、声像档案：我一生爱好照相，我老公是远洋船员，我保留着他在世界各国游览的照片，各个时期的照片，我三个儿子，孩子们的结婚照、全家旅游观光照片、各种聚会保险等活动的照片、录像带、保险光盘等资料。并按照日期进行了排列，底片和像片分别保管，我还制作成虚拟影集和幻灯片保存在保险里，分类制作成光盘，标写上简单的文字说明，归档后装入档案盒。这样给自己多点回味及增添人生的风采，闲暇时翻阅欣赏一番，能够引起美好的回忆。
（五）证件档案。包括家庭保险证、户口簿、家庭成员的学历证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、退休证、结婚证、身份证、职称资格证书、聘书、独生子女证、技术资格等级证书。学习成绩单、录取通知书、粮证、代表证、等一些参与社会活动的证件。
（六）学习档案。包括家庭成员在各个时期的日记、旅游记载、手稿、/article/dangtuan/" target="_blank">事迹材料，工作总结，述职报告，演讲稿，媒体刊登的文字、照片，各种活动的照片，工作照片，并制作成了电子相册保存。
四、家庭档案的保管：
我的家庭档案由我保管，并有专用的小柜橱，专门放置家庭档案，所有照片都装入相册。做到了档案的妥善保存，并告诉我的家人注重防火、防尘、防霉、防虫、防晒。