综合办公室科员工作

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第1篇

在我国2016年教育部公布的全国高校名单共有2 879所，高等院校在国家建设发展战略中有着举足轻重的地位。仅上海一市，就有高校64所。在各个高校中，为教学、科研服务的行政管理岗位也占据了相当大的比重。如高效运行的机械一般，高校组织结构中基层行政工作人员作为这部机器的基础性零部件，其工作中本身的心理状态或直接或间接的影响着整个高校组织系统的运行效率。

1 高校行政人员定义

一般意义上，在高等院校内设置的各级机构、机关、二级院系中从事行政管理、服务工作的所有人员就是高校行政管理人员（也应包括兼职行政服务人员）[1]。从某种角度上来说，高校行政资源的分配和部分管理管辖权在一定程度上也受控于高校行政管理者。高校行政人员的概念也属于一种职业身份界定的范畴，主要是指：在高等院校中扮演行政管理、教学科研服务和后勤安全保障等角色的教职员工。高校行政人员品级主要分成高、中、低三个科层制组织管理模式，是我国现行的高校行政管理体系较为普遍的特性。高层行政人员指校（院）层级的主要领导；中级行政人员包括院长（系主任）、职能机构的处长等；低层行政人员包括科级管理人员、科员、基层教学科研服务管理者等[2]。笔者认为，在高校中所有从事非教学、科研岗位的工作人员都可以认为是行政人员，广义上当然也应也包括后勤保障人员以及安保人员，只是我们平常所说的行政人员在工作内容上有更多的文书工作，工作环境多为办公室而非室外，本质上同为“为教学、科研提供服务和保障”。不同岗位、职级的高校行政人员所面临的困难、压力有所不同，而该文又无法一一详尽阐述，因此仅针对高校中最基层的行政工作人员工作生活中可能遇到的心理问题和调适方法进行简要分析。

2 高校基层行政人员主要心理问题

（1）心理问题多少都有其相应的压力源。什么是压力源：导致个体产生压力反应或应激反应的情景、刺激、活动和事件都属于压力源。压力源作为被刺激人的感受器官感知到，或作为信息被人脑接收，常会引起作为主体的人的主观评价，同时使人产生一连串相应生理或心理异常，如果该适应或接受或克服该刺激以及刺激的应激需要主体付出较大努力且付出的努力超过主体的阈值，就会引起人的心理、生理平衡的失调，引起紧张的状态和应答出现，这个使主体感到紧张、不适的内、外刺激，就是压力源。

（2）压力源按照其来源分为：生物性压力源和精神性压力源以及社会性压力源。结合高校基层行政人员的日常工作状态，生物性压力主要来自超负荷工作带来的不能及时用餐、熬夜、机体疼痛等，就现状分析来看，这是高校基层行政人员日常面对的主要压力源之一，但非造成其心理失健的主要原因；精神性和社会性压力或为导致其心理问题的主要原因。

（3）根据相关文献以及对身边高校行政人员的访谈，影响其心理健康的大致有以下几个原因：身份焦虑、低自我效能感或低成就动机以及职业倦怠。

社会的分层源于不同社会身份的人群组成社会的基本结构。马克斯?韦伯将社会分层的三个关键维度定义为财富和收入（经济地位）、权力（政治地位）和声望（社会地位）[3]。高校行政人员的身份焦虑主要来自经济地位与教学、科研岗位的差距拉大以及聘用形式的变化。过去很长一段时间虽有差距但较小，由于基层行政人员工作内容较为重复且缺乏创新，存在一定收入差距也是合理的，但在近些年收入分配改革下，高校花重金鼓励科研、兼顾教学，唯独忽视了行政人员导致其情绪低落，从事业单位编制逐步变更为人事或合同制也使其心理上存在较大落差。一方面，枯燥乏味的文案工作以及缺乏弹性的时间安排使高校基层行政人员的活动自主性与创造创新欲望都受到了极大的压抑，较为频繁的出现苦闷、焦?]甚至抑郁心理状态；另一方面，使基层行政人员产生极大的心理落差原因包括科研、教学在高校中越来越突出的优势地位和愈来愈高的待遇以及特殊的聘用、薪资形式。高校的职称制度、职业前景同样是造成高校基层行政工作人员身份焦虑的重要原因之一。高校基层行政工作人员人数众多，但在基层，人员流动性相对较小，中高层管理人员又相对满员的情况下，每一所高校所能提供的中层及以上管理岗位是十分有限的，而大多数中高层管理岗都是从教学、科研教师中选聘即所谓“双肩挑”领导管理岗，这样，留给基层行政工作人员的晋升机会就更少了，《教育部直属高等学校岗位设置管理暂行办法》中有明确的规定：高校的专业技术岗位一般不低于学校岗位总量的70%，管理岗位一般不超过学校岗位总量的20% ，并逐步减少工勤技能岗位的比例。依此趋势，加上高校“去行政化”浪潮推动，随之而来的减员增效、机构精简的改革目标必然使得冗余的基层行政人员成为高校改革发展的牺牲品，而那些或主动或被动留下的基层行政人员，所面临的则是更大强度的工作，更高压力的环境。在过去很长一段时间中，一些升职无望的基层行政人员可以借由职称评定来提升一定的待遇水平，但随着更多高校实施职称改革，广大基层行政人员更多情况下只能通过提升行政岗位序列来提高薪酬待遇，直至今天，该趋势才略有好转。基层行政人员在升职无望和加薪无果的双重压力下，产生职业倦怠似乎成为必然。

低自我效能感和低成就动机与职业倦怠密不可分。自我效能感指个体对自己是否有能力完成某一行为所进行的推测与判断。成就动机是个体追求自认为重要的有价值的工作，并使之达到完美状态的动机，即一种以高标准要求自己力求取得活动成功为目标的动机。职业倦怠与工作满意与否和满意程度密切相关。对高校基层工作人员尤其是综合办公室等涉猎面较广的部门来说，与财务、信息网络等需要更专业技能部门不同的是，所面临的工作大多数为常规的事务性工作。如：会议纪要，文书起草，通知收发，印章管理等，在有责任心和相关常识为前提下，极少需要运用到更为专业的知识与技能。因此完成每份工作后能获得的成就感微乎其微，无法体现其自我价值，以至于无法获得下一份任务所需的成就动机，导致责任感成为其完成工作的唯一支撑。也是为什么需要提高高校基层行政工作人员成就动机的原因。

3 高校基层行政人员应如何进行主动心理调适

目前，心理咨询在发达国家已经是非常普遍的一种借助自身以外的因素进行心理调适的方法。而在我国，尤其是北上广以外的非一线城市，心理咨询即使已被普遍接受和认可，但人们在遭遇心理问题时主动求助于心理咨询的案例依然十分的罕见。由于文化社会等多方面因素，绝大多数暂时性的心理失健者会选择自我调适。如高校基层行政人员为保证教学科研的有序进行，在遭遇心理问题时不可能先把手头的工作搁置，去进行心理咨询后再继续工作，很多时候是在一边工作一边进行自我调适中缓解的。首先，我们如何评判目前自身的心理状况，由于每个人面对压力的阈值不同，需要将所面临的问题如抑郁、焦虑等负面感受量化，简单的表述为：“我很不开心”或“我非常焦虑”等主观情绪化评价对自我调适是没有帮助的。我们可以选择在心理咨询领域普遍使用的抑郁自评量表（SDS）和焦虑自评量表（SAS）来进行初步的自我评估。抑郁自评量表由W.K.Zung编制于1965年，含有20个反映抑郁主观感受的项目，每个项目按症状出现的频率分为四个评级，其中10个为正向评分，10个为反向评分[4]。在进行自测时，一定需要把量表的填写方法和每条问题的含义都弄明白，然后做出独立的，不受任何人影响的自我评定。正向评分题，依次评为粗分1～4，反向评分题，依次评为4～1，将20项分数相加得到总粗分，将总粗分乘以1.25得到标注分。按照中国常模SDS的标准分界值为53分，53～62分为轻度抑郁，63～72分为中度抑郁，72分以上为重度抑郁。SDS主要适用于具有抑郁症状的成年人，对严重阻滞症状的抑郁病人评定有困难。学会使用这两个量表可以帮助高校基层行政人员，在轻度症状时，及时自我提醒，主动进行调适以免恶化；在中度、重度情况而无法自我消解时，自觉主动的去寻求心理咨询，在保证自身心理健康的同时不影响正常的教育教学和科研的正常有序进行。

针对症状较轻、严重程度未达到必须外界干预程度的心理问题，高校基层行政人员完全可以通过一定的方法进行自我调节。

（1）掌握必要的心理健康知识。这一点不光需要个人进行主动的学习和吸收，同样需要工作单位进行有组织、有计划的安排基层人员参加相关的心理健康培训、团队辅导等有助于提升团队心理健康水平的活动，有条件的部门，甚至可以设置心理观察员或自建心理沙龙，在集体关注、关心、关爱的氛围中，帮助个体充分了解自己的精力、体力，对自己的生理承受能力做出客观的评价，合理的制定工作目标，切莫目标定得过高、过大，以免长期情绪紧张、抑郁、焦虑。工作留有余地，科学合理的安排时间。

（2）学会主动的调节情绪而非被动隐忍。喜怒哀乐人之常情，但是情绪是可以主动控制的，高校基层行政工作人员要学会主动控制自己的情绪。长期处于极端情绪下对人的身心会产生极大危害，宣泄法不失为一种很好的调节情绪的方式，宣泄的方法有：倾诉法：向信任的人如家人、师长、朋友，甚至心理咨询师倾诉心中的不快。转移法：将自己的注意力从令自己产生不良情绪的事物上转移到令自己心生愉悦的事物上，如在办公桌上放置家人的照片、自己喜欢的小饰物或者绿色的植物，或者回忆愉快的记忆。呼吸调节法：闭上眼睛进行深呼吸，呼吸的同时不断告诉自己呼气吐出心中所有的不快，吸入清新的空气让自己愉悦。发泄法：通过在空旷的地方大喊，大哭一场，捶打自己的被子、枕头等，总之通过不伤害任何其他人和自己的方式，获得内心的宣泄。

（3）保持和谐的人际关系。随着社会和时代的发展，作为社会人的我们进一步扩大了交流、合作，这既满足了建立和谐友善社会的先决条件，也促使社会形成一个良好的和谐的积极向上的氛围。高校行政人员的人际关系主要有：与上层领导的关系；与平级同事的关系；与下级以及学生的关系。与领导沟通不卑不亢，有理有据有节；与同事团结、互助、有爱；与下级沟通平等、友善，换位思考。

高校基层行政工作人员的心理调试，既是一种指导实践的理论，也是一种缓解心理矛盾的方法，更是一种亟需落实的重要实践活动。发现高校基层行政工作人员的心理状态、判断其心理状态的质和量以及进行的自我调试都是现实的过程。如果掌握了心理调试的理论又懂得了心理调试的方法而不能切实应用在实践当中，既不能对自己的心理起到积极的调节作用，也不能与需要帮助的遇到心理问题的其他行政人员进行有效互助，那么心理调适的学习则变得没有任何意义了。