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[关键词] 医疗设备；计量技术档案；管理；必要性
[中图分类号] R-05 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02
医疗设备计量检测与医疗安全和质量息息相关，随着科学技术的发展，社会的进步，人们的生活质量进一步提高，对医疗安全和质量要求也随之提高，因此，如何做好医疗设备计量管理成为至关重要的问题。而计量技术档案是计量技术机构在检测工作实践中形成的系列资料，它是开展计量检测工作全过程的真实记录。医疗设备计量技术档案的建立与管理，有着极其重要的作用，是计量管理的重要组成部分[1]。
1 医疗设备计量技术档案的特点和发展趋势
档案的本质属性是原始性和历史性，在计量检测工作中形成的大量文件资料，是检测机构质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性、真实性的反映和记载，它不仅是检测机构规范化管理的基础资料，也是日常工作及机构考核的重要凭据[2]。医疗设备计量技术档案为医院现代化管理提供了可靠的依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变，促进了医疗技术水平和医疗服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。医疗设备计量检测有其特殊性，它的计量准确性直接影响到病患的检查、治疗、康复等方面，而记录、保存相关的计量检测报告、数据等技术档案则是必须的、重要的工作，是开展计量检测量值溯源等工作的必要依据。充分利用开发科技档案，有利于医学科研成果的开发、推广和应用。医疗设备计量技术档案作为医疗技术档案领域的重要分支之一，医疗设备技术档案的科学发展对提高医疗质量和科研水平都产生重要影响。
2 医疗设备计量技术档案的重要性
医疗设备计量技术档案特点主要有以下几点：（1）真实性。医疗设备计量技术档案主要内容有计量标准检测合格证书、计量标准技术报告、计量标准操作流程、开展检定校准工作的原始记录等，它真实反映医疗设备计量检测的过程及结果。（2）实用性。医疗设备计量技术档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的，具有内在联系的有价值的文件体系，以确保相关人员能够进行查阅和参考。（3）保密性。对某些有特殊价值的医疗技术档案要根据国家保密法确定其保密等级，并正确处理好利用和保密关系。（4）专业性。医疗设备计量技术档案是在医院医疗设备计量检测工作中形成的，而医学专业发展迅速，相关的计量检测技术也相应的提高，要求从事医疗设备技术档案管理的工作者有较高的专业技术知识[3]。科技档案、资源档案的可利用价值是保存档案的前提条件，也是档案的生命之源。合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用，对提高医疗质量和科研水平都 将产生重要影响。
3医疗设备计量技术档案的建立和管理
3.1前期准备工作的资料档案
医疗设备计量检测技术档案须有专人专管，明确分工制度和工作流程，掌握一定计量管理和档案管理的相关知识，熟悉相关法规文件[4]。在医疗设备计量管理中，经常会遇到的问题是既要不影响正常的诊疗工作，又要进行计量检测，设备正在运行或操作中以确保日常诊疗工作，配合计量检测问题、医务人员人力资源分配问题等，必须做好前期准备工作，包括计量检测相关的法规文件、通知、日程表等安排。
完整的前期准备工作的归档资料主要包括：计量工作的工作依据、审批文件、通知、日程表、地点安排、人力资料分配及计量检测方式等，将以上资料分类、按时间顺序进行归档。
3.2医疗设备计量检测的资料收集
技术档案的信息收集是做好技术档案归档的基础。由于计量标准档案就涉及报、标准器及配套设备的论证、采购、验收使用维护、量值溯源以及考核评审批准、中间运行核查、能力验证、到期复查、设备更新、更换、报停及封存的审核批准等过程。在这些过程中涉及到具体的技术人员、采购人员、管理人员、审核评审人员、论证人员，因此，它既是一项细致而长期的工作，也是一项综合性、全局性的工作。制定计量检测数据表格，对计量检测过程结果数据进行登记、收集，动态记录相关医疗设备的设备计量检测情况。表格填写清晰、具体到每项数据及检测结果。医疗设备计量检测范围登记：如监护仪、流量计、分光光度计等。医疗设备计量检测的数量登记。医疗设备计量检测相关的原始数据及检测历史情况登记。医疗设备计量检测的统计对比报告、证书保存[5]。
3.3 医疗设备计量技术档案的整理、建立电子数据源
审阅技术资料完整性，是否有前期、计量检测过程、结果等完整的相关资料；审阅技术资料是否填写清晰、详细、签字的有效性等；技术资料的分类、时间顺序排列整理；整理台账数据，录入相关计量检测管理软件，生成各类汇总报表。
3.4 医疗设备计量技术档案的组合、装订、归档
准备相关专业的档案装订工具，将技术资料组合装订成册、归档，汇编目录或粘贴标签，按年度汇编存放。
3.5 医疗设备计量技术电子档案。
将归档的所有资料扫描，方便查阅，为进一步实现无纸化档案管理作准备。
3.6 医疗设备计量技术档案的保存。
档案的保存要注意防虫、防潮、防火，有专门的档案存放地点，专人专管。
3.7 医疗设备计量技术档案的借阅、查阅管理。
医疗设备计量技术档案必须有专用的借阅、查阅登记本，确保借阅查阅情况的可追溯性。
综上所述，医疗设备计量检测是医院的医疗质量和安全的必要手段，而医疗设备计量技术档案的建立与管理，则是医院医疗设备计量检测的一个重要依据。它真实、完整并科学地记载了医疗设备计量的历史过程，对医院医疗设备计量检测发展有至关重要的作用。如何让医疗设备计量技术档案充分发挥其作用，成为现代医疗设备技术管理的重要问题，只有不断总结汲取教训，并不断掌握和学习新的技术档案管理知识，才能让医疗设备计量技术档案更好的为临床服务，从而为提高医院整体的管理水平作出必要的贡献。
[参考文献]
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[3] 畅秋菊. 从机构考核谈计量技术档案管理[J]. 中国计量，2011，10（9）：46-47.
[4] 罗宝文. 浅谈如何加强医疗设备管理[J]. 医疗装备，2009，9（8）：40-41.
由上述可知，电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用，对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的档案管理工作中，不断的加强对电子档案管理工作的重视，同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统，加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析，希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。
1.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库，保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善，针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类，确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作，档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题，因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作，定期对档案信息进行更新和检查，确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点，将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素，保障信息库建设能够充分发挥其作用，提高档案信息的有效利用。
1.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度；因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。
1.3运用先进科学技术，应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不可能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档，提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高，能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率，有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作，确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术，提高档案工作效率。
2.结语
关键词：计算机技术；档案管理；应用
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02
随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化得到了前所未有的发展机会。利用计算机技术管理档案，是知识经济时代对档案管理工作的要求，也是档案自身发展的必然趋势。计算机技术在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用，计算机技术是实现档案管理工作自动化的基础与前提。传统档案管理采用手工方式，需要大量的人力，效率不高。利用计算机技术管理档案，具有很大的优势，如检索方便、存储量大、保密性能高、成本低、寿命长等，这有助于提高档案管理的效率，也能使档案管理人员从繁琐的事情中解脱出来，从而提高档案管理质量，推动档案管理的现代化。因此，档案管理人员必须深入研究计算机技术在档案管理中的应用，在具体实践中不断提高档案管理质量。
一、计算机技术应用于档案管理的必要性与紧迫性
（一）计算机技术应用于档案管理的必要性
1.是档案现代化发展的需求
以计算机为中心的现代信息技术的发展，给档案管理工作带来了巨大的冲击与挑战。随着社会经济的发展，档案在生活中发挥着越来越重要的作用，档案的数量大大增加，人们对档案的需求越来越高。面对如此庞大的信息，档案管理工作人员要想提高效率，满足人们的需求，必须从繁琐的资料中解脱出来，寻找快捷、便利的手段。传统的手工档案管理方式已不能满足社会的需求，档案管理人员强烈反应工作量大而效率低下。计算机技术应用于档案管理，使档案管理信息化，能最大限度地提高档案信息服务，从而提高档案管理效率。
2.是推动档案管理信息化的尝试
随着改革开放的逐步深化，我国档案管理工作也发生了重大变化，档案管理队伍的素质有了明显提升，但档案的信息管理并没有反映出相应的发展。档案管理不仅仅是保管档案、延长档案寿命、维护档案信息安全等，还要开发、研究档案信息，为人们提供档案信息服务。计算技术在数据处理和档案管理方面有着无可比拟的优势，能为档案管理信息化提供坚实的技术支持。计算机技术应用于档案管理，就是用现代信息技术改革档案管理模式，使档案管理的模式、管理方法等实现数字化。其中档案管理方法的现代化是运用信息技术变革管理方法手段，有助于促进信息技术在档案管理中的积极作用，又能使计算机技术与档案信息管理的有机结合，从而推动档案信息化建设的发展。
3.是推动档案管理工作服务于经济建设的要求
计算机技术的进步有助于促进经济的发展，应用于档案管理工作能服务于经济建设要求。信息化社会中，档案发挥着越来越重要的作用，也是重要的信息来源。知识经济时代，经济建设离不开信息，尤其是人力资源的开发成为发展生产力的重要途径。计算机技术的应用使意识形态的生产力转化为现实的生产力，推动了生产力的发展，同时在收集、整理、传递、处理信息方面，计算机技术有着很大的优势，有助于推动经济的发展。
（二）计算机技术应用于档案管理的紧迫性
现阶段，档案管理中应用计算机技术，大都是被动操作，还是以传统手工操作为主，这种管理模式的核心是档案信息载体，工作重心不是档案信息而是纸张等一些载体材料。计算机技术的最大作用是辅助人来管理档案资料，不是用来处理档案数据信息。在编目和检索环节，计算机技术起辅助作用，不是直接作用于具体的档案信息。计算机辅助档案工作还没有达到资源共享，只是作为档案管理工作中的一个存储工具，只为档案部门提供内部服务。档案管理中建设的数据库规模小，类型单一，基本上都是低水平的重复建设，仅能供自己单位使用，不利于提高数据库的利用率，不能满足用户多样化的需求。档案管理人员素质不高，计算机技术应用于档案管理，人是非常重要的因素。档案管理人员不能局限于一般的技术操作，还要掌握网络化技术，提高自身的专业技术水平。但现阶段，档案管理人员素质低下，专业技术与管理水平存在很大差异。档案管理缺少专业技术人才，复合型的档案信息人员更是匮乏，远不能满足档案信息化建设发展对人才的需求。
1.档案管理工作面临发展机遇
西方国家的计算机技术发展较早，在档案信息化领域早有应用。随着我国计算机技术的普及，档案管理工作面临前所未有的发展机遇。档案管理可以充分借助计算机技术，提高信息的利用率与时效性。计算机技术具有智能化、网络化特点，能科学的管理档案，达到资源共享，从而促进档案管理的现代化。
2.档案管理工作面临挑战
计算机技术应用于档案管理工作刚刚开始，还有待进一步探索。大量珍贵的历史档案资料需要保护、开发，同时市场经济的发展也需要信息技术能高效、快捷地提供多方面的档案信息。但我国计算机技术应用还处在开发期，与市场需求存在很大差距，这也给档案管理工作的现代化带来诸多问题。
二、计算机技术应用于档案管理面临的困境
（一）电子档案的长期保存问题
随着计算机技术的发展，电子性文档的存储环境越来越复杂。如果只是文字处理，电子性文件信息处理程序已能满足要求，并且对技术环境的要求也不高。但随着信息技术的复杂化，一份文件信息可以存放在不同的地点或者数据库中，再加上信息技术更新快，会增加越来越多的标准，一些电子性文档脱离了具体环境就无法读取。
（二）档案管理标准不统一
由于行业、部门管理体制、方式等存在不同，管理标准也存在一定的差异。在具体事务中，由于各单位之间缺少必要的协调与沟通，档案管理标准化难以统一。另外，随着信息技术的发展，计算机应用体系不断更新换代，标准也发生着相应的变化，档案管理信息化面临着挑战。
（三）档案信息安全问题
网络给人们带来了便利，但随着档案信息的网络化，其安全性、可靠性问题更为突出，网络的不安全性及不稳定性已成为阻碍档案信息化发展的因素。威胁网络安全的因素主要有黑客、计算机病毒、保密信息泄露、网络数据被修改等，随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。
三、计算机技术应用于档案管理应采取的措施
（一）实施文档一体化，避免文档分离
为了避免档案管理中出现文档分离现象，具体工作中要在单位内部实行文档一体化，避免重复性工作，尽力提高档案管理的质量，发挥档案的作用。作为现代档案工作者，应该对文档文件有一个总体规划，树立从信息源头做起的意识，彻底改变一直以来的文档分离管理问题，逐步实现档案管理工作中的文档一体化。同时，现代档案管理工作者还要熟悉计算机网络技术，深入研究使用成熟的文档一体化软件，在文件形成之际就介入档案工作，充分利用网络实现文件档案的连续性与一体化管理模式，积极应对非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
（二）注重解决电子性文档保存问题
电子性文档来源途径多，数据录入者、信息管理者、计算机技术人员等都可以操作，要解决电子性文档的归档问题，必须制定相应的制度，用制度督促归档人员的自觉性。因此，要把电子性文件归档制度纳入单位日常工作制度中，并入信息管理工作程序中。另外，电子性文档容易修改，为了增加电子文档的安全性，非常有必要将重要的电子性文件制成硬拷贝文档，也就是采用双轨制归档，制成内容相同的两套档案，提高数据安全性。同时，档案管理者还要深入各个工作环节，指导电子性文档的接收、存储等，保护电子性文档的原始信息。如可以通过技术处理，将归档的电子性文件变为只读文件，提高电子文档的可靠性。
（三）着重解决档案信息化管理中的安全问题
计算机网络的发展给档案管理工作带来了很大便利，同时也带来了安全问题。档案信息化管理中要根据资料级别保障档案的安全性。如一级保密档案不联网，二级保密档案可以连局域网，三级保密档案可以联网等。同时还要建立健全的档案工作相关法律法规，加强对档案管理工作者的法律宣传，提高档案工作者的法律意识。目前，我国已出台《档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》等，提高了档案行政管理部门的执法力度。档案管理工作中依法治档成为主要手段。另外还要制订、修改相应标准，逐步规范档案管理工作，使档案工作有章可循，有法可依。
（四）切实提高档案工作人员的素质
计算机技术应用于档案管理工作中决定了档案管理工作者将面对新的挑战。所以，档案工作者要由开放的视野和与时俱进的精神，否则，档案工作者会被时代抛弃。知识经济时代对人才的需求越来越高，档案工作者除了熟悉计算机操作技术，还要了解网络知识，提高自己的专业技能。这是因为计算机技术应用于档案工作，都是以计算机和网络为基础的。同时，档案工作者还要具备较高的政治责任感、政治敏锐性，作为工作人员要严守不可公开的档案秘密，保持档案原始性，增强档案安全性。
总之，计算机技术应用于档案管理工作是必然趋势，伴随着计算机技术的提升，必会实现真正意义上的档案管理现代化。这就要求档案工作者紧跟时代步伐，从管理方法、管理手段等方面进行创新，从而提高档案管理的质量。
参考文献：
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[2]李宏.计算机技术在档案管理中的应用[J].呼伦贝尔学院学报,2006,1
1.1建立信息库
档案数据库就是将档案编写进一个信息库中,包括保存、检索等功能的一个庞大的系统。建立信息库的好处不言而喻,特别是一些档案数量尤其多的地方,如政府、学校、警局等,这些地方的档案不仅数量多而且分类杂,如果只是进行简单的分类管理并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的被找到。这时就需要建立一个档案信息库,无论是查找还是存档,就相对方便了许多。但是信息库是需要不断进行更新的,这样才能够保证信息库里的内容是最新可信的。
1.2归档管理
归档管理指的是收集未归档的一些文件、总结、计划方案等。在很多事业机关中,通常以日常工作中产生的一些会议文件等作为主要的未归档文件;在学校,通常是把教师的研究成果和学生的得奖作品作为未归档文件。这样的未归档文件不仅种类繁杂、数量也不少,而且还要求极高的归档及时性,这就意味着计算机技术在档案管理的运用中将更加普遍和广泛。
1.3整编管理
在越来越成熟的现代信息社会,档案工作很有可能迎向完全信息化的未来。计算机技术为档案管理工作提供极大的方便,查阅及时,储存方便。但由于档案工作的特殊性,应尤其注意档案信息的保密工作,在档案信息库中,档案管理人员应该设立一定高级的操作权限,将档案进行分类保存,以防档案信息的泄漏。而在整编管理中,计算机系统为档案管理人员提供了既方便又快捷的平台,让他们只需要在电脑前进行操作工作,而不是埋入纷杂的纸质档案中,极大的减少了档案管理人员的工作量。
1.4查阅检索
计算机技术的应用为以往缺乏效率又低准确性的查找工作带来了很多便捷,更是根据需求的不同设立了多种方式,如:模糊检索、关键词检索、精确检索、条件检索等。这些检索方式使得档案管理人员能够快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到这份文件的录入时间和所有已被翻阅的情况信息。
2关于计算机应用档案管理今后发展的几点看法
2.1多元化的前景
计算机技术在档案工作中的应用越来越普遍,而且由于计算机系统的特点,档案已经可以摒弃以前全文字的模式,实现文档、图片、影音等多种媒体共同组成的文档文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依旧能够声情并茂的展现出来[3]。
2.2网络模式的发展
计算机技术与通讯技术的结合,档案完全可以实现互联网检索,打破距离上的限制,使计算机相对有限的容量得以扩大和补充,同领域的企业公司若实现档案库的网络化,就可以实现安全查缺补漏,将档案库进一步优化。然而现在全国只有少数几个有实力的公司能为网络化提供合格的硬件配置,根据目前这种情况,建议针对各地的经济状况推广一些性价比相对优良的计算机档案管理软件,逐渐建立起我国特色的档案网络管理系统。
2.3提高档案管理人员的综合素养
计算机技术为档案工作带来了科学效率的管理手段和方便快捷的检索方法,同时也无形中提高了对档案工作人员的要求。不仅要求他们熟悉档案工作,还要掌握一定的计算机技术应用和信息加工处理的方法。这就要求公司在培养自己的档案管理工作人员时不但要培养他们对档案工作的热情,还要对计算机应用、网络技术、现代管理、信息处理等方面的技术进行培训,才能完全适应今后档案的管理工作。
3结语
因为计量技术机构人力、资金等多方面因素的影响，一人身兼数职，一名检定员身兼多个计量项目的情形时有发生。一些重要岗位必须按照计量机构考核规范的要求来设立质量管理体系而不能因为机构中人员的缺乏去减少岗位的数量，指定好主要的技术质量管理人员并使他们对自己的岗位职责有所了解，对于不同文件的编制、审核和批准既要明确相关的人员又要对他们签字授权的范围进行规定。只有这样才能保证体系的正常运行。
通常情况下由业务部门的主管来对计量技术机构的档案进行管理，因为机构编制质量体系文件的主要依据之一就是充裕的档案信息，所以档案管理部门必须任命一名做好归档、登记以及年度审查文件资料等工作的专职（或者兼职）人员来提示档案管理的相关人员在档案管理的环节中有哪些疏忽的地方以此来保证档案管理工作在运行的过程中准确无误。
2.建立完善的文件控制程序，确保各种文件得以有效控制
计量技术单位用来表明该单位在施行质量管理体系时将所做工作的文件叠加在一起就叫做管理文件。它除了涵盖质量手册（包括质量方针和目标是怎样构成文件的）、程序文件以外，还包括记录表式、作业指导书和其它管理性质的文件。计量技术机构举行各种质量活动都以文件管理为基础，因此，机构内部职员都必须遵循各自的工作法规。机构质量管理体系是否有效和适宜是根据体系有没有达到其所规定的质量方针和目标以及是否为进行质量更新提供保障来评价的。
计量技术机构以计量标准考核规范为条件，按照每项计量标准来设置的文件集（涵盖规程规范、技术报告和证书记录以及制度等主要文件）就叫做技术文件。计量技术机构以机构设置的各个计量标准来展开各个工作。机构开展量值传达工作以技术文件为技术凭据，在确保保持计量标准技术状态平稳以及确立正常的工作秩序的同时，也详尽的反应了技术计量标准的情况和检定工作的进展状况。
要想以文件的批准、和作废等步骤来设立健全的文件控制程序对其进行有用的限制，就必须按照法定计量机构考核规范的要求来做，更要保证它的完善性、准确性和有效性。因为计量技术机构文件管制主要在管理文件方面存在着薄弱环节，所以应该在管理方面使文件的发放和作废环节得到增强，以此来保证各个管理文件都是有用的版本，这样做的目的是为了规避新版本发放后，作废文件依旧还在投入使用并被混淆的状况发生。
3.各项记录随日常工作进行，尽可能避免完成工作后补记录的现象
我们实施有效的采集、控制、保存和整顿等措施是因为计量技术机构平常工作过程的痕迹是通过多样的记录来展现的。质量和技术记录是计量技术机构记录的两大构成部分。管理性记录、管理评定记录、抱怨处置记录、人员培训与考核记录、预防改进措施记录等组成了质量记录，它记录了机构曾经进入过的质量活动，包含了计量活动的所有步骤。与质量记录不同，检测原始记录、环境监管记录、能力考证记录、计量稳定性考核记录、运行检测记录等则组成了技术记录。它是数据的检验记录和成绩的观测记录，它将计量检验、考订、测验工作的全部流程真实的反映了出来，技术记录只有包含充裕的信息并和监测过程同时进行，才能将追溯和处理的根据提供给量值传递过程。
4.对照考核规范细则规范档案的分类管理
计量技术机构加入实验室并得到认可的根基就是档案管理工作。它将全面的质量和技术提供给了考核工作。计量技术机构除了设立质量体系以外，还设立了一个专门的网络来管理档案。这样做一方面使计量活动工作的质量得到了保障，另一方面也使档案管理的工作质量得到了保障。既在文件和记录重要性的方面增加了职工对其的认识，又在档案方面提升了全体员工的意识。在文件和记录的支配过程方面，实验室认可考核准则对其提出了新的条件：技术机构管理档案时应该按照相关的条例来进行规范，以实验室认可考核细则和管理体系的目录为准绳来将档案挨个编号并进行分类，之后将不同的文件和资料分门别类的进行填充，这样我们按照考核细则目录来搜索档案时便一清二楚。
1信息环境下的水利工程建设档案管理的现状
1.1档案观念问题有待更新
当前水利工程档案在建设档案管理中是较不受重视的类别，花的时间和精力相对较少。而且水利工程基建部门往往重视不够，不想配合，认为材料放在手边用用就行了［4］。水利工程基建部门一般随意找个临时工作为水利工程基建资料管理员，临时工有的甚至连水利工程基建项目材料的构成也不清楚，更不用说是符合归档的要求了。水利工程基建部门的水利工程基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写，用了资料后不会及时交回到资料保管员手中，资料保管员也不会主动地催收。
1.2档案管理缺少保障制度
虽然《档案管理办法》颁布实施了多年，但是相关水利工程档案的收集、管理制度有所滞后;有的地方所制定的水利工程档案规范因政策水平的差异而大相径庭;有的地方的规范、制度甚至只有大致框架，而没有细则，造成水利工程档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制度及考核范围。调查问卷表明，被调查对象100%的人员认为制度是水利工程档案收集的另一个难点，90.0%以上的人员认为现今的本水利工程档案归档范围应加以改进［5］。
1.3归档的水利工程档案质量有待提高
在己归档的材料中发现，水利工程档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件;有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍偏低，在已归档的水利工程档案中，很多只能做到目录级的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应电子稿。还有的工程因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步的整理。同时归档时间跨度大，具有成套性［6］。主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间，每年都有新的文件材料形成，这些文件材料与该工程相联系，是反映该建筑实际建设过程的真实记录。这些材料都应按该工程项目立卷归档，而不应不受时间长短的限制。这样才能保证案卷的成套性不受影响，有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。
1.4档案载体有待丰富
按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件。但调查表明，特殊载体的材料匾乏，要么没有相应的材料，即使有一些有特殊载体材料，其数量也不超过5%，给工程留下了不可弥补的损失。目前由于声像档案载体材料成本较高，而且属于“账外”档案，不易控制。
2信息环境下的水利工程建设档案信息管理存在的问题
2.1利用意识不高
一些档案部门为了做“面子工程”，片面追求档案馆藏数字化的数量，未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作。一方面，浪费了本就有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力;另一方面，这些大量的信息数据造成了不必要的存储压力，增加了基础设施建设的负担［7］。另外，有些档案馆在早期开发信息资源时不严格选择档案管理应用系统，一味按照本部门的标准、要求进行建设，必然不利于将来各馆信息资源整合与共享，从长远看来也将影响档案信息资源的利用率。
2.2资金投入有限
信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入［8］。作为社会文化事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。资金不足成为制约基础设施建设发展的最大问题。
2.3管理软件不统一
品种过多的档案管理软件不仅不利于地区的统一管理和使用培训，更可能影响将来的信息资源开发与区域档案信息共享。有些档案管理软件开发商已退出档案管理软件研发市场，无疑会给已购买该软件的档案馆造成软件升级的困难。同时目前市场上推广和使用的档案业务管理软件大多仍以单机版为主。虽然单机版价格较网络版便宜，也可满足档案业务管理工作需要，却并不适应今后档案信息化建设的发展趋势。尤其是早期推广的一些软件，缺少与OA系统互通数据的网络接口，不具备网络使用的拓展功能。
2.4从业者专业技术不高
档案从业者尽管或多或少地经过了档案信息化方面的相关培训，自身的档案信息化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面仍十分欠缺，个别档案人员甚至不会使用计算机。在档案局、馆中，具有信息技术专业背景的领导更是凤毛麟角。尽管档案部门主管领导均具有较强的信息化意识，但75%以上的干部对信息化技术缺乏必要的了解，个别领导甚至对信息技术持轻视或排斥心理，极大地影响着档案信息化决策的科学性和正确性。
3信息环境下的加强水利工程建设档案信息化建设的措施
3.1提高信息化意识
正是由于基础设施建设需要大量的资金投入且见效缓慢，一些档案部门领导或政府主管部门对档案信息化建设比较“感冒”，采取漠然甚至排斥的态度。有些社会公众也对档案信息化建设不理解，认为没有发展的必要。这给档案部门扩大信息化建设资金投入增加了难度。为此，必须通过各种宣传方式，如在档案馆建立爱国主义教育基地、现行文件利用中心、加大网站建设力度等，提高档案信息资源的社会利用率，让档案馆作为新兴信息服务业的形象深入人心，从而提高当地社会公众的档案信息化意识。只有在建设思想上有了共鸣和认同，档案信息化建设才能获得多方面的支持，才有可能争取更多的建设资金用于基础设施建设。
3.2扩大资金投入途径
鉴于档案工作的特殊性，很多水利工程的财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源。因此要扩大建设资金投入，档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经费，尤其是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持。同时面对信息化需要的巨额资金投入，政府财力终究有限。档案部门必须开拓建设思路，转变投入机制，充分动员社会力量，利用一切可利用的资金，“多元化”地建设档案信息化工程。例如档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持，与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。3.3统一规范档案管理软件
选择档案管理软件不像采购其他信息产品，可以根据需求的变化淘汰更新。软件要有地区适应性和市场稳定性，且能随着工作需要不断升级。只要档案管理软件在设计上符合业务标准规范，品牌并无多大的影响，但必须注重软件与使用地区的地方特色、工作实际相结合。同时随着馆内局域网、政务网、Internet的迅速发展，档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。各地档案馆若仍使用单机版管理软件，通过OA系统初步采集电子政务信息后，要实现其归档与管理，必须在OA与单机版之间加装数据接口。而目前档案部门正在使用的管理软件中，很大部分并不具备这项扩展功能。为了顺利开展今后的电子文件中心建设工作和电子文件归档与管理工作，推广网络版档案管理软件势在必行。
3.4实施合理的档案人才政策
一、数字化技术在社保档案管理中的优势
（一）征管信息预测
社保档案涉及的信息量非常多，内容甚是广泛，不仅包含每位公民的基本信息，还包含着许多文书方面的信息，管理信息预测征管系统可以更好的完善每一项信息工作。当社保档案管理系统健全之后，每位公民的姓名、年龄、参保时间、家庭住址以及工作状况等基本信息都能够在信息后台被检索，并且我们还可以很快的查询到社保到期日期，及时的提醒我们按时投保，使我们的社保档案管理更加方便，使每位公民的实际信息能够更加妥善的保存。
（二）机构内控管理
实现数字化社保档案管理系统体系，可以将经办机构的信息有效的保存到档案中，并且可以有效的记录公民在机构中社保的选择情况，真实有效的记录每笔业务的来源与去向，在对机构账务进行审计时，我们可以更快的查询每笔业务的实际信息，数字化技术为实现健全的管理体系做出了巨大的贡献，并且可以有效的提供技术性的保障，能够最大化的实现内控管理的效率和质量。
（三）经办业务事后监督
无论我们提出何种的社保档案管理技术，都需要对其进行事后监督，并且有必要为其设立经办业务事后监督部门，数字化技术的研发没有正式的运行到社保档案管理工作中，所以该技术中存在的问题需要切实的发现。通过设立经办业务事后监督部门，可以有效的预防数字化技术在社保管理工作中的问题，提前发现问题，进而由经办业务事后监督部门完善问题，有效的保障社保管理工作的展开。
二、数字化技术在社保档案管理中的应用策略
（一）建立健全的社保档案管理制度
我国的社保档案管理制度是根据各省级以及各市级规范而制定的，各省市的制定具有一定的差别性，没有形成统一的制度。这在很大程度上限制了地区之间的交流，更在一定程度上限制了人才之间的交流。所以，我们需要根据我国社保实际状况出发，由我国社保部门建立健全的社保档案管理制度，让全国的制度形成一个有机统一的整体，能够依照一个标准予以执行，使仁和地区的工作机构在查阅公民社保状况时的速度更加快速。
（二）引用信息技术管理方式
信息技术工作是当今社会的潮流，其可以更好、更快的帮助我们完成工作。我国的社保档案管理数量在随着社会的发展不断加大，只有引用信息技术管理方式进行工作，未来才可以实现全国社保档案管理的统一化。其能够改变传统手工操作记录模式浪费时间、人力、物力成本的缺点，有效提升社保机构的工作效率。同时，运用信息技术管理模式，能够让社保工作跟上时代的步伐，通过计算机技术为每位人民服务，促使社保档案管理现代化。
（三）实现社保文档的资源共享
将社保档案管理信息化的首要条件就是建立电子档案数据管理中心，集中的为其设置一个电子文件，并且在该网站上提供非限制性电子文件查询，可以有效的实现社保文档的资源共享，规范社保档案信息系统中每个数据接口的管理制度，实现现有文件与档案信息之间的切换，这样可以有效的降低社保档案信息的重复率，在很大程度上节约人力物力，并且为社保档案管理机构带来更多的便利。
（四）加强专职队伍建设
针对目前社保档案管理工作的探究，我们可以发现，现行的社保档案管理工作人员素质普遍偏低，我们需要对该队伍进行整顿，加强专职队伍建设，通过行之有效的培训提升工作人员的专业技能，提升社保人员的文化素质，建设具有高质量高效率的工作团队，从而让社保档案管理人员满足社会对档案管理工作的信息需求，让社保管理成为社会发展中一道亮丽的风景线。
【关键词】大数据；系统性；规模化；档案管理
1大数据与档案管理
随着单位的发展速度加快，单位中产生的信息资源逐步增加，与此相对应的是档案数量的增加以及档案种类的增加[1]。现阶段，档案种类愈发的多样化，既有人们较为熟悉的电子档案和纸质档案，也有图像档案、声像档案和音像档案。档案数量的增多以及档案种类的多样化趋势，使得档案管理形势愈发的严峻。这就需要利用一种工具来实现档案的集中化、规模化和高效化管理，提高管理效能。大数据技术作为一种数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术，能够处理海量的档案信息资源，应对复杂的档案管理形势。正是基于此，许多单位都开始引入大数据技术对档案进行管理，依赖这一技术来搭建档案管理系统，为档案使用者听过更为便利、快捷和精准的查档服务。大数据技术主要包含三个层面，即数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术。上述三种技术都属于大数据信息技术的范畴，都能够利用到档案管理领域，具体而言，第一，数据分析技术。数据分析技术主要是帮助档案管理人员整合信息资源，对信息资源进行集中化管理，减少档案管理的各项成本。第二，数据处理技术。数据处理技术主要是帮助档案管理人员统一档案格式，为档案的集中化管理奠定基础。例如，纸质档案需要利用扫描技术来进行数据转化，纸质档案只有转化成电子文件格式之后才能与电子档案进行统一管理。又如，储存在CD、U盘以及其他储存终端的图像档案和声像档案也需要转化成一定的格式之后，才能对其进行档案管理与利用。第三，数据储存技术。在大数据技术出现之前，档案数量的增多意味着单位需要购置容量更大的硬盘来对档案进行管理，档案领域的财政开支随之增加。在大数据技术出现之后，工作人员对档案进行压缩处理之后，能够将档案统一上传到云储存终端，极大节约了档案管理空间。
2档案管理领域运用大数据技术应坚持的原则
2.1实事求是原则
近几年来，大数据技术发展速度迅猛，大数据技术与互联网技术、人工智能技术和其他信息技术的融合趋势加强，大数据技术在信息处理上的能力也有了显著的提升[2]。因此，档案管理人员要用动态的眼光看待档案管理工作，根据单位档案工作实际选择合适的信息技术。单位要保障人力、物力和财力的开支能够跟上档案实际工作需求。例如，在人力资源管理上，单位要培养档案管理人员的大数据技术、互联网技术的运用能力，提高档案管理人员操作软硬件设备的能力。在财力开支上，单位要保障信息化设施的购置经费，购置先进的计算机和其他信息设备。
2.2系统性原则
运用大数据信息技术进行档案管理本就是一项复杂性的系统工程，单位只有站在系统、整体和宏观的角度去审视档案管理工作，才能真正提高档案服务能力。因此，单位要从绩效考核、岗位安排、工作流程、培训管理等各个方面予以加强，分析档案管理各个要素与要素之间的联系，构建宏观的档案管理体系。除此之外，档案管理部门也要协调好与其他部门的关系，做好信息资源汇总归类工作的同时，也要提高档案服务质量。
3提升档案管理效能的对策
3.1推动信息化共享平台建设
档案资源本质上就是信息的集合体，这就决定了档案资源具有可共享性。社会上各个单位性质的不同，决定了单位承担的社会职能有所不同。但是总体而言，职能类似的单位之间在工作上都会具有较为频繁的联系，例如卫生和计划生育主管部门和市直各个医疗单位之间的关系等。
3.2推进数字档案建设
纸质档案管理耗费资源较重，不利于节省单位各项开支。因此，单位要有区分的对纸质档案进行数字化录入，推进数字档案建设。数字档案建设能够突破档案利用限制，实现资源利用的规模化[3]。一方面，除去一些具有历史价值和收藏价值的档案之外，应当将纸质档案转化为相应的电子档案，实现档案在计算机上的统一管理，减轻工作人员负担，实现单位档案一体化管理和一体化利用。同时，档案被数字化之后，单位其他工作部门在检索和借阅档案时也会较为便利，只需要在档案管理系统上进行相应的操作，就能实现档案检索和档案查询。另一方面，数字档案还能够与其他新型技术手段相联系。例如，可以通过开发微信公众号的形式，将公众号与档案管理系统相连，拓宽档案服务范围，实现公众号查询档案服务，提高档案信息化水平。
4结语
二十一世纪以来，全球性产业革命持续升级，各行各业的生产方式都发生了变化，我国也提出了创新强国的发展战略。在档案创新领域，互联网+以及大数据信息技术是较为火热的研究课题，许多档案主体部门开始探索利用这些信息技术来创造更多的社会效益和经济效益。在信息社会，档案信息化水平决定了档案利用程度，档案管理人员紧跟时代步伐，牢牢抓住大数据技术这一有力抓手，能够平衡档案管理质量与效率的关系。大数据技术在档案管理领域仍然处于一个不成熟阶段，内部需要要素还有待探讨，因此，文中难免存在些许疏漏，需要在今后的研究中加以完善。
【参考文献】
[1]王诗尧.大数据时代档案信息化管理[J].世界最新医学信息文摘，2018，18(83):194.
随着现代化信息技术的不断发展，其在档案管理领域的应用越来越广泛，较之以往传统的档案管理方式有着明显的优越性。随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
关键词：
现代化信息技术；档案管理；优化
随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。
一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。
二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义
先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。
三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。
随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。
作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院
参考文献：
[1]赵飞.用现代信息技术建设人事管理档案[J].人力管理，2014(8).
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