时间：2022-11-14 19:25:06
导语：在邮件邀请函的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词:高校就业管理 Excel Word 应用
随着近几年高校的连年扩招,毕业生人数的不断增多,高校就业管理人员的工作量越来越大,重复的工作也越来越多,如双选会邀请函、用人单位跟踪调查表、毕业生跟踪调查表等。作为从事学校的就业管理的一员,要求首先要具有处理数据的能力。但是并不是每个工作人员对数据库都很熟悉,因此要通过数据库建立打印报表更是有困难。考虑到上述因素,笔者提出通过Word和Excel数据表的有机结合的思路。在利用现有资源的前提下,轻松方便快捷地完成工作,从而降低劳动强度,减少人工操作出错的风险,提高准确性和工作效率。
WORD字处理软件是微软公司推出的OFFICE办公套件中的重要组件,是全球通用的字处理软件,是一个非常优秀的工作软件。目前,在全球来看,是日常办公使用频率最高的文字处理软件,功能非常强大。而且,WORD界面非常友好,为用户提供了一个智能化的工作环境。邮件合并是使用WORD,在定制的格式中,引入不同的数据,完成文档编排的操作过程。合并过程通常涉及到两类文档,一是合并过程中保持不变的主文档,一是包含变化的信息(如联系电话,家庭地址等)的数据源,在合并过程中,把来自数据源的相关信息加入到主文档的邮件合并域中。在事务性处理的文档处理中,有着广泛的用途。如大批量打印通知书、准考证、毕业证、请柬等,可以将几百分、甚至几千分、几万份邮件迅速处理完毕。就业部门人员少,工作量大,重复性工作多,而这些工作的特点与邮件合并完全吻合。邮件合并作为一种计算机技术,它不仅简单易学,而且功能强大,能让工作人员轻松、准确、快捷地完成那些简单而重复性很大的工作,大大提高了工作效率和质量。
Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel中大量的公式函数可以应用选择,可以实现许多方便的功能,给使用者方便。
学校双选会筹备阶段是就业部门最为紧张的阶段,而向用人单位发邀请函是其中的工作之一。由于双选会邀请函份数多,意义大。对于邀请函的设计就显得非常必要。本文以利用现有的“大中专毕业生就业信息管理系统”导出的毕业生就业信息库来打印招聘单位邀请函为例。邀请函的设计具有这样的特点:正文中除了单位名称、联系人不同之外,其它的内容是完全相同的。如果我们采用普通的编辑方式,将相同的文本内容进行复制,其他内容再逐一填写,要制作几百份的邀请函则是一个庞大的工程,即费时以费力,而且很容易出错,造成邀请函不能按时正确发放的问题。
本文采用 WORD提供的邮件合并功能来完成邀请函的设计,其中一些域的数据来源,直接来自本校的“大中专毕业生就业信息管理系统”。本设计中邀请函的格式,主要包括两部分内容:一部分为可变动内容,主要有单位名称、联系人等信息;别一部分是相同的内容,即邀请函的正文。所以要建立两个文档,一个是主文档,用来存放对所有文件都相同的内容,另一个是数据来源文档,用来存放变动的内容。
基本步骤如下:
1、准备数据源
从“大中专毕业生就业信息管理系统”导出毕业生信息,保留“用人单位”、“联系人”、“联系人职务”等必要信息,另存为文件名为“毕业生就业信息汇总.xls”的Excel文档,如图1。
图1
COUNTIF函数用途:计算区域中满足给定条件的单元格的个数。
语法:COUNTIF (range,criteria)
参数:Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
我们在表中添加“该单位就业人数”的字段(如放在E列),在E2单元格中输入公式“=COUNTIF(B:B,B2)”,按回车键,生成该单位共安置我校毕业生的人数。拖动填充柄可以得全部用人单位的该单位就业人数。如图2:
图2
2、建立主文档(邀请函中相同的内容部分)
启动Microsoft Word 2003,新建一Word文档,命名为“邀请函.doc”,并输入相应内容,大致如图首先设计出固定不变的部分。
图3
3、数据源与主文合并:利用“邮件合并”工具,可以将数据源合并到主文档中,得到目标文档。合并完成的份数取决于数据表中记录的条数。
打开已建主文档,选好插入点,选择“工具”“信函与邮件”“邮件合并”命令,工作窗口右侧跳出“邮件合并”任务窗格。选择文档类型为“信函”,点击“下一步:正在启动文档”、“使用当前文档”、“下一步:选择收件人”、“使用现有列表”、“浏览”,选择数据源文件“毕业生就业信息汇总”,点击“撰写信函”。
将插入点移动需要插入合并域的地方,点击“其他项目”,显示”插入合并域”列表框,从列表框中双击要添加的域名,主文档将出现用尖括号“《 》”括住的合并域,添加完如图4:
图4
4、最后合并选项,调整打印的页面。
这样所有用人单位的邀请函请做好了,用同样的方法再生成邮寄信封,我们的工作是不是即快又准确无误的做好了呢。
以上是我在工作生活中关于利用Excel和Word邮件合并就就业管理工作中的体会与实践操作。
结束语
本文介绍了WORD的邮件合并功能,主要讲述了按照某种格式打印的方法,尤其是对数据库不是很了解的管理人员特别有用。这种方法已经应用在我校的实际工作中,大大减少了人为因素造成的错误,减轻了管理人员的工作量,取得了较好的效益。Office办公组件,在实际工作中灵活运用,有时会达到事半功位的效果。本文只是尝试应用了Word编辑软件中的插入Word域中的一条指令,很容易掌握,通俗易懂,有其广泛的应用范围,也适合于打印准考证、成绩单等其它工作中,具有推广的价值。随着计算机技术的不断发展和完善,将被越来越广泛地运用到教育管理的改革之中,高校就业工作只有改变传统的管理思想和管理模式,充分利用现代化的手段,不断强化改革创新的意识,才能进一步走向现代化和科学化,才能开创教育信息化时代高校学生就业管理工作的新局面。
Excel, and WORD in the Collegiate Employment Management Application
Gu Hui-min
(Shangqiu Medical College,Shangqiu Henan 476100 )
工程会议的邀请函范文一
邀请函
四川志利建筑工程有限公司：
阿坝县求吉玛乡卫生院大骨节专科门诊维修整治项目工程，拟定于 年 月 日北京时间 在阿坝县发展和改革局会议室，举行该项目的竞争性谈判活动，诚邀贵公司届时准时参加。
特此邀请!
阿坝县卫生和计划生育局
年 月 日
工程会议的邀请函范文二
招标邀请函
我司拟就新主城一期徐思河河道清瘀整治工程进行招标，欢迎符合招标要求、有履约能力的单位按本邀标函的有关要求前来投标。
一、 招标内容：
新主城一期徐思河河道清瘀恢复及绿化项目，共分两个标段，一标段为河道清淤、土方外运;二标段为坡岸恢复及绿化。
二、 投标须知：
1、 投标单位应认真确认本邀标文件所有条款，提交有效证书、证件，不符合文件要求的标书将被取消投标资格。
2、 现场踏勘时间：自行踏勘。现场踏勘地点：苏州高新区横山路北、滨河路西
3、 投标单位资质：一标段需具备市政资质，二标段需具备绿化资质。
4、 工期:25个工作日，必须在XXX年11月30日完工。
5、 计价方式：采用工程量清单计价方式，按固定单价报价。
6、 评标方式：于XXX年10月21日我司内部评标，总价最低者中标，但中标价不得高于公司标底价，遵循对未中标单位不作解释的原则。
三、 标书要求：
标书内容投标单位应向招标单位提供：
1、资格证明文件：3份(复印件加盖公章)
(1)企业法人营业执照。
(2)企业相关资质证明。
(3)如投标人不是本公司法人代表，须持本人身份证和有法人代表签字的《法人代表授权书》并加盖公章。
2、报价文件：
(1)报价表中的土方数量仅供参考，土方结算以现场实际用量为准。
(2)电报、电话、传真，电子邮件等形式的报价概不接受。
(3)投标单位应将标书密封后加盖公章，于XXX年10月20日下午三点前将投标文件送至我司。
四、 技术要求及验收标准：
按照国家有关规定标准及招标单位要求和投标单位承诺执行。
苏州新狮重建发展有限公司
XXX年10月17日
工程会议的邀请函范文三
会议邀请函
尊敬的先生/女士：
您好!
我们很荣幸地邀请您参加将于月日在举办的会议。本次会议的主题是：
政府单位的邀请函范文一尊敬的河池武警支队：
各位长官，您们好!
本校为了培养学生的爱国主义思想及响应国家方面的爱国主义建设，成立了一支校内的国旗护卫队。护卫队职能：每周晨会升旗、出旗以及重大校级活动仪仗队。护卫队成立之处，设想以军事化管理，可由于缺少专业的军体教官，导致护卫队至今不成气候。贵支队官兵长期担任我校新生军训教官，军人身上过硬的素质、良好的作风展露无遗，让师生惊叹。特此向贵支队发起本特邀函，特邀请贵支队一至二名军体素质过硬的武警战士于每周五下午放学17点10分移步我校担任护卫队教官，训练护卫队队员：正步、齐步走。
这将是除新生军训以外双方又一项合作，有助于加强我校与贵支队间的联系，更有助于我校的爱国主义建设的发展，加强军民间的合作。
特以上文，请求批示!望各位长官给予审批及支持!
此致
敬礼!
河池高级中学
20xx-03-25
政府单位的邀请函范文二尊敬的
您好!为了进一步加强 某某公司 与 某某(政府) 的合作，增进事项，并对某某(最近一次见面)活动期间就 所涉及到一些问题，做进一步的沟通与商讨。我公司邀请您于
敬请光临
某某公司
20xx年6月26日
政府单位的邀请函范文三尊敬的 女士/先生：
3月16日，由志鸿教育集团发起并承办的齐文化体验之旅大型文化系列活动将在山东淄博隆重举办，届时，国家新闻出版总署、山东省委、省政府、国内大型出版集团、出版社，以及中国文化产业界知名人士、企业家将汇聚淄博，共同探讨文化产业发展之道，共享齐文化视听盛宴。我们诚邀您出席并参与齐文化体验之旅大型文化系列活动。
请您于3月8日前通过电话、邮件或传真《参会回执》，以便我们做好接待服务工作。
报到时间：20xx年3月15日 下午14:00-18:00 报到地点：山东淄博齐盛国际宾馆(淄博市张店区北京路17号，电话：0533-2808777) 联系人：徐宗海
地址：山东省淄博高新区天鸿路9号
E-mail：xxx
单位的邀请函范文一尊敬的 先生/小姐：
我们很高兴的通知您，您已被 有限公司聘用为 (工作)。
您需要通过公司指定的医院的医疗检查并确定您的身体状况良好后，此工作邀请函方为有效。
试用期和通知期
按照公司要求，您需要在3个月的试用期内表现良好，方可成为公司的正式员工。劳动合同的期限为1年，自您开始到公司上班之日起计算。
如果任何一方决定解除劳动关系，必须向对方提前一个月发出通知，否则将支付相应的补偿，但是如果发生附于本聘用通知函后的解除条件中规定的任何情形，本条款不予适用。
工作时间
您的工作时间为每周一至周五早上9：00到下午6：00，其中12：30至1：30午餐休息时间。由于工作的需要公司可能会要求您加班。
报酬
您的基本工资为每月 元人民币。此外，每天您可得到 元人民币的伙食补助，一年分12次支付。
为了与其他中方员工保持一致，您的工资将在今年4月予以评审，此后在每年的四月份进行。公司会根据评审结果决定是否调整你的工资。
此外，您将有权参加年度奖金计划。该计划的具体安排将基于公司和个人的业绩。
在此提醒：您有义务按照中华人民共和国的相关法律就您的基本工资、伙食补助、奖金或您从公司得到的其他报酬(若有)缴纳个人所得税。您的工资具有私密性。公司规定每个人的工资详情应当保密，且不得向任何其他方披露。 社会保险及福利
您将依照中华人民共和国相关法律和法规的规定，享受社会保险和福利。公司制定了企业年金计划，你可以根据自身情况参加该项计划。
年假和年终奖
您将享受与您一个月基本工资数额相等的新年奖金和每年15天的带薪年假。在入职的首个日历年中，上述两项权利将根据工作时间按比例计算。 培训和发展
公司理解并期望，同意本工作邀请函的任何应聘者应将在公司工作视为一项重大决定和长期职业规划。公司将为员工提供充足和多样化的培训和发展。鉴于培训和发展投资数额巨大，特此要求，如员工首先提出和公司提前解除劳动关系或在其入职三年内因受到纪律处分而导致劳动关系解除，该员工须退还给公司适当数额的培训费用。退还数额将根据其与公司签订的专项协议计算或根据其须在公司履行服务的年限按比例进行计算。
如果您能够通过签署并在 年 月 日之前返还本聘用通知函的方式确认您接受这些条款和条件以及您能够开始工作的日期，我们将不胜感激。如果您未在该日之前返还适当签署的文件，我们将视为您已经决定拒绝此次工作机会，本工作邀请函失效。
我们希望借此机会祝愿您在公司能够拥有一份成功、愉快的事业。顺颂商祺!
邀请人：XXX
XXXX年XX月XX日
单位的邀请函范文二尊敬的用人单位：
为认真贯彻____________精神，做好高校毕业生就业服务工作，促进化工、建筑、机电类及相关专业的毕业生充分就业，满足广大用人单位对各类专业人才日益增加的需求，同时增进高校与用人单位的沟通交流，江苏省高校招生就业指导服务中心、南京工业大学定于20xx年x月x日16日在南京举办____________供需洽谈会，诚邀贵单位参会。
本次大会由____________和____________两部分组成，现就有关事项函告如下：
一、校企见面交流会
1、时间地点：____________________________________。
2、参会对象：____________________________________。
3、会议主题：____________________________________。
二、毕业生供需洽谈会
1、时间地点：____________________________________。
2、参会对象：全体用人单位代表;
____________________________________。
三、报到时间、地点
1、需要住宿的用人单位代表报到时间：
____________________________________。
2、无需住宿的用人单位代表报到时间：
____________________________________。
四、会务服务与费用
1、本次会议住宿、交通费自理，每单位收取会务费500元(包括资料费、参会代表15日晚餐、16日中餐等)，在报到现场交清。
2、由于参会单位较多，每单位参会代表限2人，原则上不提供接站和预定返程车票服务。
3、为每家用人单位免费提供1个标准展位(3.0m2.0m)，提供两份午餐及茶水。洽谈会共设展位280个，订完即止。
五、参会办法
1、网上申请：____________________________________。
2、现场或传真申请：参会单位可于12月5日前详细填写好《参会回执》，到活动主办单位或以传真、电子邮件方式向活动主办方申请参会。
3、参会单位申请展位后，须传真经年检的单位法人资格证明材料(如企业营业执照副本、事业单位法人登记证、外派机构经有关部门审批的有效证件、办学许可证等)至主办单位，进行资质审核，确认展位。因故不能按时到会的，须于12月12日前以传真方式告知主办方，以便主办方进行协调安排。 婚礼邀请函 宴会邀请函 讲座邀请函 投标邀请函
校庆邀请函 生日邀请函 活动邀请函 英文邀请函
六、联系方式
地址：邮编：
联系人：电话：
传真：电子信箱
邀请人：XXX
XXXX年XX月XX日
单位的邀请函范文三湖北工业大学机械工程学院机械设计系：
经研究，同意 同学来我单位实习。我们将按照你校的实习工作要求，委派 同志(职务 、职称 、联系电话 )进行实习期间的业务指导。
此致
敬礼
单位名称(盖公章)：
单位地址：
单位联系人：
单位联系电话：
商务年会邀请函模板(一)
___________小姐/先生:
仰首是春、俯首成秋，xx公司又迎来了她的第九个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得成绩中有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟专业的XX公司我们珍惜您的选择，我们愿意与您一起分享对新年的喜悦与期盼。故在此邀请您参加XXXX公司举办的新年酒会，与您共话友情、展望将来。如蒙应允、不胜欣喜。
地点：
时间：
备注：期间抽奖，请随赐名片
20XX年X月X日
商务年会邀请函模板(二)
尊敬的______
成绩斐然的______刚刚过去，在这辞旧迎新之际，公司与您相约美丽____。
诚挚邀请您参加于____年__月__日___日在________国际会议中心举行 ________年商务年会。
我们期盼与您共叙友谊，共话未来，共赢____。
衷心期盼您的光临。
XXX
_______(集团)有限公司总裁
____年__月__日
商务年会邀请函模板(三)
xxx有限公司进出口部：
首先，感谢贵司多年来对我司的关心与支持。
由于和贵司长期保持着良好的合作关系，并始终得到贵司的巨大支持，我司的钢铁业务得到了长足发展，创造了良好业绩。这一切离不开贵我之间的互相支持，互相理解，团结一致，密切合作。同时，也希望在今后的发展中，我们能继续保持这种良好的关系，并诚请贵司给予更大的支持与帮助，yjbys实现贵我双方事业的共同发展。20xx年，xxx集团投资1亿多元，对我公司的配套流程进行了全面的升级改造，通过能力提高了20%，进一步增强了为xxx集团等广大客户服务的能力。
为进一步做好深化双方合作，保证贵司的生产需求，我公司拟于xx月xx日到xx月xx日，召开钢铁运输会议，届时邀请贵司主要领导参加。
报到时间：
会期：
联系人：
20XX年X月X日
商务年会邀请函模板(四)
老师：
中国制度经济学会20XX年年会暨海峡两岸经济发展学术研讨会将于2014年10与1314日在成都市西南财经大学召开。本次会议由中国制度经济学会主办，西南财经大学经济学院、经济与管理研究院共同承办。欢迎您届时光临!
现将大会相关事宜告知如下：
一、日程
20xx年x月12日 全天报到
20xx年x月13日 上午开幕式、合影、大会发言//下午分组发言
20xx年x月14日 上午分组发言//下午大会发言、总结及颁奖、闭幕
二、会务
1、您的论文将不参与大会发言及分组发言;
2、请于20XX年x月8日前确认是否参会，并通过电子邮件告知会务组;
3、若需要书面邀请函，可在到会时索取;
4、本次会议不收取会务费，住宿费用自理(经与宾馆协商每人每天费用约130元)。
三、路线
大会代表驻地为成都市青华路39号天辰楼宾馆，毗邻著名风景区杜甫草堂和浣花溪公园，具体乘车路线：
1、在成都双流机场乘机场大巴至岷山饭店，再换乘出租车至杜甫草堂附近天辰楼宾馆(费用约15元)，若直接乘出租车至宾馆费用约70元。
2、在成都火车北站下车，乘25路公交车在青羊宫站下，换乘81、17路公交车至杜甫草堂站即可，若直接乘出租车至宾馆费用约20元。
本次会议不设专车接站。
四、联络
西南财经大学经济学院联系电话：(028)87323261 87034261
天辰楼宾馆总台电话：(028)87239205
联系人：
电子邮箱：
xxx有限公司进出口部：
首先，感谢贵司多年来对我司的关心与支持。
为进一步做好深化双方合作，保证贵司的生产需求，我公司拟于xx月xx日到xx月xx日，召开钢铁运输会议，届时邀请贵司主要领导参加。
报到时间：
会期：
联系人：
20XX年X月X日
商务年会邀请函模板(二)
老师：
中国制度经济学会20XX年年会暨海峡两岸经济发展学术研讨会将于20xx年xx与13xx日在成都市西南财经大学召开。本次会议由中国制度经济学会主办，西南财经大学经济学院、经济与管理研究院共同承办。欢迎您届时光临!
现将大会相关事宜告知如下：
一、日程
20xx年xx月12日 全天报到
20xx年xx月13日 上午开幕式、合影、大会发言//下午分组发言
20xx年xx月xx日 上午分组发言//下午大会发言、总结及颁奖、闭幕
二、会务
1、您的论文将不参与大会发言及分组发言;
2、请于20XX年xx月8日前确认是否参会，并通过电子邮件告知会务组;
3、若需要书面邀请函，可在到会时索取;
4、本次会议不收取会务费，住宿费用自理(经与宾馆协商每人每天费用约130元)。
三、路线
大会代表驻地为成都市青华路39号天辰楼宾馆，毗邻著名风景区杜甫草堂和浣花溪公园，具体乘车路线：
1、在成都双流机场乘机场大巴至岷山饭店，再换乘出租车至杜甫草堂附近天辰楼宾馆(费用约15元)，若直接乘出租车至宾馆费用约70元。
本次会议不设专车接站。
四、联络
西南财经大学经济学院联系电话：(028)873x 8703x
天辰楼宾馆总台电话：(028)87xx
联系人：
电子邮箱：
西南财经大学经济学院
20XX年X月X日
商务年会邀请函模板(三)
尊敬的______
成绩斐然的______刚刚过去，在这辞旧迎新之际，公司与您相约美丽____。
诚挚邀请您参加于____年__月__日___日在________国际会议中心举行 ________年商务年会。
我们期盼与您共叙友谊，共话未来，共赢____。
衷心期盼您的光临。
XXX
随着中国科研能力和水平的提高，越来越多的大型国际学术会议将在中国召开。它们的成功举办不仅交流了该领域国际前沿的最新进展，更好的促进了学术交流与合作，而且对提升我国该学科在国际上的知名度和影响力具有重要的作用和意义。近些年来，陆续发表了一些对国际学术会议的总结，但现代科技为人们生活方式带来的巨大变革，对传统的基于人工方式的邀请报告人管理、注册、投稿、审稿等会务工作提出了严峻的挑战。此外，相比于中小型国际学术会议，大型国际学术会议的筹备周期更长、管理更为复杂、需要建立全面地、系统地、科学地组织管理体系。本文试图从节省人工和时间成本出发，寻找保障信息的准确性、实时性的有效途径，建立通用的大型国际学术会议的组织管理体系（图1）。
大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长时间。主要包含两大方面的工作（图2）：学术部分和会务部分，分别由学术组和会务组完成。学术部分是国际学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利举行；会务部分的所有工作都将围绕学术部分而展开，为学术部分服务。
一、学术部分工作
1.确定和发出邀请报告（Speaker）
会议邀请报告（Speaker）通常包括以下几类：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘书处学术组工作人员受主席的委托，承担发送邀请函的具体工作，并记录和统计他们的回复情况、特别要求等各种相关信息。
在目前的国际学术会议中，邀请报告人的数量可能会达到参会人员的30%或更多。且报告人的邀请类别更改、信息更改、回复状态更改、暂时不确定等因素繁多，因此建立“邀请报告人数据库”是极其必要的，可以保证信息数据的唯一性、准确性和实时性。数据库中的关键字段应包括：姓名、学校（国家）、Email、邀请类别（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀请函发送状态（已发送/未发送）、回复状态（接受/拒绝/暂时无法确定）、变更情况（类别变更/回复状态变更/信息变更）、报告题目、个人主页、注册状态（已注册/未注册）、日程要求、备注等信息。将“邀请报告人数据库”作为会议网站后台数据库的一部分，不仅可以实时更新网站上邀请人的信息、实时掌握他们的注册情况、避免传统人工方式产生的延迟、反复较对和疏漏、保证数据的准确性和唯一性，而且方便注册系统中对各类邀请报告人费用减免的设计，从而节省大量的时间和人工成本。
2.会议日程和会议手册
会议日程（Scientific Program）是整个国际学术会议的核心，主要包括：大会、分会的整体时间安排、分会场数及各分会场的议题（Topics）；各类报告的时间长度、报告人（Speaker）的安排和报告题目；主持人（Chair）的安排；开幕式和闭幕式的安排。组委会根据报告人的学术研究领域，结合各分会场的议题，全局把握、合理的编排整个会议的日程。会议日程编排初步完成后，还需要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查，如检查姓名、类别、时间安排、同时担任Speaker和Chair的时间是否冲突等。
大型国际学术会议中，常见报告人或主持人因故临时取消参会，会务组需要提前做好预案。一个很好的方法是建立口头报告储备制度（Oral lecture reserve），事先向具有口头报告意愿的参会人发放邀请，建立报告候补人数据库，并依据现在通讯技术（如email、推特群或微信群等）及在会场的通知栏中将会场缺省的报告信息及时，对会议程序进行实时的调整安排。
会议日程是会议手册的核心，需要集结会务组全体工作人员合力完成。会议手册中，除详细的会议日程安排、Poster Presentations之外，还包含组委会主席的欢迎辞、组委会&秘书处信息、主办&承办单位介绍、赞助商介绍以及会议期间的通用信息（如会场地图、住宿、交通、天气、信息台、旅游、网络、电信）等。会议手册应至少在会前半个月修订和校对完毕，以保证会议手册有充足的印刷时间。对于会议程序的变动，及时在网上和大会的通知栏进行公布，让每一位参会人都能及时了解程序的调整情况。
3.投稿/审稿和摘要（或论文）手册制作
为保证摘要集（或论文集）格式的统一，组委会需要制作摘要模板提供给所有参会者。参会者根据所要求的格式在“会议投稿/审稿系统”中提交摘要。在注册中后期，组委会组织专家对投稿进行评审，决定是否接收以及哪些被选为“口头报告”（Oral）。为方便专家的评审，“会议投稿/审稿系统”包括在线评审和线下评审两种方式。在线评审为实时发送摘要（或论文）的评审意见和录用状态提供了可能性；线下评审则需要学术组工作人员将投稿批量导出发送给专家，再将最终评审意见录入到“会议投稿/审稿系统”中。
会议通知一般为三轮，此外还有可能发送注册延期通知和摘要延期通知。会议第一轮通知，相对比较简洁，包含会议的介绍、欢迎辞、召开的时间、地点、议题、组委会和秘书处成员、联系方式、注册信息及方式、投稿的格式要求及方式、已确定的Speaker名单以及通用信息等。会议第二轮通知，除在第一轮通知基础上完善相关信息之外，还需补充会议的初步日程和重要的时间节点，增加卫星会、赞助商的相关信息。会议第三轮通知，即最后一轮通知，应至少在会前一至两个月发出，便于参会者了解到会议最终的详细安排，包括各类报告的时间长度、POSTER板的尺寸、详细的日程安排、各分会场的议题等。每个国际学术会议的各轮通知都会因其具体情况而有所不同，所包含的内容也并不是固定不变的。
5.大会邀请函
大会邀请函分为参会邀请函和签证邀请函两类。参会邀请函是指以大会主席和组委会之名向会议参加人发出的邀请函，包括普通邀请函和报告邀请函两种。而签证邀请函是指由会务承办单位提供给国外参会者用于协助办理来华签证的邀请函，也分为两种：普通签证邀请函，即由主办单位盖章签发的包括了参会人所需签证信息的邀请信件。被授权单位邀请函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。对于少数国家，申请中国签证必须持有被授权单位邀请函。办理被授权单位邀请函需要每位申请者提供他的个人简历、护照扫描件和行程安排说明。由秘书处工作人员对材料进行审查和身份核实无误后，填写申请表和呈报上级相关部门进行审批。
6.奖项设置和评选
大型国际学术会议通常会设置一些奖项，如“Best Poster Award”、为支持学生参会的“Travel Grant Award”等。近些年来，从Student Poster中选出的Slam Poster很受欢迎，选中的学生有机会在大会上做3分钟左右的演讲，增进了学术交流，并提高了学生参会的积极性。为此，大会还会设置“Best Slam Poster Award”。此外，根据赞助商的支持，还有可能设置其它奖项。
二、会务部分工作
由秘书处会务组承担的“会务部分工作”是“学术部分工作”的服务支撑。财务、网站、设计制作（图3）、会场&酒店、赞助和其它（旅游、交通、餐饮、物资等）构建起会务服务的六大保障体系。任一方面的差错或疏忽都可能造成不良的国际影响。
国际学术会议的财务预算涉及到收入和支出。会议收入一般来源于注册费、赞助费和基金项目支持等；会议支出一般用于会场（场租、设备等）、住宿、餐饮、交通、安保、印刷、设计制作、人员费、网站、税费等。组委会需预估参会人数，合理做出财务预算，以确保收支平衡，从而保障会议的顺利进行。
所有申请临时居民签证(短期访问)的个人或团组(包括官方公务代表团)都必须递交下列文件：
a.两份用英文或法文填写的“ 临时居民签证申请表”（表格可从省略.cn网站上下载）,并签名，注明日期。在每份表格上须亲笔签名。
注意：将你雇主的电话和传真号码一并填写在表格第10 栏内。
b.一份用中文及英文，或中文及法文填写的“ 家属表、教育和就业细节表”，并签名，注明日期。在每份表格上须亲笔签名（也可从上述网站上下载）。
c.四张在近六个月以内拍摄的符合护照像尺寸要求的照片（彩色或黑白均可），并在每张照片的背面用汉语拼音清晰地注明该申请人的姓名和出生日期（依照“日/月/年”的顺序并请用圆珠笔写勿用钢笔以防止印透）
d. 护照或旅行证件的原件，其中至少有一页空白页，其有效期至少要持续到你计划从加拿大离境日期后的一个月。
e. 两张写好自己通讯地址的可粘贴标签，将你的姓名、地址和邮政编码用中文填写在上面。
f.申请费。 持外交或公务护照的申请人无需交费，但持因公普通护照或私人护照的申请人需要交费。
商务签证（商务访问个人/团组）
每个团组或个人需提供一份由加方出具的邀请函（原件或传真件均可）。邀请函必须由将与申请人直接发生商务关系的加方人士出具。邀请函中应包括以下内容：
a. 申请人的全名、职务、公司地址、联系电话和传真号码；
b. 申请团组所有成员的姓名、职务以及他们雇主的姓名； c. 一份有关发出邀请原由的简要说明和即将开展的商务或贸易情况的详细介绍；
d. 此次访问预计的起止时间，以及完整的日程安排；
e. 说明由谁来负担访问中所有的费用；
f. 如果加方邀请人与中方企业之间曾签署过合同或协议，提供合同或协议的复印件.
g. 填写完整的“商务团组附加信息”表格。
所有申请文件须与你的申请表及申请受理费同时递交。
以团组为单位提供由中国相关外事或外贸部门出具的照会；持私人护照的申请人，提供一封由中方雇主出具的信函，证明此次访问加拿大的目的是邀请函中所提到的内容，而且此次访问计划已获得批准。信中必须用中文注明雇主的姓名、地址、电话和传真号码。
探亲访友签证
你的邀请人需提供：
a. 说明访问目的的邀请函；
b. 加拿大邀请人的家庭成员名单；
c. 邀请人的加拿大移民纸复印件、加拿大永久居民卡复印件、加拿大公民证复印件或加拿大护照复印件
下列文件的原件或公证件：
a.由加拿大海关和税务总署(Canada Customs and Revenue Agency) 出具的税收状况证明；
b.说明邀请人收入情况的受雇信
申请人需提供：
a. 一份由雇主出具的准假信，信中须包括以下内容：你的姓名、职务、现在的工资数额。信中还必须用中文注明你雇主的姓名、地址、电话和传真号码；
b. 反映目前存款状况的银行证明。
旅游签证
一封由你的雇主出具的准假信，信中须包括以下内容：你的姓名、职务、现在的工资数额。准假信应使用单位信头的信笺，信中还必须用中文注明你雇主的姓名、地址、电话和传真号码。
如果你是学生，且计划利用学校假期之外的时间旅游，递交一封由你学校出具的确认函，证明你现在注册在学，表现良好，并证明学校已给你准假。
留学生返回加拿大签证（持有效的学习许可）
a.新学期的录取通知书或注册证明；
b.本学期和/或上学期的注册及在学证明；
c.加拿大学习许可的复印件。
过境签证
a.你的机票复印件及行程路线。请注明你将入境加拿大的次数，每次入境的日期和时间；
b.最终目的地国的有效签证（如前往目的地国需要签证）；
c.目的地国邀请人出具的邀请函，或说明你此行目的的计划书。
注意：如果你在访加期间还打算去美国，你在加拿大停留期内直接从美国再次入境加拿大不需要多次入境签证。
二、如何受理短期访问签证
短期访问签证审理时间
因私/旅游访问（亲自递交）： 收到申请后的下一个工作日
因私/旅游访问（通过邮寄办理）： 收到申请后的3 周
商务访问个人/团组： 收到申请后的5 个工作日
在通常情况下，短期访问签证（临时居民访问签证）申请的办理时间如下：（但是，在需要对所提供的信息进行核实，需要获取更多的信息，需要与申请人面谈或需要翻译申请文件的情况下，受理时间可能有所延长。下述受理时间不包括邮寄时间）
通过邮寄办理的时间将在此基础上延长数周。
临时居民签证(短期) 一次入境费用 加币75 或人民币400
临时居民签证(短期) 多次入境费用 加币150 或人民币800
递交了所需文件并不能保证你的申请将被批准；但是，不提供这些文件将增大你的申请被拒签的可能性。如果你无法提供所要求的文件，你应该递交一封书面信函解释无法提供文件的原因，并提供你认为与申请相关的其他信息。签证处只接受英文或法文的文件。所有中文的文件必须附有英文或法文的翻译件。
所有申请表格均免费发送，并可从使馆网址下载：省略.cn。表格可复印使用，但须印质清晰。
签证处来访
如果你来加拿大使馆，请到使馆北区办公楼A号、B号或C号窗口领取进入使馆的票号。进门的票号只发给在签证处有签证事务的人。
领取签证申请表没有必要进入使馆：表格可以从网上下载也可以在使馆北楼的A号，B号或C号窗口领取，办公时间是从周一至周四，上午8:15时到11:30时和下午14:30时到15:30时。
如果你被要求面谈，请直接到安检处。出示面谈通知信后你就可以进入使馆。到等候大厅后请到7号窗口领取票号。
周一至周四上午8:15时至11:30时和下午14:30时至15:30时，可以在门房回答签证申请进展的查询（如果你有正确格式的授权书）。遵照加拿大隐私法的规定，不接受任何关于申请进展情况的电话查询。你只能在周一至周四下午14:30时到15:30时领取材料。
另外，在有事先预约的情况下，在周一至周四下午14:30时至15:30时也对外开放。
加拿大在各地的领事馆地址和邮编:
加拿大驻沪总领馆: 上海市南京西路1376号 200040,
加拿大驻穗总领馆: 广州市流花路 510015,
加拿大驻重庆总领馆: 重庆市渝中区五一路 400010,
申请访问签证，学生或工作许可，你可以通过邮寄方式或亲自到使馆递交申请。 移民申请只能通过邮寄方式递交。
邮寄方式：
将填写完整的申请表，包括申请费 连同申请材料一起寄往下列地址（申请费应通过邮局汇寄，切勿在邮件中夹寄现金）：
中国北京朝阳区东直门外大街19号 100600
加拿大使馆签证处
让我们跟随资深的家宴主人,看看在她操持的一场家宴中,她是如何将好友喂得心满意足,又如何让他们之间的感情,随着每一道美食的上桌而持续升温。
星期五17:00
“这场家宴,为了纪念曾经的温暖”
芒果突然想到操办这场家宴,是在周末下班前的一个小时。她有3位至交好友,3人一直以来都好像好莱坞电影中的密友一般,周末相约在芒果家中聚餐聊天。但那些美好的日子,随着一人在2年前去往美国而戛然而止,剩下的3个人忙于工作和感情几乎没有再聚会过。当一周的工作接近尾声的这个下午,芒果疲惫的身体中响起了一个声音,她想要回到围坐笑闹的日子,想要找回当时大家的快乐。
于是,芒果像旧日一样,为这一场家宴发出了一个邀请函。
月有阴晴圆缺,天有风云莫测,准备一席家宴,邀你共度周末。
时间:本周六午餐时间
地点:芒果乐园
备注:可空手而来,也可满载而至,根据个人喜好,但是请一定带一个好胃口,不要让我失望哦!收到请回复确认,如有点菜需求,也请回复此条短信,0.1元/条,不收取额外通讯费用。
你也可以这样:宴请的朋友类型不同可以制定出不同的邀请函,如果是商务类朋友,可采取更加规范的模式发送邀请函,比如发送实体邀请函,但是这种方式需要做提前准备,最好在家宴的前三天把邀请函送达到受邀人手里,以便对方协调时间参加家宴。如果是比较轻松的朋友关系,邀请函的发送方式可选模式更多,可以像芒果一样选择短信群发或邮件通知、QQ留言等。邀请函的语言风格也要随之改变,注意根据接受邀请函的对象来确定邀请函的风格是稳重还是俏皮。
星期五17:30
“他们喜欢的口味,我了然于心”
不出所料,3位故友第一时间回复了短信。芒果收到回复短信后,开始着手准备菜单。当然,这份菜单不是她自作主张的,而是因为她还清楚地记得这几位朋友最喜欢的口味。
你也可以这样:菜谱可以提前制定,在发送邀请函的时候一并发给受邀人,或者可以收集受邀人的意见来制定菜谱,这样的话更能满足受邀人的口味。也可以在邀请函中给出几个家宴主题让宾客投票选择,这样的话做到有的放矢,让家宴的满意度大大提高。
星期五19:30
“房间的布置,要熟悉而温暖”
为了这一次主题是叙旧的家宴,芒果把家里深颜色的东西替换成暖色调,沙发套子、桌布、墙上的照片,都要进行更换和擦拭,把二人主题的照片用友情主题的照片进行部分替换,照片中满是朋友们几年前没心没肺的笑容。
你也可以这样:根据不同的主题,确定不同的房间布置风格。如果你准备的家宴主题是清凉夏日,就可以换上以浅色为主的窗帘、桌布等,并可在家宴过程中设置与水有关的小游戏环节。
星期六10:00
“家宴开始前2个小时,他们都来了”
周末的早上9点,一般的上班族都还在享受一周难得的懒觉,但是芒果已经起床准备菜品了。几年前每周一次的家宴中,芒果从来都是这样,朋友们笑说她是“田螺姑娘”,她听着满心欢喜。
今天,就在芒果准备南瓜豌豆盅时,敲门的声音却响了起来。早上10点的访客可不是在预计之中的,芒果打开门,看见门外站着的,是本该2小时候才出现的3位好友。
“你们怎么来这么早?”芒果惊讶地问。大家笑说:“不能让你每次都把风头抢去啊!”说着就抱做了一团。一切过去的时光都在刹那回到他们身边,但唯一不同的是,3位好友都径直走到了厨房,而在之前的家宴中,厨房中忙碌的,从来只有芒果一人。
你也可以这样:可以邀请最好的朋友跟你一同准备家宴,两三个人即可,既能完成家宴的制作也不会冷落了宾客,以免造成尴尬。但是切忌变成纯粹的服务员、传菜员,因为家宴讲究的是融洽气氛中的沟通,如果主人把自己和帮忙的朋友完全变成服务员则达不到这种效果。
星期六11:00
“让我分享你们的生活”
在朋友们的帮助下,芒果的准备工作进行得很顺利――但也不能说是一帆风顺,因为笨手笨脚的LEE,他们几个朋友中唯一的男性,就总是打翻盘子。
后来,芒果就让LEE就靠在厨房边跟大家有一搭没一搭地说话。大家不怎么联系的这2年中,已经不再熟悉彼此的生活。谁来了,谁走了,谁被感情伤了心,或者谁在工作中升了职,在闲聊中一一补上。遇到开心的事情,几个人就肆无忌惮地大笑,遇到难过的故事,沉默的间隙芒果会开个玩笑带过。日子都是这样慢慢流淌,朋友也一直都会懂得倾听。
你也可以这样:如果在朋友聊天的过程中,遇到了悲伤的话题,作为女主人的你,不应该一味只顾着关心难过的人,而忽视了其他朋友的感受。注意不要让家宴冷场,也不要让家宴本应快乐的气氛DOWN下去。
星期六12:00
“家宴开始,尽兴吃喝”
家宴开始的时候,又多了一个客人加入,原来LEE在这2年中已经从一个单身汉变成了一个未婚夫,他的未婚妻也来了。芒果招呼她坐在LEE的身边,每一次端菜上桌的时候,都会问几个关于LEE和她感情的八卦问题。LEE的未婚妻很快融入了这个快乐的环境,大家吃吃喝喝的时候,芒果看着这一群喧闹的人,想着朋友们终将得到曾经他们企盼的幸福。
你也可以这样:一群人坐在一起不愁没有话题聊,切磋厨艺,近况寒暄,都是不错的选择。如果席间有朋友的“家属”,那么女主人一定要尽力让对方融入大家。
星期六12:45
“家宴结束后的惊喜”
饭是吃完了,但是家宴可还没完,芒果早就拿出了他们以前最喜欢的“大富翁”桌面游戏。就在几个人“圈地买股”,玩儿得不亦乐乎的时候,芒果的电话响了。接起来之后,电话中是远在大洋彼岸的LUCIA――他们4位好友中,唯一无法到场的那个。芒果忙把电话调成了免提,几个人头挨着头挤在听筒边。
电话中,LUCIA喋喋不休地说起了自己在美国的生活,还不住埋怨几个好友置她不顾,几个人围坐在电话旁嘻嘻哈哈地逗她开心。LUCIA说自己2个月后就会回国,下一次家宴的主题也被定下了,那就是“大西洋的风”。
你也可以这样:如果事先没有安排好活动内容,也可以临时决定。比如一起坐下来聊聊情感八卦或者办公室的狗血剧情,都是不错的选择。目的在于互相的交流,话题的内容随意一些家常一些都无所谓。
资深家宴主人:芒果 女 28岁 医药销售
资历都是用经历换来的,所以说家宴的次数是芒果成为资深家宴主人的必备条件。自从新房子装修好了之后,芒果就成了专业家宴主人,基本上只要周末有时间,她家就是根据地。芒果心细,做菜也周到,每次家宴的主题风格都不一样,让朋友每次参加家宴都不会丧失新鲜感,加上她出神入化的厨艺,虽说是家宴,但是多少都有些私房菜的水准了,就凭这套好手艺,芒果的家宴总是特别受欢迎。但因为一位好友远赴重洋工作,使得芒果的完美家宴暂停了2年之久,2年后的今天,芒果将要用一次久违的家宴,唤醒旧时好友围坐欢闹时的快乐和温暖。
TIPS
你需要遵守的家宴礼仪
举办家宴有一定的礼仪,参加家宴也是一样,需要注意一些细节的礼仪。
1 按照主人邀请的时间准时赴会,可提前半小时到达,如果因故在宴会开始前几分钟到达也不算失礼,但千万不要迟到,这会显得对主人不够尊敬。
2 主人准备家宴的时候,可以自告奋勇帮工,如果主人一再拒绝就“知难而退”,不要强词夺理“勇往直前”。
3 自己在餐桌上的位置应听从主人安排。
4 用餐中途不要脱衣,听主人的安排再开始用餐,不要擅自开始用餐。
5 如果宴会还没有结束但是你已经用好餐,不要随意离席,要等主人和主宾用餐结束后依次离席。
6 可携带一些精巧的礼物,以慰劳辛苦准备家宴的主人。
7 如事先没有打招呼,不要轻易改变参加宴会的人数,擅自增减参加宴会的人数十分不尊重主人,有时也会造成不必要的尴尬。
8 如果同行的人员中有小孩,注意对小孩的管教,不可影响到主人准备家宴。
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