时间：2022-11-22 23:20:30
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[关键词]档案信息化 档案信息化建设
一、档案信息化及档案信息化建设的内容
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则
1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。
3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。
档案信息化建设需要遵循以下原则。
1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求
1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
【论文摘要】档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。笔者从高校档案信息化应用现状、应对措施等方面就如何进一步加强高职院校档案信息化建设进行了分析研究。
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录,是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统,它深深植根于人类社会的生产、生活之中,与人类社会发展同步,并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域,在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。
档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
1高职院校档案信息化应用现状
由于多数高职院校是在原来的中专校合并的基础上组建而成的,所以,情况比较复杂,档案管理人员比较混杂,对档案信息化工作了解很少,从而导致各单位对档案信息化的认识程度参差不齐,严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。主要表现在以下几个方面:
1.1对档案工作重要性认识不到位
不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法;另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练,认为自己干了十几、二十几年的档案工作,业务“熟练”、于是就沾沾自喜、不求进取,抱有混日子的思想。虽然部分人员是凭借长期从事档案工作和资格老获得了专技高级职称,可谓多年的媳妇熬成了婆,其实这些人自身素质较差,文化程度较低,根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,也不想接触,更没能力掌握,依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。
1.2对档案工作投入严重不足
有些单位的领导对档案工作不够重视,认为档案工作很简单,只是保管些材料,负责给利用档案者提供材料即可,所以在经费投入方面,相对其他工作而言,投入的资金非常少,导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件,更谈不上购置现代化档案管理设施设备。
1.3现代化管理手段未得到充分利用
有些单位的档案管理部门虽然已使用了档案管理软件,也只是简单地录入些案卷目录,但仍无能力开展档案研发、利用工作,结果造成投资上的浪费。
1.4档案工作现代化管理手段单一
缺少档案信息化的软件,目前使用的档案管理软件只有科怡软件一家产品,满足不了高校档案管理的需要。即使有的单位添置了科怡档案信息管理软件,逐步在将档案目录录入到计算机中,能够实现简单的目录查询、统计等功能,但由于专业技术跟不上,根本不能运用自如。再者,商家售后培训、技术服务等一系列工作都不能及时到位,致使档案信息化建设、发展受到制约。
1.5档案管理队伍综合素质较低
档案管理人员队伍中,极其缺乏懂计算机网络技术人才,多数单位是将年龄较大的、文化较低的女同志按排在档案部门,这就致使高校档案信息化建设工作缺少智力支持。
2应对措施
鉴于以上档案信息化建设中存在的问题,我们必须正视存在的不利因素,并采取积极改进的态度,将被动变主动,将不利变有利。
2.1档案工作者必须更新观念
档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作,如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式,而不肯更新管理观念的话,即使单位上建起了网络,购买了最新的软件系统,也不会真正将系统应用起来,致使软件成为一种摆设。因此档案人员必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的科学技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时展同步。
2.2单位要建立健全激励机制
要彻底改变“大锅饭、吃皇粮”和“干多干少一个样”的管理体制,应建立健全激励机制,每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进,让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作,为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。
2.3领导要给予档案部门智力方面的支持
在档案信息化建设过程中,基础设施是条件,标准系统是手段,信息资源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力资源是关键。人才是档案信息化的建设者,更是档案信息化建设的重要组成部分。当前,档案队伍中大多数专业人员,还不具备档案信息化管理素质。因此首先,领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持,其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的现代信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次,应建立具有约束力的规定,要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。
2.4切实保障对档案现代信息化建设的投入
档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。
2.5加大对档案现代信息化建设技术人才的培养
档案现代信息化建设,不仅需要从业人员的努力,更需要上级档案业务部门的栽培,上级档案部门应在过去的单存的档案知识培训的基础上,举办档案现代化信息化知识培训班,并建立强化学习制度,规定各单位落实人员参加学习,为各单位档案现代信息化建设提供技术支持,保障档案现代信息化建设对人才的需求。
总之,档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用,档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨,同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力,只有大家齐心协力,档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。
【关键词】档案管理；档案信息化
伴随着全球信息化的飞速发展，档案信息资源也日益猛增。传统模式下的以手工为主的管理模式已经不适应现代信息化技术的发展和要求。特别是计算机及其网络化的普遍应用，档案工作重心向信息化发展已成为必然的趋势，加快档案信息化建设可以说是刻不容缓。信息化的浪潮对档案管理事业是一个巨大的冲击，但也同时推动和促进档案管理观念的转变，档案管理正从单一的实体管理提升到更高层次的信息化管理模式。信息化建设的全面推广和应用，将使档案部门能够更为方便、更为准确、更为快捷的为社会各界人士和民生服务，满足不同层次间的需求。从而真正体现档案的重要价值。
一、档案信息化的定义及重要意义
所谓档案信息化的定义就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，并提供社会利用，加速实现档案管理现代化的进程。其本质就是档案信息化把档案管理模式从以档案实体管理为重心向档案信息化管理为重心进行转变的过程。
档案信息化的重要意义在于两个方面：
第一档案信息化是世界信息化管理的客观要求，档案信息化建设是历史发展的必然趋势。档案信息化建设的目标是在现代化技术条件下，全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理提高信息利用率。
第二档案信息化建设是新时期我国档案工作的重大战略决策，特别是在科技文化、社会保障、卫生医疗、教育就业等诸多民生领域全社会都在迫切要求档案信息化建设加快发展。目前，伴随着电子政务网络的建立及办公自动化传输网络化的普及和推广，电子文件管理和共享已被普及。而以往的纸质文件已经无法满足社会对现行文件利用的及时性、方便传播和利用的需求，随着民生服务领域的不断深化和拓展，政府大规模进行简政放权将原有的大部分政府职能向街道、乡镇等基层组织下放，并把向社会购买服务作为减轻行政成本的一种手段。促使各行各业信息系统建立和完善起来，形成了大量的信息化数据，这些大量的信息数据的收集保管和提供利用无疑带动了档案信息化的管理方式的转变，建立健全档案信息化管理的法律法规，逐步实现档案信息管理的统一平台，将档案的实体管理提升到档案信息化、网络化管理水平是当前我国档案事业的重要战略任务也是实现国家信息工程的重要组成部分。档案资源信息化意义重要而且深远。
二、档案信息化建设的成败取决于全社会档案意识能否真正建立起来。
随着全社会档案意识的发展，人们的档案意识达到了空前的高度。但是受到知识结构、认知程度、经济条件等综合因素的限制，全社会的档案信息观还没有完全形成。档案意识还相对薄弱。而在档案意识还相对薄弱的社会里，社会管理者的档案意识如果受到制约，档案事业的发展空间和方向将严重受阻。还有社会组织、社会大众的档案意识甚至少数档案工作者档案意识的淡泊也会从不同程度上影响到档案事业包括档案信息化建设的进程。为最大限度地减少上述不利因素对档案信息化事业的阻碍作用。
三、档案信息化建设必须经过充分的调研分析，经过反复的分析论证，才能进行系统的开发和建设，切忌要避免盲目建设带来的资源浪费。
档案信息化建设的重要前提是争取单位的重视和支持，提供必要的资金和人员物资保障。档案信息化是指以信息技术为基础，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机储存、网络传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，最大限度达到档案信息资源的共享，使档案信息资源产生更大的社会效益和经济效益的过程。在信息化高度发展的今天，各单位应将档案信息化建设安排到与本单位现代化管理同步发展，做到通盘考虑。与本单位信息建设共同规划、共同安排、同步实施，在资金投入、物资保障、技术培训方面给予支持，使档案信息化建设与本单位整体建设同步进行。
四、档案信息化建设应该在各类系统运行比较稳定的基础之上，在各个子系统的功能完善的条件下实施建设，以保证档案信息化系统的稳定运行。
1.档案信息资源数据库建设是档案信息化建设的核心内容之一，是档案部门信息化工作的重要组成部分。在建立起特点突出、利用方便、配置合理的档案信息数据库基础上，才能有效地实现档案信息资源的共享。
2.经过全面应用档案信息化系统，极大地推动了档案信息化建设的进程。档案管理应用软件的开发推广是档案信息化建设的重要环节越来越受到人们的重视和关注。如清华紫光档案管理信息系统，东方飞扬档案管理系统等都广泛深入地应用到档案管理事业之中。
五、档案信息化建设是一项技术性和业务性都非常强的工作，所以要求档案信息化管理人员必须具备一定的计算机知识和档案业务知识。
做好保密工作是档案信息化管理工作中的一个重大问题。就目前来看，两大因素导致电子档案信息存在隐患：一是档案管理的相关部门没有建立起安全的管理体系，档案管理工作人员缺乏对相关信息的保密意识。二是技术方面存在一定的问题。国际互联网是一个开放的系统，在确保信息保密等问题上具有很多先进的技术，例如难以攻破的防火墙、高端加密技术等等，但在具有攻击性强、破坏性大的黑客面前，便无济于事。这就使得电子档案信息存在极大的安全隐患，我们要加倍重视此类问题，在电子档案信息保密技术上不断地创新保密手段，管理方面也要严格禁止秘密信息在网上公开。
二、促进档案信息化建设的有效策略
（一）及时地更新档案管理观念随着信息化时代的到来，档案信息化建设要及时地转变陈腐的“重视管理，忽视利用”的思想，不断提高档案管理人员的思想认识，改变档案管理被动服务的意识，开发多方面的有效信息，为使用者提供更加方便、快捷的服务，切实加快档案信息化建设的步伐。
（二）获取相关领导及部门的支持档案信息化建设是一项庞大而复杂的工程，涉及创新技术、更新观念、完善体制等多方面的改革。档案信息化建设过程中，首先需要工作人员做好电子档案信息整理工作，并将此过程中发现的问题及需求及时传递给相关领导，以便有效地解决问题，提高工作效率。同时，要争取得到相关部门的支持，充分利用网络、会议、报刊等进行有效地宣传，以引起信息部门、其他有关部门以及领导的重视，充分认识到档案信息化建设的重大意义，努力获取相关部门以及上级领导的重视与支持，为此项工作打好坚实的基础。根据国家档案局颁发的档案信息化建设实施纲要，各部门应及时制定档案信息化建设实施细则，让档案信息化建设的实践活动有据可依，促使档案信息化建设圆满完成。
（三）节约成本，一切从实际出发档案信息化建设需要大量资金的支持，并且涉及到很多方面，特别是馆藏档案数字化处理，既浪费资金又耗费时间。针对这种状况，在进行档案信息化建设过程中应遵循实用、经济的原则，一切从实际出发，根据项目的重要程度，逐步实施。在档案的目录信息化和全文信息化的建设过程中，也应实事求是，对馆藏档案进行分类，对于利用价值较高的档案进行全面的信息化处理，对于利用价值不高或者基本没有利用价值的馆藏档案可以最后处理甚至不处理，以便缩减信息化建设的成本，使得信息资源有效增值，积极促进档案信息化建设。
（四）重视档案信息资源建设档案信息资源建设作为档案信息化建设的宗旨，包括数据库的建设、档案目录及原文信息化和多媒体档案信息化等工作。其核心任务有三个方面：第一，加强馆藏档案的目录信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，还要尽快做好已有馆藏档案信息的分类、录入、归库等工作，实现现有馆藏档案文件级目录机检。第二，有效利用已有的相关机器设备以及信息化技术，对利用价值高的、易被损坏的、使用频繁的档案信息进行信息化处理，以加强对科技、文化、经济等有较高利用价值的档案进行保护，有效提高此类档案的利用率。第三，对从纸质档案转化为电子档案的相关信息要采取科学有效的管理措施和技术处理方法，按照一定的原则进行有序的、规范的整理收集，并加强电子档案的管理工作，确保整理入库后的电子档案与原始档案保持一致性，保证电子档案的整体性和有效性。另外，还要探究电子档案传输、接收、管理、检索等方面的技术方法，为电子档案入馆、有效利用打好基础，做好充分地准备。这就需要在档案信息化建设方面有一定的标准和规范。与此同时，还应该重视数据库的大小，数据库只有达到一定的规模，才能提高其使用效率，若数据库规模过小，可使用的数据过少，那么就失去了其使用价值。并且，在创建目录信息化的时候，要确定并且推广使用标准的档案信息化管理系统，以便于各单位之间能够相互传输和接收电子档案，减少使用过程中出现不必要的麻烦。
（五）完善网络建设，消除安全隐患网络是电子档案信息整理、检索、传输和共享等的基本保障，因此建立并完善网络系统是档案信息化建设的重要环节。只有建设高效的信息网络，才能充分发挥电子档案信息的作用。电子信息的网络建设主要由三部分组成：首先是服务于本单位的局域网，其次是为政府服务的政务网，最后是服务于社会的公众网。局域网及政府网是向已经授权的用户提供没有公开的档案信息，公众网是向社会大众提供开放的档案信息，信息包括目录和原文两部分。就目前来看，消除网络安全隐患在档案信息化建设中处于重要的地位，网络安全已经是各个国家在网络建设过程中最为重视的一个问题。档案属于一种重要的信息，应保证其保密性。所以，消除网络安全隐患是确保电子档案信息被正常摘录、传输、使用的重要保障，需要相关部门采取有效的措施保证网络的安全：首先应当实行局域网、政府网、公众网有效的物理分离；其次应该制定完善的系统管理制度，从系统完善、信息网络审核、访问权限设置、密码保护、检查监督、奖惩等各个方面制定相关细则，以便更好地进行网络管理；最后，多项网络信息技术同时使用，保证电子档案信息的安全性，充分利用防火墙、访问权限控制、密码保护等计算机高端技术，有效制止不法用户的恶意入侵、电脑病毒的恶意进攻以及黑客对网络的破坏。
（六）创新网站建设，完善服务机制电子档案网站建设在档案信息化建设中有着举足轻重的地位，它还是一种新的档案信息化利用及服务的重要方法。电子档案网站具有信息传输速度快、内容广泛、查找便利、及时性强等特征。电子档案网站的建设能提高档案一系列相关工作的效率，提高档案信息化的服务水准，提升档案工作的影响力，是帮助开放性档案馆树立良好形象的有效途径，还是档案信息化服务体制的创新方法。加强电子档案网站建设，需要加强对相关工作人员进行相关的技术培训，增加高端技术人员以及相关物资的投入。
（七）组建优秀的档案管理人员队伍当今社会，信息化发展极为迅速，充分掌握信息化知识的人才在档案信息化建设和发展过程中有着重要的作用。档案信息化建设是一个庞大、复杂而艰巨的工程，应该将档案信息化建设的过程当作挖掘和培养优秀人才、组建优秀团队的过程，这样才能更好地建设和完善档案信息化，促进档案信息化事业的蓬勃发展。在这个过程中，可以采取三项有效措施：首先是对档案管理的相关人员进行全面的培训，努力提高其综合素质；其次是聘请专家进行讲座，不断更新工作人员所掌握的知识；最后，加强与网络、电脑等公司的合作，通过这种方式加强档案工作者的实践能力。
现代企业要想长远发展必须要有创新这一根基，创新则体现在企业的各个方面，不仅仅是只有生产技术的革新才叫做创新，企业管理的创新也是必不可少的。档案管理的创新就是势在必行的，档案管理信息化是企业步入信息时代所必须的，随着互联网技术的发展，无论哪个企业都将面临数字信息化、网络普遍化、经济全球化的不断侵袭，当今企业的市场竞争力与企业档案的信息化管理已经密不可分了。在互联网信息时代，一些大型互联网企业也在不断发展，信息化作为新生的力量也是必不可少。
企业档案管理信息化便于企业内部的管理和企业文化的普及等高效快捷化服务。企业档案管理部门拥有企业的会议和活动的信息资源，保存了一个企业所创造的企业文化。档案管理信息化让企业信息利用率大大提高，节约了工作中的宝贵时间， 而且丰富了企业所特有的知识， 提升了企业文化。
二、当代企业档案管理信息化普及过程存在
的障碍和问题
1.档案管理信息化建设的阻碍
企业档案管理信息化建设的投入较高、过程复杂、效益转化慢，造成一部分企业在思想上觉得档案管理不能转化为企业的经济效益。致使企业只注重生产设备更新、产品销售推广， 而对于企业发展的档案管理事业则置之不理更不要说信息化了。这些企业对档案信息化建设必需的设备不予配备或配备不齐， 信息文件的归纳不合理不便利用等。
2. 信息储存工具的多样化
在数字化的大环境下， 企业档案的存贮正在逐步由纸质的图文档案的模式转化为以数字化为主的模式。数字化技术的出现，以及辅助技术的逐步完善， 形成了电子文档，管理模式和储存工具都发生了质的变化。然而信息储存工具也会出现各种不可预料的情况，从而形成了企业档案信息内容的损失， 过多的信息损失，会导致系统出现运行失效的状态。
3.信息标准化
企业档案管理信息化进程必不可少的一步就是将现有的各个文字信息、图片信息、视频信息的格式统一起来。档案管理的信息化是建立一个严谨的信息处理系统，因此数据的准确性、可靠性十分关键，这就要求工作人员对数据录入要完整无误。随着时代的发展企业管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中对企业档案的数据的准确性、完整性也会不断提高， 包括平时管理部门收集的各个项目的数据都有待于进一步完善。
三、档案管理信息化的建议
1.提高管理工作人员水平
通过企业培训和参观学习其他企业工作模式等多种渠道、多种形式来开拓档案工作人员视野，增加档案工作人员的工作经验，加快企业管理的改进速度以便更好地完成档案管理工作。企业档案管理部门收集了大量的企业各个部门的信息，是企业不可或缺的，将为提升企业的整体经济效益，促进企业发展建设，作出不可估量的贡献。
2.加强电子文档管理
企业要根据需求去制定管理工作各个环节的细则，对不同模式的储存媒介的信息进行统一的处理和归纳;还要注意对企业电子文件积累、收纳等其他工作，要完整的、安全的保存诸多企业有价值的文件，而且要不断加强文档的接受、传递的同步更新;再次加强管理细则，预防损失企业文件。
3.建立信息网络平台
随着数字时代的到来，人们的生活方式有着极大的改变。原有的档案管理模式已经大大的脱离现代企业的发展，信息化管理模式建立企业档案信息网络平台，让档案信息进入网络实现共享化，提升效率实现办公自动化，形成企业信息的共享新模式。企业档案管理信息化系统要有相对统一的标准，减少企业信息共享和服务的不顺畅，达到企业信息化档案管理的应有高度。
四、加强检验检疫口岸信息化建设
加强京唐港、曹妃甸综合保税区、秦皇岛新港、黄骅港等口岸信息化平台建设，争取地方主管部门支持，早日与地方电子口岸实现数据交换。落实《冀晋蒙辽豫陕检验检疫快速通关合作备忘录》，充分发挥河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建数据交换平台，实现六省区进出境货物信息资源共享。做好“曹妃甸综合保税区监管服务平台” 和“口岸鉴定业务信息平台”两个信息系统的建设和应用作用。
1.加强信息系统开发利用
促进信息化与检验检疫工作深度融合。继续组织开展信息化项目需求申报和论证工作，提出开发计划。重点支持与检验检疫业务紧密结合、与强化监管密切相关的开发项目立项。积极配合我局“两类示范区”建设工作，大力采用地理信息、互联网、二维码、大数据、移动互联网等先进技术，做好“出口食品农产品质量安全示范区管理系统”的研究开发工作，推动示范区建设的良性发展。加快信息系统推广作用。加快在研信息化项目的研究开发和推广应用。积极做好总局统一开发的各应用系统以及我局自主开发的应用系统的推广工作。同时结合实际，引进我局业务工作急需的应用系统。加快信息资源整合与共享。积极配合质检总局做好E-CIQ主干系统建设工作;配合做好我局“进出口商品质量安全信息平台”、“风险监测和预警平台”业务建设工作;拓展“检企信息服务平台”功能，为我局实施“无纸化报检、智能放行”的通关模式提供技术支持。
2.加强网络与信息安全保障
加强信息安全基础设施建设，实施全局系统内外网物理隔离改造，实行分级管理、重点保障。积极跟进保定内陆港、京唐港办事处等新建办公场所的网络规划与建设，为顺利搬迁和开业奠定基础。
总结
关键词：档案信息化建设 档案开发 管理
一.促进档案信息的开发利用是实施国家重要战略任务
在当前的社会局势背景下，信息化和网络数字化技术已经普及到社会的各个角落，政府办公、社会运行还有民营企业和国有企业的发展全都需要应用到信息化和网络数字化技术;对于正处在和整个世界最前沿相接触的中国来说，档案信息资源的加快建设和推进档案信息的应用和发展意义十分重大。
从2003年开始，国家档案馆已经将全国档案信息库列为了重要的储存资源之一，档案信息资源库也逐渐的被国家的各个地方进行了建设和落实，加快全国档案信息化具体工程实施方案已经成为了当前国家的首要发展战略目标之一。
加速推动档案信息化的组建主要是为了能够让档案细心更高效的和国家整体信息进行融合，是我国科技发达的一种体现。档案信息化建设的整体进展工作关系到国家档案信息高速发展的重要节点;网络数据和档案发展与实际信息资源三者组成了我们整个国家的信息资源库，加快数字化和网络化的建设同时也是变相提高档案信息主体能力的必经之路，是带着深刻改变性质的科学新思路。
二.档案信息化的主体建设与档案信息开发利用
1.我国档案信息技术还不完善
档案信息化的建设和发展总体上被分为三次，我们当前的档案信息发展其实大多数还逗留在二次开发记录文献这种浅层上。因此我国的档案信息技术要想得到长足有效的发展，就必须要依据社会整体的需求结合自身的技术根本，适当合理的将发展的眼光望向第三层次的开发上;对于档案研究的科技成果以及档案管理人才，必须要当成重要保护资源来对待，同时在创新方面进行拓展，使得档案信息产品得以在社会和市场上流传，在得到发展的同时，创造利益。
2.相关技术的手段落后信息少
尽管我们运用了计算机技术进行档案信息的辅助监管，但是由于电脑技术的操作繁琐，且无法共享信息，因此也相应的受到了发展的局限。除此以外，由于我国有关技术人员所具备档案信息技术欠缺，以及共享的资源信息较少，因此大部分的档案记录还在依靠手写进行记录。很多的企业和市政府虽然本身有自己的网络，但是其中的档案信息却没有进行公开共享，这主要是因为各层领导对于档案信息的工作没有足够的认知，再就是相关的档案管理人员并不具备高端的档案信息管理技术，同时档案信息的保密工作也成为了有关人员工作当中的阻碍，不论谁上网，一旦档案资料出现了泄漏，那个人就要负责，这也让档案资源的共享与管理产生了相当大的问题。从其它城市省份来看，各大城市政府出了在自身的局域网上留有档案信息外，在互联网上甚至根本就没有留下任何的档案信息资源，这足以说明我国的档案信息建设和相关的开发应用整体还处在一个相对较低的水平当中。
三.注重高素质信息技术人员的培养
国民经济社会在向着信息化社会进化的过程中，我们必须时刻注重中华民族整体的信息只是以及技术运用能力的普及，提升档案信息管理的专业人才和引进先进的管理设备能够为我们训练出一支高素质的信息开发团队，这也成为了我们国家加快信息全面化建设的重要基础。对于在职的档案信息管理人员，我们应该采用集中式的技能训练体系，由档案部门或者教育部门进行整治培训，分批次的对准备进行信息开发或已经在职的人员进行系统性的专业技能讲解，从而达到真正掌握新档案信息化技术的水平。
档案信息化建设与档案的开发利用必须要做到相铺相成，在建设信息化的同时绝对不能忘记开发和创新思维，只有做好了档案信息化的建设工程，整个档案事业才能真正的发展起来，我们的档案工作也才能够生机盎然。
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[2]马振，苏春莉.夯实基础一一加快信息化建设进程[J].中国档案，2013（02）.
当前，适于城建档案信息化的基础信息技术和网络技术还存在着很多不足，集中表现为城建档案信息技术水平落后，办公软件存在区域上的人为限制，导致城建档案信息工作出现检索量不足、信息不完整、效率不高等实际问题，这不但不利于城建档案信息的规范收集，也会影响到城建档案信息的加工和处理，更会从基础上形成对城建档案信息深层次加工与系统性开发的制约，影响到城建档案信息化目标的实现。
2.人员素质不足
城建档案信息化需要信息专业、档案专业和城建专业的复合型人才，而当前具备这种素质和能力的人才少之又少，很多从事城建档案信息工作的人员存在学历不足、专业不对口、信息操作和处理能力不足的实际问题，导致落后的城建档案信息工作方式长期存在，城建档案人员思想陈旧落后，形成对城建档案信息化建设的直接影响。
3.城建档案信息化建设的策略
3.1提高城建档案信息化的意识。提高城建档案信息化的意识要从三个环节入手，一是，要提高社会对城建档案信息化的重视，要通过成果展示和宣传教育使社会看到城建档案信息化的优势和长处，争取社会上对城建档案信息化的政策支持与物资保障。二是，要提高管理层对城建档案信息化的重视，着力培养主要领导和管理者的现代化城建档案信息工作意识，提升对城建档案信息化的组织保障水平和资金保障水平，为建设信息化的城建档案工作形成稳固的基础。三是，要提升城建档案信息人员的自身意识，将城建档案信息化看做职业成长的机遇，在勇于接受城建档案信息化挑战的基础上，形成对城建档案信息化建设的有力支持。
3.2加强城建档案信息工作的前期准备。要加强城建档案信息化的专业性工作，做到对城建档案信息工作的基础性强化，要做好对城建档案信息前期的加工、整理，通过规范的手段提升城建档案信息的通用性与实用性。应该建立适于城建档案信息化的准备体系，通过对电子文件、图像文件、声音文件各种信息的有效整理提升建档案信息的准确性，进而为建档案信息工作提供前提性的保证。
3.3加强城信息技术在实际工作的应用。城建档案信息工作应该紧跟科技的步伐，要将计算机技术和网络技术更为准确、快捷、系统地应用到城建档案工作之中，推进城建档案信息化的目标实现。应该建立起城建档案行业规范的操作系统和专业软件体系，扩大城建档案的信息量，提高城建档案信息的检索速度，完善城建档案信息，提高城建档案工作的效率，从基础上建立起城建档案信息化的信息技术平台，做到对城建档案信息化发展的有效保障。加快城建档案信息化人才培养。要以城建档案信息化为目标，建立起人才的培养机制，通过继续教育解决城建档案信息工作中存在的专业能力和思想意识问题。
4.结语
关键词：医院档案信息化建设 档案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02
随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。
1 医院档案信息化建设的重要性
医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。
2 医院档案信息化建设的优越性
2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。
2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。
3 医院档案信息化建设以及档案管理内容
3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。
3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。
3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。
3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。
3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。
4 小结
医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。
参考文献
[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（03）：43-44
关键词：加强 城市建设档案；信息化；建议
1 城建档案管理工作中存在的问题和不足
（一）信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后
档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。
（二）城建档案管理经费不足，人员素质有待提高
大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。
（三）系统管理维护水平较低
实行档案信息化，基础信息必须完整、准确，在人才任用过程中，才能实现利用上的最大价值。但目前基础信息在收集和利用上还存在一定难度，造成信息更新不及时、不全面，归档材料形成单位或个人不能按时将材料送至档案管理部门，给档案信息化带来一定的阻碍。
（四）县级城建档案管理总体水平不高
城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。没有形成城建档案收集、接收工作机制。许多县级市没有接收档案工作机制、制度，已造成很多建设工程档案流失虽然有档案小库房，但基本没有建设工程档案，有的基本的档案库房也没有。多数城市地下管线摸底调查尚未开展。
2 加强和改进城建档案管理工作的建议
（一）规范电子文件的归档与管理
已形成电子文件的机关应尽快将电子文件的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移交进馆并有效提供利用创造条件。
（二）提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。
（三）加快室藏档案的数字化
各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。
（四）加大法制宣传，增强法律意识
为提高各级各部门对加强城建档案管理重要意义的认识，增强做好这项工作的责任感和紧迫感。要采取多种形式，大力宣传城建档案管理的法律法规，提高全社会对城建档案管理的法律意识；要结合实际，宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，宣传城建档案统一收集、集中管理、资源共享的现实意义和长远意义，努力营造开展城建档案工作的良好社会氛围。
（五）坚持与时俱进，是做好档案信息化建设的重要环节
档案信息化建设是档案事业发展的要求，是档案事业现阶段最为活跃和发展最为迅速的领域。随着现代科学技术的不断提高，社会各界对档案信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，他们对档案信息的需求是准确、及时、简捷、实用。希望对档案信息资源进行快速的提取、分析、利用，从而满足各方面的需求。因此，必须坚持与时俱进，始终把档案管理现代化作为档案事业的发展方向，在思路上不断创新，在新领域上不断开拓，从根本上改变传统的档案管理模式，不断引进和采用先进的现代化管理技术，提高档案服务水平，使档案工作的服务能力适应社会的发展要求，是档案工作服务社会的重要基础。
（六）加强信息化基础设施建设
加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。
（七）积极整合各类信息资源
全省各地市城建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆（室）和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。
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