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数字档案论文

时间:2022-10-13 21:41:32

导语:在数字档案论文的撰写旅程中,学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径,好期刊汇集了九篇优秀范文,愿这些内容能够启发您的创作灵感,引领您探索更多的创作可能。

数字档案论文

第1篇

关键词:海洋数字档案;信息安全;网络应用

在社会信息化的大环境下,数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现,档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受,这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解,顺应技术发展趋势,更好地进行海洋档案管理工作。

1海洋数字档案的概念和特点

在1996年第十三届国际档案大会上,美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题,第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体,如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案,它的内容只能通过机器来利用,并根据来源原则来组织安排。以此类推,海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体,如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别,包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现,而是通过二进制代码以数字形式存贮,成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化,当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时,数字网络系统就将成为其主要的传输平台,为档案信息的快速流动提供可能,通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2网络环境下海洋数字档案的安全隐患

在数字化的过程中,由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响,容易造成海洋信息的丢失或删改,却不易被察觉。

海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件,不同于以纸张为载体的纸质档案,它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读,并且信息容量巨大,传输快捷,这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的,是一种进步和发展。同时,也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。

目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行,缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年,而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案,磁性载体档案的寿命最多只有十多年,光盘载体的寿命也不超过I00年。另外,纸张的损坏很容易被发现,但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外,由于信息技术的快速发展,信息保存的格式和载体都在发生变化,使得早期数字档案难于“阅读”,例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件,恐怕大多数读者都会束手无策,而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。

由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式,网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地,任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展,互联网攻击手段也越来越多,攻击工具的破坏力越来越强,而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术,它总是滞后的,这样就导致了网络的脆弱性。此外,网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径,主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。

管理人员不足,技术水平有限。据有关资料显示,90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训,他们缺乏计算机与网络的相关知识,缺乏对档案信息网络的安全意识。

3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策

如前所述,随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用,数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出,为严防密从网泄,确保电子文档安全,应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。

3.1管理方面

加大人才培养力度,提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势,海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息,不能认为只要把电脑管好了,信息没有丢失,就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感,树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能,努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术,加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时,海洋档案行政管理部门要采取相应措施,从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式,提高和更新在职人员的知识水平和专业技能,充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性,为推进海洋档案信息化建设作贡献。

制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中,除了采用相应的安全技术措施之外,更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规,结合本单位实际,制定、完善一些制度。如,确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围,制定档案网络操作使用规程,用户身份认证制度,电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度,使安全管理具有可操作性,形成海洋数字档案信息的安全保障体系。

3.2网络安全方面

硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用,使用的移动储存设备也应做到专用,不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备,不要盲目追求新产品、新技术,以减少泄密渠道。

操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础,因为所有的基本应用和安全措施(如病毒防治、人侵检测、设置防火墙和安全岛)都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的,因为许多核心技术我国并不掌握,无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:①采用的产品要具有自主知识产权,且源代码对政府公开;②定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况,以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现,这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持。

安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑,主动防御,改变被动劣势,要树立“预防为主,防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手,使其能够管理网络上的所有机器,如利用定时查毒功能,对客户进行扫描,检查病毒情况;利用在线报警功能,监测网络上的每一台机器,出现故障或病毒侵人时,网络管理人员都能及时知道,并作出反应。

内外网隔离。在内外部网之间,设置防火墙(包括分组过滤与应用)实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络(VPN)技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道,并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时,VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构,或者希望用户远程访问档案网络,这种方法尤其有用。

3.3信息安全方面

海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失,如果按照备份规程进行了备份,那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合,例如我们可以每周执行一次完全备份,每天执行一次增量备份。除此之外,还应该选择不同的数据存储介质,并将备份介质存放于不同的安全地点。

载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性,易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心,提高操作能力避免不正确操作。例如,使用标识笔作标注时,会带来盘面的污损拿取时手法不正确,留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上,会腐蚀盘带。

数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术,以解决伪造、抵赖和冒充等问题,在存储和流通过程中,保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等。

信息加密。加密技术可以确保电子文件内容的非公开性,是保证电子文件机密性的重要方法,其目的是采取某种数字方法经信息伪装起来,使非法入侵者无法了解信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥,任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文,收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥,因此第三者很难从截获的密文中解出原文来,这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果。

双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案,既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案,这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。

海洋数字档案的销毁。目前,数字档案销毁现状不容乐观,销毁随意性较大、方法不规范,为信息保密工作留下了隐患。数字档案的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。数字档案的信息销毁即逻辑删除是通过软件系统改变载体的状态,将数字档案数据从记录载体上彻底消除的一种方法,对于非保密性的数字档案可用逻辑删除的办法;数字档案的载体销毁是将数字档案的载体连同信息一起销毁的方法,主要适用于载体、一次写人不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体,此方法销毁比较彻底,不会留下失泄密后患。对应销毁的在网络上处于流转状态的电子文件、电子档案,属于非保密性的可做清除处理;对属于保密范围内的,要做彻底清除处理,连信息的微量信号也一点不能留,以防泄密。

第2篇

一、建立电子档案信息安全评价指标体系的必要性

信息技术在档案管理中的广泛应用,一方面提高了档案工作的效率,扩大了档案的社会影响力;另一方面也对档案工作提出了新的要求,例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。

在2002年国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》和近期各省市的“十一五档案信息化建设纲要”中都提出了“档案信息安全保障体系建设”,但仍缺乏深入、系统的探讨。电子档案信息的安全管理是一个过程,而不是一个产品,我们不能期望通过一个安全产品就能把所有的安全问题都解决。对各档案管理系统来说,解决电子档案信息安全的首要问题就是要识别自身信息系统所面临的风险,包括这些风险可能带来的安全威胁与影响的程度,然后进行最充分的分析与评价。只有采用科学有效的模型和方法进行全面的安全评价,才能真正掌握内部信息系统的整体安全状况,分析各种存在的威胁,以便针对高风险的威胁采取有效的安全措施,提高整体安全水平,逐步建成坚固的电子档案信息安全管理体系。

二、电子档案信息安全评价指标体系的组成

电子档案信息系统是一个复杂的系统工程,既有硬件,又有软件,既有外部影响,又有内部因素,而且许多方面是相互制约的。因此,必须有一个规范的、统一的、客观的标准。根据国内外的电子档案信息安全评估标准,国家对电子档案信息和网络信息系统安全性的基本要求,结合电子档案管理和网络管理经验,综合考虑影响电子档案信息安全的各种因素,建立电子档案信息安全评价指标体系。该体系主要包括五个大项二十个小项的评价指标。

1、物理安全评价指标

物理安全是指存储档案信息的库房、计算机设备及管理人员工作场所内外的环境条件必须满足档案信息安全、计算机设备和管理人员的要求。对于各种灾害、故障要采取充分的预防措施,万一发生灾害或故障,应能采取应急措施,将损失降到最低。物理安全包括环境安全、设备安全和载体安全三个方面。

(1)环境安全:主要指存储档案信息的库房、计算机机房周围环境是否符合管理要求和是否具备抵抗自然灾害的能力,如库房是否建在电力、水源充足,自然环境清洁,通讯、交通运输方便的地方;有无防火、防水措施;有无监控系统;有无防雷措施等。

(2)设备安全:主要是指对电子档案信息系统设备的安全保护,包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等。

(3)载体安全:保证设备安全的同时,也要保证载体安全,要对载体采取物理上的防盗、防毁、防霉等措施。

2、管理安全评价指标

安全管理在电子档案信息安全保障中起着规范和制约的作用,科学的管理理念加上严格的管理制度才能最终保证电子档案信息的安全。电子档案信息的管理安全评价指标具体包括:

(1)专门的档案信息安全组织机构和专职的档案信息安全管理人员:档案信息安全组织机构的成立与档案信息安全管理人员的任命必须有相关单位的正式文件。

(2)规章制度:包括有无健全的电子档案信息安全管理规章制度;档案信息安全人员的配备、调离是否有严格的管理制度;设备与数据管理制度是否完备;是否有登记建档制度;是否有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度;各类人员的安全职责是否明确,能否保障电子档案信息的安全管理。

(3)是否有紧急事故处理预案:为减少电子档案信息系统故障的影响,尽快恢复系统,应制定故障的应急措施和恢复规程以及自然灾害发生时的应急预案,制成手册,以备及时恢复系统运行。

3、网络安全评价指标

越来越多的电子档案在网络上传输,而网络作为一种构建在开放性技术协议基础上的信息流通渠道,它的防卫能力和抗攻击能力较弱,可能会遭受到病毒、黑客的袭击。为了保证电子档案的安全必须保证其传输的媒介——网络的安全,网络安全评价指标包括以下几个方面:

(1)是否有计算机病毒防范措施

(2)是否有防黑客入侵设施:主要是设置防火墙和入侵检测等设施。

(3)是否有访问控制措施:访问控制是指控制访问网络信息系统的用户,当用户之间建立链接时,为了防止非法链接或被欺骗,就可实施身份确认,以确保只有合法身份的用户才能与之建立链接。

(4)是否有审计与监控:审计与监控是指应使用网络监控设备或实时入侵检测设备,以便对进出各级局域网的常见操作进行实时检查、监控、报警和阻断,从而防止针对网络的攻击与犯罪行为。

4、信息安全评价指标

在网络能够正常运行的基础上,我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的,不被截取、篡改或盗用。

(1)是否采取加密措施:档案的本质属性是原始记录性,而计算机和网络的不稳定性使得电子档案信息的这一特性难以保证,而且有些电子档案信息有密级限制,不能公开在网络上传输,所以电子档案信息在网络传输时必须通过加密来保证其安全。

(2)是否有数据完整性鉴别技术:网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证,黑客的攻击可以改变信息包内部的内容,所以应采取有效的措施来进行完整性控制,这对于电子档案信息来说至关重要。

(3)是否确保信息数据库的安全:一个组织最核心的信息通常以数据库的形式保存和使用,保证数据库安全对于电子档案信息来说有重要的作用。

(4)是否有信息防泄漏措施:信息防泄漏包括信息审计系统和密级控制两方面。信息审计系统能实时对进出内部网络的信息进行内容审计,以防止或追查可能的泄密行为;另外,可以根据信息保密级别的高低划分公开范围,并对用户划分访问权限,进行分组管理。

(5)是否有防抵赖技术:防抵赖技术确保用户不能否认自己所做的行为,同时提供公证的手段来解决可能出现的争议,它包括对数据源和目的地双方的证明,常用方法是数字签名。

5、系统安全评价指标

这里的系统安全是指计算机整个运行体系的安全。在计算机上处理信息时,硬件、软件出现故障或误操作、突然断电等都会使正在处理的信息丢失,造成无法弥补的损失。所以我们需要采取一系列措施保证系统的稳定,确保信息的安全。计算机系统安全评价指标有:

(1)是否有系统操作日志:系统操作日志详细记录了系统的操作状况,以便事后分析和追查系统损坏的原因,为系统提供进一步的安全保障。

(2)是否进行系统安全检测:运用系统安全检测工具对计算机和网络进行安全检测,可及时发现系统中存在的漏洞或恶意的攻击,进而采取有效的补救措施和安全策略,达到增强网络安全性的目的。

(3)是否有操作系统防破坏措施:操作系统集中管理系统的资源,是计算机系统赖以正常运转的中枢,它的安全性将直接影响到整个计算机系统的安全。操作系统应当建立某些相对的鉴别标准,保护操作系统本身在内的各个用户,阻止有害功能的运行。

(4)是否进行系统信息备份:日常备份制度是系统备份方案的具体实施细则,应严格按照制度进行日常备份,否则将无法达到备份方案的目标。

(5)是否有灾难恢复系统:当系统因人为或自然因素受到破坏时,我们应保证能够尽快地恢复正常工作,把损失控制在最小范围内。

三、电子档案信息安全评价指标体系权重确定方法

用若干个指标进行综合评价时,其对评价对象的作用,从评价目的来看,并不是同等重要的。指标越重要,权的数值就越大;反之,数值小则可以说明其重要程度相对较低。

合理地确定和适当地调整指标权重,体现了系统评价指标中各因素之间的轻重有度、主次有别,更能增加评价因素的可比性。在安全评价中,具体确定权重的方法很多,如德尔菲法、主成分分析法、层次分析法、环比法等。其中,层次分析法比较适用于电子档案信息安全的评价。

层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择,并对它们进行优劣排序,从而为决策者提供定量形式的决策依据。它充分利用人的分析、判断和综合能力,适用于结构较为复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题。它将定性分析和定量分析相结合,具有高度的简明性、有效性、可靠性和广泛的适用性。而电子档案信息安全指标体系因素多、主观性强且决策结果难以直接准确计量,因而可以用层次分析法来确定指标体系的权重。层次分析法的基本步骤是:

1、将复杂问题概念化,找出研究对象所涉及的主要因素;2、分析各因素的关联、隶属关系,构建有序的阶梯层次结构模型;3、对同一层次的各因素根据上一层次中某一准则的相对重要性进行两两比较,建立判断矩阵;4、由判断矩阵计算被比较因素对上一层准则的相对权重,并进行一致性检验;5、计算各层次相对于系统总目标的合成权重,进行层次总排序。

四、电子档案信息安全评价指标体系综合评价方法

综合评价是指对被评价对象进行客观、公正、合理的全局性、整体性评价。可以用作综合评价的数学方法很多,但是每种方法考虑问题的侧重点各有不同。鉴于所选择的方法不同,有可能导致评价结果的不同,因而在进行多目标综合评价时,应具体问题具体分析。根据被评价对象本身的特性,在遵循客观性、可操作性和有效性原则的基础上选择合适的评价方法。在信息安全领域,目前存在的综合评价方法有信息系统安全风险的属性评估方法、模糊综合评价方法、基于灰色理论的评价方法、基于粗糙集理论的评价方法等。对于这些方法,目前还没有评论认为哪一种方法更适用于信息安全领域的综合评价。鉴于此种情况,本指标体系采用模糊综合评价方法。

模糊综合评价就是以模糊数学为基础,应用模糊关系合成的原理,将一些边界不清、不易定量的因素定量化,进行综合评价的一种方法。从评价对象来看,用模糊综合评价方法来评价信息安全系统是可行的。首先,对于信息的安全管理而言,“安全”与“危险”之间没有明显的分界线,即安全与危险之间存在着一种中间过渡的状态,这种中间状态具有亦此亦彼的性质,也就是通常所说的模糊性。因此在安全的刻画与描述上大多采用自然语言来表达,而自然语言最大的特点是它的模糊性。另外,电子档案信息安全评价中,对一些评价要素的评价是具有模糊性的。如组织管理中的评价很难量化,一般只能用“好”、“一般”、“差”等等级概念来描述,具有较强的模糊性。而且一些评价要素受外界环境的影响较大,具有不确定性,如网络攻击、安全设施失效、人为失误等偶然性较大,难以准确评价。对于这些模糊的、不确定性的问题通常采用模糊数学来研究。模糊综合评价方法就是在对多种因素影响的事物或现象进行总的评价过程中涉及到模糊因素或模糊概念的一种评估方式,它通过运用模糊集合中隶属度和隶属度函数的理论来刻画这种模糊性,以达到定量精确的目的。

总之,模糊综合评价方法是一种适用于在信息安全管理方面进行系统评价的可行方法,其基本步骤为⑦:

1、确定评价集。评价集是以评判者对被评价对象可能做出的各种总的评判结果为元素组成的集合,例如我们可以对电子档案信息安全评价采用五个等级的评语集合(很好,好,较好,一般,差)。

2、建立因素集。因素集是以影响评判对象的各种因素为元素组成的集合,在本文的电子档案信息安全评价体系中,主因素层的因素集有物理安全、管理安全、网络安全、信息安全和系统安全五个指标,其下层又有各自的影响因素集,由各自的具体影响指标组成。

3、建立权重集。由于各评价要素在评价中的重要程度不同,因而必须对各要素按其重要程度给出不同的权重,权重集通过层次分析法确定。

第3篇

(一)在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题

随着数字化档案的快速发展,数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大,其数量已经达到甚至超过了纸质档案,为了对两种档案加以区别,并发挥最大的管理效益,需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看,双轨制管理的推行存在一定的阻力,双轨制没有真正得到落实和实行,没有取得预期的效果。

(二)由于互联网的发展,数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁

由于互联网技术的发展,为了发挥数字化档案信息资源的作用,可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享,提高其利用率,但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段,使得网络黑客可以侵入档案管理系统,窃取机密的数字化档案信息资源,所以,对于数字化档案信息资源面临的安全威胁,必须着力解决。

二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析

考虑到当前数字化档案信息资源的重要性,我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题,使数字化档案信息资源管理取得预期目的,实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大,在解决数字化档案信息资源管理问题时,一定要考虑到其实际运行情况,做到优化管理措施,创新管理手段,有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策,主要应采取以下几种措施:

(一)在档案管理工作中,必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视

在档案管理中,数字化档案信息资源的重要性日益突出,我们必须对其重要性引起足够的重视,主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式,从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出,只有观念上重视了,才能保证管理工作得到很好的开展。所以,必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度,从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。

(二)有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题

对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理,逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢,推进效果不理想的问题,我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度,并创新档案管理手段,实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理,保证档案双轨制管理有效推进。

(三)对关键的数字化档案信息资源实行加密处理,保证数字档案的安全性

在目前的数字化档案信息资源中,为了预防关键档案信息泄密,要采取信息加密措施,并升级数字化档案信息资源管理系统,从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取,我们要完善并加强硬件网络设施,同时采取先进的数学算法和加密手段,保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明,这种加密手段是行之有效的。

三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析

上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题,以及解决数字化档案信息资源管理存在问题,从中可以看出,数字化档案信息资源的重要性日益突出,必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益,满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明,要想提高数字化档案信息资源管理的效益,就应该从以下几个方面入手:

(一)将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起,纳入到统一的标准化管理体系中来

实践证明,在档案管理中,要想提高管理效益,就要建立统一的标准化管理体系,实行统一管理,发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言,要和纸质档案一起,建立统一的标准化管理体系,完善档案管理双轨制。

(二)建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,保证数字化档案信息资源管理的有效开展

由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大,涉及种类多数据庞杂,为了实现有效管理,建立数据库是未来发展的趋势。所以,要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,有效开展数字化档案信息的管理工作。

(三)统一数字化档案信息资源存储格式,便于数字化档案信息资源的实际使用

为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率,节省存储空间,便于用户实际调用,我们应该统一数字化档案信息资源存储格式,保证在数据库中以同一种格式出现,便于存储和利用。

(四)加强数字化档案信息资源的安全管理建设,保证信息安全

数字化档案信息资源中包含一些机密的信息,所以我们必须加强安全管理建设,要提高安全管理登记,保证关键数字化档案信息的安全,保证这些机密信息不发生泄漏。

(五)培养数字化档案信息资源管理专项人才,不断提高管理人员素质

第4篇

1.1便于档案资料存储

在传统的档案管理模式下,原始的档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储,但纸质档案由于自身特点,容易受到外界影响而发霉、丢失和毁坏,再加上经常的翻阅利用,很难长时间进行保存,给高校档案管理工作带来消极影响,同时也增加了单位管理成本。而对相关原始档案进行信息化处理,可将原始档案转化为数字化的方式进行存储,不仅可极大节省存储空间和成本,还可最大限度地实现永久保存。

1.2实现档案数字资源共享

随着计算机技术和网络技术的不断发展进步,相关高校档案馆可利用网络对本单位档案数字资源进行资源共享,打破传统档案管理模式下时间、空间的限制。另一方面,相关需求人员刚可利用网络进行有计划、有效率、有针对性地搜索相应的开放档案,可更大限度地实现高校档案信息资源的共享,将高校档案机构打造成为“永不关门”的档案室。

1.3节约大量人力财力资源

传统高校档案管理模式下,需要投入大量的人力物力财力进行档案整理、存储和打印。而在实现档案数字化建设之后可一次投入重复利用,不用再重复进行纸质档案保存和复印,不仅节省了占地空间,还节约了保管费用。另一方面,让管理人员直接进行电子文档拷贝,将计算机和网络的潜能充分利用和发挥出来,有效避免了反复印制资料而造成的纸张浪费和人力投入。

2高校档案数字化建设中存在的问题

2.1对档案数字化建设不够重视

随着高等教育事业和高校档案事业的迅速发展,越来越多的高校师生已经开始关注并了解高校档案管理工作,并开始引起高校相关领导的重视。但由于数字化建设尚属于初始发展阶段,很多学校领导对于高校档案管理工作仍停留在传统观念上,缺少对档案数字化建设的正确认识,甚至仍然存在一些错误偏见。

2.2缺乏高素质复合型档案人才

高校档案数字化建设对高校档案管理人才提出了更高要求,不仅仅需要熟练掌握传统档案管理技能,还必须掌握自动化、数字化、网络化技术,成为不仅懂传统档案管理业务,又掌握现代数字技术的复合型综合人才。然而,目前我国高校档案管理人员整体素质普遍不高,现有的档案管理人员专业知识单一且严重缺乏现代信息技术知识,难以适应信息化时代下高校档案数字化建设和发展的需要。

2.3档案数字化建设经费投入不足

高校档案数字化建设顺利开展的重要支撑就是必须具备专业的软件和硬件设施,如果没有这些作为基础的话,就难以对现有原始档案进行数字化管理和处理,导致档案数字化建设只能是纸上谈兵。在现实中,由于目前高校档案工作经费投入不足,用于档案数字化的资金有限,在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。

3新形势下推进高校档案数字化建设的有效策略

3.1提高高校档案数字化建设的思想认识

随着数字技术的不断发展和高等教育改革的深入改革,高校档案数量和形式不断增加,进而在一定程度上使高校档案管理人员面临着更为艰巨的工作任务。同时,由于高校自身社会功能日益增多,都对高校档案管理工作思想观念提出新的挑战。因此,高校领导干部必须转变思想观念,正确认识到提高档案数字化建设对高校各项事业发展的促进作用,明确职责,加强对档案数字化建设工作的重视,有力推进高校档案数字化建设发展进程。

3.2提升档案管理人员数字化技术水平

高校数字化建设作为一项长期的系统性工作,不是仅凭借几个档案管理人才或计算机技术人员就可顺利完成,需要所有档案工作人员的共同参与和配合。面对档案数字化的不断发展,高校必须重视并提升档案管理人员数字化技术水平。为此,作为档案业务指导部门,一方面必须加大档案管理优秀人才的引进力度,进而为高校提供更多高素质的专业优秀人才。另一方面,应加强对事业单位档案管理人员专业知识的培训,针对不同对象的不同需求,开设系统的培训内容供档案工作人员学习。最后,高校档案管理工作人员必须树立终生学习的观念,主动进行继续教育,从自身实际出发,采取自学提高与脱产培训相结合的方式提高自身素质。

3.3加大对高校数字化档案建设的资金投入

由于我国的许多高校对档案数字化建设的重要性没有足够认识,在现实中,由于目前高校档案工作经费投入不足,用于档案数字化的资金有限,在一定程度上阻碍高校档案数字化建设的全面开展。随着现代信息技术的迅速发展,档案软件更新换代的速度不断加快,这在一定程度上要求高校档案数字化建设必须重视加大对高校档案信息化建设的资金投入力度,在资金预算、人才引进种技术配套方面尽量解决所需的经费,尽可能保证这项工作可顺利实现。与此同时,应将资金投入纳入到单位经费规划系统中,可确保信息化建设的长期开展。

3.4保证高校档案数字信息的安全可靠

随着高校档案数字化建设工作不断发展,对高校档案信息的安全提出了更高要求。一方面,高校必须制定严格的安全保密制度,并不断提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识。另一方面,应采用较为先进成熟的档案管理系统和档案处理机制,将相关责任落实到个人。最后,必须建立严格的档案监控机制,引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和“黑客”等行为进行预防和监控,确保高校档案数字信息的安全可靠。

4结语

第5篇

本文系统所涉及关键技术主要包括:.NET、XML、及WebServices等技术。

技术

以“软件”作为核心概念,提供了一个综合性商业平台,有效实现了对互联网各项服务的订阅。该技术特点如下:1)跨平台。能够同时支持开放式互联网标准及有关协议;2)互操作性良好。支持20种以上的语言环境,几乎所有语言均能采用.Net环境;3)可操作性强。.Net语言首先利用所选语言环境加以编译,利用JustInTime即时编译器将其转换为可识别代码,实现了不同平台下的可操作性;4).Net技术通过运行过程中加强资源对象的管理,确保了其安全性;5).Net环境对常用服务,如HTTP、SOAP等均提供了支持,通过Internet标准及相关协议的支持,可以及时获取远程服务器有关信息,实现了应用界面的远程交互性。本文系统设计采用的是.NET应用体系架构,所采用的开发工具为。主要负责在.NETFramework平台中进行数据存储,以便通过该平台进行分布式数据共享应用程序的构建。利用新型数据访问技术,将数据访问同数据查看、操纵等相互分离。

2XML技术

XML同HTML具有一定的相似之处,但XML更关注内容结构表示及组织,不仅仅局限于对布局的描述,也关注数据传输流程及其处理。XML属于语言范畴,同SGML属于子集和父集之间的关系,且其能利用自身可扩展、可移植等特点,在不同领域中得到应用,满足用户的不同应用需求,并实现有效的互动,具有安全、稳定、实用性、互动性强等诸多优点。当前,XML技术的应用领域极广,主要包括:1)属于标准化的数据格式;2)以结构、内容、数据源分离等为依据,相同的XML可采用不同方法;3)XML无需依赖某些应用,因而适用于多种应用平台间异构数据的整合、交换;4)XML网络服务可通过分布式计算,实现由局域网到互联网之间的有效延伸,为多种资源、应用、数据库及网站之间搭建了无缝连接的桥梁。

技术

负责.NETFramework平台的数据存储,以便在该平台中构建分布式数据共享程序。对于的Web应用程序而言,其中各组件间并无相互连接的情况。浏览器通过服务器发出相应的请求页面,经处理后发送到该页面,服务器不再同浏览器连接,直至下次请求发生。若组件间需进行数据共享,必须将二者连接,或需要在组件间设计能够传递数据的方式。由此采用了开展数据访问,是通过有节制使用连接的结构作为中心加以设计的,应用程序同数据库相连的时间只够对数据进行获取或更新。由于数据库并未为多数空闲连接所占用,因此,能够为更多的用户提供良好的服务。由此可见,该技术与XML的结合,使得其在环境中的数据操作更高效、更便捷。

4WebServices技术

该技术为异构网络程序提供了一种有效的分布式计算方法,可运行于经因特网连接下的应用集成。该技术标准规范拥有独立性的编程语言及软硬件平台,服务商为透明状态。WebService是建立在标准技术基础上的,其可被视为一个部署部件,其在网络环境下实现时需要建立在XML基础上,并在互联网、SOAP协议下进行远程调用。利用XML技术,该技术能够提供WSDL语言,经包装服务、集成的描述,找到能够在互联网提供服务的相关企业或机构所出具的信息,利用HTTP,结合SOAP协议,对WebService进行访问。

二系统结构功能的设计与实现

1基于.NET的体系架构

本文系统采用的是基于.NET平台的开发环境,主要包括三层:1)表现层。该层用以在用户浏览器中对用户界面进行显示。该层需要通过适当的形式,对业务层所发送信息进行显示,同时,负责获取用户所输入的数据信息,并对数据进行校验,将其发送给业务层;2)业务层,包括外观层与逻辑层,属于整个体系架构的分层中介,也是最关键一层。该层负责为表现层提供其所需的业务功能,也负责提供调用该函数数据访问层所提供的访问功能;3)数据访问层。该层位于系统底部,用以实现同数据库之间的互动,即数据的检索、插入、修改、删除等功能,以便为业务层提供相应的服务。

2功能模块的设计

系统包括四大功能模块:1)用户登陆模块。用户通过该模块登陆系统,并进行维护或管理操作,需要对访问权限进行设定,以保障系统的安全性;2)档案管理模块。该模块负责进行档案的搜索,目录的添加、修改与删除,同时,为便于日后查看,会将所有变更操作记录在日志之中,以便对档案信息进行有效管理;3)数据管理模块。该模块主要负责数据的备份与维护;4)系统管理模块。主要为系统管理员提供操作权限,如密码、日志、用户、参数的管理,档案信息的鉴定与销毁,用户的退出、注销或切换。

3系统主要功能的实现

1)登录功能的实现。系统登录模块属于系统的入口,只有具有权限的用户方可进入系统中,即用户名、密码均正确方可使用该系统。用户在登陆过程中,借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件,同数据库进行连接,连接之后发送相应的SQL语句,对用户信息进行获取,再对比所返回的DataSet数据、权限信息等,确保用户能够成功登陆权限页面,对于无权限用户,则登陆错误。2)增加档案信息。在系统界面中,对添加档案信息列表进行点击,即可成功进入界面,可上传所需添加的档案图片、扫描件等材料,上传后应对档案管理截面浏览选项进行点击,并对所上传资料进行查阅。3)编辑档案信息。进入档案信息编辑界面,加载信息模板,通过指向XML架构的Schema,判断模组控件是否对应,若对应,则可对文字、关键词、智能标签、任务窗口进行编辑,若不对应,则直接退出。4)档案信息的查询。档案信息查询的实现主要是利用包括所有Document类型的对象,显示于控制台上,采用类、特征对表、列进行替代,采用类名对表进行代替,利用特征对列进行代替,在关联对象间展开查询。5)打印功能的实现。系统是否能够打印也十分重要,由于电子档案管理系统所需打印的信息颇多。因此,本文系统编写了打印接口,利用一个打印基类实现该接口,为各个打印编写相应的工具类,对这些基类进行继承,由于各个打印难以完全保持一致,有些打印需进行特别处理,因此,可利用重写该基类,实现对于特殊效果的打印。这样有助于对打印工具类进行集中性管理,以便后续打印表单较多时,对系统进行扩展,无需修改系统框架即可实现。

三结论

第6篇

在当前信息化环境下,招投标档案数字化后,有效的提高了档案管理的效率,在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中,也面临着较大的压力和挑战。首先,长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下,招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的,其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化,但长期以来在传统档案管理工作中,档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下,本能的会产生抗拒,在工作中就会有消极的情绪存在,不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次,在配套设施上,包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备,同时还需要软件、网络和信息安全保障,但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足,从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门,这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性,不能更好的满足档案信息共享性的要求,制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下,网络和信息安全问题尤为突出,这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平,更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少,由于人员信息化水平较低,不能更好的对数字化设备进行操作,从而无法将数字化的优势更好的体现出来。

二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

(一)管理与理念创新

随着科技的快速发展,人类社会的不断进步,人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言,很多企业都有诉求反映到招标单位,如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件,企业愿意为此支付费用。所以在管理上,要考虑满足个人和企业法人的需求,在理念上,档案不再是“包袱”,它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案,完全可以利用信息网络平台,电子商务交易办法处理,辅以个人、法人身份验证,届时,用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。

(二)技术与架构创新

应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序,数字化档案管理节点,计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合,一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术,则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例,对于招投标文件的理解,对于招投标工作的组织,都是非常有利的。

(三)规范与流程创新

真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来,需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束,但还是从大框架上给的要求。实际操作上,很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程,把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子,自动操作、随时归档,那么当一次招投标实例完成时,全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成,不再依赖人工,即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合,还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合,这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、结束语

第7篇

2000年12月,国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》,把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中,同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:十五期间,我国将加快数字化档案馆的建设。由此,传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注,并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为,传统档案馆的数字之路并非一蹴而就,而是一个循序渐进的过程,对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的,只有在有了清楚认识的基础上,才能规划和解决好档案馆的数字化之路,为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来,我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索,取得了初步成效,在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化,可改善档案管理工作。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代,临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置,无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分,其一,档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料,数百万件档案文件,是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库,这样一大批浩如烟海,珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用,充分实现信息共享,数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以,要建设数字临海,首先要建设数字档案馆。其二,档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质,发展了几千年,记录下了中华文明和世界文明史。近年来,档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题,那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段,而解决这个问题的途径只有一个,那就是档案馆的数字化。目前,档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今,人们的时间意识越来越强,领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加,如婚姻档案,有一些农村,尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便,来回要好几天,他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者,他们想了解临海的整体情况,才敢于投资,那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所,特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后,对各界人士及外商投资查阅信息更为方便,这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案数字化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前,我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步,输入文件级目录。从1997年开始,我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月,已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条,我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁,尤其知青档案已十分破烂,只有实行数字化,才能确保原件的永久保存。从实践看,档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明,我馆由于实行了数字化管理,虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案,利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案,则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局(馆)网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规查询、举办网上展览,展示本地两个文明建设的成果;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询,逐步实现政务公开,营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前,进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录,现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因,各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同,这给集成到档案数据库造成困难。对此,我们要高度重视,采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式,对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定,规范软件和数据格式,确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月,临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后,我们准备加大档案信息管理系统的推广力度,对新达标升级的单位要求全部安装,对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统,做到文档一体化,及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充,在不同系统之间交接电子文件,及时对归档电子文件进行迁移操作,确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位。工作中我们力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》,《中国档案报》2000年第547期

第8篇

1.1减轻了历史档案的损伤我国农业科研工作起步较早,农业科研档案的保存工作也同时起步,因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史,有的档案储存时间已有50~60a,纸张的质量与字迹都已经发生了改变,每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏,但是又不能一味追求保存而不参与借阅,致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用,在一定程度上减轻了对历史档案的损伤,将档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,形成一个有序结构的档案信息库,既提高了查阅速度,又避免了对非目标文件的翻阅,在一定程度上保护了档案。

1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了,并在规定程序下对档案进行移交、存档,每一份档案都有自己所在位置与范围,错放、丢失都会影响档案管理工作。因此,档案一经存档,就要确保其所在编目位置,尽量避免错放,以减少混乱现象发生;在对档案进行录入后,只有成为目标文件时才会被查阅,减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档,检索系统直接生成文件内容,可以有效防止档案的混乱排放,减少丢失现象的发生。

2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下,制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面,使档案的收集、整理、立卷归档,保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循,有力地促进档案管理的规范化,方便档案管理工作进行量化考核;另一方面,提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识,牢固树立“保密工作无小事”的观念,在实际执行中,不断完善规章制度,确保农业档案管理的规范化、制度化。

2.2加大投入力度,配备相应的硬件设施传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在,需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理,才能生成数据库资源进行储备,最终实现档案的数字化管理。因此,现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备,并对老化的设备进行更换,充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度,直接反映出对此项工作的重视程度,这就需要农业单位的重视,作为一项系统工作来抓。

第9篇

近年来,全国城建档案馆在档案信息化建设方面都作了大量的工作,经历了从单一到综合,从独立到网络,从内部到Internet的发展过程,建立了相应的计算机管理系统,发挥了较大的作用。天津城建档案馆为了适应发展,一直十分注重进行档案管理的现代化建设,致力于将最新的计算机技术运用于档案工作。1997年成立了《城建档案信息计算机光盘管理系统》课题小组。并于1999年与“北京高电光盘技术联合公司”联合开发了城建档案信息管理系统,(基于WindowsNt操作系统,Oracle8i数据库,客户机/服务器的C/S操作模式)系统以城建档案信息为开发主体和核心,加大了城建档案信息处理的深度和广度,是一个全方位、多层面管理的档案信息管理系统。2000年系统一期开发完成,2001年,购置HPLH6000服务器,双机热备份,HPR12磁盘阵列柜,完成了高速局域网的建设。磁盘阵列存储,双机热备系统,解决了档案系统海量数据存储与实时查询的矛盾,又提高了系统的安全可*性及抗灾难性。2002年实现了馆藏7万卷档案的数字化处理工作。著录档案73000卷,扫描文件33026卷,扫描图纸20756卷,目前总数据量已达230G.。初步实现了馆藏档案信息的计算机管理,大大提高了工作效率。城建档案馆计算机的应用水平也有了很大的提高,城建档案馆的信息化工作取得初步成果。

但随着数字技术和计算机及其设备的成熟和发展,信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进,城建档案的基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移,目前现有的档案管理系统工作模式,以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求,主要体现:1系统平台的局限,原来系统是由PowerBuilder开发完成,在Internet飞速发展的今天,利用C/S体系结构开发的系统在很大程度上无法达到数字化城建档案馆的要求,从平台选择的本质上必须作调整,采用Browser/Server体系结构。2.功能的局限:原有系统在统计的灵活性、全面性、方便性无法满足社会各方面高层次的需求,查询系统无法实现跨库查询,使档案利用出现不便,3.业务、行政办公自动化不成体系,无法适应数字局的基本要求,虽然我馆已拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品但电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。档案馆自身的技术和信息化基础设施相对落后。4提供利用方式传统单一,仍未走出封闭状态。仍停留在必须到馆查询的阶段,与不断增长的需求量和现代信息利用方式差距较大,

5随着新技术革命的不断深入档案的存储载体发生了变化,纸质档案已不在是唯一的档案存储载体,声像档案、电子档案等现代技术制作的机读档案数量不断增加,如何存储、开发成为新的课题,电子文件接收归档管理仍没提上日程。

因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化,已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势,我们迫切需要加快数字城建档案馆建设。

二、数字城建档案馆开发原则:

数字城建档案馆开发需遵循“先进实用、安全可*、开放灵活”的原则,系统以开发利用城建档案信息,建设数字城建档案馆为目的,以城建档案管理标准规范为依托,以数据库为管理手段,以磁盘阵列为存储介质,利用计算机网络技术、信息处理技术、图象处理技术等现代科学新技术,实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储,实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节,及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理,同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能,支持互联网的应用和远程查询,有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。

三、建设目标:

1提高城建档案馆的信息化建设整体水平,建设全国一流的数字档案馆。

这次开发将建设一个馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化的数字城建档案馆。实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用,满足社会各方面的利用需求,具备数字化档案的管理能力,具备数字化信息的处理能力,具备数字化信息的传输能力,做“数字城市、数字局”合格的基础数据源。城建档案馆将更加贴近城市建设的脉搏,将为城市建设提供更及时、准确的档案信息。

2实现对档案信息的多功能开发,更加合理利用档案信息资源。

1999年,我馆在开发档案信息管理系统时,率先提出了城建档案计算机管理系统应以“城建档案信息”为主体和核心的观点,系统水平在全国一直处于领先地位。这次升级新系统将运用当今新的开发工具,克服PB这种老开发工具的局限性,在原有C/S结构上,增加B/S结构,我们将通过升级改造,1完善各项功能,2增加信息量:开发声像档案、地矿档案、地名档案等新类型档案的信息,通过业务信息与现有档案信息系统的衔接,进一步整合档案信息,优化信息源,实现档案信息更深层次的开发,我们将建立一套针对档案实体、档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路,发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。

3简化工作程序,提高工作效率与质量。

(1)城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的,建立基于档案业务管理的办公自动化系统,充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作,实现网上办公。将手工作业交给计算机,将信息处理交给网络,可以改变目前我馆目前有些工作周转时间长,程序多。工作量大,耗费时间长,准确率低,工作烦琐的现象

(2)业务办公、行政办公自动化的实现,使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面,改变了原先在办公自动化应用方面的空白,并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计,从而获得最新的最准的工作信息,大大提高工作效率。使之能够适应规划国土资源局对全局的信息化工作的要求,适应城市建设、发展的基本需要。

(3)相关电子数据直接导入系统,保证了档案信息质量。

目前档案接收、著录环节中数据重复录入,造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式,推广应用相关的城建档案整理著录软件,实现信息管理的提前介入,使档案、信息同时进馆。从源头抓起,达到准确信息,节约资源的目的,促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作,共同产生更为优质的服务,从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可*、完整的文件和档案。从根本上解决档案著录数量大、时间长、费用高的问题,改变由档案馆来进行数字化的被动局面。

4实现档案信息的资源共享,为城市建设、规划、管理服务。

城建档案管理信息系统通过与局电子档案系统的连接,将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程,这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询,。它将一方面为规划、设计、管理人员,为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务,另一方面,也为档案馆丰富馆藏,更好为社会服务开启了一扇新的大门。

5实现业务管理工作的程序化、规范化。

通过办公自动化系统推广业务工作中的规范化标准,统一工作程序,统一指导思想,实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理,克服人为因素给工作带来的不确定性,保证进馆档案实体及其信息的质量。

6.开发网上办公,实现服务模式的根本转变。

随着城建档案馆服务模式转变的需要,深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主题与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及,发生了根本的改变,用户从网上查询城建的档案的需求日益增加,开发建立高速互动、突出本行业特点的网站,成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径,成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。

7.引进最新的立体仓库的建设思想,改变传统的库房管理方式。

在库房管理中运用三维立体显示技术与温湿度监控、自动报警系统相结合,是我们这次开发的又一亮点,它将立体显示各库房的情况,如:温湿度监控、库存档案占位情况、库房空位情况、某卷档案在库房中的具置等,实现库房管理真正意义上的现代化管理。

四、开发内容:

1.城建档案信息系统升级。

实现由原C/S结构,升级为B/S结构,同时增加以下主要功能:

(1)信息查询实现各类档案信息的跨库查询。

(2)著录信息项动态维护,能自行编辑定义统计报表,加强信息编研功能,实现灵活信息分析汇总功能。

(3)建立标准的数据接口:满足与国土资源局电子档案管理系统数据交换功能;工程档案电子文档接收与档案信息系统的数据导入接口;图纸录入能支持各种图形文件(包括CAD格式图纸)的导入。

(4)实现与办公自动化系统的衔接。

(5)开发管理、整理著录小程序。

(6)解决声像档案(录像带)信息数字化海量存储、管理。

(7)实现库房管理的三维模拟图形处理及恒温恒湿系统系统的数据接入。

(8)新增地名、土地出让等档案类别的数据库管理功能。

2.业务办公自动化:围绕城建档案馆目前业务工作,实现各项工作网上办公、信息共享。

3.行政办公自动化:实现馆内公文的网上运转、归档、管理。实现馆内行政事务办理的网上督察、考核。实现固定资产、办公用品、工资的自动化管理。

4.网站:建立一个为社会提供优质服务的,具备宣传城建馆形象、档案查询、信息、网上办公等功能的高度互动的网站。重点是实现基于数据库的、即时的在线查询系统,用于各类信息的实时,要求具有管理功能强大,速度快,可扩充能力强等特点。

五、开发技术路线:

系统技术路线:操作系统平台:采用Windows系列Windows2003Server

数据库系统:采用Oracle9i

WEB服务器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)

系统开发模式:基于Brower/Server体系结构

开发工具:采用微软的.NET技术。

六、目前实施情况

1、数据准备:截止2004年8月,天津市城建档案馆已完成著录档案8万卷。扫描文件44000余张,图纸36000卷。

2、标准制定:几年来先后制定《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》《天津市建设工程文件整理归档规范》等一系列标准化文件。

3、技术开发:业务办公、。业务办公自动化系统已开发完成,现已进入试运行阶段,档案信息管理系统升级将在9月10日完成,网站也将在九月中旬开通。SAN存储区域网建设已经完成设备采购,进入安装调试阶段。

七、几点体会:

1、提高认识,树立信息化的意识。

在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象逐步扩大,必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义,增强信息化的紧迫感和责任感,要认识到在这个信息时代,只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用,将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位,才能获得上级支持,加大资金投入。

2、解放思想,转变观念。

首先要树立以市场需求为导向的观念,围绕社会需求开展数字馆的建设,档案馆馆藏的档案资源浩瀚,不加选择地全部数字化是不必要的。我们应根据社会需求,研究确定数字化的原则,我馆采用的原则是部分馆藏数字化,优先数字化馆藏中利用率高的、重点工程、特色档案。这样一方面加快实现馆藏档案数字化的速度,另一方面节约资金。其次树立服务观念,要以向社会提供高效能的服务为最终目的。为社会服务,传统地提供档案原件的方式,不能适应社会需要,只有对城建档案信息进行标准化处理,加大档案资源的开发深度,才能满足全方位,多层次,多专业的需求。我们对馆藏十几类档案进行了详细的调研、分析,特别是进行了利用分析,我们没有采用当是较为普遍的通用的系统结构,而是根据各类档案的不同特点设置了十三类库结构。通过多层著录,深度标引大大加强了档案资源的开发深度,同时我们还本着“以人为本”的设计思路,在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面都充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字档案馆的建设要围绕这一观念去进行。

3、注重前期准备,突出开发需求。

我馆从长远维护考虑,采用“以我为主,联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。我馆分六个阶段进行准备,第一阶段是市场调研。既对开发技术、开发公司又对馆内、社会需求进行调研。

第二阶段考察阶段,对有关软件开发公司进行考察,审核其相关的资质材料、开发业绩。第三阶段是需求,我们召开城建档案馆数字化开发需求会,组织通过初选的软件开发公司来馆,了解馆目前业务情况及原有系统情况。听取馆开发需求,并提出统一要求,限时上报开发方案。第四阶段方案评审阶段。为了保证开发工作的科学、严密、公平、公正,我馆聘请计算机、档案等专业的有关专家组成专家评审组。召开城建档案馆数字化建设方案评审会:由各软件公司汇报方案。由专家评审组,对参评单位的方案进行评审。第五阶段确定合作的开发公司。我们根据专家意见及商务谈判的结果,选择优尼泰信息技术有限公司为开发合作公司。第六阶段深化需求阶段。馆计算机开发部门同开发公司、相关业务部门一起对用户需求进行功能性的深化。初步摸清城建档案馆的业务流程、数据流程和数据规模,明确各职能科室所要处理的数据,科室间的发生的数据量,以及对计算机系统的功能需求和性能要求,规范了各类表格、名称。我们用需求推动开发,用开发拓展需求。让用户与计算机开发人员充分交流,,让用户在开发初期,就能看到原型。增加开发过程透明度,尽量减少后期的修改,实现效率、质量的双赢。

4、档案信息质量是数字档案馆的根基。

信息质量关系到整个系统建设的成败,在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。我馆为严把档案信息质量关,建立档案数字化的全程控制,我们编写了著录扫描培训教材,对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。一是录入人员要对数字化的档案进行整理检查。看看是否符合整理规范,分类排序是否正确。二是科室项目负责人对数字化档案进行数据质量、图象质量的检查,并对著录数据进行核查。三是室主任对数字化档案进行抽查。保证档案信息数字化的质量。

5、基础工作是数字化的前提,基础工作先行才能保证系统的,从1999年系统开发,我馆一直同步抓好档案的基础工作。

(1)进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件,系统建设,标准先行,只有安计划有步骤地作好信息标准化,才能建立坚实的数据管理基础。我馆目前已从管理、业务、技术三方面出发,围绕数字档案的采集,信息著录管理,信息安全与维护等内容分阶段分步骤来进行数字城建档案馆的标准规范体系建设。目前已完成《城建档案分类大纲》《城建档案著录细则》《声像档案分类大纲》《城建照片档案档案整理细则》等标准化文件的制定工作。(2)馆藏档案进行标准化整理,几年来,我馆先后完成建管档案、用地档案、规划档案、地名档案等4万余卷旧档案的整理。为馆藏档案的数字化打下了坚实的基础。

(3)通过业务指导,规范新进馆的档案质量。

6、基础设施投入统筹规划、分步进行。