时间：2022-02-28 16:14:33
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医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。
1学科技档案的基本特征
医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：
1.1源广泛
医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。
1.2利用价值高
医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。
2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。
根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。
医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：
2.1医技人员个人信息管理
以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。
2.2科研管理
信息化管理系统是一种系统化管理模式，强调按系统思想管理信息化建设的相关事务，以达到提高企业信息化实施成功率的目的。为了适应系统化的管理需要，信息化管理系统采用了戴明模型，即按照PDCA循环思想，通过识别影响企业信息化的因素，有针对性地制定计划和管理方案，实施运行控制，并采取必要的监控和测量，发现问题，实施改进，实现管理系统的持续有效运行。
2信息化管理系统的实施步骤
2.1系统策划系统策划的实施步骤，包括企业战略规划、企业信息化规划、信息化管理系统过程识别、建立系统总体结构和编制系统文件6个步骤。第1步：企业战略规划。确定企业的战略定位和战略目标，明确企业是做什么的，是一个什么样的企业。如何将企业的要目标、方针、策略和行动信号构成一个协调的体结构和总体行动方案第2步：企业信息化规划。通过对企业信息化应用现状的优势、弱点、挑战和机遇进行分析，使企业充分认识到其自身的发展阶段以及信息化水平所处的层次。开展企业信息化瓶颈分析，针对企业业务流程现状，找到阻碍企业信息化发展的关键点，增加决策的准确性，决策者根据企业信息化现状和瓶颈分析来确定适合企业的信息化发展规划。第3步：信息化管理系统过程识别。其内容包括确定信息化管理系统适用范围、确定方针、目标设定与分解、所需资源分析等。根据信息化管理系统内容确定系统适用范围，以指导信息化管理系统的建设；确定系统方针，以它作为信息化管理系统建设的推进原则；设定系统目标，以明确企业信息化管理系统的发展方向，然后根据总的目标，明确各个阶段每个部门的目标，以保证企业总的信息化目标的实现。第4步：建立系统总体结构。参照ISO9000质量管理系统的方法，对识别出的信息化管理系统过程进行分层归类，建立3层结构，分别为系统层、过程层和活动层。第5步：编制系统文件。根据建立的系统总体结构，系统文件也分为3层，其内容包括管理手册、程序文件和相关记录的编制。系统文件的建立有利于企业信息化管理的制度化、标准化，有利于规范员工的行为，有利于提高企业整体水平，并为员工学习和培训提供了良好的教材。第6步：系统文件的评审。由企业系统管理部门组织相关人员对系统文件进行评审，然后正式。
2.2系统运行在系统文件完成评审和后，系统运行的步骤，包括宣传、培训、组织调整和资源配置，信息化管理系统实施4个步骤。宣传、培训和培训主要针对的是部门领导和从事企业信息化工作的骨干人员。其主要内容包括与企业信息化相关的各种理念、技术和方法。组织调整和资源配置是根据企业战略规划中制定的企业业务模型以及信息系统规划中对组织、资源配置的需求，对组织进行相应的调整，对资源进行合理的优化配置，以解决企业旧体制对信息化工作的阻碍。
2.3系统评价该阶段主要是对系统运行过程的监控，主要内容包括内部审核、过程测量和监控、信息化效益评价、应急准备和反应。通过对运行过程的评审和对数据的收集分析，使企业决策层清楚地知道信息化管理系统和信息系统的运行情况和需要改善之处。
2.4系统改进根据系统评价的输出成果，制定一系列相应的纠正措施和预防措施，对系统运行过程提出过程改进意见，促使企业信息化水平螺旋上升，业务流程越来越优化，综合实力不断增强。
3结束语
油墨公司全面预算管理流程主要分为以下三个阶段。1.2.1全面预算编制与批复阶段全面预算编制采用“自下而上、两上两下”的编制方式，即各职能部门参照年度工作计划编制专项预算报送财务会计部，财务会计部初步汇总平衡后上报计划预算管理委员会评审，评审会后各职能部门根据评审意见调整预算后再次报送财务会计部，财务会计部据此编制最终全面预算方案报送计划预算管理委员会评审。评审通过后，财务会计部根据评审意见向各职能部门下发年度全面预算指标。1.2.2全面预算执行与调整阶段各职能部门根据年度全面预算指标执行，执行过程中出现计划预算外事项，需根据公司相关流程进行审批，并报财务会计部作为预算调整内容，财务会计部三季度末汇总后编制年度预算调整方案，并报送计划预算管理委员会审批。1.2.3全面预算分析与考核阶段财务会计部和各职能部门按季度、半年度、年度开展预算执行情况自查和分析，重点说明执行过程中存在的问题、采取的措施、达到的效果以及提出的管理建议。年末，财务会计部将各职能部门年度预算执行情况作为部门业绩评价依据之一。
2油墨公司全面预算信息化管理的必要性
2.1现行管理模式的弊端
2.1.1全面预算编制与批复阶段问题由于全面预算编制过程均采用Excel表格进行，容易因为人为因素导致表格被修改、填报不规范，同时会因为表格的变化而引起单元格公式的修改和破坏，最终导致预算数据的逻辑和准确性难以保障；预算编制过程需经过多次试算，期间产生的各版本数据单纯依靠Excel保存，不仅工作量大、效率低，而且版本之间的对比分析困难、过程管理困难；各部门填报数据均通过邮件发送，信息无法快速传递，且预算编制过程调整往复次数较多，容易导致版本管理混乱。2.1.2全面预算执行与调整阶段问题全面预算在实际执行过程中，由于数据散落在财务、物流等信息系统，难于集中获取，预算管理人员忙于数据摘录、加工等重复性劳动，过程复杂，耗时耗力，且工作效率差，统计周期过长，反馈速度慢，不能做到实时控制，缺乏预警功能，因而预算过程控制及预算偏差调整的及时性、有效性大受影响。2.1.3全面预算分析与考核阶段问题预算分析流于形式，仅将预算值与实际数据做简单的比例计算，没有对产生预算差异的具体原因进行深入分析，无法为部门业绩考评提供准确、公平的依据，也无法结合实际经营状况为管理层提供相关经营管理建议。
2.2推行信息化管理的必要性
随着油墨公司规模的扩大，以及全面预算管理精细化要求的提高，原来的手工全面预算管理模式已难以满足目前的管理要求，公司必须通过推行信息化的全面预算管理来解决上述的全面预算管理中的“瓶颈”问题。通过构建信息化的全面预算管理体系，公司将实现原始细项数据录入、预算数据归集及审批、预算试算平衡、预算指标分解下达，预算执行过程控制、预算分析与考核等全过程的全面预算管理信息化，在提高预算管理效率和效果的同时，也提高了预算信息的透明性、共享性和时效性。
3油墨公司全面预算信息化管理的实施方案
3.1全面预算信息化管理实施目标
全面预算信息化管理实施目标为：构建一个与企业实际情况相适应的全面预算管理信息系统，完善和规范现有全面预算管理流程，实现全面预算管理全过程的规范化、流程化与自动化，全面提升预算管理的效率和效果，充分发挥全面预算管理在企业经营管理中的作用。
3.2全面预算管理信息系统设计
根据油墨公司现有的管理流程，全面预算管理信息系统可划分为三个子系统：第一是全面预算编制与批复系统，实现全面预算在线编制、多级审批以及预算指标批复等功能；第二是全面预算执行与调整系统，实现预算执行数据自动抽取、实际数与预算数比较以及在线申请预算调整等功能；第三是全面预算分析与考核系统，实现在线分析、指标评价与考核等功能。
3.3全面预算编制与批复系统的信息化管理方案
全面预算编制与批复系统分为预算编制、预算审批、指标批复三个模块。3.3.1预算编制模块按照现有的编制流程分为职能部门编制和财务专业编制阶段。(1)职能部门编制阶段：统一编报格式，固化各职能部门的管理职责，采用“计划事件项”机制，即从部门工作计划出发逐项编制预算，建立计划与预算匹配规则，业务人员不再受会计科目束缚，大大降低对其财务专业知识的要求，减轻工作量，提高填报效率及数据的规范性和准确性。(2)财务专业编制阶段：统一定义职能部门预算汇总、合并规则以及计划事件项数据与专业财务数据之间的转换规则，通过系统实现数据自动汇总功能，并自动关联和刷新财务标准报表，大大缩短专业预算编报周期，降低预算编制人员的工作负荷，提高编制效率和预算数据的合理性、科学性。3.3.2预算审批模块改变以往纸质流转审批方式，通过在预算审批模块中固化审批流程，实现审批流程的规范化、流程化；同时满足各职能部门和预算主控部门分类预算审批的要求，实现在线多级审批，提供审批驳回、召回等审批功能，加强审核的便捷性。3.3.3指标批复模块设置预算指标体系，规范指标取值与预算数据勾稽关系，结合预算编制数据及审核意见，通过系统规则形成预算指标批复数据，提高预算指标制定和分解过程的效率，提升预算指标和分解数据的科学性、合理性。
3.4全面预算执行与调整系统的信息化管理方案
全面预算执行与调整系统分为预算执行预警、预算调整两个模块。3.4.1预算执行预警模块通过系统实现与公司财务、物流等信息软件数据的有效衔接，实现预算执行实际数自动抽取以及预算数与实际执行数的实时监控对比，设置预算差异率指标作为预警标准，当实际数超出指标时实时发出预警信息并及时反馈业务部门，使其能对偏离目标的行为进行及时纠正；定期生成各职能部门预算执行情况表，实现各部门自我控制的目的，有效将事后稽核转变为事前、事中控制。3.4.2预算调整模块预算一经批复，原则上不予调整，但因主客观原因出现重大变化时，应结合实际情况，提出预算调整申请。通过信息系统将预算调整从提出申请到审批再到预算调整编制整个流程固化，在规范预算调整流程、强化预算调整严肃性和程序化的基础上，也实现预算动态调整的目的。
3.5全面预算分析与考核系统的信息化管理方案
全面预算分析与考核系统分为预算分析、预算考核两个模块。3.5.1预算分析模块利用信息系统搭建预算分析模型，采用比较分析、结构分析、趋势分析、因素分析等方法，以表格、图形等多种形式全方位展现企业经营成果，实现对数据的分析与钻取来满足管理人员的分析需求，使管理人员能够对发现的问题挖掘其原因，找到问题产生的根源，并能快速地采取针对性措施，确保预算管理目标的实现。3.5.2预算考核模块在完善预算考核制度的基础上，将预算指标体系作为预算考核指标，并在系统内设置各指标完成率区间所对应的分值，通过预算执行模块提供的各部门实际执行情况，系统自动完成打分工作，减少人工干预，保证业绩考核的规范化、公开化和透明化，为职能部门、公司员工的激励提供了科学可靠的基础，有效促进预算管理的良性循环。
4结语
随着我国行业经济的繁荣发展，旅游企业对中专服务人员的需求在不断增加，中职旅游专业的发展也跟随其变化走向繁荣；从四省市的调查问卷中了解到，旅游专业最早建设于1982年，最迟是1999年。
2．开设中职旅游专业信息化课程的条件
在调查问卷中了解到，各学校旅游专业都在高一开设了计算机应用基础课程，通过该课程的学习，学生已经初步掌握了计算机基础知识和基本操作能力，为学习旅游专业信息化课程储备了知识，并具备了操作能力。旅游信息化教学关键因素是师资，师资是决定旅游信息化课程开设的一个重要因素。从调研数据中可以看出，旅游专业教师的师资水平本科和本科以上为100%，其中研究生比例最多为33%，最少为3%。数据显示，各校师资均已具有一定的计算机操作能力，只需再进修学习相关旅游专业管理软件就能够胜任相关课程的教学任务。
3．从课程设置看旅游专业信息化管理教学现状
2009年，笔者编写了《旅游行业软件实训教程》教材后，开发了该课程。随后湖北省武汉市也开设了相关课程；另外，2010年至今，武汉市教科院连续四年组织了旅游行业软件项目的相关比赛，以赛促教，使武汉市在该领域的教学全面普及，积累了丰富的教学经验。
调查数据显示，武汉、济南两地学校开设了旅游行业软件课程，而昆明、广州没有开设，但四所学校都开设了前厅服务与管理课程，前厅服务与管理教材的选用将决定是否教授旅游专业信息化管理内容。2012年，笔者又参与编写出版了《前厅服务与管理》（科学出版社）教材。根据中等职业学校学生认知和技能学习规律，结合酒店前厅工作岗位设置及服务接调查数据显示，武汉、济南两地学校开设了旅游行业软件课程，而昆明、广州没有开设，但四所学校都开设了前厅服务与管理课程，前厅服务与管理教材的选用将决定是否教授旅游专业信息化管理内容。
2012年，笔者又参与编写出版了《前厅服务与管理》（科学出版社）教材。根据中等职业学校学生认知和技能学习规律，结合酒店前厅工作岗位设置及服务“企业必须使用信息化管理”是国家对酒店开业所要求的一个重要前提条件，所以四省市提供的酒店都是四星级以上，他们全部使用行业软件。学生进入这样的实习单位就必须了解、掌握信息化管理的知识，才能更好地工作。旅游企业中旅行社管理软件存在方方面面的问题，旅行社管理水平参差不齐，有的旅行社只使用Office办公软件进行业务操作，而没有使用旅行社行业软件，这就使得学生在学习了相关软件知识走向旅行社企业后，承担着信息化管理软件的普及、推广任务，从而更受旅游企业欢迎。
5．从学生实习、就业岗位变化看知识需求
1．1血清样本库信息平台总体架构及其技术
基于J2EE(Java2Platform，EnterpriseEdition)的多层分布式体系，采用Oracle数据库、虚拟专网(VirtualPrivateNetwork，VPN)、安全认证和加密传输技术，以B/S架构建立覆盖整个苏州市(一期工程主要覆盖苏州古城区，即姑苏区;二期工程将覆盖整个苏州市)的血清样本库信息化管理平台，涵盖血样的采集、运输、接收、分离、存储和血清样本库管理、仪器设备综合管理、存储监控报警以及与区域卫生服务信息平台实现信息对接等功能。并可在知情同意的基础上实现居民健康档案调阅功能;基于血清样本库信息化管理的基础，实现各类信息的统计分析;监控各个环节的质量并进行应用评估。血清样本库信息平台总体架构见图1。总体架构主要分成两部分，一是硬件部分，二是软件部分(即数据交换与共享平台)。其中硬件部分主要包括服务器、计算机、内部网络建设、外部网络联接和终端工具(如条形码扫描仪等);而软件部分又包括两个部分，一是管理软件的编制，二是接口软件的编制。管理软件根据工作流程(标准化要求)、管理需求和安全需要编制，通过建立5个数据库(自然人连续性信息动态档案库、血样采集管理信息库、血清标本管理信息库、仪器设备运转信息库以及其他档案数据库)而实现7个功能(信息标准管理、仪器设备运行管理、血样采集综合管理、血清标本综合管理、血清日常应用管理、运行监控与预警和分析与应用评估功能);接口软件主要是向苏州市区域卫生信息平台(目前还限于苏州市姑苏区)提供标准接口软件，进行两个信息平台对接，以此实现获取健康档案和医疗信息的功能。
1．2血清样本库信息平台建设的现有基础
苏州市卫生信息化建设工作起步较早，为本项研究奠定了良好的基础。现有基础包括:(1)苏州市社区卫生服务信息管理系统;(2)苏州市慢性病社区管理信息系统;(3)苏州市卫生信息系统(一卡通);(4)苏州市城区健康档案建档率已经达到50%以上，并基本进入信息平台系统;(5)慢性病如高血压、糖尿病、脑卒中、冠心病和肿瘤等病种信息已录入慢性病信息化平台。
1．3血清样本库信息平台建设的工作步骤
1．3．1网络设计(1)血清样本库信息平台与各采血点(以合作协议的方式，确定愿意加入血清库项目的医疗卫生机构内部固定的采血样场所，目前血清库已有15个采血点)建立独立网络系统;(2)血清样本库信息平台与苏州市姑苏区信息平台建立互通渠道。1．3．2信息流程设计(1)血清样本库工作人员制作条形码下发至各采血点。条形码至少制作6份，2份送采血点，4份留血清样本库。采血点条形码1份贴知情同意书，1份贴采血管。血清样本库4份条形码贴于分装标本的试管。(2)每一采血点配备身份证(或医保卡)阅读器，采血者在完成知情同意书后粘贴第1份条形码，并用身份证(或医保卡)读取基本信息，包括姓名、性别、出生年、住址、身份证号等。(3)采血者粘贴第2份条形码于采血管上，并扫描进入电脑，与身份证(或医保卡)信息相关联，采血者完成采血后将信息传送血清样本库服务器。(4)血清样本库工作人员分装完血清标本后，将标本试管条形码扫描进入相应的信息元，自动存储在血清样本库服务器内。(5)用身份证(或医保卡)通过信息平台导出健康档案信息，包括基本情况、目前健康状况和最近一次体检的全部信息，导出的信息形成表格保存于血清样本库服务器内，便于随时统计分析。(6)用身份证(或医保卡)通过信息平台查询门诊和住院就诊记录，以及社区疾病管理记录，需要时下载相关信息进行统计分析。
2血清样本库信息化管理系统的主要功能
为了使该血清样本库信息化管理系统成为一套实用工具，提出了如下一些需求进行研究与开发。
2．1系统框架及用户权限管理
(1)支持属地管理和分级管理:依次按苏州市疾病预防控制中心(下简称“疾控中心”)，市区各大综合医院，市区专科医院，区、县疾控中心，区、县综合医院，区、县专科医院分级管理;(2)支持不同机构类型分类管理:主要按疾控中心、综合医院和专科医院分类管理;(3)支持角色授权与功能授权:依次按管理员、标本分离人员、各采血点标本采集员授权不同功能。
2．2基础标准库管理
(1)行政区划:主要分为姑苏区、高新区、吴中区、相城区、工业园区、吴江区6个区和常熟市、张家港市、昆山市、太仓市4个县级市;(2)人群分类:主要分为健康体检人群、肿瘤患者、精神病患者、眼病患者、糖尿病患者等;(3)冷藏箱管理:所有冰箱均采用海尔冰箱自带的一套温度报警功能，当温度超出阈值便可通过手机短信平台和语音通知平台通知工作人员前来维修处理，确保标本的安全。(4)低温冰箱存储区间管理:每个－80℃低温冰箱分为4层，每一层放置5个特制冻存架，每一个冻存架有5个抽屉，每一个抽屉可放置4个10×10管的冻存盒，故每个－80℃低温冰箱的容量为4万个冻存管;(5)各类编码规则设置:所有人群的编码均按顺序依次编码，无特殊规则;但样本分离时采用增加末尾数字的方法来加以区分，即当一份血样分成3份血清和1份白细胞时，在采血管相应条码的末尾增加一位贴于冻存管，增加的末尾为1、2、3时分别表示血清，为0时表示白细胞。
2．3仪器设备综合管理
实现各类仪器(－80℃低温冰箱、－40℃低温冰箱、温控设备、电脑灯)设备、固定资产的综合管理，包括仪器设备的每日情况记录、定期检测、新增、维护、报废等功能。
2．4血样采集和标本管理流程
具体流程见上述1．3．2信息流程设计。
2．5血清样本库信息管理系统
建立以人为唯一索引的血清样本库信息化管理系统，同时加入该人员的多维信息管理体系，例如:肿瘤患者、糖尿病患者、健康体检者等信息;存储人的健康状况，若出现多次采集同一人的情况，则存储多次当前健康状况;通过数据交换与共享平台，可以实现人的健康档案的检索、医疗记录的检索和利用。
2．6温度监控与报警
通过实时监控低温冰箱的传感器自动测温记录和报警系统，实现温度超过阈值时在线自动报警功能，可通过短信自动通知相关负责人或通过语音设备实现电脑合成语音电话通知工作人员前来修理，确保标本安全。
2．7血清标本日常应用管理
建立血清标本日常应用综合管理系统，实现标本日常使用记录，可结合日常应用专业以及专业研究结果的记录;在专业应用时，可以实现同一人员信息的连续检索和具有相同信息指标的不同人员的综合检索等功能。
2．8数据交换与共享系统
与整个苏州市卫生服务信息平台进行对接，实现健康档案信息、发病信息、疾病管理信息、死亡信息与血清样本库信息自动匹配的功能。
2．9统计分析与应用评估
针对日常血样采集流程、血清样本库日常管理、血清样本库日常专业应用等方面进行综合统计与分析，实现综合管理与应用效果评估。
3血清样本库信息化管理系统的应用
3．1操作性强，入库方便
该系统不论在标本信息录入、管理，还是分离存储、查询统计等方面的操作较为方便简洁，如基本信息采用身份证读卡器自动录入、条形码编号采用扫描枪录入、采样信息由系统自动生成、标本分装完成后由系统自动分离存储并及时更新统计数据等，这些功能一方面保证了信息录入的准确性，另一方面更是大大降低了工作人员的入库工作量。
3．2自动存储，可视化好
这是该系统最为突出的优势。当1份血样被分装成4份标本后，只要扫描一下采血管上的条形码，便可自动跳出该标本的基本信息，核对无误后只要点击“分离”按钮，系统便可将该血样的所有标本自动顺位分离到不同的冰箱中。除此以外，该功能的可视化效果非常好，在血清样本库信息化管理系统的血清分离存储界面，可直接观察到每一个冰箱的每一层、每一层的每一盒、每一盒的每一孔位，同时显示该标本的详细信息，非常直观清晰。
3．3分级管理、角色授权
对采血点只授权标本信息录入和查询功能，而信息修改功能只能对该采血点录入的错误信息进行修改，并自动生成修改记录，这就保证标本信息的正确性和完整性。对血清样本库工作人员则授权系统所有功能(除服务器功能需由专门信息人员控制)，以方便标本入库、出库、核对、存储、查询、统计等操作。所有工作人员必须经过严格的培训和考核，经授权后使用账号和密码方能登录系统。
3．4温控监测、实时报警
目前血清样本库拥有23台－80℃海尔冰箱和2台－40℃SANYO冰箱，全部安装温控系统，并与血清样本库工作人员的移动电话相关联。一旦冰箱温度超出阈值，冰箱便会自动发出蜂鸣声，温控系统也会立即给相关联的移动电话发出信息，以便工作人员及时前来处理维修，确保标本的存储安全。
3．5尚待完善之处
［关键词］食品检验；档案信息化管理；人才培养
疾病预防控制中心的主要职责是保障人民群众的身体健康，维护社会稳定，可是近年来发生的“地沟油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已对人民群众的健康造成了严重的威胁。因此，作为疾控中心的工作人员我们有责任和使命对食品生产经营行业进行严格监管，在强调食品生产经营者必须保证食品安全、承担社会责任的同时，要了解食品安全监管及食品检验档案工作的重要性，因为它是食品监管工作不可缺失的组成部分和重要的辅助工具，对食品生产经营行业监管过程中形成的各种记录资料进行规范化管理，能为食品安全监管工作的正常、有效运行提供有力的保障。
1食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用
食品安全监管及食品检验档案工作，是指过去和现在的食品安全监管部门在从事食品安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对监督机关和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用包括以下三个方面。
1．1了解食品生产经营状况
完整、规范的食品安全监管及食品检验档案工作包含了食品生产经营者的单位名称、地址、负责人、经营项目、联系方式、许可办理情况、从业人员健康检查情况以及抽样检测情况、日常监督情况、投诉举报情况、行政处罚情况等内容。利用这些档案资料有利于监管者了解食品生产经营者的经营状况，以便及时、准确食品安全相关信息，引导社会公众进行安全、健康的饮食消费。
1．2掌握食品安全监管概况
食品安全监管及食品检验档案工作详细记载了日常监管工作中的各种信息，是日常监管工作的真实记录。通过研究食品安全监管工作档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率、食品相关产品的抽检合格率等指标，有利于掌握区域食品安全监管情况，从而指导食品安全监督机构高效开展食品安全监督。
1．3提供食品安全措施实施依据
随着社会的发展，科学管理和有效利用档案已成为食品安全监管工作的重要环节。通过分析食品安全监管工作档案，监管部门能对一些食品安全风险进行预测，从而有目的地开展食品污染以及食品中有害因素的监测，由此制定预警工作计划，采取有效的食品安全防控措施。
2食品安全监管及食品检验档案工作规范化建设存在的问题和困难
2．1制度不健全
食品安全监管及食品检验档案工作制度建设不健全，没有针对食品安全监管及食品检验档案工作的规范制度，使得食品安全监管档案工作无法做到标准化、规范化，其工作开展也得不到有力保证。
2．2归档意识不强
一些同志对食品安全监管及食品检验工作的档案重要性认识不深，忽视食品安全监管工作档案资料的收集、整理、归档和利用工作，导致食品安全监管及食品检验工作归档材料内容不全，归档形式多样，而且档案遗失、损坏等现象时有发生。
2．3管理水平不高
目前，监督员队伍的专业素质和工作能力参差不齐，部分人员专业知识老化，对新知识学习能力不强，计算机操作水平跟不上时展的需要；加之近年来由于机构改革、人员轮岗等原因，致使食品安全监管及食品检验档案工作的管理水平不高，食品安全监管工作档案的延续性受到了严重影响。许多评先评优、提档升级、行政处罚等重要档案材料未能及时归档，使食品生产经营单位的食品安全信息不能全面、准确地显示出来。
2．4信息化建设不够
当前，人民群众对自我保健高度重视，对食品安全监管及食品检验工作也提出了更高的要求。如果还停滞在保持纸质档案的收集阶段，面对不断增多的电子档案、声像档案的收集认识不上去，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代科学的管理方法和先进的科学技术，开发食品安全监管及食品检验档案工作的管理软件数据库，利用计算机和计算机网络进行食品安全监管及食品检验工作档案的整理、立卷、编号、制作检索工具、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，充分发挥档案的作用。
2．5资金投入力度不够
加快食品安全监管及食品检验档案工作规范化、信息化建设，需要资金的保证。档案室、档案柜、档案盒，还需要计算机、路由器、扫描仪、打印机、复印机等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些建设都需要大量的资金投入。而当前大部分区级疾控中心没有投入资金和人员开发相应的管理软件，还是停留在原有的手工管理基础上，这样就使得食品安全监管及食品检验档案工作的信息资源不能充分利用，发挥其应有的价值。
3食品安全监管工作档案规范化管理应采取的对策
3．1完善制度，加强管理
健全的食品安全监管及食品检验工作管理制度是档案规范化管理的重要保障。因此，应建立食品安全监管及食品检验工作的档案管理与收集、整理、保护和利用等方面的制度，加强对工作档案转递、归档、存档、保管等各项工作的规范管理，加快食品安全监管及食品检验工作档案现代化的步伐。
3．2提高认识，加强领导
至今仍有不少食品监督员，对食品安全监管及食品检验工作档案管理意识还较淡薄。认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在防病治病中的重要性和必要性。针对上述情况，我中心把档案管理工作纳入重要议事日程，与防病业务建设同步规划、同步发展。让全体职工都能充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，同时，将档案管理工作纳入目标管理，从而促进全员档案意识格局的形成。使中心的档案为卫生防病工作充分发挥其社会效益。
3．3更新知识，加强培训
要加强对食品监督员档案管理相关知识的培训，使其了解食品安全监管及食品检验工作档案是由哪些类型的文件材料组成的，日常监管中哪些资料属于有保存价值的材料，以及如何进行整理、归档等等。同时，食品安全监管工作人员要加强对计算机网络、数据库等基础知识的学习，不断更新知识结构，以适应信息化社会的需要。
3．4加强档案信息化人才的培养
档案信息化管理以计算机技术为载体，需要有档案管理软件、网络技术等方面的人才。档案信息化工作非一般打字员就能胜任，如果档案管理人员没有现代化意识，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加强培养档案人员驾驭现代化设备的能力，定期组织档案人员去参加培训，学习计算机知识、档案专业知识，提高档案人员的业务能力；学习探索档案管理新模式；档案工作人员更要增强工作责任感，要深刻认识到加强自身素质修养的必要性，面对信息技术带来的挑战，努力学习掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，对骨干人才进行重点培训和继续教育。同时，推广食品安全监管及食品检验管理系统的运用，推进食品安全监管工作档案综合目录数据库的建设，实现日常监管工作信息的电子检索，只有这样才能很好地应用管理软件管理好本单位的食品安全监管及食品检验工作档案，为广大人民群众的身体健康提供有力的保障。
4结语
总之，我们食品安全监管及食品检验工作人员要肩负起保障人民群众身体健康、维护社会稳定的重任，不断提高自身素质，深入开发完善食品安全监管及食品检验工作档案管理信息系统，多途径、多层次培养人才，这是保证食品安全监管及食品检验档案工作正常、有效运行的根本对策。
作者:姚春华 单位:长春市南关区疾病预防控制中心
参考文献
（1）建立专门的固定资产管理部门，配备固定的管理人员餐饮部门就必须建立专门的固定资产管理部门，由专职的固定资产管理员对各校区、各部门、各餐厅所使用的固定资产进行分类、编号、登记，充分利用计算机信息化技术对固定资产进行科学合理的分类、配置并建立固定资产卡片，达到通过网络化信息平台及时查询固定资产的使用情况，对各种资源进行整合，实现高校餐饮业固定资产管理使用的统筹应用，形成多个校区、不同部门、不同餐厅统一协调的目的。
（2）对固定资产的投入计划、采购、验收、保管、使用、维护、盘存、转让、报废及残值处理等环节制定相应的管理制度，使其投入的固定资产在管理工作中做到有章可循。第一，制订合理的固定资产投入使用计划，不断完善固定资产购建的决策程序。餐饮部门领导应组织采购部门和使用部门，结合现有资产使用和存量情况，通过市场考察及调研做出可行性调研论证，使其购入的固定资产不闲置、不浪费，达到最大的使用效率。第二，建立固定资产验收制度，所有购进的固定资产都要经过部门负责人、使用部门、使用人的验收，验收合格后，填制固定资产入库单并由相关领导签字后方可报销记账，并同时根据使用部门建立相应的固定资产卡片，从管理制度上做到每一个固定资产入库单对应一个相应的固定资产卡片。第三，建立固定资产清查、盘点制度，做到账实相符。对盘盈、盘亏、毁损的固定资产，应当查明原因，写出书面报告。经部门负责人批准后，盘盈的固定资产计入当期的营业外收入，盘亏、毁损的固定资产计入当期营业外支出。第四，建立固定资产的维修及保养制度，对固定资产进行定期检查、维修和保养，以提高固定资产的使用效率。第五，制定固定资产报废及残值处理等环节相应的管理制度，明确固定资产的报废条件、固定资产的处置标准和范围、固定资产的处置程序和审批权限。
2固定资产的信息化管理
2.1建立固定资产信息化管理平台
通过信息化网络平台的构建及使用，建立全校以及餐饮部门固定资产管理信息网络系统，对各校区、各餐厅、各经营小组的固定资产，从购置、验收、使用、调配到报废整个使用周期以及折旧实行实时控制和动态控制，全面掌握固定资产的详细情况，达到高效管理固定资产的目的。
2.2实现信息化管理固定资产的优点
（1）实现信息化管理固定资产后，严格控制了流程的操作，规范了固定资产明细信息的录入，做到了名称统一、分类科学准确、信息详细，例如：C餐厅保洁部门通过采供部购入洗地机3台，单价为15000元，合计金额为45000元。从购货发票到固定资产卡片详细录入了产品名称、规格、型号、性能、供应商、价格、领用部门、餐厅、使用人等资产基本信息，使每件固定资产都有了自己的身份证明，提高了资产数据的准确性和完整性。
（2）固定资产变动及时、快捷。在一校多区的教学模式下，改善了校区之间的相互调拨使用，例如：从A校区A餐厅调不锈钢货架到B校区B餐厅，固定资产调拨单分别由各餐厅负责人、经理及餐厅资产管理员、保管员签字认可后，通过固定资产管理部门管理员填制的两校区调拨单录入固定资产管理系统，有效地做到了固定资产的实时调配，动态地反映了固定资产的来源与去向，大大地提高了固定资产的使用效率，并发挥了固定资产的最大效益。
（3）实现信息化管理固定资产后，可通过信息化管理系统，按照自身所需自由快捷地查询相关固定资产信息。例如：通过固定资产管理平台查询按钮，可以很快捷地查询到A餐厅所有的固定资产：生产经营用固定资产有压面机2台，面食组和花样组各使用1台，已使用1年3个月；冰柜5台，炒菜组、饼子组各使用2台，面食组1台，炒菜组、面食组已提固定资产折旧5个月，饼子组已提固定资产折旧13个月等详细信息。
（4）实现信息化管理固定资产后，可以通过管理化、信息化网络平台建立每一个固定资产的详细数据，如每一件固定资产的具体存放地点、使用部门以及使用人，从而增强了固定资产使用人的责任感和使用部门负责人的责任感，确保了固定资产的安全使用，防止了资产的流失。例如：B校区A餐厅生产经营用固定资产有不锈钢双炒一温灶1台、不锈钢货架43个、不锈钢灶台12个、和面机2个、削面机3个，通过固定资产管理系统查询按钮，方便快捷地查询到以上固定资产部门负责人为餐厅经理张某，使用部门为餐厅精美小炒组、花样面食组和大炒组，存放地点为A餐厅精美小炒组、花样面食组和大炒组，使用人分别为精美小炒组刘某、花样面食组王某和大炒组马某。
2.3实现信息化管理固定资产的效果
信息化管理规范了固定资产卡片等基础资料，使得固定资产数据查询快捷方便；信息化管理保证了固定资产计提折旧的准确性，对于超过折旧年限的固定资产系统会自动排除过滤，不再参与折旧计算；信息化管理节约了大量的人力和时间，使得管理人员将更多的精力专注于固定资产管理的其他重要方面，不断完善信息化系统，进一步理顺管理体制，创建更适应现代化要求的固定资产管理模式。
3信息化管理固定资产的进一步思考
实现信息化管理固定资产，可有效做到固定资产实时调配，动态跟踪固定资产的来源与去向，提高固定资产的利用率，发挥固定资产的最大效益，能最大限度地杜绝管理上的漏洞，避免固定资产的流失。固定资产信息化管理软件仅仅是一个管理手段，更重要的还是管理体制，只有管理手段和管理体制双方面同时进行才能将固定资产管理好，才能体现固定资产的价值。信息化已经渗透到管理的方方面面，信息化带来的管理效率与工作质量是无可争议的，只要我们能充分利用好信息化软件，将固定资产管理制度融合于信息化流程中，就一定能取得事半功倍的效果。
4结语
数据库管理系统（DatabaseManagementSystem）是一种用于建立、使用和维护数据库的大型软件，简称DBMS，它对数据库进行统一的管理和控制，以保证数据库的安全性和完整性。选择MicrosoftSQLServer作为本次开发的红茶加工信息化管理系统的数据库管理系统，因为它具有靠性、可伸缩性、可用性、可管理性等特点。MicrosoftSQLServer作为一种典型的关系型开放式数据库管理系统，可以在许多操作系统上运行，并且采用结构化查询语言（SQL）存取和更新数据，符合红茶加工信息化管理系统对数据库的要求。Powerbuilder是一种新型的快速开发工具，是基于客户机/服务器结构下的一个集成化开发工具。Powerbuilder是具有可视化、多特性的开发工具、具有功能强大的面向对象技术、支持高效的复杂应用程序、具有企业数据库的连接能力、具有强大的查询报表和图形功能。本系统选用PowerBuilder9.0（简称PB）来开发服务器客户端。PB是一种面向对象的可视化编程工具，拥有灵活方便和易于扩充的特点，并且能在客户端构造非常复杂的应用。界面友好易于操作，与后台SQLServer数据库完美结合。
二、红茶加工系统结构
1、基本信息管理：对需要进行管理的物料、商品进行分类，按分类分别管理加工所需要的原料、辅料、其他耗材，以及所生产的成品。商品类别维护是管理商品物料的种类，可按照原料（茶鲜叶等）、辅料、耗材（包装袋等）、半成品（毛茶等）、成品等等。计量单位维护是管理计量商品物料的单位，不同种类的商品应设置不同的计量单位，便于进行管理。商品明细表是管理商品的详细信息，包括某商品的类别、名称、规格、计量单位、参考价格等信息。供应商管理是管理为厂家供应原辅料、耗材等物料的商家或个人的信息，便于在采购管理中使用。销售客户管理是管理厂家所销售到的商家或个人的信息，便于在销售管理中使用。
2、采购管理：对商品物料的采购进行管理。记录物料采购的金额、规格等等。（1）使用电子计重秤称量各个批次茶鲜叶的重量由系统进行采集，记录规格，使用水分测定仪检测茶鲜叶的含水率；（2）能够打印采购单据，交予供货人和留存档案作为凭据等等。（3）可随时查询当天或者历史的、对应每个供货商的采购数据，也可以根据时间段进行查询，打印相应的报表等等。
3、销售管理：对所销售的商品物料进行管理，记录所销售商品的客户、品种规格、金额等等。（1）使用电子计重秤称量茶叶成品的重量由系统采集，记录销售的客户、品种规格、单价金额等等。（2）打印单据作为凭证，交予客户或留存。（3）根据客户来记录成品干茶的销售情况，以便今后统计收益情况等。
4、生产管理：对红茶加工生产的原辅料及耗材领用情况，生产的半成品、成品的入库进行管理。管理红茶生产批次，记录每批次的基本信息。（1）生产采用批次管理，需要记录的信息有品种、月份、外型、鲜叶级别、品质、产地、日期、成品级别等等。（2）记录物料的领用和红茶加工生产情况，保存数据记录。（3）记录每批次红茶加工过程中凋萎、揉捻、发酵、烘干等工艺所需要的关键参数。（4）统计生产情况，形成数据报表。
5、库存管理：对红茶加工所需要的原料、辅料、耗材，以及半成品、成品进行库存管理，管理各种类物料的入出库情况，统计物料的实际库存情况，便于管理者及时对物料的调整，方便生产。可以随时统计和查询库存情况，通过冲账出入库、报损、盘点优化库存进行管理。
6、查询统计：查询和统计采购情况、销售情况、生产情况等详细信息。7、系统管理：维护和设置系统各个功能模块操作权限，维护系统用户角色，管理系统操作用户，为各个操作者分配权限等等。安全性管理还包括密码管理，数据备份和系统初始化，此外还有一些便于操作的设定如设置窗口大小等等。
三、红茶加工工艺分析与系统实现
（1）萎凋：是红茶加工工序的第一道工序，鲜叶自然摊放，以水分蒸发为主。随着时间的延长，鲜叶水分散失到相当适度后，自体分解作用逐渐加强。水分的蒸发和内质的变化，叶片面积萎缩，叶质由硬变软，叶色鲜绿转变为暗绿，香味也相应的改变。萎凋质量的好坏，直接影响到红茶的品质。在这道工序中，萎凋的环境温度、湿度、光照、风力对品质有直接影响。因此，在每批次红茶加工过程中，我们需要记录萎凋时的温度、湿度，光照条件、风力、萎凋时间等信息。
（2）揉捻：揉捻的目的在机械力的作用下，使萎凋叶操卷成条。充分破坏叶细胞组织，茶汁溢出，使叶内多酚氧化酶与多酚类化合物接触，借助空气中氧的作用，促进发酵作用的进行。揉捻对红茶的外形和内部发酵有直接关系，因此，我们需要记录揉捻时的温度、湿度、投叶量、时长、压力、揉捻次数信息等等。
（3）发酵：发酵是红茶制作的特征工序，是以绿叶红变为主要特征的生化变化过程，发酵过程中，多酚类化合物的氧化缩合和其它成分的深刻变化，受环境条件的影响特别大。红茶发酵是一个氧化的过程。发酵温湿度、时间、送氧量是关键因素，因此，我们也需要记录这些数据。
（4）烘干：发酵完的茶叶需加温烘干，红茶烘干分两步进行即“毛火快速，足火厚窨”。干燥的温度和时间互相影响，温度高时间短，温度低则时间长，同时鲜叶的嫩度，叶层厚度、萎凋程度都有很大关系。烘干过程中的摊叶厚度、温度、烘干时间都是关键因素。其中二次烘干之间进行摊凉也很重要，也应掌握摊叶厚度和摊凉时间。通过掌握红茶加工四道工序的关键数据，我们可以了解加工过程中对于红茶品质有直接影响的因素，有利于我们对加工工艺的调整及改进。
四、技术关键和难点
本系统的难点一是开发应用于生产加工数据的监控接口，使用自主研发的数据通讯接口，我们可以直接从设备采集到相关数据，由计算机实时采集并存储到数据库中，形成数据链。在外部使用的电子计重秤也通过串行接口通讯连接进行重量数据采集，避免了人为录入数据易造成的失误。本系统的难点二是对于一个以购、产、销为基础的信息化管理系统来说，商品库存量的准确，是一切数据的基础。在以往的一些信息管理系统中，常采用的是在后台数据库中相应表单上建立触发器的方式来保障数据的完整性，这就增加了系统的复杂度，不利于维护。而且实际运用中，常碰到引起触发的事务回滚了，触发器却不会回滚的情况发生，也就是引入了不能回滚的部分，这就最终导致了数据的不准确。在本系统中，为了避免该情况放弃了触发器的使用，其功能的实现全部通过程序脚本在客户端实现。虽然增加很多编程工作量，但在数据一致性和完整性上能够得以很好的控制。
本系统在用户的操作权限上，也进行了细致的划分。系统采用的是角色授权方式，可以细致划分到某操作员仅能删除、修改或查询到本人输入的数据，而不能对其它数据进行操作。因此，数据具有较好的准确性和安全性。
五、结束语
关键词：地质档案；管理；信息化
社会发展步伐在加快，地质档案管理工作也向着信息化和电子化方向发展，这在档案管理工作中是最新型的一个课题，实现信息化档案管理能有效减少人力劳动的程度，能让档案管理的工作有所提高，地质档案管理系统也逐渐被开发，发挥出其特有的作用。和传统纸质档案管理相比，这种信息化管理更有力管理工作的进行，为档案需求者带来诸多便利，也方便了管理人员的管理工作，这能将资料档案的作用发挥出来。档案信息化管理也是时代的要求，更是诸多管理者和档案利用者的需求，所以这也是地质档案管理工作中最重要的问题。
1地质档案信息化管理概述
1.1档案信息化的内涵。所谓档案信息化就是对利用信息技术和计算机技术，对当前不使用的档案信息和相关资料进行管理。并利用信息技术等先进计算形成一个现代化的管理理念，主要的目的就在于服务于所有的档案需求者，这其中涉及的科学知识和领域是比较多也比较杂的，信息化管理介质平台也是档案管理的现代化管理业务。在日常的工作中，档案管理人员对档案进行编号，然后归档管理，如果有需求者想利用档案，管理人员可以通过计算机介质对档案进行查询，根据编号去寻找档案，再借阅给利用者；当利用者归还档案的时候，再依据档案的编号，将其归档到相应的位置，再将档案编号录入到电脑中，标注档案在档，这样能方便下一次的档案借用，还不会出现差错。这就是信息化管理为档案管理工作带来的便利。档案信息化建设的基本动力是资讯科技档案管理中的广泛使用以及档案信息化建设，以提高对档案工作的现代化水平和建立基本网络环境的框架，档案管理和档案信息服务在档案信息化建设过程中一定要注意反思以及记录管理的原则、理论和方法，档案信息化建设的最终目标是最大限度地提高文件的广泛信息化水平，以满足建设社会的需要，更好的社会服务。1.2地质档案信息化管理必要性。对地质档案进行信息化管理将是档案管理工作必然的发展趋势，利用信息化技术对档案资源进行收集，再对档案资源进行整理，然后开发档案资源所具有的利用价值，最后实现档案的利用。在整个过程中，都是要利用数字信息对档案资源进行整理的，并实现信息资源的存储和检索，管理人员再依据档案管理的载体对档案进行整理利用，现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新，向着信息化这一领域迈进。通俗地说，档案管理就是对有用的信息资源和有价值的信息进行开发，再到利用的过程，其利用结果是要依据社会信息化发展状况来定。当然，这种现代信息化的档案管理，更有利于各种信息的存储，也更能发挥其自身利用价值，这是信息时展的产物。
2地质档案信息化的管理现状
2.1缺乏通用性的系统平台。信息化管理平台都是有其各自特色的，最基本的要说就是要有记录管理功能，如今的文件信息已经向着更远的方向发展，档案管理平台和电子政务系统，在集成平台中也都是优先考虑文件管理这一功能，而这并不是单一形式的，档案部门不同，那么计算机的模型不同，文件系统平台也就不同，也就导致了规格的不同，各个软件开发系统也是有一定差异的。所以在各个档案部门之间，是不能有效利用计算机进行档案管理工作的，也不能对档案资料进行快速地归档，在信息上也是有一定弊端的，这也使档案信息化管理受到了发展的制约。2.2缺乏规范化管理。要想实现档案信息的规范化管理以及标准化管理，首先要做的工作就是对网络信息系统进行完善，光搞形式是没有用的，对表面不实用的东西并没有什么要求。现在的档案管理则是没有明确的等级分类，管理服务做的不到位，和档案需求者和提供者也没有过多地交流，这和新型的信息资源管理是相悖的，尤其是文件夹没有得到有效的共享，管理系统不能对所有的文件类型进行兼容，在档案资料进行移植时，也没有与之相对应的书目，文件自动化管理还是没有完善的标准。多数情况下，档案资料也都是限制于一种类型，只能提供给一小部分的人使用，这样是不利于档案信息化管理向更好方向发展的。
3档案信息化建设的实施措施和途径
3.1档案标准规范化建设。档案管理标准化、规范化是档案信息资源的共享过程，通过制定和实施的各项标准使其基本文件到达标准化，这也是规范的重要前提。劳动力的技术部门一直是—个统一的科学标准的部门，是为了确保档案工作与档案管理的有机结合，以达到最佳效果。3.2档案资源信息化。作为一种有价值的信息资源的地质档案，它的征收管理以及开发利用档案信息化建设的目标之一是实现资源的文件共享。使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。在不久的将来，档案资源信息化建设作为档案管理现代化的核心内容继续推进现代管理记录不断向前发展。3.3档案信息的数字化。传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本，保管十分麻烦。如纸张容易发黄，变脆。但数字文件能够克服传统档案馆的缺点，节省了大量人力、物力和财力。使用者可以在世界各地范围内的所有地方享受其的方便。任何人通过网络的任何一点、任何终端可以访问他们需要的信息的文件。这是真正意义上的资源共享。3.4档案干部队伍通才化。档案干部队伍是档案管理的主体。档案工作人员的质量对档案工作的实际成果以及更好地促进档案信息化建设过程起着直接影响。提高档案工作者的技术水平是整体性能提高的关键之一。培养一大批掌握现代科学和技术复杂的文件管理的工作人员是为了适应档案事业发展的需要，更好地推动现代化的档案工作和信息化水平的提高。
随着社会的不断进步与发展，地质单位也将有很大的发展空间，地质档案管理必须从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求地质档案工作者不断学习、不断进取，以完善的专业知识和丰富的信息处理、计算机操作技能，满足社会进步和地质发展对档案管理的要求，为建设有中国特色的社会主义地质档案事业、为更好地服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。
作者:辛 玲 单位:黑龙江省煤田地质物测队
参考文献
[1]潘丽莉,孙燕鸣.浅析地质资料档案管理信息化建设[J].资源与人居环境，2011.