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一、开展村级建档工作的基本做法
(一)领导重视,成立机构
琼海市开展村级建档工作,得到了市委市政府和镇委镇政府的重视、支持。市里成立了村级建档工作领导小组,由分管常委和有关部门的人员组成。乡镇、村也相应成立建档领导小组,使村级建档工作级级有人管、层层有人抓。市委市政府于1999年3月26日联合下发《关于在全市村委会一级开展建档工作的通知》,明确了任务,提出利用三年的时间完成全市村级建档工作任务,建档率要达到100%。
(二)抓好宣传发动,提高建档认识
在开展村级建档过程中,琼海市档案局始终注意抓好宣传发动工作,利用电视、广播、报纸、宣传车、横幅、黑板报、大小会议等各种形式进行宣传,同时吸收热心档案工作的老支书、老干部、老党员、离退休人员作义务宣传员,增强了大家的建档意识,使村级建档工作顺利开展。
(三)抓好业务培训,提高业务水平
根据上级的有关要求和村级建档的实际,编写了《琼海市村级档案归档文件材料收集范围》、《琼海市村级档案室档案保管期限表》、《村级档案卷宗归档方法和步骤》、《建档说明的拟写》、《建档说明范例》等规定、标准和制度。此外,还层层举办培训班,对乡(镇)、村文书(档案员)进行业务培训,以便更好更快地掌握建档方法。
(四)监督检查指导,促进建档落实
在检查指导过程中,琼海市档案局主要采取两个做法,一是分片指导,把局的全体干部分成四个组,把各乡镇分成四大片,每组负责一片,一包到底。遇到特殊情况,集体讨论,共同解决。二是定期召开会议,如建档工作会、情况通报会、讨论交流会、总结表彰会等,及时了解村级建档工作中出现的各种情况,及时指导、解决问题。
二、开展村级建档工作初见成效
(一)促进农村民主政治建设,规范村务管理
嘉积镇下寨村委会由于财务管理混乱,严重地影响了干群关系,群众怀疑村支书贪污集体征地款,举报到市检察机关。在开展村级建档工作中,琼海市档案局积极协助指导镇工作组清理财务,按照规范要求建立起村级财务档案,为检察机关查处案件提供了帮助,对稳定该村的干群关系起到了积极的作用。
(二)促进农业生产和科技进步
阳江镇棉坡村委会以种植胡椒闻名,在开展村级建档工作中,不但帮助他们建立文书档案的同时,还重点帮助他们建立胡椒栽培、防治病等技术种植档案,为胡椒种植户提供服务。几年来,除了本村胡椒种植户外,不少市内的胡椒种植户都到该村查阅档案资料,解决胡椒种植中的疑难问题,直接促进了农作物的增产增收。
(三)促进农村精神文明建设,维护农民利益
一是土地承包档案给农民群众吃了“定心丸”;二是档案凭证在为解决农民切身利益的土地、房屋、分配等方面的矛盾中起到了决定性作用。2000年,嘉积镇南堀村准备将村里的30亩地承包给客商建砖瓦厂,邻近的南中村对该地提出权属争议,南堀村找出本村的档案资料,证明该地是第一轮土地承包时发包给本村村民耕作的土地,一
场一触即发的土地权属纠纷通过利用档案而化解,保证了价值近20万元的经济收入。
三、开展村级建档工作的几点体会
(一)领导重视,是做好村级建档工作的关键
要做好村级建档工作,首先必须争取各级领导重视和支持。几年来,琼海市档案局积极主动地去请示、沟通、宣传、说服,取得了各级领导的重视和支持,为按时、按质、按量完成村级建档任务提供了一个先决的条件。
(二)抓好业务培训,是做好村级建档工作的重要基础
村级建档工作,地域广大,档案人员专业知识缺乏,业务基础薄弱,不确定因素很多,因此,相对机关档案工作来说,难度也就更大,而抓好乡村档案人员的培训就显得更为重要。几年来,琼海市档案局采取边培训理论学习,边进行实际组卷操作,并选点让学员现场学习观摩等方法,使他们不仅迅速掌握到整理归档的相关技能,而且通过现场观摩,从中得到启发,焕发出建好本村档案室的激情和动力。
(三)深入检查,监督指导,是做好村级建档工作的保证
检查促进度,指导带上路,帮助割尾巴,一环扣一环,紧紧地贯穿于整个村级建档工作的始终。实践证明,开展村级建档工作,检查、监督指导必不可少。在村级建档工作中,有时候好话说千遍,道理讲万遍,不如亲自帮一帮。由于地域经济发展的差异等原因,能不能建档,受到诸多客观因素的制约,要求档案部门的业务指导必须因地制宜、切合实际。有些村委会经济基础较好,早就萌发了开展档案工作的愿望,但对档案专业知识知之甚少,针对这种类型,档案部门就派员上门指导,手把手教会他们方法。有些村委会经济发展不很富裕,想建档又心有余而力不足,对于这种情况,档案部门就不辞劳苦,加班加点,无偿提供装具、人力服务。有的村委会因为原来管理不到位,文件材料损坏、散失现象严重;有的有能力、有条件建档,但没有人愿意承担建档任务,总想无事一身轻;有的发动建档时,满口答应,过后无动于衷;有的得过且过,没有按规定、标准建档;有的谎报进度。凡此种种,档案部门都通过加强检查监督的力度,做到勤检查、勤帮助,逐一加以解决,取得明显效果。
(四)发挥试点示范作用,是做好村级建档工作的有效手段
常言道,学有榜样,赶有目标。嘉积镇南堀村委会是省档案局亲自抓的点,是海南省第一家行政村建档示范点单位。在建档工作全面铺开的过程中,琼海市档案局注意发挥这个试点村的典型示范作用,起到了不可估量的作用。村级建档工作期间,全市到南堀村参观学习的村委会达到95%以上。
(五)建章立制,是村级建档工作健康、持续发展的有力措施
经过一段时间的努力,许多行政村建立了档案室,如何使村级建档工作延伸下去,使之成为各个行政村正常工作的一部分,是档案部门必须考虑的问题。因此,琼海市档案局在村级建档工作全面铺开的后期,花大力气帮助各个行政村开展建章立制工作,从制度上为村级建档工作继续延伸、健康发展提供了有力的保障。