时间：2023-03-10 14:47:12
导语：在人事档案室工作计划的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1.1人员配备不足，素质不高
目前，绝大部分检验机构都没有配置专职的档案管理人员，基本上都是由办公室一人兼数职来管理人事档案。由于思想上的不重视加上业务众多，往往使人事档案的管理处于“被遗忘的边缘”。另外，由于人员流动和培训滞后，人事档案管理人员往往不是档案专业科班出生甚至缺乏基本的档案管理常识。具笔者所知，未经过档案知识专业学习就匆匆上任管理人事档案的情况时有发生。这种情况导致人事档案管理人员素质低下，甚至连基本的装订程序还未完全掌握，更缺乏档案收集意识。
1.2场地不足，设施缺乏
目前，检验机构普遍未设置专门的人事档案管理场所，仅仅是在档案室设立一个柜子和其他检验报告存放在一起，无法达到三室分开的要求（即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室）。另外，虽然目前大部分档案室都配备有空调，但防盗和防火设施仍普遍存在不足。
1.3人事档案材料不全，材料制作不规范
由于目前社会上很多公司企业普遍不重视人事档案，造成人事档案的材料不全，当一些新进人员由外面的企业调入检验机构时，往往导致所缺的材料很难不全。另外，由于人事档案管理人员的业务素质较低，材料的制作往往达不到国家的要求，这直接影响到整份档案的质量和价值。
2、新时代的人事档案工作的建议
2.1提高意识，加强管理
一件事必须重视了才有可能把它做好。特别是在检验机构中，只有领导重视了才有可能把事情做好。人事档案管理是一项细水长流的工作，不可能一蹴而就、功毕一役。必需将人事档案管理工作常态化，列入日常工作计划中，成立人事档案管理小组，在检验机构班子成员中明确人事档案的分工，建立有关的检查制度，定期对该项工作进行检查、指导、奖惩。具体经办人员应建立常态化的汇报渠道，直接将存在问题和一些有益的建议上报至检验机构领导层。
2.2加强人事档案管理的信息化水平
传统的纸质化管理人力成本高并且容易损坏档案的原始资料，已经不能适应时代的发展。因此，应加大人事档案信息化建设的投入，提高科学管理的水平才有可能提高效率。利用现代化的工具，例如扫描仪、录音笔、计算机、照相机、录像机等完整而真实地记录下人事档案的信息，代替呆板的纸质材料。这样就可以在保密的前提下，通过网络实现人事档案资源的共享，提高人事档案的利用率、实用性、时效性。
2.3加强培训、提高人员素质
档案管理中，人的因素往往起决定性作用，只有提高了人员的素质才能做好人事档案工作。虽然，要在目前的检验机构中配备专业的档案管理人员是比较困难，但加强培训还是完全可以做到的，而且也是必须做到的。对此，检验机构因建立相应的人员培训和考核制度。根据自身的情况，检验机构应加大这方面的培训交流，特别是与一些档案管理较好的单位开展由针对性的交流，这无疑是提高人员素质的一条捷径。
2.4加大档案管理的基础建设投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基础。人事干部应积极争取单位甚至上级部门的的支持。完善库房的“六防”设施，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
2.5重视人事档案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事档案的骨肉，只有将材料收集完整了，整个档案才真实可靠。对于检验机构来说，人员的职称经常发生变化。另外，由于检验机构的技术水平要求越来越高，人员参加各种学历和非学历教育也相当普遍，还经常参加各种执业资格考试。作为检验机构的人事档案管理人员应特别留意收集这方面的材料，及时丰富人事档案的内容，只有这样的人事档案才能真实反应个人的情况，发挥人事档案的作用。另外，由于各种材料的尺寸不尽相同，但按国家要求都必须使用16开规格的办公用纸，这就涉及到材料的后期加工，包括折叠、剪裁及裱糊等步骤。笔者建议使用专业档案制作设备，从而降低人力成本，提高工作效率，保证材料制作水平。
3、结束语
为完善公司的管理体系，规范公司的经营行为，促进全公司的持续健康发展，根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则
1.目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，特制定本办法。
2.适用范围：本办法适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料。
二、档案整理及分类标准
公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。主要分为文书档案、基建工程档案、仪器设备档案、财务人事档案、函等类型：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记、公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3.行政类文件：政府机关核准文件，本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
4.党团工青妇方面的文件；
5.财务、会计及其管理方面的文件材料；
6.劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料；
7.经营管理方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；
10.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
11.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
12.其它具有利用和保存价值的文件材料。
三、档案管理归档工作
1.设立档案管理员，隶属总经理办公室，对公司内的档案资料实行统一管理。
2.各部门设立二级(兼职)档案员，二级（兼职）档案档案员对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。
3.总经理办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。
4.人事档案、财务档案分别由人力资源部、财务部设专人配合总经理办公室档案管理员进行管理。
5.归档各部门应于次年2月底前，将整理好的档案移交公司档案室。
6.归档范围及管理：
（1）各类资质文件、规章制度、人事档案、会议记录纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由总经理办公室负责归档。
（2）涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等与工程施工有关的资料由汇新环保科技有限公司负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。
（3）各类证件：如营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本由总经理办公室负责归档。如IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务部负责归档。
(4)涉及党团青工妇等各种文件材料，由党群办公室负责归档。
（5）凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。
四、文书档案归档基本要求
1.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在归档的文件材料中，每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，文电应合一归档。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
4.下发文件要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档。重要文件如部门需用可进行复印。
6.工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交总经理办公室统一登记、立卷、归档管理。
五、档案保管制度
1.各门类档案由公司档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2.凡到公司档案室查阅档案者，要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料。
4.对于违反保密规定，泄露公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，复印、抄写档案资料者，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经董事长或总经理同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借或复印档案资料给他人。
4.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
5.借阅档案时，不得删改、涂写、拆损案卷，阅后要及时归还。
八、档案销毁制度
1.档案是企业的宝贵财富，是企业的真实历史记录，档案的销毁，必须严格执行国家有关规定。
2.对已超过保存期限的档案，由档案管理人员提出销毁意见，相关利害关系部门需对上报销毁的档案进行全面，认真的鉴定，并写出书面报告，提出存毁意见上报主管领导审定。
关键词：事业单位；档案管理；问题；优化
1 事业单位档案管理优化的必要性
机关档案工作是档案事业的基础，我国的机关档案管理工作是以机关档案室为主要模式开展的。当前的机关档案管理工作始建于上世纪50年代，主要是依据1983年颁布的《机关档案管理工作条例》（以下简称《条例》）建立起来的。随着我国国民经济、民主政治、社会文化快速发展，档案事业也得到长足发展。但从现实来看，档案管理水平还远远落后于经济发展水平，这是因为固有的管理方式自身存在着难以适应时展的局限性，使档案管理水平难以持续提高。事实也证明，时代快速发展的今天，《条例》在指导机关档案工作方面已显示出一定的局限性。当前，事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。因此，进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。
2 当前事业单位档案管理存在的问题分析
（1）档案工作的重视程度不平衡
行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。
（2）档案管理模式有待提高
多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。
（3）档案人员业务素质还相对薄弱
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。
（4）档案管理基础设施建设滞后
当前，我国的现代化的办公设备相对落后，档案管理的硬件设备并没有随经济的增长而有及时的更新。事业单位不能充分发挥档案的作用，且不谈利用高科技设备进行档案的科学化和规范化。既不重视信息资源的开发，也忽视对现代档案资源的利用与管理，不善加利用当代的网络与计算机技术。总之，事业单位传统的档案管理方式和管理设备对档案的信息保护作用甚微，收效甚小。
（5）档案资源的开发利用工作不够完善
许多事业单位只注重档案的收集、整理、保管工作，认为只要保证档案不破损、不丢失就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案是国家宝贵的历史文化财富，档案部门应该想方设法的开发利用这些资源，最大限度地发挥档案应有的作用。
3 优化途径探讨
（1）加强人事档案管理宣传工作
提高人们对人事档案管理整体，加快人事档案管理制度改革的速度，首先就要结合人事档案管理工作实际，通过各种途径扩大对人事档案管理重要性的宣传工作。通过教育和宣传工作的开展，使大众清晰地认识到，在市场竞争日益激烈的大背景下，无论是区域之间还是企业之间的竞争，从根本上来说都是围绕人才进行的竞争。
（2）促进事业单位档案管理的深化发展
对于我国而言，现阶段各类型事业单位均需要借助于规范的组织学习以及定期的思想宣传方式强化有关单位内部档案管理的重要性认知。从这一角度上来说，要想在事业单位经营管理过程当中落实档案管理的重要地位，其前期在于构建一支优秀的领导团队，发挥领导团队的引导及榜样职能，以定期或是不定期的方式针对事业单位档案管理工作的执行情况进行严格的监督与检查。在此基础之上，各类型事业单位还应当结合自身经营管理的实际情况，构建一套与本单位经营管理实际情况相结合的档案管理工作考核达标机制，以事业单位档案管理工作的落实程度作为考核达标机制的关键衡量指标，通过级别或是薪资升降的方式实现对整个档案管理工作考核达标机制的动态化管理。更为关键的一点在于：事业单位还应当依托于单位自身发展使劲，构建有关档案管理工作质量的评价标准，通过评价标准的落实明确事业单位档案管理在工作过程中存在的问题与应采取应对措施，从而规范档案管理发展。
（3）事业单位档案管理应当着眼于对档案管理工作人员综合素质的提升
在知识经济时展进程不断推进的背景作用之下，档案管理工作人员作为档案管理的工作主体，其自身素质状况直接关系着档案管理工作质量的高低，这对于事业单位档案管理而言同样如此。考虑到事业单位档案管理工作有着较强的实践性与专业性，若从事档案管理作业的工作人员缺乏丰富的工作经验，势必会导致档案管理工作无法有效开展，事业单位有关档案管理的收集与整合需求也就无法得到充分实现。从这一角度上来说，事业单位一方面需要强化对职业道德的完善，引导档案管理工作人员明确与树立科学化的职业道德基本观念，一方面需要借助于对现代化信息技术的综合应用，重点关注对事业单位档案管理工作人员文字驾驭能力以及综合分析能力等专业水平的有效提升，通过对复合型事业单位档案管理人才的培养确保现代化事业单位档案管理工作综合需求能够得到有效满足。
（4）引进先进设备，加快其现代化进程
伴随信息时代的来到，加快档案管理的现代化刻不容缓，目前事业单位档案管理引进计算机，充分利用信息技术的优越性，结合档案管理和信息技术对档案进行统一的管理。从而极大地提高档案的利用水平与管理水平。同时，引进先进的管理方式，利用高科技加强管理效率与其现代化进程。
（5）提高档案作为信息资源的服务能力
机关单位档案管理工作不仅仅是对材料的保管，更加重要的是提高档案服务能力。尽管机关档案的服务能力是隐蔽的，看似无足轻重。实际上，档案为机关各项工作提供利用所发挥的作用不可估量。而且政务公开的逐步推进，机关档案管理部门要改变传统工作模式，提高服务能力。机关可以建立档案馆网页，开展网上利用服务，要进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案信息和数据的高效使用。
【摘要】医院中的档案建设是医院在管理及医疗服务中形成的最能反映医院工作状况的历史记录，是医院等级评审工作的重要依据。通过医院等级评审，发现并改进医院工作中的不足，推动医院标准化管理，提升医院工作质量。本文主要对黔江区妇幼保健院在等级医院创建过程中档案建设工作作了分析探讨。
关键词 医院；档案建设；等级评审；保健院
一、档案建设在医院等级评审中的作用和意义
（一）在医院等级评审中开展档案建设工作的重要意义。医院评审的目的和意义在于通过等级医院评审，不断促进医院加强管理，促使医院不断提升、强化医疗质量和服务水平，为广大人民群众提供优质的医疗服务。医院等级评审是卫生行政部门对医院实行监督管理的最基本手段，也是医院寻找差距、寻求自身发展的必然途径。在医院等级评审中，医院档案建设具有重要的作用。医院中的档案建设是医院在管理及医疗服务中形成的最能反映医院工作状况的历史记录，是医院管理质量的具体体现，是医院发展最真实、最权威的写照，具有凭证性的价值，同时它直接关系到医院评审专家组对医院概貌的了解，是医院等级评审工作的重要依据。因此，我们要重视医院档案建设工作，做好技术档案、行政管理档案、人事管理档案等医院档案工作。
（二）在医院等级评审中开展档案建设的具体工作。一是技术档案建设。医院技术档案管理的重要任务是全面管理各级技术人员的业务技术信息及全院性技术信息，技术档案的建设工作主要分为两类：第一，技术人员技术考核情况、技术职称变更情况、进修、培训、发表的论文、取得的科研成果及带教情况。第二，进修人员信息、本院开展的各类学术讲座情况、科研成果、开展的新技术、新设备信息。技术档案为医院现代化管理提供了可靠的依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变，促进了医疗技术水平和医疗服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。充分利用开发科技档案，有利于医学科研成果的开发、推广和应用。在生命医学研究工作中，按照客观事物的运动规律，要想加快科学研究的进程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量充分可靠的资料。二是行政管理档案建设。行政管理档案主要包括常规的编制部门文件、医院对内、对外的各类正式公文，医院年度工作计划、各种医疗合同文件、院级领导主要日程安排、记录、工作记录等材料。在医院档案建设工作中要做好行政档案的管理工作。三是人事管理档案建设。在医院等级评审中，医院、医生的医风、德风是重要的评审依据，是体现医院服务质量的重要指标，因此要建立健全医德医风的建设，健全人事档案管理，采取有效的措施，充分发挥医术精湛、医德高尚的医务人员的模范带头作用，树立良好的医院形象。四是建立医院档案规章制度。医院每年都要派人到档案部门进行培训学习，提高档案管理综合素质，根据《档案法》及《重庆市档案管理条例》的相关要求，搞好制度化建设，主要有《归档制度》《人事档案管理制度》《档案保管制度》《档案工作保密制度》《档案室安全防范制度》等。
二、通过开展档案建设工作所取得的主要成就
（一）通过开展档案建设工作，使日常档案再创新突破。通过加强档案日常管理，切实做到档案资料整齐有序，聘请专职档案员全面负责档案整理归档工作。明确每类文件材料整理规范、排列顺序、移交时间等，做到文件材料“月月清、年年清”。同时，指派专人参加由市档案局举办的档案人员继续教育培训。通过档案基础编研材料撰写、档案登记备份工作和数字档案室建设、档案分类与管理等方面的学习，全面系统掌握档案管理理论知识，为提高档案管理水平打下扎实的理论基础。
（二）通过医院档案建设，服务于医院医疗工作。医院档案建设应结合等级医院评审的具体情况，积极挖掘综合档案室有利用价值的档案信息，开发医院现有资源，服务于医院医疗工作，从而服务于医院等级建设。
（三）通过开展档案建设工作，医院的重要部位流程得到了规范，医院分区更趋合理。积极向先进档案管理单位学习，规范工作流程，提高工作效率。
（四）通过开展档案建设工作，健全并落实了制度职责，院内管理更加规范。通过二甲创建，规范了行政质量管理、公共卫生妇幼保健管理、财务及后勤服务管理、医疗保健质量管理、护理质量及院内感染管理、门急诊管理等。
（五）通过开展档案建设工作，社会经济效益得到同步增长。通过二甲妇幼保健院建设，黔江区群体保健管理进一步加强，孕产妇系统管理、儿童系统管理及各项重大公共卫生服务管理更加规范，妇女儿童健康水平明显提高。
综上所述，医院中的档案建设是医院在管理及医疗服务中形成的最能反映医院工作状况的历史记录，它直接关系到医院评审专家组对医院概貌的了解，是医院等级评审工作的重要依据。通过医院等级评审，发现并改进医院工作中的不足，推动医院标准化管理，提升医院工作质量。黔江区妇幼保健院在“二甲”创建过程中，是对医院的管理水平、医疗技术水平、服务水平的一次“大阅兵”，通过档案建设工作，使黔江区妇幼保健院在医院等级评审过程中更加完善，从而使医院的医疗水平和工作质量得到更大提高。
参考文献：
一、立卷归档受政策法规变化的影响大
近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，如工资级别登记表1992年以前立卷归档时没放，1992年以后要放，并只须放九类1-1号，可是20__年又发文规定新整档案工资级别登记表不要放。这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。如审计材料，入党积极分子考察表，预备党员考察表，20__年下文要求归档，而要求从1996年收集，这样收集起来就有一定难度。
二、干部档案立卷不规范
1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代本文来源：文秘站 久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。
2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规文秘杂烩网定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19×26.5规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用a4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用a4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。
3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。
三、档案管理人员不稳定，素质有待提高
干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。
以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。
首先，统一标准，强化管理。要建立健全各项规章制度，统一标准，强化管理。文件的类别、条款等尽量少改动。要求形成干部档案材料单位的纸张规格要用a4纸，特别是高校的一些学籍材料。这样会避免少拆卷，少改动，少切纸，避免浪费过多的人力、物力，同时也有助于保持档案的美观，使干部档案立卷工作在统一的法规文件指导下，走上健康发展的道路。
集中统一管理本单位形成的全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的基本要求，也是做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义，一是档案实体集中，企业各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。建立健全企业档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人，建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，这是《企业档案工作规范》中明文规定企业必须建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与企业的改革和发展同步。如果不落实“四参加”“四同步”制度，就无法把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
要搞好档案工作标准化、信息化建设。档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。近年来，公司领导非常重视档案管理工作，在公司领导班子会上多次提出加强档案管理工作，建立了以公司党委书记负责制，公司办公室为中心的档案管理网络，将档案工作发展目标列入公司年度工作计划，档案管理要上新台阶，使其达到档案法规的要求。公司档案管理工作取得了很大的发展，真正实现了文书、科技、会计、声像电子、实物、人事档案的集中统一管理，并于2010年8月通过了河南省档案工作目标管理先进单位，档案管理工作步入正规化、法制化、标准化、信息化，充分发挥了档案在企业经济活动中的作用。
要加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求。档案工作者要努力学习，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。要结合当前的中心工作，为科学决策提供参考。
关键词：档案管理；医院发展
医院档案管理对医院发展、医学研究等方面有着极其重要的作用，是现代医学进步和发展的关键因素。医院档案形成于医院的医疗、教学、研究、药品管理、卫生管理、行政管理以及各项其它活动，医院档案包括病历、科研、图书、基建、设备、财务、文书文件、人事等方面，它是医院历史发展进程最好的记录和见证，也是医院管理工作中的一个重要组织部分，是具有保存和研究价值的各种文字、图表、声像等各种不同种类的载体和不同形式的历史记录。
医院档案不仅涉及到医院的历史发展，更关系到广大人民群众的各种健康资料。它是指导协调医院各项工作正常运行的重要参考资料，更是医院在进行工作计划和决策时的可靠依据。因此，加强医院档案管理在医院管理中有着极其重要的意义。
1加强档案管理工作的重要意义
医院面对医疗改革的日益深入和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题。
1.1 档案管理人员的综合素质医院档案管理人员一般来自临床或其它非档案管理专业的人员，人员素质参差不齐。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识；精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高；能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；有较强的应变能力。首先，在档案管理人员的选择上，要注意将思想素质好，社会关系较简单、档案管理专业技能较强的人员选任在档案管理岗位，并且保持档案管理人员的相对稳定。其次，对现有档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，举办各种档案专业技能培训，定期实行严格的专业理论与实践测验。
1.2 档案管理的标准化、信息化医院综合档案部门是医院保存和管理本单位各种门类档案的独立部门，要建立健全归档工作体系，实行文件处理部门立卷制度。办理完毕应当归档的各种形式和载体的文件材料，由文件材料承办部门负责收集和整理后，送交医院综合档案管理部门或档案工作人员进行归档保存。档案管理部门或档案工作人员负责档案质量检查和验收。
档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。
档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，要使人事档案的管理实现数字化；有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的应用管理；充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案管理系统网络化。
1.3加强档案管理的作用
1.3.1加强档案管理工作在医院管理中起着关键作用，它是衡量一个医院是否积极发展现代化医院管理的重要标准，更是衡量一个医院医学水平的一个标准。
1.3.2加强档案管理工作有利于医院的综合发展。有利于院长做出长远准确的决策，为医院现代化管理打下坚实基础；有利于医疗技术与医疗质量的有效管理，对调整各项医疗指标、技术指标提供准确、真实、可靠的依据；有利于医院的各种设备设施的管理，通过对其使用性能、使用率的准确分析，能够保证医疗设备的有效利用效果。
1.3.3医院档案管理是医院各种形式的医疗数据的收集、汇总、加工、储存、分析的过程。档案管理能够形成科学的、有效的、准确的医疗数据。
2医院档案管理工作中存在的问题
2.1档案管理格局混乱，管理机构不健全，管理职能不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
2.2档案管理制度不健全，检查督促考核不落实。在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。
2.3档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。
2.4对医院档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
2.5未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。
2.6医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
3加强档案管理工作更需科学化
3.1 科学配备现代化管理设备，提高管理效率档案管理使用现代化设备必不可少。需改变传统的纸质档案管理模式，转变为现代的电子档案模式，充分发挥计算机和网络资源的优势，利用计算机网络进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作。实行文档一体化管理，顺应现代计算机网络技术多媒体发展的趋势。利用计算机网络技术，把档案管理工作做到细致化、精确化、现代化和高效化。通过构建网络电子档案服务平台，把收集整理好的众多档案构建成档案查询系统，实现资源共享，共同促进现代化医学的进步。
3.2 配备专业档案管理人员，提高工作效率档案管理人员应具备档案管理的专业知识、技能及相关的现代科学知识。能够很好的做好档案的收集、保管、统计、检索、利用和编研工作。档案管理人员必须具备电子计算机应用技术，防止档案的丢失、破坏和篡改。
3.3 不断改进档案管理方法，提高档案利用率运用计算机技术可以实现文书和档案工作的全程自动化管理，其功能包括档案信息的采集、处理、存储、利用和数字管理全过程。计算机技术的使用使得档案由纸质版向电子版转化，计算机管理是档案信息存储数字化的前提条件。
4加强档案管理，促进医院持续发展
在现代的科学发展下，医院档案管理工作已经成为了医院档案管理的发展趋势。不管是医院领导，还是医院档案管理人员，都要认真研究科学档案管理的有效措施，结合创新理念，运用现代化技术和设备，适应现代社会的要求，把档案管理科学化，真正为现代医学提供丰富有效的数据，真正为广大医院工作者、患者服务。
5结论
综上所述，科学规范的医院档案管理只有改革创新，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。加强档案管理可以不断地提升医院管理水平，才能促进医院的发展，才能适应现代化医院的发展趋势，才能真正有利于现代医学的发展和进步。
参考文献：
关键词档案管理；药检机构；问题及对策
作者简介 孙红兵，玉林市食品药品检验所档案室馆员，广西玉林537000
中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1672―2728(200s)08―0149―04
药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门，是《药品管理法实施办法>规定执行国家对药品监督检验的法定专业机构，其中心工作是承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作，主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。随着药品质量监督检验工作的不断深化，使搞好药检所档案管理工作成为了搞好当前药检所整体管理工作的基础。
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵财富。
一、当前药检所档案管理中存在的主要问题及原因分析
主要表现在以下一些方面：
1 领导档案管理意识及重视不够。广西于2003年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于2004年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于2005年达标定级)。
2 档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证。
3 档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
4 档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则――《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
5 对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
6 档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
7 档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
8 未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可。
9 监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚款，重者被处几万、几十万乃至上百万巨额罚款，甚至是取消经营许可证、生产许可证或是药品批准文号的严厉处罚，超出了一般药品生产、经营和使用机构的承受能力，使监管相对人存在戒心；另一方面随着我国
市场经济的发展，民众购买被称作特殊商品的药品比日用品还方便，致使常规意义的消费者观念被引用至治疗活动中，由于药品费用居高不下，当药品治疗效果不理想时，就怪罪药品质量、怪罪药品生产和经营单位，要求赔偿。这其中，具有仲裁性和公正性的药品检验报告就成为了双方裁决质量争议的焦点。而药检报告质量尚有一定缺陷，使提高药检报告书写质量及其可溯源性，完善药检报告管理成为了药检档案管理的重要内容。
10 药检档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者及档案管理员本身缺少对档案价值的认识，档案室在单位中又处于弱势地位，馆藏建设被作为档案室的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，重保管、轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表，使其应有的文化功能没有得到充分发挥，很少直接影响大众的生活品质。
综上所述，药检所档案管理已面临深刻的变化，出现的问题既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。随着经济全球化、信息化时代和我国新一轮大部委制、“大卫生”形势下卫生、药监机构改革的到来，药检所须正视现实，调整管理思路以改进档案管理方法，重视药检档案管理工作以应对新形势要求。
二、做好当前药检所档案管理工作的主要对策
1 依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广西壮族自治区档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广西壮族自治区档案人员岗位培训管理办法》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。
2 领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。
3 建立健全药检档案管理网络是搞好药检档案工作的前提。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，可在全区食药监管系统各药监局及其所辖各行政、业务科室、稽查大队和各药检所明确专、兼职档案人员，使每个单位从横向(药检――药监)到纵向(档案室――各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入单位、科室、个人的目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保无论是在药监局、还是药检所的各行政、业务检验科室还是稽查工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
4 加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。
第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。
第三。将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。
第四，设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向所综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
5 提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。
第一，以人为本，加强药检档案人才队伍建设。一是重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。
第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统。树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。
第三，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和药检档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和总结新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合；三要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；四要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。
关键词： 学校； 归档资料； 收集
中图分类号： G647.2 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0060-01
随着社会的不断发展与进步，档案在各项工作中的作用越来越明显，对学校档案管理工作也提出了更高的标准和要求。作为一名在校的档案管理工作人员，我更加深刻地理解归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项重要的基础性工作，为科学、及时、准确地做好这项工作，更好地为学校的管理、发展和建设提供决策，结合我工作实际谈以下几点看法。
一、积极宣传，提高学校归档资料的收集意识
归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项基础性工作。作为一名档案管理工作者，必须立足现实、不断探索，吸收和借鉴优秀的归档资料收集管理者的工作经验，结合学校的实际情况，不断完善归档资料的收集工作，一定要在思想上重视起来，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，经常与学校党政办、各年级组办公室及学校其它科室保持密切的沟通与联系，尽量将全校的归档材料收集齐全，确保档案材料的准确性和完整性。同时还可以利用学校的展板、政务宣传栏、黑板报、简报、电子邮箱、QQ群、各种集会等宣传工具积极宣传相关的档案知识，并要求学校广大教职工及各科室相关工作人员自觉把归档材料上交到档案室来，宣传工作要创新思路，转变观念，多挖掘、多思考，不断提高信息宣传的深度和广度，最终达到通过大力宣传，提高广大教职工归档文件的收集意识，确保文件材料收集工作有条不紊地进行。
二、加强领导，健全学校的档案资料收集制度
我校把档案资料的收集工作作为档案管理及利用的重点事项来抓并把档案管理工作列入重要议事日程。为确保我校档案资料收集的齐全、准确和完整性，一是成立了以分管学校档案管理的副校长任组长、专职档案管理员任副组长、各科室领导和各年级组长任成员的档案资料收集领导小组，加强领导，密切配合、共同协作，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。做。二是建立健全学校的档案资料收集制度。制度是收集工作必须严格遵守的办事规律和行为准则，它是实现学校档案材料收集工作科学化、规范化的必要手段和重要保证。因此我们学校根据实际情况制定了《档案收集归档制度》、《收、发文登记制度》、《学校发文留存制度》、《文件传阅制度》、《部门和个人定时主动移交材料》、《催收索要材料制度》、《材料收集联络员制度》、《收集材料鉴定入档制度》、《材料转递登记统计制度》等。
三、科学划分，明确学校归档文件的收集范围
学校档案大体上可分为如下几类：教职工档案、教师业务考绩档案、学生档案、文书档案、科技档案（包括设备档案、基建档案）、声像档案、实物档案和财务档案。以我校教师业务考绩档案为例，可分为以下条目：一是教师每学期的教学工作计划，工作总结、教师工作业绩、获奖材料及证书等；二是教改、课后反思、教学实践等方面的材料；三是优秀教案、课件、教学研究活动、各专业教师自编教材等方面的资料。
学校归档文件的收集范围是指档案管理工作人员对本学校文件材料的收集后形成的各种门类与载体的历史记录。凡是具有查考利用价值的文件材料均属收集范围，其中那些记录和反映本单位主要职能活动及基本历史面貌的文件材料应进行重点收集。具体来说，主要有四个方面：一是上级来文；二是本单位形成的各类文件材料；三是平行单位的往来文件材料；四是下级单位报送的文件材料。但在文件材料的具体收集工作中应注意鉴别各类文件材料的价值，绝不能有文就收，这样会给后期的整理归档带来不必要的麻烦。
四、文件收集的方式
学校文件的收集工作是一项细致而又繁琐的工作，收集人员要主动开展工作，做到脑勤、手勤、腿勤、嘴勤，立足平时收集，适时定期收集，年末清理收集。一是平时收集。根据各类文件材料的形成和运转的实际情况，在办理完毕之后，平时能收集的要注意及时收集，并有规律地放入预先准备的相应文件盒中。二是定期收集。对于那些在短时间内没有处理完毕的或不便于随时收集的文件材料，拟定一个具体的、固定的收集时间进行收集。三是协同收集。学校产生的档案多而杂，特别是各年级部、各学科教师产生的档案，若仅靠档案管理工作者去完成是很困难的，这就需要各学科之间建立一种联动机制，协同档案管理工作人员完成档案的收集工作。四是建立档案收集联络员制度。要求各科室、各年级组选派一名工作能力强、思想素质好、工作认真细致的工作人员作为档案收集工作的联络员，负责对个科室、年级组的档案收集工作。
五、学校归档文件在收集过程中存在的问题
一是档案意识淡漠。由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源等情况。二是材料缺漏严重。随着近几年人事制度的改革，我校通过遴选引进了一部分学科紧缺的教师，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。三是档案管理人员业务不精。档案管理工作者对档案的重要性认识不深，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，出现一些人事档案材料填写用纸不规范，装订顺序比较混乱等现象。
六、应对的措施
（一）提高档案管理人员素质。首先是增强档案管理人员政治思想和职业道德的培养。档案管理人员要提高政治修养和党性修养、忠于职守、爱岗敬业、堂堂正正做人、清清白白做事、不为名利，以一颗平常心，默默奉献。应积极发挥档案人员的主观能动性，积极开展职业道德教育，发扬敬业奉献精神，档案管理人员只有真正理解自身的责任，才能适应社会的需求，才能做到爱岗、敬业、奉献。其次是增强档案管理人员业务能力的培养。档案管理人员可以积极利用业余时间阅读档案业务书籍、积极上网查询、浏览、搜集档案业务资料并加以学习研究、努力丰富自己的档案管理业务知识，不断提高自己的档案工作业务理论水平，才能在档案管理工作当中开创出新局面。
（二）提高全体师生的档案意识。学校各部门和每位师生员工都与档案有着或多或少的联系，因此，提高全体师生对档案工作重要性的认识是非常有必要的。档案管理人员可以充分利用展板、政务宣传栏、黑板报、简报、工作通讯等大力宣传与全体干部职工切身利益相关的档案知识，并利用各种集会组织他们对《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的学习，普及档案知识，使单位领导及广大职工都能充分认识到档案的重要性和它的利用价值。
资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案，因而加强学校归档资料的收集工作，对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有十分重要的意义。
参考文献：
[1] 陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学 第三版[M].北京：中国人民大学出版社，2008.
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