时间：2023-03-20 16:11:34
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1.1对于技术档案管理重视程度不够
企业作为生产型企业，追求经济效益和社会价值最大化，重视经营管理和生产管理是正常情况，但技术管理作为企业管理的重要一环，对于企业经营和生产活动有着积极的正面作用，同样不应该被忽视。技术档案管理作为技术管理的一个重要组成部分，工作内容繁琐、投入精力大、耗时长、短期回报不明显，这些特点给生产管理人员带来了很大的困扰，特别是对于生产任务重、人力资源有限的企业，同时由于技术档案管理可能出现的前人栽树、后人乘凉的工作效应，造成企业管理者对该项工作有意无意的回避。
1.2技术档案管理不规范
技术档案不同于行政档案、人事档案，其本身对于档案建立、分类以及日常更新需要一定的生产管理和专业技术经验，而具备这样经验的人员往往又是企业生产骨干，不可能投入过多精力在技术档案管理工作中，这就造成了技术档案建档、分类和更新工作中由于档案管理人员能力和经验不足技术档案管理不够规范，技术档案内容缺失或者关键参数不准确。另外，即使是生产技术管理人员在做这方面工作，也可能由于缺乏相应的技术支持和对于档案管理理解层次不同以及投入精力不同，造成该工作开展的差异性，都是直接影响技术档案规范性的重要诱因。
1.3技术档案管理缺乏连续性
技术档案管理贯穿企业的设计、建设、安装、调试、生产到后期检修、技术改造各个阶段，很难保证原有技术档案管理人员工作岗位和工作职责不发生变动，岗位变动就意味着该人员不再承担技术档案管理的主要责任，在人员变更的情况下，即使可以做到交接过程的规范与全面，也会因为前任与继任管理人员理念、能力和对该项工作投入度不同等各种原因造成该项工作停顿、半途而废甚至推倒重来，造成工作资源的极大浪费。同时，由于企业生产活动中各个阶段的工作任务的不同，对于技术档案管理来说，如果缺乏有效的指导或者规划也会造成技术档案管理中的断层或者工作不到位的情况出现。
2对于技术档案管理中存在问题的应对措施
针对技术档案管理中主要存在的问题，应该进行有针对性的整改，强化管理意识和制度建设，形成符合企业自身特色的技术档案管理体系。
2.1加强技术档案管理意识
首先需要肯定技术档案在企业经营和生产活动中具有不可或缺的作用，技术档案具有原始性和凭证性的特点，一旦技术档案管理不到位造成资料缺失或者技术档案管理工作中断将对企业造成不可预测的损失。其次，将技术档案管理作为生产技术管理工作的一项重要内容，定期进行评估和考核，避免因工作冲突或者人员工作疏失所带来的不利影响。最后，强化技术档案管理重要性宣贯，使得生产人员自觉加入到技术档案管理体系中来，高质量完成技术档案建设、管理工作。
2.2规范技术档案管理体系
技术档案管理体系的规范，首先需要明确技术档案管理人员的职责和工作流程，保证技术档案管理人员明确知道自己做什么、怎么做，可以综合档案管理规范和生产管理人员的需求，形成符合企业特色的技术档案管理体系，明确技术档案内容、格式、检索关键条目等内容，保证技术档案更新的时效性、形式的规范性，规避因人员变动或者企业经营氛围改变造成技术档案内容的疏漏以及质量下降。
2.3实现技术档案跟踪管理
考虑到技术档案管理贯穿企业全过程，建立并形成技术档案跟踪管理制度就显得至关重要了，建立以节点性工作为考核点，技术档案管理目标和任务完成情况作为跟踪管理的依托，可以有效降低因技术档案管理衔接不到位、企业经营情况发生变化影响技术档案管理工作开展等不利情况发生的可能。同时，对技术档案管理人员工作开展情况进行有效监督和指导，也是推动技术档案管理工作跟踪管理的有效途径。
3全方位打造立体式技术档案管理系统
要实现技术档案的全过程高效管理，就要求生产管理人员必须在项目前期对于技术档案管理工作开展有明确的思路和计划，并在技术档案建立初期甚至更早就明确档案内容、格式、档案变更程序以及如何实现技术档案跟踪管理的管理办法。
3.1技术档案的格式
技术档案的格式主要用于规范技术档案的建立和定点存放以及检索关键条目，应类别区分、装订形式、名称与时间排序、文本格式（档案名称、标识、页码等有效统一）等相关内容。通过规范技术档案的格式，可以让技术档案管理人员在整理技术档案时可以保证技术档案的完成质量和更完整、更有效地存放技术档案以及实现对于技术档案检索效率。
3.2技术档案的变更程序
技术档案变更程序是在技术档案内容或者格式发生变化，由技术档案管理人员完成的对技术档案的更改手续。为保证技术档案的一贯性，除非技术档案存在重大缺陷或者生产业务需求进行较大变动的情况下不对技术档案格式进行调整，而对内容的修改也应在保留原有信息的情况下完成，以保证原始信息留存和全过程管理。
3.3技术档案的跟踪管理
针对企业生产各个阶段的实际情况，制定技术档案的跟踪管理制度。例如在设计阶段完成项目科研报告、审批文件、设计资料等技术资料的收集以及对于技术档案管理架构和流程的实现，在建设与安装阶段完成设计资料变更、合同与技术协议、到货清单和设备厂家提供的设备说明书等技术资料的收集，调试阶段完成调试报告、设计变更资料的收集以及项目竣工资料整理，生产阶段完成机组性能参数、试验记录、工艺记录、生产过程控制系统备份数据和日常运维相关资料收集以及对现有技术档案调整工作，检修和技术改造阶段完成检修记录、设备变更记录、项目技术方案、技术措施等相关资料收集以及对于技术档案的补充工作。保证各阶段工作任务的有效落实，是技术档案跟踪管理的核心和根本。
3.4技术档案管理工作的贯穿
要打造立体式技术档案管理系统，关键是抓好贯穿整个技术档案管理的管理人员。首先，应强化技术档案管理人员的责任意识，让他们充分认识技术档案在生产建设、工程设计和技术改造工作中的重要作用，明确自己的责任和义务，才能更好地完成技术档案管理工作任务。其次，赋予技术档案管理人员足够的权利，可以调动技术档案管理工作所需要的人力和物力资源，保证技术档案管理工作顺利开展。最后，设立技术档案管理督管和奖惩机制，让技术档案管理人员在监督下工作，保证工作进度和完成质量。
4结语
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电力企业建设工程中的档案管理首先要做到职责明确，做到责任落实到个人。电力项目涉及工程量庞大，更牵涉到各种各样的施工单位，所以在工程总承包项目签订开始，就应该明确各方各自牵涉到的相关文档文件和电子文件。先把责任落实到相关单位，再从相关单位落实到具体科室，最后把责任落实到每个人的身上，并持续追踪检验。进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
档案的“完整”指齐全配套，反映项目建设全过程“；准确”是其真实可靠“；系统”是指应保持文件材料之间的有机联系；“有效”是指归档文件应具备合法效力。有了完整、准确、系统、有效的项目档案，才能为项目建设和维护提供可靠的依据，才能最大限度的发挥项目档案的作用。确保项目档案的完整、准确、系统、有效是对档案实体本身提出的基本要求，也是对项目档案管理工作最基本、最重要的要求。
二、航天企业固定资产投资项目档案管理工作的主要特点
1．项目工作“重立项、轻管理”。这一特点集中表现为整个项目团队将绝大部分精力投入项目批准立项中，缺少对后续管理控制工作，特别是档案管理工作的重视。没有根据国家有关法规、行业相关标准等及时制定、修订自身的管理办法与规章制度；在管理办法、管理人员配置、管理设施配备、技术手段引入等方面，缺乏完备的管理体系支撑；在项目档案的形成积累、整理归档和开发利用等发面，缺乏行之有效的操作指南。这都将成为后续档案工作开展的重大灾难。
2．项目工作“重保密、轻流程”。所谓“重保密、轻流程”是指重视保密工作，轻视流程梳理与优化。作为隶属国防工业的航天工业，保密工作贯穿航天企业的方方面面，是不可触碰的高压线，因此为确保固定资产投资项目工作符合保密工作要求，在原有基础流程中会加入不少加强信息控制的流程。这些流程的引入在确保保密的同时，无疑增加了处理工序、延长了工作时间，特别是相关文档资料的运转时间，有时甚至造成流程迂回、冗长、运转不畅等方面的问题，增加档案部门与相关部门的协调难度，容易形成沟通上的困扰，影响项目进程。
3．档案工作“重环节、轻实体”。航天企业的固定资产投资项目具备项目大、周期长、关系复杂等特点，档案部门理清相应的工作环节已属不易，再加上大部门文件档案都在相关承包单位手中整理和保存，可能直至验收前期才得见“真容”，因此档案部门职能对关键环节进行重点监察和把握，而对于数量巨大的文件实体只能“心有余而力不足”了。
三、对开展航天企业固定资产投资项目档案管理工作的几点建议
1．健全的管理体制，是项目档案通过验收的有力保障。（1）建立统一的领导和管理机构。根据“三纳入”的要求，在项目立项之初，建设单位就要建立项目档案工作管理机构，明确有关领导分管项目档案工作，并要成立项目档案领导小组，建立健全的项目档案岗位责任制。项目各门类档案要实行集中统一管理，档案人员要与固定资产投资项目管理人员一起，建立项目档案管理网络，定期对项目进行登记。（2）坚决履行档案管理职能。根据“四参加”要求，在项目立项初期，相关职能部门在进行项目申报时，档案人员就要积极介入，了解项目建议书、可行性研究报告、初步设计及批复，经常与相关职能部门进行沟通，做到在项目立项之初及时掌握项目整体情况；项目进行招标评审时，档案人员从档案管理角度对招标方案提出建议，从质量、种类和数量等各方面确保招投标文件符合归档要求；在项目合同审查过程中，档案人员须进行审查会签，根据最终档案验收的要求提出相应条款，使文件归档要求在合同条款中得以体现，具有法律效力，为后续文件资料的收集工作打下良好基础；项目的设备仪器开箱验收时，档案人员应与对方单位及相关职能部门进行有效沟通，记录装箱文件的种类和数量，及时提出缺失项，开箱验收单有档案人员签字方能生效；单项验收评审时，档案人员清查上述几个阶段所提出的文件资料是否补齐，文件资料达到项目档案验收标准后才能出具单项验收评审结论；单项尾款支付时，档案人员必须出具归档资料完整的签字后，财务部门才能支付尾款。（3）加强档案人员的项目知识培训。项目档案工作既是基础性的工作，同时又是一项专业性很强的管理工作，档案人员不仅要熟练档案管理业务，也要对各个项目做到心中有数，这就需要档案人员具备扎实的专业知识和丰富的管理经验，加强项目档案专兼职管理人员的系统培训非常重要。
2．完善的规章制度，使项目档案工作有章可循。（1）制定档案工作专项计划。在项目建设（实施）计划中，要明确提出文件材料的收集和归档任务，要制定项目档案的专项工作计划，提出文件材料的归档要求。（2）建立文件管理制度。在项目建设初期，就要提出项目文件的收集和积累要求，建立项目文件预立卷和归档制度，建立项目档案监督和检查制度，建立项目档案的实体管理制度，并要将档案工作纳入项目相关管理制度之中。
（一）高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现
高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。
（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值
高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。
（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会
我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。
二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端
（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度
一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。
（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象
高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。
三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求
（一）创建完善的高校档案管理体系
一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。
（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持
高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。
（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈
第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。
四、总结
许多企业都比较注重优先发展经济，不注重档案管理工作。大部分的企业，从上级管理人员到下级普通员工都认为档案管理工作比较枯燥、乏味，不能推动企业的快速发展，有些员工甚至认为过于强调档案管理工作，阻碍生产力的发展，并且阻碍企业创造更大的财富。所以，大部分的电力企业对于档案管理工作一点也不重视。
二、电力企业档案管理工作开展形式比较落后
虽然我国的市场经济体制早已建立，但是绝大多数的人的思想依然停留在计划经济的时期，这些明显存在于电力企业档案管理工作。并且现在的电力企业档案管理工作仍然使用以前的旧模式，对档案的进行统一整理，并且运用特殊的标记做好记录，不注重对科学技术的运用。这些方式对于电力企业档案管理工作的进一步开展有一定的限制，尤其是这新的时期下，由于每个工作人员的文化程度、教育水平以及经济能力都不相同，所以这些明显不能促进电力企业的快速发展。
三、新形势下电力企业档案管理工作的创新策略
实际上，如果电力企业档案管理工作管理不到位，造成工作上出现错误或者失误，都将给电力企业的正常发展带来很大的影响。然而，如果做好电力企业档案管理工作，不仅可以使企业能够正常运作，而且还能够使工作人员及时的发现企业运营中出现的问题，以确保企业的可持续经营。所以，电力企业必须要转变电力企业档案管理工作的思想，注重档案管理工作，保障电力企业的健康、可持续发展。电力企业可以通过以下几个方面去做好新形势下的做好新形势下的电力企业档案管理工作。
1.改变传统的电力企业档案管理理念
电力企业必须转变固有观念，加强对电力企业档案管理工作的重视程度：首先要从行动上突破电力企业固有的观念。上至电力企业的领导，下至电力企业的员工都要转变固有的观念，让他们都认识到电力企业档案管理工作的重要性。其次要加强对电力企业档案管理工作的管理，赋予电力档案管理部门相应的职权。最后要在电力政工管理部门制定相应的奖罚措施，提高电力企业档案管理工作人员的工作积极性。除此之外，电力企业还要定期的对电力企业档案管理工作人员进行思想教育活动，使员工能够时刻保持良好的工作态度。
2.提高电力企业档案管理工作人员素质
切实提升电力企业档案管理工作人员的素质，对于电力企业档案管理工作素质低下问题，一方面电力企业要从源头上解决此项问题，电力企业在招聘的时候，一定要制定严格的招聘规章制度，并且要招聘工作人员严格按照规则制度进行招聘，从根本上提高电力企业档案管理工作人员的基本素质，避免在招聘的过程中出现贿赂和任人唯亲的现象的发生。另一方面在电力企业档案管理工作人员上岗之前，一定要对电力档案管理工作人员进行岗前培训，使他们熟悉自己的工作内容，提高他们的业务技能和业务水平。同时还要采取多种教育形式，提高工作效率。电力企业档案管理工作要想有所创新，就必须改变以前的落后教育模式。首先将以前单一的档案管理工作改变成多样化的，并且结合新的技术以及设备对其进行管理。其次由于每个电力企业档案管理工作人员的知识水平层次、社会背景以及对待问题的认识程度和理解程度不同，所以对于电力企业档案管理工作要有针对的进行教育，进而提高电力企业档案管理工作人员的工作效率，促进企业的快速发展。
3.采用先进的科学技术对电力企业档案进行管理
摘要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。
关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库
随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。
1要进一步提高档案意识
档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。
2要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件
煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。
3建立保障档案数字化的制度
在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。
4要积极推动网络化归档工作
当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。
5档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作
煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。
6建立重要档案数据库，保证重要数据的安全
建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。
7建立档案网站
关键词：企业；档案管理；资源
1 企业档案管理中的制度建设问题
档案管理工作是一项巨大的工作，同时也是一项长期性的工作，档案管理工作的持续健康开展，才能为企业生产、经营及管理活动提供有效数据和资料。建立企业档案管理制度，保证企业档案管理工作的正确方向，才能实现企业档案管理工作的良性运转，才能发挥企业档案资源的应有作用。
从当前我国国内企业的档案管理工作现状来看，大多数企业对档案管理都存在错误认知，把档案管理片面的解读为档案归档、储存。认为档案管理工作就是把有用的资料收集并存放起来，之后便天下太平，不需要制定一些琐碎的制度来给企业工作增加负担，于是便导致了各种疑难杂症的出现。如企业并没有建立借阅制度，一些部门和个人在借阅资料后，由于没有登记，也没有人及时提醒，便忘了将资料归回档案室，当其他部门或者个人借阅此份资料时，却找不到了这份资料的踪影，这就造成了资料的浪费甚至是丢失。
面对上述问题，要想做好企业的档案管理工作，必须首先制定完善的管理制度，将档案管理纳入到制度的条框当中，这样才能够保证企业档案资源的完整性。具体来讲，就是要建立档案管理的归档制度、借阅制度、交接制度及销毁制度。建立企业档案归档制度，要求归档管理人员每隔一定周期就对需要归档的资料进行收集整理，在归档时要注明归档部门、归档时间，编制统一的归档编号，建立归档电子档案等；建立企业档案借阅制度，要求档案借阅人在借阅记录薄上签字，记录节约时间，告知应归还时间等等；建立企业档案交接制度，明确交接双方的责任和义务，确保交接双方在交接档案时无异议；建立企业档案销毁制度，对需要及时销毁的档案资料，由两人以上档案管理工作人员在场共同进行销毁，等级销毁记录薄等。
2 企业档案管理中的设施建设问题
企业档案管理中的设施建设，既包括档案管理的硬件设施建设，也包括档案管理中的软件设施建设。硬件设施方面，主要包括档案管理室、档案柜等存储设备、档案归档装订机等归档设备等。软件设施方面，主要是指在信息网络化时代背景下企业档案管理的信息网络建设及档案管理软件平台建设等。企业档案管理的软硬件设施，是企业档案管理工作的必备基础条件，是企业档案安全性、完整性的保障。
从国内当前企业的档案管理工作现状来看，状况不容乐观。首先在硬件设施方面，很多企业对档案管理工作重视不足，特别是对档案管理的安全性认识不足，档案管理室多为已经淘汰了的办公室，这些办公室没有加装防火装置，一旦发生火灾，档案资源损失巨大。也没有加装除潮除湿机，部分手写档案资料受潮自己逐渐模糊，档案资源信息收到损坏。在一些企业当中，也没有购买专门的档案储藏柜，往往用一般办公用的铁皮柜来储藏，极易导致档案资源受损；其次在软件设施方面，很多企业的档案管理工作仍停留在手工管理阶段，没有建立档案管理的现代信息网络，缺少档案资源的电子备案，档案资源一旦丢失便永远丢失，成为不可再生资源。而在已经建立了档案管理信息网络的企业中，极少有企业能够安装专业的档案管理软件，虽然实现了电子信息化管理，但管理效率和管理质量依然很低。
档案管理设施在档案管理中扮演者不可或缺的角色，要改进当下国内企业档案管理工作的现状，就必须做足基础工作，加快企业档案管理的设施建设。首先在企业档案管理的硬件设施建设方面，企业应重视档案管理工作，将档案管理工作当做一项基础工作来做，按照国家《企业档案管理办法》及其他相关的法律法规，建设标准化档案室，以确保档案资源的完整性、安全性为出发点，购置高标准的档案柜等等；其次在企业档案管理的软件设施方面，加快企业档案管理的信息化建设，购置档案管理软件，提高档案管理的现代化、信息化水平。
3 企业档案管理中的人员队伍问题
企业档案管理工作属于企业管理的一个具体的范畴，何为管理工作呢？所谓的管理工作其实就是采取一定的措施，为了让某个人达到某种行为效果的各种行为的总和。管理的具体实施者不可能是组织，只可能是组织中的某个人，这个人我们通常称之为管理者。在企业档案管理工作当中，管理者就是企业档案管理工作人员。企业档案管理工作人员队伍的建设情况，直接关乎到企业档案管理工作的正常运转，也决定着企业档案管理工作的工作质量。
从国内企业档案管理工作的现状来看，国内企业档案管理工作人员队伍建设主要还存在以下几个问题：其一，尚未设立专职的档案管理人员工作岗位，尚未明确专职的档案管理人员。大多数企业的档案管理工作都被列入到办公室来负责，档案管理工作人员也没有固定下来，办公室工作人员谁有时间谁就是档案管理工作人员，半路出家的和尚其工作质量可想而知；其二，档案管理工作人员队伍的整体素质偏低。一方面很多档案管理工作人员多为兼职，缺少必要的专业基础教育，理论基础薄弱，另一方面很多档案管理工作人员信息网络素养较低，很难满足当前信息网、网络化档案管理工作的需求。
国内企业要想做好企业档案管理工作，必须加快档案管理工作人员的队伍建设。其一，重视企业档案管理工作，明确专人专职的负责档案管理工作，提高档案管理工作人员的薪酬待遇，挖掘人才、留住人才；其二，严格档案管理工作人员的准入制度，档案管理工作人员队伍建设的根本准入准则即受过专业档案管理教育，拥有扎实的理论基础；其三，档案管理工作人员必须加紧自身信息现代化素养的培育，学习档案管理软件的操作，为推进信息化、网络化档案管理工作做好准备。
4 企业档案管理中的成果运用问题
企业档案管理工作是企业的一种宝贵资源，为企业的生产、经营及管理活动提供一手资料，让企业少走弯路。企业档案管理的成果运用是对企业档案管理工作成绩的肯定，同时也是企业档案管理工作价值的具体体现。
从当前国内档案管理工作实际来看，大多数企业对企业档案管理工作的成果运用还不到位，可以说超过半数企业从档案归档之后就让其走入了养老院，弃之不理，难以把企业档案管理工作的成果充分的运用起来。
企业要想为实现档案管理工作的价值，就必须学会通过多种途径充分发挥档案管理工作的价值，如将整理完成的档案信息按照部门分类划分保管，设置关键词，一旦某个部门需要查阅资料，只要通过关键词检索就能够迅速找到档案资源等。再如组织一次主题为“回顾历史”的主体活动，让企业领导层及各部门负责人充分参与进来，通过梳理、规整企业档案信息资源，增进他们对企业档案资源的熟悉程度，方便其需要时信手拈来。
参考文献
[1]严祥辉.浅谈企业档案管理的信息化建设[J]. 科技信息（科学教研）. 2008（24）
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。超级秘书网
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】