时间：2023-03-20 16:12:58
导语：在高校档案论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
摘要：结合教改工作实际，针对教改工作中档案工作的特点，就其中的特点、工作经验、工作方法等进行了分析和总结。
关键词：教学改革；档案工作；建设
高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。
1高校教改工作中档案及档案工作的特点
1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。
1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。
1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。
2做好高校教改档案工作的几个方面
2.1加强高校规教改工作中档案意识
从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。
一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。
2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则
“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。
高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。
2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作
档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。
另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。
3做好高校教改档案工作的作用
高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分，它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性，它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。
1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。
2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。
3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。
二、规范建立新生档案的措施
1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。
2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。
3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。
4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。
三、总结
（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主
档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。
（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低
高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。
（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够
高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措
（一）从手工到现代，从纸质到数字化
首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。
（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设
首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设
二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。
人事档案是人事管理实践活动的产物，是一个人成长经历的记载，有原始材料和历史证件组成，它记录了一个人的个人经历、德才表现及发展过程。它服务于本单位的组织人事工作，服务于当事人。高校人事档案作为教职工的重要履历资料，既是学校各级部门考察提拔干部的重要凭证，在人事制度和分配制度改革中有着举足轻重的作用，又是改革发展的重要信息资源。
1.1人事档案是组织人事工作的重要依据
新时期的高校人事制度要求组织及领导能够“知人善任”，这就要求组织在选拔人才的时候能够善于了解人、使用人和培育人，做到选贤举能。因此，在选拔人才的时候要全面了解其历史经历，以能够是学校的人事制度更加科学地制定。而人事档案中记载着一个人的政治思想、道德水平、政策水平、组织活动能力、学历知识水平、业务技术专长、家庭社会关系和身体健康状况等。查阅一个人的人事档案就能够对被查阅者有一个较为全面的认识。上级组织只有将一个人的现实表现与历史情况有机地结合在一起，才能全面的了解他，以能够在日后的任用中扬长避短，调动教职工的积极性，为学校的发展贡献自己的聪明才智并不断完善学校的人事制度。
1.2人事档案是维护个人权益和福利的法律信证
档案在当今社会中的作用越来越重要，在学校中也是一样，教职工如果没有档案，很多手续就无法办理。随着学校保障制度的建立与完善，在养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、失业保险及退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是最主要的依据，没有人事档案，社会保障与本人福利将受到影响。同时，在教职工的职称评定时，也需要档案作为信证，而职称的评定直接与教职工的收入挂钩。公平合理的分配制度能够激发教职工的工作热情，使他们更加积极地投身到学校的建设中去，为学校的发展服务。
2.文书档案对高校发展建设的服务作用
高校文书档案是高校管理的一个重要方面，是高校综合工作的重要组成部分。良好的文书档案管理，不仅能够有助于健全文书处理工工作制度，提高公文质量，更有助于高校作风建设，提高高校工作效率。
2.1文书档案在高校发展建设中的助手作用
文书档案是高校档案的集散地，无论是上级下达指示、下级请示工作，平行业务联系，还是各部门人员查找资料，都要首先使用文书档案。文书档案作为高校信息传递的窗口，对高校各种工作起到很大的辅助作用。既可以收集各个职能部门的信息，为行政领导和各职能部门提供及时、准确的信息及咨询服务，促进高校各项工作的顺利开展，又可以为各部门的人员起草文书、拟办、催办等工作提供资料和借鉴，提高工作人员的办事效率。
2.2文书档案在高校发展中的基础性作用
行政工作是学校工作的基础性工作，作为行政工作的记录者，文书档案记录着学校各种行政工作的通知、公告、文件等重要信息，对于日后开展行政工作具有很大的借鉴作用。行政人员可以通过查阅文书档案了解类似事件在历史中的处理方式，结合当前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同时，文书档案的存在还可以对行政工作人员进行必要的约束，工作人员所做的任何工作都会在文书档案中有所记录，一旦出现违纪的现象便会在档案中有所记录，这样对工作人员的工作行为也是一种监督，促使工作人员自觉地遵守规则，有利于高校和谐有序的发展。
3.基建档案在高校发展建设中的作用
高校的基建档案是高校建筑规划、建设、管理；旧房改造、功能变化；校区开发、基础建设的改建等的历史档案。高校中的基建档案是指在高校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文件、图标及声像载体材料等。这些档案是高校工程项目的历史凭证，是各种工程建设、竣工验收、交付使用等工程的依据，对校园规划、施工管理以及解决产权、经济纠纷等都有重要意义。
3.1基建档案在高校建设中的可以多次利用
基建档案承载了高校建设的大量信息，这这些信息的是科技人员、工程技术人员用集体智慧在实践中不断创造的成果，其中含有大量十分有价值的信息。这些信息并不是一次性的，而是可以为以后的工作提供借鉴，重复利用的。例如：工程设计档案都是经过众多科技人员的设计，经过实际施工的考验，并在实践中得到检验的成果，在以后工程中有相似的设计时，重复利用可以减少成本，提高工作效率和经济效益，减少不必要的浪费，而且是提高设计质量的最佳途径。
3.2基建档案是高校建设的历史凭证
在众多的基建材料中有很多具有依据性的文件，例如基本建设工程项目任务书、建设书、批复报告、可行性研究、规划、征地、计划资料等，它们客观地记载了当时的事实情况。在对学校进行改造的时候，利用这些档案资料可以准确、迅速地完成改造任务，大量减少人力、物力的投入，既节省了时间又减少开支。如果施工单位与学校发生分歧，这些档案资料可以为学校提供强有力的证据，以维护学校的利益，减少不必要的损失。
4.设备档案在高校发展建设中的作用
在科学技术飞速发展的今天，国内外各种先进的教学仪器设备大批引进学校，尤其是教学实验设备更是教学活动中不可或缺的仪器。学校作为非营利性的事业单位，引进这些设备需要大量资金，因此，管好用好这些设备显得尤为重要。设备档案的存在就为这些设备的正常运行、维修、技术改造提供科学技术依据，减少因为档案缺失而造成的种种不便。设备档案可以为计划引进提供信息，为学校论证提供论据；为仪器设备使用把关，为领导决策当好参谋；为设备的维修、保养、技术改造提供有价值的技术依据，对学校的科学管理与发展起到巨大的促进作用。
5.教学档案在高校发展建设中的作用
高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状况的真实记录，是以文字、图表及声像等形式形成的历史记录材料，是反映和评价教学质量及教学管理水平的重要依据，具有保存价值。高校教学档案是教学研究与改革的依据，它真实的记录了以往教学活动的整个过程，集中了丰富的教学经验，是十分珍贵的材料，它可以为提高教学质量，完善教学体系，改革教学方法提供宝贵的参考经验，使教学的改革在取得可喜成果的同时更加省时、省力；教学档案还具有重要的凭证作用，它能够准确的反映出全体教职工的教学活动，为人们提供了无可置疑的证明材料和重要依据；教学档案还有为院校间相互交流学习提供可靠的交流资料，提供有效地利用；教学档案还是教学评估通过的保证，教学评估中的信息多取自教学档案，虽然教学档案本身没有在教学评估中单独设立条目，但评估指标体系的各个条目的评分标准都是以教学档案所反映的情况作为依据的。
高校档案的信息化建设过程中，还存在一些问题，如何解决好这些问题，加强高校档案的信息化建设工作，是高校档案管理者需要认真思考的。只有把这些问题进行妥善解决之后，才有可能将高校档案信息化建设工作水平推向一个新高度。
1.1高校档案信息化建设中的认识问题
高校档案一般具有数量大、内容丰富、价值高的特点，能为学校制定发展规划、教学质量历史查询等，提供重要的参考价值，所以，要求高校档案管理部门，必须在高校建设需要的时候，迅速提供准确资料。原有的高校档案信息管理，因为管理介质、工作方法等，无法满足要求，鉴于此，必须对高校档案实行信息化的改革建设。但是，在部分高校，相关管理人员对档案信息化的重要性认识不够，对档案信息化建设缺乏必要的重视，导致高校档案信息化建设发展迟缓。
1.2缺乏相应的规范制度，高校档案信息化建设各自为政
高校档案的信息化建设，不是仅仅局限于某一所高校，作为一项复杂的工程，高校档案的信息化建设，涉及范围广，涵盖高校数量多。当前，我国高校信息化建设，还没有标准的规范制度，各高校在建设过程中，充分发挥自我主观能动性，虽然信息化建设更加适合本校发展需要，但是，难以实现信息共享，没有把高校档案信息化建设的重大作用发挥出来。
1.3技术问题仍旧是制约信息化建设的重大问题
高校档案信息建设，网络设备和电子计算机设备作为基础设备，通过各种网络、数据储存和分析等高新技术的支持发展起来，当前一个时期，高新技术仍旧是高校档案信息化建设的一大瓶颈。高校中，因为对信息化档案建设不够重视，符合要求的硬件设备难以满足，给档案信息化建设带来困难。此外，软件技术也给高校档案信息化建设带来了问题。高校档案信息化工作，需要多种软件的有效支撑，保障网络技术的通畅、数据安全存储和分析、信息检索的有效性和多平台互访等需求的实现。
1.4档案管理人员的综合素质有待提高
高校档案信息化的建设，除了要保证客观条件的满足，还需要在建设中，发挥人的主观能动性，根据实际需求，做好高校档案信息化的建设工作。目前，高校信息化建设所依靠的中流砥柱，大多数是高校传统档案的管理者，落实高校信息化建设，改变传统档案管理者的观念，非常重要。在档案信息化建设中，还存在少部分管理者对于档案信息化建设的排斥，对于引进的先进设备，没有充分发挥其效果，而高校在信息化建设中引进的技术类人才，又缺乏档案管理的实际操作水平和技能。所以，高校档案信息化建设过程中，综合人员的素质提高，非常必要。
2加强高校档案信息化建设需要把握的几点问题
2.1加强思想认识，做好基础设施建设
高校档案信息化建设，相关管理人员要从思想上进行认识，加大资金投入力度，保证基础设施的建设。档案信息化基础设施的建设，包含计算机硬件和相关软件两部分的建设。购买符合信息化建设要求的基础设施硬件，在此基础上，搭建好软件运行环境，为高校信息化建设，提供好基础保障。
2.2档案信息资源建设
档案信息化建设的重要内容，就是做好档案全文数字化工作，改变传统的信息存储方式，使用现代化的信息存储设备，做好档案信息资源建设。在档案信息化建设的过程中，把握好信息建设规则，做好高校档案信息资源建设工作。
2.3应用系统的建设
高校档案信息化建设，使档案数据能更便捷地使用，是档案信息化的重要目标。所以，在档案信息化建设中，要加强应用系统的建设。一方面，给档案管理者提供管理便利，另一方面，为档案的使用，提供良好的接口，促进档案信息化建设。
2.4制定合理制度，加强人员建设
档案管理信息化建设，是一项全面系统的综合性工程，在这项工程建设过程中，要确定档案信息化建设的标准，制定好建设规范，为档案信息化建设，做好技术保障。档案信息化建设过程中，还要加强相关人员综合素质的提高，改变传统观念，利用现代科技，完成档案信息化建设工作。信息化建设中加强人员综合素质是关键，时代的发展要求档案工作者，具有多专业，多学科的知识，首先要加强科学文化，基础知识的学习，具备扎实的档案学理论知识才能适应时代的发展，其次加强计算机业务知识和操作方法以适应档案信息化建设的需要，同时，扎实的语言文字功夫也是从事档案信息工作和编制规范信息的必要条件。总之档案工作者要不断加强自身的修养，不断拓宽视野，更新和完善自己的知识，要与时俱进。
3结束语
1.1档案管理工作重视程度不够
档案管理和学习一样，只有日常管理得好，关键时候才能起到应有的作用，也正是因为档案管理工作的这种收集整理的超前性和档案作用显现的滞后性，致使部分高校领导不够重视档案管理工作，档案管理更多的是被认为只是收集，整理一系列活动信息，将教学活动内容记录下来就可以了，这就导致，与其他行政部门相比，学校高层对档案管理部门的设置不够重视，对任职人员的专业程度要求程度不够，多是有老师兼任档案管理；而且归档不完整,档案信息更新不及时，也给档案查阅者造成困难。
1.2数字化建设目标不明确
当前，档案信息化建设工作已在各大高校普遍开展，但是一部分高校在校园档案信息化建设前期，并没有严格结合本校的实际情况，也没用对怎么样有效进行信息化没有严格的分析，就草率得跟风新建，旨在求大求全，功能建设得很多，真正能应用的上的功能大打折扣，这样虽然在形式上也能满足高校教育建设的要求，而实际上却因为缺少针对性不能从根本上解决部分高校档案管理实际的问题。从而也致使一些部门更习惯于使用之前的旧系统，如此一来，系统之间就很难实现资源及时有效的共享。
1.3档案管理人员素质有待提升
人才是档案信息化建设的保证，技术再先进，也得靠人才掌握和运用。而我国档案信息化建设还处于起步的阶段，当前档案队伍的整体素质与信息化发展的总要求还有一段距离。由于受领导重视不够，档案工作投入资金少等因素影响，很多院校的资料收集归档都存在着的随意性，并且存在很多档案工作者由其他教师临时兼任现象，也没有设置专门的部门进行管理，他们可能不但缺少所必须的敬业精神，也没有相应的专业知识和业务能力，认为档案管理工作就是收集、编排、归档等内容，没有什么技术可言，而且档案管理也并不是他们的本职，到了年底为了应付过关可能临时突击，平时并不将之作为工作重心。所以高校的档案管理非常的不专业。与其他行政部门相比，档案管理工作的时间跨度比较大，待遇福利等也不高，也不容易做出很大的工作成绩，所以高校档案管理人才流动很频繁。
1.4数字化安全问题
信息化已经是整个世界发展的趋势，于此同时信息化所带来的的安全问题也日益凸显。一般来说，它包含两个方面的内涵：（1）数字化档案系统本身所存在的缺陷，漏洞（不管是硬件上还是软件上的）会造成档案信息的损失；（2）容易遭受来自数字化档案系统外界的攻击（包括黑客恶意攻击，计算机病毒或是由于作人员操作不失误而造成的档案损害，泄露等。
2如何有效解决高校档案信息化问题
2.1强化数字化管理意识，与时俱进
要想真正实现高校档案信息化管理，首先要从思想上提高学校档案新信息化的管理意识。档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务，是档案工作向现代化迈进的必由之路。所以，高校的档案信息化建设必须摒弃“认为档案系统不重要，任何人都能干得好”等等的错误观念，还必须从创造人才，培养人才，留住人才上想办法。
2.2明确目标，以人为本
目前，高校档案信息化建设目标，不仅在于实现高校档案管理的科学化，更在于去追求广泛主动的利用，以更好的发挥档案的价值，服务于广大师生。所以，在建设中，一方面就必需充分考虑到档案工作者实际工作的合理性和便捷性，同时也应该为师生提供更为便捷的档案服务平台。另一方面，必须深入分析各高校和各类人员的实际需求，实事求是地进行信息化建设，合理地去掉一些不必要的功能建设，从“最需要”类目着手进行。因为校园数字化建设工作是个庞大的工程，不可能做到面面俱到，必须分清轻重缓急。
2.3培养“优质数字化建设人才”是重点
（1）高校在为档案信息化工作挑选人才时，要严格执行德才兼备的原则。必须有着坚定的政治立场，良好的职业道德，而且不仅要有一定的档案管理业务经验和娴熟的业务技能，也必须具备应有的数字化技术应用能力。（2）档案教育培训则是培养造就档案干部队伍的重要因素，必须加强现有档案工作者的技术培训和档案管理业务知识的培训，充分掌握软硬件应用的一般知识，切实提高计算机应用能力，将档案管理理论方法与信息技术手段的应用结合起来。（3）给高校信息化人才提供一个发展的空间和提升的平台。更高的薪酬，更好的福利，一般来说是换工作的最大的原因，因此有必要设立专门的档案管理部门，为信息化人才建立合理的员工分配机制和激励机制，为档案人才提供保障，安心工作
2.4建设安全的网络防御系统
（1）制定数据备份计划，定期对数据库进行备份以防系统出错时进行恢复工作；通过监控系统日志，有效分析用户日常操作系统所存在的问题。（2）采用有效的技术手段，如防火墙技术，即在档案部门的内网与外网之间设置屏障，以确保内部信息不泄露，而将外部人员的非法访问拒绝在外。（3）做好病毒预防工作，定期进行反病毒软件查杀病毒并及时对软件升级，同时也要从管理上预防病毒，加强职业道德教育，不得传播，更不能制造病毒。
作者:余芳 单位:宁波大红鹰学院
参考文献:
1.高校教务档案的组成。高校教务档案是高等院校在教学程序运转中所形成的具有重要储存意义的各类资料的历史记载，是凝结着院校师生以及教学管理工作人员劳动成果和智慧的宝贵财富。伴随着高等教育的快速发展，教育改革的不断深入以及教学工作水平的不断提高，高校教务档案管理作为高校整体管理的一部分，面临着新的挑战，必将为了适应学校的改革发展需要而要不断地提高管理水平。对于高校教务档案的构建或高校教务档案的保管范围，专家们存在不一样的区别方式。周学颖根据资料类、籍贯类、考卷类、教学规划类、教务保管类和章程规则类区分；郭荣祥根据政治管理、教务管理和籍贯管理区分；巫彩云却是依据教学教务、教师档案以及学员档案区分；邱成华、叶建国、文莉蓉这些人则把高校教学档案的保管范围区分得更详细。本文倾向于郭荣祥等专家的观点，就其档案管理的内容，认为高校教务档案可以分成三类。但是总体上不管如何区分，都必须要在遵循《教育档案划分表》以及《中国档案划分法》划分指标的前提下，联系院校和单位的实际情况，本着容易贮存、方便使用的准则实施。
2.高校教务档案的价值功能。高校教务档案工作的重要性，是由教务档案的价值与功能决定的。因此，从高校教务档案管理的价值功能来看，笔者将其概括为如下三点。
（1）为资料考察提供凭据。教务档案作为高校档案管理体系的一个子系统，是教务管理工作运营的历史记载，诚如在通常意义上的“空口无凭，立字为据”。教务档案之所以拥有这样的凭据功效，它的突出特征就在于它的初始性好，拥有别的信息不能替代的功能。教务管理者要深入地开展工作，探寻高校教学教务的特点和规律，草拟相关材料，解决相关问题等等，必然要参考教务档案；教师要清楚往届的课程状况，用来指导教学科研，学生要清楚自己以前的学习状况，要进行深造或去国外上学等等，也需要参考教学档案。这一系列现象都说明了高校教学档案所拥有的查询凭据功效。
（2）为校务决策提供依据。高校教学档案拥有提供决策支持的功效在于，教学档案可以为保管人员、教师以及学员提供决策性、导向性、持续性以及扩张性的全面真实的指导凭据，为院校实施教务管理工作提供历史凭据，为院校领导组织教务活动和教学决策，乃至确定教学改革方略，在依据教务档案进行科学的分析并采取有效的方法方面给出合理、有力的支持。
（3）为教务管理提供资料和经验支持。在实际工作中，教务管理人员应该怎样正确地订立教学规划，合理地安排课程等等，除了要确立新的管理理念，不断地掌握新的知识，还要结合过去的经验和资料，从中汲取有益的营养。如教务管理人员在新的管理理念的指引下，翻阅教务档案资料，并借鉴学习其他院校教务教学管理经验，制定新的教学管理措施，为提升教务和教学工作质量提供资料和经验支持。
二、高校教务档案规范化管理中存在的问题
1.教务档案保管人员档案观念薄弱，专业的教学档案保管人员欠缺。目前在一些高校，档案管理工作“谈上去重要，实施起来次要，实际操作起来不行”的情况还是司空见惯的。很大一部分档案保管人员兼任其他教务工作和行政事务工作，日常性工作的繁琐再加上对档案归属观念的漠视，导致一系列初始资料没能够在第一时间归入档案管理。
2.教务档案保管人员的整体素质需要进一步加强。教务档案保管工作与日常性教务工作不同，它是一种保密性较强的工作，要求档案保管人员要有较强的责任意识和使命意识，而做到坚守职责不泄露私密，这是档案保管人员应该具备的最基本的职业素质。另外，教务档案保管人员一定要有丰富的教学管理经验、熟练的电脑操作技能和档案保管业务水平。然而，目前一些高校的教务档案管理工作不尽人意，其中很重要的原因就是相关人员的整体素质欠缺。
3.教学档案承载体简单，同现实情况脱节。目前一些高校的教学档案承载体仍然是纸张。这些高校纸质档案管理比较全面细致，但是非纸质档案的保管却没有引起足够的重视。纸张文档拥有长远、消极、稳定不变等特征，相较于守旧的纸张档案，非纸质档案以其承载体的方式多样化，资料的可操作性、可更改性、共同利用性、重复利用性以及远程传递性的特征而表现出它特有的优点，是现在和今后档案管理的重要措施。尽管非纸质文档存在不牢固性、非长远性、不消极、易变化的特点，但它的优势是客观存在的。我们应该从现实情况出发，纸质文档和电子文档相辅相成，提升教务档案的科学化管理水平。
4.教学档案归档不及时，利用程度低。目前有的高校在教学档案存储资料的使用方面大体上处于停滞状态，经常是关注“入”而忽视了“使”，或是因为归档的延时拖拉，利用起来特别不便利，从而使教务档案失去了应有的真正意义上的利用功效。
三、高校教务档案规范化管理的对策
1.提高思想认识，增强对档案管理工作的关注程度。档案管理是一种很细微很繁杂的工作，并且档案保管的时效性特征也制约着其重要意义需要在一段期限之后才可以表现出来，但是并不能因为这种情况就可以忽略对档案保管工作的关注。一方面高校领导要对档案保管工作给予高度关注，要加强领导，要在体制构建、团队构建、管理方法和技能提高方面上给予协助和支持。另外，档案保管人员更应该加强自身素质的完善和提高，以对档案保管高度负责的精神，不断提高档案管理水平，提高教务档案的利用率。
2.提升管理水平，实现教务档案管理的现代化和规范化。当前，一些高校教务档案管理在搜集、处理、归类、存档等工作上都不尽人意。教学机构的紧急任务之一是除旧革新，建立健全与时展同步的档案保管体制，订制出适合学校教务管理规律、拥有可管控性的各种教务档案的管理章程和规则，使高校教务档案保管步入体系化、制度化、合理化的正确轨道。订立的章程规则应该含有教务档案保管人员职位、职位任务、教务档案立卷存档的实行细则、教学档案存档范畴和保管日期、教学档案存储室必须制定的保密规则等等。
3.完善管理平台，发挥教务档案在院校教研中的功能。伴随着信息技术的快速发展，位于科技领先水平的高校要借助计算机网络手段，构建高校教学文档管理资信体系，实现教务档案管理的现代化。在信息资料存档时应该关注纸质文档信息和电子文档信息的相辅相成的合理配置，依照合理的程序把准备归档的信息编码整理，构建计算机网络信息管理为主要手段的教务档案管理平台。档案保管的最终目的是为了更合理地给使用者带来便利。因此档案管理者应尽职尽责，充分发挥教务档案的应用效能，主观能动地为教学研究等一系列工作大开方便之门。在这一点上，档案保管人员应解放思想，更新理念，从封闭的传统的档案管理体制中解放出来，在完成好档案保管各项根本性工作基础上，加强对档案管理工作的指导，增强包括全体师生在内的相关人员的档案管理意识，提高档案资料及时归档和合理利用的观念，要让相关人了解到，在教学活动和教务管理中所出现的档案资料是院校的珍贵财富，一定要按规定系统存贮。档案管理工作者还应该借助所有机会，传递馆藏文档资信，让不同学科的研究人员了解文档的现状，并给他们的学术科研提供快捷的查询服务，从而使他们能够找到有意义有价值的学术科研资料，使教务档案在提升学校科研水平方面发挥作用。
（一）数据库建设存在问题
很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。
（二）缺乏现代化的档案工作者
一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。
二、数字化管理高校人事档案的对策
（一）更新观念
实现高校人事档案数字化管理，首先领导要转变思想观念，重视档案管理人员的再教育，加强档案管理人员现代化管理能力的培养，灌输现代化管理理念和方法；其次，高校人事档案管理工作者必须改变守旧思想，主动学习现代化办公知识，提高计算机操作水平，提高软件系统管理能力，熟练掌握现代化管理方法，成为新世纪档案管理人才。
（二）修订《干部人事档案管理条例》
《条例》规范了纸质档案管理的工作程序和管理规则，且强调干部人事档案的保密性，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，“严禁任何个人私自保存他人的档案”，数字化管理档案中的“信息化公开”的要求无疑与《条例》相冲突，《条例》只适用纸质档案，未明确数字化管理档案的归档定义及法律效果，未规范数字化管理程序，因此实现数字化管理人事档案必须修订《条例》，才能保证数字化档案信息合法性，保证高校人事档案数字化管理有据可依，有章可循，促进资源信息共享。
（三）建立数据库
高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区、健康档案区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案基础。
（四）强化系统的管理与维护
第一，遵守管理程序。高校人事档案数据库，必须严格遵守管理程序，由专人负责管理和维护系统。正确、真实、全面输入人才信息，进行系统分类、录入、数据统计和数据处理等工作程序；第二，规范操作。人事档案数据库需定期变更数据信息，在保证人事档案数据库完整、真实和准确的基础上，增添新的档案信息，同时发现错误信息必须及时修正，数据库维护及更新时，必须及时记录更正内容，注明更正信息原因、原信息内容及更新后的信息内容，记录更正人，更正时间及地点；第三，及时更新系统。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素，因此，为了减少人事档案数据信息的丢失，必须更新管理设备，提高管理水平，加强数字化管理和技术处理，采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施，保证档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用；第四，及时处理系统信息。
档案数字化管理是将原纸质档案进行数据处理，处理后进入数字化管理系统，为保证高校人事档案信息多方位利用和备份存储，必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护档案数字化管理，做到有备无患，延长数字化档案信息寿命；第五，数据的转移。为保证存储的数字信息能及时正常读取和输出，必须将重要的档案信息进行备份存储，有时必须对数据信息进行转移，这是在原信息格式或其它硬件、软件无法正常操作情况下，进行数字信息格式改变，以便保证人事档案信息资源不被遗失，使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。
三、总结
1.很多高校在进行档案管理时没有更新思想观念
高校的档案信息管理是高校实现信息的时效性的基本途径，所以，高校在进行档案信息管理时，要不断地充实档案信息的内容，要用创新的观念。但是，有些高校档案信息管理人员没有充分地认识到档案信息管理的重要性和必要性，档案信息管理人员的思想比较落后，没有跟上档案信息管理的步伐，只是用传统的方法来管理档案信息，缺乏创新意识。有些高校档案信息管理人员没有高度认识到档案信息管理的意义所在，他们认为档案信息的管理是无关紧要的事情，对学校的影响不大。有些高校虽然已经开发了档案管理的软件，但是软件管理人员的管理能力差。
2.高校教学档案信息管理人员的管理方法还需改善
有些高校的资金有限，在教学档案的信息化管理方面存在一定的滞后性，导致了我国的高校档案管理工作用人工进行操作的情况比较多见，信息化的管理手段没能运用到高校教学档案的管理中去，降低了教学档案的管理效率。还有一些高校虽然信息化管理设备齐全，但是信息化的设备形同虚设，没有很好地应用到教学档案的管理工作中去。与此同时，有些高校的档案管理已经建立了大大小小的信息化数据库，但是，却是各自为政的局面。
二、高校教学档案信息化管理的措施
1.高校教学档案管理信息化建设的核心功能和模块
整个教学档案管理系统要以核心功能模块为主，要成立一个数据整合中心，实现对学生教学档案信息的收集和整理，将数据存储在计算机的数据库中，数据库中的数据要包含学生详细的个人信息，同时还包括学生的档案和各种有效的资料。
2.要建设学生教学档案管理信息平台
教学档案信息不仅仅要呈现在学校网站的主页上，同时，也要在教学档案管理信息化平台上呈现出来，要确保信息的时效性，并将信息公开化，便于管理。对所有的学生进行统一化管理，将管理的权利交予学院的领导，并将平台上的信息进行定期的检查和整合。
3.要完善教学档案服务系统的建设
每一年，当新生报到时，学校都要对宿舍进行整体的安排，运用信息化系统可以实现住宿费的自动化管理，确保学生都办理了校园一卡通。可以将学生办理学生证和注册卡的信息进行准确的记录，防止有任何遗漏。对高校的教学档案服务进行评价可以采用信息化平台，学生可以在课下运用信息化管理系统自行选课，选择自己喜欢的课程，对教学档案管理的效果进行有效评价。
三、总结
购物车(0)