时间：2023-03-20 16:12:58
导语：在高校档案论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
摘要：结合教改工作实际，针对教改工作中档案工作的特点，就其中的特点、工作经验、工作方法等进行了分析和总结。
关键词：教学改革；档案工作；建设
高校档案是高校历史的真实记录，与高校各项工作紧密相连，它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如，随着整个社会改革开放的深入，高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一，与之相应的，也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设，一方面，有助于推进高校教改工作深入进行；另一方面，也许极大地促进高校其他各项工作的开展。
1高校教改工作中档案及档案工作的特点
1.1高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征，相对于高校教改档案亦如此，它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程，是高等学校教改工作重要的信息资源库。
1.2高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪，错综复杂，它不光牵涉到教师的教学工作，还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。所以说，高校教改工作是一项整体性、综合性工作，因为也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。
1.3高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动，其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法，并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作，教改档案工作也就必须具备创造性的特点。
2做好高校教改档案工作的几个方面
2.1加强高校规教改工作中档案意识
从长期的档案工作中，我们不难看出，档案工作开展得好坏，与档案形成者的档案意识有着极为直接的联系。加强档案形成者的档案意识，是切实做好高校教改档案工作的前提条件之一。
一方面，教改档案是高校教学改革工作的真实记载，它直接在教师教改实践活动中形成，而且均是一些很有价值的档案材料。为做好高校教改工作的档案工作，首先，参与教改工作的每位教师应先意识到，在其从事自己的各项工作时，应该考虑到如何将工作中形成的文件材料按规定移交；否则，教改档案工作的开展将成为无源之水。
2.2在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则
“三纳入”，即将档案工作纳入高校教改工作计划之中，纳入教改工作的日常管理范畴，纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”，即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步，与教改项目的中期检查工作同步，与项目的结题验收工作同步，与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。
高校教改档案工作是一项综合性的工程，牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作，保证教改档案的质量，要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作，必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障，为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。
2.3切实做好高校教改档案的开发利用工作
档案工作，其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言，一方面，利用现在档案，经过科学整理、分析，可为教改工作提供论证，补充完善教改构想；另一方面，围绕教改资料，进行多渠道、多表达式地搜集档案信息，科学编纂教改信息，为教改工作提供积极的多方位的服务；再者，针对教改实际需要，直接为教改服务，以充分调动广大师生员工的教改积极性，推动教改工作顺利进行。
另外，高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作，我们在开发档案信息资源时，也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如，在档案工作中，我们要变被动为主动，变“保管员”为“研究员”，密切注意高校教改动向，通过“搞活创新”，把“材料”转化为“有生命”的东西，不断为教改工作提供有益的参考和指导。
3做好高校教改档案工作的作用
高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分，它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性，它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。
在信息化背景下，高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率，但是同时，高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作，要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划，通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题，针对这些问题，高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确，并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用，其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作，而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与，通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外，高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善，这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
（二）高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下，高校财务档案管理要实现信息化建设，就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善，这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统，才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时，高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台，其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中，高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配，同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展，这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
（三）高校财务档案数据的数字化与网络化
高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此，在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中，需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据，通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式，同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务，并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务，从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
（四）高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主
档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。
（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低
高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。
（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够
高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措
（一）从手工到现代，从纸质到数字化
首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。
（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设
首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设
二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。
人事档案是人事管理实践活动的产物，是一个人成长经历的记载，有原始材料和历史证件组成，它记录了一个人的个人经历、德才表现及发展过程。它服务于本单位的组织人事工作，服务于当事人。高校人事档案作为教职工的重要履历资料，既是学校各级部门考察提拔干部的重要凭证，在人事制度和分配制度改革中有着举足轻重的作用，又是改革发展的重要信息资源。
1.1人事档案是组织人事工作的重要依据
新时期的高校人事制度要求组织及领导能够“知人善任”，这就要求组织在选拔人才的时候能够善于了解人、使用人和培育人，做到选贤举能。因此，在选拔人才的时候要全面了解其历史经历，以能够是学校的人事制度更加科学地制定。而人事档案中记载着一个人的政治思想、道德水平、政策水平、组织活动能力、学历知识水平、业务技术专长、家庭社会关系和身体健康状况等。查阅一个人的人事档案就能够对被查阅者有一个较为全面的认识。上级组织只有将一个人的现实表现与历史情况有机地结合在一起，才能全面的了解他，以能够在日后的任用中扬长避短，调动教职工的积极性，为学校的发展贡献自己的聪明才智并不断完善学校的人事制度。
1.2人事档案是维护个人权益和福利的法律信证
档案在当今社会中的作用越来越重要，在学校中也是一样，教职工如果没有档案，很多手续就无法办理。随着学校保障制度的建立与完善，在养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、失业保险及退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是最主要的依据，没有人事档案，社会保障与本人福利将受到影响。同时，在教职工的职称评定时，也需要档案作为信证，而职称的评定直接与教职工的收入挂钩。公平合理的分配制度能够激发教职工的工作热情，使他们更加积极地投身到学校的建设中去，为学校的发展服务。
2.文书档案对高校发展建设的服务作用
高校文书档案是高校管理的一个重要方面，是高校综合工作的重要组成部分。良好的文书档案管理，不仅能够有助于健全文书处理工工作制度，提高公文质量，更有助于高校作风建设，提高高校工作效率。
2.1文书档案在高校发展建设中的助手作用
文书档案是高校档案的集散地，无论是上级下达指示、下级请示工作，平行业务联系，还是各部门人员查找资料，都要首先使用文书档案。文书档案作为高校信息传递的窗口，对高校各种工作起到很大的辅助作用。既可以收集各个职能部门的信息，为行政领导和各职能部门提供及时、准确的信息及咨询服务，促进高校各项工作的顺利开展，又可以为各部门的人员起草文书、拟办、催办等工作提供资料和借鉴，提高工作人员的办事效率。
2.2文书档案在高校发展中的基础性作用
行政工作是学校工作的基础性工作，作为行政工作的记录者，文书档案记录着学校各种行政工作的通知、公告、文件等重要信息，对于日后开展行政工作具有很大的借鉴作用。行政人员可以通过查阅文书档案了解类似事件在历史中的处理方式，结合当前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同时，文书档案的存在还可以对行政工作人员进行必要的约束，工作人员所做的任何工作都会在文书档案中有所记录，一旦出现违纪的现象便会在档案中有所记录，这样对工作人员的工作行为也是一种监督，促使工作人员自觉地遵守规则，有利于高校和谐有序的发展。
3.基建档案在高校发展建设中的作用
高校的基建档案是高校建筑规划、建设、管理；旧房改造、功能变化；校区开发、基础建设的改建等的历史档案。高校中的基建档案是指在高校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文件、图标及声像载体材料等。这些档案是高校工程项目的历史凭证，是各种工程建设、竣工验收、交付使用等工程的依据，对校园规划、施工管理以及解决产权、经济纠纷等都有重要意义。
3.1基建档案在高校建设中的可以多次利用
基建档案承载了高校建设的大量信息，这这些信息的是科技人员、工程技术人员用集体智慧在实践中不断创造的成果，其中含有大量十分有价值的信息。这些信息并不是一次性的，而是可以为以后的工作提供借鉴，重复利用的。例如：工程设计档案都是经过众多科技人员的设计，经过实际施工的考验，并在实践中得到检验的成果，在以后工程中有相似的设计时，重复利用可以减少成本，提高工作效率和经济效益，减少不必要的浪费，而且是提高设计质量的最佳途径。
3.2基建档案是高校建设的历史凭证
在众多的基建材料中有很多具有依据性的文件，例如基本建设工程项目任务书、建设书、批复报告、可行性研究、规划、征地、计划资料等，它们客观地记载了当时的事实情况。在对学校进行改造的时候，利用这些档案资料可以准确、迅速地完成改造任务，大量减少人力、物力的投入，既节省了时间又减少开支。如果施工单位与学校发生分歧，这些档案资料可以为学校提供强有力的证据，以维护学校的利益，减少不必要的损失。
4.设备档案在高校发展建设中的作用
在科学技术飞速发展的今天，国内外各种先进的教学仪器设备大批引进学校，尤其是教学实验设备更是教学活动中不可或缺的仪器。学校作为非营利性的事业单位，引进这些设备需要大量资金，因此，管好用好这些设备显得尤为重要。设备档案的存在就为这些设备的正常运行、维修、技术改造提供科学技术依据，减少因为档案缺失而造成的种种不便。设备档案可以为计划引进提供信息，为学校论证提供论据；为仪器设备使用把关，为领导决策当好参谋；为设备的维修、保养、技术改造提供有价值的技术依据，对学校的科学管理与发展起到巨大的促进作用。
5.教学档案在高校发展建设中的作用
高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状况的真实记录，是以文字、图表及声像等形式形成的历史记录材料，是反映和评价教学质量及教学管理水平的重要依据，具有保存价值。高校教学档案是教学研究与改革的依据，它真实的记录了以往教学活动的整个过程，集中了丰富的教学经验，是十分珍贵的材料，它可以为提高教学质量，完善教学体系，改革教学方法提供宝贵的参考经验，使教学的改革在取得可喜成果的同时更加省时、省力；教学档案还具有重要的凭证作用，它能够准确的反映出全体教职工的教学活动，为人们提供了无可置疑的证明材料和重要依据；教学档案还有为院校间相互交流学习提供可靠的交流资料，提供有效地利用；教学档案还是教学评估通过的保证，教学评估中的信息多取自教学档案，虽然教学档案本身没有在教学评估中单独设立条目，但评估指标体系的各个条目的评分标准都是以教学档案所反映的情况作为依据的。
高校档案的信息化建设过程中，还存在一些问题，如何解决好这些问题，加强高校档案的信息化建设工作，是高校档案管理者需要认真思考的。只有把这些问题进行妥善解决之后，才有可能将高校档案信息化建设工作水平推向一个新高度。
1.1高校档案信息化建设中的认识问题
高校档案一般具有数量大、内容丰富、价值高的特点，能为学校制定发展规划、教学质量历史查询等，提供重要的参考价值，所以，要求高校档案管理部门，必须在高校建设需要的时候，迅速提供准确资料。原有的高校档案信息管理，因为管理介质、工作方法等，无法满足要求，鉴于此，必须对高校档案实行信息化的改革建设。但是，在部分高校，相关管理人员对档案信息化的重要性认识不够，对档案信息化建设缺乏必要的重视，导致高校档案信息化建设发展迟缓。
1.2缺乏相应的规范制度，高校档案信息化建设各自为政
高校档案的信息化建设，不是仅仅局限于某一所高校，作为一项复杂的工程，高校档案的信息化建设，涉及范围广，涵盖高校数量多。当前，我国高校信息化建设，还没有标准的规范制度，各高校在建设过程中，充分发挥自我主观能动性，虽然信息化建设更加适合本校发展需要，但是，难以实现信息共享，没有把高校档案信息化建设的重大作用发挥出来。
1.3技术问题仍旧是制约信息化建设的重大问题
高校档案信息建设，网络设备和电子计算机设备作为基础设备，通过各种网络、数据储存和分析等高新技术的支持发展起来，当前一个时期，高新技术仍旧是高校档案信息化建设的一大瓶颈。高校中，因为对信息化档案建设不够重视，符合要求的硬件设备难以满足，给档案信息化建设带来困难。此外，软件技术也给高校档案信息化建设带来了问题。高校档案信息化工作，需要多种软件的有效支撑，保障网络技术的通畅、数据安全存储和分析、信息检索的有效性和多平台互访等需求的实现。
1.4档案管理人员的综合素质有待提高
高校档案信息化的建设，除了要保证客观条件的满足，还需要在建设中，发挥人的主观能动性，根据实际需求，做好高校档案信息化的建设工作。目前，高校信息化建设所依靠的中流砥柱，大多数是高校传统档案的管理者，落实高校信息化建设，改变传统档案管理者的观念，非常重要。在档案信息化建设中，还存在少部分管理者对于档案信息化建设的排斥，对于引进的先进设备，没有充分发挥其效果，而高校在信息化建设中引进的技术类人才，又缺乏档案管理的实际操作水平和技能。所以，高校档案信息化建设过程中，综合人员的素质提高，非常必要。
2加强高校档案信息化建设需要把握的几点问题
2.1加强思想认识，做好基础设施建设
高校档案信息化建设，相关管理人员要从思想上进行认识，加大资金投入力度，保证基础设施的建设。档案信息化基础设施的建设，包含计算机硬件和相关软件两部分的建设。购买符合信息化建设要求的基础设施硬件，在此基础上，搭建好软件运行环境，为高校信息化建设，提供好基础保障。
2.2档案信息资源建设
档案信息化建设的重要内容，就是做好档案全文数字化工作，改变传统的信息存储方式，使用现代化的信息存储设备，做好档案信息资源建设。在档案信息化建设的过程中，把握好信息建设规则，做好高校档案信息资源建设工作。
2.3应用系统的建设
高校档案信息化建设，使档案数据能更便捷地使用，是档案信息化的重要目标。所以，在档案信息化建设中，要加强应用系统的建设。一方面，给档案管理者提供管理便利，另一方面，为档案的使用，提供良好的接口，促进档案信息化建设。
2.4制定合理制度，加强人员建设
档案管理信息化建设，是一项全面系统的综合性工程，在这项工程建设过程中，要确定档案信息化建设的标准，制定好建设规范，为档案信息化建设，做好技术保障。档案信息化建设过程中，还要加强相关人员综合素质的提高，改变传统观念，利用现代科技，完成档案信息化建设工作。信息化建设中加强人员综合素质是关键，时代的发展要求档案工作者，具有多专业，多学科的知识，首先要加强科学文化，基础知识的学习，具备扎实的档案学理论知识才能适应时代的发展，其次加强计算机业务知识和操作方法以适应档案信息化建设的需要，同时，扎实的语言文字功夫也是从事档案信息工作和编制规范信息的必要条件。总之档案工作者要不断加强自身的修养，不断拓宽视野，更新和完善自己的知识，要与时俱进。
3结束语
1.1档案管理工作重视程度不够
档案管理和学习一样，只有日常管理得好，关键时候才能起到应有的作用，也正是因为档案管理工作的这种收集整理的超前性和档案作用显现的滞后性，致使部分高校领导不够重视档案管理工作，档案管理更多的是被认为只是收集，整理一系列活动信息，将教学活动内容记录下来就可以了，这就导致，与其他行政部门相比，学校高层对档案管理部门的设置不够重视，对任职人员的专业程度要求程度不够，多是有老师兼任档案管理；而且归档不完整,档案信息更新不及时，也给档案查阅者造成困难。
1.2数字化建设目标不明确
当前，档案信息化建设工作已在各大高校普遍开展，但是一部分高校在校园档案信息化建设前期，并没有严格结合本校的实际情况，也没用对怎么样有效进行信息化没有严格的分析，就草率得跟风新建，旨在求大求全，功能建设得很多，真正能应用的上的功能大打折扣，这样虽然在形式上也能满足高校教育建设的要求，而实际上却因为缺少针对性不能从根本上解决部分高校档案管理实际的问题。从而也致使一些部门更习惯于使用之前的旧系统，如此一来，系统之间就很难实现资源及时有效的共享。
1.3档案管理人员素质有待提升
人才是档案信息化建设的保证，技术再先进，也得靠人才掌握和运用。而我国档案信息化建设还处于起步的阶段，当前档案队伍的整体素质与信息化发展的总要求还有一段距离。由于受领导重视不够，档案工作投入资金少等因素影响，很多院校的资料收集归档都存在着的随意性，并且存在很多档案工作者由其他教师临时兼任现象，也没有设置专门的部门进行管理，他们可能不但缺少所必须的敬业精神，也没有相应的专业知识和业务能力，认为档案管理工作就是收集、编排、归档等内容，没有什么技术可言，而且档案管理也并不是他们的本职，到了年底为了应付过关可能临时突击，平时并不将之作为工作重心。所以高校的档案管理非常的不专业。与其他行政部门相比，档案管理工作的时间跨度比较大，待遇福利等也不高，也不容易做出很大的工作成绩，所以高校档案管理人才流动很频繁。
1.4数字化安全问题
信息化已经是整个世界发展的趋势，于此同时信息化所带来的的安全问题也日益凸显。一般来说，它包含两个方面的内涵：（1）数字化档案系统本身所存在的缺陷，漏洞（不管是硬件上还是软件上的）会造成档案信息的损失；（2）容易遭受来自数字化档案系统外界的攻击（包括黑客恶意攻击，计算机病毒或是由于作人员操作不失误而造成的档案损害，泄露等。
2如何有效解决高校档案信息化问题
2.1强化数字化管理意识，与时俱进
要想真正实现高校档案信息化管理，首先要从思想上提高学校档案新信息化的管理意识。档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务，是档案工作向现代化迈进的必由之路。所以，高校的档案信息化建设必须摒弃“认为档案系统不重要，任何人都能干得好”等等的错误观念，还必须从创造人才，培养人才，留住人才上想办法。
2.2明确目标，以人为本
目前，高校档案信息化建设目标，不仅在于实现高校档案管理的科学化，更在于去追求广泛主动的利用，以更好的发挥档案的价值，服务于广大师生。所以，在建设中，一方面就必需充分考虑到档案工作者实际工作的合理性和便捷性，同时也应该为师生提供更为便捷的档案服务平台。另一方面，必须深入分析各高校和各类人员的实际需求，实事求是地进行信息化建设，合理地去掉一些不必要的功能建设，从“最需要”类目着手进行。因为校园数字化建设工作是个庞大的工程，不可能做到面面俱到，必须分清轻重缓急。
2.3培养“优质数字化建设人才”是重点
（1）高校在为档案信息化工作挑选人才时，要严格执行德才兼备的原则。必须有着坚定的政治立场，良好的职业道德，而且不仅要有一定的档案管理业务经验和娴熟的业务技能，也必须具备应有的数字化技术应用能力。（2）档案教育培训则是培养造就档案干部队伍的重要因素，必须加强现有档案工作者的技术培训和档案管理业务知识的培训，充分掌握软硬件应用的一般知识，切实提高计算机应用能力，将档案管理理论方法与信息技术手段的应用结合起来。（3）给高校信息化人才提供一个发展的空间和提升的平台。更高的薪酬，更好的福利，一般来说是换工作的最大的原因，因此有必要设立专门的档案管理部门，为信息化人才建立合理的员工分配机制和激励机制，为档案人才提供保障，安心工作
2.4建设安全的网络防御系统
（1）制定数据备份计划，定期对数据库进行备份以防系统出错时进行恢复工作；通过监控系统日志，有效分析用户日常操作系统所存在的问题。（2）采用有效的技术手段，如防火墙技术，即在档案部门的内网与外网之间设置屏障，以确保内部信息不泄露，而将外部人员的非法访问拒绝在外。（3）做好病毒预防工作，定期进行反病毒软件查杀病毒并及时对软件升级，同时也要从管理上预防病毒，加强职业道德教育，不得传播，更不能制造病毒。
作者:余芳 单位:宁波大红鹰学院
参考文献:
（一）有利于提高学籍档案管理工作效率
将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整学籍档案信息
学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。
（三）实现资源共享，方便管理
学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。
二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题
（一）数字化程度不足
高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。
（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求
有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。
（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高
现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。
三、高校加强学籍档案数字化的措施
（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能
高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程
（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通
为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。
在高校的教育教学活动中，教学档案有着不可忽视的重要作用。高校只有在具备了大量的、可靠的教育教学材料，并继承已有的教学成果，借鉴前人优秀的教育经验和教育思想的情况下，才能够有节奏、有秩序、高效率地运行教育教学管理。当然，前人的研究成果和教育教学思想就是源自学校的教学档案。
因此，高校应当充分注重教学档案的重要作用，致力于将教学档案的管理工作渗透到教学管理活动当中，建立并完善教学档案的管理制度。同时，高校教学规划的制定与改进、教材的选取与运用、专业以及专业课程的开设等的依据也是源自教学档案，这些依据将对教学质量的高低和教学活动的成败造成直接影响。总之，高校教学档案是教学管理的重要资源，在教学管理中发挥着不可替代的重要作用和指导意义。
二、管理高校教学档案应该注意的问题
（一）更新高校教学档案的管理观念
在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进高校教学档案管理的信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为高校的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。高校的教学档案管理必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，高校档案室必须要广大师生对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关教学知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为学校的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进高校教学档案事业的现代化发展。
（二）改进高校教学档案的收集工作
高校的综合档案室要对学校的档案工作进行定期的、整体的、系统的监督与指导。作为档案室的工作人员，需要迈出档案室，深入分析学校各教学部门的工作规律，了解他们工作的具体内容，合理把握文件材料归档的范围，并根据分析、了解的结果制定出相应的教学档案的收集计划，力争做到教学档案的收集工作有步骤、有计划、有实效。同时，档案室工作人员还需要对各立档部门的工作动态有一个及时、准确的了解，帮助解决他们的实际困难。另外，教学档案室的工作人员还可以精选出一些收集齐全，工作规范，立卷质量较高的部门，组织其它部门参观学习，互相借鉴，共同提高。
（三）建设高校教学档案管理工作的规范化、标准化、现代化
近年来，新的教育理念使各高校在办学方式、办学理念以及学科领域的建设等方面都呈现出了多元化的发展特色，这就使得高校的教学档案的种类越来越多，也越来越复杂。因此，在教学档案的产生、整理、收集、利用等运转过程中，应当以档案管理的标准与法规为依据，有效实施科学化的管理，使档案管理工作的每一个方面和每一个环节都能够达到规范化；同时，依据指标体系的要求，对于教学档案相关的支撑材料进行有针对性的、有目的的收集与整理，使其达到规范化、标准化的要求；另外，必须完善工作程序和管理制度，充分发挥教学档案在高校教育管理教学活动教学研究等各项工作中的作用，从而形成具有实用价值的、准确性和权威性较强的信息材料，进而实现高校教学档案管理工作的规范化、标准化和现代化。
（四）加强高校教学档案的信息化人才培养
档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。高校的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种教学档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。
如今，很多的教学档案管理工作人员都不具备这些综合能力，他们要么是能够运用各种先进的档案管理工具而缺乏档案管理能力，要么就是具备档案管理能力却不具备运用各种先进的档案管理工具的能力。为此，高校必须要为他们创造出一个好的学习环境，鼓励他们参加各种培训，努力的提高自己各方面的能力。同时还必须要注意引进新鲜血液，聘请那些具备良好的的综合素质能力的档案管理工作人才进高校从事教学档案管理工作。
三、高校教学档案信息资源开发利用的途径
（一）对高校教学档案信息资源的结构进行丰富、改善
要使得档案信息资源开发利用工作能够顺利有效的开展，就必须要要加强档案的接收和征集工作，并尽可能的扩大档案的接收范围和征集门类，使得档案数量更加充足、内容更加丰富、结构更加的合理。从档案室来说，需要对原有的管理体制进行改善，对单位的档案进行集中统一的管理。对于档案馆来说则需要坚持馆藏教学档案的数量与质量并重的原则，在合理扩大接收范围的同时，还需要对所接收的教学档案的质量进行甄别、控制。
需要对档案补充机制进行完善，要广泛地开展档案征集的工作，必须要想方设法地对散存在社会和个人中的档案资料进行收集。同时还需要对馆藏结构中文书档案占主体的单一局面进行改变，并加强与各个专业档案馆、图书馆、博物馆等之间的联系，以此来促进教学档案资源的共享。
（二）积极拓宽高校教学档案信息资源开发利用的范围
高校的教学档案管理人员应当树立起竞争的观念、积极服务的理念、市场理念以及协同合作的观念等先进的观念和理念，并以此为基础，做好三方面的工作：一是要切实关注学校以及广大师生对教学档案信息的实际需求，是档案资源能够得到充分的共享；二是要打破教学档案信息资源开发利用的常规范围，利用各种方式有效扩大档案室在学校中的影响力；三是注重开发档案室的新的社会功能，以扩大和提升教学档案信息的开发利用工作对学校发展的积极影响。
（三）加强各种先进信息技术的应用
高校的档案馆(室)应该积极的根据自身的馆藏特色建立起档案信息数据库。数据库不仅仅是档案信息存储系统，它同时还是对已经数字化的档案信息进行深一层的加工与组合后所形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。通过建立起相应的数据库后，可以大大的提高查询速度，进而方便用户，同时提高档案信息的管理水平。
在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让高校的教学档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进高校教学档案管理的现代化进程。
（四）加强建设高校教学档案的现代网络化
随着不断推进的档案信息化建设进程，教学档案有了新的形式，传统意义上的纸质档案逐渐减少，而以光盘、磁盘为载体的现代化教学档案在整个教学档案材料中所占有的比例越来越大。不管是在内容上，还是在管理的手段、方法上，以往的教学档案管理都无法满足现在的需求。在教育走向现代化的今天，为适应信息时代管理的特点和需要，不仅要实现档案资源的数字化，还要加大档案信息化建设的经费投入，开发或购买教学档案管理系统专用软件，建立教学档案管理信息化服务网络。在教学档案的管理上，充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询等服务，充分挖掘信息资源自身的综合性、积累性等优势，使我们所得到的相关信息重新达到优化组合的目的，发挥出更大的利用效益。
1.很多高校在进行档案管理时没有更新思想观念
高校的档案信息管理是高校实现信息的时效性的基本途径，所以，高校在进行档案信息管理时，要不断地充实档案信息的内容，要用创新的观念。但是，有些高校档案信息管理人员没有充分地认识到档案信息管理的重要性和必要性，档案信息管理人员的思想比较落后，没有跟上档案信息管理的步伐，只是用传统的方法来管理档案信息，缺乏创新意识。有些高校档案信息管理人员没有高度认识到档案信息管理的意义所在，他们认为档案信息的管理是无关紧要的事情，对学校的影响不大。有些高校虽然已经开发了档案管理的软件，但是软件管理人员的管理能力差。
2.高校教学档案信息管理人员的管理方法还需改善
有些高校的资金有限，在教学档案的信息化管理方面存在一定的滞后性，导致了我国的高校档案管理工作用人工进行操作的情况比较多见，信息化的管理手段没能运用到高校教学档案的管理中去，降低了教学档案的管理效率。还有一些高校虽然信息化管理设备齐全，但是信息化的设备形同虚设，没有很好地应用到教学档案的管理工作中去。与此同时，有些高校的档案管理已经建立了大大小小的信息化数据库，但是，却是各自为政的局面。
二、高校教学档案信息化管理的措施
1.高校教学档案管理信息化建设的核心功能和模块
整个教学档案管理系统要以核心功能模块为主，要成立一个数据整合中心，实现对学生教学档案信息的收集和整理，将数据存储在计算机的数据库中，数据库中的数据要包含学生详细的个人信息，同时还包括学生的档案和各种有效的资料。
2.要建设学生教学档案管理信息平台
教学档案信息不仅仅要呈现在学校网站的主页上，同时，也要在教学档案管理信息化平台上呈现出来，要确保信息的时效性，并将信息公开化，便于管理。对所有的学生进行统一化管理，将管理的权利交予学院的领导，并将平台上的信息进行定期的检查和整合。
3.要完善教学档案服务系统的建设
每一年，当新生报到时，学校都要对宿舍进行整体的安排，运用信息化系统可以实现住宿费的自动化管理，确保学生都办理了校园一卡通。可以将学生办理学生证和注册卡的信息进行准确的记录，防止有任何遗漏。对高校的教学档案服务进行评价可以采用信息化平台，学生可以在课下运用信息化管理系统自行选课，选择自己喜欢的课程，对教学档案管理的效果进行有效评价。
三、总结
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