时间：2023-03-24 15:09:04
导语：在高校档案管理论文的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1高校电子档案管理工作的创新路径电子信息的到来，高校电子档案工作也进入了一个新时代。档案管理工作发生了翻天覆地的变化，本文对新时期教学改革的条件下，高校电子档案工作的新举措作一论述，供广大档案工作者参考。过去做教学分类、科研分类、设备、资料、统计分析、干部培养、对学生创新精神和实践能力的操作分类、姓名、学号索引卡片，其它检查都是设有登记簿，全是手工操作。现在绝大多数都采用电脑来登记、分类，各教研室、办公室、服务部门都设有电脑，这些部门分工将“档案首页”分别按要求认真地、一项不漏地输入电脑，职工、教师、学生在使用这些资料的时候，通过电脑即能调出想用的索引卡片和其它登记项目，统计部门也能调出符合上级部门统一要求的各种统计报表。这是反映学校教学、科研、管理水平的标志。而作为学校档案室主体的管理人员又是建设、使用、管理好档案室的基本队伍。而档案管理人员的政治水平、业务技术素质与管理能力的高低都直接影响着档案室的建设和管理水平、电子设备的使用效果、教学质量的提高和科研工作的进程等。因此解决电子档案管理中的问题，如何改革与创新是当务之急。高校电子档案管理是学校对教学、科研管理、资料存档、信息交流和干部培养等学校发展中极为重要的环节，这样既节省了纸质档案的占用空间，又为全体教职员工提供方便。
2高校电子档案管理中存在的问题由于高校电子档案事业还是一个新兴事业，没有一个现成的公式或模版套用，各个学校的情况也有很大差异。电子档案因其磁盘、磁带、光盘等具有存量大、占有空间小、传输快捷、查阅方便等多方面的优势，节省了纸张和用于信息存储的空间，而受到全社会的普遍重视，应用的领域也越来越广泛。进入电子信息时代，并且随着网络技术、信息技术的不断改善，但针对于电子档案管理的保密性机制还不够健全。电子档案的真实性、可靠性难以保证。电子文件信息易被复制、删除、修改等并通过网络进行远距离输出。政策支持力度赶不上事业发展的速度，电子档案管理体系还不够健全，要深化创新改革，转变观念，解决好资源分散，使用不科学、不合理的问题，建立资源共享平台，实现最大效能为教学和科研服务。发展与创新的思想观念还不够到位，队伍建设和人才培养力度和速度还需要进一步加大，真正切实认识到人才尤其高水平人才是提升高校核心竞争力的关键，加强高水平人才引进力度，加大人才培养力度，着力加强人才队伍建设，为学校发展提供强有力的智力支持和人才保障。
二高校电子档案管理需要解决的关键性问题
1高校电子档案管理需要营造一个好的环境电子档案管理技术在高校的发展，技术上采取相应措施保障电子档案的原始性与真实性，充分剖析高校改革发展面临的机遇和挑战，高起点定位，与时俱进的确定新的奋斗目标、战略重点，强化工作措施，很大程度上决定于高校主管校领导对电子档案管理技术的认识水平。真正把高校电子档案管理工作纳入学校中心工作，从部门工作实际出发，解放思想、开拓创新、认真学习新知识、新技术，研究新环境、新问题，牢牢把握新时期电子档案的主导权，要充分发挥传统档案和新时期电子档案工作的积极作用，引导大家养成良好的电子化使用习惯。
2高校电子档案管理工作需要健全管理体制对于电子档案管理技术的迅猛发展，高校电子档案技术管理体制存在着明显的滞后和不协调关系，还要逐步完善建立电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。全面规划与开发全校电子档案管理技术资源，要充分利用电子档案网络平台，整合档案资源，开展档案的电子利用，使电化教育、网络技术、计算机技术各自发挥好优势，建设学校电子档案管理中心与教学科研网络技术中心，进一步加强服务于全校教职员工的工作力度。协同创新，快速成长，共同提高电子档案目标管理改革水平。
3建设高校电子档案管理工作人才队伍高校把人才队伍建设作为首要战略支点，人才是立校之本，是第一位的资源。学校取得的成功得益于人才的支撑，学校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要调动一切积极因素，从国内外引进教学、科研、管理等方面的人才，要树立科学的人才观，在学校积极营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的环境和氛围。火车跑的快，全靠车头带。同时，要加大对现有人才的培养，增强服务意识，为人才的培养创造条件，打好平台，不断提高办学质量和水平。要想成就一番事业，一定要熟悉电子档案管理技术业务，有事业心、有领导才能，要达到团结协作，有前瞻性和超前意识。更需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。要精心培育，在人才、资金等方面优先配置资源。能带领档案管理人员走在高校档案管理改革的前列，更好的服务学校。
4高校电子档案管理技术的创新创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力．也是各项事业永葆生机的源泉。同志“三个代表”的重要思想里用的立场、观点和方法，针对我们党面临的许多重大理论和实际问题，进行了一系列具有创造性的新思路、新论断和新观点，体现了的活的灵魂，凝聚着的创新精神。档案工作是不断发展的，使电子档案管理技术工作发展迅猛，光靠工作热情和干劲还不行，必须要有一个活的灵魂创新。创新是根据客观实践的发展要求，也是对电子档案管理创新的认识高度，其自身所具备的管理素养和技术能力。因此，从思想意识观念、技术设备等各方面要领先，所以成果和成绩才能领先，加强对学校资源交流平台的参与和利用，促进电子档案管理水平的提升，为营造创新高校电子信息技术和领头人物的培育，就要具备这种活的灵魂才能对电子档案信息管理技术的发展和创新起着重要作用。
5高校电子档案管理要有一支精明强干的专兼职队伍高校电子档案管理工作一定要从全局上去谋划，在谋划基础上，制定科学的规划，最终结果要体现在结构的优化上。人才工作涉及方方面面，学校着眼开拓创新发展的理念，以科学发展观和科学人才观为指导，制定切实可行的电子档案管理技术人才培养规划，有计划的引进有远见卓识和决策能力的领军人物，有电子档案管理知识与经验的管理人才，有对电子档案信息技术业务创新能力的技术型管理人才。第一位的就是配置好人才资源，调整好人才结构，形成从领军人物到核心团队的合理梯队，具有团结、务实、干事，相互学习，共同提高，今后还要做得越来越好、好上加好，保证学校电子档案信息技术专业能够不断做强做大。
6高校电子档案管理工作要形成一个良好的运行机制建立良性运行机制。学校启动，自己发展，完善制度建设，是提高电子档案管理科学化水平的关键和保证。强化电子信息转化意识，要根据工作需要，规范地、系统地、科学地整理出相关内容。用创新的思路、创新的举措推动电子档案管理工作，充分发挥各方面的优势，形成促进人才发展的整体合力。要加强对专业人才工作的宣传，形成关心专业人才工作、支持人才发展的良好氛围。
三科学规划，优化管理
1高校电子档案管理要科学规划、优化结构从管理来看，要建设学校电子信息档案管理中心委员会，关键是提高管理水平，要制定长远规划和目标，这必须要有高水平的管理团队和一批高水平的管理人才。但是，从现状看，我们的管理人才很匮乏，而且青黄不接，没有形成合理的梯次结构。档案管理人员对电子档案管理的主要环节要照章管理，加大对档案事业的投入，学校给予一定的资金与政策扶持，逐步改善办公条件及库房的建设力度、增加档案业务人员培训、保护、征集、开发利用等方面的工作经费。更要合理配置资源、规范技术管理、提高服务质量。并纳入学校管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而切实把学校电子档案管理纳入制度化轨道。
（一）有利于提高学籍档案管理工作效率
将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整学籍档案信息
学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。
（三）实现资源共享，方便管理
学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。
二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题
（一）数字化程度不足
高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。
（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求
有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。
（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高
现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。
三、高校加强学籍档案数字化的措施
（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能
高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程
（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通
为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。
（一）高校档案真切的还原了学生在校时期的成长历程及行为表现。
高校档案管理的确立不仅包括了入学之初的学籍信息、在学校学习期间的德育素质的积累及其文化科学水平的提升，同时也记载了在学生成长的关键时期其心智与思想逐渐完善的整个历程。这是一份没有经过任何修饰的成长记实录，是一份宝贵的信息档案。通过对其进行完整的数据及文件记录，企业用人单位可以很好的了解学生在学校期间的行为表现，从真正意义上体会其思想的全面性，并依此为依据，考察其是否符合岗位的基本需求。
（二）高校档案管理有着其本身存在的权威性，具有较强的参考价值。
高校档案管理的保密性及其实行的档案转接制度，大大减少了档案信息被篡改的可能。即使需要档案资料信息的修改或者将其开封也需要相关部门出具各种证明来证明其合理性，而这些都会有相应的较为详细的记录。因此，高校档案有着其特有的权威性与不可质疑性，具有较强参考价值的同时也被用人单位视为学生在学校表现的唯一可靠凭证。
（三）高校档案管理的存在为企业招聘与学生的择业提供了双向的机会。
我国教育模式与就业机制的转变使得原有的就业体系逐渐被新时期供求关系失衡下的双向选择取代。一方面，企业在人才招聘时得到学生的唯一也是第一手资料就是高校毕业档案，如果档案记载中学生表现良好，符合岗位需求，那么面试机会随之而来，反之，一旦文件档案记载内容与用人单位需求有着一定的冲突，那么也就意味着这个工作机会也就失去了。因此，作为用人方与应聘者之间的单一媒介，高校档案在很大程度上成为了决定学生就业成功与否的关键。
二、我国高校档案管理在企业人才队伍组建中存在的主要弊端
（一）学生档案保存与调动缺乏相对明确的管理规章制度。
一方面，为了提高高校就业率，一些学校针对学生在校表现进行了档案“修正”，更改原有不良行为记录的同时也将许多与学生就业有关的证书等放入档案内，导致档案在高校保存期间已经缺乏了原有的准确性。另一方面，高校毕业生档案的存档内容大都涉及其入学的材料、在学期间所得奖励，有无记过处分、党员身份证明等，这些资料的添加有着一定的客观存在性，但从这种角度来看往往不能很好的了解到学生在校期间的种种表现。我国现阶段的档案管理工作仅仅对学生长大那一时刻取得的成就进行了封档保存，而完全忽视了在其成长过程中心路历程的艰辛，从而导致高校档案在学生就业中产生了相对较差的可参照性。
（二）高校档案在转接管理中存在严重的混乱现象。
高校学生毕业后面临着繁重的档案转接问题。第一，毕业生在找到工作后就需要将档案转到企业内部，然而由于缺乏相对明确的档案意识，档案转接时没有准确的企业地址或者档案已经转到企业但找不到相关部门接收。第二，毕业生频繁的更换工作，档案投递地址一栏如果随意变动必然导致档案的丢失。第三，一些外地学生在校期间已将户口转至学校所在地，然而毕业后却将档案转回原籍，户口与档案所在地出现了分歧，如果不及时做好处理，很可能使其档案逐渐发展成为不明档案，这些都为档案管理工作的转接增添了不必要的混乱因素。
三、企业人才队伍组建对高校档案管理的基本要求
（一）创建完善的高校档案管理体系。
一方面，针对学生的档案管理明确制度，将档案记录的范围扩展到学生在校成长经历等范围，以便用人单位进行参考。另一方面，针对一些学校修改后的“伪档案”，相关政府部门要做到实时的监督，使其透明化，尽量保证档案在校管理期间的科学准确性。
（二）加大对社会档案转接部门的资金及政府支持。
高校学生毕业期间是档案转接的高峰期，也是以档案为媒介建立校企联合制度的关键时期。因此，政府要在此时给予相关档案转接部门适当的资金及政策支持，以确保档案转接的准时与顺畅。此外，相关档案部门有必要成立专门的督查小组，针对转接出去的档案进行有效的核对。一旦发生档案地址骤然改变或者其他纰漏就可以做到及时的更正，从而在很大程度上保障了毕业生的利益，同时也确保了企业人才队伍组建中人才选拔的可靠实施。
（三）在原有档案管理的基础上进行档案关系的定向信息反馈。
第一，企业对招聘人员进行职位表现的直接反馈，学校或者相关部门应将其填充到档案中，以便于以后用人单位的查阅。第二，高校也可以针对反馈信息对学生的培养方案进行适当的调整，真正实现高校与企业人才的无缝对接。第三，各大高校学生也可以根据学校已得到的反馈信息，总结其自身的缺点，重新确立就业目标。从某种角度爱看，这也是高校档案管理制度为企业人才的选拔做出的成功战略变革。
四、结语
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确。学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。
许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展
90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（CER?鄄net）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET，800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
1.3.3经费紧张状况得到初步缓解
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。
其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
2.2.5人员整体素质低弱
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器(Client／Server)体系结构模式
客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C／S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器（Server）发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户（Client）。
C／S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以构造起实用C／S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3.2建立基于Web的服务体系
在学校综合集成管理信息中，档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式，通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式，因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的，用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问，是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式，因此高校档案馆都应建立自己的Web服务器，向校内外档案利用者提供档案信息服务。目前，计算机技术的发展，使得在PC机上Web建立站点变得相当的简单，只需选用适当的Web服务器软件，有些操作系统，如WindowsNT，已把建立Web服务器的功能内置在系统之中。今后，值得档案部门炫耀的不是拥有几台微机而是有无Web服务器。
3.3档案信息的管理离不开数据库系统
数据库管理系统的选择要建立在Internet／Web技术基础上，也就是说，选择数据库系统不仅要支持C／S体系结构，还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase，FoxBASE，FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的SQLServer等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库———Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
参考文献
1周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002
1李超，周定文，黄骁俭．网络财务[M].北京：中国财政经济出版社，2002
高校档案记录着高校的历史发展和文明进程，以其材料的原始性和真实性而具有重要的史料价值，是高校大学文化建设和大学精神所保存的智慧的渊薮。在此意义上，对高校档案的管理也应该提升到关乎大学发展的战略高度上。因此，只有高校档案管理人员具有较高的文化水平和专业素养才能胜任此项工作，才能更好的服务高校的发展和社会需要。但是，现实的情况是:长期以来，我国大部分高校的档案部门在档案的知识管理方面常常不能尽如人意，部分档案管理人员往往是岗位轮转或者是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有受过档案专业的训练，更有甚者其基本的文化程度还没有达到要求，保证高校档案管理的规范化和科学化就不能落到实处。所以，造成高校档案管理质量低下，甚至乱象频生的现象，也就不足为怪了。鉴于此，提高高校档案管理人员的管理技能和知识水平以及学术研究能力，是对高校档案进行知识管理的先决条件。那么，高校档案管理人员的知识技能标准有哪些呢?迈克尔•库克在《培训档案和文件管理人员的国际标准》一文中说:“所有的档案与文件管理人员必须具备一定的管理技能，例如:目标管理、数据库管理、文件系统设计、统计方法、预算和成本利润分析等，这些知识是任何一位合格的专业档案人员所具备的。”
这是迈克尔•库克在20世纪末期对所有的档案与文件管理人员必须具备的管理技能的阐述，然而，当时间进入到21世纪的今天，对高校档案管理人员的管理技能和知识结构的要求也发生了不少变化，尤其是对高校档案管理人员的知识化要求更高。这也是21世纪经济全球化背景下社会发展对高校档案知识管理的新要求。具体到我国高校这个层面，高校档案管理人员必须提高思想认识，转变固有的工作观念，加强档案管理的业务学习，不仅要充当高校档案的保管者、大学历史文化的守护者，更应该成为档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。此外，还要高度重视高校档案的编研工作，要充分认识到高校档案的编研工作并不仅仅是收集、整理、装订资料之类的简单事务，编研工作的特性决定了编研人员必须具备起码的历史学、文献学、编辑学、写作学以及计算机、外语等基础知识，因此，档案人员应该不断学习，积累丰富的知识，提高对档案文献的研究分析能力，提高对档案材料的鉴别能力，提高语言文字读写能力，提高计算机操作能力。如果高校档案管理人员不具备与档案相关的基础知识，不具备相应的文化知识修养以及学术研究能力，则无法正确认识高校档案的价值，高校档案文化资源的开发和文化管理也不可能真正实现。
二、高校档案知识管理的价值实现
(一)知识组织对高校档案馆而言，知识组织是档案管理人员对档案资源进行知识管理的方式。潘连根曾经讲过:“对数字档案馆而言，知识组织就是通过知识挖掘对馆藏文档信息进行精简、提取，发现隐含在文档信息中的有用知识单元，并对其进行集合组织的过程。”［4］这段话说明:档案管理人员是高校档案知识组织的主体，通过他们的知识化的组织行为给予档案以知识化的组织成果。例如，高校人物档案具有无可比拟的历史性和真实性，是高校发展历程的见证，具有丰富的文化、知识、思想、历史内涵，是高校在进行大学文化建设的重要资源。可以说，对人物档案文化性的集合组织，是表现大学文化的重要方面。此外，在建立高校人物档案并对其进行充实和完善时，要针对高校人物的不同家庭情况，首先要重点组织易分散、易损毁和遗失的资料，进行统一的收集、整理、编研、保存，这一过程实质上就是一项对档案资源的知识组织过程。高校档案的知识组织工作的发挥无疑也取决于主管高校档案的行政干部领导水平，在某种意义上，高校档案管理干部的知识素养和水平决定了高校档案知识组织的质量。事实上，由于目前高校档案管理体制上存在的诸多弊端，高校档案的编研工作基本上还停留在应时宣传和完成领导要求的工作上。更有甚者，部分高校档案馆的领导和管理人员依然坚守着传统的档案管理思想，对档案的编研工作置若罔闻，人浮于事。这不仅不能提升档案知识组织管理水平，更不能为本校的高校大学文化建设做出任何贡献，对这种浪费资源的行为，应该积极加以改正。新时期高校档案管理的新要求，促使高校主管档案管理的领导结合本校实际，突出档案管理者的知识组织作用，强化档案管理者的知识素养，使高校档案馆在做好档案信息组织工作的同时，还要考虑到档案信息的大学文化建设和社会发展的现实需要，在此前提下进行一定程度的分类组织、分专题组织、分行业组织等各种组织方向的研究，尤其要重视更能体现知识组织优越性的分类、整理和编研的环节。
(二)知识开发如果说知识组织是对档案资源进行的分类管理和整合规划，那么，知识开发就是在知识组织的基础上，通过对档案的知识资源的深加工，有目的、有针对性的创造出社会和个人所需要的知识解决方案和知识产品。因此，知识开发同样需要档案管理者具有较高的文化素养和水平，更需要较高的学术素养和学术研究能力。一般而言，高校档案馆是直接服务于所在高校的建设需要。高校所进行的独具特色的大学文化建设和大学文化战略，其目的是增强大学的文化影响力和提高大学在国内和国外竞争力。大学文化建设的内容涵盖面很宽泛，几乎包括了大学建设的一切领域和层面，但是其精髓在于培育大学的灵魂和精神支柱，即大学精神。大学精神是是大学文化的核心，在大学的生存发展中起着至关重要的作用。因此，大学文化建设的关键是从大学的历史发展中提炼自己的大学精神。高校档案记录了高校进行教学、科研工作的全部内容，如专业设置、教学改革、教学大纲、教师情况、招生情况、学籍成绩等内容。对这些档案材料进行总结、提炼，可以为大学教育理念和大学精神的形成和明晰，为高校的教学改革和发展走向提供经验借鉴，具有非常重要的意义。因此，鉴于高校档案的文化资源属性，对高校档案的知识开发就是每一个高校必须要高度重视并切实实行的重要的工作。
(三)知识传播高校档案工作不仅肩负着保存记忆、资政育人的责任，更为重要的是，还具有传承文化、弘扬文明的特殊使命。在高校档案具体的知识传播环节中，首先要向学生和社会公众宣传高校的核心价值观。价值观具有浓郁的时代特征，是高校一切工作的出发点和最终归宿，可以说是大学文化建设的重中之重。其次要宣传高校的办学理念。办学理念是高校的发展规划、历史使命和大学精神的主要表现。最后要塑造大学的形象。大学形象是大学文化本质的外部显现，是通过高校长期的建设、由高校所有的精神文化和物质文化综合形成的现实存在。这种通过宣传由社会公众所赋予的大学形象无疑会在高校竞争中处于重要的地位。高校档案具有真实性、直观性和历史性的特点，是高校文化向内部和外部进行知识传播的重要媒介、有效形式和载体。经过知识组织和知识开发之后的高校档案研究成果，以编研著作、举办展览、文化开发等方式来体现，不仅有助于学生和社会关注高校的办学理念、人才培养质量及教育改革成果，向学生和社会展示大学形象，而且将是提升大学文化建设和社会影响力的有效措施。此外，通过高校档案的知识传播，把大学文化资源发扬光大，延续大学文脉，传承大学文化，也是高校档案管理人员的光荣使命和义不容辞的历史责任。因此，高校档案的知识传播对于高校大学文化建设和大学精神的弘扬，对全社会的文化贡献具有十分重要的作用。
(四)知识服务“公共档案馆”是近年来随着档案馆服务功能的不断拓展，公共属性逐渐明确而出现的。档案馆的公共性是实现档案工作目的的必然要求，也是档案馆实现自身发展的迫切需要。“面向社会，面向公众，扩大档案服务范围，改变传统官方机构为现代的公共档案馆，实现档案资源的最大限度的开发利用，是现代综合档案馆自身存在和发展的必由之路。”［5］高校档案馆作为全国档案馆的的一个分支，毫无疑问也具有明确的公共属性。公共属性要求高校档案馆不仅要为高校的师生员工服务，还要为社会和所有需要的公民服务。在新的历史条件下，高校档案中包含的重要的信息和文化资源日益受到全社会的关注，为社会提供知识服务就成为了高校档案馆的重要责任。“知识服务不仅渗透和凝聚了档案专业人员的知识积累和专业贡献，也弥补了利用者的知识空缺。”［6］因此，高校档案的知识服务应该以管理人员对档案的知识创造为前提，使这种经过知识加工后的知识资源在高校与社会各界建立联系时，可以极大地增强高校的知名度、美誉度，提高高校的社会影响力。加强高校档案公共服务功能，提升高校档案的知识服务能力，首先要强化知识服务意识，重视和把握社会需求及其发展趋势。在高校档案管理中，要摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，积极面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质的知识服务，使全社会共享对高校档案的知识开发成果。
三、结语
1档案管理工作思路的创新是前提
要想有创新行为首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。
2、档案管理工作模式的创新是基础
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，进一步合理有效利用。只有这样，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。
3档案管理工作机制的创新是关键
要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，重要的是要有管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。
4运用档案管理的现代手段，科技兴档
信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。要努力实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理
走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。
5人才资源的创新
当前人才的竞争日趋激烈，在市场经济体制下，优秀生源的竞争、优秀师资、优秀科研人员的竞争，由于国家在科研项目与教育投入上的分化而越来越激化。首先是，高学历、高职称的教学和科研工作者的流动性，相比过去几十年而言，大了很多。另外，则是在校本科生毕业转移档案及关系，硕博研究生的档案转入转出，都由于扩招而变得流动性更大。
2当前高校人事档案信息管理中存在的问题
2.1重视程度不足、管理效率低下
在很多高校的行政管理中，并不将人事档案信息的管理认为是行政重点。有两方面的看法，一方面，人为人事档案只是个人是非功过的记录，在很多毕业生进入不需要档案的私企工作，学校内部教职工实行聘任制的今天，人事档案的现实意义已经没有多少。另一方面，人事档案的管理工作繁琐复杂，但是也就是一些翻找、查看、登记，难度并不高但是耗费功夫，从事这项工作的管理人员，本身不厌其烦，而高校领导也不怎么重视。高校人事档案的提供、利用、移交，以实体的纸质档案为主，而且传统上，大家也人为实体的纸质档案是原始凭证的依据，具有的权威性更强，这一点尤其在高校毕业生以派遣证的形式进入传统国有企事业单位和公务岗位时最能体现。但是，由于没有电子版档案，在保管期间进行查看和翻阅也就显得十分麻烦。
2.2管理责任落实不到位，漏洞百出
当前，高校人事档案中“人档分离”的现象普遍存在。在90年代，有很多在职教职工和科研人员办理停薪留职或者其他方式，离开高校岗位。到了后来，又有大规模的出国留学的浪潮，因此，很多高校人员在没有办理档案转移的手续，出现了很多“弃档”。同时，档案管理方面很多高校没有形成完善的管理体制，甚至管理人员也频繁变动，人才流动性高，各种学历学位资料、专业职称资料的留底，这些种类繁多的文档的管理过程十分繁琐。而各种材料的纸面标准和格式等也没有统一，更是花样百出。在没有明确落实责任，而管理人员离换岗交接一旦没有做好，新的管理员往往毫无头绪，漏洞百出。
2.3缺少通用性与实用性强的数据库系统软件
当前，各高校基本都使用自行开发的人事档案管理系统，由于单独一个学校，投入的资金也不可能太高，往往只具备基础的查询、存储等简单功能。在多样化检索、统计、分析方面缺少实用性。同时，各校之间以及与社会相关单位之间，没有一个较好的档案信息对接方式，缺少一个通用的档案信息数据库，国家也缺少这方面的管理标准。
3加强高校人事档案建设的若干对策
3.1完善档案管理制度，落实管理责任
应该建立一套责任明确的档案管理制度，使得从事档案管理的人员不能随意推诿自己的管理责任。同时，档案管理不应该是类似于图书馆管理兼职的工作，而必须有专职专责，管理人员的具体工作必须有清晰的章程，档案信息的采集、归档、更新等，都必须定期定时完成。档案的借阅，也必须有一套固定的程序。同时强化权限，对于人事部门以外的单位，借阅档案，必须要经过合理的审批程序。在档案的更新与修改方面，更是要具备非常高的权限，才能够接触实体档案并进行修改。
3.2联合开发数据库等信息工具
各高校之间，尤其是交流频繁，生员与师资相互流动频繁的学校，应该联合开发一套统一的人事档案管理数据库，必要时建立网站与服务器，可以将一些需要共享的档案信息通过网络上传与传递。这一点，完全可以先从一个系统的院校之间首先开展，视其效果，适当推广。
3.3通过培训和学习，提高档案管理人员的素养
档案的管理人员，应该具备基本的档案信息化管理的相关技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，熟悉并严格执行相关的管理程序，能够对实体档案进行有效的维护保存等。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。这两方面，都必须通过对档案管理人员进行专门的、定期的培训和学习，才能随着制度一起深入其心。
4结语
1.1树立档案信息化意识，完善档案工作条件
对于高校来说，对学生档案进行管理，这是一项基础性工作，做好学生档案管理工作，在一定程度上可以有效地提高学生管理水平，同时也可以帮助大学生成才。在学生档案管理方面，无论是档案管理者，还是工作人员需要给予高度的重视，做好学生档案管理工作，强化档案管理工作的责任感、使命感等。在学生档案管理工作中，高校需要给予资金支持，同时帮助档案管理人眼树立信息化意识，不断适应信息化环境，提高学生档案的管理水平。
1.2建立多媒体档案管理系统，提高学生档案管理的信息化水平
在组织开展学生档案信息化管理工作的过程中，高校需要建立多媒体信息化档案管理系统，同时统一档案管理标准，明确管理规范。对此，高校可以充分利用校园网络，对现有的计算机设备、网络应用技术，以及软件开发人等进行充分的利用，积极开发多媒体档案管理系统，对学生的档案信息进行信息化管理。在开发应用多媒体档案管理系统的过程中，需要统一标准，对学生档案的归档内容、数据采集、信息维护等进行明确，一方面确保档案信息管理系统的可操作性，另一方面提高多媒体档案信息的准确性，为实现多媒体档案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作机制，对多媒体档案实施规范化管理
高校利用多媒体技术对学生档案实施管理的过程中，需要建立完善的协调机制，必要的情况下，可以组织成立领导小组，明确管理机构，对学生多媒体档案信息进行统一管理，结合高校内部学生档案管理工作的实际情况，通过加强组织领导，协调学生档案管理机构与各部门之间的关系，采取相应的措施，在多媒体档案信息管理方面形成合力。
2结论
由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受青睐。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
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