时间：2023-03-28 14:57:34
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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。
2．档案信息化，纸质档案数字化
我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。
3．档案管理信息化的优势
提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。
3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。
传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。
3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。
地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。
3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。
地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。
关键词：档案管理 创新模式 研究
引言
档案作为具有一定利用价值的资料信息的一种历史记录形式，也是知识以及信息的重要载体，由于档案资料中蕴藏着大量的信息资源，通过合理利用档案资料对于促进各项工作的顺利开展具有重要的作用。在信息化以及网络化飞速发展的新时期，如何在档案管理中利用各种先进的管理手段以及技术方式适应档案管理工作的新要求，已经成为档案管理工作改革的重点，对于提高档案管理工作效率，延长档案的使用寿命，也具有重要的意义。
1.新时期强化档案管理工作的意义研究
1.1实现档案管理工作的革新完善有助于提高信息资源的利用效率。档案作为一种重要的信息资料数据，由于具有较高的保存以及利用价值，才会单独采取各种形式进行记录处理。因此，结合新时期新的管理理念以及技术方式，实现档案管理的创新有助于进一步提高信息资料的利用效率，充分发挥档案资料应有的价值。
1.2完善档案管理工作有助于单位内部管理层以及外界社会充分认识单位的整体运转状态。档案管理工作的实质就是对单位各类业务活动以及人事管理等诸多方面的信息进行科学合理的分类保存，因此可以为单位的管理部门了解单位状况，调整发展经营战略提供合理的参考。同时，也可以为外部社会单位认识了解单位的实际情况提供最为真实的资料。
2.新时期档案管理工作发展趋势
随着档案管理理念以档案管理技术的不断更新，档案管理工作也呈现出了新的发展趋势，主要表现在以下几方面：
2.1档案资料的高度数字化。利用计算机进行档案信息资料的收集、整理，并以电子媒介以及纸质资料等多重方式进行归档保存，实现档案资料的数字化，已经成为新时期档案管理工作的一大特色，也是档案管理工作需要不断更新完善的重要内容。
2.2档案利用日益高效化。随着社会的不断进步发展，对于档案信息资料的使用需求日益增多，档案资料的利用价值也不断提高，档案资料除了作为参考资料以及凭证外，在分析、筹划以及教育宣传等方面也得到较多的应用。
2.3档案管理服务方式多元化。随着技术的不断进步，档案管理服务方式不断增多，纸质资料阅览、网上检索查询以及档案展览等服务方式逐步完善，不仅有效的提高了档案资料的利用价值，对推动档案管理现代化也具有重要的作用。
3.新时期档案管理创新模式研究
3.1结合新时期档案管理工作的特点，建立高效、专业完善的档案管理机构。单位内部的档案管理部门应该通过交流学习借鉴先进的经验，完善档案管理机构的内部组织。同时强化针对档案管理工作人员的培训教育，通过学习《档案法》、《保密法》以及《国家档案行业标准》等法律法规，促使其充分认识到档案管理工作的重要性并提高自身的职业素质修养。通过这些措施，促进档案管理工作的规范化、标准化以及科学化，实现新时期档案管理工作水平的有效提高。
3.2建立信息化的档案管理模式。现阶段信息化以及网络化已经在管理领域得到了广泛的普及，对于档案管理工作也同样应该借助信息化技术，实现档案生成以及存储管理的信息化，努力构建数字化录入以及系统化加工的档案管理系统，尽可能地构建具有档案文本与电子档案双重保存管理的模式，从而提高档案在生成、归类以及保存输出方面的效率。此外，由于档案资料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必须注意确保档案信息化管理系统的安全，，通过设置相应的查阅权限以及公开范围，并利用各类安全技术软件，避免档案资料管理系统遭遇恶意侵入以及病毒威胁，充分实现电子档案资料保存环境的安全可靠。
3.3结合行业特点构建标准化的档案管理模式。解决档案管理工作中存在的繁杂混乱的问题，必须注重针对档案管理工作的标准化建设。为了确保档案标准化建设的专业、科学以及效率最大化，必须结合行业特点，并总结分析档案管理专业的意见，制定切合实际、可实现性强的档案管理标准。同时，应该严格要求档案管理工作人员，按照相应的档案管理标准以及相关规范，做好档案管理工作，实现档案管理工作的有序与规范化，提高档案管理工作的效率与质量。
3.4强化立卷归档工作，为档案管理工作提供良好的基础。立卷归档作为档案管理工作的首要环节，也是实现档案管理工作标准规范的关键，因此必须对这一环节予以足够的重视。首先应该根据文档资料的具体时效性以及文件管理所出的阶段，决定是否开展立卷归档工作。对于需要立卷归档处理的文件，则应该按照相应的程序以及处理重点开展立卷归档整理，尽可能的避免文件重复以及信息冗余的发生。在归档管理中，则应该重点保证档案资料的完整性与简洁实用性，为下一步档案资料的保存、分类以及查阅提供良好的使用条件。
4.结语
新时期档案管理工作模式以及档案管理技术手段已经发生了根本的变化，因此档案管理工作也必须结合新形势下的新要求来开展。革新完善档案管理工作，首先必须制定明确完善的档案管理标准与规范，并进一步完善档案管理机构设置，提高档案管理工作人员的能力水平，通过制度创新与管理创新，构建信息化、现代化、标准化与规范化的档案管理体系，充分发挥档案管理对推动社会发展的作用。
参考文献：
[1]姚光霞.高职院校图书馆档案管理实践[期刊论文].科技情报开发与经济，2010（18）.
文献标识码 B
文章编号 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治资料并按类别分卷归档，充分利用地方病防治第一手资料科学研究，出版研究文集，地方病防治论文专辑、地方病防治示范县资料汇编、制订地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”规划，篡写地方病防治简史等有着重要意义。数十年来，为科学地、准确地、真实地反映我市地方病防治起源、历程，查阅了各年代防治方法、调查数据、各类专业期刊、专著、编著、培训班交流论文，各年度政府工作报告，统计局统计报表，人口数据等，整理利用。在整理归档过程中，我们的体会主要有以下方面。
1 保证档案资料的完整性
由于历史原因，有许多资料往往记录不全，缺项较多，缺页、缺行、缺角现象较多，也有一部分总结报告中修改、涂改、污损严重，遇到这些情况，要认真、反复地前后对比，找回当事人回忆，找佐证材料，寻找同一份报告，类同报告核实资料、数据，力争在最大程度上保证资料完整性。
2 保证资料的科学性
各年代资料时间跨度长，所反映的东西也因目的不同，调查及检查手段不同，结论差异也很大。例如，对某事件的调查，从时间上有公历、农历之分，从年龄上有周岁、虚岁之分，从里程上有公里、华里之分，从度量衡上有公斤、市斤、16两、10两之分，从检测方法上更有估计数，大约数、目测数、仪器测量数，各年代的检测仪器也各不相同，七十、八十、九十年代的仪器大多为机械控制，2000年后大多为数控，计算机自控，所测定的数值精确度相差甚远，往往越是年代长久，与近代的测定数值可比性越小。所以既要保留资料原始准确性，也要考虑可比性。
3 保证科学资料的可靠性
对某一事件的调查中，调查人员总指挥、参加人员专业技术水平、实际工作经验、测量仪器的先进性都对调查事件起着至关重要的作用。例如在我市1996年大骨节病全国监测点调查，由卫生部专家组、西安交大医学院，省、市、县专业人员组成，可靠性相对大些。近年的定边县动物一号病，氟中毒、布鲁氏菌病调查，由省、市、县专业人员组成，调查的可靠性亦大些。
4 保证档案资料的准确性
从我们所收集整理的档案资料中，大多数属地方病的专项流行病学调查资料，根据资料年份不同，调查对象不同，调查方法不同，各年份结论也有差异，也有部分资料出现明显的错误。例如：某县调查全县碘缺乏病病情，各乡镇调查结果汇总后，误将各乡镇的患病率一栏相加的和64.2％作为全县的患病率，实际患病率是2.36％，及时给予更正并注明。
5 保证档案资料的连续性
地方病防治历程远远流长，经历了几十个年头，为保证防治资料的连续性，我们努力使调查资料完整连续。例如：对历史上一些撤县，并县，撤乡，并乡(镇)的资料力争保持原貌，能归类统一的尽力统一，有些资料按属地该移交的移交，或者将复印件交至归属区域保管，使这些资料具备完整性、连续性、可比性，更好地为地方病防治服务。
6 保证档案资料的权威性
关键词 地勘单位 档案管理 利用
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-01
市场经济环境下，地勘单位在运行中所产生的各类专业资料和工作成果越来越多，这就需要对地勘档案管理工作高要求，确保资料完整，在开发矿产资源以及资源合理利用的过程中提供必要的服务。
一、完善地勘单位的档案资料管理制度
地勘单位要做好档案管理工作，就要根据档案管理工作实际对相应的管理制度不断完善，以做到规范化管理，系统化管理。特别是地勘档案资料的收集、分类、保管工作中，需要专门的人员实施管理，主管领导要认真履行监督职能，以提高管理质量，避免档案资料管理分散，不利于资料的集中保存以及合理利用，甚至会导致档案资料丢失或者遭到损坏。完善地勘单位的档案资料管理制度，主要的目的是确保档案管理工作更好地展开，特别是档案资料的借阅工作，要完善审批制度。
二、地勘单位的档案资料的收集与分类
（一）地勘单位档案资料的收集
地勘单位的运行中，随时都会有档案资料产生。特别是地勘单位很多工作都是在野外进行，在地质勘探工作中就会产生大量的资料，且均为现场记录的原始资料，这些资料相对零散，使得档案人员在收集档案资料的时候，容易导致资料丢失或者损坏的。这就要求地勘档案人员在收集资料的过程中，要注重对原始资料了进行检查，保证档案资料齐全。对于所收集的档案资料，要做好整理工作，保证资料的准确、完整[1]。如果档案资料中文字不规范，或者资料存在着损坏的F象，要保证档案信息齐全，就要做好档案资料的修补工作，之后将所有的档案资料按照规定装订起来。为了保证所收集的档案资料的质量，还要做好相关人员的协调工作，以通过合作完成档案工作，不仅可以提高档案质量，还能够提高档案收集的效率。
（二）地勘单位档案资料的分类
对档案资料的分类是非常重要的环节，明确分类的对象是档案资料。在具体的分类过程中，要充分考虑到档案资料的内容，以及档案资料之间所存在的联系等等，采用相关的专业技术实施统一分类。在对档案资料进行编号时，要基于资料的分类展开，档案的编号组成包括分类、项目、案卷以及页号或者张号。要求档案编号要简单合理，且具有唯一性和稳定性。由于档案资料会越来越多，就需要档案资料还要具有可扩容性，不可以存在空号的现象，更不可以有重复的档案编号。通常而言，地勘档案资料可以划分为科技类档案资料、仪器设备类档案资料、文书类档案资料、财会类档案资料以及人事类档案资料。
三、地勘单位对档案管理人员培训工作要高度重视
地勘单位对档案管理人员的职业素质关乎到档案管理工作质量。地勘单位对档案管理人员培训工作给予高度重视，就要提高档案管理工作人员的法律意识，包括档案保密法、档案法以及相关的法律发挥都要通过培训进行传播教育，以提高档案管理人员的职业素质，在工作中提高职业责任感。
地勘单位的档案管理工作实现信息化的过程中，档案管理人员就要对档案信息管理系统产生认知并在工作中合理利用，包括档案资料的电子化处理、档案资料信息的传递、使用专业的档案管理软件处理档案资料等等，以提高档案资料管理质量，同时还可以通过档案信息共享提高档案管理服务效率。
四、地勘单位档案资料的利用
在地勘单位中，档案资料是保证各项工作顺利展开的关键。地质工作人员在野外进行勘察作业获得的资料，经过系统化分析、整合、研究之后，形成有价值的地址资料。将这些资料收集起来整理维护档案资料，就是对地勘单位工作情况的历史记录。在这些资料中，不仅真实地记录了地质科学研究过程，而且还记载了国家的各种矿产资源，是具有较高利用价值的国家财富，对地勘单位地质找矿具有重要的指导作用[2]。中国的社会经济呈现出快速发展的态势，不仅大量地需要矿产资源，还需要各种地质信息，这就意味着地勘档案资料的利用价值更为受到重视。对这些地勘档案进行开发，可以从中筛选出找矿信息，包括圈定矿靶的区域范围，矿靶所在具置以及地址勘察的基地等等。这些工作信息还会记录在档案资料中，可以优化工作内容，避免工作中存在重复作业的现象，对地质勘查和找矿工作具有重要的指导意义。
现行的地勘单位所开发的新的矿床中，很多都是通过对地勘档案资料进行合理利用和开发找到的。可见，地勘档案资料对于地勘单位的各项工作至关重要。做好地勘档案管理工作，随着档案资料的作用得以充分发挥，就可以在找矿中合理利用，以发掘更多新的矿产资源。
五、结语
综上所述，地勘单位的档案资料历史对地质工作的真实记录，体现了地质工作的各项活动以及所产生的科技成果。随着国家对地质资料管理工作给予了高度重视，地勘单位就地勘档案的服务范围不断扩大。要满足更全面的档案服务需求，就需要做好地勘档案管理工作，确保档案资料完整，档案信息准确，提高地勘档案资料的利用价值。
参考文献：
一、我校教职工教学档案的现状
目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。
长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的国家级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的国家级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的国家级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。
二、整理我校教职工教学档案的范围和方法
收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。
三、建立我校教师教学资料档案数据库
随着信息社会的不断进步和各种学术成果的迅速发展，档案馆对学术文献应该改变原有的传统管理模式，可以考虑建立我校教师教学资料档案数据库来管理我校教师教学资料。围绕教师教学资料档案数据库的建设，谈谈我个人的一些设想。
有关文献数据库方面，我国截至目前已陆续建成了中国学术期刊全文数据库(CNKI远程)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CNKI)、中国博士学位论文全文数据库(CNKI)、中国重要报纸全文数据库(CNKI远程)、学术会议论文全文数据库(万方)、学术会议论文全文数据库(万方)、专利文献数据库(万方)、外文文献数据库(万方)、中外标准文献数据库(万方)、科技成果数据库(万方)、法律法规数据库(万方)11个不同行业类型的文献库。对于高校教师教学资料档案建立数据库，还不多见。同时，粗略统计我校高级职称以上教师教学资料每年都在200篇以上，以上这些条件给档案馆开展这项工作创造了十分有利的条件，档案馆要抓住有利时机开展这项工作。
一、当前高职院校档案资料管理工作的现状
目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。
二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式
高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。
三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展
教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。
加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。
第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。
第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。
四、结束语
随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。
【参考文献】
［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.
关键词：科研论文 档案 收集 管理
我院每年都有大量的医学科研，如何收集好、管理好医学科研论文，使其能够为提高医院的科技实力和医疗工作水平服务[2]，是我们应当探讨的问题。
一、医学科研论文档案的收集
医学科研论文档案主要是收集在国内外正规学术期刊上发表的论文，医务人员外投科研论文，须经科主任签字，由科教科审核登记同意后，出具推荐证明信，证明无一稿二投现象，方可投寄。后，要将论文复印件一式两份报送科教科，科教科将有关数据输入到科研论文档案简易数据库， 并将一份论文复印件存入论文合订本，另一份放入专业技术人员业务档案中[3]。为了方便广大医务工作者检索利用已有科研论文档案，建立了医学论文档案题录卡，包括标题、作者、科室、刊名、出版日期、主题词等。并且建立相应的检索目录。
医学科研论文档案收集分为平时收集、定期收集、年终总汇，科教科平时多与临床医护人员交流，了解他们的研究动向及研究进展，督促他们早日将研究成果发表、出版、归档，对平时收集不及时的，根据医护人员的研究进度，定期收集资料进行归纳汇总，联系杂志社，协助他们。此外，可以利用年终绩效考核将论文进行集中收集、分类、整理、归档。确保医学科研论文档案资料完整、齐全。
二、医学科研论文档案的管理
1、加强制度建设，完善科研论文档案管理制度。
医学科研论文档案虽然很重要， 但是由于缺乏单位的足够重视。
没有建立行之有效的规章制度，单位应当根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的要求，重视制度建设，建立科研奖励制度，并将与个人年终绩效考核和职称晋升相挂钩，运用行政手段和方法对医学科研论文进行搜集、管理。提高科研档案管理部门的监督、指导的职能，对医学科研论文档案进行规范化、系统化的搜集、管理与利用[4]。
2、提高归档意识和档案管理人员的素质
医学科研论文是广大医务工作者研究成果，许多医务人员认为这是自己私有的东西，所以收集管理起来比较困难，平时应当加强对《档案法》等相关法律法规的宣传力度，使广大医务工作者意识到及时将自己的论文归档是自己的责任和义务，使档案管理人员意识到将科研论文收集整理好、利用好是自己的职责，提高归档意识和档案管理意识。
为适应飞速发展的信息时代，培养高素质的档案管理人员也势在必行，作为档案管理人员应当具有良好的政治素质、职业道德和业务素质，应努力参加档案局组织的培训，学习档案管理相关业务知识，增强自身业务能力，加强计算机的学习，熟练掌握档案管理相关软件的应用，使自己符合时展的要求。
3、加强医学科研论文档案信息化建设
传统的依靠手工收集、检索、查阅等手段已不能适应时代的飞速发展，传统方式信息量少，查找速度缓慢，不利于档案的利用[5]。现在的论文写作通常都是通过电脑来完成的，这为科研论文的归档创造了有利条件，可以利用已有的EXCEL表格及图书管理软件，对科研论文进行收集管理，将论文基本信息录入EXCEL表格，再将表格与图书管理软件进行数据转换，加以修订与校对，就可以完成论文档案库的建立，使用者只需输入检索字段就可以查询到自己需要的文章，这大大缩减了医学论文的检索及查阅时间。
医学科研论文档案的建立，需要全体医护人员的共同参与配合，科研论文档案能直接反映医院的科研学术水平， 还能为医务人员晋升职提供可靠的依据。
参考文献
1. 邵兵.科研论文档案归档管理的可行性与要求[J].兰台世界，2006（11）
2. 葛淑苑. 科技论文档案的管理与利用[J] .中华医院管理杂志，2001（8）
3. 钱农等. 浅谈医学学术论文档案的收集和计算机管理[J] .浙江临床医学2004 （9）
[论文摘要]近年来城市建设的飞速发展，建筑项目众多，工程勘察档案的管理任务也越来越繁重。简要分析建筑工程勘察档案的特点，并结合工作实践探讨在当前时期如何做好勘察工程档案管理。
地质勘察是建筑工程的基础工作，其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识这些特点，对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。
一、工程勘察档案的特点
（一）组成的成套性
勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。
（二）形成的阶段性
根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。
（三）内容的专业性
一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。
（四）贮存的空间需求性
工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。
（六）使用价值的时效性
工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。二、当前的勘察工程档案管理
当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。
（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础
当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。
（二）收集档案的内容要齐全
勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。
（三）图纸、资料的标准化归档
当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：
一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。
二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。
三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。
（四）建立勘察工程档案员岗位责任制
一名合格的工程勘察档案管理员：一是负责档案的集中统一管理；二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作；三是经常督促工程图纸、资料的归还；四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料；五是做好工程档案工作的日常保管。
总之，工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质，熟练掌握业务知识，提高业务技巧，在归档时，做到既“清晰”又“全面”，在取档时，做到既“准确”又“迅速”，做好工程勘察档案管理工作。
参考文献：
2、学术交流活跃。州档案学会充分发挥学会的学术性团体的作用，积极开展了学术研究和交流活动。在省档案学会的号召下，积极组织会员撰写理论文章，全年向省档案学会推荐论文16篇，向《云南档案》等报刊投稿10余篇，刊载3篇，其中马关县档案局局长带头撰写论文并在全省学术研讨会上作交流发言。
3、组织建设得到加强。学会根据各单位档案人员变动情况，及时吸纳新人员加入档案学会，全年共发展会员3人。
4、档案宣传成效明显。州档案学会利用文山档案信息网，及时上传学会相关文件，使会员在第一时间了解和掌握学会最新信息和动态，了解档案工作现状和研究成果。同时，利用档案工作简报向各级各单位宣传档案工作。
二、**年学会工作安排
**年，州档案学会将围绕档案工作重点，与时俱进，积极工作，加强学会组织建设和队伍建设，加强学术研究，不断提高学术水平，使学会充满活力，将学会建设成为“理论研究的摇蓝，档案干部的家园”。为此，主要抓好以下几项工作：
1、进一步加强学会组织建设。搞好学会的自身建设，是学会工作的重要保证，鉴于档案工作人员变动频繁的情况，**年将对新从事档案工作人员进行一次普查，以吸收更多的档案工作人员成为学会会员；
2、加强学术交流与合作。加强同其它兄弟学会的学术交流活动，借鉴和吸取他们先进工作方式和开展活动的方法，有计划地组织会员到外省、外地州学习考察，组织会员参加省的学术论文研讨活动，加强学术交流，促进档案工作人员学术水平的提高；
3、扎实开展学术研究活动。按照国家档案局建立“两个体系”的要求，即：“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”，认真开展调查研究。加强档案资源收集，做好提供利用工作，为人民群众服务。
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