时间：2023-03-30 10:38:48
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论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
2、保持良好的温度、湿度环境。
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
二、结语
发展形势和环境背景下，对档案管理工作提出了新的更高要求。想要高效利用档案，管理档案，开展档案管理工作，不仅要完善档案管理制度，提升档案管理人员素质，更需要有效提升档案管理的科学化水平。
二、提高档案管理科学化水平的具体方法选择
想要科学、规范化管理档案工作，开展档案管理事业，就需要结合档案管理工作自身特点和发展要求，结合信息化等一系列发展背景，从而选择有利于开展档案管理工作的方法和策略。
（一）丰富档案管理工作理念，完善档案管理工作机制
档案管理科学化的重要体现就是管理工作机制完善，科学、规范的档案管理离不开完善的档案管理机制。因此，这就需要我们改变传统的档案管理工作方式，强化现阶段所实施的档案管理责任制度，优化档案管理运行机制。同时有效结合具体发展需求，强化责任意识，结合管理内容，建立适合我国档案管理工作顺利发展和监督完善的机制，通过科学管理档案工作理念的不断丰富和深化，从而逐步提升档案管理工作的质量与效率。
（二）加快档案管理工作的信息化建设进程，信息化推动科学化
结合信息化发展要求，推动档案管理工作的信息化建设，这不仅是现阶段社会发展的客观要求，还是档案管理工作自身管理结构不断优化升级，也是实现档案管理现代化建设的必经之路。通过建立现代化信息管理技术，最终能够促进档案管理工作朝着科学化、规范化、体系化方向发展。
（三）加强档案日常管理工作，充分发挥利用档案潜在价值
想要有效开展档案管理工作，就要定期针对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决问题，在检查档案时，重点确保档案管理的完整性与规范性，要针对档案管理要求，建立相应标准，针对存在的共性问题，一并解决。要持续有效规范完成档案管理工作，重视档案管理潜在价值，充分发掘、利用档案管理潜在的固有价值。
（四）完善档案管理队伍建设，有效提升档案管理人才体系建设
在新的发展形势下，档案管理工作作用更加重要，而信息化发展水平和速度不断加快，就需要我们不断完善档案管理人才队伍建设，结合利用一系列现代化科技手段和档案管理技术，结合新的社会发展形势和要求，完善档案管理队伍建设，形成固定有效的档案管理人才体系建设。
三、结语
1.1中职学校对档案信息化不重视，投入少
中职学校对学生档案的管理还停留在手工纸质模式，对信息化管理认识不浅谈中职学校学生档案的信息化管理冯杰阳泉市卫生学校山西阳泉045000够，对信息化管理硬件和软件都投入不够。学校在资金和技术上对学生档案管理支持力度小。
1.2学生档案管理方式落后，信息化进程缓慢
目前很多中职学校对学生档案管理还是手工纸质操作管理模式，造成了档案管理手段落后、水平较低、查找时间长，难以适应现代化教育迅猛发展的需要。要想解决这些问题单靠增加档案管理人员是不现实的。必须借助信息化的电子工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范、科学、系统、高效。
1.3缺少专职档案管理人员，管档人员缺乏信息化管理技术
学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，而且其他工作较繁杂，他们一般难以实现学生档案的信息化管理。档案管理只停留在简单的手工查找的阶段，这种传统的工作方式工作量大、时间花费长、工作效率低下、管理成本极高，不适应现代学生档案管理的要求。随着中职学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现信息化。
2中职学校学生档案信息化管理的措施
2.1更新观念、转变思想
中职学校学生档案的信息化，主要是学校领导要更新观念，提高对档案信息化管理工作重要性的认识。中职学校要建立学生档案信息化的新理念,做好宣传工作，更新相关人员的思想认识。学校要加大投入，增配软、硬件设施，配置与档案信息化相适应的软、硬件。
2.2学生档案信息化管理的建设
学生档案是学校档案的一部分，是学生的重要信息材料。用人单位、学校、学生本人经常需要查询学生档案，而传统的查询方式不仅浪费时间，而且有时会发生档案查找不到的情况。为了解决这些问题，档案信息化建设势在必行。学校应用扫描仪、计算机和网络把学生档案以统一规范的数据格式录入计算机，以备查找，防止丢失。通过专用软件将学生档案中的录检表、学籍册、毕业生审核登记表、毕业生派遣花名册等分类编目、排序。在实行分类后，检索时可依据不同内容快速查找到相关材料信息。学校要配备电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。在此基础上，建立档案查询系统库，分析学生档案查找利用较多材料，有针对性的优先这些数据，提高档案的利用率。
2.3档案管理人员的建设
学习档案袋评价是促进学生发展的一种有效评价方式。运用学习档案袋评价也是这一新课程理念的深入体现，在评价中有机结合新课程理念也是新高考形势下提高教学效益的有效途径之一。
一、评价和档案袋评价的含义
评价一词，从汉语字面上理解，是评定其价值《现代汉语词典》将它解释为衡量人或事物的价值钟启泉主编的《课程评价论》中对评价是这样定义的，评价是人类所具有的一种特殊认识活动，即揭示世界(个人、社会、自然)的价值，建构价值世界的认识活动。由此看来，评价与价值有密切的联系，评价是评价主体对评价客体进行价值判断的过程。
档案袋原意是指用来装材料(如零散纸张、相片或图片)的箱子和装在箱子中的材料(尤指有关个人方面的材料)。档案袋(或称成长记录袋)是在20世纪80年代西方国家中小学评价改革运动中形成和发展起来的一种用于日常教学和学生评价的评价方法。它是指教师和学生有意识地收集和记录学生自己、教师或者同伴们作出的评价以及学生的作品、反思等相关的材料，并进行合理的分析与解释，以反映学生在学习与发展过程中努力、进步的状况和成就的一种评价方法。
二、学习档案袋评价的目的和意义
1.学习档案袋评价的目的
一般来说，教师使用学生学习档案袋评价的主要目的有以下几种：
(1)反映学生的进步。通过形成性的评价，证明学生的进步。如，可以用学生学习档案袋收集、记录学生的作品以及反思，向教师、学生和家长提供学生学习进步或者退步的有关材料。
(2)展示学生的作品。可以展示学生最好的作品，这种评价的目的可以帮助学生通过收集自己的作品学会学习，同时，可以帮助教师了解学生是怎样学习的。如，教师让学生有针对性地选择当前或一段时间以来的自己最佳作品，并对作品的质量进行仔细的自我反省。
(3)评价学生的状况。也就是说，可以通过学习档案袋确定学生是否达到预期的表现水平。这种评价目的与教学的联系最密切，其结果可以为学生的总结性评价提供部分依据。
2.学习档案袋评价的意义
1.1对人事档案工作的重视不够一直以来，由于人事档案管理工作是内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目、默默无闻的工作，因此，有些单位领导对人事档案的重要作用缺乏足够的重视，认为抓事业发展是硬指标，抓档案管理是软任务，存在着一些认识误区，一是认为选人用人重在现实表现，档案没有多大的作用；二是认为人事档案工作就是简单的收存材料，只要“守好摊”，确保档案不丢失，能应付外调、查档就行了。没有把人事档案管理作为人才资源开发的重要内容来抓。同时，随着人事制度改革的进一步深化，人才流动日趋活跃，但在人才流动的过程中，相当一部分人对个人档案的作用认识不足，认为选用、用人重在笔试、面试环节，人事档案不外乎是个人简历而已，没有多大的作用。在这种思想下，就出现了有些单位只用人、而无档案，新招聘人员的人事档案还长期滞留在原单位或人才交流中心的现象，未能实行“档随人走”，而是“人档分离”“、有人无档”。
1.2档案管理不规范人事档案的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需要入档的材料太多，加之有些单位、部门及干部、职工个人对其重视不够，因此不能及时将一些学籍档案、培训、考核、奖励等材料送交档案管理部门分类明细整理并归档，导致部分档案材料内容不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，现在存档材料的纸张大小不一，以致原规格的档案盒存放不下。有的人的档案里出生年月、工作时间填写的不准确，档案中有多个年龄、工作时间前后不一致，有些人的档案中个人履历表填写不完整，有许多必填栏目空白，难以反映个人真实情况，有些人的档案材料填写时字迹潦草，难以辨认，有的还用复印件代替原件或用原珠笔填写等，这都严重影响了档案质量，给人事管理工作造成了很多困难。
1.3硬件设施不到位有的单位受办公条件的限制，没有专用的档案库房，档案室与办公室为一体，保管条件相对较差，既影响正常办公，又影响档案管理。有的单位档案室建设不标准、不规范，基础设施差，防火、防水、防虫、防霉等设备不配套，防盗设施也不具备，安全措施落实不到位，这些情况对于档案的长期安全保管也造成了隐患。
1.4人事档案的现代化管理明显滞后如今的社会已进入信息化时期，一些发达国家和地区，早已用电子档案取代了纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。同发达国家、先进地区的信息化档案管理相比，我们的档案管理手段和方法还是显得陈旧、落后。目前，大多数人事档案的管理基本上还是采取手工操作的传统管理模式，没有把一些先进的现代化管理技术应用到人事档案工作中，使档案工作者忙于日常繁杂、冗长的折、装、查、找的具体工作中，既费时、费力、效率低下，也不利于检索利用，阻碍了档案工作的科学化、标准化管理。
2做好人事档案管理的对策和思考
2.1加强队伍建设，提高人事档案工作者的素质要提高人事档案的管理水平，一是应依照《人事档案工作条例》的规定，按规定配备政治可靠、作风正派、责任心强的干部从事档案工作，保证档案员的素质。二是严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，凡从事人事档案工作的人必须经过考核，合格的发给档案执业资格证书，“准入”上岗；三是加强培训。从政治思想、业务能力等方面对档案人员进行综合培训，同时鼓励档案人员学习计算机、网络应用、信息管理等现代化管理知识，使之能够适应人事档案工作的素质要求。四是增强档案工作者的事业心、责任感。人事档案管理工作是一项繁杂、单调、艰苦细致的服务性工作，档案工作者要充分认识到档案工作在组织人事部门的作用，在工作岗位上努力学习，刻苦钻研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足岗位创业绩，实现自己的职业价值。
2.2加强信息化建设，提高人事档案的现代化管理水平档案信息化建设是提高档案管理水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。随着我国科学技术水平的不断发展，为提高档案现代化管理提供了有力的技术支持。因此，在人事档案管理中，应建立人事档案信息数据库系统，实施人事档案的动态化管理。可以利用计算机、扫描仪、数据库管理软件等现代化设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，比如把个人照片、基本信息、岗位变动、职务职称晋升、工资、奖惩、教育培训等动态信息转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容，同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，在档案的查阅、借阅、归档、检索等日常工作方面实行计算机操作，为人力资源管理提供准确的人事信息和数据。
2.3推行人事档案科学化管理人事档案的科学化管理，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。推行科学化管理，是人事档案服务于人事制度改革和发展的需要，是推动人事档案管理科学化、规范化、现代化的必由之路。因此，可以从以下几个方面来着手考虑如何推行人事档案的科学化管理：首先，档案管理人员应全面熟悉和了解《档案法》、《人事档案管理条例》、《档案整理工作细则》等有关法规条例，提高业务水平和规范管理能力；其次，要强化规范管理意识，加强各项制度建设，严格工作程序，做到人事档案管理流程规范、档案内容规范、科学分类规范。其次，要严格执行档案管理规章制度，即：查、借阅档案制度、收集归档制度、保管保密制度等，使档案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集归档联系制度，及时全面地收集新的人事管理数据，不断充实档案材料内容。在日常工作中，应随时了解掌握和收集员工在各项工作中的奖惩情况、教育培训情况等，一旦发生变化，及时的补充到档案和信息数据库中，为信息利用增添新鲜内容，这是住处化管理的基础工作。
2.4提高的人事档案管理工作的重视，拓展其价值的开发人事档案管理工作的顺利进行，离不开领导层面的重视，在新时期，要充分开发人事档案管理工作的价值，通过分析人事档案的信息，对人才进行科学合理的归类、组合，并根据员工的日常工作表现，建立相应的培训督导机制，深度挖掘档案信息的利用价值。通过比较员工的纵向档案信息的变化，梳理出员工的个人工作变化轨迹，在此基础上落实员工的管理考核政策，实现档案管理价值的最大化。与此同时，还要学习优秀公司的先进人事档案管理策略，深化档案管理工作的内涵，把人事管理同档案管理相互有机结合，促进内部员工组织关系的和谐顺畅发展。
3结束语
学校档案中，真实地记载了学校教学设备和设施的建设和采购信息，一旦出现设备和设施的故障，可以通过档案进行查询，为维修和养护奠定基础。同时，为日后学校的扩建和改建等提供参考价值。
2职业教育学校档案管理的现状
2.1学校的重视力度不够
我国档案管理的起步较晚而且发展的速度较慢，导致学校的高层管理人员对档案管理的重视力度不太够，经费和政策扶持力度不足。在档案管理工作中，经常出现材料不齐全或者无法完整的采集材料等现象发生。相关的部门未能及时上交资料，导致许多重要的资料流失；同事，由于经费的不足，导致管理设施较为落后且不齐全，无法提高档案管理的质量和水平。
2.2管理设施和制度不完善
学校档案中大多是纸质的文件，因此对于管理的设施要求非常苛刻，通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准，一旦出现事故，将导致档案的全部流失和损坏；同时，我国职业教育学校，没有建立统一和系统的信息化管理导致，导致档案管理水平较为落后，无法为学校管理水平的发展提供帮助。
2.3管理人员数量和质量不达标
职业学校的人才数量和质量不达标，严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职，没有经过专业的学习和培训，导致档案管理的水平较低，专业水平参差不齐，对档案的管理和分类等各不相同，难以满足现代化档案管理的水平标准。同时，由于学校拨给的经费不足，档案管理人员的数量始终无法满足标准，形成了一个恶性循环。
3加强职业教育学校档案管理的措施
档案是学校的宝贵资源，是维持学校发展的重要保障。因此，学校应当加强对档案管理的重视水平，主要方法包括：
①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中，潜移默化地影响学校的员工；
②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫，所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责；
③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容；
④学校应当定期组织对档案管理人员的培训，提高管理人员的水平和素质。
3.2制定科学和完善的档案管理制度
制定科学和完善的档案管理制度，是保障档案管理有条不紊发展的前提，主要方法包括：
①设立独立的档案管理室，严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置，配齐管理设施和设备，确保管理水平达标；
②建立系统的管理规章制度，规范每位管理人员的职责，以却把责任到人，出现突发事件时，可以第一时间进行预后的管理。
3.3提高档案管理人员的基本素质
提高档案管理人员的基本素质，是提高档案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；
②对于出现重大管理事故的员工，进行停岗培训，直到操作水平达标后方可上岗工作等。
3.4使用现代化的管理系统
学校应当配有现代化的管理系统，为档案管理的长期发展提供基础，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系统，全面和科学地对档案进行保存和分类，能够快速地查询档案信息；
②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。
4结论
1.很多高校在进行档案管理时没有更新思想观念
高校的档案信息管理是高校实现信息的时效性的基本途径，所以，高校在进行档案信息管理时，要不断地充实档案信息的内容，要用创新的观念。但是，有些高校档案信息管理人员没有充分地认识到档案信息管理的重要性和必要性，档案信息管理人员的思想比较落后，没有跟上档案信息管理的步伐，只是用传统的方法来管理档案信息，缺乏创新意识。有些高校档案信息管理人员没有高度认识到档案信息管理的意义所在，他们认为档案信息的管理是无关紧要的事情，对学校的影响不大。有些高校虽然已经开发了档案管理的软件，但是软件管理人员的管理能力差。
2.高校教学档案信息管理人员的管理方法还需改善
有些高校的资金有限，在教学档案的信息化管理方面存在一定的滞后性，导致了我国的高校档案管理工作用人工进行操作的情况比较多见，信息化的管理手段没能运用到高校教学档案的管理中去，降低了教学档案的管理效率。还有一些高校虽然信息化管理设备齐全，但是信息化的设备形同虚设，没有很好地应用到教学档案的管理工作中去。与此同时，有些高校的档案管理已经建立了大大小小的信息化数据库，但是，却是各自为政的局面。
二、高校教学档案信息化管理的措施
1.高校教学档案管理信息化建设的核心功能和模块
整个教学档案管理系统要以核心功能模块为主，要成立一个数据整合中心，实现对学生教学档案信息的收集和整理，将数据存储在计算机的数据库中，数据库中的数据要包含学生详细的个人信息，同时还包括学生的档案和各种有效的资料。
2.要建设学生教学档案管理信息平台
教学档案信息不仅仅要呈现在学校网站的主页上，同时，也要在教学档案管理信息化平台上呈现出来，要确保信息的时效性，并将信息公开化，便于管理。对所有的学生进行统一化管理，将管理的权利交予学院的领导，并将平台上的信息进行定期的检查和整合。
3.要完善教学档案服务系统的建设
每一年，当新生报到时，学校都要对宿舍进行整体的安排，运用信息化系统可以实现住宿费的自动化管理，确保学生都办理了校园一卡通。可以将学生办理学生证和注册卡的信息进行准确的记录，防止有任何遗漏。对高校的教学档案服务进行评价可以采用信息化平台，学生可以在课下运用信息化管理系统自行选课，选择自己喜欢的课程，对教学档案管理的效果进行有效评价。
三、总结
（一）有利于提高学籍档案管理工作效率
将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整学籍档案信息
学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。
（三）实现资源共享，方便管理
学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。
二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题
（一）数字化程度不足
高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。
（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求
有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。
（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高
现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。
三、高校加强学籍档案数字化的措施
（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能
高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程
（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通
为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。
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