时间:2023-04-06 18:33:29
导语:在电子邮件论文的撰写旅程中,学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径,好期刊汇集了九篇优秀范文,愿这些内容能够启发您的创作灵感,引领您探索更多的创作可能。
1利用电子邮件进行数据采集的背景
随着人们的生活日渐信息化,越来越多的人会使用电子邮件这种方式,这令使用电子邮件做数据采集成为可能,目前已经有部分企业、部门、个人使用这种方式做数据统计、研究工作。在信息化的社会里,人们可以使用很多信息化的方式采集数据,目前人们可用三种方法采集电子数据。第一种,通过在网上传播某一个主题,请网友共同来讨论,根据网友的讨论采集数据,这种数据采集的方式影响力不够、精确性不够,且采集的数据难以统计。第二种,通过在网站上问卷的方式进行采集,这种方式可以采集到标准化的答案,然而这种采集方式需受到网站的限制、主题吸引力的限制等,它只适合采集非常热门的主题调查数据。第三种,就是制作一份调查问卷,然后利用群发邮件的工具将该问卷批量的、大范围的发给用户,用户在使用电子邮箱的时候,就有可能看到这份问卷,虽然这种调查问卷有可能被用户视作垃圾邮件而不予回答,然而它的调查范围广、使用成本小、统计答案易,所以它是作网络数据采集的一种极佳的方式,使用这种方式特别适合采集热门主题以外的各类数据。
2利用电子邮件进行数据采集的方法
2.1制作一份直观的引文用户在阅览电子邮件的时候,一般喜欢邮件能够直入主题,用电子邮件的方式发放问卷时,如果客户不了解自己到底需要干什么,他们可能就不会再关注这封邮件。所以在使用电子邮件采集数据时,需先设计一个直观的、友好的引文,让客户了解自己可以做些什么。比如以图1为例,它表明回答问卷的方式很简单,只需要占用客户几分钟的时间,客户只需要点几下鼠标就能完成问卷,客户就会认为自己可以在工作、闲暇之余配合做调查问卷,于是就会尝试阅读接下来的内容。
2.2制作一份友好的问卷
2.2.1界面友好在使用电子邮件采集数据的时候,试卷设计人员需了解到,人们使用电子邮件是因为接受电子邮件方便、快捷的服务方式,他们不希望自己在处理一份电子邮件,特别是一份与自己本身利益无关的电子邮件上耗费太多的时间。如果用户觉得自己要花费很多力气才能做完数据调查问卷,他们就会放弃配合数据采集。为了提高用户的参与性,试卷设计人员要尽量将调卷设计得直观化。比如参看图2,如果试卷设计人员能够用窗体化的方式设计试卷,让用户直接用做选择题的方式回答问卷,用户就会乐于回答。
2.2.2行文友好在设计试卷问题的时候,如果试卷出现问题叙述不清或者答案叙述不清的时候,用户就会不了解自己应当如何回答,他们就有可能放弃回答问题,或者随便选择一个答案当作回答。要确保调查数据采集的有效性与准确性,试卷设计人员在设计问题时,要用准确的、明晰的语句提问,且需准确的给出问题的答案。以图3为例,它的问题为请说明你所在的岗位。它列出的答案有4个,然而用户可能工作的岗位在这四个范围以外,如果试卷要求客户补充答案,客户就会觉得回答这个问题太麻烦,他们可能会因为不愿意打字而不愿意继续完成问卷。为了准确的采集数据,试卷设计人员需给出更多种类的答案,以该问题为例,它可以添补部分常见的工作岗位,而部分冷门的答案不需要特别作统计时,可以用“其它”这一个答案来概述。
2.2.3版面友好在设计问卷的时候,如果试卷出现版面局促、布局不合理的现象;颜色过于杂乱,让用户心情烦乱的现象,用户就可能会因为觉得做调查问卷不愉快,从而不愿意接受数据采集。为了让客户愿意耐心的阅读调查问卷中的文字、愿意积极的配合数据采集,问卷设计人员要做好排版设计、颜色设计这两项工作。以图4为例,它将背景色计为简洁的白色,使用窗体的方式引导用户回答问题,这种问卷设计非常接近用户浏览网页的习惯,用户会因为习惯这种设计而接受数据采集。
2.3制作一份简洁的尾页用户做完问卷以后,会想了解自己应当怎样处理这份问卷。如果没有一份简洁的、具有引导性的尾页,客户会因为回答问题后不知道怎样处理这份问卷而随意的处理答案。为了便于客户了解应当如何处理数据采集的问卷,问卷设计人员要设计一份简洁的尾页。以图5为例,它提供用户重新回答问题的机会、结束并完成数据采集的机会、将该问卷保有在计算机设备中的机会、将该问卷打印保存的机会等。问卷的尾部给予简洁、优质的服务,同时给予用户一个真诚的感谢,会让用户愿意接受下一次的问卷调查。
3利用电子邮件进行数据采集的要点
3.1利用电子邮件的速度电子邮件具有高速、便捷性,要利用电子邮件做好数据采集工作,就要利用电子邮件的高速性。从以上电子邮件的问卷调查设计中看到,它的问卷设计要时时处处为客户考虑到快捷性的体验。这包括问卷设计的内容不能太多、太长,否则用户会失去协助数据采集的耐心;问卷设计要友好直观,让用户能一眼明了自己正在接受怎样的数据采集,自己需要用怎样的方式配合等;问卷设计的回答方式要便捷,为了提高数据采集的速度,问卷设计人员要尽量使用是非题、选择题等采集数据。
3.2利用电子邮件的成本如果使用电子邮件问卷以外的调查方式,数据采集人员需额外的支付各种资金。然而如果使用电子邮件调查的方式,它几乎等于零成本。然而正因为电子邮件数据采集的方式成本几乎等于零,这就意味着数据采集人员需了解自己到底需要采集怎样的数据,然后有针对性的发放问卷。如果数据采集人员没有事先作好客户范围规划,将有可能收到大量的无效邮件,它反而造成数据资料统计的低效性。
3.3利用电子邮件的范围在做电子邮件的数据采储时,数据采集人员需了解使用电子邮件人群范围的思维习惯。经统计,我国绝大部分的网民对陌生人邮寄来的电子邮件兴趣不大,他们担心开启陌生人寄出的电子邮件会感染上病毒,这会造成电子邮件数据采集的低效性。目前会经常使用电子邮件的人群一般一青年学生、企业白领、商务人员、公务人员为主,这会造成数据采集范围的狭窄性。如果数据采集人员能了解电子邮件使用人群的范围、掌握他们的思维习惯优化电子邮件数据采集问卷,将能取得良好的数据采集效果。
3.4利用电子邮件的反馈与其它的数据调查方式相比,电子邮件的数据采集方式具有反馈性,如果数据采集人员因故需要深入的了解答卷人员一些问题,可以利用电子邮件的反馈性进一步沟通,它有可能会取得良好的沟通效果。
4总结
档案管理部门所具有的信息利用职能,要求我们必须顺应时展潮流,完成档案电子化工作。但由于馆藏档案年代跨度大、规格不一而且种类繁多,每年尚有成千上万卷档案进馆,数据量极大,整个档案资料的建库是一项复杂而艰巨的工作。而另一方面,计算机应用的迅速普及,电子文件的生成量已经非常可观。许多行业现代化水平的提高使其档案在形成过程中已经多数采用电子文件形式,并提出递交电子文件归档的需求。如果能直接将电子文件归档管理,能减少归档单位编制档案的投入;同时档案管理部门只需将已经保存的档案电子化,及大地减轻建库负担,节省了大量人力、物力和财力;电子文件归档还缩短了档案从接收到提供利用的流程,实效性增强,利用率提高;另外有利于资源共享,对提高归档率也将起到积极的作用。在明确了电子文件归档的重要意义后,还需研究其可行性。档案工作者应清醒地认识到,电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件,如果使用或保管不当将会带来严重问题。我国从90年代中期开始集中力量研究电子文件问题,国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划,国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组,并由国家档案局科研所牵头成立了课题组,组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究,形成了电子文件归档及电子档案管理办法初稿和CAD电子文件光盘存储归档与档案管理办法的试行稿。
但由于大量生产电子文件的系统和单位分布在各行各业,遵循着不同的行业规范。而电子文件有别于纸质文件管理的显著特点是必须在电子文件的设计阶段、形成阶段和使用阶段对其进行监控,否则电子文件的真实可靠性以及归档保存的技术、标准等一系列问题在档案阶段都难以确认和确定。因此,各个档案管理部门应积极行动起来,有目的、有重点地开展对电子档案的研究工作。各部门形成的大量电子文件经过系统、规范整理后集中统一的管理起来,对于电子政务从注重建设、轻应用向注重深化应用转变,实现政务信息的资源整合和资源共享,促进政务信息管理向公共服务转变,建设节约型机关和节约型社会都具有十分重要的意义。各级、各部门领导干部,要充分认识加强电子文件归档和电子档案管理的重要性和迫切性,采取切实有效的措施,建立健全电子文件归档和电子档案管理的各项规章制度,从源头上把电子文件归档和把电子档案管理工作做好。
笔者认为做好电子文件归档主要从以下几方面入手:首先,做好电子文件归档的技术处理工作。电子文件归档要求档案工作者必须对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护好电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为只读性文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的而可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会作用。其次,处理好电子文件的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的,电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。从理论上讲可以长期保存,但电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,电子文件中原始信息能够长期保存是个需要档案工作者进行深入研究和探讨的课题。目前,对于重要的,需要长久保存的电子文件,定期进行复制,以防信息损坏或丢失。再次,档案工作者知识结构的变革势在必行。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展必须通过各种途径,多层次,采取积极措施进行知识更新。同时,学习、引进和利用国内外信息技术的成果,使自身拥有广博的知识,掌握各种信息,以适应信息技术不断发展的需要。
对于众多电子邮箱用户遭遇的这种“尴尬”,仔细追究其因,不外乎两种,要貊是网络广告商费劲心思“淘金所得”,要麽是网站所有者的“背后一击”,即:由网站所有者向网络广告商有价转让电子邮箱所有者的相关资料。因为在申请注册电子邮箱时,用户需要填写相关的材料。因此,对于众多用户包括电子邮箱在内的相关材料,网站必然所知,难逃其责。由此不难看出,电子垃圾邮件的大量出现,一方面使得广大用户不胜其烦,另一方面也由此引发了相关的法律问题。
(一)侵犯用户隐私权的法律问题
正如上面所述,用户电子邮箱中之所以大量涌现垃圾邮件(除用户在其他网站自愿订阅电子期刊,而向订阅网站提供自己较为准确的联系方式——电子邮箱外)。探究其因,不外乎两种。其一是寄发垃圾邮件的网络广告商任意在网络上大量搜集众多电子邮箱地址的行为。但这种行为不但费时费力,而且也不存在侵犯网络用户隐私权的法律问题。其二便是提供电子邮箱服务的网站向网络广告商大量转卖其掌握的会员资料,包括用户的电子邮箱的地址,从而使得网络广告商不费吹灰之力,“按图索骥”的向用户的电子邮箱中,寄发大量垃圾邮件。这很类似于目前广大学校为了招揽生源,不择手段地获取在校学生的名单,从而乱发所谓的录取通知书的行为。
隐私权作为一种基本人格权利,是指公民“享有的私人生活安宁与私人信息依法受到保护,不被他人非法侵扰、知悉、搜集、利用和公开的一种人格权。”(((它是伴随着人类对自身的尊严、权利和价值的认识而逐渐产生的。然而,近些年来随着互联网的迅猛发展,不但传统的隐私权受到了极大地挑战,而且网络空间个人隐私权也受到了严峻的挑战。如何强化网络空间个人信息和隐私权的法律保护,如何协调、平衡网络空间中个人和社会公共间的利益,已成为国际社会网络立法的当务之急。
网络空间的个人隐私权主要指“公民在网上享有的私人生活安宁与私人信息交流受到保护,不被他人非法侵犯,知悉、搜集、复制、公开和利用的一种人格权;也指禁止在网上泄露某些与个人有关的敏感信息,包括事实、图象,以及毁损的意见等。”(((与传统意义上的隐私权范围仅限于“与社会公共利益无关的私生活信息,而在网络环境中,以数据形式存在的不受传统隐私权保护的个人信息或资料,对电子商家来说已经变成了可以赚钱的有用信息。”(((基于有利可图的商业利润,众多网站纷纷达起了电子邮箱用户的主意,而网络广告商也正有这方面的需求,于是两者一拍即合。从而造成了垃圾邮件大量泛滥的现象。这正是“追求商业利益最大化的经营者,对公民的个人资料进行收集、整理并应用于以营利为目的的经营活动中,侵犯了消费者对于其个人隐私所享有的隐瞒、支配、维护以及利用权。”(((此外,我国的台湾省也于1995年正式的颁布了《电脑处理个人资料保护法》及其实施细则,也对个人网络空间隐私权提供了较为有力的法律保护。
2、我国为解决电子垃圾邮件引发的相关法律问题应采取的措施
在我国无论是最高法《宪法》,还是民事基本法的《民法通则》,都十分明确地规定了对公民隐私权和公民合法财产所有权的法律保护。与国外相比,由于电子垃圾邮件引发的相关法律问题在中国刚刚出现不久,所以在解决电子垃圾邮件引发的相关法律问题方面的措施,仍显得缺乏力度。随着该问题的日益严重,笔者认为,我国应从以下几个方面采取有立措施,从根本上解决这类问题的产生。
(一)在充分考虑基本国情的前提下,借鉴外国经验,制订我国解决网络空间的个人隐私权法律保护方面的相关法律
由于电子垃圾邮件所引发的相关法律问题的核心集中于网络空间的个人隐私权的法律保护。所以我国首先应从法律上明确将隐私权做为一种独立的民事权利,再进一步加快制订我国的《隐私权法》,从而对传统与网络环境中的个人隐私权都加强法律保护。这同时又涉及到另一个值得思考的问题,即面对网络,原有的民法应该如何加以调整,才能既适用于传统又适用于网络环境?(因本文重点不在此,故不在详谈)
在目前条件不成熟的情况下,可以仿照对网络著作权的保护模式(先由最高院颁布《关于审理涉及网络著作权纠纷案件适用法律若干问题的解释》,待条件、时机成熟时,再在《著作权法》作出修订完善),先由国务院相关部门或最高法院拟定相关条例、决定或司法解释。但同时应充分坚持“任何对互联网的规则都不应阻碍其发展”这一基本原则。
(二)在具体做法上,要求网络服务提供商采取相应的技术措施,既保护自身利益,更要加强对网络用户合法利益的保护
1、网络服务提供商对网络用户提供的技术保护
由于网络服务提供商(ISP)在用户申请注册电子邮箱时,向用户提供自由选择是否考虑广告电子邮件的服务功能,即由用户根据自己的意愿去选择是否接受此类服务。这一方面,可以减少网络服务提供商(ISP)所面临的共同侵权风险,另一方面,也充分体现了网络的自由性和网络空间适用法律的私法性。
2、网络服务提供商对自身的保护
为了将合法权益被损害的可能性降至最低,网络服务提供商在对网络用户加强保护其合法权益的同时,还应该充分利用自己的优势——技术,来加强对网络的审查。因为这一方面可以减少并防止那些不法网络广告商利用服务器,损害其合法权益的行为,另一方面可以随时通过其自身的技术,监测网络广告商是否违反服务合约而大量乱发广告电子邮件,而这样做既利人又利己。
(((张新宝,《隐私权的法律保护》,北京群众出版社1997年版,第21页。
(((殷丽娟,《专家谈网上合同及保护网上隐私权》,《检察日报》,1999年5月26日。
(((刘德良,《论互联网对民法学的影响》,《南京社会科学》2002年第1期,第57页。
(((杨立新,《关于隐私权及其法律保护的几个问题》,《人民检察》2000年8月28日。
关键词:商务英语写作,电子邮件,写作方法
1.国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析
传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比,商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址,而发信日期则由系统自动生成,不需另外添加。主题栏的作用得到强化,其位置不再位于称呼的下面,而是被提到了收件人的电子邮箱下面,显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼, 如:“Dear
Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户,则可以省去“Dear”, 直呼对方的名字, 如:“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能确定具体的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分,传统的结尾敬语如“Yours faithfully”,“Sincerely yours”等已很少用,现在人们多用bye, best regards,cheers等来作结束语,反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能,把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。
2.国际商务电子邮件的写作原则
为了使贸易双方达到预期的沟通目的,增强邮件的有效性,电子邮件的写作和信函的写作一样,要遵循七个C原则,即简洁(Conciseness)、清晰(Clearness)、礼貌(Courtesy)、完整(Completeness)、具体(Concreteness)、正确(Correctness)和体谅(Consideration)。
2.1简洁(Conciseness)
简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此,在书写电子邮件时,应长话短说,尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句,避免使用难词和陈词滥调,不用长句或从句。
2.2清晰(Clearness)
清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰,行文明了,邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义,必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子,注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如:“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中,“bimonthly”这个词就要避免使用,因为它既有“两个月一次”的含义,又表示“一个月两次”。
2.3礼貌(Courtesy)
礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气,委婉语气等方法及运用一些语用策略,婉转、迂回、和缓地表达观点,提出要求,从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象,使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如:句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。
2.4完整(Completeness)
完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息,答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时,还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时,要详细说明接受条件并引述受盘的依据,如报价单,产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。
2.5具体(Concreteness)
每一封邮件都应有一个具体、明确的主题,尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间,以使收件人阅件后采取具体的行动,解决具体的问题。例如对某一商品报盘时,必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。
例如:
Hi,Johnson:
Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:
Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket
Size:66 x 78inches
Weight:6 lbs
Color:Red and Brown
Quantity:5000 pcs
Price:US $ 30 each piece CIF Montreal
Shipment:During August to September
Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C
Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.
Bestregards,
Linda
Director
2.6正确(Correctness)
由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系,因此,其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言,不仅电邮的内容要叙述准确,其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误,以免引起误会,造成纠纷。校对很关键,尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。
2.7体谅(Consideration)
起草邮件时,一定要设身处地为收件人着想,考虑他们的感情、希望、要求和利益等,给收件人留下好感和深刻的印象,从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度,从“对方角度”来进行表达。例如:“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极;“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。
3.商务电子邮件的写作注意事项
3.1设置电子邮箱时,最好包含发件人的具体姓名,方便收件人辨认信件的来源,把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。
3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 简明的标题可起到内容索引的作用, 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件,便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息,可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收件人能及时阅读邮件, 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨,以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示,这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然,例如:“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。
3.3邮件内容的主流书写格式是平头式(或叫齐头式)。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始, 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件,采用这种格式写作,便于提高打字速度和办公效率。
3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分, 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚,得体自然,尽量多用英语主动语态,少用被动语态。另外,可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如,S/C(销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O(原产地证)、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中,应避免使用表情符号。
3.5附件的应用。由于篇幅的原因,难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件,避免收件人在软件兼容方面出现问题。
3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁,每天可能会处理数十封乃至上百封邮件,不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时,发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上,方便对方回忆相关邮件的内容,从而节省时间,提高效率。
4.结语
商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平,让学生写出高质量的商务电子邮件,在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件,有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系,对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。
参考文献
[1]廖瑛,莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京:机械工业出版社,2005:21-53.
关键词: 商务英语 涉外文函 新加坡英语 电子邮件
涉外文函是以信函和电子邮件的方式,传递信息、互通情况及交流感情的涉外函件。电子邮件以其便捷高效、易于查证的特点,在企业日常工作中得到了广泛使用。其在文体风格上属于接近于书面语和口头语之间的两者的派生物,故而商务英语电子邮件使用人称代词和通俗、常用和直接用语的频率大于商务英语函件。但是,鉴于商务活动中的电子邮件往往涉及商业秘密,被企业当做保密性文件,无法对外公开以供学习和交流,迄今为止,只有很少的论文和研究涉及英文电子邮件及其翻译的领域。
本文引用的英文原件是一家大型电器公司内部的工作邮件。该公司的高级管理人员主要为新加坡籍华裔,也有一些是中国香港或台湾籍的高层管理人员。中层及以下的领导和工作人员主要为英文水平不高的中国职员。新加坡方的指示性邮件有中文的也有英文的,较长篇的电子邮件一般由英文书就,需要翻译成中文才能向下传达。故而,该英文邮件原文除了有一般电子邮件体现的介于书面和口语之间的特色之外,另一个特点就是有新加坡英文的特殊性。由于受当地语言特别是汉语的影响,新加坡英语在语音和语法上与英美英语有很大的差别。本件中较突出的体现就是将汉语拼音“Xia Chen”作为专业术语体现在英文当中,以及在中文人名拼写方面,粤语拼音和普通话拼音混用等。同时,该邮件涉及企业销售方针的制定和品牌建设事宜,其中提及如“蓝海战略”、“渠道下沉”等销售专业术语,是翻译当中的重点和难点
根据商务信函的文体特点,在翻译策略上,主要采用交际翻译的策略。因为在讲求时效性和沟通效果的商务电子邮件的文本翻译方面,交际翻译策略能最大限度地实现目标并体现出电子邮件应有的时效性。
笔者归纳出以下三种类型的重点和难点。
1.电子邮件英译中的特点
(1)缩略词的使用
为了节约时间和空间,电子邮件中会使用大量的缩略语。
原邮件当中,作者将部门总监Deng Jun的名字缩写为DJ,是收件人一见即明的。译者的身份是公司内部的普通员工,直接写上上级领导的名讳略有不妥,故而以“邓总”这一不会引起歧义的称谓代替,并使译文语气显得尊重、温和,虽然失去了DJ这一简写所体现的亲切感,但还是比直译全名显得更合适。
同理,原邮件结尾处的署名为邮件作者的英文名Francis。这一英文名是公司中、高层领导都了解的事实,有时也会见于其签署的一些文件。但是如果直译成“弗朗西斯”,反倒会让读者产生疑惑。如果译成该总裁的中文名字“建平”,则显得过于亲昵不够尊重,故而采取仅署姓“阮”字代替原文中的英文名Francis。
同时,一些格式化的语言也往往用缩略语的形式体现。比如向别人转发文章或邮件来提供一些信息的时候,会简单标注为FYI,即for your information,翻译时应当翻译为“请参阅”。信件最后注有表示礼貌的Tks & Rgds为Thanks and Regards的缩略形式,可以按照中文书信的格式,简单地译为“此致敬礼”。
此外,电子邮件有其自动生成的邮件开头和结尾,有From,to,cc,subject等标题供填写,应分别翻译标注为:寄件人,收件人,抄送,主题。有些专业提供邮箱服务的网站还会在发件人发送附件的时候自动增加一段免责附注,提醒收件人注意网络交际礼仪及健康的操作习惯,确保电子信息的安全,如本例文。尽管这段话与邮件正文所要传达的意义完全不相关,但是也应认真翻译出来,不然会让收到英文邮件的阅读者在对比英文原文和中文译文时产生误会,以为有了信息漏译。
(2)电子邮件英文口语化的体现
原文中的DJ-we should summarize the article in Chinese and share with our sales team.一句是附注,是针对企业内部某一部门领导的单独指示,没有使用正式的祈使句Please summarize the article in Chinese and share with our sales team.这样的表述形式,而是将说话人本身包含在执行者这个团队之中,意图体现一种同心协力完成任务的态度。
所以,即便是书写相当口语化和随意的邮件,也要在形式上保持完整,从而达到预期的沟通效果。
2.新加坡英语对汉语词汇的吸纳
由于本文分析的英文邮件的作者均为受过良好高等教育的新加坡社会上层人士,整篇文章行文规范、自然,但是,新加坡英语从汉语的闽南语、粤语及马来语等语言当中“借词”的现象是很普遍的。此英文邮件当中亦出现了从汉语普通话中借词的现象,比如“Xia Chen”其实就是“下沉”。为销售领域的专业用语,指的是“将销售渠道从高级的市场向次级市场扩张,或扩大在较低级市场的销售渠道建设力度”。原文当中同时使用了“Going Down”一词,作为该“借词”的解释。在翻译过程当中,可以将此两词合并翻译,并不影响原文意义的准确传达。
原邮件当中的中文人名书写方式有:英文名+粤语拼音姓氏,如Francis Yuen(阮)和Edward Tse(谢),以及汉语拼音,如Deng Jun的表达方式,也有按照新加坡当地的习惯,将中文名字全部拼音和英文名都写出来的方式,如James Lin Ching Juen。在这些名称的翻译中,可用姓氏加职务来翻译,如遇到相同姓氏的领导,则必须注明部门或者具体职务,以示区别。
3.家电及销售专业术语翻译
该英文原文为讨论销售策略和布置工作的商务函件,其中涉及不少专业术语。比如:perhaps to even team up with a black goods partner to offer the complete range of products一句当中的Black Goods一词就是中国家电行业的特殊用语,指的是电视机、录像机等早期主要呈现为黑色外观,给消费者带来娱乐、休闲效果的家电产品。与此相对,white goods或称white appliance的白电则因早期外观为白色等浅色系而得名,主要指能减轻人们劳动强度的家电,如洗衣机和包括冰箱在内的部分厨房电器。
再如:But using“Blue Ocean”mindset,we may want to think of other channel strategies to outflank our competitors.一句当中的“Blue Ocean”一词为营销学术语,由于中文译本的受众都是对管理学、营销学有切实了解的从业人员,因此这里翻译时只要求将正确的中文译出即可,无需加注。
同理,文章当中提到的Home Appliances for the Countryside Scheme“家电下乡政策”、B2C即Business to Customer“电子商务”等专业词汇,也都不用做太多解释,正确的译文就能达到预期的达意效果。
随着互联网技术的高速发展,全球一体化进程的加快和中国国际政治经济地位的稳步提高,通过电子邮件等即时通讯工具进行跨国交流在我国商业活动中越来越普遍。该类型文本的交际功能决定了其文本的特殊性,在翻译的过程当中,要针对其信息类型选择翻译策略,秉承达意原则,以沟通效果为终极考量目标。
同时由于受到地缘因素的影响,与我国有较大量贸易往来的英语使用国并非教科书上的传统英语使用国,因此,在日常学习、工作当中应注意积累其英语使用的特点。
针对信函文体的特殊行文规范,要在语篇构建方面注意功能对等的把握,使翻译文本与原文一样有礼貌、有说服力,从而达到原文本撰写者预期的沟通目的,最终圆满地完成翻译任务。
参考文献:
[1]Peter Newmark.翻译问题探讨[M].上海:外与教学与研究出版社,2001.
[2]姜秋霞.外事笔译[M].北京:外语教学与研究出版社,2009.
【关键词】电子邮件;注意力经济;作用;使用方法
电子商务企业的市场评价,可以用知名度、忠诚度、市值等指标来衡量。知名度是指网络吸引消费者眼球的数目;忠诚度是指网络吸引消费者注意力的程度如何。也就是说消费者的注意力是电子商务企业高效发展的决定因素。
所以说电子商务企业发展的基础不是技术,甚至不是资金,而是消费者。随着网络的发展,消费者相对而言具有更大的主动性。企业如何锁定消费者的注意力呢?企业锁定消费者的注意力的手段很多,其中电子邮件是最好的手段之一。
1.电子邮件在提高电子商务企业注意力经济中的作用
1.1 电子邮件能提高电子商务企业的生产率,塑造品牌企业形象
在新经济时代,如何让网站深入消费者脑海,建立品牌是个亘古不变的商业招数。如今,企业的竞争已经跨过了资金实力、信息丰富程度、交互程度等竞争阶段,进入品牌竞争的时期。如客户服务的质量、营销环节处理的好坏、广告宣传和形象的树立等,也就是要树立服务的信誉度和美誉度。电子邮件是促进电子商务企业建立品牌的最重要的科技手段之一。许多企业都开始利用网络,把内部的电子邮件系统连接起来,并通过它向世界各地的合作伙伴传递信息。对于企业来说,通过电子邮件系统与客户交换资料,发展业务关系,较传统信件以及电报、传真等系统方式更加方便快捷。利用电子邮件可以将同一邮件同时转发给多个收件人,可减少费时的纸上作业,而且电子邮件可传送多媒体信息,使邮件内容更丰富直观。对企业来说,使用电子邮件与别的通讯手段相比还可有效降低营销成本。发一份国际传真(或打一次国际电话)需要几十元人民币,而发同样的一封电子邮件用不了1元人民币。所以说电子邮件的巨大潜力就在于能够帮助企业提高劳动生产率,塑造品牌企业形象。而品牌企业正是吸引消费者注意力的一个重要因素。
1.2 电子邮件能帮助电子商务企业收集商务信息,寻找新的贸易机会
追求经济效益是一切经济活动的中心,也是企业商务信息收集的原则。及时、准确地了解销售市场的动态,是企业作出正确决策的关键。通过电子邮件收集客户信息是最快捷最有效的方法。电子商务企业可以利用电子邮件广泛接触到全球范围内的众多客户,获取大量有益于营销的珍贵信息,如来访者姓名、来访者对你的网站的兴趣、他们是如何找到你的站点的、他们是否需要更多的资料、来访者的电子邮件地址等。而且企业进行电子邮件营销的目的是向“特定”用户散发邮件,而不是漫天撒网式的群发。通过这种交互式的信息沟通渠道,企业营销人员就可以有针对性地和消费者进行一对一的双向交流,让客户有反馈空间,使他们感受到企业竭诚希望令客户满意的理念。这样,企业不仅可以获得珍贵的客户资料,还可获得客户对某种产品的意见或建议。有了这些珍贵信息,企业就可“投其所好”,向用户发送个性化邮件,为自己争取到更多的潜在的客源,寻找到新的贸易机会,开发新的业务。随着新机会的快速出现,业务就会不断拓展,利润就会持续增长。
1.3 电子邮件可帮助电子商务企业更好地开展营销,保持顾客忠诚
营销学告诉我们,开发一个新客户的成本是保留一位老客户的五倍,而流失一位老客户的损失只有争取10位新客户可能弥补。电子邮件在发现并留住顾客中一直起着重要作用,并将成为一种将满意客户转化为忠诚的终身客户的有效手段。在很多情况下,公司的营销努力不得不主要通过电子邮件的沟通来达成。特别是跨地域的业务,存在长途电话成本甚至时差等困难,使你必须依赖电子邮件来争取成交。由于传统媒体如电视和广播广告缺乏针对性,而传统的直邮广告成本太高,比较而言,电子邮件营销更受到商家的青睐,而且由于电子邮件营销的成本较低,可以降低产品销售价格,即使开发不常购买的顾客也有利可图。Forrester的研究结果发现,在被调查的50家零售商中(其中22家是传统的零售商,28家是.com公司),64%的公司已经开始采用一种或几种电子邮件营销方法,平均每个公司有205000个电子邮件地址列表,每个月向邮件列表地址发送2次营销信息。企业通过电子邮件可以保留现有客户,开发潜在客户,形成更稳定的在线伙伴关系。
1.4 电子邮件可用来推广网站,帮助网站吸引更多的眼球
网站的生存空间有多大,访问量是基础和关键。任何交易都要有一定数量的消费群体做基础。消费群体的基数越大,产生的交易量就越大。而访问量是由网站的信誉度和知名度决定的。电子商务企业可利用电子邮件来宣传站点,吸引用户访问,起到推广效果。在亚马逊网站执行总裁贝佐斯的经营理念中,有一个非常重要的原则:“一次消费,新知成旧遇”。与顾客建立深厚的关系,并成为他们第一个购买对象,这就是亚马逊的经营原则。正是在这一原则指导下,只要消费者到亚马逊消费一次,他们就会根据消费者的兴趣以先前购买的书籍为依据,在新书和相关书籍上市时,以电子邮件寄发的方式通知顾客,间接刺激消费者的购买欲望。所以亚马逊在每天收到的定单中,几乎超过58%以上是属于重复性顾客消费。电子邮件维系了顾客和网站的长期伙伴关系,增进了顾客对网站的信任,扩大了站点的知名度。
1.5 电子邮件使电子商务企业网上招聘更具优势
通常用人单位为了避免众多的求职者的干扰,往往谢绝求职者的电话及拜访,而是通过书信通知面试。但书信通知在实效性上远不如互联网。网上通过电子邮件进行信息交互,不仅弥补了传统招聘的不足,而且不受时空的限制,使异地求职成为可能,促成人才的有序流动。同时也为用人单位节约一定的人力、物力和财力。
2.如何使用电子邮件来发展注意力经济
2.1 设专人阅读邮件
如果顾客用电子邮件向公司进行业务咨询,公司要用电子邮件及时做出答复。这样,会给对方受重视的感觉,还传达出希望赢得这笔业务的诚意。为了有效地建立电子邮件用户支持渠道,保持用户的注意力,企业内部应设专人阅读邮件并及时给予处理。一种较好的方法是在企业网站上设置一个电子邮件自动答复软件,收到每个电子邮件后,自动向来件的用户发回一个电子邮件告知用户电子邮件已收到,目前正在处理中。对于用户提出的种种问题以及答案,要分门别类加以整理,不断完善与扩大提供用户支持的信息库的内容。这样,对于某些经常在电子邮件中提出的问题,有关人员不必重复逐个给予回答,只需在回件中告诉用户获取信息的URL(地址),用户自己就能够在Internet上浏览或下载所需的信息。对于多数中小型企业,不大可能专门设立一个处理用户的电子邮件的小组。因此,对于电子邮件中提出的问题,尤其是专业性较强的问题,可转交给有关专业人员来回答,以电子邮件或其他传统的手段回复用户。
2.2 善做电子邮件广告
网上商家想赚钱就要争取回头客,稳定公司与用户之间的关系。因为老顾客的口碑是争取新顾客的有效手段。公司为保持与用户的沟通,可定期给公司用户发送电子邮件广告,公司的最新动态和有关产品服务信息。在这方面可借鉴一些知名企业的成功经验。如亚马逊,它提供了两种免费的电子邮件新书提醒服务:Eyes和Editors服务。在Eyes这项服务里,顾客可以登记上自己的兴趣,可以依循某一位作者,或某一主题来找书。而当新书出版时,亚马逊公司就会以电子邮件的方式通知顾客。Editors编辑每个月会送上最及时和最好的书摘,上面还附带其注解。
无论利用在线广告或者非在线广告,都要留下公司的电子邮件地址,以鼓励人们通过电子邮件与公司联系,把公司的电子邮件地址印在名片、文具、发票、传真、印刷品上,即使在广播电视广告上也留下电子邮件地址,这样,便于顾客通过电子邮件和公司联系。
2.3 营造自己的电子邮件群组
电子邮件群组是就某一个特定的话题进行讨论的电子邮件组合,订阅了某一个电子邮件列表后,就会收到订阅了同一个电子邮件列表的人用电子邮件发给你的信息。
Internet用户作为一个特殊的群体,它有着与传统市场群体截然不同的特性。因此要开展有效的网络营销活动,磁吸用户的眼球,必须深入了解用户群体的需求特征、购买动机和购买行为模式。营造自己的电子邮件群组是很多商家采用的有效方法,并将成为企业与顾客建立联系,扩大营销影响力的好帮手。商家用这种方式来有意识地营造自己的网上客户群。由于参加电子邮件群组的访问者都是自愿的,而且都是对同类问题有着共同兴趣,所以这种方式的效果远远大于漫无目的、轰炸式的电子邮件广告。这种方式可以有针对性地了解用户群体的群体特征和偏好。而用户群体的群体特征和偏好则是网上消费者行为分析的关键。
2.4 发送电子邮件要以顾客为本
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如:《高校招生》 论我国经济快速从经济危机中苏醒
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电子邮件作为Internet网信息交流方式为人们广泛采用,随信息技术的发展人们对视听媒体信息交流有了更多的要求。目前,以电子邮件发送视、听媒体信息采用2种方式实现:1.视、听媒体以附件发送;2.视、听媒体信息存放地址的超链接,通过超链接可以下载或点播观看。以上方式不足的是:需求收发方邮箱都有大的附件空间;媒体信息私密性弱;邮件系统视、邮件系统视、听功能集成度弱。
我们设计的视、听邮件系统,实现了视听收发功能的集成。克服了目前电子邮件系统发送视、听媒体信息的不足。系统的基本工作模式是:在客户端完成采集、编码、加密媒体信息,通过网络上传媒体信息到邮件服务器和流媒体服务器。在邮件接收客户端,通过帐号、口令到邮件服务器和流媒体服务器接收邮件,邮件中如有媒体信息的话直接点击就可以通过流媒体服务器直接传输并在接收客户端播放。该系统是我们提出的一种具有特定功能的邮件系统,系统已经设计实现,并已通过项目专家组的验收。
2系统设计
2.1系统功能
系统建立在流媒体技术基础上,具有在线观看音、视频信件的电子邮件系统,包括:客户端、邮件服务器与媒体服务器三部分组成。邮件客户端完成邮件编辑、音视频数据采集、音视频数据压缩/加密,上传至媒体服务器;媒体服务器存储媒体数据并返回媒体访问信息,发信端接收并处理媒体访问信息,然后将信送至邮件服务器。
接收邮件客户端,登入邮件服务器后收到发来的邮件,邮件的媒体内容保存在媒体服务器上。邮件客户端收到的仅仅是媒体内容在媒体服务器上的存储信息,通过点播连接客户端与服务器,内容以ASF(AdvancedStreamingFormat(ASF)/高级流格式)流从服务器传到客户端实时播放。系统工作原理如图1所示。
2.2系统结构
系统由三部分构成:邮件客户端、流媒体服务器、邮件服务器,如图2所示。
2.2.1邮件客户端模块
由10个子模块组成,如图3所示。
2.2.2流媒体服务器模块
由文件接收模块、WindowsMediaServer组件、多媒体数据库组成。文件接收模块运行在流媒体服务器上,实现文件的接收功能。主要用于接收来自客户端软件上传的文件。并把接收到的文件放置在流媒体服务器上,供流媒体服务处理。
文件接收模块框图,如图4所示:
2.3系统实现
2.3.1开发环境与运行平台
邮件客户端运行在Windows2000或以上操作系统平台,流媒体服务器、邮件服务器模块运行在WindowsServer2000操作系统平台。开发环境有WindowsMedia9、WinMail4.2、Delphi7.0开发平台。
2.3.2系统运行界面
1.邮件客户端界面:
2.视频采集界面:
3系统设计技术问题
3.1媒体文件接收模块
WindowsMedia服务器能够用.asf、.wma、.MP3和.wav格式向邮件客户端提供多媒体内容。ASF是建议的流格式,若选择传送流式化.wav或.MP3格式文件,服务器性能会受影响。ASF是一种支持在各类网络和协议下进行数据传递的公开标准。ASF是一种数据格式,适于通过网络发送多媒体流,也同样适于在本地播放。
文件接收模块运行在流媒体服务器上,实现媒体文件的接收、媒体文件数据标记、媒体文件的传输与管理功能。媒体文件接收模块框图,如图4所示,与WindowsMedia服务器同时启动,监听服务端口:5555,程序源代码略。
3.2媒体信息的编码/解码
在邮件客户端媒体信息的采集、上传与接受播放是系统设计中必须认真考虑和解决的问题,与系统结构密切相关。流媒体的使用,客户端经过网络接收媒体内容并通过客户端媒体解码功能,实时播放媒体内容。流媒体大大减少了客户端上的等待时间和存储需求。
WindowsMediaTools/WindowsMedia工具,是一套用来为WindowsMedia服务创建ASF内容的工具。这些工具包含WindowsMedia编码器、WindowsMediaAuthor和WindowsMediaASF索引程序;转换实用工具VidToASF和WavToASF;以及文件工具ASFCheck和ASFChop。
邮件客户端模块通过控件直接调用WindowsMedia编码器采集、编码完成媒体信息的采集编码,也可通过编码器完成媒体文件格式的转换。对媒体信息编码为ASF流,它可按任何基础网络传输协议传输。ASF流通过多播或单播从WindowsMedia服务器流向客户端。
对ASF流媒体文件测试,视频(分辨度:800×600;比特率:42kbps;帧/秒:8),音频(比特率:32kbps),编码与分辨度和时间成正比,测试结果如图7所示。
4结束语
视听电子邮件系统作为对传统邮件的创新,通过设计、实验,探索出系统构造的可行性方案,在此基础上完成了系统的设计实现。我们主要设计、编码完成了邮件客户端模块;媒体文件接收模块等程序模块。系统通过测试、运行达到了功能要求,并通过了项目演示和验收。
随计算机媒体技术的发展,对今后工作有如下展望:(1)使系统功能完善,能够满足应用需求;(2)在视听电子邮件系统开发基础上,开发出更多符合社会需求的视听系统。
参考文献:
[1]WindowsMedia服务帮助文件[Z]
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为加强毕业后医学教育工作的领导,进一步促进毕业后医学教育科学化、规范化,提高毕业后医学教育质量,逐步建立专科医师培训制度,卫生部于2005年12月31日成立毕业后医学教育委员会。
卫生部毕业后医学教育委员会由卫生部、有关部委、部分卫生厅(局)、高等学校、社团组织和医疗卫生机构的代表及专家组成。
卫生部毕业后医学教育委员会的任务是在卫生部的领导下,对全国毕业后医学教育工作进行指导、协调和管理;开展全国毕业后医学教育政策的研究;拟定全国毕业后医学教育规划和管理办法,并组织实施。
卫生部毕业后医学教育委员会下设办公室,执行委员会决议,落实委员会确定的各项工作,处理日常事务。办公室设在卫生部科教司。
为促进检验医学的发展,推动我国血液学、体液学及临床输血水平的提高,加强检验与临床的结合,扩大对教学、科研、临床医学与检验医学之间的相互交流,由中华医学会检验分会主办、湖北省医学会承办的全国“血液学、体液学、输血学”学术会议将于2006年4月中下旬在美丽的东湖之滨――武汉科技会展中心举行。
大会将邀请血液学、体液学、血栓与止血、输血等著名专家做专题学术报告,并从会议投稿论文中遴选出优秀论文进行大会专题学术交流。录取论文的参会代表可获得论文证书,所有参加会议的代表可获得国家级继续医学教育学分。 学术会议征文要求
(一) 征文领域
血液学检验 体液学检验 血栓与止血
临床输血 基因诊断 质量管理
实验室管理与认可
(二) 征文的主要内容范围
1.血液学检验
常规检测标准化及质量控制
新的检测方法及指标在血常规检测中的应用
血细胞镜检规则的制定及应用、存在的问题与对策
骨髓细胞形态学检查质量管理
贫血与白血病的形态学特征
关于血液病的基础研究
2.体液学检验
尿液常规检测标准化及质量控制
脑脊液、胸腹水常规检验与形态学
常规检验与遗传学分析
其他体液检验与质量控制
3.血栓与止血
新的检测方法在血栓与止血检验中的应用
项目的优化组合用于血栓病与出血病的筛检
关于质量控制,检测标准化
关于血栓与止血的基础研究
4.临床输血
临床输血安全与成分输血
临床输血质量控制和管理
临床输血新技术、新进展
免疫血液学
5.基因诊断
细胞遗传学检验
疾病的分子学诊断
6.实验室管理及其他
医学实验室认可
医学实验室的现代化管理、检验结果的溯源性和检验过程的规范化
临床实验室室间质量评价、临床实验室质量控制及实验室质量管理
实验室(生物)安全管理
循证检验医学
计算机网络化、信息化在检验医学中的应用
检验与临床的沟通
检验医学教育的新技术、新进展、新方法、新经验
(三) 大会征文摘要格式要求及投稿方式
1.未公开发表的原创研究性论文、综述、工作报告、经验交流等,来稿请寄全文和800字以内的摘要各一份。
2.论文摘要语言为中文或英文,以Microsoft Word编辑,DOC文件格式,A4纸打印。中文用宋体,不超过800字;英文用Time New Roman字体,不超过300字,单倍行距。
3.论文提交方式:
(1)通过电子邮件附件形式发送至下列E-mail地址:
192.168.0.省略 ;有关本次会议的动态信息请上网查阅:jinyi.省略/
(2)如电子邮件发送方式确有困难的,也可将论文打印稿及软盘用邮件方式邮寄。
来稿请寄:湖北省 武汉市 汉口 解放大道1277号协和医院检验科 崔天盆收