时间：2023-04-08 11:31:05
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城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
【关键词】民政档案；信息化；服务水平
民政档案的管理过程中，信息化管理目标的实现比较关键，这也是民政档案管理发展的重要趋势。信息化档案管理服务水平的提高，是当前民政档案管理发展的重要课题，通过从理论层面加强对民政档案信息化服务的研究，对实际发展就能起到积极促进作用。
一、民政档案信息化的服务特征以及存在的问题分析
（一）民政档案信息化的服务特征体现分析。民政档案的信息化管理过程中，在服务方面已经有了新的特征体现，在民政档案管理信息化服务对象的大众化的特征上比较突出。当前的档案管理信息化人才比较紧缺，只有充分注重信息化服务人才的应用，才能提升档案信息的服务水平，在档案信息的大众化服务目标方面才能实现。再有就是在民政档案信息化服务的需求热点生活化的特征上有着体现，在社会保障的信息以及房屋产权和动拆迁政策的信息方面是比较重要的信息内容。注重民政档案信息化服务的内容，才能真正有利于档案管理的水平提高。（二）民政档案信息化的服务问题分析。民政档案信息化服务的发展过程中，由于受到多方面因素的影响，还存在着一些问题有待解决，这些问题主要体现在对民政档案信息化服务的宣传工作没有加强。一些民政档案信息的完整性方面没有得到有效保证，对档案信息的收集存在着一定困难等。这些都是由于在相应的宣传工作上没有得到加强，从而就对民政档案的信息化服务方面产生了很大的阻力。民政档案的信息化服务发展过程中，对一些基础设施的建设方面还没有加强，在相应的档案信息网站的建设上存在着不足。例如档案信息化服务中的基础设备，扫描仪以及打印机等，都是必要的基础设施。从实际的民政档案信息化建设的情况来看，在这些设备方面还没有具备，有的是存在故障没有及时维修等，这些方面都会对民政档案信息化服务的水平提高产生阻碍。另外，民政档案的信息化服务过程中的方式比较单一化，在人性化的服务目标方面还没有实现。我们要对这些层面的问题进行详细的分析，然后找到针对性的措施进行应对，保障民政档案信息化服务水平的提高。
二、民政档案信息化服务提升的策略探究
为促进民政档案信息化服务水平的提高，就要注重科学措施的实施。笔者结合实际对民政档案信息化服务水平提升的方法进行了探究，在这些方法的应用下，就能对民政档案信息化服务质量的提升起到保障作用。（一）基础设施建设要完善。民政档案信息化服务水平的提高，需要相应的基础设施的支持，所以在这一基础层面要能满足实际要求。民政部门的领导要对民政档案管理的工作有充分的认识，能够和时展的要求相结合，对民政档案事业的发展重要性能得以重视。在档案服务的业务质量层面进行提高也要有相应设备支持，所以在资金的投入上要充足，注重数字化技术以及网络化技术的科学应用，在新的设备应用方面加强培训等。只有在基础设施的建设工作上得到了加强，才能真正有利于档案服务水平的提高。（二）做好宣传工作。在对信息化民政档案服务的加强过程中，对大众媒体要充分的利用，做好宣传工作，将电视以及网络和微信、微博等媒体综合性的应用，加强民政档案服务的重要性宣传工作。在有条件的援助服务开展方面也比较重要，通过加强宣传，就能让档案管理服务人员的责任意识得以强化，在实际工作中提升工作效率。（三）民政档案信息化服务水平的提高，在咨询服务方面要积极的拓宽，在计算机的检索工作目标上要能得以有效实现。档案咨询服务工作的实施，主要是将档案作为依据，然后对个别问题的解答向需求者提供服务的方式，在咨询服务水平的提高方面，就要注重方式的选择。通过QQ以及微信平台或网络平台的应用等，都比较有利。只有在服务水平上得到了提高，才能进一步的加强民政档案信息化的良好发展。（四）民政档案信息化服务水平的提高，要注重相应制度的完善建立。在制度上进行建立就要和实际情况结合，在制度的制定中要充分考虑制度的可行性，以及在信息服务的安全性方面得以保障。注重档案信息的完整性校验以及安全审计和入侵监控等，只有在这些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化档案服务水平的提高。
三、结语
总而言之，民政档案服务水平的提高，要注重信息化技术的科学应用，在信息技术的应用上提高档案服务的水平。面对新的发展环境，民政档案信息化服务的要求会不断提高，相关的领导就要能从多方面详细分析，注重档案信息化服务的精细化，这样才能有助于服务目标的实现，呈现良好的服务品牌。
作者:袁振 单位:洮南市民政局
【参考文献】
[1]苏晓云.创新科技档案服务模式的研究[J].机电兵船档案,2016(04).
科技档案信息化管理的目标要求就是充分利用现有的通信、计算机、数据库等先进技术，在国家、行业以及单位科技档案管理法规制度和标准规范的框架下，用信息化手段来保障和促进科技档案的管理水平，为科技档案资源的形成、收集、整理、保管、开发、利用等提供坚实的基础，科技档案开展信息化管理，重点可以从以下方面进行。
第一，采用信息化手段实现科技档案的自动编目、检索、立卷和标引等工作。对科技档案实施自动编目和自动检索是应用信息化手段管理科技档案的基本要求，其中自动编目是将收集到的科技档案相关信息制成档案机读目录数据库，在不同要求下编制出不同的档案检索工具，包括全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引，充分发挥信息化编目速度快、项目全等优势。自动检索是通过查找档案目录并利用档号、题名、责任者、分类号、关键词等检索标志，迅速、准确地查找出满足要求的档案资料，与手工检索相比，自动检索速度快、线索形式多样，检全率和检准率高，能最大限度地满足利用者要求。计算机自动立卷是计算机以科技档案目录中每份文件的有关存录项为依据将某方面具有共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号等工作，极大地提高了立卷速度和立卷质量，改善了效率。科技档案自动标引是计算机通过对科技档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程，科技档案自动标引能够显著提高工作效率和加快科技档案目录数据库的建设。
第二，采用信息化手段实现科技档案的借阅、统计、编研及保管环境的自动控制。科技档案的借阅管理和统计工作复杂而繁琐，而通过采用信息化手段进行自动借阅管理和统计，对科技档案的利用登记、审批、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，不但能够有效完善科技档案的借阅管理制度，还极大地提高了工作效率。采用信息化手段实现科技档案的借阅管理，重点涉及内容包括以下几个方面：用户的借阅资格验证、借阅情况登记、归还登记和自动统计。通过利用计算机技术，还能够有效实现对科技档案资料的自动编辑处理，不但能够提供对科技档案原文信息的检索和分类，还能够对科技档案资料进行文字编辑处理和排版印刷等工作，实现科技档案资料的自动编研。另外，在科技档案的管理环节中，对档案保管环境的自动控制非常重要，应用计算机技术对档案排架进行自动管理，能够结合科技档案登记数据库的信息，给出档案库房架位的分配图，实现架位的自动分配，为新进科技档案合理分配架位，提高架位的利用率，还可以实现对科技档案保管环境的温、湿度以及防火防盗等进行自动监测和管理。
第三，加强培育科技档案管理的信息化人才。对科技档案实施信息化管理以及使信息化管理模式不断深入的关键是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段进行科技档案管理的主体，也是实现科技档案信息资源增值的主体，更是不断将科技档案管理向信息化方向不断推进的中坚力量，因此需要加强科技档案信息化人才培训，使科技档案管理的信息化活动能顺利开展，并实现可持续发展。
2、结束语
1.工作人员整体水平低当前计划生育工作中档案管理人员普遍存在着文化水平低的问题，很少有高校毕业的大学生在基层从事档案管理工作。这些专业素质不是很高的工作人员在档案信息化的处理上明显不够熟练，相关的专业知识等都不够全面和完善，不能很好的适应新时代的要求，缺乏应有的开拓精神。
2.缺少资金投入在信息化时代的今天，计划生育工作的档案信息化管理少不了一大批硬件设备的支持，然而，当前基层计生单位的资金主要来源于政府的拨款，但是在这些款项中，并没有关于档案信息化管理的专项基金，无法进行应有的硬件改革，导致档案信息化管理缺少必要的工作设备，影响计划生育中档案信息化管理工作的进行。
二、对档案信息化管理提出的建议
1.改变传统的管理模式应该把当今档案管理中存在的分散管理现象进行重新整合，进行集中的管理，这样更加有利于信息的共享和查阅。
2.提升工作人员的整体素质在传统的手工管理档案的时代，相关工作人员只要对档案进行细心的整理再加以保护就够了。而在当今时代，档案信息化要求工作人员必须提高自己的知识水平和整体素质，在新的工作要求之下努力的学习新的操作手法和共享手段，只有这样才能不断的提高和进步，促进计划生育档案管理工作的正常进行。
3.投入资金进行硬件改革档案信息化能否顺利的开展，得益于工作环境中硬件设施是否完善。基层计生部门应该努力向领导提出档案信息化工作中出现的问题，积极申请得到重视和解决，得到应有的硬件设施配备。只有硬件设施得到了完善，才能顺利的开展信息档案的整理工作，才能保证向大众提供更加准确的档案信息服务。
4.重视管理人员的队伍质量档案信息化管理虽然职位不大，但是作用不小。在当今这个科技爆炸的时代，掌同时握信息技术，拥有熟练计算机操作水平，和善于进行档案管理，有着良好的信息处理能力的工作人员，是在时代浪潮下最符合档案管理人员标准的人才。所以，这就要求我们将档案管理人员的培训工作重视起来，将管理上和技术上的只是通通对未来的管理人员进行教授，培养出越来越多的人才，服务于档案信息化管理的领域，为计划生育工作作出长足贡献。
三、结语
【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。
【关键词】医院档案管理信息化
1何为档案的信息化管理
1.1档案信息化管理的内涵
档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。
1.2档案信息化管理的内容
(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。
(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。
(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。
1.3档案信息化管理的条件
一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。
二是要加快医院局域网络的建设。
三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。
四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。
2医院档案信息化管理的重要性及必要性
2.1适应社会发展的需要
现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。
2.2提升档案管理水平的需要
从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。
2.3确保医疗事业可持续发展的需要
档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。
3医院档案信息化管理需要解决的问题
3.1需要大量资金投入
医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
3.2任务繁杂,工作量大
医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。
3.3难以获求满足工作要求的人才
档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。
3.4需要转变传统的服务方式
传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。
4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设
4.1医院档案信息化的问题所在
(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。
(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。
(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。
4.2医院档案信息化的措施
(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。
(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。
(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。
参考文献:
[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).
1.1人事档案管理手段落后目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。
1.2电子档案管理意识淡薄很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。
1.3思想上不重视档案管理工作很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。
1.4信息化管理技术更新较慢目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。
1.5工作人员综合素质有限企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。
2企业人事档案如何实施信息化管理
2.1不断完善电子信息化系统要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。
2.2建立企业人事档案的信息数据库人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。
2.3转变档案管理人员的意识在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。
2.4企业需要加强对档案管理人员的培训企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。
3结语
在城建档案管理工作中，已经较早地开始应用计算机技术，并取得了一定的成绩。信息化在城建档案管理中具有很大的优越性。
1．信息化在城建档案收集、储存以及保护检索等环节的应用。
计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。
2．实现了城建档案信息的系统化管理。
我们组合了多台计算机，形成一个系统，就会有更加强大的功能，计算机系统可以有效管理城建档案馆接收到的档案信息，借助于数据库管理系统软件，接收登记、登录分类账和总目就可以有效完成。因为在文字、声音和图像等信息处理中，计算机具有一系列的优势，可以利用计算机系统来实现档案管理的自动化检索、入库排架等诸多环节。同时，计算机系统多层次、多角度综合分析的运用，将收集到的大量原始数据，更好地服务于利用者，提高工作效率。
二、强化城建档案信息化建设的一些措施
1．强化工作人员的信息化管理理念。
采取一系列的方法和措施，大力宣传相关的法律法规，对其城建档案信息化管理意识进行强化。意识到传统的档案管理模式存在着诸多的漏洞和不足，应用计算机技术，可以有效解决这些问题，能大大地提高工作效率和工作质量。
2．建设标准规范。
只有对相应的管理机制和管理标准进行构建和完善，才能更好地开展城建档案信息化管理工作。因此，要结合具体情况，综合分析，科学制定和落实各项工作规范标准，能够依据标准来更好地分工协作和技术应用。联系起城建档案管理的各项工作，提升城建档案管理的综合效益。规范建设包括多方面的内容，如技术标准、统计标准等。
3．基础设施的建设。
在城建档案信息化建设中，需要借助于相关的基础设施来完成，包括网络系统和数字化设备。通过网络系统的建设，可以共享城建档案信息资源，交换相应的信息。而城建档案的数字化设备则包括数码相机、扫描仪和打印机等，通过利用这些设备，就可以一体化管理城建档案。
4．建设城建档案信息资源。
将一系列先进的信息技术应用于工作实际，可以有效实现城建档案的数字化、网络一体化管理。借助于网络，可以完成城建档案资源的数字化。对于城建档案的管理人员来讲，需要严格监督文件的归档和鉴定，避免归档不及时或者不规范等问题出现。城建档案信息化建设，是一项长期性的工程，而最为基础的工作就是建设城建档案信息资源，它是城建档案信息化建设的基础。因此，就需要构建统一标准，有效实现资源共享，保证利用者对城建档案信息资源的利用。
5．建设应用系统。
应用系统的建设，如城建档案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建档案信息的过程中，需要设计诸多的程序，如报表处理、事务处理、数据查询等。这些城建档案信息的安全性需要得到保证，包括身份安全、利用和储存安全等方面，这样方可更好地进行城建档案信息化建设。在身份安全方面，为了强化城建档案的安全性和保密性，可以将动态口令和身份认证等一系列的形式应用过来。在利用安全方面，可以将防火墙技术和物理隔断技术应用过来。在存储安全方面，则需要在专用服务器上存储城建档案信息，并且专用服务器可以自动备份，每隔一段时期，还需要专门的刻录备份处理。
6．建设一支优秀的人才队伍。
所谓企业科技档案信息化建设，就是指借助计算机、网络和信息技术手段，运用信息化管理理念，对企业科技信息资源进行数字化处理、信息化管理和网络化开发利用。可见，企业科技档案信息化建设的内容主要包括：一是传统档案的数字化处理，即通过扫描、数字化转换等，将以纸质、胶片、录音录像带等载体形式保存的传统档案，转换成以计算机存储设备保存的数字化档案复制件；二是将在计算机等电子设备（包括数码照像机、摄像机、录音机等）直接生成的文字、图表、音像资料等各类电子文件，经过归档形成可以数字化形态保管利用的电子档案；三是数据库建设，即根据企业科技档案的专业性、多样性和成套性等特点，建立不同专业、不同种类、不同用途的科技档案信息数据库；四是计算机网络管理平台建设，包括网络化收集、归档、管理和档案信息资源网络检索、传输、利用；五是标准化建设，即制定和实施统一的技术标准、业务标准和管理规范，实现档案管理的计算机网络系统的有机衔接和科技档案信息资源的交互共享。
二、企业科技档案信息化建设面临的主要问题
随着我国档案信息化建设的全面开展，企业、尤其是大型集团企业的档案信息化建设相继步入实践阶段并取得一定成效。但是，随着档案信息化建设的逐步推进，一些制约企业科技档案信息化建设顺利发展的问题也逐渐显现。
1．档案分类整理基础薄弱
由于大型企业或企业集团的所属部门和下属成员单位较多，各部门、各单位形成的科技档案专业性强、保管分散，加之现有的企业档案分类规则定性不当、部分二级类目设置欠科学等，给企业科技档案的分类整理工作带来很大难度，导致企业普遍存在科技档案分类整理基础薄弱等问题。例如，目前企业档案的分类整理多执行的是1991年7月4日的《工业企业档案分类试行规则》[1]和2008年制定的国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而随着档案信息化建设的发展，现行的分类和整理规则已不适应档案信息化管理的需要，亟待进行修订和完善。
2．缺乏统一的标准和规范
企业科技档案专业性强、形式多样、规格不一，且具有成套性等特点，其管理和数字化处理的业务标准和规范要求应与企业文书档案有所区别。由于我国的科技档案信息化建设总体上还处于起步探索阶段，缺乏统一的技术标准和业务规范[3]，不同企业、不同专业、甚至同一行业内各企业的科技档案信息管理系统异构，数据接口的通用性、兼容性差，不仅导致“信息孤岛”现象的普遍存在，严重制约着科技档案利用效率的提升，同时也加大了企业科技档案管理系统建设和维护的成本。
3．档案信息资源整合不力
据有关调查显示，目前的企业档案信息资源总体上处于分散管理状态，尤其是企业科技档案信息资源建设方面，企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间缺乏有效的科技档案信息资源整合，大量的企业科技档案信息资源处于分散管理状态，游离于信息化管理系统之外，严重制约着企业科技档案信息资源的整合和有效开发利用，直接影响到企业科技档案信息化建设的成效。
4．信息化建设人才极度匮乏
企业科技档案信息化建设有其特殊的人才需求，需要有一批既熟练掌握计算机网络技术、具有信息化管理系统的研发能力，又精通档案业务、通晓本企业科研生产常识的复合型专业技术人才。而目前的现状是，企业档案人员不具备信息化管理系统的研发能力，聘请的计算机网络技术人员又不熟悉科技档案动态管理的系统需求，加之通用的技术标准和规范并不完全适用于企业科技档案信息化建设的特殊情况，很难做到尽善尽美。因此，高素质、复合型人才匮乏已成为制约企业科技档案信息化建设发展的瓶颈。
三、推进企业科技档案信息化建设的措施
针对上述面临的问题，笔者认为应从以下几个方面采取措施，进一步推动企业科技档案信息化建设的发展。
1．加快信息化标准体系建设
信息化标准体系建设不仅是社会信息化科学可持续发展的重要支撑，也是档案信息化建设必不可少的重要保障。为此，国家有关部门应加强信息化标准体系建设。一是在现有的信息化标准规范基础上，加快制定、修订和完善有关信息化建设的标准、规范，加强信息化建设的通用标准体系建设。二是国家档案行政管理部门应会同国家工信、科技、标准管理部门尽快研究制定、修订有关档案信息化建设的各种标准、规范，为档案信息化建设保驾护航；三是各行各业行政管理部门，应根据本行业科技档案的特点，研究制定各类企事业单位科技档案信息化建设的专业标准、规范，使各行各业的档案信息化建设更加有规可依。
2．加强企业科技档案管理基础工作
企业应根据本单位科技档案的构成特点，加强科技档案的基础管理工作，使科技档案管理分类科学、整理有序、归档齐全、检索便利，尤其应遵循企业科技档案形成的特点和规律，注重科技档案成套性、动态性保管及企业CAD电子文件等的归档管理工作[4]，为档案资源信息化管理打下坚实基础。
3．整合信息资源进行科技档案数据库建设
数据库建设是实现档案信息化管理的基础工作。大型企业或企业集团应根据所属部门多、二级单位多和科技档案专业性强的特点，针对科技档案实体管理分散的状况，系统地分类整合企业档案信息资源，加强各专业、各项目相关的科技档案数据库建设，为企业科技档案信息化建设筑牢基础。
4．注重研发企业科技档案信息化管理系统
适用的档案信息化管理系统是企业科技档案信息化建设取得实际成效的根本保障。尽管目前各种企业档案管理系统软件充斥市场，但一些大型企业却很难找到完全适用于本企业科技档案信息化建设特殊需求的软件产品。为此，大型企业集团应在企业信息化建设过程中，注重研发能突出本企业特殊需求、具有个性化功能的科技档案信息化管理系统。由于企业档案管理人员目前还不具备软件改造或自主研发的能力，因此，大型企业有必要凭借自己的实力，与一些知名的软件开发和信息化管理系统研发服务公司合作，借助社会上的专业技术力量，相互合作、自主创新，共同研发、构建能满足本企业信息化建设特殊需求的科技档案信息化管理系统。
1医院档案管理信息化的内涵
医院档案是指医院在建设与发展的过程中，形成的具有保存价值的以文字、图片、声像等为载体的重要信息。它是医院教学、科研、管理、医疗等活动的产物，全面集中反映了医院在不同的历史时期开展的各种活动，是医院发展的重要基础。医院档案管理的信息化主要是指应用信息化技术对医院的档案资源进行管理、保护与利用，从而实现档案管理的信息化。一般情况下，信息化技术包括数据管理系统、网络通信技术等。通过信息化管理，实现医院档案信息的资源共享，切实提高医院档案管理的工作下效率。
2医院档案管理信息化的意义
2.1有利于提高医院档案管理的效率
医院档案具有种类多、数量大的特点。医院档案管理工作是一项繁重、系统的工作。借助计算机进行信息化管理，能够帮助档案管理人员迅速检索目录、统计各种数据。它的速度与效果远远超乎人的意料。并且，这种管理方式大大提高了数据的准确性，减少了人工工作量，缩短了工作时间。同时，通过信息化管理实现信息资源共享，减少了医患矛盾。总之，医院档案管理的信息化能够提高档案管理水平与效率，从而更好地服务于医院的建设与发展。
2.2有利于保护珍贵的档案文件资料
在传统的档案管理中，大多是采用人工手工劳动，进行繁琐的文件归档。这就要花去大量的时间与精力。信息化管理的出现则弥补了这一缺陷，实现了档案资料的分类整理与系统调整。同时避免了档案原件被反复地直接使用、借阅等，造成档案原件的破损，甚至丢失等。比如在医院建设与发展过程中，有一些文字、照片等方面的资料。将这些资料通过信息技术进行电子扫描，以电子档的形式进行保存。这样就可以有效地保护档案文件。特别是对一些珍贵的疑难病例医学档案，可以将原件放在病案室保存，而将电子扫描后的电子档案应用于教研、医疗、科研等各种活动中。
2.3有助于整合与共享档案信息资源
档案信息的系统性、有效性与共享性是档案资源整合的表现。档案信息资源整合的最终目的在于进一步扩大使用范围，实现资源的共享。过去在医院的不同部门、不同科室中，想要随时查阅相关档案有一定的难度。然而自医院档案实行信息化管理之后，整个医院实行统一联网。这就为随时调阅相关档案带来了方便。与档案文件相比，电子档案具有独特的优势：它的应用程度与使用范围更广；可以保证医院各部门、各科室随时按需浏览，提高了档案原件的利用率。同时，还要充分利用互联网，通过网页导航与下拉列表，像各用户介绍档案的利用，最大可能地实现资源共享。
3优化医院档案管理信息化的建议
3.1更新管理观念
医院档案管理信息化是否能够成功运用电子计算机技术，与医院领导与各部门主管的努力参与。其中领导者者的管理观念更新尤为重要。倘若部门的领导脑中都没有信息化的概念，那么档案管理现代化与信息化就成为了一句口头空话。因此，在医院的档案管理上，应该由专门的主管领导，把档案管理的现代化工作列入重要议程。上级档案部门应该开展一些培训活动，鼓励医院相关领导参加，以完善现有领导的知识结构，不断适应时展的需要。同时还要把档案管理的信息化建设作为建设现代医疗系统的重要内容，逐步构建信息平台，促进档案管理效率的提升。
3.2完善基础设施
医院档案管理工作要想取得突破性的进展，就必须有硬件基础设施作为支撑、先进的信息化设备作为基本保障。医疗机构必须投入足够的人力、物力、财力等，配备适应信息化要求的硬件、软件设备。如建立医院的局域网，将图书档案、人事、病案与文书等都纳入其中，形成医院的重要信息中心。从而进一步加强了档案信息的安全性。因此，各个医院都应该根据具体实际情况，积极开发软件功能，尽可能地为医院档案管理的信息化创造各种条件。
3.3培养档案人才
目前医院档案管理人员普遍缺乏专业知识，这严重阻碍了医院档案管理的信息化进程。然而档案管理信息化的技术性与专业性较强，需要采用多种方式、多种途径，把计算机技术融入到档案管理中去。这就要求档案工作人员必须具备扎实的专业知识，娴熟的计算机运用能力。医院应该定期组织档案工作人员进行业务培训或者外出进修，以提高档案工作人员的专业技能与综合素养。只有这样才能提高档案的利用率，满足档案信息化建设的需要。
4结语
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