时间：2023-05-15 16:31:40
导语：在档案管理认知的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1.档案意识薄弱，对档案工作认知不到位。
随着时代的发展，越来越多的人在思想观念、价值取向方面发生了重大的变化，也包括一些档案管理人员，认为档案工作与其他工作在经济、社会地位以及其他方面存在很大差距。由此，正在从事档案工作的档案管理人员的档案意识也随之减弱，主动想要把档案工作做好的意愿不强烈。再加上档案工作的工作量大，重复性强，枯燥烦琐，使得一些档案管理人员产生厌倦情绪，缺乏使命感、责任感，在档案工作方面懒散，档案事业发展易受到严重影响。
2.不思进取，缺乏开拓创新精神。
由于档案工作是一项服务性、条件性很强的工作，许多档案管理人员长期做这项重复性的服务工作时思维容易僵化，认为只要把日常工作做好，不犯什么大错就算完成任务了，殊不知这正是档案事业无法加速发展的巨大阻碍。在这个日新月异的时代里，不能接受新生事物，不抱着主动学习态度的人是会被社会所抛弃的。如果档案管理人员继续处于贪图安逸、不思进取的状态，档案工作将止步不前。
3.缺乏专业知识，对业务不熟悉。
事实上，许多档案单位的档案管理人员并不都是档案专业出身的，也有一部分人在工作之前未曾接触过档案管理方面的知识，而是通过边学习边工作在档案工作中不断摸索。这极易扩大档案管理人员工作的随意性，他们的业务水平比较低，工作的时候经常由着自己的想法去做，比如在整理一些档案时发现有质量问题了会将其随意丢弃，这就容易使档案的一些重要信息泄露。档案管理人员缺乏专业知识并对业务不熟悉这些问题的存在对档案工作来说是极为有害的。
二、针对档案管理人员综合素质所存在问题的对策
1.提高档案管理人员意识，正确认识档案工作。
档案工作人员必须严格遵守《档案法》，做到严格执法，必须牢固树立纪律观念。自觉遵章守纪，注重档案工作的现代化、规范化、标准化，制度化建设。针对许多档案管理人员对档案工作认识不到位、档案意识薄弱的问题，各档案单位应加大档案宣传力度，如举办“档案宣传日”宣传活动，使得档案管理人员甚至更多人都意识到档案的历史价值和凭证价值，了解到档案是与我们每个人息息相关的，以此来增强档案管理人员档案工作的主动性。除此之外，各档案单位还应加大对档案工作方面资金的投入，增加员工的福利与待遇，全面改善档案工作的条件。利用现代化管理手段，将计算机和档案工作紧密结合起来，使得烦琐的档案工作变得轻松，档案管理人员也将因此对档案工作的积极性有进一步的提高。
2.摆脱传统思想的束缚，树立创新意识。
首先，应加快转变档案工作传统管理模式，给予更多档案管理人员提出自己意见的机会，通过多种途径。例如，可在档案馆（室）设置意见箱，让更多档案管理人员大胆提出自己的想法。其次，制定关于创新方面的奖励制度，在档案馆（室）内展开创新方面的竞争，对于优秀的创新型人才给予奖励。最后，通过招聘方式，吸纳更多创新型人才，给档案单位注入新的血液，打破固有思维定式，使档案管理人员在工作时更具活力。
3.引导档案管理人员自主学习，强化知识技能。
面对许多档案管理人员专业知识匮乏的情况，高层管理者应起到一个带头的作用，一是树立终身学习的理念。引导档案管理人员自主学习专业知识，营造一个良好的学习氛围，更新档案管理人员的知识结构，逐步提高其专业素质。二是努力提高业务行为。档案工作者要努力使自己具备法律知识、专业理论知哲学理论知识和现代管理知识。使其更好地为大众服务，以便迎接新的挑战，还要对档案管理人员进行继续教育培训，提高档案管理人员的知识水平和业务能力，建立与素质教育发展相适应的档案工作教育体系，提高大干业务工作的效率。三是提高服务质量。档案人员要提高档案的查考利用价值，消除落后的思想观念，树立积极向上的工作态度，乐于奉献，积极主动为相应的利用者提供翔实的档案资料。
三、总结
关键词：公务员；人事档案；知情权
一、公务员人事档案知情权现状概述
从现状来看，我国公务员人事档案管理制度已经较为成熟，并形成了一个相对健全的体系，但在公务员人事档案知情权方面却存在一定缺失。相关法律着重强调了公务员人事档案的高度保密性及利用的特定性，但在知情权方面却缺乏可行的操作细则。之所以会出现公务员人事档案知情权保障缺失，与很多因素相关[1]。一方面，部分档案管理部门领导对档案工作认知程度不够，仅将档案管理视为单纯性的保管工作，对档案管理并不重视，使得相关制度无法落实到位，导致档案管理紊乱。另一方面，档案涉及内容较多，包括个人隐私、不同群体利益、知识专利等，由于要保护这些知识成果、个人隐私，维护社会稳定，因此，人事档案当中的部分内容并不对外开放，一定程度上限制了知情权。
二、公务员人事档案知情权缺失所引发的问题分析
公务员人事档案知情权的缺失，必然会引发一些问题，主要表现为以下几个方面[2]：（1）公务员的合法权益无法得到充分保障。对于公务员而言，相关人事档案是考察、评价公务员的重要依据，与公务员的个人利益存在密切关联。由于人事档案知情权的缺失，导致当事人无法清晰掌握自身档案的实际管理情况，若出现人事档案延迟转移，而当事人无法及时确认，会对当事人的合法权益带来较大影响。（2）会对档案的完整性及真实性产生影响。真实性与完整性是公务员人事档案知情权的基础。如果无法完全提取人事档案信息，公务员本身也就无法全面、清晰地掌握人事档案的实际情况，其知情权必然会受到影响。人事档案涉及内容较多，涉及范围较广，并且不同公务员的档案材料产生的时间存在差异性。因此，在公务员人事档案资料整理过程中，容易出现信息错漏的情况。一旦当事人缺乏知情权，便无法及时发现并纠正错漏信息。同时，公务员自身也失去了自我管理档案的能力，无法及时更新档案信息，这必然会影响到档案的真实性与完整性。（3）会影响人事档案的利用率。人事档案知情权的缺失，也就意味着档案相对人无法充分利用档案信息内容，会降低人事档案的利用率，并造成人事档案利用需求单调化，制约人事档案的发展。
三、加强公务员人事档案知情权保障的相关建议
（一）加强配套制度建设
从社会发展形势来看，过去制定的部分档案制度内容已经表现出滞后性，无法满足当前政治体制及经济发展形势的需求，应及时进行修正。在相关法律法规当中应该增加人事档案知情权细则。一方面，要明确人事档案知情权的范围。对于人事档案当中的大部分内容及档案利用情况应该作为公开信息内容，供档案相对人查阅。对于少部分隐私性较强的档案材料则要保密，不授予本人查阅权力。若存在特殊需求如岗位信息核实、录用标准核实等，在进行他人档案信息查阅过程中，要根据相关程序及规定规范操作，以保护档案相对人的隐私权及保密权，使之与知情权维持平衡。另一方面，要明确相关监督部门的职责。档案行政部门要对档案中心相关工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并加以纠正。与档案中心存在业务来往的行政机关人员在档案对接时，一旦发现问题可及时向档案行政部门汇报。若发现档案管理过程中存在严重违规、违纪行为，可向纪检机关直接反映，由纪检机关调查处理。
（二）充分应用先进档案管理技术
除了要重视档案管理制度建设外，还要重视档案管理技术建设，进一步提升档案管理的效率。结合人事档案利用相关要求，加强人事档案信息系统开发，构建出一个统一化、标准化的人事档案信息管理平台。对于限制性开放的人事档案信息内容，通过信息系统赋予权限，限制用户访问，以此来实现档案信息分级别管理[3]。同时，要做好人事档案电子信息存储工作，通过更新硬件设备、计算机存储技术，保证人事档案信息的安全性，避免出现人事档案电子信息丢失、损坏等现象。另外，利用人事档案信息系统能够完整地记录人事档案查阅、调用行为，出现违规行为后，可进行事后问责，保证了制度的执行力。
（三）增强人事档案知情权保障意识
要加强公务员人事档案知情权保障，必然要增强人事档案知情权保障意识。政府及相关管理部门要加强人事档案知情权保障宣传工作，让单位、组织、个人意识到人事档案知情权的重要性。同时，要转变传统档案管理思维，树立立档为民的管理理念。在平衡档案信息开放与保密的同时，还要兼顾到个人利益与公共利益之间的关系。通过推动档案信息公开化，让公务员能够充分行使自身知情权，使其合法权益得到妥善保护。
四、结语
充分落实公务员人事档案知情权，对于促进我国档案行政管理体制改革具有重要的意义。通过完善制度建设、更新档案信息管理技术、增强人事档案知情权保障意识，能使人事档案相对人的知情权得到切实保障，以维护其合法权益。
参考文献
[1]张家英.人事档案利用的困境与突破[J].档案学研究,2012（02）:31-34.
[2]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010（02）:57-58.
摘 要：档案管理是医院管理工作的重要组成部分，如何加快步伐为医院的发展提供迅速、准确的信息服务是档案管理人员面临的一个关键问题。随着现代信息技术的快速发展，对档案管理人员的综合素质提出了新的要求，档案管理人员自身建设也成为了主要课题。本文总结了当前医院档案管理人员的素质现状，归纳了档案管理人员应具备的基本素质要求，并提出了增强档案管理人员素质的主要途径。
关键词：档案管理 档案管理人员 综合素质 信息化
医院档案是医院的宝贵财富，能为医院领导的决策提供重要的支持，既是学科建设和医疗、科研的管理依据，也是资源配置、基建的信息资料。档案管理人员是档案工作的主导因素，档案管理人员的综合素质决定了档案工作的质量。随着现代科学技术的发展，新时代对医院档案管理人员的综合素质提出了更新、更高的要求。
一、档案管理人员的素质现状
1.思想陈旧，观念落后
由于档案管理部门长期处在封闭和局限的空间中，一些档案管理人员对档案工作岗位的价值缺乏认知，再加上个别人乐于攀比，造成心理失衡、思想懈怠、不思进取，奉献意识和敬业精神淡薄，不能把档案工作作为一项事业来做，使命感、责任感和服务意识有待增强。
2. 缺乏较全面的专业理论知识
一些工作人员仅停留在现有的专业知识，有些对有关档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识较为淡薄。专业知识老化、知识面狭窄、知识结构已远远不能适应新时代档案工作的要求。由于接受相关学科的新知识热情不够，极大地影响了工作人员自身素质的提高。
3.计算机运用能力薄弱
档案信息化离不开计算机的应用，档案管理人员仅满足计算机的基础应用，对运用计算机新技术实现档案数据库管理及网络维护等能力比较薄弱。如果档案管理人员还不能尽快地适应计算机信息化的环境，不仅影响自身综合素质，也不能创造性地实现档案现代化管理。
4.档案工作长期被边缘化
档案工作的实际地位没有得到应有的重视，单位在预算安排中，对档案管理经费投入较少，档案工作长期被边缘化。在实际工作中，档案管理的成效没有得到充分的肯定，档案管理人员的能力没有得到充分认可，档案自身价值没有得到充分体现。
二、档案管理人员应具备的基本素质
1.要有一定的创新精神，包括以下几个方面：一是档案管理理念的创新。档案工作从过去的封闭管理到今天的开放利用有了质的变化，新的形势下，档案事业要实现科学发展，必须坚决破除安于现状、封闭自守的思想，树立档案工作与时俱进的理念，开辟档案管理新途径。二是档案专业知识的更新。计算机技术的发展带来了许多崭新的档案形式和档案课题，档案管理人员要强化知识更新的主动性和自觉性，在工作中掌握新的知识。事实证明，隐性的知识是在专业实践中产生的。档案管理人员在新知识的了解过程中，应主动发现问题、解决问题、大胆创新，使自身素|和知识得到充实和完善，从而提高内在的动力。三是档案服务观念的更新。档案管理人员要更新服务观念，强化主动服务意识，将被动的服务变为更有效的主动服务。
2.要具备专业知识和熟练的业务技能。较高的档案专业水平是知识、技能和综合素质的总和，是档案理论和现代化技术相结合的体现。档案管理人员只有具备了较高的业务水平，利用掌握的档案管理技巧，对档案的信息进行分析、研究，进而采取现代化管理技术对档案进行加工和处理，才能创新档案管理的方式与方法，体现出较高的档案专业水平和管理能力。
3.要有掌握运用新技术的能力。档案的载体和形式越来越多样化，已从过去以实物为载体转为以电子文件为载体。因此，合格的档案管理人员应努力掌握相应的计算机科学知识以及信息管理能力，利用计算机信息化实现档案数字化管理、网络化管理，从而适应新时代医院发展的需求。
三、提高档案管理人员综合素质的途径
1.培养良好的政治思想素质和爱岗敬业精神
良好的政治素质是档案管理人员的内在要求，也是爱岗敬业的基础。档案管理人员必须具备较高的政治觉悟水平，认真学习《档案法》等有关法律和政策，热爱档案专业，作风严谨，坚持专业道德准则，始终以强烈的事业心、高度的责任感、良好的服务意识和法律意识，把新时期档案管理工作做好。
2.树立档案管理出效益的理念
档案工作并不是体现在直接经济效益中，而是包含在医院整体成果中，档案管理人员应树立档案管理工作也能出效益的观念。档案管理人员应建立与各科室联系，加强协调能力和沟通能力，充分挖掘档案资源的利用价值，释放档案能量，更好地为医疗、教学、科研服务。从而改变对档案管理部门的认识，并将其置于与医院其他科室同等重要的地位，使自己的工作成绩得到充分肯定。
3.优化知识结构、优化个人技能
档案管理人员知识结构和个人技能的优化，是档案管理现代化的要求。在职培训和继续教育是提高档案管理人员知识和档案管理技术的重要形式，档案管理人员要定期参加档案专业知识、网络技术、数据库技术、缩印、录像、照相等多媒体技术培训，定期到其他单位学习、进修、交流。
4.加强档案工作绩效考核
为了进一步提高档案管理人员的工作效率和工作质量，激发工作热情，档案管理部门应科学、合理地制定绩效考核内容，将档案工作目标任务以及年度重点工作纳入考核范围，将年度考核和日常考核结合起来，强化日常考核，并将考核结果作为档案管理人员评先评优的重要依据。
结语：
新时代的档案管理工作面临着新挑战，也对档案管理人员提出新的素质要求。信息化促使档案管理人员必须全面提高自身专业知识、业务能力和综合素质，档案管理人员只有提升自身的素质，才能适应现代化档案管理发展的需要，才能更好地为医院建设服务。
参考文献：
[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理人员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育， 2010，8（12）： 156-157.
[2]纪少玲.浅谈如何提高学校档案管理人员综合素质[J].黑龙江科技信息， 2010（23）： 94.
1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
一、提高档案管理人员的管理意识
（一）传统固有思想仍然存在。目前我国存在着数量庞大的档案管理人员队伍，其中不少人仍固守着传统的思想观念、业务知识，有相当一部分档案管理人员对于档案的管理意识仍表现出较为淡漠的态度，再加上，认为档案是一门很简单、很普通的工作，不需要什么专业的知识、技术，只是帮忙收集整理、归档，基本上有读点书的都可以做到，所以也无须培养什么档案管理人才。不懂得现代高新管理技术，难以适应新形势下档案工作的发展，极大制约着档案管理的创新与发展。因此，我们要把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案管理工作的各项规章制度，加大投入力度，关心爱护档案工作人员，切实解决实际困难，改善工作环境，提高工资待遇。
（二）提高档案管理人员的管理意识。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，通过专业培训、继续教育等方式及时更新工作人员的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。档案管理人员必须有自我觉醒的认识，应积极培养自身工作的专业素质和职业态度，深入挖掘档案管理工作的意义所在，这样才能进一步端正自身的工作态度，提高自身对档案的管理意识，促进自己积极主动地去学习和研究档案的相关管理知识和技术，进一步进行改革与创新。
二、提高档案管理人员的服务意识
（一）应积极倡导档案管理人员的职业道德修养。首先，对档案工作者进行和谐社会的思想教育。培育和谐文化精神和道德规范，引导人们在认识处理人与人之间、人与社会之间、人与自然之间关系时，以“和”为贵，实现人与社会和自然三者能和睦相处，协调发展。这既是新时期党和国家的思想政治体现，也是伦理道德规范要求，我们就应以此道德规范标准作不懈的努力，加强修养，从而使档案人员全面发展的价值取向得以实现。其次，培养爱岗敬业精神。档案资料管理人员担负着收集、整理、传递科学信息的任务，是一项辛苦、繁琐、枯燥、极其平凡的工作，只有做到爱岗敬业，才能以高度的事业心和责任感学习新知识、掌握新技能，与时俱进，不断创新，使档案的文献信息资源得到充分的开发和利用。
（二）提高档案管理人员强化服务意识。档案资料管理工作的服务性将永远是最重要的属性，是管理人员职业道德的组成部分。全心全意为群众服务，是档案资料管理人员的职责，因此档案资料管理人员必须尊重读者、理解读者、方便读者，文明服务，最大限度地满足读者对档案资料信息的需求。相信这样必能对图书档案管理人员起到潜移默化的影响，让他们知道，他们的工作的意义不仅仅在于只是一份工作，或只是个人问题，让图书档案管理人员明白，他们的职业道德修养及服务意识是关系到全局的、关系到全单位，他们的工作并不是谁都可以替代的。
三、重点提升档案人员专业素质和创新能力
（一）提高档案管理人员专业素质。首先，不断提高专业水平。业务能力是从事档案资料管理工作所要具备的基本素质。精深的专业知识、熟练的专业技能是做好档案资料管理工作的先决条件，也是每个档案资料管理人员应该具备的职业道德。档案管理人员必须虚心学习，刻苦钻研，在实践中不断充实、提高自己，完善自己，才能不断提升档案管理工作的质量和水平。其次，对档案管理人员经常进行专业对路的技能培训。我们要严格考核，并实行公开招聘，公平竞争，优胜劣汰，则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。
（二）提高档案管理人员创新能力。首先，档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。其次，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位。部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围，引导档案管理人员的思想行为。第三，应从相关制度上进行改革，并将档案管理人员的工作列入考核范围，从而避免部分档案管理人员管理态度的懈怠及意识上的淡薄。第苏，作为领导或部门领导应对档案管理人员给予更多的重视，提高档案管理人员的工作地位，为他们提供更多的学习和培养机会，使之能更充分地认识自身工作的重要意义。
关键词：人事 高校人事档案有效管理
所谓人事制度，主要是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。当年国家人事部提出“人事”是人事管理改革的一项举措，也是为了适应社会发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。目前，许多高校正逐步建立起以人事关系和人事档案管理为主的人事机制，但在执行程中存在一些诸如机构与被高校间职责不清，相关的配套措施及管理不完善等问题，在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的发展，这是高校人事档案管理工作需要思考的话题。
一、人事制下的高校人事档案管理内涵
人事制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题；是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事制度，也是高校制度改革的一项重要内容。
代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等；学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等；专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等；社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等；教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等；安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案；派类：各类任命、出国访问、代表登记等等；它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。
代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真；在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续；又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。
二、人事制下的高校人事档案管理现状
近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理；另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租聘者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事机构管理，但的人事档案在管理存在不少问题。
1．机构与高校管理职责不清
制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误；如机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据；同时，档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。
2．代管的人事档案内容不齐全
人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的档案内容的补充和收集较缓慢，如人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用；又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等；还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能；还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。
3．代管的人事档案材料不连续
高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够。
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4．代管的人事档案查阅不方便
高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅；或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。中国
三、人事制下的高校人事档案管理对策
档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台,营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。
1．优化人事档案的服务环境
为促进人事制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化人事档案管理的服务环境。
2．规范人事档案的管理程序
高校与机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合机构做好档案材料的收集工作，机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等,建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。
3．做好人事档案的收集整理
全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关；机构与用人单位要注意沟通信息，方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促；及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。
4．拓展高校档案部门的管理功能
高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站；因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门；在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校的人事档案情况；在人事档案材料产生后，档案部门对方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。
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5．建立代管人事档案信息管理体系
机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性；强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。中国
在人事制度下，高校人事档案工作面临新的机遇和挑战，需要尽快形成与其相适应的人事档案管理的模式，明确职责、规范管理，发挥人事档案制度的优势，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。
参考文献：
1 张晓黎．高等学校实施人事制度的思考[j]．科技情报，2008（3）
2 蔡颖．论网络环境下高校教工人事档案管理[m]．源于实践 服务全局，中国档案出版社，2008.8
1.1人事档案收集工作力度过弱
与档案收集相关工作有关的各项规章制度并不完善，各个人事档案收集管理工作的相关从业人员对于档案的收集工作不关心，对于规定的收集日期不重视，只能做到被动的接收档案。对于所接收的档案中所拥有的相关资料是否全面不在意，往往会造成在需要用到档案相关材料时干着急。并且对于档案中所拥有材料的真实性和准确性考证不够严谨，人事档案的作用就是客观真实的记载本人的工作历程及个人发展情况，其真实性和唯一性是不容置疑的。
1.2人事档案管理的信息化进程落后
在科技进步，互联网技术发展迅速的21世纪，人事档案信息管理系统已经在我们的生活中得到了普遍的应用，但是某些事业单位的员工在人事档案信息管理已经实行信息化，已经将人员信息、档案资料在计算机上录入过的前提下，还是使用落后的手工操作执行资料的抽调，档案的阅读等，没有使档案管理员同等地适应档案管理相关工作信息化，既不利于档案的长期有效保管也对工作人员的工作效率有较大影响。
2、解决事业单位人事档案管理问题的相关策略
2.1改善工作环境
目前我国事业单位对于人事档案的管理并没有使用专职的档案人员，而是由其他职位的干部进行兼职管理，使人事档案管理工作过于随意。对于人事档案的整理、核对和鉴别工作总是要出事之后才想起来要做，想要改变这种情况，就需要使领导认识到档案管理工作的重要性，获取领导对于档案管理工作的支持，增加对于档案管理工作的投入资金量，补充完善档案管理工作所需的办公条件及基础设施，例如对于档案的保存要建立专门的档案保存库并严格按照要求使用防火防潮材料进行建造，注意档案物品的安全，设立独立的库房、档案阅读室及工作人员办公室，改善档案管理人员的办公条件，以此激励各位工作人员更加用心的完成对档案的日常核对跟维护工作。
2.2健全工作制度
事业单位人事部门要根据自身实际情况，宣讲《档案法》的相关规定，让档案管理人员知法守法，使档案管理工作也能实现依法管理，发展出一套程序化、规范化及标准化的管理体系；另外档案工作与其他部门也有着十分密切的联系，所以与其他部门相结合，在人事部门的领导下共同完成人事档案的相关管理工作是改善人事档案管理制度现状的有效方法。并且档案管理工作是一项十分琐碎的工作，想要保障工作过程中不出错，就需要有严格的制度来对相关流程进行规范。在制度制定的过程中，需要结合本公司人事管理部门以及当前社会对于档案的需求，完善各项制度，使管理制度在制定得出后更具可行性并且能够为人事档案相关工作人员所接纳。
2.3提高人员素质
事业单位的人事档案管理工作需要相关工作人员遵循此工作的业务性、保密性、和政策性。在人事制度改革的顺利进行及各项工作的深入展开，当前的档案管理工作对于从业人员的综合素质有了更高的要求。首先是档案管理人员的个人品质问题，档案管理工作性质特殊，需要相关人员作风正派、责任心强、兢兢业业、保守秘密、踏实进取。而且档案管理人员还应做到在工作过程中不断完善自己，人事部的主管部门也应当极强对从业人员的相关知识培训，使档案管理工作不断进步。
2.4建设发展信息化
信息化是未来社会发展的趋势，实行信息化管理对档案管理工作也带来了新的问题。完成档案管理的信息化使档案管理工作能够服务于人事制度的改革与发展。人事档案是人才信息的储存库，合理利用库存信息，发挥这些信息的最大作用，就需要我们能够运用先进的信息化技术，以及创新的管理模式，提升人事档案管理工作的时效性。想要提高人事档案管理相关工作的工作效率，就需要实现人事档案的信息化管理，让纸质档案与电子档案各司其职，根据不同的需要发挥不同的作用。
3、结束语
一、遵循管理原则，强化管理意识
对于干部人事档案，必须要遵循最基本的管理原则。首先，有关其信息记录必须是真实准确的。应该杜绝“伪造型”档案、“无据型”档案、“隐瞒型”档案等的产生，即对于一些无中生有、胡乱捏造和故意隐瞒不利信息的行为做到及时发现并强烈制止。在管理过程中，我们总是会发现一些年龄、学历与实际不符的情况，一些干部人员为了自身利益，想要加薪或升职等，便故意对档案进行涂改，弄虚作假，严重违背了档案真实性这一原则，大大影响了对其综合能力的正确判断，使得学校在选拨干部时进度迟缓，造成一定的阻碍。同时，档案应遵循准确性这一原则，确保其可靠性，增强其权威力，使得管理人员、干部人员都能更好地规范自身行为，有效减少弄虚作假的情况发生。所以，在档案进行归档的全过程中，都必须做好监督检查工作。在收集档案材料时，要依照基本原则，进行认真核实，做好事先调查，确保信息无误。在材料整合管理时，应该选派专业化的管理人员，尽量避免干部人员与档案进行直接接触。只有立足于基本原则，才能为后续工作奠定良好的基础。此外，管理思想必须做到及时更新，这就要求管理人员的思想素质必须得以提高，只有从思想上得以改变，才能使管理工作更加科学高效。高职院校应该适时地开展一些管理知识讲座，强化管理人员的管理意识，提高他们的专业水平。同时，要开展思想道德教育工作，让管理人员明确人事档案管理的重要性，提高他们对这一工作的自豪感，使工作人员提高工作热情，还可以适当开展一些校内团体活动，培养他们的团结协作能力，使其在工作中能够更加高效地配合，从而加快工作进度，加强管理人员的综合素质，从而提高管理和利用人事档案的效率。
二、做好保密工作，确定开放界限
在一定范围内，人事档案要做到及时开放，以便更好地发挥作用，同时要做好保密工作，它们二者之间相互矛盾，却又互相统一。就管理人员来说，对于人事档案的开放界限，要异常明确，对其开放范围要做到全面掌握。通常情况下，其开放界限主要由利用对象和利用目的决定。比如，对党政领导而言，开放界限可以适度放宽，而对非党政领导，就要严格控制其界限；对于业务管理部门可以适度放宽，对其他人员要从严；对于已经形成文件材料的单位或者是个体，可以依据实际情况考虑加宽开放范围，反之要严格对待。就开放方面来说，要从实际情况出发，做到明确划分，从而使档案管理工作更加有计划性和组织性。在保密方面，可以制定相关的管理制度，从而加强其管理。应制定一套完整的查阅制度，将查阅过程中应该遵循的各项细则及时归入到制度当中去，从而使查阅流程更加规范。比如，档案利用者要对某一档案进行查阅时，必须要出示相关的证件证明，与此同时还要将查阅内容加以告知，对于未经同意的材料，不可以随意摘抄和复制。此外，对于工作人员，应该制定岗位责任制，把档案管理职责落实到每一个人的身上。严格规范工作人员的行为，强化他们的责任意识，对于档案材料中可以公布的和不能公布的，要做到严格区分，对于能看的和不能看的要做到正确衡量，努力保证档案的机密性，将奖惩制度归到岗位责任制中去，对于的工作人员要做到及时惩处，对于使机密受损的工作人员，也要有相应的处理，从而提高制度的严肃性，使全体工作人员在制度的约束下能够更加尽心尽责，提高法律意识和责任感。
三、提升服务质量，扩大利用空间
管理档案归根结底是对其包含的信息加以利用，从而更好地为学校、为社会服务，所以应该对其原有的服务范围进行扩充，从而提高服务质量，使人事档案的利用率得以提高。首先，在服务目标的确定上，应该以为高职院校改革服务为终极目标。其次，在建立档案的信息库时，要把“干档”软件规定的档案内容详细录入相应数据库外，还应该依据不同的档案内容对纸质档案进行整理分类，使利用者无论是在提取电子信息或查阅纸质档案时更加方便。最后，应根据实际情况扩大服务的范围，具体包括服务领域、服务对象等等，使人事档案能够被更多的人利用，提高档案的利用率，同时对于不同阶段的服务情况，都要做好相应的记录，从而使档案评估工作更加客观，在之后的干部人事任免中，能够做到更加公平公正。另外，管理人员在提供档案服务的同时，要学会将“死”的档案信息转化为“活”的内容，即充分发挥服务的灵活性，可以通过引伸的方法对档案信息进行深度挖掘，从而使利用者在提取档案时可以了解档案中隐藏的其他有价值信息。服务应谦和、友善、有耐心，严格规范每一个步骤和每一个环节，最大程度地提高档案的服务质量，使档案资源能够被充分利用。
四、利用计算机网络技术，实现信息化管理
[关键词]高职院校 档案管理 人员素质
[中图分类号] G715 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）19-0151-02
我国高职教育的发展历史较短，但其发展速度却异常迅猛。近年来随着高校的扩招，高职院校的数量和在校生数量已经占据了高等教育的很大比例。随着多数高职院校规模的迅速扩大，其档案管理建设与发展的重要性日益凸显。
高职院校档案管理是指高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它对高职院校的教育、科研和教学改革全过程进行了原始的记录。做好档案的基础工作，档案管理人员的工作素养是关键。在当今，科技比较发达，如何提高档案管理工作人员的综合素质，是高职院校顺利开展档案管理工作的关键，也是高职院校开展其他各项工作的基础之一。
一、高职院校档案管理人员素质现状
（一）缺少专业人才
高职院校档案管理人员多数是转岗或临聘人员，都属半路出家，缺乏专业系统的档案管理知识，甚至出现档案管理人员对档案管理的内容和要求是什么都不清楚的状况。计算机技术和外语知识更是匮乏，管理水平低下，无法运用现代化设备提供基本服务，更谈不上对档案进行高层次的研究和开发。这大大地阻碍了高职院校档案信息标准化、规范化、现代化建设的发展，导致档案信息的利用价值较低，发挥不了应有的作用。
（二）法律意识薄弱
档案管理工作的政策性很强，高职院校也不例外。档案管理人员应具备强烈的依法办事意识，并严格按照国家《档案法》的规定，对高职院校的档案进行开发、利用。目前，高职院校的档案管理人员理论水平、思想觉悟普遍不高、鉴别档案的能力有限、工作责任心不强，这些因素直接影响了档案工作的顺利开展。部分档案管理人员档案意识、法制观念淡薄，依法行档、依法办事的自觉性不强，没有把依法行档工作落到实处，影响了档案管理事业的发展。
（三） 工作权责模糊
目前，受人员编制、经费等多方面限制，高职院校通常会安排档案管理员同时身兼数职，由于工作业务繁杂，很少有机会参加系统的档案业务学习和培训，在这种工作方式的影响下，学校档案管理人员的整体素质很难提高。
（四） 知识结构单一
在日常办公日趋信息化的大趋势下，高职院校档案管理人员的知识也应该与时俱进，加速更新。然而，目前许多档案管理人员还难以适应新时期档案管理工作的要求，即使能熟练掌握自身专业知识，但档案知识陈旧且自身知识结构单一，无法更好地发挥运用档案的实际功能。对一些新兴的自动化设备，如计算机的掌握也只是简单的文字录入，或者虽能进行简单的程序编制却无法熟练运用于工作实践中。这从根本上制约了档案管理工作的可持续发展。
（五）档案意识欠缺
大多数高职院校在建校初期大力开拓基础硬件设施的建设，注重领导干部队伍、师资队伍及其他方面的建设，而在档案管理工作方面的建设相对滞后。甚至有部分高职院校没有将档案管理建设工作提到相应的高度，未意识到档案管理对学校发展的重要性，或未设置与学校发展、学校规模相应的档案管理部门，档案管理工作长期被忽视，得不到上级档案管理部门的肯定，直接导致了工作人员潜意识里档案意识的欠缺，对档案管理工作的重要性没有正确的认识。
二、提高高职院校档案工作管理人员综合素养的建议
（一）加强领导重视，健全档案制度
中国的管理大多情况下是靠红头文件和领导讲话来推行的，没有红头文件和领导讲话，似乎制度难以落实，人治的色彩比较明显，即使在高职院校亦不能免俗。因此，要提高高职院校档案管理人员的素质，领导的重视不可或缺。
首先，设置档案管理部门，明确分管档案管理工作的领导。各层领导要充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，依据本校档案管理发展情况，建立档案管理部门，设立负责档案工作的领导岗。把档案工作纳入学校整体发展议程，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展，促进学校进行深入有效的综合管理。其次，制定适合高职院校档案自身发展的管理制度。根据高等学校档案管理办法和上级有关档案工作规定，制定适合本校档案管理工作的规章制度，使本校的档案管理工作有章可循、有法可依。由于大多数高职院校建校历史较短，学校除了要组织档案管理人员进行档案学习、培训外，还需要对在校的教职工、学生积极进行《档案法》的宣传，以增强其法律意识。再次，档案工作者应就自身工作的要求，把握有利时机，平时主动向主管领导汇报关于档案工作方面的法律法规、方针政策，建言献策，加深主管领导对档案工作的认识和了解。在工作中遇到急需解决的问题，要善于总结工作中的经验教训，及时向主管领导请示汇报，加强其对档案工作的感性认识，及时解决工作中的实际问题。
（二）加大资金投入，提升管理技术
目前，许多高职院校对档案管理人力物力的投入，往往滞后于其他处室的建设。而基础建设都离不开资金的投入，因此，高职院校在制定年度预算时，不仅要列出专项经费，保证档案管理的基础建设，还应加大档案管理信息化的资金投入，以适应时展要求。
1.保证档案管理基础性建设的经费。就档案库房建设而言，应配备报警、灭火装置，配备防盗门窗、避光窗帘、防虫药物、温湿度控制设备等设施，落实“防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温、防高湿”等七防措施。就档案管理设备而言，要有足够的符合要求的存放档案资料的柜架。配备现代化管理设备及档案管理软件，如计算机、扫描仪、数码摄像机、专用录入设备、打印机等设备，为档案管理工作提供良好的物质基础。
2.提高档案工作人员管理水平。档案员管理水平的高低，决定了现代化设备的利用率的高低。因此，高职院校一方面要注意引进档案管理工作的专业人才；另一方面，在根据自身财务状况，加大对档案管理现代化设备的投入的同时，还要持续投入资金培养一批能够充分运用这些设备的工作人员，使其不仅能进行简单的档案文字录入工作，更能根据高职院校档案管理的规定，利用网络进行文件材料的整理、编排、研究，甚至编制一些适合档案开发需要的检索工具，以适应新时期档案管理工作的要求，提高档案管理工作效益。
3.积极参与评估工作，以评促建、以评促进。高职教育的发展历史较短，未进行档案目标管理升级考评的高职院校，应以档案目标管理评估为契机，以评估促进档案基础业务建设与科学管理整体水平的提高；对已获得档案目标管理工作的院校，应以复评为契机，针对档案工作取得的成绩，存在的问题和困难，及时做好档案目标管理复评工作，随时做好上级主管部门的不定时抽检工作。以评估为动力，不断规范档案管理工作。
4.注重自我学习，提高自身素质。知识经济时代，社会对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员要想不被时代所淘汰，必须增强学习的自觉性和紧迫感，尤其是要注重专业知识的学习和更新。同时还要努力提高自身综合素质，做到一专多能。
一方面，不断更新专业知识，树立终身学习的意识。目前，高职院校档案管理办公自动化日益普及，这要求档案管理人员必须熟悉和掌握相关的现代化技术知识，不断学习更新自己所掌握的专业知识，并把终身学习作为一种必然选择，拓宽视野，了解相关工作领域的现状和发展动态，实现从单一专业型人才向多样复合型人才的转变。
另一方面，全面提高综合素质，强化档案服务意识。档案管理学是一项综合性学科，它的学科性质要求从业人员不仅要及时熟练掌握专业知识，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报学、计算机等相关学科知识。从事科技档案的人员还需要掌握一些识图、制图、工程、建筑学的知识。此外，档案管理人员还必须具备全心全意为教学、科研、管理等各项工作服务的思想，更好地发挥档案管理在学校建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。
综上所述，在信息时代，社会对高职院校档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事这项工作不仅要有极大的耐心、责任心，还要不断更新自身知识结构，提高自身综合素质，认真做好高职院校档案管理工作，为学校的可持续发展提供重要的保障。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号[Z].2008.8.
[2] 贺丽娜.论高职院校档案工作人员应具备的素质[J].辽宁高职学报，2001（12）.
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