时间：2023-05-15 16:31:57
导语：在档案管理的分类方法的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。
关键词：档案管理 现代化 基础 做起
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01
随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。
一、高校档案管理基础工作情况现状
从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。
二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。
四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。
五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。
一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。
三要分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“人员编制档案”可用计算机程序将人名、地址、时间、用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4.统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5.规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率
主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。
文献标识码：A
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
随着中国改革开放，加速了中国的经济发展，档案不仅要具有一定的社会效益，更要体现出对国民经济发展的重要性。而对财政档案实施现代化的管理，不仅是为了提升财政档案的工作水平，也是为了跟紧现代化社会的脚步，在不影响正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使财政档案工作真正达到高效率、高水平、高质量的状态。
1 档案现代化管理的重要性
随着信息数字化逐渐普及，信息已经不再是单纯存在于纸张上的文字，而是以一种更加简洁的数据形式存在。?@一改革对各个行业都有很深远的影响，而档案作为一种基础的信息存在方式，在大环境影响下也应该作出相应的改变。财政档案作为帮助企业记录财政活动的重要凭据，在传统的管理工作中已经出现了许多的问题，比如大量的信息导致档案分类工作量过大，传统的记录方法致使工作时间过长，收录过程较困难等。但如果将计算机技术运用到档案管理工作中，把档案信息的收集、整理以及分类都与电子办公相结合，就会使整个档案工作变得轻松得多，也会变得更加高效。但与此同时，就需要提高档案管理人员对现代化电子设备的掌握程度，以及熟练程度。
2 当今财政档案管理中的问题
近年来，为了迎合国家的发展以及现在的盛行创新意识，财政档案的工作也需要进行创新，想要创新首要的工作应该是找到现在财政工作中存在的问题，有针对性的进行改进、完善。在改进过后才能看到创新的具体点，跟上现代化管理的步伐，因此，总结出以下几点财政档案中存在的问题。
2.1 财政档案很难实现全部电子化
财政档案电子化工作进行起来难度系数大，且要求工作者能够熟练地掌握计算机的相关软件，但是现在在职的工作人员资历较深，但新鲜事物接受的并不好，对电子文件和文档的概念十分模糊，导致档案存档工作进行的不彻底，工作中存在漏洞，还有一些员工因为工作量大而不愿意实施电子化存档。
2.2 相关工作者对现代化管理存在抵触心理
所谓现代化管理，就是利用电子设备快速有效的完成档案相关工作，但其中的老员工对于新的管理方式比较陌生，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，对新的工作方式需要时间去学习与适应，而在这一过程中很容易产生烦躁情绪。
2.3 相关操作没有统一的规章制度
目前，档案工作的现代化管理操作没有得到统一，使得工作人员的具体操作五花八门，虽然工作人员根据具体的工作环境使用了一些软件开展工作，但真正使用时，难免会遇到操作不规范等的问题，使得财政档案管理工作虽然实施了现代化，但实质上实施得并不彻底，依旧没有起到相应的作用。
2.4 无法完整得收集财政档案
财政档案所涉及方面较多，其中不仅包括业务档案，会计档案也会非常多，因涉及的部门较多，而每个部门都会有自己的工作方式以及管理程序，在档案收集上就很难做到每个部门的档案都统一，而业务部门又事务繁多，这样就大大增加了档案收集以及归档工作的难度系数。
3 实现财政档案现代化管理的方法
3.1 制定统一的档案管理准则
档案现代化管理的现状就是杂乱无章，因为其使用软件、管理手段都得不到统一，不同的档案管理者有不同的工作方法，这使得档案管理现代化迟迟得不到提升，因此，首先应该改进档案管理的硬件设施，如互联网提升、相关软件的进一步升级等。现在真正影响档案工作顺利开展的，不是计算机设备的缺乏，而是没有相关规范的使用方法，使得计算机设备无法发挥其最大的作用。因此，档案管理工作急需建立一套统一的管理准则，并根据时代变化及时进行更新换代，为相关的档案管理工作人员提供统一的行动依据。管理人员通过计算机技术对档案进行分类，以及档案的排序，为档案存档工作节省了大量的人力以及物力，还实现了档案存档的电子化。而针对一些馆藏资料应该加强管理，实施跟踪管理，了解这些资料的动向十分重要，并且在电子存档的基础上，依旧保管好相应的纸质资料，对其进行双重保管，推进档案管理的现代化。
3.2 建立合适的财政档案管理制度
财政档案的管理工作虽然要求进一步的实现其现代化，但我们在完善管理系统的时候，依旧不能忽略最重要的部分，即档案管理工作的承载体――管理人员，实现档案管理现代化的目的是为了减少人力以及物力的资源浪费，但不代表我们会完全放弃对人力的使用，因此，在完善档案管理工作的同时，我们也应该建立起合适的财政档案管理制度，也就是对档案管理工作人员提出一些要求。对于财政档案管理这一个工作的工作特性，要求工作人员严谨、细心，并且在真正的工作过程中，时刻要求自己保持开拓创新的精神，并且能够主动地去完成自己的本职任务，在服务其他部门的工作时保持谦逊的态度，以进步式眼光看待日后的财政档案管理工作，做到与时俱进。
3.3 细化档案管理工作分配
常见的档案管理工作主要分为材料收集、整理与分类、归档与存储这三个步骤。对财政档案管理工作同样不够重视，导致在工作分配上不够合理，经常出现一些工作人员忙得焦头烂额，而一些工作人员却没有事情可做，因此，应该进一步细化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要进行资料采集工作时，负责档案存档的工作人员可以在家休息；又或者采用实时工作的方式，对每一份采集上来的资料，及时进行整理分类，使工作效率大幅度提升。
3.4 培养现代化人才
档案管理的现代化要求硬件投入、软件开发，但一切的设备升级最终都要靠管理人来进行支配，但是现在的管理人员资历深却缺乏电子软件使用能力，因此，为实现档案管理的现代化，需要招募更多的新型人才，来支配先进的管理软件技术，使其发挥真正的作用。合理选拔人才，让档案管理工作可以适应现在瞬息万变的环境，不断进行自我完善、创新，为国家的发展做出贡献。
【关键词】档案管理；改革；创新；社会主义核心价值体系
随着我国市场经济的飞速发展，其档案管理水平有了一定的提高，这些档案对社会的进步、经济的发展起到了至关重要的作用。而档案分类指的是按照形式、内容、来源以及时间的不同将全归档文件进行实体分类，分成若干类别和层次，从而形成有机的体系。在我国档案管理发展过程中，档案的分类管理与创新一直是重头戏。相较于过去，各种归档的材料在档案内容性质、形式、载体以及数量等方面都有一定的变化，在这种情况下固定案卷位置依然采用案卷号、案卷目录号、全宗号等编号方法显然存在诸多的不足，不利于对档案信息资源的开发和利用，因此，对档案分类管理进行改革和创新就显得尤为必要了。
一、档案工作存在的主要问题
1.档案管理人员不能满足新时期档案管理的要求
首先，人员配置缺乏专业性。档案管理工作人员存在兼职多、专职少的现象，甚至身兼数职的情况也时有发生。此外，档案管理人员工作变动频繁，且不能及时的进行全面的移交工作，这就增加了确定档案管理责任归属的难度系数。这些都不利于提高档案管理人员的职业技能，对改进档案工作质量产生不利的影响。
其次，档案人员的专业素养欠佳。其具体表现主要为：一是从事档案管理工作的专业人才比较少，从事该岗位人员很少有专业技术职称。二是档案人员缺乏创新意识，由于缺乏专业的知识和技能，只能满足于根据要求做好档案管理工作，不能充分掌握现代管理技术，从而导致现阶段大多数档案管理人员创新意识不足。三是缺乏提高档案管理人员业务素质的培训机制，从而影响了人员的综合素质。
2.相关的规章制度不够完善
现阶段部分档案管理的规章制度没有明确细节的要求，其归档的效果只是笼统的说明。在归档的实际过程中，大多数只会归档纸质文件而已。尤其是在电子档案管理等方面，缺乏相关制度的规范指导，电子归档会出现一些混乱。如果只是将手工记录通过扫描存入系统，这实际上并不是真正的电子归档。此外，在档案管理制度没有建立健全，在档案管理人员职责没有明确规定的情况下，电子档案的修改变得更加容易。因此，难以真正的避免人为破坏情况的出现。
3.档案管理条件比较简陋
档案室简陋已经严重影响档案工作的正常进行，甚至个别单位还存在没有建立档案室的情况。部分单位尽管有档案室，但是阴湿狭窄，缺乏与之相配套的设备，档案材料霉变或虫蛀的情况时有发生，严重影响了档案的外观和整洁。
二、档案分类管理的创新改革思路
档案归档整理工作的关键就是建立档案分类表，做到清晰、简化合规、层级分明，这是提高档案管理水平的重要保障。因此，在开展档案分类管理工作中，应该注重以下几个方面：
1.档案分类的采标
就档案分类而言，有诸多的标准可以指导其分类，不同的分类标准，其逻辑架构也不尽相同，所以档案分类管理中起步工作就是做好采标工作。假设某个单位或者部门在档案分类的过程中，要遵守档案行业的分类标准，亦或者是所属行业的档案分类标准，或者兼顾两种档案分类的标准，这需要慎重的考虑和决定。选择任何一种标准都要以实际情况出发，杜绝盲目照搬照抄的可能性。有的时候个别部门或单位往往没有充分分析和调研其所选择的档案分类标准，这样即便档案分类表已经做好，实际上也无法满足现实工作的需求。
2.档案分类的完善
在采标慎重选择之后，基本上初步形成了档案分类的框架，需要根据单位属性、部门属性进行适当的完善和调整。在档案分类表调整之前，要对各个部门、各个机构的职责有一定的了解和掌握，各部门建立的文件收发登记制度要事实监督，文件收发登记表要以充分的职责分析、业务调研为基础，进而对其所产生的文档类型做到心中有数，这是档案分类管理的基础工作。实际上需要花费较多的经历和时间来酝酿、熟悉、了解档案分类表的调整工作，这样才能够确保系统的、准确的、完整的档案分类管理。
3.档案分类的简化
在档案分类进行调整和完善的过程中，应该秉持归档管理工作简化的原则，对内容分类的过分追求反而使得档案分类管理本末倒置。自“DA/T22-2000归档文件整理规则”的颁布和执行，在一定程度上对文书立卷的归档方法进行了变革，按件整理的方法实际上将很多复杂的分类工作都省去了。再加上现阶段，较高的档案管理现代化水平，使得档案信息网上查询和计算机检索成为了可能，文书档案的分类工作应该财务文书文档按件管理的方法来起到简化的作用。此外，档案分类管理的工作人员，应该重视文档管理的核心理论，即来源原则，强调在档案分类整理工作简化的过程中，在整理馆藏档案的过程中，要以文件的形成机关来源为基础。
4.依法科学管理
提高档案工作总体水平的关键就是提高依法科学的管理水平。管理方式要不断地完善和改进，在全国档案信息通用数据库的建立健全当中充分运用创新的管理手段。随着我国档案制度不断深入的改革步伐，人员逐渐实现了转变，从单位人过渡到社会人，日渐频繁的人员流动在一定程度上证明了档案信息库建立健全的重要性，尤其是确保档案资料的可靠性、适用性、先进性和标准性，为后期实现数字化、网络化的信息资源、自动化的管理流程、多样化的信息载体以及整体化的信息共享等奠定良好的基础。但是由于不同的单位具备不同的特点，在开展档案资源信息化工作的过程中要充分考虑到其自身的特点，尽可能的避免软件不兼容、单位自行设计、硬件配置不统一等做法。
5.建设高质量的档案工作队伍
档案分类管理工作具有较强的科学性，这就对档案分类管理工作人员有较高的要求，具备系统的档案管理学知识只是其中最基础的部分，此外要具备良好的思维能力，这样才能够有条理性、科学性的开展档案的分类管理工作，增强档案框架管理的清晰度，为后期的保管、查找以及开发利用提供便利的条件，从而实现系统化、标准化、规范化的档案管理。因此，就现阶段而言，着重培养年轻的档案干部成为了亟待解决的问题，使这些人的能力不断的提高直至其具备担任档案事业主力军的能力和素质；对专职、兼职的档案工作人员，要加强对其知识体系的更新工作，在上岗之前确保岗前培训工作落实到位，尤其是在计算机应用方面，是培训的重点内容，这是现代社会的必然要求。同时，要积极的创造良好的内外部环境，吸收、引进、聘用高级人才。
三、档案分类管理的意义
首先，无论是社会、城市、企业、个人的生存和发展，档案都起到了至关重要的作用，尤其是档案可以记录人、物过去的状态和具体的情况，为后续的调查和利用奠定了良好的基础，而档案分类管理正是对这些信息进行筛选，并对有效信息进行充分利用，这才是信息化时代对档案的要求。
其次，时代的发展和社会的进步，社会公众对档案的意识逐渐培养起来，原先人们对档案莫不关系、毫不在意的时代已经过去了，现如今人们开始重视档案的作用，并尽可能的利用档案带来的积极效果，而档案分类正是帮助人们高效的、快速的筛选出对自己有用的信息，这是社会现代化的具体表现。
最后，我国是一个人口众多的国家，因此，就业问题一直是值得考虑的民生问题，而档案分类管理这种档案细化的分支，有助于该专业的学生向更深层次的方向学习和研究，有助于培养该方面的专业性人才，以此来满足社会对档案分类管理人才的需求，在缓解现阶段就业压力中有一定的贡献。
四、结语
档案管理工作并不是一蹴而就就可以实现的，这是一个复杂性的、系统性的问题，在开展档案分类管理工作的过程中，既要保持其内在的联系，同时也要遵守客观规律和自然形成规律。只有不断地扩充自己的知识领域，在调查研究的时候做到深入细致，就一定可以实现科学化的档案分类管理，尽可能的加快其转变为生产力的速度，从而促进我国社会经济的发展。
参考文献：
[1]陈慧.试论煤化工项目档案分类与档号编制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.妇幼保健院档案分类与档号编制[J].医学信息，2013，（29）：35-35.
关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议
伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。
1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用
1.1 使档案管理工作变得标准规范
n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。
1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性
档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。
1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率
档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。
2 档案管理基础工作现状
2.1 档案管理人员的整体素质不够高
现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。
2.2 档案管理不够规范
档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。
2.3 档案管理的现代化技术普及度较低
现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。
2.4 档案保管不当造成缺失
现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。
3 有效展开档案管理基础工作的几点建议
3.1 提高档案管理工作人员的素质
档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。
3.2 注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作
在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。
3.3 推进档案管理基础工作向现代化迈进
要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。
3.4 加强对档案管理基础工作的管理监督力度
档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。
3.5 提升员工的档案意识和服务意识
首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。
3.6 将之前的案卷进行重新整理
现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。
4 结语
综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。
⒖嘉南
[1]于梦.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
[2]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015，03：189.
[3]许丽英.浅谈档案管理基础工作在现代化管理的作用[J].经营管理者，2015，11：264.
[4]徐刚领.档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2015，25：16-17.
应该说，进入21世纪，人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态，处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期：档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案，档案馆新接手的档案既有各种形式的电子信息，也有大量的纸质档案。在这个特殊时期，档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成了现实的挑战，而档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此，随着档案资源和档案信息管理规模的不断扩大，档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视，引起档案工作者思考同一的管理思路，兼顾所有载体档案的统筹管理。
一、档案管理传统理论面临的机遇
在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。
1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。
2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。
3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。
4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。
二、档案管理理论对档案数据库建设的影响
1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。
在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。
历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。
2、全宗原则及其理论发展。
对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的
转贴于
是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。
3、电子文件管理理论。
为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。
电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。
换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
【关键词】科技档案工作 管理工作存在问题 解决方法
整个社会在进步，人类通过创新生产技术、创造基本的建设以及研究自然科学等来促进社会进步，并将这些活动产生的有价值的知识成果通过各种形式保存起来，这是人类社会发展过程的结晶，也是社会进步的证明，这些被保存下来的文件材料被定义为科技档案。
一、管理档案中存在的问题
科技单位重视程度不够，由于一些管理者的还留有以前的管理思想，认为信息管理的工作不重要，因此根本不重视信息管理工作，对科技研究过程中留存的档案弃之如履，出现档案混乱、丢失的现状，甚至有些基层科技单位的档案管理只是为了应付上级的检查，走走形势而已，临时检查完了一切又回到了原状，档案连基本的分类保存都没有，长此以往就导致了档案管理者对档案管理工作逐渐丧失了兴趣与责任感，继而导致档案的利用率和开发率大大降低。
管理工作人员素质偏低，由于我国现今的基础科技档案管理人员的专业限制，他们曾经所选的专业一般都不是档案管理的，所以自然而然他们的知识以及对档案管理的水平有限，因而经常出现将档案分类归档出现错误的情况，这为之后档案的寻找以及利用的困难埋下了祸端，由于工作中的失误，对档案管理工作不熟悉导致工作效率低下，在很长的时间里只能完成很少的任务量，长此以往这样下来会严重阻碍我国科技档案管理的进步与发展。
二、加强基层档案管理方法
（一）扩大信息的收集面以及储存量
我们都知道对于基层科技档案管理工作来说，首要的是进行信息的收集，由于科技关乎很多方面，比如说：自然科学、天文、气象、生产技术、地质等等方面，关乎地理、农业、工业、天文等等诸多方面，这就导致了科技档案的数量繁多，种类错综复杂，因此档案管理人员首先要具备的素质就是有着强烈的责任感，其次是要心细，有耐心，主动积极的深入各个行业，吃苦耐劳，积极收集各个行业的信息并加以整合最后分类，以此来扩大收集面。
另一方面档案管理者应该加强与相关的科研单位进行合作，利用自己的专业知识帮助他们建立健全档案管理的制度，该制度关于档案的收集，整理分类，最后归档保存，另外可以利用先进的科学技术，扩大数据库的容量，并对数据库加以分类，以便之后可以迅速地对找寻相关的档案以此开发和利用该档案。
（二）科学的整理档案
上一小节我们已经提到过了科技档案种类繁多，来源复杂的特点，所以科技档案给人们的第一印象就是冗杂零散，因而科学的整理档案就显得尤为重要，只有经过档案管理者将档案经过科学的整理，将相似的科技档案进行整理归纳才会体现这些档案的价值。
我们可以将从各部门收集来的资料按照制定好的规章制度进行分类，相同类别的档案按照时间顺序依次进行编制，然后登记在相关的工作簿中，以便之后进行科技档案的查阅与利用，但是我们要遵守以下几点原则，一是我们不能破坏科档案之间的联系，要遵守科技档案的形成规律，二是要充分利用现有的档案管理资源，三是最为重要的一点，整理好的档案必须要保管好以便为之后提高开发和利用，所以科技档案的整理必须有几点要求来约束档案管理者，即是档案的整理必须要完整有序，方便查找。
（三）保障档案的完整与安全
对于新形势下基层科技档案管理来说，收集并整理档案是远远不够的，还有对科技档案进行一系列的保护措施，保障我们收集来的科技档案达到以下标准：档案完整；连续有致；安全可靠；整体完好，要根据之前的经验教训总结档案损坏的原因，并在此基础上实施一定的具有针对性的保护工作，采用有技术含量的方法，尽可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障档案的完整与安全。
在保管档案的同时也需要延长档案的寿命。这样才能放大档案的价值，采取措施从根本上延长档案的使用时间，比如说一些防潮、防腐措施，优化档案存储的环境，不仅要延长档案被自然损坏的时间，也要在阅读档案的时候尽量减少人为的损坏。
科技档案作为一种珍贵的研究资源，我们在管理的时候必须要建立严苛的制度，杜绝因管理者的保管不当而造成的档案丢失或泄密等情况的出现，对于需要借阅查询相关的科技档案的人，必须要让他们在借阅之前进行登记，签名等等措施，并要求他们在一定的时间归还，并制定一些措施禁止他们进行档案的外借，乱借，对于那些已经过期了没有价值的科技档案来说，也不能随便丢弃，要按照相关的规章制度进行处理。
（四）实现资源共享
由于科学技术的进步，现今人类的生活以及学习方式中都充斥着计算机与网络，所以对于新形势下的基层档案管理人员来说，他们如今急需要解决的问题就是通过利用先进的科学技术实现科学档案资源的共享，在我看来，实现资源共享不仅有利于资源的利用减低资源获得成本，另一方面也方便了科技档案的存储，对于那些资料繁杂，年代久远，损坏有些严重的科技档案可以从纸质版变成电子版，在降低存储量的同时以另一种方式延长使用寿命。
通过增加相关的资金投入力度，给基础科技档管理者配备一些硬件设施，比如说计算机、扫面仪，复印机等等，政府等相关部门对于科技档案管理者提高计算机和网络技术的培训，实现信息的网络化，电子化，加强科技档案的信息共享。
三、总结
科技档案的管理对于基层档案管理来说十分重要，新形势下基层档案管理工作也逐渐走上正轨，我们有理由相信在信息技术的带动下，基层档案的管理工作会不断完善，档案的完整与安全，信息资源的共享都将得到保障。
参考文献：
[1]朴立平.对基层科技档案管理工作的探讨[J].科技情报开发和经济，2012.
关键词：水利工程；施工建设档案；档案管理；评价指标；管理流程 文献标识码：A
中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68.46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5.848km（桩号4+085～9+909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。
1 档案管理工作的内容
1.1 档案管理组织
档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。
档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。
建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。
1.2 档案管理整理、分类与归档
档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。
要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。
1.3 档案后期管理
档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。
档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。
目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。
2 档案管理评价
2.1 评价方法
档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法M行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j=1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。
2.2 指标系数
指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。评价指标与分值如表1所示：
档案管理的评价方法与指标系数对某工程渠道的档案管理工作进行权重分析，得到档案管理综合评价指数G=0.92，评价为优良；准则层中档案管理组织结构G1=0.89，评价为合格；档案整理与归档G2=0.93，评价为优良；档案归档接收后的管理G3=0.92，评价为优良。
3 结语
水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。
参考文献
[1] 严杰.浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J].工业b，2015，（31）.
购物车(0)