时间：2023-05-15 16:31:58
导语：在诉讼档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、法院诉讼档案信息化的基本理论
“诉讼档案信息化是信息化在档案领域的具体实现, 其基本内涵与信息化的内涵是一致的。 诉讼档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程, 由诸多相关项目构成。诉讼档案信息化建设绝不是某一个或几个方面的事, 它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程, 也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。诉讼档案信息化建设包括了档案信息化建设, 档案信息数据库建设, 档案信息资源的有序组织, 档案信息资源的开发利用, 档案人才的培养与用户的培训, 档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施, 信息技术的广泛应用等等。”[2]笔者认为：人民法院诉讼档案信息化是指在诉讼档案形成、收集、整理、归档、查询、管理等各个方面，推广和应用以计算机网络为中心的科学技术，构筑由计算机网络硬件和软件实现的诉讼档案信息资源共享优势，利用信息技术传播速度块、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，实现以科技手段智能化辅助法官办案的系统工程。
二、法院诉讼档案信息化建设的必要性
诉讼档案是审判活动的真实记录，是法院众多信息资源中最基础的部分。在当今科学技术突飞猛进的信息时代，诉讼档案面临着知识经济和信息时代的严峻考验，诉讼档案的信息化建设已成为历史必然。
（一）诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。信息化建设在法院改革发展和现代化建设中具有重要的地位和作用，作为信息化工作的一个重要组成部分，法院诉讼档案信息化建设尤为关键。科学、有序、高效的档案管理模式将彻底改变法院过去传统的“看守库房式”档案管理办法，数字档案的全新管理理念、利用信息技术构建的新型法院档案管理信息系统，为审判工作和司法实务工作的开展提供了全新、快捷、安全的服务。因此，诉讼档案的信息化建设深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。
（二）诉讼档案信息化建设是实现法院“公正与效率”的技术保障。以计算机网络为中心的信息化建设，具有传播速度快、存储量大、查询快捷等特点，改变了传统的思维模式和手工操作的运行机制，在档案管理领域，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了全新的科学管理手段和先进快捷的检索办法。这将更有效地提高法院工作的质量和效率，是实现法院“公正与效率”的技术保障。
(三) 诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院挡案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院挡案的安全保密性。
三、法院诉讼档案信息化建设的障碍
鉴于诉讼档案的重要性，推进其信息化建设已势在必行，然而在我国现有环境下，诉讼档案的信息化建设并非一帆风顺，存在着诸多障碍。
（一）诉讼档案信息化建设观念相对落后。尽管诉讼档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有仍有相当一部分人档案意识淡薄, 认为档案无足轻重, 没有多大用途，这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。
（二）诉讼档案质量不高，档案管理混乱。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》对诉讼档案的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。然而这些规定并没有得到很好的落实。实践中诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、装订不齐等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。另一方面，部分法院档案管理人员责任不清，加之频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，[3]这些都造成了档案管理的混乱。而这势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。
（三）档案信息化建设的标准滞后。档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如iso主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势, 必将出现一个电子混乱局面”。自1979年以来, 我国已颁布了不少档案工作标准, 但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息, 这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来规范工作实践。
（四）缺乏专业的档案管理人员。法院诉讼档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，其不仅要有专业的法律知识，还要有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的 的更是少之又少, 这是推进法院诉讼档案信息化建设又一障碍。
四、完善法院诉讼档案信息化建设的建议
前已论及，在信息化时代推进法院诉讼档案信息化建设已势在必行，而在推进法院诉讼档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进诉讼档案信息化建设的顺利进行，笔者有以下建议：
（一）转变传统观念，树立档案意识。在诉讼档案信息化建设中, 每个人都面临着传统观念的转变, 都要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。各级领导要充分认识信息化的重要性, 认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。同时，档案工作者应认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想, 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时展的要求。在档案工作重心上, 要实
现从过去较多强调安全和保密( 重于保管、积累史料) 向以用户需求为主导的重心转变, 要从用户出发, 研究用户的需求, 开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线, 也是转变观念的一个基点。[5] （二）提高诉讼档案质量，规范诉讼档案管理。针对法院诉讼档案质量不高，管理混乱的局面，一方面，法院应严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案质量。法院应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核制度，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严格规范卷宗归档。另一方面，强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。通过制定《档案管理办法》、《档案分类方案》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等规章制度，加强规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。
一、法院档案及其管理工作的特点
法院档案主要由行政文书档案、诉讼档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案及实物档案七部分组成。其中数量最多且利用最频繁的是诉讼档案，这部分档案专业性强，较为分散，也是保管难度最大的一种档案类型。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地法院将案件信息录入电脑，实际上形成了纸质档与电子档双向保存的情况。因此，法院档案管理工作的重点即是处理好相关诉讼案卷纸质档保存利用及电子档收录统计的双重任务。具体管理环节中，法院档案与其他类型专门档案也存在较大不同。从案卷信息的归类方式到编排方法，从案卷实体的收集整理到入库存放，从档案资料的调取利用到归还反馈，都不同于其他类型档案。法院档案及其管理工作主要有以下几个特点：
(一)档案珍贵，且具有损坏不可逆转的特点
法院档案记录了法院诉讼活动的过程，大部分卷宗都是由独立诉讼材料装订而成，其中的法律文书及各种签名诉讼材料都是只有一份的珍贵材料，尤其是当事人提交的原始诉讼证据，都是孤本，这些材料都是反映诉讼活动的重要依据和证明。
(二)保管数量多而分散，分类方式复杂
随着法制建设的不断完善，诉讼活动要求的文书记录越发详细完整，导致诉讼档案数量不断增多，远超过其他系统的档案数量。同时诉讼案卷的装订是以案件为立卷单位的，案件与案件之间并无紧密联系，因此在档案保管上就相对分散。对于案卷的分类方式主要是采用多维度方法，包括案件类型、案号、年份等多个专业性很强的维度，使得档案分类方式及电子信息记录都比较复杂。
(三)档案保管期限长，且时间跨度不统一
根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。并且根据案件的不同性质，有不同的处理方式。这使得档案保管工作必，贞有时间针对性，以达到节约库存空间，准确把握库存信息的管理目的。
(四)档案存储形式多样化
法院档案不仅仅局限于纸质的档案形式，还有一部分是声像类档案及实物类档案。声像类档案易损易丢失，并且在不适当的环境下可能导致不可修复的严重后果。因此对于声像类档案的保存管理，就需要管理人员区别对待，及时做好备份工作，以免电脑、程序病毒等意外事故导致资料丢失。实物类档案具有品种繁多、性质各异的特点，对于此类档案就应具体对象具体分析。
(五)诉讼档案利用率高，使用频繁
一方面，国家公安、安全机关及检察机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索、证据材料及相关的法律依据。另一方面，当事人申请再审、申诉上访等，法院本系统在开展案卷评查、讲评分析、抽查等审判管理活动时，都需要从档案室重新调取案卷，往往涉及数量较多、规模较大。
(六)纸质档案与电子档案双重备份
随着全国法院审判工作信息化电子化的进程，各地法院将案件信息录入信息管理系统，形成了案件电子档案，是一个纸质档案和电子档案双重备份的格局。因此管理人员不仅耍确保这两种信息完整准确，更要关注两者之间是否对应无误。
二、法院档案管理的现状及问题
(一)档案管理工作人员的综合素质偏低
随着法院档案工作的信息化不断推进，档案工作人员的素质及技术水平与信息工作实际要求之间的矛盾越发凸显。人员素质参差不齐、整体素质低、工作适应性不强，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用要求，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展形成了制约。
(二)资源共建共享机制缺乏，对档案的利用手段单一法院内部缺乏资源共建共享的电子平台，档案状态信息不详，往往借卷人和调档部门事先无法知晓所查阅档案的状态信息，一定要到档案室询问，档案工作人员查询系统后方知是否可借。该过程中就易产生操作上的无效劳动，造成调档工作的低效。另外，法院诉讼档案的利用手段单一，一般只负责借阅档案一项业务，属于被动档案管理；而整理、统计、开发、编研等工作几乎为空白，缺乏主动开展档案管理及服务的意识。
(三)案卷调卷操作信息滞后，对档案的利用未建立相应的反馈机制
法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进行，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这样操作的结果是信息处理滞后于实体操作，易产生实体操作与系统信息的不对应等问题，给后续的工作造成一定的困扰。同时，未建立相应的档案利用反馈机制，使得档案室对档案利用的情况不了解。只是单一的从事档案归档借出的操作，不利于档案价值的社会效益体现。(四)轻视文书档案的信息化处理由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，导致法院重诉讼档案、轻文书档案的现象较普遍。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到礼遇，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于文书档案归档工作重视不够，一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等缺乏系统规范的电子信息记录。
三、加强信息化建设的几点对策
(一)建立档案信息共享机制，开放部分档案查询信息
运用计算机网络技术，档案管理部门可以在自己的网站上提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。法院可以借鉴图书馆借阅信息平台的模式，建立专门的档案信息检索入口，在安全和保密的前提下，把丰富的档案资源放在网络上，便于调档部门自行查询和利用档案信息。计算机信息技术的介入使得档案数据能以更快的速度和更少的手续被法院相关部门获得，节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及时间，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性
针对信息流与实物流不同步，存在滞后现象的问题，法院可以引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性。条形码技术最早产生于风声鹤唳的二+世纪二+年代，诞生于威斯汀豪斯的实验室里。条形码是迄今为止最经济、实用的一种自动识别技术。条形码技术具有以下几个方面的优点：①输入速度快：条形码输入的速度是键盘输入的5倍，能实现“即时数据输入”。②可靠性高：采用条形码技术误码率低于百万分之一。③采集信息量大：利用传统的一维条形码一次可采集几十位字符的信息，二维条形码更可以携带数干个字符的信息。④灵活实用：条形码标识可以和有关识别设备组成一个系统，实现自动化识别。因此，条形码是现代管理中不可或缺的电子信息工具。
【关键词】法院档案；信息化改革；思考
法院系统的档案管理工作是其工作的一个重要组成部分，随着科技进步，信息化无疑给法院档案工作带来了新的机遇。利用信息技术传播速度快、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，完善档案管理改革工作，充分运用先进的管理思想、技术，完善档案管理制度，可以为法院的审执工作提供有力的信息支持。
一、传统档案管理存在不足之处
（一）传统档案管理方式较为封闭单一。传统的档案记录方式较为单一，各级法院形成较为封闭的本院诉讼档案管理空间。以各级法院管理本院自身形成的诉讼档案并不能够满足多人查阅，卷宗使用环节效率不高。借阅环节上安全无法充分保障无疏漏，对于信息的完整性及客观性无法做到全程监控，这一定程度上导致案件的跨区域办理障碍。
（二）传统档案数量与管理空间不协调。随着时间的推移，法治进程的不断加深，法院案件受理数量不断增加，档案管理的空间日趋紧张。很多单位在档案室的建立上缺乏前瞻性，档案管理没有形成足够的空间储存。另一方面，对于纸质的档案保存也缺乏相应有效的措施，难以避免出现磨损现象，制约了档案的长久保存。
（三）传统档案信息缺乏专业规范化管理。法院对于审执工作的重视程度一般会高于档案管理工作，造成档案工作缺乏相关专业管理人员，在很长时间内不能形成统一的归档统计标准，造成归档不及时、不规范，无法将情况客观地反映。同时，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题，办案人员调取相关卷宗的工作量相应增加，对档案的运用效率造成了较大的影响。
二、档案信息化改革的优势
（一）一次投入，多次利用。随着立案登记制度的不断完善，收案数量不断增加，档案信息化改革可以实现对档案信息的快速再次利用。通过信息化平台将档案信息进行统一管理，在浩如烟海的档案中能够精准化找到所需文件资料，并实现多次呈现，省去了手工操作的重复劳动，并且能同时满足资源共享。
（二）标准统一，管理规范。档案信息化管理能够有效将各级法院的档案信息实现统一标准。档案信息管理系统通过与法院审判管理系统的对接，并提供网上归档信息登记，对各立档部门形成的电子档案实行网络监控、接收和归档，可以改变法院档案管理各自为政的传统模式，有利于更好地规范档案管理工作，形成统一的标准。
（三）分级管理，安全保密。档案信息化建设可以减少原纸制材料的调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。 电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题，及时查找到案件负责人。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行保密管理，限制查询人员，特定档案只对有权限用户开放，分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够提高法院档案的安全保密性。
三、档案信息化改革的建议
（一）改变传统思想束缚，树立档案管理改革意识。思想意识不能紧跟时代步伐，管理就会被落在后面。新时期对档案管理有了新的要求，法院对于档案信息化改革建设也提出了新的需求，每一个干警切实改变头脑中固有的思想束缚是实现档案信息化管理改革的重要标志。档案管理人员更应当加强对于档案信息化管理的专业学习，应用现代化的管理手段实践到具体工作中。领导干部必须具备大局意识和长远意识，拓宽视野，提高思想意识，正确认识到档案信息化管理改革的重要性和紧迫性。
（二）切实加大投入，积极稳妥推进信息化建设。档案信息化建设是一项投入大、周期长、见效慢的工作，但是可以为今后的案件查询等工作带来实实在在的效果。根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的基础设备，减轻相关人员的工作量。实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档。档案信息化建设需要紧紧依托网络基础平台的进一步完善，提高网络系统支撑能力。同时，法院档案信息化管理必须兼顾安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施信息系统分级保护和非信息系统等级保护工程，满足法院档案信息化需要的安全保密平台。
（三）依法制定标准，实现档案信息化建设规范化。档案信息化建设工作已经成为一种趋势，相关的法律法规正逐步健全和完善。在大数据信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现出多元化，法院应根据国家的有关法律法规，结合其实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。
第一，电子档案的鉴定及电子文件的形成、保管、上传都应制定相应的标准和格式要求，使其规范化。第二，不断完善档案信息化管理的制度建设，及时应对新情况、解决新问题。修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障档案信息化建设的实施。第三，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。
由于传统档案的封闭性，大部分档案成为“信息孤岛”，档案信息资源不能充分发挥应有的价值。建立统一的法院系统档案信息化资源库，对分散的司法档案信息资源进行整合和应用，是法院档案信息化建设的必由之路。
【参考文献】
[1]茆家伟.法院档案数字化面临的问题及对策[J].北大法律信息网，2014，10.
谈到档案工作，部分专业档案中也存在正卷和副卷的名词概念。例如：
1994年印发的《派出所档案管理规定》中第五条：根据公安部《关于重点人口管理工作规定》，对列管的重点人口(包括暂住人口中的重点人口)进行管理中形成的有关材料，应当建立重点人口卷。已经查实的有法律效用的材料，立为正卷；内部审批的和未经查实的材料，立为副卷。
1991年印发的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中第二十一条规定了“各类案件副卷诉讼文书材料的排列顺序”，阅卷笔录，案件承办人的审查报告，承办人与有关部门内部交换意见的材料或笔录，有关本案的内部请示及批复，合议庭评议案件笔录，审判庭研究、汇报案件记录，审判委员会讨论记录，案情综合报告原、正本，判决书、裁定书原本，审判监督表或发回重审意见书和其他不宜对外公开的材料都在副卷之中。
1991年印发的《公安业务档案管理办法》中的政治侦察案卷、刑事侦查案卷、预审案卷、调查案卷、组织案卷等类档案均需要建立副卷。
在地方专业主管部门和档案行政管理部门参与制发的专业档案管理制度中，也出现了正副卷的字样。如2010年印发的《广东省劳动人事争议仲裁档案管理办法》中第七条：劳动人事争议仲裁档案文书材料按照利于保密、方便利用的原则，分别立正卷和副卷。
既然正副卷名词概念在如此多的专业档案中出现，是否意味着按字面理解，正卷和副卷各自包含的档案形式、内容、保存价值差别巨大呢?
笔者认为显然不是。例如在《劳动人事争议仲裁办案规则》中规定：副卷包括：评议记录、立案审批表、调查提纲、阅卷笔录、会议笔录、底稿、结案审批表等。仔细分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁过程之中形成的，是完整的仲裁档案中不可或缺的组成部分。缺少任何一种材料只能说明仲裁过程某个环节没有进行或者是归档未实现齐全完整。这些文件材料是仲裁过程中部分环节的真实记录，是仲裁档案的组成部分，根本没必要列为副卷。公安业务档案、人民法院诉讼档案的副卷情况类似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》中第六条中规定：罪犯、劳教人员释放、解教、死亡和撤销劳动教养之后，其档案应进行整理，正副卷合并，每个人的档案组成一卷或数卷。这说明正卷、副卷内的档案材料同样重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必将其先分开后合并，增加基层档案工作人员的无效工作呢?
据笔者了解，在实际工作中，仲裁档案的正卷是可以让申请人、被申请人查阅、复制的，而副卷牵涉到仲裁工作人员对当事双方利益平衡问题，因而不能向申请人、被申请人提供利用。这一做法源于2002年12月7日实施的《最高人民法院关于诉讼人查阅民事案件材料的规定》中的条文，民事案件的当事人及诉讼人可免费到法院查阅本人案件的案卷，查阅案卷的范围仅限于“正卷”，包括书、答辩书、庭审笔录及各种证据材料等。
如果说在若干年前手工立卷方式下，必须通过实体分开以达到限制利用的目的，那么在计算机管理非常普及、以件为单位进行整理的今天，再提正副卷这样的名词概念就显得很滞后了。有关部门完全可以通过单独标识、单件利用的方式解决限制利用问题，没必要再使用似是而非的名词概念。
不过也有例外，《派出所档案管理规定》中的副卷中包括“未经查实的重大嫌疑线索和群众检举材料……耳目提供未证实的材料”等材料，而后面又规定“已查明否定的嫌疑材料”属于不归档范围。这就是自相矛盾的规定，属于不归档范围的材料为什么要纳入到档案的副卷去呢?这恐怕就是常识性错误了。
在此需要特别指出的是，根据《中华人民共和国档案法》实施办法第四条规定“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。如果专业主管机关擅自专业档案管理制度，就多多少少有违法的嫌疑。
近年来，我院档案管理工作在上级法院和市档案局的指导下，认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》和《河南省档案管理条例》，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，狠抓档案管理质量，开拓进取，扎实工作，开创了法院档案管理的新局面，多次被评为全国、省、市级档案管理先进单位。去年，随着办公楼的投入使用，办公条件的不断改善，我院的档案工作也有了一个大的发展。目前，我院综合档案室现有高素质档案管理人员两名，档案专用房六间共计九十平方米，档案办公室二间，微机室一间，阅卷室一间。密集架108组，预计可容纳到年的各大门类全部档案。同时档案室还配备了微机一台、复印机一台，档案库房加装了金属防盗门、防盗窗，配备了空调机、去湿机、温湿计和灭火器等必要的办公设备，“六防措施”全部落实，保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温，确保了档案的完整和安全。下面我分三个部分向领导和同志们汇报我院的档案管理情况：
一、主要做法
（一）加强领导，提高对档案管理工作重要性的认识。加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作顺利进行的重要保证。院党组始终坚持把档案工作作为法院工作的一项重要内容，列入议事日程，给予充分的重视和支持。提出了档案工作“争创一流”的口号，无论是在物资装备还是人员配置上，都注意向档案管理工作倾斜。成立了以为组长，以为副组长，有关庭、处、室正职为成员的档案工作领导小组，并下发文件，明确规定领导小组的职责。并根据班子成员变动情况，及时调整领导小组成员，保证了档案管理工作的延续性。院领导经常深入档案室现场办公，解决工作中出现的困难和问题，在人力、物力上优先保障。每季度听取一次档案管理工作汇报，每半年讲评一次各庭室诉讼和行政文书归档情况。高起点、高标准地建设档案室及档案库房，购置了铁质密集架，配备了灭火器、专用微机、防磁柜等现代化档案管理设备，进一步优化了档案管理工作环境。建立了院长分管、办公室主任主管、档案员具体管的档案工作管理体制。同时，院党组还注重提高全院干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。重点在全院干警中抓了“三个克服，一个提高”。“三个克服”即克服档案管理是档案管理员的事，档案管理与已无关的思想；克服只要搞好审判，档案管理好坏无所谓的思想；克服档案管理员低人一等，不出成绩，干好干坏一个样的思想。“一个提高”就是提高对档案管理工作重要性的认识。目前，我院的档案工作真正做到了组织上有保证，职责上有分工，日常工作有人问，出现困难有人管，全院干警参与档案管理的积极性有了普遍的提高。
（二）明确责任，严格档案管理规程。从院领导到一般人员充分调动积极性，每人都理顺与档案管理工作的关系：专职保密员负责到上级法院和市委拿送文件、办公室人员负责印章管理、行政处负责诉讼文书及行政文档的排版印发、立案庭负责立案材料的入档、审判人员负责卷宗内容的审核和签发、院领导负责文件的签发，保证档案卷宗的正常流程管理。为使档案管理目标责任落实到每个人，规范档案卷宗的书写与装订，我院还先后组织开展了“书记员卷宗装订观摩评比”、“优秀法律文书评比”等活动，并由审判监督庭对案卷进行评查，定期通报存在的问题。使全院上下初步形成了人人重视档案，人人会管理档案的良好氛围。
（三）强化管理，实现档案管理的制度化。我院为使档案管理工作进一步规范化、标准化，按照最高法院关于诉讼档案立卷归档标准和《河南省档案管理条例》的有关规定并结合审判工作特点，先后制定了文件材料归档制度、档案保管制度、档案查阅利用制度、档案资料保密制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案设备维护使用制度以及重大活动档案登记制度等16项制度，实行案件流程管理，及时归档。严格按照制度办事，严把“三关”，即评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，请上级法院和市档案局专业人员逐件验收，不符合质量要求的，必须按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的全部检查，按要求归类、装订，并更换卷盒。现在，我院档案室共有文书档案
卷，其中永久卷，长期卷，短期卷，业务档案卷，合计卷，全部达到和基本达到上级要求的归卷标准。
（四）严格保密制度，控制借阅范围。法院档案中的各类档案文件中，大部分需进行保密管理。面对借阅面较广的需要，做好档案的保密工作是摆在档案管理人员面前的一个重要课题。针对这种情况，我院认真履行有关保密工作规则，严格履行档案借阅程序、控制借阅范围、执行保密制度。对档案管理人员实行加强保密教育，并要求其严格做到“不该说的不说，不该看得不看”，使档案管理的保密工作有序进行。同时，根据法院工作的需要，积极做好档案资料的编研和开发，完善了检索体系，编制了多种检索工具和专题索引，分别编制了“全宗介绍”、“各类档案移交登记本”。对诉讼档案实行书本式和卡片式索引，文书档案的《案卷目录》和《案卷文件目录》中永久、长期索引实行两套制，在保证档案安全、不泄露国家秘密的前提下，为大量的申诉复查、审判质量评查及公安、检察司法机关侦破案件提供了及时的服务和可靠的依据，充分发挥了档案工作的效益。
（五）采取有效措施，加强业务指导。为了全面搞好档案的业务建设和管理工作，我院在加强自身建设的同时，还十分重视对基层法院档案管理工作的指导和帮助，了解和掌握基层法院档案工作的基本情况，采取有效措施，提高档案员的业务素质。一方面深入各基层法院档案室进行实地指导，发现问题，现场解决。二是引导各基层法院档案员相互参观，互相学习，取长补短，交流经验。同时组织他们参加地方档案局的培训，了解档案管理工作的最新信息和管理手段，三是加强同地方档案管理部门的联系，积极参加各级主各类的档案检查，并请他们到法院检查指导工作。四是及时准确地收集和报送档案统计报表，对全市法院档案管理工作的基本情况做到心中有数，为领导决策提供可靠的信息。
二、存在的问题和困难
我们虽然为档案工作的发展和进步做了一些工作，也取得了一定的成绩，但是离领导的要求、形势发展的需要及兄弟法院的工作相比，还有相当大的差距，还存在一些不可忽视的问题和困难。主要表现在一是专职档案员少，工作中只是疲于应付，难以在档案管理的高层次上出思想、求进步；二是基础设施还不够完善还有薄弱环节；三是基层法院的档案管理工作发展不够平衡。
三、今后工作打算
（一）继续深入贯彻执行《档案法》的有关精神，提高工作人员依法治档的意识。要经常组织全院档案工作人员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》等法律法规，充分运用内部刊物大力宣传档案工作的法律、法规、政策，形成一个懂法、守法、共同关心档案工作的良好氛围。同时继续完善档案工作管理制度，做到有章可循，按制度办事。版权所有
（二）全面提高档案质量，达到标准化、规范化要求。在档案达标升级基础上,档案工作要进一步巩固和提高。一是档案形成的载体要符合国家标准，不得使用木质等粗糙纸张作档案书写材料，不准使用圆珠笔、蓝墨水笔及化学材料的色带打印文件，以确保档案字迹的耐久性；二是严格执行档案归档范围，档案收集要齐全、完整，档案能全面反映我院工作全貌，并按年度归档，防止积存文件；三是采取新的立卷方法，纸质档案和电子档案并存，档案分类、保管期限、编目、装盒要达到国家标准要求；四是档案要集中管理，由综合档案室统一保管，不得分散；五是建立档案工作台帐，做好档案统计和鉴定工作。
一、抓好规范化，夯实基础
人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。
（一）把好“收集关”，基础材料规范化
法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。
（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化
法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统
一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。
（三）强化“考核关”，促进档案规范化
针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。
二、落实制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：
（一）组织落实
法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。
（二）不断完善
随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。
（三）长效管理
牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。
三、依托信息化，科学发展
法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：
（一）加强信息化基础设施建设
软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。
（二）加快档案信息库的建设
档案信息资源共享的前提是各类
莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。
（三）加大档案人才队伍的建设
一、加强组织领导，切实增强对档案工作重要性的认识
长期以来，个别干警对检察档案工作存在错误的思想认识，即认为档案工作是办公室的事情，自己只要是把案子及时准确的办结了，领导交办的工作完成了，不出什么问题，工作基本上就算完成了，不用在档案工作上花时间，费精力，这就需要我们转变思想观念。一要加强领导，提供保障。要加大档案工作经费投入，改善工作环境和条件，实施规范化和科学化管理。二要培养检察机关的全员档案意识。检察机关的档案工作是一项全员参与的群众性工作，许多门类档案的形成要经过数个部门、多人之手。例如，诉讼档案的形成就要经过审查批捕、审查、立卷等几个环节，从材料的来源看，既有公安机关移送的，也有检察机关在自侦过程中形成的；既有向外界调取的，又有内部形成的，呈现材料来源的多样性和材料收集的广泛性。所以必须在全体干警中树立全程管理的意识，注重抓好每个环节材料收集，才能保证卷宗材料的完整、齐全，保证检察档案的高质量。三要加强对档案价值及内涵的再认识。检察机关的各类档案反映了检察工作，便于检察机关及有关部门的查考、利用，是构成国家档案的重要组成部分。这就要求在档案工作规划方面要有大局意识，在档案建设中要有统筹意识，扩大视野，将档案工作贯穿于监督工作的始终，并不断延伸档案工作内涵，拓宽服务领域，为社会提供良好的信息服务。四要树立档案的服务意识。利用工作是档案的核心工作，从这种意义上讲，档案的其它工作都围绕利用这一中心任务展开。一方面，只有做好利用工作，才能体现档案的价值，促进其它各项工作的开展；另一方面，各项工作取得成果后，会作用于档案工作，促使其更好地建设和发展。
二、强化队伍建设，扎实提高档案人员业务综合技能
我国《档案法》第七条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案实行监督和指导”；《人民检察院诉讼档案管理办法》第五条也明确规定：“基层检察院应设专职或兼职档案人员”。由此可知，设置专门机构和配有专门的档案人员是实施档案工作科学化管理的先决条件，只有选配综合素质高、爱岗敬业，具有较强的从事档案工作的专业素养的工作人员，才能保证档案工人的质量。检察机关档案工作人员包括各业务部门兼职人员，要加强自我学习，采用组织业务培训、学历教育、定期业务考核等方式，不断提高档案人员的业务水平，最终以培养复合性的专业人才为目标，使档案人员既有较强档案业务知识，又有一定法律知识和综合知识，还能操作运用现代化办公设备的复合性人才。新时期检察机关档案工作对档案工作人员的自身素质也提出了更高的要求。一是提升检察档案管理人员政治素质，树立高度的职业责任感和坚定明确的事业心，提高档案管理人员的档案意识和法制观念，充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，确保能保质保量地完成任务。二是提升检察档案管理人员业务素质，不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。三是提升检察档案管理人员综合素质。档案内容涉及政治、经济、文化等各个方面，只有具备较全面的知识，才能做好各门类档案的收集、管理、鉴定、利用等工作。
三、丰富工作内涵，确保档案管理适应检察工作需求
档案工作的职能在新的历史条件下需要进一步调整，突出其服务功能。一是工作重心由收集、保管向综合利用转换。由于检察机关诉讼档案封闭管理的机制沿袭时间较长，在一段历史时期又遭受到严重破坏，检察机关档案管理工作重点放在了档案的收集、保管齐全、完整上，对鉴定销毁等工作开展采取了消极、谨慎的态度。对利用开发工作上则显得投入不足，服务质量不高，仅能满足简单的档案调阅。编研工作处在低水平、低层次的文件汇编、摘录阶段。新时期，档案工作要更好地配合法律监督及社会需要，着力加强编研工作，在保证档案完整翔实的基础上，挖掘档案内涵，提供更加全面的信息参考和更深层次的咨询服务。二是服务方式由被动接受查档向主动提供服务模式转换。新时期检察机关的信息资源对工作查考、借鉴、决策、证据、调研等方面的作用更加突出。档案工作者必须具备前瞻意识，主动预测、捕捉档案工作中出现的新情况、新问题，并作出相应对策；加强档案的宣传工作，征求各方对档案利用的意见，公布或提供服务的范用、内容，便于利用者了解室藏情况，更好地利用档案资源。三是服务范围由严格限制向面向社会转换。一方面要减少对利用者身份的限制，由过去主要面向法院、公安机关、检察机关、及案件的当事人，逐步面向全社会；另一方面在利用内容范围上要扩展，在符合《档案法》的规定，并且不违反监督工作的要求和保护当事人合法权益的前提下，掌握好档案的公开范围，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长对检察院各类档案的信息需求。
四、规范档案管理，推动新时期检察档案工作科学发展
随着国家各项法律、法规的健全和完善，检察机关工作任务日趋繁重，检察院的档案数量增幅较大，工作量急剧上升。过去档案主要以手工技术为主要的管理手段，无论在信息检索速度、范围、质量及信息的贮藏等方面已不能适应现代信息服务“快、广、准”的要求。档案管理只有充分利用以计算机技术为核心的现代科学技术，才能达到提高档案工作效率与更好地满足利用需求的根本目的。首先建立以室藏内容提高利用工作为目标的档案信息管理系统，实现档案信息资源开发、利用、管理工作现代化。其次建立以维护档案完整与安全为目的的档案实体管理系统。包括防火、防盗的自动监控系统；温湿度的自动调控系统；采取“八防”等相应有效措施，实现档案整体管理现代化。第三建立以计算机技术为基础的档案信息网络化管理系统，实现由诉讼资源信息本院系统内各用户之间共享，逐步发展成检察系统联网，更好地发挥检察院档案信息资源的社会效益。
一、深化检察档案工作机制建设
建立、健全档案工作领导小组,形成由主管检察长领导,办公室分管主任负责,档案员统一管理与具体指导,各部门协调配合的档案管理工作格局。要把提高档案工作管理水平作为规范执法、促进检察业务工作发展的一项重要内容,及时解决档案工作中存在问题,及时制定、修订各类档案收集、整理、归档、移交、鉴定、借阅、销毁等工作制度。加大监管和服务力度,提高质量。严格执行归档制度,加强对重点工作、重大活动、重大建设项目的收集与整理,确保归档文件、案件材料齐全、归档及时。加大档案监管力度,强化档案“收、管、用”各个环节重点任务,切实提升档案管理水平。
二、深化档案队伍素质能力建设
坚持党要管党、从严治党,推进党建统领的新常态。巩固教育实践活动成果,严格履行档案队伍责任意识和履职能力,定期开展理论和业务培训学习。积极营造健康向上、务实清廉的工作氛围。一是提升基层档案队伍业务水平。加大教育培训力度,通过举办专题培训、开展观摩交流等形式增强档案人员的职业素养和职业精神的培养,积极营造团结进取档案队伍。二是培养档案人员爱岗敬业、求真务实、埋头苦干、甘于奉献的敬业精神,把教育培训经常化、系统化、制度化来抓,不断提高档案人员的业务技能和理论水平。三是定期组织档案知识学习培训,不断更新知识、更新理念、更新观点、提高认识,确保档案工作保持良好发展局面。 四是加强档案系统业务交流学习、学术研讨活动,提高档案人员综合素养,以“讲能力、转作风、树形象、求实效”为主题,全面提升档案人员职业道德水平,服务大局的良好工作氛围。
三、深化检察档案管理体系建设
随着司法改革的推进和社会档案意识的增强,依法管理诉讼档案工作的地位将更加凸显,诉讼档案的法制建设也将受到更多的关注。档案资源是一切工作开展的基础,是深化管理手段、挖掘信息价值,从而换发档案工作的生机和活力。检察档案记载着检察事业的发展历程,更主要反映着检察工作民主法制进程和重大司法改革的原貌。
(一)依法管档,法律先行
作为档案守护者、执行者,必须练就一身过硬的本领,熟知相关法律法规以及规章制度,时刻保持清醒的头脑,及时更新、补充知识,扩大自己的知识面,严格按照《档案法》规定和标准管理档案事业,任何人都不能凌驾法律之上,凡是违反档案法律法规的行为,都必须依法追究法律责任。 作为档案工作者只有熟悉法条,依法办事,才能赢得社会的理解和尊重,才能为档案事业法制化建设添砖加瓦。
(二)依法管档,从源头抓起
档案接收工作是档案管理工作的起点,接收工作的质量直接影响到档案管理与档案利用,因此,对待接收工作不能丝毫懈怠,更不能马马虎虎碍于情面,对不符合要求卷宗材料坚决退回整改。
(三)依法管档,抓好档案入口关
在诉讼档案归档时,档案机构应按照《人民检察院诉讼档案管理办法》对诉讼档案进行分类管理,人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限划分为前提,将不同保管期限永久、长期、短期的案卷每年各编一个顺序号。并对诉讼卷宗的编号、案件来源、嫌疑人姓名、申诉人姓名、举报人姓名、案由、处理结果、收案日期、结案日期、承办人、归档日期、盖章情况以及卷宗目录进行全面审查,以确保归档的诉讼卷宗材料完整、真实、合法、有序,全面提高档案归档质量。
(四)依法管档,建立信息采集制度
加强与各部门的沟通,建立信息采集制度,信息采集是电子文件(档案)备份中心系统的基础,没有丰富的电子数据支撑,电子文件备份中心就成为无源之水、无本之木。因此,信息采集制度的建立需要各部门的参与、支持、配合,明确采集范围、内容及保密措施。 四、深化检察档案安全保密体系建设
保障档案实体安全和信息安全是档案工作的基本要求。应当构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系,加强内部管理,把安全责任、安全制度、保障措施落实到实处。一是加大档案基础设施和安全设施建设投入,逐步实现纸质档案库房、音像档案库房、实物档案库房、阅览室“四分开”。二是加大档案库房配备监控报警设备、温湿度控制调节设备、气体灭火设备、驱虫杀菌设备,配齐音像检测和播放设备、数字化扫描、存储、备份设备、档案管理软件及专用服务器,切实提高综合保障能力。三是加大档案信息系统安全保障。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系, 严格执行档案安全保密管理制度,严防把档案传输到非网络,加强对档案管理软件、档案专用计算机、档案专用服务器和其他档案存储介质的安全保密管理,确保数字档案室建设和运行的安全。四是坚持定期自查和档案安全巡查。定期清点库存档案,检查借阅制度落实情况,加大互查力度,细化考核标准,确保制度落实到实处。
五、深化检察档案利用服务能力
随着社会不断发展与进步,人们对档案利用的
要求越来越高,档案提供利用服务,就是最大限度的满足档案利用需求,发挥档案的凭证作用。档案利用是档案工作发挥价值的集中体现,实现档案利用服务的拓展与增值,充分发挥各类档案的作用,实现档案的价值。 (一)严格借阅档案审批制度,确保档案利用安全
结合档案利用多的情况下,制定严格的档案审批程序,制定档案利用审批表,由档案利用人签名,填写借阅事项、借阅目的和借阅时间,经处室兼职档案员签名,报处室正、副处长审批,再报主管检察长批准。文书档案属于我院机密档案,一般不外借,如外单位利用我院文书档案时,需经主管检察长批准,方可办理借阅手续,并限期规档。
(二)严格借阅登记手续,确保证件齐全
档案利用人办理完档案借阅审批手续后,需到档案室填写档案利用登记卡,由档案部门专职档案员签字确认其身份后方可借出。归还卷宗时,由借阅人填写归还卷宗册数和归还时间,方可确认归还卷宗。上级检察院和同级法院、公安局、安全局,因工作需要借阅卷宗的,除上述程序外,还需持有单位介绍信、工作证经我院办公室主任和主管检察长审批方可到档案室办理借阅手续。其他单位一般不外借,因特殊情况需要借阅时,需经主管检察长批准,并限期归还。
(三)借阅卷宗催还制度,确保卷宗完整
1 人事档案管理信用化改革的可行性
第一将人事档案与信用档案相结合，从某种方面上来说，人事档案与信用档案都是相同的类型，人事档案是对人的信息的收集和归纳和整合，这些信息将是组织或者事业单位对于人的评价标准，而信用作为人的最重要的评价标准之一，理所应当的应该讲信用档案划入人事档案的管理中来，使档案的管理更加的完善，为市场提供更为完整详实的社会信息，从而更完善的评价一个人。
第二，我国早已经设立了一个完善的个人信用数据库，可以为人事档案信用化改革提供帮助，早在2006年的时候我国的个人信用数据库就已开始收集、整理、归纳人们的信用记录了，截止到2008年底已经收集社会上各行各业工作人员和形形的人的信用记录，这些信用记录包括了人的贷款和偿还记录、诉讼记录等等，提供给银行、社会企业、政府部门等等为它们的工作人员的招募，贷款的选择等等提供了帮助，也为人事档案信用化改革打下了一个良好的基础。[1]
第三，人事档案管理应当借鉴信用档案的管理方式
信用档案管理方式是值得人事档案管理思考的，信用档案的管理具有以下的几个几个值得深思的性质：一信息来源广泛性，信用档案涉及的方面广，信息来源多种多样，内容详实；二信息开放性：信用档案是开放的，没有藏匿的，随时随地都可以供相关的组织如警察局等观看，信息一定程度上是共享的；三信息的客观性：信用档案里的信息是客观的，没有偏向性的，绝对真实的；四信息的时效性：信用信息不能是一成不变的，保持内容的更新，要随着信息的来源人的信用行为而改变，信用档案内容也是拥有时间性质的，一般来说，信息来源人的负面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；档案内的信用信息不能用作商业行为，如售卖、租借等等，这些都是侵犯隐私权的行为，而作为信息的来源人，每年可以查阅使用自己的信用信息一次；六：信息的时刻更正性：信息的来源人，可以质疑信息的真实性，或者发现信息有丢失，可以提出异议，如果情况属实，可以获得更改的权利；七：信息的法制性，这些信息都是受到法律的保护的，管理过程中每一个程序都是都有着法律的保障。以上就是，信用档案管理的性质，这些性质都值得人事档案管理借鉴，为人事档案管理提供了参考。[2]
2 人事档案信息信用化管理的具体策略
2.1 将信用档案加入人事档案中，使人事档案更加的完善，符合当前的社会的发展
人事档案收录进信用档案有利于全方位的评价一个人，个人品德方面也将会被纳入人才的评价标准，信用档案本身就拥有时效性，可以使人事档案的资料即时的更新对于人的评价也能与时俱进，信用记录中拥有个人记录与职业记录，信用记录包含个人的贷款和还款记录、社会保障信息、诉讼记录等等，职业记录拥有记录人以前工作?挝欢云渌枷肫返拢?工作能力的记录，这两者都是对于记录人的评价，是其未来工作的信用资本。改革后的档案不在片面化，拥有更全面的信息，他对于人由不良信用产生的负面评价有了详实的记录，维护了人才市场的公正。[3]
2.2 改变人事档案的工作职能，有控制转变为服务与监管
政府建立人事档案管理机制，是为了保障人合法的享受社会权利与工作权利，现如今的档案管理机制却走向了控制的道路，这是与国家档案管理制度的初衷相违背的，因此，转变其工作职能，走向服务与监管的道路是很有必要的，下面列出几项措施；一：减少人事档案的控制功能，增加人事档案服务与监管的功能，加大人事档案信用功能的发挥。二：增强人事档案的普及率，使人事档案不在属于少数人的权利，使人事档案的管理人员不断地增加，为更多的人提供服务。三：人事档案的记录人应当拥有知情权，使人人所有翻阅档案的权利和质疑档案真实性的权利。四：档案里的负面记录，应当在一定的时间里删除，不能永远跟随记录这的一生。五：人事档案不能作为商业目的使用，任何侵犯记录人隐私权的行为都应当受到法律的谴责。六：在法律上予以保护，档案的形成、管理、使用都应当有监察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事档案管理社会化
档案的管理应当有权限，让被记录人的单位有管理人事档案的权利，人事档案终究是为社会服务的，人事档案的社会化为市场寻找人才的提供了要求标准，下面提出推行人事档案社会化的方法，第一，档案记录人与档案分离，记录人工作的单位有权对记录人进行工作能力、职业道德方面的评价。当记录人离开单位到新单位工作的这段空隙间，档案依旧由原单位保留，直到新的单位工作后，由新的单位接受。第二，最终目的是为了使档案被专业的中立机构管理如人才市场等等管理，这是为了保障人事档案的绝对客观，将档案集中管理，也是为了节约管理的成本，使档案的管理高效。
2.4 网络化档案管理
档案管理的网络化是档案管理的必然发展，当前社会逐渐走向了新媒体的时代，在这个时代，作为自媒体设备之一的电脑，可以为人事档案的管理提供便利，建立完备的人才信息库，将档案集中管理后建立数据库输入电脑，将身份证作为唯一的识别码保护档案的隐私性，这种集中化的管理模式，有利于监控分散在全国各个单位的档案，也能为其提供安全的监管与服务。[4]
2.5 完善相关的法律，推行人事档案管理制度化，社会化
当前中国的人事档案管理制度，依旧需要更多的完善，应当通过法律来规范其管理制度和推行使人事档案社会化的进程加快，在信息的寻觅、归纳、管理的过程中应当由法律进行监督，档案管理集中化的法律法规目前国家还没有颁布，对于档案隐私权的维护的相关法律也没有实行，这些都是档案管理制度化过程中的法律漏洞，理当予以补全。
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