时间：2023-05-16 16:50:55
导语：在档案应急管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
如2008年中国“汶川大地震”，使得大量的档案资料因为掩埋而遭受重创，给经济和社会发展带来严重的不利影响。2011年3月，澳大利亚的昆士兰州遭受持续的雨袭击，致使一部分公共机构及商业机构的档案文件受到一定程度的损毁，不过这些机构都能够科学有序地对于已经受损的档案进行及时有效的抢救与修复。其中发挥积极作用的，就是澳大利亚国家档案馆的档案抢救应急预案。所以，我国各级档案部门要积极地预防和应对各类突发事件，必须不断地提高档案应急预案的管理能力与水平，尽可能地降低各类突发事件对于档案的危害程度，只有这样，才能有效避免和降低档案人员与各类档案信息可能遭受的损失。
1 加强应急预案管理是档案部门成功处置各种突发事件的基础和保证
档案的应急管理是指档案部门通过对于自然界与社会所产生的各类突发事件的原因、经过与后果进行综合分析，在有效整合档案领域当中有关资源的基础上，建立的一整套积极应对各类突发事件的事前防范、事中反应和事后处理的管理程序和手段。档案应急管理通常具有突发性和非程序性的特点，但同时又必须满足预见性、系统性和创新性的要求。所以应急预案也是成功处置各种突发事件的基础和前提。
1.1 加强应急预案管理属于档案安全的最迫切要求。在过去，世界很多国家的珍贵档案资料，都曾经遭受自然和人为灾害的毁灭性打击，产生了巨大的难以估量的损失。如2001年发生在美国的“9・11”恐怖袭击事件，让位于世贸中心的很多金融机构的计算机数据档案瞬间被毁。而各类频发的突发事件，不仅增加了档案管理的难度，也为档案安全管理敲响了警钟。这就迫切要求各级档案部门必须展开积极的行动，不断加大应急预案的管理力度，以便于应对各类突发事件的发生。
1.2 应急预案管理能够提升档案部门的应急管理能力。实践证明，应急预案是积极应对各类突发事件的重要手段，各级档案部门通过制定和建立完善的应急预案体系，从而规范档案部门对突发事件的应急处理能力，不仅有利于使各级档案管理人员在工作过程中树立高度的风险防范意识，而且有利于及时鉴别和处理各类档案的安全隐患，并增强应急管理工作的能力，在针对突发事件的应急处置上，在应急预案的各个环节上，都能做到未雨绸缪，并提高应急决策的主动性、时效性与科学性要求。
1.3 应急预案管理可以增强档案安全体系建设的保障力。2010年5月12日，国家档案局局长兼中央档案馆馆长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》与《档案馆防治灾害工作指南》等规定，明确要求我国各级档案管理部门，必须重视应急预案在档案安全管理体系中的重要位置，并明确了各级档案管理部门完善应急预案管理标准和要求。这也表明，强化档案应急预案的管理工作，能够促进档案安全体系的构建，并为提升档案管理安全增强保障力。
2 国外应对档案管理突发事件的有效设计
2.1 重视档案工作人员的责任与分工。在档案部门应急预案体系的建设过程中，国外非常重视档案人员的分工和合作，档案馆（室）的工作人员队伍通常非常精简，因此，要求各工作人员在平时的档案管理突发事件中，各项预防工作和应急处理都非常明确。如加拿大温莎大学所制订的档案防灾减灾计划把档案工作人员分成三类，分别是灾害预防小组和灾害行动小组以及灾后恢复小组，分别负责在档案灾害发生前的预警预防、灾害发生时的应急救援以及灾害后期的档案修复工作，并且均依据不同的职责而有针对性地开展有关培训工作。
2.2 加强档案部门可能遭受的灾害研究力量。在国外，档案部门比较关注可能面临的灾害和突发事件研究，并热衷于突发事件对档案建筑和馆藏档案造成的危害，并高度重视各项预防策略。如美国档案机构就非常重视自档案馆（室）建筑和应急设备以及应急人员培训等各个方面来采取措施，以便于更好地降低对档案机构的各种危害。在2008年举办的国际档案大会上，日本某档案学界专家曾指出，对于文件管理机构来说，预防和及时处理突发事件，是保护档案文件资料安全的重要措施。全部文件保管设备都应当在紧急状况时，确保档案实体不会遭受严重的损坏。
3 目前档案部门在应急预案管理工作中所存在的主要问题
3.1 档案应急预案的严重缺失，管理体系不够健全和完善。目前，很多档案部门对于突发事件的应急重视不够，很多还是缺乏高度的防范意识，即使制定有应急预案，在体系上还很不健全，甚至有很多的档案管理部门，根本就没有制定出相应的应急预案。另外，大部分的档案部门也大都将重点放在自然灾害的应急预案制定上，往往忽视了事故灾难、社会不稳定事件和网络冲击等应急预案的制定，比如对于网络侵入和篡改等方面的威胁甚至没有丝毫防范意识，这就出现了档案部门应急预案体系不够健全和完善的状况。
3.2 应急预案内容空洞，风险评估体系不够合理。 现阶段的各级档案部门，在应急预案的内容方面，大多是因为仅仅注重形式而脱离实际，并且存在着相互抄袭的现象，结果造成在操作时受到很大的局限性。另外从总体范围看，由于很多档案部门尚没有完善的档案风险等级评估体系，还没有进行档案的安全分级管理，这就造成在各类档案的实际存放过程中，往往忽略将珍贵、重要的档案进行集中存放，这样一旦出现突发事件，就会乱成一团，反而使珍贵的档案得不到及时抢救，造成巨大损失。
3.3 没有明确的奖罚标准，缺乏行之有效的绩效考核机制。在各级档案部门已经公布的应急预案中，很多缺乏档案应急管理的绩效考核机制，这样就会对于考核标准的界定不够明确，缺乏绩效考核的标准和奖励机制，档案应急管理工作的积极性与成就感就会明显下降。而应急预案中由于缺乏科学的惩罚机制，主管部门对于失职人员的惩罚没有依据，无法实现绩效考核的公正和公平，使各项工作难以推进。
3.4 应急预案的演练流于形式，其联动能力缺乏协调和统一。目前，许多档案部门还处在“纸上谈兵”阶段，不能够实现应急预案的演练和应急联动能力的密切联系。而事实上，应急预案的演练不足，则应急联动的能力就必然较弱，结果造成档案应急处置中出现“不联不动，联而乱动”的混乱现状。在电子档案信息应急处理方面，往往在广域网外部线路中断、局域网中断，以及档案馆业务管理系统出现了严重漏洞，而造成业务数据错误和操作失误时表现得束手无策。这在实践中也必然会降低应急效率与水平。
4 档案部门应急预案管理体系的科学设计与构建
4.1 加快档案应急预案管理的职能和组织建设。要组建应急预案的编制队伍，具体负责应急预案的各项管理工作。要明确预案编制小组的具体职能，不仅要确定预案编制小组的人员和职责，而且对于编制应急预案的目的、类别、范围和适用等还要做出明确阐述。至于编制小组的组成，最好邀请相关政府部门的应急管理人员参加，通过广泛参与和相互协作，真正实现明确分工，高效运行。
4.2 提高档案管理内在风险的监控，及时排除安全隐患。当前档案管理中存在的潜在风险，大部分可以从自然因素与社会因素两个方面进行评估和预测。在特殊时期，档案信息技术部门还要加强对网站、网络运行和信息安全突发公共事件密切相关信息的收集整理与持续的监测。同时，还要从档案部门的自身出发，及时排除档案管理过程中所可能存在的各类安全隐患，只有这样，才能有效降低风险因素产生的可能。
4.3 重视档案应急预案的编制，努力完善应急预案的管理体系。科学严密的应急预案，能够让档案部门的各项应急管理做到有条不紊和有章可循。档案部门在组织应急预案的编制时，应当对内容框架进行科学设置，并明确应急预案编制的目的和依据及实施的范围，力争所制定出的应急预案，可以应付所有的突发事件发生。同时，对于档案信息系统可能出现的突发事件，其应急处置预案应当尽可能细化，比如，在档案馆官方网站或者微博中，出现非法言论和黑客攻击事件以及网络病毒感染等，都有积极的应对措施。只有这样，才能在确保应急预案拥有完善运行体系的基础上，充分地发挥出积极功能和作用。
4.4 积极开展应急演练活动，以检验档案应急预案的效果。实践证明，积极开展应急演练，是考验应急预案科学性和可行性的最有效方式。所以，在档案安全应急演练开始以前，应当预先熟悉已经编制的预案，充分了解该演练所主要考核的各项技能，尽可能地掌握该演练的组织策划和进度控制等演练模拟方案的要点。应急演练结束后，还应当迅速针对应急预案的效果进行科学全面的评估，从而确定是否需要进一步修订和完善。只有通过这种方式的应急演练，才能检验应急预案的可行性，同时有效提高档案部门的应急救援水平。
档案管理工作对于事业单位的日常运行来说至关重要，但是传统的档案管理模式工作量巨大，需要耗费大量的人力物力和时间，信息技术的应用可以大大提高档案管理工作的效率，本文具体对信息技术在档案管理中的应用进行了探讨，也希望为推动单位档案管理工作的发展提供一些借鉴。
【关键词】
信息技术；档案管理工作；应用
一、信息技术背景下档案管理工作的特点
（一）档案存储的载体发生变化
在信息化技术的大范围应用之前，各个单位一般是采用以纸质材料为主的实物作为档案存储的载体，这种存储方式需要档案管理人员耗费大量的时间进行档案信息的编辑，转化，记录，会给工作人员带来巨大的工作压力，而且纸质材料也不便于保存，受环境的限制比较大，备份工作也不容易进行，也不符合资源的优化配置的要求。现代化集成电路的出现是信息技术发展的一个里程碑，信息技术的应用也是档案管理工作的革命。首先是利用电子文件、图纸等代替了原本的纸质材料，简化了档案信息的记录存储过程，便于进行档案信息的备份工作，而且U盘、计算机硬盘等也比纸质材料稳定，不容易受到环境的影响，适用范围也比较广。另外将档案内容转化为信息化的数字数据也易于进行管理和档案的查找提取，有利于提高档案管理的工作效率和档案内容的利用率。
（二）档案信息的分类管理发生变化
传统的档案管理一般是根据档案的内容人为地对其进行分类，分类工作需要人工进行操作，工作量巨大，根据档案信息内容可以将其大致分为单位人事档案、文书档案、单位史志等等。当有新的档案入库时工作人员需要对其进行归类然后再进行存放。目前数据库技术在档案管理中也得到了应用，因而传统的分类方式也有所变化。相关技术人员可以对程序进行指令设定，这样计算机可以自动对新入库的资料进行分来，同时还可以利用计算机对其进行定期的整理，不仅节省工作时间提高了效率，也有利于提高分类的准确性，因为传统的分类模式容易受到工作人员的主观性的影响，而直接利用信息数字化技术自动分类的结果客观性就会更强也更可靠。
二、信息技术在档案管理中的具体应用
（一）多媒体技术的应用
多媒体技术是一种图、文、声、像的综合处理技术，目前多媒体技术在档案管理中的应用主要体现在信息检索、档案编辑等方面。多媒体技术的应用简便了档案信息的检索流程，对于文本信息不仅可以采用关键词查找还可以采取全文查找的方式，提高了检索结果的准确性而且。而且利用多媒体技术可以进行影像或者是声音文件的查找，不需要再借助辅助的设备，而且可以直接利用计算机进行信息的查阅。此外多媒体技术使得信息的采集和存储方式也更加多样，档案资料也更加全面。而且多媒体信息技术的运用实现了信息的共享，用户可以直接在平台上进行信息的查询和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人员的协助查找因而也有利于事业单位的工作效率提高。
（二）信息存贮技术
集成电路的发展使得信息的存储方式更加多样，存储载体也更加多样，便于工作人员对于档案资料的存储和整理。目前在档案管理中广泛应用的存贮技术有微缩技术、磁存储技术和光盘存储技术三种。磁存储技术是最普通也是应用范围较广的信息存贮技术，而且磁带存贮也比较稳定，保存期限也比较长。微缩技术也是近些年才逐步得到应用的，该技术是将信息通过微缩相机进行拍摄，然后信息会保存在胶片上，由于信息经过微缩，因而同样的存储空间信息的涵盖量可以得到较大的提升，而且这种存贮方式的性价比也比较高。光盘存储具有存取速度快、效率高、存储内容多样以及容量大等特点，因而这也是目前在档案管理工作中应用范围最广信息贮存技术。
（三）汉字识别技术
汉字识别技术可以大大降低信息采集、编存的工作量。因为目前档案管理工作还处于新旧模式的交替阶段，因而很多的单位目前的主要工作任务就是将原本的纸质文本材料在计算机上进行录入转化为数字化信息数据。而汉字识别技术可以直接通过对图片或者文件等进行扫描然后对其进行编码，转化为正常的汉字并作为文本文件进行存储，便于信息的存储和查找，也提高了工作人员工作的有效性。除此之外，汉字识别技术还可以应用与档案目录的输入以及图像信息的转化等方面，而且该技术的应用由于不需要专门的人员进行信息的转化输入因而在一定程度上也可以降低档案管理工作信息化建设的成本，而且该技术还具有易于操作的特点，对工作人员专业性的要求也比较低。
（四）条码技术
条码技术目前在销售等各个行业都得到了广泛的应用，该技术具有易于操作，准确度高等特点。条码技术主要通过对一些老档案进行编码，将该条码贴于卷轴上并将该码录入计算机中，详细记录档案的存储位置、主要内容、年限等等信息，计算机会自动对其进行管理。当有人需要借阅档案馆中的档案时直接扫条码就可以，有利于对借出档案的管理，当档案归还后也可以及时找到其原本的存储位置，有利于缩短信息的查找和提取时间，而且工作人员的劳动强度也在一定程度上被降低了。
三、结论
总之，推进档案管理工作的信息化进程是目前的社会发展的必然趋势，而且信息化的技术也可以降低档案管理人员的工作量和工作难度，提高工作的效率，节省时间，同时信息化技术出错的概率也更小，也有利于保证存储档案数据的准确性，因此应当加快信息技术在档案管理工作中的应用。
作者：胡晓宇 单位：吉林省松原市离退休人员档案管理中心。
参考文献：
组成部分。实施档案管理网络化能够规范档案管理，实现网络管理科学化管理，实现人力资源管理的专业化发展，为企业发展提供良好的人才管理保障。
关键词：档案管理；网络化；现状；优化措施
0 引言
科技水平发展促进我国社会发展速率进一步提升，加强网络应用广泛程度，促进我国网络应用程度进一步提升，提高档案管理网络化的应用程度。档案管理网络化发展能够促进档案管理数据分析管理更加科学化、明晰化发展，提高档案管理的效率，实现档案管理准确性。
1 现阶段档案管理的发展现状
档案管理是我国人力资源管理应用的重要管理途径，实施档案管理网络化发展是促进人力资源可吸毒而管理的重要措施。档案管理随着社会科技水平的进步不断深入发展，但现阶段我国档案管理中依旧存在一些问题，成为我国档案管理发展中的障碍。
一方面表现为档案管理的内容科学化水平较低。目前我国大部分企业或单位对档案管理依旧采用传统人工管理办法开展档案管理，造成档案管理的内容不科学，资源划分标准不一致，档案形式多样，造成档案管理停滞在传统档案管理层面，档案的内容管理科学化程度较低；另一方面，我国档案管理的管理人员和规范性较低[1]，网络应用程度较低。档案管理不能为企业发展提供直接经济收益，企业在发展过程中对企业档案管理的人员分配和管理上缺少一定的规范性，导致企业档案管理的人员工作积极性较差，管理形式创新能力低，影响企业档案管理，同时档案管理的管理人员的计算机水应用水平较低，是企业档案管理的现代化程度较低，造成企业人才档案管理与企业总体发展之间出现严重的管理脱节。
2 实施档案管理网络化的措施
2.1 实施档案管理电子档案与传统档案同步实施
实施档案管理网络化管理应当矜持传统档案管理与电子档案管理同步实施。一方面传统档杆管理主要是针对档案管理中“历史遗留问题”中档案残缺不全，档案资源信息程度较低[2]，或档案存放时间较长的休息资源进行传统管理措施，保障了档案管理的基础信息性，避免大量的档案录入增加档案管理人员的工作量；另一方面，近期档案适应网络化管理，进行档案信息数据管理的准确性发展，促进档案管理的效率性和准确性，促进档案管理体系进一步完善健全。此外，这种传统档案管理与网络管理相结合的法管理措施也增加了档案管理的安全性，避免档案丢失。
2.2 应用网络数据管理手段进行档案管理
实施网络诗句管理手段进行档案管理。随着社会科技水平的进一步提高，档案管理数据化应用程度也进一步提升，实施档案管理自动化软件，结合OA办公自动化和MIS信息管理相结合实施软件管理档案管理网络化发展[3]，提高档案管理自动化程度的进一步提高，提高了档案应用、管理的专业化和信息准确程度，促进我国档案管理程度的进一步发展。例如：我国某企业实施人力资源档案管理网络化发展，这种管理措施企业人力资源分配管理的合理程度进一步提高，间接地为企业人发展创造财富。此外，网络化中云盘使用为档杆管理提供了广阔的档案储存空间，不仅增强了档案管理的效率，同时也避免了传统档案管理储存空间的问题，节约了档案管理的应用空间。
2.3 提高档案管理人员计算机应用能力
提高档案管理人员计算机应用能力是开展档案管理网络化程度的重要基础保障。对档案管理的工作人员进行定期培训，提高档案管理人员的计算机应用管理水平，促进档案管理人员计算机应用能力，档案管理自动化系统的应用程度进一步提升，实现档案管理网络化人员的专业性。
3 档案管理网络化的优势
3.1 档案信息管理可靠性增强
档案管理网络化是当今社会科技发展促进资源管理的重要体现，其优势其一档案信息管理的可靠性增强[4]，档案管理网络化发展主要依托互联网档案自动化管理软件和虚拟空间实现档案管理，档案管理系统的登录需要相应账号和管理密码，使档案管理的信息可靠性增强，避免档案资源泄露等信息资源管理不善等问题。
3.2 档案管理的准确性提高
其二，档案管理的准确性提高。档案管理采用网络化管理使档案管理分类采用电子档案自动分类管理，依据档案分类标准进行档案管理。自动化档案管理能够智能化对更新档案进行分类管理，避免了传统档案管理中档案人员对接不当影响档案管理准确性问题。
3.3 档案管理的工作效率提高
其三，档案管理工作效率提高，网络化管理措施使档案管理人员从传统的档案管理中解放出来，档案管理水平和管理手段都逐步实现网络化发展，保障了档案管理的准确性和可靠性，同时也提高率档案管理人员的工作效率。例如：某单位对培训人员的档案分配按照培训人员工作管理性质不同，运用电子档案管理将人员档案分发到不同管理部门，提高了单位档案收发和应用的效率性[6]。
3.4 档案管理科学化，规范化发展
其四，档案管理实施网络化使档案管理科学性，规范化发展。传统的档案管理工作量大，管理范围复杂，档案管理主要依靠人工分配形式进行档案管理，容易造成档案丢失或损坏，影响档案管理的正常进行，造成档案资源管理专业会程度较低，影响了档案管理的质量性；实施档案管理网络化采用电子管理措施实现了档案管理，分配数字化管理，从而提高了档案管理的准确性，实现档案管理的科学化，规范化发展。
4 结论
档案管理网络化发展是现代化科技手段应用于社会资源管理发展中的体现，实现资源应用，管理，分发的专业化发展，提高了档案管理的准确性和效率性，促进我国资源档案管理的规范化发展。
参考文献：
[1]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变――在老档案工作者座谈会上的发言[J].档案学研究，2002，03：8-12.
[2]倪代川，戚颖.档案信息网络传播案例评析――以《档案界》网站及《档案界》电子杂志为例[J].档案管理，2010，05：59-62.
[3]安小米.城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[J].档案学通讯，2004，02：88-92.
关键词:计算机信息技术;高职院校;档案管理
一、计算机信息技术在高职院校档案管理中的作用
(一)提高档案的严密性
早期，纸质的档案由于保存时间较长，致使页面泛黄，字迹不清楚，导致很多珍贵的档案无法保存下来，并且，经常出现档案丢失的现象，影响到档案管理工作的质量。而出现此类问题的原因则主要在于档案管理工作量繁重，一时间难以快速核对档案数量，很容易丢失档案，使档案内容被泄露出来，造成损失。现如今，计算机信息技术被广泛用于档案管理工作中，管理人员在整理档案文件时，利用计算机建立档案数据库，将电子版的档案保存在数据库中，不仅方便查找，同时还能够提高档案保密度和安全度。要想调取档案，必须通过密码验证，才能登陆数据库，找到档案、文件、各类资料，如果密码输入错误，将无法获取档案内容，在一定程度上提高档案的严密性，防止出现档案被盗取的现象，起到保护档案的作用。因此，管理人员利用计算机管理档案工作更轻松，更高效，可针对不同的档案分类保存在相应的文件夹和数据库中，确保档案内容完整，完好，提高档案的严密性、安全性。
(二)提高归档效率
档案类别多，数量大，依靠人力将难以快速分类整理，导致档案管理工作进度缓慢，效率低下。在实际的工作中，为了改变这一管理现状，管理人员应积极学习运用网络技术、计算机信息技术，灵活应用计算机的功能，快速归类档案、文件，用计算机高效归档、分类、整理、搜索，查找到档案的类型，点击相应的文档，将电子版的档案保存在计算机系统中，提高档案管理的质量［1］。可见，计算机信息技术相对于传统的管理方式，优点非常多，从而使管理计算机节省时间，高效率归档，并将不同的档案信息压缩之后，备份保存，防止档案丢失。由此可知，计算机方便办公，便于管理人员整理档案，整理过程中在搜索一栏输入关键词，显示档案的类型，根据不同档案的类型，归类储存，以便于日后查找和使用，整个过程中自动化、先进化，不仅减轻人力负担，同时也提高了档案管理工作效率。
(三)方便检索和储存
不同档案其信息也不同，在实际的工作中，如果不注重分类，将导致档案信息混乱，日后查找难以快速找到所需的档案。因此，在进行档案管理工作时，首先，应明确档案总量、信息内容、类别，清楚之后，利用计算机信息技术的功能检索档案信息，主要目的是为了方便储存电子版的档案，日后查找档案，只需输入时间、关键词即可快速找到档案，方便查找档案信息［2］。其次，利用计算机能够解决储存不足的问题，过去因档案越来越多，占地面积越来越大，从而没有足够的地方摆放档案，而运用计算机信息技术，将档案信息压缩到文档中，自动化完成压缩和存储工作，整个过程高效、快速，节省大量的时间，显著提高了工作效率。此外，还可以制作档案二维码，扫描即可获取档案信息，以及查阅档案数量，方便管理人员检索、查找、保存更多的档案信息、文件等等。新时期管理人员应紧跟时展的步伐，利用计算机信息技术功能检索、储存档案，有利于提升档案管理实效性、有效性和管理水平［3］。
(四)快速传输档案
近几年，高职院校投入资金，引入大量的计算机信息技术，以供档案管理人员整理档案。通过完善硬件设施，能够方便管理人员快速传输档案、分类档案。而计算机信息技术、网络技术便于传输档案文件，整个过程中管理人员只需点击档案管理系统，查找到所需的档案和文件，即可选中发送给各部门，而过去需耗费时间先找到档案，之后，送到各个部门，流程复杂，时间长，经常耽误各部门使用档案，也会影响管理人员工作情绪，致使管理人员对工作失去自信心。在新时期，管理工作中利用信息化管理系统，快速传输档案，发送文件、信息，通过计算机与各部门加强沟通，了解所需的档案，提前查找，批量发送，高效率完成档案传输工作，轻松完成工作，不仅增强其自信心，同时也提高管理工作质量和效率［4］。
二、计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用
(一)运用档案管理软件
现如今，地方高职院校档案管理人员在工作时普遍运用计算机信息技术，改变了工作方式，创新了管理方法。在工作中运用档案管理软件可以快速录入档案信息，还可以上传档案、下载档案文件、查处档案数量和保存的位置等等。将软件应用于档案管理工作中，方便管理人员随时上传档案点击保存，即可储存更多的档案信息。此外，管理人员可以利用软件在线与其他管理人员沟通，随时交流遇到的问题，共同商讨，一起解决，推动档案管理工作高效、顺利进行。可见，工作人员在管理过程中灵活运用软件整理档案、查询档案总数、核对档案数量、备份档案、打印档案内容等等，说明开发的档案管理软件各个模块功能非常之多，在实际运用中较为方便、便捷，使管理人员轻松完成管理工作，并提高计算机应用能力、工作能力、管理效率［5］。
(二)用计算机设置档案获取权限
计算机信息技术不仅给管理人员提供了便利，同时也为档案管理工作提供了安全保障。在实际运用中能够加密档案文档，而过去因管理工作繁重，很容易疏于整理档案的数量，经常出现档案丢失和信息被泄露的现象，后果很严重。新时期，管理人员运用计算机信息技术，应安装防毒软件，并用加密处理技术，设置档案权限和密码，防止黑客盗取档案信息，达到保护档案的目的，做好保密工作和档案管理工作。如:整理高职院校学生个人信息和学籍档案时，其档案内容包括个人重要信息，管理时工作人员应利用计算机设置密码，并获取权限，发挥计算机保密功能，起到双重保护的作用，提高档案的保密性，确保保存在计算机中的档案完好，需要调取档案内容时，必须通过密码验证、获取权限，这样才能登陆档案管理系统查找到档案，提高档案信息密封性、完整性、保密性。
(三)用计算机快速整理档案
在实际的应用过程中，档案管理人员应输入档案关键词，点击查找，显示档案类型，根据档案类别，分类整理，以电子版的形式保存在相应的文档和文件夹中，不同文件夹中保存不同的档案，诸多的档案分别命名为不同的名字或者编号，以便于分类、查找。保存电子版档案非常快，无需耗费时间整理纸质版档案。利用计算机搜索档案，快速呈现档案类型，依据档案的特点和类别分别保存到不同文档中，整个过程中高效分类、整理，节省更多的时间用于整理其他文件、资料等等，在短时间内，管理人员就可以完成档案分类工作，必然会提高档案管理工作效率。因此，在管理档案时，要重视运用计算机信息技术的各个功能，能够高效分类诸多的档案，以便于管理人员分类保存档案，促进档案管理工作高效率完成。
(四)运用计算机资源共享
过去管理纸质档案，使用档案时，管理人员要在档案室查找、翻阅，不仅浪费时间，同时难以快速提供档案，并且，很难实现资源共享。现今，计算机信息技术、互联网技术快速发展，高职院校应高度重视，要求管理人员必须学会用计算机，按照要求利用计算机进行资源共享，从而随时根据需求，将档案信息发送给所需部门。利用计算机发挥信息技术的作用，随时调取档案信息，不仅可以核查档案信息是否属实，同时也能够资源共享。计算机具有查阅、共享等功能，运用过程中按照规范化的步骤先登录档案管理系统，之后，查询档案，找到档案后，将档案共享给各个部门。新时代下，运用计算机信息技术管理、共享档案已经成为一种必然趋势，对于提升管理人员共享能力、管理能力十分有利。
三、结语
【摘要】随着电子政务、办公自动化等系统的逐步建立与完善，产生了越来越多的电子文件和电子档案，给档案的管理工作带来了历史性的变革。新型的管理模式正在以意想不到的速度和规模进入档案工作领域。
关键词 计算机技术；档案管理
现代社会在计算机技术的推动和影响下，以飞快的速度步入信息时代，随着计算机与网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件。电子文件的产生，不仅意味着产生了一种新型载体的档案，也标志着人类社会记录信息、传达信息和留存信息的方式发生了改变。它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。随着计算机技术的不断发展，档案的载体面临着更新换代的重要历史时刻，档案工作以意想不到的速度和规模进入一种新型的管理模式。
计算机及网络技术的发展与普及，使得越来越多的社会管理活动逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，随着电子政务、办公自动化等系统的逐步建立与完善，电子文件最终将成为各级党政机关、企事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案资源的重要组成部分。
计算机技术给档案工作管理带来了革命。这场改革是自近现代档案学理论诞生以来，档案管理工作最为剧烈的一次改革，它影响档案工作的基本理论、运作方式乃至思维观念。随着计算机技术的发展，档案的载体面临着更新换代的重要历史时刻，传统的管理模式已不再完全适用档案的收集。计算机技术的普及及利用，使档案资料的收集更全面，更及时，更方便，各种存储工具满足了现代档案管理工作的要求。
计算机技术的产生和发展对档案管理工作的变革主要体现在以下几个方面：
第一，在照相机、录音、录像等工具的应用上。更加真实地记录了许多大型的会议、节日活动、人物的资料，保证了档案资料收集的真实性、及时性、准确性。目前数字档案收集来源主要有三个方面：一是传统档案的数字化，就是把纸张、照片、音频影像等载体保存的传统档案通过扫描、拍摄等方式转换为电子档案，后期主要工作是建立档案目录数据库和全文数据库。二是现有电子文档的接收和归档，这是目前各个单位档案馆数字档案的主要来源。三是一些重要数字信息资源和采集，有些重要数字信息档案对反映历史社会变化、丰富馆藏起着重要作用，应注意收集和接收。
第二，在档案的整理上。档案分类更加清晰，整理上更加便捷。档案目录的标引要符合《档案目录著录规则》《中国档案主题词表》《中国档案分类法》等标准，档案目录数据格式要符合《机读档案目录数据库格式》以及本单位颁发的相关标准，以方便档案数据的迁移、共享、移交等。档案信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术提高档案工作的管理水平与效率。需要通过计算机软件来实现档案的信息化管理，其中主要包含档案目录数据库系统和全文数据库系统的建设，将来还会涉及到包括非结构化档案以及异构数据库的管理系统建设。
第三，在档案的保存上。档案的存储量扩大，保管的介质种类扩大，保管更加便利，更安全。将一些珍贵的、易损坏的档案进行数字化，除了满足档案的利用目的外，可以兼顾抢救、保存、备份等功能。
第四，在档案的利用上。档案的保管作用在于备查、利用，现代信息技术的应用，把档案资料分门别类，方便查找、检索，通过网络向用户提供档案的利用服务，使用户在可以上网的条件下在任何地点、时间都能查到权限许可所需要查询的档案信息，真正实现档案数字信息资源的共享。主要包含档案的信息开发，智能查询、网站信息、光盘等。档案信息开发是对档案信息进行专题开发、编研等，综合智能查询是提供馆藏的数字档案文档、图像、音频资源、视频资源的查询和阅览以及虚拟演播等服务。网站的信息指得是通过互联网将馆藏数字档案相关信息进行信息，提供对外档案利用服务，光盘是通过光盘刻录等形式提供利用。计算机技术的发展更有利于对档案资料的研究和利用，为生产经营和经济发展提供更好的原始依据和有效服务。
一、计算机技术在档案管理中应用的必要性
在当代社会的发展中，信息化是必然的趋势，计算机技术则完全符合了信息化发展的要求，快捷、准确、系统性，这些都是传统的人工档案管理无法实现的。通过计算机软件，可以进行快速的信息检索，而且无需大量人力进行翻阅，无需专设档案室进行储存，仅需小小的芯片就可以实现大容量的信息储存。它对于档案管理的可靠性和保密性也是比较突出的，同时还能很快的实现信息化的管理，快速、准确的查找出人们所需求的资料信息，这对于档案管理工作的发展具有极其明显的促进和推动作用，由此可见，计算机档案管理是未来信息化、系统化档案管理的必然趋势。
二、计算机档案管理工作中存在的问题
虽然计算机技术对于档案管理工作具有较强的促进作用，能够节省很多的资源，但是在实际的应用中还是存在一定的缺陷，因此为了更好的实现信息化、系统化的计算机档案管理，我们应该对这些现状加以全面的分析，并提出改进措施。
1.缺乏计算机档案管理的专业人才。档案管理对于技术人员的要求是比较高的，不仅要具备丰富的计算机技能，同时还要对档案管理的理论知识和业务能力有一个全面的了解，同时较好的系统性的管理水平、和较高的文学素养也是必不可少的。在各大高校，档案管理专业不太受到人们的追捧，专业性能较强的技术人员也大都流失到其它的行业，这些对于我国档案管理的发展是极为不利的。
2.对于档案管理的重视不足。在市场化经济的冲击下，各单位和企业更多的注重的是各部门带来的经济效益，而实质上，档案管理部门的工作性质决定了自身是无法实现创造经济效益的特征，因此没有受到人们的关注，因而在硬件设备和人员的配置上也无法实现与时俱进。
3.档案管理的软件无明确的版本。在市场上所研发出的档案管理软件是比较多的，但是各软件之间没有明确的界定，同时还有部分的软件存在格式不兼容的情况，造成了数据共享、交换无法实现，各企业盲目的选用，这样是无法很好的实现档案管理的统一管理的。
4.电子档案的弊端，由于档案的性质要求其具备较强的真实性和准确性，但是电子档案是无法去判断的，尤其是在资源共享比较频繁的互联网上，经过各网站之间的传播，它的源头和真实性是无法确定的。同时，它对于计算机的依赖是比较大的，因而在管理的时候，是没有办法实现每日全面的系统性的检查的，同时文档误删、病毒入侵等现象出现后，是没有办法短期内将这些文件档案复原的。
二、规范和完善计算机档案管理工作的对策
1.更新档案管理观念，改革档案管理模式。档案是人类社会活动的产物，随着人类文明的进展，档案载体的形式也在发生着改变。人们所称档案是人类历史的真实记录，这既是概括了档案作为原生信息的价值，也包含了档案自身的物质形态。在科学技术日新月异的今天，现有的档案管理模式在某些方面已经不能适应当前档案管理的需要。调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、调用的管理，逐步过渡到包括电子技术、管理和以人为本的管理方式中来。计算机技术的飞速发展，为档案管理工作开辟了一个全新的领域，同时也为档案工作带来了一定的影响，但这种影响是可以通过技术、管理、协调等手段加以解决的，可以将不利因素转化为有利因素。
2.提高计算机档案管理工作人员的综合素质。工作人员是档案管理工作的操作者，他们的认识水平和综合素质关系到归档的及时、准确、完整。要提高档案管理人员的综合素质，加强岗位培训，定期为相关人员举办一些档案管理制度知识讲座，使操作人员及行政管理人员都能自觉按档案管理的基本要求进行相关工作。加强计算机操作人员对于计算机维护的相关知识的学习，尽量消除办公自动化对文件归档带来的负面影响，使现代化的办公设备充分发挥其应有的作用。
3.建立健全计算机档案管理制度。档案数字化建设应该由地方档案管理部门统一规划和组织，由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法，使用统一档案管理软件，以便于信息交流与系统升级。统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。
【关键词】 计算机 档案管理 应用分析
引言：文件管理是社会生活中不可缺少的一部分，而传统的人工档案管理方式，已经满足不了现代科技对档案利用的需求。计算机的运用与普及，正顺应时代的潮流，具有重大意义。采用计算机管理的方式，不仅便于管理，还可压缩保存，促进了档案管理的数字化发展。
一、计算机在档案管理中的应用
在现代化的社会中，大到国家安全，小到生活琐事，都存在着资料、文件的保存与管理。就国家大事而言，由于其重要性，相关的档案部门必须进行认真严格的管理，及时并准确的完成该部门和上级业务部门的材料整理归档工作，以及档案资料的保密工作。这些档案资料可能包含文书材料和多媒体文件，例如行政文件、技术信息、图片、影音资料等。在人们的日常生活中，照片的保存就是最常见的文件管理。
1、档案管理规范化。在科技快速发展的今天，面对数量庞大的档案文件，如果依旧采用传统的人工管理方法，极易出现文件错误分类或不明确定义、管理不妥善、效率低等问题，甚至造成无可挽回的巨大损失。而应用计算机的方式进行管理，可大大减少工作人员的负担，能够高效率高标准的完成工作。将文件转换成计算机能够识别的文本文件，图纸可用计算机扫描处理，图片、影音等媒体文件传到计算机内，各式各样的文件在计算机内部进行压缩保存与管理，不仅能够节省存储空间而且能够长时间储存，同时方便修改或输出。由此可见计算机的数字化管理，有利于档案管理的规范化有序化。
2、档案查询便捷化。对于种类丰富数量巨大的资料，人工查询是一件浩大费力的工程，而计算机处理信息的能力是毋庸置疑的，快速输入数据、存储、输出信息等。此外，通过工程师的编程设计，可以实现逻辑判断甚至更高级的功能，更加有利于档案信息的分类、提取、分析、加工，避免杂乱无章的情况出现。经由应用计算机的方式，可以更高效、更精准的检索提取信息，避免费时费力而得到的结果却不准确，同时更有利于提高档案信息的时效性。
二、计算机在档案管理中存在问题
运用计算机，是为了方便存储、管理、输出，但如果存储的数据得不到保护，计算机的使用就没有意义了。数据安全方面常见问题有以下两点：
1、网络安全问题。存储大量文件资料的是计算机数据库，在保证数据库安全的前提下，例如对数据库备份、加密、设置权限等，更要注意网络安全，这是常见的损坏性较高的一点。伴随全球互联网的逐步发展，网络的不安全因素日益增加，资料数据的安全性和可靠性面临挑战。一般规律是当网络用户迅速增加时，网络的危险性会以几何数字增加。目前主要的不安全因素有：非法黑客的入侵、计算机病毒的感染、修改网络的关键数据等。虽然现有的防火墙、应用权限、口令等能够预防一些此等因素，但仍拦不住一些黑客高手，对于重要的数据信息，应采用内网，以保证其安全。
2、电子文件受损程度大。电子文件虽然易于管理，但也有弊端，其原始性容易遭到破坏。由于目前的科学技术，对于修改的文件尚无法辨别真假，这是世界性难题。随着全球信息化、网络化，网络黑客来自世界各地，电子文件的安全性面临严峻的挑战。
三、计算机在档案管理中的应用对策
1、加强档案管理措施。为了实现档案管理的现代化进程，必须针对工作中出现的问题寻找解决措施。可从以下几方面分析：首先，管理人员应摆正工作意识、树立服务观念，规范的使用计算机处理工作。其次，应对计算机操作人员进行培训，提高专业技术水平，更加熟练高效的完成工作。最后要重视计算机的使用和维护，尤其是硬件方面。目前可通过添加一些新的技术设备，例如防磁柜、多磁盘备份、硬件防火墙等来保证电子档案的安全。
2、优化文档保存问题。一方面，统一各部门的管理模式以及使用的系统软件，避免出现文件资料不一致的现象。另一方面，针对现有的电子文件特性进行研究、监管、分析，对重要的数据资料实行手工保存，确保原始文件的真实性和安全性，同样也是作为一种备份文件。计算机在文档保存中的应用，具有一次输入反复利用的优点，同时方便快捷高效的对文件进行保管、整理和利用。
结语：伴随着全球一体化的进展，计算机技术也将高速发展，因此档案管理工作也要跟上世界的脚步，与计算机应用更好的结合起来，促进档案管理的信息化、网络化，实现现代化管理，而这是一项综合性的系统工程，也是工作者努力的目标。
参 考 文 献
[1]王伟力.浅析计算机在档案管理中的应用[J].中国电子商务，2013，21（18）：34-35.
1、档案查借阅管理。
通过对档案日常查借阅的登记，可根据查借阅时间、查借阅单位、查借阅人、查借阅对象、档案编号、审批人、经办人、归还日期及任一指定查借阅时间范围中任意一个条件进行查询汇总。例如查询在2012年1月1日至2012年5月1日这时间段所借阅的人员信息，只须直接输入该时间段，就可查到。这比往日的人工计算汇总更直接、更准确，节约了人力、物力、财力，提高了工作效率。
2、档案转递管理。
通过对档案转进转出的登记，可根据转递人、档案编号、转递前单位、转单号、转递时间及任一指定转递时间范围中任意一个条件进行查询汇总，并自动生成干部档案转递通知单，如查某个单位某一年内转出人员信息，也仅仅输入该单位和时间段，就能迅速得到所要的人员信息，这使档案转递管理更加科学。
3、档案目录及零散材料管理。
计算机在档案目录管理中的应用，对档案目录的修改提供了方便，较以往人工登记简便、准确，节约纸张，避免重复劳动。通过对日常收集的应归档的零散材料的登记，可根据材料的收到时间、对象、材料名称、材料生成单位及任一指定零散材料的转入时间段中任意一个条件进行查询汇总，并能将日常登记的零散材料直接存入档案目录库中，使档案管理更系统更及时准确。
4、档案“四统一”管理。
计算机可自动生成人员名册、档案信息卡片、职务变动表、工资变动表、无档人员名册，并根据在职、离退、死亡、代管、未整理、无档人员、有档人员等类别自动生成档案索引，做到人员名册、档案、档案索引和个人卡片高度一致，使档案管理更规范。
5、人员档案信息查询管理。
通过对人员基本信息的登记，可根据人员的姓名、单位、党内职务、行政职务、性别、出生年月、政治情况、入党时间、工作时间、学历、职称、人员性质等条件进行查询汇总。例如寻找某些在水利局工作、担任副职、性别为女的、年龄在38岁以下、学历为大专以上的人员信息，只须将条件输入，就可直接形成相关人员信息。这为日常人事管理工作提供了方便，为领导的科学决策提供了依据，为干部队伍的建设提供了保证，使档案管理工作发挥更大的作用。
关键词：房产档案；计算机应用；数据库
档案管理是房产管理中的重要组成部分，它不仅是房产交易、权属登记、解决房产纠纷的主要依据，对于城市房地产发展的决策者和管理者来说也是至关重要的。长期以来，人们一直使用传统的人工方式管理文件档案，水平还停留在纸介质的基础上，这样的管理方式因其效率低、保密性差、费时费力，已经不能适应时代的发展，这种方式必然被以计算机为基础的信息管理所取代。
计算机科学的日渐成熟，使其进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。利用计算机对房产档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高房产档案管理的效率，也是房产管理科学化、正规化的一个重要条件。
管理系统的设计基础。面对许多城市房产档案管理方式相对滞后于房产交易、物业管理、起步较晚，并且积累了大量数据需要录入的现状，本系统的开发应使用原型法。即以少量代价，快速的构造一个可执行的软件系统模型，使用户和开发人员可以较快的确定需求，采用循环进行的开发方式，对系统模型作连续的精化，将系统需具备的性质逐渐地增加上去，直到所有的性质全部满足，此时模块也将发展成为最终产品。
管理系统应做的工作。城市房地产交易的日渐火爆，使对房产档案的查阅需求也日渐增多。据不完全统计，某些中等城市仅因房产权属登记调阅档案产生的业务量，一年就达两万余份，这还不包括法律纠纷、抵押登记、房屋拆迁等其它原因的调阅。因此，房产档案管理系统首先应该做到满足日常查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易于操作的原则，以方便广大用户。
其次，房产档案管理与房产权属登记管理同属于房地产管理部门的两个职能，因此，如何将这两部分更好的结合起来，提高效率，是房产档案管理系统的一个极其重要的环节。目前许多城市的房地产交易部门都已经使用了房地产交易权属管理软件，但这些软件只是把档案管理作为交易权属的一个附属模块或子程序，对档案信息的数据化停留在粗浅的层次，根本就不能满足日常交易管理的需求，极大地影响了办事效率。通过微机联网，把两个部门有机地结合在一起，可以极大地方便群众，提高办事效率。
最后，我国目前许多城市的房产档案服务，只是面向于特定的用户，包括房产交易部门、公检法等机关事业单位，服务半径比较小。但是随着政务公开的不断深入和广大群众法制观念的不断提高，房产档案在一定程度上将向广大群众不断地逐步公开。随着互联网的日益普及，使房产档案公开化的实现多了一个便捷的途径。因此，房产档案管理的网络化，以及由此产生的安全性问题，是本系统的另一个主要环节。
实现管理系统的基本思路。
1、开发平台：数据库是存储数据并对数据进行操作的工具，它的作用在于组织和表达信息。目前随着计算机技术的不断提高，面向对象的数据库编程语言得以飞速发展，许多语言都能方便的实现房产档案管理系统的要求。2、体系结构：房产档案信息化主要包括两个方面：档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明。不能因为电脑的普及应用就忽视对原始档案的管理。电脑的应用只是为档案的查阅、管理提供一种方便快捷的手段，而不能最终替代原始档案的地位。
档案数据是将房产原始资料信息化后的数字化档案，是为查询、统计、管理、记录、其他部门业务接口等目的，从档案信息里提取的、利用数据库进行录入、存放、查询、管理的信息源，其管理模块也是房产档案管理系统的最基本部分，应该包括如下几个方面：
（1）数据库的监理：房产基本信息、权属状态的多样性必然导致数据库监理的复杂性。房产信息可以细分为以下几类：房产的基本信息，即本房产区别于其它房产的一些特征。包括房屋坐落、建筑面积、建筑结构、层次层数等信息。房产的初始信息，即该房产的初始登记资料。包括建设工程用地许可证、规划许可证、竣工验收合格证等政府报批、审批资料。房产的交易信息，即房产的历次交易登记资料。包括产权人、历次交易方式、成交价格、产权证号等交易信息。房产的限制信息，即该房产被司法机关、其它政府部门的查封、解封资料，及是否抵押、典当等限制交易资料。如何合理的建立数据库来保存如此多的房产数据，各数据之间通过哪些关键字段来建立内在联系，是系统开发好坏与否、使用起来效率高低的关键。
（2）数据录入：房产的基本信息主要通过手工录入来完成，而其余的三种信息必须通过手工录入和扫描或数码相机拍摄原始资料，来完成它们的数据化处理。因此，在模块的开发中，如何尽可能多地考虑录入员的操作习惯，如何存储大量的图像文件，如何高效使用电脑与各种外设的接口是需要解决的主要问题。
（3）数据查询：本模块是系统直接对外的一个服务功能，也是系统最终所要实现的目的，首先应该考虑到安全性原则。安全性是档案管理软件的首要指标，其中会涉及到个人财产保密、侵犯个人隐私权等法律问题。因此在查询中应根据不同的权限，获得不同的查询内容。其次，方便性原则。查询应面向不同用户，提供不同的可以满足用户任意多项、任意组合、任意排序的查询要求，查询语句动态生成，查询结果动态生成。
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