时间：2023-05-16 16:50:55
导语：在档案管理的原则的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
进入新世纪以来，全国各地漂亮、高耸的办公楼如雨后春笋般地建立起来，成为社会的焦点。党委、政府、人大、政协及组成部门纷纷由各自的小院，挤进了新大楼。其主要缘由是国家用地政策的改变，是便民服务的措施之一，也是地方政府逐利行为的体现。但就档案保管保护而言，独家小院尚有专库、去湿、空调等设备；而现在进入大楼，爬尽台阶，档案室只能与办公室、文印室、杂物室为伍。这是因为办公楼面积的设计依据是以人员编制、领导职数来确定的，每个单位只能保证必需的会议室。即使再增加办公室面积，也没有领导职数增加的速度快。中央空调的使用，保证了办公室人员的舒适却无法满足档案保护的需求。
应该看到，在豪华办公楼的一侧，都有一座风格近似，适合档案保管保护条件的小楼，这就是档案局(馆)。针对上述情况，一些新的术语在档案界不断出现，如“档案代管中心”，“档案寄存中心”。这种打破档案接收期限的做法，实际上是档案部门针对这种情况所采取的一种明智而又无奈的选择。所以，应该提倡和鼓励在集中办公条件成熟的地方推行档案无移交期限的接收：一是为各单位兼职的档案员(百分之九十以上的基层单位无专职档案员)减负；二是更有效地对集中办公单位的档案实行规范化管理；三是更加便民、为提供服务打基础。因为小城不像大都会，“集中”就在院内，“利用”就在“楼下”。随着新一轮的馆库建设热潮，由国家投资的馆库建设，应该在功能设计上更多地、更充分地考虑这种元素。
探索行业管理条件下档案集中统一管理模式
近些年来，中央加大了“民生”工程的投入，因此档案也格外引人关注。一方面体现了党和政府对“民生工程”的建设提高到了一个前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部门在以人为本的施政过程中形成了大量的资料，并在最后验收过程中，提出了明确的归档要求。但我们也应该看到：上面千条线，下面就一点，中国的施政决策在上层，落实的基础在基层。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社会中的每一个家庭，每一个人。像公安部门的户籍、居民身份证管理，国土、房产部门的土地、房屋使用权证，林业部门的林权证，卫生部门的新农合，城镇居民医疗计生部门的独生子女证，民政部门的婚姻、社区档案，工商部门的个体和私营企业的登记等，这种条条易管、块块难为的现象一时还难以打破，作为地(市)县一级的档案部门，想管不能，不管不行。
一是理解的偏差造成档案部门“集中统一管理”难。在机关运行过程中档案的产生由两块组成：机关正常运转中所产生的会议、文件、报表等材料，权且当作文书档案；每个机关根据上级安排或工作需要，由一个或多个科(室)，一个单位主管或多个单位协管所产生的文件材料，俗称业务档案。长期以来，各级档案馆重文书档案的接收，轻业务档案和科技档案的管理，以致档案移交单位产生这样的误解，移交就是移交文书档案。而机关的业务档案或集中在机关档案室，或散存在职能科室或个人手中，更有甚者那些临时机构，事一完，机构撤，人_走，档案散的现象较为突出，存在监管难。
二是“政令不畅”造成档案部门“集中统一管理”难。对于行业管理的单位(尤其是垂直或相对垂直的单位)档案法虽有规定，但都会以种种理由回避监管，介入难；在国家层面上的一些文件，省级档案部门没有转发或国家档案局根本没下文而以各部门自行发文，如“经国家档案局同意”等，弄得基层档案部门难介入。另外，即时与上级档案部门联合行文，效果虽然好一点，但就“集中统一管理”档案而言，依然有着浓厚的部门化档案的色彩。
探索现有环境条件下“档案集中统一管理”的服务方向
社会发展到今天，“档案集中统一管理”既是维护档案安全的一种手段，也是党和政府在维系保障社会可持续发展和服务民生的一种具体形式，更是通过富馆藏、丰内容、善服务体现档案价值和反映档案部门风采的一种方式。
一是要从国家层面提出“档案集中统一管理”的大概念。国家档案局9号令的颁布，为基层档案部门就档案的接收提供了“尚方宝剑”，但“各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案”又给“集中统一管理档案”(9号令第二条)带来隐患。这是因为：一方面地方基层党委、政府也许是出于更快更有成效地对某—工作强化管理的目的，热衷于成立“三无”机构，三无指无人员(临时抽调)，无办公地点(临时租借)，无经费预算(临时要点)。专职此事，有领导挂帅就行，完成任务就撤。另一方面在项目建设管理方面，基层的习惯做法都是以成立指挥部或领导小组的形式出现，采取主要领导挂帅，分管领导主抓的模式。如国家下达的基础建设项目，其征地拆迁常由地方政府负责。项目建设常由投资方的上级机关以项目部或临时成立的公司来承担，因资金的渠道不同，档案难以集中统一管理。征地拆迁档案(指挥部管)涉及民生和社会稳定；项目建设(投资方或项目部管)质量实行终生负责制。这两驾马车赶路，两个临时机制并肩，档案工作协调难。本是同一个项目的档案接收部分无意义，全部接收才是真理。只有档案经费列入财政和项目预算，并在竣工验收后由档案部门出具结论性文件才能完全支付剩余款项，才能在国家层面形成大档案的概念，才能在实际工作中形成档案集中统一管理的事实，才能使档案部门及其人员有为有位。
二是从国家利益的高度，开创“档案集中统一管理”的大平台。当信息化时代来临之际，它不是洪水猛兽，而是千里眼，万事通。档案部门在加快信息化建设步伐的同时，应更重视档案管理软件的互联互通和资源共享。目前全国各省档案行政管理部门都在推荐使用档案管理软件，有的省今年推一款，明年又推一款，甚至互不兼容，因没有统一的规范和标准，导致档案部门浪费大量人力物力，尤其是基层折腾不起，这种现象不可小视。此外，我们注重档案信息化建设的同时，首先应在国家层面上着力研发适合国情的档案专用软件，统一管理国家档案信息资源，搭建好档案系统内的信息平台。其次这款档案管理软件，应该能与其他的国家机关现有的管理系统兼容，在信息资源库中能够共存共享，改变目前档案信息部门化的现状，实现查阅利用“一键通”，创建档案服务的大平台。
一、 现代企业档案管理的概述
在过去传统的企业档案管理工作中的主要核心是行政部门的管理，这种管理较为单一化和扁平化，而现代企业制度吓得企业档案管理则更为全面和立体，这种管理制度将多个部门多个管理进行结合，其工作核心由从前单一的行政档案管理专项以资产为桥梁的企业资产档案管理。同时，随着时代的发展，信息量呈爆炸式增长，这对于企业管理来说是一项巨大的挑战，因此现代企业档案管理更多的需要应用科学的管理知识和更高效的技术进行复杂海量信息的管理，这也是区别于传统企业档案管理的特点之一。
二、 现代企业档案管理的四大原则
（一）真实性原则
企业档案管理的作用之一就是为企业的发展提供可参考信息，在当下激烈的商业竞争下，一个企业能否做出正确合适的决策取决于现代企业档案管理能否为企业提供正确无误的真实信息。因此，确保信息的真实性是现代企业档案管理的原则之一，在企业进行档案管理的过程中，务必要将信息进行过滤筛选，核实其来源的可靠性与真实性。
（二）系统性原则
要保证档案管理工作的高效性，现代企业档案管理就必须保证其组织架构完整且完善，这也就是系统化原则的体现。这种系统化原则能够使得现代企业档案管理工作更加高效、清晰和规范提高企业查找、读取和保存信息的效率，从而提高企业运作效率。
（三）全面性原则
在市场经济的全新格局之下，现代企业所需要处理和管理的信息范围极为广阔，当下互联网技术日益发达，互联网逐渐接入到商业社会之中，这让企业的贸易范围也实现了前所未有的扩张，在这种大环境下，企业面临着信息范围广泛、信息成分复杂的严峻挑战，这使得企业档案管理不再仅仅局限于过去单纯的档案收集和整理，其要对各种各样的信息进行全方位的收集和管理。
（四）有效性原则
现代企业的档案管理中一定要遵循信息有效性原则，这种有效性通常被分为两种，信息的时间有效性和价值有效性。互联网时代下，信息通常都具有极高的时效性，许多信息都是通过互联网进行实时，因此对于现代企业档案管理而言，在信息采集和信息管理上务必保证时间有效性，这样才能高效进行贸易。第二个则是价值有效性，在互联网时代的海量信息下，存在大量的无效信息需要在档案管理工作中进行有效的排除。
三、 现代企业档案管理工作中存在的问题
（一）现代企业对于企业档案管理工作的重视程度不高
由于企业档案管理工作并不能够为企业直接生成经济效益，许多现代企业对于企业档案管理的重视程度并不高，认为在企业管理中，这项工作的存在必要性不大。这种问题的产生归根结底是企业对于现代企业档案管理的认识不够清晰和深刻，不明确这项工作的职责所在及其重要性。
（二）企业档案管理的工作理念和工作方式落后于时代
许多企业在档案管理工作上缺乏与时俱进的工作理念和工作方式，当下，我国已经步入互联网时代，过去传统的企业档案管理制度早已落伍，不再适用于当下复杂且海量的信息处理及采集，并且多数档案管理人员身兼数职，并不能够全身心地投入到档案管理工作中，随着人事调动，其所管理的档案也将发生变动。除此之外，许多企业在当下社会仍旧采用落后的纸质档案管理，这种档案管理对于如今的海量信息而言效率极低，对企业档案管理造成极大的不便。由于当下许多企业对企业档案管理工作的不重视，导致企业档案管理工作缺乏一定的安全保障。
四、 现代企业档案管理工作的相应对策
（一）加强企业对于档案管理工作的重视程度
企业需更加重视现代企业档案管理制度，完善整个档案管理系统，建立有效的工作机构，加强企业内部对于该项工作的认知和学习，明确其职能和重要性，是企业内部从上到下充分意识到企业档案管理对于企业发展的重大意义，通过这样的手段促使企业完善企业档案管理的制度，提高企业档案管理的工作效率。
（二）加强对于相关人员的专业训练
企业需要加强对于档案管理人员的专业训练，定期举行档案管理相关的基础知识培训以提升相关工作人员的专业素养，使其明确自身职责所在，掌握现代企业档案管理的知识和技能，相关人员务必专职专岗，保证其工作效率。对于企业的老职工，因主要以企业档案管理的技术转化为主，例如：对他们进行相关的计算机培训，使其掌握现代所需的计算机档案管理技能。而对于新入职的管理人员，则首先需要对他们进行最基础的企业档案管理知识的培训，使其明确其中的专业性理论知识，可以采用一帮一的模式，让具有工作经验的老职员带新职员，形成互帮互助的模式和学习风气，全方面提升企业档案管理人员的专业素养。
（三）采用现代化信息化的办公技术，提升工作理念
随着时代的不断发展，企业档案管理的工作理念和工作方式也需要与时俱进，过去对于企业档案管理单一的认识已经落伍，档案管理部门需要具备与时代同步的工作理念，采用先进的信息化办公方法，将容易腐朽丢失且浪费资源和空间的纸质档案管理转化为高效便捷的计算机档案管理，加强对档案管理人员的计算机培训，运用科学的手段工作，提高档案管理的效率。
（四）加强企业档案管理的安全性
企业档案管理对于企业发展的重要性不言而喻，因此必须保证企业档案管理的安全性，才能保证企业安全有效地运作。企业应当建立相应的保密制度，对相关工作人员进行制度上的约束，以保证其不会在工作过程中将企业档案和信息外泄，一旦发现泄密者，务必严加查办，并给予严厉处分，以保证企业档案的安全性。同时，随着互联网的发展，网络信息安全也成为了人们的焦点，企业应当积极普及互联网安全知识，让员工了解和意识到网络安全隐患的严重性，加大IT部门对于网络安全工作的工作力度，保证企业档案的安全性。
经济的发展带动了科技的发展，加快了事业单位的行政改革，事业单位为了更好的生存下去，为了更好的发展下去，应该建立一个比较民主、比较科学的体制。事业单位的高效运行与档案的科学有效管理有着十分密切的联系。所以事业单位应该高度重视档案管理的创新。为了便于事业单位的评价，各个单位应该使自身的档案制度更加科学更加规范，进而提高档案管理的效率。
1.档案管理现状
我国事业单位的档案管理现状不容乐观，在很大程度上阻碍了事业单位的发展，而且影响了事业单位在社会和经济中起的作用。
1.1不平衡的重视程度
我国事业单位对档案管理的重视度不高，不同的机构对档案管理的重视程度不同，严重的时候，有些事业单位完全忽视了事业单位的档案管理，不能保证档案归档的时间、需要的资金、人力、财力，而且不能起到很好的监督作用。目前来说，有些事业单位逐步将档案管理作为本单位的工作计划，而且安排了相应的人员去付诸实施，然而在实际工作中，档案管理的机制还是存在很多问题的。
1.2较差的保管条件
由于档案管理刚刚引起相关部门的重视，所以很多单位很难满足事业单位管理体制统一、规范、整齐的要求。有的事业单位的档案管理成了摆放任何东西的储存室，而且档案管理的基础设施不完善，档案柜的编码比较凌乱。总的来看，事业单位的档案管理基础设施存在很大的漏洞，严重损坏了部分档案。
1.3薄弱的业务素质
为了更好的胜任档案管理的相关工作，管理人员应该有较高的素质，才能完成这项技术性和政策性较强的工作。很多事业单位的档案管理人员多是从其他部门调过来的，一般担任好几个职务，太多的工作使得他们迫于应付档案的管理工作，对于档案管理工作的稳定性和持续性起到了一定的阻碍作用。档案管理人员的素质比较低，对于事业单位的档案管理十分的不利。档案管理水平的高低与文件归档的水平、文件的分类、文件的保管期限有着十分密切的联系，较低的素质，使得档案管理不能及时交底和不能按时归档的现象时有发生。很多档案管理人员没有责任性，应付档案管理的工作，这种随意应付的现象使得档案管理受到了很大的阻碍。
2.档案管理的创新
2.1健全制度
事业单位的档案管理制度应该有所完善，所以在建立时应该遵循相应的原则。首先，档案管理的相关制度的建立应该遵循科学性和合理性的原则，建立的制度应该从自身单位的实际情况出发，满足自身单位的档案管理特点，进而更好的进行本单位的档案管理的相关工作。第二，事业单位档案管理制度应该秉承实用简明的原则，管理制度的建立应该将可操作性作为最终的目标，进而使得档案管理制度能够更好的发挥其规范和指导性的作用。其次，档案管理制度的建立应该能够约束员工也能够约束领导，这种双向的约束性可以较好的发挥档案管理制度的管理性，事业单位中领导起着引导和榜样的作用，可以促进档案制度的实施。最后，档案管理制度的建立中应该将严肃性作为原则。为了更好的执行档案管理制度，在档案管理的执行中应该将其权威性作为制度的最重要的原则，在制度的施行过程中，应该做到奖罚分明。
2.2加强组织领导
各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.3开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率
实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。
2.4增强档案人员综合素质
在知识经济时代，档案人员素质状况决定了档案工作水平高低。因此，构建一支稳定的档案人员队伍，不断提高专业水平与管理能力，已成为当前事业单位档案管理工作的必经之路。
关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度
当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。
一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性
高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足
1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。
三、高校财务会计档案管理的内控制度建设
1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。
四、结语
当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。
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关健词：城建档案；知识管理；创新
中图分类号：G270 文献标识码：A
0、前言
在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。
一．知识管理理念对城建档案管理的创新
知识管理作为知识经济催生的一种全新的管理理念与管理方法,应用的领域十分广泛,知识管理的理论、实践与城建档案工作更有密不可分的关系。虽然知识管理首先是在企业管理中得到推崇和实行,但作为融合多种学科成果、富有前瞻性的学科理论,其影响已快渗透到社会的各个层面。城建档案工作承担着保存城市珍贵记忆、促进城市信息资源的合理利用、促进城市可持续发展的重要使命。因此,城建档案工作要对知识管理理论有清晰的认识,将这种全新的理念融入其工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为城市发展发挥更大的作用。
二、知识管理对城建档案管理的理论创新
随着经济全球化和信息超载的涌现,知识管理必将渗透到社会的各个层面。档案管理作为知识管理的重要组成部分,只有正面迎接知识变革所带来的机遇和挑战,才能摆脱固步自封的局面,真正实现档案事业的可持续发展。
2.1城建档案管理原则的创新
无论是国家、社会,还是个人都要遵循一定的原则,遵守特定的规矩。城建档案的管理伴随着城建档案的形成而产生,其管理过程中的原则也是已被固化了的,但是,被大众认可的或者固化的原则只有跟上时代的步伐、及时创新、查缺补漏才会不被社会所淘汰。①幵放性原则。要建立一个开放的城市建设档案的知识管理平台,让参加城建档案管理的人员能把他们获取的新知识添加到城建档案知识管理系统的平台中去,与此同时城建档案管理系统也可以吸收、利用外部的知识资源来丰富城市建设档案管理系统的知识库。②发掘性原则。城市建设档案信息管理者应该意识到知识管理在城建档案信息管理系统的产品以及其服务的价值创造中所发挥的关键作用,所以城建档案管理者需要明确已有的城建档案相关知识的价值,并挖掘出来更多有用的价值。
③激励性原则。城市建设档案管通过建立包括知识运行机制、绩效机制及奖惩机制等知识管理激励系统,对不同类型、不同层次的档案管理人员实行不同的激励方式和激励策略。从而进一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原则。城建档案管理工作者在交流、共享城市建设相关知识的过程中也能更进一步深化自己的知识,获得很多有用的、最新的城建档案管理知识。
2.2城建档案管理内容的创新
知识管理对城建档案管理内容的创新即是对城建档案知识的管理理念的创新、对城建档案知识的获取途径的创新、对城建档案知识的共享途径的创新等。深入到知识管理领域的城建档案管理内容会更加丰富。
①知识创新管理
知识创新管理是对人及信息资源进行动态管理的一个过程?。其目的是要寻找人的知识创新能力与信息处理能力的最好组合,以实现在管理过程中最大程度地传播和共享知识及信息;提高组织创新及应变的能力,实现组织的发展策略。
知识创新管理主要在以下几个方面:①城建档案知识的规划组织以及与城市建设有关的知识管理政策的制定;②有关城市建设的知识资源的识别、审核、信息资源体系的构建和城建档案信息系统的维护;③城建档案知识资源的幵发及创新,包括城建档案知识管理系统的建设和城建档案知识资源的潜在价值的开发;④城建档案知识管理成果评价,即城建档案知识信息管理系统的评价和知识信息服务体系的评价。
②知识服务管理创新
城建档案管理在知识服务管理方面的创新主要是通过信息技术幵发使资源数字化和服务方式的网络化;各种资源的构建使内容创新化;专业知识学科的拓展及对信息资源的广泛了解使服务手段智能化;对不同对象的深层次了解使服务对象个性化。知识服务管理的创新有助于城建档案管理人员深入理解城建档案知识服务的内涵及本质,从而实现城建档案管理由一般传统的服务转向知识型、先进性。
③人力资本管理创新
人力资本管理建立在人力资源管理的基础之上,将部门中的人作为资本来进行投资与管理,并根据不断变化的人力资本市场情况和投资收益率等信息,及时调整管理措施,从而获得长期的价值回报。现代社会对人力资本管理体系的要求能提供最新发展的趋势和解决问题的最新方法方面的信息。
知识管理的核心是人力资源管理,而人力资源管理的核心又是人力资本管理。人力资本管理建立于员工与企业价值最大化的基础上的。人力资本管理更关注人员的可持续发展。其可以通过培训及激励等多种方法来提高他们的价值。
城建档案在人力资本管理方面可以釆取运用招聘的内涵,如发掘人员的增值潜力和附加值;进行适合的教育培训,提高必要专业的知识技能,使其有更好的创造能力;通过绩效指标和考核的管理方式进行定期的分析来不断调整人力资本的投资策略。
④知识产权管理创新
随着无纸化办公设计以及计算机技术、网络技术在档案领域的普遍应用,城建档案的记录、存储和利用方式有了很大的改变。当前的城建档案管理日益趋向数字化管理。城建档案馆在应用数字化档案时,需要建立数据库进行科学管理。我们提倡城建档案管理信息和资源的共享,加强各地城市建档案馆之间的资源交流。与此同时,们城建档案工作者在建设数字档案馆的同时,积极应用知识管理参城建档案知识的产权的管理,建立新型的城建档案信息体系。
2.3城建档案管理职能的创新
城建档案的管理职能不仅包括对城建档案实体进行的一系列管理活动,而且还包括行政管理职能。对于城建档案的管理职能的创新也必须兼顾这两方面,缺一不可。
①城建档案管理的内、外化
所谓城建档案管理的内化是指城市建设的领导高层利用一切可能的资源及机会推广知识管理的机制所在,使城建档案建设内化?。通过向城建档案管理人员阐明知识管理对城市建设档案管理组织及个人的价值,使得参与城市建设管理的人员认识到知识管理对组织及他们个人的发展的帮助,从而产生运用知识管理与传统的城建档案管理相结合的理念。这样才能提升城市建设档案管理工作,知识管理内化为城建档案管理知识。城建档案管理知识的内化包括对城市建设相关学习的输入、整合、分析及存储。
城建档案管理知识的外化是指内化的知识信息的应用,并与外部知识整合的过程气包括城市建设相关知识的传播、应用到实际的城市建设中。实质就是一个知识创新、知识资本产出的过程。城市建设档案管理系统的知识外化包括内部的知识外化和外部的知识外化,即内部知识整合与外部知识整合。
②城建档案管理媒介
媒介就是把与某一研究领域相关的人和知识联系起来,通过群件、内部网、工作流和文件管理系统进行明确、固定的知识匹配和传送气现阶段,城建档案信息管理的资源的信息化管理出现了如电子文件归档和电子档案管理、档案工作如何适应城建档案管理系统的体制改革等一系列问题。这就要求采用电子化及网络媒介等手段实现对城市建设档案资源的管理,为社会提供实用的城市建设档案资源信息査阅及咨询服务,同时也可以通过媒介收集社会公众提供的最新的城市建设资源和信息,从而达到城建档案管理职能的创新,有传统的比较单一的职能发展成互动互利的管理系统。
③城建档案知识共享
城建档案信息管理系统有城市建设档案及信息的累积延续性较强、相应的前置性强、内容和数据庞大、专业技术性高及可利用性强,利用率高等特点?。而现阶段的城建档案信息资源比较分散,不利于查询和利用及管理维护,违背了城市建设档案集中保存管理的原则;此外,各个城市的城建档案管理资料的不均收藏的状况导致很多城建档案的信息资源被垄断、闲置或无法查询、利用效率低下。
所以,要发展城建档案管理工作,其有效途径就是建立城建档案馆之间及与社会之间的信息资源的共享。在城市建设系统档案信息分类的基础上,建立起涵盖城建系统全部信息流和档案类别的数字化框架,通过整合资源、幵放信息及查询等途径,把城市建设档案和信息资源结合从而达到充分收集、归档、保存、高效利用及资源共享的目的。
三、知识管理对城建档案管理的实践创新
知识管理由于其含义的针对性和适用的广泛性,可以促进城建档案管理工作各个方面的完善。本文着眼于知识管理对城建档案工作的技术层面的应用,即构建“城建档案知识管理”系统、建立“城市建设博物馆”、挖掘城建档案“隐性知识”及其档案化、建设城建档案工作效益“知识管理评价体系”等。
1．加强事业单位档案专业人才的培养
除了单位组织培训学习外，为了适应新形势，迎接新挑战，档案工作者也需要进行自我学习和自我创新。首先是意识创新。没有创新的想法和认识，档案创新就无从谈起。网络经济和信息时代是一种全新的时代，创新是这个时代的灵魂。要跟得上时代的步伐，广大档案工作者不仅要掌握基本的档案知识，还必须学习档案学以外的基本知识，不断地充实自我，不断地提高自我。其次是知识创新。当前是科技和资讯日新月异的时代，各行各业的从业人员都必须优化知识结构，使自己成为适应、符合时代要求专业人才，在充分学习档案专业的学习基础上，还要学习掌握计算机软硬件方面的学习。再次是能力创新。档案工作者不但要有利用网络进行档案信息的应用开发的能力，还要有培养自己对新知识的补充和善于把知识转化为对本单位提供有效服务能力，培养自己创造新理论、新技术的能力，以求变的态度和能力，适应信息技术快速发展和更新换代。
2．建立健全档案管理制度
提高档案管理水平建立健全档案管理制度，让各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。第一，工作原则创新。传统的工作理念已难以满足新型的档案管理工作要求，需要对工作原则创新，新型档案管理工作是一条系统的链条，环环相扣，任何一个环节的缺失或是脱节都会造成整个管理工作的失误，新的工作原则要严格依据管理的要求进行制定，使得档案管理在工作的过程中充满生机与活力。第二，坚持协调发展。只有协调好各方面的联系才能实现创新档案管理工作的完成，这也与当今提倡的和谐发展理念相符合。
3．加强档案管理的信息化建设
提高档案管理现代化水平面对信息时代带来的发展机会，计算机技术和通信技术组成现代高新技术的出现，给档案工作发展带来巨大的变革。因此，要加强档案管理的信息化建设，提高档案管理现代化水平，更好地服务于事业单位的发展。加强事业单位信息化，可使档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之成为事业单位对档案信息的需要，成为档案工作创新的需要。
4．丰富档案管理信息资源
随着社会的发展，档案管理工作日益信息化、数字化、多元化，要想实现档案管理工作的创新，必须丰富档案管理信息资源。首先，加强档案馆室的建设。随着增多的企业发展年限，管理工作会越来越复杂，单位的资料也会越来越多，档案管理工作是一项规范化、制度化很强的工作，需要加强档案馆室的建设，新的档案馆室的各项设备都要与当前的信息技术发展相适应，从管理的载体形式上实现创新。其次，实现档案馆室的业务重组。业务重组是档案管理的一大创新之举，对于业务重组要形成这样的局面:实现信息的收集与开发，达到信息的服务与管理的目的，各项档案载体共同管理，这样的业务重组使得档案馆的功能变得异常强大，将多个功能集合与一体，同时也保证了档案管理的有序进行。
二、总结
改革开放以来，我国经济得到了飞速的发展，随着市场经济制度的建立，我国的人事制度做了很大的变革，与之密切联系的人事档案管理也随之发生改变。传统的人事档案管理中存在诸多弊端，已经不适应现代社会的发展，所以，在现代的市场经济体制下，应建立新型的人事档案管理模式。
1 传统人事档案管理的弊端
人事档案制度是20世纪50年代在计划经济作用下的产物，其主要包括三个部分：干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。①其中干部档案是其主要的组成部分，受到较大的重视，其他的档案管理也是参照干部档案管理的模式进行管理的。但是随着社会经济的发展，这种传统的人事档案管理体系逐渐显示出弊端，阻碍了档案管理的发展。传统人事档案管理主要有以下几个方面的弊端：
1.1 企业干部档案和工人档案分属不同的管理系统，不利于人事档案管理
传统的档案管理将企业干部档案和工人档案分开管理，工人档案由劳资部管理，企业干部档案由组织人事部管理，这种管理模式看似分工明确，但是却不利于人事档案的管理和利用。随着市场经济的发展，企业的人事制度也进行了改革，为了充分发掘了企业和职工的积极性，采用新型的用工模式――全员合同聘用制。在工资的评定上采用技能工作制，打破了干部与工人的界限，身份的界限也在逐步淡化，作为企业的一员，都可以用企业职工进行称呼。这些变化都影响了人事档案的管理，很难区分而且没有必要区分企业干部档案和工人档案，被企业职工的人事档案取代。所有员工的档案都应该根据企业的用人需要进行统一管理，这不仅符合人事制度改革的需要，而且符合现代企业精简高效的要求。
1.2 传统人事档案的模式比较单一，不能包含所有人事档案的内容，除了干部档案以外，其他人事档案并没有自身的管理模式。
传统的人事档案分为：干部档案、学生档案、工人档案和军人档案。由于干部档案概念的弱化，以前被认为是干部的一些人有了自己独立的身份，还将其人事档案归于干部档案，不利于管理，应给予他们合适的地位，根据他们职业的特点进行专门管理。
传统的人事档案管理模式中，只有干部档案的管理比较健全，其他的人事档案都是参照其进行管理的。但是对于其他人事档案来说，原封不动的照搬，往往造成不能完整的、客观的记录一个人的全貌，形成了不齐全不真实的人事档案，不利于人员的选拔和任用。
2 现代人事档案管理模式的原则
传统的人事档案管理模式存在诸多弊端，建立现代的人事档案管理模式，克服这些弊端，需要有统一的原则来指导。
2.1 统一性原则。统一性原则主要包含两个方面的内容，一方面指人事档案必须由统一的人事组织部门进行管理，维护档案的真实性和严肃性。另一方面，就是在同一个的系统内，用统一的标准划分等级。这样有利于保持前后一致性，更有利于人事档案的管理和人员的任用。
2.2 真实性、完整性原则。人事档案应当是真实的，不允许有虚假、不真实的记录，这就要求人事档案的管理部分认真筛选、甄别人事档案材料。②完整性是指人事档案不仅在内容上还是在数量上都应该是完整的，能够完整的、客观的记录一个人的全貌，给用人单位、政府机关和企业选拔任用提供一个参考。
2.3 安全性和保密性原则。人事档案工作是一项机要性工作，应最大限度的延长档案的寿命，做到不泄密。国家对于人事档案的管理比较重视，为了保障档案的安全性和保密性，中央组织部在《档案法》以及《干部工作条例》、《流动人口人事档案管理暂行规定》等都有所规定，从制度上保障人事档案的安全性和保密性。
3 建立现代人事档案管理模式
以现代人事档案管理的原则作指导，打破封闭式和开放式间隔的管理模式，建立现代人事档案管理模式。封闭式的管理模式是指人事档案由单位内部的机构或者部门来保管。开放式的管理模式是由专门的人事管理机构对单位或者企业的人事档案进行管理。新型的管理模式并不是要打破封闭式的传统管理模式，而是封闭式和开放式的管理模式相结合的现代人事管理模式。
3.1 完善封闭式的管理模式
传统封闭式的管理模式带来了档案形式单一、管理模式不健全等弊端，新型的封闭式的管理模式是在传统的基础上对其从宏观到微观进行完善。
3.1.1 宏观现代人事档案管理模式。宏观的人事档案管理模式主要是根据现代人事档案管理的原则，以统一性、完整性、安全性等为基础建立的现代人事档案管理，适应现代社会的发展。具体而言，首先应保证人事档案管理是在统一性的原则下建立的，只有保证其统一性，才能保障人事档案真实性和严肃性。其次，在统一性的基础上建立真实完整的人事档案，客观真实的记录一个人的全貌，给政府机关和企业提供一个客观的任用和选拔的参考。最后，为真实完整的人事档案保密，提供安全性。以此来保护个人隐私和人身财产安全。基于以上的原则，根据个人从事的工作性质，对人事档案进行分类。
3.1.2 微观现代人事档案管理。这里的微观是相对于宏观而言的，宏观的人事档案管理指导微观管理，为微观管理模式的建立指引方向。根据宏观的人事档案管理的标准，可以将人事档案根据个人从事工作性质的不同将其分为：公务员档案、学生档案、教师档案、个体人员档案、流动人口档案、企业职工档案等。本文主要探讨公务员档案和企业职工档案。
①公务员档案。现在所说的公务员档案其实就是过去说的干部档案或者是干部档案的核心。公务员档案的概念比较具体准确，具有一定的专指性。公务员档案主要由以下材料构成：履历、自传材料、政审材料、入党入团材料、奖惩材料、工资情况材料等，以上材料构成了比较完善的公务员人事档案体系，仅仅这十类材料还不够，还应该结合公务员的性质和人事制度改革进行调整，以此充实公务员人事档案的内容。
②企业职工档案。企业职工档案是人事档案的重要组成部分，真实全面的反映了一定时期内职工的情况。职工档案不仅为开发人才提供依据，而且是员工澄清相关问题的证据。在“干部”这一概念弱化之后，企业职工在借鉴干部人事档案管理的做法的基础上，形成了适合自己的一套管理模式。为了跟上企业发展的步伐，更好的为企业服务，应该建立统一的职工人事档案管理中心，对职工的人事档案统一的管理现代企业职工人事档案管理体系，指导、协调人事档案管理工作。对于职工的档案应重视近期的考核情况、招聘、录用、调动、奖惩情况等材料的搜集，作为提高待遇、升职、招聘录用时的依据。
3.2 建立开放式的人事档案管理模式
随着市场经济的发展，人才交流越来越频繁，人事档案管理模式也应该以更加开放的姿态随着这些改变而改变。开放式的人事档案管理模式是与市场经济的发展息息相关的，是在其基础上建立的新模式。
开放式的人事档案管理为了更好的适应人才的流动，档案管理的及时更新非常重要，笔者认为在我国可以建立一个全国统一的人事档案网络。从这个网络里，人事档案在各个人事档案中心流动，一方面，用人单位可以用职工身份证号码查询职工档案，了解职工的履历信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人单位不能仅享受服务，还要将职工的情况反馈到人事档案网络里，由网络中心统一管理职工档案。人事档案网络中个人的档案应包括个人参加社会活动的基本资料所组成的个人人生履历，由人事档案网络中心统一对其进行专门化管理，建立全国通用的数据库系统，逐步实现信息的共享化。
开放式的人事档案管理还可以建立专门的流动人口档案。流动人员没有自己的单位和企业为其管理人事档案，时间长了，难免会有档案遗失的情况出现，流动人口档案的建立能够有效的避免这些情况的发生。
通过封闭的人事档案管理模式将分类明晰的人事档案进行管理，通过开放的人事档案管理模式对流动人员的档案进行管理，避免封闭的人事档案管理中出现丢档、漏档的情况。两者相结合，为现代人事档案管理提供一种新的模式。
传统的人事档案制度存在着很多不足，并不能适应现代经济社会的发展，必须需求新的人事档案管理模式。笔者认为应将传统的封闭式的管理模式与开放式的管理模式相结合，规避单一模式的弊端，建立新型的人事档案管理模式。
注释：
一、行政事业单位档案管理建设的原则
（一）规范与灵活相统一的原则。在事业单位档案管理中，需要严格按照相关规定来实施，以达到制度的规范化和标准化。由于不同的单位有着不同的规模，工作特点也不尽相同。因此，其管理制度与制度规范没有统一要求。各个事业行政单位的档案管理部门要按照相关部门的特点进行不断的总结。逐步建立起一套全面、完善且符合本单位实际情况的制度管理体系。
（二）权益与职责兼容的原则。在事业单位档案管理制定时，要分工明确且规定工作范围及权限。如事业行政单位档案管理部门的领导可根据目标的制定、档案管理工作任务对其进行不定期检查和相关指导等。另一方面，如果忽略工作人员相关权益就会极大的影响工作人员的工作热情，进而影响整个事业单位的发展。建立行政事业单位档案管理制度时需要在明确相关责任的同时，也要注重保护相关工作人员的合法权益。因此，在建设事业单位档案管理的职责与权益，做到两者兼顾。
（三）制定与执行相互并重原则。按照有关部门自身特点进行不断探索、总结，形成一套科学、合理、系统的档案管理制度尤为重要。例如，在检验档案管理制度是否符合本单位发展需求，是否能够高效的调动工作人员积极性等，最关键的就是考察制度执行情况。因此，在事业行政单位进行管理时，在实践的基础上不断改进，使制度更加合理化、人性化、规范化。
（四）动静结合原则。现如今，随着社会改革不断深入，事业行政单位的各项管理制度也应该顺应时代潮流，学习先进管理经验，结合自身情况不断完善改进现行档案管理制度，使我国各项事业逐步与世界接轨的同时，行政化事业也逐步走上国际化道路。
二、当前事业单位档案管理时存在的相关问题及其原因
（一）档案管理重视程度不够。由于有些事业单位对于档案管理制度的相关法律法规贯彻力度不足，存在认识缺陷，使单位对档案管理工作缺乏重视，造成了工作混乱状态。
（二）档案管理的基础业务相对薄弱。目前，相关事业单位档案管理制度仍然存在不够完善、监督不到位、管理不规范、组卷不符合要求等问题，造成了严重的工作混乱状况。例如，有些单位没有开展档案建立工作或着没有按照法律程序就擅自销毁应该分类、归档、保存的文件资料。
（三）设备落后。由于单位对相关管理制度重视程度不够、缺乏资金使许多单位档案管理部门设备落后、办公条件较差、档案管理现代化落实不到位。例如，个别单位存在档案室和库房简陋，办公条件差，未实现档案室、接待室和办公室的三分开，很多单位的档案保护设备配置严重缺乏等问题。
（四）管理人员不稳定业务素质不够。很多单位对于档案管理的重要性和专业性认识不到位，使人员变动频繁，难以形成真正的专业能手。例如，有些档案管理部门，搞月月培训，而相关档案人员却一直是新手，在档案管理岗位上，缺乏固定人员进行管理。
（五）档案资源利用不完善。由于事业单位对于档案管理的整理、收集、保管工作过于注重，忽略了档案资源的开发利用。因此，相关部门应该充分的利用这一宝贵资源，使之发挥最大作用。
三、事业单位档案管理创新之路与相关方法
（一）建立健全档案管理制度。第一，科学合理的建立档案管理制度，使各种规章制度切实符合本单位档案管理工作的实际需求；第二，建立档案管理制度时，要求相关制度简明扼要、具有良好的可操作性、简单实用，才能更好的发挥规章制度的规范和指导作用；第三，要求制度约束时具有地位的平等性，建立的相关制度，要能约束各个层次的成员即包括职工、领导等，同时作为制度的主要执行者和制定者的职工和领导，坚持制度约束的平等性是制度顺利实施的重要保证；第四，奖罚分明，档案部门是各种规章制度的管理者和执行者，在规章制度执行时，要保障制度执行的公平性、合法性、严肃性，切实做到有过必纠、有功必奖、奖罚分明。
（二）深化改革提升管理水平。事业单位要定期组织学习档案管理制度、加强宣传、提高重视程度。相关领导应加强检查与指导，建立一套切实可行的考核制度及质量评价标准，推动管理制度的规范化、科学化发展。
（三）加强信息化建设提高工作质量。档案管理改革创新的首要目的是合理开发资源、提高工作效率、延长档案使用寿命，为了满足新时代下档案管理的相关要求，使先进的科学技术手段运用于档案管理建设中显得尤为重要。第一，相关事业单位要加强信息化管理，及时准确的传递信息，保证档案管理的时效性；第二，相关管理部门利用扫描仪、计算机等新型设备对相关档案资料进行精确保存，进行相关技术处理，使相关资料转化为数据资料，从而切实保证档案的备份；第三，充分利用网络技术进行管理创新，提供持续高效的档案管理服务，以达到档案信息资源的有效共享，既提高了工作效率与质量，又方便了广大民众的需求。
（四）强化相关单位档案保密工作。第一，严格遵守国家关于库房选址建造有关规定，进行库房门窗加固防治被盗；第二，指定相关人员负责看管库房，禁止无关人员进人；第三，培养库房管理人员时，强化对保密文档和保管文档的正确区分。
关键词：知识管理；科研单位；档案管理
一、知识管理的原则分析
知识管理融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，是知识经济时代涌现出来的一种新型管理思想与方法。知识管理能够在组织中构建起一个量化与质化的知识系统，让存在于组织中的知识与信息通过透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内。此时，就形成了积累个人和组织知识成为组织智慧的循环。在知识管理中，主要遵循了一下三项原则：第一，积累原则。知识的积累是实现知识的管理基础条件。对于科研单位来说，知识管理的使用就是要将知识经验、信息、程序、技巧等进行积累，避免其随着时间的推移逐渐消失。可以说，知识管理能够让科研单位对知识展开更好的积累。第二，共享原则。在知识的共享中，实现了组织内部所有的信息和知识公开，确保组织中每一名成员都能接触和使用组织的知识和信息。对于科研单位来说，知识的共享能够让所有人员接触知识，并利用其创造更多的价值。必须要建立起知识共享网络，让知识管理在科研单位中发挥出其真正的作用，提升科研单位的竞争力。第三，交流原则。对于知识管理来说，其核心就是要在组织内部建立起一个有利于交流的组织结构和文化气氛，使各个成员之间的交流毫无障碍。知识交流体现出了知识的价值，在知识管理中，交流原则处于所有原则的最高层次。知识的积累更多的是为了实际的应用，所以，必须要让其能够在组织内部循环。对于科研单位来说，要在吸收新知识的同时，不断剔除老旧的知识。
二、科研单位档案管理的重要性分析
科研档案为科学研究提供了基础条件，在科研活动中占据着重要地位。所以，档案管理对于科研单位极为重要，其推动了单位科研实力的不断提升。科研单位档案管理的作用可以概括为以下几点：第一，参考作用。在科研档案资料中，包含着大量的前期研究过程以及科研成果，为其他科研人员继续学习与深入研究提供了重要的基础资料。从这一角度来看，科研档案有着极高的参考价值，能够使后续参与科研工作的人员站在更高的起始点展开研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。结合科研档案，科研人员不必重复展开实验，节省了大量的时间、人力以及物资。同时，科研档案能够为其他科研人员的工作提供参考，避免其在研究中重复劳动或是“走弯路”。第二，凭证作用。对于科研工作来说，科研档案是最真实、最初的原始凭证，是在科研过程中自然形成的。这种自然性决定了科研档案必须对实际的科研过程进行客观记录。基于此，科研档案作为科研证据的说服力更高，显示了科研档案的珍贵性与权威性。对于科研单位来说，档案中真实的记录了科研活动，推动了科研项目深入展开。第三，为考核评估提供依据。在档案中，展示了科研单位真正的科研实力，记录了大量的优秀研究理念及科研成果。从这一角度来看，科研档案为相应科研单位的考核评估提供了重要的判断依据。利用档案资料，能够准确的衡量科研单位的实力以及管理水平。结合上述分析能够看出，档案管理对科研单位来说十分重要，提升了科研单位的运行效率，为不同科研项目的展开提供了珍贵的数据资料以及经验参考。
三、基于知识管理的科研单位档案管理策略探究
1.档案管理程序的优化。在传统的科研单位档案管理中，普遍使用了纸张作为资料保存的载体。这就导致了在实际的管理过程中，包含着大量繁琐且重复性较高的劳动，浪费的大量的时间、人力与物资。现阶段，信息技术不断发展，电子文件以及无纸化办公迅速发挥，逐渐取代了传统的办公模式。相比于纸质文件来说，电子文件的载体形式、归档办法等都有明显的差异。在这样的情况下，科研单位档案管理人员必须要结合电子文件的特点，对档案管理的程度展开优化。相比较来说，电子文档的储存容量更大，但是空间更小，且有着更为简单的整理程序。所以，在管理电子文件时，要结合文件生命周期理论来完成。简单来说，就是要将文件视为不可分割的连续体。要实现文件档案一体化，将文件工作与档案工作进行统一的工作程序设计，确保设计程序涵盖文件生产、转运、归档、永久保存、销毁的全过程。这样的方式不仅能够强化档案的知识管理，对于科研单位的其他业务管理工作也提供了更好的服务，整体上提升了文档工作的效率。
2.促进档案知识资源的开发与共享。对于科研单位来说，利用知识管理展开档案管理并不仅仅局限于档案编研，而是要让使用者能够在大量的档案信息中快速、准确、全面的找出相应的科研档案，为使用者提供需要的信息。利用科研档案资源的采集、存储、揭示、分析、归纳以及综合加工，能够最大程度的发挥出科研档案的价值。基于此，管理人员要形成主动服务意识，关注科研单位内外各方面的信息需求，结合现有的档案资源，对档案中包含着的隐藏知识展开深度挖掘。要在保证科研档案的保密性与安全性的基础上，编制科研档案的目录、索引以及摘要等信息，构建起具体专题特色的档案信息数据库，满足使用者的需求。同时，也可以建立起档案信息咨询的线上服务平台，为科研单位中的工作人员提供定向与定期的交互信息咨询以及知识共享的服务，最大程度的发挥出科研档案信息共享的使用价值。
3.科研单位人员综合素养的提升（1）档案管理人员素质的提升。对于科研单位来说，可以积极引进专业性技术人才，或者也可以对现有的档案管理人员展开培训。在培训中，要确保管理人员学习并掌握档案法规。同时，也要定期的组织档案管理业务知识与计算机技能的培训，提升其对新设备、新技术以及新方法的接受程度，实现熟悉档案管理制度与办法的复合型人才的培养。同时，要对科研档案的形成与积累展开制约，形成“三纳入”制度，即将科研档案管理纳入科研工作流程、纳入科研人员的工作计划、纳入科研人员承担的岗位职责中，确保科研档案的安全与完整。（2）科研人员档案意识的提升。科研人员是科研档案形成的主体，其在科研档案管理工作中也发挥着重要的作用。所以，除了要对管理人员的专业素养进行提升外，还要加强科研人员的档案意识。科研单位或是管理人员要定期向科研人员宣传的档案的价值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研档案的意识，调动科研人员收集、转移科研档案的积极性与主动性。同时，管理人员要对使用者的档案利用需求进行分析，满足不同科研人员的资料需要，发挥出科研档案的多种效益。（3）管理职能分配的优化。在传统的科研档案管理中，主要使用了重保存、轻利用的模式。而在知识管理的指导下，在档案管理工作中要将科研档案视为动态的知识，实现将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理。在科研档案管理中融入知识管理，需要管理职能的分配进行优化与协调。对于科研单位来说，可以从以下五个方面完成职能分配：第一，从科研单位的层面上来说，要明确业务主管部门与档案管理部门对科研档案管理的总体责任，制定出相应的管理要求。第二，从部门的层面上来说，要确定科研档案管理的监督与检查责任。第三，业务部门的档案管理负责人要对科研档案的管理提供指导与服务。第四，科研项目组要承担档案整理与保管责任。第五，所以科研人员都具有文件材料的形成与积累责任。
4.档案管理的信息化建设。现阶段，信息技术迅速发展，科研单位档案管理工作要充分利用信息技术的优势，推动档案管理信息化建设。要设计、开发与利用先进的档案管理系统，加快科研档案数据库建设的速度。其中，要重点展开电子文件全文数据库的建设，对多种索引工具进行逐步完善，实现科研档案信息的最大程度揭示。要将科研档案中包含的重要科研资料与成果全部完成数字化转化，利用档案网站的作用，结合不同的权限完成相关科研资料的调阅。综上所述，知识管理对科研单位档案管理工作的升级提供了更好的指导，转变了其工作模式。通过档案管理程序的优化、促进档案知识资源的开发与共享、科研单位人员综合素养的提升、档案管理的信息化建设，实现了将传统的档案实体管理转变为内在知识的管理，提升了科研档案资源的利用率，提高了科研单位的科研能力以及竞争力。
参考文献：
[1]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学,2015.
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