时间：2023-05-17 15:34:10
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关键词：计算机技术；电子档案；效率
档案是各类企业、机构、社会组织团体的重要信息资源，能够为企业、机构、社会组织团体开展管理工作提供真实的参考依据。传统档案多为纸质档案，其管理程度复杂，管理难度大。而且纸质档案容易发生损毁和丢失，给档案所有人带来不必要损失。计算机技术及电子档案的出现为档案管理工作带来了极大的便利，大大减轻了工作难度，提高工作人人员的工作效率。在信息化时代，计算机技术应用于电子档案管理是时展的必然要求。
1计算机技术在电子档案管理中的作用
1.1便于系统化管理电子档案。
档案的种类繁多，数量巨大，手工管理纸质档案的效率极其低下。员工往往为寻找一份档案而花费大量时间，档案还容易因保管不善而损毁、丢失。而将计算机技术用于电子档案管理可以极大的简化档案管理工作[1]。利用计算机技术建立信息管理系统，将电子档案放入管理系统平台分类管理。工作人员还可为电子档案设置权限，仅让特定对象获取电子档案。计算机技术还能让档案以视频、图像、文字等多种不同方式呈现，或综合多种方式呈现档案。信息管理系统还提供了强大的检索功能、自动入库排架功能，提升档案管理效率。
1.2为档案管理提供技术支持。
随着计算机技术和信息技术的发展，计算机技术在电子档案管理中的应用也越来越深。尤其随着计算机处理技术和存储技术的发展，它不仅方便了档案存储、检索、分类等更仍，分布式计算机系统开发也为集成化管理电子档案提供了强大的技术支持，极大地提升了电子档案管理系统的集成服务性能。计算机外延设备技术的出现，也为传统档案向电子化档案转变提供了技术支撑。最后，计算机技术的应用有效地融合了档案管理和现代管理，为机关单位、企业以及其它社会团体组织向现代换管理转变提供了重要的基础支持。
2计算机技术在电子档案管理中的具体应用
档案管理工作的重点在于存储、检索使用以及维护三个主要内容，结合档案管理工作的重点内容，计算机技术在电子档案管理中的应用主要表现为以下几种计算机技术的应用
2.1存储技术。
传统手工档案均采用具体纸质文件或其它材质文件的形式存储在档案管室内，随着时间的积累，档案数量也越来越多，各种纸质或其它实物档案将占用的空间也越来越多，档案管理工作难度也越来越大。而计算机技术具有强大的存储功能，电子档案的内存也相对较小。利用电子档案将相关资料录入系统文件内，在存储于计算机数据库系统，档案资料占用的存储空间也更小，计算机存储功能可为档案管理提供更为“广阔”的存储空间。
2.2查询技术。
在发展过程中，通常需要对以往多个不同年份的、不同类型的档案资料进行对比分析，用于制定未来发展战略。如果档案为纸质文件，查找工作量极大，使用时也极为不便。而计算机的查询技术可极大的简化查找工作[2]。管理人员只需输入电子档案的关键词汇，即可从计算机数据库内调取所需的数据资料。这种做法减少了人力，也减少了查询时间，大大地提高工作效率。
2.3监测技术。
传统档案管理方式存在丢失的风险，给档案所有者带来巨大的经济损失。而电子档案可降低档案丢失几率，减少档案丢失带来的损失。首先，计算机可提供监视功能，监控是否无权限人员调用、复制重要档案。一旦重要档案出现非法操作，系统将自动报警，及时告知管理人员。同时，计算机技术可对电子档案进行加密管理，非特定人员不具备获取或浏览档案资料权限，以免重要档案资料被他人非法获取。及时被他人获取后，也无法浏览档案内容。
3计算机技术在电子档案管理中存在的问题及解决对策
3.1存在的问题。
虽然计算机技术为电子档案管理带来了极大的便利，档案管理工作也逐渐实现现代化信息管理。但是，在实际应用中仍存在不少问题，主要表现在以下两个方面。一是计算机技术在电子档案管理中的应用深度不足。许多档案管均建立了信息化管理系统，但是档案管理工作仍以手工管理为核心，只将计算机技术作为档案管理的辅助手段。档案管理对象依旧以纸质档案资料为主，而非以多媒体电子档案数据管理为主[3]。以手工管理为核心的档案管理无法充分发挥计算机技术的优势。相反，计算机技术也对档案管理工作带来障碍，导致管理人员做重复性工作，降低档案管理工作的效率。二是档案管理人员的能力不符合计算机技术下电子档案管理工作。传统档案管理向电子档案管理转变也对管理人员提出了更高的要求，管理人员应适应计算机技术支持下的管理思维和管理能力，熟练掌握计算机操作方式、现代化档案管理思维、电子档案安全管理意识等。而档案管理人员受手工档案管理思想影响极深，且计算机知识储备不足，学习新技术的能力也相对较弱，以致于计算技术无法深入应用于电子档案管理。
3.2深入应用计算技术在电子档案管理中的对策。
针对计算机技术在电子档案管理中的问题，应首先转变档案管理人员的意识，重视计算机技术的应用。同时加强技术和设备投入，提升计算机设备软件和硬件水平，引入现代化管理模式，全方面提升计算机技术在电子档案管理中的应用。优化传统档案管理模式，制定使用计算机技术的档案管理制度，使管理制度更适合应用计算机技术，保障电子档案管理工作有序进行[4]。其次，加强档案管理人员培训，改变档案管理人员对新技术的认知，同时提升档案管理人员操作计算机技术的能力，解决技术瓶颈。如聘请专业计算机技术人员对档案管理人员进行专业培训，提高日常维护和管理电子档案系统的能力。
结束语
计算机技术应用于档案管理是信息时展的必然趋势，档案管理人员需要顺应时展潮流，转变传统观念，自上而下地推动计算机技术在电子档案管理中应用。同时，深入分析计算机技术用于电子档案管理的相关要求，为计算机技术管理电子档案营造良好的“环境”，提升现代化管理电子档案的水平。
参考文献
[1]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南,2012,30:686-687.
[2]卢晶.关于计算机技术运用于电子档案管理的分析思考[J].无线互联科技,2013,8:180+183.
[3]王晶晶.论计算机通信技术在人事档案管理工作中的运用[J].信息通信,2015,9:309-310.
当前电子档案存在的问题
（一）管理思想落后，管理方式陈旧
基层档案管理人员对电子档案的管理思想落后，管理方式陈旧。他们没有意识到电子档案管理与传统档案管理在工作环境和工作对象上的区别，在对电子档案管理上仍采用传统电子档案管理方法，不重视电子档案管理上的电子化和网络化，对计算机等先进的使用设备不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使电子档案管理电子化，信息化建设受阻。
（二）电子档案信息安全问题
电子文件是储存在计算机中，它的不固定性、载体的可变性及信息的开放性使得电子档案很容易被删改、窃取和销毁，且不被发现。当今社会电脑病毒和黑客对电子档案也存在极大的威胁，一旦计算机感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丢失，若原件保存不当，重建整个档案系统将是个繁重的工作。
（三）电子档案的原始性、真实性
档案文件在被制作成电子文件时，不再存在如纸质文件一样的特定字迹、亲笔签名，甚至连文件盖章都是电子编写形成的，这就无法证明其真实性和权威性。而且，电子档案在存档的过程中，要定期进行复制和转换载体，以防信息的损失，所以电子文件的原始性无法判断。
（四）电子档案的长期可读性问题
电子档案是保存在磁性材料和光盘载体上，人们必须使用一定的技术和设备才能识别它的信息，这就决定了电子档案对一定技术和设备的依赖性，阅读电子档案必修借助计算机将信息和载体结合在一起。而计算机的日新月异使得其硬件环境对某些较为落后的载体具有不可兼容性，造成电子档案信息的不可读，这对需要长期保存的文件来说是个“致命伤”，可能多年后，就难以找到能与之载体相配的电子设备。
解决电子档案管理问题的措施
（一）建立健全电子档案管理制度
管理电子档案的主演任务是对各类电子文件进行分类、编目并制作备份，方便查询和使用。在整理电子文件的同时，还应根据本单位的实际情况，结合电子档案管理的特点，建立健全电子档案管理制度，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范加强和规范电子档案管理。主要应做到对电子档案的每一步动态制定相应的规章制度，并确定责任制度，明确电子档案各工作环节的责任，提高工作人员的责任感。加强工作流程管理，提高对电子档案的动态管理。如，在高校电子档案管理中，应针对学生档案管理和教职工档案管理的不同特点，制定不同的管理办法，对学生在学校内的各类表现详细记载，学生的每一步动态都要记载再案，加强动态管理。
（二）培养档案管理的专业人才
新时代对档案管理人才提出了更高的要求，不仅要求熟悉档案业务，更要求精通计算机专业知识。加强对档案管理人员的计算机知识培训刻不容缓，同时也要培养他们的专业素质，培养他们对档案业务的热情，提高其职业道德素质。
（三）加强信息保护
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。对电子档案信息的保护要从入口、传输、使用三方面入手。签署技术、加密技术、身份验证、设置防火墙、安装杀毒软件等都是常用的保护信息安全的技术方法，在确保电子文件的真实性和权威性、保证电子文件在保存、传输中的安全和防止对电子文件的恶意删改起到了关键的作用，不断改进信息安全技术，是加强信息保护的重要措施。除了在信息技术上对电子文件进行保护外，还要做到多途径、多方式的做好电子文档的安全和存储工作。如，一些高校的各部门在做好电子档案管理的同时，还会建立纸质档案，采取电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”，为档案文件的安全提供“双保险”。
（四）重视数据格式标准统一、互相兼容的档案管理软件
研制开发适应档案管理现代化的软件，是长期保存电子档案的有效措施。完成这一工作，必须得到国家的支持、规范和推广，应该在全国范围内，由国家档案局主持，地区各级档案管理所共同努力完成。
论文关键词 电子档案 管理现状 实际应用与普及
电子档案是随着时展，应运而生的产物。在档案管理工作中，传统的档案存在形式是以纸质为载体，以人的手工书写和抄录为主要方式的。随着时代的发展和社会各项工作的进行，档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。但是电子档案并不是没有任何缺陷，它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患，需要我们正确对待。本文就电子档案管理的现状，档案信息电子化的利弊，电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析。
一、电子档案的管理现状
纵观近几年电子档案的发展情况，各类单位的档案数量急剧增加。以全国各大学高校为例，大学生总体规模不断增加，相关资料显示，2008年大学生数量与2007年相比，增加了近200万人，而大学教职工人数也增加了十万左右，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所。高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时，各项相关档案也是急剧增长，面对与日俱增的档案数据，传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。
档案管理工作并不是许多人认为的那样，并非简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。
虽然档案管理工作越来越艰巨，但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求。档案工作对于一个单位是十分重要的，急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式。电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式，但是由于电子档案的专业性和技术性较强，当前大多数单位的档案管理信息化程度低，不能适应工作需要。面对这样的形式，电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在，也是必须实现的。
二、档案信息电子化的利弊
（一）电子档案的优越性
电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在U盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。
（二）电子档案的缺陷
电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。
三、电子档案如何更好地普及应用
1．积极纳入领导协调机制。应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。
2．与时俱进，观念创新。电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。
3．遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。仅凭经验管理档案的方法，虽然也很有成效，但通用性不好，无法让更多的人高效率地使用，必须淘汰。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准（制度）的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。因此，档案管理和利用、档案管理信息化的立“法”工作要加强完善，这是档案管理健康发展的根本保证。
众所周知，在办公管理中，工作人员的档案管理是十分重要的一部分，通过档案管理信息不仅能够在工作过程中提供及时有效的帮助，并且还可以为办公提供一个有效的依据。除此之外，在一些突况下，档案管理信息还可以对司法、保险以及公安部门等提供一些法律根据。现阶段，在社会经济高速发展的同时，人们的精神文化水平也获得了极大的提高，人们的自我保护意识、法律意识以及保险意识较以前也得到增强。人们加强了对自身档案管理信息的真实性以及完整性的重视，意味着人们对办公的档案管理信息的要求变得更高。特别是近年来，随着国家《档案法》的颁布及实施，更是为办公档案管理档案的规范化管理进行了严格控制，要求办公提高对档案管理档案的管理意识，改善档案管理的方法，进而对工作人员的自身情况进行科学合理地存储。在这何种情况下，电子档案管理的应用成为解决办公档案管理困难的有效途径。所谓的电子档案管理，就是利用计算机技术，将工作人员的自身情况和相关资料进行保存，或者刻成光盘进行保存以及复制到电脑的硬盘中进行保存，之后将档案给办公的有关管理部门进行统一管理。这样不仅能够节约大量的储存空间，还可以降低工作难度，提高办公效率。总之，电子档案管理档案在办公中的应用已经成为未来的一个必然趋势。
二、文书类档案在办公中的具体应用
目前，在我国的各大办公中，对于工作人员的文书类档案的管理，办公的相关档案管理部门通过电子管理软件，将整个档案管理分为收集登录、辅助立卷、档案检索以及目录打印等部分。这样，在进行工作人员档案管理档案的查阅时，能够提高档案的查阅速度，同时还可以对档案管理进行科学合理地统计，这对于提高办公的档案管理具有极其重要的作用。就目前的发展阶段来说，虽然电子档案管理技术还处于初始阶段，但是如果我们将其有效运用到办公的自动化办公系统中，与传统的档案管理方式相结合，就能够有效地实现电子档案的管理。与此同时，实行电子档案管理，在建立相关的计算机网络系统之后，还可以在网上进行借阅，有助于各个办公之间进行交流。最后，电子档案管理档案还可以延长工作人员的保存时间以及保存价值。
三、推进电子档案管理档案应用的对策
1.建立完善的备份机制
随着科学技术的不断发展，计算机技术获得了飞速进步，但同时，一些违背计算机使用道德的不法分子也随之增多。对于电子档案管理来说，极其容易受到黑客以及病毒的攻击。此外，在有些情况下，机器出现故障，这些因素都会导致计算机中的档案信息丢失，从而给办公的档案管理造成极大阻碍。为解决这一难题，必须建立健全完善的备份机制，对电子档案管理进行及时备份，减小由于不良攻击或者机器故障造成档案信息丢失而带来的危害。除此之外，还应该安装相应的安全软件以及设备，防止黑客的攻击以及病毒的侵犯，保证整个电子档案管理档案的安全性。
2.提高档案管理管理人员的素质
要加强电子档案管理档案在办公档案管理中的应用，必须提高档案管理人员的素质。对于档案管理人员来说，不仅要求他们具有深厚的档案管理专业知识和档案管理能力，能够熟练运用计算机技术和网络技术，促进电子档案管理在办公中的应用。要实现这一目标，可以在招聘时引进一批知识深厚、档案管理能力强以及计算机技术熟练地复合型人才。另外，可以对专业人员进行相关培训，对他们的办公知识、档案管理管理能力以及计算机技术进行统一培训，培养出一批档案管理能力强、计算机技术熟练的复合型人才。此外，档案管理人员还应该通过各种有效途径学习新理论、新知识以及新技能，提高自身的业务能力和管理水平）对于各个办公之间，可以加强办公之间的交流，通过频繁的档案交流进行取长补短，完善自身技术，弥补管理中的不足，从整体上提高办公档案管理管理人员的素质。
3.及时修补管理软件的安全漏洞
为了及时修补管理软件的安全漏洞，可以及时对计算机上的防火墙以及杀毒软件进行升级，保证档案管理在上传、查阅以及借阅时的安全性。除此之外，还要对电子档案管理档案的使用环境以及计算机设备进行完善，强化整个防磁化设施，减少因为管理软件出现安全漏洞而造成的电子档案管理档案的管理问题。
四、结语
关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。
我国电子档案管理模式
我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。
结论
关键词：新时期；电子档案管理；存在的问题；应对措施
一、新时期电子档案管理的发展现状
在信息化的时代背景之下，传统的纸质档案管理模式已然不能满足现代档案管理工作的需求，因此需要对其进行创新和改革。电子档案管理就是在这种大环境下发展起来的，电子档案管理是基于计算机和数字化来对档案进行生成和管理，在设备之中以数码作为媒介来进行存储和转移。在纸质档案管理时期，经常会出现由于环境和人为等因素的影响造成的档案丢失和缺失。自电子档案使用以来，这种问题得到了较好的降低，然而在使用的过程中，电子档案的问题和矛盾也不断的暴露和显示出来，为了能够更好的推动我国的电子档案信息化发展，我们需要通过实践和研究，探寻出科学有效的解决对策，从而推动电子档案的发展。
二、电子档案管理存在的问题
随着电子档案管理方式的不断发展，其弊端和问题也在不断的显现，如果想要保障电子档案管理能够取得较好的发展，就需要正视这些问题。本人就目前电子档案管理中存在的问题进行简单的论述。首先是电子档案的完整性问题。在我国电子档案管理发展中，各大企业都尚未建立起其良好的管理体系，因此电子档案管理存在真实性、完整性的问题，使得档案的原本价值受损。对于电子档案而言，其独立性和变化性是其重要的特点，而电子档案并不是固定不变的，管理人员可以随着事情的变化进行档案的修改，然而在修改之后其缺乏校验工作的保障，因此使得电子档案的真实性和准确性存在严重的缺失。有些时候，档案管理人员由于没有根据要求，严格进行电子档案的校验和审核，因此导致电子档案中存在很多的问题得不到及时的发现和修正，除此之外，因为现代电子档案的系统安全系数较低，因此很容易被篡改。其次是管理软件缺乏统一性。我国的计算机软件的研制速度比较慢，远远跟不上硬件的发展速度，因此电子档案的管理中常常会出现档案无法存储的问题。尤其是在档案共享建设方面，因为地区之间的档案软件不同，使得档案在共享上存在着较多的阻碍。因为电子档案的生成都是在电脑上进行操作，所以在其形成的过程中不会留下痕迹，而且现代企业中缺乏对档案的真实性管理，这就导致了电子档案的权威性和真实性存在很大的问题。。第三缺乏了良好的保密性。由于现代互联网的开放性比较高，因此当文件在网络设备中进行存储以后，就能够在任意终端设备中进行索取，这样就严重的威胁到了电子档案的安全性能。第四档案的保管问题。很多企业的电子档案保管均以计算机和网络作为存储工具，虽然实现了无纸化的操作，也让档案的资料能够更加便捷的被获取，正是这样的档案管理很容易受到外界的影响，例如病毒、黑客、网络瘫痪等问题，都会导致电子档案出现问题，给企业带来严重的损失。
三、新时期加强电子档案管理的措施
1.不断更新企业的档案管理理念。电子档案管理部门要大力发展和宣传电子档案管理理念，让人们对电子档案的理解有所改善。以往纸质电子档案管理模式已经不能满足现代的需求，随着科技的发展，电子档案管理得到了越来越广泛的应用，已经成为最新形式的档案管理模式。一些企业的电子档案员工尚未完全了解电子档案的应用理念和流程，因此在实际的工作中缺少对电子档案管理的使用，为了改善这一问题，就必须大力宣传，使企业档案管理人员了解到电子档案的重要性和优越性，从而建立现代管理理念，促进电子档案管理的顺利发展。2.加强档案管理人员的管理能力。档案管理要求在新时代不断的上升，文件管理员除了熟悉文件业务外，还需要掌握了一定程度的计算机专业知识。因此，要加强对档案工作者的培养，其中包括培养计算机专业知识和培养专业管理素质，并提高档案工作人员的职业道德和工作积极性。在培养计算机知识的时候，可以通过招聘或学习等方式进行开展，通过选拔优秀的电脑管理人员，并对其进行档案管理知识传授，使他们精通电脑的同时能够得心应手的应对档案工作。3.完善企业的电子档案管理政策。在文件内容的形成，处理，归档，管理和使用电子文档的各个方面可能会发生变化和丢失，因此需要管理人员具备熟练的操作技术，并严格的根据相关的管理措施进行操作，实现档案管理标准化发展。为了保障电子档案的真实性就需要建立严格的制度来予以保障，通过制度要求和规范，使得电子档案管理人员能够严格的按照管理要求进行操作，减少真实性缺失问题。4.确保电子记录管理的完整性。使用现代技术措施对电子档案管理的真实性，原创性和完整性的进行保护，使其信誉得到提高。管理人员可以通过背景信息和元数据等方式来验证电子档案管理的真实性，原创性和完整性，或采用存储用户的相关信息进行认证以及消息认证。如果使用信息，则必须通过认证才能获取信息；使用数字签名，光笔签名等签名技术。还可以使用防火墙技术在组织与其他系统网络之间建立障碍，避免档案管理系统被非法访问或盗窃。做好电子档案备份以及对电子档案加密技术等等。使用这些措施将有助于电子档案管理的真实性，原创性和完整性的维护，提高人们对电子档案管理的信心，使更多的企业和机构能够更放心的使用。与传统纸质档案管理不同，电子文件管理的核心是信息存储的安全。文件归档管理存储专用文件管理室，手动对文件进行管理和保护，使文件的安全性受到保护。而电子文件管理是利用互联网传输和共享数据，因此，电子文件管理的安全性考虑到单台计算机对数据存储的安全性，还要根据互联网的特点设计和使用分布式数据存储技术。根据一定的策略和算法分配存储在远程位置的电子文件数据，还可以对所有的数据进行备份，使电子文件在被损坏之后，能够快速的恢复。
四、结语
随着现代信息的快速发展，电子档案管理必然会取代传统档案管理方法，成为目前档案管理的“新宠”。对于电子档案管理，其优势无可厚非，但是在实际的操作过程中，其存在的问题还需要我们给予充分的重视。对于企业而言，要从制度建设入手，来保障电子档案管理的良好开展。对于档案管理人员而言，要主动的对电子档案管理的重要性进行认识，从而提高档案管理的能力，保障档案管理的可靠性和安全性。我相信，未来电子档案管理一定会为我国的档案管理带来新的生机。
参考文献：
[1]訾琳戈.我国电子病历档案管理存在的问题及对策研究[J].河南广播电视大学学报,2016,(04):23-27.
[2]高涵蛟.新时期兰州市干部档案管理工作的问题及对策研究[D].兰州大学,2016.
[3]王静.新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J].经营管理者,2016,(11):275.
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
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