时间：2023-05-18 17:02:13
导语：在机关档案数字化的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关健词：数字化城建档案馆 信息基础 现代化 优质服务
中图分类号： TU242.3 文献标识码： A 文章编号：
引言：在信息技术革命高涨的世纪，作为各个领域、各种社会活动历史记录的档案，其信息载体正快速地向数字化发展，数字档案将是未来档案的主体。我们在档案管理中要努力提升档案信息的价值，充分发挥档案的作用。对档案信息进行数字化管理，既可以对档案原件进行保护，又便于档案信息的快速传递。本人在城建档案馆工作多年，现就城建档案馆数字化分以下几个方面与同行共同探讨：
一、建设数字化城建档案馆的目标：
近期目标是：立足本馆，建立狭义上的数字城建档案馆。建设数字城建档案馆标准规范体系；建设包括计算机系统软硬件平台，办公环境，现代化库房等；建立一支知识结构合理、层次比例优化、有梯队、复合型、富于创新开拓的人才队伍。
远期目标是：通过本馆的探索和实践，开创性地制定和推行数字城建档案馆的标准、规范与法规，改造城建档案馆的工作流程及人才队伍，开发数字城建档案馆的一站式办公系统及其它应用系统，建设高效的档案数字化生产线，形成先进的数字城建档案馆模式，从而与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，即广义的数字城建档案馆，最大限度地实现档案信息的共享与资源的整合。
二、城建档案馆数字化的意义
档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，实现资源共享，其意义主要应从以下几方面显现出来。
1.提供高效、优质的服务。档案数字化，改善了档案管理工作，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现了档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。
2.降低档案利用成本。通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
3.实现资源共享。与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，以实现联网数据库资源共享。
三、城建档案馆数字化的优点
1.信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。
2.资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3.信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
4.用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上，保真性高，而一般的纸质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。
四、建设数字化城建档案馆所面临的转变
1.城建档案数字化后的观念上的转变，在新形式下，信息浪潮的冲击，新的形式和机遇要求我们必须解放思想、更新观念，转变传统的“重保管，轻利用”的落后管理方式，实现由封闭性向开放性的变革，变被动服务为主动服务，充分开发档案信息资源，由档案保管基地转变为档案信息的开放中心，将传统的档案馆建设成数字档案馆。
2.城建档案职能的转变，将从单纯的保管城建档案的实体机构变成可提供快捷信息的数字化城建信息控制中心。
3.城建档案管理模式的转变，逐步向数字化管理模式转变，并建立和健全一套完整的数字化城建档案管理体系。如建立数字化城建档案管理制度、保管监控制度、利用服务制度等。
4.城建档案馆藏构成的转变，打破单一的只是把传统的档案数字化方式，通过网络模式把分散在不同机关的档案信息联结起来，极大地丰富了数字化馆藏。
五、数字化城建档案馆建设的组成
数字城建档案馆建设包含几个组成部分：第一，标准规范体系建设；第二，基础设施建设；第三，数字信息资源建设；第四，高素质人才队伍的建设。
1.标准规范体系建设
在现代信息社会，统一标准非常重要，如果这样，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在数字城建档案馆建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。
2.基础设施建设
数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好地服务于城市建设。基础设施建设主要包括硬件环境、系统软件和网络环境三部分。硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设主要指根据实际需要，选择先进、成熟的技术，建设大容量的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。管理软件除了能够完成业务管理和档案利用服务等工作外，还能与数据库系统相互融合，实现从数据录入、到数据管理、再到数据输出全过程的应用。网络建设是城建档案馆数字化建设的先决条件，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。
3.数字信息资源建设
数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。
4.人力资源建设
在城建档案馆信息化建设中，主要问题是信息技术人员的缺乏，因此我们要逐步改变现有业务人员队伍专业结构，培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。就要选用具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力的人才，与此同时积极开展信息技术培训，按照不同层次和业务需要，培训相关人员使用新技术、新设备、新方法的能力，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。
关键词：计划生育档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。计划生育档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1 计划生育档案管理数字化势在必行
1.1 档案信息时展的要求 首先，计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境，使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次，档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档，为使用者提供便利。
1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果 计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。
2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题
2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题 现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作，主要建立在原有手工管理模式的基础上，这种管理模式的主要特点始终没有改变，档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象，其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。
2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题
2.2.1 缺乏统一的管理机构 大部分计划生育档案管理工作人员，没有统一机构的管理。上岗前，大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训，档案收集意识比较淡薄，对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉，对日常档案材料业务的处理，比如：档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。
2.2.2 标准化水平低 计划生育档案管理标准化水平较低，其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员，这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节，容易导致工作失误，并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。
2.2.3 数据库建设滞后 数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力，大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库，但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了档案工作的工作效率。
2.2.4 经费保障率低 目前，经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够，投入的经费比较少，人事档案管理硬件设施不完善，无力购置较好的硬件及软件设施，用来建立起点较高的档案馆网络。
3 计划生育档案管理现代化的初步构想
3.1 加快数据准备，推进档案现代化管理进程 计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法，可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来，并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类，划分成不同的系统处理方式，进而实现整体应用。
3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之 对于“多”：计生档案工作在进行计算机管理的过程中，先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同，对所有档案进行统一整理，并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。
对于“快”：计生档案在著录的过程中，应将案卷换分不同的层次进行著录,能在显示档案的主题内容和特征的同时，也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
对于案卷基础较好全引目录的档案：在著录时，可以在全引目录上面直接分类标引，对于特殊形式的档案，可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入，然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录，从而减少著录环节，进而提高著录速度。
3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面 掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识，才能保证工作质量，提高工作效率，对计生档案工作进行科学管理。
掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。
培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作，从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度，任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。
培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题，并解决问题；敢于转换思维方式，克服保守思想；有创新的意识与观念，结合工作实际，为计生档案的管理出谋划策，提出新思路、新观点，利用现代化技术开发利用档案资源，促进计划生育档案工作的发展。
参考文献：
[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001： 94-99.
[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.
关键词：档案；数字化管理；建议
所谓档案的数字化管理是通过网络、计算机等手段，对有用的信息进行数字化处理。这种管理方式改变了传统的文书档案管理繁琐冗杂的缺点，更利于信息的有效管理。随着我国经济社会的飞速发展，对档案进行数字化管理即将成为档案管理工作的一种趋势。作为一种新生事物，在工作人员素质较高的基础之上，加上足够的硬件设施及规章制度，档案的数字化管理将成为社会各企业管理水平高度提高的体现。档案的数字化管理在现实生活中可以使人们工作变得更加简单、易操作，也更利于保管，使用得当的情况下会发挥不可估量的作用。当然，企业的各部门各层人员应当高度重视档案数字化管理的工作，积极配合，以便这种管理方式真正为人们带来较为乐观的积极作用。
1 当前实行档案数字化管理可能出现的问题
⑴没有建立相关完善的管理制度
对档案的管理是一个繁杂细致的工作，有关部门对文书档案并不能进行相应的管理，比如不能将档案管理纳入综合管理考核之中，这就使得相关人员在进行档案管理时不能各司其职，对于档案信息的收集不够准确，对于信息的管理不能进行严格分类，文书档案出现种种问题，这就直接影响了对档案进行数字化管理的进程。
⑵信息更新不准确
我国相关部门对档案的管理缺乏系统规划，相关人员对信息资料收集不上心、不及时，这些导致了对档案信息的管理处于一种杂乱的状态。
⑶硬件设施未达要求
对档案进行数字化管理对计算机等硬件有着严格要求，然而许多部门硬件设施不能做到与时俱进。相关的硬件设施及设备是实现档案数字化管理的前提条件和基础，没有足够的设备，一切都只是空谈，实现档案数字化管理也完全不可能。
⑷相关的管理人员专业素质不达标
在拥有足够完善的设备设施下，如果没有相关的专业人员来进行设备的管理，那这些设备也就只能是摆设，专业人员的技术是实现档案数字化管理的软实力。随着社会不断发展进步，对档案进行数字化管理势在必行，因而必须培养出相关的管理人员，提高他们的专业素质。但是当今许多部门严重缺乏对管理人员的素质培训，是实现档案数字化管理面临的又一问题。
⑸领导等各层人员不重视档案管理工作
领导及其他各层人员不能对档案管理予以重视、不负责任，使得档案管理工作长期处于一种无人管制的混乱状态，增加了实现档案数字化管理的难度。
2 对档案进行数字化管理新思路
⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理
相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完备加上制度的辅助作用，会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展。
⑵加强相关人员专业素质培训
要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力。
⑶及时更新完善相关信息
中国文化源远流长，经过这么多年的演变，信息量之大难以估量。随着网络的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。
⑷资源为本、高效利用、依法治档
档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供相关信息，只有信息足够准确，才能真正实现档案本身的作用。而且，在网络不断发展的时代下，需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训，各部门营造出一种依法治档的氛围，使得相关工作人员拥有较高的法律意识，比如可以组织时间进行法律方面的辩论会，或者将法律知识纳入考核绩效等方式，推动各部门向着法制化、制度化、科学化方向发展。建设档案管理信息化平台，大力倡导人们使用该平台，向他们讲解该平台的优势所在，这种平台的建立真正为社会各部门实现网络化管理建立了良好基础。
⑸建立数字电子档案
加强档案数字化管理可以建立相关数字电子档案。数字电子档案一般以磁性材料为载体，将信息录入到光盘中，也可以将信息直接储存在电脑硬盘中。这种数字化电子档案的管理方式，可以让人们随时进行读取和下载，为人们获取信息带来了极大便利。但是这种数字信号为主的信息也较容易被人随意改动，对此可以规范相关的管理标准，设立特定计算机技术人员进行信息的管理工作，必要时可以对文件设置密码，以防资料信息被盗或丢失。
档案数字化管理的为实现我国档案管理的信息化和网络化，为我国文明的传承，信息的广泛传播带来了新思路。互联网盛行的当今社会，将以往的文书档案管理模式转化为数字化管理模式更能与现如今社会发展相适应，人们的工作质量和生活水平在一定程度上也会得到很大提高。因而对档案进行数字化管理的工作方式势在必得，我们可以通过建立健全完善的信息资料库，配置足够完备的软硬件设施，合理利用相关技术人员，再加上领导的全力支持，实现档案数字化管理将不再是梦，我国社会在当前潮流下也会朝着科学化、制度化、规范化的方向发展。
参考文献
[1]梁惠卿. 档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析.《档案管理》.2013年1期
［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理
0引言
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。
1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项
目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。
2房地产档案管理的特点
2.1专业性和项目性
专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。
2.2分散性和集中性
房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。
3数字化技术在房地产档案管理中的应用
3.1在档案检索和查询中的应用
数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。
3.2在系统权限设置方面的应用
在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。
3.3在档案统计工作中的应用
随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。
3.4在档案分析中的应用
所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。
4加强房地产档案管理数字化的策略和方法
首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。
5结语
数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。
主要参考文献
［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).
［2］赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程［J］.黑龙江档案,2016(4).
图书馆档案及文件资料是对图书馆以往工作的一种原始记录，是图书馆历史工作的重要体现，它是在日常活动中形成的多种文件资料，是对图书馆日常工作的数据和资料进行的总结。图书馆档案及文件资料真实地对图书馆开展的各种活动的思路、措施和方法进行了记录，所以说图书馆档案及文件资料是以往图书馆业务进行的历史记录。在图书馆服务的探索工作中，要做好图书馆档案及文件资料的管理工作，对图书馆工作发展整个历程的所有文件资料进行完整和真实地收集、整理和记录。这些文件资料主要包括图书馆历史活动情况、组织活动的过程以及其他一些经验教训等。因而可以说图书馆档案及文件资料的管理工作可以对图书馆的服务工作进行有效地保证，它不仅可以为今后图书馆稳步工作打下良好的基础，还能够对图书馆的研究工作提供有效的资料以及可靠的信息，为图书馆的检查工作提供一定的基础，保证图书馆的先进技术管理可以得到有效地深化和改革。
2加强图书馆档案及文件资料管理的措施
2.1加强图书馆档案和文件资料的归档和保管
图书馆档案及文件资料管理工作是一项复杂并且专业技术性较强的工作，所以必须严格采取有效的措施做好其归档以及保管工作，加强相关制度和规范的建设，对图书馆工作中各个阶段积累、形成的资料进行全面的收集。需要建立的制度和规范主要内容应该涉及档案的目录管理以及借阅管理工作。除上述以外，为了保证和维护档案及文件资料的完整性，应该设置专门机构和人员对档案及文件资料进行保管。在对图书馆的档案以及文件资料的管理工作中，除了要做好资料的收集和整理工作，还需要加强对其的日常管理工作。做好对其的防火以及防潮工作，保证档案资料的完整性和可靠性，防止其在存放和存储的过程中受到外界环境的影响而导致发生损坏，尽可能的提高档案资料存放的时间，为今后的图书馆事业奠定良好的基础和提供参考。
2.2做好图书馆档案和文件资料的开发和利用
在对图书馆档案资料进行管理的工作中，必须对其进行有效的利用，充分发挥其作用，为了充分地对其作用进行发挥，主要采取以下几点有效的措施：①加强图书馆领导的决策工作，并且加强协调和配合。一旦需要对档案资料进行利用，必须保证档案资料提供的及时性、完整性和准确性，保证工作开展能够得到有效的参考和依据，保证图书馆活动的顺利开展。这样不仅可以不断完善以及丰富档案资料的完整性，还能够根据档案资料的需求，保证资源的充分性，以此对图书馆的正常运行工作进行有效的展开，并且对图书馆的日常工作效率进行促进和提高。②对图书馆的各种活动以及任务进行积极地配合，对需要的档案资料进行及时并且积极地提供，保证档案资料检索以及传输工作的快捷，积极有效地推动图书馆正常工作的展开。③保证图书馆档案资料的完整性，能够为图书馆的创优工作提供有效的参考。
2.3图书馆档案及文件资料管理工作要做到高标准严要求
2.3.1争取领导重视是做好档案及文件资料工作的关键
图书馆领导应该高度重视档案资料的管理工作，加强对档案资料重要性的认识，将图书馆档案资料的管理工作纳入到每年的工作计划中。并且为了保证图书馆管理工作的有效性，领导部门应该加强设置专门人员以及专门机构，购置专门的资料管理柜以及资料管理盒等相关档案资料存储设施对其进行存储。
2.3.2增强档案及文件资料的管理意识
必须加强管理的意识，提高档案管理工作的及时性，对档案资料的管理工作进一步重视，加强对日常资料的收集、处理和存储工作，保证档案资料的管理工作正常进行。
2.3.3提高管理水平并发挥档案及文件资料的作用
在管理工作中，必须全面发挥人的作用，利用更新技术手段对档案及文件资料的管理工作进行加强，不断地推动档案及文件资料管理工作逐渐向着高标准、高质量以及高效率的方向发展。
2.4加强图书馆档案及文件资料管理信息化建设
在全球化以及信息化的今天，随着科学技术的快速发展，必须强化信息化技术在档案资料管理工作中的运用。运用信息化技术可以加强图书馆档案及文件资料管理工作的效率，减少其人力以及物力的投入，有效节约了工作时间并且减少了工作量。图书馆档案及文件资料管理信息化建设是一个庞大的系统工程，它包括了档案及文件资料信息资源的有序整理、档案及文件资料信息数据库的建设、档案及文件资料信息网络的建设、档案及文件资料信息资源的开发利用等。档案及文件资料管理信息化是利用数据库技术，对纸质的档案及文件资料、声像档案及文件资料、实物档案及文件资料进行录入、扫描、数码处理，将馆内各类档案及文件资料数字化，以达到对档案及文件资料信息管理和利用的高效、准确。
3结语
现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
［2］吴放.浅谈高校如何建立服务型档案馆［J］.山西科技，2015（04）.
一、档案数字化工作中应注意的法律问题
馆藏档案的数字化，应该从法律策略上要保证整个数字化工作在合理合法的前提下进行，规避侵犯知识产权、隐私权以及保密法等相关的法律风险。
1、电子档案的法律效力问题。由于电子文件的易变性、信息与特定载体之间的可分离性等特点，使得在对电子文档的管理过程中，电子档案的法律问题始终困扰着档案界。电子档案在输入、存储、传输和提供利用过程中存在着信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，这些不安全因素和不稳定性特点，使电子档案容易失真，因而难以成为合法的证据。此外，我们知道通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案没有固定的载体，其信息具有可变性、可操作性、流动性等特点，电子文件转化为电子档案过程的原始性和凭证性难以得到确认，电子档案就无法真正取得“档案”的资格，发挥“档案”的凭证作用。
2、档案数字化产生的“著作权”保护问题。首先，要区分哪些档案受知识产权保护。1999年12月，国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中明确规定：“将已有的作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于《著作权法》所称的复制行为”，而复制权是著作权人的专有权，不容更改。根据《著作权法》的有关规定，在档案馆中保存有大量具有著作权意义的档案，如立档单位的年鉴、工程设计图、项目设计文件、影像材料等等，这些都是受著作权法保护的载体，也是社会感兴趣、利用率较高的档案。而档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利，这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。其次，档案数字化由此产生合理使用的法律适用。合理使用作为对著作权人权利的限制，主要着眼于协调著作权人与社会公共利益的冲突。依据我国修改后的《著作权法》第22条第8项的规定，“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品的行为，可以不经著作权人许可，不向其支付报酬，但应当指明作者姓名、作品名称，并且不得侵犯著作权人依照《著作权法》享有的其他权利。”这是法律直接规定的档案馆等类似性质机构的合理使用， 与《著作权法》第22条其它项规定共同构成著作权法上的“合理使用”制度。但这需要注意一点的是，复制的目的仅仅限于本馆陈列和保存，不得用于借阅、出售和出租，这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案，则属于合理使用，但档案馆对传统档案进行数字化，不仅仅是为了保存和陈列的需要，而更是为了建立数字档案馆，便于网上利用，事实上就可能超出了合理使用的范围，如果未经著作权人授权或者许可，把馆藏内受著作权保护的档案擅自进行数字化处理则有侵权行为之嫌疑，这就要求我们要按照著作权法的规定采取相应的措施加以解决。
3、档案数字化产生的公开与保密问题。政府信息公开制度是公民享有知情权这一宪法权力的具体化。《政府信息公开条例》明确指出：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配置相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”这就要求档案馆应当依法公开公众所需的档案信息，以最大的热情投入到社会信息资源共享的建设中。而档案信息与政府信息的紧密联系使得数字化档案信息成为电子政务信息资源深度开发和及时处理的核心资源，但由于种种原因，档案的开放鉴定工作非常缓慢，使得大量本应解密开放的档案仍处于不开放状态，档案的公开和保密之间的矛盾非常紧迫，造成了档案的保密性和社会大众的利用需求二者之间的矛盾。与此同时，档案数字化不仅涉及著作权的法律问题，还涉及到保密法与隐私权问题。这些具有密级的档案信息中不仅涉及到国家的利益，而且还包含着大量的个人隐私信息，这些档案在危害国家安全或者未经个人同意的情况下数字化是要经过特殊处理的。
二、涉及相关法律问题的解决途径
档案数字化中涉及的法律问题对当前的档案数字化工作提出了一个重要的课题。如何在信息时代下更好地规避这些法律问题，在此提出几点看法与大家共同探讨。
1、统筹规划，认真做好档案数字化前期准备工作。档案数字化是一项长期而艰巨的系统工程，有其自身的特点和规律，必须从档案工作的全局出发，从档案利用需求出发，从档案事业整体发展需要出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划。同时，加强基础性工作，认真做好前期准备工作。针对可能出现的新情况、新问题，应在抓好档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中出现的新情况、新问题，统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。在制定档案数字化方案时，可邀请法律专家担任数字化的知识产权顾问，解决档案数字化过程可能出现或遇到的法律问题，处理与产权人之间发生的法律纠纷，维护档案馆的各项权益，保护数字化后的作品档案的使用安全。
2、加强立法保障，推进档案信息化的法制建设。社会的发展日新月异，档案信息化进程不断加快，需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法，同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。特别是大量电子档案的产生，原本清晰的法律责任界限变得模糊，需要制定相关法律加以界定，从而更好地发挥电子档案的作用。因此，电子档案的法律效力问题，最终的、最直接的解决办法还是要以专门的法律对电子档案的证据价值予以界定。国家应加强电子文件和电子档案的立法工作，在法律、法规及相应的档案法规中明确电子文件和电子档案的法律地位。
3、档案数字化建设中行使合理使用权。从目前著作权保护的趋势来看，人们基本上认同了著作权人利益优先的国际保护原则，著作权人的权利随着技术的发展得到了不断的扩张，公众合理使用的范围越来越小。但从著作权的立法精神、著作权保护的目的以及著作权保护范围主要针对作品的商业性利用而设定来看，基于个人学习目的、基于公益事业或其他不以赢利为目的而进行的“合理使用”，就仍有存在的价值和必要性。档案馆是集中保存、管理档案的文化事业机构，它的公益性质决定了档案馆是可以享有合理使用的权利的。同时，《信息网络传播权保护条例》的第七条和第十二条还对档案馆等非赢利性质的机构的权利给予了认可。这些机构可以不经著作权人许可，通过信息网络向本馆馆舍内服务对象提供本馆收藏的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品，不向其支付报酬，但不得直接或者间接获得经济利益。明确了档案机构的临时复制使用权。
4、开展档案开放利用的鉴定工作。着重分析档案涉及隐私的内容和有关保密档案内容，从而确定哪些档案属于控制范围。对档案的重要程度划分等级，以决定采取不同的保护措施。还要建立一些规章制度，避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料（如出身、种族、政治倾向、、犯罪记录等），确保只有经过批准的人员才能收集、查阅、传播这些个人资料。对于已到开放期的档案，要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定，对拟开放档案组织认真鉴定，以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围。
5、推进档案信息的标准化建设。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准则是档案资源网上交流实现的基础。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。档案信息的标准化与规范化建设包括了计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准，档案文件、电子文档信息化处理的规范，电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。档案信息化工作的开展，将彻底改变在传统档案工作条件下各自为政、标准各异的档案管理状况。
一、档案的管理和利用中存在的问题
通过分析我们可以看出，企业档案在开采信息资源中占据着不可或缺的重要地位，在企业的发展中也具有举足轻重的作用，但是由于各种各样因素的限制，档案在其开发利用和管理工作中都存在着很多问题，这极大的限制了档案价值的充分发挥。总结其原因，主要有以下几个：一是，企业档案室的资源不够丰富，档案的归档不够完整、系统，不能满足相关生产和管理的需求，这就对档案信息资源的利用积极性产生了消极的影响；二是，档案管理缺乏专业的人才，这直接导致其在管理中有很多薄弱环节，缺乏创新意识，不能创造出高质量的工作成果；三是一些档案管理人员认为档案信息的作用不大，或者在工作中只注重档案的整理和收藏而忽略了档案的利用等，在工作中持有消极、被动的思想和情绪，这对档案资源的开发和利用带来了不良影响。
二、档案管理和利用工作的开展措施
（一）档案管理要采用现代化的方式。企业档案管理的现代化主要体现在其管理思想的现代化、管理手段的现代化等方面，其中从管理思想上来说，档案信息资源的管理首先要获得领导的高度重视和支持，并采取一系列政策性措施增强各部门的群体档案意识，将各个部门与档案管理部门之间的关系理顺清楚，灵活的利用材料，彻底改变在传统档案管理工作中只注重档案管理而忽略了档案的利用的缺陷，使档案信息库能够充分发挥自身在档案管理中的全部职能作用和提高服务质量的重要作用。随着信息科技的发展，在未来的档案管理中，档案管理信息系统应该充分考虑将办公自动化与档案管理充分融合起来，通过先进的科学技术促进档案管理数字化和现代化的共同实现。另外，从管理手段上来说，现在企业档案管理的现代化程度正在不断地提高，以计算机技术为核心的档案保存技术已经得到了广泛的应用，并在档案的整理、查阅以及网络平台上的互相交流等方面起到了积极的作用。通过计算机为基础，将档案分类输入可以实现共享，这不仅能够有效的节省档案的保管空间，同时还可以实现高效、方便、快捷、准确的检索，可大大提高传输效果和档案信息处理效率。
（二）健全档案管理体系，完善管理制度。档案具有数量大、门类多、专业性强、涉及面广、收集难度大还有利用率高等特点，正是因为这些特点的存在，我们在进行档案管理的时候要始终以科学、完善以及高效为目标。档案管理体系的建立可以通过分层的方法来实现，可将其分为领导、管理还有整理这三个层次，每个层次的工作都由不同的部门和人员负责。同时还要加大企业对档案管理的投入，从基础设施方面为档案的管理提供夯实的条件，并且还要定期组织管理相关的人员参与档案管理知识的培训课程，进一步促进档案管理工作的现代化和科学化。另外，在管理制度方面，首先要对归档的范围、移交的时间等进行明确的规定，以保证归档资料的及时性和完整性；其次要采用奖惩制度，对管理好的人员和部门给予相应的奖励。
一、农业科技档案数字化定义
农业科技档案的数字化，意为将基于各种载体的资源转化成为数字化形式，并可以实现网络化链接，以期及时、安全地提供相关服务，利于资源的共享及传承。具体而言，即以手工操作进行的诸如收集、筛选、整理、鉴定、保管、搜索、统计、应用等步骤，借助电[1]子信息系统来完成，达到数字化管理的效果。农业科技档案的数字化管理属于当今时代信息化建设的一项关键性内容，其中的核心无疑在于资源管理。对于农业科技档案来说，其资源范围涵盖面很广，而且信息保有量大，且在多个种类上都有显现，农、林、牧、渔齐备，科研、生产兼具，而按照事物本质属性进行划分，农业科技档案资源管理工作可以有：综合类工作、农业经济工作、粮食作物工作、农产品贮藏工作、农业新技术应用工作、农业环境保护工作等等。所以，相关人员需要了解农业科研档案在当今时期的涵盖范围，并提前制定形成完善的应对策略，以保证工作的有条[2]不紊进行。
二、农业科研档案特点农业科技档案具有下述几项特点。
（一）特殊化特点农业科技档案形成于区域差异化极大的自然环境之中，同时因为农业科技人员在洞察力及思维力等方面的区别，其原始记录必然不[3]同，均属于难以取代的特殊资源。
（二）专业化特点农业科技档案基于农业科技研究而形成，每一项研究内容都较专业，长期积累下来，产生的几乎所有原创性材料，都具有独一性和专业性特色。
（三）系统化特点农业科技档案的整个积累过程，基本处在相对稳定的系统内状态。同时，进行农业科技研究的关键性目标之一带动农业增效，发展农业先进生产力。基于这样的原因，所有阶段性成果都是系统环节中不可拆分的一部分。
（四）权威化特点农业科技活动从计划形成，到实践阶段，再到后期的验收、推广、应用、奖励等，均应把第一手材料予以科学化归纳整理。所以，相关档案内容既应可以表达出信息的真实可靠性，具有权威优势。
三、农业科研档案数字化管理对策
（一）有条不紊的建设
档案信息走数字化转化之路，是当前档案馆工作的重点内容。现在一般所应用的手段为把全部档案内容借助手工著录及扫描等办法存储至光盘与磁盘之中。在此环境下，工作人员需要有计划、分重点地实施。在实施过程中，应当坚持标准、健全规则，达到档案数字信息化的标准效果。特别是应当做到统一的规划，以应对档案数字化的大规模实施，并且一定要具备开放性好、兼容性强的计算机处理软件，以该软件为中心，在系统内部上下协调，环环相扣，满足档案资源交流共享的要求。
（二）定期检查档案载体
现今，如果温度及湿度等外部环境适应，光盘一类的载体使用寿命可以达到100年左右，而缩微胶片一类的载体使用寿命则能够高于300年[4]，然而即使这样，我们依然需要采取多种手段促进载体稳定性及应用寿命的提升，其中常规性工作即是适时做好档案数据迁移工作，若是遇到档案载体同计算机语言产生变化的情况，便要依照软、硬件的实际情况，把数字资源由环境升级到新环境，，继而保证所有的数字资源得以在新环境中能够应用裕如。另外，档案馆需要形成合作管理模式，注意到资源持续保存与应用需要考虑国内甚至国际的合作，因此档案馆需要同图书馆、各研究所以及政府、软件硬件供应商等加强合作，以有效增加资源应用时间。
（三）积极确保档案安全
档案部门需要形成科学的档案安全思维，始终坚持防御和防治相结合的策略，依照档案法、保守国家秘密法、计算机病毒防治法等法律规章，并参考本部门的实际工作情况，形成尽可能完善化的档案信息安全保护系统[5]。另外，档案管理者一定要积极谋求自身保密意识的强化，使工作过程中的各种行为均受到严格监督与自我监督，有效避免人为因素的影响。而在技术层面，则应当努力增加电子文件与电子档案密码的技术含量，且做好访问控制技术的升级等，用于避免档案信息在网络环境下被不法分子访问与利用的可能性。
（四）提供人才与经费保障
人才和经费的保障对于各行业来说都是基础性的。对于农业科技档案数字化管理工作来说同样如此。首先需要做的是增加人才创新培养，给农业科技档案数字化以必要人才支持，及时确定引入急需人才、培养既有人才、发掘后备人才的完善科学观念，将三种观念妥善结合，统一落实到具体的工作当中去，用以促进数字化管理相关工作人员能力的持续进步。其次要做的是保证必要经费开支，按照自身馆藏实际情况，多方筹措，量入为出，形成合理的档案数字化建设规划。
四、总结
对档案加以数字化处理，是档案馆基础工作之一，同时也是信息化环境下的客观需求。我们应当努力做好农业科技档案的数字化管理工作，以冷静的思维、客观的精神、务实的态度做好相关工作，努力防止建设数字化档案馆过程中的偏失。
作者:兰前 单位:宁德市农业科学研究所
参考文献：
[1]朱旦君.农业科技档案数字化建设的实践与思考[J].浙江档案，2013，06：42-43.
[2]浅析农业科研档案数字化管理的策略与技术途径[J].才智，2015，10：18-19.
[3]毛彦芝.浅议农业科研档案数字化管理[J].安徽农学通报，2014，12：09-11
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