时间：2023-05-23 17:28:24
导语：在干部档案数字化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
近些年，衢江区财政局主动适应信息化建设的发展要求，将档案数字化建设作为解决档案查阅困难的切入点。数字化档案应用以后，纸质档案的原件被封存保管，避免文件的磨损、污染和丢失，确保档案的安全。该局在实现档案数字化过程中，克服了人员少、任务量大等困难，规范高效地开展档案数字化工作。并积极向省、市、区档案部门专家和主管部门获取业务指导，及时查找存在的问题，认真进行改进。
一、如何实现财政局电子档案数据库数字化转化
在财政局档案材料中，有多有少，有新有旧，有的纸质质量较好，有的质量较差，虽然财政局档案在制作过程中都是按照统一标准进行制作，但是以前很多纸质档案和电子档案都未使用统一的国家标准，这样在档案材料中存在显著的差异性。如何将这些档案迅速转化为只数字化信息储存起来，又不伤害到原始档案，这就需要通过扫描或者拍照技术将纸质档案和电子档案输入到扫描仪或者照相机中，同步将其储存在计算机数字化数据库中，这是最基础的数字转化工作。但是扫描和相机拍摄有一个共同突出的问题就是转化速度较为缓慢，一天只能转化几份档案，这对于财政局档案信息进出量十分大的现状十分不利，面对大量的新旧档案，可以分阶段逐渐完善财政局数字化档案数据库。这项工作十分复杂，且工作量十分巨大，需要财政局分阶段进行。首先，对库存文书档案30107件、业务档案2278卷、会计档案6796卷、科技档案275卷、特种载体档案224卷，将纸质到数据化转换共扫描文书119008张，业务档案4652张，会计档案13103张，特种档案扫描287张；从纸质档案的收集、整理、保管和利用都要有统一的标准；其次，对室存永久和长期档案进行数字化管理，整理、扫描、图像处理、存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理等；最后，对于新产生的纸质档直接整理归档转化为数字化档案，纳入到财政局数字化档案数据库系统中。此外，充分发挥财政厅FOA办公自动化系统的电子查询功能，财政厅将档案数据导入FOA模块中，实现厅内网、单机等多种途径相结合的档案数据查询方式，推进档案数据库建设，方便机关档案管理和查询。在档案数字化建设过程中，财政局与承建单位签订《档案数字化项目合同》、保密协议，严格执行保密守则和工作制度、流程，确保了档案安全。
【关键词】大数据；人事档案；数字化
1引言
在信息数字化时代，企事业人事档案记录着员工在职时工作、学习以及生活的整个过程，其与企事业职工的个人经历、综合素质、绩效考核以及人事任免等多项工作有着密切联系。因此，基于大数据的人事档案数字化管理系统，能够有效革新传统人事档案的管理模式，实现人事档案管理的标准化以及服务便利化，极大地提高人事档案管理的水平[1]。基于大数据的数字化管理系统，主要是通过采集所需数据，并对其进行清洗、过滤，以及归并后放入数据库，方便未来工作时的信息数据提取以及深度分析，实现数据价值效应化[2]。因此，在大数据环境下，对企事业人事档案进行数字化管理，这不仅能够促使人事档案管理工作具有规范性、整体性，还能够共享人事档案信息数据，充分提高利用率。在传统人事档案管理模式下，查询人事档案需要企事业单位各级职能部门相互协调，在增加人力成本以及时间成本的同时，还影响了后续工作的时效性[3]。基于大数据的人事档案管理，主要是将企事业员工的各类信息进行技术处理，实现人事档案相关信息的数字化。与此同时，在大数据环境下，人事档案会存入特定的数据库，尽可能保证人事档案管理的安全性、可靠性。基于大数据的人事档案数字化管理模式，通过对人数档案数据信息进行筛选、挖掘以及预配置，来简化工作流程。一定程度上，既避免了人力资源的闲置与浪费；也能够通过利用数字化技术手段，提升人事档案存储安全等级。此外，为了保障基于大数据的人事档案数字化管理的质量，需要配备适宜的软硬件设施。
2当前人事档案数字化管理现状
2.1人事档案利用率低
由于部分企事业单位的人事档案管理人员责任感以及参与度都比较低，影响了人事档案管理相关岗位的员工对其工作职责的认知度，无形中增加了人事档案泄密的概率。在实际的人事档案管理相关工作中，提供查阅作为日常的利用方式[4]，在查阅档案之前，仍需要查档人员填写查档审批表格，其过程繁琐，本质上并没有为人事档案的使用服务提供便利。人事档案管理以及使用过程中缺少便利性，不仅影响了各部门之间后续工作的时效性；还由于逐级上报、审批的过程，花费了更多的人力、物力。当前，人事档案的相关管理、使用工作只服务于特定对象，并没有在企事业单位内部形成公共服务的意识，直接导致人事档案的数据资源利用率不足。传统的人事档案管理还是以人工输入以及纸质归档的方式为主，仅靠个人经验甄别的人事档案资料，很难保证其真实性以及完整性[5]。此外，部分人事档案数字化管理平台，无法对输入数据的真实性进行判断。因此，无论是人为工作的疏忽，还是数字化管理平台遭受网络病毒攻击后，导致人事档案的失真，都会对人事档案数据信息的利用率产生直接影响。
2.2管理模式陈旧
人事档案相关管理工作还是以人事档案管理以及档案库房管理为主，在没有实现人事档案数字化管理的情况下，工作量是非常大的。因此，在对人事档案录入与打印的过程中，传统的数字化管理模式并没有提高人事档案相关管理工作的效率。由于当前人事档案数字化管理平台的相应设置并不完善，在进行人事档案变更管理权限时，只能够通过手动输入的方式完成更新。企事业单位的人事档案库房面积大，在采用传统的数字化管理模式时，仅能通过招聘更多相关管理人员的方式保证工作效率[6]。这不仅没有改善管理弊端，还提高了企事业单位的人工成本。在传统的人事档案数字化管理模式中，主要途径就是提供档案查阅，并不能对人事档案中的信息进行分析以及预测评估。此外，纸质归档与数字档案结合的传统人事档案管理模式，判断档案材料真实性的方式，仅能通过人事档案管理人员的工作经验肉眼识别。一定程度上，既无法保证在数字档案转换过程中的数据一致性，也无法保证每一个管理环节的真实性。
2.3数字化建设重视程度不足
部分企事业单位对人事档案数字化管理缺乏充分认知，不愿意投入资金以及专职人事档案管理人员，直接导致人事档案不能体现其真正的服务价值[7]。人事档案数字化管理模式受传统管理观念的影响，各类人事档案数字化的整理、修改以及存储都得不到制度的支持，导致人事档案数字化管理困难重重。由于企事业单位的人事档案数量非常多，不仅需要数字化管理平台的存储容量大，还需要大量人力、物力。当前人事档案数字化管理已有制作数字档案的规定，但由于管理平台的软硬件配置达不到要求，还不具备对人事档案相关数据的真实性进行查验的条件。在一定程度上，传统的人事档案数字化管理模式限制了其信息化的发展，甚至引发人事档案相关数据信息的保密问题。当前，人事档案数字化管理平台，只支持人事档案部门内部单机使用。因此，在开放部分人事档案数据权限共享的过程中，各层级部门未能实现信息共享，无法进一步提高沟通效率。根据当前人事档案数字化管理现状，可以通过引入大数据技术，在保证人事档案相关信息可靠性的基础上，实现人事档案相关数据的共享[8]。
3基于大数据的数字化管理系统设计
随着大数据技术的快速发展，企事业单位的人事档案数字化管理，不仅包括数字、符号等结构式人事档案数据，还可以包括人事档案的半结构式数据。创建基于大数据技术的人事档案数字化管理系统，不仅能够弥补人为管理人事档案的不足，还能够为人事档案数字化管理提供分析以及评估，构建管理系统框架见图1。
3.1系统硬件设计
档案数字化管理系统选用Mysql数据库，具有较高的便捷性，并运用Linux操作系统环境器，可兼容Firefox浏览器和Windows10浏览器，CPU应I5以上，硬盘500G，内存8G，可实现5台PC服务器同时运作，每台服务器包含两个CPU，虚拟服务器4核。
3.2系统软件设计
3.2.1管理权限模块基于大数据的人事档案数字化管理，为了规范人事档案数据共享的权利及义务，需要明确数字化人事档案的共享权限及范围，进而确定数字化人事档案相关数据的共享层级。通过分析企事业内部不同的数字化人事档案级别，以及不同的人事档案操作权限，从而确定档案可查阅等级。通常情况下，在不可越级查阅数字化人事档案的前提下，只有经过相关管理部门的审批，才能够提供人事档案的查阅服务。这不仅有效防止企事业单位内部人事档案的信息泄露，还能从源头禁止访问者拷贝人事档案的相关信息。在大数据技术环境下，形成局域网连接，确保了在人事档案共享的情况下，数据的可靠性，权限设置页面见图2。图2权限设置页面此外，企事业单位内部的人事档案具有保密性，不能将企事业单位的内部信息直接放在公共网络。因此，在数字化管理人事档案过程中，可以建立私有云计算模式，进而保证该管理模式的私密性以及可控性。3.2.2档案分类模块在基于大数据的人事档案数字化管理过程中，通过大数据的先进手段，完善人事档案的查阅方式，对档案进行精准分类。大数据技术的引入，需要配备专职人事档案管理人员。创新后的管理模式，人事档案管理人员的工作职责具体包括：定期更新管理平台相关软件、协助数字化查阅保密协议的签订、保证人事档案数字化存储的安全性。
4结语
基于大数据的人事档案数字化管理系统，改变了原有管理模式的落后性，并通过利用大数据、信息互联网以及云计算等相关技术，实现人事档案管理框架化、数字化，缩短人事档案查阅时间以及提高后续相关工作效率，是人事档案数字化管理的关键。此外，由于企事业人事档案自身存在特殊性，为尽可能地避免泄密情况的频繁发生，需要在人事档案相关电子文件传阅过程中，建立信息专用传输通道，确保操作者的严谨性、保密性。
【参考文献】
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[4]薛爱芹.新时期背景下企事业单位人事档案的数字化管理[J].就业与保障，2021(3):168-169.
[5]周洁，吕东阳.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2021(1):1-3.
[6]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020(22):160-161.
[7]项海菊.浅析大数据时代的数字化人事档案管理[J].科技创新导报，2020，17(3):143-144.
随着电子计算机技术在石化管道应用范围的不断扩大，加快数字化档案建设，通过数字化，逐步提高开发利用档案信息的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，更好地为企业的各项工作服务，促进档案信息资源的共享以及提高档案资源的利用率己日益紧迫。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。
一、目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。数字化档案管理的内涵随着信息技术快速发展，依托计算机技术、存储技术、扫描技术发展产生了数字化档案信息交互管理形式，我们将这种以数字化为载体的档案信息存储提取模式称为数字化档案管理。
二、提高办公效率。数字化档案管理系统能够存储大量各种形式的信息，用户可以方便地通过网络进行访问，以获得包括多媒体在内的各种信息，并且其信息存储和用户讯问不受地域限制，轻轻一点鼠标，就能够通过网络迅速查询，方便快捷。以人事档案管理为例，由于石化管道点多线长，企业管理对象繁多，且具有大的流动性，如员工人员、退休、调动等，要准确统计，及时了解工情况，按传统管理方法，必须“归档”才能查知，而通过计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让管理人员足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空观流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。
三、数字化档案建设存在的问题。纸制档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的过程。这是一个庞大的工程，以管道储运公司新乡处为例，新乡处1985年成立至今，档案积累数量庞大，且文书档案的形式多样，要是将所有的纸制档案转化为数字档案，工作量异常繁重。不但需要大量的经过培训的录入人员，还需采用先进的高速扫描仪、储存设备等，硬件投入较大。
关键词：档案；信息化；数字化；档案馆；设想
随着现代社会信息化程度的提高，档案信息化和数字化建设成为档案界普遍关注的问题，它是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的一个不可缺少的手段。尤其是将来档案信息网络的建设，更是突破单位和行业界限，为当地引进资源，搞活经济提供良好的信息服务软件环境，突破区域界限，实现全社会的档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。国家档案馆早在2000年的全国档案工作会议上，就正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化、数字化建设在全国各类档案馆和机关档案室中蓬勃开展起来，《档案信息化建设导论》一书对档案信息化和数字化建设是这样定义的：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1 对档案信息化建设的认识
档案信息化建设是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以现代化的档案信息实体的数字化信息处理和利用的这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。但是由于这方面的技术在我市发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有一些偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
第一，更新档案管理的旧有观念。长期以来，档案工作者普遍思想观念比较陈旧，认为档案工作是一个简单的，默默无闻的工作，只要守好摊、看好门，不让档案丢失就行，社会大众也把档案部门看成是一台“文件保险箱”，因此，要真正实现档案信息化，就必须更新档案管理的观念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。
第二，正确理解现代化、数字化与信息化的关系。档案信息化建设是一个长久的、系统的、庞大的工程，它包括档案信息资源的有序整理，档案信息数据库的建立、档案信息网络的建设以及档案信息资源的最终开发利用。档案现代化是旗帜，数字化是基础，而档案的信息化才是最终的目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度，需要资金和技术的保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。
2 我市档案数字化建设进程
过去的纸质档案在多次反复查阅的过程中都产生了或大或小的损伤，利用现代化的技术手段对纸质档案进行全文数据处理就能长久的保管好纸质档案，延长使用寿命。
这几年来，我局领导高度重视档案的数字化建设，投入了大量的人力、物力、财力为我局档案的数字化建设提供了良好的发展空间，多次派干部到省局、黄冈市局以及江汉区、江岸区、青山区等其他的档案管理部门学习档案的数字化处理方法，并结合我馆的实际对麻城市档案馆的重点全宗档案进行了数字化处理，目前已录入目录数据接近100万条，进行全文扫描323万余幅，位居全省前10名，全市机关单位中也有近80家安装使用了科怡档案管理软件，对本单位的档案进行全文数字化处理，这也为我馆将来建设复合型数字档案馆打下了坚实的基础。自2008年我馆搬迁进新馆以来，我馆已逐步使用现代化的管理方法为利用者提供服务，在复退军人档案、婚姻档案、退休干部档案等档案门类中已不需要再到库房翻阅原始文件，而是直接通过科怡管理软件打印出利用者需要的文件材料，既缩短了查阅档案的时间，极大地方便了利用者和档案馆的工作人员，也保护了这些门类档案的纸质材料。延长了他们的使用寿命。
3 未来的复合型数字档案馆
（一）、复合型数字档案馆是发展趋势
随着社会的发展，人们获取信息的方式发生了翻天覆地的变化。档案管理工作将随着信息技术的发展和进步，步入一个新时代。我们可以从信息产业部2001年6月的《国家信息化指标构成方案》中看出我国对档案馆未来建设的发展方向。档案管理工作也将随着社会的发展进入一个新的信息化时代。档案信息已从以往的纸制档案，在质上发生了根本的转变，从最初单一的文字图片资料扩展为音频、视频、数码照片、数据通讯、文件传输、电子邮件、远程登录、网络新闻、压缩和存储技术等各种信息资源。信息资源的重要存储基地，网络也就成为数字化信息资源服务的主要工具，网络上的数字化信息资源的管理就成为建设数字化档案的关键。档案收藏的目的在于利用，档案界理应走在信息时代的前列，顺应时代的潮流，以网络作为一个全新的平台为社会提供档案服务，从现在已进入信息数字化时代，无纸化办公已逐步兴起，建立未来的“数字档案馆”是势在必行之举。
然而数字化档案馆的发展，还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合型档案馆是档案馆发展模式的现实选择。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：一是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其馆藏档案结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理的方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的档案馆，有数字化程度高的，也有数字化程度低的，这将是目前改进中大量存在的档案馆，这类档案馆就是复合型数字档案馆。
（二）、未来复合型数字档案馆发展前景的设想
未来的数字档案馆可以直接面向最终的档案用户创办自己的电子杂志。 档案利用者在访问档案馆的主页时可以随时订阅，以便定期获取最新的档案信息和馆藏信息。档案馆的电子杂志内容可包括新增加的开放档案目录、新增加的可供网上直接查阅的档案图像信息、本馆新增加的服务内容、国家新近出台的有关档案的政策法规，以及档案简讯、业界动态、热点新闻等。档案馆可以将这些内容通过电子邮件提供给注册用户。另外，档案馆的网页可以相互链接，可以在自己的网页上创办交流园地进行学术交流，可以设立聊天室和留言板，可以接受档案方面的稿件在网上刊登。总之，可以开办的业务不仅仅是对利用者进行查阅取证服务，数字化档案馆将为档案工作开辟了一个全新的天地。
数字化档案馆绝非是在政府上网时创建的网页上加一个选项或链接而已，应该有自己独立的域名和网站。“数字化档案馆”应创建自己独具特色的网页，开发可多级查询档案信息的应用程序，发展注册用户，给予注册用户更多的访问权限或提供更加优质的服务。只要办出特色，吸引档案界和更多的非档案界人士的访问，就会提高了档案馆的影响和馆藏档案的利用率，也有利于提高全民档案意识。社会效益的提高就意味着经济效益的获得。如果档案馆的网页访问量大，广告、合作、赞助等各种经济行为会随之而来，这就会加强档案部门的自身“造血”机能，缓解档案馆常年经费紧张的状况。
随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，复合型数字档案馆将会离我们越来越近，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个符合我市实际情况的复合型数字档案馆。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》
[2]陈春红：档案信息化建设初探[J]，上海档案，2006（05）
[3]国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》2010年6月
[关键词]档案数字化管理；档案队伍；工作效率；利用方式
档案是对社会活动的真实记录，其客观的记载了人类历史中的各个方面，是人类历史发展过程的真实写照。档案由于是真实的对历史进行的记载，所以其具有非常重要的保存价值。而且在档案形成过程中，人们也加大了对档案涉及领域的广度和深度的拓展，确保其更具系统性和完整性，能够更好的对历史进行反映。同时档案还具有非常重要的参考和借鉴作用，通过对档案所记载的大量信息进行分析和筛选，从而为各项经济建设决策提供重要的科学依据，确保各项决策的正确性。档案管理数字化是充分的在档案管理工作中应用信息化技术，在国家档案部门统一规划和驵织下，将现代信息技术全面在档案信息资源管理中进行庆用，从而加快档案管理模式的转变，强化档案信息的数字化存储和服务功能，加快档案管理的规范化、数字化、网络化和社会化的实现。
一、优化了档案队伍结构和知识结构
在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各领域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在传统的档案管理工作中，由于是对纸质载体的档案进行管理，这就导致使用过程中会对档案自身带来较大的不利影响，不利于档案的开发利用。但在档案数字化管理模式下，档案的载体开始向多样化的发展，各种磁性介质、光盘、照片、录像带等都成为档案的归档材料，这些载体在使用过程中不易损坏，相对于纸质载体来讲具有较多的优势。特别是在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。在档案数字管理规模下，各档案部门在吸纳人员时更注重对吸引具有针对性的专业型人才，特别是经过档案专业系统教育，能够熟悉掌握计算机和信息技术的人才。同时档案部门也加大了培训和再教育的力度，加强了对档案数字化管理需求下人才的培养，使现有档案管理人员在培训中不断强化自身的专业知识，同时还要对计算机技术和数字通信技术进行掌握，能够对电子档案管理技能熟练深怕，从而提高档案管理者的知识结构，对改善档案管理者队伍的结构，确保档案管理人员整体素质的提升。
从这些方面可以充分的看出来，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。
二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。
二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。
三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。
在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网或是广域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。档案使用者只需要通过一网的计算机就可以查阅到自己所需要的档案信息，进一步对档案的利用空间进行了拓展，而且档案使用者也不再受掉于时间的限制，可以随时实现对档案资源的利用。
四、结束语
随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分的认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案信息化建设奠定了良好的基础。
参考文献
[1]王国英.试论如何实现档案管理的数字化[J].企业技术开发，2010-12-01.
一、推动城建档案数字化建设的意义
一方面，建设数字化的城建档案是实现传统管理到现代管理转变的有效办法。传统的城市建设档案馆中，收藏档案资料的方式大都是以图纸，照片，文字，录像等这些载体存在的，纸质的档案居多。这样采用柜架式的纸张信息保存和目录管理的方式，占用了大量的储藏空间，不仅管理成本高，保管易损坏，而且纸质资料难以长久保存，会出现泛黄，虫蛀等。另外，随着城市建设的发展，各地方案的逐年搜集，整理，导致档案库容量大，分类复杂，单纯依靠人工查找，耗时费力，效率较低。利用数字化的城市档案管理办法代替手工管理模式，实现城建档案的现代化管理，不仅可以避免人力和资源的消耗，而且还能有效且高效的满足社会各个方面的需求。另一方面，将设数字化的城建档案是最大限度实现档案价值的有效手段。城建档案馆是依附于档案信息而存在的，城建档案最大限度的被社会利用，为社会服务，才是其价值的最终体现，同样也是城建档案馆存在和持续发展的决定性因素。数字化的城建档案，不仅更便捷，更直观，而且还能提高其对社会服务的效率，有效实现其真正的自身价值。
二、推动城建档案数字化建设的途径
对于如何推动城建档案数字化建设的途径，笔者想了很多，将具体的想法和做法，总结如下：首先，应加强档案管理工作人员能力的培养和档案数字化基础设施的建设。长期以来，档案馆的人员基本上都是从事纸质档案的整理和管理，其中即便有利用现代化信息技术，也是只用来做简单的档案接收和管理的工作，并没有直接，深入的去研究和学习现代化的信息技术，利用计算机技术来规整档案信息和资源。这多半都是因为工作人员对于计算机的应用技术，档案信息，档案资料的涞源，档案文件的电子格式，知之甚少，导致了档案管理主体与档案载体这个客体之间的联系脱节②。除了以上提到的专兼职档案干部队伍的建设之外，建立数字化的城建档案馆，还需要档案馆库房，档案馆馆藏，检索工具，规章制度等方方面面的建设，因此，想要推动城建档案的数字化建设，除了要加强人员的培训，让每一个档案工作人员都能成为档案工作和现代化技术的专家之外，还应加快数字化基础设施的建设，提供啊计算机网络的应用程度，为建立现代化数字档案资源管理体制提供可实现和实施的条件和基础。其次，应更加科学化，规范化的进行城建档案数字化的各项工作，促进档案信息资源建设。城建档案的数字化建设，就好似是一盘棋，需要科学的分析和统筹的规划，只有有计划，有步骤的进行，才能将各项工作做到最好。经济条件较好的地区，可以先一步进行档案数字化的尝试和探索，将以往利用传统方式记录的档案进行数字化的处理和存储，并以其显著的管理及查询优势，来带动其他地区的发展。还要搞好工作规范，确保每一项的档案数字化工作都是严格按照国家级的相关规定，规范且有秩序的进行的，确保数字档案在资源格式上的高度统一，确保数据规范，可长期阅读，方便各个地区之间进行资源的共享。再次，应有效利用城建档案数字化的整合来带动各项档案基础业务的工作。城建档案的数字化建设是一项科学系统的工程，可涉及到档案工作的方方面面。想要顺利的开展数字化的城建档案，就必须要有扎实业务工作，为城建档案数字化的进行奠定基础。充分利用计算机技术，加快档案目录数据库的建设，提高档案检索、利用和服务的质量；积极推进档案的全文数据库和多媒体数据库的建设，尽快实现档案全文信息检索查询，提高服务的效率和质量；此外，还需要其他各部门的通力合作，为城建档案数字化的顺利进行提供相关的设备和人才。只有各项工作共同发展，才能使得城建档案事业迈上一个新的高度。最后，应确保城建档案数字化建设的整体效益和质量。城建档案数字化的建设并非一朝一夕就能完成的，而是一项长期且艰巨的任务，在应付繁重的大工作量的同时，还要求要严把质量，保证档案信息能查的全，查的准，保证档案信息关系系统运行的安全和可靠。加强电子档案归档的管理工作，加强对于本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督和指导，保证各单位所产生的电子文件都是真实、完成且有效的。并制定相关的电子档案管理办法，实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。此外，还应加强档案管理的安全意识，对于数字化条件下档案的开发利用，一定要将安全防范措施放在首位，对于更高机密的档案，可不采用数字化的手段，利用其它的保护和复制的措施，避免泄露。
三、结语
[关键词] 高校 档案管理 现代化
1.高校档案管理现代化的重要性
高校档案是教育教学、科研、师生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是高校发展历史的缩影和真实写照。它在高校各项工作中起着承前起后的作用，是整个教育管理工作当中的重要环节。高校档案管理现代化对于推动教育教学改革、加强科研工作、培养人才模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的重要作用。所以，档案管理工作是高校总体管理工作的重要组成部分，随着我国经济社会的快速发展，高校的档案工作已经面临新的机遇和挑战。高校管理工作逐步规范性、科学化和现代化，加强高校档案工作与档案管理的现代化已经势在必行，为更好地为教育教学、科研工作以及师生管理和社会服务，与高校的现代化管理和快速发展相适应，必须加强和加快高校档案管理现代化。
2.高校档案管理工作现状及问题
当前，大部分高校的档案管理。第一，在管理方式上，习惯于微观管理为主，宏观管理相对薄弱，对管理对象的复杂性、多样性缺乏足够的认识；在工作重点上，对档案工作研究不够；在管理手段上，习惯于使用行政手段，而较少使用法制手段、经济手段；在管理体制上，不能适应社会多元化的要求，上下衔接、内外沟通的工作有待于进一步加强。第二，知识经济的发展取决于对智力资源的占有，而智力资源的载体则是人才。档案管理亦然如此，就目前的状况而言，高职院校档案队伍普遍存在档案专业人员少、一般管理人员多，深层次管理人员少、工作型人员多，创新型人员少等问题，特别就我院目前的状况更为突出。因此，如何以新的观念和新的方式，全方位发掘、选择、培养档案人才，建立档案人才库，并不断采用新的模式，为学校档案工作的创新提供智力支持，已成为高职院校档案工作亟待解决的问题。第三，档案管理是信息开发利用的基础，信息资源的开发利用是档案管理的目的，档案的生命在于应用，而且目前高职院校档案工作在提供各类信息利用与服务方面，无论是案卷检索的方便性，材料编研的针对性，信息传递的快捷性，服务手段的多样性或服务工作的主动性，相互之间的协作性等方面存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作，有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步，极大地制约了高校档案工作的发展。
3.高校档案管理现代化的思路和对策
3.1高校档案管理现代化的思路
3.1.1档案管理者要从思想上调整思路，摆正位置，有所作为，变被动为主动，争取学校领导对档案工作的重视和关心，把档案工作纳入学校管理责任目标中来，以确保学校能把档案工作作为学校建设的基本工程抓紧抓好，保证档案工作的各项规章制度可以有效地落到实处，并在学校才力允许的范围内，增加对档案基础、门类建设等资金的投入，以及人员配备等方面予以大力支持，使档案管理从内容到形式、从软件到硬件都有一个根本改观。
3.1.2把档案干部的知识化放在档案管理工作的首要任务来抓。现代化技术和设备的应用，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍，他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还要有广博的知识，强烈的开拓、进取意识，尤其要一专多能，既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能，还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能，这样才能适应档案管理现代化的需要。另外在人才培养和使用方面，要根据高校档案工作的特点，知识结构要高、中、低配备，年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野，要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。
3.2加强档案信息资源的收集和管理
高校档案材料是领导的正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。收集工作是档案工作的一个重要环节，直接影响到将来的利用，学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要监督各部门对归档文件材料的移交。另一方面，要按档案规范管理的要求，定期对归档文件材料进行清理检查，确保材料齐全。因此，我们应结合新时期高校档案工作的总体任务，关注学校活动的重点、热点，依法定期地将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆，扩大资源范围，丰富馆藏内容，优化馆藏档案结构，增强档案馆的信息服务能力。我们还可在加强原有档案管理的基础上辅之以现代化手段，主动从各种媒体中收集信息，使档案信息能很好地为学校和社会服务。在档案信息的收集工作中，重点要抓好电子文件的接收和归档工作。
3.3加快馆藏档案的数字化工作
传统馆藏是以纸质档案为主，这种档案信息不适合信息时代的数字化管理及信息的网络传输，我们必须将这些传统馆藏数字化，将馆藏的各种文字材料、声音信息、视频信息实现数字化转换和处理。这项工程庞大，需要投入大量的人力、物力、财力。要在解决思想认识问题的基础上，研究和制定出实现档案信息数字化的政策和发展战略。在具体实施之前必须明确哪些馆藏档案需要进行数字化，我们不能盲目地将所有馆藏档案制成电子副本，造成不必要的浪费。开展馆藏档案的数字化工作我们可遵循以下几个基本原则：一是价值性原则，即优先选择珍贵馆藏档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件；二是实用性原则，即优先选择利用率较高的馆藏档案进行数字化，以提高档案的利用价值，实用性要从总需求的高度来考虑；三是开发性原则，即优先选择公开的馆藏档案进行数字化，以提高档案的共享程度，适当考虑非密级的馆藏档案的数字化；四是特色性原则，即优先选择可开放的、有特色的馆藏档案进行数字化，创立自己的品牌产品，提供特色服务。在具体实施馆藏档案数字化工作时可参照国家档案局颁布的相应的法规，制定出档案数字化操作规范，针对数字化的输入方式、存储方式、数据备份等提出明确的参数要求，确保工作规范、有序。
3.4提高现代化服务手段的利用
加强高校档案馆自身的现代化建设为档案馆功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向学校的每一位成员，最大限度地开发利用档案信息资源，实现档案信息服务全员化。其次在服务手段上，充分利用计算机和网络技术，开展档案信息咨询服务，拓展档案馆的功能，提高服务质量。
3.4.1加快档案馆网页建设
建立档案馆网页的宗旨是以用户的需要作为动力，不仅为用户提供档案信息，还要力求将档案信息资源的显性知识和档案员的隐性知识结合起来，积极主动地为用户提供知识服务，主要服务项目：（1）信息介绍服务。在档案馆网页上公布档案馆概况、档案馆藏、服务项目、档案工作流程等，提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务，为利用者提供方便。（2）信息咨询服务。在网页上通过提供E-mail、经常性问题解答等方式，让利用者与档案馆工作人员进行信息交流，对有关档案工作方面的问题提供专业的解答。（3）信息开发服务。对馆藏信息按专题、类别进行二次、三次加工，开发汇总分析、专题跟踪等编研工作。对档案史料进行汇编、选编，供利用者查阅。举办网上珍贵档案展览，提升档案馆的教育及文化休闲功能。
3.4.2加快现代化管理软件的应用
(1)使用档案管理软件是实现档案现代化管理的必要手段。高校档案馆可使用已开发的软件，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时展的步伐。档案管理软件的开发要遵循“规范、先进、实用”的原则，综合考虑数据管理、编目整理、检索查询、安全保密、系统维护等功能，设置齐全，应用方便，确保数据安全。（2）积极参与、配合学校办公自动化系统的建设，真正实现文档一体化。（3）高校档案馆要不断提高自身现代化管理硬件条件。因为档案检索的自动化和传递的网络化，不仅需要软件设备，更需要计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设备。电子文件的保存载体和机读载体也应随着科技发展而转变，以确保电子文件的安全和有效。
未来的社会是以智能化、信息化和高科技化为主导的社会，因此，档案工作要与之相适应的唯一出路，就是加速自身的现代化进程。档案实体的有效保护和档案信息的广泛利用，是与电脑网络以及档案数字化等紧密联系在一起的。高校档案管理如果不能加快改革的步伐，就会影响高校档案的保护和利用，进而影响高校的教育、教学及人才培养；高校档案工作者如果不能主动地去占领高科技阵地，就无法在社会进步中充分展示自己的身影。
参考文献：
[1] 蒋静，《高校档案管理中存在的问题与对策分析》[J] （黑龙江史志），2007，（12）.
[2] 贾敏从，《高校档案信息化建设相关问题的思考》[J] （管理观察），2009，（9）.
2000年年底，湖北省档案局经济科技档案业务指导处受电信部门业务推介的影响，采取租用电信服务器空间的办法，在湖北省最早建起了档案信息网页，2001年年初投入运行，主要档案工作信息和一些相关的档案知识。这是湖北档案工作第一次通过网络方式走向社会。2004年，湖北省档案局组织专业人员开展湖北省档案信息网站集群系统课题研究，具体谋划档案网站集群系统建设，2005年实施，拉开了湖北省大规模建设档案信息网站集群系统的序幕。2004年，受外部环境推动，湖北省档案馆自筹资金20万元，开始试行馆藏档案数字化扫描。当年完成5244卷档案扫描任务，形成案卷目录5244条、文件目录51776条、档案原文498587画幅。由于起步阶段没有先例可循，具体要求也不明朗，档案数字化存在的问题比较普遍，有93%的数据达不到检索效果，需要返工补救，深刻总结。
从2006年中期开始，湖北省针对档案信息化的初步尝试进行总结回顾，2007年对已经开展的馆藏档案数字化停止一年，进行系统梳理，重点弄清两个基本问题：一是档案数字化的工作流程和任务要点，二是档案数字化的目的是“存”还是“用”。经过回顾梳理，2006年7月出台了《湖北省档案馆馆藏档案数字化的工作流程和任务要点》，为馆藏档案数字化建设铺平了道路；经过分析比较，湖北省确定档案数字化初期的目标是“用”不是“存”，并制定了相关的对策和策略。
以用促建，着眼实效。需求是动力，能用是方向。“用”的终极目标是社会大众，而不是内部管理。以此为出发点，湖北档案信息化建设按照循序渐进和安全、可控、实效的基本原则推开，资源建设、平台建设、制度建设、安全体系建设和人才队伍建设等都取得了较好的成绩，利用档案网站、电子政务网和电子档案查阅利用平台开展社会化服务受到越来越多社会公众的青睐，成为名符其实的“第二窗口”和档案服务能力的现代化体现，实际效果高于预期。
资源带动，强基固本。档案信息化功能发挥的前提是数字档案资源。在国家档案局数字化带动战略的指引下，湖北省始终把数字档案资源建设放在中心位置，以此推动档案基础整理、修裱、加固、鉴定、划控和统计等工作。省档案馆先后投入360多万元，对近10多万卷（110多万件）存量档案进行了全文扫描，接收省直机关到期进馆的数字档案63万多件，建立了1100多万画幅的档案全文图像数据库及相关的目录数据库，实现了开放档案目录及其档案全文计算机检索利用，并为对应的实体档案封存保管、加强保护提供了新的手段。
量入为出，分年实施。档案信息化是高投入的系统工程，资金来源始终是考量的重要因素。湖北省档案局（馆）每年在研究部门预算时，都把档案信息化建设作为重要项目争取资金，省财政从2010年起，近年以每年投入400万元的力度支持省本级档案信息平台建设和数字档案资源建设，一年办几件实事，逐步积累，日见成效。
培养人才，优化支撑。近几年，先后分13期免费举办档案信息化建设培训班，共培训县级以上档案局（馆）干部778人次，为大幅度提高档案干部信息化素质、做好档案信息化工作提供了知识技能支撑；有33名市州县档案干部先后到省档案局（馆）挂职跟班学习，为密切上下联系、促进思想统一、全面推进档案信息化建设，不断提高档案工作水平和效率发挥了积极作用；采取多种措施走出去向国内外先进地区取经，提高了精神区位，为确保湖北档案信息化建设“思想不落后、投入不浪费、建设有实效”提供了支持。
安全第一，促进共享。档案信息化背景下的数据安全、信息安全和网络安全始终是重中之重。数据安全的基本策略是异质异地备份。信息安全的主要措施是上网审批、密钥管理和授权访问；网络安全采取综合解决方案。档案信息化成果共享始终是目标追求。湖北省主要通过3个平台促进共享：一是面向公众的档案网站{二是主要面向机关的电子政务网络系统；三是面向档案馆现场的电子档案查询利用系统。档案利用者可以通过多种途径远程或现场查阅湖北档案信息。
由单项到集成，上下合力绘宏图
（一）数字档案资源建设
省档案馆馆藏电子档案目录总量日益增多。到目前为止，湖北省档案馆已经建立了明清、民国、革命历史、建国后档案目录数据库，拥有案卷级目录数据53926l条、文件级目录数据1761353条、专题目录数据177432条。同时建立了全省县以上综合档案馆电子档案目录年报制度。到2011年年底，省档案局（馆）连续3年接收全省县级以上综合档案馆规范报送的电子档案目录共7057407条，为实现全省县级以上综合档案馆档案目录信息资源共享迈出了历史性的一步。
机关电子文件归档管理和规范移交试点工作稳步推进。湖北省档案局2010年5月开始部署在省直机关电子文件管理试点，率先选择省物价局、地税局、水利厅等3家单位开展电子文件归档管理和规范移交工作。2011年3月，湖北省档案局再次召开有70家省直机关参加的动员大会，继续扩大试点范围，已确定35家试点对象。同时，市州县档案局也选择本级有条件的机关开展电子文件管理试点工作。
市州县国家综合档案馆普遍开展档案目录数字化工作，部分有条件的市州县开展档案全文数字化工作。截止2011年年底，全省包括市州县国家综合档案馆在内，数字档案目录资源总量已经达到33344373条、全文资源总量达到47064400画幅。这些大规模的数字档案资源建设，为开展电子档案计算机查询和网上共享提供了难得的资源来源，使已经建成的平台功能有了用武之地，受到社会认可。
（二）档案信息化平台建设
建成了省档案馆电子档案查询系统。2008年，湖北省档案馆投入100多万元，对一楼查档大厅进行了现代化改造，部署了网络系统，配备了计算机，开发了面向社会公众的电子档案查询软件。目前，省档案馆电子档案查询系统已整合100多万条档案目录信息和530多万画幅（70多万件）档案全文信息提供现场查询利用，内容涉及湖北政治、经济、文化、科技、民生等多个领域，档案查阅利用者只要轻点鼠标，就可以查到相关的电子档案信息，深受欢迎和赞扬。
建成了湖北省档案信息网站集群系统。全省县级以上档案局（馆）已建成档案网站111家（其中进入省档案网站集群系统的有83家，与之链接的有28家），覆盖率达到98%，位居全国前列，为全省档案信息资源网上共享奠定了基础。2010年5月省档案信息网站全面改版升级，点击率和访问量大幅攀升，获得了良好的社会效果。访问对象覆盖全国各个省（自治区、直辖市）及国外40多个国家和地区，为弘扬湖北档案文化、方便社会查阅档案开辟了便捷通道。2011年7月，中国人民大学信息资源管理学院档案网站综合测评项目组第2期《我国省级档案网站建设调查分析报告》，湖北省档案网站综合排名第九位，比2007年第一次测评上升了9个位次，被认为是全国4个“进步显著”的省级网站之一。
建成了省电子政务档案信息管理系统。省电子政务办将省档案馆档案信息管理系统列入电子政务建设重要内容，投入财政资金90多万元进行统筹安排。到2010年，硬件配置、软件开发及设备安装、数据上载全面完成，投入运行。2012年年初，省档案局又更新了数据，为省电子政务档案信息管理与网上共享提供了支持。
建成了省档案局（馆）办公自动化（0A）系统。湖北省档案局（馆）办公自动化（OA）系统是建成较早的基础平台，为培养局（馆）工作人员现代化办公意识、计算机操作能力，提高管理水平和工作效率，赶上省直机关信息化建设发展步伐，促进档案工作思路和服务方式转变发挥了积极作用。
建成了省档案馆馆藏档案条形码管理系统。2010年，省财政厅拨出专款50多万元，在省档案馆实施了馆藏档案条形码管理项目。系统建成后，对馆藏档案的出入库和查阅利用进行全程数字化管理，使档案保管统计更加准确，出入库和借还登记更加严谨，大大降低了传统人工管理的误差率，提高了档案管理水平和服务效率。
建成了省档案馆数字档案存储系统。近几年，省档案局（馆）适应数字档案资源迅速增加的形势需要，加快建设数字档案存储系统，先后分三期完成了档案数据新机房改扩建和设备配置、软件开发，启动了数转模工作站，应用文件服务器、磁盘阵列、磁带机、数字存档机、光盘和数转模等设备技术，为实现数字档案多层次存储管理、介质转换和数字档案长期保存、有效利用创造了条件。
建成了省档案馆档案信息安全保障系统。2009年，湖北省档案局（馆）按照专家通过的《省档案馆涉及国家秘密的信息系统分级保护设计方案》的要求，投入资金开展了档案信息安全保障系统建设，为在开放条件下加强档案信息分级保护提供了屏障。
市州县档案信息平台建设覆盖面扩大。省档案局按照利用优先、以用促建、瞄准先进、省馆先行、成熟推广、注重实效的原则，精心组织和指导市州县档案信息平台建设取得新的进展。目前全省市州县档案网站建设独树一帜，档案馆电子档案查阅覆盖面扩大，已有60个市州县档案馆配备安装了省档案局开发的电子档案查阅利用系统，不同程度地开展了电子档案目录和部分电子档案全文查阅服务。
（三）整体基础与集成态势
全省档案装备总体水平明显提高。目前，计算机引入档案管理和服务，已成为推动全省档案事业发展的主要潮流和主导方向。全省县级以上国家综合档案馆配备计算机总量不断增加。一些困难县市档案部门开始实现计算机管理档案“0”的突破；一些经济条件相对较好的县市档案局（馆）开始建设局域网，添置复印机、扫描仪、防磁柜、数码相机等现代设备；一些比较先进的市州级档案局（馆）开始实行“三网”分开。省档案馆先后利用财政资金200多万元，购置了档案装裱机，提高了档案装裱速度；建成了档案特藏库，对重要珍贵档案采取了特殊保管措施；建成了防磁库，为电子档案防磁保管开辟了场地；改造了档案展览厅，为社会公众走进档案馆，享受档案文化魅力，接受爱国主义教育提供了阵地。
电子档案容灾备份工作正式起步。随着全省电子档案资源总量不断增加，电子档案容灾备份工作逐步提上议事日程。2010年7月，省档案局正式部署市州县电子档案容灾备份工作，随后印发了电子档案容灾管理暂行办法，为确保电子档案容灾管理提供了制度依据和目标定位。2011年3月，省档案馆与青海省档案馆签署了档案互为备份协议，并分别向互为备份馆送交了电子档案备份光盘；2011年年底，武汉市、十堰、恩施州等6个市州档案局率先向省档案馆移交了电子档案数据备份光盘400余张。同时，6家档案局还选择所属县（市、区）30%以上的国家综合档案馆开展向本级档案馆备份电子档案数据工作，初步建立起电子档案数据分级异地备份机制。
关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式；客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器（包括工作站、一个或多个服务器）分别执行，共同实现整体应用。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3.2档案信息的管理离不开数据库系统。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase， FoxBASE， FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的 SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库―――Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
浅议高校档案管理数字化及档案管理创新
张洪光
（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古 010070）
摘要：随着信息数字化急速成熟，高校档案管理创新应当向数字化发展，高校档案管理现代化与数字化是密不可分的。
关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3高校档案管理现代化的初步构想
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