时间：2023-05-24 15:53:20
导语：在高校学籍档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、学籍档案管理观念创新
要想实现学籍档案管理工作的创新，最重要的就是要创新观念。而管理创新的实现，观念创新最关键，并且在管理创新整个过程中始终贯穿。然而，在新形势下，学籍档案管理工作的发展却出现了较多的教育改革问题，所以，应站在管理者的角度上，从实际出发，对原有管理理念进行合理地更新。而档案管理工作人员则必须要对档案管理创新的意义进行深入地认识，并且将成为档案管理工作的最终目标[1]。
二、学籍档案管理方式创新
因为经济条件限制、行政管理条例的制约，所以使得高校档案管理以及学籍管理模式都十分落后。手工操作会耗费较多的人力物力，并且十分容易产生错误，同时，计算机的单机整理不完整而且不及时，在网络管理平台中的违规招生问题也很容易出现管理的盲区[2]。由此可见，档案部门最重要的就是应该对设备与技术进行更新，进而实现工作效率的提升，保证学籍信息录入工作的质量。在此基础上，还应该实现办公系统的自动化，采用现代化的管理手段，并将学籍档案管理工作同学校核心工作进行有机结合，进而为教学与科研工作提供便利条件。
三、学籍档案管理内容创新
（一）学生基本信息录入程序的简化
在学生基本信息入档工作过程中，以往的方法都是档案管理工作人员根据学生升学档案内容进行转抄或者是录入到单机计算机当中，而后，在学生入学以后补充学籍表内容。而这种方式就要求档案管理工作人员需要定期向学生征集新信息的内容并补充记录，这样就加大了工作量，给工作人员增加了较大的压力。构建网络学籍档案管理系统，档案管理工作人员就可以将招生库中的信息导入到学生的基本信息中，后期工作可以利用学生主体性来完成。开通学生权限，使其自主登录到系统中，查看并核对其进本信息，并在不同的学习阶段更新或者补充相应的资料信息。同时，相关的管理部门也可以通过网络学籍档案管理系统中学生的基本信息，并打印出学生需要的相关证件。
（二）成绩信息管理一体化
学生成绩信息涵盖的内容较为广泛，其中有平时成绩、补考成绩及重修成绩等等，而且在学籍档案管理工作中，成绩管理是十分重要的部分。以往成绩管理工作需要教师在校生花名册中记录平时成绩，并且手工登记期末考试成绩，而后将平时成绩与卷面成绩按照相应的比例来计算出期末的总评成绩，最终将成绩册交予教研室，将书面成绩上报学籍科，管理工作人员将最终成绩录入。以上原有的成绩整理方式需要任课教师根据具体的比例来这算分数，并且在成绩录入的时候也很容易出现错误，步骤较为复杂。应用网络学籍档案管理系统，管理部门仅需要在系统中输入所需的课程名称与类别、学生的名单和具体比例的程序，任课教师在完成期末评卷以后可以登录系统，将学生的平时成绩与卷面成绩输入进去，这样，系统就可以自动地生成学生的总评成绩，在核查后就能够直接上报给学籍科。
（三）学籍资料统一数据库资源共享
按照教育部要求，应贯彻并实行高校学生学籍信息的电子注册，并把教育部信息管理平台当作重要的基础，积极构建高效网络学生学籍管理统一数据库，最终实现资源的共享。而对于学生来讲，就能够随时查看自身考试的成绩；对于学员的领导而言，能够对学生选择选修课的数量及考查的成绩进行深入地了解，进而达到课程优化设置的目的；对于学校相关部门而言，则能够对学生学籍的异常情况进行查询，并将学生学习资料打印出来。最为重要的就是，网络学籍档案管理系统内部还具备学生学历学位证书管理功能，能够有效地满足社会各行业对学生学籍、学历信息资料的验证需求。在此基础上，应实现高校网络学籍档案管理系统同教育部和教育厅信息管理平台的连接，为上级部门掌握学生情况提供便利，更有利于调整并制定政策。同时，网络学籍档案管理系统还需要实现资源的共享，进而推动学籍管理工作的规范化与效率化。
四、学籍档案管理人才资源创新
加快学籍管理工作人员的自身素质建设，定期对学籍管理干部进行培训与教育，以培养其职业道德并提高业务水平。对先进的教育政策、法律法规进行学习，熟练掌握现代化的管理技术与方法，了解学籍管理的特点，进而不断拓展自身知识面，提升实际运用的能力与操作的水平。
五、结语
综上所述，学籍档案管理工作十分繁杂，并且要求细致，所以，需要学籍档案管理工作人员付出较大的努力，并具备耐心与责任心。由此可见，高校学籍档案管理部门的工作人员应在长期实践中学习并总结经验，及时发现存在的问题，时刻关注档案管理的新技术与新动态，找出新的规律，掌握学籍管理工作的发展方向，更好地开展高校学籍档案管理工作。
参考文献：
[1]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界,2011(15):46~47.
（一）有利于提高学籍档案管理工作效率
将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整学籍档案信息
学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。
（三）实现资源共享，方便管理
学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。
二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题
（一）数字化程度不足
高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。
（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求
有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。
（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高
现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。
三、高校加强学籍档案数字化的措施
（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能
高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程
（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通
为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。
关键词：信息技术；高校档案管理；学籍档案管理；内容管理；载体管理；使用管理 文献标识码：A
中图分类号：G647 文章编号：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021
高校学籍档案是指高校在招生、教学、毕业等过程中对学生个人情况和学校考核的原始记录，一般包括高中学籍成绩、体检表、党团关系、评优评先材料、大学考核成绩、奖励处分等内容。学籍管理不仅是对学生成长轨迹的真实记录，也是学校教学管理工作的重要组成部分，是保持学校正常教学秩序的重要途径。随着现代科学技术的发展，信息技术管理方法在高校学籍档案管理中得以应用，克服了传统档案管理的诸多弊端。其应用主要表现在内容管理、载体管理、使用管理三个方面，下文进行具体论述。
1 内容管理
随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。
学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等，建模后的体检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，表1进行档案元数据的存放，图1进行关系型数据库系统的管理，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供
服务。
表1 体检表档案元数据建模
属性名 属性分类 说明
Student ID 数字字符 学生学号，如20030541022
Student Name 字符型 学生姓名，如张明明
Registered-r Date 日期型 入学时间，如2003/9/1
Major 字符型 专业，如临床护理
Class 字符型 班级，如预防医学001班
图1 体检结果管理建模
通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2 载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。
在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。
此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3 使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。
档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。
基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表； （2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。
同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4 结语
如何更加科学高效、安全稳妥地对档案信息资源加以开发和利用，是档案管理人员面临的重要课题。抓好落实高校学籍档案工作并非易事，除了统一认识，制定严格的规章制度外，还应利用科学的管理方法，开发适用于各院校具体实际的管理系统，形成一个完整的控制链。相关工作人员必须解放思想，锐意进取，增强信息服务意识，提升信息服务能力，开拓高校学籍档案管理与开发利用的新局面。
参考文献
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要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
科学管理是由美国的管理学大师泰勒提出的，指的是高效率的管理。高校学籍档案具有原始和真实性的特点，这决定了管理人员必须谨慎保管学籍档案。应充分认识到学籍档案管理的重要性，以更加审慎的态度进行档案记录工作。学籍档案的动态变化性也加重了管理人员的日常工作量，要求管理人员积极学习信息技术，掌握数字化技能，使学籍档案管理向信息化、现代化发展。最后学籍档案使用频繁的特点要求管理人员提高办事效率，以尽可能快的速度完善学籍档案，满足学生对学籍档案使用的需要。
二、高校学籍档案科学管理对策
（一）提高管理人员的职业素养
高校学籍档案实现科学管理的首要环节就是进行完善的人力资源管理，注重对学籍档案管理人员职业素养的培训，提高其科学管理意识，具体来说，主要有以下几个方面：首先是在意识层面对管理人员加以培养，使管理人员认识到学籍档案管理工作的重要意义，愿意全身心投入到学籍档案管理工作中，为组织贡献创新性管理方法，使学籍档案管理更加有效率。其次是在技能层面，注重培养管理人员的专业技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉办公软件等。同时也应该培养管理人员的沟通技能，使其了解到学籍档案管理部门与其他部门的密切关联性，在进行学籍档案记录时需要得到其他包括教务处在内的其他部门的支持，注重与其他部门的沟通工作。
（二）实现管理信息化
在信息化全球化的今天，学籍档案管理也应该与时俱进，采用现代化的先进信息技术，提高办事效率。信息化的学籍档案管理主要体现在两个方面，一方面是学籍档案记录的信息化，另一方面是学籍档案管理的信息化。首先在学籍档案记录方面，以往手动的记录方式带来的弊端主要有记录速度慢、更新不方便、字迹易褪色难以保存等，而利用计算机软件对学籍档案进行记录，形成数据库，则不仅提高了效率也可以克服传统方式造成的档案难以保存的缺陷。其次在学籍档案管理方面，传统的管理方式是对学籍档案做标记，在使用时从大量档案中手动寻找，浪费时间的同时也为加大了工作量。而利用信息系统建立学籍档案管理平台，在使用档案时可以直接在平台上搜索，利用电脑对目标档案进行查找，节省人力的同时也实现了准确高效的管理目标。
（三）完善学籍档案管理规章制度
关键词：高职院校 学籍档案 管理对策
高职院校学籍档案是在教学、实践以及管理等活动中，由教师与学生的相互作用形成的，其记录了学生自入校起一直到毕业离校时，主要在德智体美等方面的表现。例如学生的学习成绩、品行、奖惩情况、活动与操作能力、兴趣爱好等内容，是对学生综合方面的评价。高职院校学籍档案管理具有周期性、分散性以及保密性三个特点。
一.高职院校学籍档案管理存在的问题
（一）缺少规范、科学的管理经验
当前，在高职院校学籍档案管理中，管理方法太随性，缺少科学管理方法，从而导致学生学籍档案材料的杂乱。其主要表现为：学籍档案的时间编排混乱，在编排中有的是按照入学年度编排、有的是按照学习专业，还有的是依照毕业年度进行编排。组卷缺少规定，未能划分学院、系别、年级、专业等层级，再就是一些组卷在装订过程中缺少规范性。
（二）学籍管理缺少完善、健全的规章制度
随着高职不断的扩招，学生规模日益壮大，但是学生学籍档案的管理，还是以教务处管理为主，这种管理体制不能够有效的发挥出高职中学院或者系部的管理优势，且由于任务重，极易出现差错，再就是造成了办事效率低的现状。
1.缺少先进的管理手段
高职学生学籍管理档案的管理手段相对落后，当前多数高职院校依然以手工为主，不仅管理效率低，而且管理人员的工作量大、任务繁重。这种缺少准确性与精确性的管理方式，不足以满足现代化教育的需求，最终不利于教育管理效果与作用的提升。
2.管理人员素质相对不高
在高职院校学生学籍管理人员队伍中，工作人员专业能力、管理素质不高，他们在上岗之前未经过专业培训，在工作中只能通过工作实践不断摸索学习，同时还缺少主动创新性。
二.高职院校学籍档案管理的对策
针对高职院校学籍档案管理中存在的一系列问题，我们主要从以下几方面给出相应的解决对策：
1.不断更新学籍档案管理理念
为适应今天快速发展的高职院校，应不断加强和完善学籍档案管理理念，倡导工作人员积极主动的开展管理工作，提供优质服务，从科学化、信息化着手，让学生认识到学籍档案管理的重要性。
完善学籍档案管理制度
学籍档案管理是一项繁重的工程，因此，只有健全的学籍档案管理制度，才能不断适应发展规模日益壮大的高职院校，并有效的监督学生学籍档案的管理，使学生学习情况、教学质量更加规范化，有效的提高教学管理效率和教学水平。
2.在高职院校学生学籍档案管理中加强现代化手段的运用。
为提高学籍档案管理的效率，最为重要的就是对计算机、校园网等现代化手段的应用，通过这些举措实现信息资源的共享，有效的提高管理效率，加强教学单位之间的信息的交流互动。在学籍档案管理中，对现代化科技手段的运用，将显著的促进和提高高职院校教学改革与发展。
3.加强工作人员综合素质的培养和提升
学籍档案管理质量的提高，关键还是提高管理质量，因而学籍管理工作人员须不断学习，提升自身的综合素质。在学籍档案管理中，工作人员除了掌握丰富的科学文化知识、教育理论知识等，而且还要具备超强的决策能力、组织能力、沟通能力、创新能力，而工作人员综合能力的提高，需要在日常工作中不断总结和学习。
三.结论
【关键词】二级学院 教学档案 管理
1 教学档案管理的类型和内容
1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。
3 二级学院教学档案管理存在的问题
3.1教学档案材料收集不全面
二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。
3.2数据不统一，材料不规范
统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。
3.3教学档案服务方式落后
当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。
4 二级学院教学档案管理策略
4.1树立正确的教学档案管理思想
教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。
4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度
制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。
4.3提高教学管理人员素质与水平
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。
4.4教学档案信息化管理，提高工作效率
充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。
二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。
参考文献
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[关键词] 高校档案；教学档案；三级管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。
1 高校教学档案管理概况
1.1 高校教学档案的内容
高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教学档案的特点
（1）内容广泛、综合性强
教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。
（2）材料来源分散性较大
有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。
（3）多样性、多学科性明显
高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。
（4）周期性、层次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。
1.3 高校教学档案传统管理模式
从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。
分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。
1.4 高校教学档案三级管理模式
《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。
2 高校教学档案传统管理模式的优缺点
2.1 高校教学档案传统管理模式的优点
（1）组织体系
目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。
（2）规章制度
健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。
（3）人员素质
重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。
2.2 高校教学档案传统管理模式的缺点
（1）教学档案管理部门权责不明
由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。
（2）教学档案管理制度不够完善
在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。
（3）教学档案管理人员素质欠佳
一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。
3 开展教学档案三级管理模式的对策和建议
笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。
根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。
3.1 实行教学档案三极目标管理责任制
高校应成立 “教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。
3.2 建立教学档案三级管理的体制
教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。
3.3 健全各层级档案管理人员约束机制。
要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。
3.4 提高教学档案管理人员的工作能力
加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。
主要参考文献
[1]何玉艳，郑慧. 高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）.
[2]王琪. 高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界，2013（7）.
一、高校大学生档案管理中存在的问题
1、档案流入环节
（1）学生、教师档案意识不强。大学生入学时，学籍档案是反映其高中期间，学习、生活各方面表现、优势、劣势，特长，班级管理经验的重要凭证，对老师在大学期间对其进一步的指导有着非常重要的意义。而今，因为学校、教育部门对档案的不重视，加之学生档案意识不强，档案在学生带到学校的过程中，被私自拆封、撕坏、遗失的情况屡有发生，此外，档案在学生移交到学校后，因为老师的不专业以及对档案的不重视，经常将学生档案束之高阁或丢失，没有使档案发挥其应有的作用。
（2）档案材料标准不一。近几年，高校学生档案是在新生报到时开始收集，然而，由于我国各省区学生高中档案没有统一标准，因此，学生档案在纸张、笔迹、格式、内容各方面规格不一，五花八门，档案质量参差不齐。
2、档案管理环节
（1）档案管理归口不一。许多高校学生档案管理归口部门不统一。以内蒙古某高校为例，2008年至2010年一直归招生就业处管理，2011年至今，一直归各二级学院管理。还有一些高校档案归人事处、学生处管理。归口不一必然导致档案管理的标准、规范不一致，档案管理混乱。
（2）学生档案内容陈旧。本人在从事档案管理的七年间，通过访谈，发现70%的单位对毕业生档案材料不感兴趣，因为档案材料中找不到单位聘用人员所需的各种信息。本人所在的高校，学生的档案主要由高中学籍档案、大学期间的成绩单、学年鉴定表、高等毕业生登记表、体检表、实习考核表、体能测试表组成，这些材料千人一面，很难反映出学生的创新能力、沟通能力、组织协调能力等信息，无法给用人单位提供选择依据，与用人单位的期望值相差甚远。
（3）档案管理人员非专业化。高校的档案管理人员普遍为学团工作人员，平时工作忙，任务重，没有接受过专门的档案管理培训，缺乏应有的档案管理基本知识，在存放、管理等方面，缺乏专门的制度，导致了档案管理方面重收集，轻利用的情况。
（4）档案管理制度滞后。大部分高校没有建立档案管理工作程序、规章及制度，使档案管理工作无章可循，缺乏固定的规范和法律保障。
3、档案流出环节
（1）档案封装质量低。高校学生毕业时，档案是其大学期间学习成绩、社会工作、文体活动、总体表现的重要材料，对其将来的就业、提拔起到了关键的作用。但是，由于目前高校没有严格执行相关的管理制度，加之档案封装材料多、人手少，每年都是抽调学生封装档案。学生能力有限，责任意识不强，致使学生档案材料收集、装档过程中出错情况时有发生。
（2）档案移交不规范。目前高校档案移交主要为“一对多”的移交方式，即在毕业前夕由学校统一移交到学生手中。因为毕业时期，移交材料颇多，学生档案需在短时间内移交完毕，档案的流动性大，数量多，时间性强，部分学生档案意识不强，请他人代领，导致档案移交手续不全，移交程序不规范等情况，其结果必然是杂乱无序。
档案的完整性、准确性、真实性是档案的基本属性和特征，而只有利用真实可靠的、质量较高的档案才能产生影响，收到效益。[2]根据以上高校大学生档案中存在的问题，为确保大学生档案的质量，提高档案的利用价值，必须采取切实有效的措施，加强管理。
二、针对问题的解决对策
1、增强学生、教师的档案意识
首先，要使教师、学生转变观念，意识到档案不仅是一种学籍资料，更是学生综合素质的一个全面反映，是学生在激烈的就业市场中胜出的关键材料，学生在档案的保管、移交、填写等环节要树立认真严谨的态度，确保档案材料的完整性与准确性。教师作为高校的管理者，更要树立大局意识和服务意识，端正态度，增强自己的服务水平，提高服务能力，确保档案转接的各个环节不出问题。
2、建立健全档案管理机制
加强法律法规建设，使大学生档案管理有章可循。教育部门及高校要根据《档案法》，结合实际，制定相应的《高校学生档案管理工作条例》，明晰管理部门及职责，使大学生档案管理有章可循，有法可依，指导大学生档案管理工作的顺利开展。[3]
3、丰富学生档案内容
为了进一步与社会接轨，给学生就业提供比较优势，高校应在学生档案内容方面进行创新，将学生在校期间的英语等级证书、计算机等级证书、专业资格证书、社团活动、学生活动获奖证书、图片材料、社会实践活动经历等内容按照学生的道德品质、学习成果、专业素养、综合能力、心理素质几个方面，一并整理封装在学生档案中，为用人单位提供一个详实的记录。
比如，道德品质方面，可增加信用档案。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，高校可以通过积累学生在校期间考试、劳动、还贷、参与活动、遵纪守法等多方面的表现，制成材料，准确反映学生的信用行为和品行情况。
学习成果方面，可以纳入学生的学习成绩、英语四、六级证书、计算机等级证书、奖学金证书、学术论文等，以此为主要依据，侧重反映学生的学习能力。
专业素养方面，以学生的专业资格证书、社会实践活动、实习经历为主，体现学生的专业水平和专业认识程度。
综合能力方面要侧重关注、体现学生各方面的能力。注意收集反映学生学习成绩以外的其他材料，比如学生的个人设计作品、参赛荣誉证书、职业资格证书、文体活动照片等。
心理素质方面，应建立心理档案来反映学生的心理状况。高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生心理素质的材料，通过对这些资料的加工和整理，形成学生的心理档案，可以帮助单位根据学生的心理健康状况， 为其提供最适合的岗位。
4、加强档案管理人员的培训
大学生档案主管部门要建立学生档案管理人员培训长效机制， 广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善大学生档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识及较强的档案技术能力。[4]
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