时间：2023-05-24 15:53:21
导语：在采购档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】货物采购；招标；档案；管理
【 abstract 】 sweeping the globe project management boom represents the modern management to the latest trends, is now a concerned field. Procurement management is one of the important content direction, the so-called procurement management, it is to point to to ensure project material supply and purchase of project management activities, in the procurement of through open tender purchase, use the competition between suppliers to lower commodity prices, to ensure that equipment quality, reduce the cost, to control the engineering cost, make the project funds to achieve optimal allocation, as a power file workers, this paper focuses on the discussion of power engineering construction projects in purchasing management and in the complex system in the process of work, the form directly with the legal basis, keep the value of the original documents, that is, the goods purchasing file management of bidding.
【 keywords 】 purchasing goods; The tender; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
前言
近几年来，国家投入巨额资金进行城、农网改造工程。在电力建设工程项目管理中，也深入广泛地进行项目招投标管理。从而利用竞争机制来确保设备质量，控制工程造价，保证按时交货，保证工程质量，提高投资效益，加强廉政建设。招投标档案是近年来，随着项目招投标采购管理在电力建设中深入开展实施，新近产生的档案管理分类。它真实地记录了工程建设中物质采购过程中形成的对国家、社会和企业有保存价值的原始凭证。作为电力科技档案工作者，深感招投标管理工作在工程建设管理中的重要作用及招投标档案在工程档案中具足轻重的地位。通过对项目招标采购管理的理论知识学习，结合电力系统在项目招投标实际管理操作办法，使本人对项目招标采购管理有了一个全面系统的认识。熟悉了招标采购中涉及的各个方面各个环节，从而确保招投标档案的齐全、完整、系统、规范。并且联系本单位在招投标档案管理过程中存在的一些实际问题，进行探讨。
一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求
招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。
招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩大投标之问的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。
招标采购是一个复杂的系统工程。它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划(申请、审批及流程)、招标、投标、开标、评标、定标。
二、货物采购招投标要求加强档案的管理
笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发现了不少问题，有些问题就是直接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。
(一)招投标档案归档范围
1、招标方案及批复、招标计划申请(报)表、招标公告或邀请函、资格审查文件(资格审查公告、审查报告)：
2、招标文件及补充；
3、投标文件(商务部分、技术部分、企业资讯)、投标人澄清、说明或者补正文件；
4、标底、开标记录；
5、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告(含各评标人员打分一览表)、工程决标报告(定标意见)：
6、项目招标领导小组会议纪要(标前会、定标会)、评标专家签到表、中标函(通知书)；
7、项目招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单：
8、其它应当归档的招投标文件。
(二)招投标档案归档的基本要求
1、归档的招投标文件材料应该是原件或正本。(盖红章、手工签字)。
2、招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。
3、招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
4、针对项目的招投标档案原则上归入项目。对于本单位涉入到多个项目的打捆招投标档案，原则上此批档案放入第一个项目，其它项目注明。
5、不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。
6、招投标档案移交时，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。
7、中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。
(三)招投标档案案卷编制要求
一、人事档案管理服务“短板”突显
人事档案收存了人员履历、鉴定（考评）记录、政治历史、党（团）关系等个人信息，以及奖惩情况、任免（职）、工资收入等私密信息，以权威文件材料的方式记录员工个人成长、思想发展的过往，能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之，人事档案是个人信息的储存库，概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实，以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例，截至目前，受托管档案高达19万份，且每年新增档案均在30%以上。量的迅猛增加，进一步带来管理中存在的矛盾和问题。
1.软件系统更新滞后于硬件设施建设
当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路”，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。
2.信息化程度不高制约服务水准提升
随着上世纪末高校持续“扩招”，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。
3.办理不便捷造成人事档案资源浪费
长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。
二、加快人事档案管理信息化建设有效途径
档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。
1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。
这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。
2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能
实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。
人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升，需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度，创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，能够充分认识到档案信息化建设的重要性，积极配合信息化建设步伐作出能力调整，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。
1.在进行档案管理现代化中出现的问题
1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位
大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。
1.2档案管理现代化的准备不充分
目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。
1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡
在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。
2.如何解决档案管理现代化中的问题
2.1对基层档案管理人员进行定期培训
为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。
2.2加强档案管理现代化的准备工作
在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。
2.3进行档案管理现代化统一管理
由于标准的不统一，在进行档案管理现代化的过程中会出现各种问题，例如文中提到的档案管理单位中的计算机采购往往型号和质量参差不齐。因此为了更好地实现档案管理现代化，进行统一的管理是必不可少的。在进行档案管理现代化工作之前，应该对各个档案管理单位进行统一的采购工作，并且在进行采购工作完成后将操作系统以及数据进行相应的统一，以便于档案管理单位能够较好地使用档案管理设备进行档案管理工作。不仅需要采购相同的操作系统并且进行统一，另一项相当重要的工作是需要将各种数据进行共享，以保证档案馆之间能够在工作过程中及时的了解到一手信息。但是在进行数据共享和统一的过程中，需要注意的是档案馆数据的安全，避免在进行共享和统一的过程中出现不法分子窃取档案馆信息等情况的发生。同时为了更好的保证档案管理现代化能够实现，在操作人员上也需要注意，尽量选用计算机使用经验较为熟练的基层档案管理人员，在熟悉了应该如何使用相关的设备后，才可以让所有的基层档案管理人员使用这些现代化的档案管理设备以及相关的操作系统。
关键词：信息化技术 高校档案管理 建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）03（b）-0-01
随着信息化的实施，信息传递和交换在内部网间使用越来越多，各个部门之间进行信息传递和交换，例如高校档案管理部门可以将档案管理报表和的费用标准通过信息化互联网向内部进行共享，通过传递给各个业务部门，通过对高校档案管理实施信息化技术和技术的应用，使得高校档案管理效率更高，通过高校档案管理创新，可以有效地实施间的数据传递。
1 高校档案管理信息化的含义及特点
高校档案管理主要是指在信息化互联网的环境下，对档案管理核算、分析、控制及监督等工作进行现代化管理模式，通过运用信息化软件设备，及技术，实现人机结合的管理系统，这个系统主要由人、信息化软件、硬件组成。每一部分都起着非常重要的作用。高校档案管理使得档案管理业务与业务之间实现了完美的结合中，将的高校档案管理的各个流程都有机的结合在一起，并进行协调统一管理，大大加强了传统高校档案管理方式的时间和空间的限制，对高校档案管理创新提供了有效的平台。信息化和技术的使用，使得高校档案管理在应用方面更加有效和实用性，与传统的高校档案管理对比具有以下特点：（1）高校档案管理和日常运营的协同化。（2）高校档案管理动态化。（3）高校档案管理集中化。通过信息化和技术的运用，无论是从管理层面还是技术层面，都是集中化管理，通过内部资源的整合，使得内部业务与业务之间的数据都是统一的，集中化的，由各个部门的档案管理信息传输到档案管理部门，实施集中化管理，使得档案管理信息配置更优化。
2 高校档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺
近几年来，我国市场比较活跃，包括合并，交易规模快速扩张。这些并购重组业务均涉及到高校档案管理的问题，按照目前相关税法规定，分为一般性档案管理处理规定和特殊性档案管理处理规定，不同的处理方式对各方缴纳的所得税影响自然不同。
2.2 集中采购有名无实，销售价格管理机制不灵活
例如对于销售而言，档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面都需要对采购有极高的要求。购进的各类物品并不通过配送中心，而是快速送到各分公司，新鲜易损商品更是由公司总部直接填制收货单和发货单，但商品的价款和会计核算仍由总部处理，内部核算制度不规范。
2.3 用工数量多，综合素质不高，管理能力欠佳
对于容易出现不合规的问题。这就要求合并必须具有一批通晓档案管理的管理人才。此外，在购并业务中保持与档案管理部门的良好沟通也是必不可少的，在业务处理中遇到不明白不清楚的问题，及时与档案管理部门沟通如何处理，可以将风险化解在事前。
2.4 档案管理关系不清、权责不明，费用控制缺乏弹性
超市总部与分公司之间，从准备，合并意向形成，分公司业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应调整。主观上使得一些管理措施难以推行和落实。供货中心的购货、配货、送货及退补货的核算与管理，总部和各加盟店的档案管理核算及利润分配。
3 加快高校档案管理信息化建设的对策
3.1 建立健全信息化环境下的全面预算管理体系
针对面临的档案管理预测、分析、控制及参与决策的能力欠缺这问题，我们可以从全面预算管理入手。全面预算管理要有效地发挥作用，主要依赖于组织体系的构建.构造一个有效的全面预算管理系统，应着重注意三个关键环节：制定预算目标、设计预算编制的流程和建立预算管理的组织体制。税收优惠条件的承续范围最终是和是否满足特殊性税务处理的条件相联系，因此在选择确定合并方、合并价款支付方式等时，需要关注对未来纳税事务的影响程度，减少不必要的纳税负担。在信息化和技术环境下，发展信息化建设就需要将高校档案管理作为建设的重点，档案管理信息化程度改善，才会带动其他部门的信息化进程，实施全面的预算管理体系，就需要建立高校档案管理，使得业务之间、部门之间实现化管理，部门的档案管理信息能够适时地传输到高校档案管理部门，由档案管理部门核算
管理。
3.2 规范内部核算制度，建立责任会计体系
集中采购和销售机制存在的问题则需从多方面入手，其中规范内部核算制度，建立责任会计体系是必不可少的措施。购并业务是一项重大业务，需要整合的资源多，涉及的范围广，有时需要跨越多个年度，因此需要在合并的每个环节都要注意相关的档案管理处理要求和规定，并根据业务的变化和程序的变动不断更新、完善相关档案管理资料，防止意外操作或疏忽遗漏必要的环节而给带来档案管理风险或由此带来损失。从准备，合并意向形成，购并业务具体执行一直到合并后特定期限内，都需要关注相关的档案管理风险因素及其变化，并及时评估后果并根据情况作出相应
调整。
3.3 创新高校档案管理手段，重视高校档案管理
应自上而下形成重视高校档案管理的风尚，重视档案管理预算、营运资金管理、档案管理控制等工作，紧紧围绕目标，这样才能逐渐解决高校档案管理所面临的各方面的问题。被通常处在经营不佳、档案管理困难的情况下被其他合并，此时可能存在瞒税、漏税问题。而在特殊性档案管理处理方式下，被合并前的相关所得税事项是由来承继的，这意味着被纳税义务履行状况可能会给带来不良影响。如果被存在规模较大的未尽应尽税额，则后续存在较大的档案管理风险。
4 结语
21世纪是信息化时代，的发展需要信息化，而高校档案管理化是实现全面信息化不可缺少的部分。实施高校档案管理化，可以使得各部门之间的信息传输更加现实，如档案管理预测、分析，采购环节、销售环节以及职工队伍管理能力和档案管理关系等方面，通过信息化和化环境下，针对这些问题我们应借鉴国际经验，取长补短，逐一解决、各个击破，如建立化背景下全面预算管理体系、会计体系、信息化分析系统，加强高校档案管理部门人员的信息化和化水平，可以更加有效的进行高校档案管理创新。高校档案管理创新直接关系到的生存与发展，要发展，高校档案管理一定要创新。
参考文献
通过这两年从事仪器设备档案管理工作，我对档案工作的重要性有了进一步了解和把握，之前我对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，我认为档案管理工作可有可无，因为以前档案从来没有专人管理，许多仪器设备都没有建档，丢失了、损坏了也无从查起，现在我才明白，做好档案管理工作是单位健康发展的需要，档案管理工作是本单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案不仅记载着这个单位发展过程，还在向社会各方面展示着单位的经营状况和经营成果。作为一名档案管理人员，必须要热爱本职工作，工作责任心要强、一定要认真做好新进设备的及时建档，还要及时将所有准用仪器设备资料进行收集归档，为领导适时调整经营策略提供准确依据，还要掌握用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。所以作为档案管理人员还要不断学习新的知识掌握新信息，来改变档案管理工作的及时和灵活性，科学合理的管理档案优化管理机制，提高档案管理工作能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化。
做好档案工作1、要做好新进仪器设备的档案建档工作。为了防止档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，要及时编号归档，提高归档管理意识，着力完善档案编排和存放工作，在新购置的仪器设备拆封后，要及时向有关人员将仪器设备购置申请单、开箱验收清单、仪器设备使用说明、仪器设备的合格证以及开箱验收清单里备注的所有附件等收集齐全，然后将该仪器设备档案编号，填写卷内目录，把收集到的资料一一认真填到卷内目录上，填完后再把所有资料按目录编号，然后装盒归档。2、将所有的仪器设备档案进行分类，并对所有准用仪器设备档案资料作一个收集工作计划，分发到各设备使用科室，按计划时间向各科室收集资料，将收集齐全的仪器设备使用记录、仪器设备运行检查记录、仪器设备维护保养记录等随收随编号归档，方便平时查找，努力提高工作效率和档案资料的质量，才能使档案管理工作跟上单位发展步伐。3、要及时将不符合标准规定停用和损坏后无法修复的仪器设备及时填写仪器设备停用申请表报批，报批通过后及时告知仪器使用科室将该仪器设备贴上停用标志。4、档案管理者要领会和掌握政府采购档案整理的正确方法。对于需政府采购的仪器设备，提醒项目经办人在做好政府采购项目的同时，要按《政府采购法》要求注意收集本项目招标活动的一切资料。档案管理工作者要配合检查收集材料是否规范齐全，为招标工作顺利进行打好基础，也为后期的档案归档工作做好准备。5、要严格执行档案阅登记制度，在定期接受和保管好档案的同时，要树立法制观念做好档案的保密工作。做好档案的安全保卫工作，保证档案环境干净整洁，定期检查档案，做到防火、防潮、防蛀措施 。
科学规范的档案管理要坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，只有不断的学习才能提升档案的管理人员的管理水平，因为档案信息是一种无形资产，也是单位的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。科学规范的档案管理可以体现一个单位的管理水平，也可以实现档案管理工作者的自身价值，做好档案管理工作，对提高档案的利用质量，增强信息资源共享能发挥更好的作用。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。
随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。
1档案管理原则
医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。
2设备档案内容
2.1购置档案
医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。
2.2验收档案
医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。
2.3维修维护档案
据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：
（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。
（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。
3档案管理的模式
医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。
3.1档案分类管理模式
分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。
（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。
（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。
（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。
（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。
3.2档案集中管理模式
档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。
4讨论
档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。
5展望
档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：
关键词：计量仪器档案管理
Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.
Keywords: measurement instrument file management
中图分类号：TH71 文献标识码：A 文章编号
仪器设备档案管理的重要性
近几年来,大多数的检测机构都把仪器设备档案管理作为本单位档案管理的一个重要部分,落实措施,重点加强环节管理,使仪器设备档案在日常的工作中起到了较好的作用。为了保证仪器设备的正常运作，管好用好仪器设备，在仪器设备档案具体管理中，要把仪器设备档案视为晴雨表、跟踪器，使仪器设备档案管理真正地融入监督管理、服务管理、维修管理的整个环节和全部过程。加强计量器具档案管理,有利于掌握仪器设备运行状况,有利于设备档案资料保管的完整性和为仪器设备的及时维修提供依据。加强计量器具档案管理是现代化质检中心管理的需要。管理好仪器的设备档案可发挥一定的管理效果和社会效益。
二、仪器设备资料档案的作用
1. 有利于发挥档案信息在计划和采购环节中的调控作用
完整的档案信息既能反映该设备使用状况，也是相关单位制订和审核设备采购计划的重要依据。规范档案信息有助于全面系统地反馈该设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，这些信息将为今后的设备采购和管理提供指导性意见。如能很好地利用这些信息，就可制定出切实可行的采购计划。采购前，完善的设备档案管理制度可将不合格的设备，或者不讲诚信的生产厂家拒之门外。
2、有利于提升人员素质
目前，国内公开发行的与仪器设备相关的杂志较多，而一般单位因资金和订购重点的关系，往往仅能订有限的几种专业杂志。而建立仪器设备档案必然要订购相应的材料，仪器设备管理人员和工程技术人员通过阅读和学习这些资料，可以及时的了解国内外仪器设备发展的最新动态、先进技术、管理经验以及最新产品。工程技术人员可以通过杂志刊登的一些系列专题讲座较系统的掌握各类仪器设备的结构、工作原理，这是除仪器设备培训外的唯一的途径；工程技术人员还可以通过专业杂志的维修事例分析和故障排除经验的学习，来不断提高分析、排除故障的能力。同时还可减少维修失误，少走弯路。
3、有利于服务管理
仪器设备档案是提高技术水平和保证工作质量的重要工具。现代化发展必须拥有与其功能业务相适应的仪器设备，但如何管好用好仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，减少仪器设备突发故障和开机率低的状况，只有查阅较为全面的仪器设备科技档案，特别是通过仪器设备的使用记载，查阅设备的技术状况――完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修部门及时进行仪器设备维修，可以根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间，减少修理费用，减少仪器设备对人身的伤残。管好用好仪器设备档案，能充分发挥其在日常工作中的作用，保证提高工作质量和技术水平，主动、及时、准确地为应用于服务当中，为搞好服务管理给领导决策提供有效凭证。另外，仪器设备档案还有利于各方开展仪器设备的使用效益分析，通过效益分析，帮助使用单位综合分析仪器设备运行状态，开发仪器设备的新功能，尽量扩大仪器设备的服务范围，提高设备的利用价值。
三、如何做好档案管理工作
1、档案资料内容要全面
(1)仪器设备购置阶段。
仪器设备购置阶段形成的资料有：设备的购置计划、购置申请书、购置批准书、各厂家的报价单、设备购置技术论证结论材料（选中厂家的原因、生产厂家的资质和计量认证材料）、订购合同、发票单据等。
（2）设备开箱验收阶段。
设备开箱验收阶段形成的文件资料有：（1）设备开箱验收记录、装箱单、出厂检定证书、出厂合格证书、保修单、设备结构原理图、线路图、使用说明书、设备的影（音）资料等所有随机文件和随机配件；（2）设备安装调试记录（应双方或三方签字认可）和移交接收记录。（3）设备使用阶段。
设备使用阶段形成的资料有：a设备履历书（包括设备的编号、类型、名称、型号、规格、生产厂家、价格、设备的技术状况、开箱验收阶段形成的文件资料目录、验收结论、操作规程、开始使用日期）；b检定证书；c设备启用评估资料；d启用申请；e使用记录；f保养、检修、检查记录；g功能开发和技术改造记录；h事故及损坏记录；i停用记录等等。
(4)设备报废处理阶段。
设备报废处理阶段形成的资料有：设备报废申请与审批材料、设备报废处理资料等。
由于部分仪器设备从购置、验收到使用可以有几十年的时间，在这几十年的时间里，需要一直不停地追踪收集整个设备的使用、维护、检修记录等材料，所以在这个漫长的过程中，我们必须持之以恒地高质量、高标准地做好设备档案材料的收集工作。确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性。
2、收集要及时
（1）对于外购设备在投入使用之后，应立即将设备申购、开箱验收阶段的相关资料以及设备的操作规程、检定证书、设备启用评估、启用申请等相关资料交给本单位档案管理员归档立卷。
（2）对于设备的周期检定证书、使用记录、维修记录、保养记录、检修记录、检查记录、停用申请等过程资料计量管理人员应及时交给本单位档案管理员归档。
（3）整理要规范
设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的，所以，具体整理可参考“基建档案整理要求”。
归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统、真实地反映设备仪器从申购到报废的全过程。对于同一生产厂家的相同型号的设备仪器应分开归档，严格落实“一机一档一盒”的要求。
四、总结
仪器设备档案管理是仪器设备管理中的一个重要组成部分，设备档案是仪器设备管理的基础，亦是一种重要的信息资源，具有不可低估的作用。我们要高度重视资料档案管理，发挥其潜在功能，多策并举，使其在仪器设备管理中发挥应有的作用。
参考文献：
[1]刘岳启.高校仪器设备档案管理及其经济效益[J]兰台世界2005，03。
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
【关键词】户表集抄；改造工作；存在问题；应对策略
引言
随着我国经济的飞速发展以及科技的不断前进，工业4.0时代也已经到来，而我国的电力事业也上升到了一个新的高度，由于低压电力的用户数量庞大并且其所在地域分布较广，相当程度的加重了当地供电公司的抄表工作量，也加大了供电公司的工作难度，所以，在保障工作质量的前提下，为了能够高效的完成工作，真正实现自动化，传统的一户一表制度慢慢被户表集抄系统所取缔也是大势所趋，而为了能够让户表集抄系统更贴合实际，更好的应用，户表集抄的改造工作又是必不可少的。
一、户表集抄改造工作中存在的问题
1、档案建设管理不够规范
在档案建设管理的过程中对于档案归档不够齐全、资料不够齐备以及档案管理不够规范等问题层出不穷，造成这些问题的原因是多方面的。首先，档案管理者的思想认识不到位，致使具体的档案工作没有落到实处，形同虚设，基本处于“说的时候很重要，做的时候次要，忙起来的时候什么也不要”的局面，并且档案管理者的积极性极度缺乏，工作激情有所减退，导致对于档案工作干好干坏一个样，干多干少一个样，工作责任感不强。其次，档案管理的队伍不够稳定，人才的流动，加大了档案工作日常维护的难度。例如，有些地方的档案管理人员一年换几轮，导致很多人员还没有熟悉工作流程、工作职责就换去了其他的岗位，而许多应该及时归档的档案因为种种原因被搁置甚至遗失。目前，档案管理还没有完全实现数字化，大多数都以传统的手工操作为主，习惯了劳动强度大、科技含量低的手工劳动的定式思维，缺少创新，档案管理人员的素质偏低，对计算机的运用也还停留在打字上，没有将数字化真正运用到档案管理的工作中。而在户表集抄改造工作中，经常会遇到施工单位提交的信息登记错误、客户信息档案错误、资料不全等竣工资料问题，这些问题的出现导致了集抄系统中的客户档案信息错乱，无法采集到准确的信息，甚至是无法采集到信息的情况也是屡见不鲜。
2、物资供应不合理
集中器供应，载波表供应、移动SIM卡供应等物资供应都是户表集抄改造工作中必不可少的资源，而在物资供应的过程中，物资需求统计不准确，配送环节不够顺畅导致供应不及时等问题层出不穷。出现这些问题主要是因为物资采购工作没有得到足够的重视，并且对其地位和作用没有准确的认识。
3、数据采集
数据采集的完整度直接决定了户表集抄改造工作以何种速度进行，所以数据采集在整个项目中占着举足轻重的地位，尽管如此，在现实的工作中，总是会遇到各种问题阻碍了数据采集。其中，在采集系统档案中的用户编号以及电表资产号到中间库中查找到对应的“meter_id”的数据接口，然后再写入中间库中的供电单位代码的数据表。如果数据不能互相匹配，就不能将其数据写入数据表中，就会导致多次重复数据，而接口则会将数据写入中间库，由于采集系统中所包含的档案无法与营销系统同步，在营销系统则提取不了数据。而在实际工作中，没有移动信号会导致数据无法采集，集中器软件版本不统一也会让数据采集工作变得较为复杂。
4、集中器安装问题
台区的交流采样电量异常甚至为零的情况出现，主要是因为在安装集中器的过程中，接线失误。现场安装完成后，集中器无法连接网络，而集中器的网络灯却不断闪烁，从而致使主站与集中器无法连接、通讯。除了这些问题以外，在安装集中器的过程中，还会出现由于终端接收到电表确认帧的时间超过了透明转发接收等待报文超时时间而提示合闸失败，但是现场测试过程中却合闸成功。
二、户表集抄改造工作中存在的问题的应对策略
1、档案建设管理
针对档案管理中出现的问题，在进行户表集抄改造工作前，应该明确客户的基础档案登记表单，改造过程中，对所有的改造表计划进行拍照记录，并且供电所要做好台区用户关系的梳理，避免出现在系统建档后，台区用户关系出现错误而找不到数据的情况。要想让档案管理中的问题得到有效解决，首先，真正做到数字化管理，即计算机管理，对于一些建立好的档案，及时将其录入电脑通过一些计算机管理软件让档案标准化、规范化。而在改造工作的过程中记录的纸质档案必须保证其质量以及规范性。其次，强化工作人员的档案意识以及数字化管理意识，对其进行不定期的档案知识、计算机知识的培训，保持知识的更新，提高其业务素质和管理水平。再次，做好对电子文档原始性、真实性的认定，并且处理好电子档案与纸质档案的关系，目前，电子档案与纸质档案处于共存的状态，两种形式的档案拥有各自的特点，在平时的归档工作中，可以将其二者结合，取长补短，加强对客户档案资料的管控，克服档案管理工作中出现的问题，才能够促进户表集抄改造工作的开展，才能够更好的为社会服务。
2、物资供应
户表集抄改造工作能够顺利开工、竣工的前提条件是物资供应，而物资采购计划又是物资能够供应的关键，为了防止出现物资供应工作处于被动地位的局面，在编制物资采购计划时，应该根据物资的需求量和储备量进行编制，在保证满足现场生产所需物资以及工程能够顺利进行的前提下，尽量节省采购成本。首先，采购员要充分认识采购管理的战略性地位，随着市场经济的飞速发展物资资源日益丰富，物资采购的选择余地也加大，而且物资的价格有所浮动，供应商的资信优劣悬殊，产品的质量也参差不齐，加大了物资采购的难度，也加大了非专业采购带来的风险，所以，采购从业人员需要接受专门的培训，提高专业知识的同时，也提高其综合素质、业务知识、工作技能以及其政治觉悟，同时，也需要采购员深入市场进行考察，加强与商家的沟通，增强其实际操作能力。其次，加强物资计划管理也是物资供应中最重要的一个环节，可以让物资供应计划更加符合实际，并且能够准确预测所需物资，而使物资供应更具合理性和科学性。除此之外，为了供货能够及时，并且质量有所保障，能够最大程度的节约采购成本，就必须要慎重选择货源。可以对多家供应商进行考察，根据供应商的信誉、产品质量、价格以及公司实力，多方考虑，然后货比三家，择优选择最合适的供货商，
3、数据采集
在户表集抄改造工作的施工前期，需要提前做好现场勘测工作，提前与提供移动信号的单位进行沟通协调，避免出现信号不能用的现象，保持信号畅通。为了保持信号的通畅，可以通过增加“GSM室内分布系统”来增加信号。另外，可以对集中器显示屏上的信号强度知识进行观察，以此来判断、检查是否有天线接触不良或者天线损坏的问题，如果是集中器摆放地点的问题，则需要更换安装位置，如果更换位置后仍然无信号，则需要更换通信渠道，为了能够增加数据采集的成功率，需要供电公司强化管理、加强协作，加强电力用户信息采集系统的运维工作。对于数据采集过程中出现的采集系统采集数据错误、采集成功率不稳定、集中器和智能模块损坏等问题，应该及时处理，找到通信不畅通的源头问题，通过技术手段提高信息采集系统的水平。集抄改造的日常维护除了采集设备之外，通讯模块的运维也是必不可少的一部分。
4、集中器安装问题
在户表集抄改造工作之前，应该对施工人员进行集中培训，对集中器的接线原理接线工艺进行讲解，并且进行实践考核，对于没有通过考核的则在进行培训，通过提高施工人员的安装接线技术避免施工过程中出现接线错误等问题。在现场安装后，应该进行详细的测试，出现错误提示时，先找出错误的源头，根据原理进行改正，以此保障通信的可靠性、及时性。
总结
户表集抄改造是一项需要各方的密切合作才能推动其快速完成的工作，为了让此项工作顺利开展，每个岗位都需要安排适合的人员，才能够最大程度的减少工作中出现问题的可能性，并且成立集抄改造管理小组，让户表集抄改造工作能够顺利进行。
2016年，我市农村未完成户表改造的近4万户农网低压用户用电信息采集任务编入年度改造计划，实行全覆盖集抄改造，原集抄技术规范部分内容无法适应当前集抄改造工作。为此，公司结合农网实际情况，因地制宜，不断完善，制定出户表集抄改造“五项原则”，包括低压集抄组网原则、集中器配置原则、抄表通信电缆配置原则、现场施工与调试原则、主站系统建档及维护原则。新的技术规范，在计量表箱、通信电缆、施工与调试方面引入了新材料、新工艺、新技术，便于快速制定施工方案，有利于在原有基础上实施改造施工，便于调试，有效缩短施工周期。在有效提升施工进度的同时，工艺标准和施工质量迈向了一个新台阶。
参考文献
[1]廖振强.南宁供电局低压集抄系统实用化提升工作方案[J].广东科技，2014（08）.
[2]孟桂，方成栋.电力营销低压集抄系统的运行现状及展望[J].广西电业，2008（10）.
[3]乔阳，张敏，刘凤阁.供电公司自动抄表系统实用化问题的探讨[J].黑龙江电力，2008（04）.
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[5]国家电网科（2009）1393号《电力用户用电信息采集系统标准》.
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