时间：2023-05-28 09:43:55
导语：在单位档案管理基本情况的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：人力资源档案；信息化；考核；使用率
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
提升企业人力资源档案管理水平的必要性
（一）是企业持续发展的需要
1、有助于企业了解人才基本情况
企业的人力资源档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人力资源档案，对人力资源档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。
2、便于企业内部考核
而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。
优化企业人力资源配置
人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。
4、为企业人力资源发展战略提供依据
人力资源档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人力资源档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
（二）是个人价值得以体现的途径
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人力资源档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人力资源档案的重要性更加突出，加强人力资源档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人力资源档案来作为依据。所以说，加强人力资源档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人力资源档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
目前企业在人力资源档案管理中存在的问题
（一）人力资源档案内容缺少真实性
近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人力资源档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息，而不真实的信息导致人力资源部门无法正确评估职工。
（二）人力资源档案管理技术落后
传统的人力资源档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。
（三）档案管理人员减少
当前社会价值取向较以往发生重大变化，从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定。在企业中，机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。
（四）企业人事档案的内容不够完备
现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人力资源档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人力资源档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人力资源档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人力资源档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人力资源档案管理体系。
（五）信息系统中的人力资源档案信息资源开发利用有待深化
企业员工人力资源档案信息的录入、修改、存储、浏览、查询及统计等功能，是人力资源管理信息系统最基层的要求，而合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、为企业提供科学的决策支持才是人力资源管理信息系统的精华所在，是开发人力资源管理信息系统的最终目标。但由于企业在人力资源档案信息资源地开发利用上意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，客观限制了人力资源档案信息资源的充分开发与利用。如何加强人力资源档案信息资源深度开发利用，切实发挥人力资源档案信息的作用，是企业人力资源管理信息化管理工作中迫切需要解决的问题。
提升企业人力资源档案管理水平的途径
（一）明确企业人力资源档案管理的内容——基础前提
1、员工的测试与甄选材料
现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。
员工基本情况档案
这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。
员工培训档案
员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。
员工绩效档案
员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。
（二）建立健全科学合理的人力资源档案管理制度——制度保障
在人力资源档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人力资源档案管理制度，使得人力资源档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
（三）推广信息化人力资源档案管理——新兴手段
利用现代化工具使人力资源档案管理资源信息化，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，以实现人力资源档案管理信息传输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。
信息化人力资源档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。
（四）利用数据挖掘技术对信息系统中的人力资源档案信息数据进行挖掘。——科技方式
当前数据挖掘技术日趋成熟，它可以从大量的、有噪声的、不完全的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潜在有用的信息和知识的高级处理过程。我们可以将数据挖掘技术应用于人力资源管理信息系统，突破传统的人力资源管理内容多为定性内容的局限，发现海量数据背后隐藏的具有决策意义的关系和模式，根据现有的数据预测企业未来的发展趋势。通过对企业人力资源管理信息系统中人事档案数据的挖掘能够保证系统决策支持的实现，从而拓宽企业人力资源管理信息系统的利用领域。
（五）提高档案管理人员的专业素质和自身素质——关键因素
众所周知，人力资源档案管理工作的特点是专业性、保密性、政策性。要推进档案管理工作的发展，就要努力提高档案管理人员的专业素质和自身的素质，努力培养员工之间的团队合作意识。对档案管理人员的职业技能、职业道德进行专业化的培训，用现代化的科学知识武装档案管理人员的头脑，使得档案管理人员一最好的状态适应新时期新形势对他们的要求，进而更好的为企业服务，为社会服务。
（六）改进和完善档案功能——重要补充
对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
（七）要逐步提高我国目前人力资源档案管理的使用率——核心要求
人力资源档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人力资源档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。
结语
综上，随着社会发展以及就业制度的不断完善，人力资源档案在人们的生活中势必会起到越来越重要的作用，因此做好档案管理工作就极为重要。在新形势下，人力资源档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，提高人力资源档案信息的利用效率，是企业人力资源管理工作能够科学可持续的向前发展。
参考文献
[1]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务，2011.10.
[2]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案，2007.2.
［关键词］档案 管理 内容探究
［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0061－01
从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主要还是对档案工作重要性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。
一、建档工作的几个基本原则
第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。
第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全面情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需要耗费许多人力和时间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。
第三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验来看，一般包括生产性有害因素及接触人群的基本情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带来不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的周期时，要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档工作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后(原则上按平均值计算)，按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，又不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。
二、选择适当的档案形式
在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从几年的实践来看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。
三、档案的建立
要真正做好建档工作，建立档案是档案管理的重要环节，必须解决好以下几方面的问题：第一，要做好各种相应的配套工作。只有在摸清各种数据的前提下，才能够建出比较真实的档案来。档案必须在搞好工作的基础上才能建档，因此，在建档前必须完成各项工作任务，是一个单位工作情况的真实反映。第二，档案工作要及时做好复核、审查、完善工作，遇到问题及时处理，完成之后确保建档工作的总体质量。第三，要做好建档工作中的技术指导。由于基层人员业务水平有限，为了确保建档质量，必然会遇到各种各样的技术问题，随时发现和解决建档过程中出现的具体问题，必须指定专业人员搞好技术指导。第四，搞好培训工作。在全面开展建档工作之前，当档案形式确定以后，必须做到统一认识，认真培训全体建档人员，统一方法，统一步骤，把建档过程中可能遇到的各种问题及其解决方法教给建档人员，将建档过程中的各项具体任务都落到实处，确保建档工作的顺利开展。
建立、管理和利用好档案，有一个从实践到理论，再到实践的过程。它是关系到工作的百年大计，不是一时一事的问题，也是工作重要的信息资料来源。建立、管理和利用好档案，必然会出现更多新的发展。
【参考文献】
关键词：事业单位 人事档案管理 重要意义 存在问题
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事业单位是我国公共组织重要形式之一，主要负责各类社会公益事业。事业单位业务范围广泛，遍及科技、文化、教育、卫生等各个领域，在国民经济发展、社会活动和人民生活中发挥着重要作用。事业单位的正常运转，离不开人力资源的科学合理使用。人事档案作为单位人力资源管理的重要载体和工具，记录了单位工作人员个人基本信息、工作经历、业绩、奖惩等情况，是进行人员思想道德和业务水平评价的重要参考依据，对于事业单位选人用人和业务的正常开展起着极为重要的基础作用。当前，经济和社会活动日益繁重，事业单位业务量越来越大，需要解决的问题也越来越复杂，从而给事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。长期以来，我国事业单位人事档案管理工作一直没有得到足够的重视，从而造成了实际工作中的各种问题和不足，限制了事业单位运转效率与工作质量的提升，甚至对社会经济发展和人民生活产生了一定负面影响。研究者结合长期的工作实践和调查研究，对我国事业单位人事管理工作存在的问题进行了一定程度的分析与讨论，希望对我国事业单位人事档案管理相关领域的研究与改进有所帮助。
1 事业单位人事档案管理简述
1.1 事业单位人事档案管理的基本内容
事业单位是国家机构的重要组成部分，承担着科学、教育、文化、卫生、社会福利等方面的社会公共服务功能，其工作开展的好坏对国家经济的顺畅发展、社会的和谐稳定和人民的安居乐业有着至关重要的影响，也是国家综合国力和社会发展水平的一个具体体现。由于业务范围广泛，事业单位从业人员涵盖多个领域。同时，事业单位很多时候都承担着所在领域、行业工作标准的制定、业务指导和服务工作，业务素质要求较高，所以也聚集了大批相应领域的工作人才。如何做好事业单位人才管理和使用，充分发挥人才的个人能力，提高事业单位工作水平，推进我国公共服务事业的顺利开展，是相关领域专家学者深入研究的课题，也是事业单位人事部门的重要工作任务。事业单位人事档案通过一系列数量众多、内容宽泛的文档资料，记录了单位每一位工作人员各成长阶段的基本情况、社会关系、学习、工作的经历、取得的荣誉和受到的惩处，集中反映了每个人的思想素质和业务能力水平。通过研究、翻阅人事档案，管理者可以对单位工作人员德、能、勤、绩、廉等各方面有着较为全面的了解和把握，能够更加科学高效地开展人员录用、干部任免、岗位安置等人事管理工作。从事业单位自身发展来说，做好人事档案管理工作，也有利于事业单位实现可持续发展，进而推动国家、社会公共服务事业发展水平的提升。
1.2 做好事业单位人事档案管理工作的重要性
从实际工作角度出发，人事档案不仅可以作为事业单位开展人事管理工作的基础依据，也是事业单位工作人员维护自身合法权益的重要保障。随着经济发展方式的改变，各类社会活动正由传统的单一形式向多元化方向发展，由此产生了许许多多个人与工作单位间的利益纠葛和矛盾冲突。由于追溯时间跨越幅度大，单凭个人记忆难以明确，同时也缺乏法律效率。而人事档案记载了当事人各个时期的基本情况和学习、工作阶段的主要情况，附有大量原始记录，可以作为解决矛盾冲突的重要依据，对于捍卫工作者个人合法权益极有帮助。在当今的社会环境下，事件更迭更加频繁，加强人事档案管理，严格按照国家相关规定做好人事档案的收集、整理、归档、保管和使用工作，提高人事档案管理的规范化、科学化水平，是为事业单位健康有序发展提供可靠信息支持的重要手段，更是解决矛盾冲突，维护事业单位正常运转秩序，营造良好社会氛围的必要条件。
2 当前我国事业单位人事档案管理中存在的主要问题
2.1 重视程度不够
重视程度不足是当前我国事业单位人事档案管理工作的最主要问题，也是人事档案管理工作质量不高、效率低下问题的根本原因。长期以来，政府机关、事业单位一直对人事档案重要作用缺乏足够的认识，重视程度严重不足。不仅单位领导层和其它职能部门，就连人事部门本身，也对人事档案有所轻忽。其后果就是人事档案管理工作支持力度和资源投入极为匮乏。档案管理工作人员缺乏动力，主动性不强，工作质量无法保证。
2.2 人事档案管理人员业务水平不高
由于缺乏重视，单位在人事档案管理工作负责人员的人选安排上往往比较随意。而资源与保障支持的匮乏，使得人事档案管理工作对高素质人才缺乏足够的吸引力。档案管理人员主动性差，业务素质不高已经成为我国事业单位人事档案管理工作的主要问题之一。部分单位的人事档案管理工作由刚参加工作的新人负责，虽然他们具有较强的事业心和主动性，但由于缺乏工作经验和成体系的专业培训学习，对人事档案馆工作缺乏深入了解，工作很难到位。
2.3 人事档案管理的制度有待健全
管理制度是开展工作的基本准则。由于缺乏重视，我国事业单位人事档案管理工作一直没有建立起完善的管理制度体系。现有的少数制度陈旧落后，呆板僵化，漏洞很多，不能适应现代社会复杂的工作要求。此外，制度执行不到位也是目前事业单位人事档案管理工作中制度缺位的一个主要表现。无法可依，有法不依，执法不严，已经严重影响我国事业单位人事档案管理的规范开展。
2.4 人档分离、档案弃管现象严重
随着我国市场化经济体制的高速发展，人员流动日益频繁。由于单位和个人对人事档案重要性认识不足，当人员从一个城市流动到另一个城市时，如果相关制度规范，配套措施没有跟上，就会发生人档分离情况，时间一长，次数一多，就会发生弃档现象。
2.5 人事档案管理信息化管理水平较低
受科学技术发展的影响，人类社会工作、生活方式不断发生改变。以网络和计算机广泛应用为特点的信息化技术已经深入到社会的各个角落，深深影响着人类社会的发展。和其它行业相比，我国事业单位人事档案管理工作尚处于起步阶段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了档案管理工作效率的提高。
3 结语
时代在发展，社会在进步。越来越多的事业单位已经注意到人事档案的重要意义，将人事档案管理作为单位日常工作的一项重要内容来抓。鉴于人事档案的重要作用和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量，人事部门必须结合本单位工作实际，制定科学完善的管理制度，落实好每一个档案管理细节，不断优化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，确保人事档案的完整性、准确性和可靠性，从而推进档案使用效能的大幅提高，为我国社会公共事业的平稳健康发展做出基础保障。
参考文献
【关键词】人事档案;国有企业;重要性
国有企业人事档案是一个人在单位的“印迹证据”，记载着一个人从学校到各个工作岗位不同的经历、思想品德、工作状态、业务能力、表彰奖励、社会关系等各方面的重要信息，涵盖一个人的工资待遇、出生年月日、技术职称、职务、社会劳动保障、组织关系等等，是全面看待、科学使用人才资源的重要依据，是维护干部职工合法权益的可靠凭证，是研究组织人事工作规律的重要资料，对组织人事工作具有规范、检查、监督的作用。
一、人事档案管理工作对国有企业的重要性
（一）印迹作用。通过人事档案，可以直接有效地证实当事人的学历、经历各个不同的工作岗位、技术职称、思想品德、业务能力、社会关系、奖惩等情况。之所以说充分认识到做好人事档案管理工作的重要性，是因为人事档案保存了一个人不同历史时期的原始材料，也是一个人社会历史忠实地完整地记录，上面留有组织公章、个人手迹或印鉴等标志，有着其它材料不可替代的法律效力，同时有助于化解单位遗留下的矛盾和扯皮问题。
（二）证据作用。1.选拔领导干部提供依据：通过查阅人事档案，可以了解当事人以往的工作轨迹、学历、年龄、奖惩、思想品德等基本情况，并且将现状考察与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，从而更加历史地、全面地、准确地评判一个人，真正做到知人善任、选贤举能。2.晋升职称提供依据：根据人事档案记载的当事人的年龄、学历、工作年限、奖惩情况、业务水平等基本情况，结合本人现有的著作、论文等理论刊物，为当事人晋升职称提供依据。3.调整工资提供依据：人事档案记录着每一个人的学历、工作时间、技术职称、职务任免等基本信息，为用人单位调整工资提供有力、准确的依据。4.重新择岗提供依据：随着现在社会主义市场经济的飞速发展，劳动者的用工形式及择业态度发生了巨大的变化，那种在一个单位工作一生的“铁饭碗”状态部分人已经不愿意适用，劳动合同制的全面推行，加速人员流动速度，流动方式更加灵活，以寻求更加适合自己，待遇更加优厚，更能发挥自己潜能的岗位，用人单位就会查阅当事人的人事档案，根据人事档案记载的基本信息结合其它方面决定是否任用。5.国有企业改组提供依据：国有企业在市场经济的推动下，改组的越来越多，国有企业的人事档案起着举足轻重的作用，许多人事遗留问题都涉及查询人事档案，人事档案管理的重要性也产生了刚性需求。
人事档案是用人单位在了解人、使用人的过程中形成并经组织认可的文件材料，是人才信息的重要载体，是客观反映当事人德、能、勤、绩等情况的真实记载，是一个人成长轨迹的体现，是人才的主要信息来源，对核实和评价一个人提供了最基本、最权威的依据。是社会公共信息非常重要的一个组成部分，作为人生经历的记载，与当事人的一生如影随形，其重要性是毋庸置疑的。
（三）学习借鉴作用。随着时间的推移，老一辈国有企业的精英、带头人，已经相继离开工作岗位，后人学习他们的无私奉献精神，改革创新精神，于是，他们的人事档案就起着至关重要的作用。
二、国有企业人事档案管理中存在的问题
（一）企业对人事档案管理思想上重视程度不够。少数国有企业认为人事档案工作就是一般的事务性工作，不能给企业创造经济效益，甚至认为“档案无用”，对人事档案工作从思想上不够重视，只要不丢失，不泄密，需要时能查阅就行了;在人事档案管理场所、工作经费、人事档案管理人员配备等方面没有保障，存在人事档案管理硬件设施不完善、陈旧落后等现象，以致忽略人事档案管理工作，致使人事档案材料收集和补充以及更新缓慢，不能及时、准确地反映个人的信息。有的国有企业领导虽然口头上也说人事档案工作是多么的重要，但往往只是落实到口头上，并没有落实到实际行动上。
人事档案管理工作没有认识到是企业管理工作的重要组成部分，人事档案管理不善就无法维护好企业利益与职工的权益，当企业的一些单位破产后，一次性安置人员因为人事档案的丢失等原因，职工的身份因为缺失原始记录，得不到正确的安置而引发矛盾产生影响，为国有企业的再经营造成不良的影响。
（二）人事档案日常管理存在诸多不规范。1.场所环境和设施等硬件严重不足：个别单位没有专用档案室，人事档案资料随便找个柜子存放;有的单位人事档案数量多、存放档案的办公室面积小、阴暗潮湿，极易引起人事档案材料霉变、虫蛀，影响人事档案的完整性及美观整洁。2.管理不规范：有的不按规定转运档案，随便涂改、调换、毁灭档案材料的现象时有发生，“工龄改长、年龄改小、党龄改早”等现象仍存在，有的人事档案不能实事求是地反映当事人的基本信息;还有的单位“档案室”实际上成了杂品库，人事档案室不专用，使人事档案工作处于无序管理状态，人事档案缺乏应有的长期性和连续性的发展规划，造成人事档案管理中的混乱局面，严重的甚至使许多档案损毁和遗失，使人事档案管理工作带来麻烦。
（三）人事档案内容建设亟待提高。人事档案的主要内容是学历、工作经历、职称评审、入党入团、职务任免文件、奖惩、年度考核等材料，其内容老套、信息单一。针对当今市场经济的用人环境，这样的人事档案无法对一个人做出系统的、全面的、完整的评价，参考价值小，不利于优秀人才的挖掘和使用，诚实守信是安身立命之本，随着国家对公民诚信重视程度的提高，档案内容应由单一的基本信息向多元化方向转变，人事档案内容除了传统内容外，还需增加个人道德品质、诚信记录、工作态度、技术创新、专业论著、科研创新、专利、团结协作精神、工作业绩等内容。
（四）人事档案管理信息化水平偏低。有的国有企业人事档案管理手段仍旧采取传统的手工方式进行管理，使得人事档案管理上的一些纰漏一直延续，对人力财力上的浪费仍然存在;有的国有企业人事信息系统存在信息过时、与档案纸质材料记录不一致等问题。
三、采取六项措施做好国有企业人事档案工作
（一）领导重视。领导重视是做好国有企业人事档案管理工作的前提。只有将人事档案管理工作列入议事日程，存放档案的场所、设施、人员配备、待遇等才能得以落实，为人事档案管理工作创造有利条件，提高工作积极性和工作效率。
（二）健全人事档案管理机构，配置专兼职人事档案管理人员。成立人事档案管理机构，配置专职或兼职人事档案管理人员，落实管理人事档案人员待遇，定期组织管理人事档案人员进行业务技能素质培训，充分调动管理人事档案人员的主观能动性和创新性。
（三）端正工作态度。国有企业人事档案管理人员工作态度直接决定人事档案管理的工作质量、工作效率，人事档案管理人员要树立敬业精神，干一行，爱一行，精益求精地将人事档案工作做好。
（四）加强硬件设施建设，争创一流管理水平。加强硬件设施投资，配备、购置、更新必要的设备，切实改善、提高人事档案管理的硬件条件和管理手段。
（五）把好“入门关”。需要入档的材料、表格、各种证书等内容要真实、准确、规范、完整。
一、基层党校教务档案管理存在的问题
在新形势下，基层党校教务档案管理在多个方面都存在着一定的问题，但是总结起来，主要体现在以下几个方面：
（一）档案管理缺乏规范性
目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。
（二）档案管理内容缺乏系统性
开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。
（三）档案管理信息缺乏共享性
保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。
二、加强党校教务档案管理的对策
（一）建章立制，规范教务档案的收集整理制度
进行党校教务档案信息化就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。
（二）更新观念，努力实现教务档案管理信息化
随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现络化管理和利用。
（三）严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系
在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。
事实上，党校教务档案管理工作存在的问题是多方面的，所以，对于其加强管理措施的研究也就可以从多个方面进行考虑。而以上仅仅只是对党校教务档案管理问题的几个方面的研究，并且每一个方面的研究都还比较粗略，所以，仅仅凭借这些研究来促进党校教务档案管理工作的提高是远远不够的。因此，对于该课题的研究还需要党校档案管理领域的专业人士进行进一步的研究和探索。
关键词：档案保密；管理；措施
中图分类号：TL372文献标识码： A
一、档案保密管理工作的必要性
1、档案保密工作是管理者的政治任务
当前，我国面临内外环境复杂严峻的形势，保密工作形势尖锐复杂，保密工作意义更加重大。政府机构改革力度加大，一些机构撤并、重组、重建过程中档案资料移交、保管不善，很容易造成资料散失，信息失密。同时，社会力量参与档案收集、保管，开发利用，也是保密形势变得更加复杂，更加严峻。因此，广大的档案保密管理者应当树立政治使命感，站在国家利益高于一切的高度，增强忧患意识，切实履行好职责【1】。
2、档案保密工作是管理者的社会责任
不同门类的档案具有不同的社会服务功能。涉及国家秘密的档案关系国家安全和利益，科技档案涉及知识产权问题，财务档案反映行业经营状态，人事档案关系个人成长发展。所以说，做好各类档案的保密工作是管理者义不容辞的社会责任，档案保密工作者要从政治、社会、经济、民生全面可持续协调发展的角度，担当社会责任，切实履行“为党管档，为国守史，为民服务”职责，认真落实档案保密工作责任制，做到有职必有责，有责必履行。
3、档案保密工作是管理者的职业操守
档案保密关乎党和国家秘密的绝对安全，是铁的纪律，是碰不得的“高压线”。档案管理人员对文书部门及各级业务部门形成的文件、资料及时接收、整理、归档，对整理归档后资料必须科学管理，认真保护，坚决保密。严禁擅自扩大传送范围，严禁以任何方式向知悉范围外的人员提供档案资料信息，严禁以互联网或其他非密方式传送档案资料信息。这是对每个档案工作者职业道德要求，要坚决维护保密法纪的严肃性，做到履职不缺位、不懈怠，保密管理不疏漏。
二、做好档案保密管理工作的具体措施
1、充分掌握本单位档案工作的基本情况
档案保密工作在不同的单位是有差异的，即使在同一个单位也包含不同种类的档案，使得档案保密管理有一定的差别。要顺利开展档案保密工作就要结合本单位的实际情况进行管理。相关人员可以从以下方面了解其基本情况：一是单位的性质，如国企、私企或事业单位；二是档案的种类与数量，如人事档案、科研档案、财务档案、军事档案等；三是明确重要档案，确定档案；四是掌握当前档案保密管理的基本情况，如分类、管理、利用等情况；五是分析档案保密工作存在的问题；六是档案保密工作需要完善的部分和具体解决方案。
2、树立保密观念
档案库房建设应按照国家有关规定单独兴建，库房门窗用防盗网专门加固，库房、办公室、阅档室“三室分开”，档案库房应指定专人负责管理，制定严格的档案管理工作制度，禁止无关人员入内等等，其实不然，标准的档案库房和科学管理，只是做好档案保密、维护档案安全的基本保证，档案工作人员的职业操守和保密工作观念才是档案保密的大前提。绝大多数档案的失密是由于经手人保密意识差，保密观念淡薄，不执行有关保密规定造成的。使保密制度无法落实，规章制度流于形式，保密工作缺乏针对性和有效性【2】。因此，我们必须站在讲政治的高度，充分认清形势，搞好经常性的保密教育，提高保密意识，始终保持高度的政治警惕性和责任感。进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质，尤其是参与档案管理的具体工作人员，他们是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更要加强保密意识教育，培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，自觉践行人民公仆的高尚使命。
3、加强档案密级鉴定工作
第一，与时俱进开展档案定密工作。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，必须随形势变化及时调整其密级，做好升密、降密和解密工作。要严格执行《保密法》，严格划清密与非密界限，准确界定档案密级，为实现档案工作的规范化、标准化奠定基础。第二，明确档案定密主体。档案定密工作应由制发机关进行，文件的制发机关应该根据国家秘密范围及其密级规定及形势变化，在保密行政管理部门的指导下，对文件进行升降密和解密，并将密级变更结果通知档案管理部门。第三，实现档案定密制度化。要按照《国家秘密保密期限的规定》，“除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年”，在文件制发时设定保密期限，到期自行解密。建立完善单位和档案管理部门的联系制度，形成档案保密管理的合力。
4、加强档案利用过程的监督
档案利用监督是档案利用过程中做好保密工作的一项重要措施，它能有效地发现、制止和纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。
4.1 加强纸质档案保密管理
纸质档案的保密管理，既要防潮、防霉、防火、防鼠、防虫，更要防泄密。对于纸质档案我们有很多成熟的制度约束，档案利用规章制度一般有查（借）阅制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善，这样才能保证在大力开展档案利用工作的同时，确保档案不失密、不泄密及文件的完好无损。要求利用者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。工作人员要经常检查被利用的案卷，要在利用者离去之前，仔细翻阅检查被利用的案卷和文件，发现问题及时处理，并在利用登记簿上备注说明，对于损毁档案的违法行为，应及时报告有关领导，违者应视情节轻重，予以批评教育甚至依法追究刑事责任，对档案的传递应严格履行转递手续，严密包封，通过机要交通转递或派专人送取，有条件的档案馆（室）还可以安装监视器【3】。
4.2 加强电子档案管理
电子档案的载体主要有光盘、U 盘、软盘、磁带、移动硬盘等。由于电子档案载体容量大，储存信息多，一旦泄密，危害比纸质档案失泄密更大。为此，要按照保密管理有关规定，按照其存储内容的最高密级界定密级，粘贴密级标识，实行比同级纸质档案更严格的保密管理。归档电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准的任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。在网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，只有在档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用，以确保档案信息和系统的安全。
5、加强档案管理人员的教育、管理
5.1 加强保密宣传教育。大力开展《保密法》、档案管理保密规定、计算机及存储介质保密管理规定等方面的宣传教育，增强档案管理人员的法制意识。利用挂图、影视资料等开展警示教育，使档案管理人员始终绷紧保密这根弦。
5.2 加强保密技能教育。深入开展计算机知识、泄密渠道方式及防范手段、防范技能方面的教育，增强档案管理人员的保密防范能力，提升档案保密管理水平。
5.3 加强人员管理。严格执行任前培训和脱密期制度，所有在岗的档案管理人员都要签订保密承诺书。坚持“谁主管、谁负责”，建立健全档案保密管理责任制，层层落实保密管理责任，把档案保密管理的责任落实到人。要建立失泄密应急预案，发生失泄密要及时向有关部门报告，把失泄密的损失降到最小。要及时组织档案保密检查，发现失泄密隐患，及时堵塞漏洞，确保档案秘密安全。
结束语
总之，档案保密管理工作对于政府或者企业都有着关键性的作用，因此，在具体的工作中需要不断加强档案保密管理工作，上文针对档案保密管理工作进行了具体阐述，对于档案管理水平的提高有着重要意义。
参考文献：
[1]孔涛. 如何做好档案保密工作之探究[J]. 办公室业务,2012,07:9-11.
为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《实施办法》以及《机关档案工作业务建设规范》,进一步提高档案工作水平,大力开发档案信息资源,更好地为机关各项工作服务,我们按照《机关档案工作业务建设规范》要求,对机关不同类别和载体的档案进行了认真检查,系统管理,已做好了档案工作迎检各项准备。现将有关情况报告于后,请予以考评、验收。
一、基本情况
*乡系*北大门,幅员20.11平方公里,辖9个行政村,65个村民小组,5134户,20456人,乡机关在职79人,其中,副科以上16人,内设机构5个,即：党政办公室、社会事务办公室、经济发展办公室、人口与计划生育办公室、财政所等。
二、机构与组织管理
长期以来,我们始终把档案工作纳入日常工作的议事日程,特别是《档案法》颁实施后,我们坚持牢固树立档案观念,不断增强档案意识,扎实抓好档案工作,设立了综合档案室,配有兼职人员负责档案工作。
为了进一步搞好我乡机关档案工作,使其纳入正规化轨道,今年初,我们把档案管理规范化建设工作纳入全年工作计划,作为机关文明建设的重点来抓。近年来,我们对照《四川省机关档案工作规范化管理标准》逐项逐条地进行了严格的自查,现已具备机关档案工作规范化管理条件。
(一)完善了适应本单位档案工作发展的机构,建立了规范的综合档案室,做到统一领导,统一机构,统一保管。
(二)乡成立了以党委书记任国为组长,党委副书记、乡长郭青凯为副组长,内设部门负责人为成员的档案工作规范化管理领导小组,加强档案管理工作,并对内设部门的档案工作进行了监督,指导,促进了档案工作的协调发展。
(三)根据有关规定,结合本单位实际情况,制订了《档案管理制度》、《立卷归档制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制》等规章制度。
(四)配备了政治思想好,责任心强,热爱档案工作,有一定业务能力,具有大专文化程度的兼职档案工作人员负责机关档案工作。
(五)认真贯彻档案工作的法律、法规,把档案工作纳入了领导的议事日程,列入了有关人员的岗位责任制,建立了规范的档案工作秩序。
三、基础设施
(一)设置了专门的档案室,面积15平方米。
(二)购置了档案柜二组,能容纳本单位20年左右形成的档案,柜内配有常年防虫蛀药品,基本达到了设施齐全,安全保障做到防虫、防火、防盗、防鼠,确保档案的完整与安全。
(三)购置了微机、电风扇、消防设备。
四、业务情况
(一)根据机关行政单位的职能,制定了符合我乡机关实际,较为详细的“分类大纲”、“归类范围”、“保管期限”并按此付诸实施。
(二)对一些不规范的文件材料进行整理、复制、打印、补缺。属永久、长期保存的文件材料归档年率98%以上,完整率达90%以上,准确率达95%以上。
(三)所有档案齐全,结构合理,全部整理入柜没有积存零散文件。
(四)案卷质量符合标准,分类排列符合规范要求。
(五)对到期的档案及时进行了鉴定,严格销毁手续,未发生随意销毁现象。
(六)建立了分类档案统计台帐,并能坚持各种注册、登记,做到了数据准确,帐实相符。
五、开发利用
(一)档案管理人员责任心强,熟悉保存档案内容,能积极主动地提供利用,为领导决策、机关自身建设和业务工作提供大量依据。
(二)编制了《档案目录》、《卷内目录》等检索工具。
(三)全宗卷内号充实,符合规范。
六、存在的问题
(一)专职人员档案管理的业务素质有待进一步提高。
(二)办公经费不充沛,查阅室不规范,档案室面积较小。
关键词：机关事业单位；干部人事档案管理；现状分析
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年8月28日
一、机关事业单位干部人事档案管理现状
山东省机关事业单位目前仍沿用传统的干部人事档案管理办法，按照干部管理权限，由主管的组织或人事部门进行统一管理，多数单位是由负责人事或政工工作的人员兼职管理档案，未配备专业的档案管理人员。干部人事档案的保存仍然是纸质档案为主，档案的整理仍局限于传统的手工模式层面，尚未大规模采用现代化的电子技术手段建立电子档案数据库，导致档案管理成本较高，管理效率较低，重复劳动现象严重。在档案审核和干部基本信息认定方面，很多地方和单位仍沿用旧时的标准，未能及时更新档案管理人员的知识技能，导致某些干部的基本情况和个人经历等信息不准确，甚至不真实。
2014年底，省委组织部下发了《全省干部人事档案专项审核工作实施方案》，全面部署了针对山东省公务员、参照公务员法管理人员、国有企事业单位人员的档案专项审核工作，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及社会关系等重要信息，尤其注重审核档案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真实准确，对干部人事档案的管理提出了更新、更高的要求。
二、机关事业单位干部人事档案管理中存在的问题
（一）有关方面对人事档案重要性的认识程度不够。一方面档案管理部门及工作人员对档案的重要性认识不充分。档案管理工作常常被认为仅仅是纸质材料的裱糊装订整理工作，只要材料不泄露不丢失，做好日常保管工作就算完成任务。导致档案工作常常处于被动应付状态，用哪本查哪本，调哪本整哪本，大大降低了档案的信息利用率和人事部门的工作效率；另一方面干部本人对档案不够重视。有些干部认为自己没有晋升空间，档案对自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料会入档，因此填写时态度较随意，经常有误填漏填现象。殊不知档案信息与个人的工资奖金、福利待遇、劳动保障、组织关系等密切相关，更关系到干部的晋升、调动、退休等重要环节，具有法律效用。
（二）干部人事档案管理力量薄弱，管理水平较低。人事档案管理工作是一项专业性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，实则对从业人员素质要求很高。既要具备较高的政治觉悟和责任心，又要有档案工作和人事工作的经验背景，还需要优秀的判断力和甄别能力。目前，很多单位的档案管理人员都是兼任甚至是临时工作人员，也没有按照档案管理要求配备专业的库房和硬件设备，档案随意堆放在仓库，或锁在人事干部抽屉里。从业人员年龄两极分化严重，大多没有档案管理的专业知识，上岗后也未受过系统的档案管理培训，管理档案仅限于整理装订编目等基础性工作，对干部信息的甄别、审核、认定等重要环节的工作力不从心。
（三）档案材料的完整性、准确性、真实性有待提高
1、档案材料填写不规范，内容不一致。干部人事档案中最重要的内容包括“三龄、二历、一身份”，即干部的年龄（出生年月）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间），学历学位、工作经历以及干部身份。在《干部履历表》等需个人填写的档案材料中，经常出现以上基本信息不按要求填写、不同材料填写的信息不一致的情况。例如：出生年月的填写，有的材料填写阳历生日，有的材料填写阴历生日，还要通过万年历查询确定是否能够换算，给档案审核和信息认定工作增加了不必要的麻烦。
2、档案中基本信息有涂改造假现象。随着近些年干部人事档案造假现象屡屡曝光，干部档案的真实性问题成为关注焦点。有些干部早年因为入团、参军或招工年龄不够将年龄改大，工作后又将年龄改小；有些干部为了达到争取提拔机会、延长任期等目的借助职务之便将年龄改小、学历改高，甚至将伪造的“三龄二历一身份”材料存入档案；有些人为了取得干部身份，采取“曲线救国”频繁调动，从企业到事业单位再到机关，一步步解决编制问题。档案造假现象之所以层出不穷，一是因为违规成本低，发现造假一般仅是党纪处理，甚至只是政治前途暂时受阻；二是因为缺乏纠错机制，一旦发现问题，怎样启动调查程序、由谁调查、怎样调查，整个过程执行起来随意性较大，缺乏制度化、标准化的流程。
3、档案材料收集不完整、不齐全，与干部本人实际情况有出入。档案材料内容完整齐全，是干部人事档案管理的基本要求之一，只有不断充实完善档案内容，才能客观地全面反映干部的真实情况。档案的常规材料有干部履历表、每年度的考核材料、工资材料、奖励材料等，非常规材料有干部在职上学取得的学历学位材料，职务职称调整、调动形成的材料，加入党派的材料等。这些材料在制作、审批、收集、归档等任何一个环节出现问题，都会影响档案材料的完整性。例如，学历材料一般要有入学、上学、毕业三个环节的系列材料才算完备，有的干部档案中学历材料只有毕业生登记表或者毕业证书复印件，材料不完备导致学历认定工作较为困难。
4、档案转递及材料收集过程中审核、把关不严格。干部人事档案管理中会出现材料不完备、不真实的情况，大多由于档案材料入口没有严把关。一方面虽然管档单位都会制定人事档案管理制度，但是实际操作中往往执行力度不够，有些单位或部门在查阅借阅、转入转出干部档案时，不出具介绍信，不办理查借阅手续，不按要求填写档案转递单，不及时回复回执单等，形成档案管理漏洞，导致涂改、圈划干部信息，抽取、撤换档案材料的现象时有发生；另一方面由于档案管理人员业务不够精通、经验不够丰富，在遇到干部提供入档材料不完备、不准确、不真实的情况时，或没有能力判断甄别，或当时发现却没有及时处理，导致不合格的材料收入档案，久之形成历史遗留问题，给后续的档案管理工作带来一系列麻烦。
（四）档案管理信息化程度不高，信息滞后，利用水平较低。传统的干部人事档案以纸张形式存在，由工作人员手工整理、装订、保管，在查阅信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事档案的信息服务也处于被动、滞后的服务状态。有些单位甚至没有专业化的档案库房，更谈不上配备信息化高技术人才、建立先进的电子档案信息库。有些单位和部门分别开发了不同类别的信息库，如党员信息库、工资信息库、公务员信息库、编制信息库等，但是这些库与库之间资源无法共享，甚至由于数据更新维护不及时，经常出现各个库的信息互相矛盾的现象。因此，当前干部人事档案信息开发利用最大的难点在于能否开发一款可以整合信息、实现资源共享，方便更新维护、可操作性强的信息管理系统软件。
三、解决干部人事档案管理问题的对策建议
（一）提高档案管理人员专业素养和业务水平，确保干部人事档案的完整性、准确性、真实性
1、成立档案管理中心，设置档案管理专职岗位。由于干部人事档案管理工作的高度专业性和保密性，建议机关事业单位以局为单位，设立档案管理中心，将全局档案统一收集保管，配备专业的档案库房、整档工具以及实现电子档案信息化所需的硬件软件设施。设置管理档案专职岗位，每千本档案配备两名专职人员，从事档案的日常管理、更新维护、信息录入等工作。在人员选择标准上，必须满足政治觉悟高、责任心强、工作作风踏实严谨条件，且最好具有人事工作或档案工作背景。聘请专家对档案管理人员进行档案和计算机方面的上岗培训，建立一支专业的档案管理队伍。
2、严把档案材料入口关，确保档案材料及时收集、归档。在机关事业单位人员入口管理中，对新增的人事档案及散材料要进行严格审核把关，按照干部人事档案管理规范，把需要完备、需要补充的档案材料及时通知到单位或个人，限期补充完整，否则不予归档。对于入档材料的填写规范和要求，应当制定详细的填写说明和模板，让填表人员作为参考，同时应强调入档材料的重要性、与个人利益的密切联系，引起足够重视。审查合格的档案材料要及时归入个人档案，防止散材料积压过多造成材料遗失或误放。与此同时，应做好信息录入工作，为组织和人事部门管理使用干部提供真实、准确的个人信息。
3、建立良好的沟通渠道，确保人事档案及档案材料的转递顺畅。档案管理部门在与干部个人沟通时，经常会出现干部不愿配合查找原始资料或补充欠缺材料的现象，有的是怕麻烦，有的是认为档案不重要，缺材料也没关系。这就需要档案管理部门建立良好的沟通渠道，做好档案重要性的宣传工作，做好档案保密工作，采取有效的沟通方式避免干部的抵触情绪，说服其配合组织及时补充收集档案材料。此外，还应当加强档案管理部门与纪检部门、政法部门、教育部门等形成干部人事档案材料的众多部门的沟通协调，加强本单位内部各工作机构在干部人事档案材料的形成和收集过程中的沟通协调，确保人事档案及档案材料转递顺畅、收集齐全、归档及时。
（二）提高档案管理信息化程度，建立电子档案信息系统
1、做好档案管理信息化前期准备，即做好纸质档案的完善工作，这是建立电子档案数据库的依据和基础。目前，山东省对干部人事档案管理的要求是对档案进行二级分类，即将推行的电子档案数据库也将在档案二级分类的基础上进行。
2、着手建设干部人事档案数据库。目前，软件市场有很多新型信息管理软件，应该按照机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，并对档案管理人员进行相关的计算机技术培训，使之熟练掌握数据库的操作、使用和维护。
3、加强人事档案信息动态管理，提高数据库使用价值。档案管理部门应制定规范的工作流程，及时做好新增材料的分类、扫描、录入，做好干部基本信息的更新，实现信息整合、资源共享，提高档案管理工作效率。对于上级部门要求报送的信息和数据，加快统计上报时效性。
4、严格安全保密制度，迎接网络环境挑战。档案管理人员应严格遵守人事档案管理的相关政策，对档案资料的保密级别进行细分界定，运用计算机的加密功能对不同保密级别的信息进行加密，做好防病毒工作，做好电子档案材料和干部信息的备份与维护工作，确保档案资料的安全和完整。
主要参考文献：
[1]林晓云.浅析人事档案的管理与利用[J].北京档案，2010.8.
人事档案是全面反映个人思想品德、教育背景、生活履历、工作经历、所受奖惩的文件材料，具有真实性、动态性、完整性、机密性的特点。人事档案的记录必须确保真实可靠、内容完整，同时还要跟随个人的成长发展而不断丰富完善，而且人事档案内容涉及个人功过及隐秘信息，属于党和国家的机密，任何人不能随意向外泄露。因此，人事档案是全面、客观地考察个人、选拔人才的依据，单位人事档案管理工作具有重要意义。首先，人事档案管理是人力资源开发的基础。单位通过查阅人事档案，才能对个人的能力和素质做出基本判断，为其安排合适的岗位，可见人事档案管理是单位知人善任的基础。其次，人事档案的有效管理才能实现档案的保存和使用价值。人事档案的妥善保存关系档案的真实性和完整性，单位人事部门必须对管理工作保持谨慎的态度，对生成的个人档案信息进行严格审阅。档案信息经相关人员审核盖章后，方可作为有参考价值的档案文件，而人事档案保存的目的也是为了更好地利用。最后，人事档案管理关系人事工作的法律效应。单位对人员的选拔、任用、评估、晋升都将生成对应的人事档案，因而人事档案是单位对人员进行职称评定、为员工缴纳社会保险的法律依据。
二、人事档案管理工作存在的主要问题
当前单位人事档案管理工作主要存在以下问题：第一，人事档案管理工作重视不足。人事档案管理常常被视为事务性的工作，单位领导主要关心业务层面的工作，认为人事档案管理只要保证日常查档、不发生丢失泄密的情况即可。各部门对人事档案工作表现出不关心的态度，填写档案表格时不认真，信息数据的真实性难以获得保证。人事档案管理人员也没有对档案资料给予严格审核，档案资料不全、不及时归档的现象时有发生。第二，人事档案管理制度不健全。人事档案管理是一项琐碎、复杂的工作，涉及档案资料的收集、整理、分类、编目、查询、传递、使用等多项内容，需要有专人负责，并保证工作质量。有的单位只是照搬《人事档案材料收集归档规定》，而没有建立具体的实施细则，因而缺乏对人事档案管理工作的严格约束。有的单位即使建立了相关制度，但执行过程往往流于形式。第三，档案内容不规范。由于单位对人事档案管理工作未能给予足够重视，档案收集力度不够，现有人事档案内容并不规范。例如，不少人事档案仅记录个人基本情况，对个人能力、信誉、业绩等方面的资料反映较少，难以为人事工作提供有力依据；有的人员离职、出国，档案却没有跟随变动，造成人员和档案的分离。人事档案信息的质量不佳，也就不能发挥应有的使用价值。第四，管理水平落后。不少单位开展人事档案管理工作的环境并不理想，缺少先进的基础设施，有的单位甚至没有设立单独的档案室，这对档案材料的保存极为不利。在现有的工作条件下，人事档案检索经常依靠传统的手工方式，档案传递速度慢，资料查询不便，管理效率低。尽管各单位业务部门都在积极进行信息化建设，但人事档案管理信息化水平仍然不高。
三、人事档案管理工作的完善对策
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