时间：2023-05-28 09:44:07
导语：在办公档案数字化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】大数据背景；档案管理；电子化
一、大数据与档案管理
（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。
（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。
（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。
（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。
（三）加强安全管理。随着信息技术的发展，电子档案成为现代档案管理的主流趋势，但是由于电子档案自身的特定决定其具有一定的风险，因此采取单一的储存方式是不可取的。可以通过采取多种储存方式，例如硬盘式储存、光盘储存、网盘储存以及备份储存等多种储存共同应用的方式。通过多种储存方式的应用，能够确保行政办公档案的安全性，但是这可能增加对储存空间的要求，需要采购大容量的储存介质。同时考虑到介质的兼容性，需要不断更新储存方式，例如光驱的使用逐渐被淘汰，那么光盘储存的数据很可能损失，这就需要重新进行数据转移。
关键词；文书档案管理；相关问题；对策
一、文书档案应用办公．自动化管理的优势
1．办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。传统的文书管理工作有“三难”：一是立卷难，既费时又费脑，操作难度大，工作程序枯燥烦琐，工序多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难；二是管理工作难，工作程序烦琐，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查准率不高。如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就很困难。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
2．实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所凋剌的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，并不受空间的限制；并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。工作中我们充分运用计算机技术，建立了OA智能化办公系统，并进一步规范文件归档、利用流程及审批权限，既较好的为单位领导提供信息资源，又确保信息的保密性。
3．增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性差，不易保存，在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏 ，具有很强的稳定性。
二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素
1．电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多．人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名．也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
2．对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质尚未纳入计划和要求，大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
2．3 档案标准化、规范化水平有待提高 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
三、文书档案应用办公自动化管理的对策
1．办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之问设置物理隔离． 以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制， 无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2．提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上．档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门问、区域问系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理
人员的信息源和创新思维。
参考文献
1．徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报。2001．5
2．裴承志．奥 多．办公自动化与文书档案管理『J]．中围冶金教育，2002．2
【关键词】施工企业；办公自动化；文书；档案；运用
当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。公司面对竞争日趋激烈的市场，积极转变观念，端正经营思想，狠抓企业内部管理，运用灵活的经营方式，保持经济效益持续提高，经济技术指标连年来均保持在国内同行先进水平。工程质量一次交验合格率100%，优良品率年年保持在80%以上。公司拥有各类先进施工机具约2000台（套），总功率约20000千瓦。主要装备包括1500吨/米、300吨/米塔吊、10吨～30吨龙门吊、8吨～120吨汽车吊、Φ630毫米大型弯管机、大型刨边机、折边机、卷板机、油压机、卷扬机、各类先进的计量器具、检测仪器和各种先进的施工工具、运输车辆等等。
一、文书处理中的办公自动化
文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新誊写，到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。而在办公自动化系统中，由于使用了计算机等作为文字处理设备，文件一次输入，便可多次重复修改或输出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等，同时填写文件具体的承办处室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。
二、档案工作的办公自动化
1．档案收集管理的办公自动化。办公自动化系统中的档案信息管理系统，是在文书处理部门日常工作各环节中形成的数据库的基础上进行档案的收集、整理、鉴定和保管的。在办公自动化的信息管理系统中，机读档案的产生缩短了文件形成和收集之间所经过的时间，较容易地对文件资料进行必要的管理、核对和移交。档案室与产生档案的各处室之间由计算机网络连接，使生成的机读档案由计算机终端通过计算机网络随时传输到档案室的数据库。在档案整理方面，办公自动化技术冲破了传统的整理方法和分类原则，它可以根据用户不同的需要，对档案进行自由分类，自由组合。对于机读档案的保管，一般以盘或卷为单位。至于机读档案的鉴定，则可在机读立卷时同时进行，其鉴定标准可与传统的纸质档案的鉴定标准相一致。
2．档案信息开发的办公自动化。档案信息开发是指档案管理系统将输入进来的、经过筛选和加工处理的档案信息，根据社会各方面的需要提供给人们，它可以通过编目、编研和利用三项手段得到实现。档案编目检索工作是档案管理工作中的独立环节，是档案管理专业中理论性和技术性最强的工作，它不但需要渊博的科学技术知识，还需要一定的语言知识、计算机应用能力。档案编目对档案信息的开发利用起着“前提”性作用，面对数以万计、形式多样的档案，在人工操作中如果没有一定的检索工具，人们查找利用它，就像大海捞针一样困难。因此，使用先进的档案检索工具是档案管理向现代化发展不可缺少的重要手段。这个问题，在办公自动化环境中很容易解决。机读文件在向档案部门移交以前，已经建立起能进行各种目录组合和全文利用的系统，本身具备检索功能。在此基础上，档案信息管理系统就可以实现其检索、编目、编研之功能，同时还可进行目录的自动组合，形成一个比较完备的档案检索工具体系，这样就能全方位、多角度地反映档案室的室藏内容，可以轻松地利用计算机根据一定主题或专题进行全文或部分章节的自动汇编，达到档案编研利用之目的。计算机自动编目速度快、质量高、能克服人工编目深度、广度不足的缺点，而且也符合规范化、标准化的要求，它能将利用者所需的档案信息通过屏幕显示输出或打印、复制出来，并能及时、准确地提供利用，与文书工作达到信息资源共享，使传统的档案室藏概念得到升华。
三、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1．简化文件的排序编号。文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制案卷号时都是按机构固定的排列顺序进行编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可以进行编号归档。
2．办公效率提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的一大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏下、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有效。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企业事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息总闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部目录管理到内、外部目录和内容合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立并联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
4．文件与档案管理形成一个有机的整体。传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门-办公室和档案室，由于业务衔接得不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自的业务衔接起来。
综上所述，随着办公自动化的不断推广和应用，计算机进人文书和档案工作领域已是一个不争的现实。用计算机制作文件、统计和处理数据已日益普及，大大减轻了劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和工作质量。计算机技术促进了“文档”一体化的实现，使办公自动化正朝着高层次、综合应用的方向发展，其应用领域将会越来越广泛。
结合公司，作为安装施工企业办公自动化在文书与档案的运用也有了长足的进步，企业的实力不断增强，施工领域不断拓宽。公司对内狠抓管理，对外积极参与市场竞争，取得了良好的业绩。近十余年来，公司加大投入，注重工程质量，创优夺杯，硕果累累。公司积极稳步地推进管理现代化，加强基础管理，强化专业管理，积极推广应用现代化管理技术。曾先后取得档案管理国家一级、计量管理二级、标准化管理三级、会计工作三级、全面质量管理等证书。公司按国际惯例，坚持“项目法”施工，落实完善经济责任承包制，努力运用目标管理办法，以切实保证企业方针目标的实现。
公司致力于推进技术进步，不断开发和采用新技术、新工艺、新材料；同时努力提高机械装备水平，积极引进新型施工装备及机具，以真正提高企业的施工技术水平和施工能力。
参考文献：
[1]基于文书流转的办公自动化系统的分析与设计[J].2003.
[2]文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006.
【关键词】事业单位，档案，数字化，现状，优化
对于任何一个事业单位而言，档案都是不可缺少的重要资源，档案中的信息数据促进事业单位不断向前发展。因此，事业单位必须提高对管理档案的重视程度，为单位内部的信息资源合理利用提供方便。传统的档案管理模式已经远远不能满足目前档案管理工作的需求，计算机技术为档案管理工作提供便利，使用数字化档案管理不仅可以大大缩短用户查询信息时间，同时还能充分的查询资料，可见，数字化档案管理成为事业单位档案管理的必然趋势。
1事业单位数字化档案管理的现状
1.1现代化办公设施的缺失。目前，很多事业单位档案管理上没有做到科学、规范化，主要原因之一就是档案管理中缺少现代化办公设备。严重的个别事业单位在档案室内堆放杂物，而且不采取防火、防盗以及防潮等相关措施。没有运用现代化手段调阅档案和查访档案，对事业单位档案的完整性造成一定程度上的影响。除此之外，事业单位不能使档案的作用得到充分的发挥，事业单位仅仅局限于管理好档案，不注重对档案的使用，不注重开发档案中的信息资源，不能有效利用档案资源。
1.2档案检索效率低。事业单位数字化档案管理中，传统的手工检索方式正逐渐被现代化的计算机检索方式所代替，但是目前还是有不少的事业单位在档案管理中使用手工检索方式，在很大程度上对事业单位档案检索的效率和质量造成影响，同时使档案查阅的工作量增加。与此同时，还受到人力检索信息的局限性，大大降低了事业单位档案管理的工作效率和工作质量。
2优化事业单位数字化档案管理的措施
2.1文书处理
为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。
2.2单位办公自动化
为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接创造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。
2.3构建事业单位档案数字化管理体系
事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。
2.4有广泛、可靠的信息支撑
为确保事业单位数字化档案管理的安全、有效进行，需要不断完善档案数字化管理系统。事业单位数字化档案管理系统的维护离不开广泛、可靠信息的支撑，应该不断强化以下两方面工作：一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的系统升级能力，只有数字化档案管理系统具备良好的升级能力，才能实现系统功能的不断丰富、完善，减少出现事业单位数字化档案管理无法满足人员需求的现象，这样，事业单位数字化档案管理系统才能与时俱进，充分发挥系统强大的管理功效；另外一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，事业单位数字化档案管理系统直接影响着档案管理的成效，事业单位数字化档案管理系统性能优，则档案管理绩效优异，反之同样成立。在事业单位档案数字化管理过程中，务必把档案数字化管理系统的性能和可靠性放在首要地位，保证充分发挥数字化档案管理系统的预期作用。
对事业单位数字化档案管理顺应社会发展的潮流，是科技不断更新的必然要求。每个事业单位都要重视对档案的管理工作，针对性的制定出一个数字化档案管理的总体规划，完成完善自己单位的档案信息网站的建设工作，并不断完善档案信息网站，同时不断提高档案管理人员的综合素质，提高人员的工作质量，使档案信息化适应国内外的标准，符合时展的趋势。
参考文献：
[1]冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J].产业与科技论坛201505，2015（5）.
关键词 高校档案 数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A
高校档案记录了学校教学、管理活动中的重要事件，是具有保存价值的重要文件材料，对后续的教学活动和管理工作具有重要的参考价值和借鉴意义。档案管理工作是高校行政管理的重要内容之一，是高校建设发展过程中的基础性工作，是一项维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业。当前信息社会迅速发展，档案作为一种文化资源发挥着越来越重要的作用，档案信息化已成为大势所趋。加快实施高校档案信息化、数字化建设，建立高校档案的科学管理方式，探索高校档案校内外服务新模式已成为现时之需。
1高校档案数字化建设的意义
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享，并实现高校档案的高效、规范、科学管理。
高校档案数字化建设，不仅能够使高校档案管理更加合理有效，并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。高校档案数字化建设的意义主要包括以下几方面：
便于档案资料存储。传统档案管理方式下，档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储。但是，纸张受到保管时间和保管条件的限制，再加上经常的翻阅利用，在长时间保管使用过程中会出现纸张变脆、易碎，易受潮、易被虫蛀的缺点。如果将档案数字化，则可以大大节省保存档案的空间和成本，并且可以提高保存的安全性和保存时间的长久性。
提高档案管理工作效率。档案材料的信息丰富、信息量大，这使得档案的整理和利用工作繁琐、重复性强，劳动强度大。如果采用数字化，一次整理后并将档案数字化后，可大大减少纸质档案使用翻阅频率，全部查阅数字化档案即可。
节约大量人力财力资源，保存成本较低。传统档案管理方式下，档案整理、存储和查找利用需要投入大量人力物力和财力，在数字化后可实现“一次投入重复利用”，大大减少对档案原件的翻阅查找和对纸质档案进行复印利用。
实现档案数字资源共享，为档案信息管理者提供便利，提升档案服务质量。将档案数字化后，能够将可以公开的档案挂接在档案管理网站上，使得档案利用不再受时间、空间限制。
2实施数字化需要解决问题及对策
档案管理复合型人才缺乏、档案工作人员综合素质亟待提高问题。由于当前和今后的档案工作与信息化、数字化结合紧密，档案工作中越来越需要掌握计算机、网络技术等具有相关专业背景的复合人才。然而，目前现有档案管理人员整体素质普遍不高、知识结构单一，思维不够灵活，缺乏掌握现代信息技术和具有档案管理新知识新思想的高素质复合型档案人才。
配套信息化建设滞后、档案管理系统与办公自动化系统不兼容问题。越来越多高校已开始建设办公自动化系统，但由于档案管理系统具有一定专业性，一般来说，办公自动化软件与档案软件系统设计单位不同，两个系统不兼容，不能做到办公自动化系统中的电子文件直接归档的情况。现有的档案管理软件普遍都是只具有档案管理功能，缺乏数据挖掘、数据分析和推荐决策功能，只能满足基本的档案管理功能，无法实现档案资源充分利用和深度挖掘的档案利用要求。
数字化中档案文件报关与利用存在不安全因素的问题。存在档案管理系统中的目录和电子文件信息的正常使用依赖于服务器和管理系统软件正常工作，一旦系统服务器或软件出现问题，就会造成系统数据无法访问。同时，为方便利用，管理系统一般为网络软件，即便在校园局域网内，也存在一定系统被攻击、数据被篡改、服务器遭病毒入侵和人为攻击的风险。
高校档案数字化管理中的保密问题。一方面应注意档案文件的密级，对于档案应严格控制浏览范围；另一方面，对于档案文件材料中涉及的重要信息或个人敏感信息，也应注意保密，防止信息传递过程中的无意识泄露。
硬件条件欠缺，数字化建设资金投入不足问题。档案数字化建设经费投入不足档案数字化建设离不开专业软硬件设施的支撑。由于现实条件限制，用于高校档案数字化工作资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设工作的开展。
避免档案数字化建设中的“黑洞”现象。高校档案数字化建设中存在的“黑洞”现象――数字化建设的经费、人力投入都很大，然而成效和回报率却很低。这个现象的产生与前期准备调查工作不充分、工作目标与重点不明确等因素有关。
针对以上档案数字化建设中可能出现的问题，在实施档案数字化工作时，首先要提高对档案数字化建设的思想认识，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；加强档案管理平台和档案数据库建设，在数字化过程中保护电子文件的原始性与纸质文件的完整性，加强保密工作，加强档案管理软件的安全；加大资金投入，为档案数字化建设提供充足的硬件条件支持，同时还应注意避免出现“黑洞”现象，在进行数字化工作前做好调研工作，结合本单位实际情况，制定目标明确、重点突出、切实可行的数字化方案。
3高校档案数字化建设发展方向
当前高校档案数字化建设主要包括四方面内容：建立档案馆网站，通过网络构筑档案信息网络平台，建立横向通道，依托办公自动化系统实现文件、档案一体化管理，建立各类档案专题特色数据库以及加强高校数字化档案的利用与编研。
建立档案馆网站，通过联网实现档案信息网络平台。这些档案馆网站上一般一些新闻、查档阅档、档案利用相关信息，但是直接在网上进行档案利用的情况比较少。各个高校档案馆网站相对独立，没有实现互联或与所在地教育行政主管部门建立链接，非常不利于更大范围高校档案信息资源共享。如果能够逐步构建地区性、全国性馆际互联，将有助于为全社会提供更方便、快捷、优质的档案信息服务。
依托办公自动化系统，实现文件、档案一体化管理。这种方法是将高校内办公自动化系统在学校日常管理工作中产生的电子文件通过办公自化系统和档案系统互联，将电子文件直接归档。这种方式的好处是可以简化归档环节，减少档案整理移交的工作量。同时也存在一些问题：在办公自动化系统与档案管理系统互联时，要注意防止文件被无意或恶意更改、损毁，保护电子文件数据的原始性和完整性。电子文件的传递还会带来没有签名或公章的情况，这也是与传统归档方式相比，电子文件归档存在的新问题，应在实际操作中考虑解决。
建立各类档案专题特色数据库。这是在有了数字化档案资源基础上，可建立专题数据库，各展示馆内的馆藏数据特色，凸显学校的发展特色和办学亮点。建立特色数据库的特点是大量信息会显示在网站上，对网站的访问能力和安全性也是一种考验。
高校档案数字化后的利用与编研。这一内容属于数字化信息的深入利用工作。日常对数字化档案信息的管理和查阅利用是对档案信息的直接处理利用方式，而编研则是在对原始档案数据进行选择、整理、分析、综合等工作后，形成的具有创新性的材料，是对档案的深入开发和灵活利用，属于研究性劳动成果。出色的编研工作对学校管理工作与未来发展有着重要参考作用。
高校档案部门面对档案管理工作新要求和档案数字化建设大趋势，应不断探索新技术新方法，对现有问题努力改正，不断研究新的管理方法，更好地利用档案信息资源，全面提高档案信息服务水平。
参考文献
[1] 李青青.浅谈高校数字档案建设与管理[J].理论研究，2016（4）.
[2] 彭荟吉.高校档案数字化建设实践与思考[J].城建档案，2015（11）.
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[4] 陈敏.对高校档案数字化建设的思考[J].中国管理信息化，2015（24）.
一、煤炭企业实行数字化档案管理模式的优势
煤炭企业实行数字化的档案管理工作与我国近些年来计算机网络技术的发展有着重要的关系。数字化的档案管理，顾名思义，是企业可以通过运用计算机网络及相关技术的方式将不同的信息资源以数字化的存储方式有机地结合起来，以此形成一种新的档案信息形态，最终可以达到快速查看、使用信息档案资源，并且还能实现信息资源共享的目的。
1.这是现代煤炭企业档案管理工作数字化、自动化的要求
在现代的煤炭企业中，需要改变以往落后的纸质档案，人工管理档案的模式，必须顺应时代的发展，实行数字化的档案管理模式。需要将档案管理工作效率通过建立以网络技术为中心，运用先进的计算机技术，最终实现数字化煤炭企业的档案管理工作的目标。
2.有利于提高煤炭企业的经济效益
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，可以大大提高企业的经济效益。随着现代社会经济的不断发展变化，煤炭企业也应该随之改变以往粗放型的档案管理模式，不再使用过多的办公人员以及纸质的档案管理模式，大大地缩减企业在档案管理方面的成本，降低煤炭企业的经济负担。通过数字化的档案管理模式，也节省了档案管理工作的占地空间，使煤炭企业的经济效益有了明显的提高。
3.有利于提高煤炭企业的办公效率
煤炭企业实行数字化的档案管理模式，有利于提高企业的办公效益。因为煤炭企业的档案管理工作较为复杂，要管理的对象较多，不仅有对在职员工、离职员工等等对象信息的管理，还有对已发生工作调动的员工信息进行管理，如果还按照以往纸质记载的档案信息、纸质档案，人工管理的模式是很难马上统计、查找相关信息的，但是通过实行数字化的档案管理，能够使资料尽快入档，很快查询出相关资料，从而可以大大提高煤炭企业办公人员的工作效率，降低办公人员的工作强度。
4.有利于延展开发档案中的内容信息
在煤炭企业传统的档案管理模式中，通过纸质的档案，通过办公人员的管理工作，将档案进行分门别类，按照一定的顺序整理，这样做只能使煤炭企业的档案可以得到安全的保存，而在查找档案室时只能查到单个的档案信息，很难找到与之相关的档案信息。但是，煤炭企业在实行数字化的档案管理模式后，办公人员可以将全部的档案信息集中存储在计算机硬盘上，可以更加方便快捷地查找到更多的与之相关的档案信息，有利于延展开发档案中的内容信息，方便查找者研究档案信息，满足了查找者对信息的需求。
二、煤炭企业实行数字化档案管理模式的劣势
我国煤炭企业实行数字化管理工作中也有劣势，这主要是因为我国现阶段的生产力水平较低，科学技术还比较落后，从而使煤炭企业的数字化管理工作存在着比较多的不足之处。
1.不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性
煤炭企业在实行数字化的档案管理工作中，会利用计算机技术，使用电子文件保存档案信息，虽然使用的电子文件比较容易操作，并且在查找文件时方便快捷，而且用电子文件存储档案信息所占用的空间也很小。但是，使用电子文件存储档案信息并不是十全十美的，不能保证存储在电子文件中档案信息的安全性。因为，电子文件是采用电子编码技术而制作出来的，可以对其随意地编辑修改，而且也不会留下编辑修改后的痕迹，这使数字化的档案管理存在着不安全的因素。
2.存储档案的电子文件易受载体影响，可能出现不能读取信息的问题
随着计算机不断的更新换代，其中比较早期的电子文件可能会在更加先进的计算机系统中，出现不能读取档案信息的问题，最终会造成数据的丢失，而且可能会出现病毒侵害电子文件的情况，使电子文件很难长期保存。这主要是因为电子文件比较依赖计算机的软硬件设备。
3.煤炭企业各个部门的办公自动化与档案管理系统的兼容性差
当前，我国的煤炭企业各个部门应用软件各不相同，每个部门按照自己的特点设计开发并使用不同于其他部门的软件，使与数字化的档案管理兼容性差，无法将各个部门的档案文件进行转换，增大了对电子文档的归档难度，使煤炭企业的管理水平难以提高。
4.数字化的档案管理工作的利用率较低
煤炭企业对数字化的档案管理利用率较低，没有认识到数字化档案管理的强大作用。现阶段，煤炭企业还没有改变传统落后的思想观念，依然主要使用老旧的档案管理方式，使电子档案没有发挥出真正的作用。
三、现阶段煤炭企业数字化档案管理中的现状以及存在的问题
1.煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足
煤炭企业要想更好地开展数字化管理工作，就必须建设充足先进的硬件设备。但是我国目前的煤炭企业发展能力、速度参差不齐，没有足够的经济能力以及其他原因的束缚，不能建设充足先进的硬件设备，以至于我国的煤炭企业的数字化档案管理的能力较低。例如，在一些发展年代较久的煤炭企业，这些企业中的管理层思想比较老旧，很难接受信息化发展而带来新鲜的事物。因此，这些煤炭企业使用的计算机并没有随着时代的发展而进行更新换代，仍然使用老式的计算机来进行煤炭企业的档案管理，这些老式的计算机与现代先进的计算机之间有着巨大的差距，运行速度比较慢，而且有时还会出现死机的情况等等，这给煤炭企业的档案工作带来诸多不便；还有一些煤炭企业主要是由于经费严重不足的问题，没有经费去购进先进的硬件设备，有的甚至连一些最基本的实施数字化档案管理工作的部件都没有配备，像是扫描仪、计算机等，这是完全没有达到现代煤炭企业进行数字化管理档案工作基本要求的；另外，也有一些已经配备了先进计算机和扫描仪等数字化管理档案工作的配件，但是这些煤炭企业中也存在着网络安全、机房建设的安全问题，这些问题并没有得到很好地解决，严重影响了煤炭企业实行数字化档案管理工作的顺利开展。以上都是现阶段我国煤炭企业数字化档案管理的硬件设备建设不足的例子，这些事例告诉我们必须要加快建设煤炭企业数字化档案管理的硬件设备。这是实现煤炭企业数字化档案管理模式的前提准备。
2.煤炭企业对数字化的档案管理不够重视
虽然，最近几年，随着现代信息化技术的不断发展，各个领域的企业开始逐渐认识到实行数字化档案管理的重要性。煤炭企业也不例外。但是，煤炭企业对数字化的档案管理认识仍然较浅，因此数字化档案管理工作利用率较低。煤炭企业归根到底主要是以生产为主要任务，以盈利为企业主要目的，煤炭企业主要注重的还是企业的经济效益，因此会出现煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视的现象。
3.煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，档案收集效率比较低
在煤炭企业中，有多个不同的部门没有设置自己部门专门的档案管理人员，仍然是多个部门共用一个或几个档案管理人员，这使档案管理人员的职责并不明确，不能对档案管理人员进行职业考核。正是因为煤炭企业没有制定完善的档案管理制度，没有对档案管理人员的职责做出明确的规定，使煤炭企业的档案收集效率较低，使档案管理工作进展的不顺利。
4.档案管理人员的技术素养不高
因为煤炭企业对数字化的档案管理工作不够重视，使企业在挑选数字化档案管理工作的档案管理人员时要求较低，档案管理人员的技术素养较低，难免会在开展数字化档案管理工作时，出现失误，但是这却会给企业带去不小的危害，甚至会损失到企业的经济利益，这是十分不利于煤炭企业实行数字化的档案管理工作的。
四、完善煤炭企业数字化档案管理工作的对策
1.煤炭企业加大对数字化档案管理的资金的投入
煤炭企业要加强基础设施建设，努力提高数字化档案管理的硬件设备，投入较多的资金改善数字化档案管理的环境，将落后的机器设备进行及时维修，如果不能提高旧设备的性能就要更换这些老旧的机器设备，购进一批先进的机器设备，以满足对数字化档案管理的需要。
2.规范对数字化档案管理工作的标准
煤炭企业为了实行数字化的档案管理工作时更加顺利，就应该规范数字化档案管理的标准，制定出一整套科学有效地统一的标准。但是在现阶段，我国的煤炭企业还没有制定出这一完整的标准体系。随着我国煤炭企业数字化的档案管理的不断完善和发展，制定出对数字化档案管理工作的规范标准指日可待。在这项标准中应该有利用计算机实行数字化档案管理工作时明确规范的操作过程以及操作标准，规定档案的类型、存储方式、检索途径等等内容，使对数字化档案管理工作种种方面的标准都有一个明确具体的规定，让这套标准能够真正科学有效地实行，最终达到煤炭企业顺利实行数字化档案管理的目标。
3.煤炭企业要进一步提高数字化档案管理基础建设水平
完善煤炭企业的档案管理数字化就需要进一步提高其基础建设水平，将涉及其中的各个环节中的常见设备，例如，计算机、扫描仪、打印机等等，增加这些设备的数量，并且还要提高设备的质量，使之均完善到位。另外，煤炭企业还应信息资源的共享，注重对数字化档案管理工作中应用到的甚至以后会应用到的多种相关软件进行推广，开发使用安全性更高、技术更好的软件，建立起更加完善的公共信息平台，共享信息资源，使数字化档案管理中的数据库更加全面、高效的运行。
4.要加强数字化档案的安全建设
煤炭企业要加强对数字化档案的安全建设，运用先进的技术方法，保证好数字化档案信息的安全性。并且不要在计算机上放置机密性较高的文件，以免被盗取，发生不可挽回的损失。另外，还应根据使用者的身份设置使用计算机时相应的权限等等。
5.要加强对档案人员的管理档案工作方面的技术培训
煤炭企业在招聘数字化档案管理工作人员时，应该提高对档案管理人员的要求，对档案管理人员不仅应有与时俱进的意识，使档案管理人员能够不断更新思想，与时代接轨，不断学习新的事物，另外档案管理人员还应具备创新意识，懂得运用新的方式方法，更加科学有效地实行数字化的档案管理工作。其次最重要的一点是，档案管理人员应该懂得掌握专业的理论知识与技术，使档案管理人员在工作中尽量少出错，甚至不出错，以此提高数字化档案管理工作的效率。煤炭企业还要对现有的档案管理人员进行定期的培训，使他们能更好地发挥数字化档案管理的优势，使煤炭企业实行得数字化档案管理工作能够更加完善。另外，煤炭企业应招入维护企业档案网络安全的高素质的专业人才，保证煤炭企业数字化档案网络管理工作的安全性。
五、结束语
图书馆档案管理工作是图书馆中的一项基础性、服务性工作，在图书馆中有着重要的作用，随着科技的不断进步，图书馆的管理档案工作也慢慢发展成数字化管理，这就让图书馆在管理上更加方面快捷，但是它的进步也受到一些影响。因此，必须对图书馆资料储存电子化建设有足够的认识，要做好调研与运用，达到使这些问题完美的解决，使图书馆资料储存电子化建设日趋完善。
1 落实图书馆档案管理数字化建设的现实意义
1.1 提高管理人员的工作效率和工作水平
随着时代的发展，网络化办公已经成为符合时展的办公方式，“纸上办公”时代已经逐渐被取代，网络办公能够保存大量的电子文档，节约资源。图书馆正在利用很多种网络方法、扫描方法、OCR方法、数据处理方法这些高端方法和装置，利用这些装置和科技缩短了管理员步行传输过程，使管理员的工作量减少并且提高了工作速度和效率。他们可以通过数字化设备进行各类档案的信息，只要输入关键字，就可以很快地找出文档，节省了大量的时间，很大程度提高工作人员的工作效率和水平。
1.2 提高图书馆档案的完整性与永久性
通过数字化的检索，可以用很短时间发现并核对缺失的档案及缺失的内容，利用网上信息查找方式对缺失点进行补充完善，保证信息的完整性；很多工作需要利用计算机对陈旧的照片、残缺模糊的字迹进行修补，利用的也是数字化的原理；此外，两个相隔很远的人需要进行文件传输，就可以利用计算机进行网上办公，与传统办公相比，网上办公具有随时性、高效性，也保证了传输文档的完整性。
2 当下图书馆档案管理数字化建设存在的不足
2.1 电子档案安全性得不到保障，档案管理数字化建设有待改进
目前，我国图书馆的档案管理工作在数字化建设方面有许多需要亟待改进的地方，其一，我国缺乏一个完善的图书馆档案工作查询和管理系统，不同的单位之间无法有效的进行信息查询对接；其二，在当前的时展的大环境下，我国很多图书馆的计算机设备都仍然是“大头电脑”，上网速度很慢，信息储存能力很低，无法有效及时地更新事物信息，很大程度影响档案的完整性；其三，电子档案的安全性低，电子档案不需要利用密码查看，所有很多有不良想法的人登录别人的电脑，随意对他人的电子文档进行篡改，导致文档信息的偏差，有很大安全和利益隐患。
2.2 未能正确处理纸质档案与电子档案的关系
纸质信息是文化传承的重要方式，也是世界文明沿用几千年的信息交流方式，因此，对图书馆档案进行数字化建设并不是遗弃传统的纸质档案，而是将档案储存和查阅变得更加方便快捷，赋予纸质档案和电子档案以相互印证和相互备份性。但当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘却了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案，也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案，它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。
3 采取有效措施，优化图书馆档案管理数字化建设工作
3.1 兼顾数字化建设与原文资料的发展
原文资料是对事物信息了解收集的重要资料来源，可以通过查询纸质资料、声音资料、影像资料等原文资料来进行信息的收集。原文资料具有很高的准确性和考量性，因此，在进行图书馆档案管理数字化建设时，创造数字化管理环境时还要保证人们的原文资料阅读需求，尽力将两者都融入到建设中，保证阅读的全面性和可考量性，将阅读环境做到最好优化。
3.2 落实图书馆档案资源的共享工作
档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
3.3 完善档案信息服务体系。
【关键词】 高职院校 档案数字化建设 问题 对策
近年来，伴随着国家高等职业教育大发展，广西的50多所高职院校的发展也进入了快速发展阶段，办学规模、办学质量、综合实力都在不断提升。随着信息技术高速发展、网络技术的广泛应用，各高职院校也越来越重视校园信息化建设。档案数字化建设是校园信息化建设工程的一个重要组成部分，如何加快档案信息数字化建设的步伐，推进高职院校档案信息化建设的进程，已成为各高职院校档案工作所面临的一项重要课题。
一、高校档案数字化建设的内涵及其重要性
（一）档案数字化是校园信息化建设的重要组成部分。随着科技的发展，广西高职院校也正逐步开展校园信息化建设，纷纷使用办公自动化（OA）系统、网络教学平台、学生信息管理系统等先进管理平台。高职院校档案室是为学校教职员工、学生提供重要服务的窗口，必须得跟得上学校发展的脚步。档案信息化是校园信息化建设的重要组成部分，只有加快档案信息数字化建设，才能更好地为学校各项工作提供高质量的档案信息服务。
（二）提高档案提供利用的效率。传统的档案资料查找方式是先经过手工或者的档案管理系统进行目录检索再到库房查找，有时候要往返几次库房才能查到利用者所需档案资料，花费较长时间。档案数字化后就可以直接在计算机上轻松查找，节省了时间，提高了工作效率。同时，将档案信息经过校园网络传输，就可以提供给校内外相关人员利用，利用者不受时间、空间的限制就可以进入档案管理系统查找相关档案信息。
（三）有效提高档案的科学管理水平。传统的档案管理模式以纸质档案管理模式为主，占用空间大；对纸质档案的频繁翻阅容易造成损坏、字迹褪色。目前，广西大部分高职院校的档案库房面积仅能容纳3-5年的库藏量，随着档案的逐年递增，现有库房很难容纳庞大的档案。实施档案数字化建设，不仅可以大大节省档案存储空间，还有利于延长档案的使用寿命。
二、广西高职院校档案数字化建设存在的问题和困难
（一）档案工作经费投入不足。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“建校历史在50以上或全日制在校生规模在1万人以上或已集中保管的档案、资料在3万卷以上，都需要设立档案馆。”根据规定，目前广西大部分的高职院校已符合成立档案馆，但是由于各方面的原因还没有一所高职院校成立档案馆，仅仅是成立了档案室，隶属于学校办公室。档案室仅配备1名专职档案员，虽然少数院校配有2名专职档案员，但常常还要兼顾学校办公室的日常工作。档案数字化建设需要投入大量的人力、物力和财力，需要配备相应的软件和硬件设施。大部分高职院校正处于建设发展阶段，主要将经费投入基建、教学和科研上，不可能对档案工作投入太多。
（二）以传统管理模式为主。目前，广西的高职院校档案管理仍以传统管理模式为主，主要采用纸质、录音、录像等载体保存档案；以案卷归档和保管的方式，开展档案的收集、整理、鉴定、利用等工作；提供查阅的方式以手工翻本，费事费力。虽然统一使用了GD2000档案管理系统，但仅局限于档案目录数字化，档案全文数字化仍然是空白。更没有实现档案资源在校园网共享，无法满足多用户的同时需求。
（三）档案数字化建设步伐缓慢。2002年国家档案局《国家档案信息化建设实施纲要》颁布，自此我国全国各地、各高校档案信息化建设逐步开展。但是2002年广西的大部分高职院校刚刚从中专、技校升格为高职高专，学校工作的重心是整合办学资源、扩大办学规模，把精力集中在教学和科研工作上，根本无暇顾及信息化建设，因此档案数字化建设是非常滞后的。
（四）数字化档案信息安全存在问题。档案数字化为我们提供了方便快捷的服务，但是档案信息安全问题也成为档案管理中不可忽视的问题。一是将纸质档案原件数字化过程中，拆分、扫描、数码相机拍摄时容易造成档案原件的丢失或者字迹、数据不清晰。二是档案信息网络化后，面临着计算机“病毒”、“黑客”等安全问题。高职院校档案内容涉及范围广、信息量大，尤其是科研类档案具备非常高的科技含量。如果不加以安全保护，将造成重大损失。
三、广西高职院校档案数字化建设的对策
（一）加大对档案数字化建设经费的投入。要提高对档案管理工作的重视，加大经费投入。首先要配备档案专职人员，对档案人员进行定期培训，档案人员除具备档案业务知识外，还要掌握计算机操作、网络管理、数据库建设、图像处理等专业知识。其次还要配备档案数字化建设所需相关设施，如计算机、数码照相机、扫描仪等。
（二）制定完善的数字化建设的标准和制度。在开展数字化建设前期，按照国家制定的统一标准和规范，结合高职院校的实际情况，建立一套完善的档案数字化建设制度，确保学校档案数字化建设的质量，从而使档案管理朝着系统化、标准化和规范化方向迈进。
（三）做好前期调查研究工作。档案信息数字化是一项系统性工程，不可操之过急。高职院校档案信息量庞大，短时间内不可能将全部材料数字化。在进行档案数字化建设前，要做好调查研究工作，可到区内外先进的高校或者企业学习了解档案信息化建设的先进经验，避免盲目建设。根据本校近几年档案的利用情况，制定科学合理、切实可行的计划，要按照先新后老、先重点后一般的原则，分步骤对档案信息进行数字化。
（四）加强数字化档案信息安全。档案信息安全保护涉及的主要内容包括：信息安全规范、信息加密、信息认证、防治计算机病毒、信息备份、网络安全和档案信息长期可存取技术等。一是档案信息数字化工作中要注意档案材料的完整性，不能在数字化过程中造成原始档案的丢失、破损，在扫描或相机拍摄过程中要注意使字迹清晰不模糊。二是做好档案信息备份，购买先进的存储设备，避免档案管理系统的软、硬件更新换代后导致档案信息无法读取。三是档案信息数字化后，要维护好档案管理系统的稳定性和可靠性，给档案信息一个可靠安全的存储环境。
参考文献：
关键词：信息化环境；医院综合档案；数字化管理；应用
随着信息技术的发展，在社会各领域中都开始广泛地应用信息技术，而且已经成为推动社会进一步发展的巨大动力。而在现代社会信息化的环境中，医院综合档案在数字化管理方面的发展具有较为理想的空间。数字化方案管理方式的运用使得综合档案在流通运用方面与管理水平方面都得到了增强，并且全面优化并整合档案管理工作，使得工作效率得到了一定的提升。
1 医院综合档案数字化管理具体应用
1.1 数字化管理应用在纸质档案中
在纸质档案数字化管理过程中，通常采用的方法就是光电扫描。而在把纸质档案扫描并形成图像文件以后，就需要进行计算机储存。但是，这种扫描的方式是不能够对扫描图像进行修改的，所以，就能够实现档案原始性的保存目的。然而，值得注意的是，通过光电扫描而形成的图像文件会占据较大的空间，因此，这种方法比较适用在珍贵档案的数字化管理中[1]。除此之外，数字化管理应用在纸质档案中，还可以使用数字相机进行拍照，而且操作的步骤比较简单，所存储的图像具有较高的清晰度。另外，还能够有效地防止由于扫描或者是装订而出现的磨损问题。然而，这种方法所取得的图像，其大小同档案实际大小存在较大的差异，所以，一般在比较特殊的情况下运用。在此基础上，还可以将纸质档案转换成PDF的格式，并且向医院档案系统进行传送，使得档案管理的效果得以增强。
1.2 数字化管理应用在特种载体档案中
在特种载体档案的数字化管理工作中，主要包括了照片与声像档案的管理。照片档案的管理有纸质管理和数码照片管理，其中，纸质照片管理主要就是使用扫描仪器来扫描照片档案，而后进行储存。而数码照片的管理则是使用数码相机来翻拍档案，进而对其进行图像获取。除此之外，开展特种载体档案的数字化管理工作，最关键的就是实物档案照片管理，像是对证书或者是奖牌等物品以数码形式保存，进而为后期管理工作提供有力的支持。
医院的声像档案通常都会运用录音或者是录像等数字化的管理方法，而且，声像档案本身容量相对较大，所以，在数字化的管理过程中，一定要先开展缩小处理，而后有效地完成档案系统挂接的工作。在此之后，档案管理工作人员就能够在调用数字文件的时候更加便捷，更好地对视频图像进行点播操作[2]。
1.3 电子病历的在线备份
患者病历是医院综合档案当中所占比重最大的文件，而在开展病历档案的数字化管理工作中，应该确保电子病历与数字档案能够实现实时地传输，并且在市档案局中予以备份，更好地保障电子病历和档案的安全。其中，档案登记备份的主要内容就是医院信息或者是电子病历等，而容量则是档案数字化成果数据与服务器的数据，实现备份载体包的分别创建。
2 完善医院综合档案数字化管理的具体策略
2.1 与医院发展战略相结合
在医院综合档案数字化管理的过程中，一定要重视医院本身发展的战略，并与其进行有机结合，推动档案管理系统更好地为医院的未来发展提供所需的数据与信息支持。与此同时，医院的管理工作人员也同样应该端正个人管理态度，重视医院档案信息的现实意义，摒弃原有忽视文档管理部门作用的思想理念，把综合档案数字化的管理放置于重要的位置，并且融合医院发展战略，进一步推动档案数字化管理水平的提升。
2.2 医院部门信息系统的有机整合
在开展医院综合档案数字化管理工作的时候，需要结合信息平台，全面整合并优化各信息子系统，更好地营造医院信息的环境，提高医院档案数字化管理工作的水平。与此同时，需要对医院办公室文件管理、人事管理以及医疗研究等多个系统予以整合，最终构建信息化档案管理系统[3]。在此基础上，需要对信息管理系统进行充分且合理地运用，确保医院文件与档案接受科学合理的管理。另外，医院部门信息系统的整合还能够推动医院档案无纸化的办公管理工作开展，对信息数据进行简单地存取，实现档案资源的共享。在此背景下，充分地利用档案信息，发挥其自身的重要价值。
2.3 积极开展业务培训
因为医院综合档案的数字化管理会涉及到大量的文档数据信息，而且容量很大。所以，在实行档案全面管理的过程中，就会逐渐提高档案管理工作人员自身技能的要求，确保其对计算机的软件与硬件进行深入地了解与掌握，并且熟悉网络和信息技术。简单地说，就是要求综合档案数字化的管理人员发展成为复合型的专业人才，能够全面管理文档资料并灵活地使用计算机技术。医院只有全面培养专业化的工作人员才能够在后期的档案数字化管理工作过程中更好地增强工作效率，促进自身的进一步发展。
2.4 强化安全防护工作的力度
由于医院综合档案是医院方面的机密文件，所以，在开展数字化管理的过程中需要保密。然而，因为数字化档案的管理主要建立在网络信息技术的基础上，所以，很容易受到网络安全问题的影响[4]。除此之外，开展数字化信息管理方式能够有效地突破时间与空间限制，所以，很容易导致档案信息资源受到损坏或者是遗失。由此可见，在实行综合档案的数字化管理当中，一定要不断强化网络安全防护工作，并且对防盗措施进行合理地利用，通过对综合档案的复制与备份处理，使得医院档案信息数据的管理工作更加安全与可靠。
结束语
综上所述，将数字化管理方式应用在医院综合档案工作中，已经成为顺应时展的重要途径和手段，也同样为医院的数字化管理工作顺利开展提供了有力保障，使得医院服务与管理水平得到全面提升。而在医院综合档案管理工作中运用数字化管理工作已经体现出明显的优势，所以，通过采用合理的完善措施就可以积极地推动档案数字化管理工作的质量与水平，实现医院的健康可持续发展，为构建和谐社会提供有力保障。文章对信息化环境中医院综合档案数字化管理工作的应用进行了分析，并提出了合理的完善策略，旨在更好地促进医院综合档案数字化管理工作的发展。
参考文献
[1]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务，2015（13）：91-92.
[2]徐茁.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].医院管理论坛，2013，30（3）：57-59.
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