时间：2023-05-29 16:01:59
导语：在档案管理体系建设的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
诚信是社会和谐发展的基础，大学生信用档案是社会信用评价体系的重要组成部分，是一个大学生的社会认同的标志。建立大学生信用档案，提高大学生的诚实守信意识，就是加强对大学生的思想政治教育中的有效途径，促进高职院校诚信教育机制和完善的形成，为学校工作整个社会发展和进步具有重要意义。
1 高职院校建立学生诚信档案的作用
诚信是现代人才素质的基本要求，是市场经济的道德基础建设，诚信是大学生的基本道德素质必须具备的，高职院校在学生诚信档案管理中的诚信教育，主要目的是监督学生的行为，诚信铸就人生道路不可缺少的竞争力，告诉学生，如果个人诚信问题，将对就业和社会生活带来了不便，诚信是一种品德，不是单纯的个性要求，关乎一个人，甚至整个社会。学生失去了诚信不仅不能申报学校的奖学金，更不能办理个人贷款，学校还可以公布因违反诚信学生行为，让他们了解社会舆论的压力的严重性，在一般情况建立诚信意识，有利于督促学生重视信用，自觉维护良好的信用。高职院校学生获得良好的诚信教育，学校还为学生提供了信用档案，这将大大降低单位用人的工作量，有利于用人单位、学生的双向选择，有效地遏制了学生使用假文凭，证明作弊现象。
2 大学生诚信档案的含义及内容
诚信是现代人才素质的基本要求，是市场经济的道德基础建设，诚信是大学生的基本道德素质必须具备的，高职院校诚信教育的主目的是为了督促学生的诚信行为，大学生信用档案是指大学生在校期间的生活记录，能反映其在诚实信用状况的全面信息，对在校学习期间记录的奖惩，志愿服务，参加活动情况，其内容包括学生的思想道德，经济活动和日常生活，工作和学习等诸多方面。
大学生个人信用档案客观评价作为真实记录的辅助部分，其具体内容包括个人基本信息、学习评价、学校综合评价、实践承诺四个部分。个人基本信息，包括个人基本情况，家庭情况，家庭成员基本情况，身体检查的情况，入学后由学校统一组织学生工作人员收集上述信息，根据学生的个人成长过程中，不断补充更新。
学习诚信评价关于学生参加各种学习，考试，借阅等活动中的信用评估，包括奖学金获得，计算机等级考试，护士或护理人员通过资格审查、考试违纪、纪律处分等，特别是对学生存在的学习问题都如实记录，如：考试作弊、抄袭、上课迟到、早退等。
学校全面完整的评估，可以细分为以下四大类的记录：道德诚信记录，具体包括：每年道德素质综合评价的评价、违反学校的纪律处分的纪录、奖励和日常生活诚信状况的评价等。经济信用记录的完整性，个人经济的基本情况，交学费，助学贷款，勤工助学，社会支持的诚信记录，如学生贷款，包括无条件和理由不偿还、弄虚作假、骗取生活困难的津贴。社会实践诚信评价，学生在校期间的记录，以参与社区活动，公益活动，如：爱心捐赠、扶老助残和在体育、科学和技术等方面的各种荣誉等。毕业生就业记录：在学生毕业前诚信求职，学校将毕业生在校期间，个人信息细致、全面的记录，求职期间给予每个学生完整详细的记录，毕业生的简历也要经过严格的审核部门签字，这样也能形成一个严密和完整的个人简历。
践行诚信承诺是大学生信用档案的必要补充，根据《大学生诚信行为规范细则》编制，是在校期间学生有关行为的承诺。大学生自愿申请建立信用档案，并在诚信承诺书签字，同时，学生应切实保障严格的恪守诚信校规。
3 大学生诚信档案管理体系运行模式
大学生信用档案的基础工作，以收集，归纳、分类、整理、鉴定、利用等工作流程为主要线索，首先，要明确信用档案的收集范围，在数据收集过程中整理文件，学校各部门和个人应当对有关诚信档案信息的活动予以重视。其次，建立信用档案资料3级收集机制。第一阶段由在校大学生基层管理人员对学生的信用信息的采集，建立了专门的学生个人信用档案；第二阶段由高校将所有的学生档案汇总一起，利用计算机网络技术汇总到学校档案馆；第三阶段由档案馆为每位学生接收，存储，归档，诚信记录，以确保完整的库文件的完整，随时以备将来参考。
同样，学生信用档案的材料，必须进行动态管理，并坚持以下四点。
（1）严格链接学生信用档案管理信息。大学生信用档案的基本内容是复杂的，每个学生的信用记录都是独立的文件类型，形成学生个人的自我活动，如果学生信用档案，可根据学生―― 年级、性别、籍贯，各部门细化分类内容，将对读取档案提供极大的方便。
（2）规范文件管理工作流程的处理。作为档案管理部门，高校档案馆在高校学生信用档案管理中发挥着重要的作用。不仅要对学生信用档案，收集数据和初步审核，整理，同时也要科学分类和归档数据，使信用档案作为一个真正的实体，能达到识别和利用安排的完整性地步。
（3）科学借阅审查程序。信用档案，因为该材料的组成是在不断的变化，信用档案及时识别是必要的，在校大学生信用档案价值鉴定，直接关系到学生的个人信用问题，是一个非常严肃的工作，确定信用档案，要坚持实事求是的科学态度，遵循其真实性，普遍性，由学生事务处，学校诚信纪律办公室等职能部门组成学生信用档案评审组，以确保信用档案的综合性和真实性。
（4）建立一个数据平台，方便查询阅读网上信用档案制度。因此，将学生诚信档案管理工作实现网络管理的自动化，大学生信用档案和开放式管理的规范，将有助于进一步发挥大学生信用档案系统的作用。
4 继续加强高校学生诚信档案建设
高校档案记载着高校的发展历史、教学活动、人才培养计划以及科研成果，由于自身工作的特殊性，这些档案内容具有十分重要的学术研究价值，无论是对高校，还是社会发展都具有重要的促进作用。档案质量管理工作开展中，主要是指档案管理人员运用科学手段和专业技术，形成完善的档案管理质量保障体系，确保档案管理工作质量。档案质量管理工作核心内容主要是在档案管理工作基础上，进一步为高校长远发展提供保障。由此看来，加强高校档案管理质量保障体系建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。
一、高校档案管理质量现状
档案工作作为高校日常管理工作中重要内容，档案管理工作质量高低直接影响到高校日常教育事务的开展，而构建完善的档案质量管理体系涉及内容较广，是一项系统性的工程，需要工人员综合能力、服务意识、制度完善和基础设施建设等多个方面提供保障。但是就当前我国高校档案管理现状来看，其中仍然存在一系列问题，主要表现在以下几个方面。
1.档案管理工作认知存在局限
就档案管理工作认知角度来看，存在十分明显的局限性。多数人对于档案管理工作的认知停留在资料整理，是一项十分枯燥、乏味的工作，没有什么发展前途，这就导致很多档案管理人员对工作的敷衍了事，责任意识欠缺，难以全身心投入工作中，严重影响到档案管理工作质量。
2.档案管理工作不规范
档案管理工作开展中，无论是资料搜集和管理工作，还是借阅制度都存在明显的缺陷和不足，出现这种现象的原因主要是由于高校对于档案管理工作重视程度不高，实际工作开展中未能更加规范的开展，档案的分类存放和借阅都存在着明显的缺陷，很容易造成档案资料的丢失和损坏。档案资料在借阅过程中，受到领导干部的影响尤为严重，很多领导说一句话就会影响到档案管理工作正常开展，无法遵循档案借阅流程进行[1]。
3.档案管理基础设施建设滞后
就档案管理工作现状来看，传统的管理工作模式已经无法满足实际工作需求，迫切的需要对管理理念、管理内容和管理方法进行创新，应用更多现代化管理技术，加强档案信息化建设。诸如，在档案管理工作中计算机、移动存储设备和温度调控设备的应用，均是当前档案管理部门的基础设施建设必备品。但是由于高校长期对档案管理工作的忽视，导致档案管理部门基础设施建设力度不足，存在明显的缺陷和不足，严重影响到档案管理工作有序开展。
4.档案管理奖惩体系不完善
档案管理工作开展中，如何能够为管理工作质量提供更坚实的保障，管理工作人员在其中所起到的作用是尤为突出的。这就需要完善的约束机制，促使管理人员能够有序开展工作，提升档案管理工作质量[2]。对于表现良好的档案管理人员予以奖励，工作敷衍了事的人员则给予严厉惩罚，以此来调动员工工作积极性，提升档案管理工作质量。
二、高校档案管理质量保障体系建设对策
1.强化档案管理意识，营造良好的工作氛围
高校档案质量管理工作开展中，主要是档案管理工作人员积极参与其中，运用科学合理的管理方法，充分发挥档案管理的作用，有针对性的建立一套完善的档案管理质量保障体系，确保档案管理工作能够有效落实到实处，提升管理质量。基于此，首先，应该号召档案管理部门所有领导干部、工作人员的积极参与，实现全方位的配合，根据相关制度和标准对文件资料进行管理，确保档案资料能够及时归档，提升档案管理质量[3]。其次，对档案管理全方位监控。高校建立完善的档案管理质量保障体系，加强工作监督是尤为必要的，并且贯穿于档案资料的收集、整理、审核、分类以及使用等全过程，一旦发现违规操作问题，及时有效的制止，寻求合理措施予以解决，确保档案管理工作能够落实到实处。最后，应用先进管理技术手段。通过应用现代化科学技术和统计方法，有针对性解决档案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的档案管理制度，为档案管理质量奠定基础
为了确保高效档案管理工作能够有序开张，有章可循，健全和完善档案管理制度是尤为关键的，促使高校档案合理利用、规范整理，健全各方面的管理制度，确保档案资料的收集、整理、分类、利用等过程都能够有章可循，形成更加全面的档案管理网络，有针对性解决档案管理工作中出现的问题，提升档案管理工作质量[4]。完善档案管理部门的岗位职责，根据工作计划有针对性开展档案管理工作，更加细致、全面。此外，还应该强化档案质量管理意识，确保档案资料完整、清晰、无缺陷，实现档案工作的集中统一管理，提升档案管理效率。
3.强化档案管理人员培训力度，提升人员综合素质
档案管理工作是一项系统性的工作，工作十分枯燥、单调，档案管理人员的综合素质和责任意识高低，对档案管理工作质量影响十分深远。这就需要结合高校实际情况，有针对性的优化档案管理人员结构，定期组织培训和考核，强化档案管理人员综合素质和责任意识，全身心投入工作中，提升工作质量。
关键词：档案信息化档案管理方向
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
前言:档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1、档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程
档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
2.1 拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.2 提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4、结语
计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献：
摘 要： 对信息档案进行信息化建设是档案工作将来发展的必然趋势，能够更好的提高档案工作服务的能力，在高校中也是如此。在很多高校中，计算机已经成为了高校进行档案管理的重要设备，本文主要对高校中档案信息化建设中存在的问题进行了研究，并找到了一些措施，希望能够更好的推进我国高校的档案信息化建设。
关键词： 高校档案管理；信息化建设
随着社会和科技的发展，以往高校档案管理的一些办法和技术已经无法完全的满足高校档案建设的需要。将其信息话是符合高校档案发展需要的。但是怎样解决现在档案信息化建设中存在的问题，做好档案的管理工作，是很多高校的档案管理人员都面临的重要问题。
一、 现在，我国高校在进行档案信息化建设的过程中存在的主要问题
（一） 在对档案信息化认识方面存在一定的欠缺
首先，很多学校领导和档案管理人员都没有真正的认识到档案建设的重要性，甚至很多人都认为档案建设就是用来收藏，档案也是保密的；其次，对社会发展趋势认识的时候，存在一定的问题。很多人都没有真正的认识到现在已经进入了信息化社会，高校想要更好的发展便必须做好档案的信息化建设；最后，很多高校在进行档案信息化建设人员投入的时候不够重视，很多档案管理人员本社的素质比较差，不但不具备计算机方面的技术，档案管理的素质也比较差。
（二） 进行档案管理的时候，相关的手段比较落后
现在，很多高校在进行档案管理的时候，都存在方法落后以及制度不够完善的问题，很多学校依旧采用以往的办法进行档案管理，投入的经费比较少，相关的奖惩制度没有健全，这也导致了高校中负责档案管理的人员本身的工作积极性比较差，没有将自身的创造性和主动性更好的发挥出来。
（三） 高校档案管理人员自身的素质比较低下，无法满足信息化的需要
计算机技术在我们的生活中运用的非常的广泛，但是很多高校进行档案管理的工作人员本身的素质比较低下，知识结构不能满足档案管理信息化的需要，计算机方面的人才比较的少，大多数的工作人员并不能用计算机进行档案管理，并且信息开发应用方面的意识也比较的差。
二、 提高高校档案管理信息化建设的一些措施
（一） 领导必须认识到档案管理信息化建设的重要性
在高校中，档案管理信息化对高校的发展和建设是非常重要的，而领导的认识和态度会在一定程度上决定这个学校的档案管理信息化程度，所以高校的领导必须真正的意识到档案管理信息化的重要性，并将档案管理信息化建设纳入到学校的规划中去，并在建设过程中，投入大量的资金和人力。
（二） 进行 权威机构的建立，做好高校档案信息化建设的统筹工作
教育行政主管部门的领导应该重视机构的建立，做好相应的统筹规划、实施以及保密等方面的工作，将档案信心的网络建设作为信息化建设的基础，努力的解决信息化过程中存在的各种困难。真正的意识到高校网络扩建整改对于档案信息化建设的意义，并抓住这个机遇，进行相应标准和规范的建立，进行应用软件的开发，并做好安全防范方面的措施，做好数据库的建设。
（三）建立健全相应的制度，保证信息化建设的顺利进行
1、应该进行考核奖惩制度的健全
在高校档案信息化建设的过程中，那些做出巨大贡献的工作人员或者集体，应该对其进行表扬，在其评职称的时候也应该给起提供一定的便利；对于那些在进行档案管理或者信息化建设过程中，出现问题并给学校带来严重损失的人，则必须追究其责任，给其一定的处罚，将管理人员的积极性充分的调动起来。
2、健全培训制度
学校还应该对培训学习制度进行一定的健全，学校可以用进修和座谈会等方式，做好管理人员的培训工作，提高管理人员本社的素质。
3、健全保障制度
想要做好学校档案管理信息化建设，学校还应该进行保障制度的建立和健全，保证费用的充足。
只有做好以上几点，才能够给高校的档案信息化建设奠定良好的基础。
（四）做好档案管理系统的建设
在高校中，档案管理应用系统建设是档案信息能够交换和共享的一个重要平台，做好方案管理应用系统的建设也是高校档案信息化建设的一个重要基础。
1、 学校应该根据相关的规定做好档案管理软件的应用和管理
这样不但能够更好的帮助学校进行档案的信息化建设，还能够做好档案的网上预处理和归档工作，不但存储比较的方便，利用的时候也会比较的方便，同时还能够保证档案本身的完整性，对于文档一体化的实现是非常有利的。
2、 将档案信息数据库、相关管理软件以及网络建设结合在一起
这样能够更好的实现档案的网络利用，这对于统计和反馈都是非常有利的。但是，现在在进行档案网络利用的时候还是存在一系列的安全隐患，必须不断的进行技术的开发，解决这些问题。
（五） 做好馆藏档案的数字化建设
在高校中，数字档案的重要来源便是馆藏的纸质档案，想要实现档案管理的信息化建设便必须将其数字化。现在，在对其数字化的时候主要的办法是扫描和键盘录入。键盘录入本身速度比较慢，并且还很容易出现误差，效率非常的低下，出发键盘录入技术能够得到较大的发展，否者这种方式将会被淘汰。现在很多学校在进行馆藏档案录入的时候采用的都是扫描的办法，这种办法速度比较快并且非常方便，也利于网络的传送，所以在实际应用的时候应该努力的做好成本的控制，提高其效率。
（六）进行档案信息化管理队伍的建设
在高校的档案信息化建设中，管理人员的素质会直接决定管理的效果。但是现在很多高校的档案管理人员能力达不到要求，无法做好档案管理的信息化建设，所以必须对其队伍进行建设。首先应该对现有的管理人员进行培训，努力的提高其专业素质；其次，应该努力的引进相关的人才，将符合档案建设需要的计算机人才和档案管理人才吸引到学校中来，并为其工作创造出良好的环境，提高管理人员本身的工作积极性。
结语：
在高校中，对其档案进行信息化建设，是符合高校发展需要的。我们必须真正的认识到这一点，学校领导在重视档案信息化建设的同时还应该完善档案管理制度，给其提供足够的资金，并做好专业人才的引进工作，这样才能真正的提高高校档案信息化建设和管理的效果。 （作者单位：武汉纺织大学人事处）
参考文献：
[1] 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报，2009（05）
[2] 刘彦君.关于高校档案信息化建设的现状及其发展研究[J].湖北大学成人教育学院学报，2011（06）
[3] 顾玉红.加快档案信息化建设 提升档案管理水平[J].办公室业务，2013（22）
关键词：档案事业管理体制； 机构改革； 体制改革
在长期的发展中从事各种活动形成并积累了大量的档案，如何能够按照一定的原则和要求，建立完善档案管理制度，科学正确的管理的档案，并且积极地开发档案信息资源，为长远发展服务是相当重要的组成部分。但是，通过广大档案工作者多年的理论探讨，单从档案工作的自身要求看，档案产生的主体、服务对象、工作的环境不断发生变化，档案管理理念、技术手段、队伍素质必然随之发生深刻变化，这就要求适应新环境的变化，与时俱进地建立起统一的、规范的档案管理制度体系。
1 加强档案管理制度体系建设的背景
“制度”是规范人们办事程序和行为方式的规则，“体系”是制度相互监督、相互制约、相互补充的“集合”，是整体性、协调性、科学性与合理性的统一。加强制度体系建设是各项管理工作永恒的主题，“没有规矩不成方圆”，档案管理也不例外。
我们都知道，档案是在生产经营等活动中形成的有保存价值的历史纪录，不但是对过去和现在的业务活动、机构调整等行为的记录，更是对未来的改革发展、经营决策等重大行为的决策依据以及维护合法权益的历史凭证，是的宝贵财富。因此，加强档案管理，建立完善档案管理制度体系，管理利用好档案，对的生存和发展起着非常重要的作用。
然而，目前档案管理工作制度体系建设中存在诸多问题需要我们认真进行反思，如：制度的确立仅以档案工作的自身业务需要为导向制定，并没有充分考虑到与这些制度相关的利益主体的需要，总是习惯于“为加强本单位的档案管理，提高本单位的档案工作质量，制订本规范”、“为加强本的档案保管和管理工作，特制订本规定”等等，来说明档案工作制度的建设目的或目标，缺乏与时俱进、为社会服务的理念；有的档案工作制度的制定没有充分征求和吸纳来自利益相关者的意见和合理化建议。显然，以这种理念确立的制度难以满足工作需求和社会需求，缺乏制度应有的约束力、广泛的影响力和科学的执行力，严重影响和制约了制度的贯彻落实，大大降低和弱化了制度的实施效力。
2 加强制度体系建设
建立档案管理制度体系不能“一概而论”， 也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆，这是一个需要长期规划、逐步推进的系统工程。我们应该看到，在 “向管理要效益” 的大环境下，档案工作的存在与否，已不再取决于上级部门的行政指令和要求，而是取决于档案工作是否能在制度中发挥积极的作用。因此，建立与制度融合为有机整体的档案管理制度体系，在“管理创新、模式创新”的发展规划中加强制度体系建设，应当是档案工作求生存、求发展的必然途径。如何加强制度体系建设呢？笔者认为：
第一，从开发“管理层”入手。档案是在生产经营活动中产生的，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据，也是重要的无形资产。目前，就本集团公司来看仍有不少下属的公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用，没有把档案管理建设工作提到管理的议事日程，这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够，因此，首先必须提高负责人的档案管理意识，才能提高的档案管理意识，在全公司树立档案是资产、具有实用效益的观念。
第二，从管理“规范化”切入。提高档案工作管理规范化水平，“10号令”为档案管理工作提供了法律依据。要据此建立完善适宜的档案管理工作规范，规范别要注重档案资料的收集工作，“巧妇难为无米之炊”，收集是档案是规范管理的关键环节，档案资源收集不上来就谈不上管理。对于档案的收集工作，要在制度体系上给予保障，切实将档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。
第三，从增强“适用性”着眼。并不是说所有类型的都要构建模式相同的体系，而是应从实际出发，不拘一格，与时俱进，建立和完善适合自身发展的档案管理机制。笔者认为，一些小型只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型建立档案管理机制，关键是要保证档案收集及时完整、保管得当、利用有效，档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时展，是否符合发展需要，是否有利于档案管理的可持续发展。
第四，从提高“利用率”发力。提高档案资源的利用率是档案管理是否引起管理层、员工重视的“生命线”。目前，仍有一些对档案管理没有引起足够的重视，没有建立系统的档案管理机制，档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部，而这些部门之间又互相封闭，导致的档案管理不能做到完整、准确、系统的收集，档案资源容易流失，不仅不利于档案的永久保存，还会给档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高，认为档案可有可无，“书到用时方恨少”，档案管理亦如此，只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”，档案资源一定会有“用武之地”。
第五，从优化“档案员”队伍抓起。档案管理人员是落实档案管理制度体系的最直接的执行者，贯穿于收集、整理、鉴定、保管、编研、提供利用等各种活动中，如果不精通档案专业知识，就会影响档案业务活动的准确性、有效性，档案管理的质量和水平也就无从说起。因此，要求档案管理人员必须与时俱进，掌握新技术、吸收新信息和新知识，做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，看到新工程、新项目，听到新活动、新举措，接触到与生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验、及时收集，养成雷厉风行的作风，对发生的档案信息源抓紧处理，不讲代价，并按照一定的属性分门别类整理，以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富，方便各职能部门的查阅，为管理层决策提供更加广阔的视野和更深层次的档案信息资源，这样才称得上是合格的档案员。正如加拿大著名档案学家特里・库克所言，档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，这样才能“重新坐回上帝的身边”，体验“为上帝服务”的快乐，做档案管理工作的忠实实践者。
3 档案管理工作要更新观念
综上所述，我们不难看出，档案管理制度体系是一种多元、灵活、高效的统一体，主要由档案规范标准、档案行政管理规章制度和各职能部门档案管理岗位职责组成，其中档案规范标准是整个体系的核心，档案行政管理规章制度是落实档案规范标准的组织保障，职能部门档案管理岗位职责是落实“档案规范标准”、“档案行政管理规章制度”的具体体现。无数的案例证明，完善的档案管理制度体系能减少的管理成本，为创造管理效益。随着市场竞争的日益激烈，发展的速度和脚步不断的加快，作为记录发展轨迹的档案管理工作也要更新观念，档案管理制度体系更要与时俱进，在市场竞争、发展中切实加强档案管理制度体系建设，才能不断提高档案管理水平，使档案管理工作真正服务于发展的需求。
参考文献
[1]荀巨虹.煤矿企业档案管理中存在的问题和对策浅析[J]. 中国集体经济. 2011（24）
[关键词] 档案管理 存在问题 信息化建设
21世纪奖成为信息社会，这一点已成为世界共识。信息技术已当代社会最具潜力的新的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源。
一、档案管理中的问题及解决方法
1 档案管理中存在的不足
1）对档案管理工作不够重视。在很多人看来，档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视档案管理工作。
2）部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，从而对档案利用产生了不利影响。
3）档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得档案管理，直接影响到档案的完整与安全。
4）档案收集工作力度不够。要想管理好档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，档案管理形同虚设。
5）更为重要的是档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，这些不利于管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
2 档案管理的对策与思考
1）加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作。
2）加强档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质。对档案管理人员进行组织培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。
3）建立档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理档案和档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的档案信息管理系统，进而实现档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。
二、档案管理的信息化建设
1）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值。
2）应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。
3）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。
总之，改变档案管理存在的问题以及档案管理的信息化建设应该同时进行，才能更好的让档案管理工作适合当今社会的发展需要，不仅改变档案管理的面貌更能发挥其重要性，尤其值得注意的是在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。
资源的收集、管理和开发利用等问题进行了初步探讨。
【关键词】工程建设；档案管理；信息化；数字档案
0 前言
在各行各业“十一五”信息化发展规划纲要的推动下，各行业、各单位不断加大信息化建设力度和投入，整体水平得到了一定提升。作为信息化建设重要组成部分的档案信息化工作，虽有一定发展，但总体水平仍然滞后，越来越不能适应行业与时展的需求。所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用，其最终目的就是要实现对档案信息资源真实、完整地采集和保管，安全与合理地使用，以满足用户对档案信息的迫切需要[1]。随着信息技术特别是计算机技术、网络技术、信息安全技术的发展，工程建设档案管理将不可逆转地向电子化和数字化方向发展。乔布斯说过，“并不是我们一定要过河才能到达彼岸，而是彼岸世界正向我们走来。”因此，面对日益紧迫的压力，工程建设档案管理工作亟待转变、创新和发展，以跟上时代的步伐。
1 目前工程档案管理中存在的问题
蓝图的使用已经有很长的历史，在实际使用中存在以下问题：一是，不利于环境保护和职业健康。蓝图在生产过程中，需加入氨水进行熏制，熏制的过程会挥发氨气、三氯乙烯等有害气体污染环境和影响员工的身体健康，生产出来的蓝图，表面还会不断挥发有害气体，造成二次污染，给接触蓝图的工程技术人员、档案管理人员等造成影响。二是，效率低下。晒图、底图归档、底图入库后调配加晒等工作全是手工操作，速度慢，容易出错。同时档案室需要大量的库房进行底图和蓝图的保存。三是，归档电子文件的真实有效性得不到保障。传统的蓝晒模式造成最终只有底图才能保证和提交蓝图是一致的，虽然现在也要求工程技术人员对电子文件归档，但电子文件与纸质文件的一致性无法得到保证，造成技术人员只能以档案库房中的底图作为正确的版本使用，收集的电子文件只能作为参考使用，电文文件的优势没有充分发挥。
2 工程档案信息化建设需求分析
2.1 工程档案的传统管理方式落后，库存压力与纸张资源消耗大
随着时间的推移，纸质档案越积越多，一方面消耗了大量纸张，另一方面档案库房不堪重负，但库房面积不可能无限扩大，采用数字档案是时代的要求，也是解决现实问题的有效途径，可节省70%以上的库房面积与纸张资源。
2.2 档案资源利用方式落后，不能适应现代企业生产、工程管理对档案资源的快速利用需求
就拿一个大型项目来说，从前期准备，到勘察、设计，再到施工与运营管理，各阶段产生的档案都很多，而且联系紧密，具有时间、档案产生地点的不一致性，通过电子文档可很方便的实现传递、查阅与利用，电子文件的高速流动性，实现了档案快速、远程的利用价值。
2.3 目前全国工程建设行业设计单位已经熟练掌握了CAD技术，实现了设计过程由手工制图向数字化技术应用的转型
面对当前大量产生的电子文件，一些行业、单位没有有效的收集管理方法，无法保证电子文件的收集准确率与完好性。
2.4 技术档案凝聚着工程技术人员的智慧和心血，是一笔宝贵的财富，对推动工程技术工作的发展，提高工程技术人员的水平和效率，维护单位和个人的合法权益，服务国家经济建设有着重要作用
2.5 工程档案管理是为利用服务的，让管理出效益、向管理要效益是我们所追求的最终目标
作为档案管理，无论是实物档案还是数字化档案，都是为了更好地发挥其作用，追求最大工作效益和经济效益。当前网络化、信息化技术已全面普及，原有的档案管理方式在一定程度上对档案管理效益最大化形成了制约。
2.6 环保和职业健康的需要
采用白图替代蓝图，办公区可以减少一个直接污染源，有利于改善环境，对业主、施工及广大工程技术人员、档案管理人员来说，也将逐步减少二次污染，有利于环境保持和员工身体健康。
3 工程档案信息化管理工作探讨
3.1 改变传统档案管理观念和工作方式
为适应工程档案信息化的发展要求，档案管理必须化被动为主动，对传统的管理理念和工作方式进行转变和创新。一是，以手工管理为主向计算机管理为主转变，不仅包括电子文件的管理，还包括档案的登记、统计等各项工作；二是，从以管理档案实体为主向管理档案信息为主转变；三是，从重管理为主向网络化利用服务为主转变，在确保安全的前提下，以满足生产和管理应用为第一目的，充分发挥档案信息资源在促进企业发展、生产经营和工程管理过程中的作用，全面提升利用档案信息资源水平。
3.2 根据各行业、各单位自身特点，研究建立工程档案信息化管理模式
针对各单位实际管理和利用需求，将传统的保管、借阅工作重点转化为根据用户需求，提供快速电子数据加工处理服务和档案利用、查询技术咨询服务的新型工作模式，采用技术手段有效解决电子文件归档准确率与完好性难题。在充分考虑各种需要，满足现阶段有关规定、规范要求的情况下，采用管理浏览、保存和利用三种电子文档类型（快速浏览功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的应用系统设计[2]。
3.3 通过技术创新解决档案快速查询和利用需求问题
针对工程建设勘察、设计档案资源单个电子文件（CAD图纸）容量大，一般在网络环境下浏览、显示慢的问题，通过技术创新，研发符合自身使用需求的档案信息管理平台，以实现网络数字档案服务利用的快速传输、浏览、下载利用。例如，采用高保真、高倍率压缩和还原技术及全文检索技术实现快速、准确的检索和安全浏览、下载档案资源；针对档案管理人员需要重复录入大量信息问题，采用图像解析和OCR识别技术，实现图纸相关信息自动添加到档案信息管理系统中。
3.4 将档案信息化工作贯穿到工程管理全过程的控制中
首先，档案管理人员应积极参与工程技术管理和设计、生产过程管理控制，使信息形成、管理到归档环节能够平滑、无缝联接；其次，要求技术人员积极参与档案信息化建设，引导他们利用新的知识传播手段，通过网络终端快速获取档案资源，提高管理、利用效率。
3.5 建立相应的规章制度
制定数字档案管理人员相关职责、工作内容、范围以及责任和义务；制定数字档案使用规定，明确使用、查阅数字档案资料人员权利、责任和义务；制定数字档案维护管理制度、数字档案资源安全管理办法等规章制度，实现数字档案的有效管理。
结合工程建设档案工作现状，为建立高性能网络数字档案服务体系，要充分借鉴国内外档案信息化建设的技术理念和成熟经验，以档案数字化为手段，通过一系列创新研究，解决企业在档案信息化建设方面应面对的各种问题，实现档案信息的数字化管理，并在局域网和互联网环境下提供开放式档案信息快速利用服务。
4 工程档案信息化建设中值得重视的问题
4.1 档案信息管理标准化和规范化问题
由于档案信息化建设起步不久，在信息管理标准方面相对于实体管理而言，比较薄弱，这在一定程度上阻碍了档案信息化的发展，大力加强档案信息管理标准化的研究和制定，是当前档案信息化工作的首要任务[3]。
4.2 电子档案的原始性和法律效力问题
电子文件具有可塑性、易更改性和信息与载体的可分离性。作为档案的电子文件，怎样体现档案最基本的属性，怎样认识并保证电子文件的原始性等问题，值得我们积极地研究与探索。我国的档案法规已有了一定基础，但相关法规体系还不够完善，电子文件的法律地位问题还在解决过程之中。
4.3 电子档案信息的安全问题
要实现工程档案的信息化，就必须依赖于计算机技术与网络技术。与纸质档案的利用相比，数字档案的安全保密更加难以控制。一般的解决方法是将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性[3]。
4.4 电子文件的质量问题
一是，电子文件的准确性问题，由于设计人员习惯于对图纸的刮改，有时电子文件没有与纸质文件一起同步修改，造成最终纸质成品与电子文件的不一致；二是，电子文件的完整性问题，由于有时电子文件与纸质文件归档不同步、技术人员责任心等原因，造成电子文件归档不完整，另外电子文件本身没有带签名而不完整；三是，电子文件的规范化问题，工程技术人员作图随意使用字体、线型等，作图不规范造成电子文件利用的困难。
4.5 档案信息数据不能共享问题
目前，信息化技术的应用大部分还处于一种单一化状态，大部分单位还局限于专业软件的使用，数据不能共享，数据孤岛现象比较普遍。因此，在未来若干年内，工程建设行业中的工具软件将进一步得到广泛应用。
4.6 信息保存技术的过时问题
由于计算机技术与软件升级换代很快，一旦软硬件技术过时，依赖于计算机技术而保存档案信息，也面临着严重的问题。比如由于技术过时，导致数字信息不能被读出，那么它就失去了保存的价值。现在，一般是通过数据迁移来保存发展信息。
5 结语
随着现代科技的迅速发展，知识经济正在悄然兴起。档案工作也在知识经济大潮的冲击下，面临着新的挑战。作为一种知识来源，工程档案在知识经济时代对科技创新和社会生产力的发展将发挥更大的作用。认识和思考当前工程建设档案管理及档案信息化建设过程中的问题，将有利于档案信息化建设进程的推进，有利于在提高生产力、节约资源、保护环境方面做出贡献。
【参考文献】
[1]靖广华.试论档案信息化和数字化建设[J].经济师，2010（1）.
【关键词】档案管理；信息系统；建设
随着我国档案信息化建设的逐步推进，建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案管理信息系统建设的道路坎坷，许多已建系统带来的效益远远不及预先的承诺与期望，系统建设中耗资巨大、效益难望，或半途而废、或使建设单位背上沉重包袱的情况时有发生。应该说造成上述状况的因素是多方面的，但笔者认为，大多数档案信息管理系统建设不成功的原因除了由于建设单位对问题的复杂性认识不足，对于建设中遇到的困难没有思想准备，缺乏有效克服困难的方法与手段外，主要还有以下几个问题应引起注意。
一、系统开发过程中用户参与程度低
用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各阶段工作的重要依据。由于专业背景不同，信息系统专业人员对用户需求的理解和用户对计算机化的信息系统功能的理解只能随着建设工作的进展逐步加深。在多数系统建设过程中，用户参与程度低，系统建设工作主要由信息系统专业人员承担，信息系统专业人员所习惯的工作结果的描述方式用户难以理解，双方缺乏有效的沟通，用户的许多需求难以表达，在建设过程中也难以反映出来。由于用户需求得不到全面、准确的反映，用户对系统建设中的问题、困难和制约条件也缺乏理解，使得系统建成后，遗留问题多，用户满意度低。
档案管理信息系统的用户是各级各类档案管理机构。满足它们在档案管理活动中的信息需求，是管理信息系统建设的直接目的。由于系统本身和系统建设工作的复杂性，用户的需求不容易一次表达清楚。随着建设进程的推移和工作的深入，用户需求的表达和系统建设的专业人员对用户需求的理解才能逐步明确、深化和细化。而且，档案管理信息系统是人—机系统，在实现各种功能时，人与计算机的合理分工和相互密切配合至关重要，这就需要用户对系统的功能、结构和运行规律有较深入的了解，专业人员也必须充分考虑用户的特点和使用方面的习惯与要求，以协调人—机关系。档案管理信息系统的建设不同于一般工程项目的开发，不能简单地采用“交钥匙”办法进行承包。用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，而用户与系统建设工作脱节，往往是系统建设工作失败的重要原因之一。
二、缺乏科学、有效的系统规划
凡事预则立，不预则废。科学规划对于任何需要经过较长时间努力才能实现的事情都是非常重要的。规划，一般是指对较长时期的活动进行总体的、全面的计划。档案部门作为信息服务部门，适应时展要求，其结构和活动内容日趋复杂，实现档案信息管理计算机化需要经过长期的努力，因而必须对档案管理信息系统的建设进行规划，根据部门的目标和发展战略以及档案管理信息系统建设的客观规律，并考虑到部门面临的内外部环境，科学地制定管理信息系统的发展战略和总体方案，合理安排系统建设的进程。
随着科学技术的进步和社会经济的发展，国际社会和国内信息化进程不断向前推进，档案管理系统建设的需求日趋紧迫。尽管档案管理系统经过这些年的努力已经有了很大的发展，但不少已经建成或正在建设的系统仍然面临一系列问题。其中主要的问题是：系统建设与档案事业发展的目标和战略不匹配；已建成的系统解决问题的有效性低，不能适应环境变化和组织变革的需要；组织结构陈旧，管理落后；系统使用人员的素质偏低；系统开发环境落后，技术方案不合理；系统开发以及运行维护的标准、规范混乱；资源短缺，投入太少，而对系统的期望又过高。造成以上问题其中一个主要原因就是人们更多地关心怎样建设一个管理信息系统，而对于建设一个什么样的管理信息系统却注意不够。对于系统的具体方案考虑较少，对总体方案与发展战略不够重视。
三、系统测试工作流于形式
大多数档案管理系统，特别是与软件开发公司联合开发建设的系统，由于用户缺乏系统开发工作常识，开发单位急于报成果，开发公司刻意缩短开发时间降低开发成本等原因，致使系统测试得不到充分进行，有的甚至流于形式。造成开发人员撤走后，系统运行过程中缺点、毛病百出，许多功能无法实现。因此，不要以为程序设计完成后系统开发工作就已经完成了，其实大量而艰巨的系统测试工作才刚刚开始。系统测试是信息管理系统开发周期中一个十分重要而漫长的阶段，其重要性体现在它是保证系统质量与可靠性的最后关口，是对整个系统开发过程包括系统分析、系统设计和系统实现目标的最终审查。尽管在系统开发周期的各个阶段均采取了严格的技术审查，希望尽早发现问题予以修正，但依然难免遗留下差错，如果没有在投入运行前的系统测试阶段被发现并及时纠正，问题迟早会在运行中暴露出来，到那时要纠正错误将会付出更大的代价，甚至会造成不堪设想的后果。之所以说系统测试是一个漫长的过程，是因为测试阶段占用的时间、花费的人力和成本占软件开发的很大比例。统计表明，开发较大规模系统，系统测试的工作量约占整个软件开发工作量的40-50%。而对于一些特别重要甚至人命关天的大型系统，测试的工作量和成本更大，甚至超过系统开发其他各阶段总和的若干倍。
四、系统维护工作没有得到足够重视
管理信息系统在完成系统实施、投入正常运行之后，就进入系统运行与维护阶段。一般信息系统的使用寿命，短则4-5年，长则达10年以上。在系统的整个使用寿命中，都将伴随着系统维护工作的进行。系统维护的目的是保证管理信息系统正常而可靠地运行，并能使系统不断得到改善和提高，以充分发挥作用。因此，系统维护就是为了保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最新的、最正确的工作状态。
然而系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视。人们往往热衷于系统开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境发生变化，最终用户无从下手，这就是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。系统维护的费用往往占整个系统生命周期总费用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山来比喻系统开发与维护的关系，系统开发工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重视，而系统维护工作如同冰山浸在水下的部分，体积远比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽视；从另一方面来看，相对具有“开创性”的系统开发来讲，系统维护工作属于“继承性”工作，挑战性不强，成绩不显著，使很多技术人员不安心于系统维护工作，这也是造成人们重视开发而轻视维护的原因。从近几年来一些档案部门在信息系统建设实践中得出的正反两方面的经验来看，系统维护确实是信息系统可靠运行的重要技术保障，我们应给予足够的重视。
参考文献：
[1]赵金卓，熊珊珊，刘贇.高校教师诚信档案管理系统实践研究[J].科技信息，2009（15）.
[2]车梅芳.试论实现档案信息化的必要条件和保障措施[J].中国机关后勤，2009（07）.
[关键词]档案管理;信息化;问题;措施
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0327-01
1、信息化管理对企业档案工作的意义
1.1 有利于企业提高效率，降低管理成本
相对于传统档案管理模式，档案现代信息化通过信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，能让企业以较高的工作效率及较低的成本进行充分利用资源，节约产品的开发费用，促M企业快速发展。
1.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力
企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。
1.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进
档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。
2、企业档案管理信息化建设存在的问题
2.1 思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展
近年来，我国科学技术水平有了不断的进步，但是我国诸多档案管理人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提高。
2.2 基础条件薄弱，技术、资金不足
档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。
2.3 档案管理人员素质亟待提高
企业档案管理正处于由传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。
3、加强企业档案管理信息化建设的有效措施
3.1 完善档案管理信息化制度
企业要从思想上重视档案信息化管理，利用现代信息资源，结合企业现状，不断完善档案管理信息化制度，规范人们的日常工作行为，提高档案管理工作水平。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目标，并严格按照要求进行工作。其次，实行工作责任制度。把档案管理工作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。最后，要加强各部门的协作。企业内部各部门要配合档案管理工作，科学、合理的利用信息资源。
3.2 加强电子档案管理
企业档案管理信息化建设的重要表现形式就是建立电子档案，因此要加强电子档案管理。电子档案管理主要内容有：对电子档案的接收、保管、利用的技术及手段进行研究，制定行之有效的管理办法，达到电子档案管理标准化和规范化的目的。现代社会是一个信息爆炸的时代，档案管理形式多样，比如录音档案、照片档案、视频档案等，需要对不同类型载体的档案进行转换，要加强对电子文件的搜集、整理、建档、保存、管理等一系列工作，方便信息的检索，实现资源共享。
3.3 完善信息网络，实现资源共享
企业要积极利用现代信息技术，不断完善信息网络，实现资源共享。首先，建立统一的档案管理信息化平台。加强企业内部各部门之间的信息交流和沟通，建立企业内部统一的档案管理网络平台，实现各部门间的信息互通和共享，方便员工根据自身情况进行信息检索，为部门领导决策提供参考。其次，建立对外档案管理网络平台。现代信息日新月异，企业要时刻关注社会信息，积极走入市场，及时更新档案信息和掌握市场行情，实现档案信息的共享，提高企业市场竞争力。
3.4 加强档案管理信息化安全建设
企业档案管理信息化的最大特点就是利用计算机网络，而现代网络环境比较复杂，会受到病毒、垃圾信息等不良因素的影响，所以要加强企业档案管理信息化的安全建设。首先，档案管理人员要树立安全意识，严格按照工作标准执行，定期对档案信息进行检查，及时发现问题并采取相应措施解决，避免留下安全隐患。其次，利用最新技术加强档案信息化安全管理。加强网络安全体系构建和完善，建立防火墙并定期进行检查和杀毒，也可以进行网络访问限制，比如说身份认证、访问受限等，同时对重要文件进行备份保存，避免出现重要信息丢失而无法找回现象。总之，企业加强档案管理信息化建设，必须要做好信息安全管理工作。
3.5 加强档案管理法治化建设
我国从改革开放先后了许多政策用来改善档案管理工作。法制化是管制档案管理工作的根本，要做好档案管理工作就必须要依法管制，达成档案管理的制度化。象更新的形势对档案管理人员在业务水平、知识水平及管制操纵能力等方面都说明了新的要求。档案事业的拓展必须坚持按依法管制的道路，唯有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥原有的作用。为了增强对档案的管制和搜集、整理工作，更方便地保护和使用档案，《中华人民共和国档案法》就此产生。
档案管理作为一个体系严密的管制科学，是我国经历千载的智慧成果。尤其是最近几十年，伴随信息化的来临，加速了网络化、数字化体系发展，档案信息化的管制已经逐渐变成档案管理运行的新目标，变成当代企业管制发展的主要标志。
3.6 提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者，其素质高低直接影响到档案管理水平高低，因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。首先，提高管理人员的专业素质。企业要定期对档案管理人员进行专业培训，比如档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等，让管理人员拥有丰富档案管理知识，且实际操作能力强，切实提高管理人员业务能力。其次，加强管理人员的沟通交流能力。加强各部门档案管理人员的沟通和学习，实现信息资源的互通共享，提高企业整体档案管理水平。最后，实行考核及激励机制，提高管理人员工作责任感和积极性，鼓励管理人员进行创新，切实提高管理水平。
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