时间：2023-05-29 16:02:05
导语：在项目档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
铁路建设项目档案除了具有原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征外，还有如下几个特点：一是科技含量高、保密性强。高铁技术目前在世界上处于最前沿、最尖端技术，很多国家还没掌握高铁的核心技术，有些建设项目档案资料还处于保密阶段。二是建设项目多、投资规模大。“十一五”期间，广铁集团管内就有33个建设项目上马，而每个建设项目投资规模最小都在几个亿以上，有的建设项目投资高达上百亿元。三是专业领域广、行业特征明显。铁路工程文件和档案资料包括桥梁、隧道、轨道、编组站、站房、通信、信号、电力、电气化、给排水等各个专业，也涉及力学、电子、声学、光学等多个学科。四是分散性和复杂性。铁路建设工程点多线长、中间环节多、涉及部门广内外协作关系复杂，造成建设项目档案资料收集难度大，而且数量多，整理十分困难。五是要求高、时效性强。由于铁路建设项目工期要求紧，项目文件和档案资料一经形成就必须尽快送到有关部门和维修接管单位，使项目档案在保管维修、竣工验收、改建扩建和审计稽查等方面发挥其特有的作用。
铁路建设项目档案管理存在的问题
一是参建单位法制观念淡薄，档案管理意识不强，对档案工作不够重视。有的建设单位（在建合资公司）错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案工作可有可无；有少数监理单位也认为，监理单位的任务是监督工程质量，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；有的施工企业负责人则错误地认为，施工企业的主要任务是完成施工任务，项目档案工作可以等工程竣工之后再进行整理。导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真卖性、原始性、准确性和完整性。
二是档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。在投资主体多元化的体制下，合资修建铁路容易造成档案产权关系模糊，管理主体职责不清的问题。有的在建合资公司（项目建设指挥部）不知道项目档案工作是项目建设中的一项重要工作，必须以在建合资公司（项目法人单位）为领导组织核心，对项目档案工作实行统一管理，负责对设计、施工、监理等参建单位的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，建设项目档案工作是上级档案部门的事。甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的在建合资公司既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。
三是投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够。铁路行业和地方档案管理工作的差异，造成铁路建设项目档案验收标准和要求不一致。铁道部由于管辖幅度大，无暇对边远省份、投资规模较小的建设项目档案工作进行全方位监管；各铁路局（集团公司）作为铁道部的下属单位和出资方代表，若铁道部授权委托不明确，则不能主动对新建合资公司项目档案工作进行检查、指导和监管，常常处于较为被动的地位；而地方档案行政管理部门则由于铁路建设项目档案专业性较强和铁道部已有固定铁路行业建设项目档案管理办法和标准以及地方投资比例相对较少等原因，对新建铁路建设项目档案工作也较少问津，使得合资铁路建设项目档案监管工作出现“缺位”的现象。
四是在建合资公司各门类档案未实行统一管理，造成个别类型档案资料缺项。除了建设项目档案外，有的在建合资公司对文书类、基建类、设备类、科研类、会计类档案以及声像类和实物类档案没有实行统一集中管理，而是分散在公司各个部门，没有统一的档案管理办法和制度。由于各部门平时不注意收集积累，没有及时进行整理归档，结果造成大量珍贵历史资料丢失。
五是建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过项目档案系统专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范i生。解决问题的措施和对策
1.提高认识，加强档案管理组织基础建设。各参建单位领导要高度重视档案管理工作，认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度、管理体制和工作程序。首先，要认真落实项目档案工作领导责任制。在建合资公司（建设指挥部）作为项目档案的组织、协调和管理主体，要明确分管档案工作的领导，由办公室（有的公司由工程部负责）负责全公司的档案工作，要按照项目所属关系，把项目档案工作纳入工程质量领导责任制进行监督考核，将项目文件的收集、积累和管理纳入项目建设工程计划，纳入各有关部门的职责范围和岗位责任制，加强检查和考核。其次，要配备档案管理机构和人员。在建合资公司要配备适应工作需要的专职或兼职档案工作人员，建立档案工作网络，健全日档案工作的组织保证体系。
2.建立项目档案管理约束机制，加强责任考核。为了确保建设项目档案管理工作落到实处，首先，在建设项目合同中要设立档案工作条款。要在合同条款中明确规定设计、施工、监理等参建单位对项目档案工作的责任和要求；在项目招投标和签订设让施工合同协议时，要明确规定设计施工单位项目竣工图的编制责任和完成标准以及项目文件的收集、整理、移交和违约责任；明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任，提交监理档案以及有关专项报告的责任。也可委托监理单位负责监督、检查项目建设文件的收集和积累工作。其次，坚持档案工作与整个工程建设实行“四同步”。为了保证项目文件的收集、整理、归档和移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，要做到：下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查工程项目计划进度与检查项目文件材料积累、形成情况同步；验收、鉴定工程项目成果与验收、鉴定项目档案文件同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。第三，将项目档案验收和工程评优活动有机结合起来。为确保工程项目档案质量，督促单位领导重视档案工作，可采取如下措施：档案质量（特别是竣工图编制）达不到要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的项目，不得评为优质工程；竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接；工程竣工档案验收不合格者，不能进行工程结算，并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。
3.发挥各铁路局（集团公司）档案部门区域管理优势和“桥梁”作用，加大对在建合资铁路建设项目档案工作的监督、检查和指导力度。各合资在建铁路项目一般都处于各铁路局（集团公司）的管辖区域内，为防止项目档案工作监管“缺位”，各投资方要善于发挥铁路局（集团公司）档案部门在管理、专业、技术、人才等方面的优势以及部、省双方沟通联系的“桥梁”作用， 赋予各铁路局（集团公司）作为出资方代表和委托接管单位身份，代表投资人对建设项目档案工作依法进行统筹规划、组织协调，并履行监督、检查、指导和验收等职能。各铁路局（集团公司）档案部门要主动与建设项目主管部门联系，了解管辖范围内所有建设项目的工程进度，做好重点建设项目档案的登记管理和跟踪服务，建立重点建设项目档案工作业务联系。
【关键词】电力工程；档案管理
电力工程档案是指从电力建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。电力企业如何利用宝贵的工程档案资源并开展高效管理，使其更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。
一、电力企业项目档案管理的重要性
电力工程项目档案管理在电力企业的发展中占有举足轻重的地位，而电力项目档案管理又是电力企业管理工作中的重要环节。建设项目档案管理的主要任务是贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策、电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步发展。落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有关单位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。
二、项目档案资料管理要求
归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、治理、维护、改建的需要。完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设治理各项活动中的真实情况和历史过程。系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。
在管理过程中严格贯彻执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008国标、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》及企业档案管理标准是做好电力企业工程档案管理的基础，在工程建设施工中严格过程控制，按照电力工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的文件及时检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，使施工记录做到真实、完备、及时，符合归档要求。
参照《业务规范》分类表所列的案卷内容分别组卷，一个卷盒放不下同一案卷内容的可组成若干卷，题名可写成×××（一），×××（二）等。归档文件材料应以原件归档，不使用复印件。如原材料的合格证、质量证明是复印件的，需加盖生产商或供应商的公章（红印），才能归档。管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件的排序及录入：
（1）工程联系单、设计变更单应按文件的编号顺序排列，逐份录入。
（2）设备卷内文件的排序：一个案卷有多个设备厂家的，应当把重大的设备排在前面，同一厂家和同一型号设备按说明书、合格证、厂家试验报告、厂家图纸、装箱单的先后顺序排列。说明书的版本、型号、厂家责任者一定要录入（如果说明书没有日期可按同一设备型号合格证或试验报告的日期录入）。
（3）竣工图纸要将工程图纸目录作为卷内第一份文件录入，竣工图的图号、设计日期、责任者必须录入。
项目的土建、电气部分由不同施工单位承建的，在产生相同分类号资料组卷时，施工单位之间要互相沟通，确定案卷的流水号的排列，即在一个项目下，同一个分类号只能形成一个案卷流水号。施工单位在参照《业务规范》中的分类表组卷时，对某些同一个分类号又同一个保管期限的资料，在资料很少的情况下，可将多个案卷资料组成一个案卷，但拟写案卷标题要详细清晰，体现卷内资料内容。
三、保持电力建设项目档案工作与工程建设的一致
电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作 。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程是同步的。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理，根据电力工程建设项目档案管理流程，从项目前期的准备阶段、项目过程的施工阶段到项目竣工的验收阶段（包括档案专项验收）来抓，即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。
四、强化档案管理的措施
争取企业领导的重视，提高档案管理人员的业务素质，进一步加强档案的信息化建设。随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。切实做好电力企业档案的安全防护工作，对于那些特殊载体档案，我们要采取更为严密的安全措施，进行重点防护。此外，我们要尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。同时档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法来指导和改进档案工作，更好地服务于电力工程档案管理工作，实现档案管理从单一型向多样复合型的科学转变。
关键词：工程项目;档案管理;新模式;探索
一、引言
作为有着一定价值的信息资料，档案其实既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。
二、探索工程项目档案管理工作新模式的意义
作为一种非常重要的资料和信息数据，档案有着较高的保存和利用价值，这也是其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以，在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式能够有效地提高资料信息利用的效率，同时也有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理的工作实质其实是对工程项目内部各种人员管理和工程施工等各方面信息进行一个合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作的新模式有助于档案工作者更方便详细地记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工以后发生什么问题和情况时也能够更加快捷方便地调查问题的所在并及时解决，同时也能在以后的工程施工中为本工程单位或者其他单位提供借鉴和参考的资料，及时防微杜渐。
三、新时期下档案管理工作的发展趋向
随着档案管理的理念以及技术手段不断的更新和发展，档案管理的工作也有了发展的新趋向，其主要有着以下几个方面的特点：第一，档案资料信息高度的数字化。随着计算机技术的飞速发展，利用计算机来进行档案的信息资料收集和整理，并且用纸质资料和电子媒介等多种方式来进行档案的归档和保存俨然成了现下工程项目档案管理的一种新特色，这便是档案资料信息的数字化，也是档案管理工作要不断更新和完善的一个重要内容。第二，档案利用的高效化。随着我国经济社会的不断发展，使用档案资料信息也是日益频繁，并且需求量还在不断增大，同时档案资料信息也有了更高的利用价值，除了作为一种凭证或者参考资料之外，档案在教育宣传、筹划和分析等方面也有了更多的应用。第三，档案管理服务的方式多元化。随着我国科学技术不断的发展，档案管理的服务方式也在不断增多，除了纸质资料的阅览只玩，档案展览和网上检索查询等服务方式也在不断地完善，这不仅使得档案资料有了更高的利用价值，同时也进一步推动了档案管理工作的现代化发展。
四、探索工程项目档案管理工作的新模式
1.建立新型档案管理机构。结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。2.建立档案管理工作的信息化模式。目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。3.建立档案管理工作的标准化模式。想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。4.建立档案管理工作的高效化模式。强化档案管理工作中的立卷归档的工作，能够为档案的管理工作打下坚实基础。作为档案管理工作中首要的环节，立卷归档同样也是档案管理实现高效化、标准化和规范化工作的一个关键，所以必须给予立卷归档工作足够重视。首先就是要根据档案资料具体的时效性和文件管理的所出阶段来决定立卷归档的工作是否要进行。而那些需要进行立卷归档工作的文件就需要依照相应程序还有处理的重点来展开立卷归档的整理，同时也要尽可能避免信息冗余和文件重复的情况发生。另外，在立卷归档的整理工作之中，还要重点对档案资料的简洁性、完整性和实用性进行保存，这样才能为档案资料下一步的分类、保存和查阅提供便利的使用条件。5.建立档案管理工作的数字化模式。档案管理工作的数字化模式指的是有网络信息的共享系统和档案信息的综合管理系统共同进行档案管理，网络信息的共享系统由Web管理的子系统以及信息的子系统组成，而档案信息的综合管理系统则是由档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息服务的子系统和数据库管理的子系统共同组成。总的来说，数字化模式以现代信息技术作为基础，并且将档案信息当作核心内容，依靠便捷、高效、先进的开发模式来进行档案管理。其对于提高管理档案的工作效率、有效保存和管理档案数据、减轻档案管理人员的工作负担有着非常重要的作用。随着物联网和云计算技术在国家电网工作领域的应用和发展，将为工程项目信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在建筑领域、生产领域拓展应用后的项目工程信息转换和管理，形成分别满足工程项目规划、设计、建设等专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。
五、结语
综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。
作者:张苇 单位:国网甘肃省电力公司张掖供电公司
参考文献：
[1]邵文宁.提高档案管理水平完善档案管理对策[J].办公室业务.2016(23)．
为了保证油田的持续稳产，每年都有新区开发和大量新井需要投产。许多参加重大建设项目单位只顾生产对工程档案工作缺乏应有的重视。一是施工单位编制的工程竣工资料后补现象严重，施工单位的兼职档案员大多是随着项目的成立而临时指定的，和现场工程技术人员缺乏沟通，二者因为工作脱节，也就造成了工程和资料的脱节；二是业务指导跟不上，项目多而散，档案部门无法进行监督指导，无法从源头上进行控制，直接影响档案的完整性；三是电子档案归档很难实现，现在虽说部分工作是在计算计上完成的，但由于施工条件限制，造成工程电子档案项目填写不完整。所以，在施工阶段，许多具体的工作需要协调。因此，有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够，常以复印件代替，特别是一些重要文件等，影响了档案的真实性和法律效应，档案质量也从中受到了影响，甚至不利于档案未来的正常使用。油田每一个重大建设项目都是规模大、周期长、点多线长，并且施工队伍流动性强，这给档案管理工作带来一定的困难。重大工程项目档案管理有着复杂性和动态性的特点，也就意味着，整个工程项目由最开始的计划设计，再到后来的具体施工、验收，档案管理一直贯彻其中并呈现活跃的状态。但是，实际的情况是重大项目建设的参与者涉及各行业工作人员，他们当中绝大部分人员忽视具体的图表、材料管理工作，使得重大建设项目档案缺乏可以参照的依据，真实和准确性得不到有效保证。
二、强化油田建设项目档案管理的措施
（一）提高档案管理意识，建立档案管理体系
档案信息涉及到油田建设项目活动的过程和结果，如果发生特殊情况，例如甲方需要施工单位对工程项目进行扩建改造，档案管理资料就成了唯一依据。因此，各级建设部门和相关人员树立档案意识，提高对档案管理工作的认识，切实履行岗位职责，摆正档案和建设项目的关系是极其重要的。要想改善目前状况，必须要求各项目决策层建立起档案科学管理的体系制度，督促档案管理工作者本着认真负责的态度，保存有用的档案资料。
（二）以质量为重点，重视档案管理工作
培养质量管理意识是做好档案管理工作的第一步，管理档案的编制必须参照相应的合同制度条款及法律规定，这样档案管理的质量才是优质的。同时，领导也必须重视档案的管理工作，在施工设计和监管单位在签订合同时，就将资料的收集管理制度写进合同条款中。
（三）建立协作参与机制，确保档案管理完整无误
档案管理部门通常被视作后勤服务部门，由于重大项目活动使得资料档案管理日益复杂化，仅仅靠档案管理部门单独来管理是无法达到预期目标的。这时需要企业基础建设部门参与进来协同管理，遵循事前参与、事中介入的原则，确保档案管理部门在参与重大的档案管理项目时能够保证档案资料的完整无误。
（四）完善制度，改善重大建设项目档案管理工作
对于档案资料收集管理工作来说，重大项目工程建设有着持续时间长、工程量复杂、施工难度较大、对工程质量的要求较高等特点。因此，档案部门在接收重点工程归档文件时应严格按照国家标准，建立档案管理网络，监理部门要确保文件材料的真实性。
三、结束语
（一）档案意识不强部分工程项目的负责人对于用户的档案资料移交、归档等意识不强，审批材料、合同、许可证等重要文件原件常常保存在业务部门或者用户里；有些依时移交的文件规范性也不能保证。并且在工程负责人、资料管理员工作交替、岗位调动、工作调整以及企业兼并重组时，档案的交接工作没有做好，致使工作脱轨等问题出现。
（二）档案不完整在工程施工的时候，存在不完整的记录原材料进货、材质试验报告，出厂实验报告字迹模糊或者不是原件，隐秘工程技术记录填写内容不完整，缺少工程照片，不完整记录施工技术的内容，各方签字手续不完整等情况。在工程验收的阶段，工程完工验收和质量检查之后，整治管理过程中的档案资料常常会出现不同程度的漏洞。例如验收时资料不完整，签字或者字迹不规范，竣工图编制不准确等。
二、对于加强配电网工程项目档案管理的建议
1）要清楚了解目标责任制，强化档案管理意识。首先，要完备岗位职责，让领导、档案室负责人、专职档案人员各施其职，严格遵守自己的职责；其次，强化档案人员的超前控制意识。其要主动参加配电网工程项目文件管理的各个环节中，弄清楚本单位生产运作情况和文件资料形成的有关信息；再者，要积极宣传档案法制，这样可以使得工作人员与用户增强沟通，互相体谅，从而建立良好的工作关系。
2）对配电网工程项目要做好早布置、早落实的措施。要对配备档案人员、建设库房、添置设备等做出具体的要求，从而确保项目档案管理和工程施工一同打下良好的基础。要对项目文件归档标准、项目档案分类标准等建立规范的准则；档案管理部门在工程立项前就要与工程相关部门交涉，确定管理的要求，并把档案工作作为工程管理的内容之一，收集好前期文件、材料。
3）加强对于项目档案的电子影响资料收集整理，促进项目档案管理信息化进程。大力实施、推行工程档案管理系统的应用，档案专员在工程施工前就自觉与工程建设单位沟通协调，把工程项目的文件、材料图纸等电子化，减少档案专员的重复工作，从而提高工作效率。将从前的手工整理图纸资料的管理方式转化成无纸化收集、流转、归档、整编档案，从而达到工程信息与技术成果共享，促进项目档案信息化的进程。
三、结题
科技在不断进步，同时涉及科技的项目更是层数不穷，科技项目的验收、归档等工作愈加复杂，这就需要有规范化、合理化的管理方式以实现科技项目的良好实施。针对科技项目档案管理，论述了科技项目档案管理的意义，分析了现阶段科技项目档案管理中的漏洞与问题，并就这些问题提出了一些建议与措施，希望能够促进科技项目档案管理的完善建立，提高档案管理水平。
关键词：
科技项目;档案管理;意义;问题;解决措施
中图分类号：
F27
文献标识码：A
文章编号：16723198（2014）23007002
科技项目档案，顾名思义，作为记录企业在科技项目中的计划、投入、产出等细节的原始记录，能够真切的反映企业对科技项目管理、实施的具体情况，有助于管理者对科技项目进行事后分析，总结经验，有利于企业形成成熟的科技实施计划。另外，提高企业对档案的编制能力，形成系统的编制思路，查找编制管理中的漏洞，并不断完善，形成统一的档案模式，能够匹配项目的需求。为管理者提供更多的参考，从而为企业科技项目的实施提供强有力的技术支持。
1 科技项目科研档案管理的关键性
首先，科技项目档案主要指的是在整个项目实施中需要存档的图表、录像等，能够记录人员在实施过程中遇到的问题及解决的过程、形成的成果等。档案记录的原则需要真实、准确、客观，能够精细的记录问题，为日后相关项目的执行形成明确的指导。整个档案资料需从项目的前期谋划，事中执行及事后总结等各个执行环节，包括课题的讨论、可行性分析、举证材料，在立项之后进行的后续试验相关材料等，最后形成的成果报告等。科技项目有自己的独特性，每个项目具体的实施步骤上有一定的区别，但是总体的实施逻辑是相同的，所以建立科研项目档案并加强管理能够起到普遍的指导意义，另外，科技人员的付出是巨大的，对于他们的研究成果进行记录并妥善管理，对于技术人员而言也是安慰与尊重，有利于企业形成自己的人才库。在形成档案后，进行妥善的管理不仅有利于档案的完整性，更能够便于查询，利用，形成宝贵的经验支持。而且档案的归档与管理同时是科研管理工作的组成部分，仅仅形成执行计划，并正确实施，远达不到科研项目的目的，科研项目不但能够为企业带来技术优势，节约成本，更关键是在科研中能够形成自己企业的技术环境，只有将不同的项目归档并进行比较，才能够发现技术的突破口，不断进行技术革新，为企业的发展提供动力，而档案的管理能够确保曾经的科研项目落实到企业的技术文化中，为营造不断总结，寻求突破的技术风气创造客观条件。
2 当前，科技项目档案管理存在的不足
2.1 管理人员对于档案不够重视
虽然档案管理重要，但是由于档案管理起作用的阶段往往是事后，这导致管理人员容易关注项目的实施，却忽略材料的归档，等到再次进行执行相关项目，需要重新进行分析、立项、提供申请等，这造成成本的增加，显然如果进行归档后，借助相关的资料能够节省部分的开支，但是由于管理人员认识问题为能够高瞻远瞩，仅仅是关注当前利益，造成成本的增加，归根到底，管理人员的不重视给企业带来了不必要的成本。
2.2 未能够详尽的对材料进行归档
由于资料的收集需要不断斟酌，进行详细的记录，故档案的归档是件繁琐的事情，特别是进行收集时需要不断的进行走访，容易造成管理人员在收集资料中出现疏漏，另外，由于技术人员在执行科技项目中，需要借助材料，故在递交材料使会出现滞后，容易造成材料的无故流失或在不同的人手中等，致使资料的收集不全，对于项目的反映不能够实现精准、完整。
2.3 未形成安全有效的档案保管室
首先，档案室是一级防火点，需要加强档案室的安全管理，不能够随便的进行堆砌，需要勤打扫，勤管理，勤核查，确保档案管理的完善、安全。但是现在部分企业为设立专门的档案室或者档案室的安全标准不够等都容易造成档案的损失，容易使前面的搜集、归档等工作大打折扣。
2.4 管理人员的专业素质有待提高
档案的管理需要根据档案的具体性质，科技档案有不同的环节及不同的领域，管理人员需要能够区分不同的科技技术及不同的执行环节等进行不同的分类，将相关的或知识相通的科技项目归为一类，这需要管理人员具备一定的科技知识，故简单的进行保管不能够实现资料在重复使用中能够迅速查阅并指导相关项目的执行，所以，科技项目档案的管理水平与管理人员的素质息息相关，不能够随便的调用普通档案的管理人员进行管理。
3 科技项目档案的管理的加强途径
3.1 密切关注科技的发展变革，实现档案管理的与时俱进
科技项目档案是在科技项目实施各环节不断总结积累形成的，能够反映项目的执行情况以及实施效果，同时可以作为项目是否成熟的标志，如果科技项目档案能够清楚反映项目实施的各个细节，则有利于总结，形成经验积累。另外，科技项目档案的完善与否能够影响管理层对项目实施情况的评价，可以说已经成为科技项目实施的一个不可或缺的环节。
在实现科技项目档案的完善管理后，有利于和现实的技术水平形成准确的对比，在科技不断的发展中，不断的更新档案库，能够记录科学技术发展的历程，同时准确反映当前记录的技术在哪个环节存在不足，从而实现针对性的改革，实现技术的不断革新，紧跟时代技术发展的步伐，总体而言，科技档案能够记载历程同时反映问题。
3.2 注重科技项目档案资料的收集，追本溯源，实现精确管理
科技项目档案管理的对象无非是项目在具体的实施过程中出现的图形、表格、录像等，但是这些资料由于来源的环节不同，可能涉及的资料的繁简等也不尽相同，这就需要管理者注重资料的收集，避免资料的收集不全或无法收集资料等。管理人员需要制定资料收集的时间，并及时的进行汇总，避免在人手中不断流转造成损失;同时，不同环节来源的资料需要进行有序的收集避免混为一谈，导致在资料的重复利用中出现困难。在实现将资料进行收集后，需要建立行之有效的管理模式，比如，实现不同部门对资料的共享性、实现资料分类的科学性、实现资料更新的及时性等，在实现这些工作后，资料的收集与管理阶段才算真正的完成，同时为资料的后续利用提供便利的条件。
3.3 不断提高科技项目档案管理人员的专业素质
首先，科技项目的管理不同于文书等资料的管理，科技项目有其特殊性及存在的逻辑性，是一项技术性较强的工作，若简单调用普通管理人员容易致使资料的使用性大大降低，尤其使用效率方面。参加科技项目档案的管理人员需要具备一定的科学态度和掌握必备的逻辑安排能力，能够对不同技术的资料进行准确的划分，不仅仅需要具备客观、真实、实事求是的工作态度，更为主要的是能够实现资料归档的科学性和精确性，具备扎实的档案管理知识同时对科技方面有所掌握，能够实现对技术变化的敏感性，实现存档资料的及时更新和有序安排。其中，有序是指能够区别资料来源于不同的技术及同一技术来自哪一环节，这样的好处是能够将资料分门别类，这样，在调用资料时管理人员能够轻松的搜寻出相关资料。
3.4 科技项目档案的再次开发利用
前面所叙述的所有措施的目的无非有二点，一是能够实现对人才的尊重，便于吸收人才;二是实现资料的再次利用。其中，资料的利用尤为重要，能够为企业再次创造价值，完整保存的资料有利于技术人才对于技术不断的稳固、革新，有助于实现技术的突破;同时，客观反映当前技术不足，问题所处的具体环节。总之，需要加大资料再次创造经济服务价值的能力，不能简单的束之高阁，浪费资源。
4 结束语
总之，科技项目的档案管理有其现实意义，既能够体现对技术人才的尊重，同时又能够实现温故而知新，实现技术的不断琢磨，促进技术的不断进步。所以科技项目档案管理要与时俱进，对档案的收集、存档也要做到细致、明确;而科技项目档案管理人员也需要不断提高自身的专业素质，为资料的再次利用提供必备的条件，实现资料的有序管理，并与时俱进不断对资料进行更新。
参考文献
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[2]谭翠琼.以收集工作为重点强化科技项目档案管理[J].广东电力，1998，（5）：6263.
[3]潘世平.论国家科技计划项目档案中政府权益的体现[J].档案学研究，2007，（6）.
关键词：招标机构项目档案管理模式
随着改革开放形势的发展和市场机制的不断完善，我国在基本建设项目、机械成套设备、科技项目、项目融资、土地承包、城镇土地使用权出让、政府采购等许多政府投资及公共采购领域，都逐步推行了招标投标制度。这对于创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证服务质量，防止招标投标中的腐败现象都具有重要意义。
北京国际贸易公司为综合性国有外贸企业，从上世纪90年代初期开始承办国际金融组织、世界银行、亚洲开发银行贷款项目的国际招标和对外采购以及政府采购项目的招标采购等工作。近年来，随着国家改革开放的发展以及经济全球化进程的加快，为适应首都经济建设和发展，北京国际贸易公司转变主营方式，先后获取国家部委颁发的国际招标机构甲级资质、政府采购机构甲级资质、中央投资项目招标机构甲级资质和工程招标机构甲级资质，成为北京市国资委系统惟一具有“四甲”资质的招标机构，专业从事各类招标业务和进出口业务。近年来形成的招标项目档案快速增长，档案种类和来源更加多样，档案的管理和编研工作更加复杂，使企业档案工作遇到了前所未有的挑战。
一、招标项目档案在企业发展中的地位和作用
首先，招标是指采用招标方式采购工程、货物和服务的活动。招标项目档案是招标采购业务工作中形成的文字、图纸、图表、声像等不同载体上的记录，是企业业务活动不可或缺的重要文件材料。据统计，2007年-2010年6月，北京国际贸易公司完成的各类招标项目每年增长45%，各类招标业务已占公司总体经营规模的74%。我国《招标法》中明确规定，招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。其特殊性决定了招标项目档案必须管理到位。
其次，招标项目档案是围绕一个独立招标项目形成的具有保存价值的招标业务文件整体，是企业在经营活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，具有凭证和参考价值。
第三，建立资料完备、检索便捷的招标项目档案资源体系，充分发挥档案工作服务保障作用，为档案工作的可持续发展和企业以后的经营、管理、发展奠定坚实的基础。
二、企业招标项目档案管理存在的主要问题
据调查，近年来，在一些招标机构中，存在着以下四个主要问题：第一，重视不够，观念亟待更新。从企业的发展来看，经营业绩和经济效益是企业的命脉， 而档案工作效果难以立竿见影，不易引起重视。对招标档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度，造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二， 档案管理制度有待补充修订。企业对档案的管理一般都有制度可循，但这些制度都有待健全与完善，比如鉴定销毁制度和借阅制度等，这反映出企业的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识，从观念和工作理念上亟待加强。第三， 档案工作程序不规范，管理方法不科学。由于招标工作程序繁杂，业务经办人员工作量大，往往忽略应归档文件的齐全，造成招标项目档案在收集、归档、检索、借阅等方面存在不规范的问题。第四，档案室或库房面积受单位办公环境限制，档案室内部资料存放零乱，不能保证招标项目档案存放整齐有序，导致检索、查阅时极不方便。
三、新时期企业招标档案的管理模式
随着北京建设世界城市进程的加快，招标这种采购方式已成为大的趋势。同时新时期招标机构的招标项目档案的管理模式正处于被认识、梳理和接受时期。
首先，应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标法》等法律法规统领企业招标项目档案工作，对招标机构档案工作基本理念进行梳理，提升招标项目档案管理模式、制度建设等方面的工作。根据招标业务特性，明确职责，执行招标项目档案由经办人收集、立卷、归档、部门集中保管，单位档案室统一进行鉴定、销毁的流程。这有利于转变业务部门人员意识中存在的一些误区，认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量。更重要的是，这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案人员”的错误观念，使招标项目归档工作有了可以依靠的规范，这种新的理念将有效地促进招标企业各部门对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理，并围绕招标项目立卷部门的自身职能，规范活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体。这样始终强调“本企业职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式，也是考量其与立档部门活动联系的紧密程度及价值的重要依据，从而大大清晰了档案工作的整体思路。
第二， 招标机构档案工作的具体实施必须是一个系统工程，要求从上到下、从领导到档案工作人员，都应该有明确的认识和清晰的思路。面对招标项目数量的日益增多，形成环节复杂，需要建立一个完善的档案工作网络，从基层开始，每个立卷单位都要配备相应数量的兼职档案员，由档案室进行业务指导和监督检查，这样才能保证招标文件收集齐全、整理规范、案卷质量达标，便于检索和提供利用，为企业的发展和建设服务。
第三，制度是保证，人才是关键，场所是基础。为使招标档案管理与业务的增长、企业的发展相适应，企业招标档案管理应从自身实际出发，尽可能提供档案库房场所，档案人员要加强与业务部门的沟通与协作，积极开展招标档案管理综合检查，加强招标项目档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。
综上所述，企业的档案工作是自身建设的重要环节，同时更是进行经营管理的重要基础工作。只有纠正以往对档案工作的认识偏见，以科学发展观为指导，以社会档案信息需求为牵引，进一步与时俱进、解放思想，才能使招标档案工作不断取得新的进展，使企业的档案工作走上规范化、科学化的道路，将企业的建设提高到新的水平。
参考文献
1.薛匡勇.档案收集工作理念探索[J].北京档案.2009(12).
第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。
第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。
第二章档案管理
第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。
第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章归档与移交要求
第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。
第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：
（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。
第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。
第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章档案验收
第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
（四）验收结论。
（五）验收组成员签字表。
第五章附则
关键词：地震；防震减灾；档案管理
近年来，我国各个地区都十分重视抗震防震相关工作的部署与实施，中国地震局及其下辖的各级相关单位也逐步对防震减灾项目制定出了较为完善且系统的科研项目档案，在正在建设的相关档案中保存了多种防震减灾项目的数据、文字以及图表等方面的内容。由于当前我国国家建设的重要任务就是防震减灾项目，所以科研机构工作的重要任务也转变为防震减灾项目档案的相关整理工作，并且已成为科学建设的关键内容。
1 防震减灾的科研项目档案相关概述
我国对于防震减灾的研究主要包括对地震预警、版块活动的构造等基本内容的研究之外，还包括对地震的预测与防御、以及海域地震的研究。研究方面之广，为我国开展的各个防震减灾的项目提供了充足的理论基础。近年来，我国地震发生的次数逐渐增多，为了能够有效减少甚至规避地震为我国带来的灾害与损失，我国开始逐渐加大防震抗灾项目的支持力度，使得防震减灾项目的研究种类与研究数量得到了大幅度的提升。在这种形势之下，防震抗灾研究项目的相关档案也呈现出逐渐上升的趋势，使得档案的全面性与系统性得到了空前的提升[1]。
2 科研项目档案的管理现状概述
2.1 档案管理体系不健全
随着防震减灾你科研项目种类的不断增加，我国对科研项目各项工作内容与流程也提出了更高的要求，于是，阶段性的相关规范文件已经无法满足档案管理工作的需求。第一，档案归档中存在的问题。当前我国归档的防震减灾的档案仍然是在科研项目进行过程中所收集的基础性材料，随着科研项目研究种类与内容的增对，其呈现出了极大的局限性[2]。第二，档案没有确定的编号。在通常情况下，进行防震减灾科研项目的验收时采用的都是临时编号的形式，在很大程度上容易造成档案的丢失，而且降低了工作的效率。
2.2 前期控制力度薄弱
相关文件指出，在进行防震减灾相关的科研项目档案管理的工作时，主要遵循任务同步管理的原则。然而，其中的任务下达与进度检查，尤其是档案验收工作，由于程序的复杂与内容种类与数量的繁多，很难实现管理的同步。产生这一现象的主要原因是档案部门无法完全控制与掌握科研项目启动前期的工作情况，进而无法实行及时的指导与监督。还有一个原因是项目主管部门没有明确对档案工作进度检查的要求，使得课题专组的人员不够重视档案工作的检查工作。
3 优化科研项目档案的管理对策
3.1 加强档案管理的体系建设
中国地震局档案部不仅是我国进行地震系统相关档案工作的核心部T，而且是管理防震减灾相关科研项目的重要机构。因此，为了实现档案管理的体系建设，本文建议中国地震局必须制定一个统一的档案管理制度，并且将档案管理的内容进行针对性的划分，包括：（1）任务下达；（2）进度检查；（3）验收；（4）报奖考核等四部分核心内容，以此来完善与优化管理科研项目档案的整个过程。
在下达任务的阶段，主管部门应同时下达档案收集与归档的任务及相关要求，促使承担项目的相关部门及时了解项目下达的情况，并且严格按照相关的规章制度明确任务书的内容，使课题组能够及时进行课题组的收集清单与档案培训等工作。
3.2 实行档案系统化管理
为了能够使前期工作的控制力度得到有效加强，相关部门在下达检查通知时应将明确的表示出对档案收集整理的相关检查要求，并且充分参照科研项目的进度来实行对相应档案的检查。与此同时，还应严密对课题组的进度实行严密的监督，对于其中不及时、不齐全的文件档案收集行为予以督促，并要求课题组及时补充与完善不及时、不齐全的文件档案[3]。
在档案分类与编号的相关工作没有达到标准要求时，项目承担部门还应及时对其进行指导并且为其的整改工作提供帮助。在检查验收档案的过程中，还需在课题负责人进行工作报告的过程中为其提供相应的帮助，待验收通过后在督促课题负责人完成验收工作的提交以及申报成果奖励等工作，使档案的执行程序与相关工作实现系统化的管理。
4 结束语
通过上文对防震减灾的科研项目档案及其管理现状的相关概述，可以得知，我国当前科研项目的档案管理主要存在档案管理体系不健全、前期控制力度薄弱以及电子文件的管理不规范等问题。针对这些问题，本文在深刻认识到科研项目档案管理对防震减灾工作的重要性的前提之下，提出了加强档案管理的体系建设、实行档案系统化管理以及规范电子文件管理系统等对策，以期对防震减灾的科研项目档案的管理起到一定的积极作用。
参考文献
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[2]卢文刚，蔡裕岚，方冰，李晓婷.地方政府地震风险预防与应急准备：实践、挑战及对策――基于广东河源市的分析[J].防灾科技学院学报，2015，01：72-81.
[3]刘如山，李山有，金星，王飞，李吉.关于地震预警政策的研究与探讨[J].地震工程与工程振动，2015，04：27-39.
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