时间：2023-05-31 14:56:07
导语：在会计档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：会计档案 管理 作用
1.前言
会计档案为会计核算工作处理的专业资料，其映射出单位各项经济业务，具体涵盖会计凭证、账目、报表材料、信息化应用存储软件等。其属于国家档案资料的重要内容之一，在企业、事业单位会计管理与经济发展中发挥了核心价值作用。为此，强化会计档案管理尤为重要，我们只有明晰其现实特征，针对管理阶段中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升企事业单位核心竞争力。
2.会计档案特征
会计档案的形成需要应用会计核算手段，其同企事业单位从事的经济活动以及财务收支密切关联，因而需体现科学专业性。会计核算主体应用账户的设置、填写与管理凭证、记账、经营成本核算、资产清查管理与会计报表等方式，针对会计对象实施持续全面的详细登记以及管理监督。由此决定会计核算应体现实践的严密性。
3.会计档案核心作用
会计档案为企事业单位从事会计分析以及审计核查必不可少的依据，因此其体现了优质的依据作用。同时会计档案还体现了一定的凭证作用，可成为单位考察评估会计事项的有效证明材料。会计档案可作为企事业单位探索经济发展、研究财政事务的优质资料，因此，可将会计档案用作某个区域或机构经济发展、财务管理的史料基础。
4.会计档案实践管理中包含的问题
目前，企事业单位管理会计档案工作中，体现了一定现实问题，即管理制度不全面。一些单位决策领导层忽略了会计档案管理的重要性，没有形成整体的会计档案建档、归档管理、查阅借还以及销毁体制，进一步令会计档案实践管理体现出一定的无序性。对于档案资料的装订也存在不规范性，一些企事业单位财务机构，主体由管理档案员工进行资料的装订，较易令档案保存一段时间后，形成破损或丢失。再者，一些企事业单位保管会计档案欠缺妥善性，令应用寿命显著下降，没有达到管理的标准期限。
5.强化会计档案管理科学策略
5.1优化会计档案管理工作体制，完善装订立卷
为完善会计档案管理，各企事业单位财务机构人员，应正视会计档案管理工作重要性，依据财政部门以及档案管理机构相关精神，就实际发展状况，编制管理会计档案工作机制。应就档案的归档管理、立卷、查借归还、管理期限、销毁以及资料移交等制度进行细化明确，令其有据可依，逐步迈上科学管控的轨道。档案资料的立卷装订为管理工作的起步阶段，可为后续的优化管理夯实基础。为此，工作人员应提升责任感，依据会计档案管理规定，将会计凭证按册装订。应认真细致的核查原始会计凭证在装订粘贴过程中是否牢固，内容是否完整，每册厚度是否相同，应确保装订的完整、结实，同时体现一定的美观性。
5.2规范会计档案资料查借手续，做好移交管理
规范的会计档案管理可预防信息资料的不良丢失，因此企事业单位财务机构应创建细致全面的查借手续。内部会计人员可进行直接的借阅。而他类部门员工与外单位员工在借阅时应履行详细登记手续，填写姓名、借阅的档案信息以及时间，并签字确认。在还回会计档案之时，工作人员则应细致的检验，确认是否完好无损，有否存在涂改以及破坏资料的现象，预防会计档案流通阶段中的缺损、不完整、丢失以及泄露现象。财务部门应依据会计档案管理规定，定期移交应予以归档的会计资料到管理档案机构，不应随意进行封闭的保管。同时档案部门应定期进行会计档案资料的点收，履行工作职责，做好交接手续的办理。对会计凭证档案应按册以及序号进行逐个清点，并遵循记账要领进行账簿的全面核实。同时应核查备案资料完整性，确保账表一致、信息相符，提升会计档案信息的真实性以及充实性。归档处理的各项会计档案，应遵循原卷册封袋的原则，倘若需要进行拆卷，则应联合经办人一同负责整理，明确职责分工。
5.3科学开展会计档案的综合鉴定以及销毁工作
做好会计档案的综合鉴定与销毁工作尤为重要，应依据规范原则标准，对超期档案信息进行再次评估，分析其应用价值。将不具保存效用的会计档案全面剔除销毁。实践工作中应体现良好的科学性，档案管理机构应出具鉴定意见，并联合单位会计部门构建鉴定小组，进行全面细致的评估。资料需要销毁时，应撰写销毁报告，填写审批表格，报告之中应涵盖鉴定评估档案信息的具体时间，资料销毁的总量以及简要的内容信息等，而后经手人以及负责销毁人员应履行必要的签字盖章手续。当销毁报告通过审批后便可实施具体的销毁，同时档案以及财务部门应委派工作人员进行现场监督，确保安全、顺利、高效的操作。
6.结语
总之，会计档案资料信息量丰富，具有良好的应用价值。为此我们应明确其核心作用，针对实践管理中存在的问题制定科学有效的应对策略，方能激发会计档案优质作用，提升其应用效率水平，为企事业单位的经营建设、经济活动管理、创新探索提供科学参考依据，促进其实现可持续的全面发展。
参考文献：
[1]孟秀丽.浅谈境外机构会计档案的归档管理[J].北京档案，2011（5）
[2]孙红雁、邱明东、王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012（19）
一、会计档案的定义和内容
会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、会计档案管理中存在的问题
(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。
三、会计档案管理存在问题的解决措施
(一)加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
(二)规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。
(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
(四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
(五)加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
(六)完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份
(七)加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
参考文献
[1]《中华人民共和国档案法》.
[2]《中华人民共和国会计法》.
关键词：会计档案；管理
会计档案是记录和反应经济业务的专业材料，是重要的历史材料和证据。具体的会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等相关政策、法规都对会计档案的界定、装订整理、保管使用、移交销毁等内容进行了明确的规定。但是由于各种原因，会计档案在管理中还存在着问题，这些问题一直影响会计档案管理水平的进一步提高。
1 对于会计档案管理中存在的问题分析
1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致档案管理职能缺失。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员，普遍存在一人多岗现象，对于财务档案管理职能，则由专职会计人员担任。这样，在人员精力、主要工作职能与档案管理发生冲突时，往往会以弱化档案管理职能、降低档案管理质量为代价。这种现象，必然使得档案质量下降，不能严格按照会计档案管理规定收集，保管、使用。
2.会计档案管理人员综合素质有待提高，特别是对原始凭证的审核与监督不够。原始凭证是记录经济业务发生情况的重要资料和证据，它的真伪决定着会计信息资料的正确性和准确性，由于社会上存在大量的制假票据现象，真假很难区分；其次对于发票收据的使用范围没有严格的界定，只要有税务监制章或财政监制章，不论记载的内容是否属于票据的适用范围，一律按合法的处理；再次会计从业人员素质参差不齐，责任心等地差异，最终都导致不合法原始凭证在会计信息资料中普遍存在。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真。
3.会计凭证填制、档案装订、整理不规范。有的财务部门领导认为规范要求没有太大的实际意义，导致会计凭证填制不规范，档案资料装订松散，档案标准不统一普遍存在，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
4.电子档案管理不到位。随着会计电算化的广泛实施，电子档案已经成为会计档案的重要组成部分。软件的安装的光盘、升级程序、定期备份的数据、电子报表等。由于财务工作人员不是专业的计算机管理人员，对于软件及计算机的维护、数据的保护等工作的重要性认识不够，认为都在电脑上存放着，不会出问题，不会丢失，但是一旦机器由于人为及自然灾害受损，丢失的数据将无法弥补，造成会计电算化档案无法调阅。
2 提升会计档案管理工作的有效对策
1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。制定详细的会计档案管理岗位职责，在职责中明确岗位责任，制定岗位标准，提出岗位要求，以便真正把档案用活用细用充分。
2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育和培训，才能针对经济活动中出现的新食物新问题找出不同情况情况下地业务处理规范。只有不断组织学习和培训，才能让会计人员及时掌握业务的新形式和特点，针对性的提高业务水平和处理问题的能力。在会计档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。
3.规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作。规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明，直到由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
4.结合会计电算化工作特点，制定电子档案管理办法。将软件交档案室保存；会计数据定期备份至少两份，分别存放，存放时应注意磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防霉、防尘保护；在保存好电子数据的同时，将与之配套的文档数据及时打印归档；安排软件维护人员，定期对软件进行维护、升级；安排专业计算机人员定期对计算机运行状况进行检测、查杀病毒；做好计算机硬件的配备工作，建立局域网络，不要将安装了财务软件的计算机与互联网直接相连。在近几年财务会计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。
总之，在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，提高会计人员责任心和使命感，会计档案管理工作就会取得不断进步。
参考文献
[1]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2012（4）.
关键词：石油企业 会计 档案 管理
在石油企业中，会计档案的管理主要是对生产经营活动进行综合管理。在石油会计档案中包含的内容有比较强的纪实因素。这就引起了企业管理层的重视，其中企业优化管理要不断的进行创新。但是从目前企业的会计档案中可以看出目前我国会计档案中存在着许多问题，其主要的表现是：编写不够规范、其中的科目不够正确、数据之间存在着矛盾。这就是石油企业在会计档案中存在着问题。因此要对这种会计档案进行不断的改革，提高管理的层次以及相关的管理规范程序。
1、石油企业会计档案管理中存在的主要问题
在我国石油企业的会计档案中，由于石油企业的种类多、专业多但是在石油会计档案的管理中对于档案的编撰、建档、使用以及归档工作，对于石油企业存在的特殊模式就有一定的积极作用。但是在档案的管理中存在着：对于会计档案的重视程度不够高，其中会计档案的管理中存在着认识性的不足，主要的表现在：对于会计档案没有进行专业的会计档案人才培养，基本上对于会计部门的人才培养侧重点放在了对资产、成本、资金的管理方面，会计档案的编撰人员都是一些兼职人员。这其中就有可能造成前期与后期的内容不对应，思路和文法不一致，影响了会计档案的整体效果；会计档案的信息反应的不够到位。会计信息的图表比较专业。这就造成经济信息不够明显的表现，这就给非会计专业的管理人员造成了一定的困难。会计信息所反映的经济内容不连续，没有在会计档案上进行详细的记载。这种会计信息的存档，影响了下一个会计年度的连续性。会计信息反映的内容不够完善。对于会计档案的编写格式不合理。
2、石油企业会计档案管理的基本思路
在石油企业的会计档案的管理中，要抓住其中基本的思路，明确会计档案管理的重要性。这就要求会计管理人员要做到：要充分的认识和提高会计档案在推动企业发展中的地位和相关的作用。对于会计档案的管理在石油企业中有着特殊的作用。会计档案的管理直接影响着企业经营的战略因素。在档案的管理中，要借助石油企业档案管理体系的平台，通过会计档案来具体的反应企业生产的经营活动，最终促进企业生产改革的发展。
要对会计档案实施科学的管理。由于会计档案信息量比较大，其中涉及的范围、内容以及专业的知识比较多，因此在管理中要采用科学的方式进行管理。对于基础信息，要借助与财务报表，采取定量化的方式进行，要根据石油企业的经营状况进行，对于收入、支出、盈亏进行具体的研究。其中收入项目是对主营业务收入、其他业务收入、投资收益、营业外收入、补贴收入进行具体的研究。相对应的研究支出和盈亏。在企业的活动中，同样借助企业的财务报告，采取定量与定性相结合的方式进行。对于每年会计部门为了要配合生产经营其他管理部门要开展强化资金运营、推行成本管控、优化应收款项管理以及加速资金运作的效率等进行活动的研究。要开展会计档案人才的培训。重视对于石油企业会计档案的人才培养，这就要求在管理中要根据具体的分班进行，要掌握基本的档案学的知识，能够规范的进行会计档案的管理工作。在管理中要重点突出，培养专业的顶尖人才。进行专业系统的学习。要培养高管人才，这样带动管理。
3、在石油企业会计档案的管理中要注意的问题
3.1其中管理的档案要符合一般的原则
档案的管理要按照档案撰写的规定、在管理中要做到规范、准确、严格，要如实的反应经济活动中的具体情况。反应重大的经济状况，对于项目、技术以及收益要保证准确性的信息。
3.2信息的数据口径
对于会计档案的信息口径要一致。要根据正确的方法以及要根据专业的部门在管理中确定正确的数据口径，对于提供的数据要保证会计的年度工作量、以及企业增加值的数据。对于其中涉及的工资、薪金以及劳动生产的效率要以人力资源部门的信息为依据。要保证准确的数据信息。
3.3在石油信息管理中的可持续发展的问题中
由于我国对于石油企业的财务考核在不断的变化，例如在2010年跟2011年中，集团公司要求各个油田上报的会计信息增加利税信息。而在2011年就变成了税费问题。其中对于这两种费用的信息管理要正确使用。这种现象就造成了信息的连续性。其中在利税的信息上可以变换税费的信息，就是在利税的考核上添加具体的时期，这种办法就是企业经营的可持续性战略。
4、总结
在对石油企业的会计档案管理中，为了保证会计档案管理信息的准确性、可靠性，这就要求石油企业的管理人员在对会计档案进行管理的同时要及时的发现其中存在的问题，以便及时的进行解决，保证会计档案的合理性、准确性，能够为企业提供有效的信息资源以及档案管理工作，保证企业的顺利发展。因此在石油企业档案管理工作中，要加强对会计档案管理工作，优化企业的管理策略，让企业会计档案作为企业改革发展的重要手段。
参考文献：
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[2]侯秀芳，贾丽丽.传统与现代相结合的会计档案保管模式[J].兰台世界，2010（27）
[3]刘桂静，田昌盛.建行会计档案管理及会计稽核系统[J].中国金融电脑，2012（14）
随着我国经济水平和科学技术的不断发展，越来越多高职院校采用会计电算化的方式进行日常工作，会计档案的内涵和外延都产生了深刻的变化，而新的会计档案形式仍然没有规范的管理方法和处理措施，这是促成高职院校会计档案管理混乱的原因之一。而我国现阶段高职院校多数由中专学校升格合并，多校合并时没有对需要销毁的会计档案进行清理，也极易造成管理不当的现象。
会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：
会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。
财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。
其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、y行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。
会计档案的重要性
会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。
会计档案管理问题
对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。
会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。
会计档案管理问题的解决措施
会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。
高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。
加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。
完善相关管理制度和责任办法，明文列出会计档案销毁的责任归属，明确各会计人员的职权范围，定期销毁会计档案。
会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2.加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
关键词：缺陷与不足 应对措施 会计档案 规范化管理
会计档案是各单位档案实现规范化管理的重要组成部分，也是单位会计基础工作的总结和归宿。可是，会计工作的连续性，导致会计档案工作的重要性易被弱化，会计档案规范化管理工作的质量、水平也就难以得到保证。
一、会计档案管理中
普遍存在不足与缺陷
1.对会计档案工作实施规范化管理的认识不到位，导致会计档案管理与单位档案规范化管理出现严重偏离现象。档案工作主管领导以为只要夯实了会计基础工作，档案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的会计装具，一切便迎刃而解。这种只重视会计前期业务的行为，必然导致放松会计档案的管理工作，将档案管理仅仅当成会计业务的一种简单延续。思想决定行動，有这种观念的单位，会计管理工作人员往往会缺乏会计档案的管理意识，也缺乏会计档案基本理论知识，没有经过系统的会计档案理论学习与操作训练，造成对现代化的会计电算化档案信息理解不清，最后只能是会计档案的保管员而不是管理员。
2.会计业务档案材料和文书档案材料收集不全。很多单位对会计业务工作材料会注意留存，而对上级机关及单位收发文没有足够重视，造成上级文件及单位形成的文书文件遗漏或者不全，导致归档会计文件材料与会计业务档案材料相脱离，影响会计档案的收集率及归档的完整性，进而影响单位整体的档案规范化管理。
3.导向错误。会计工作重业务轻档案管理的现象，必将导致会计人员档案管理能力弱化。长期以来，一些单位会计档案人员没有得到相应的待遇，对档案工作失去兴趣，业务上不求上进，不能安心本职工作，对待会计档案的管理工作从内心层面就出现了松懈现象：对于不符合会计档案规定，不合要求的会计档案材料任其合法化地归档而不清除。这不仅会造成会计档案工作的不规范，而且直接导致会计信息不真实，对单位、对国家造成严重的后果。
4。会计档案规范化管理程度低。由于对会计档案重要性认识不足，有的单位连基本的档案管理机构也没有，更谈不上规范化管理。有的单位虽然有会计档案岗位，但软、硬件设备不足，很难正常开展工作。有的单位虽然有会计档案管理岗位，但领导经常会临时指定某会计人员兼任，这样做的结果就是单位的会计凭证、会计账簿等会计档案无法规范化整理，更谈不上会计档案的鉴定及过期会计档案的销毁工作，这无疑为后续的档案整理带来极大困难，直接导致会计档案开发利用的效率低，甚至无法开展利用工作。
5.电算化会计技术的使用，电子档案的形成增加了会计档案管理的难度。如果不能及时对电算化会计档案进行有效收集、整理和保存，同样会导致单位会计信息档案管理的松懈，容易造成会计档案信息资源的丢失。缺乏对会计电算化档案存取的研究，或拖延的时间过长，则会使会计档案信息因为软件的更新换代影响导致无法读取，直接影响会计档案信息的有效利用。
6.会计档案信息化管理程度不高。不少单位的会计档案数字化工作尚未开始，信息化只停留在概念范围内，并没有付诸实施。外部环境不成熟，内部准备不充足是影响会计档案信息化、数字化发展的内在因素。
二、规范会计档案管理的应对措施
1.加强组织领导。近几年来，由上级业务主管部门对各单位档案规范化管理进行年度检查，极大地促进了单位领导对本单位档案工作的重视。各单位普遍增加了对档案事业经费的投入，档案管理的软硬件都得到比较大的提高。从这个方面说，上级业务主管部门的重视和加大检查力度，能有效地促进单位领导重视会计档案工作，并投入足够的人力、物力、财力以保证单位会计档案工作常态化、制度化。
2.建立完善的会计档案材料收集制度。会计档案的基础是会计工作材料完整的收集过程，各单位应根据相关档案法规和办法，结合《会计档案管理办法》制定出适合本单位会计档案管理细则，严格按照会计档案管理规范化要求，组织力量夯实档案规范化工作基础，对会计档案形成过程各个环节进行严密监控和检查，以保证会计档案工作的各个环节有序进行，实现会计档案走上规范化管理的道路。
3.要把会计档案管理工作提高到和会计日常工作同等重要地位。会计档案管理是会计基础工作的生命延续，不论在认识上还是实践上，都必须把整个会计基础工作包括会计档案管理工作紧密联系起来，按照同样重要的原则安排好工作。会计档案管理人员必须按照会计档案规范化要求，不折不扣地做好本单位的会计档案管理工作，在工作实践中提高会计档案管理员的作用至关重要。单位要为会计档案管理人员参加继续教育开绿灯，加大培训的力度，彻底改革会计档案人员的知识结构，让每一个会计档案管理人员都能掌握会计档案工作的基本技能和基础知识。
4、会计档案规范化管理常抓不懈。为了保证单位会计档案一如既往地做到常规化、科学化、规范化，制订并出台规范化的管理制度是落实的关键。会计档案规范化管理制度的制定必须有明确的工作目标，各负其责。如《单位会计档案人员岗位职责》、《单位会计档案规范化管理制度》等。制度的制定一定要与单位的实际相结合，可操作性强，会计档案管理才能有法可依、有章可循。
5.确保会计电算化生成的大量电子会计档案的安全、稳定、可用。会计电算化工作中形成的大量电子文件档案具有载体多样化，更新常态化，保管要求特殊化的特点。应购置专门的存贮设备，并注意备份保存并设专人进行管理，对外一律不开放。应确保归档的会计电子档案能直接导入单位档案规范化管理软件，同时设置立卷部门才能调阅的会计档案查阅授权，防止会计档案数据泄密。归档的会计电子档案材料可开展适当的编研工作，如基础数据汇编和财会法规方面的文件汇编等，便于工作查询，为领导决策提供便利。
6.努力实现会计档案管理信息化。信息化是档案发展的必然趋势，会计档案信息也应随着科学技术的发展而不断优化。会计信息化程度是在不断更新中深化的，一定要注意会计档案信息材料的正常延续和过渡。如果不能恢复原来的管理系统，那么原存会计档案形同虚设，因此在实现会计档案信息化贮存时，必须留存相应的开启利用系统。所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的会计档案载体。电子文件档案的有效、安全管理必须有相应的保管条件，如购置防磁柜等专门贮存电子档案的设备。在实际操作时必须做到磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并严格按照防高温、防霉、防尘等“八防”措施进行保护。因此，必须固化会计档案信息安全措施，严防发生泄密事件，确保会计档案的安全与稳定。
参考文献：
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[2]张媛.浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J].现代商业，2012（21）.
[3]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011（26）.
[4]赵巍.试论会计档案管理工作的现状与发展[J].黑龙江史志，2012（10）.
会计档案管理是企业档案管理工作的重要组成部分，其中记载着企业财务发展的历程、财务发展的情况、财务报表、资金流转情况等内容。这些资料都属于企业内部的机密性材料，能够为企业的信息决策提供过依据，对企业未来良好的发展具有重要的意义。为此，企业必须将会计档案管理作为企业管理的重点工作，充分利用信息化的特点，实现会计档案管理的现代化建设。
1.当前会计档案管理形势分析
社会信息化条件下，为会计档案管理带来了一些新形势和新变化，主要表现在以下三个方面：
第一，与电子档案及电子安全相关法律法规的出台为应用电子会计档案提供了基础。近些年来，国家颁布的有关信息与网络技术的相关法律法规相继出台使得电子档案管理在法律上也得到了相应的肯定。如，2012年8月出台的《电子档案移交与接收办法》，对电子档案移交与接收工作进行了规范，并且明确了电子档案载体的标注内容和存储结构。类似上述这类法律文件的出台，为电子会计档案管理提供了法律保障，使电子会计档案管理具有可实施性【1】。
第二，电子商务、网络银行等的发展使得原始凭证以电子数据的形式存在。原始凭证是会计档案管理的重要组成部分，也是经济业务发生或完成的证明，并且传统的原始证明均已书面和纸质的形式存在。然而，随着电子商务和网上银行的发展，原始凭证开始以电子数据的形式存在，越来越多的经济业务证明不再以纸质的形式产生，原始凭证形态的变化定会使得会计档案管理的形式发生相应的变化。
第三，会计档案的信息源作用将会逐渐受到人们的重视。会计管理信息化的主要目标就是实现会计职能由传统财务会计向现代管理会计理念转变。在这一转变过程中，传统的财务会计系统加工处理形成的财务固化信息已经难以满足企业内部管理者的信息需求，因此会计人员将会更加注重档案信息源的作用，并且通过各种数据处理工具来满足企业科学的管理对经济信息的需求。
2.当前会计档案信息化中存在的缺陷
2.1宏观管理存在缺陷
现存的有关会计档案管理的法律规范体系主要1984年颁布的《会计档案管理办法》，该办法在1998年获得第一次修订，在2011年7月又再次提出修改意见。尽管修改意见已经提出，然而最终的定稿仍未正式确定和发文，并且在修改的内容上也是部分的修订与补充，并未发生实质性的改变，对电子档案管理的具体内容以及形成过程规范也没有涉及，使得会计档案管理信息化的宏观管理存在明显的缺陷【2】。
2.2电子档案管理未得到重视
在我国，会计管理工作主要由各级的财政管理部门负责，与此同时行业部门对其所属单位的会计工作肩负着指导、管理和监督的责任。然而，在实际工作中，由于受到人力、物力和财力的限制，各级财会部门的管理人员并没有对单位具体的会计工作实施有效的管理，行业主管部门在会计管理中发挥的作用也逐渐衰弱，管理机制落实不够到位，电子档案管理处于一种无人问津的状态，严重缺乏重视。
2.3会计软件存在问题
传统的会计档案管理，在会计电算化阶段需要从纸质的凭证中选取部分的信息手工输入到电算化系统之中，通过部分软件的扫描能够将纸质转化为电子图片存放于系统的数据库中，这一做法比较适合纸质原始凭证。但是，随着电子发票等的出现，许多大量的原始凭证开始以电子数据的形式存在，而现有的软件不能直接对电子数据源进行转换，从而导致会计信息与原始业务数据源之前的联系被割断。
3.完善会计档案信息化的有效对策
3.1对相关法律法规进行完善
信息化背景下，会计档案最大的变化就是反应经济业务的原始凭证以及反应会计业务处理过程的记账凭证、报表等的电子数据化，这就对会计档案管理相关的法律法规提出了更高的要求【3】。会计档案管理相关的法律法规不能仅停留于对原始法规的修改和补充上，而应该进行不断地创新与突破，依据电子数据化所带来的变化，并结合现有的《档案法》、《会计法》等内容，对电子档案管理的法律法规的概念、内容、传递和保管等进行不断的补充和完善。
3.2重视宏观管理
依据目前我国会计档案管理信息化的现状，单位会计档案管理工作的质量和成效不佳，这主要与部门宏观管理的不善和缺失有关部分省份已经初步建立起了会计人员工作考核机制，并且通过税务部门的信息反馈对会计人员的工作水平和工作表现等进行考核与评分。虽说这一做法在某种程度上有利于税务部门征税工作的顺利进行和开展，但是其在目的和程序上依旧比较片面。因此，要全面加强单位会计档案管理的工作，首先还是要加强会计档案工作的宏观管理，将管理的主体由会计人员转向企业，并依据会计法的相关规定来规范会计档案管理工作的各项内容。同时，会计管理部门应该将会计档案管理的各项条例纳入企业会计基础工作的内容之中，并结合各方信息对企业会计工作进行年度考察，并且将这种考察与单位的税收检查与优惠以及信用评级等进行相互的关联，在此基础之上来不断完善单位会计人员的考核机制，以此来实现对企业单位会计档案管理工作的宏观管理。
3.3对平台建设给予重视并加强标准化建设
加强会计档案信息化管理平台的标准化建设，主要从两个方面入手：其一，要重视原始凭证标准化和交换平台的建设，不断提高会计软件对电子原始凭证的处理能力。在会计电算化时代，账务系统的唯一入口就是记账凭证，各业务系统的外部数据主要依靠手工输入。而在会计信息化时代，电子数据逐渐增多，需要通过标准接口完成原始凭证的导入。而要实现这一过程，就必须建立电子原始凭证的元数据标准，形成电子原始凭证数据交换平台，从而为会计软件自动处理原始凭证打下坚实的基础。其二，要重视会计档案归档的标准化建设。信息化条件下，会计档案归档的保管可以采用纸质形式，但这种形式不利于数据的二次利用，为了能够有提高数据的二次利用，可以采用电子文件的形式，通过运用XBRL技术实现平台与软件的无关性，从而不断完善电子档案的生成和归档工作。
摘 要 目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期，加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义。本文结合信息化时代背景，对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨，指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足，提出了会计档案管理的思路和对策，以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高。
关键词 煤炭企业 会计档案 管理
随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。
2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。
3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。
4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。
5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。
2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。
3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。
4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。
5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。
6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。
总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。
参考文献：
[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.
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