时间：2023-06-01 11:33:06
导语：在办公室工作精细化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
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[摘要]企业办公室工作管理,就好比整个企业管理的剂,适量的可以使企业这部运转的车轮转得更轻、更稳、更快。在这样的背景下，企业办公室工作务必实施精细化管理。本文从办公室精细化管理工作的重要性和现状着手，提出了办公室工作精细化管理的有效措施。
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关键词 ]企业；办公室工作；精细化管理
引言
精细化管理是以精细操作的管理为基本特征,通过提高职工素质,克服惰性,强化链接,协作管理,从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲,精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变,是一种意识,一种观念,一种认真的态度,一种精益求精的文化,也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者,都是企业精细化管理的主体和实施者,只有每个人都参与到此项管理中来,企业的管理工作才能高效开展,高质量完成。
1、企业办公室工作精细化管理的必要性
办公室工作之所以要进行精细化管理,是由办公室工作的几个主要特点所决定的。
1.1繁琐性决定了办公室工作必须进行精细化管理
办公室工作综合性强,往往无规律可循,大部分工作没有计划性,更多的是突发和临时性的。在这种情况下,如果办公室管理者或办公室人员不进行精细化管理,往往容易丢三落四,让千头万绪的事务工作乱作一团麻。只有加强了精细化管理,才能有的放矢,急缓有序,把办公室工作安排得井井有条。
1.2参谋性决定了办公室工作必须进行精细化管理
企业决策层在进行决策前有大量基础性工作是需要办公室人员去完成的,在一定程度上办公室管理人员还起着参谋的作用。所以办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误,这样才有利于领导做出正确的决策。要做到参谋意见全面而又准确无误,那就必须从精细处入手。
1.3服务性决定了办公室工作必须进行精细化管理
办公室工作归根到底就是服务,为决策层服务,为企业内各部门服务,为整个企业内的员工服务。为决策层服务就是为决策者提供良好的决策依据,做好各项基础性工作,把领导者从繁杂的事务性工作中解脱出来,同时做好上传下达。在企业内办公室的横向服务主要为沟通与协调工作。办公室在企业内应该是与各个部门打交道最多的部门,一方面是因为上传下达的需要；另一方面,当一项工作涉及到几个部门共同完成时,办公室就要在中间充当联络和协调的角色。并且,在完成领导行政命令督办时,办公室又承担着检查反馈的职责。办公室在企业内一般还担负着后勤管理、治安保卫、车辆管理等等,这些都是涉及到员工切身利益的服务性工作,如何解除员工的生活后顾之忧,让员工专心地从事企业的生产、建设等主导性工作,也是办公室人员的工作重点之一。
2、企业办公室精细化管理的现状
个别企业将精细化管理流于形式，形同虚设。目前市场经济不断的发展，在以“经济建设为中心”的背景下，各企业面临很大的经济压力，另外精细化已经成为了企业办公室管理的重要标准之一，因此个别企业将精细化片面的理解为着眼于小事，更有甚者将精细化错误的解释为“繁文缛节”，增加许多不必要过程和手续，不仅使得精细化流于形式，更阻碍了企业的发展，降低了办事效率。当然，企业办公室工作管理的精细化需要一个不断完善的过程，也没有什么固有的模式可以效仿，这就要求我们要从管理的实际经验中不断的归纳和总结，只有不断的发展创新，具体问题具体分析，才能保证精细化为企业办公室工作的管理发挥最大的作用。
3、企业办公室精细化管理的有效措施
为了杜绝表面化、形式化的现象发生，使得精细化管理深入人心，为企业更好的服务，需要做到以下几点：
3.1培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍
提高办公室工作质量的前提,就是要培养一支高素质、高效率的办公室人员队伍。高素质、高效率的办公室人员要求必须是具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高,同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献、甘当幕后英雄的精神。办公室工作除了对专业理论水平的要求外,更多的需要经验的积累和高度的责任感,对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉,因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作,办事效率太低就会误事。有时为了抢时间经常会在业余时间加班加点,而白天办公室人员一般都是陷于繁琐的事务性工作之中,很少能静下心来写材料,特别是办公室主任和秘书人员起草报告、领导讲话稿以及宣传稿等通常都是在晚上夜深人静时完成。在接待工作中,常常需要起早贪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必须安排得细致周到；对后勤服务工作,更是需要足够的耐心和热情地服务态度。曾经有人把办公室人员比作是“勤劳的牛、奔跑的马、温驯的羊、受气的猪”,我觉得很是贴切,其实办公室人员就是一个综合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能说能跑,能迎来能送往,还要特别能吃苦特别能受气。
3.2制定合理的制度，严格加强考核
精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。如果我们在工作中,只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化,而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证,没有好与差的区别,没有量化的标准来衡量,必然导致精细化管理工作落不到实处,甚至流于形式。“无威不足以立规,不惩无人守规”。因此,在实际工作中,我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求,把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据,将其工作业绩与效益工资挂钩,把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小。坚持用事实和数据说话,而不是单纯凭主观印象来评价,使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务,实现人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基础上,再付之于严格的监督考核,既激发了职工的工作热情与工作积极性,也大大推动了部门的精细化管理工作。
3.3加大宣传力度，培养和坚持精细化理念
“精细化”管理想要真正的深入人心，有效开展，就必须加大宣传力度，加强思想建设，在办公室人员中建立和培养起精细化的理念，制度只能约束人们的行为，将生硬的制度变为人们的潜移默化，才能更好的实现这样一种管理。在企业不断的发展壮大中，应当把这种“精细化”的制度变成一种“精品文化”，只有以“精品”来要求自己，才能在工作中不断的自我超越，提升精细化的含金量，更长久的保持其活力，促使办公室人员将精细化的管理制度转化为精细化的工作习惯，才是“精细化”的本质所在，只有这样，“精细化”才能在企业办公室的管理中发挥最大的效用。
结语
总之,精细化管理是精在事前,细在过程,意在结果的管理理念。企业办公室工作人员要以精细管理的工作理念,积极上进的工作态度,只要把精细化管理工作真正落到实处,企业办公室工作就会做得更好。
关键词：高校办公室；会务工作；精细化管理
作者简介：张凯（1984-），男，山东蓬莱人，华北电力大学校长办公室秘书；于喜海（1971-），男，黑龙江绥滨人，华北电力大学校长办公室副主任。（北京 102206）
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）01-0214-02
随着经济社会的快速发展和高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，加之高校与社会联系的逐渐密切，高校办公室会务工作的任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求越来越高。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。如果没有完善的工作机制和行之有效的管理方法就很难适应新形势下的会务工作要求，将精细化管理引入工作中成为高校办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。
一、会务工作引入精细化管理的必要性
在中外文化中，有关“精细化”的思想源远流长。老子在《道德经》中提到“天下大事作于细”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”，四书中的《中庸》也提到“致广大而尽精微”。[1]意大利的比萨斜塔每增加一厘米的倾斜都可能导致古塔的倾覆，1%的疏忽可能会导致100%的失败。[2]著名的“海恩法则”指出：每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。要消除一起严重事故，必须提前防控1000起事故隐患。这些言论都从不同方面诠释了“精细化”的内涵及重要性。
随着现代社会分工越来越细和专业化程度越来越高，一个要求精细化工作和管理的时代已经来临。精细化管理不仅是一套系统的管理方式，也是一种成熟的管理理念。新形势下，将企业精细化管理理念引入高校办公室会务工作之中，既是推进会务工作从粗放型管理逐步向精细化管理转变的必经之路，也是全面提升办公室工作服务效能，应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。
会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有通过明确的目标任务、细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。前期的精心谋划、精打细算最大限度地降低了办公运行成本，避免了损失和浪费现象的发生。有利于理顺工作机制，调动各方面的积极性，任何一方在完成本职工作之后，都会将精力投入到更紧迫的工作中去，这不仅克服了传统流水作业的弊端，极大地提高了工作效率，还有利于形成和谐的团队氛围。科学的管理有利于高校办公室的长远发展，有利于培养工作人员良好的工作习惯，进而展示办公室良好的风貌、办公室人员良好的业务素质。
二、会务工作精细化管理的内涵及特点
精细化管理来源于日本的精益生产管理理论。[3]二次世界大战后，丰田公司创新思维方式，采用适应“多品种、小批量”的特点，以彻底杜绝浪费、提高生产效率为核心的精益生产方式，由一个名不见经传的小公司一跃成为汽车业明星。这种生产方式曾使丰田公司在全球经济普遍不景气、汽车工业陷入严重的行业危机中独树一帜，创造了世界汽车史上的奇迹。其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产中的每道工序和每个环节，从而以最小的投入创造出最大的价值。
作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。[4]精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精。
高校办公室会务工作精细化管理是“精心组织、细心办会、真心服务”思想的具体体现。这就要求每一个人都要把本职工作做到位，对工作负责、对岗位负责，人人都管理、处处有管理、事事见管理。
高校办公室会务精细化管理的内涵应包含三层含义：一是“精”，即会务工作要突出重点，明确主线。各项工作要根据实际确定每个时期的工作重点（如会前的筹划、分解，会中的服务、接待，会后的督办、总结），只有这样才能把握住工作的方向。二是“细”，即覆盖会务全过程的环节要全，同时应具备一套完整而又详尽的工作机制，才能做到事事有章可循。重点强调把制度落实到位并内化为自觉行动，使办会人员能够真心地为每一位与会者服务。“细”的另一方面含义是要“小”。从小处着眼，从细节抓起，只有树立“办公室工作无小事，会务工作无小节”的工作敏锐性，才能从实处落实精细化管理。三是“省”，即精打细算，一方面是精简不必要的会议及环节，节省时间、提高效率，另一方面是提前调动各方面的主观能动性，做好会议预算明细，做到隆重而不铺张、简洁而不简单，争取花小钱办大事，并将其贯穿于整个会务工作的各个环节。这样，繁杂琐碎的会务工作便如同丰田生产系统一样在几乎完美的环境中有序进行，达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作都是精品的近乎完美的内化效果。
三、会务工作中实现精细化管理的建议
作为综合协调部门，高校办公室是学校会议的组织者和承办者。会务工作既是高校办公室核心业务之一，也是展示办公室工作水平的窗口。它直接影响着学校教育方针、政策、路线在全校贯彻落实的程度，也直接决定着高校办公室在学校师生及外来嘉宾心中的形象。
1.达成一个共识：会务工作无小事
精细化管理不是针对某一环节，也不是某个人的事情，它要求全体办会人员必须全员参与。同时要转变思想观念，会务工作要从粗放的经验管理转变为科学的精细化管理。
一方面，高校办公室要通过办讲座、搞培训、大讨论等形式，在日常工作中加强教职工的理论学习。只有这样“精细化管理”的理念才能深入人心，由单纯的管理方式转变为广泛的管理理念。
另一方面，在办会过程中，从上至下要把精细化管理的作风贯穿到办公室会务工作中的方方面面，按照精细化管理的要求细化目标、量化任务、强化责任，确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅，做到细微之处见精神、细微之处见水平。[5]“会务工作无小事，细节决定成败”。会务工作，特别是大型会议活动的组织工作更是一项复杂的系统工程，如办会伊始要提前谋划，考虑到整体工作的方方面面及彼此间的关联与影响；会议过程中不要轻易放过任何一个可能影响全局的细节，对到会人员、座次排位、会议材料等容易发生问题的地方要细致入微、亲力亲为。因为会议一旦开始，哪怕是最细小的错误都可能酿成无法弥补的后果，造成无法挽回的影响。因此对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。
2.强化两种意识：精益求精和精打细算
精益求精即以打造精品会议为目标。办会作为高校办公室的核心职能之一，是办公室展示工作水平最直接的形式。俗话说“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此会务工作要高标准、严要求，不能仅仅满足于跑跑腿、传传话的工作状态，要树立“无功就是过”的思想，创造性地开展工作，不断提高工作质量、水平和效率，把小事做细，把每个会议都办成精品工程。推进会务工作的精细化管理，要求高校办公室在立足实际及广泛调研的基础上制订和形成切实有效的工作机制、制订规范严格的工作标准、建立明确的奖惩激励机制。这就如同制造业中按照设计产品说明书的要求来制订工作预案，按照设计流水生产线的要求来细化流程，按照管理规模化生产的要求来进行统筹，确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序，通过规范化、标准化、精细化作业，把每一场会议和活动都打造成精品，有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。
精打细算即打造高效节约、求真务实的新型会议模式，不流于形式，真正达到会议召开的目的。高质量的会务工作不仅要尽可能地节约能耗和各类物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，腾出更多的时间，切实提高整个学校的工作效率。因此，会议应本着“简洁”、“高效”的原则，力求时间短、人员精、场地够用、物品实用、会议效果好。一是要充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议可以通过电视电话会议和网络会议等形式，达到节省会议开支、提高行政效率的效果；二是会议材料质量要高，信息量要大，发言材料要根据会议内容限定字数，通常以不超过5000字为宜；三是各个环节的时间要控制好，如发言时间尽量不要超过20分钟，提出问题、阐明观点、讲出思想即可，过程性的内容尽量少涉及；四是会议的开支要精打细算，会议用品可以采购或制作一些可以反复使用的物品，不能为了“摆阔气”而违背原则；五是取消不必要的环节及安排，给会议承办方和与会人员带来经济负担和心理负担的能免则免。
3.抓好三个环节：会前精心谋划，会中细致服务，会后督办总结
在实际会务工作中有效推行精细化管理，要求高校办公室在“精、准、细、严”上下工夫，细化目标、量化任务、强化责任，实现办会规范化、科学化、标准化，力求精益求精、细致入微。在实施过程中，要具体抓好以下三个环节：
（1）会前准备是整个会务工作的重点。准备工作是否充分是会议能否取得成功的关键环节。
首先，会议方案要细。一套高质量的会务方案绝不是闭门造车、凭空想象的，它是建立在提早考察、广泛调研、主动沟通、全面思考的基础之上。会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好。最后的成果体现在会议指南的编制上，让与会人员一册在手，释疑解惑，同时策划者还要做好准备预案，做到有备无患。
其次，落实要精。方案确定后，应根据会议规模决定是否召集相关的部门或人员召开协调会和分工会，确保会议任务在第一时间下达给相关人员。会务分工要求组与组之间、人与人之间具有较强的协调性，各组的负责人要熟悉本组人员的办事风格和特点，做好成员之间的角色定位，确保不因某一个人的离开而影响全局工作的进行。
最后，检查要全。会议检查要求会务工作者亲力亲为，保证“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情绝不能找人代劳，交由别人做的工作也要及时地查漏补缺，不能存在侥幸或凭印象的心理。在实践中，可以坚持会前“三巡”的做法：一是对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏，有无错排、漏排的现象；二是巡查所分发的会议材料，特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等；三是巡查会场的音响视频设备是否正常运行、影音资料是否分门别类备好等。[6]
（2）会中服务决定着办会的质量。会中细致的服务是精细化管理在会务工作中最重要的体现。会议期间是办会的最紧张阶段。会议一旦开始，任何错误都会被无限地放大，因此，要确保会中各项工作万无一失。首先是会务接待，如签到桌要安放在会场入口处醒目位置，同时在与会人员签到时要安排会务人员进行引导，使其在最短时间完成签到。随后会务人员要主动引领与会人员找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主动细致地做好会场服务，主要包括会议记录、影音多媒体调试等场内服务，还有安排会间服务以及食宿、人员接送、医疗安保等场外服务。最后，尤其需要关注的是会议进行中可能发生一些临时变动，如调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况。会务人员要及时向领导请示，并根据领导的指示妥善处理，确保会议按照既定议题进行。
（3）会后督办是会议成果的保证，会议的总结和建档是会务工作创新的源头。一次完整的会务工作并不是随着会议的结束而结束，办公室作为全校工作的督办机构，会后的跟进和督办是会议的继续和延伸。它不仅可以督促基层抓落实，还可以及时搜集、了解动态信息，为领导进一步决策提供参考，保证会议达到预期目的，取得实际的效果。而创新的源头在于继承，在于对以往经验的不断总结和升华，会后的总结和交流也显得尤为重要。因此，在条件允许的情况下，办公室应在会议结束后的第一时间召开一次会务工作总结交流会。大家将本次会议的亮点、不足、遇到的难题以及办会心得进行简单梳理，从而促进整体工作的创新；另外，大家应在交流中理顺工作关系、互通有无，既统一了认识也提高了整体的工作水平，强化了团队意识，从而更加有利于精细化管理在办公室其他领域工作中的全面开展。
参考文献：
[1]孔子，孟子.四书[M].济南：时代文艺出版社，2001：65.
[2]张雅君.试论高校的细节管理及其制度化[J].世纪桥，2006，（9）：90-92.
[3]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社，2004.
[4]汪中求.精细化管理之基本理念[J].中国商贸，2008，（9）：116.
关键词：德育工作 精细化管理 中学教育
中图分类号：G631 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2017）14-0162-01
德育教育和精细化管理是学校和班级管理不可或缺的一个重要组成部分，作为班主任，力图从下面几个方面取得一定的创新性和突破性进展，以期探究出一些德育教育和班级管理工作的新思路，不断丰富德育教育和班级管理的内容，使得学校“校本德育工作体系”能够发挥应有的作用，最终指导具体的教育教学实践，从而促进班级管理工作高效开展，达到提高学校德育工作实效性的目的。
一、创办班刊搭建平台、凝聚力量
班刊作为校园（班级）“硬文化”和“软文化”的一个重要组成部分，采用16k、64页印刷设计，是凝聚全班同学智慧和力量的中心园地与精神舞台，是学校、班级、教师、学生、家长相互联系交流的平台，也是班级重要的宣传和交流窗口。班刊具体设置有卷首寄语、人生导航、一中骄子、青青雨露、校园人物、高考之声、乌龙校园、醉美一中、德育天地、班级建设、岁月珍藏、学子风采等栏目。
二、六封家书传承感恩情怀
对于大多数中学生来说，感恩意识绝不是简单回报父母的养育之恩，它更是一种责任意识、自立意识、自尊意识和健全人格的体现。班主任需要在“家庭、社会、学校、班级”四位一体的教育背景下将感恩教育深入人心。具体做法是以主题班会结合学生给家长写一封家书的方式开展，此项活动每学期至少开展一次，持续开展六次，将感恩教育贯穿于整个高中三年的学习生活中。同学们拥有了感恩之心，就会更加热爱班级、学校、家乡、祖国、世界，就会对他人充满了爱心，可以促使同学们在三年的学习生活中不断完善自身，奋发图强，不断超越。
三、一首“班歌”助推梦想成长
班歌是一个班级对内的号召和激励，对外的形象展示和宣言，是班级精神风貌的重要标志，是引领班级发展方向的精神宣言。它反映的既有教师的理想、要求、愿望，又有同学们的感受、追求和成长心声；它在激励学生成长、凝聚班级精神、推动班级管理和班级德育文化建设等方面发挥着重要作用。班歌犹如班级的精神图腾，与班规、班训等相得益彰。在班歌的创作过程中，对班歌的理解和创新如下：
（1）班歌同时拥有属于明责、抒情、励志和奋进的散文诗歌性质。可以集体演唱和集体朗诵，也可以单独演唱和单独朗诵，班歌不仅可以发挥其在学校、班级大型校园文化活动中的灵活性和创新性作用，还可以调动全班同学的参与热情，又可以发挥班歌的魅力，体现出本班对外宣传和对内凝聚人心的双重效果。
（2）要求同W们人人会唱，在成功和荣誉面前会唱，在失败和生活学习压力下也会唱……与其说班歌是班级管理和班级德育文化建设的内涵式力量，还不如说班歌是助推梦想成长，贯穿同学们三年学习和成长的精神支柱。
四、人人有事做，事事有人管，时时有事做，事事有时做
“人人都是班干部”的核心是以学生为本，科学地管理班级，大胆放手学生们“自治”。这种班级管理制度可以增强自信心，培养学生的责任意识和自尊心。这样便于让他们在班干部岗位的参与过程中找到自己的位置，调动其积极性，让班级的每一项工作都能在学生的努力下顺利完成。
（1）设置相应的语文组、数学组等学科组别。每个组设置组长一名，副组长两到三名，根据阶段性综合表现将本学科表现突出和存在学习困难的同学自动加入相应的学科组，建立相应的学科帮扶团队，以此鼓励同学们无偏科，全面发展，同步发展，树立团队合作的重要性。
（2）除了设置常规的班长、学习委员等班干部的职责、竞选要求和管理模式外，还需要从以下两个方面进行创新：设置值周班长制；尝试班干部每人一天负责制。
这样一来，每位同学一学期都能当上三至四周的班干部，使每位同学的聪明才智和能力都得以体现，同时也让每位同学体会到了当班干部的艰辛、困难，更重要的是让每位同学都为班级管理和班级德育文化建设出力献策，培养和深化了同学们的班级荣誉感和团队合作精神。
五、结语
学校德育和班级管理是一项艰巨、复杂的教育工作，当前中学德育和班级管理机制还不够健全，我们要努力践行“以情育德，以德树人”的思想，不断探索并解决中学的德育和班级管理问题，进一步加强德育建设和班级精细化管理，增强广大师生凝聚力，使学校德育和班级管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1]苏霍姆林斯基. 给教师的建议[M].北京：教育科学出版社，1984.
关键词：办公室；行政管理；精细化管理；思路与对策
作为一种企业管理的理念和模式，办公室精细化管理是社会进步下的产物，其不仅可以规范办公室工作章程，履行办公室工作义务，协调办公室人员矛盾，更是对企业规范管理的一种可行性管理模式。其可以最大限度地减少企业占地资源、降低企业管理成本、优化企业内部结构、深化企业基本思想、完善企业整体结构、弘扬企业内部文化，并把企业管理制度向着科学化、精细化方向发展，把企业文化深入人心，促进办公室工作人员能力的提高。
1实现办公室行政管理精细化的背景
1．1没有重视精细化管理的重要作用
企业的管理者是一个企业生存的根本。管理者能力的高低决定了企业发展的好坏。企业精细化管理可以帮助管理者管理企业，实现企业的科学化管理。管理者必须具备一定的管理意识，管理者本身的管理意识能力强，才能实施企业的精细化管理。然而，当前我国的企业管理者大多缺乏精细化管理意识和经验，不能对企业内部存在的问题及时作出合理的解决和调整，导致企业管理混乱，企业的管理水平降低。
1．2传统管理思想导致项目管理滞后
企业需要不断的创新，注入新思想、新观念，不断更新管理方法，才能跟上时代的脚步，满足企业发展的需要。而现在的企业管理者大多因循守旧，墨守成规，企业内部管理内容更新慢，满足不了现有企业发展的需求。管理者的思想严重滞后，新开发项目不能及时得到细化和分工，考虑问题也不够全面，常常以偏概全，严重影响企业的发展进程。所以管理者必须要不断地更新管理思想，学习先进管理模式，把办公室行政管理工作精细化，明确管理目标，才能把企业的行政管理也业务工作相结合，促进企业全面发展。
1．3管理制度难以满足现代管理发展
每个公司都有相关的管理制度。管理制度是企业给员工制定的标准，制约企业员工的行为，规范企业员工的准则。在我国，很多企业在管理制度上还不完善。导致很多情况下工作人员的重负作业，人员管理制度不健全，奖惩制度也只是摆设，并没有真正意义上的管理制度，只是空设。时代在进步，社会在发展，企业管理制度也需要不断地更新，才能满足人们日益增长的物质文化和精神文化和企业文化需求。因此，制定管理制度要与时俱进，不断更新，落到实处，不能纸上谈兵。这样才能使企业更加有条不紊、井然有序地朝着新方向前进。
2实现办公室行政管理精细化的思路分析
2．1实现办公室管理科目的细化
传统的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人独大，统治整个企业。这种管理模式存在着很多弊端。管理者的盲目自大，做出的错会指令会导致整个项目发生变化，从而使企业面临窘迫的境地。通过细化和量化分工，多人参与企业管理，集思广益，使企业的每个环节都有专人把关，不但可以节约时间，节省开支，提高工作效率，实现企业的最优化。
2．2融入流程化和规范化的理念
要想把办公室行政管理工作精细化，可以通过工作的流程化和标准化来实现。每个企业也都有自己的标准和准则，只有遵守企业的规章制度，按照标准来要求员工，赏罚分明，让员工在思想和行动上都严格遵守企业的规章制度，企业才能稳固发展。把工作落实化、流程化，按部就班，企业将会按照设定的目标有序开展，实现共同进步。
2．3重点优化协同与经济化意识
办公室的工作内容复杂多样，包含方方面面，每一个部门都有自己的工作职能，协调好每一项工作，保障办公室工作正常有序进行。办公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企业运转也需要大家齐心协力。互相沟通，合作交流才能有效地完成一项工作。所以，签订合同也是企业必不可少的环节。合同的签订既保护了员工的合法权益，同时也给管理者提供保障。达到双赢的目的。办公室精细化的实施，很大程度上优化了办公室人员结构，提高员工的经济化意识，促进企业行政管理工作的有效进行。办公室行政管理工作离不开人与人之间的交流，良好的沟通方式可以使一个企业凝聚力和向心力不断提升，改善人际关系，整体上提高企业行政管理机制，推动企业向科学化、精细化、完善化发展。
2．4强化信息技术手段应用水平
随着当今社会的进步，信息技术在现代化的企业管理中也占据着非常重要的地位。这也就要求管理者具备一定的信息技术水平，利用先进的信息技术管理企业，使企业管理越来越先进，工作的流程越来越标准化、自动化，工作分工越来越明确化、信息化，不断的推进企业的进步，朝着越来越精细化、科学化的方向发展。信息技术作为现代化的科技手段，已经广泛的使用于我们的工作和生活之中，只有完善的信息技术才能支撑企业文化的发展。
3促进办公室行政管理精细化的对策建议
3．1结合办公室文化提升管理精细化主动性
企业的办公室文化在企业文化中占据着重要地位。如何实现企业的办公室精细化，首先要从员工着手，提高员工的思想意识。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原则，有始有终，循序渐进，日积月累，员工的思想意识久而久之就会形成了精细化的管理意识。企业可以制定科学化的管理计划，制定年计划、月计划，甚至把工作细化到周、日，逐一开展工作，让员工在日复一日的工作中明白精细化管理工作的精髓，不断的改进和完善精细化管理，形成鲜明的企业文化，通过管理意识的提升，最后达到执行力的提升。
3．2融入标准化与制度化增强精细化规范性
企业管理离不开管理者，管理者之间的思想意识要保持高度的一致才能保证企业工作的有序开展，这必然需要办公室行政管理制度的精细化。没有规矩不成方圆，只有制定健全的企业管理制度，才能规范和约束企业员工，形成企业管理制度体系，改善企业管理中的破旧观念，形成管理制度精细化。如何实现管理制度的精细化，就需要企业管理规章制度的规范，指引管理者健全企业规章制度，协调各部门之间的关系，避免出现漏管、空管的现象。管理者要时刻保持高度的清醒，总领全局，有全局意识，宏观调控办公室行政管理。很多企业的行政管理工作人员在思想和意识上都没有达到一定的高度，缺乏理论知识，没有严格的管理制度，制定的目标空洞、不明确，没有严格的考核标准，制定的目标往往都是空设，没有实质性的意义。所以，企业管理人员要想实现企业的精细化管理，还需要制定行之有效、符合实际的管理制度，明确目标，减少失误，最终才能真正实现既定目标，提高工作效率，完善管理制度。
3．3从根本上提高员工专业能力与职业素质
企业管理离不开管理者，更离不开员工。管理者制定科学合理的管理制度，需要员工的配合和遵守。通过把办公室行政管理精细化，不仅能提升管理者的管理水平，同时也能帮助员工把工作细化、易化，落实到每一个人的头上，便于管理者采用科学的方法考核员工。避免员工重复作业。同时，适当的奖惩制度也可以调动员工的积极性，激励上进的员工，鼓励良性竞争，让员工全身心地投入工作当中去。通过这些手段实现办公室行政管理精细化，提高行政管理水平。信息技术在现代企业当中的使用率特别高。运用先进的信息技术可以提高行政管理水平，提高工作效率。作为企业的行政管理人员，要在工作中不断地学习，分析和思考工作中的细节，总结工作经验，查缺补漏，不断提升自己的职业素养，在企业中做出表率，用自己的实际行动做出榜样，激励身边的员工，提高自身工作水平，带动企业稳步向前发展。
3．4精细化进行定岗定责实现岗位的精细化
依据办公室行政管理精细化的标准要求，制定健全的工作责任体系，制定岗位责任划分标准，科学合理的安排工作岗位，明确每一个工作岗位的职责和功能，确定工作目标，按时按点，分工明确，团结协作，和平发展。使整个办公室管理制度越来越人性化、科学化、标准化。规范工作岗位职能，健全办公室管理机制。统筹规划，责任分工，精细化的岗位分工，规范化的工作岗位。办公室行政管理的精细化、科学化，需要信息技术的支持。信息化时代下的企业管理制度变得透明化、岗位精细化、目标科学化、管理人性化。企业管理在这些技术支持下会变得越来越成熟，越来越完善。
办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。
二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题
1.管理制度问题
制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。
2.管理项目问题
一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。
三、如何实现精细化管理
1.重视意识的养成与运用
领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。
2.重视制度精细化的构建
易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。
3.重视管理项目的综合性
①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。
四、总结
一、小企业办公事务存在的问题与不足
小企业在管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平等方面都显得尤为重要，但用高标准来衡量办公室的工作，普遍还存在一些问题和不足：
一是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出一些低级差错，影响工作质量和企业形象。
二是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。
三是疏于学习、安于现状。一些办公室人员认为自己的素质还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。在这种情况下，如果不进行科学化精细化管理，势必出现工作分不清轻重缓急，丢三落四，效率低下，疲于应付的情况。只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的问题，不断提高办公室工作的整体效能。
二、小企业办公精细化的研究内容
针对现状，研究小企业办公室精细化管理方案，研究的主要内容是：一是对小企业办公室内部业务精细化及管理方案进行定位，分析销售市场对办公室内部要求，作为较为精确地判断，做到效益相对最大化，达到了合同书的指标要求;二是对小企业办公室现状进行分析并提出建议;三是对小企业办公室办公设备、软件使用及管理提供支持。
三、小企业精细化的具体措施
（一）管理性费用控制
1.会议费、差旅费、招待费和办公费等主要管理性费用严格执行事前审批制度，总额控制在预算内。办公费、会议费由办公室统一归口管理，工作人员可申报需求，由办公室统筹安排，并由办公室负责做好办公用品的收发、领用台帐。
2.各类会议由办公室统一安排，会议前必须填写呈批件，并做好《费用预算明细表》，经总经理审批同意后严格按照预算执行。合理安排参会人员、会议天数，会议场地，尽量使用公司内部会议室，节约费用支出。
3.差旅费控制严格按公司相关制度执行，出差前在报销平台递交出差申请，明确单次出差人数、交通工具、住宿标准，严格执行标准，超标部分不予核销。提高出差期间的工作效率，减少因同一事件在外停留的时间，降低出差成本。
4.业务招待开支做好事前审批，分解全年招待费预算。接待人员在接待前必须填写《接待申请表》，由办公室确定接待地点和接待标准，禁止随意接待和超范围接待，杜绝豪华接待。
5.常办公费用控制措施，主要通过进一步询价、竞价，选择物美价廉的办公用品供应商;建立低值易耗品使用台帐等，避免其他部门重复申请;规范印刷费管理，严格执行公司有关规定，超过500元以上的要请示，要秉承简朴作风，印刷质量以满足工作需求为准;建立车辆维修费、保养费、油耗台帐。
（二）生产经营费用控制
1.公司人力资源成本控制
（1）健全公司用工管理办法，销量定编，控制员工总数。
（2）完善薪酬管理办法，调动员工工作的积极性，提高劳动效率和劳动质量，节约用工，合理降低人工成本总额。
（3）做好员工后续培训教育，合并培训班次，优化培训课程，既能提高员工技能又能较好的控制培训费用支出。
（4）规范各项人工费用的列支渠道，总体上把握费用进度。
2.修理车间的修理费控制
（1）大型修理费控制。对小维修实行定额管理，严格控制，对超额部分不予核销。
（2）办公设备责任到部门，要自行管理维护好本责任区的办公设备、电话设施等，非正常损坏自行维修责任，以降低维修频率。
（3）办公车辆维修由办公室统一安排，控制维修费用总额。
3.房屋租赁费及水电费控制
房屋租赁费控制：严格公司相关规定，租赁机办公场所时要争取最低价格。
水电费控制：从点滴做起，从每个人做起，节约每一度电，节约每一滴水。要尽量采用自然光，少开照明灯，尽可能地减少用电量，人走灯熄，电脑、打印机等设备设备省电模式或关闭状态。
加强日常用水、用电的监督抽查，对于浪费现象进行批评教育甚至进行处罚，促进管理。
（三）电话及通讯费控制
（1）固定电话申请加入套餐服务，减少每月的电话费支出。
（2）加大网上办公的力度，以电子商务办公为主。
（四）行政收费及地方税费控制
（1）加强与各地方政府职能部门的协调力度，降低检测、排污等行政收费标准。
（2）加强与地方税务的协调， 特别是防洪保安资金和工会经费方面，力争将税费降到最低。
四、小企业办公精细化工作要求
（一）认清形势，明确精细化工作目标。精细化管理是小企业实施低成本运营战略的重要途径，是提升公司整体利益与品牌效益，增强核心竞争力的重要举措。要以省公司精细化管理工作思路为指导，明确全年任务指标，要结合实际，将各项任务分解到每一工作岗位上并上报精细化管理办公室，彻底调动全体员工的积极性，发挥集体合力，形成精细管理、科学发展、量效齐增的良好局面。
（二）强化措施，确保精细化管理顺利实施。
精细化管理工作涉及公司经营和管理各个方面，要摸清现状，明确目标，查找工作中存在的薄弱环节和瓶颈因素，如：节约意识不强、经费使用效率低等诸多问题。一是要认真组织分析研究，细化公司精细化管理的工作目标、做到工作责任到人。二是要完善公司及业务流程，规范和指导基层人员的日常工作，推进日常管理工作的制度化、程序化。三是要做到全过程参与，全过程控制，实现从“粗放型管理”到“节约型管理”转变。对经费使用坚决执行“谁审批，谁负责”的原则。
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1.办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2.办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4.办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3.组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5.以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1.精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2.精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3.精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4.精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5.精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6.精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志,2015(1):276-276.
[2]青玮,张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48.
[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131.
[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务,2014(9):52-53.
【关键词】办公室；精细化管理；团结；学习；制度
办公室在任何单位都是不可替代的，虽只是单位一个普通的部门，却发挥着重要的作用。办公室是一个单位的“窗口”和“咽喉”，起着承上启下、服务全局的作用，办公室能否充分发挥作用直接影响着单位全局工作的开展。办公室要以服务为宗旨，提高工作效率，提升管理水平，高标准、高质量完成各项任务，推行精细化管理，用精细化管理追求卓越。
一、搞好团结，用团结求发展
一个部门取得的工作成绩不是哪一个人的功劳，而是集体的力量，是集体智慧的结晶，是团结的结果。“人心齐，泰山移”，只有团结，才能完成任务，做好工作。一个团结的队伍才是一个能出成绩的队伍，团结出凝聚力、出战斗力，团结才能提高工作效率，提升工作质量。
办公室要注重搞好团结，呈现出和谐融洽的氛围，用团结求发展。办公室主任可定期与办公室每位员工交流谈心，了解办公室每位员工的心理状态，进而在生活上予以帮助，工作上予以指导，不让员工带着情绪工作，使每位员工工作时都充满激情，高效率完成工作。定期召开生活会，在生活会上每位员工都可以畅所欲言，说出对其他人的意见和建议，在办公室主任的主持下，解决问题、共同进步，增强凝聚力。此外，在不耽误工作的前提下，办公室人员还应举办一些小范围内的集体活动，通过活动增强每位员工的集体意识、责任意识和荣誉感，让每个员工内心都充满自信，时刻保持着积极向上的心态，全身心投入到工作中去，把工作当成事业。
通过一系列沟通举措，使办公室成为一个严格意义上的集体，团结协作，互帮互助，每个员工都以能成为办公室的一份子而骄傲。团结出效率，有了团结，办公室的工作才能取得较大成绩，才能共同努力顺利完成了领导交办的各项任务，较好地服务公司全体人员，用团结求发展。
二、注重学习，用学习谋发展
目前形势发展很快，经济和社会发展的速度是惊人的，思想认识、文化理念、各项工作的要求、整体素质的提升都有一个巨大的转变。这期间，只有与时俱进，不断学习，办公室工作才能跟上形势的发展。
办公室要对学习高度重视，每位员工不仅学技术还要学政治，不仅学书本还要学实践，尤其是加强对企业文化的学习，用先进的企业文化理念武装自己。加强对企业文化的学习，企业文化是一个企业在长期发展过程中积淀形成的价值观、信念、仪式、符号、处事方式等特有的文化形象。通过对企业文化的长期学习，使每位员工都深入了解企业的发展历程，了解企业独特的魅力，增强每位员工的归属感和荣誉感，与企业同命运，与企业共发展，用自己的实际行动维护企业的荣誉和形象。
办公室每位员工还要加强对专业知识的学习，增强综合业务能力，提高工作效率，高标准完成各项工作任务。同时，在团结的基础上，每位员工不仅学习自己专业的知识，对其他同事的专业知识也积极主动地去了解，互相帮助，推动办公室工作上台阶。此外，办公室可每周举行一次学习交流会，学习政治理论和上级文件精神，彼此分享心得，不断提高思想政治水平。通过政治理论学习，提高每位员工的政治素质，在政治上保持清醒的头脑，适应新形势新任务的要求。
通过各方面的学习，使办公室每位员工都得到较大提升，个人能力有较大突破，整体素质有大幅度提高，办公室工作紧跟时代和企业发展的要求，用学习谋发展，与时俱进，开拓创新。
三、制度建设，用制度促发展
“没有规矩，不成方圆”，规矩也就是规章制度，是用来规范我们行为的准则，是做好办公室工作的重要保障。制定相关制度，用制度来规范每位员工的行为。同时对不切实际的规章制度进行修订完善，在执行上一视同仁，一切按规章制度办事。
“工欲善其事必先利其器”，办公室应结合上级和公司要求及办公室的具体情况，针对每位员工负责的专业工作制定相关规章制度，从制度上严格规范每位员工的行为，使办公室各项工作都有章可循。出台制度前，召开专题会议，秉承认真负责的态度，对制度初稿进行讨论，修改其中不合理、不切实际的地方，对制度的可行性进行细致分析。制定过制度之后，组织员工学习，使员工对制度的规定有一个深入地了解，在工作中严格遵守制度规定。
制定制度只是制度建设的一方面，最重要的还是要严格执行制度，使制度能真正发挥作用。在执行制度上坚持“严、细、恒”三字方针：“严”就是不折不扣的落实到位，不搞投机取巧，不搞上有政策下有对策；“细”就是要消除“三盲”，注重细节，实行精细化管理；“恒”就是始终如一，严格责任不动摇，长期坚持不间断，决不能忽冷忽热，时紧时松，要坚持，坚持，再坚持。严格执行，对执行制度较好的进行奖励，对违反制度的进行处罚，制定奖惩机制，鼓励督促员工严格执行制度。
通过制度建设，进一步细化分工，规范每位员工的工作，彻底消除推诿扯皮的现象，提高工作效率，实现用制度促发展。
办公室要立足服务，用团结求发展，用学习谋发展，用制度促发展，推行精细化管理，用精细化管理追求卓越。精细化管理的实施，将有效提高办公室的工作效率和服务质量，使办公室整体水平获得较大提高。
作者简介：
集团公司继开展2009管理效益年、2010管理考核年、2011节能降耗管理年，确定2012年为集团公司“精细化管理年”，现将有关事项通知如下：
一、 指导思想
以“三个代表”重要思想为指导，积极贯彻落实科学发展观，坚持以世界眼光谋划未来、以国际标准提升工作、以本土优势彰显特色，以创建省内领先、国内一流的供热企业为目标，进一步解放思想，更新观念，高标准、严要求，全力构建创新、高效、科学的精细化管理体系，奋力开创热电发展新局面。以优异的工作业绩向党的十献礼，向集团公司创立20周年献礼。
二、 总体目标
以“精”为目标，以“细”为手段，把“精细化”管理理念贯穿到安全、生产、供热服务、节能减排、工程建设等企业营运管理的整个过程，以“精细化的规划，精细化的分析，精细化的控制，精细化的操作，精细化的核算”，实现企业从传统生产管理模式向低碳经营转变、从经验型管理向科学化、精细化管理转变，认真落实“寻标、对标、达标、夺标”要求，艰苦奋斗，创新发展，实现员工执行力大幅提升，企业管理水平更大的提高。
三、组织领导
四、实施步骤安排
1．制定措施和目标、宣传发动阶段。（2012年1月15日至2月底）
各单位、处室于1月18日前完成制定开展“精细化管理年”具体措施和目标并报送到领导小组办公室。
要利用各种专题会议、热电报、OA平台、橱窗、标语、横幅等手段、形式进行广泛宣传发动，把精细化管理的理念、必要性和深远意义贯彻到每位员工，奠定好开展“精细化管理年”的舆论、思想基础。
2．具体实施阶段。（2012年3月至12月15日）
2月份，集团公司主要领导将安排一周时间带队对各单位开展“精细化管理年”活动进行现场调研，指导活动开展。
各单位要根据集团公司领导调研提出的指导意见，结合各自实际情况、存在的主要问题，突出重点，对活动方案进行完善和细化，务求达到目标量化、时间明确、责任到人。机关处室要根据活动要求对活动方案进行再充实、细化。
各单位、处室制定的活动方案，要采取自上而下、自下而上等多种方式积极开展活动，付诸实施。
责任单位：各单位、处室
各单位、处室每月1日（自4月1日起）将上一个月开展活动情况（包括：经验体会、活动亮点、意见建议、活动花絮等等）的书面材料和电子版发送活动领导小组办公室，活动领导小组办公室将在OA上开辟“2012年精细化管理年专栏”， 刊登活动建议、交流经验做法、活动消息、通报检查情况。
责任单位：各单位、处室
“青岛热电”报将开辟“精细化管理年专栏”，及时刊登开展活动情况，报道先进典型事迹，引导活动不断深入。
责任单位：企业文化中心
活动领导小组将不定期组织对活动开展情况进行专题调研或现场检查。
责任单位：企业策划处
3．总结提高阶段。（2012年12月15日至30日）
各单位、处室对全年开展“精细化管理年”活动情况进行总结，肯定成绩，查找不足，促进精细化管理活动持续、有效地开展。
2012年，面对发展的机遇与挑战，全体热电干部职工要进一步转变观念，努力完成目标产值17亿元，以更优的质量、更高品质的服务，全面推进供热产业升级，为实现企业的跨越式发展做出新的贡献。
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