时间：2023-06-02 15:38:47
导语：在人事档案日常管理工作的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1.档案管理不够标准化、规范化。档案是一项重要的工作，尤其是干部人事档案，更是重中之重。这就要求我们的档案管理单位对干部档案存放管理工作要做到规范有致，不容马虎。但是许多单位在档案管理方面不够标准化、规范化，这样不仅影响了档案的存放质量，也拉低了相关部门的工作效率，对档案在社会应用和科学有效管理方法上的创新造成了阻碍。
2.档案管理的现代化推进较为迟缓。由于社会文明的进步和科技产业的发展，目前人事档案已经进入了一个新的阶段，不仅建成了现今的信息管理系统，而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限，所以在某些方面还有待开发，比如说对干部年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面，系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力，不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外，在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷，容易在资料更新时造成遗漏，不能保证档案管理部门接收到第一手信息，给档案在信息流通领域造成困难。此外，某些重要信息诸如教育程度等内容的缺失将会给档案的内容完整性造成缺陷。
3.档案管理人员综合素质有待提高。档案管理工作对从业人员的基本素质有很高的要求。尤其是在新时期条件下，官员的任职条件和人员资料管理方法都有了新的内容，提高档案管理从业人员的总体素质和能力显得尤为重要。但现阶段档案管理部门所聘用的职工业务水平还跟不上现代档案管理的要求，行业内从业人员也缺少培训和互相交流的机会。
二、新时期档案管理的策略
新时期条件下，知识和信息不断交汇，社会的快速发展致使现阶段的档案管理制度已不能满足社会需求。因此，我们必须加快档案管理工作的转型，创新制度、拓展思路，切实向满足社会需求方向迈进。
1.促进档案管理工作的规范化与标准化。干部人事档案的主要作用不仅体现在选拔任用干部方面，还体现在官员的日常调换、职称考评、薪资待遇等角度。目前，我国在档案管理进程上还有很长的一段路要走。在推进档案管理现代化的道路上，我们要充分运用相关的法律条文和规范细则，来提升档案管理行业的整体水平和规范化程度。
2.促进档案管理工作的现代化进程。在档案管理现代化进程中，我们必须按部就班地推进管理工作不断向前。首先，要完善平台，让资料信息可以自由传播，让当代的信息传输能力得以发挥作用，逐步推进档案管理的智能化，能够对官员和有关部门加以区分认证，给其更加广泛的权限，以方便检索所需资料；其次，运用国内外最新的研究成果，做好日常的档案资料备份工作和丢失数据后的恢复。第三，制定细则来规范日常作业流程，尤其是在资料的录入和日常所用工具方面的规范细则，以此来降低错误的发生率。最后，实现干部信息日常管理的动态化和科学化，始终保持其数据库的准确性和可靠性，为相关部门的统计和审查做好保障。
关键词：高校;人事档案管理;对策
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年2月6日
人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分，能够客观地反映教职工的综合素质和能力，直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评，间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此，在新的形势下，积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。
一、高校人事档案管理存在的问题
（一）重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说，对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里，他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管，提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说，由于人事档案的保密性要求高，导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用，大多数人根本不知道自己的档案中有些什么，认为人事档案管理与自己无关，是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的，从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。
（二）制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，制定了一系列人事档案管理规章制度（如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等）。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据，奠定了良好的基础，但是在具体落实上还存在一些不足。例如 “档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则，但由于人才流动的日益频繁，高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象;档案材料的收集不及时，整理归档更新滞后，材料缺失严重等等，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转，归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。
（三）队伍建设不健全
1、人员配备不足。随着社会的发展，各高校的办学规模不断扩大，教职工的数量迅速增长。同时，随着人事制度的改革和深化，人才的流动也不断加大，因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求，每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，然而各高校专职工作人员配备并不充足，兼职现象屡见不鲜。在这种情况下，档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作，没有时间和精力去学习先进的技术方法，人员素质有待提高。
2、业务知识不精。目前，各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身，而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等，这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求，更谈不上充分发挥挖掘档案的价值，提高档案服务的质量了。
（四）硬件设施不完善。根据《档案法》规定，人事档案管理部门要做到“三室”分开，设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中，大多数高校由于经费、空间等原因的限制，在硬件设施上难以满足工作要求，不能达到“三室”分开标准，无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后，无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。
二、高校人事档案管理的对策
（一）提升档案管理意识，提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强，要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先，高校领导对人事档案管理工作要予以重视，将其提升到一定的认识高度，转变原来“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象，把人事档案工作提到议事日程，在档案管理建设方面予以充分的重视和支持，更好地发挥其作用。其次，对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎，难以做出成绩，档案管理人员缺乏成就感和被尊重感，领导应关心其工作和生活，尊重其人格和劳动，并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会，提供发展空间。再次，档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度，利用校园广播、校园网络、会议等渠道，不断提高全体教职员工对档案的认识，促进档案管理工作发展。
（二）完善规章制度，实现规范管理。一切工作的顺利开展，需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严，这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此，高校应立足于本校的实际情况，制定完善的规章制度，实现各部门之间的通力合作，最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性，从而做到让制度说话，用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时，要从严把关，做到不错、不漏，万无一失。
（三）加强队伍建设，提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量，建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍，是提高高校人事档案工作质量的关键。
1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求，配备充足的专职档案管理人员，保证人事档案管理的正常顺利开展;其次建立科学合理的档案人才培养体系，在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制，促进人事档案管理人才的多元化、专业化，保证人事档案管理队伍的稳定性。
2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才，提高队伍的专业素质;另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训，开展校际的参加学习、交流活动，不断提高管理人员的专业知识和业务能力，从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外，高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习，成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才，为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。
（四）加大投入力度，提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性，高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度，将人事档案管理经费列入单位的财务预算，不断完善基础设备，使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室，做到“三室”分开;配备齐全的办公设备（电脑、扫描仪、复印机等），及时更新，改善工作环境，提高档案管理人员的积极性和工作效率。
主要参考文献：
一[！]、提高人事档案管理人员的职业道德素质
人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员,人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范,也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求,档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度,从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员,必须把握好档案管理职业的自律性与他律性,首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合,同时也要牢记法律规定,严格遵纪守法,做好《档案法》中要求的每一项工作。
二、增强人事档案保密意识
人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此,档案人员应绷紧保密这根弦,高度树立人事档案保密意识。
2.1 提高保密意识,学习人事档案法律法规
档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规,在统一思想、提高认识的基础上,牢固树立保密观念,增强保密意识。
一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求,为日常档案管理工作提供法律法规依据。
二是积极参加人事档案保密的交流培训活动,提高业务素质,明确国家最新的规范规定,巩固保密知识。
三是定期开展保密自查活动,对各个易的风险点进行定期自查,一方面差缺补漏,一方面对各档案管理人员提出新要求,以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性,提高档案管理人员的保密意识,督促其学习人事档案保密知识。
2.2 增强档案管理人员的保密责任感
人事档案中蕴藏着大量的个人信息,其中不乏个人隐私信息。因此,要做好人事档案管理工作,必须树立高度的责任感,在工作中细致严谨,确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度,各负其责,分兵把守,将责任落实到个人,使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下,自觉维护档案秘密性,做好人事档案保密工作。
三、做好人事档案存放过程中的保密管理工作
“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中,我们主要应注意以下几点。
3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作
人事档案存放的库房是做好保密工作,维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑,一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠,档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内,设有专门的人事档案保险柜,由专人负责管理,无关人等一律禁止入内。
3.2 严格人事档案存放管理制度
档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:
一是保证人事档案完整,建立健全管理制度,使用人事档案要经过层层严格的审批手续,有效避免人事档案的损坏,同时,发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救,以免以后遗忘或增加破损;
二是保证人事档案的安全性,提供足够的人力物力财力保障,负责人员要严格职守,积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用,杜绝档案遗失或失窃的问题;
三是保证人事档案存放的统一性与有序性,按照国家相关规定,规范人事档案卷宗排列方式和次序,使人事档案排列有序,整齐规范,便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理,保证好人事档案的安全与保密。
四、落实人事档案保密工作职责
摘 要 医院的人事档案是记录医院医护人员的工作情况、思想道德、专业能力等内容，是十分重要的信息资料。做好医院的人事档案管理工作，有助于促进医院的健康发展。新时期，医院的人事档案管理工作日益发挥着重要的作用，必须积极找出制约医院人事档案管理工作的问题，采取积极的措施加以解决。本文就对新时期医院人事档案管理工作中存在的问题进行分析，探究加强医院人事档案管理工作的有效对策。
关键词 新时期 医院 人事档案管理
医院是为患者提供医疗服务，帮助患者减轻痛苦，治愈疾病的地方，要实现这一目标，医院除了要有完善、先进的医疗设备外，还应有一批高素质、高专业化的人才。新时期，医院的人事管理工作的重要地位逐渐显现，医院应顺应时展的步伐，创新工作方法，做好医院人事档案管理工作。
一、新时期医院人事档案管理工作中存在的问题
（一）对人事档案管理工作不够重视
当前，医院领导将主要精力放在强化医院的医疗水平，提高医院的经济效益上，对人事档案管理工作不够重视，很多医院领导认为人事档案管理对于医院的经济利益的实现影响不大，不需要花费大量的时间和精力开展细致的工作，结果导致医院的人事档案长期堆放在一旁，时间久了，档案布满灰尘，有些甚至出现发霉、损坏的情况，造成人事档案缺失，不利于医院管理工作的开展。[1]
（二）人事档案管理人员素质能力不高
医院的人事档案管理工作的效果和质量主要受管理人员素质能力的影响，但是，目前医院中从事人事档案管理的人员大都专业性不强，呈老龄化趋势，没有经过专业的培训，对人事档案管理缺乏认识和重视，在工作中应付了事，缺少良好的职业道德。
二、新时期加强医院人事档案管理工作的有效对策
（一）提高对医院人事档案管理的重视程度
要想使医院人事档案管理工作得到有效地开展，并取得良好的效果，就应该加强医院领导和管理者对医院人事档案管理工作的重视程度，意识到医院的竞争与发展离不开人的积极作用，将人事档案管理工作纳入到日常管理工作中，建立完善的档案管理部门，并配备专门的人员进行人事档案管理工作，加强医院全体工作人员对人事档案的重视程度，促进是人事档案管理工作的顺利开展。
（二）完善人事档案管理制度
为了更好地促进医院人事档案管理工作，医院应建立完善的医院人事档案管理制度，从而规范人事档案管理工作的开展。对医院所有职工的人事档案进行分类整理和保管，完善档案的检索方式，使医院档案管理工作更加专业化和规范化，制定完善的管理制度，使每一位管理人员都能够严格按照管理制度开展工作，促使人事档案管理工作高效开展。
（三）强化人事档案管理方法
在当前医院的人事档案管理工作中，存在着档案内容记录不全面等情况，因此应对人事档案进行全面的、动态化的记录，强化档案管理人员资料收集的能力，保证获取到医院职工的最新、最重要的资料，并且将收集到的资料进行整理，使档案内容更加优化，提高实用性。在人事档案转递过程中，要严格按照规定进行，避免对档案资料的篡改，确保人事档案的可信度，使人事档案能够客观、真实的反映医院职工的情况。
同时，运用现代化的管理手段开展人事档案管理工作，将人工操作转变为计算机操作，减少人为操作失误的出现。建立完善的医院档案信息库，将人事档案放在信息库中，便于相关人员的人事档案需求，通过信息化的人事档案数据库，将医院职工的晋升、薪酬变化等公开在信息库中，便于接受其他人员的监督。[2]利用信息化的技术手段，对医院的人事档案信息进行细致的分析和研究，为医院提供客观真实地信息数据，为医院的人事管理工作提供便利。
（四）提高档案管理人员的素质能力
医院人事档案管理工作的效果直接受到档案管理人员素质能力的影响，喂了更好的促进医院人事档案管理工作的开展，必须加强档案管理人员的教育和培训，增强档案管理人员的专业能力，了解档案管理方面的知识和技能，能够不断学习新技术、新理论，促进档案管理工作的顺利开展。同时还应加强档案管理人员的思想道德以及职业道德，强化档案管理意识和服务意识，严格要求自己，按照档案管理制度开展工作，增强自己的责任感和道德意识，能够做好医院人事档案的收集、整理、保密等工作，提高档案的质量，为医院管理工作的开展提供帮助。
三、结束语
新时期，医院之间的竞争主要还是人才之间的竞争，人事档案是医院重要的信息资料，也是医院选拨人才的重要依据。应努力做好医院人事档案管理工作，开发人力资源，为医院管理工作的顺利开展提供支持，促进医院健康稳定发展。
参考文献：
关键词：高校 人事档案 信息化建设 措施
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（c）-0248-02
1 人事档案信息化建设的作用和意义
1.1 有利于提高管理人员的工作效率
长期以来在我国的人事档案管理工作中，都是管理人员通过手工的方式对档案信息进行收集、整理和利用，工作较为繁琐，而且工作量也较大，不仅费时费力，而且工作效率也较低。而档案管理实现信息化后，利用计算机技术和网络技术替代了传统的手工管理工作，不仅有效的提高了检索和查询的速度，而且工作效率也有较大程度的提升，更利于加快人事档案信息的开发利用工作，而且信息传输具有及时性，确保了各项决策的正确性。
1.2 有利于档案人员业务水平的提高
利用信息化来实现对人事档案的管理，使管理人员从高强度的繁重手工劳动中解脱出来，可以有更多的时间进行学习，从而有效的提升业务能力及管理水平。
1.3 提高了人事管理工作的运转速度
人事档案是在高校进行干部选拔和任用时重要的信息资源，可以为各项决策提供科学的参考意见，对于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作运转的速度都起到了极其重要的作用。
1.4 有利于实体档案的保护
人事档案的介质是纸张，纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料需要在用户查询时不断的进行翻阅及反复进行拆装，这就很难避免纸张不会受到损害，所以在档案信息化实现后，不仅有效的减少了对实体档案的接触，而且对实体档案也起到了有效的保护作用。
2 高校人事档案信息化建设中的主要问题
近年来，由于对高校人事档案的重视程度不断提升，人事档案在制度、内容规范等许多方面都取得了较好的成效，但在目前高校人事档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的进展。
2.1 档案材料不全，内容失真
真实性是人事档案得到存在的根本，但在当前高校的人事档案中，其材料的真实性有所欠缺，不仅档案的内容没有实现良好的衔接，而且在进行时间和日期的填写上具有较大的随意性，在档案的材料中更多体现的是个人的成绩和优点，而对于缺点及错误则很少提及，这样情况的存在， 与管理工作中审核把关不严具有直接的关系，影响了档案的利用。
2.2 管理传统，效率低下
目前在我国部分高校对人事档案的利用中还以实体档案为主。长期以来档案的纸张规格都是以16 K为主，这与当前办公用纸A4规格存在着较大的差异，需要在装订时进行裁切及折叠工作，使工作效率受到较大的影响。而且传统管理方式中各项制度都存在着不健全的地方，与现代档案的发展规模难以匹配，再加之收集方式的不科学，所以档案材料失真是普遍存在的现象。而且我国高校由于在过去较长时间内都没有建立健全的人事档案收集审核归档制度，这就导致档案材料的收集工作滞后，把关不严，不进行审核即装袋，材料存在失真及虚假的情况。
2.3 利用范围狭窄，适应性较差
目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄，功能小操作繁琐，信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，大量的本专科毕业生要流向市场，流向私人企业和外资企业。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。
3 高校人事档案信息化建设的措施
3.1 加大投入，建立人事档案网络化管理体系
随着网络信息化的不断深入，各高校都已实现计算机作业，并且都建立了校园网，设有专人管理和维护，这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此，在人事档案信息化建设中，一是要适当加大基金投入。对于有条件的单位，应完善其档案管理信息化设备，提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入，对现有人员进行培训，加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际，有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。
3.2 建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设
一要建立高校人事档案信息通用数据库，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。
3.3 实施人事档案的分级管理
在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上，根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。
3.4 强化业务，提高档案管理人能力。
人事档案信息化建设过程中，需要具有高素质的档案管理人员充足到档案管理岗位上，所以高校在引进高素质人才的同时，也需要加强对现有档案管理人员的培养，定期组织管理人员进行培训和教育，在加强专业知识培训的同时，不断的拓宽其知识面，加强相关领域知识的学习，使其技能和工作能力不断提升。同时还要加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使其在岗位上更好的扎实工作，为高校教学和科研工作提供更好的服务。
3.5 深化改革，建立健全的人事档案管理制度
加强人事档案管理制度的完善，确保其更合理和科学，使人事档案工作更加制度化和规范化。建立材料收集网络，不断的对档案内容进行充实，严格对材料的内容进行鉴别，做好档案材料的归档和装订工作，在材料传递过程中的还要确保其安全性，严格按章办事，使人事安全性和真实性都能够得到保证，另外还要对档案材料进行及时的更新和补充。
总之，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
参考文献
1.1领导重视不够，思想观念跟不上时展的需要
西部地方院校领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，观念守旧，认为高校人事档案工作不外乎收集、保管、裁剪、装订材料等具体事务性工作，与科研教学没有直接联系，工作中只要材料不泄密不丢失即可，平时对档案管理工作不闻不问；人财物上投入不足，档案基础设施建设不完善，对学校人事档案人员能力素质也没有明确具体要求，教职工家属或其他兼职人员都可以担任，有的甚至成为解决教职工家属工作问题的岗位。
1.2人事档案管理人员素质低、不专业
高校人事档案管理工作是一门专业性比较强的工作，对管理人员的专业素养、思想政治、工作作风等方面都有较高的要求，但由于各方面原因，当前西部地方院校人事档案管理人员大多为兼职或非专职人员担任，有许多为领导或教职工家属。这些人员素质低，没有经受过专门的人事档案管理培训，甚至对国家档案日常管理八项制度都不清楚，仅仅将其作为一个工作岗位“混日子、领工资”，加之年龄偏大职称偏低，接受新事物能力低，其专业能力、从业态度、思想品德、工作作风等方面已经不能适应新时代对高校人事档案管理工作人员的能力素质需要，急需更换或提升专业素质。
1.3经费投入不足，场地不标准不健全
由于受办学经费限制，目前西部地方高校办学经费普遍不足，在人事档案管理方面的投入更是少得可怜，没有专项经费，缺少专门的档案管理场地，大多是普通办公室改装而成，面积不标准不规范，“三室”没分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。必备的档案管理材料都配置不足，档案管理员很少有出去学习进修的机会。
1.4人事档案内容收集利用率低
高校人事档案涉及教职工的年度考核、工资与劳动关系、学历、履历、各类鉴定、培训和评定岗位技术、党团政审、奖励、职务任免等材料。由于各种原因，目前西部地方院校人事档案收集的材料主要是一些个人基本信息，内容很简单，对于更详实材料尤其是新近职务职称岗位变更、获奖等很难及时收集，不能反映个人全面信息和最新动态。另外，西部地方院校领导认为，个人的档案材料要严格保密，教职工个人信息只容许上级领导和组织部门使用，其他人不能调阅，即使本人也不能随便阅览。导致人事档案的利用率低，没有真正发挥出档案的作用和效益。
1.5档案管理手段落后，信息化建设落伍
目前西部地方院校人事档案管理手段模式仍以人工收集整理上架为主，以纸张为主要信息记录载体，分类、编目、检索主要靠手工完成，档案材料归档整理速度缓慢，环节繁杂，效率低下；管理人员计算机应用水平低，档案管理信息化建设处于初步起步阶段，无法实现档案信息化、数字化管理。无法实现档案的网络化接收、传递和共享，导致目前西部地方院校人事档案管理工作处于被动辅助地位。使人事档案管理工作始终在低水平上徘徊。
2解决对策
2.1西部高校领导应转变观念，高度重视学校人事档案管理工作
人事档案具有凭证、参考和服务作用，可为高校快速发展起到保驾护航作用。是高校领导选人用人、举贤荐能、绩效考核和考察干部的重要依据。档案管理与利用能充分反映高校综合管理水平与办学实力。因此，西部地方高校领导首先在思想认识上要意识到人事档案管理工作的重要性；为保证人事档案收集整理工作的顺利进行，学校应出台文件对各单位人事档案收集提交提出明确具体要求，将人事档案工作作为单位年度考核硬性指标。划拨足够的档案管理经费；按照国家要求每千人配备一名专职档案管理人员，定期选送档案管理人员出外学习进修；为档案管理人员职称职务晋升提供便利；提供合适的办公场地和标准档案管理库房；同时定期调查了解档案管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。从而更好地发挥高校人事档案工作应有的职能。
2.2采取各种措施提高西部高校档案管理人员的专业素质
对于已在岗的人员依据其意愿，要么进修培训，要么调离岗位；对于新近人员必须严格要求，必须是档案管理专业的毕业生，通过公开招聘、理论技能考核，上岗面试等环节择优录用，同时对其思想政治、工作态度、待人接物等方面严格要求，以保证进人用人的专业性、高质量。平时工作中还要不断加强管理人员的培训提高和定期考核，使档案管理人员成为政治素质高、业务能力精湛、信息化技能强的复合型专业人员。
2.3加大经费投入力度，建设标准档案用房
加大高校人事档案管理经费投入力度。学校领导应充分意识到人事档案管理的重要性，应每年为人事档案管理划拨专门的使用经费，配足配全管理设备材料；按照国家人事档案管理标准建设专门的“三室”（库房、办公室、阅览室），规范的档案管理场地、库房，多渠道筹措资金尽快落实人事档案管理信息化系统。
2.4提高人事档案收集利用率
通过领导负责、下发文件、建立基层档案管理组织、定期召开档案管理工作会等途径，强化档案管理工作重要性；检查督促基层教职工能够按照高校人事档案十大类（个人自传、专业、考核、履历、错误、证明、奖励、工资、党团和其他类）全面及时上交；同时，人事档案除了个别材料需要保密外，大部分内容尤其是个人业务档案是可以公开的，如教职工基本信息、职务职称、年龄、专业、党政关系等，这些信息公开后，可为有关单位了解当事人基本情况提供便利，更大范围发挥人事档案材料作用；同时也降低了档案管理部门工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事档案信息化建设步伐
当前，人事档案管理采用的工作体制、实践模式以及方式方法较为单一，存在内容陈旧、手段滞后的问题。随着现代科学技术的快速更新，尤其是计算机技术在各个领域之中的全面应用，令整体社会向着信息化、现代化的方向不断发展。以往的人事档案工作体制无法快速适应社会的快速更新发展。较多信息快速的拓展以及更新，因而传统体制无法符合现代人事档案工作需要，有关配套软件工具的开发研究并不完善，进而影响了人事档案信息化管理的程度。
2人事档案信息化管理重要意义
人事档案管理具体面向企业工作人员、专业技术员工以及不同类别岗位员工基础信息进行汇总，进而对形成的有关档案资料做进一步的整理，并可为企业单位的人力资源工作提供有用的档案资料。人事档案工作实现信息化管理具有重要的意义与作用，倘若在日常管理任务之中采取必要的信息化工作方式、进行持续的发展创新，将无疑会令我们更明显的提升任务质量以及工作效率，对各类工作的顺畅进行极为有利。人事档案管理工作的信息化建设，更新了以往单纯的手工录入以及图纸化工作方式，由长远意义来讲可有效的缩减人工成本，预防不必要的投入浪费，合理的节约时间，使工作效率稳步提升，并可为人事管理工作提供更人性化的服务。另外，人事档案信息化管理还对优化制度建设、加紧改革创新奠定了坚实的基础。信息时代，人事工作体制持续的创新变革，尤其是事业单位人事工作条例的颁布，为其人事体制的变革以及进一步规范提供了有效的参考依据，契合人事管理工作改革的根本需求。人们在信息化的工作模式下可真正由复杂的手工作业中脱离出来，使其有更多的精力与时间从事其他业务，勇于创新发展、刻苦钻研、掌握更新的技能与知识，进而全面提升业务水平以及管理技能。
3人事档案现代信息化管理方式
3.1提升人事档案工作人员整体素质
人事档案信息化管理建设针对工作人员的技能水平要求提高到了全新的层次，即需要工作人员体现更高的专业素质。信息技术快速发展的时代，人事档案工作离不开综合性人才，需要岗位员工掌握丰富的专业知识，并了解更多的计算机基础应用技术，通过持续不断的学习、积极的参加培训以及不断的创新，参照学习的内容将计算机技术手段有效的融合到人事档案工作之中。在熟练应用一些工具软件的同时，应对人事档案信息化管理技术做持续不断的开拓以及全面创新，进而可真正改进并研究开发出符合自身单位特征的系统软件。这样一来便可快速推动人事档案工作信息化发展进程，真正提升实践工作水平。
3.2做好人事档案管理数据库系统建设以及维护
人事档案管理信息化建设牵涉到人事档案工作的各个层面，是极为系统且繁琐的任务，针对人事档案管理工作人员来讲，需要录入的信息量极为庞大，因此对于起初建设打造的数据库系统提出了较高标准的要求。为此，应快速创建起标准化的并能够精准录入有关信息的数据库系统。日常工作之中应快速的补充并做好信息数据维护，保证人事档案工作信息化建设可顺畅的开展。
3.3优化人事档案工作体制，强化安全性建设
以往的人事档案工作体制在较多层面并不适合当前时代快速发展步伐，为此，工作人员只有积极努力的学习掌握新型人事档案工作体制，持续的在现实工作中优化并拓展管理体制，方能提升工作体制可用性、适用性，发挥应有的作用与价值。众多人事档案信息资料极为重要，其体现出整体性、客观性、机密性、严肃性以及流动性等特点。当前有关信息化管理安全保障的应对策略较多，然而也包含较多的安全隐患。在现实工作之中，档案员工由于没有形成较强的安全防护意识，对数据库系统进行加密的方式方法不得当，因而导致档案信息资料不完整、机密信息泄露、重要数据丢失的状况较多，使人事档案管理工作蒙受了巨大的损失。由此不难看出，人事档案管理工作的信息化建设对于安全保障工作极为重要，同时对于档案资料以及计算机系统的存放与应用环境提出了更高标准的要求，需要工作人员掌握高水平的保密技术手段，同时形成敏锐、机警的洞察意识，科学的应用计算机系统的加密功能，养成定期维护系统以及检查漏洞的习惯，方能真正营造出安全可靠的人事档案信息化管理运行环境，创设明显的经济效益与社会效益。
4结论
［关键词］信息时代;高校;人事档案管理;现状;加强策略
引言
人事档案是对个人履历的一种展示，无不体现了思想意识及社会形态的变化。随着科技时代的发展，信息技术逐渐渗透到了人类工作与生活的方方面面，为人们创造了优质的信息服务环境。在这样的环境背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，加强其信息化建设与管理显得尤为重要。纵观我国高校人事档案管理整体，其在信息化管理方面仍存在不少问题，严重影响了人事档案的保存与利用。因此，对信息时代背景下我国高校人事档案管理进行研究具有非常实在的作用和意义，并受到了社会各界的广泛关注和重视。
一、高校人事档案管理的界定及功能
人事档案管理是高校人事工作的重要内容，它是指人事管理部门或其他相关部门根据个人经历或素质表现，以个人为单位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄别、整理、保存、查询及传递等内容，是一种服务类工作。信息化时代背景下，高校人事档案管理工作性质和内容不变，只是通过对先进思想和技术的引用完善高校人事档案管理工作体系，从而提高人事档案管理工作的质量和效率，延长人事材料的使用寿命，以便于人事档案管理工作更好地服务于高校系列管理活动。人事档案管理将人事相关的信息资源整合在一起，记录了个人的工作历程、政治素养、工作业绩以及职务变化等情况，是个人品牌的重要标识，为高校人力资源管理工作提供了重要的信息依据，有利于指导高校系统化、科学化地开展师资队伍建设、教学活动安排等工作，严格意义上讲，人事档案管理是高校教育改革与优化重要的依据和基础，理应得到高度的重视。
二、信息时代背景下我国高校人事档案管理的现状
信息时代背景下，信息资源的搜集、整理及利用效率和质量更高。但是，信息时代背景下，反观我国高校人事档案管理工作实际，其中暴露出了不少问题，主要体现在以下几个方面。
(一)服务意识不强
信息时代背景下，高校人事档案管理作为一项服务性工作，其服务功能应该得到进一步的发挥和利用。但是，某些高校受传统人事档案管理模式的影响，信息服务意识不强，对档案信息资源的利用率不高，开发力度明显不足。长期以来，高校一直把人事档案馆藏数量及面积视为人事档案管理绩效考核的重要内容和指标，其工作的重点是人事档案整理与保存，轻视甚至忽视了人事档案应有的价值和功能发挥，人事档案管理工作过于形式化。在信息技术飞速发展的时代，人事档案管理的服务功能愈加强化，高校现有的人事档案管理模式显然不能满足广大教职工及社会其他人员的信息需求。高校人事档案服务意识不强，所引发的重要问题是，高校数字人事档案信息资源不足，由于受建设经费的影响，人事档案管理对信息处理技术的应用不足，这在一定程度上影响了人事档案的开发与利用。人事档案会随着个人经历、素质的增长发生变化，其管理工作应是一个持续不断的过程，但是高校人事档案管理由于缺少高效使用的信息化还软件支持，对人事档案的更新不及时，缺少动态分析与统计环节，不利于专业化师资队伍建设，最终影响了高校教育的发展。
(二)管理体制落后
高校人事档案管理是一项系统工程，需要完善的管理体制作保障。但是，目前高校人事档案管理普遍存在保存散乱、方式陈旧等问题。高校教育涉及到领导、教师以及学生等主体，他们都有着独特的履历，应该建立与之相符的档案，同时还要加强对这部分档案的利用，以指导开展相关管理工作。一些高校根据管理部门的划分，将人事档案分别归入到人事处、学生处、教务处以及财务处等地点存放，甚至还存有人事档案借阅不还的现象，不利于形成人事档案的规范化、标准化管理，为档案信息利用者带来了众多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事档案管理方式，各职能部门之间各自为政，彼此缺少沟通与交流，管理工作安排存在交叉重复问题，造成了人力、物力和财力不同程度的浪费，使得高校管理资源显得更加捉襟见肘，违背了我国节约型社会的建设原则。信息时代背景下，要求我国高校人事档案管理逐渐实现信息共享。高校人事档案管理规划建设方面的匮乏，使得系统兼容性低，不利于这一目标的实现。
(三)基础工作薄弱
信息时代对高校人事档案管理基础工作提出了更多、更高的要求。新的技术发展时期，高校应该加大人事档案管理方面的资金、资源投入，包括技术投入、人才投入以及环境投入等。然而，很多高校在这方面做得不足。某些高校尚未意识到信息时代背景下，人事档案管理面临的机遇和挑战，对人事档案管理建设的认知存在不足，致使相关投入不足，限制了本校人事档案管理的信息化建设程度。一般情况下，高校人事档案管理信息化需要软件及硬件方面的双向投入才能实现，应该根据人事档案的数量决定服务器的类型及其容量，但是部分高校为了节约成本，以普通微机代替专用服务器，其他相关设备老化，导致数据库系统功能满足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技术软件或手段，却由于不重视人才培训，导致先进技术设备利用率低，仍然阻碍了高校的信息化建设。
三、信息时代背景下我国高校人事档案管理加强策略
作者基于对高校人事档案管理内涵及功能的认识，结合上文对高校人事档案管理现状的认识，有针对性地提出了以下几种信息背景下我国高校人事档案管理加强策略，以供参考。
(一)加大信息建设投入
信息时代背景下，高校人事档案管理应该面向更高层级的发展，努力实现信息化、智能化。新时期，高校领导层及相关工作人员应该重新认识人事档案管理价值与功能，强化本项工作的服务性，认真分析人事档案信息化管理的特征，从本校人事档案管理实际出发，采取一系列的改革与优化措施。高校应该建立完善的人事档案管理信息化建设体系，真正将之纳入到校园基础建设当中，整合一切可以利用资源，适度加大信息化建设方面的投入，积极引进先进管理思想、技术设备以及技术手段，打造校园内部网络体系，尽快实现人事档案管理信息共享目标。在此过程中，高校可以请专业公司对本校人事档案管理工作进行评估，并以此为依据，制定科学、有效的信息系统建设计划，根据其技术要求，采购适用的硬件和软件。针对高校信息化建设资源有限的情况，高校应该积极寻求政府及企业的支持，与意向企业建立长期合作关系，结合企业发展需求，明确人才培训目标，满足企业人力资源需求的同时，调动企业的教育参与积极性，实现资源的优势互补。
(二)加强专业人才建设
高校系列管理工作的开展，始终离不开人才的支持。信息时代对高校人事档案管理工作人员，提出了更多的要求。高校应该分层制定专业人才建设规划，从战略的高度，去审视人力资源管理这项工作，以人才推动教育事业的发展。具体而言，高校应该普及人事档案管理重要性，在校领导层开展信息化建设培训活动，使其充分了解信息时代的特性与要求，提高他们对信息时代背景下对人事档案管理工作的认知，保证相关决策的有效性。在高校领导层的引导下，高校还应该加强人事档案管理工作人员的培训，包括知识培训和技能培训，明确信息时代对人才提出的挑战和要求，针对本校认识档案管理工作人员综合素质和能力中存在的不足，有针对地制定培训计划，请专业领域内的人才担任讲师，提高从业人员的服务意识和专业技能。与此同时，高校还应该建立与之匹配的考核机制和激励机制，对受训人员的受训结果进行评估，以此为依据改进培训计划，给予表现优良的职工精神奖励和物质奖励，激励他们向更高层次努力。
(三)健全档案管理体制
信息时代背景下，高校健全人事档案管理机制是重点。高校健全的人事档案管理工作机制，应该包括管理机制、考核机制、监督机制以及奖惩机制等等。具体而言，高校应该成立独立的人事档案管理部门，一改传统人事档案管理模式存在的弊端，有效地把人事档案信息整合在一起，利用先进的技术设备和手段，实现档案信息共享，给予各部门对等的信息查询权，尽量避免人事档案原件的流动，减少人事档案信息资源的损坏或丢失。同时，高校还应该加强对各管理部门的监管，促进他们之间的交流与合作，最大限度地提高档案信息的利用率。除此之外，信息时代背景下，高校还应该重新定位人事档案管理，拓展其功能，进一步细化其考核标准，对整个人事档案管理工作体系进行考核，在明确各相关部门及其工作人员职责的基础上，给予工作表现优异的人员奖励，给予存在工作失误的员工适度处罚，保证人事档案管理工作的顺利实施。
结语
总之，信息时代背景下，高校必须要加强人事档案管理改革与优化。由于个人能力有限，加之各高校的人事档案管理实际有所差异，作者有关信息时代背景下我国高校人事档案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，认真甚至信息时代背景下自身人事档案管理中存在的缺陷或不足，可在本文论点的基础上进行延伸，并制定一系列行之有效的改进优化策略，注重付诸实践，从而推进本校的人事档案管理信息化建设。
参考文献:
［1］冯素晓．高校人事档案的信息化建设探究———索引的选择与应用［J］．软件导刊，2011(10)．
[关键词]高校 人事档案 管理
[中图分类号]D035.2 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0043-01
吴新丽（1979-），女，河北唐山人，河北联合大学校办档案室馆员，硕士。研究方向：档案管理。
常乐（1981-），男，河北唐山人，河北联合大学后勤第一集团助理馆员。研究方向：图书、档案管理。
刘建勇（1970-），男，河北唐山人，任职于河北唐山迁安镇成教中心。研究方向：档案学。
随着社会政治、经济和人事工作的不断发展，高校人事档案工作面临着许多新问题。如高校档案数量明显增加，对高校人事档案查档利用的需求也日益增加，高校档案随着人才流动而造成的流失或新造越发增多等。我们分析下当前高校人事档案的现状，并提出相应的措施。
一、对人事档案信息化建设的重视度不够
目前，高校人事档案大都采用传统的手工操作，工作量大，利用率低。虽然有些高校也配备了计算机、扫描仪等先进设备，但人事档案的信息化程度与开发利用水平和高校人事制度改革的要求还有相当的距离。人事档案现代化管理水平、信息化程度比较低，这主要是因为一些部门领导对人事档案的不重视造成的。思想意识的不重视，对于档案硬件就很难加大投入，基础配套设施不到位、保管条件落后、管理制度不严等问题，导致人事档案工作处于被动应付的地位，这样就很难高质量地提供服务。因此，高校领导应该把运用现代化办公手段加强干部管理纳入重要日程，积极探索推进干部人事档案信息化的新途径、新办法。随着高校人事制度改革不断深入，各单位领导对人事档案管理信息化重要性的认识更加深入，对人事档案信息化工作的重视程度和支持力度逐年加大，会逐渐使得高校人事档案工作走上科学化、规范化和信息化的轨道。
二、人事档案材料收集是人事档案工作的基础
档案中必须存档的材料流失、缺失的问题。如有些干部档案中干部考核材料、工资审批表等重要材料缺失等；进档材料审查手续不完备，敷衍了事，如有的干部履历表组织印章不全、缺少填表时间等。所以，档案管理人员在收集档案材料时，在思想上首先应该变被动收集为主动出击，主动和校内各部门接洽，收集各种相关材料，保证归档材料齐全完整，最终才能把档案收集工作做得更细、更好。另外，如遇从外单位调入的人员档案时，要严格把关，仔细审查，一旦发现有材料缺失等现象，要主动与外单位联系，及时追回、补全档案。
三、手工操作制约人事档案的利用效率
随着高校人事体制的改革，人事档案被查找、利用的机会也呈增长趋势，而传统的纸质档案的管理方式存在查找困难、浪费时间等弊端，对于高校的档案资源开发工作有很大的限制。我们必须充分利用计算机终端系统对档案的采集、归类、录入、建库、检索等方面进行更加专业化的操作。作为高校，要努力学习和掌握现代化的管理理论和方法，从基础工作抓起，充分运用和最大限度地发挥计算机、扫描仪、打印机、照相机、复印和除湿、空调等现代化技术设备与手段，人事档案目录等实现微机打印成形、目录检索的微机化管理，才能切实将高校人事档案管理水平提高到一个新的水平，更好地服务高校的科研等其他工作。
四、缺少档案管理的专业人才
目前很多高校由于对人事档案重视程度不够，人员配备上没有到位，人事档案管理人员知识结构不合理，大部分档案管理者学历等未达标，因此培养以及吸纳具备相当的档案专业知识储备，并且深谙信息化技术的档案管理人才非常必要。另外，加大高校人事档案管理人员的业务培训，用丰富的档案理论知识来指导自己日常管理工作。只有高校人事档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，才能够为提高高校的人事档案管理水平提供保证。
五、档案管理的法规建设有待加强
目前高校人事档案管理中还存在着各式各样的违法违纪现象。如私藏珍贵档案、泄露档案机密等，主要是因为没有强有力的法律约束力，档案管理法制化程度低。所以，搞好高校人事档案管理就需要有相应的法律环境和有力的法律保护。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护，可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校要组织学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。
总之，信息化、法制化人事档案管理模式及人事档案管理现代化建设对高校的管理工作有非常突出的现实意义，所以，我们要积极改正工作中的不足，奋勇前行。
【参考文献】
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