时间：2023-06-02 15:38:56
导语：在档案系统管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
高校房地产档案资料的精准性，对高校各项指标是否达标意义重大，房地产档案内容是否全面完善，关乎到教职工自身最真实的利益。在住房货币化的今天，对教职工住房面积是否达标，需通过对房地产档案的检索来实现，因教职工在申请住房之时，住房信息中会对教职工的自然信息进行整理与记录，与此同时教职工若申请房屋补贴，则在申请材料中会对教师校外房屋信息进行全面的记录，因此如何快速的检索这些信息，为提高房屋管理工作的质量与效果，笔者认为专业化的房地产档案资料的建设尤为必要。
二、高校房地产文件烦人系统分类
高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型，其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等，而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型，其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型，在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料，甚至包括建筑工程图都有记录，这些数据虽然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据，为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据，因此需对这些宝贵的资料做好保存，必须建立一套系统性的房产档案管理系统。
三、存在的主要问题
总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题，包括：首先，档案管理不够规范，尤其是在资料移交、转移过程中，资料丢失严重，对档案的完整性造成严重的破坏，并且不可复制；其次，档案管理人员综合素养不足，尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训，导致档案资料整理意识的缺失；第三，房屋档案资料缺乏有效的保护，目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室，文件堆砌严重，久而久之会使得文件出现破损甚至霉变，造成的损失难以估量；第四，住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人动，一旦到了新单位，其住房档案信息依然留存在旧单位，可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴，对高校也是一种损失；第五，因文件的鉴别缺失，导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料，因记载人或时间间隔较长，导致资料被重复记载的概率大幅上升，这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享，且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计，直接导致了高校住房面积统计数据结果不一，有些部门按照房屋的净面积进行统计，而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算，这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱，也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性，因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑，为确认教职工住房面积是否达标，不得不对纸质文件进行整理，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，也使得教职工的利益受到不同程度的损害，因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。
四、建立房地产档案措施
用计算机进行存储，因存储磁盘空间大、存储文件，不仅为我们节省了大量的人力，也节省了大量的物力及财力，使得其经济效益得到充分的发挥，因此笔者认为可以充分利用计算机技术发展的成果，建立一套基于计算机的高校房屋管理信息系统，将笔者以上提及的信息及时的录入到计算机之中，并根据搭建的信息系统管理模块，实现信息的快速检索。如何搭建此系统，笔者认为应紧急结合档案管理工作的具体内容而展开。档案资料管理的规范化的管理信息系统建立前提及要求，档案资料必须准确、完整、客观，因此管理信息系统的建立，首要是做好档案文件的检查职能，对于纸质文件可以通过对文件的公章、签名、文件签订时间、时间反生时间等进行检查，对于电子文件则可以对其发生时间与文件起草时间的关联性进行判别；其次，做好档案的归类工作，如以件问单位进行档案的分类，可以分为工程图、公用房文件、未售住宅承租文件、规划许可验证证明、租赁合同、相关部门的未售住宅文件皮肤、买卖契约、房地产证、产权证明、购房申请表、个人证书复印件、夫妻双方证件、商品房产件等。若按照事件发生的年度进度资料分类，则可以分为会议既要、一般文件、来往通知。若按照事件发生的顺序，如房屋产权归属的变化等。其次，房屋信息的录入必须做到准确、完整。如在进行资料立卷之时，对于已经出现泛黄、破损的资料要进行及时的修补与维护，对于容易褪色的资料应做好复印件的存档，并在立卷卷宗中做好备注说明，并将卷宗的目录、标题、档案号、文件数量及内容等信息输入计算机之中，确保录入管理信息系统的资料准确完整；第三，管理系统建立，信息的检索功能不可或缺，这样当相关人员有房屋信息检索需求之时，可以充分发挥计算机的强大运算能力，实现快速、便捷的检索，也可以利用计算机的存储空间，对相关的信息资料进行收集、整理及归档，之后根据计算机具备的模糊检索功能，及时检索相关的档案信息，以满足不同人员对资料的差异化需求；第四，管理信息系统的建设模块也应包括后台管理职能，对于具体负责房屋信息管理的人员，在管理信息系统中，要甚至权限，权限的设置可以通过身份验证（如姓名、身份证信息亦或是指纹指别等），这样管理人员就可以实现房屋信息的更新，对于非管理人员而言，由于不具备权限，对于房屋信息只具备只读功能，而不具备改写功能，确保房屋资料信息管理的规范性。
五、结语
京国土房管市二〔2002〕1128号
各区县国土房管局、各房地产经纪机构：
为加强对房地产经纪机构及房地产经纪从业人员管理，规范房地产经纪行为，加强房地产经纪活动的社会监督，推动房地产经纪服务诚信体系的建设，促进房地产经纪行业健康发展，根据《北京市行政机关归集和公布企业信用信息管理办法》及建设部《关于建立房地产企业及执（从）、业人员信用档案系统的通知》的有关规定，现就本市房地产经纪信用档案系统管理有关问题通知如下：
一、房地产经纪信用档案系统构成
房地产经纪信用档案包括房地产经纪机构信用档案和《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人信用档案。房地产经纪信用档案系统由身份信息系统、提示信息系统、警示信息系统和良好信息系统构成。
二、下列信息记入身份信息系统
（一）、房地产经纪机构身份信息
1.房地产经纪机构登记注册的基本情况；
2.房地产经纪机构资质核准事项；
3.房地产经纪机构资质年审或其他周期性检验的结果；
4.国土房管部门或其他行政机关依法登记的其他有关房地产经纪机构身份的情况。
前款规定的信息包括登记、变更、注销或撤消的内容。
（二）、《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人身份信息
1.《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人基本情况；
2.《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人执业情况；
3.国土房管部门或其他行政机关依法登记的其他有关《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人身份的情况。
三、下列信息记入提示信息系统：
（一）、房地产经纪机构提示信息
1.因违法行为受到罚款、没收或责令停产停业行政处罚的；
2.未通过资质年审或其他周期性检验的；
3.不按规定执行挂牌公示制度的；
4.从事房地产经纪业务时收取佣金未签订房地产经纪合同的；
5.房地产经纪合同无《房地产经纪资格考试合格证》持证人签字的；
6.房地产经纪广告未载明机构名称、资质证书号码的；
7.从事房屋租赁经纪业务时，未查验出租人及承租人的身份证明和房屋权属证明并保留复印件，或居间不符合出租条件的房屋的；
8.从事房屋租赁居间业务时，未在房地产经纪合同中告知房屋出租人办理租赁合同登记备案手续的；
9.从事涉外房屋租赁居间业务时，未在房地产经纪合同中告知房屋出租人办理涉外安全审查手续的；
10.从事外地来京人员房屋租赁居间业务时，未在房地产经纪合同中告知房屋出租人办理房屋租赁许可证及房屋租赁安全合格证的；
11.从事房屋租赁业务时，未在委托合同中明确相关手续办理责任方的；
12.从事存量房买卖经纪业务时，未查验买卖双方的身份证明和房屋权属证件并保留复印件，或居间不符合上市条件的房屋的；
13.从事存量房买卖经纪业务时，房地产经纪合同没有明确标明房屋售价或售价范围、各项税费标准、佣金标准及支付责任方的；
14.不履行或不完全履行房地产经纪合同约定且不承担违约责任的；
15.国土房管部门或其他行政机关认为需要通报的其他违法行为。
（二）、《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人提示信息
1.被依法收回《北京市房地产经纪资格考试合格证》的；
2.同时在两个以上（含）房地产经纪机构执行业务的；
3.所承办或签署的房地产经纪业务有第三条第一项中第7至14类违法行为的；
4.国土房管部门或其他行政机关认为需要通报的其他违法行为。
四、下列信息记入警示信息系统
（一）、房地产经纪机构警示信息
1.因违法行为被行政机关给予吊销营业执照、撤消资质证书处罚的；
2.因严重违法行为未通过资质年审或其他周期性检验的；
3.因同一类违法行为受到罚款、没收或责令停产停业行政处罚两次以上的；
4.因违法构成犯罪，被追究刑事责任的；
5.其他扰乱房地产市场秩序、危害房地产交易安全的严重违法行为：
（1）、允许其他组织或个人以本机构的名义从事房地产经纪业务的；
（2）、虚假广告、提供虚假信息给当事人造成损失的；
（3）、采取胁迫、欺诈、贿赂和恶意串通等手段损害当事人合法权益的；
（4）、向当事人收取佣金以外的酬金或非法赚取差价的；
（二）、《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人警示信息
1.因严重违法行为被收回《北京市房地产经纪资格考试合格证》的；
2.对执业的房地产经纪机构严重违法行为负有直接责任的；
3.因严重违法构成犯罪，被追究刑事责任的；
4.采取胁迫、欺诈、贿赂和恶意串通等手段损害当事人合法权益，向当事人收取佣金以外的酬金或差价及有其他扰乱房地产市场秩序、危害房地产交易安全的严重违法行为的。
五、下列信息记入良好信息系统
（一）、房地产经纪机构良好信息
1.受到市级以上行政机关表彰的；
2.两年无有效投诉的（有效投诉，是指被投诉房地产经纪机构在投诉所涉及的业务中有违法行为或违约行为）、。
3.有关消费者书面表扬或感谢优质服务并经国土房管部门或其他行政机关核实的；
4.国土房管部门或其他行政机关认为可以记入房地产经纪机构良好信息系统的其他行为。
（二）、《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人良好信息：
1.受到市级以上行政机关表彰的；
2.执业的房地产经纪机构连续两年无有效投诉的；
3.有关消费者书面表扬或感谢优质服务并经国土房管部门或其他行政机关核实的；
4.国土房管部门或其他行政机关认为可以记入《北京市房地产经纪资格考试合格证》持证人良好信息系统的其他行为。
六、宣传公示制度
房地产经纪信用档案实行公示制度，房地产经纪信用信息将上报北京市政府企业信用信息系统、建设部房地产企业及执（从）、业人员信用档案系统。其中警示信息系统和良好信息系统的信息，通过北京市国土房管局网站（bjgtfgj.gov.cn）、、北京市房地产交易信息网（bjfdc.gov.cn）、、放心中介网（fxzj.com.cn）、、《北京房地产》杂志及其他授权报刊、网站对外公示。
一、档案管理的发展现状
第一，存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体，存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题，而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞，传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二，现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三，网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代，档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理，利用独立的计算机工作中心，与互联网相互联接，普通用户可利用互联网登入站点查询，在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点，并且给档案管理工作带来积极的影响。
二、档案管理系统的技术基础
第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。
三、档案管理系统的实现
建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。
现代档案系统一般是以OBMS为基础，并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。
现代网络档案管理系统一般采用面向对象的方法进行设计，操作起来非常简便，上手容易，直观、清晰、简洁的图形界面更突显出人性化设计理念。档案管理系统采用的计算机处理方式对档案馆进行档案信息管理极大地提高档案馆档案信息的管理效率。网络化档案管理系统的应用也有利于档案的保存和查阅，从而减轻管理人员负担，并且系统能及时打印出各种报表数据和所需目录，有利于对档案信息进行及时有效的利用；最后，系统采用的Client/Server运行模式为档案馆之间的信息联网铺垫了基础，促进档案信息资源的共享。
关键词 海河二道闸；档案管理；信息系统；功能；设计
中图分类号 G276 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2014）15-0229-02
海河二道闸于1985年建成，经过多年的升级改造和维护保养，拥有大量的有价值的资料，但是二道闸管理所档案管理仍使用文字记载目录，查询不方便，借阅、统计、计算等工作全靠人工完成，工作量大，效率较低，经常发生遗漏现象。随着水务管理、现代化和信息化水平的提高，现有的管理方式已越来越不适应现代化办公的需要。因此，建立基于网络的档案资料管理系统，将大大提高办公效率，并解决上述问题。
1 海河二道闸档案管理系统原理
二道闸档案管理系统基于计算机技术和通信网络技术，将档案集中存放在服务器的数据库中，经过授权的使用者可以通过账号和口令对档案进行访问和操作，访问者根据不同权限看到不同的内容。该系统将利用网络建立起一个安全封闭的信息交流环境。该系统设计将结合二道闸已有的档案模式对档案数据进行统一集中管理与共享。优化了管理模式，提高了工作效率，实现远程查询及办公自动化，为提高业务管理提供技术支持。
2 系统的功能
该档案系统通过档案录入、查询、统计、编辑和保管等操作功能实现对文书、科技、财会、实物、声像和照片等档案一体化管理[1-2]。该模块具有用户管理模块、文件收集整理、档案管理、档案查询、统计管理、系统管理等模块。支持PDF文件格式，可进行分类检索和模糊查询功能实现了电子档案网上录入、网上查询、网上检索等操作，将大大提高工作效率。
2.1 用户管理模块
新用户可以通过局域网，申请注册账号，经系统管理员分配权限后即可登录，直接阅读指定档案。用户可以按照档案的名称、档案日期进行查询，支持模糊查询。拥有相关权限的用户还可以实现下载功能，将文件保存至客户端。
2.2 文件收集整理模块
该模块主要是实现资料的归档工作，归档人员登陆档案管理系统后，通过点击信息录入按钮，把文件信息录入，包括工程项目、文件名称、保管期限等，再上传相应的电子文件，完成归档工作。
2.3 档案管理模块
二道闸管理所档案分为文书档案和工程档案，其中文书档案按照闸所行政职能分为3类：综合组、水闸组和河道组，主要包括行政文件、管理文件和业务制度等。工程档案分为工程检查、工程观测、日常养护、专项工程、闸门运行等。档案管理员根据归档的资料按照上述类型完成分类、立卷和整编工作。
2.4 档案查询模块
该功能模块主要是为了给用户查询、借阅档案提供方便的。用户可以按照档案名称、档案类别、日期等条件进行查询。模块支持模糊查询，用户如果不清楚资料名称，咨询要输入资料的关键词即可查询。当用户查询到文件后，经申请后即可浏览电子文件，也可登记借阅纸质文件。
2.5 档案统计模块
这一功能模块用于统计历年档案立卷归档的数量、归档的电子文件的数量、纸质档案和电子借阅情况，这样可以更清楚、更快捷地掌握不同类别档案的需求率。通过了解档案信息的需求量，档案工作人员能够更有效地做好档案归档和利用工作[3]。
2.6 档案借阅审批模块
用户想要借阅实物档案或电子文件需向档案管理人员提出申请，档案人员同意后方可查阅。
2.7 系统管理模块
该模块主要用于完成系统的配置和维护功能，包括档案员和用户权限设定、栏目配置、密码、系统日志等内容。
3 系统运行环境
客户端需要安装.Net Framework；服务器端需安装数据库软件SQL Server 2000 SP3和系统Windows Server 2003 Enterprise Edition；网络采用TCP/IP协议。
4 系统工作流程
根据职责和需要，需要由归档人员、档案使用人员、档案管理人员和系统管理人员组成，由这些人员完成用户管理、文件收集整理、档案管理、档案查询、档案统计、档案借阅审批和系统管理等功能。具体流程图见图1。
5 系统的安全构成与用户限制
系统安全问题应该从网络环境、系统功能及系统的信息内容加以考虑。而且安全问题不仅仅是一个技术的问题，需从技术和管理2个方面加以考虑。在网络方面档案系统的安全应侧重于技术问题，而系统数据安全应侧重于管理。档案系统可以根据不同使用者制定不同的权限[4]。
6 结语
随着水务管理方式从传统向现代、可持续发展的转变，水务档案管理的现代化变得越来越重要。本系统依据海河二道闸管理所档案管理实际情况，实现了文件级管理和访问，代替了传统的纸质档案管理及阅读模式、大大方便了档案的管理者和使用者。基于网络的档案管理系统在档案的创建、管理、和传阅过程中的完整性、安全性，同时将提高电子档案的协作和管理效率。该系统的建成，实现了二道闸管理所档案信息化管理，提供用户远程客户端的浏览、查阅和管理[5]。
7 参考文献
[1] 张宇彦.电子档案管理的核心问题初探[J].中国煤炭，2002（6）：28-29.
[2] 施威铭研究室.SQL Server 2000 管理实务[M].北京：人民邮电出版社，2001.
[3] 汤子瀛，哲凤屏.计算机网络技术及其应用[M].成都：电子科技大学出版社，2005.
1．1试卷数量大，重视程度不够
随着我国高等教育的普及，办学规模逐步扩大，试卷档案与日俱增，高校对教学档案管理工作也日益重视。但是部分高校因为人员、资金等问题，并没有对试卷档案进行有效的管理。教育部门要评估时，临时抱佛脚，组织人力进行整理归档。对试卷档案保存不够重视，造成很多教学档案缺失。
1．2管理流程复杂，归档整理不及时
试卷管理包含教务管理部门、任课教师、审题人员等实体，各实体之间关系复杂，试卷管理过程繁琐。目前没有规范的试卷档案管理流程，出现试卷管理过程混乱，试卷出题、批阅不规范，试卷附件资料回收不全，回收的试卷不能及时归档等问题。
1．3档案存放混乱，后期管理困难
试卷档案特点是数量巨大、类别复杂及周期性强。许多高校都有专门的档案室，但没有规范的分类和存放规则，试卷档案存放混乱，查询、复核比较困难。
2试卷档案管理工作分析
试卷管理工作是教学管理中一项重要的常规工作。试卷管理工作中有教务管理人员、任课教师、审题人员、印刷人员、监考人员、回收审核人员、入档人员、日常管理人员参与。其中教务管理人员制定试卷模板，任课教师组织出题，审核人员对试题进行审核，审核完毕交由印刷人员印刷。正式考试时，监考教师填写考场记录并提交试卷，由教务人员负责回收，并组织任课教师批阅试卷，回收批阅后的试卷、成绩单及其考试附件材料。审核人员最终审核无误组织入档。
3试卷档案管理系统需求分析
3．1系统性能分析
（1）实用性。试卷档案管理系统开发以管理流程为依据，利用计算机强大的处理能力和高校优越的校园网环境进行开发。（2）可靠性。系统以php＋mysql作为开发环境，运行在Linux服务器环境下，因Linux开源免费及其与Php＋Mysql良好兼容性特点，系统开发投入少，安全稳定。（3）准确性和及时性。试卷档案数量巨大，使用计算机进行系统化存储、处理，保证了数据的准确性、及时性。
3．2系统任务分析
试卷档案管理系统需完成以下任务：①试题的在线提交、在线审核；②对教师提交的试卷进行管理；③考试安排；④试卷批阅通知；⑤批阅试卷及其试卷附件材料的提交审核；⑥试卷编号入档；⑦对试卷的统计、查询等操作；⑧数据的导入导出及报表打印；⑨数据库设计。
3．3系统用户分析
系统用户分权限管理，不同的用户分配不同的权限，相同权限的用户定义成同一角色，系统管理员对用户的权限和角色进行定义、修改和删除等操作。分为系统管理员、试卷审核员、任课教师、教务管理人员、档案管理人员、数据库管理员等。不同角色用户登录，具有相应的系统操作权限。
4系统设计
4．1总体设计
系统总体设计包含系统的硬件和软件设计，硬件主要是系统运行的网络和服务器环境。软件主要是操作系统环境和软件运行环境。高校档案管理系统运行在校园网上，使用的服务器是IBM，操作系统使用Linux系统，开发环境使用Php＋Mysql环境，系统开发过程中要充分考虑系统和数据的安全性。
4．2系统功能设计
系统功能模块有：任课教师信息管理、试卷回收审核管理、用户信息管理、试卷档案信息管理、试卷档案操作管理、考试安排管理、数据导入导出管理、报表管理、数据库管理、系统管理等。
5系统实现
5．1总体实现思路
系统开发使用php语言与mysql数据库，网页制作过程使用html、css层叠样式、Javascript等技术。实现过程充分考虑到系统的开发成本以及系统的安全性、实用性、先进性、可靠性等目标。开发过程中尽量做到代码优化以提高代码的执行效率。在满足第三范式的基础上，对数据表进行优化，保证数据完整性，操作更加方便，查询的执行效率更高。
5．2实现流程
5．3系统相关模块设计与实现
5．3．1权限管理模块设计
试卷档案管理系统模块采用用户组模式。用户组设置主要是两方面：一方面是用户组成员，同一用户可以分配到不同的用户组；另一方面是功能列表，可以设置用户组的访问权限，不同的用户组，所看到的功能列表也不同，这样可以使用户的权限更加细化，提高系统的安全性。
5．3．2系统功能菜单设计
系统的功能菜单根据当前登录的用户信息（通过SESSION），在数据库中查找对应的权限。
5．3．3试卷档案入库管理
教师批改完试卷，网上填报成绩并递交纸质版成绩单后，由教务管理人员（档案入库员）审核试卷和教学文档是否齐全，在系统中做出标志。确认无误后，点击试卷入库。系统会自动根据事先设置好的专业、年级、考试形式、存放档案室的位置生成试卷档案编号。
6结语
关键词:学生档案;信息管理;系统研发;应用
学生档案，是学生进入学校之后建立起来的，真实地记录和反映在校期间学生学习情况的重要资料。相比学生的成绩单，学生档案在用人单位眼中的作用更大、更重要。因为学生档案作为唯一全程记录学生在校期间综合表现的正式统计资料，能够详细地反映出一名大学生在校期间的各项表现和综合素质，比成绩单更有参考价值。正因如此，为学生建设完备的学生档案并建立完善的学生档案管理系统，已经成为广大高校提升学生管理工作水平，提高学校综合管理水平的一项重要工作。
一、学生档案信息管理现状分析
目前，高校中的各个系所、各个专业所在的办公地点的数据交换形式欠发达，采用的方式大多是手动形式，因此造成大量的人工耗费，并且交换的速率很低，而且容易出现错误，其中最为严峻的问题是，人工管理会造成相当数量的变动因素，这样会出现一定的风险。比方说，教务处要搜集教务相关资料，将各种信息表格分发到各个系所、各个专业的老师或系主任那里，最后要将这些数据汇总收集，交给学校，其中耗费了大量的人力和时间。统计数据也容易出错，统计出来的数据难以实现再度共享，高校各个部门现存的数据系统具有相对的独立性，以满足自己部门的需要设立的。根据现存的状况，高校各个行政部门的数据不能畅通无阻地充分共享，因此信息具有不对称性，相关的管理就不能有效、畅通地进行。传统方式存在以下几方面的问题:浪费大量时间、财力和人力。在传统档案管理过程当中存在诸多简单重复的工作，这其中有档案的流入及流出、档案的采集、档案的入库等非常繁复的工作流程，而每年都有很多新入学的学生档案及离去的毕业生档案增加和迁出，这使得学生档案工作繁复、同一时期工作量激增，如不具备足够的人力极易出现问题。学生档案查阅不方便。依据传统的档案查阅方式，查阅人员首先对所需档案进行检索，找到纸制目录，翻阅查看档案的储存卷柜，最后找到后拿出，再通过不断的检查核对无误后方可确认，在面对大量新同学与大量毕业生的时期会极易出现问题。档案原件无法保证。学生档案原件在入库、查阅、核对、出库等过程当中往往会多次使用，因此在这个过程中会对档案原件造成一定的损坏。远距离使用。学校学生在入、转学、结、就业时往往都是需要使用档案的，这种流动性强、距离长等特点非常耽误学生学习、就业。
二、学生档案信息化管理的优势
1．可以直接减轻相关工作人员自身的劳动量，进一步加快工作人员在工作管理方面的效率。
2．可以在最短的时间内寻找到档案所在位置，极大缩短了工作时间。
3．可以在不需要拿动学生档案原件的基础之上，进行学生档案的查阅，对学生原档起到一定的保护作用。
4．可以不需要到校查阅自身的档案，使用网络即可查阅到个人档案信息情况。
三、学生档案信息管理系统设计
(一)系统模块设计
1．用户管理。
在系统当中会有多个权限的用户，由上至下大致可分成系统管理员、学生档案管理员、系统使用者。根据用户输入的口令进行自身的身份认定，系统通过后进行自身权限范围内的操作，大致权限包括档案的检阅查询、档案的纠正修改、档案的核对扫描。
2．系统维护。学生档案信息管理系统的维护工作基本含有确保系统正常化工作，提升系统工作的效率，监测监控学生档案信息安全。
3．日志管理。系统档案日志主要是记录用户登入系统、系统操作、系统浏览、系统退出等详细的行为记录。通过对每一位系统登入人员的行为记录，可以为今后可能发生的事故问题提供一个详细的线索依据。
4．建立索引。将录入系统中的文档进行属性定义并划分异同点，使录入档案信息与系统建立的索引建立合理的关系，以便在今后查阅时更好、更高效。
5．档案管理。系统档案管理工作主要是对学生档案信息进行录入、学生档案图像上传修整、学生档案转换等。
6．档案查询。对于学生档案信息管理系统的档案查询，可通过个人信息的每一项进行档案资料，比如学生自身的学号、生日、姓名、班级等进行查询。系统也支持一定范围内的模糊性查询。
7．系统统计报表。系统的学生档案统计报表在用户权限的基础之上，在其权限范围内的一项对所需进行的数据文档打印输出。
(二)系统存储安全方面
【关键词】：OA 档案管理 系统集成 必要性 可行性
中图分类号：[C94]
随着计算机技术、通讯技术的发展，计算机网络技术已渗透到各领域、各行业的经营管理当中。本文通过对办公自动化系统（以下简称OA）测试上线到档案管理系统测试上线的过程进行分析，探讨把计算机信息系统与档案管理相集成，更有效、顺利地集中、整合各方面的档案信息资源，建立功能齐全、安全可靠的档案信息资源管理及利用体系。
1、 OA集成档案管理的主要优势
宁波港股份有限公司（以下简称公司）自2009年采用了与OA相兼容的北京量子伟业时代信息技术有限公司的Public Data Editor档案管理系统V7.0版（以下简称PDE）。该PDE文档管理系统主要包括个人资料管理模块、部门共享资料管理模块和公司资料模块，它主要是为企业内部员工和部门提供存放、管理、共享部门信息的管理系统。在使用过程中，笔者感受最明显的是档案管理工作的安全及效率的显著提高。主要有：
1.1实现有效的登记与移交
PDE “用户信息”中明确了用户所属部门。解决了企业员工信息资料孤立、部门信息资料分散的问题，使得全体归档人员能及时快速、有效的实现登记并移交。非用户无法登录系统界面。
1.2 实现移交责任的前端控制
PDE给公司档案的收集、整理、鉴定、移交、利用、保管提供了前端控制。以档案室接收移交为例，PDE在“部室移交申请”中记录了移交人员的移交时间等数据。该数据与公司管理制度中的移交、保管责任相接轨。
1.3实现高效的档案整理与鉴定
系统管理人员可以通过设置自定义分组，清楚地对移交的档案资料按年度、保管期限、移交人员等全部著录项进行有选择的树状形的层层分类整理、鉴定等工作。在对数据进行调整的基础上，计算机可以自动地按档号生成规则批量地生成档号，能对规则的文件名进行一次性的电子文件挂接。
1.4利用效率明显提高
系统给利用者提供了全文检索、跨库检索，对有关联字段的内容实现关联查看等功能，方便使用者查询部门与企业的共享资料。
1.5 统计分析、报表编制更加得以应手
系统为使用者提供了案卷页数、文件数统计、编制日期的计算、案卷统计分析等功能。使使用者从繁琐的计算中解放出来。并为使用者提供了个性化的可扩展的报表编目等等，用起来得心应手。
2、 计算机信息系统集成档案管理的必要性
一位计算机软件工程师曾经非常感慨地说：“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完善的系统。”
首先，计算机信息系统集成档案管理是档案工作人员的工作需要。社会的信息化导致了档案数量剧增而且档案内容分散交叉和新型载体的应用，即使一岗多能的专职档案管理人员，也会应接不暇，档案部门必须改变传统的管理方法，多发展兼职档案人员，让各自所用的计算机信息系统数据及时归入档案管理系统。不同软件环境下形成的有存档价值的计算机信息，如果重新对这些数据进行录入、扫描等数字化处理不但浪费了人力，而且也造成了物力、财力的浪费。
在信息化建设上，软件创新速度的快慢直接影响企业在社会的生存。 办公自动化系统在开发过程中就应该考虑与档案管理的集成，否则就将被历史所淘汰。2006年，我公司引进了杭州新世纪信息技术有限公司公文流转系统（作者参与了该系统个性化开发的测试工作）。在运行了一段时间后，最后还是由于该系统没有解决与档案管理系统的接口问题，于2009年初，公司决定另行采用了与北京量子伟业时代信息技术有限公司的PDE档案管理系统相衔接的京华信息科技股份有限公司的办公自动化系统，使公司协同办公系统产生的公文流转数据同档案管理系统之间实行自动转换（作者承担了档案管理系统软件的个性化开发测试与完善）。这里的工作效率的提高作者深有感受，见证了计算机信息系统集成档案管理的必要性。然而，公文流转系统仅仅是档案管理系统模块的重要一部分，其它计算机信息系统开通归档接口与档案系统实施集成，那将使档案的原始性、真实性得到充分保障和控制，人力、物力也得到更合理的利用与开发。
其次 ，计算机信息系统集成档案管理是档案利用人员的需要。利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效真实地保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，才能使档案利用者能分门别类地在档案管理体系中快速找出自己需要的档案资料。
3、 计算机信息系统集成档案管理的可行性分析
在档案管理系统开发技术上，档案信息资源开发作为显现档案工作价值、实现档案工作目的的重要方式，已被置于网络环境下，使档案信息资源开发的对象、规模、手段、模式等都发生了重大变化。2007年，以量子伟业为代表的档案系统，推出纯B/S（Browser/Server）架构PDE数字档案管理系统。不需要安装任何客户端软件，不限制客户端数量；操作简单，只需在内网浏览器上操作就可以进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等业务工作，并提供各种分类及配制的灵活性操作。2009年，量子伟业在行业内引进SOA（Service Oriented Architecture）的架构进行研发。基于这些架构，企业信息系统中的系统都可以按照标准包装成服务，整个系统通过服务的组合实现集成，实现了不同档案管理服务之间的通信与整合，这样大大简化系统集成的难度，增强系统组合的灵活性，可实现基于服务的集成。以立足浙江、发展档案事业作为公司宗旨的泰宇电脑有限公司开发的《龙宇数字化档案室管理系统》也增加了与其它系统的数据交换共享等功能。许多计算机信息系统与档案系统容为一体的接口已经存在。
另一方面，国外已经产生了一些有影响力的电子文件管理元数据标准，国内相关研究成果也不断出现，一些地区和单位已经制定了元数据标准并且在实践中加以实施，量子伟业正是采用了《中华人民共和国档案行业标准DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案》。ISO 15489和ISO 23081的采标工作正在进行，元数据的国家标准已在制定中。这样一来，计算机信息系统的开发将有统一的标准，给计算机信息系统集成档案管理提供了基础。
4、 结论
综上所述，面对迅速增长的档案数据，计算机信息系统集成档案管理已经非常必要，而且技术上已经具备条件。档案管理部门应该尽快出台相应的规划、标准，使计算机信息系统集成档案管理在技术上有据可依。档案部门也应该从自己做起，由监管积极走向前台，实行超前管理、同步管理，变档案接收工作的事后收集为事前、事中监督， “变被动接收为主动指导”。
参考文献：
[1]燕 宋赞《网络环境下档案信息资源开发的新途径》 黑龙江档案 2009年第3期
[2]广发 《量子伟业 中国档案信息化建设的探索者》 中国档案报 2009年4月13日 第三版
[3]陈伟《关于电子文件元数据标准制定若干问题的思考》海峡两岸档案暨缩微学术交流会议材料 2009年
关键词：测绘成果 混合架构 海量数据管理
中图分类号：P208 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（c）-0015-02
1 现状及存在问题
数字测绘成果，指以数字形式表示的测绘成果，主要包括基础测绘中形成的各种比例尺的数字地图、平面和高程控制成果和专业测绘中形成的数字成果。长江空间公司经过这几年的发展已经积累了TB级的数字测绘成果。社会各界对测绘成果资料的利用需求日益增加，而公司仍在采用建帐及制作结合表的方式进行测绘成果数据管理，加之测绘成果资料档案本身的特殊性和复杂性，致使测绘成果资料管理发展严重滞后，已无法适应新形势下测绘成果资料管理及利用的发展需求。因此，如何管理海量测绘成果资料，使其接收、存储、管理、分发及服务更加规范和高效现已成为公司目前迫切需要解决的问题。
2 数字测绘成果档案管理系统架构设计
数字测绘成果档案管理系统以测绘成果的管理、分发为核心，采用大型关系型数据库存储基础地理空间数据，运用先进的GIS软件作为空间数据的管理平台，实现测绘成果资料的海量存储和高效管理。建成后的长江空间公司基础测绘成果管理系统支持多种方式进行基础测绘成果的检索、查阅。实现基础测绘成果DLG（数字线划图）、DEM（数字高程模型）、DOM（数字正射影像）、DRG（数字栅格图）、航空影像、卫星影像、控制成果、测绘专题数据的入库、管理和分发的现代化、信息化、网络化。实现基础测绘成果存储、保存由人工文档式的管理向以专业数据库、计算机网络为主的管理方式转移。
根据成果资料档案的现有状况、实际需求及未来发展趋势，该文提出基于Browser/Server和Client/Server的混合体系架构理念，建立基础测绘成果管理系统。整个系统由后台数据库、核心业务、公众服务等三部分组成，其中后台数据库基于Oracle 10 g数据库进行各类测绘成果资料档案的存储和备份；核心业务涉及空间地理数据的录入、分发、更新工作，这部分业务涉及的用户较少，对图形和数据的操作又较为复杂，要求较强的数据访问交互能力，因此，为了保证运行速度和运行的效率，其设计将采用Client/Server结构用于数据管理及GIS图形应用的功能开发。主要完成基础地理数据、控制成果数据、专题测绘成果数据的入库、更新、浏览和管理功能。测绘成果目录系统基于B/S体系结构构建，主要为各子公司用户提供测绘信息的目录查询及信息检索。系统总体结构如图1所示。
3 系统数据库设计
数据库是数字测绘成果管理系统的核心部分，其设计质量的好坏，将影响到系统的运行、应用和管理。数字测绘成果管理系统管理的数据有：DLG（数字线划图）、DEM（数字高程模型）、DOM（数字正射影像）、DRG（数字栅格图）、CAD分幅地形图、航空影像、卫星影像、专题测绘成果数据、控制成果等类数据。为实现测绘成果资料档案的有效集成及管理，该文根据测绘成果数据的分类结果即4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、专题测绘成果数据、控制成果等六类数据，采用目前非常流行的数据仓库技术、SDE 技术、图属一体化及多源数据无缝集成的思想，从逻辑上构建4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、工程地理数据、控制成果等六大数据库。
其中矢量数据采用分层与分幅相结合的数据组织方式，以类型、尺度等方式分别构建矢量要素数据集进行入库存储；栅格数据根据数据类型、数学基础及尺度等进行组织，以无损压缩（即LZ77算法）方式进行入库存储；CAD分幅地形图根据比例尺的不同分别构建数据集，存储在磁盘阵列上以文件方式进行管理；属性数据按照独立要素类的方式单独构建，通过程序直接入库。
另外，为提高系统访问效率，系统采用三级格网技术对空间数据进行了索引构建，同时对虚拟内存、SDE、Oracle等配置参数进行了适当调整，以确保整个平台的稳定、安全及高效运行。
4 系统功能设计
4.1 基于C/S测绘成果管理系统
4.1.1 测绘数据录入子系统
包括测绘成果数据的增加、修改、删除、数据加工等功能；各种图形数据的批量入库及文档数据、元数据的批量入库功能。同时提供规定格式之间的数据转换工具，能支持Arc/Info Export E00，CAD Dwg/Dxf，ArcView Shape，Map Info Mif格式数据的读和写；能自动完成规定格式间的数据转换，包括单个文件转换和批处理转换。
4.1.2 测绘成果目录检索子系统
查询方式分为空间位置查询和属性信息查询。空间位置查询以1∶25万地形图数据为浏览、检索底图，在底图上叠加显示不同比例尺结合表，通过数据浏览、图幅号、坐标范围、地名等查询方式来获取用户所需测绘成果图幅号、名称、成图年代、成图方法、成果类型等。文档资料属性查询可以按照资料名称、资料编号、图幅编号、图名、比例尺、出版年代等多种检索途径，对测绘成果信息进行单一条件、复合条件、模糊查询、精确查询等多种方式的查询检索。查询结果以图形和属性两种方式呈现给查询者，图形方式以直观的空间位置展现；属性信息方式以表格方式显示具体的属性信息，如存储位置、编号等详尽信息。查询结果中的图形和属性可以关联，即点击表格中的行，在地图窗口可以高亮闪烁显示其空间位置。检索结束后可以直接进入测绘成果分发子系统进行测绘成果分发和提供。
4.1.3 测绘成果分发模块
数据分发人员能够根据图幅号、坐标范围、鼠标任意圈选以及用户提供的索取资料范围图形数据来进行数据的提取、裁切和输出。能够根据用户的需要按照国标地形图图式进行符号化、标注、图廓整饰后打印或输出图片文件。数据操作、提供完成后在日志文件中进行登记，以供测绘档案管理子系统进行数据提供统计工作。
4.1.4 控制测量成果管理子系统
控制测量成果管理子系统以1∶25万数据作为数据浏览底图，并在底图上叠加不同比例尺地形图结合表，能够根据项目名称、点名、水准点线路名称、鼠标点选或拉框、坐标范围、点位所在图幅号在测量控制点数据库中提取控制点资料，并产生报表文件打印输出，报表内容包括点名、点号、坐标、高程、点之记、点位说明、所在图幅、施测单位、坐标系统等信息。操作结束后在日志文件中进行操作登记，以便在测绘管理子系统中进行测量控制点资料提供情况统计工作。
4.1.5 系统维护模块
系统维护在本系统中包含四部分内容：用户管理、系统数据备份和系统数据还原及日志管理。其中用户管理和日志管理是提供给系统管理员使用，系统数据备份和系统数据还原提供给测绘资料档案管理员使用。
用户管理：实现用户的增加、编辑、删除功能及对用户的授权管理。
系统数据备份：为防止灾难性的数据损失，系统中设计此功能，实现定期或自动备份数据库中的数据。有逻辑备份、物理备份及增量备份及几种方式。
系统数据还原：实现将备份的数据还原到数据库中。
日志管理：该模块对于系统的各种操作加以记录。将日志分为本地日志和数据库日志，主要是用来记录用户所作的重要操作，如登录信息、查询登记、删除信息等，即用户的操作轨迹信息和系统出错信息。
4.2 基于B/S的测绘成果目录系统
提供对测绘成果数据库中资源目录和元数据的查询、检索和共享管理，包括资源目录服务、元数据查询功能。
（1）源目录服务。
提供对基础信息资源数据库中的基础地理、影像、工程专题和三维模型等进行分类，以资源目录组织形式，对这些数据项进行组织和检索，并进行目录检索授权控制。
（2）元数据查询功能。
提供两种查询方式：按资源目录组织结构，对检索的数据项结果，可对其中的地理产品元数据（DLG、DEM、DOM）进行查询浏览；按元数据树形分类结构，使用元数据分类、实体类型、关键字或其组合进行检索，允许用户输出或打印。
5 系统性能需求
（1）实现对多源海量数据的有效管理。
空间公司现有数字测绘成果数据容量达到TB级别，系统需要对海量数据进行有效管理，实现数据的入库、维护更新和数据浏览。系统需管理的数据类型多样包括：基础地理空间数据（DLG、DEM、DOM）、影像数据、控制成果数据、专题地理空间数据、模型数据、元数据等。系统实现对多源数据的管理，实现不同类型数据的无缝集成。
（2）扩展性需求。
系统采用模块化设计，具有良好的可扩充性，以适应不同阶段的发展需要，便于系统的扩展。
（3）空间数据库存储优化配置。
对系统、数据库及空间数据引擎的各项参数进行调整，使响应时间和吞吐量之间的关系达到最优。加快系统运行速度，减少用户等待数据。大数据量更新或者导入时，有进度提示。
（4）安全性需求。
为不同用户设置不同的基础地理信息操作权限，确保数据安全。具有完整的数据入库、更新操作日志。
（5）用户操作简单。
系统维护方便，无需记忆任何计算机命令，人机界面友好，操作简单。
（6）数据的安全性需求。
系统具备强大的数据备份恢复能力，确保在数据遭到破坏时能对数据进行恢复，确保数据的安全性。
（7）系统稳定，容错能力强。
6 系统创新点
（1）系统的建设改变原有测绘成果管理手工、半手工的方式，实现网络化。建立计算机网络环境下的积累数据库，实现网上数据流转以及网上查询检索、提供利用等功能。（2）基于元数据的测绘成果数据管理。元数据就是关于数据的数据，即数据的标识、覆盖范围、质量、空间和时间模式、空间参照系和分发等信息。它可以帮助和促进人们有效地定位、评价、比较、获取和使用相关数据。合理组织、管理元数据可以最大限度地发挥元数据的作用，使之成为管理和发现地理信息的钥匙，为地理信息共享提供保障。（3）实现测绘成果空间查询和检索。测绘成果档案独有的空间地理特性决定了它对于图形方面的较高要求，不仅要相关信息的可视化直观表达，而且要具备一定的地理空间位置运算和处理的能力。可以实现空间查询和检索功能是测绘成果档案管理的一个突破。（4）系统数据管理采用空间数据引擎（SDE）加大型关系型数据库Oracle，实现多源海量数据的组织管理、支持空间数据的无缝集成、确保数据的一致性、完备性、保证数据的安全。
参考文献
[1] 刘莹，闫正龙，董延红，等.陕西省测绘成果资料档案管理平台构建问题研究[J].陕西档案，2011（4）：46-47.
[2] 丁允旭.具有空间查询检索功能的数字测绘成果档案管理[J].测绘通报月刊，2005（8）：61-64.
关键词：机场；档案管理；系统
重庆机场作为国内十大机场之一，伴随近十年的稳定、高速发展，电子政务产生大量的电子文件，以及频繁的库存档案实体利用需求，迫切需要建立一个能覆盖全公司、互联互通，能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。为此，重庆机场集团有限公司办公室档案室经过多方面调研、学习，在上级主管部门及职能部门的支持和配合下，开始量身打造符合我公司实际情况的档案管理系统。
1 前期准备阶段
1、确定软件供应商，自2013年年初开始，我公司与有关软件供应商进行了解、沟通，通过对功能设计、开发费用、售后服务、后续优化等方面的比对，确定紫光档案管理软件作为我公司的档案管理系统。
2、购置相应的硬件设施，在确定档案管理软件后，与软件供应商进一步沟通，针对我公司现有库存的档案实体数量，以及今后预计的档案增长量，拟定与该系统相匹配的数据库服务器购置计划。
3、确定数字化加工单位，按照《纸质档案数字化技术规范》等相关技术标准，面向社会公开招标，经过与四家有专业资质条件的数字化加工单位进行竞争性谈判，确定档案数字化加工单位，保证了档案数据的规范与安全。
2 项目实施阶段
2.1 档案管理系统设计
首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自己的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。
其次，紫光软件公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。
基本功能：J2EE架构，符合SOA和OAIS设计要求，文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护等模块，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，
特色功能：
电子文件归档：与我公司现有的OA系统对接，该档案系统为每个需要同步的文档类型提供一个中间库，当OA公文流转结束后，会将原文和元数据写入指定的中间库，档案系统定时和手动进行同步接受，实现文档一体化管理。
模糊检索：紫光全文搜索系统，用于数字化档案的全文检索；紫光在线OCR系统，对电子文件进行OCR文字识别，提取的文件内容可形成条目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通过以上两项紫光自主研发产品，可对档案数据库所有内容，包括扫描图片中可识别字体进行全方位的搜索，扩大对档案信息的检索范围，提高档案资源的利用率。
推送服务：在完善档案管理系统的基本功能外，还深化服务功能，研发了档案利用的推送服务模块，即，档案查阅人如不熟悉该系统，急需查阅某一档案信息，档案专、兼职人员可以在数据库查找相关的档案信息，放入“推送信息库”，接着选择人员名单发送，然后档案查阅人登陆该系统中，可在“推送信息”一栏内看到自己需要查找的档案信息，充分发挥了数据共享、快速利用的作用。
2.2 档案数字化加工
在档案系统设计、安装完成后，下一步工作就是对库存的纸质档案进行数字化，我公司现有基建档案5700多卷、文书档案957卷、8800多件，数字化工作量巨大。
为保证档案实体的安全，我公司与数字化加工单位签定安全保密协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的USB接口屏蔽，贴上封条；所有加工人员禁止使用手机数据线、MP3、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资料；项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。
在档案数字化的过程中，我公司与数字化加工单位对出、入库档案进行详细登记，做好交接的台帐记录，数字化加工单位按照专业技术标准、工艺流程，科学合理的对加工质量进行把控，每个环节对上一个工序进行监督及质量检查，保证档案、数据在每个工序顺利流畅，确保档案、数据准确、完整。
在档案数字化加工每完成一批次，我们都对扫描后的档案数据逐一审查、核对，通过检查发现了加工过程中产生的少量问题，均进行了整改；同时对档案实体进行检查，包括档案卷内纸张是否完整、档案还原情况等，并做好相应的台帐记录。
2.3 数据挂接及备份
在完成了所有档案的数字化工作后，紫光软件公司协助数字化加工单位把大批量的档案数据全部倒入系统，使系统可以提供丰富、准确的档案数据进行查询，同时，将所有数据进行两套移动硬盘备份，从而搭建了统一管理、随时利用、安全存储的集团化档案管理平台。
3 后续完善阶段
3.1 系统操作培训
为保证档案管理系统各项功能的正常使用，提高档案数据利用率，规范我公司档案管理工作，在系统上线试运行一周后，对各级部门开展了一次该系统的专项培训，包括档案系统登陆方法、录入方法、查询方法、下载审批及其他功能操作，经过培训，各部门档案系统使用人员能够熟练的进行各种操作，基本满足日常使用。
3.2 制度完善
在档案管理系统构建完成后，出台《档案管理系统管理办法》（试行），对各部门职责、档案种类、数据标准、数据利用、使用权限等方面进行公示，并下发《数据化定点加工的通知》，对今后的入库档案提出数字化要求，保证了该系统中各类数据的顺利挂接和规范化，为该系统充分发挥利用效果打好基础。
目前，该系统运行稳定，档案信息资源得到安全可靠的的存储，为查阅者提供方便快捷的远程利用，达到了预期效果；今后根据相关的档案专业标准，我们将进一步对该系统功能进行开发、升级，力争建成我公司发展的重要信息管理平台。
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