时间：2023-06-02 15:38:59
导语：在对档案管理的建议的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：交通系统；声像档案；问题；对策
近年来，随着社会的发展和办公条件的完善，在我国交通系统各项工作和实践活动中形成了大量声像档案，这些档案是交通行业的重大历史写照，是全宗档案的重要组成部分。然而，在交通系统声像档案实际管理工作中，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，这就严重影响了档案的完整性以及利用率，如何更好的保护好、利用好、管理好这些生动形象的特殊载体档案已成为当前交通系统面临的重要课题。针对交通系统声像档案管理中的存在问题，本文提出了一些对策及建议。
1 交通系统声像档案管理工作的存在问题
根据工作实践，我们发现在交通系统声像档案管理工作中还存在一系列问题，这主要表现在：第一，交通系统声像档案采录人员的素质参差不齐，很多人员为各业务部门的兼职人员，采录技术较低，工作时间较短，还有一些声像档案信息采集人员在思想上存在误区，认为档案就是上级来文或红头文件，没有对公务活动中形成的照片、影像、录音等信息的保存给予重视，另外，为了个人或部门内部的方便，一些工作人员没有将声像档案移交到档案室统一保存，特别是随着人员的变动和机构的调整，造成大量声像档案的管理失控或流失，对档案的利用和保护带来了不利影响。第二，从整体上看，交通系统对声像档案管理设备和系统的资金投入还是比较大的，但是由于一些单位没有制定基于声像档案管理的制度和使用要求，管理较混乱，导致大量设备被闲置、没有专人会用、设备存于个人或部门内部、设备使用人员不明确等现象普遍存在，设备添置多、利用率少，不利于交通系统声像档案收集和整理工作的顺利开展。总之，声像档案管理工作明显滞后于其他门类的档案管理，在管理意识、管理制度以及保存条件方面尚存在一些问题，亟需解决。
2 加强声像档案管理工作的对策及建议
2.1 树立声像档案信息资源观意识
从信息资源角度来看，交通系统中形成的声像档案是最真实、最可靠也最权威的原生信息，其具备以文字为载体的档案所不能替代的作用，是交通事业单位档案信息资源的重要组成部分，这些信息与纸质的文书、科技档案是相互联系、相互补充的，共同构成了完整的档案资源体系，对交通运输事业的历史和现实都具有重要现实意义，所以，我们必须树立声像档案信息资源观意识，实行统一管理，做到层层有人抓，处处有人管，形成工作协调一致的交通系统档案信息资源管理网络。
2.2 制定切实有效的管理办法
要想改变交通系统当前声像档案管理工作混乱的局面，就必须制定一套切实有效的管理办法来实现对该项工作的规范。各个立档单位都必须建立健全相应的管理制度，加大管理力度，实现声像信息从产生、收集、归档、保存到移交档案室的统一管理，防止信息的分散或流失，杜绝将声像档案归为个人和部门内部所有。明确规定声像档案的日常保管和借阅利用，对于那些永久保存的档案，应定期向交通主管部门或专业档案馆移交，与此同时，明确责任，制定并落实各项配套措施，做到依法管理，有章可循，使声像档案管理工作逐渐成为一项自觉的行动，不断提高工作效率和工作质量，确保档案利用率和完整性。
2.3 采取切实有效的前端控制方法
前端控制是交通系统声像档案管理的基础。首先，针对当前声像档案管理现状，交通行业档案主管部门要加大对声像档案管理工作的监督和指导，将声像档案管理纳入档案目标管理和年度执法检查中。针对不同单位的工作现状，采取不同的方式进行分类指导，疏通收集渠道，全面提升整体水平，比如对于那些在人员、设备和管理方面都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫，而相反的则应在依法管理和规章建制上下功夫；比如对于本单位或部门的一般档案，要及时移交到上级主管部门或专业部门，对于重点部门或科室产生的比较集中的声像档案应强化收集，及时沟通。另外，人是做好声像档案管理工作的重要保证，因此，在人员方面，应选派有工作经验和高度工作责任心、懂拍摄的人员担任信息采录人员，提高声像档案工作的专业水平；加强业务培训，提高档案管理人员、声像信息采录人员的专业知识和业务技能；提高声像档案人员的归档意识，将散存于个人和部门内部的资料收集起来，使档案人员逐渐学会自觉行动，为交通系统声像档案管理水平的提升奠定坚实基础。
2.4 加强声像档案编研
交通行业各个单位必须进一步提高对声像档案价值的认识，努力转变观念，使声像档案的编撰朝着专业化方向发展，在此过程中，善于依托档案馆藏资源优势，尽量编撰出能够突出交通系统特色的文献资源，提高档案工作知名度。档案编研工作要由单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展，充分利用先进设备和现代化信息管理系统，保证信息开发的有效性和实时性，最大限度缩短信息加工时间，提高信息利用效率；打破传统的“关门编研”现状，为各个工作中心和部门提供生动形象的声像资料，使声像档案宣传更具生命力和活力。
3 结束语
做好交通系统的声像档案管理工作不仅仅是档案管理部门的事，还是各个立档单位和全社会的事，我们必须对该项工作给予高度重视，加强宣传，树立声像档案信息资源观意识，制定切实有效的管理办法，采取可行前端控制方法，不断加大管理力度，将声像档案保管好、利用好，管理好，使声像档案的价值在交通系统中得以充分发挥。
参考文献
[1]田欣.加强声像档案管理工作的对策及建议[J].民营科技，2010，（06）：98.
及对策建议思考
新医改背景下医院内部体制进行深刻的改革，医院档案管理也要适应新医改的政策，改进档案管理工作方法。在实际工作中，医院档案管理中存在着诸多问题，给医院的档案管理工作带来了许多困难。医院档案管理工作要适应新医改政策，就必须进行相应的改进工作，促进医院档案管理工作的完善和发展。
医院要适应新医改背景下的改革，就要重视档案管理工作。档案管理工作对医院经营状况的发展和改进有重要的作用，是医院运营发展的重要记录，加强档案管理工作，改进档案管理工作方法，能够使医院更加适应新医改的发展和革新，保证医院在新医改背景下顺利开展档案管理工作。
一、医院档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作的受重视程度与其它工作存在差异
在新医改背景下，医院的管理人员和工作人员对档案管理工作的重视程度与其它工作存在差异。医院的档案管理工作中，现今的档案管理人员多为兼职，也缺少相关的硬件设施建设，相关档案在收集、整理和存档过程中经常出现存放不当、遗失、损坏等现象，影响了档案管理工作的效果，也使医院档案的利用率下降。新医改背景下医院的经营模式是医院改革中的重点，但是医院还没有真正意识到档案管理工作对医院的重要性，投入资金不足，在新医改中档案管理工作改革程度较低，导致档案管理工作人员积极性不高，在档案管理工作过程中又缺乏严格的工作程序，经常处于被动应付的状态，从而使档案管理质量低下，医院档案利用率低，难以发挥档案应有的作用。
（二）医院档案管理的工作模式不规范
新医改背景下，医院还没有建立相应的规范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分档案管理人员的工作人员缺乏更高的工作素养和综合素质，受档案管理工作的特点的影响，缺乏量化管理的基础，在档案管理工作中，工作人员没有及时做好档案信息的收集、整理和存储，使得医院档案的利用率一直不高。
（三）医院档案管理人员缺乏专业素养培训
由于医院档案管理工作的职业门槛比较低，基础设施条件差，导致医院档案工作人员对档案的管理仅限于纸质档案信息的收集、整理和放置，或者电子信息化档案信息的录入和检索等，缺乏专业的管理手段，导致档案管理工作效率低下，不能满足新医改背景的相关要求。档案管理人员工作频繁变动，对医院档案的收集整理归档等缺乏了解，对工作环境和工作流程都不熟悉，影响到档案管理的工作质量，管理人员普遍缺乏专业知识和综合素质的培训，业务能力不熟练，也不能很好地适应现代化管理工作。
（四）医院缺乏对管理人员的专业培训
由于档案管理人员的入职门槛低，管理模式落后，医院的档案管理工作效率低下，档案利用率低。新医改背景下，医院档案管理的工作范围不断扩大，涉及到医院的各个科室，现今的医院档案管理一般使用信息技术和相关的档案管理软件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保证档案信息的安全和完整。因此在档案管理工作中，医院必须对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的工作责任感和专业素养，引进信息技术，使档案管理人员可以熟练掌握新的档案管理工作模式。
（五）不利于适应新医改的要求
现阶段，受新医改的影响，医院的医疗、行政体系都拥有一套完整的管理制度和规范，但是档案管理制度还不完善，医院还没有在档案管理的相关制度中作出具体的规定和要求，对档案管理缺乏统一的管理标准和模式，部分医院缺乏档案管理工作完整的考核制度，导致档案管理工作管理缺失，缺乏监督，使得医院档案管理工作无法适应新医改的要求，不利于医院在新医改背景下的发展。
二、新医改下医院档案管理的相关措施
（一）提高对医院档案管理工作的重视
新医改背景下，医院管理层要提高对档案管理工作的重视，明确档案管理工作对医院的良好发展和新医改的顺利推行的重要作用，将其纳入到医院新医改工作中来，强化档案管理意识，加大资金投入，改变医院上下对档案管理工作的认识。使医院的档案管理工作人员可以意识到自身的重要责任，能够有效完成自己的工作任务，及时做好医院各科室档案的收集整理工作，保证档案的真实和完整，使其按照顺序归档，便于档案的查询检索。在使用电子档案和数据库时，要及时录入新的档案信息，对原始资料做好整理，保证医院档案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善医院档案管理工作模式，健全医院档案管理制度
新医改背景下，医院可以改善档案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人员安排，使工作人员各负其责，减少档案管理岗位上的兼职现象，档案管理逐渐条理化、规范化。在档案的收集管理等方面，医院也要制定完善的收集、整理和存储制度，规定各科室的原始档案信息及时整理并上交，减少原始档案的缺损和遗失现象，提高档案信息的利用率。明确档案管理人员的职责和工作范围，做好档案管理部门工作内容的指导和规范，与现代医院管理方式相结合，在医院中对档案的重要性进行宣传，转变思想观念，加强对档案信息的利用。定期对档案管理人员进行考核，将工作內容与奖惩机制挂钩，加大对档案管理工作的投入力度，建立医院各科室之间的信息共享机制，保证档案管理工作的规范化和制度化。
（三）开展档案管理人员培训工作
新医改背景下，信息技术逐渐进入档案管理工作中。档案管理人员要做好大量档案的整理工作，还要及时检索出有用的信息，就必须掌握专业的计算机技能。医院要定期开展档案管理人员的综合素质的培训工作，提高档案管理工作人员的责任感，提升他们的专业素养，及时向他们传授信息技术和数据库相关的知识，帮助他们学习先进的管理经验和工作模式。医院也可以聘请相关管理专业的人才，带动管理工作人员改工作方式，促进信息技术在档案管理工作中的深化。档案管理工作的效率与档案管理工作人员的专业水平和综合素养有很大关系。档案管理工作人员要及时更新知识，提高自身业务能力，医院要建立一支档案管理人才队伍，与时展接轨，不断创新，建立档案管理创新激励机制，建立更加科学高效的档案管理机制和人才培养机制。
（四）引进信息技术和现代化的管理方式
医院要提高档案管理工作的工作效率，改进档案管理的工作方式，就要引进信息技术对档案进行管理。加大相关软硬件等基础设施建设的投入，更新升级计算机的软硬件设施，定期更新防火墙和杀毒软件，注意档案的保密性和安全性。对档案信息进行数字化处理，既可以提高工作效率，减轻工作量，又可以节省档案储存的占地空间，使档案得到完好保存，便于查阅。促进工作管理方式的现代化改革，設置严格的考核制度，将责任落实在个人，各科室要重视档案管理工作中，做好原始资料的整理工作，设立科室中的档案管理工作。
（五）提高医院档案信息的利用率，加大基础设施建设
新医改背景下，医院可以扩大档案的利用领域，使档案管理的利用率不断提升。医院可以制定档案使用的不同等级的权限，在各科室开放档案使用，可以通过档案了解患者的个人信息和患病信息，各科室间要打破传统的壁垒，多进行沟通，加强科室间档案信息的联系，促进资源共享，患者也可以通过数据库查询自身的档案信息，了解自己的病症。制定严格的档案保管、检索和借阅程序，保存好借阅记录，在档案遗失或损毁后可以追责到人。各科室也要做好线上检索，利用信息共享平台，做出远程、快捷、全面地查询工作。档案管理人员也要积极深入实际的科室生活中，及时对档案进行收集和整理，了解档案中的内容和信息，找出档案中的缺陷并及时予以改正。医院要加强相关的基础设施建设，加大资金投入，引进先进的信息技术设备，设立独立的档案储存室，并做好设备的维护保养工作。对以往的纸质档案要做好存放工作，防潮防火，并及时向信息数据库中转移。引进必需的档案设计和数据库系统，营造信息化的档案管理环境，有效保证档案的安全性和完整性，使其适应新医改的要求[6]。建立完善的信息化档案管理体系，对各科室的档案文件进行统一的信息化管理，在医院内网中上传和分享资料，促进医院档案的利用效率，加强安全管理，定期杀毒和升级防火墙，增强档案信息系统的安全性。注意突发事件对档案管理的影响，预防为主，可以组织人员提前进行演练，应对档案信息安全问题，提高档案保存安全系数，减少档案遗失或损坏的因素。
（六）完善档案的收集、整理和归档流程
在新医改背景下，医院的档案载体也发生了变化，当下医院的原始档案包括手写病历、照片、录音录像和电子文件等等多种形式，为档案管理的收集、整理和归档提出了新的难题。档案信息的载体不同，更加容易遗失，也不便于管理人员的分类。档案管理人员要及时收集原始档案，减少原始档案的遗失和破损。收集档案后要在规定的时间内做好整理工作，分门别类进行整理和归档，对档案信息进行扫描、保存，并及时录入电子数据库。做好档案入档的责任机制，档案管理工作人员可以分别专门负责各自的科室，确保档案完整收集后，及时归档，科学分类，便于档案信息的检索。
关键词：档案管理；卫生监督
【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2012)09-0488-01
卫生监督对维护人民群众身体健康和生命安全，保障经济社会持续全面发展，具有十分重要意义。近年来，绩效考核对卫生监督工作提出了更为细化和规范的要求，档案管理在其中发挥举足轻重的作用。
卫生监督工作档案的形成是按照卫生监督职能和业务范围以及绩效考核要求，在工作实践中形成的各种党政管理、业务技术、科研培训、人员结构、设备设施、财会统计以及基础建设、督导检查等全部档案的总和，是各项工作的真实记录和有效凭据。
1 卫生监督工作档案的特点
1.1 内容系统:自2009年实行绩效考核之后，档案管理工作更加规范化，得到各相关部门的重视，其内容涉及公共场所卫生，医疗卫生，学校卫生，放射卫生，突发公共卫生事件处置，行政处罚、健康教育与信息管理，人力综合素质等方面。不同时期，不同内容的各种文件、工作计划、总结、报告、方案、培训、督导等业务工作原始记录以及科研项目和成果、人力资源、基本建设、信息利用等资料。按照绩效考核要求进行搜集整理，统一归档，形成完整、系统的卫生监督工作档案。
1.2 形式多样:卫生监督工作档案不仅包括各种原始的纸质资料，还包括以录像、光盘、课件、数据库等电子文件，还有纸质出版物、荣誉证书以及各种媒体集成资料等。
2 档案对促进卫生监督的意义
2.1 具有凭证依据:“原始记录性是档案的本质属性”。档案可为各级卫生监督机构资质评定，人员职称及职务晋级等提供原始、完整而系统的材料；为各项评估提供原始和真实的数据和资料。专家组通过对工作档案的查阅，可迅速、全面地对各项工作及指标完成情况，质量水平等进行准确判断，给予客观评价。可见，档案的完整性，系统性和准确性能全面体现工作成绩，为各项工作评定和考核提供多方面资料支持，也是记录和反映卫生监督机构发展历史的重要表现和载体。
2.2 是绩效考核的重要组成部分:绩效考核是科学评价卫生监督工作落实程度，促进各级卫生监督机构切实履行基本公共职责的重要举措；是衡量政府投入效率，促进政府部门切实履行管理指导职责的重要手段，规范的档案管理是绩效考核的重要内容，按照绩效考核要求，将日常工作真实而原始的工作形成的记录或资料及时、全面地收集整理，并对其分类归档和完善，规范的档案管理为绩效考核提供大量丰富、翔实、准确而规范的资料，能够真实反映卫生监督机构实际工作开展情况，是绩效考核的重要组成部分。
2.3 是卫生监督工作者的重信息资源: “科技档案是一种特殊的中介物，”它是信息也是资源，卫生监督工作档案是工作人员在实践和管理过程中形成的原始记录，是集体智慧和经验的结晶，且所积累的信息有通约，是相互交流，参考，借鉴，学习的重要资源，可为科研人员经验交流提供借鉴和学习平台，从中吸收好的工作经验和做法，提高工作效率和科研水平。
2.4 提高卫生监督管理和决策水平:卫生监督工作档案具有系统性等特点，因此对档案资料进行统计分析和综合评价，能直观地反映出各级卫生监督机构工作质量和水平，通过纵横向比较，可及时发现工作中的不足，有针对性地加以完善和改进， 促进工作整体水平提高可为及时调整各项业务技术指标，开展新业务或新技术评估以及人力资源、财务、设备设施等投入和管理提供准确、真实的依据，为政府和卫生监督部门科学决策和管理提供指导，全面提高卫生监督工作水平。
3 建议
3.1 增强责任意识:目前，卫生监督部门档案管理整体水平不高，档案管理员专业水平参差不齐，档案管理不规范现象普遍存在，因此，要强化档案管理员以及相关人员的责任意识，增强其对档案管理重要性的认识，使之在日常工作中养成及时收集，整理，完善并归档保存的自觉意识，提高档案管理水平，
3.2 加强规范化建设:各级卫生监督人员要学习掌握《档案法》及国家机关公文处理和管理，工作计划、报告、总结的撰写以及归档和绩效考核的标准的要求，熟练掌握并规范执行，同时逐步纳入常规化管理轨道。
3.3 建立双轨制管理模式: 随着信息化时代的到来，长期作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大变化，以纸张为介质的传统纸质档案和以电子文档，光盘，U盘，数据库等电子档案并存。纸质档案作为真实的原始资料，具有电子文件所不能取代的法律凭证作用，要及时整理归档，各种电子档案是未来工作的发展方向，已日益增多。因此，在档案管理工作中要建立纸质档案和电子文件同步归档，同步鉴定，同步整理，同步著录和同步利用，使之相互依存，相互兼容，最大限度地发挥其在卫生监督工作中的作用。
关键词：信息时代；医院；档案管理；信息化建设；策略
随着现代科学技术在信息时代里的高速发展，医院信息化建设的发展速度越来越快，但档案管理信息化建设却相对滞后，对医院档案的利用产生严重的制约影响。所以怎样使医院档案管理工作与信息时代的发展要求相符是目前亟待解决的重要问题。
1 医院档案管理信息化建设的重要性
近几年，医院不断扩大发展规模，形成的档案的类别、数量也相应增多，电子档案、声像档案等都是新增的，且档案载体也从纸质演变成光盘、磁盘等。随着医院档案资源的网络化、信息化，网络软件基本能促使档案管理实现网上归档，各单位通过网络就能收发文件，并把处理好的档案材料上传或输入到软件里，档案查阅与编研工作也变得更加方便、快捷[1]。同时，如果医院档案管理实现信息化，就能完整、长期地保存医院在管理和医疗过程中产生的各类资料，包括病历档案、财务会计档案、人事档案等，如有需要也能便捷提档，且完整保存下来的档案信息数据也能为医院上级领导提供决策支持，或为上级制定医院管理政策、制度等提供可靠的参考依据，所以实现医院档案管理信息化建设具备重要的现实意义。此外，医院档案管理是一项重要的基础性工作，能充分反映医院的建设与发展情况，在确保医院工作连续性方面发挥着重要作用。因此，医院档案管理信息化建设不仅重要，且势在必行。
2 加强医院档案管理信息化建设的策略
（一）创新管理者的思想，构建档案信息平台
管理者创新管理思想、提高思想认识是实现医院档案管理信息化建设的关键所在，所以医院应以档案管理工作改革为基础开展信息化建设工作。同时，医院档案管理者也应更新理念，坚持提高档案管理信息化水平。当前，医院各方面管理工作的开展对档案的需求是有增无减的，要想为医院的管理工作准确而快速地提供档案支持，档案管理人员就应充分认识到档案信息化建设的重要性，及时转变既有的服务方式，扩大收集医院档案材料的范围，进一步落实档案归档制度，做好各种载体、各种门类的档案材料的归档工作，避免档案流失，丰富医院档案室馆藏资源。
如针对某医院的病历档案，管理者应创新思想，专门设置部门或配置人员负责收集、整理、保管医院的病历档案，并构建信息平台。当患者出院之后，医务人员应以科室为单位定期把病历档案交到病案室，病历档案管理人员进行消毒之后再有序整理，并进行保管，除涉及患者治疗活动的医务人员、医院医疗服务监控人员之外，其他任何个人、机构都不能擅自翻查患者的病历档案。此外，医院管理者应把病历档案管理信息化建设作为医院档案管理和医疗系统建设的重要内容，快速构建病历档案信息平台，为加强医院档案管理信息化建设奠定基础。
（二）加大基础设施投入，规范建立管理体系
医院首先应结合自身经济能力，配置适应档案管理信息化建设的软件、硬件等基础设施，并加大投入，开发出适合医院的档案利用软件。从医院实际出发，医院档案管理部门应充分利用现有的设备，并适当购置先进的技术设备，如路由器、扫描图文影像的设备、海量存储设备等。如医院应加大投入，重视完善综合档案室的设施设备。由于综合档案室所保管的医院人事资料、基建资料、设备资料、照片等档案几乎都是纸质的，会受到纸张耐久性、光线、温度、湿度、灰尘、有害气体等的影响，导致部分纸质综合档案自然脆化、老化，加上档案被频繁翻阅，毁损、破损现象的发生是很难避免的。为此，医院应购置复印机、数码相机、空调等专业设备，对综合档案进行数字化加工，开发档案利用软件，用数字化档案的查阅代替翻查档案实物，从而最大限度保护医院的原始综合档案实物，为实现档案管理信息化建设提供可能。
与此同时，医院应按照国家关于档案信息化建设的标准与规范建立相应的档案管理体系。如医院综合档案的管理软件应具备多种存储格式，支持医院综合档案使用者实时浏览，具备网络检索功能等，能实现对医院综合档案的收集整理、存储、借阅管理、权限控制等，从而满足医院档案一体化管理、信息资源开发和利用的实际需求。一个大多数软件都适用的、通用性强的档案资料存储、交换格式标准，才能帮助医院建立规范管理体系，确保医院能顺利实现档案信息的存储与交换[2]。
（三）加强人才队伍建设，提高档案人员素质
由于医院档案管理信息化建设要求档案管理人员不仅要具备广博的知识，还要掌握现代网络信息技术，所以应加强人才队伍建设，在更新档案管理人员知识结构的基础上重视培养他们的素质，强化他们的信息意识。因为医院档案管理工作具备很强的业务性，如病历档案的专业性较强，要求档案管理人员不仅要具备管理知识，还要具备一定的医务知识、医学管理知识等，以便能正确分类病历档案。加上信息化建设对档案管理人员提出了新要求，不仅要具备对医院档案的采集、分类、整理、归档、立卷、保管、检索等能力，还要具备医院管理工作经验，熟悉医院的管理趋势，熟悉掌握计算机知识、网络知识、信息处理知识等，并具备一定的外语能力。
因此，医院应重视组织现职档案管理人员参与业务培训活动，并鼓励他们自学，把人员学习情况与聘任、晋升等挂钩，从而加强人才队伍建设。而医院档案管理人员自身要想适应档案信息化建设的要求，就必须主动更新知识结构，从以往单一的档案管理逐渐转变成档案一体化管理。如按照档案工作的不同岗位有计划地更新知识，深化专业知识，提高医学、科技、管理、计算机等知识能力，从而开拓自己的视野，全面提高信息技术水平，提高自设综合素质，助推医院档案管理信息化建设取得进步。
3 结语
信息时代不仅给医院档案管理工作带来严峻挑战，还使其拥有良好的发展机遇。在实际工作中，只要医院档案管理部门及人员能更新理念、牢牢把握机遇，重视培养人才、应用新技术，那么医院档案管理信息化建设势必能与时代的发展相适应，推动医院档案管理工作健康发展。
参考文献
关键词：电子文件 特点 问题对策
中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号：
随着电子计算机和通信技术的进一步发展和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面：
（1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它可以在产生之初即时归档。因为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。
（2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。
（3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。
一、目前电子文件管理中存在的问题
从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。
（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。
（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的
保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。
（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。可是，虽然由于技术上的
缺陷，我们不能确保电子文件的真实性和可靠性，但是这并不表明所有的电子文件的可靠性和真实性就该受到质疑。同时，随着计算机技术的进一步发展，电子文件的数量与日俱增，“证据”、“证明”的这种作用必然就会慢慢依赖于电子文件。不可否认的是，目前要使电子文件的可靠性和真实性得到有效保障，就只能依靠法律的帮助。也就是说有关部门要加强电子文件立法，确保严格有效的法律支持，借助法律的强制作用来约束人们的行为，对于那些专门靠破坏信息技术来窃取、修改电子文件信息的不法分子必须要依法进行严厉惩罚。尤其是在网络环境下，有关部门需要对电子文件在网络上的传播和利用进行规范，以此来维护电子文件的知识产权。对于在网络上随意不负责任地传播利用别人研究成果的行为，要进行严
厉打击和惩治。只有将电子文件管理合法化，以法律条文的形式确定下来，才能充分实现电子文件的法律凭证价值。可是，事实却是目前有关电子文件的法律规范还很不完善，无法适
应当下电子文件迅猛增加的趋势，因此，制定适合电子文件管理的法律也是需要解决的问题之一。
（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。
三、加强电子文件管理的技术措施
问题
一、渠道不畅，案源不足。
现阶段，检察机关获得立案监督案源的主要渠道是通过公安机关报捕的案件和一些群众来访，其他方面获得的线索甚微，其原因一是基层检察院没有派出机构，与乡镇群众接触机会少；二是对立案监督宣传的力度和广度不够，尤其是农村群众对检察机关立案监督工作不了解，发生了案件只知道找公安机关或人民法院；三是公安机关对其受案登记的保密，在很大程度上增加了检察机关发现案件线索的难度；四是检察机关侦查监督部门人员素质参差不齐，在办案中不善于挖掘线索。
二、监督的范围不全面、重点不突出。
立案监督是法律赋予检察机关的重要权力，是人民检察院对公安机关的立案活动是否合法进行的监督，它包含两方面的内容：一是对公安机关应立案侦查而未立案的监督；二是对公安机关不应立案侦查而立案的监督。当前，检察机关仅把监督的眼光放在前者，对后者的监督几乎成了空挡。而且对前者的监督也是将眼光放在诸如盗窃、收赃、容留介绍等一般刑事案件上，一些案件甚至还介于罪与非罪之间，或者是罪行轻微，而对那些社会影响大、群众反映强烈的刑事犯罪、职务犯罪、破坏市场经济秩序犯罪和行政执法机关移送涉嫌犯罪的案件监督较少。另外，从这几年的立案监督工作总体上看，对自侦案件的立案监督较为薄弱，亟待加强。
三、实效不佳，未实现数量与质量的辨证统一。
在实际工作中，一是公安机关内部心存不甘心被监督的抵触情绪，干警门常以补签立案决定书、补充犯罪嫌疑人在逃情况说明等逃避监督，即使立了案，但久拖不侦，不抓捕人犯，不及时报捕起诉，造成有力的定罪证据流失，削弱了监督力度。二是检、公干警沟通少，协调不够，甚至产生误解，使公安干警对立案监督工作产生反感，不服监督；有的检察干警认为只要公安机关将案件立起了，收到立案回复就行了，忽视了立案监督案件的后续督查工作，导致案件久侦不结，甚至中途夭折。三是由于刑诉法第87条只对立案监督工作作了原则性的规定，缺乏具体操作性规定，对公安机关不执行监督的法律后果未明确。四是由于国家司法机关司法解释的不断变化，致使一些立案监督案件在立案后得不到处理。
对策
一、 加大法制宣传力度，拓宽案源。
积极宣传，增强意识，运用检务公开栏或通过电台、电视台、报刊等发表专题文章，介绍立案监督知识和检察机关的立案监督职能，除继续运用原有的从审查逮捕案件等渠道获取案件线索外，充分发挥主观能动性，多渠道挖掘案源：一是与公安机关建立案件通报制度，及时掌握公安机关各类刑事案件的受理、立案情况，从公安机关的受案材料中获取线索；二是加强与本院控申科、公诉科、职务犯罪侦查局、监所科等业务部门的联系，从中获取线索，形成刑事立案监督“一体化”的新局面；三是建立与税务、工商、烟草、林业、金融、技术监督等职能部门的联系制度，定期或不定期对其处罚决定进行审查，从中发现立案监督线索；四是从新闻媒体的宣传报道中获取线索。
二、探索立案监督工作新途径，提高监督效果。
一是在检察机关内部建立信息联系制度，成立立案监督领导小组，由院领导、侦监、公诉、控申、职侦、监所等部门人员组成，通过会议或其他形式，互通信息，挖掘案源。二是在侦监部门建立跟踪监督制度，设置《立案监督案件跟踪卡》，派专人对立案监督案件一跟到底，及时了解案件进行到什么阶段、存在的问题及其原因；及时督促公安机关收集补充证据，尽快结案，同时，将案件情况通知公诉、监所等部门，及时掌握案件起诉和判决情况。三是与公安机关建立联系会议制度，对立案监督工作进行定期交流、清查和总结，形成公、检合力。四是坚持立案监督案件复查制度，定期对已办理的立案监督案件进行复查，发现问题及时纠正。
三、开拓创新，突出重点。
将立案监督工作与维护社会稳定相结合，与保护国企改革和发展相结合，树立为大局服务的办案意识，紧密结合本地实际，集中力量，将监督重点放在严重刑事犯罪、经济领域犯罪以及司法腐败犯罪等有案不立、有罪不纠和不应立案而立案的案件上，解决深层次的问题，及时提出纠正意见。
四、正确处理立案监督案件数量与质量的关系。
【关键词】学校档案管理;问题;对策
1学校档案管理中出现的主要问题
1．1管理机制尚不完善
目前来看，许多学校的管理机制都不完善，管理无标准。究其原因，主要是没有关于学校档案方面的法律法规，以至于高校的档案管理体制呈现出多样化的趋势，因为现在还没有具体的考核标准，很多学校并没有意识到学生档案管理的重要性。学校许多工作人员认为学生档案管理工作可有可无，因此在人员、设备等方面比较落后，管理机制尚不成熟。
1．2管理工具和方式比较落后
现有的学生档案管理工具和方式都比较落后，还采取着人工的形式进行管理统计，在资料收集方面也不成熟，速度和质量都很慢，所以应该改进管理办法和管理工具，加快资料收集速度，提高资料收集质量，将学生档案管理工作信息化、智能化、科学化。
1．3档案内容不全
现阶段，学生档案内容主要涉及报名表、入学登记表、学籍、成绩、身体状况、诚信记录、荣誉状况等，但很多学校由于不够重视，管理机制的不完善，导致学生档案内容不全，格式不统一，档案归档范围狭窄，不能跟得上市场经济的发展，也不能满足用人单位对学生能力、综合素质和时代特色等信息的需求。所以档案内容关乎着学生今后的就业等多方面发展，内容不全对学生档案管理工作的进行非常不利。
1．4管理人员不专业、变动频繁
很多学校的管理人员并非专业的管理职工，经常变动频繁，也没有设专门的管理科，通常由辅导员或任课老师担任，这些人员在时间、能力方面本就有限，对档案管理的知识也比较欠缺，所以他们是很难在档案管理工作中投入大量的时间与精力的。有些高校配备了专门的管理人员，却通常是亲戚或关系好者，他们在档案管理方面的能力更加欠缺，素质普遍偏低，真正懂得档案管理工作的人非常少。管理人员的频繁变动是另一个比较重要的原因。大部分高校里的管理档案人员基本上并非专门招的管理方面的职工，而且由于当前档案管理工作不专业，没有一个固定的标准，且学生档案管理工作任务中，工作大，这类从业人员普遍对待档案工作缺乏热情和积极性，导致学生档案管理工作交接不好，管理质量难以提高，比如就经常出现档案丢失、保管不善、乱拿乱翻等不良现象。这些现象的频繁发生一方面又加重了学生档案工作的负担，另一方面导致档案材料损坏丢失、档案整理不规范，归档质量较低，影响整个的学生档案管理工作质量。
1．5管理意识弱，态度不积极
目前，学校职工档案意识还处于比较薄弱的水平，很多都认识不到学生档案工作的重要性，工作态度也不积极，整理归纳不认真，档案质量低、材料不齐全，工作不到位。一些学校将学生档案全部交给档案室进行管理，这样虽然有了专门的管理组织，但对于学校来说，其他部门的人员对档案管理工作不熟悉。学生档案信息的收集与统计是整个学校的事情，因此当二者的工作职责发生矛盾时，容易出现相互推卸责任的情况。
2优化学校档案管理的相关对策
2．1加强学校领导的思想认识
学校档案管理人员对档案管理的意识薄弱，与学校领导对档案管理的重视程度也有关系。所以加强学校领导的思想认识是优化档案管理的关键保证。学生档案管理人员要经常与学校领导汇报工作，对相关工作提出自己的看法与建议，积极为档案管理工作提出建议，并不断改善，促进档案管理工作的进一步优化。最好将其纳入到学校的管理制度、学校规划以及学校计划中，加大办公设备的投资金和人员投入，提高工作人员工薪待遇，改善工作环境。学校在提高管理人员素质的同时还要健全学生档案管理制度，明确管理人员的具体职责，不随便调整工作人员岗位，扩大档案归档范围，完善管理机制。加强学校领导的思想意识，优化学校档案管理工作。
2．2档案管理需要全员共同努力
因为学生档案的管理与收集与整个学校息息相关，所以教师对档案管理也有着很大的影响，学校要加强对广大教师的宣传和教育，强化教师的档案意识，最好将其纳入到学校教师评优评先中，让学校教师真正配合档案管理工作。教师的积极配合会减少档案管理过程中的许多问题。档案管理不仅与学校发展息息相关，更与教师的未来发展和切身利益具有直接关系。因此，学校要向教师表明这种利益关系，鼓励教师积极参与到档案管理工作中去，来完善档案管理工作。向管理教师说明档案管理情况，确保数据真实可靠，碰到不熟悉的领域，要立即请教专业人员，听取建议、补充信息，保证档案管理工作的高效完成。所以档案管理需要全员共同努力。
2．3改善档案管理工具和方式
学校要改善档案管理的工具和方式，逐渐淘汰人工化，促进档案管理工作尽快实现科学化、制度化和信息化。要达到这个目标，需要设置专职管理人员，通过技能培训以及专业知识培训，保证管理人员具备相应的管理能力和水平。学校还要完善相关制度，对管理人员提出具体的工作要求和工作目标，改善档案管理工作的工具和方式，使得学校档案管理工作更加科学化、制度化和信息化。
2．4强化管理人员服务意识、提高管理人员业务素质
档案管理不是一个人或者一个管理机构的事，它是全校的事情，关乎着每位同学的发展和学校的发展，所以不能把管理水平一直停在原处，要顺应时代的发展，树立服务意识。档案的管理与收集不能为了省事而凭空捏造，要打破传统那种高高在上的姿态，主动服务同学、学校，认真保管、整理以及收集档案，树立为教学、为学校服务的意识，注重服务理念的宣传。
3结语
综上所述，本文认真分析了学校档案管理工作的缺陷，并提出了相关措施，希望能为学校档案管理工作提供一点有效的建议，使其真正被应用于同学，服务于社会。
参考文献:
［1］高晓玲．加快学校档案信息化建设提升学校档案管理水平［J］．办公室业务，2016(23)．
【关键词】城市建设；档案管理；信息化
当今社会是一个信息化时代，信息化技术已经普遍应用到各行各业，渗透到人们工作和生活的方方面面。同时，信息化管理手段也在迅速普及和应用。随着城市化建设的迅速发展，城建档案的数据信息也逐渐庞大起来，无形中增加了城建档案管理的难度和工作量。传统的城建档案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以纸质文件的形式记录和保存，查找档案信息的工作量大而繁琐，费时费力，出现了和城建发展速度不同步、不协调的现象，档案管理要想实现与城建速度的同步进展，就必须改变传统的档案管理模式，利用信息化技术实现档案管理的信息化建设，跟上城市化建设速度的步伐，有效促进并推动城市建设的进程。
一、城市建设档案管理信息化建设的必要性
没有变革就勿谈发展，在历史的发展进程中没有一成不变的事物，任何事物的进步都是在发展变化中进行的。在历史的每个阶段，都会有新生事物的产生和创造来推动社会的进步和发展。信息化技术就是当今社会顺应时展而产生的新事物，它不仅推动了历史社会的进步和发展，同时也大大改变着人们的生活环境和生活速度。城市建设档案管理要想跟上城市建设的步伐，也同样离不开信息技术，利用信息技术实现档案的信息化管理，提高档案管理的规范性和查询档案信息的高效性、便捷性。城建档案管理实质上是对数据信息的管理，它突破了传统纸质档案管理的时间和空间的局限性，并且可以实现档案数据信息的共享和检索，使档案信息内容更丰富、保存时间更长久、应用范围更广泛。城建档案管理的信息化建设实际上实现了档案管理的标准化。
二、城市建设档案管理信息化建设存在的问题
（一）将档案信息化管理看得过于简单。城市建设档案的信息化管理确实优化了管理程序，大大提高了档案管理工作的效率。但是，有些档案管理人员将档案管理的信息化看得过于简单，认为只要把原来的纸质信息输入到信息系统就可以了，但是，即使在信息系统里面也是要通过分类整理，只有通过细致的分类管理，才能实现档案数据信息检索的便捷性。（二）档案信息化管理的安全性问题。信息安全主要是指档案信息通过应用软件管理和实现网络传送过程中确保信息的完整和不泄漏。在提供档案信息服务以满足利用需求时，非法用户进入档案信息管理系统和传输过程中信息被窃听是常见的安全问题。由于部分档案管理人员专业水平有限而导致的安全问题也值得我们关注。有些档案管理人员认为只要档案信息输入到信息系统就万无一失了。这种想法是完全错误的，当今社会是一个科技化的社会，不法分子的作案手段也呈现出科技化，有些不法分子研制出专门攻击信息网络系统的病毒，来侵害信息系统的数据信息，从而导致数据信息的破坏或丢失。另外，档案信息管理系统的硬件设施也需要定期检修，以免由于设备故障而导致信息数据的丢失。
三、促进城市建设档案管理信息化建设的建议
城建档案管理信息化建设是促进城市建设工作的必然选择，是顺应社会发展规律的要求，是实现档案管理和城建工作同步进行的有效手段。下面结合当前城市建设档案管理工作面临的形势，提出几点建议。（一）档案管理人员对档案的信息化建设重要性的认识。部分档案管理人员由于专业水平有限，对档案的信息化建设认识不够深刻，容易造成档案的信息化管理过程中工作的不规范和不通畅，从而会导致安全隐患的产生。因此，有必要对档案管理人员进行专业化的学习和培训，提高档案管理人员的工作专业水平，确保档案信息化管理系统的高效运行。（二）加强网络安全防范。虽然信息化技术给人们的工作和生活带来了很大的便捷，但是由于当今不法分子利用科技手段对网络信息系统进行恶意攻击，从而给档案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加强对信息网络系统的维护，堵塞系统软件漏洞，加强档案管理信息化建设的网络安全性，是一件非常紧迫的任务。（三）建立档案信息安全保障体系。档案部门要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。制定严格的权限管理制度，严格执行上网利用档案信息审核制度，防止档案信息失泄密问题的发生。
四、结语
综上所述，城市建设是一个长期的过程，城市建设档案管理的信息化建设也是一个逐步完善的过程。随着科学技术的不断发展，档案的信息化建设会越来越普遍，同时，档案信息化建设的安全性也会越来越被人们重视，档案管理人员需要在工作中不断地总结经验，增强安全意识，创新档案管理理念，与时俱进，推动城市化建设的步伐和社会经济的持续发展。
【参考文献】
[1]吴玲.浅谈城市建设档案管理中的信息化建设[J].城建档案,2015(12):05.
[2]王政艳.加强城建档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学,2013(10):15.
[3]郑月.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].赤子(上中旬),2014(09):05.
【关键词】 基层；医疗单位；人事档案管理；问题
人事档案管理主要是指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，它记载了人员的经历，是重要的人事信息资源。医疗单位人事档案管理工作也是如此，收存了职工的履历、自传、考评、政治历史、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录医院职员工作成长、思想发展的进程，能展现员工家庭情况、专业情况、个人基本情况等各个方面的内容。尤其在当下社保改革的大背景下，人事档案成为医院人事部门正确使用人才、晋升职称、薪酬、退休待遇等问题的一个重要依据。随着医院人事档案管理工作纳入数字化管理，在档案新旧交替、纸质转化为电子文档的过程中，暴露了目前人事档案管理工作存在一些问题，影响了档案管理工作的顺利开展。处于省会中心的“二级乙等”综合性公立医院，是目前医改重点扶持的对象之一，它既是“省、市医保定点医院”也是处理“省交通事故定点的治疗医院”，为分流三甲医院的病人发挥了巨大作用。以下对被调查医院简称“A院”，A院现有职工337名，目前在编正式职工152人。通过对该院在职工作人员进行问卷调查分析人事档案管理工作的现状和存在问题，可反映出目前区级医疗单位人事管理工作的共性问题，可为解决此类问题提供参考依据。
一、 研究对象与方法
（一） 研究对象。 A医院在职、在编职工50人，进行随机问卷调查，以人事档案管理工作职能、目前存在的问题、建议为调查范畴。
（二） 研究方法。文献资料法、问卷调查法、访谈法、数理统计法。围绕研究内容设计调查问卷，并对问卷进行严格检验，对数据认真统计整理，问卷发放50份，回收50份，回收率达100%。
二、 结果与分析
（一）被调查职工岗位构成情况。本次调查人员构成：在职在编人员，t生22人，护士20人，工勤人员8人，分占调查总人数的48%、38%、14%。工作年限为3年及以上，目前人事档案均在本单位留档。
（二）对人事档案管理人员工作职责的认识。根据医院人事档案工作的职责，分为人事档案收集、鉴别和整理；办理人事档案的查阅、借阅、转递和统计；登记职工职务、工资变动情况；档案的安全保密、保护工作；推广、应用人事档案现代化管理技术等层面。
本次调查以表1所示6个维度对调查对象进行调查统计，根据调查结果，大部分被调查者认为人事档案管理人员工作职责主要为收集、鉴别整理人事档案和办理人事档案的查阅、借阅、转递和统计，其中做好档案的安全保密、保护工作和推广、应用人事档案现代化管理技术分占20%、10%。通过访谈，许多职工认为人事档案管理应围绕档案管理工作，而工资变动属财务部门管理范畴，档案保密、保护属安保人员工作范畴，推广、应用人事档案现代化管理技术则属于计算机、网络管理人员职责。另外在本次调查有4人，占总调查人数8%，对此类工作职责不了解。
（三）对人事档案管理工作的建议。
根据调查内容设置对人事档案管理工作的建议一栏，其中无建议8人，占16%。对工作建议集中在两个方面：其中31人，62%的调查对象建议在以后的工作中建立人事档案信息平台，便于个人信息查询。经访谈职工较认同的实施方案为在单位主页开设人事管理一栏，将信息入网，便于职工核对个人信息、了解目前档案内容。另有11人，22%调查对象建议提高相关工作办事效率，反映在日常人事档案工作过程中存在办事手续复杂、耗时，办事流程不够明了等，希望可开通网上预约、查询等工作，同时简化办事手续。
三、 目前区级医疗单位人事档案管理中出现的问题
通过对A院在职员工进行问卷调查和访谈，反映出目前医院人事档案管理工作中仍存在一些问题。表现为：对人事档案管理的工作重要性认识不足；档案材料分类、审核不准；填写格式不规范；档案内容未及时更新，数据录入整理信息化程度不高等情况。随着时展和医疗单位竞岗机制的引入，在医院职工招聘和员工评聘职称、晋升职位的过程中，人事档案是一种重要的凭证参考，越来越受到各单位和各部门的重视。因此，对人事档案材料的真实性、可靠性、完整性的要求也越来越高。这就要求从人事档案的资料来源、内容审查、资格认定等多个环节和步骤都必须经过严格核实和记录；同时，也要求人事档案管理部门及时对在职员工档案进行定期更新，以保证档案记录的连续、完整。然而，通过调查，目前出现的问题究其原因主要由以下几点导致。
（一）对人事档案管理的工作重要性认识不足。根据本次调查结果，92%的职工认为人事档案管理的工作职能仅仅为收集、鉴别和整理人事档案。这说明目前大部分职工对人事档案管理工作不了解，本质在于人事部门缺乏对本部门工作进行宣传和介绍。同时通过访谈结果，本单位网站尚未设立人事管理工作分站，职工无法及时获取相关信息，只能通过网站主页新闻或张贴文件获得相关信息，极为不便。在医疗单位日常人事档案的管理实际工作中，其重心在于：建立汇总单位员工各方面信息的一个数据库，涉及职工职称、职务、工资调整等多方面业务，同时为本单位人才培养和企业发展提供参考和保障，根据业务要求，输入或输出人事档案信息。
只有加强医疗单位人事档案管理，充分发挥人事档案管理工作的职能，对医疗单位人事管理制度进行改革探索，合理资源配置、加强各部门协作，才能进一步促进医院发展。另外，针对医疗单位各位职工人事档案管理需求，人事档案管理部门可根据职工档案资料结合单位规章制度，有法可依、有章可循地为职工发放基本工资和绩效工资，办理和缴纳养老保险、失业保险、大病医疗统筹、住房公积金等相应福利待遇。同时，依据职称和年限变更对工资进行合理调整；每年定期办理职称申报和认定工作，在职工提出申请时为职工出具相应的证明材料。在医疗单位中，尤其针对从事有毒、有害工作的员工，如从事化验、放射检查的职工，人事档案管理部门要协助单位进行职业病防护，准确记录工种和工作年限，优先考虑此类工种职工轮岗、转岗申请，并根据规章制度和其档案中的工作年限，在征得职工同意后适当提前其退休年龄。
此外，完整的人事档案可详细反映在医疗单位职工的工作履历、学历进修、思想道德、业务水平、职称和技能等级等情况，能较全面地体现职工个人的信息，具有准确性、真实性、动态性、保密性等特点。医疗单位个人人事档案是职工职称晋升、单位干部任命的核心依据，人事档案内容直接决定了岗位选拔、职位晋升等工作是否正确和规范，是否合理和合法，对医疗单位的健康发展有极其重要的作用。
（二）人事档案管理的工作信息化程度不高。计算机技术的应用与发展能够使人事档案的信息采集、确认、生成、归档、管理、查询使用、更新等工作过程实现自动化、智能化、系统化，可大大缩减医疗档案管理部门及工作人员的工作量，提高人事部门的工作效率，同时可利用“大数据”技术，对档案数据进行整理分析，为单位调整现有岗位和职称构成提供参考依。然而调查结果显示，目前晋安区医院人事档案文件的录入虽使用计算机，但仅限于职工基本信息资料的录入，职工无法通过网络平台（医院主页）进行查询，只能通过申请审批后前往档案管理室进行现场调取查阅，且目前信息管理系统仅针对人事档案管理工作人员日常工作开放，对于职工尚未开放查询端口，导致此项工作繁琐不便。 在本次调查问卷中，对人事档案管理工作的建议一栏也反映出此问题，62%的被调查者期望可建立信息平台以便于个人信息查询。
（三）人事档案在整理收集过程中有一定的难度。在市场经济迅猛发展的今天，只有充分发挥资源优化配置才能看到有效的成果。在资源配置中人才是一种重要的资源。目前人员流动较为普遍和频繁，需要及时更新和调动人事档案，这对于人事档案管理工作造成了很大的困难。尤其体现在档案整理工作中，频繁的人员变更，容易出现档案遗失、档案失真等情况，使档案的质量受到很大影响，也为员工带来诸多不便。
（四）人事档案保护设施落后。通过本次调查，反映出区级医疗单位对人事档案的保护、保密不够重视，档案管理保密设施也较落后。仍有一些档案管理工作还是依靠纸质卷宗进行保存和操作，即使录入计算机中也未对档案材料进行防盗、保密管理。档案管理办公室安保、监控设施不足，极易导致档案公开化，职工信息泄露，给职工工作和生活带来诸多不便。同时，部分档案因长时间不使用或人员调动后未及时清档，形成“死档”“空档”，严重地影响了档案的安全性和完整性。
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