时间：2023-06-04 09:21:14
导语：在公司的档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
[关键词]新时期；医药公司；滇虹药业；档案管理
医药公司的竞争力多数依赖于新技术的采用，而档案管理正是这些新技术的基础内容。随着计划经济体制的消失，很多大型企业发生了改变，但是企业档案管理体制却没有得到变化，这正是它与现代化企业制度相悖，导致大部分的企业档案工作处于被动的局面。在面对市场经济条件下，企业对档案信息的需求，决定了企业档案工作在企业管理中的特殊作用。特别是生产型医药公司如何建立健全、科学的企业档案管理体制，是值得我们进一步研究的。
目前大部分企业档案管理体制大致以外部管理体制和内部管理体制体现的。外部管理体制是指国家队企业档案工作进行管理行政体制，包括一些行政机构的设置、职能分工、运作方式等方面的内容。而内部管理体制是它包括企业内部档案工作的领导与隶属关系及企业档案的管理形式。
1.企业内、外部管理结构和方式的改变
伴随着现代企业制度的建立，部分企业由单一的法人变成多法人的企业集团，产权出资主体多元化。因此，企业内部管理结构和管理方法发生了改变，不会再像以前，参照政府、其他企业的组成形式来设置企业内部机构，形成企业档案部门不再是一个独立的部门存在。加上企业集团规模大，加上自身成员企业实际情况的不同，导致档案管理处于不同的环境，带来的管理标准、组织形式也所有不同。
2.企业档案开发利用的要点
2.1针对加强生产型医药公司档案的统计分析，能准确掌握档案的利用价值
企业可以利用OFFICE等办公软件，对档案统计数据施行归纳和分析，从而掌握已保存的档案的数量、质量及管理和利用状况，保存好统计结果，为档案管理的科学组织及合理利用提供依据，为后期完善档案收集整理等工作提供参考。
2.2企业注重提高档案管理人员的服务意识，为档案的开发利用提供条件
企业档案管理人员应该积极主动的了解企业的信息需求，在已知的档案基础上，有针对性的优化档案管理，编制企业档案索引、目录、摘要等，逐步建立或完善利用计算机及网络技术提高档案查阅的信息化水平。
2.3企业档案管理应该促进企业进步及成果的转化，并不是存在于形式
生产型医药公司这种高新技术企业，档案应该作为它的重要资源，应该为企业科研、生产服务的，只有合理有效的开发利用才能体现出档案的作用和价值。
2.4档案的利用与保密需要相互兼顾
档案作为一种宝贵资源，合理的开发与利用对企业可产生良好的效益；此外，档案通常会涉及到科研技术和商业机密，具有内部性与保密性要求，特别是生产型医药公司（GMP），如果处理不当会导致企业的可持续发展。所以，应该结合企业自身特点，根据《保密法》等相关法律规定，来划分档案开放与保密范围及使用方案。
3.医药公司药品生产技术档案的一体化
我们了解，药品与其他产品是不同的，以药品的特性就决定了其质量必须合格，它关乎着人的生命安全，这是药品的根本特性。因此，药品在研发、注册、生产、上市都需要经过严格的程序来控制其质量，这个过程就属于药品的一体化。
我们在药品研发阶段，应该把与药品相关的资料与文件都记录在案，归类至档案中，这份档案就是相对完整的药品注册档案。它是药品生产企业的研发标准、生产技术等相关重要项目的综合体现。药品生产技术档案的工作内容大致分为：1）药品的介绍，例如药名、规格、配方、工艺等方面；2）审批和申请药品的相关文件，例如药的证书、药物使用标准、可能引发的不良反应等相关内容；3）生产质量标准及药品成分和成品的质量标准。最终实现药品具有源头可追溯性，同时也是满足GMP医药公司的基本要求。
结合上述，企业应该建立完善的档案一体化管理模式，使药品档案进行一体化管理。药品一体化档案内容应该具备：药品注册时登记的信息、批生产时的记录、GMP检查及系统数据、不良反应测试结果、药效稳定性测试结果、药品质量文件等。只有实施一体化档案才能有效的提高企业的管理效率和发展速度，提升企业的竞争力。
参考文献：
郑云，舒爽.关于企业档案工作改革的几点认识[J].档案学通讯，2000，2
宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案，2005，2
林园子.论企业知识产权档案管理工作[J].科技情报开发与经济，2007（7）.
关键词：档案管理；问题；对策
Abstract: The State pays attention to the development of the mainstream waterway of the Yangtze River, which will pour more vigor and vitality. Now, Infrastructure construction is increasing vigorously. And as the large-scale development, we will emphasis on the archives management. The author based on years of study and practice experience, summed up the problems and countermeasures of archives management for the workers reference.
Keywords: archives management; question; countermeasures中图分类号：G270文献标识码：A
前言
“十二五”期间，国家将投资215亿元用于长江航道建设，将长江打造成真正的“黄金水道”，有关文件也明确指出将用10年左右时间建设1.9万公里国家高等级航道，把长江初步建成平安、畅通、绿色、高效的现代化内河水运。今年7月份，视察武汉新港时，又发出了“要把长江全流域打造成为黄金水道”的号召，长江干线航道建设投资规模、建设强度都将达到历史新高度。随着国家大规模的投资建设，必须提高对建设项目档案重要性的认识，这也是新形势下加强建设项目档案科学管理的重要任务。
项目档案是工程建设全过程中的集中反映，它自始至终贯穿于整个建设项目中，是建设进程的真实记录，是建设成果的书面结晶，是建设项目的经验总结，为今后重建、维修和学习等提供了技术依据，是工程建设中不可缺少的一部分。档案整理要求与工程建设项目同步进行，但是，在实际档案管理中，却没能引起重视，往往是工程完工后，在短期内补全所有档案资料。现场记录造假、一人代替多人签字、没有多方审核随意盖章、原始资料缺失、施工日志简短敷衍、竣工图与实物不一致……不同程度的存在着这样那样的问题。所以，为确保项目档案的完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，有必要对他们进行认真的分析和研究，使其发挥积极的作用，这就是本文研究的意义所在。
一、档案管理工作的特点
工程项目档案是自建设项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。项目文件材料是在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图像、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等材料。
1、档案资料来源广泛。建设项目从项目筹划到工程全面竣工验收，档案材料的范围涉及到政府部门的立项审批文件、资金拨付部门的批复文件、设计单位的设计文件、施工单位的施工文件、监理公司的监理文件、工程招投标及合同文件、竣工验收文件等。建设单位负责收集、积累和整理项目前期文件及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交有关设计基础资料和设计文件；各参建单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
2、档案材料要求完整、准确、系统、安全、真实。凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件应收集齐全，归入建设档案。随着项目的进展，这些材料由工程项目参与各方按照国家有关行业标准的要求来收集和编写完成的。例如：施工文件按照分类由工程管理资料、施工管理文件、原材料（产品）质量保证文件、施工原始资料、设备文件五项组成。其中，工程管理文件又由项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理，项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要等几个具体的小项组成，这些材料要求完整、准确、系统、安全、真实，绝对不能掺假，否则完全没有存档和参考的价值。
3、档案材料专业内容复杂。组成档案材料的专业内容包括地质、水文、环保、消防、通航安全、防洪、气象、给排水、供电照明、财务审计、工程决算等，这些导致了档案的专业内容的复杂性。
二、档案管理工作中存在的主要问题
1、参建单位对资料管理重视程度不够。有些施工单位只抓工程的成本、进度、质量与安全，对工程建设中的档案管理不太重视，等到工程快交工验收时才着手收集、整理；施工单位流动性大，到工程后期人员已经换了几拨，留下的人员对以前档案人员整理的资料不熟悉，而且有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召集。而监理单位只监管工程质量，轻视工程资料的监管，档案的收集与工程进度不能同步进行，造假交差的现象时有发生。
2、工程档案管理制度不健全，档案质量和安全得不到保障。出于施工项目成本的考虑，很多施工单位不建立档案管理部门，没有配备足够的档案管理人员，施工员、技术员兼职资料员的现象普遍存在，对规范不熟、对档案整理的重要性认识不够，没有实时收集各项施工原始文件，很难符合档案整理的要求。项目文件保管条件差，陈旧的基建档案设施不能满足档案管理的需要，没有采用专用文件盒保存，很难保证文件资料收集齐全、完整。此外，由于施工队伍内资料管理人员更换频繁，档案资料的交接制度不完善，经常有人走档案丢、有借无还的现象。
3、完工时间与竣工验收时间间隔长。长航系统内大部分建设项目建设周期长，工程完工后要通过消防、环保、档案等专项验收，竣工验收至少在完工后一年以上。而各参建单位在完工后就陆续撤离了项目部，档案资料却需要在随后的一年多时间内不断完善，参建单位很难再负责任地修改完善资料。
三、加强建设项目档案管理工作的对策
1、严把合同签订关。建设单位在与各参建单位签订合同时，在专用合同条款中明确规定档案工作的内容，并把档案文件的积累、整理、归档工作作为合同的一项重要内容，对竣工验收的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求，以引起承包商足够的重视；将竣工文件的编制工作与质量保证金挂钩，明确指出在移交归档文件后，必须随时按照建设单位的要求修改文件，直至工程竣工验收，才能支付工程尾款。
2、做好档案交底工作。建设单位在工程项目立项后应对参建单位进行档案工作交底，明确指出档案材料现场管理条件：建立健全工程档案管理制度，在项目部配备专职档案管理人员，并配备专用文件柜、文件收纳盒、照相机、扫描仪等现代化管理设备，在文件保管场所采取防火、防潮、防虫等措施，确保项目文件材料的安全。
3、统一领导，分级管理。建设单位档案部门负责整个项目档案工作的统筹和协调，负有对施工、监理等单位档案管理人员监督、指导、检查的职能，定期组织档案管理业务培训，并对工程档案进行抽查，及时发现问题，反馈整改，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，实现全面统一领导、分级管理的格局。
4、严把单位工程交工验收关。长航系统内重点工程建设规模大，施工周期长，单位工程多，这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用，有的单位工程才破土动工，有的单位工程还在施工图设计阶段。因此，整个工程竣工验收和单位工程交工验收只能分别进行。单位工程交工验收时，建设单位对各参建单位的文字资料、施工报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查图集文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等，只要有一个分包单位的档案材料达不到要求，建设单位就有权否决单位工程交工验收。由于加大了单位工程档案材料预验收的力度，超前控制，为整个工程档案验收打下了坚实的基础。
关键字企业档案管理；服务；城市供水
中图分类号：G271 文献标识码：A
近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。
一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。 二、实现数字化档案室的目标
1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。
2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。
3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。
4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。
5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。
档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 三、实现企业档案管理的技术手段 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。 全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置 一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。
二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。
3. 档案整理要求 全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。
3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；
3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；
3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；
3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；
3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。 四、档案信息化基础设施建设 1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。
序号 内容 型号 配置 单位 数量
1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1
4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1
5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1
6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1
7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1
8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1
9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1
10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1
11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1
12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3
2软件配置：
a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服务器数据库： MySQL5.0以上
c、客户端操作系统：Windows XP
d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
3场馆要求：进一步优化档案保管条件，新增不少于60平方米的工作场所作为扫描工作间、档案存储间。五、档案管理的应用范围及其效益 苏州市自来水有限公司档案管理应用于三厂两所，各个科室；档案材料包括案卷文书档案、基建档案、科研档案、人事档案、宣传档案、财务档案、视频档案、照片档案等。 它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益： 第一，提高了劳动生产率。档案管理的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个工程项目完成收集整理工作大量的人力，而现在有档案可查，大幅降少投入人力。 第二，丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。 第三，是维护企业合法权益的重要保证。随着法制建设的不断完善、社会各方面的法律意识不断增强，企业面临的法律风险也越来越多。丰富完整的档案资料可以维护企业的合法权益。比如，土地征用手续、林木砍伐协议等文件可以在日后解决相关纠纷中起到决定性作用。再如，工程建设的立项审批及规划、环保、土地、消防许可等前期依据性文件，可以使企业规避法律风险及行政处罚风险。 转
关键词：公路工程；档案；管理
Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.
Keywords: highway engineering; file; management
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。
公路工程档案是反映交通发展的重要的历史记录，是各级公路管理状况的镜子，是工程建设的见证，是工程质量的反映。可以说，对公路工程档案管理工作的重视，就是对工程建设本身的重视。因此，重视和加强公路工程档案管理工作，对公路建设事业有着极为重要的意义。
一、思想上要重视工程档案管理工作
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
二、建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础
为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。
三、严格把好竣工验收档案资料质量关
工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。
四、公路工程档案收集要系统完整
公路工程收集整理是一项系统性、长期性、繁琐乏味的工作,牵涉的部门很多,覆盖的范围很广。因此需要本系统本单位领导职工的共同努力。我们要改变档案工作长期封闭的局面,摒弃“档案工作无关紧要”的旧观念,创新发展,开拓视野,全力以赴地搜集相关的档案信息。单位各部门、各科室的每个职工均负有搜集上交相关数据文件的职责,部门领导要周密部署,明确专人负责工程的文件、具体数据、声像资料的收集归档整理工作,对每个公路工程都不放过,要把施工中形成的报告、请示、批复、图纸、合同、招投标书账册、协调活动、会议记录等资料收集归档,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。从领导到职工都要增强“档案意识”,通过强有力的舆论宣传,发动全体领导职工,抓实抓好档案管理,营造“公路工程档案、人人有责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情,为档案工作的完整提供坚强的组织保证。在档案资料的收集中要做到两个结合:1、是办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合。2、是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将公路工程档案收集得更为齐全完整,在今后的公路建设中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为我国道路交通现代化建设服务。
五、公路工程档案的软件、硬件建设
要做好公路工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建设。既要抓“软件“——队伍的建设,又要抓”硬件“——办公设施的建设,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建设。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身情操,以自己的博学以及良好的职业道德,赢得社会公众的敬重从而提高档案工作在社会中的地位,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。
要加快档案室硬件的建设,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药、除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作。要加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建设逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案,服务于交通事业和社会其他部门。
六、及时做好传递和变更记录
在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
参考文献：
[1]冯惠玲，张辑哲《档案学概论》[M]，中国人民大学出版社，2001年
[2]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J]，工海煤气，2004
[3]其木格，其其格《浅谈对档案的认识》[J]，内蒙占石油化工，2000
关键词：基层；档案；队伍
基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。作为一名基层档案工作者，对基层的档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，我认为还有许多问题亟待解决。
一、档案意识不到位。这是一种在基层非常普遍的现象，一个单位档案建设的好差，直接反映出领导的重视程度，一些部门档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，也直接影响整个集体对档案的重视程度。近几年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。
二、档案人员的队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理员没有专职的，大部分是兼职，再加上档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，档案岗位津贴又不到位，同时档案业务素质又要求高，很多干部都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的部门，直接送到县级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。
三、档案的收集、整理不够齐全完整。由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
四，档案制度不健全，资料保管不善。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。
五，档案保管基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。
如何解决基层档案工作中存在问题？
一、加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。
二、加大基础投入。档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。各级领导在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障；各级机关要积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损
三、培养造就稳定的、结构合理的、专业素质较高的档案管理人员队伍。档案管理既有实践性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系统性，它对档案员思想素质、业务素质都有很高的要求。首先，举办档案业务知识培训班是从根本上提高档案人员专业技术水平和实际工作能力的有效途径，聘请有关专家就档案有关知识和问题进行授课，并现场讲解，对全面推进档案管理规范化发挥着很大的作用。第二，做到各部门档案工作责任到人，是保证档案工作的顺利开展的基础。在深入基层摸清底数的基础上，主动加强与各机关、企事业单位的联系，明确主管领导，选拔一批政治素质高、业务能力强的人员充实到档案队伍中，夯实基层档案管理的中坚力量。第三，根据实际工作的需要，把《档案法》、《山东省档案工作条例》及有关的档案业务规范标准整理辑印成小册子，分发给各个基层单位，使业务工作的开展学有依据，做有标准。第四，各基层档案部门牢固树立人才资源是第一资源的思想，要对档案工作多一分理解、多一分支持，切实解决本单位档案场所、档案装具、档案保管和保护设施等方面的问题，分管领导分管要到位，不能分而不管，要主动听取档案员的工作汇报，帮助档案员协调解决一些具体问题。多为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，使他们不断得到充实和提高。
四、强化档案资料收集、整理工作。档案的收集、整理不是一个档案员能完全做到的，只有各级各部门都意识到档案的重要性，想做好档案的收集、整理工作，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案员手中，才能顺利地开展这项工作。其次，建立岗位责任制，将文件材料收集归档工作列入单位领导，档案管理人员的目标责任制中，并进行年度考核，考核结果与其奖励挂钩。
五、加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，有着档案法制意识的人必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。一是要大力普及宣传《档案法》和《山东省档案条例》，宣传依法治档的先进典型，增强全社会的档案意识。二是档案主管机关强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。三是通过一段时期的实践，对不符合《档案法》要求的一些规章制度，对照新形势的要求作必要的修改和完善。四是建议各级党委、政府把贯彻落实档案法规情况列入目标管理来考核，确保档案管理工作上新台阶。
参考文献
[1]王云庆《现代档案管理学》2008年2月
关键词：房地产；档案管理；信息化系统
1 房地产档案管理的重要性
1.1 房地产档案是政府进行管理与决策的依据
处于现代社会的人们已经完全脱离了传统的靠直觉和主观意愿进行判断的思维方式，科学技术的发展使得人们有条件对于事物做出准确的判断和决策，这也使得人们开始重视事前决策资料的收集。对于政府而言，当需要管理和决策城市的建设和规范问题时，需要用到尽可能丰富的房地产信息，这些信息能够帮助管理者和决策者学习以往房地产开发管理中的经验和教训，加大对房地产开发的历史和现状的了解，帮助其作出符合客观实际的判断和决策。
1.2 房地产档案是拥有者合法性的证明
参照我国相关法律的规定，房产证书和房地产档案是证明其拥有者合法性的关键证明，这些文件具有法律效力。一方面，房产主人可以通过这些文件来证明自身对房产具有使用、支配的权力，另一方面，房产主人可以利用这些文件来保护自身在买卖、交换、改扩建、抵押等一系列经济活动中的合法权益。
1.3 房地产档案有利于规范行业行为
在房地产档案中详实地记录着政府管理部门和房地产企业以及房产拥有者的行为，通过房地产档案可以清晰地了解到真实的房地产发展面貌和历程，包括曾经的违背政府规划的建设记录和房地产业主弄虚作假的欺诈行为等都被忠实地记录下来。这些记录无疑会使房地产行业内的不正当行为有所收敛，对于行业内相关人员具有监督和警示作用，有利于规范行业内秩序，从而使房地产主的合法权益得到保障。
2 房地产档案管理的方法和措施
2.1 坚持依法管档的核心理念
我国相继颁布了《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》以及《房屋登记办法》，《档案法》是我国档案管理的根本大法，相关管理部门也出台了房地产档案管理的规章制度，如国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》。这些法律能够很好地指导房地产档案的管理工作，能够有效杜绝房地产档案管理中的和过失等问题，真正保护房产拥有者的合法权益，因此在房地产管理工作中必须坚持依法管档的核心理念。
2.2 加强管理人员的专业素质培养
房地产管理人员肩负着房地产的信息收集、归纳和整理等工作，任何一个环节的错误都可能引发经济纠纷和权益人的正当权利受损，因此必须加强对房地产管理人员的专业素质培养，提高业务水平。特别是要强化房地产管理人员的责任意识，做到档案的编研真实有效，能够不断和及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理，便于今后房地产资料的开发和利用。同时，还要做好日常的档案资料保护工作，保证存放纸质档案的区域清洁卫生，不会发生房地产档案资料污损、虫蛀和鼠咬现象。
2.3 以提供优质服务为工作目标
目前多数的房地产档案以纸质材料作为关键性的证明材料，以电子档案资料为辅。房地产档案纸质材料众多，如果没有进行有效的管理，则很难在需要查阅时找到有用的信息，这对房地产档案管理工作的启示是要思考如何才能提供更加优质的服务，利于信息需求者快速找到有效信息。总的来说，就是要求房地产档案工作人员按照所管理的房地产档案实际情况和特点为出发点，充分考虑客观需要，强化服务意识，提高服务效率，实现优质服务的工作目标。
3 房地产档案信息化系统构建
改革开放以来我国的经济水平大幅度提高，人们对于住房的需求也越来越高，这有力地推动了房地产行业的发展。传统的房地产档案管理方式已经不适应当前房地产档案信息的爆发式扩张，人们需要寻求新的房地产档案管理方式来提高管理的效率，房地产档案信息化系统的概念应运而生。
房地产档案管理信息化是从传统的纸质档案管理逐步转向电子信息管理，旨在通过计算机信息技术实现对房地产数据的系统化和实时化管理，以满足大量信息的存储和读取要求。房地产档案管理信息化适应了新社会形势的发展需求，使得房地产档案的信息化管理更为规范化和法制化，提供给信息需求者更为方便快捷的服务。
建立房地产档案信息化系统需要做好以下三个方面的内容：一是制定好相关的信息化管理的规章制度。在房地产档案信息化管理系统中，主要以电子信息为管理对象，而不同于以往的纸质信息管理，因而要制定出对电子信息管理有针对性的规章制度，比如在系统信息录入和查阅权限的分配上，就要注意制定能够相互制约和监督的规章制度。二是要积极利用更加先进的技术手段。科学技术是不断发展和技术，随着社会的进步，人们的需求也在逐步提高，房地产档案管理者若想提供更加贴合人们需求的服务，就需要采用更加先进的技术手段来进行辅助管理。三是要重视对房地产档案管理人员的综合素质培养，特别是对于软件操作和管理等方面的培训。房地产档案管理人员需要不断学习理论知识和总结实践经验，将档案管理的基础知识与信息技术知识有机结合，成为掌握专业技术和适应岗位发展需求的专业的房地产档案管理人才。
参考文献
[1]陆嫣.房地产权属档案管理的问题以及创新策略[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2015（05）.
[2]李敏嘉.浅议我国当前的房地产档案管理[J].城建档案.2013（06）.
关键词：城建档案；常见问题；解决措施
引言
随着科学技术水平和经济水平的不断提高和发展，计算机已经成为人们生活中不可或缺的一部分。同时，计算机的普遍化使得城建档案管理工作变得更加智能化和规范化。城市现代化的快速发展，促使档案管理工作面临新的挑战和机遇。档案管理是一种服务性质的工作，只有不断完善和加强城建档案管理工作的水平，才能更好的服务于社会。
一、城建档案管理的社会功能
服务：城建档案管理的最终目的是提供利用，服务于城市建设。
保障：城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规，制定操作性强的规章制度，确保城建档案工作的顺利实施。
跟踪：对建设工程档案实行同步管理，是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求，主要是档案工作要与工程建设同步，它有着承上启下的作用。
监督：要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督，包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度，对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。
二、城建档案管理工作的现状
（一）、城建档案利用服务工作不充分
我国城市建设飞速发展，城市建设档案的利用越来越广泛化与普遍化。政府机关、相关单位及个人对城市建设档案进行查考、借阅、查证等现象越来越频繁，城市建设档案的服务利用工作面临着新的挑战。城建档案数量广泛、形式多样，既有纸质载体档案，又有声像、电子等档案。在实际的利用服务过程中，工作人员通常将工作重点放在了只占城建档案一部分的纸质档案上，导致对其他载体、形式的档案利用不充分。档案查阅者普遍对档案的多样性不够了解，通常只查阅纸质档案。这些都导致了在城建档案管理过程中，服务利用工作不充分，档案价值没有得到真正合理、充分的实现，从而降低了档案信息资源的利用率。
（二）、城建档案资料保管分散
没有统一移交给档案室或资料室，档案室或资料室的管理人员不催收或收不回来。加上城建档案管理人员变换频繁，无任何交接手续或交接手续不完整，造成城建档案管理脱节。之前借出的档案无人过问，借资料的人不自觉归还，致使部分档案遗散在外，严重影响档案的齐全和完整。
（三）、缺乏复合型人才，制约档案事业发展
随着我市建设工程不断增加，尤其从2012年开始，年入库档案由之前的8千余册突破至2万余册，城建档案的接收、利用、管理工作都成倍增加，实际从事档案管理的工作人员无法迅速完成工作任务。并且今后要开展的档案信息化建设、档案编研等技术性工作都需要有知识、有技术的人员参与进来。因此，要想发展城建档案事业，复合型的人才就显得更加重要了。
三、对城建档案管理工作的几点意见
（一）、增强法制意识
完善的法规制度是城建档案管理工作的保障。任何工作的开展都需要相关法规制度的保障，有了相应的约束和制约，各项工作的开展才会井然有序、有条不紊，城建档案管理工作亦如此。加强行政执法力度，一方面，要靠执行者的自觉性，应该认清自身的权利和义务，依法认真贯彻落实各项规章制度，对档案工作进行强有力的监督，尽自身最大的努力，使法规、制度能够发挥作用，严禁违反规章、制度的现象出现，从而提高执法力度，保证执行力。另一方面，对那些因不重视城建档案管理而造成的档案损毁、丢失，或是没有按规定时间进行移交档案，应该依法作出相应的处罚，如“限期改正、通报批评、行政处分、赔偿损失等，构成犯罪的追究刑事责任”。
（二）、服务方式的创新
档案工作的核心是档案服务工作，只有通过档案服务，才能将档案工作的有效性提至最高，才能使档案管理工作与社会经济发展相协调，从而给档案管理事业注入新的活力和生机，使其可以步入科学的可持续发展道路。因此，我们需要消除以往档案服务中的被动观念，提升主动服务意识。只有这样，才能将档案管理工作发展到一个新的高度。档案部门在新时代的发展浪潮中，应找好自身的位置，将馆藏作为新的出发点，并对现有的档案管理模式和体系进行大胆改制，将现代化、服务化、信息化和开放性融入档案管理事业中，并在这几个方向大力改革，建立一套科学、可行、反应灵敏、灵活多变的新型管理模式，将以往的“重保管、轻利用”思想彻底抛弃，并将档案的资源数据等的开发利用作为新的重点开发对象，努力达到服务方式的多元化、社会化和优质高效化。
（三）、创新人才管理机制
城建档案工作的好坏、质量的优劣与城建档案工作人员的素质密不可分，要创新城建档案工作，高素质的人才是必需的。这就需要相关单位在选拔人才的机制上做到更加透明、公开、公平、公正，既要目标明确，还要建立合理的人才激励机制。只有这样才能更好地挑选出合适的人才，并且留住人才，使他们在工作中更好地施展才华。科技事业单位人事制度的改革需要结合当前的实际情况，以城建档案工作的实际需要为出发点，建立一套灵活的人才机制，将人才引进、人才奖励与人才稳定的一系列配套服务机制做好、做扎实，真正做到引进并留住人才，鼓励档案人员充分发挥主观能动作用。严格执行以岗位定人员，岗位要求要与人员的学历、职称、技术、才能相适应，在录用人员时不能滥竽充数、照顾关系，不能把与城建档案管理岗位要求不相适应的人员录用到城建档案管理队伍中来。
（四）、加快步伐，推进馆藏档案数字化进程
数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的纸质档案、图像照片、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程。档案数字化是新形势下档案工作发展的要求，它能够提高档案利用效率，保护历史档案，规避安全风险，缓解库房空间的紧张，便于档案移交及档案异地备份，最大限度地发挥档案资源的价值。
结束语
每一座城市都有其独特的发展史，这些都是需要被记载在册的。而档案管理工作的存在为此提供了较为坚实的后盾，其对城市发展史的传承作出了卓越贡献。因此，应提升人们对档案管理工作的认知度和重视度，改变人们对档案管理工作的消极态度，提升档案管理工作人员的综合素质，制订档案管理工作的标准流程，提升档案管理工作的效率。
参考文献
[1] 魏慧.知识管理视阈的城建档案管理问题研究[D].湖北大学，2012.
[2] 陈小英.城建档案管理的难点问题及解决对策[J].城建档案，2009，09：33-36.
1、提高对水利工程建设项目档案认识。首先，要提高有关领导对工程建设项目档案工作的认识，纠正重建设、轻档案的思想，无论是项目法人、工程技术人员、监管人员、管理人员，还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规，并掌握相关的档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识工程建设项目档案管理的重要性，做到上下结合、步调一致。其次，要把档案工作责任制层层落实到人，增强搞好工程建设档案管理工作的自觉性、使命感和责任意识，明确项目法人职责，构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的工程建设项目档案管理体系，形成明确责任分工、群策群力、千方百计促进水利工程档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。
2、抓组织落实，完善工作机制。各级水利部门应把水利工程档案工作列入重要的议事日程，要确立领导专人负责制。水利工程建设项目档案是随着项目建设步步延伸，段段相连，环环相扣，自始至终逐渐形成的，工程一旦竣工，工程档案就应该齐全完整。要充分做到这一点，在工程项目一开始，就应确立领导专人负责，成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组，对建设项目的档案工作进行通盘考虑，统筹规划，建立制度，制定措施，遵循工程建设和档案工作的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行，保障工程项目档案工作一开始就步入正轨，真正做到组织落实，思想到位，对水利工程档案工作及时检查督促，既要随时了解掌握水利工程档案工作发展动态，超前控制，又要加强横向、纵向的信息联通。完善水利工程档案为水利服务的体系，建立激励机制，尽快使工程档案转化为先进的生产力。鼓励、引导水利工程档案组织机构，按市场需求建立开放、推广、培训、服务、经营为一体的运行机制，开拓服务领域。
3、坚持各项业务规范和标准。水利工程建设项目档案不仅涉及面广，竣工图要求高，而且原件收集归档难度大，这些竣工档案又有着十分重要的利用价值。因此，必须按《中华人民共各国档案法》的要求，严格执行《水利科学技术档案管理规定》、《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》、《科学技术档案案卷构成一般要求》等一系列法规性文件，增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。由于工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们又是今后利用工程档案的主体，应更多地依靠他们来保证这些工程档案的齐全完整。
4、发挥监理部门协调配合作用，保障水利工程建设项目档案立卷归档质量。按照国家水利部门的有关规定，把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序，纳入专业部门和专业人员职责范围，充分发挥“三个监督机制”的作用，确保竣工档案的内在质量。发挥“三个监督机制”即施工现场社会监理部门、指挥部的质安部门和施工单位工程材料部门，在工程施工监理和质检过程中，对工程各种施工文件材料的形成、收集、整理，共同承担检查和督促责任，保证竣工资料的完整与准确。首先，要发挥社会监理部门的作用。对施工单位在施工过程中的技术文件、数据，要进行认真鉴定，对竣工图的编制质量要仔细审核，做到发现问题，及时纠正，做到竣工图编制与工程建设同步。监理部门把好第一关，能保证施工文件材料的真实性、可靠性，提高竣工档案的内在质量。其次，各指挥部的质量安全部门要与施工单位现场协调施工计划、进度，要求各单位做到象抓工程质量那样抓档案质量，创一流的工程，建一流的档案。第三，要发挥各施工单位质量员、资料员的主观能动性，积极配合工地，做好竣工档案的收集变更工作。通过三个机制的层层把关，充分发挥专业部门与档案部门的积极性，使工程竣工档案质量得到保证。
关键词：认识 调查 思考 服务
医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，档案管理工作面临新的机遇和挑战。作者从事医院档案管理工作20余年，对医院的档案管理工作有着自己的经验和解读。本文结合医院档案管理工作实际，通过调查了解医院档案管理的现状，提出了一些思考，旨在对于医院档案管理工作的发展起到一定的促进作用。
一、医院挡案管理工作现状堪忧
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。
随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此，医院档案管理工作仍存在诸多问题，无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。
1、档案管理制度不完善、事倍功半
通过走访，了解到大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式，也没有制定统一的立卷归档制度。各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中，致使档案收集效率不高，档案不齐全。就我们市级的中医院而言 ，1985年职工集资购买的门诊房2处，由于原始材料和购法房凭证什么都没有存档，在2003年财产变更时出现了很多麻烦。2004年根据市卫生局要求写医院“院志”。由于各方面的材料档案都很难查到。浪费了更多的时间和人力去查找。更为可惜的是很多名老中医的经验方剂和制剂方法都没有保留下来。一家有1000之多的医院。建院历史60多年了。挡案管理工作也没有配备专业人员。进口的大型医疗设备说明书和相关材料都没有存档，致使设备出现问题的时候束手无策。
2、档案意识不强，档案利用率较低
大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄，认为档案工作可有可无，而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁，只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。
3、档案管理人员业务水平不高
在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼职人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。
4、档案管理分工不明，多头管理
由于历史的原因和医院行业管理的要求，档案管理类别不明，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、x 线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗设备档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。
5、档案管理设施不全，档案现代化管理水平不高
随着医院的快速发展和规模的不断扩大，医院档案的种类和数量也在不断增加，这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。虽然计算机及网络技术在不断发展，并且已经广泛普及，但运用计算机及网络技术管理医院档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，且大部分档案管理者对计算机信息技术不够了解，致使医院档案现代化管理水平不高。
二、改进医院档案管理工作的思考
1、加强领导，增强档案意识。
领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展; 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
2、健全档案管理制度，规范档案管理行为。
档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
3、加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。
提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。
4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率。
档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料捉供给医院领导和有关部门及人员，为医院整体发展提供借鉴和参考。
5、适当投入，强化档案室的硬件建设。
根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。
6、利用电脑，加强档案管理信息化建设
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