时间：2023-06-05 16:08:41
导语：在提高档案工作管理水平的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】档案管理；创新发展；信息化建设；管理效率
0.前言
档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高整体的工作效率。
1.档案管理信息化建设的重要性
档案管理信息化是新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。“档案管理的信息化”，是档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。
1.1档案管理科学、方便、快捷
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。
1.2检索查询更为方便
传统的检索方式为：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后.档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
1.3档案的查借阅工作更加可控
传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。
2.目前档案管理工作现状及存在的问题
2.1面临创新与安全的挑战
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用。二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，对于整合必须用创新思维来处理好各方面的矛盾，同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。
2.2面临标准化、法制化的挑战
由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
2.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2.4领导重视不够，档案信息化意识不强
在当今经济建设为中心的新时期，各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。
3.加强档案管理信息化建设的策略
3.1建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以要制定统一的、标准的规范体系。
3.2完善安全制度
档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，利用安全技术手段从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。
3.3提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。
3.4加强人才建设
档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。
4.做好档案管理工作的方法
4.1完善各项规章制度
充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。
4.2提高信息化管理水平
在现代化过程中，档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。同时，档案管理信息化的发展使得档案部门逐步走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律，不断改善档案的管理水平，有助于管理水平的整体提升。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，提供高效、优质的服务。
4.3加强管理队伍的建设
档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这就要求高度重视档案管理队伍的建设。一是培养敬业精神。敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，不断进行档案工作的探索和创新。二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学结富有创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，创造性地开展工作。
【关键词】推进 电子档案接收
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。
一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势
中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。
1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。
2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。
3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。
4、电子档案可以节约大量存储空间。
目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。
5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川汶川地震等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。
电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。
二、认真做好接收电子档案的各项准备工作
接收建设工程电子档案工作，虽然上级已经强调了几年，我们也已耳熟能详，但真正扎扎实实普遍把这项工作开展起来，也还需要一个过程，需要做好多项准备工作。
[关键词]档案管理；信息化；措施
随着我国社会主义现代化建设不断取得新的成就，我国的社会主义经济、政治和文化都取得了长足的发展。尤其是当前我国的经济发展水平，在高速的经济发展速度保障下，我国的经济发展水平不断提高，这就使得我国的社会文化生活和政治生活出现了新的要求。所以，在这样的历史形势下，单位提高档案的管理水平是深入的贯彻科学发展观的必然要求，也是不断提升我国文化实力，提高我国企业单位管理水平的关键所在。在当前的世界发展形势下，提高档案的科学管理水平，是当前告诉发展的经济提出的要求，也是顺应当前科技发展趋势的必然。所以，笔者认为不断提高档案管理的科学化水平是必然趋势。本文将针对我国如何提高档案管理的科学化水平进行一定的分析和研究。
一、提高档案科学管理水平的必然性分析
首先，提高档案管理的水准本身就是提高我国文化管理水平，相应当前我们建设和谐社会和科学发展观的必然要求。作为我国文化实力的重要体现，档案的管理可以有效的体现出中华民族作为一个以集体主义为要义的民族发展要义。在各种档案中，包含了几乎涉及到我国政治、经济和文化等各个方面的资料。这些资料本身是有很强说服力的，其能够有效的反映出我国在不同历史阶段的各种资料和状况，这不仅仅是对我们过去历史的一种保存，更是对将来发展做出指导的一种有力的保障。所以，只有不断的提高我国档案管理的科学发展水平，才能够更好的做好档案的管理工作，最大限度的发挥档案管理的价值。
其次，提高档案管理的科学化水平本身能够提高我国档案管理的水平。在很长的一段时间内，档案的管理工作在我国都是采取手动的方式进行。这不仅仅要耗费大量的人力，也不利于储存和资料的取用。并且很多的单位都对档案的管理工作不够重视，这样就直接的导致了我国档案管理的混乱。在当前高速发展的信息技术支撑下，我国的计算机技术不断提高，在各个领域都取得了广泛的应用。所以，将以计算机技术为代表的科学化管理技术运用到档案管理中，不仅仅可以提高档案的管理质量，还能够节省大量的人力和物力，并且能够有效的提高档案的利用率，不仅对单位来讲能够有效的节省成本，也能够是档案获得最大限度的应用。
二、提高档案管理科学化水平的措施
首先，加快现代化档案管理体系的建立。在建设现代化档案管理体系的过程中，就必须要先树立起档案管理的观念，这本身就是我国档案管理的薄弱环节所在。前文中我们也提到过，当前的档案管理最主要的问题就是领导对档案管理工作不够重视，往往都是由单位内部的人员兼职管理。所以，在档案管理的工作中，就要建立起一整套档案管理的机制。将档案管理的机制建设作为档案管理工作的重点，建设起一套相对完整的，适合单位发展的管理机制。要对传统的档案管理机制和档案管理理念进行改革，转变传统的档案管理工作形式，加强档案的利用。根据档案管理工作不同的性质，实行确定的定岗定责的管理模式。在档案管理的体系上，要建立起一整套的档案管理班子，要由主要的领导作为档案管理的全局管理者，通过上下级的部门管理和监督，确定专门的档案管理人员。这样才能够不断的健全的档案管理的工作制度，也能够更好的促进档案的管理，提高档案管理的质量。
其次，要提高档案管理人员的素质。档案管理工作本身就是一项比较繁琐的工作，而且档案的管理工作本身也是对工作人员要求比较高的。这就要求我们在挑选档案管理的人才过程中，首先就要要求人才能够具备相当的档案管理基础知识，要有一定的档案管理的基本理念。同时，针对不同单位不同部门的档案管理实际，档案的管理人员还要具备一定的专业基础知识。在档案管理的信息化进程中，由于信息化本身为档案管理带来了很大的便捷，所以档案的管理人才还要具备一定的信息技术知识，要熟练的使用计算机以及网络对档案进行收集和管理。同时，由于档案的档案管理工作人员在素质上存在一定的问题，这就要求单位要定时定期的对档案管理人员进行相关素质的培训。只有这样才能够不断的加强档案管理人员的业务能力和综合素质。并且，在日常的工作中，要加强对档案管理工作人员的奖惩，对那些模范的管理人员以及在业务能力上比较突出的人，要做出一定的奖励，这样才能够有效的促进档案管理人员自觉的学习和进步。
第三，要加快档案管理的信息化建设进程。档案管理的信息化本身不仅仅是要求档案管理的理念先进，也并不是单纯的要求档案管理人员的素质比较高，还要有相当的硬件设施。所以，在档案管理的科学化水平提高过程中，要求单位要及时的更新相关的硬件设备。要在硬件和软件上都具备相当的水准，才能够满足档案管理的信息化改造。单位需要成立专门的档案管理工作室，并且购买相关的专门档案管理软件，只有这样才能够有效的促进档案管理的科学化水平提高。
最后，要促进档案管路的标准化建设。对于档案管理来讲，标准化的档案管理能够有效的促进档案管理效率的提高。我们要转变传统的档案管理理念，加强监督，及时的对档案的管理以及开发做出相关的审核，做好档案的处理工作。同时，要健全档案管理的评估机制。运用现代化的管理方式以及先进的管理设施，对档案的管理工作进行科学化的管理，采取先进的技术以及设备对电子档案进行有效的管理，这样才能够不断地健全档案的管理机制，提高档案管理的效果。
参考文献：
一、我国医院办公室档案管理工作中存在的问题
尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：
（一）档案管理工作缺乏足够重视
从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，
（二）医院办公室档案管理现代化水平不高
随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人员素质参差不齐
就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。
二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略
办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。
（一）完善医院档案管理制度体系
任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。
（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平
随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。
（三）提高管理人员的综合素质
提高档案管理人员的综合素质也是提高办公室档案管理工作的一项重要措施，随着我国医院发展脚步的不断加快，对办公室档案管理人员的综合素质也提出了更好的要求，企业若想要从根本上实现档案管理人员综合素质的提升，一方面要加强档案管理人员的专业素养培训工作，提高工作人员的专业知识和业务水平，另一方面则是要建立健全的奖惩制度，以此来提高档案管理人员的工作效率，促进企业的可持续发展。
关键词：油田档案 管理水平 提高
油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。
2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。
4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。
5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。
6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。
7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。
二、措施和建议
1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。
2．加强档案的收集和一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。
3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。
4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。
5．电子档案与纸质档案共存。设计电子档案的操作细则达到快捷查阅的目的，新归档的档案，适用于电子档案的用电子档案的方法归档，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，以尽快实现与档案管理现代化接轨。
[关键词]档案管理;方式;创新;探究
一、档案管理方式创新背景
档案管理方式的创新发展是有一定的背景，主要表现在以下两个方面。
（一）传统档案管理方式已经不能满足日益增多的档案资源
我国传统的档案管理一般是以立卷、归档、转递、借阅为主要方式，对所有的档案资料进行统计、管理。随着我国高校扩招的不断发展，高校毕业生以及就业人数的不断扩大，我国档案资源越来越多。而传统意义上的档案管理不能满足这些日益增多的档案资源，在这种情况下，档案管理方式的创新极为重要。
（二）我国信息技术的发展
我国信息技术的发展为我国档案管理方式的创新提供了必要的科技条件。目前我国很多企业普遍都应用网络档案管理软件进行档案管理，这种网络化管理提高了我国档案管理的管理水平和管理效率，因此面对网络技术的发展，传统的档案管理方式也要做相应的改进、创新。
二、档案管理方式创新途径
档案管理方式的创新是社会发展的要求。档案管理方式的创新途径也是多种多样的，具体表现如下：
（一）利用网络技术来管理档案
“ 把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。”因此，面对繁多的档案资料，面对冗杂的档案内容，如何通过有效的管理方式来进行档案管理是档案管理人员需要思考的重要问题。而网络技术管理资源是进行档案管理的重要的创新方式。利用网络技术的系统性和人文性，通过计算机来整合相关的资源，继而得出档案管理的结果，提高档案管理工作者的工作水平和效率。
（二）简化档案管理程序
传统的档案管理程序比较复杂，通过人工将所有的档案进行归档、分类以及审核、转递甚至借阅，每个程序都有每个不同人在办，需要各个部分的签字。这种档案管理程序比较复杂，在每个程序上都需要主要负责人进行签字。因此，在今后档案管理发展上，我们可以简化档案管理程序，可以采用“谁的责任谁担负”的方式让管理员进行档案管理上更简便，提高工作效率和水平。同时简化了档案管理程序可以让档案管理工作者有一定的自主性，有利于开展档案管理工作。
（三）档案管理人员管理水平与素质的提升
档案管理员是档案管理工作的主要操作者，档案管理人员管理水平与素质是关系到档案管理工作质量的重要因素。因此注重档案管理人员的管理水平与素质也是当前档案管理方式创新的重要内容。要让档案管理人员进一步认清档案管理工作的重要性，将传统意义上的慵懒的工作作风摒弃，以一种认真负责的心态对待档案管理工作，同时积极参加各项培训学习，以提升档案管理人员的管理水平与素质。
（四）档案管理范围的创新
就目前而言，我国档案管理的使用一般是局限在公务员或者大型的国有企业，外资企业以及我国中小私营企业用到档案的地方不是很多。而实际上随着我国市场经济的发展，外资企业以及我国中小企业对我国市场经济的发展起着越来越重要的作用，已经逐渐成为市场经济发展的主要组成部分。“越来越多的人加入到外企和私企的建设发展中去，这些企业的员工的档案管理也显得极为重要。”一个人的档案伴随人走一生，所以档案管理的范围进行创新可以使得档案资源成为一个人经历的有效见证。
三、档案管理方式创新意义
档案管理方式的创新对我国档案管理的发展具有极为重要的意义，主要表现在以下几个方面。
（一）提高了档案管理的效率
档案管理方式的创新有利于提升档案管理的效率。通过对档案管理人员素质以及水平的培训，使得他们认识到档案管理工作的重要性，这样在日常的工作中，积极性更高，同时因为受到专业培训的缘故，他们掌握了更多的档案管理方面的技巧，在履行自己工作职责的过程中，在很大程度上可以提高档案管理的效率。
（二）提高了档案管理水平
档案管理方式的创新有利于提升档案管理的水平。通过网络档案管理工具的应用，能够使得档案管理更加系统化、网络化，通过计算机系统对档案资源的分析获得具体详细的数据，这样可以有效提高档案管理的水平，提高档案管理在日常工作中的利用率，能够保证档案管理员档案管理工作的顺利开展。
（三）完善了档案管理制度
【关键词】档案管理 科学化 有效路径 体系建设
一、当前我国档案管理工作的现状
随着我国进入了知识经济的时代，档案管理工作的科学化水平能否提高越来越受到重视。社会的发展、经济的发展最重要的主导因素就是知识，只有先进的科学知识、技术才能更好的推动时代的发展。社会大众对档案的科学化需求越来越高，档案馆的数据多被存储在磁盘或者等载体中，虽然是比传统的纸质档案要方便快捷，但是也存在缺陷，所以想要档案管理更加的科学化，就一定要在安全稳定、可靠性的技术方面有所提升，并且要提高档案数据的真实真确性、科学完整性。随着档案管理的日益复杂，档案管理的从业者一定要日益提升自身的能力，这样才能真正的适应需求。面对着新的挑战，就需要组建起符合科学化管理水平的档案管理队伍，在面对层出不穷的新问题时能够快速、及时、准确的解决。
二、提升档案管理的科学化水平的必要性
1.这是构建现代化社会的必要条件
档案信息的管理属于一种文化实力的体现，提升档案管理的科学化水平也是在体现我国的优秀传统文化。就目前而言，我国的主要任务是构建美好、和谐的现代化社会，这就对那些处于科研、经济领域的企业提出了更高的要求。在这种大的时代背景下，对档案信息进行科学化的管理也越发显得重要，好的档案管理可以更及时、准确的了解到最新的国内外形势，对我国的总体发展状况也有一个更加清楚的了解。科学化的管理方法可以全面、快速、系统的对档案信息进行整理，这就可以作为长期发展的基本依据。在档案管理中充分的利用到现有的科学技术水平，可以弥补传统管理方法中的不足，对大众的需求也有着更加清晰的了解。这些都支持者现代化社会的构建。
2.这是为了满足档案管理的实际需要
经济的不断发展，社会的不断进步都造成了档案管理任务量的急剧扩大，这其中既包括了档案管理的类型，也包括了档案管理的数量。尤其是电子档案这一新的保存方法的出现直接造成了管理以及使用上的困难。在现实的生活中，准确无误、及时迅速的把每个档案信息提供给需要的人或机构是目前需要克服的困难之一。综合以上的几个方面不难看出，提升大难管理的科学水平已经势在必行。不断进步的电机技术以及微缩技术都为这一问题提供了十分有效的解决途径。
三、当前提高档案管理科学化水平建设中存在的问题
1.档案管理科学化水平建设缺乏专业人才
优秀的专业人才对促进各企事业单位管理档案科学化水平建设具有重要推动作用，但是目前我国各领域单位管理档案科学化水平建设的专业人才十分匮乏，而且存在的专业人才不是年龄偏大，就是没有接受专业的知识培训，难以有效促进管理档案的科学化水平建设。此外，部分工作者在进行档案管理工作时，缺乏认真的态度和责任心难以及时发现档案管理科学化水平建设中存在的问题，对管理档案科学化水平建设不够重视。因此，有必要培养一批专业的管理档案科学化水平建设人才，促进档案管理工作的开展。
2.领导者对管理档案科学化水平建设不够重视
目前，各企事业单位的领导在提高管理档案科学化水平建设时，只是简单的将专业人才引入，并没有为其制定相关的研究工作和目标，对管理档案科学化水平建设工作不够重视。此外，部分领导对管理档案科学化水平建设没有进行全面的了解，没有将管理档案科学化水平建设贯彻落实，只是将与管理档案科学化水平建设的有关工作转交给下属，导致管理档案科学化水平建设工作停滞不前，难以达到预期的目标。
3.当前管理档案工作科学化水平程度低
虽然信息技术已经得到广泛的发展和普及，但是许多单位在进行档案管理时，仍然采用落后的管理方式，将许多重要的档案信息记载到纸张上，导致现代档案管理工作的科学化水平程度降低。此外，采用纸质档案存在许多弊端，其一，纸质档案容易受到外界环境的影响极易损坏，一旦发生损害将难以恢复；其二，在进行信息查找时，难以快速的从纸质档案中找到。
四、提高档案管理科学化水平的有效路径
1.推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变
档案工作基本的要求是建好管好档案，保障档案完全，但管理的目的在于利用。如何把"死档案"变成"活信息"、"活资源"，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案管理工作的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中"沙里淘金"、发现价值，把对社会有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在的价值得到中分实现，为推动经济社会发展发挥积极作用。
2.推动档案管理在手段上由传统型向科技型转变
随着科学技术的不断进步，档案管理工作在手段上有了很明显的改进，逐渐淘汰了传统的人力劳动，开始利用先进的管理技术，储存资料的方式也从纸质转变为电子版，实现了管理的智能化、自动化、科学化。这一方面，西方的一些发达国家比我们要先认识到档案管理向科技型转变的重要性。因此，我国也不能落后，要不断增加档案管理手段的科技含量，加快电子档案系统的建立，注重电子技术的应用和开发。现如今，国际上已经形成信息公共平台，人们通过电子计算机不仅能够查找到我国的各种档案，还可以学习借鉴其他国家的史实资料。另外，这样做不仅大大增强了空间的利用率，还未珍贵的资料的保存提供了有效的载体。
3.推动档案管理在服务上由封闭型向开放型转变
档案室设立就是以服务人民为主要的工作原则。但是在城里之初，由于档案室内的档案比较珍贵，人民对资料的保护意识还不够强烈，因此一般的档案室都是呈现出封闭型的状态，很少有对外开放的时候，服务的对象范围较小，因此根本没有发挥出档案的使用功能。现如今，社会逐渐进入了信息时代，电子信息技术的普及为档案的利用增加了多个途径，档案管理在管理上也逐渐从封闭型转变为开放型。真正实现了为大众服务的目的，切实的与民众建立起了亲密的关系。
4.推动档案管理在资源上由数量型向质量型转变
从古至今的文献资料可以说是"浩瀚如海"，这些海量的工作就是档案管理机构的城里基础，如果没有大量的档案，那么档案机构也没有建设的必要，但是要知道的是，档案的保存机构不是将大量的资料堆放到一起就可以，还要根据档案的类型和价值程度，进行相应的分类管理，实现档案从量变到质变的飞跃，这样可以充分发挥各种档案的使用功能，真正做到位人们提供服务的目的。首先，档案机构还是要不断的从世界各地搜集各种档案信息，不断完善信息结构，从而满足各类人的不同需求。其次，要注意对搜集而来的海量资料进行有序、科学的整理归纳，实现档案管理的科学化、规范化，提高档案的使用率。另外，要实现各个档案机构的结合效应，扩大信息量，实现资源共享的目的。
五、提高档案理科学化水平的保障体系
提高档案管理科学化水平是一项系统工程，是对档案管理工作的全方位加强和改进，既需要在组织领导上加大力度、强化措施，把提高科学化水平摆在档案工作的突出位置，也需要在思想观念、制度建设、能力素养等各个方面有新的提升，从而形成与形式发展要求相适应的保障体系。
1.强化科学发展观念
深入贯彻落实科学发展观，是我国目前在发展过程中遵循的最高指导原则之一。任何领域的工作都应该配合国家来逐步实现科学发展观的发展方向。而提高档案管理科学化就是支持科学发展观的明显表现。强化科学发展观，首先要认清目前档案管理工作的基本形式，找出不足和不合理、不科学的管理方式，通过借鉴其他现金的管理手段来完善自身的管理水平，要遵从服务人民为主的观念，主动积极的为需要的人提供优质的服务，通过调查等手段了解人们的需求，从而有针对性的提供相应的档案资源，从而充分发挥档案管理的功效，促进社会的发展，推动档案管理事业的进步。
2.完善相应制度体系
档案管理工作异常的复杂和繁琐，以此对于管理的具体细节一定要有非常明确的标准和程序，这样才能有序的整理档案，不仅可以增加管理人员的工作效率，而且使管理工作更加有序化、合理化、科学化。可以说，不断完善相应制度体系，是档案管理科学化顺利实现的根本保障和前提条件。不管是对于国家来说还是对于某个部门，某个个人，重视档案管理制度的完善都对提高自身的综合能力，增强软实力有着不可忽视的作用。
3.提高队伍整体素质
很多人都认为档案管理工作非常的简单，实则不然，实际上，档案管理工作对管理人员的要求非常高，尤其是随着科技的进步，各种先进器材的引进，这句需要管理人员首先具备最起码的学习能力，不仅要很快的掌握先进设备，而且要熟悉如何将复杂的文献资料有序的整理归类。由于很多档案的研究价值非常高，因此管理人员一定要认真负责的保存，谨慎的对待管理工作，如果管理人员的素质不高，缺乏必要的耐心和细心，很容易产生资料丢失或损坏，查找档案不方便等现象。因此，建立完善的管理队伍，提高队伍的整体素质是十分关键的，只有不断的培养高素质的复合型人才，才能从根本上推动档案管理科学化的进程。
六、结论
根据以上论述，读者一定会对提高档案管理科学化水平的重要性有了很深的认识。同时也会了解到新时期提高档案管理水平的方法。档案管理不再是通常人们眼中的简单的工作。信息化时代赋予了它新的意义。完善科学化的管理体系，制定相关的管理制度，运用先进的管理模式，提高档案管理人员自身的专业素质等，都是我国的档案管理工作未来要进行的一项工作。只有各方面水平都有多提高，整体的档案管理工作才能有更好的前景。打破常规，与时俱进是社会主义初级阶段档案管理工作需要遵循的原则。
参考文献：
[1]杨 睿 提高档案管理科学化水平的路径研究[J] 办公室业务 2013（22）
医院人事档案是记录个人学习、工作、科研等相关经历的重要文件，是医院人才引进、学科建设、科研立项的重要参考依据。新时期，进一步加快医院人事档案信息化管理水平，不仅有利于提高医院的管理水平，而且可以充分发挥档案价值。所以，现阶段正视医院人事档案信息化管理过程中存在的问题，并提出切实可行的解决策略，促进医院持续健康快速发展十分必要。
【关键词】
医院人事档案；信息化管理；策略
一、加强医院人事档案信息化管理的重要意义
（一）有利于提高医院管理水平。
医院人事档案管理是医院管理的重要组成部分，加强医院档案管理，提高医院档案管理的信息化水平，可以方便医院领导在短时间内了解医院、科室发展历史，对资料进行对比分析，从而做出科学决策，推动医院快速发展。
（二）有利于医院人才选拔聘用。
医院人事档案是记录医院工作人员学习、工作、进修、考核、科研等各方面的重要资料，是医院干部提拔、任免的重要依据。传统的纸质档案在调阅资料、横向对比资料、资料更新等方面存在短板。所以，现阶段提高医院人事档案管理的信息化水平，可以及时更新档案资料、快速查询，还可以运用现代技术对于人员资料进行全方位数据分析，以获取更准确的数据，为医院人事干部的任免提供科学依据。
（三）有利于提高档案管理人员的工作效率。
医院档案涉及内容广泛，导致档案管理人员工作量大且内容琐碎，加快实现医院人事档案管理的信息化，可以方便档案管理人员及时对档案资料进行补充完善，快速调阅相关档案资料，在提高工作效率的同时，更加充分地发挥档案资料在科研、管理决策、人才选拔等方面的价值。
二、医院人事档案信息化管理瓶颈
部分医院已经认识到人事档案信息化管理的重要性，更新了人事档案管理的硬件设施，已经初步实现医院人事档案管理的信息化，但整体水平不高，仍有一些问题亟待解决。如下：
（一）医院领导重视程度不够。
医疗水平的高低是医院在新一轮竞争中取胜的关键，所以医院领导往往将更多的资金投入到医疗设施更新、医护人员的进修培养上，对于医院人事档案管理往往关注较少，导致档案管理工作人员积极性不高，更谈不上主动更新知识、工作方法创新了。而且医院尚未制定科学合理的档案管理制度，导致人事档案资料混乱，丢失、断档、失真档案资料时有出现，给人事档案信息化管理带来很多难题。
（二）档案管理软硬件有待升级。
医院人事档案管理的信息化并不是简单地将纸质档案资料电子化，而是要在实现档案资料电子化的基础上，完善档案管理快速查询、对比分析、信息更新等功能，并且实现人事档案资料联网，最大限度地发挥其价值。但是现阶段，由于医院领导重视不够、资金不足等问题，导致医院人事档案管理的计算机设备比较陈旧，在软件上依然采用通用的人事档案软件，并未开发应用适合医院人事档案管理的专门软件，导致医院人事档案资料无法全部实现电子化，尤其是一些凸显行业特色的专业资料，如医生诊疗记录、医院重大技术突破等，在现有的人事档案管理软件中并没有相应的分类，导致无法电子化。
（三）档案管理人员业务水平不高。
信息化时代的到来，对于医院档案管理人员的素质提出了更高的要求，由于医院前期在档案管理人员招聘中，对于其学历、学科专业没有硬性要求，导致现有档案管理人员专业知识不足、计算机应用能力较差，不能跟上医院人事档案管理变革的步伐。而且由于人事档案管理工作枯燥，工资待遇不高等多方面原因，导致档案管理人员工作积极性不高，档案管理队伍不够稳定。
三、创新医院人事档案信息化管理的有效策略
为帮助医院人事档案尽快实现信息化管理，现提出如下解决对策。
（一）给予政策、资金等方面的支持，加强对档案管理的重视。
加强医院人事档案管理，提高医院领导对人事档案管理重要性的认识，需要做到，第一，制定科学合理的档案管理制度，规范档案管理流程，加强档案审核，避免人档分离、档案不全、档案失真现象出现，保证档案的科学性、完整性。第二，给予政策上的支持，适当提高医院档案管理人员的工作待遇，为其提供参加档案信息化管理学术会议机会，以提高其工作积极性。第三，加大档案管理资金投入，改善医院档案管理的设施设备，如建立恒温档案管理室、更新软硬件设施等，以全面提高医院档案信息化管理水平。
（二）更新档案管理软硬件，提高档案管理信息化水平。
档案信息化管理水平的提高，有待于档案管理软硬件的进一步更新。首先，需要依据医院人事档案管理的特点，设计专门的档案管理软件，方便原始档案资料的信息化，并加强档案信息化管理的保密分级设置，实现医院人事档案资料的部分共享，方便相关人员查询与使用。其次，通过定期杀毒、升级档案管理软件、硬盘存档等方式，加强档案管理软件的安全设置。最后，使用扫描机或相应的计算机技术，将文字、图片、声像等资料转变为数据资料，加快医院档案资料信息化建设。
（三）引进人才与人员培训并举，提高档案管理人员业务水平。
提高医院档案管理人员的业务水平，首先需要增强档案管理人员的职业自豪感，通过提高工资待遇、畅通评职渠道等方式，增强其工作积极性。其次，档案管理人员专业知识储备不够，可以通过培训、进修等方式，进一步提高档案管理人员的业务水平。最后，引进高素质的档案管理人才，创新档案管理方式，加快提高档案管理的信息化水平。
作者：付灵运 单位：秦皇岛市第一医院
【参考文献】
1.1 重视程度不够，相关制度没有结合学校实际
档案管理是服务于学校整体建设以及教学工作的重要组成部分，但是学校的相关主管部门对于档案管理工作却没有给予足够的重视，虽然强调该项工作很重要，但在实际中很难落实。负责档案工作的主管部门对档案管理工作的指导较少，业务检查往往是应付、流于形式，缺乏实际的内容。此外，一些中职学校把档案管理及其建设放在教学工作的后面，平常不闻不问，只有在上级检查时才会有所关注；甚至还有一些学校将档案管理工作的上级指导文件生搬硬套、机械使用，脱离学校的实际情况，造成学校档案资源的利用效益差，管理比较混乱。
1.2 管理设备落后，管理措施不到位
当前，档案信息化和电子化管理成为许多学校改进管理方式的首要选择，但是相关的管理设备还很落后，表现为硬件装备水平和配备建设没有达到相关的技术标准；软件的功能不齐全，只有对档案信息进行检索或者保存的功能，相关的统计分析等高级功能还不能实现。同时，一些中职学校对档案资源的管理措施不到位，在相关制度落实的过程中，缺乏有效的监督和管理，使档案管理工作出现了一定程度的混乱。例如，由于上级有关部门缺乏相关的监督检查，一些重要的档案资源存在归档不完整、档案资源丢失、归档不及时等情况，内部缺乏一套完整、科学、高效的管理体制，导致档案管理的效率和质量难以保证。
1.3 使用效益比较差
档案是记录中职学校关于学校教学、日常工作等基本信息的重要载体，能够有效地服务于学校的教学及其管理工作，丰富的档案资源和档案材料等够为学校的教学改革、管理改进等工作提供良好的信息服务。同时，中职学校的教学目标是为社会培养技能型人才，就业质量是学校生存以及发展的重要保障，通过档案管理能够为中职学校树立良好的社会形象，推动学校的招生和就业工作。但是在实际的工作中，档案资料的利用效益比较差，重馆藏、轻使用一直是档案资源利用不充分的根源所在，没有充分发挥为学校决策、科研、教学服务的综合价值，造成一定程度的资源浪费。
2 中职学校档案管理工作的改进措施
2.1 提高重视程度，创新管理理念，树立全员参与的意识
提高中职学校对档案管理工作的重视程度、不断地创新管理理念、树立全员参与意识等都是提高档案管理水平和管理质量的重要前提。目前，随着社会的发展及科技的进步，有许多的社交平台如微博等的广泛应用提高了信息的流通速度，学校档案管理部门可以利用这些社交平台对档案管理的制度以及重要性进行广泛的宣传，提高学校师生对于档案管理工作的认识和重视程度，促进档案管理工作进入良性的发展轨道。其次，学校要加强对于档案管理工作的领导和监督，主动关心并积极参与督管工作，完善相关的管理制度，增加相关的资金投入，结合学校的实际情况，切实解决好档案管理面临的各种问题。最后，学校要树立全员参与档案管理的工作意识，学校的各个职能部门、各个科室要主动地将相关的资料进行归档，将具有重要信息价值、保存价值的资料主动收集、整理、上交，形成上下一体、统一共管的工作局面。
2.2 拓展档案的信息来源，做好档案的需求分析
一方面，学校的档案管理工作要坚持“以人为本”的工作理念，做好档案资料的鉴定和分类，将具有不同收藏价值、利用价值、信息价值的资料进行分类收编，以方便日后的管理与更新，及时将一些没有使用价值的资料清除，减少管理工作的劳动量。要有效拓展学校档案收集的信息来源，综合采取主动收集、合作收集、跟踪收集等收集方法，提高档案收集的效率，合理地推进管理工作的规范化。另一方面，学校要做好档案资料的需求分析工作。结合学校的教学情况、科研情况等，对档案的归档、利用、规划、发展等进行合理的预测，做好长期的发展规划，提高档案管理工作的实效性。同时，学校还要做好相关科技成果、发展成果、教学成果、管理成果等的整理工作，及时了解学校外部环境以及内部管理出现的新情况、新动向，结合学校实际完善需求分析。
2.3 提高电子化管理的水平，使其发挥更大的使用效益
档案管理采用的各种手段和方法是为了充分实现对资源的管理目标，满足实际的管理需求。随着信息技术的不断进步、档案存量以及档案管理工作量的增加，电子化、信息化的管理手段能够大大提高档案管理的效率以及质量，提高档案资源的使用效益。学校要紧紧围绕发展的实际需求，提高档案资源的信息化管理水平。档案电子化管理指的是将档案资料及其信息实现数字化存储，通过软件管理平台、数据库技术、网络技术等提高档案管理的技术水平。档案电子化管理是中职学校发展的新要求，也是今后档案管理的发展方向与趋势。提高档案的信息化管理水平，不仅要有先进的硬件设施，还要提高管理人员的管理意识，更新传统的管理观念。因此，学校要配置质量满足实际需要的现代化、电子化设备，提高档案归档、收集、处理、使用的效率；同时还要加强相关网络的建设，提高档案资源的信息化使用水平，最大程度上实现信息共享，使数字档案信息的上传、查询、检索、统计、分析等功能更加便捷、高效。档案管理的目的不仅仅是“管好”，还要“用好”，发挥其应有的服务功能，在保证数据资料可靠的前提下，将能够公开的信息及时地在学校网站上进行公布，使学校的各项工作和动态能够得到有效的宣传，提高档案资源的使用效率。
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