时间：2023-06-06 15:35:05
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信息时代对人类社会带来的影响广泛而深远，各行各业都在适应它、利用它，档案的管理也不例外。笔者就网络环境下的档案如何管理进行了探讨。
【关键词】信息资源档案管理
信息时代对人类社会带来的影响广泛而深远，然而从全球互联网的诞生到现在，不到20年的时间。因此，世界各国，各行各业都还在努力认识这一新时代的特征，尽早适应它，利用它。我国从1994年接入互联网以来网络发展十分迅速，国家级4大骨干网络即中国公众多媒体互联网、中国教育科研网、中国科学网、中国金桥信息网先后建成，并通过电信部门的4个出口与互联网连接。以网络技术为主要特征的信息时代，对我国政治、经济、文化等各个方面、各行各业都带来很大冲击，而作为人类社会信息资源的档案也不例外。
1.信息时代给档案工作带来的机遇
由于互联网具有全球性、开放型、交互性、即时性、综合性等特点，所以它给档案室工作带来前所未有的机遇。
1.1实现档案信息资源共享。资源共享是包括档案工作在内的整个社会信息存贮、传播事业的理想境界，它将给档案事业带来深刻影响。经济的市场化与全球化，知识经济的崛起，社会的信息化和网络时代的来临，势必使电子文件与电子档案在档案家族中的地位日渐显赫，使档案管理的信息化、文献信息管理的一体化成为时代的潮流。互联网作为超越地域和时空界限的人类信息传播交往空间，随着档案馆联网，实现档案信息资源共享，人们都可以利用这种信息资源使得馆藏档案无形中得到扩展，极大地优化了馆藏资源配置，方便了利用者。
1.2实现档案馆的职能延伸。馆藏档案信息资源是档案馆利用工作的基础，档案工作必须强化信息开发职能。为此，档案工作的重心必然向两个方向偏移。其一，为了保证档案资源开发的基础，档案工作的信息化必然促使立档单位自觉控制文件材料的形成与积累，向科技或文件管理延伸；其二，将档案信息咨询、档案信息编研、档案定向服务和档案信息传播作为利用工作的重点，向档案信息的智能控制延伸。
1.3实现档案信息资源的社会化。在我国信息化的过程中，各行业主管部门和各地区已经建立起各种信息平台，它们像“信息高速公路”上奔驰的“汽车”；为各种信息交流创造了条件。在档案领域，网络技术发展不仅提供了融多媒体技术、远程传播和虚拟现实等在内的新型档案管理手段，并且在很大程度上克服了因档案信息资源的有限性而造成的信息资源浪费等现象，从而为人们更多地获取信息机会和权力提供了极大的发展空间。
1.4实现档案管理的集成化。在各种信息管理方面，以各种文件的制作、审签、运转，到档案的整理与加工，都可以再网络上完成，虚拟的档案管理系统和档案馆已经显示出其综合、高效、快捷的优势和强大的信息管理能力，促使档案工作在档案管理信息化的同时，纳入现代社会信息管理系统，形成信息的集成优势。如果在互联网上建成虚拟的档案馆，各档案馆之间可以实现资源共享，形成合力，使馆藏信息资源配置得到优化，不搞重复建设，且利用范围更广，速度更快，容量更大，而且资金上的投入还可通过网上广告灯获取回报，有利于解决档案事业经费不足问题，促进档案事业的发展。
2.信息时代对档案管理的严峻挑战
计算机网络的发展，是一把双刃剑。它在给档案工作带来难得机遇的同时，也使档案管理面临严峻的挑战。
2.1对档案工作传统的文化取向地位构成了挑战。众所周知，档案部门是一个比较封闭的部门，长期以来受传统文化取向的制约，形成了固有的服务模式，原有的繁琐的手工借还工作方式根本不能适应现代信息社会的需要。特别是随着电子档案信息的日益丰富，尤其是多媒体档案信息检索技术的应用，用户快速、全面的查找利用档案信息对档案工作人员提出了更高的要求。档案工作在这样的社会环境中要得以发展，就取决于档案人员是否能掌握先进的信息传输技术，用户的档案信息需求向纵深发展，便可在信息网络的一个终端查询巨大的档案信息资源，并迅速准确地获取各种档案信息。
2.2对档案保管利用技术方面带来了挑战。随着计算机与网络技术的发展，档案工作的重点将转向信息深层次的加工处理和信息处理的开发与研究，传统的文件材料分类、组卷，以及卷内文件的排列、卷内文件的抄写被计算机技术所代替。就目前而言，计算机技术已为档案的编目和检索工作带来了方便，为利用者提供了快捷、高效的现代化手段。档案工作要适应利用者的需求，就必须转向档案信息的深层次加工处理，而我们现在所能做的仅是将著录卡片输入计算机建立了1个目录数据库而已，根本不能解决广大利用者获取档案信息资源的需求。
2.3互联网的开放性对档案工作传统的保密方式构成了挑战。建立开放的、公众的档案信息利用制度是信息时代的必然。由于档案文件材料内容广泛，涉及政治、军事、经济、科技、文化等诸方面，在上网过程中不可避免地触及诸多的法律问题和计算机网络技术方面的问题，较之传统的管理方式难度要大得多，而档案保密法规的不健全，使之保密与控制使用范围难以掌握，对如何控制使用范围缺乏必要的法律依据和技术手段。
2.4给档案工作人员知识结构带来了挑战。抢占制高点是当今社会获得生存发展的重要手段。从档案管理看，由于新技术的介入，使传统的档案工作发生了深刻变化，这种变化体现在档案人员的认识上，主要表现在新的技术手段与落后的管理手段的矛盾。目前，我们仍花费大量的时间、精力用于案卷的整理、分类、编号、编目等一系列繁杂的工作中，而对深层次的档案信息无能力、无时间去挖掘、加工整理，因此档案工作人员新知识新技术的缺乏成为当前急需解决的首要任务。
3.信息时代做好档案工作的对策
在当今时代，互联网已渗透到国家政治、经济、文化和人民生活的各个领域，成为人们生活中不可缺少的一部分，档案工作必须准确把握这一时代特征，正视互联网带来的挑战，积极寻求合理的对策。
3.1要转变观念，树立正确的网络意识。互联网的到来是现实，其影响是不可避免的。档案工作者要努力学习有关计算机的知识，认清它给档案工作带来的机遇与挑战，尽可能熟悉多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及数字图像扫描与加工等现代化技术，并在档案信息加工及传播技术、网络信息检索技术方面有所侧重，为档案工作服务。只有这样，档案工作人员才能适应信息社会对档案信息资源的需求，成为掌握先进档案信息加工处理、传播和检索技术的有用人才。
3.2档案工作自身要进行调查，使之不断适应发展中的信息社会。在事业发展上，应按照信息时代的要求，加大对档案工作的投入。在利用服务方面，应突出满足国民经济的需要，从信息资源、信息传递等方面进行调查，以提高档案工作信息服务的有效性；同时，不放松基础业务建设，特别是网络技术的建设，以满足社会各方面对档案信息资源的需求。在信息日益一体化的今天，更要加强各种类型、各个层次档案馆之间的联系和交流，分工合作，共建、共享档案信息资源。
3.3加快档案馆信息化进程，为档案工作现代化奠定技术基础。重点是抓好档案馆的数据库和网络化两大建设。建库应结合档案信息开发，进行合理配制，提高规范化程度，加强网络使用；应立足档案馆群体，开展社会协作，为社会提供便捷的网络信息服务。
3.4加强领导，保证网络健康发展。要抓紧制定档案网络发展规划和政策，加强网络的监督和引导。要加快制定网络法律法规，确保依法、规范发展。
参考文献
[1]黄项飞.对我国档案馆特藏建设的若干思考. 载于《湖北档案》2004年第七期
一、档案工作创新面临的问题
1.创新与基础。工作创新不是凭空想象,创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基,因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。
2.创新与现实。工作创新不能脱离实际。当前,档案工作仍处于发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢、社会档案意识不强、档案部门工作不到位、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实,面向未来,从实际出发,围绕如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。
3.创新与学习、借鉴。学习是创新的基础,借鉴是创新的阶梯,创新是学习的动力,也是学习的目的。档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,又要学习相关专业、其他行业知识,借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则,运用否定之否定认识规律和批判、继承观念,在学习、借鉴中创新。
4.创新与实践。创新是事业发展的动力,但创新绝不能是虚无缥缈的创新,理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。
二、服务的创新
1.建立档案网页,开展网上利用服务。随着档案的内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
2.建立“电子文档案数据管理中心”。档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案室,是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。
4.开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进一步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。
三、拓展服务领域
1.信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2.兴办服务实体,发展档案产业。处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案室的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
关键词：信息化时代；科技档案；创新
引言
科技档案不仅汇聚了大量的科技成果，还可以促成新的科研项目，对于技术创新具有启发作用。如今传统的科技档案管理模式已经远远不能满足社会的需求，我国已经进入信息化时代，新的时代必然会要求各单位、各机构做出相应的变革。科技档案管理作为企业发展的基础，顺应时代潮流，创新研究信息化时代科技档案管理模式刻不容缓。
1科技档案管理的现状
目前来说，人们对于科技档案管理的认识不够深刻，工作人员的专业水准也不够高，工作模式依然停留在传统层面上，先进的技术与设备没有得到充分的利用。在具体工作中，还有很多机构的档案管理内容比较单一，比如类似于音频、视频或者是草图等资料没有被归档，导致科技档案的完整性、统一性受到影响。同时，归档流程不够完善，容易使机密文件外泄，科技档案的安全性无法得到保障。另外，科技档案的法律法规不够健全、完善。科技档案是科技成果结晶的集大成，往往涉及到一些机密文件，没有完善的法律法规的保障，就无法保障日常工作的保密性，这样也给工作人员带来不必要的麻烦。这些都是导致科技档案管理工作不能满足现代社会需求的客观原因。
2信息时代科技档案面对的挑战
2.1科技档案的应用方式
通常来说，科技档案的应用方式包括下面几种方法：其一，科技档案可以让科学活动更富有计划性，通过对原有档案资料的研究，能够及时找到之前活动中出现的不足，加以弥补，提高活动的争取率。其二，科技方案可以有效提高项目的盈利水平，利用对项目各环节科技档案的分析研究，增强科技档案的应用效率。其三，可以应用到法律方面，具有良好的培训作用，由于资料具有真实性，可以直观的将研究情况进行展示，增强培训的感染力。
2.2硬件设施不足
基层各个科技管理部门在科技档案管理的硬件上大力投入，受到管理思维的约束，加上领导不够重视，只是配置了比如电脑传真机等较为基础的硬件设施，无法构成系统性。科技档案信息系统较为复杂，发展的级别与层次完全不同，总体规范性不足，无法真正的开放，在服务与共享方面存在一定的距离。缺乏完善的系统实现机读档案，为建立完善的信息检索体系，造成档案管理不规范，限制了科技档案管理信息化的发展进程。
3科技档案管理信息化的重要意义
信息化时代科技档案管理的创新研究，对于科技档案的实用性与时代性转变有着非常重要的意义。一方面，信息技术已经全面普及，各个单位以及机构都因此受惠，信息技术同样给科技档案管理工作带来了很多便捷，不仅节省了人员成本，还节省了时间成本。工作人员利用智能化办公还可以避免一些人工无法控制的错误。
另一方面，科技档案管理工作汇聚了宝贵的科研资料。传统的存儲方式会产生磨损，使资料的使用寿命大打折扣，另外人们对于资料的搜素、借鉴也极为不方便，这样就使科技档案不能得到充分的利用，利用智能化办公，不仅可以延长资料的使用寿命，还可以给需要借鉴资料的人们提供便利。
4信息化时代科技档案管理的策略研究
4.1提高科技档案管理人员综合素质
科技档案能否被有效的利用，关系着能否为科学技术可持续发展提供准确的、有价值的信息资源，所以科技档案管理人员的综合素质是提升科技档案管理质量的基础，只有组建一支具有专业水平的团队，增强创新意识，提高员工对科技档案管理的重要性的认识，才能为信息化时代科技档案管理打下扎实的基础。
4.2提升科技档案现代化管理
科技档案发挥的作用会随着时间的推移逐渐减弱，所以若不能及时掌握并利用科技档案，就难以发挥它的价值。在具体工作中应将纸质文件与电子文件有机结合起来，并能运用网络信息以及智能化办公，充分利用新媒体信息传播迅速的属性，让科技档案更加便捷、快速到达利用者，以便于人们及时获取信息。现代化管理是提升科技档案管理的价值与质量的必要手段，结合自身的实际情况制定完善的智能化档案管理流程，提供现代化管理设备设施，完善档案管理工作的软件环境，为实现科技档案现代化管理创造有利的平台。
4.3制定完善的管理制度
科技档案的管理工作应该具有专业性、系统性，这样才能对科研成果的发展历程以及理论知识做出完整、详细的记录，以便于人们查阅、借鉴。所以制定出严格的管理制度及科技档案归档流程是提高其价值与质量的必要手段。基于此，要对科技档案进行有计划的管理与分类，并且把科研成果、理论依据、实践过程、实验报告等有效统一起来，以达到建档工作的目的。同时，制定完善的归档流程，避免档案外泄、破坏，保证科技档案的安全性以及保密性。
4.4拓展科技档案的宣传途径
截至2018年，我国互联网普及率已经达到55.8%，2016年下半年，中国手机新闻客户端用户规模为5.9亿人，增长率为4.4%。可见，网络已成为最大的宣传渠道。在信息化时代，传播速度与传播范围决定了信息的利用价值以及利用率。科技档案应充分利用新媒体，扩大传播渠道与途径，增加科技档案的覆盖率与传播率，为需求者了解科技档案提供全新的平台，使需求者可以随时随地获取科技档案的信息，这样一来，不仅保证了科技档案的时效性，也让需求者可以获取更丰富多样的资料，从而实现科技档案的价值最大化。
【关键词】 信息时代 高职院校 档案管理
档案管理属于高职院校管理工作的重要内容，也是评估高职院校人才培养水平的重要标志。因此，在当前的信息化时代，做好高职院校档案管理工作以充分发挥出档案的价值，对于提升高职院校的教学质量有着积极的效果。如果从社会整体来看，档案管理工作也是现代社会不可或缺的一个部分，高职院校的档案管理工作是社会档案管理的重要组成元素，为了促进高校院校档案管理工作朝着规范、科学的方向发展，必须要做好档案信息化建设工作。
一、信息时代对于高职院校档案管理工作的影响分析
信息时代的到来，为高职院校的档案管理工作带来了更多的机遇，促进档案管理工作的规范性和先进性，具体的讲，实现高职院校档案管理信息化的意义在于：
1.1可以帮助高职院校更好的适应社会发展
开展高职教育工作的主要目的就是为社会培养出一线技能人才，在社会的发展之下，各个企业对于技能型人才也提出了更高的要求，为了满足企业需求，国家也不断增加相关的投入，高职院校的建校规模得到了有效的发展。高职院校的职业教育规模得到了显著的扩大，对于档案信息也提出了更为严格的要求。在这一背景下，传统档案管理模式已经无法满足高职院校的发展需求了，利用信息技术提升档案管理水平可以为高职院校的发展提供良好的资源支持。
1.2是保证档案完整性的必然需求
对于高职院校而言，档案资料包括科研档案、学生档案、人事管理档案等，是学校在发展过程中的宝贵资源，对于高职院校各项工作的开展有着重大的参考价值。在传统工作模式下，有相当一部分的档案采用纸质模式来保存，不仅占据较大的空间，也很容易出现老化、磨损和丢失问题。如果采用信息化档案即提升了档案工作的效率，还可以有效保障档案资源的完整性。
1.3可以满足档案开发的需求
传统档案管理模式工作的重点是档案收集和档案保管，并不关注档案的开发和利用，以往的档案资料在归档之后，很少进行二次利用，且查找起来也是十分麻烦的，难以实现资源共享，更加无法充分发挥出档案资源的重要价值。尤其是人事档案，这些档案关系着人事任免、考核评定等重要工作，如果全部依靠人工进行查找，不仅容易出错，也增加了工作人员的工作压力。在信息化时代下，可以将多元化的信息技术应用在档案管理中，建立起完善的档案信息资源库，这就可以在短时间内检索出需要的信息，有效提高了档案管理工作的效率。
二、高职院校档案管理工作中的常见问题
近年来，各个高职院校开始借鉴高校的档案管理经验，档案管理工作也开始朝着制度化和规范化的趋势发展，但是依然还存在一些问题，这表现在几个方面：
2.1信息化设备不健全
在科技水平的发展之下，各个高职院校中开始普及电脑等设备，但是，档案部门的设备却未跟上时代的发展速度，部分高职院校依然是采用人工法来归纳档案，在人为因素的影响下，很容易出现失误，影响档案信息管理工作的系统性。
2.2管理人员水平参差不齐
很多高职院校不重视档案工作，没有严格的把好招聘关，致使档案管理人员综合水平参差不齐，还有部分高职院校为了留住人才，会安排他们的子女、配偶到学校的档案部门，由于这些人员未接受过系统的培训，专业知识不全，也不了解档案管理工作的意义。
2.3服务观念落后
通常情况下，档案管理部门与其他部门的沟通联系很少，高职院校的档案管理部门非常的封闭，与其他部门之间的沟通严重不足，档案管理人员思想保守、陈旧，不注重创新，这显然是不符合现代社会发展要求的。如果缺乏必备的应变能力，是无法真正为档案使用者提供支持的。
2.4档案管理制度不完善
由于部分高职院校办学规模较小，管理模式落后，信息技术的使用状况不佳，一直都采用传统的档案管理方式，既没有专业的先进设备管理档案，又没有针对档案管理工作而针对性的制定出完善的管理制度，对于档案管理的质量也没有进行特别的规范要求，致使档案信息化管理工作的开展困难重重。
三、信息时代高职院校档案管理新途径
在信息时代，各个高职院校需要改变自身传统的思想观念，建立起现代化的管理理念，紧紧抓住信息时代的发展步伐，积极应用各类现代化信息技术来提升档案管理工作的效果，这可以采用如下的措施：
3.1做好网络建设工作
网络建设是高职档案全面实施信息化的基础，也是实现高职院校档案管理信息化的第一步，应该加以足够的重视。在传统的档案管理模式中，对于档案信息技术和设备的要求并不高，但是在信息时代，这种要求就完全不同了。种种实践显示，在信息时代，档案管理工作也变得更加繁琐与复杂，需要借助专业的网络信息平台才能够顺利开展，这种平台包括硬件、软件两个方面，如电脑、扫描仪、应用软件等等，只有配备好足够的设备和软件，才能够合理的保管、利用和开发档案信息。鉴于此，各个高职院校需要增加资金投入，在档案部门增添必备的设备，建设校园网站与档案信息平台，让档案资源可以发挥出其应用的价值。
3.2加强档案人员的培训
高职院校档案工作人员的综合素质水平直接影响着档案工作的顺利开展，目前，很多高职院校的档案工作人员都不是科班出身，对于档案管理知识缺乏系统、全面的了解，不知道应该怎样的开发与管理档案，这显然是无法提升档案管理水平的。在信息化时代，档案人员不仅要掌握必备的专业知识，还要有良好的职业素养和政治素养，因此，学校必须要加强对档案工作人员的培训和教育，提升他们的信息化意识，让他们掌握扎实的档案基础知识，提升档案工作人员的管理水平。
3.3积极利用档案资源
在信息化背景下，高职院校需要重视档案资源的利用和开发，让档案资源可以在人事管理、教学管理上发挥出更大的作用。在条件许可的情况下，可以建立起专门的档案管理网站来开发档案资源，并以此为基础开展不同类型的服务，还要及时将纸质档案转化为电子版，在网站中保存，这样，档案信息资源的利用就不会受到外界因素的影响。此外，高职院校还需要制定出办公自动化管理系统，促进档案管理工作的信息化发展，加强与其他高职院校之间的合作和交流，实现档案信息资源的共享，加强信息的共享和交换，充分发挥出每一类型档案的利用价值。
此外，在信息化时代，高职院校档案资源的变化速度是非常快的，因此，档案人员需要及时的更新和维护档案，准确、完整的录入各类数据，重视后续的档案更新和维护，让档案工作真正的为高职院校的发展来服务。
四、结语
综上所述，我国高职院校档案古管理为促进高职院校不断发展提供了重要资源，应将其纳入学校整体发展规划中来，促进档案工作建设与学校其他工作协调发展。高职院校作为培养高技能型人才的摇篮，保存了大量、丰富的教育、教学、科研、管理等不同种类的馆藏档案，这些档案资源只有开发利用起来，才能体现其应有的价值。随着现代信息技术的广泛应用和普及，高职院校还要大力推动档案管理和服务模式的创新，更好地为实现人才培养目标和服务地方社会、经济发展服务。
参 考 文 献
[1]黄梦华.浅析信息时代高职院校档案管理工作创新[J].漯河职业技术学院学报.2012（06）
【关键词】信息时代；档案管理；信息化
档案是记录人类历史和社会发展的宝贵资源，具有重要的保存和研究价值。随着信息技术的发展及其在各行各业的普及，现代档案管理也必须改革传统的手工操作模式，创新管理体制和服务方式，提高管理人员的专业水平和业务素质，确保档案信息的安全可靠。
一、信息时代我国档案管理工作存在的问题
（一）管理信息规划和体制落后。根据调查分析发现造成我国档案管理工作信息规划设计滞后的原因是多方面的：第一，我国档案管理体制落后，档案资源在空间分布上是相互分离的，受制于资金和权限等因素无法在全国范围内统一设计和规划档案信息资源。第二，档案信息化具有很大的不确定性，因为档案的数字化信息化正在建设中，处在不断的发展变化过程中，这样就不好设计档案数字化管理的系统，所以导致信息化档案不够全面和真实。对于档案信息化首先要完成的是整合分裂的档案资源，但是要实现信息档案的共享还有一定的困难。另外，地方档案馆的信息化要符合当地行政部门职能转变要求，既要整理历史档案，工作中正在生成的档案也要纳入信息化系统。
（二）档案管理服务手段落后。进入信息时代以来我国认识到档案管理信息化的重要性和必要性，大力建设信息高速公路，大背景下我国档案管理信息化水平不断提高，但是距离社会的需要还有很大的距离。我国档案资源不够完整全面，在档案查询和对接方面技术落后，无法达到用户的使用要求。很多档案管理人员在工作中还是手工检索和编辑，经常出现档案资料不按时归还的现象，影响了档案信息的完整性和安全性。
（三）缺少高素质的档案管理人员。档案管理看似是很简单的工作，但是它需要强烈的责任心，因为档案管理枯燥乏味，需要良好的职业道德来支撑繁重的工作。档案管理又有一定的专业性，需要档案管理专业知识和一定的信息技术才能胜任，目前我国档案管理人员很少是科班出身，缺少专业知识和信息技术，影响了档案管理信息化的创新工作。
（四）档案管信息化创新缺少制度保障。档案资料复杂、繁多，档案管理需要科学制度的保障，这样才能提高档案管理的安全性和工作效率。但是目前我国档案管理工作缺少标准化的制度保障，同时部门沟通不畅，导致单位信息流通不畅。这些弊端影响了信息时代档案管理工作的创新，甚至导致信息外露影响档案信息的安全，阻碍了档案管理事业的发展。
二、信息时代档案工作的创新策略
（一）档案管理体制要创新。要充分发挥档案信息的价值，最重要的是对档案信息进行统一管理，实现资源的全面共享。但是目前我国档案管理信息化仍在不断地摸索，档案管理体制存在很多不足，比如档案信息管理不够集中。这是我国档案信息分割管理造成的，每个机构在档案管理上各自为政，无法实现资源共享。所以档案管理创新的当务之急是档案管理体制的创新，对不同地区不同结构的档案进行统一管理，实现资源共享，提高档案信息管理和使用的效率。
（二）档案管理服务手段的创新。首先在档案收集和上传方面要实现自动化。信息时代档案管理的重要一环是收集和录入信息，和纸质档案资源相比，信息化的档案资源管理依靠工作人员的下载和上传，在这个过程中出现问题就影响了档案信息的真实性，所以工作人员必须充分利用信息技术，利用程序软件实现资源的自动化管理，确保档案信息的真实有效。其次，实现资源在线查询服务，信息技术的发展极大地方便了人们的生活，也改变了人们工作和生活的方式，人们更加依赖信息技术带来的便捷性和时效性。传统档案管理必须去档案馆室查阅文献，耗费时间，档案管理服务创新就是要利用信息技术开放档案查询端口，让人们随时随地使用档案资源。
（三）提高档案管理人员素质。第一，每个劳动者都需要具备一定的职业道德，档案管理人员也不例外，爱岗敬业、一定的事业心和责任感是做好任何一份工作的前提。只有具备良好职业道德的档案管理人员才能积极投入工作，总结工作经验，发现工作中的问题并研究解决办法，推动档案管理的创新发展。第二，档案管理有一定专业性，管理人员必须具备专业知识和一定的信息技术，关注社会变迁和档案工作的发展，这样才能胜任新时代的档案管理工作，才能有创新管理的能力。另外，现代社会各界普遍对人才提出了创新要求，档案管理人员也要有一定创新意识和创新能力，破除陈旧观念和成规，用创新的方式解决工作中遇到的各种问题。
（四）加强制度管理，确保档案安全。档案管理工作因为制度不完善，管理不规范，容易造成档案机密的泄露影响档案管理安全。所以，在进行档案信息化管理创新的同时必须高度重视档案资源的安全问题。相关部门要建立科学严密的管理制度，加强网络平台的安全建设，确保我国档案信息的安全。
三、结束语
在现代社会信息成为重要的社会资源，人们对信息的需求更加迫切，档案资源也更加受到人们的重视，成为人们工作、学习和生产的重要资料。各级档案馆室要顺应信息时代的发展，利用信息技术带来的巨大的基于创新档案管理，促进我国档案事业的发展。
【参考文献】
[1]徐晓琴.信息时代档案管理工作的创新[J].科技广场，2009，02（14）：55-57.
[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012，10（23）：78-79.
关键词：信息时代；档案管理；创新策略
1 信息时代下档案管理工作存在的一些问题
伴随着信息技术和网络技术广泛应用于人类生活，档案管理工作也逐渐被计算机所取代。为了适应这一现状，广大科研工作者对档案管理软件的研发力度逐渐增强。这也导致了一些先进计算机软件的诞生，这为档案管理工作的进行带来巨大便利。档案管理工作逐渐形成一定的系统，基本上能够满足当前档案管理工作的需求，然而当中存在的一些问题仍然给档案管理工作信息化带来很多困扰，为了促进档案管理工作的信息化进程，下文将针对信息时代下档案管理存在的问题展开详细分析。
1.1 档案管理工作的保密性和安全性存在一定缺陷
信息时代档案管理需要很高的信息技术要求，很多单位的信息系统不过关，导致很容易被入侵，这对档案管理工作带了很大的困扰。电子档案具有一定的可更改性，即使被更改，所形成的痕迹也可以被很好的被消除，这就对档案的完整性和安全性造成很大的威胁。很多掌握先进信息技术的不法分子，为了获取非法利益，利用计算机技术和网络技术进行信息篡改、盗窃，使得档案管理信息化面临很大的困扰。而且，由于不可控因素的干扰，计算机很容易遭遇到网络病毒，网络陷入瘫痪，造成电子档案的丢失、损坏，为档案管理带来许多麻烦。而且利用计算机技术来进行档案管理，需要管理人员具备一定的计算机能力，如果计算机技术不过关，就会导致很多操作上的问题，使得档案文件在存档或者使用过程中发生损坏，这也会对档案的完整性造成威胁。
1.2 档案管理工作没有形成一完善系统
信息时代档案管理工作需要形成完善的系统，只有在完善系统模式的规范下，档案管理工作才能够有序的进行。电子档案具有一定的复杂性，而且存储方式多样，这样更能体现出创建管理系统的重要性。但由于信息时代的迅速到来，导致不同单位的信息系统创建程度不同，网络创建形式有存在一定的差距，在层次上也存在很大差别，这就使得不同单位在档案信息资源共享上存在一定的问题。还有部分其他因素的影响，使得不同单位的档案管理模式存在很大的不同，档案著录细则相容性不强，系统软件的可移植性相对较差。因此要想档案管理工作处于一个规范的程度，必须促进档案管理信息系统的完善，以一个较为合理的档案管理信息系统作为标准，然后再全国范围内使用，虽然这样在一定程度上制约了档案管理模式的发展，但使得档案管理趋于规范化，避免了很多档案信息的损坏、遗失问题。
1.3 档案管理人员不具备一定的专业素养
很多单位的档案管理人员由于不熟悉信息档案管理流程、缺乏一定的信息梳理能力、网络操作存在缺陷等原因，使得档案管理工作很容易出现问题。这些问题使得档案管理工作信息化始终无法进入正轨。只有既具有档案管理能力又具有计算机技术、网络技术的人才才能满足信息档案管理的要求，各单位在进行档案不管理信息化的过程中一定要加强对工作人员专业素质的重视。还要对工作人员的道德素养进行培养，没有良好品质的支持下，也无法进行档案管理工作。
1.4 档案管理软件缺乏一定的创新
信息时代档案管理工作的进行依赖于各种各样的档案管理软件，一个好的档案管理软件对档案管理工作的开展具有很大的促进作用，已有的档案管理软件还存在着一定的问题，或者缺乏一定的通用性，很多小单位由于缺乏一定的资金支持，所以无法建立完善的档案管理系统，档案管理流程也存在很大问题。档案管理软件的通用性对信息时代档案管理工作具有重要意义。现在的档案管理软件无法满足档案管理与电子政务系统、办公室系统一体化的要求，因此需要对当前的档案管理软件进行一定创新，在提高档案管理软件通用性的基础上降低档案管理软件的成本。各档案部门使用的计算机类型不同、各自开发的档案管理软件不同，这严重降低了档案信息的共享性，制约了档案管理的信息化进程。
2 提高档案管理信息化进程的创新策略
档案管理工作的信息化已经成为时代不可更改的趋势，为了适应信息时代到来的这一趋势，档案管理部门要加强对档案管理信息系统的重视，创建完善的档案管理信息系统，并通过各种方法来促进档案管理工作的规范化，已经成为当前档案管理部门额重点工作。上文中针对当代档案管理信息系统建设存在的问题展开详细分析，只有针对这些问题采取一定的策略，才能促进档案管理的信息化进程。下文将针对提高档案管理的信息化策略展开讨论。
2.1 提高档案资源的信息化程度
档案管理工作信息化的主要目的是为了更好的实现资源共享，使档案资源的价值得到最大的发挥，因此为了加快这一进程，必须加强档案资源的信息化程度。将一系列的文字档案、图纸档案转变为电子档案，这是档案管理信息化比较基础的工作。利用先进的信息技术，提高档案的信息化进程，这一过程相对比较繁杂，因为档案信息存储量比较大，所以必须有计划。分批次的进行，不然很容易造成档案资料的遗失、损坏。在实现档案资源信息化的过程中，可以进行档案、文件一体化管理，因为有的档案文件具有一定的历史价值，无法用电子信息所取代。利用计算机网络进行档案资源的共享，可以提高档案资源丰富度，实现海量存储，在这一过程，还可以实现档案资源的多处备份，有效解决了档案资源的遗失、损坏问题。
2.2 积极建立完善的档案管理安全保障体系
档案资源适当对其他资源而言比较重要的一项资源，因此在创建档案管理信息系统时必须建立相应的档案管理安全保障体系，这一体系可以围绕两方面来展开：一是档案信息的存储安全，二是档案信息的使用安全。在档案信息存储过程中，必须保证档案信息不被损坏、丢失，可以对系统设置一定的使用权限，即除了相关工作人员，其他人不得进行档案信息的翻阅，还有就是信息备份，这样即使档案损坏，可以确保信息没有丢失。任何人在使用档案资源时，必须进行人为的登记，获得许可才可以调阅档案，即使档案出现问题，也可以根据记录查找相关责任人。为了应对网上黑客等威胁，可以建立一定的网络监控系统、使用最新版本的杀毒软件。
2.3 努力提高档案管理工作人员的专业素养
档案管理人员是档案管理工作信息化的重要实施者，是实现档案管理信息化的中坚力量。因此档案管理人员的素质必须得到很大提高，才能满足时展对人的要求。为了提高档案管理的信息化进程，必须提高档案管理工作人员的专业职业素养，使工作人员既具有档案管理的相关能力，又具备相当的计算机技术。只有真正掌握计算机技术的高素质人才，才能够促进档案管理的信息化建设，所以要加强对工作人员的计算机能力培养，当然，也要进行一定的道德素质培养，培养他们高强度的责任感，不会为了一些非法利益，而进行档案资料的偷盗。
3 总结
档案管理信息化已经成为时展的一项趋势，各档案管理部门要加强对档案管理信息系统的重视，积极创建完善的档案信息管理系统。不断改正档案信息管理存在的一些问题，为促进档案管理的信息化进程采取各种有效措施，努力实现档案信息管理的创新发展。
参考文献
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[中图分类号]：G25 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2014）-06--01
高校图书馆档案管理的作用档案管理是图书馆工作与服务的基础和保证。在图书馆的档案中，保存着各项工作的原始记录，是最真实可靠的信息，为高校的发展做了最清晰的记录，同时，随着社会的发展和科技的进步，档案的数量激增，档案的数量也是巨大的，有很多高校的档案管理工作还存在着很多的问题。在当今这个信息化时代，要更加重视高校图书馆的档案建设工作。
一、高校图书馆档案的特点
高校的图书馆中的文档主要分为二大类一个是文件档案，一个是文书档案。对这两类不同的档案要进行分别的管理，这样才能适应在信息化时代对数据的精细化管理。我们先来了解这两类档案的特点，然后再根据其特点来进行相应的管理工作。
首先是文件档案的特点，文件档案主要是指，由学校的上级主管部门下达的关于图书馆的日常事务以及管理方面的相关政策性的文件，这些文件具有相当的重要性，和针对性，另外还具有一定的保密性。
第二是文书档案的特点，文书档案来源于高校的图书馆，是自身的一种文件。是人们在图书馆开展的提倡工作和各种活动中形成的文书的记录，由于一定的目的需要保存下来，比如会议的记录，会以的相关决定，人事方面的材料，财产的相关记录文档，以及收发的文集，照片录音等各种具有保留价值的文件等。这些文档档案内容比较丰富，涉及高校工作的方方面面，比如有图书馆的文献典籍，珍贵的历史遗留物，以及借阅登记的记录等等；另外，这些资源保留的时间较长，有些档案的内容甚至是永久保存的。这些也体现的图书馆档案价值的珍贵性。
在信息化时代，高校图书馆的管理工作也要跟上时代的发展，在信息化时代，数据的管理需要精细化的管理，需要对这些档案资料进行分门别类的管理，把这些档案要建立起索引系统，这些数据要落实在信息化的系统中。同时还需要相关的人员来对这些数据进行管理，要有专门的人员负责管理的工作。
二、高校图书馆档案存在的问题
目前阶段，我国的高校图书馆档案管理工作还很之后，在数字化建设方面还有很多工作需要改进。信息化时代的高校图书馆档案管理工作主要存在以下几个方面的问题。
首先是图书馆档案建设基础薄弱，数字化建设进展缓慢。很多高校的图书馆档案管理工作还停留在纸质化办公阶段。很多的资料还是纸质的文档，没有进行电子化的处理，也没有专门的系统对档案进行管理。这样就造成了数据的丢失风险加大了，也不利于资料的查找工作。更严重的是很多高校还没有进行数字化建设的意识，这些学校多半是基础设施还不完善，关于图书馆档案的管理工作就更没有多余的精力来治理。还有些学校的图书馆档案管理系统形同虚设，没有充分利用起来这些系统，主要表现是基础资料没有在系统中落实，系统建设和维护工作没有做到位，没有专门的人员来进行系统的维护，另外就是人员素质没有跟上数字化系统的发展，人员与系统的配备情况不吻合。这些方面的问题对信息化时代的高校图书馆档案管理工作都是极为不利的，大大影响了图书馆档案管理工作的进行。
第二是图书馆档案数字化资源没有得到充分的利用和开发。有些高校的图书馆档案进行了数字化的建设，其成果也是显著的。这些图书馆档案资源是极其丰富和宝贵的，他们本应该为在校师生的科研和教学工作提供更多的便利，但是实际情况却让人不容乐观。由于学校对这些资源没有进行必要的宣传工作，导致很多师生对自己学校的图书馆档案资源不甚了解，他们还在苦苦寻找资料，而这些资料就在自己学校的图书馆里面被深深地埋藏。对图书馆档案数字化资源没有得到充分的利用和开发，这样就造成了很大的资源浪费。
三、信息化时代高校图书馆管理工作的创新措施
在数字化的信息时代，根据高校图书馆档案的这些特点，要改进对其的管理工作。这些改进和创新的工作对信息化时代的高校图书馆档案管理工作是十分必要的。主要有以下几个方面的创新措施：
首先是加速高校图书馆档案数字化网络建设；对于一些还没有对图书馆档案进行数字化建设的学校来说，其当务之急是要进行高校图书馆档案数字化网络建设，加强自身的数字化建设工作，努力完善图书馆档案管理的信息化系统。这是对图书馆进行数字化管理的基础，没有这个图书馆档案数字化网络建设，就无从谈起对图书馆档案的信息化管理。
第二是加强档案自动化管理系统中的人员配备；有了这个数字化的管理系统，还要加强相关管理人员的配备和培训。要有与系统相匹配的人员来对高校的图书馆档案系统进行良好的管理，这样才能充分发挥高校图书馆档案管理系统的作用，为师生提供更多更好的服务。其中对人员的培训工作尤为重要。
第三是完善档案信息的安全管理。在信息化时代，信息的安全工作要引起学校的足够重视。既然这些图书馆档案资料是宝贵的，就要注重对这些资源安全性的保障工作。
【关键词】档案管理；现代化；创新路径
档案管理现代化有利于突出其服务功能，为档案需求者提供更快捷、更精准的档案信息服务，是促进档案资源高效应用的重要途径。档案通过文字、图像等记录了历史资料，这些珍贵的资料有着不可估量的价值。通过档案那个了解社会经济的变化、政策制度的演变，社会发展的过程等，是完善组织管理、优化人事制度、制定发展决策中不可或缺的信息支持。在现代化档案管理中，需要进一步体现其便捷性、客观性、完善性特点，为现代化档案管理探索新途径。
一、档案管理现代化的内涵与构成要素
（一）档案管理现代化的含义
现代化的档案管理以现代管理理论为基础，依托高科技元素和现代化管理手段，对传统档案管理模式进行创新优化，激发档案从业人员的岗位积极性。利用现代信息技术为基础，促进档案管理逐渐向智能化方向发展，增加管理效益。在现代档案管理当中，能够体现出超大信息量、超小使用空间的理念，针对海量信息实现精细化管理，一改长期以来纸质档案管理模式，增加管理的准确性和便捷性。在现代信息技术的支持下，融合现代管理模式，有利于档案管理质量迈上新台阶。
（二）档案管理现代化的构成要素
现代化的档案管理需要具备五项要素。①全国性的档案管理平台，对管理硬件进行升级，从而为档案的信息化管理创造良好条件。②管理模式需要进一步规范，根据市场需要、行业发展现状等进行充分调研，针对调研结果对管理模式做出改革创新。③针对档案资源进行补充和完善，充分发挥其决策依据的重要价值。④在信息系统建设中持续完善，加强不同区域档案系统的兼容性能。⑤优化档案管理人才机制，建设高水平、高素质的档案管理团队。
二、现代化档案管理中存在的问题
（一）档案标准化程度低
早在二十世纪八十年代，就已经开始对档案管理的规范化建设，时至今日，已经形成了完善的行业管理体系。但是，档案管理相对复杂，内部管理呈现分散、多头特点，这些问题为在一定程度上增加了档案管理的难度。一些单位在档案管理当中各自封闭，尚未形成档案信息的交互共享。虽然近年来档案管理逐渐与国际管理模式接轨，但是综合功能仍较为单一，尚未建立统一的管理和应用标准，档案数据不够完整，档案信息尚未实现共享机制。政府对于档案管理尚未制定统一标准，这就是管理过程中盲目性增加，上述问题造成了档案管理能效下降、质量不佳。
（二）缺乏高级管理专业人员
当前，在档案管理人员当中主要有三种类型，普通管理者、辅助管理者、高级管理者。档案现代化管理模式的实现，对于更多高级管理者投入带管理事业当中，这些高素质的管理人员除专业技术过硬外，还具有先进的政治觉悟，对国家政策有良好的领悟力，在专业领域表现突出。从当前档案管理人员素质情况来看，不少管理人员学历较低，综合素质还有待进一步提高。由于人才限制，导致不少档案管理的新理念、新技术不能及时引入工作当中，不利于档案管理的优化升级。
（三）档案管理投入不足
经费不足已经成为制约现代档案管理创新的主要因素。一些主观领导对于档案管理改革的必要性认识不足，在资金支持方面缺乏持续性和稳定性，现代办公设施未能及时引进到位。硬件投入不足造成工作效率难以提高，在工作中出现的各种问题不能得到及时解决，进而影响了档案管理改革的可持续发展。
三、实现档案管理现代化的建议
（一）加强标准化建设
在现代档案管理中，需要构建起完善的管理标准，依托现代科技支持，实现行业管理的细化分工。在现代信息技术支持下，逐步实现档案信息共享，在信息管理当中体现出协调一致特点。在档案数据管理、信息共享、数据存储中，构建起统一管理标准，只有这样才能促进档案管理走向科学化和规范化。档案管理者要积极转变管理理念，尽快落实各项管理指标，进而形成统一发展、协调共进的良好发展格局。
（二）实现管理现代化
现代化档案管理需要进一步强化创新意识，对于档案管理工作人员来说，需要在日常工作中强化现代意识，引入科学发展观，利用先进的现代科技探索更有效率的管理手段，积极改变陈旧的管理模式，在档案管理当中凸显服务意识，将服务作为档案管理改革的重要内容，体现出人性化管理特点。在工作中将理论与实践相结合，促进档案管理向现代信息化方向发展。
（三）加快复合型人才培养
档案管理现代化的实现需要有高素质的人才团队为基础，作为档案管理人员，需要结合工作创新需要不断自我提升，实现管理人才的进一步优化。同时还需要积极引入外部人才，尤其是复合型人才。提供培训、在职学习等方式，促使档案管理工作者不断提高专业素养，培养其吃苦耐劳的职业精神，在工作中体现出锐意进取、服务创新的新理念，进一步优化人才结构，构建起综合素质过硬、专业能力突出的档案管理团队。
结语
在现代科技与管理技术不断优化的大环境下，档案管理逐渐走向现代化。在档案管理工作中需要紧跟时代步伐，积极学习、主动实践，在工作中融合管理意识和安全意识，提高工作效率。在各级政府主导下建立起覆盖全国的档案管理网络，依托信息平台优势实现档案信息的及时传递，促进管理队伍的优化升级，为档案管理现代化的实现不断探索实践。
参考文献：
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关键词：档案管理 信息化管理 高职院校
随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。
1 高职院校档案管理目前的现状
1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。
1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。
1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。
1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。
2 档案管理工作建设中的对策
2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。
2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。
2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。
2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。
随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。
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