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[关键词]档案信息化;档案管理;建设措施
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)08-0217-01
1 档案信息化建设基本内容
1.1 基础设施建设
在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率,大力建设档案管理局域网。
1.2 档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。
1.3 应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4 标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5 安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露,就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。
1.6 人才队伍建设
在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍,那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。
2 档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1 完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中,档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。
2.2 推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3 创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。
3 结 语
在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。
【关键词】 档案管理 创新 建设
前言:档案管理要想体现出自身价值,适应主义市场体制的需要,就必须在管理上作进一步的创新建设,从档案管理的模式创新,到档案服务的思路创新,管理手段的创新,提升档案管理的品位,只有做到与时俱进,才能跟上时代的发展。
一、档案建设中的问题
1、观念问题
虽然有的部门也另外设置了档案管理部门,但档案管理工作并没有改变实质,没有认识到档案管理工作的重要性,用于档案管理的资金较为缺乏,投入不足,导致档案管理工作流于形式,不能真正提高管理水平,工作效率得不到提高。
2、技术层面的问题
(1)在数字档案室保存着丰富的多媒体信息,而利用数据库不能实现传统文字信息的结构化关系,因此要根据实际情况建立非结构化多媒体数据库。
(2)互联网不受地域的局限,可以保证档案管理工作具有一定的灵活性,但当前的互联网安全还不能完全保障,传输速度也受到较大影响,这些现状都严重制约着数字档案室的顺利发展。
(3)要想建立规范的数字档案室,首先要具备系统化的标准,但当前的标准还不完善,还存在一定的漏洞,不利于在实际中应用。
(4)建立数字档案到就是为了保证让更多的人享受资源,但当前网络安全还不能达到人们的满意。
二、加强档案管理创新体系建设
1、管理观念的创新
盲目追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务,各自攻破,封闭自导,势必造成档案资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立化管理意识,特别是档案管理知识化、化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。
2、管理的创新
档案部门虽然收藏有档案资源多,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到档案资源的不足。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务。
3、管理方式的创新
档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户,走向用户,想用户之所想,急用户有之所急,馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
4、人才资源的创新
要树立人才资源是第一资源的思想,克服“见物不见人”和“重使用,轻培养”的倾向,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,努力造就一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系,不断提高档案培训质量,提升现职档案人员的文化和专业程度,切实增强档案干部和馆员运用专业解决实际的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。
3、手段的创新
要用化管理手段替代传统的手工管理,尽快做好库藏条目录入工作,实现档案条目检索自动化,以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此,档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设。采取多种形式,主动地把档案工作重点与档案管理结合起来,为走上主导地位,实现管理手段方式的化、多元化和优质职校化。
三、档案管理创新与实践
1、引进人本管理理念
加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性,内凝外联,改革创新,整体推进。要强化宣传,取得各方面的理解和支持,不断把档案工作推想新层次、新台阶。
2、加强信息资源建设,开展资源整合
(1)馆藏优化组合,提高档案利用率。
(2)强化信息技术利用。及时购买档案管理软件,扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用,设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
3、人才资源管理
(1)全员聘任竞争上岗,通过岗位的设置和工资待遇的分级,调动不同工作人员的积极性。
(2)建立的激励机制。鼓励馆员轮岗,带动知识在馆内流动,在工作中、成长。对那些通过写作、出版、讲座,或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。
(3)在职培训与继续。加强馆员的在职培训及继续教育,以保证专业知识的更新和扩充,防止其老化或停滞不前。同时,鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习,如机课程培训,归档文件整理等。
结语:创新是一个国家发展的核心,是各种社会形态前进的不竭动力,是一个民族进步的灵魂。档案管理是一个企业经营和发展的基础,涉及到企业人事、科技、管理、销售等诸多方面的内容,意义重大,做好档案管理工作时保证企业可持续发展的基础,企业发展同样离不开档案管理的创新。
【参考文献】
一、档案管理信息平台深化应用的背景
进入21世纪以来,由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展,对于科技档案管理而言,不再只停留在保存原有资料的功能上,更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源,利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台,从而提高企业的综合运作能力,增强企业的核心竞争能力。由此可见,信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者,务必要树立起强烈的职业创新意识,以信息化建设推动科技档案管理工作,把建立企业档案信息网络,实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化,当成义不容辞的职责。
档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。
二、档案管理信息平台深化应用的目标
档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。
三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤
注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任。
因此系统应突出以下功能:
第一,数据资源全覆盖,对于没有纳入传统文件档案收集范围,但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理,以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。
第二,服务手段多元化,如信息推送、信息订阅、收藏夹、嵌入式服务等。信息推送即在其他应用系统中主动提供需要的档案信息,使用户在需要的时候即可享有档案资源;信息订阅即用户在系统中可以订阅自己感兴趣的专题,以便档案管理信息平台中一旦出现相关信息可以主动发送邮件通知用户;收藏夹类似于专题,即把相关的主题内容统一地聚集在子文件夹中;嵌入式服务即将平台的查询窗口嵌入到各应用系统中,用户可以在多种应用系统中便利、快速地查询档案信息。
第三,服务技术智能化,在基本的数据采集后,档案管理信息平台对各类档案资源进行整合、挖掘、分析,构建资源内容平台,为搜索引擎系统提供应用基础。
四、档案管理信息平台深化应用后的效果和问题
[关键词]信息化 档案管理
中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)17-0164-01
随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上,并准确、高效地提供给有关信息需求者。
一、目前档案信息化管理存在的问题
1.档案软件缺乏通用性
档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。
2.档案管理缺乏规范
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案室业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。
3.档案管理技术缺乏创新
档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4.档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
二、信息化发展下如何做好档案管理工作
1.转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理
传统的档案管理,就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体,以手工操作为主完成档案的管理过程,工作量巨大,步骤繁琐。因为存储量大,档案管理部门不能对已经归档的档案材料,进行信息的提炼和加工处理,档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进,现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前,档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要,从实体档案管理转变为对信息资源的管理,以信息为管理对象,对形成的各种门类的档案进行数字化加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值,它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益,使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
2.建立有效的信息系统,充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统,为此,档案管理部门要做好以下几项工作:首先,改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程,使之适应档案信息管理的需要;其次,依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次,在信息系统中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全。
在电子档案使用过程中,首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展,电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中,由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统,不能实现系统间的直接链接,目前无法保证电子文件元数据完整归档,多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因,影响了档案的完整性、可靠性,从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题,通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定,电子档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
3.提高档案工作者的信息安全素质,实现档案管理的安全化
对于信息社会环境中的档案管理工作者,信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线,研究档案管理者的素质,有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究;完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。
随着信息化时代的到来,新领域、新门类、新载体档案不断涌现,给档案工作者在素质上提出了更高的要求。档案管理工作历来是一项重要的基础性工作,档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性,要把工作的着力点转向未来,深化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥档案管理的综合功能,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。
4.转变档案管理方式
第一,数据处理在文件处理阶段就可完成,公文处理与档案管理有机结合,实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作,绘出各类统计报表;第二,档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作,多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务;第三,档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境,传统档案组织机构、业务流程,管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势,所以有必要从管理理念到组织机构,从业务内容到业务流程进行有效重组,以适应变革的要求。
5.提高档案工作者专业素质
现代化的设备需要人来操作,档案工作信息化需要人来实现。因此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。档案管理者必须具多元化的知识结构,现代科学成果在档案管理中的大量运用,迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识,它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握档案专业知识,如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能
三、结束语
总之,随着现代科学技术的进步,实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此,每一位档案工作者都要有紧迫感,努力学习和掌握现代科学知识,把档案管理提升到一个全新的水平。
参考文献:
[1]杨春香.科技信息化发展下如何做好档案管理工作[J].吉林画报:教育百家 B,2014(2).
[关键词]档案管理人员 综合素质 技能 信息技术
中图分类号:C93 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)23-0187-01
一、概述
档案管理人员的综合素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各基本素养的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的知识、基本技能,职业素养、政治素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。在新形势下,档案事业被赋予了新的内容和管理方式,由此便要求档案管理人员全面提高自身的综合素质,以适应时展的需要。随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新,档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出,档案管理专业化、技术化不断增强,这些实际情况都要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。
二、档案管理人员应具备的综合素质
1、政治素质
所谓的政治素质就是指爱国家、爱党,并坚持社会主义路线,执行党的各项方针政策,遵纪守法。在思想上、行动上,要与党保持一致,树立正确的世界观、人生观和价值观,在工作中能坚持真理,积极主动地投身到档案工作中去,实现档案管理工作人员的自我价值。此外,档案管理工作还要求档案专业工作人员具有良好的为人民服务的精神,不计较个人利益,有献身精神。
2、职业素质
信息时代的到来给档案工作提出了更高的要求,即档案管理人员必须与时俱进,开拓进取,大胆创新,不断提高职业素养。第一,档案管理人员要有创新意识,开拓进取的精神。在网络技术不断发展的过程中,各种门类、载体的档案将逐渐呈现多样化的趋势,档案管理人员要想在为经济建设服务中取得更大的生存空间,得到更大的发展,就要勇于探索、敢于创新,善于在工作中发现问题,分析问题,并能找出解决问题的办法。第二,档案管理工作的服务性很强,服务是档案管理人员的宗旨,所以档案人员必须要树立起服务思想,明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。这才是我们思想和行为的准则,也是我们追求自身价值的根本目的。在新形势下,做为档案管理人员要充分发挥出档案这一信息资源的作用,使其能够为社会主义现代化建设服务,这是每一个档案管理人员不可推卸的责任。
3、业务素质
总体来说,档案管理人员应具备专业的技能和素质。要求档案管理人员热爱档案事业,掌握档案学的基本知识,包括档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等,也要熟悉相关的法律法规,熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。在平时,档案管理人员要重点学习《档案学概论》、《档案管理学》、《档案保护技术学》、《科技档案管理学》、《档案文献编纂学》等相关的书籍,不断提升自身的理论修养,并将这些知识运用到实际中去,熟练地完成自己的业务工作。
4、知识素质
档案管理人员不仅要掌握档案学基本知识,还要具备文秘学、历史学、目录学等多个相关学科的知识。由于档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁,只有掌握更全面的知识,才能在现实的工作中能够更好地进行分析、?归档,提高档案资源的使用率和开发率,使得档案资源不仅被很好地保存和管理,而且能得到有效的开发和利用,真正实现档案的价值。
三、提高档案管理人员综合素质的具体要求
1、营造一个良好的竞争氛围
过去档案管理工作中出现的最大问题就是缺乏竞争,档案管理部门与单位其他部门之间没有相互对比,档案管理部门内部人员之间没有竞争,这样就制约了档案管理人员的整体素质提升。所以,要营造一个良好的竞争氛围。第一,单位要改变对档案管理部门的认识,树立“档案管理也能出效益”的理念,将其置于与其他部门同等重要的地位;第二,部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围,引导档案管理人员的思想行为;第三,要制定一系列相关的政策和措施,使竞争理念得以实施。
2、建立一支档案专业复合型人才
(1)档案管理人员要有良好的服务意识。档案管理工作是比较琐碎的,档案管理人员就要树立起较强的爱岗敬业,乐于奉献精神,对烦琐的档案工作有足够的耐心,经得住外界的干扰和诱惑,从而提高求知兴趣,安心做好档案管理事业。管理人员通过自己的辛勤劳动,不仅能实现自身的价值,同时也能更好的利用现代科学的一些技术手段更好的服务于档案管理工作。
(2)档案管理人员应提高计算机操作技能。随着信息技术的发展,档案管理工作中比不可少的要应用到现代信息技术,计算机成为了非常重要的工具。也就是说,档案信息的收集、整理、编目检索、存储保管、统计、利用等工作都将用计算机网络来完成。这些变化就要求档案管理人员必须要具备基本的操作技能,对其相应的素质提出了较高的要求。所以,档案管理人员应该掌握计算机技术等现代管理技术,具备基本的操作技能,适应今后的档案管理工作。
(3)档案管理人员还要具备其他多方面能力。一是协调能力。档案管理工作涉及到多个部门,需要大家的支持。以此,档案管理人员就需经常和有关部门、有关人员打交道,为得到各方面的支持档案管理人员要发挥其自身的协调能力。二是写作能力。档案管理人员直接与文字打交道,这就要求档案管理人员必须有较高的文字功底,换而言之就是要有书写能力和较强的系统性概括能力。
3、有意识的实施档案现代化管理
档案现代化管理的实施首先就要注意的是实现文档一体化。此外,还要配备专业人才,以利于档案信息管理系统的开发完善、数据库的维护管理、电子文件归档等。还有重要的一点就是要更新观念,以大胆、新颖的方式来把握档案现代化管理建设的方向,实现档案信息的共享。档案管理工作的开展迫切需要档案信息化建设,广大档案管理工作者要进一步强化档案意识,做好工作的每一个环节。档案是历史的实据,只有作为工作“真迹”的档案才具有无可置辩的证据作用。所以,我们要尝试着努力为档案管理工作营造一个良好的环境,提升管理水平。
四、结束语
综上所述,在新形势下,档案管理工作还有很多新的挑战。所以档案管理人员就要有严谨的工作作风和扎实的业务功底。档案管理人员要树立起三大意识、打造三类能力,这样才能适应新时代的发展要求。
参考文献
【1】王卫华《浅析档案管理人员素质培养方法》[J],《办公室业务》2014年10期。
【2】梁晓燕《论当前档案管理人员队伍建设》[J],《科技信息》2013年05期。
【3】郭婷婷《我国档案管理人员素质有待于提高综述》[J],《才智》2014年12期。
在现代的档案管理过程中推进档案信息化管理体系构建就要深入分析档案管理机制,依据档案管理模式来构建信息化档案服务体系。因为信息化档案管理体系的建设,一方面要建立多元化的信息管理机制,另外一方面要开发相应的信息管理系统来提升档案管理效率。所以就要借助信息技术来开发档案信息服务平台,依据档案信息交互的特点建立多元化的档案信息共享机制。既可以依据微信、QQ等社交平台来开发移动档案信息客户端满足社会各领域档案信息的使用要求,也可以借助网络技术来开发符合档案信息管理特点的固定网站,让使用者通过网站来查询自己所需要的档案信息,满足档案信息多元化使用的要求。
2 推进信息化档案管理体系建设要突出服务职能
在信息技术的影响下,推进档案管理体系信息化建设,还要注重突出档案管理体系的信息服务职能,档案信息管理体系的信息服务职能是针对档案信息的使用范围和使用幅度而做出的统筹规划,只有合理搭配各种信息资源,将各种信息档案资源运用到档案服务管理当中,建立高效化的服务模式才能促进档案信息化建设,同时建设者要根据信息技术和档案服务要求来建立完整的档案信息数据库,将各种档案信息资源有效地纳入数据库当中方便用户的检索和信息收集。另外,作为档案信息管理人员,不仅要加强自身的服务意识,转变自身的工作思路,还要对各种档案信息详细的分类整理,并建立无纸化档案信息存储机制,对各种纸质档案信息要进行电子化处理,将电子化档案信息存储到档案信息数据库当中,及时地满足使用者对档案信息使用的需求,保证档案信息的及时共享。最后,作为档案管理人员也要掌握一定的网络安全技术,因为伴随着信息技术的快速发展,各种各样的网络威胁出现在人们的视野当中,档案管理人员只有紧随技术的发展,跟随技术的潮流,掌握网络安全技术,才能保障档案信息的安全,对档案信息管理体系进行有效的维护方便社会各个领域档案查询需求。
3 加强档案信息化建设要注重电子文件的运用
在现代的档案管理过程中推进信息化档案管理体系建设,要注重档案信息管理体系的数字化建设以及软件开发。因为信息系统是保障档案高度共享、及时存储的关键所在,而信息管理软件是保证信息系统正常运行的核心。所以在现代档案信息管理体系的建设过程中,建设者要依据档案信息高效管理的需求开发出符合档案综合处理的系统软件,满足信息系统的建设要求。同时,档案信息管理体系建设的重点要放在对电子文件的收集归档与管理上,既要努力地收集各个单位和社会各领域产生的电子文件,也要对以前所收集的电子文件进行科学化的分类和系统存储,与档案信息数据库系进行信息交互,方便档案信息的及时存储。
4 档案管理人员要将创新思维进行档案管理
在档案管理过程中,除了要注重档案管理体系的信息化建设之外,作为档案管理人员还要将创新的思维融入到档案服务的过程中。创新性的档案利用办法,要求档案管理人员要在立足社会档案信息服务的前提下,充分提升档案信息的附加价值,注重档案信息服务系统的软件建设以及基础设施建设,通过对各种档案信息资源进行合理的划分来促进档案信息的合理使用。可以通过建立移动化的档案信息服务平台来促进移动档案信息共享机制的形成,最大程度上突破时间和空间的限制,让广大用户可以随时随地查询和使用档案信息。同时作为档案信息管理人员,还要对各种档案信息,进行有效的分类,加工,整理,不仅要在档案工作过程中对档案信息资源进行综合,推进用计算机管理控制系统来对档案信息进行综合管理,提升档案管理的信息化水平。
5 建立档案信息规范管理机制
在档案信息综合管理体系的建设过程中,档案管理人员还要依据电子档案信息的综合使用需求,建立规范的信息管理机制。因为档案信息化建设需要用现代信息服务理念,新的设备,新的方法来规范对业务流程规范管理,要对原有的档案信息管理模式从根本上进行改变,所以档案管理人员要调整档案管理工作方法,运用创新性信息服务理念来提升档案管理效率,满足档案信息多元使用的需求。同时档案管理部门也应该根据档案信息化建设的需要制定相应的管理制度,标准和规范档案管理流程,制定新的技术标准,新的服务标准来规范档案信息的使用,确保档案信息高效使用。另外,档案信息管理部门还要依据档案信息化服务体系建?O招聘具有档案管理和信息技术专业能力的人才从事档案信息化工作,利用人才的专业技能推进一体化档案信息管理体系的建设,满足档案信息化建设的需要。对于一些已经从事档案工作的人员来说,档案管理部门要注重其专业技能的培养,既要加强人员的培训学习,也要根据档案信息服务规范来提升人员的专业技能,能够让档案管理人员及时了解档案管理的信息化发展趋势以及工作新模式,转变其原有的工作思路,能够以互联网思维来看待档案工作模式产生的变革,学会用信息化档案管理系统来处理各种档案信息,对各种档案信息进行分类和归档,提升档案信息的共享效率。
6 建立档案信息共享机制
在现代档案管理信息化建设的过程中,档案管理也要依据自身的管理模式建立符合档案信息高效使用的信息共享机制。因为档案信息作为集中性的信息使用模式,对各种事件有着高度的记录功能。而档案信息的存储就是在满足社会各单位对以往事件记录查询的需求上衍生出的信息保存机制,所以在档案馆要依据档案服务特点来建立有效的档案数据交互体系,要以集中性的信息共享为基础,通过将各种档案信息资源进行有效的整合来提升信息系统的交互效率,满足档案信息及时传播,快速传递的需要。档案馆要建立行之有效的数据化管理体系实现高效率精准化的数据图书信息输出服务,其数据化管理模式的主要思路是基于基础数据库平台优势与信息使用端口进行数据化对接,在保障数据化信息共享的前提下将档案信息进行数据化模型分析,及时的了解档案信息的使用状态,以此来保障档案信息的高度共享。
关键词:广播电视;创新举措;档案管理
1 广播电视档案管理的现状
1.1 人员在档案管理中存在的问题
很多单位没有意识设置管理岗位给广播电视行业,他们不认为管理档案对广播电视的重要性,管理工作是由办公室部分员工负责;现阶段看来,档案管理没有创新性,员工的懒惰性,对管理档案工作没有意识,所以在做这项工作的时候,思路并不清晰,做起来并不得心应手,整个管理档案的工作也没有发挥出员工真正的才能,物品上也会造成不必要的浪费,无法推动工作对市场的竞争力,效益也达不到上升效果。
1.2 忽视档案的管理
国家相关法指出,实际工作的档案管理很重要,企业要加大力度重视起来并落实下去,但是实际情况是,广电系统内部管理中,根本忽视了档案管理这项工作,并没有将其作为一项必须执行的工作列出,员工的法律意识不强,大部分行内人员所认识的档案管理就是简单的文件处理,没有形成规范的档案管理,更没有相应的制度约束。
1.3 不完善的档案管理制度
没有健全的管理制度就无法更好的把管理问题执行下去,就目前我国广播电视行业来看,就存在此类问题。档案有项基本原则是单位所形成的管理中,要集中管理档案内容,这项基本原则保证单位工作的有序有量进行。经济不断在发展,行业内部对档案管理也要随时更新,而广电行业在这种情况下并没有相关制度约束对档案的合理化管理。制度不健全或是人员的疏忽、不重视、不按规章办事是广电行业内部人员的弊病。
2 广播电视档案管理的创新举措
2.1 完善广电档案管理制度
(1)提出工作重点,提高信息化管理
广电档案和文书档案的管理不同,广电的业务性要强一些,结合实际,内容被利用的广泛,形象鲜活,有一定的灵活性,所以更要紧抓广电的档案管理,把广电档案管理视为一项重要管理任务。管理广电档案要结合国家规定,进行全面集中管理。更要尽快完善信息化档案管理,对内部严于管控,提升人员技术,档案管理一定要有规划性,整合各个渠道的电子文件,合理利用各类媒体所提供的资源,取其长处,舍其不足加以整改,在服务方向加大力度,合理并高效率的利用这些资源提升档案管理。
(2)加大力度培养能够管理档案的人员
坚持以人为本,重点培养一类人才能够管理广电档案,因为广电最核心部分就是档案的管理,提升个人素质才能提高管理的效率。跟国家管理制度同步,给专职配专人,专人管专职,档案管理要有固定的管理人员,稳定这些管理人员是首要任务。文件的数量决定人员的配备,专职和兼职人员如何管理也要分工明确。广电的档案管理特点是种类不是单一的,所以管理方式跟传统的方式有所不同,首先建立一个强大的管理团队,人员对档案信息化、数字化、网络化共同管理,有序有质的提高广电行业档案管理素质,从而提高行业发展。
2.2 创新广电档案管理
(1)创新管理体制
档案管理要有一个长远的规划,档案管理机制是要建立的,而且要不断的完善,首先规章制度体系要健全,要建立期限表格,档案管理工作要有专门人员定期检查。档案管理要求要规范,如有不按规章制度办事的要严肃处理。档案管理内部人员要定期开会研讨,更完善自身的管理素质,对待档案管理内容是否负责,是否尽全力,同时提高领导和员工的认识,在此条件下,所有人员要为广电开发制定档案的管理制度尽全部责任,出全部力量。
(2)创新服务理念
广电行业服务宗旨是客户,所做的档案管理的工作目的是为提高服务质量,所以档案管理工作需要不断的创新,节目质量也需要不断的提高,为广电事业更好的发展做基础。工作中要细致每一个环节,不能有闪失,否则会有巨大的损失在经济和品牌上。如果广电档案有外借情况,相关人员要第一时间做好登记,并确认何时归还,避免不归还或者丢失的情况给企业造成不必要的麻烦。管理办法可采用电子管理,利用扫描二维码的方式进行系统的管理。为提高工作人员对档案管理的积极性和认识都,要大力全面宣传档案法,宣传方式可以根据实际情况而定,方法可以多样,以大到效果为目的,全面发展档案管理的工作。
2.3 提升员工创新意识
为和市场更好的衔接和发展需要,在管理档案的过程中,广电人员要持续不断提升自我素质,过去的档案管理会有很多不足,要丢掉的不科学旧观念,紧跟发展热潮,不断创新管理理念,在科学管理档案中,积极发现存在的不足和问题并第一时间解决。管理过程中,管理人员的职能很重要,管理人员要不断提升自身素质,并与市场接轨,要有危机意识和创新精神,充实自己,扩大知识范围,管理过程要在人性化的同时细节化、专业化、全面化。根据市场制定完善的档案管理制度,对于管理方面要进行定期考核,考核过程要严格、专业、科学、通过之后才可以发放上岗证,上岗制度也要持续完善。管理人员要有自己的专业水平技能,并要不断学习、更新知识技能和业务水平,企业应不断注入新鲜血液,给管理档案的环境带来活力,而工作人员应做到加强档案管理工作的学习技能,对基本内容学习扎实的同时学习创新技能,对服务的提升有不断的更高的要求。
3 展望和结论
广播电视现在正在向着此方向一步一步努力前行,广电的档案管理工作也在逐步进入正轨。在软件不断跟新的环节上也要跟进脚步,使管理更专业、更有信服度。在管理团队中,不断加大建设力度,重视岗位建设,不断、有效的提高全体员工的自身素质和能力。广电管理过程一定要以人为本,档案管理的工作要让每个员工得到重视,不要再用老旧的管理方式来延续到发展中的模式,因为过去的理念对于发展中的档案管理不会有帮助,无法带来财富。档案管理的目标是为后续的所有工作提供有序、有可依据的资源,所以档案工作的管理依然是以人为本,落实创新的工作理念,服务客户为主导,在档案工作的内容中,基础的管理体系要完全体现出来,出发点和目的也要完全在档案管理过程中体现。
通过上述而言,广播电视的档案工作既是一份非常基础的工作,又是广播电视发展的重要环节,它是贯穿历史和发展连接的链条,所以所有广播电视工作人员要时刻谨记从自我做起,紧抓档案管理工作,奠定良好基础,才能更好的发展广播电视的明天。
参考文献
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卫生部1988年颁布了《医务人员医德规范及实施办法》,首次提出为每位医务人员建立医德档案,2007年又出台了《关于建立医务人员医德考评制度的指导意见(试行)》,对医德档案的内容、建设和管理提出明确要求。为了适应十后医德医风建设的新特点新要求,2013年河北省卫计委颁布了新版医德档案管理规定。围绕如何解读和执行新规定,做好新版医德档案建设和管理工作,我们对全省26家医院进行了调研。
一、新版医德档案的特点
被调研医院从事医德档案的管理者一致认为,做好医务人员医德考评,是医德档案管理工作的核心和关键。原规定医德考评内容和方式比较简单,较易操作,而新规定与之相比,有四项明显特点:
1、医德档案内容更加丰富和详尽。规定了医德考评内容涉及文明礼貌、因病施治、廉洁行医、患者评价、争做先进等8个部分,25项考核内容,还有25项加分项,39项扣分项和13项一票否决项。
2、考评方法更加科学规范。由过去每年考评一次,改为季度统计、半年考核、年终总评。每个季度各科室需统计和记录本科医务人员日常医德表现的材料和患者满意度。管理部门每半年要根据日常各种考核情况和科室统计的材料,依照评分标准量化打分。年终总评是医院根据全年得分和自我评价、科室评价,核定医务人员的年度医德考评成绩,并确定等级,在院内公示后记入医德档案。
3、把医德考评全面融入医院管理,成为行风建设的有力措施。考评涉及到医院所有管理部门,内容丰富,涵盖了行风、医务、科研、门诊、护理、人事、药剂、满意度调查、志愿服务的管理工作。
4、注重医德档案的应用。医德考评结果与医务人员年度考核、评先评优、定期考核、晋职晋级、岗位聘用、绩效工资、奖金等直接挂钩。
二、三级综合医院医德档案工作现状
三级综合医院规模大、实力强、管理较规范,医德档案工作也走在前列,发挥着引领和示范作用。因此,我们把三级综合医院新版医德档案的建设和管理工作作为研究对象,为全省卫生系统医德档案工作提供借鉴和参考。
2014年初,我们对河北省的26家三级综合医院进行了调研。其中8家医院完全按照新规定量化评分表开展考评和档案建设,2013年度考核工作尚未完成。6家医院还是沿用了原来模式进行档案管理。6家医院尝试了使用权力监控系统医德档案管理模块进行医德档案的电子化管理。4家医院依据新规定精神和要求,制定了符合本院实际情况的实施方案,完成了考评和档案管理工作。还有2家医院在按照新规定开展了一段时间的工作后,由于工作协调难度大,转而又采用原来的模式进行医德考评。
由于是落实新规定第一年,各家医院还都在摸索,在医德档案的建设和管理工作中,还存在着一些亟待解决问题:
1、工作量大,耗费时间长。和以前相比,新规定医德考评和档案管理工作量大增,需要很多人力、精力和较长时间。有的医院三个月也不能完成一次考评工作,影响了考评时效性和考评结果应用。
2、协调工作多、难度大。由于考评内容十分丰富,涉及到全院所有一线科室和各个管理部门,不是每项考核项目与单个管理部门一一对应,有的一项内容的考核,需要多个部门协调配合才能完成。协调各个管理部门在较短时间内一起完成考评工作,非常棘手。
3、需要配备专人负责此项工作。鉴于此项工作实际情况,应配备专人负责,但26家中只有6家医院设专人负责,其他医院都由党办室或行风办工作人员兼管。
4、考评结果的应用有待进一步加强。新规定明确要求考评结果与医务人员年度考核等直接挂钩,但有的医院没有具体落实措施,尤其缺乏与绩效工资和奖金挂钩的措施。
三、医德档案的建设和管理
通过调研发现,新版医德档案包含内容多,要求高,政策性强,工作难度较大。那应该如何做好此项工作呢?在调研中,我们发现某家省直医院紧密结合医院实际,全面贯彻落实新规定的各项要求,制定出切实可行的实施方案,工作开展得规范有序,取得较好效果。对该院的做法进行认真的总结和研究,可以为其他医院提供借鉴和启发。
1、制订本院的量化评分表。该院对新规定的考核内容和标准认真研究,厘清每项内容负责考核的部门,对全部考核内容进行了拆分、归类、合并,重新整合成了“争做先进”、“杜绝差错”、“规范诊疗”、“提高技术”、“优质服务”、“患者评价”、“注重科研”和“廉洁行医”等八部分考核内容,赋予相应基础分值。明确了每部分内容牵头负责考核的部门。该院的量化评分表,考核标准和方法简洁明了,科室和部门职责分明。一份评分表,就能完成对一个科室医务人员的考核工作。
2、科学合理的设定分值。科学合理的设定每个项目的分值,平衡好加分、减分项目权重,是确保考评结果公平公正的前提。该院的量化评分表,突出医德医风,兼顾医疗和科研。八部分考核内容总基础分为100分,基础分值最高的是“患者评价”20分和“廉洁行医”15分,基础分值最低的为“提高技术”10分和“注重科研”8分。按照上级规定,承担高层次科研课题、发表高水平论文、获得科研奖项和开展新技术项目,均可获得很高加分。这样可能出现即使医德医风得分较低,也可能获得较高的整体分数。为了避免这种情况,该院规定了“提高技术”20分封顶,“注重科研”最高得分16分封顶的办法。同时,为了杜绝医务人员诱导患者赠送锦旗、表扬信现象的发生,“患者评价”35分封顶。
3、制定简洁明快的考评程序。建立了较为完善的医德考评工作机制,在医德考评委员会之下,由各管理部门负责人组成了办公室,日常工作由党办室负责。各临床、医技科室和相关管理部门成立了考评小组,明确一名考核员。对每项考评内容,在科室日常记录、考核的基础上,由职能部门对科室记录和考核情况进行考核和复核,确保准确和公平。
实行科室考核与管理部门考核相结合办法。每个季度结束后,科室考核员收集整理本科人员日常医德表现资料,把患者满意度记入医德档案。每半年结束后,科室考评小组根据本科人员日常医德表现,按照考评标准计算得分,填写“量化评分表”,经科主任审订签字后上报党办室。再由党办室协调相关管理部门集中“流水作业”,进行考核。有的项目由科室负责打分,主管部门审核原始资料后予以修正分值。有的考核内容,由牵头部门会同相关部门依据日常检查和考核情况给出得分。各牵头部门对每个科室医务人员医德情况进行考核和复核,负责人签字后,交给党办室。党办室统计全院医务人员考核总分,填写医院评价,并划定出优秀、良好、一般、较差四个考评等级,在院内进行公示,接受监督和申诉,一周后记入医德档案。
4、医德档案统一管理。该院有医、护、药、检等近2000名医务人员,每人一卷医德档案,一个科室医务人员医德档案集中存放到一个档案盒中,由党办室统一存档和保管,执行档案借阅制度。
5、充分发挥医德档案的引导、激励、监督和惩戒作用。该院把医德考核结果与个人利益直接挂钩。一是与年度考核挂钩。只有医德考评结果为优秀或良好的,年度考核才有评优资格,才能参评各种先进,医德考评结果为较差的,年度考核不合格。二是与职称晋升挂钩。上年度考评结果为较差或本年度有一票否决项目的,不得晋职晋级。三是与岗位聘用挂钩。在岗位聘用时,要把上年度考评结果或本年度考评得分作为重要依据。四是与奖金发放挂钩,列出5%的奖金作为医德奖惩基金,根据医德考评情况对医务人员进行奖惩。五是与医师定期考核挂钩。医师定期考核中的职业道德评定,以医德考评结果为依据。考核周期内,有一次医德考评结果为较差的,该考核周期即定为不合格。
四、启发和思考
新版医德档案的建设与管理,需要吃透新规定的精神和要求,紧紧结合本院实际情况,制定切实可行的实施方案。该院对新规定的考评标准进行重新拆分、整合和归类,制作了符合医院实际、职责分工明确、操作性实用性强的量化评分表。这是一个很大胆和实用的创新,是做好医德考评和档案工作的重要基础。
事业单位档案管理工作是事业单位的一项基础性管理工作,随着社会信息化程度的加深,档案管理工作对管理者的要求也在不断提高。本文分析了当前我国事业单位档案管理的现状,并针对档案管理者面临的新形势提出了相关举措。
【关键词】
事业单位;档案管理;新形势
0 引言
档案管理工作具有管理性和服务性,事业单位通过对档案资料的科学管理,不仅能够为单位发展提供依据,使单位处于高效有序的发展之中,而且能帮助单位巩固管理、树立良好形象。随着我国经济社会的不断发展,事业单位改革也提上日程,事业单位档案管理工作作为一项基础性管理工作也面临越来越来的新问题,虽然事业单位正努力完善档案管理工作,可是仍然存在许多不足。本文重点分析了当前我国事业单位档案管理工作的现状,针对档案管理者面临的一些新形势提出了相关改革策略。
1 事业单位档案管理的现状
随着我国网络化、信息化的不断深入,当前事业单位档案管理工作出现了许多问题,主要体现在:
1.1 档案管理制度不健全
常言道:“无规矩不成方圆”,完善的规章制度是档案管理工作高效运行的基本保障。当前一些事业单位对档案管理工作不够重视,档案管理制度不健全,甚至部分单位根本没有形成一套正规的档案管理制度。在这种情况下,档案管理工作无章可循,管理方式、管理标准都不统一,档案管理者往往认为只要保证档案不泄露、不丢失便完成了工作,结果造成档案管理混乱、工作效率低下等一系列问题。
1.2 档案管理技术和手段缺乏创新
“科学技术是第一生产力”,科技的发展对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。然而,当前我国在事业单位档案管理方面的手段和方法仍然很陈旧,尤其是信息技术引入不足,还是以传统的纸质管理为主,随着事业单位信息量的不断增加,传统的档案管理方式不仅效率低下,而且出错率高、安全性差,严重制约着档案管理工作的提高。
1.3 档案管理人员素质相对薄弱
事业单位拥有一批专业的档案管理人员是保证档案管理工作质量的重要保障。然而当前事业单位档案意识淡漠,认为档案管理是一项普通的材料整理工作,通常把档案管理工作交给一些普通文职人员负责。而且在事业单位改革过程中岗位的变动较大,许多有经验的员工被调走,上任的人员大多是新手,没有经过专业的培训,工作中管理意识和管理能力都不强。实际上档案管理工作专业性很强,需要有专业知识和专业修养的档案管理者来完成,档案管理者的综合素质也将直接关系到档案管理的质量。例如有些事业单位对档案管理工作缺乏重视,让普通文职人员负责档案管理工作,造成档案管理者抱着“做一天和尚撞一天钟”态度,工作积极性差、工作效率低下,档案管理极其混乱。
2 完善事业单位档案管理工作的新举措
面对档案管理中出现的新问题,档案管理者应积极应对,努力开创档案管理工作的新局面。具体做到以下几点:
2.1 加强业务学习和培训
随着事业单位档案管理工作对管理者的要求不断提高,档案管理者要树立终身学习理念,加强对业务的学习和培训,不断提高自身综合素质,从而适应新形势下档案管理工作的要求,力求成为具有高水平的档案管理人才。档案管理者一方面要继续巩固档案管理基础理论和知识,同时要加强对档案管理技术的学习,掌握档案管理领域的信息技术手段,学会将电子信息技术和信息检索工具运用到档案管理之中。此外,档案管理者还要注重相互之间的经验交流,通过交流实现取长补短。
2.2 强化档案管理意识
档案管理不是一项无足轻重的工作,而是具有很强的服务性,在事业单位发展中承担着为领导决策提供参考和依据的重任。档案管理者应该认识到档案管理工作的重要性,切实从工作态度和工作质量上改善自身的不足。面对当前事业单位档案管理工作中出现的问题,档案管理者要树立档案管理意识,提高自身职业道德水平,增强服务意识、改善服务质量,并在做好本职工作的基础上力求改革创新,利用新的技术手段加大对信息资源的开发,使得档案信息资源的价值尽可能的发挥出来,力求成为一名高素质的档案管理者。
2.3 学会科学管理档案
事业单位档案管理者要适应新形势下档案管理工作的要求,学会科学管理档案资料。对此,档案管理者首先要定期审查单位档案,对于过期无效的资料及时整理清除,以免占用存储空间,而对于重要部分予以妥善保留。其次,目前仍有许多事业单位的档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备,这与现代化的发展水平是不相符合的,落后的技术水平导致了档案检索效率低下,因此事业单位档案管理部门要跟上信息时代的步伐,利用计算机、光盘、数码相机等辅的技术手段提升档案管理质量,及时更新档案信息和内容,尽可能的为单位提供充实丰富的新信息,从而促进单位的科学发展。
3 结语
总之,随着事业单位对档案管理的不断重视和完善,档案管理工作有了一定突破,但是信息技术的发展使得愈来愈多的档案信息资源需要有效管理,于是对事业单位档案管理者提出了新的要求。事业单位档案管理的创新与改革具有重要的意义,档案管理者要与时俱进,不断提高自身综合素质,努力做好事业单位档案管理工作。
【参考文献】
[1]常秀云.刍议事业单位档案管理的创新[J].黑龙江史志.2013(17)